ISSN 1725-2539

Amtsblatt

der Europäischen Union

L 7

European flag  

Ausgabe in deutscher Sprache

Rechtsvorschriften

51. Jahrgang
10. Januar 2008


Inhalt

 

II   Nicht veröffentlichungsbedürftige Rechtsakte, die in Anwendung des EG-Vertrags/Euratom-Vertrags erlassen wurden

Seite

 

 

ENTSCHEIDUNGEN UND BESCHLÜSSE

 

 

Kommission

 

 

2008/22/EG

 

*

Entscheidung der Kommission vom 19. Dezember 2007 mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms Solidarität und Steuerung der Migrationsströme in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten, die Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung aus dem Fonds kofinanzierter Projekte und die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen solcher Projekte (Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2007) 6396)

1

DE

Bei Rechtsakten, deren Titel in magerer Schrift gedruckt sind, handelt es sich um Rechtsakte der laufenden Verwaltung im Bereich der Agrarpolitik, die normalerweise nur eine begrenzte Geltungsdauer haben.

Rechtsakte, deren Titel in fetter Schrift gedruckt sind und denen ein Sternchen vorangestellt ist, sind sonstige Rechtsakte.


II Nicht veröffentlichungsbedürftige Rechtsakte, die in Anwendung des EG-Vertrags/Euratom-Vertrags erlassen wurden

ENTSCHEIDUNGEN UND BESCHLÜSSE

Kommission

10.1.2008   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

L 7/1


ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION

vom 19. Dezember 2007

mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten, die Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung aus dem Fonds kofinanzierter Projekte und die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen solcher Projekte

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2007) 6396)

(Nur der bulgarische, der deutsche, der englische, der estnische, der finnische, der französische, der griechische, der italienische, der lettische, der litauische, der maltesische, der niederländische, der polnische, der portugiesische, der rumänische, der schwedische, der slowakische, der slowenische, der spanische, der tschechische und der ungarische Text sind verbindlich)

(2008/22/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Mai 2007 zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ und zur Aufhebung der Entscheidung 2004/904/EG des Rates (1), insbesondere auf Artikel 23, Artikel 31 Absatz 5, Artikel 33 Absatz 6 and Artikel 35 Absatz 4,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1)

Die Bedingungen, unter denen die Mitgliedstaaten Maßnahmen im Rahmen des Fonds durchführen sollten, müssen festgelegt und es muss insbesondere bestimmt werden, unter welchen Umständen die zuständige Behörde Projekte direkt durchführen kann. In Bezug auf die beauftragten Behörden sollten weitere Bestimmungen festgelegt werden.

(2)

Die Verfahren und/oder praktischen Modalitäten, die die verschiedenen benannten Behörden festlegen und bei der Durchführung des Fonds einhalten sollten, müssen aufgelistet werden.

(3)

Es muss festgelegt werden, welche Pflichten die zuständigen Behörden gegenüber den Endbegünstigten in der Phase, die zur Auswahl und Genehmigung der zu finanzierenden Projekte führt, und in Bezug auf die Aspekte haben sollten, die Gegenstand der Überprüfungen der von den Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geltend gemachten Ausgaben, einschließlich Verwaltungskontrollen der Erstattungsanträge und Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, sein sollten.

(4)

Damit die im Rahmen der Jahresprogramme getätigten Ausgaben ordnungsgemäß geprüft werden können, müssen die Kriterien festgelegt werden, denen Prüfpfade genügen sollten, um als hinreichend zu gelten.

(5)

Projekt- und Systemprüfungen werden unter der Verantwortung der Prüfbehörde durchgeführt. Um zu gewährleisten, dass die Prüfungen in angemessenem Umfang und mit hinreichender Wirksamkeit sowie in allen Mitgliedstaaten nach denselben Normen durchgeführt werden, müssen die Bedingungen, denen die Prüfungen genügen sollten, einschließlich der Grundlage für die Auswahl der zu prüfenden Projekte, festgelegt werden.

(6)

Bei der Vorlage des Mehrjahresprogramms müssen die Mitgliedstaaten der Kommission eine Beschreibung ihrer Verwaltungs- und Kontrollsysteme unterbreiten. Da dieses Dokument zu den wichtigsten Unterlagen zählt, auf die die Kommission im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung des Gemeinschaftshaushalts zurückgreift, um zu prüfen, ob die Mitgliedstaaten die betreffende finanzielle Unterstützung gemäß den geltenden Regeln und Grundsätzen zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft verwenden, müssen die Informationen, die dieses Dokument enthalten sollte, im Einzelnen festgelegt werden.

(7)

Um einheitliche Standards für die Programmplanung, das Follow-up der Fondsdurchführung sowie die Prüfung und Bescheinigung von Ausgaben aufzustellen, müssen die Inhalte des Mehrjahresprogramms, des Jahresprogramms, des Fortschrittsberichts, des Schlussberichts, der Zahlungsanträge sowie der Prüfstrategie, des jährlichen Prüfberichts, der Gültigkeitserklärung und der Ausgabenbescheinigung genau angegeben werden.

(8)

Da die Mitgliedstaaten gehalten sind, Unregelmäßigkeiten zu melden und zu überwachen sowie im Rahmen der Finanzierung aus dem Fonds zu Unrecht gezahlte Beträge wiedereinzuziehen, müssen die Anforderungen für die der Kommission zu übermittelnden Daten festgelegt werden.

(9)

Erfahrungsgemäß sind sich die Bürger der Europäischen Union unzureichend bewusst, welche Rolle der Gemeinschaft bei Finanzierungsprogrammen zukommt. Daher sollten die Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die erforderlich sind, um diese Kommunikations- und Informationslücke zu schließen, im Einzelnen festgelegt werden.

(10)

Der Transparenz halber und um sicherzustellen, dass Informationen über etwaige Finanzierungsmöglichkeiten weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen, sollten die Mindestmaßnahmen, die erforderlich sind, um potenzielle Endbegünstigte über die von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten gemeinsam über den Fonds angebotenen Finanzierungsmöglichkeiten zu informieren, vorgegeben werden. Um die Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel zu verbessern, sollten das Verzeichnis der Endbegünstigten, die Bezeichnungen der Projekte und der Betrag der den Projekten zugewiesenen öffentlichen Mittel veröffentlicht werden.

(11)

Aufgrund der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) ist im Zusammenhang mit den Informations- und Publizitätsmaßnahmen und den Prüftätigkeiten im Rahmen der vorliegenden Entscheidung vorzusehen, dass die Kommission und die Mitgliedstaaten jede unbefugte Weitergabe von personenbezogenen Daten oder jeden unbefugten Zugriff darauf verhindern müssen, und es ist festzulegen, zu welchem Zweck die Kommission und die Mitgliedstaaten solche Daten verarbeiten dürfen.

(12)

Die Verwendung elektronischer Mittel für den Austausch von Informationen und finanziellen Daten zwischen den Mitgliedstaaten und der Kommission führt zur Vereinfachung, zu größerer Effizienz und Transparenz sowie zu Zeitersparnis. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Sicherheit des Austauschs zu gewährleisten, kann die Kommission ein gemeinsames computergestütztes System einrichten.

(13)

Zur Gewährleistung einer wirksamen, den Grundsätzen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung entsprechenden Durchführung des Fonds in den Mitgliedstaaten sind eine Reihe gemeinsamer Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen des Fonds zu erlassen. Um den Verwaltungsaufwand für die Endbegünstigten und die benannten Behörden zu verringern, sollten unter bestimmten Bedingungen für die Förderfähigkeit der indirekten Kosten Pauschalsätze festgelegt werden.

(14)

Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist das Vereinigte Königreich an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden.

(15)

Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist Irland an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden.

(16)

Gemäß Artikel 2 des Protokolls über die Position Dänemarks im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist diese Entscheidung für Dänemark nicht verbindlich und diesem Staat gegenüber nicht anwendbar.

(17)

Die in dieser Entscheidung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Fonds-Verwaltungsausschusses —

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

INHALTSVERZEICHNIS

Teil I

Einleitung

Kapitel 1

Gegenstand und Begriffsbestimmungen

Artikel 1

Gegenstand

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

Teil II

Für alle vier Fonds geltende Bestimmungen

Kapitel 1

Benannte Behörden

Artikel 3

Gemeinsame Behörden

Artikel 4

Beauftragte Behörde

Artikel 5

Auslagerung von Aufgaben

Kapitel 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 6

Verfahrenshandbuch

Artikel 7

Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde

Artikel 8

Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

Artikel 9

Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

Artikel 10

Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

Artikel 11

Durchführungsaufträge

Artikel 12

Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags

Artikel 13

Technische Hilfe

Artikel 14

Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde

Artikel 15

Überprüfungen durch die zuständige Behörde

Artikel 16

Prüfpfad

Artikel 17

System- und Projektprüfungen

Artikel 18

Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde

Kapitel 3

Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen

Artikel 19

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Artikel 20

Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 21

Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 22

Programmplanungsdokumente

Artikel 23

Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen

Artikel 24

Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme

Artikel 25

Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen

Artikel 26

Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen

Kapitel 4

Meldung von Unregelmäßigkeiten

Artikel 27

Erste Berichterstattung — Abweichungen

Artikel 28

Meldesystem für das Follow-up — Nichteinziehung

Artikel 29

Kontakte zu den Mitgliedstaaten

Artikel 30

Verwendung der Informationen

Kapitel 5

Information und Publizität

Artikel 31

Information potenzieller Endbegünstigter

Artikel 32

Information der Endbegünstigten

Artikel 33

Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

Artikel 34

Verantwortlichkeiten der Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

Artikel 35

Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt

Kapitel 6

Personenbezogene Daten

Artikel 36

Schutz personenbezogener Daten

Kapitel 7

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Artikel 37

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Artikel 38

Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen

Teil III

Nur den Europäischen Flüchtlingsfonds betreffende Bestimmungen

Kapitel 1

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

Artikel 39

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

Kapitel 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 40

Sofortmaßnahmen

Artikel 41

Festbetrag für neu angesiedelte Personen

Artikel 42

Durchführung der Jahresprogramme

Teil IV

Schlussbestimmungen

Artikel 43

Adressaten

ANHÄNGE

 

TEIL I

EINLEITUNG

KAPITEL 1

Gegenstand und Begriffsbestimmungen

Artikel 1

Gegenstand

(1)   In dieser Entscheidung werden Bestimmungen zur Durchführung des Fonds in Bezug auf Folgendes festgelegt:

a)

benannte Behörden;

b)

Verwaltungs- und Kontrollsysteme;

c)

Informationen hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel, die der Kommission von den Mitgliedstaaten zu übermitteln sind;

d)

Meldung von Unregelmäßigkeiten;

e)

Information und Publizität;

f)

personenbezogene Daten;

g)

elektronischer Austausch von Unterlagen.

(2)   Die nachstehenden Bestimmungen gelten unbeschadet der Verordnung (EURATOM, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten (4).

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

Für diese Entscheidung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

„Basisrechtsakt“: die Entscheidung Nr. 573/2007/EG;

„Fonds“: der durch den Basisrechtsakt eingerichtete Europäische Flüchtlingsfonds;

„vier Fonds“: der Europäische Flüchtlingsfonds, der Außengrenzenfonds, der Europäische Rückkehrfonds und der Europäische Fonds für die Integration von Drittstaatsangehörigen, die durch die Entscheidungen Nr. 573/2007/EG, Nr. 574/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5), Nr. 575/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (6) und 2007/435/EG des Rates (7) innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ eingerichtet wurden;

„zuständige Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

„Bescheinigungsbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

„Prüfbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

„beauftragte Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe d des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

„benannte Behörden“: alle von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 des Basisrechtsakts benannte Behörden;

„Maßnahme“: eine der in den Artikeln 3 und 5 des Basisrechtsakts definierten Fondsmaßnahmen;

„Projekt“: die Mittel, die von den Endbegünstigten der Finanzhilfen praktisch und konkret eingesetzt werden, um eine Aktion ganz oder teilweise durchzuführen;

„Endbegünstigter“: die für die Durchführung eines Projekts verantwortliche juristische Person, zum Beispiel eine NRO, eine bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörde, eine gemeinnützige Organisation, ein privates oder öffentlich-rechtliches Unternehmen oder eine internationale Organisation;

„Projektpartner“: jede juristische Person, die ein Projekt in Zusammenarbeit mit einem Endbegünstigten durchführt, indem sie Ressourcen für das Projekt bereitstellt und über den Endbegünstigten einen Teil des Gemeinschaftsbeitrags erhält;

„strategische Leitlinien“: der durch die Entscheidung 2007/815/EG der Kommission (8) angenommene Rahmen für die Intervention des Fonds;

„Priorität“: in den strategischen Leitlinien als Priorität definiertes Maßnahmenpaket;

„spezifische Priorität“: in den strategischen Leitlinien als spezifische Priorität definiertes Maßnahmenpaket, bei dem der Kofinanzierungssatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 des Basisrechtsakts erhöht werden kann;

„erste amtliche oder gerichtliche Feststellung“: eine erste schriftliche Bewertung einer zuständigen Verwaltungs- oder Gerichtsbehörde, in der diese anhand konkreter Tatsachen zu dem Schluss kommt, dass eine Unregelmäßigkeit vorliegt, auch wenn dieser Schluss aufgrund des weiteren Verlaufs des Verwaltungs- bzw. Gerichtsverfahrens möglicherweise revidiert oder zurückgezogen werden muss;

„Unregelmäßigkeit“: jeder Verstoß gegen eine Gemeinschaftsbestimmung als Folge einer Handlung oder Unterlassung eines Wirtschaftsteilnehmers, die dadurch einen Schaden für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union bewirkt hat oder haben würde, dass ihm eine ungerechtfertigte Ausgabe angelastet werden muss oder müsste;

„mutmaßlicher Betrug“: eine Unregelmäßigkeit, aufgrund derer in dem betreffenden Mitgliedstaat ein Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren eingeleitet wird, um festzustellen, ob ein vorsätzliches Verhalten, insbesondere Betrug im Sinne von Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe a des Übereinkommens aufgrund von Artikel K.3 des Vertrages über die Europäische Union über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (9), vorliegt;

„Insolvenz“: ein Insolvenzverfahren im Sinne von Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1346/2000 des Rates (10),

„Finanzhilfevereinbarung“: eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf deren bzw. dessen Grundlage ein Mitgliedstaat dem Endbegünstigten eine Finanzhilfe zur Durchführung eines Projekts im Rahmen des Fonds gewährt.

TEIL II

FÜR ALLE VIER FONDS GELTENDE BESTIMMUNGEN

KAPITEL 1

Benannte Behörden

Artikel 3

Gemeinsame Behörden

Die Mitgliedstaaten können für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe zuständige Behörde, Prüfbehörde oder Bescheinigungsbehörde benennen.

Artikel 4

Beauftragte Behörde

(1)   Jede Aufgabenübertragung muss mit dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung in Einklang stehen, der eine effiziente und wirksame interne Kontrolle voraussetzt, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Gemeinschaftsfinanzierung gewährleistet ist. Die übertragenen Durchführungsaufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.

(2)   Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Ausführung der übertragenen Aufgaben werden formal schriftlich festgehalten.

Die Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:

a)

Verweise auf die einschlägigen gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften;

b)

die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe;

c)

die Rechte und Pflichten der beauftragten Behörde und die Verantwortlichkeiten, die sie übernimmt;

d)

die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignete Organisationsstruktur sowie ein für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignetes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;

e)

die Vorgabe, dass eine Zusicherung hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung sowie hinsichtlich der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausführung der übertragenen Aufgaben abzugeben ist.

(3)   Die Aufgabe der zuständigen Behörde, als Ansprechpartner der Kommission gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts zu fungieren, darf nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.

(4)   Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem Privatrecht des Mitgliedstaats unterliegende Einrichtung, die im öffentlichen Auftrag tätig wird, so darf die zuständige Behörde dieser Behörde keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.

(5)   Die Übertragung von Aufgaben an beauftragte Behörden berührt nicht die Verantwortlichkeit der zuständigen Behörde, die weiterhin die Verantwortung für die von ihr übertragenen Aufgaben trägt.

(6)   Hat die zuständige Behörde der beauftragten Behörde Aufgaben übertragen, finden alle Bestimmungen dieser Entscheidung, die die zuständige Behörde betreffen, mutatis mutandis auf die beauftragte Behörde Anwendung.

Artikel 5

Auslagerung von Aufgaben

Die benannten Behörden können gewisse Aufgaben auslagern, tragen aber im Einklang mit den in den Artikeln 27, 29 und 30 des Basisrechtsakts festgelegten Verantwortlichkeiten weiterhin die Verantwortung für die ausgelagerten Aufgaben.

KAPITEL 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 6

Verfahrenshandbuch

Im Einklang mit Artikel 31 Absatz 2 des Basisrechtsakts erstellen die Mitgliedstaaten unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Handbuch mit den Verfahren und praktischen Modalitäten in Bezug auf:

a)

die Arbeitsweise der benannten Behörden;

b)

Vorkehrungen, die eine angemessene Aufgabentrennung gewährleisten;

c)

gegebenenfalls die Überwachung der beauftragten Behörden und ausgelagerter Aufgaben;

d)

die Aufstellung der Mehrjahres- und Jahresprogramme;

e)

die Festlegung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne;

f)

die Auswahl der Projekte, die Vergabe von Finanzhilfen sowie die Begleitung und finanzielle Abwicklung der Projekte;

g)

den Umgang mit Unregelmäßigkeiten, Finanzkorrekturen und Wiedereinziehungen;

h)

die Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen;

i)

die Erstellung von Prüfberichten und Erklärungen;

j)

die Ausgabenbescheinigung;

k)

die Bewertung des Programms;

l)

die Berichterstattung an die Kommission;

m)

den Prüfpfad.

Artikel 7

Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde

(1)   Im Hinblick auf die Durchführung des Fonds kann die zuständige Behörde als Vergabegremium und/oder als Durchführungsstelle fungieren.

(2)   In den Fällen, in denen die zuständige Behörde die Projekte durchführt, stützt sie sich als Vergabegremium grundsätzlich auf jährliche offene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.

Weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde sind im Rahmen einer solchen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zur Antragstellung berechtigt.

In hinlänglich begründeten Fällen, einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten im Einklang mit Artikel 14 Absatz 6 des Basisrechtsakts, die nach einer vorangegangenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden.

(3)   Die zuständige Behörde fungiert als Durchführungsstelle, wenn sie beschließt, die Projekte direkt durchzuführen, weil aufgrund der Projektmerkmale wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption in Frage kommt. In diesen Fällen finden die Bestimmungen, die den Endbegünstigten betreffen, mutatis mutandis auf die zuständige Behörde Anwendung.

Artikel 8

Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

(1)   Die Gründe, die dazu geführt haben, dass die zuständige Behörde als für die Durchführung der Projekte verantwortliche Stelle fungiert, werden erläutert und im Rahmen des betreffenden Jahresprogramms der Kommission mitgeteilt.

(2)   Bei der Durchführung der Projekte trägt die zuständige Behörde dafür Sorge, dass dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung getragen wird und Interessenkonflikte vermieden werden.

(3)   Die zuständige Behörde kann die im Einklang mit Artikel 7 Absatz 3 ausgewählten Projekte direkt und/oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde durchführen, die aufgrund des Fachwissens ihrer Mitarbeiter, ihres hohen Spezialisierungsgrades oder ihrer Verwaltungsbefugnisse eine entsprechende Kompetenz besitzt. Die wichtigsten an der Durchführung der Projekte beteiligten nationalen Behörden werden auch in dem betreffenden Jahresprogramm genannt.

(4)   Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des Fonds enthält die Angaben, die erforderlich sind, um die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können. Alle relevanten Bestimmungen, die in Artikel 10 Absatz 2 für Finanzhilfevereinbarungen festgelegt sind, werden in einem entsprechenden Rechtsinstrument angegeben.

(5)   Der Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms enthält Angaben zu den Verfahren und Modalitäten, die eine angemessene Aufgabentrennung, eine wirksame Kontrolle und einen hinlänglichen Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften gewährleisten sollen, und erläutert, wie Interessenkonflikte vermieden wurden.

(6)   Ist davon auszugehen, dass die zuständige Behörde regelmäßig als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird,

a)

darf die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein wie die zuständige Behörde, es sei denn, ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet und sie erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung, zu der sie und die zuständige Behörde gehören, Bericht;

b)

darf sich die Tatsache, dass die zuständige Behörde auch Projekte direkt durchführt, nicht nachteilig auf die in Artikel 27 des Basisrechtsakts genannten Aufgaben der zuständigen Behörde auswirken.

(7)   Ist davon auszugehen, dass eine beauftragte Behörde als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird, so darf diese beauftragte Behörde nicht der einzige Endbegünstigte der Mittel sein, mit deren Verwaltung sie beauftragt wurde.

Artikel 9

Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

(1)   Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen gemäß Artikel 7 Absatz 2 werden in einer Form veröffentlicht, die eine möglichst breite Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige Änderungen des Inhalts der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden unter denselben Bedingungen veröffentlicht.

Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:

a)

die Ziele;

b)

die Auswahlkriterien, die mit Artikel 14 Absatz 5 des Basisrechtsakts in Einklang stehen müssen, und die entsprechenden Unterlagen;

c)

die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Gemeinschaft und gegebenenfalls von nationaler Seite;

d)

die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge.

(2)   Die zuständige Behörde trägt für die Zwecke der Auswahl der Projekte und die Vergabe von Finanzhilfen dafür Sorge, dass die potenziellen Begünstigten über die folgenden besonderen Bedingungen für die durchzuführenden Projekte informiert werden:

a)

die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,

b)

die Durchführungsfrist und

c)

die aufzubewahrenden und mitzuteilenden finanziellen und sonstigen Informationen.

Bevor die zuständige Behörde eine Vergabeentscheidung trifft, vergewissert sie sich, dass der Endbegünstigte und/oder die Projektpartner in der Lage sind, diese Bedingungen zu erfüllen.

(3)   Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Projekte, für die Finanzhilfen vergeben wurden, einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung anhand der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unterzogen worden waren. Die Gründe für die Ablehnung der anderen Projekte sind festzuhalten.

(4)   Die Mitgliedstaaten bestimmen, welche Stelle zur Projektvergabe befugt ist, und stellen sicher, dass in jedem Fall Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.

(5)   Die Vergabeentscheidung enthält zumindest folgende Angaben: den Namen des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung aus dem Fonds und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.

(6)   Jeder Antragsteller wird schriftlich über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens mit Erläuterungen zu den Auswahlentscheidungen benachrichtigt. Sofern in den innerstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehen, wird das entsprechende Überprüfungsverfahren angegeben.

Artikel 10

Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

(1)   Die zuständige Behörde legt detaillierte Projektverwaltungsverfahren fest, die unter anderem Folgendes abdecken:

a)

die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen mit den ausgewählten Endbegünstigten;

b)

die Weiterverfolgung der Vereinbarungen und gegebenenfalls deren Änderung durch ein System der administrativen Projektbegleitung (Schriftwechsel, Ausarbeitung und Überwachung von Änderungen und Mahnschreiben, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten usw.).

(2)   In den Finanzhilfevereinbarungen wird unter anderem Folgendes festgelegt:

a)

der Höchstbetrag der Finanzhilfe;

b)

der Höchstsatz des Gemeinschaftsbeitrags im Einklang mit Artikel 14 Absatz 4 bzw. Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts;

c)

eine ausführliche Beschreibung des geförderten Projekts mit Zeitplan;

d)

gegebenenfalls der Teil der Aufgaben und der entsprechenden Kosten, den der Endbegünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;

e)

der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich des festgelegten Anteils der indirekten Kosten gemäß Anhang 11 betreffend die Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben;

f)

der Zeitplan und Bestimmungen zur Durchführung der Vereinbarung (Berichterstattungspflichten, Änderungen und Kündigung);

g)

die operativen Projektziele und die zugrunde zu legenden Indikatoren;

h)

die Definition der förderfähigen Kosten;

i)

die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe und Buchführungsbestimmungen;

j)

die Bedingungen betreffend den Prüfpfad;

k)

die entsprechenden Datenschutzbestimmungen;

l)

die entsprechenden Publizitätsbestimmungen.

(3)   Gegebenenfalls tragen die Endbegünstigten dafür Sorge, dass alle Projektpartner denselben Verpflichtungen unterliegen wie sie selbst. Die Projektpartner tragen eine Mitverantwortung, aber letzten Endes ist der Endbegünstigte für die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch ihn selbst und alle Projektpartner verantwortlich.

Die Endbegünstigten bewahren beglaubigte Kopien der Buchführungsunterlagen auf, die die Einnahmen und Ausgaben der Projektpartner im Zusammenhang mit dem betreffenden Projekt belegen.

(4)   Die Finanzierungsvereinbarungen sehen ausdrücklich die Befugnis der Kommission und des Rechnungshofs vor, Kontrollen an Ort und Stelle und Belegkontrollen bei allen Endbegünstigten, Projektpartnern und Unterauftragnehmern durchzuführen.

Artikel 11

Durchführungsaufträge

Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge wird in den Finanzhilfevereinbarungen festgelegt, dass im Rahmen der Projektdurchführung die Endbegünstigten und/oder die Projektpartner nach einer Ausschreibung dem wirtschaftlich günstigsten Angebot, d. h. dem Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis, den Zuschlag erteilen, wobei sie dafür Sorge tragen, dass es nicht zu einem Interessenkonflikt kommt. Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge können jedoch Aufträge im Wert von unter 5 000 EUR auf der Grundlage eines einzigen Angebots ohne Ausschreibung vergeben werden.

Artikel 12

Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags

Für die Berechnung des endgültigen Betrags, der dem Endbegünstigten gezahlt wird, gilt die Voraussetzung, dass der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das jeweilige Projekt der niedrigste der folgenden drei Beträge ist:

a)

in der Finanzhilfevereinbarung angegebener Höchstbetrag,

b)

maximale Kofinanzierung, die sich aus der Multiplikation der gesamten förderfähigen Kosten des betreffenden Projekts mit dem in Artikel 14 Absatz 4 bzw. Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts festgelegten Prozentsatz (d. h. 50 %, 75 % oder 80 %) ergibt, und

c)

Betrag aufgrund der Anwendung des Grundsatzes des Gewinnverbots gemäß Ziffer I.3.3 von Anhang 11.

Artikel 13

Technische Hilfe

(1)   Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission gemäß Artikel 15 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.

(2)   Die technische Hilfe auf Initiative der Mitgliedstaaten gemäß Artikel 16 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.

(3)   Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission oder der Mitgliedstaaten kann in Form von Beschaffungsaufträgen, Sachverständigenhonoraren und/oder Verwaltungsausgaben im Einklang mit den Förderfähigkeitsbestimmungen in Teil III, Kapitel 1 erfolgen.

Artikel 14

Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde

(1)   Sind eine oder mehrere benannte Behörden für mindestens zwei der vier Fonds zuständig, können die Mittel für die Ausgaben im Zusammenhang mit der technischen Hilfe in jedem der betreffenden Jahresprogramme teilweise oder ganz zusammengefasst werden.

(2)   Die Ausgaben für die technische Hilfe werden den betreffenden Fonds vorzugsweise anhand einfacher Verteilungsschlüssel zugewiesen, die den jeweiligen Anteilen Rechnung tragen. Diese Verteilungsschlüssel dürfen nicht zu einer Erhöhung des Höchstbetrags der Ausgaben für die technische Hilfe im Rahmen der jeweiligen Jahresprogramme führen.

Artikel 15

Überprüfungen durch die zuständige Behörde

(1)   Die von der zuständigen Behörde oder unter ihrer Verantwortung gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe g des Basisrechtsakts durchzuführenden Überprüfungen betreffen gegebenenfalls administrative, finanzielle, technische und materielle Aspekte der Projekte.

Die Überprüfungen sollen gewährleisten, dass die geltend gemachten Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und für den Zweck des Projekts gerechtfertigt sind, dass die genehmigten Projekte im Einklang mit den Finanzhilfevereinbarungen durchgeführt wurden, dass der Gemeinschaftsbeitrag den Bestimmungen, insbesondere zur Finanzierungsstruktur gemäß Artikel 14 des Basisrechtsakts, entspricht, dass die vom Endbegünstigten eingereichten Erstattungsanträge korrekt sind und dass die Projekte und Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Bestimmungen in Einklang stehen und eine Doppelfinanzierung von Ausgaben im Rahmen anderer gemeinschaftlicher oder einzelstaatlicher Regelungen oder anderer Programmplanungszeiträume ausgeschlossen ist.

Außerdem umfassen die Überprüfungen:

a)

administrative und finanzielle Überprüfungen jedes Erstattungsantrags der Endbegünstigten;

b)

Überprüfungen der Relevanz, Korrektheit und Förderfähigkeit der von den Endbegünstigten angegebenen Ausgaben, Einnahmen und durch zweckgebundene Einnahmen gedeckten Kosten, zumindest auf der Grundlage einer repräsentativen Stichprobe von Belegen, die alle Rubriken des der Finanzhilfevereinbarung beigefügten Kostenvoranschlags abdecken;

c)

Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, zumindest auf der Grundlage einer Stichprobe von Projekten unterschiedlicher Art und Größenordnung und unter Berücksichtigung bereits ermittelter Risikofaktoren, damit eine hinreichende Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge in Bezug auf das von der zuständigen Behörde ermittelte Risiko erlangt wird.

Die unter den Buchstaben a und b genannten Überprüfungen müssen nicht vorgenommen werden, wenn dem Endbegünstigten die Verpflichtung auferlegt wird, eine Prüfbescheinigung eines unabhängigen Prüfers vorzulegen, die alle unter den Buchstaben a und b genannten Aspekte abdeckt.

(2)   Für jede Überprüfung werden Aufzeichnungen geführt, in denen die durchgeführten Arbeiten, der Zeitpunkt, die Ergebnisse und die Maßnahmen festgehalten werden, die im Zusammenhang mit den festgestellten Fehlern getroffen wurden. Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass sämtliche Belege für die vorgenommenen Überprüfungen zur Einsicht durch die Kommission und den Rechnungshof nach Projektabschluss fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum wird im Falle von Gerichtsverfahren oder auf ordnungsgemäß begründeten Antrag der Kommission unterbrochen.

(3)   Fungiert die zuständige Behörde im Rahmen des Jahresprogramms als Durchführungsstelle gemäß Artikel 7 Absatz 3, so werden die in Absatz 1 genannten Überprüfungen im Einklang mit dem Grundsatz einer angemessenen Aufgabentrennung durchgeführt.

Artikel 16

Prüfpfad

(1)   Ein Prüfpfad gilt als hinreichend im Sinne von Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe k des Basisrechtsakts, wenn er folgende Kriterien erfüllt:

a)

er ermöglicht den Abgleich zwischen den der Kommission bescheinigten Beträgen einerseits und den detaillierten Buchführungsunterlagen und den Belegen andererseits, die von der Bescheinigungsbehörde, der zuständigen Behörde, den beauftragten Behörden und den Endbegünstigten für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte aufbewahrt werden;

b)

er ermöglicht die Überprüfung der Auszahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten sowie der Zuweisung und Überweisung der aus dem Fonds bereitgestellten Gemeinschaftsmittel sowie anderer Kofinanzierungsbeiträge zu dem Projekt;

c)

er ermöglicht die Überprüfung der Anwendung der für das Jahresprogramm festgelegten Auswahlkriterien;

d)

er umfasst für jedes Projekt gegebenenfalls die technischen Spezifikationen und den Finanzierungsplan, die Unterlagen über die Bewilligung der Finanzhilfe, die Unterlagen zu den Verfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge und die Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen.

(2)   Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten im Rahmen des Fonds getätigten Zahlungen verzeichnet wird.

Artikel 17

System- und Projektprüfungen

(1)   Die Prüfungen gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstaben a und b des Basisrechtsakts werden bezüglich der von den Mitgliedstaaten eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme und einer Stichprobe von Projekten durchgeführt, die nach einem von der Prüfbehörde genehmigten Verfahren ausgewählt wurden.

Die ausgewählte Stichprobe

a)

umfasst Projekte von unterschiedlicher Art und Größenordnung;

b)

trägt den durch die Kontrollen der Mitgliedstaaten oder der Gemeinschaft ermittelten Risikofaktoren und den Kosten-Nutzen-Aspekten der Überprüfungen Rechnung.

In die Stichprobe sind zumindest anteilig auch Projekte einzubeziehen, die von der als Durchführungsstelle fungierenden zuständigen Behörde durchgeführt werden.

Das zur Auswahl der Stichprobe herangezogene Verfahren wird dokumentiert.

(2)   Die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme deckt jeden der folgenden Vorgänge vor dem Jahr 2013 mindestens einmal ab: Programmplanung, Übertragung von Aufgaben, Projektauswahl und -vergabe, Projektbegleitung, Zahlung, Ausgabenbescheinigung, Berichterstattung an die Kommission, Feststellung etwaiger Unregelmäßigkeiten und Umgang mit solchen Unregelmäßigkeiten sowie Bewertung der Programme.

(3)   Die Projektprüfungen werden vor Ort anhand der vom Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geführten Unterlagen und Aufzeichnungen vorgenommen. Dabei wird geprüft, ob

a)

das Projekt den Auswahlkriterien für das Jahresprogramm entspricht, ob es im Einklang mit der Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde und ob es gegebenenfalls die geltenden Bedingungen in Bezug auf Funktionalität und Verwendung oder die zu erreichenden Ziele erfüllt,

b)

die geltend gemachten Ausgaben mit den im Besitz des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner befindlichen Buchführungsunterlagen und Belegen übereinstimmen und diese Unterlagen mit den Belegen übereinstimmen, die von der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Behörde aufbewahrt werden;

c)

die Ausgabenposten die in Anhang 11 genannten Förderfähigkeitskriterien, die Anforderungen des nationalen Auswahlverfahrens und die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung erfüllen und den tatsächlich durchgeführten Arbeiten sowie gegebenenfalls anderen gemeinschaftlichen oder einzelstaatlichen Bestimmungen entsprechen;

d)

die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen und Maßnahmen nach Artikel 3, 5 und 16 des Basisrechtsakts entspricht und gegebenenfalls die Zielgruppe abdeckt;

e)

der öffentliche oder private Beitrag im Einklang mit Artikel 14 Absatz 2 des Basisrechtsakts an den Endbegünstigten ausgezahlt wurde;

f)

ein hinreichender Prüfpfad vorhanden ist;

g)

keine Interessenkonflikte bestehen und ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt wurde, insbesondere dann, wenn die zuständige Behörde als für die Durchführung des Projekts verantwortliche Stelle fungiert.

(4)   Nur Ausgaben, die unter eine Prüfung nach Absatz 3 fallen, werden dem Betrag der gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts geprüften Ausgaben zugerechnet. Wird die Prüfung vor Abschluss des Projekts durchgeführt, werden nur die tatsächlich geprüften Ausgaben bei der Berechnung des erfassten Anteils berücksichtigt.

(5)   Sind ermittelte Probleme offenbar systembedingt, wodurch ein Risiko für andere Projekte entstehen kann, so stellt die Prüfbehörde sicher, dass weitere Untersuchungen — einschließlich erforderlichenfalls zusätzlicher Prüfungen — durchgeführt werden, um das Ausmaß solcher Probleme festzustellen. Die zuständigen Behörden treffen die erforderlichen Präventiv- und Abhilfemaßnahmen.

(6)   Die Prüfbehörde zieht Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen der Prüfungen im Zusammenhang mit den bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben und übermittelt diese Schlussfolgerungen im jährlichen Prüfbericht an die Kommission. Bei Jahresprogrammen, bei denen die Fehlerquote über der Erheblichkeitsschwelle von 2 % des Gemeinschaftsbeitrags liegt, analysiert die Prüfbehörde die Signifikanz der Fehler und ergreift die erforderlichen Maßnahmen, einschließlich der Erteilung geeigneter Empfehlungen, die zumindest im jährlichen Prüfbericht mitgeteilt werden.

Artikel 18

Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde

(1)   Hat die Prüfbehörde eine eingeschränkt positive oder eine negative Stellungnahme zum Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme abgegeben, überprüft die Bescheinigungsbehörde, ob die entsprechenden Informationen der Kommission übermittelt worden sind. Sie trägt auch dafür Sorge, dass die zuständige Behörde einen geeigneten Aktionsplan durchführt, damit die Verwaltungs- und Kontrollsysteme wieder wirksam funktionieren und die Auswirkungen des mangelhaften Funktionierens der Systeme auf die Ausgabenerklärung bewertet werden.

(2)   Wird der Zahlungsantrag oder die Rückzahlungserklärung von der Prüfbehörde im Hinblick auf den Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms nicht validiert, trägt die Bescheinigungsbehörde dafür Sorge, dass unverzüglich ein korrekter Zahlungsantrag bzw. eine korrekte Rückzahlungserklärung erstellt wird.

KAPITEL 3

Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen

Artikel 19

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

(1)   Gemäß Artikel 9 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann sich der Umfang der einem Mitgliedstaat über die Verwendung der Fondsmittel vorliegenden Informationen, die der Kommission in den in diesem Kapitel genannten Unterlagen zu übermitteln sind, nach dem Betrag des dem betreffenden Mitgliedstaat zugewiesenen Gemeinschaftsbeitrags bestimmen; gegebenenfalls können diese Informationen zusammenfassend dargestellt werden.

(2)   Auf Anfrage der Kommission sind von dem Mitgliedstaat jedoch detaillierte Informationen zu übermitteln. Die Kommission kann solche Informationen verlangen, wenn sie diese offenkundig benötigt, um ihren Verpflichtungen aus dem Basisrechtsakt und der Haushaltsordnung angemessen nachzukommen.

Artikel 20

Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

(1)   Die Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gemäß Artikel 31 Absatz 4 und Artikel 32 Absatz 2 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 1 vorgelegt.

(2)   Die zuständige Behörde validiert die Beschreibung der von beauftragten Behörden implementierten Systeme. Jede benannte Behörde bestätigt die Korrektheit der sie betreffenden Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme. Außerdem bestätigt die Prüfbehörde die Vollständigkeit der Beschreibung.

(3)   Im Zuge der Überprüfung der Beschreibung kann die Kommission Klarstellungen erbeten und Maßnahmen vorschlagen, die zu treffen sind, damit den Bestimmungen des Basisrechtsakts nachgekommen wird. Erforderlichenfalls können Beamte der Kommission oder deren ermächtigte Vertreter Vor-Ort-Kontrollen durchführen.

(4)   Ist die zuständige Behörde für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe oder finden für mindestens zwei der Fonds gemeinsame Systeme Anwendung, kann eine Beschreibung der gemeinsamen Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgelegt werden, in der gegebenenfalls etwaige Besonderheiten hervorgehoben werden.

Artikel 21

Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

(1)   Die zuständige Behörde

a)

teilt bei der Vorlage des Entwurfs des Jahresprogramms mit, ob an den Verwaltungs- und Kontrollsystemen Änderungen vorgenommen wurden;

b)

setzt die Kommission von wesentlichen Änderungen spätestens dann in Kenntnis, wenn solche Änderungen wirksam geworden sind;

c)

übermittelt im Falle mehrerer wesentlicher Änderungen auf Anfrage der Kommission eine geänderte Beschreibung.

(2)   Wesentliche Änderungen sind Änderungen, die sich voraussichtlich auf die Trennung der Aufgaben, die Wirksamkeit der Auswahl-, Vergabe-, Kontroll- und Zahlungsverfahren und auf die Kommunikation mit der Kommission auswirken. Dazu gehören insbesondere Änderungen, die eine der benannten Behörden, das Buchführungssystem und die Zahlungs- und Bescheinigungsverfahren betreffen.

(3)   Im Falle einer Änderung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme ist wie in Artikel 20 festgelegt zu verfahren.

Artikel 22

Programmplanungsdokumente

(1)   Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 2 ein Mehrjahresprogramm gemäß Artikel 18 des Basisrechtsakts vor.

(2)   Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 3 die Jahresprogramme gemäß Artikel 20 des Basisrechtsakts vor.

(3)   In den Finanzplänen zum Mehrjahresprogramm werden die veranschlagten Beträge nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten aufgeschlüsselt.

In den Finanzplänen zu den Jahresprogrammen werden die veranschlagten Beträge nach den in Artikel 3 Absatz 1 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien mit einem Verweis auf die Prioritäten aufgeschlüsselt.

Artikel 23

Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen

(1)   Im Hinblick auf eine Änderung des von der Kommission gemäß Artikel 20 Absatz 5 des Basisrechtsakts gebilligten Jahresprogramms legt der betreffende Mitgliedstaat der Kommission vor dem 1. Mai des auf das Bezugsjahr folgenden Jahres einen geänderten Entwurf des Jahresprogramms vor. Die Kommission prüft das geänderte Programm und billigt es so rasch wie möglich nach dem in Artikel 20 Absatz 5 des Basisrechtsakts festgelegten Verfahren.

(2)   Änderungen der finanziellen Verteilung ohne Änderung des Jahresprogramms nach Absatz 1 dürfen 10 % des gesamten Beitrags aus dem Fonds nicht überschreiten und werden nur dann gestattet, wenn sie aus Gründen, auf die die zuständige Behörde keinen Einfluss hat, gerechtfertigt sind. Derartige Änderungen sind im Fortschrittsbericht und/oder im Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms hinreichend zu begründen.

Artikel 24

Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme

(1)   Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 4 die Fortschrittsberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts vor.

(2)   Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 5 die Schlussberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts vor.

(3)   In den Finanztabellen zu den Fortschritts- und den Schlussberichten werden die Beträge sowohl nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten als auch nach den Projekten, die sich auf die einzelnen in Artikel 3 Absatz 1 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien beziehen, aufgeschlüsselt.

Artikel 25

Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen

(1)   Die Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 6 aufgestellt.

(2)   Außer wenn der jährliche Beitrag der Gemeinschaft für jedes der beiden letzten von der Kommission angenommenen Jahresprogramme unter einer Million Euro liegt, legt die Prüfbehörde ab 2009 vor dem 15. Februar jedes Jahres einen jährlichen Prüfplan vor. Der Prüfplan wird nach dem Muster in Anhang 6 als Anhang zur Prüfstrategie aufgestellt. Im Falle einer einheitlichen Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann ein einheitlicher jährlicher Prüfplan vorgelegt werden.

(3)   Der Prüfbericht und die Stellungnahmen gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe a und Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts stützen sich auf die entsprechend der Prüfstrategie durchgeführten System- und Projektprüfungen und werden nach den Mustern in den Anhängen 7.A und 7.B erstellt.

(4)   Die Gültigkeitserklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c des Basisrechtsakts stützt sich auf sämtliche von der Prüfbehörde durchgeführten Prüftätigkeiten und erforderlichenfalls auf zusätzliche Kontrollen. Die Gültigkeitserklärung wird nach dem Muster in Anhang 7.C erstellt.

(5)   Kann aufgrund einer Einschränkung des Prüfungsumfangs oder aufgrund des Ausmaßes der aufgedeckten vorschriftswidrigen Ausgaben keine uneingeschränkt positive Stellungnahme im Rahmen der jährlichen Stellungnahme gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts oder der Erklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c abgegeben werden, so nennt die Prüfbehörde die Gründe hierfür und schätzt das Ausmaß des Problems sowie dessen finanzielle Auswirkungen ab.

Artikel 26

Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen

(1)   Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung einer zweiten Vorfinanzierung gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 8 erstellt und der Kommission übermittelt.

(2)   Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung des Restbetrags gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 9 erstellt und der Kommission übermittelt.

KAPITEL 4

Meldung von Unregelmäßigkeiten

Artikel 27

Erste Berichterstattung — Abweichungen

(1)   Im Einklang mit den Mustern in den Anhängen 4 und 5 teilen die Mitgliedstaaten der Kommission alle Unregelmäßigkeiten, die Gegenstand einer ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung gewesen sind, in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mit.

In dem jeweiligen Bericht ist Folgendes anzugeben:

a)

der Fonds, das Jahresprogramm und das betreffende Projekt;

b)

gegen welche Vorschrift verstoßen wurde;

c)

zu welchem Zeitpunkt und aus welcher Quelle die erste Information übermittelt wurde, die die Unregelmäßigkeit vermuten ließ;

d)

die beim Begehen der Unregelmäßigkeit angewandten Praktiken;

e)

gegebenenfalls ob die angewandten Praktiken Anlass zu einem Betrugsverdacht geben;

f)

wie die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde;

g)

der Betrag des betreffenden Gemeinschaftsbeitrags.

Folgende Fälle brauchen jedoch nicht mitgeteilt zu werden, sofern kein mutmaßlicher Betrug vorliegt:

a)

Fälle, in denen die Unregelmäßigkeiten Beträge von weniger als 10 000 EUR zulasten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften betreffen;

b)

Fälle, in denen die Unregelmäßigkeit lediglich darin besteht, dass infolge der Insolvenz des Endbegünstigten ein im Jahresprogramm vorgesehenes Projekt nicht oder nicht vollständig durchgeführt wurde;

c)

Fälle, die die Endbegünstigten der zuständigen Behörde vor oder nach der Zahlung des öffentlichen Beitrags von sich aus mitgeteilt haben, bevor die zuständige Behörde die Unregelmäßigkeiten festgestellt hat;

d)

Fälle, die von der zuständigen Behörde vor der Zahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten und vor der Aufnahme der betreffenden Ausgabe in eine der Kommission vorgelegte Ausgabenerklärung festgestellt und berichtigt wurden.

(2)   Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:

a)

gegebenenfalls welche anderen Mitgliedstaaten und Drittländer betroffen sind;

b)

in welchem Zeitraum oder zu welchem Zeitpunkt die Unregelmäßigkeit begangen wurde;

c)

welche einzelstaatlichen Behörden oder Einrichtungen den offiziellen Bericht über die Unregelmäßigkeit erstellt haben und welche Behörden für die verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Folgemaßnahmen zuständig sind;

d)

den Zeitpunkt der ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung der Unregelmäßigkeit;

e)

welche natürlichen und/oder juristischen Personen oder anderen Einrichtungen beteiligt waren, es sei denn, diese Angaben sind wegen der Art der betreffenden Unregelmäßigkeit nicht hilfreich für die Bekämpfung von Unregelmäßigkeiten;

f)

das Gesamtbudget und den für das betreffende Projekt insgesamt bewilligten öffentlichen Beitrag und die gemeinschaftlichen und nationalen Kofinanzierungsanteile;

g)

die Höhe des von der Unregelmäßigkeit betroffenen öffentlichen Beitrags und den entsprechenden Gemeinschaftsbeitrag, für den ein Risiko besteht;

h)

in den Fällen, in denen den angegebenen Personen oder Einrichtungen der öffentliche Beitrag gemäß Buchstabe g nicht gezahlt wurde, die Beträge, die zu Unrecht gezahlt worden wären, wenn die Unregelmäßigkeit nicht festgestellt worden wäre;

i)

ob die Zahlungen ausgesetzt wurden und gegebenenfalls welche Einziehungsmöglichkeiten bestehen;

j)

die Art der rechtsgrundlos erfolgten Ausgabe.

(3)   Liegen einige der in Absatz 2 genannten Angaben, insbesondere Angaben über die Begehungsweise der Unregelmäßigkeit sowie über die Art und Weise, in der die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde, nicht vor, so liefern die Mitgliedstaaten die fehlenden Angaben, soweit möglich, bei der Übermittlung der späteren Mitteilungen über Unregelmäßigkeiten an die Kommission.

Artikel 28

Meldesystem für das Follow-up — Nichteinziehung

(1)   Die Mitgliedstaaten setzen die Kommission unter Bezugnahme auf frühere Mitteilungen nach Artikel 27 über die Verfahren, die infolge der mitgeteilten Unregelmäßigkeiten eingeleitet wurden, sowie über wichtige daraus resultierende Änderungen in Kenntnis. Diese Informationen werden nach den Mustern in den Anhängen 4 und 5 in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mitgeteilt.

In dem jeweiligen Bericht werden die Beträge der erfolgten oder erwarteten Rückzahlungen angegeben.

(2)   Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:

a)

alle inzwischen von den Mitgliedstaaten getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge;

b)

etwaige Gerichts- und Verwaltungsverfahren, die zur Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge sowie zur Verhängung von Strafmaßnahmen eingeleitet wurden;

c)

die Gründe für die etwaige Einstellung von Einziehungsverfahren;

d)

die Gründe für die etwaige Einstellung von Strafverfahren.

Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission alle Verwaltungs- oder Gerichtsentscheidungen über den Abschluss solcher Verfahren oder die wesentlichen Punkte dieser Entscheidungen und teilen insbesondere mit, ob die Feststellungen einen Betrugsverdacht begründen.

Artikel 29

Kontakte zu den Mitgliedstaaten

(1)   Die Kommission unterhält geeignete Kontakte zu den betreffenden Mitgliedstaaten, um die in Artikel 27 genannten übermittelten Angaben über die Unregelmäßigkeiten und über die in Artikel 28 genannten Verfahren für die mögliche Einziehung zu ergänzen.

(2)   Unabhängig von den Kontakten gemäß Absatz 1 unterrichtet die Kommission die Mitgliedstaaten, wenn die Art der Unregelmäßigkeit vermuten lässt, dass gleiche oder ähnliche Praktiken auch in anderen Mitgliedstaaten angewandt werden könnten.

Artikel 30

Verwendung der Informationen

(1)   Die Kommission kann alle allgemeinen oder operativen Informationen, die die Mitgliedstaaten ihr im Rahmen dieser Entscheidung mitteilen, verwenden, um Risikoanalysen durchzuführen sowie Berichte und Frühwarnsysteme zu erarbeiten, die eine effizientere Risikoermittlung ermöglichen.

(2)   Die Kommission unterrichtet die betreffenden Mitgliedstaaten regelmäßig über die Verwendung der Informationen nach Absatz 1.

KAPITEL 5

Information und Publizität

Artikel 31

Information potenzieller Endbegünstigter

(1)   Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass die grundlegenden Informationen über die Mehrjahres- und die Jahresprogramme sowie Einzelheiten über die betreffenden finanziellen Beiträge weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen.

Die zuständige Behörde kann jedoch beschließen, die im Mehrjahresprogramm oder in den Jahresprogrammen festgelegten internen Verwaltungsregelungen oder sonstige Informationen über die Durchführung des Fonds aus Gründen der öffentlichen Sicherheit vertraulich zu behandeln.

(2)   Die zuständige Behörde informiert die potenziellen Endbegünstigten mindestens über Folgendes:

a)

die Förderbedingungen, die erfüllt sein müssen, um eine Finanzierung im Rahmen eines Jahresprogramms erhalten zu können;

b)

die Verfahren für die Prüfung der Finanzierungsanträge und die betreffenden Fristen;

c)

die Kriterien für die Auswahl der zu finanzierenden Projekte;

d)

die Kontaktpersonen, über die Informationen über die Jahresprogramme erlangt werden können.

Darüber hinaus unterrichtet die zuständige Behörde die potenziellen Endbegünstigten über die Veröffentlichung gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b.

Artikel 32

Information der Endbegünstigten

Die zuständige Behörde informiert die Endbegünstigten darüber, dass sie sich, wenn sie die Finanzierung annehmen, zugleich damit einverstanden erklären, in das gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b veröffentlichte Verzeichnis der Endbegünstigten aufgenommen zu werden.

Artikel 33

Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

(1)   Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass bei der Durchführung der Informations- und Publizitätsmaßnahmen eine möglichst umfassende Berichterstattung in den Medien angestrebt wird und verschiedene Kommunikationsformen und -verfahren auf der geeigneten Gebietsebene genutzt werden.

(2)   Die zuständige Behörde organisiert zumindest die folgenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen:

a)

mindestens eine Informationsaktion pro Jahr, mit der ab 2008 die Einleitung des Mehrjahresprogramms bekannt gemacht wird oder die bisher erzielten Ergebnisse des Jahresprogramms bzw. der Jahresprogramme dargelegt werden;

b)

die jährliche Veröffentlichung des Verzeichnisses der Endbegünstigten, der Bezeichnungen der Projekte und des Betrags der den Projekten zugewiesenen öffentlichen und gemeinschaftlichen Mittel zumindest auf einer Website. Die Personen der in Artikel 6 des Basisrechtsakts angegebenen Zielgruppen werden nicht namentlich genannt. Die Internet-Adresse wird der Kommission mitgeteilt.

Artikel 34

Verantwortlichkeiten der Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

(1)   Es obliegt dem Endbegünstigten, die Öffentlichkeit durch die in den Absätzen 2, 3 und 4 genannten Maßnahmen über die aus dem Fonds erhaltene Unterstützung zu informieren.

(2)   Der Endbegünstigte bringt spätestens drei Monate nach Abschluss eines Projekts, das die nachstehenden Bedingungen erfüllt, eine gut sichtbare, dauerhafte Hinweistafel von bedeutender Größe an:

a)

der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das Projekt übersteigt 100 000 EUR, und

b)

bei dem Projekt handelt es sich um den Erwerb eines materiellen Gegenstands oder die Finanzierung einer Infrastruktur oder eine Baumaßnahme.

Auf der Tafel werden die Art und die Bezeichnung des Projekts angegeben. Außerdem nehmen die in Artikel 35 genannten Angaben mindestens 25 % der Fläche der Tafel ein.

(3)   Erhält ein Projekt eine Finanzierung im Rahmen eines aus dem Fonds kofinanzierten Jahresprogramms, so sorgt der Endbegünstigte dafür, dass die Projektteilnehmer über diese Finanzierung in Kenntnis gesetzt werden.

(4)   Alle Unterlagen einschließlich der Teilnahmebestätigungen und Bescheinigungen im Zusammenhang mit einem solchen Projekt enthalten den Hinweis darauf, dass das Projekt aus dem Fonds kofinanziert wird.

Artikel 35

Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt

Alle Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die sich an die Endbegünstigten, die potenziellen Endbegünstigten und die breite Öffentlichkeit richten, umfassen Folgendes:

1.

das Emblem der Europäischen Union entsprechend den in Anhang 10 angegebenen grafischen Normen und einen Verweis auf die Europäische Union;

2.

einen Verweis auf den Fonds;

3.

einen von der zuständigen Behörde gewählten Hinweis auf den durch den Gemeinschaftsbeitrag geschaffenen Mehrwert.

Auf kleines Werbematerial oder Werbematerial für mindestens zwei der vier Fonds sind die Absätze 1 und 3 nicht anwendbar.

KAPITEL 6

Personenbezogene Daten

Artikel 36

Schutz personenbezogener Daten

(1)   Die Mitgliedstaaten und die Kommission ergreifen alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um jede unbefugte Weitergabe der Angaben gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe h des Basisrechtsakts, der von der Kommission im Laufe ihrer Vor-Ort-Kontrollen gesammelten Informationen und der in Kapitel 4 genannten Angaben oder jeden unberechtigten Zugriff auf diese Angaben und Informationen zu verhindern.

(2)   Die in Kapitel 4 genannten Angaben dürfen nur Personen mitgeteilt werden, die in den Mitgliedstaaten oder innerhalb der Gemeinschaftsorgane aufgrund ihrer Aufgaben davon Kenntnis erhalten müssen, es sei denn, der Mitgliedstaat, der sie übermittelt hat, hat der Mitteilung an andere Personen ausdrücklich zugestimmt.

KAPITEL 7

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Artikel 37

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Zusätzlich zu den ordnungsgemäß unterzeichneten Papierfassungen der in Kapitel 3 genannten Unterlagen werden die Informationen nach Möglichkeit auch elektronisch übermittelt.

Artikel 38

Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen

(1)   Wenn die Kommission ein computergestütztes System für den sicheren Datenaustausch zwischen der Kommission und den einzelnen Mitgliedstaaten im Hinblick auf die Durchführung des Fonds entwickelt, werden die Mitgliedstaaten über die Entwicklung eines solchen Systems in Kenntnis gesetzt und, sofern sie dies wünschen, an der Systementwicklung beteiligt.

(2)   Die Kommission und die benannten Behörden sowie die Stellen, denen Aufgaben übertragen wurden, speisen die in Kapitel 3 genannten Unterlagen in das in Absatz 1 erwähnte computergestützte System ein.

(3)   Darüber hinaus können die Mitgliedstaaten ersucht werden, von sich aus die in den Artikeln 27 und 28 genannten Angaben unter Verwendung des von der Kommission verwalteten spezifischen Systems zur Erfassung der im Rahmen der Strukturfonds festgestellten Unregelmäßigkeiten bereitzustellen.

(4)   Die etwaigen Kosten einer Schnittstelle zwischen dem gemeinsamen computergestützten System und nationalen, regionalen und lokalen computergestützten Systemen sowie die etwaigen Kosten für die Anpassung der nationalen, regionalen und lokalen Systeme an die technischen Anforderungen des gemeinsamen Systems sind im Rahmen von Artikel 16 des Basisrechtsakts förderfähig.

TEIL III

NUR DEN EUROPÄISCHEN FLÜCHTLINGSFONDS BETREFFENDE BESTIMMUNGEN

KAPITEL 1

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

Artikel 39

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

(1)   Die in Anhang 11 festgelegten Bestimmungen, auf die in Artikel 35 Absatz 4 des Basisrechtsakts Bezug genommen wird, werden zugrunde gelegt, um zu ermitteln, ob Ausgaben für die im Rahmen der Jahresprogramme finanzierten Maßnahmen förderfähig sind.

(2)   Die Bestimmungen für Ausgaben der Endbegünstigten finden mutatis mutandis auf Ausgaben der Projektpartner Anwendung.

(3)   Die Mitgliedstaaten können nationale Förderfähigkeitsbestimmungen anwenden, die strenger sind als die in dieser Entscheidung festgelegten Bestimmungen.

Es obliegt der Kommission zu bewerten, ob die geltenden nationalen Förderfähigkeitsbestimmungen dieser Bedingung entsprechen.

KAPITEL 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 40

Sofortmaßnahmen

(1)   Sofortmaßnahmen werden nach dem Muster in Anhang 12 bei der zuständigen Behörde beantragt.

(2)   Jede Genehmigung von Sofortmaßnahmen durch die Kommission hat eine Änderung der Finanzierungsentscheidung zur Billigung des Jahresprogramms des betreffenden Mitgliedstaats zur Folge. In der geänderten Finanzierungsentscheidung wird Folgendes angegeben: der dem betreffenden Mitgliedstaat zugewiesene Betrag, der Zeitraum, in dem die Ausgaben förderfähig sind, und gegebenenfalls die Abweichung von den in Anhang 11 enthaltenen Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben in Bezug auf in Artikel 5 des Basisrechtsakts aufgelistete Maßnahmen.

(3)   Der Bericht über die Durchführung dieser Maßnahmen wird in den Fortschritts- und den Schlussbericht über die Durchführung des betreffenden Jahresprogramms aufgenommen.

(4)   Eine erste Vorfinanzierung in Höhe von 80 % des für die Sofortmaßnahmen zugewiesenen Betrags wird dem Mitgliedstaat binnen 60 Tagen nach Annahme der Entscheidung gemäß Absatz 2 ausgezahlt. Der Restbetrag wird gezahlt, wenn die entsprechende Zahlung für das betreffende Jahresprogramm erfolgt.

Artikel 41

Festbetrag für neu angesiedelte Personen

(1)   In Bezug auf den Festbetrag für neu angesiedelte Personen gemäß Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts bewahrt die zuständige Behörde während des in Artikel 43 des Basisrechtsakts genannten Zeitraums Folgendes auf:

a)

die Informationen, die eine ordnungsgemäße Identifizierung der neu angesiedelten Personen ermöglichen und denen der Zeitpunkt der Neuansiedlung zu entnehmen ist;

b)

die erforderlichen Nachweise dafür, dass die betreffenden Personen unter eine der vier in Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts genannten Kategorien fallen.

(2)   Die Neuansiedlung der Personen erfolgt während des Kalenderjahres, auf das sich das Jahresprogramm bezieht.

(3)   In den Fortschritts- und Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme wird die Zahl der neu angesiedelten Personen, aufgeschlüsselt nach den vier in Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts genannten Kategorien, angegeben.

Artikel 42

Durchführung der Jahresprogramme

(1)   Für die Durchführung des Jahresprogramms gilt abweichend von Artikel 23 Folgendes:

a)

Der für neu angesiedelte Personen gemäß Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts zugewiesene Gemeinschaftsbeitrag darf nicht für andere Maßnahmen verwendet werden.

b)

Der für Sofortmaßnahmen gemäß Artikel 21 des Basisrechtsakts zugewiesene Gemeinschaftsbeitrag darf nicht für andere Maßnahmen verwendet werden.

(2)   Die Summe der jährlich verfügbaren Mittel gemäß Artikel 14 Absatz 7 des Basisrechtsakts in Bezug auf die 15-%-Schwelle für die im Rahmen von Artikel 3 Absatz 4 des Basisrechtsakts durchgeführten Maßnahmen wird unter Zugrundelegung des in der Kommissionsentscheidung zur Annahme des Jahresprogramms festgelegten Betrags berechnet, wobei etwaige zusätzliche Mittel für Sofortmaßnahmen unberücksichtigt bleiben.

TEIL IV

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 43

Adressaten

Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Republik Bulgarien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, Irland, die Hellenische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, Rumänien, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland, das Königreich Schweden und das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland gerichtet.

Brüssel, den 19. Dezember 2007

Für die Kommission

Franco FRATTINI

Vizepräsident


(1)  ABl. L 144 vom 6.6.2007, S. 1.

(2)  ABl. L 281 vom 23.11.1995, S. 31. Richtlinie geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1882/2003 (ABl. L 284 vom 31.10.2003, S. 1).

(3)  ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.

(4)  ABl. L 292 vom 15.11.1996, S. 2.

(5)  ABl. L 144 vom 6.6.2007, S. 22.

(6)  ABl. L 144 vom 6.6.2007, S. 45.

(7)  ABl. L 168 vom 28.6.2007, S. 18.

(8)  ABl. L 326 vom 12.12.2007, S. 29.

(9)  ABl. C 316 vom 27.11.1995, S. 49.

(10)  ABl. L 160 vom 30.6.2000, S. 1. Verordnung zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 681/2007 (ABl. L 159 vom 20.6.2007, S. 1).


ANHÄNGE

ANHANG 1

Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme (Muster)

ANHANG 2

Mehrjahresprogramm (Muster)

ANHANG 3

Jahresprogramm (Muster)

ANHANG 4

Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms (Muster)

A.

Technischer Bericht

B.

Antrag auf Zahlung der zweiten Vorfinanzierungstranche

ANHANG 5

Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms (Muster)

A.

Technischer Bericht

B.

Antrag auf Zahlung des Restbetrags/Erklärung über die Rückzahlung

ANHANG 6

Prüfstrategie (Muster)

Anhang (Anhänge) zur Prüfstrategie: Jährliche Prüfpläne

ANHANG 7

Bericht der Prüfbehörde (Muster)

A.

Jährlicher Prüfbericht

B.

Stellungnahme zur Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

C.

Erklärung über die Gültigkeit des Zahlungsantrags

ANHANG 8

Ausgabenerklärung für die zweite Vorfinanzierungstranche (Muster)

ANHANG 9

Ausgabenerklärung für die Zahlung des Restbetrags (Muster)

ANHANG 10

Grundregeln für die äußere Form des Emblems und Hinweise zu den Originalfarben

ANHANG 11

Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben — Europäischer Flüchtlingsfonds

ANHANG 12

Antrag auf Sofortmaßnahmen

ANHANG 1

BESCHREIBUNG DER VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME (MUSTER)

ursprüngliche Fassung

überarbeitete Fassung (Nummer, Datum TT/MM/Jahr) nach Rücksprache mit der Kommission

aus anderen Gründen überarbeitete Fassung

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

HAUPTANSPRECHPARTNER:

DIE ANGABEN ENTSPRECHEN DEM STAND VOM: …

1.   IDENTIFIZIERUNG DER BENANNTEN BEHÖRDEN

1.1.   Allgemeine Angaben zu den benannten Behörden

1.1.1.   Kurze Erläuterung der bei der Benennung der verschiedenen Behörden getroffenen Entscheidungen

1.1.2.   Sind die Verwaltungs- und Kontrollsysteme operationell?

Falls nicht, ab wann werden sie operationell sein?

1.1.3.   Sind die Verwaltungs- und Kontrollsysteme für andere Finanzierungsinstrumente der Gemeinschaft von der Kommission anerkannt worden (falls relevant)?

1.2.   Organisationsplan(-pläne) der gesamten Einrichtung(en), in der die benannten Behörden angesiedelt sind

1.3.   Zuständige Behörde

1.3.1.   Datum und Form der förmlichen Benennung der zuständigen Behörde

1.3.2.   Rechtsstatus der zuständigen Behörde

1.3.3.   Beschreibung der von der zuständigen Behörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der zuständigen Behörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben, ausgenommen die der beauftragten Behörde/den beauftragten Behörden (Ziff. 1.4) übertragenen Aufgaben)

1.3.4.   Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

1.3.5.   Kann die zuständige Behörde auch als Durchführungsstelle für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren?

1.3.6.   Falls die zuständige Behörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.4.   Beauftragte Behörde(n)

1.4.1.   Gründe für die Einsetzung einer beauftragten Behörde

1.4.2.   Datum und Form der förmlichen Benennung der beauftragten Behörde(n)

1.4.3.   Rechtsstatus der beauftragten Behörde(n)

1.4.4.   Beschreibung der von der beauftragten Behörde (den beauftragten Behörden) unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der beauftragten Behörde(n) wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben)

1.4.5.   Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

1.4.6.   Kann die beauftragte Behörde (können die beauftragten Behörden) auch als Durchführungsstelle(n) für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren?

1.4.7.   Falls die beauftragte(n) Behörde(n) für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist (sind): Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.5.   Bescheinigungsbehörde

1.5.1.   Datum und Form der förmlichen Benennung der Bescheinigungsbehörde

1.5.2.   Rechtsstatus der Bescheinigungsbehörde

1.5.3.   Beschreibung der von der Bescheinigungsbehörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der Bescheinigungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben)

1.5.4.   Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

1.5.5.   Falls die Bescheinigungsbehörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.6.   Prüfbehörde

1.6.1.   Datum und Form der förmlichen Benennung der Prüfbehörde

1.6.2.   Rechtsstatus der Prüfbehörde

1.6.3.   Beschreibung der von der Prüfbehörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der Prüfbehörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben)

1.6.4.   Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

1.6.5.   Qualifikation des Personals der Prüfbehörde und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der anderen Stellen, die Prüfungen vornehmen sollen (Auslagerung von Aufgaben)

1.6.6.   Falls die Prüfbehörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.6.7.   Falls die zuständige Behörde auch als Durchführungsstelle für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren kann: Beschreibung der Vorkehrungen, die die Unabhängigkeit der Prüfbehörde im Einklang mit Artikel 8 gewährleisten.

Leitlinien für die Abschnitte 2 bis 4

Erster Teil jeder Tabelle

Bei der Erläuterung der Vorgehensweise sind die von den einzelnen benannten Behörden (oder den Stellen unter ihrer Verantwortung) wahrgenommenen Aufgaben und ihre Zusammenarbeit zu berücksichtigen. Die Erläuterungen sollten knapp gefasst sein, aber dennoch einen genauen Aufschluss über das konkrete Vorgehen in der Praxis geben.

Zweiter Teil jeder Tabelle

In der Checkliste sollte angegeben werden, ob die einzelnen Ziele erreicht wurden oder nicht; ggf. sollten weitere Angaben gemacht werden. Wurde das Ziel nicht erreicht, sind die diesbezüglichen Gründe und ggf. der voraussichtliche Zeitpunkt, zu dem das Ziel erreicht sein wird, zu nennen.

Im Falle formalisierter Verfahren ist auf das entsprechende Dokument zu verweisen.

2.   AUFGABEN DER BENANNTEN BEHÖRDEN

2.1.   

Benennung der Behörden und Beaufsichtigung der benannten Behörden

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise bei der Einsetzung der einzelnen benannten Behörden

[unter Berücksichtigung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Nennung der jeweiligen Verantwortlichkeiten in den Vorschriften, die die Beziehungen des Mitgliedstaats zu den benannten Behörden regeln

(Ja/Nein)

 

2

Von dem Mitgliedstaat den benannten Behörden erteilte Anleitungen im Hinblick auf die Gewährleistung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung (im Rahmen von Schulungen und/oder durch Bereitstellung von Handbüchern)

(Ja/Nein)

 

3

Von allen Behörden vorgenommene Information der Mitarbeiter über die Aufgabenbeschreibung der Einrichtung sowie über die Arbeitsplatzbeschreibung des jeweiligen Mitarbeiters und die erwarteten Ergebnisse

(Ja/Nein)

 

4

Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die verschiedenen Behörden mit einer ausreichenden Zahl von Mitarbeitern ausgestattet sind, die aufgrund ihres Dienstalters und ihrer Erfahrung die ihnen zugewiesenen Aufgaben wahrnehmen können

(Ja/Nein)

 


2.2.   

Aufgabentrennung

Kurze Erläuterung der Vorkehrungen, die eine angemessene Aufgabentrennung gewährleisten sollen

[unter Berücksichtigung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Festlegung von Regeln, die eine angemessene Aufgabentrennung zwischen den Akteuren gewährleisten, die innerhalb der zuständigen Behörde für die Unterzeichnung der Verträge/Finanzhilfevereinbarungen verantwortlich sind

(Ja/Nein)

 

2

Festlegung von Regeln, die eine angemessene Aufgabentrennung zwischen den Akteuren gewährleisten, die innerhalb der zuständigen Behörde für die Einleitung, Überprüfung und Genehmigung von Finanzvorgängen verantwortlich sind

(Ja/Nein)

 

3

Aufgabenmäßige Unabhängigkeit der Prüfbehörde von der zuständigen Behörde und der Bescheinigungsbehörde

(Ja/Nein)

 

4

Keine Beteiligung der Bescheinigungsbehörde an der Auswahl und der Durchführung von Maßnahmen und an Finanzvorgängen im Zusammenhang mit Gemeinschaftsmitteln

(Ja/Nein)

 


2.3.   

Überwachung der beauftragten Behörde(n) — falls zutreffend

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Genaue Definition der zu übertragenden Aufgaben

(Ja/Nein)

 

2

Einführung von Verfahren für die Aufgabenübertragung, deren Vereinbarkeit mit den im Basisrechtsakt festgelegten Vorschriften und den Durchführungsbestimmungen überprüft wurde

(Ja/Nein)

 

3

Durchführung von Überwachungskontrollen, die gewährleisten, dass die Aufgaben entsprechend den festgelegten Verfahren ausgeführt werden

(Ja/Nein)

 


2.4.   

Überwachung anderer Aufgaben, die nicht von den Behörden selbst wahrgenommen werden — falls zutreffend

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Falls (nicht als beauftragte Behörden anzusehende) Stellen unter der Verantwortung der zuständigen Behörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die eine wirtschaftliche Haushaltsführung gewährleisten

(Ja/Nein)

 

2

Falls Prüfaufgaben ausgelagert wurden und andere Stellen unter der Verantwortung der Prüfbehörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die eine einheitliche Prüfmethodik und kohärente Prüfungen gewährleisten

(Ja/Nein)

 

3

Falls Bescheinigungstätigkeiten ausgelagert wurden und andere Stellen unter der Verantwortung der Bescheinigungsbehörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die ein einheitliches Bescheinigungskonzept gewährleisten

(Ja/Nein)

 

4

Falls privaten Stellen, die nicht im öffentlichen Auftrag tätig sind, Aufgaben übertragen wurden: Festlegung von Mechanismen, die gewährleisten, dass die ggf. übertragenen Aufgaben weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch eines Ermessens beinhalten

(Ja/Nein)

 

3.   OPERATIVE UND FINANZIELLE ABWICKLUNG

3.1.   

Festlegung der Mehrjahresprogramme

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Vorkehrungen, die die Umsetzung des Grundsatzes der Partnerschaft im Einklang mit den geltenden innerstaatlichen Regelungen und Praktiken gewährleisten

(Ja/Nein)

 

2

Festlegung von Verfahren, um zu überprüfen, ob das Mehrjahresprogramm mit den strategischen Leitlinien in Einklang steht und mit dem Gemeinschaftsrecht vereinbar ist, insbesondere mit den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft zur Gewährleistung des freien Personenverkehrs in Verbindung mit den unmittelbar damit zusammenhängenden flankierenden Maßnahmen in Bezug auf die Kontrollen an den Außengrenzen, Asyl und Einwanderung

(Ja/Nein)

 

3

Genehmigung des Mehrjahresprogramms durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 


3.2.   

Festlegung der Jahresprogramme

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Einführung von Verfahren, die Folgendes gewährleisten:

die Kohärenz zwischen den Jahresprogrammen und dem Mehrjahresprogramm

die Förderfähigkeit der in den Jahresprogrammen vorgesehenen Maßnahmen

die Kohärenz und Komplementarität dieser Maßnahmen mit anderen Instrumenten des Mitgliedstaats und der Gemeinschaft

die Beachtung der Bestimmungen über den Kofinanzierungsanteil

die Übereinstimmung mit den in den strategischen Leitlinien genannten Prioritäten/spezifischen Prioritäten

(Ja/Nein)

 

2

Einführung von Verfahren, die im Falle gebührend begründeter Notsituationen gemäß dem Basisrechtsakt (falls anwendbar) eine Änderung des Jahresprogramms ermöglichen

(Ja/Nein)

 

3

Einführung von Verfahren, die die Vorlage eines geänderten Jahresprogramms ermöglichen, sofern dies gemäß Artikel 23 Absatz 1 dieser Entscheidung erforderlich ist

(Ja/Nein)

 

4

Dokumentierung aller Änderungen der Aufteilung der Finanzmittel auf die Maßnahmen eines Jahresprogramms und der entsprechenden Begründung

(Ja/Nein)

 

5

Dokumentierung aller Änderungen bei der Durchführung des Jahresprogramms, die die Aufteilung der Finanzmittel nicht betreffen (z. B. Art und Zeitpunkt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen oder Umfang der technischen Hilfe), und der entsprechenden Begründung

(Ja/Nein)

 


3.3.   

Festlegung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[betrifft die Prüfbehörde]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Festlegung von Vorschriften, die eine transparente und angemessene Kommunikation zwischen der zuständigen Behörde und der Prüfbehörde über die angewandten Verwaltungsverfahren und über die vor dem Programmzeitraum und die während des Programmzeitraums eingeleiteten Projekte gewährleisten

(Ja/Nein)

 

2

(ggf.) Einführung von Verfahren für die Festlegung der (jedes Jahr der Prüfstrategie beizufügenden) jährlichen Prüfpläne und für die rechtzeitige Übermittlung dieser Pläne an die Kommission

(Ja/Nein)

 

3

Genehmigung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 


3.4.   

Falls die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

Kurze Erläuterung der Gründe, die dazu geführt haben, dass die zuständige Behörde Projekte direkt durchführt, und der besonderen Maßnahmen, die zur Stärkung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgesehen sind

[unter Berücksichtigung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Dokumentierung und Billigung der Gründe, aus denen es notwendig ist, dass die zuständige Behörde Projekte durchführt, auf der entsprechenden Ebene

(Ja/Nein)

 

2

Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die Art und die Ziele der Projekte mit den für den Fonds festgelegten Bestimmungen in Einklang stehen

(Ja/Nein)

 

3

Besondere Vorkehrungen, damit Interessenkonflikte zugunsten der von der zuständigen Behörde durchgeführten Projekte vermieden werden

(Ja/Nein)

 

4

Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass bei der Durchführung von Projekten durch die zuständige Behörde dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung getragen wird

(Ja/Nein)

 

5

Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die für diese Projekte geltenden Vertragsbedingungen eindeutig und vollständig sind, insbesondere in Bezug auf die Finanzierungsbedingungen, die Zahlungsmodalitäten, die Förderfähigkeitsbestimmungen und die Verpflichtungen hinsichtlich der operativen und finanziellen Berichterstattung

(Ja/Nein)

 

6

Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die zuständige Behörde ihre Hauptaufgaben gemäß dem Basisrechtsakt in Bezug auf die von ihr durchgeführten Projekte ohne Beeinträchtigung wahrnehmen kann

(Ja/Nein)

 

7

Falls die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert: Die Prüfbehörde ist in einer anderen Einrichtung angesiedelt als die zuständige Behörde (sollte dies nicht der Fall sein, ist zu beschreiben, welche Maßnahmen zusätzlich getroffen wurden, um eine angemessene Unabhängigkeit der Prüfbehörde zu gewährleisten)

(Ja/Nein)

 

8

Abdecken der speziellen Risiken, die sich daraus ergeben könnten, dass die zuständige Behörde Projekte durchführt, durch die Prüfstrategie

(Ja/Nein)

 


3.5.   

Auswahl und Durchführung der Projekte (zuständige Behörde fungiert als Vergabegremium)

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Im Falle von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (oder Ausschreibungen): Festlegung von Bestimmungen, die einen offenen Wettbewerb und eine angemessene Bekanntmachung gewährleisten

(Ja/Nein)

 

2

Vereinbarkeit der Auswahlkriterien mit den im Basisrechtsakt festgelegten Mindestkriterien

(Ja/Nein)

 

3

Festlegung von Verfahren für die Entgegennahme der Vorschläge (oder Angebote)

(Ja/Nein)

 

4

Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Vorschläge (oder Angebote) unter Zugrundelegung der vorgegebenen Regeln und Kriterien auf transparente und nichtdiskriminierende Weise bewertet werden

(Ja/Nein)

 

5

Genehmigung der Vergabeentscheidungen und der Verträge/Finanzhilfevereinbarungen durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 

6

Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Antragsteller nachträglich angemessen über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert werden

(Ja/Nein)

 

7

Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Durchführung der Finanzhilfevereinbarungen/Verträge entsprechend den Vertragsbedingungen überwacht wird

(Ja/Nein)

 


3.6.   

Überwachung der von den Endbegünstigten durchgeführten Projekte

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Festlegung und Überwachung operativer und finanzieller Schlüsselindikatoren, die der zuständigen Behörde für jedes Projekt mitgeteilt werden

(Ja/Nein)

 

2

Vor-Ort-Überprüfungen seitens der zuständigen Behörde, damit die Projekte (sowohl in operativer als auch in finanzieller Hinsicht) überwacht werden können

(Ja/Nein)

 

3

Die zuständige Behörde wird dafür Sorge tragen, dass die Endbegünstigten ein geeignetes computergestütztes Buchführungssystem verwenden

(Ja/Nein)

 

4

Die zuständige Behörde wird dafür Sorge tragen, dass die Endbegünstigten den Bestimmungen über die Bekanntmachung der EU-Finanzierung Rechnung tragen

(Ja/Nein)

 


3.7.   

Finanzielle Abwicklung des Projekts

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Genehmigung der Finanzvorgänge durch entsprechend ermächtigte Personen

(Ja/Nein)

 

2

Bevor Zahlungen/Einziehungen vorgenommen werden, wird insbesondere Folgendes überprüft:

die Genauigkeit und Ordnungsmäßigkeit des Zahlungsantrags unter Zugrundelegung der Förderfähigkeitsbestimmungen für den (die) Fonds

die tatsächliche Bereitstellung der im Rahmen des Projekts kofinanzierten Produkte und/oder Dienstleistungen

die Genauigkeit, Vollständigkeit und tatsächliche Zahlung anderer Beiträge aus öffentlichen oder privaten Quellen

die Berücksichtigung der Ergebnisse aller Prüfungen

(Ja/Nein)

 

3

Durchführung von Überprüfungen, damit die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet sind

(Ja/Nein)

 

4

Durchführung von Überwachungskontrollen während des gesamten Programmzeitraums, damit die Einhaltung der festgelegten Finanzverfahren gewährleistet ist

(Ja/Nein)

 

5

Durchführung von Überprüfungen hinsichtlich der Komplementarität mit anderen Finanzierungsprogrammen der Gemeinschaft, um Doppelfinanzierungen zu vermeiden

(Ja/Nein)

 


3.8.   

Unregelmäßigkeiten, Korrekturen und Einziehungen

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde, der beauftragten Behörde(n) und der Bescheinigungsbehörde]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Definition von Unregelmäßigkeiten entsprechend den Vorgaben der Gemeinschaft

(Ja/Nein)

 

2

Vorhandensein von Mechanismen, die gewährleisten, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig entdeckt und unverzüglich Abhilfemaßnahmen getroffen werden können

(Ja/Nein)

 

3

Vorhandensein von Verfahren, die gewährleisten, dass die Kommission über die festgestellten Unregelmäßigkeiten und ggf. über die im Einklang mit den Verpflichtungen aus dieser Entscheidung getroffenen Abhilfemaßnahmen laufend unterrichtet wird

(Ja/Nein)

 

4

Vorhandensein von Verfahren, die ein angemessenes Follow-up hinsichtlich der ausgestellten Einziehungsanordnungen und ggf. der Verzugszinsen gewährleisten

(Ja/Nein)

 

5

Wenn im Falle von Einziehungsanordnungen keine Einziehung der betreffenden Beträge möglich ist: Ermittlung der diesbezüglichen Gründe, um bewerten zu können, ob die Mitgliedstaaten die Finanzmittel an den Gemeinschaftshaushalt zurückerstatten müssen oder nicht

(Ja/Nein)

 


3.9.   

Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Berücksichtigung der Prüfbehörde und — als zu prüfende Stellen — der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n) sowie — als Empfängerin der Schlussfolgerungen — der Bescheinigungsbehörde]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Vereinbarkeit der Prüfpraxis mit international anerkannten Standards

(Ja/Nein)

 

2

Erstellung eines Prüfhandbuchs für Prüfer auf der Grundlage der Vorgaben des Basisrechtsakts

(Ja/Nein)

 

3

Durchführung von Prüfungen, um zu kontrollieren, ob die Verwaltungs- und Kontrollsysteme richtig funktionieren

(Ja/Nein)

 

4

Durchführung von Prüfungen hinsichtlich der förderfähigen Ausgaben anhand angemessener Stichproben, die mindestens 10 % der förderfähigen Ausgaben abdecken

(Ja/Nein)

 

5

Im Zuge der Prüfungen hinsichtlich der förderfähigen Ausgaben werden zumindest die Einhaltung der vorgegebenen Kriterien und die folgenden Elemente im Hinblick auf Effizienz und Wirksamkeit kontrolliert: Auswahlverfahren, Projektziele, tatsächliche Leistungen, Förderfähigkeit der Ausgaben, gültige Ausgabenbelege, nationale Kofinanzierung, Prüfpfad

(Ja/Nein)

 

6

Regelmäßiges Follow-up früherer Empfehlungen

(Ja/Nein)

 

7

Gründliche Kontrolle der von der zuständigen Behörde durchgeführten Projekte

(Ja/Nein)

 


3.10.   

Prüfbericht zu den Jahresprogrammen und diesbezügliche Erklärungen

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung der Prüfbehörde]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Einführung von Verfahren zur Konsolidierung der Schlussfolgerungen aufgrund der Prüfung der Systeme und der Prüfung der Projekte für jedes Jahresprogramm

(Ja/Nein)

 

2

Durchführung von Prüfungen zur Bewertung der Gültigkeit der Zahlungsanträge

(Ja/Nein)

 

3

Eingehendere Überprüfung bei Feststellung von systembedingten Fehlern oder Fehlern über der Signifikanzschwelle

(Ja/Nein)

 

4

Genehmigung des Berichts und der diesbezüglichen Erklärungen durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 


3.11.   

Ausgabenbescheinigung

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung insbesondere der Bescheinigungsbehörde, aber auch der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass die für die Bescheinigung notwendigen Auskünfte von der zuständigen Behörde eingehen

(Ja/Nein)

 

2

Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass der Prüfbericht zu jedem Jahresprogramm und die diesbezüglichen Erklärungen von der Prüfbehörde eingehen

(Ja/Nein)

 

3

Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass bei der endgültigen Ausgabenerklärung Einziehungen berücksichtigt und dass die laufenden Gerichts- oder Verwaltungsverfahren mit aufschiebender Wirkung bezüglich der Einziehungen weiterverfolgt werden

(Ja/Nein)

 

4

Durchführung von Überprüfungen, die die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Ausgabenerklärung gewährleisten (insbesondere hinsichtlich Zinserträgen aus von der Kommission erhaltenen Vorfinanzierungen sowie ihrer effektiven Verwendung als nationaler Beitrag)

(Ja/Nein)

 

5

Im Falle der Verwendung einer Landeswährung: Umrechnung der Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Regeln

(Ja/Nein)

 


3.12.   

Bewertung des Programms

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Weite Verbreitung der Bewertungsanleitungen der Kommission und Bereitstellung dieser Unterlagen für alle potenziellen Endbegünstigten und sonstige Interessierte

(Ja/Nein)

 

2

Erfassung der von den Endbegünstigten mitgeteilten operativen und finanziellen Schlüsselindikatoren zur Messung der Projektleistungen

(Ja/Nein)

 

3

Die zuständige Behörde (und/oder die beauftragten Behörden) wird (werden) dafür Sorge tragen, dass sich die mitgeteilten Indikatoren zur Messung der Ergebnisse der einzelnen Projekte eignen

(Ja/Nein)

 

4

Vorhandensein von Verfahren, die gewährleisten, dass die erforderliche Bewertung gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen wird

(Ja/Nein)

 

4.   INFORMATIONSMANAGEMENT

4.1.   

Dokumentierung der Verfahren

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Die Behörden werden dafür Sorge tragen, dass die festgelegten Verfahren gemäß Artikel 7 dieser Entscheidung den innerstaatlichen und den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften (z. B. den Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge und den Buchführungsregeln) entsprechen

(Ja/Nein)

 

2

Genehmigung der Verfahren durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 

3

Die festgelegten Verfahren enthalten klare Anweisungen für die wichtigsten Vorgänge und eine Erläuterung der Entscheidungsabläufe im Hinblick auf die Wahrnehmung der Aufgaben

(Ja/Nein)

 

4

Vorkehrungen, die gewährleisten, dass alle relevanten Mitarbeiter über die festgelegten Verfahren informiert sind

(Ja/Nein)

 

5

Ggf. umfassen diese Verfahren Checklisten mit den wichtigsten durchzuführenden Kontrollen

(Ja/Nein)

 

6

Vorkehrungen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten

(Ja/Nein)

 


4.2.   

Buchführung

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung der zuständigen Behörde, der beauftragten Behörde(n) und der Bescheinigungsbehörde]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die Buchführungsdaten vollständig, zuverlässig und korrekt sind. Das Buchführungssystem ermöglicht insbesondere Folgendes:

eine uneingeschränkte Rückverfolgbarkeit der Gemeinschaftsmittel auf der Ebene der Endbegünstigten und der Projekte

die Ermittlung etwaiger Zinserträge aus von der Kommission erhaltenen Vorfinanzierungen

die Identifizierung ausgestellter Einziehungsanordnungen und ggf. die Überprüfung, ob die Einziehungen tatsächlich erfolgt sind

(Ja/Nein)

 

2

Das System für die Buchführung und Finanzberichterstattung steht im Einklang mit den innerstaatlichen Datenschutzvorschriften

(Ja/Nein)

 

3

Computergestütztes System für die Buchführung und Finanzberichterstattung

(Ja/Nein)

 

4

Vorhandensein eines Notfallsystems, das erforderlichenfalls den weiteren Dienstbetrieb gewährleistet

(Ja/Nein)

 

5

Im Falle der Verwendung einer Landeswährung: Umrechnung der Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Regeln

(Ja/Nein)

 


4.3.   

Berichterstattung an die Kommission

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung aller Behörden]

 

Grundlegende Ziele

Erreicht?

Anmerkungen

1

Bestimmung der Berichterstattungspflichten sowie der Auswirkungen auf die Ressourcen

(Ja/Nein)

 

2

Angemessene, fristgerechte und vollständige Beiträge der benannten Behörden dank der festgelegten Verfahren

(Ja/Nein)

 

3

Genehmigung der Berichte durch eine entsprechend ermächtigte Person

(Ja/Nein)

 


4.4.   

Prüfpfad

Kurze Erläuterung der Vorgehensweise

[unter Einbeziehung aller Behörden]

Wo werden folgende Unterlagen aufbewahrt?

Stelle/Referat

Für wie lange?

Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme einschließlich des Verfahrenshandbuchs (der Verfahrenshandbücher)

 

 

Prüfstrategie

 

 

Nationales Mehrjahresprogramm und etwaige Änderungen

 

 

Nationale Jahresprogramme und etwaige Änderungen

 

 

Beschlüsse der Europäischen Kommission über Mehrjahres- und Jahresprogramme

 

 

Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibungen

 

 

Antragsunterlagen/Vertragsunterlagen

 

 

Verwaltungstechnische, technische und finanzielle Analyse der eingegangenen Vorschläge/Angebote (Bewertungsschemata) und Berichte des Bewertungsausschusses

 

 

Kofinanzierungsentscheidungen oder Ablehnungen

 

 

Projektfinanzierungsvereinbarungen

 

 

Mittelbindungsentscheidungen für die einzelnen Projekte

 

 

Fortschritts- und Schlussberichte der Begünstigten

 

 

Finanzberichte und Zahlungsanträge für das kofinanzierte Projekt

 

 

Belege für die Ausgaben und Einnahmen im Rahmen des kofinanzierten Projekts

 

 

Zahlungen/Einziehungsbewilligungen (Nachweis der vorgenommenen Überprüfungen)

 

 

Zahlungen/Einziehungsanordnungen

 

 

Nachweis der Zahlungen/Rückzahlung von Mitteln

 

 

Dokumentation zum Stichprobenverfahren für die Prüfungen

 

 

Berichte über Projektprüfungen

 

 

Berichte über die innerstaatlichen Überprüfungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

 

 

Prüfberichte zu den Jahresprogrammen

 

 

Prüfgutachten zu den Verwaltungs- und Kontrollsystemen

 

 

Prüferklärungen zur Gültigkeit der Zahlungsanträge

 

 

An die Europäische Kommission gesandte Zahlungsanträge

 

 

An die Europäische Kommission gesandte Ausgabenbescheinigung

 

 

An die Europäische Kommission gesandte Fortschrittsberichte

 

 

An die Europäische Kommission gesandte Schlussberichte

 

 

Nachweis der von der Europäischen Kommission erhaltenen Zahlung

 

 

An die Europäische Kommission gesandte Bewertungsberichte

 

 

5.   GENEHMIGUNG DER BESCHREIBUNG DER VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME

Behörde

Erklärung

Datum und Unterschrift

Zuständige Behörde

Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der zuständigen Behörde und zu deren internen Kontrollsystemen.

Name:

Funktion:

Datum:

Unterschrift

Bescheinigungsbehörde

Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der Bescheinigungsbehörde und zu deren internen Kontrollsystemen.

Name:

Funktion:

Datum:

Unterschrift

Prüfbehörde

Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der Prüfbehörde und zu deren internen Kontrollsystemen

und

bekräftigt, dass die Beschreibung einen zuverlässigen Überblick über alle Verwaltungs- und Kontrollsysteme vermittelt.

Name:

Funktion:

Datum:

Unterschrift

ANHANG 2

MEHRJAHRESPROGRAMM (MUSTER)

ursprüngliche Fassung

überarbeitete Fassung (Nummer, Datum TT/MM/Jahr) nach Rücksprache mit der Kommission

überarbeitete Fassung infolge von Bewertungen und/oder Durchführungsschwierigkeiten

überarbeitete Fassung infolge einer Überarbeitung der strategischen Leitlinien

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

PROGRAMMZEITRAUM:

1.   SITUATION IN DEM MITGLIEDSTAAT

Beschreibung der Ausgangssituation in dem Mitgliedstaat in dem unter die Ziele des Fonds fallenden Politikbereich

1.1.   Die nationale Situation und die Migrationsströme, die Einfluss auf diese Situation haben

1.2.   Die bisher von dem Mitgliedstaat ergriffenen Maßnahmen

1.3.   Die insgesamt bereitgestellten nationalen Ressourcen

2.   ANALYSE DES BEDARFS IN DEM MITGLIEDSTAAT

2.1.   Der Bedarf in dem Mitgliedstaat bezogen auf die Ausgangssituation

2.2.   Die operativen Ziele des Mitgliedstaats, mit denen seinem Bedarf entsprochen werden soll

3.   STRATEGIE FÜR DIE VERWIRKLICHUNG DER ZIELE

Beschreibung der Art und Weise, in der der Fonds zur Deckung des Bedarfs beiträgt, sowie Darlegung, welche Prioritäten aus welchem Grund gewählt wurden

3.1.   Priorität 1

3.2.   Priorität 2

3.3.   usw.

Gliederung der Informationen zu den gewählten Prioritäten

a)

Ziel(e) der Strategie und Beispiele für Leitaktionen

b)

Beschreibung der betreffenden Zielsetzung(en) und der verwendeten Indikatoren

c)

Gegebenenfalls Angaben dazu, bei welchen Leitaktionen davon ausgegangen wird, dass mit ihnen spezifische Prioritäten im Rahmen der gewählten Priorität umgesetzt werden

4.   VEREINBARKEIT MIT ANDEREN INSTRUMENTEN

Angaben dazu, wie diese Strategie mit anderen regionalen, nationalen und gemeinschaftlichen Instrumenten vereinbar ist

4.1.   Priorität 1

4.2.   Priorität 2

4.3.   usw.

5.   RAHMEN FÜR DIE DURCHFÜHRUNG DER STRATEGIE

5.1.   Veröffentlichung des Programms

5.2.   Für die Umsetzung des Grundsatzes der Partnerschaft gewähltes Konzept

6.   INDIKATIVER FINANZIERUNGSPLAN

6.1.   Beitrag der Gemeinschaft

6.1.1.   Tabelle

Mehrjahresprogramm — Entwurf des Finanzierungsplans

Tabelle 1

Beitrag der Gemeinschaft

Mitgliedstaat: […]

Fonds: […]


(in 1 000 EUR — jeweilige Preise)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Gesamt

Priorität 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Priorität 2: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Priorität 3: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Priorität: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Technische Hilfe

 

 

 

 

 

 

 

0

Gesamt

0

0

0

0

0

0

0

0

6.1.2.   Anmerkungen zu den Zahlen/Trends

6.2.   Gesamtfinanzierungsplan

6.2.1.   Tabelle

Mehrjahresprogramm — Entwurf des Finanzierungsplans

Tabelle 2

Gesamtfinanzierungsplan

Mitgliedstaat: […]

Fonds: […]


(in 1 000 EUR — jeweilige Preise)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Gesamt

Beitrag der Gemeinschaft

 

 

 

 

 

 

 

 

Öffentliche Kofinanzierung

 

 

 

 

 

 

 

 

Private Kofinanzierung

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesamt

0

0

0

0

0

0

0

0

Beitrag der Gemeinschaft in %

%

%

%

%

%

%

%

%

6.2.2.   Anmerkungen zu den Zahlen/Trends

[Unterschrift der zuständigen Person]

ANHANG 3

JAHRESPROGRAMM (MUSTER)

ursprüngliche Fassung

überarbeitete Fassung (Nummer, Datum TT/MM/Jahr) nach Rücksprache mit der Kommission

aus anderen Gründen überarbeitete Fassung

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

PROGRAMMJAHR:

1.   ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN FÜR DIE AUSWAHL VON IM RAHMEN DES PROGRAMMS ZU FINANZIERENDEN PROJEKTEN

2.   ÄNDERUNGEN AN DEN VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEMEN (falls zutreffend)

3.   DURCH DAS PROGRAMM IM RAHMEN DER GEWÄHLTEN PRIORITÄTEN ZU FÖRDERNDE MASSNAHMEN

3.1.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 1

3.2.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 2

3.3.   usw.

Bei der Vorstellung der Maßnahmen unter Ziffer 3.1 bis usw. ist, falls sachdienlich, eine Gliederung gemäß der Beschreibung von Maßnahmenkategorien im Basisrechtsakt vorzunehmen

Bei der Beschreibung der einzelnen Maßnahmen unter den Ziffern 3.1 bis usw. sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1.

Zweck und Umfang der Maßnahme

2.

Voraussichtliche Finanzhilfeempfänger

3.

Gegebenenfalls Begründung in Bezug auf Projekte, die unmittelbar von der zuständigen Behörde als Projektträger durchgeführt werden

4.

Voraussichtliche quantifizierte Ergebnisse und zu verwendende Indikatoren

5.

Sichtbarkeit der Förderung durch die Europäische Kommission

6.

Gegebenenfalls Komplementarität mit ähnlichen Maßnahmen, die durch andere Instrumente der Gemeinschaft finanziert werden

7.

Finanzielle Informationen

4.   TECHNISCHE HILFE

4.1.   Zweck der technischen Hilfe

4.2.   Voraussichtliche quantifizierte Ergebnisse

4.3.   Sichtbarkeit der Förderung durch die Europäische Kommission

5.   ENTWURF DES FINANZIERUNGSPLANS

Jahresprogramm — Entwurf des Finanzierungsplans

Tabelle 1

Übersichtstabelle

Mitgliedstaat: […]

Betroffenes Jahresprogramm: […]

Fonds: […]


(alle Zahlen in EUR)

Ref. Priorität

Ref. spez. Priorität (1)

Beitrag der Gemeinschaft

(a)

Öffentliche Mittelzuteilung

(b)

Private Mittelzuteilung

(c)

Gesamt

(d=a+b+c)

% EG

(e=a/d)

Anteil an gesamt

(d/gesamt d)

Maßnahme 1: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme 2: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme 3: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme 4: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme 5: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme …: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Maßnahme N: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Technische Hilfe

 

 

 

 

 

0

 

 

Sonstige Maßnahmen (2)

 

 

 

 

 

0

 

 

Gesamt

 

 

0

0

0

0

%

100 %

[Unterschrift der zuständigen Person]


(1)  Falls zutreffend.

(2)  Gegebenenfalls im Basisrechtsakt festgelegte spezifische Maßnahmen, beispielsweise Sofortmaßnahmen.

ANHANG 4

FORTSCHRITTSBERICHT ÜBER DIE DURCHFÜHRUNG DES JAHRESPROGRAMMS (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

JAHRESPROGRAMM:

A.   Technischer Bericht

1.   OPERATIVE DURCHFÜHRUNG

1.1.   Zeitplan für die Durchführung des Programms

1.2.   Beschreibung der Organisation der Auswahl von Projekten und Angeboten sowie ihrer Ergebnisse

1.3.   Fortschritte in Bezug auf die Durchführung der Maßnahmen des Programms im Rahmen der gewählten Prioritäten

1.3.1.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 1

1.3.2.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 2

1.3.3.   usw.

1.4.   Einsatz von technischer Hilfe

1.5.   Aufgetretene Probleme und ergriffene Abhilfemaßnahmen

2.   FINANZIELLE DURCHFÜHRUNG

Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 1

Finanzbericht

Mitgliedstaat: […]

Jahresprogramm: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Von der Europäischen Kommission erhaltene Vorfinanzierung(en): [Betrag]


(alle Zahlen in EUR)

Ref. Priorität

Ref. spez. Priorität (1)

Durch MS programmiert

Auf der Ebene des MS gebunden

Vom MS an die Endbegünstigten ausgezahlter EG-Beitrag

Förderfähige Gesamtkosten, die den Endbegünstigten bisher entstanden sind

Programmierte Gesamtkosten

(a)

EG-Beitrag

(b)

% EG

(c = b/a)

Förderfähige Gesamtkosten

(d)

EG-Beitrag

(e)

% EG

(f = e/d)

Maßnahme 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme 2: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme 3: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme 4: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme 5: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Technische Hilfe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sonstige Maßnahmen (2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GESAMT

 

 

0

0

0

0

0

0

0

0


 

 

> 60 % der erhaltenen Vorfinanzierung(en)?

 

Ja/Nein

Ja/Nein

3.   BERICHTERSTATTUNG ÜBER UNREGELMÄSSIGKEITEN

Meldung neuer Unregelmäßigkeiten (3)?

Nein

Ja (falls ja, Tabelle 2 ausfüllen)


Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 2

Erstmeldung einer Unregelmäßigkeit

Mitgliedstaat: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Fonds: […]

Referenz:

Jahresprogramm

Projekt

Bestimmung, gegen die verstoßen wurde

Art der Unregelmäßigkeit

Datum/Quelle der Erstinformation

Methode der Feststellung

Betrugsmöglichkeit

(Ja/Nein)

Betreffender Betrag in EUR

(Beitrag der Gemeinschaft)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Folgemaßnahmen nach früheren Unregelmäßigkeiten?

Nein

Ja (falls ja, Tabelle 3 ausfüllen)


Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 3

Berichterstattung über Folgemaßnahmen nach Unregelmäßigkeiten

Mitgliedstaat: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Fonds: […]

Referenz:

Jahresprogramm

Projekt

Bestimmung, gegen die verstoßen wurde

Betreffender Betrag

(EG-Beitrag in EUR)

Folgemaßnahmen

Einziehungsanordnung

(Beträge in EUR)

Streichung des EG-Beitrags

Ausstellung

Zahlung

Verzugszinsen

Verzicht

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B.   Antrag auf Zahlung der zweiten Vorfinanzierung

Der/die Unterzeichnete [Name der zuständigen Person in Großbuchstaben],

beantragt als Vertreter der für die Verwaltung und Durchführung des [Name des Fonds] zuständigen Behörde die Zahlung des folgenden Betrags als zweite Vorfinanzierung.

EUR (4)

 

[Angabe bis auf zwei Dezimalstellen genau]

Dieser Zahlungsantrag ist zulässig, weil:

a)

ein Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms der Kommission vorgelegt wurde oder beigefügt ist;

b)

eine bescheinigte Ausgabenerklärung vorgelegt wurde oder beigefügt ist, derzufolge mindestens 60 % des Betrags der ersten Vorfinanzierung verausgabt wurden;

c)

das Jahresprogramm gemäß dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung durchgeführt wurde und hinreichend gewährleistet ist, dass die zugrunde liegenden Vorgänge recht- und ordnungsmäßig sind;

d)

in Bezug auf die Maßnahmen, für die in diesem Antrag Ausgaben gemeldet werden, keine mit Gründen versehene Stellungnahme der Kommission bezüglich eines Verstoßes gegen Artikel 226 EG-Vertrag vorliegt.

Die Zahlung der Kommission ist zu leisten an:

Für die Vereinnahmung von Zahlungen zuständige Behörde

 

Bank

 

Kontonummer

 

Kontoinhaber (falls nicht identisch mit der für die Vereinnahmung von Zahlungen zuständigen Behörde)

 

Datum

Name in Großbuchstaben, Stempel, Funktion und Unterschrift der zuständigen Behörde


(1)  Falls zutreffend.

(2)  Ggf. im Basisrechtsakt festgelegte spezifische Maßnahmen, z. B. Sofortmaßnahmen oder neu angesiedelte Personen.

(3)  Seit dem letzten an die Kommission gesandten Fortschrittsbericht/Abschlussbericht.

(4)  Beantragter Gesamtbetrag zur Ergänzung der ersten Vorfinanzierung.

ANHANG 5

ABSCHLUSSBERICHT ÜBER DIE DURCHFÜHRUNG DES JAHRESPROGRAMMS (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

JAHRESPROGRAMM:

A.   Technischer Bericht

1.   OPERATIVE DURCHFÜHRUNG

1.1.   Zeitplan für die Durchführung des Programms

1.2.   Gegebenenfalls Fortschreibung der Beschreibung der Organisation der Auswahl von Projekten und Angeboten sowie ihrer Ergebnisse seit dem Fortschrittsbericht

1.3.   Ergebnisse in Bezug auf die Durchführung der Maßnahmen des Programms im Rahmen der gewählten Prioritäten

1.3.1.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 1

1.3.2.   Maßnahmen zur Umsetzung von Priorität 2

1.3.3.   usw.

Bei der Beschreibung der einzelnen Maßnahmen unter den Ziffern 1.3 bis usw. sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1.

Zweck und Umfang der Maßnahme

2.

Veränderungen gegenüber dem von der Kommission genehmigten Programm (falls zutreffend)

3.

Überwachungsmaßnahmen während und nach der Durchführung

4.

Tatsächliche Ergebnisse

5.

Bewertung der tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu den im Programm festgelegten Zielen und Indikatoren

1.4.   Ergebnisse der technischen Hilfe

1.5.   Bei der Durchführung des Programms aufgetretene Probleme und ergriffene Abhilfemaßnahmen

1.6.   Angewandte Verfahren, wenn die zuständige Behörde Projekte unmittelbar als Projektträger durchführte (falls zutreffend)

1.7.   Kohärenz und Komplementarität mit anderen Instrumenten

2.   BEWERTUNG DER BEI DER DURCHFÜHRUNG DES MEHRJAHRESPROGRAMMS VERWIRKLICHTEN FORTSCHRITTE

3.   ZUR VERBREITUNG VON INFORMATIONEN ÜBER DAS PROGRAMM ERGRIFFENE MASSNAHMEN

3.1.   Maßnahmen, die ergriffen wurden, um das Mehrjahresprogramm (1) und das Jahresprogramm in der Öffentlichkeit bekannt zu machen

3.2.   Umsetzung des Grundsatzes der Sichtbarkeit

4.   FINANZIELLE DURCHFÜHRUNG

Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 1

Detaillierter finanzieller Bericht

Mitgliedstaat: […]

Betroffenes Jahresprogramm: […]

Priorität/sonstige Maßnahmen: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]


(alle Zahlen in EUR)

Programmiert durch MS

Gebunden auf der Ebene des MS

Von der zuständigen Behörde (ZB) akzeptierte tatsächliche Zahlen

(den Begünstigten entstandene Kosten und endgültiger EG-Beitrag)

Maßnahmen

Projekte

Ref. Priorität

Ref. spez. Priorität (2)

Programmierte Gesamtkosten

(a)

EG-Beitrag

(b)

% EG-Beitrag

(c = b/a)

Förderfähige Gesamtkosten

(d)

EG-Beitrag

(e)

% EG-Beitrag

(f = e/d)

Förderfähige Gesamtkosten

(g)

Fälliger EG-Beitrag

(h)

% EG-Beitrag

(i = h/g)

Gezahlter EG-Beitrag

(j)

Von der ZB noch zu zahlender/zurückzufordernder EG-Beitrag

(k = h–j)

Maßnahme 1: […]

Projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesamt Maßnahme 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme …: […]

Projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesamt Maßnahme … […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maßnahme N: […]

Projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesamt Maßnahme N

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Technische Hilfe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sonstige Maßnahmen (3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GESAMT

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.   Auflistung aller ausstehenden Rückforderungen per 30. Juni des Jahres N + 2 (N = Jahr dieses Jahresprogramms)

Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 2

Auflistung ausstehender Rückforderungen

Mitgliedstaat: […]

Fonds: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Referenz

Jahresprogramm

Projekt

Zurückzufordernder Gesamtbetrag

Zurückzufordernder EG-Beitrag

Abgezogen im zugehörigen Finanzbericht

(Ja/Nein)

Gründe für die Rückforderung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2.   Auflistung der Rückforderungen, die nicht in den Finanzberichten der vorangegangenen Jahresprogramme enthalten sind (falls zutreffend)

Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 3

Auflistung der Rückforderungen, die nicht bereits von früheren Ausgabenerklärungen abgezogen wurden

Mitgliedstaat: […]

Fonds: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Referenz

Jahresprogramm

Projekt

Zurückbezahlter Gesamtbetrag

Zurückbezahlter EG-Beitrag

Datum der Rückzahlung

Gründe für die Rückforderung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.   BERICHTERSTATTUNG ÜBER UNREGELMÄSSIGKEITEN

Meldung neuer Unregelmäßigkeiten (4)?

Nein

Ja (falls ja, Tabelle 4 ausfüllen)


Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 4

Erstmeldung einer Unregelmäßigkeit

Mitgliedstaat: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Fonds: […]

Referenz

Jahresprogramm

Projekt

Bestimmung, gegen die verstoßen wurde

Art der Unregelmäßigkeit

Datum/Quelle der Erstinformation

Methode der Feststellung

Betrugsmöglichkeit

(Ja/Nein)

Betreffender Betrag in EUR

(Beitrag der Gemeinschaft)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Folgemaßnahmen nach früheren Unregelmäßigkeiten?

Nein

Ja (falls ja, Tabelle 5 ausfüllen)


Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms

Tabelle 5

Berichterstattung über Folgemaßnahmen nach Unregelmäßigkeiten

Mitgliedstaat: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Fonds: […]

Referenz

Jahresprogramm

Projekt

Bestimmung, gegen die verstoßen wurde

Betreffender Betrag

(EG-Beitrag) in EUR

Folgemaßnahmen

Einziehungsanordnung

(Beträge in EUR)

Streichung des EG-Beitrags

Ausstellung

Zahlung

Verzugszinsen

Verzicht

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.   ANHÄNGE

Zusammenfassende Beschreibung einzelner Projekte (eine Seite je Projekt) mit Darstellung von Zielen, Ergebnissen, relevanten Indikatoren, Finanztabelle

Image

B.   Antrag auf Zahlung des Restbetrags/Erklärung über die Rückzahlung

Der/die Unterzeichnete [Name der zuständigen Person in Großbuchstaben],

beantragt die Zahlung des folgenden Betrags:

EUR (5)

+

[Angabe bis auf zwei Dezimalstellen genau]

oder

erklärt die Rückzahlung des folgenden Betrags:

EUR (6)

[Angabe bis auf zwei Dezimalstellen genau]

Dieser Betrag resultiert aus dem Saldo des Gesamtbetrags der für dieses Jahresprogramm erhaltenen Vorfinanzierung(en) und der geltend gemachten tatsächlichen Ausgaben.

Dieser Zahlungsantrag ist zulässig, weil:

a)

ein Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms der Kommission vorgelegt wurde oder beigefügt ist;

b)

eine bescheinigte Ausgabenerklärung vorgelegt wurde oder beigefügt ist;

c)

ein jährlicher Prüfbericht, eine Stellungnahme zu der Funktionsweise des Verwaltungs- und Kontrollsystems und eine von der Prüfbehörde ausgefertigte Erklärung über die Gültigkeit des Zahlungsantrags vorgelegt wurden oder beigefügt sind;

d)

ein Zinsertrag aus Vorfinanzierungen dem Jahresprogramm als nationale Beteiligung gutgeschrieben und in der Ausgabenerklärung berücksichtigt wurde;

e)

das Jahresprogramm gemäß dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung durchgeführt wurde und hinreichend gewährleistet ist, dass die zugrunde liegenden Vorgänge recht- und ordnungsmäßig sind;

f)

in Bezug auf die Maßnahmen, für die in diesem Antrag Ausgaben gemeldet werden, keine mit Gründen versehene Stellungnahme der Kommission bezüglich eines Verstoßes gegen Artikel 226 EG-Vertrag vorliegt.

Die Zahlung der Kommission ist zu leisten an:

Für die Vereinnahmung von Zahlungen zuständige Behörde

 

Bank

 

Kontonummer

 

Kontoinhaber (falls nicht identisch mit der für die Vereinnahmung von Zahlungen zuständigen Behörde)

 

Datum

Name in Großbuchstaben, Stempel, Funktion und Unterschrift der zuständigen Behörde


(1)  Gilt nur für den Abschlussbericht über die Durchführung des ersten Jahresprogramms.

(2)  Falls zutreffend.

(3)  Ggf. im Basisrechtsakt festgelegte spezifische Maßnahmen, z. B. Sofortmaßnahmen oder neu angesiedelte Personen.

(4)  Seit dem letzten an die Kommission gesandten Fortschrittsbericht/Abschlussbericht.

(5)  Beantragter Gesamtbetrag in Ergänzung zu der/den Vorfinanzierung(en).

(6)  Nach Verrechnung der Vorfinanzierung(en) zurückzuzahlender Gesamtbetrag.

ANHANG 6

PRÜFSTRATEGIE (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

1.   RAHMENPLAN DER PRÜFUNG

1.1.   Anwendungsbereich der Strategie (erfasste Fonds)

1.2.   Durch die Strategie abgedeckter Zeitraum

1.3.   Angewandte Prüfungsgrundsätze

2.   RISIKOBEWERTUNG

2.1.   Risikoermittlung und -bewertung

2.2.   Risikoreaktion und Restrisiko

3.   ZIELE UND PRIORITÄTEN

3.1.   Ziele der Prüfungen

3.2.   Prioritäten für die Prüfungen

4.   PRÜFKONZEPT

4.1.   Systemprüfungen

4.1.1.   Für die Prüfungstätigkeit zuständige Stelle(n)

4.1.2.   Zu prüfende Behörden

4.1.3.   Durch die Systemprüfungen zu behandelnde horizontale Fragen

4.1.4.   Indikativer Mehrjahresplan für Systemprüfungen (sofern möglich)

4.2.   Prüfungen von Projekten

4.2.1.   Für die Prüfungstätigkeit zuständige Stelle(n)

4.2.2.   Beschreibung der Methodik der Stichprobenerhebung

5.   PRÜFPLÄNE FÜR DIE KALENDERJAHRE 2007 UND 2008

5.1.   Jahr 2007 (1)

Jahr 2007

Systemprüfungen

Fonds

Betroffene Behörden

Betroffene Prozesse

Erfassungsbereich der Prüfung

Mann-Tage

Planung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Prüfungen von Projekten

Fonds

Programmjahr

Priorität

Projekt

Endbegünstigter

Förderfähige Gesamtkosten des Projekts

Zu prüfende Kosten

Mann-Tage

Planung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.   Jahr 2008

Verwenden Sie die für das Jahr 2007 festgelegte Mustertabelle, um die entsprechenden Angaben zu machen.

Anhang/Anhänge zur Prüfstrategie (2): Jahrespläne

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

KALENDERJAHR, AUF DAS SICH DIE PRÜFUNG BEZIEHT:

1.   GEGEBENENFALLS ÄNDERUNGEN AN DER PRÜFSTRATEGIE

2.   WICHTIGSTE ERGEBNISSE DER VORJAHRESPRÜFUNGEN

3.   PRÜFPLAN 20XX

Verwenden Sie die für das Jahr 2007 festgelegte Mustertabelle, um die entsprechenden Angaben zu machen.


(1)  Falls zutreffend.

(2)  Nach der Prüfstrategie vorzulegen, in Übereinstimmung mit Artikel 25 Absatz 2.

ANHANG 7

BERICHT DER PRÜFBEHÖRDE (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

JAHRESPROGRAMM, AUF DAS SICH DER BERICHT BEZIEHT: …

A.   Jährlicher Prüfbericht

1.   ALLGEMEINE INFORMATIONEN

1.1.   An der Ausarbeitung des Berichts beteiligte Stellen

1.2.   Benennung und Begründung erheblicher Änderungen in Bezug auf die Durchführung der Prüfpläne für das jeweilige Jahresprogramm

1.3.   Zusammenfassende Tabelle der Ergebnisse der Prüfungen

Prüfbericht

Mitgliedstaat: […]

Betroffenes Jahresprogramm: […]

Situation am: [Tag/Monat/Jahr]

Seit dem letzten Bericht abgeschlossene Systemprüfungen

Fonds

Betroffene Behörden

Betroffene Prozesse

Erfassungsbereich der Prüfung

Mann-Tage

Datum des Abschlussberichts

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Prüfungen von mit Jahresprogramm 20xx verbundenen Projekten

Fonds

Projekt

Endbegünstigter

Förderfähige Gesamtkosten

(a)

Geprüfte förderfähige Kosten

(b)

Finanzielle Berichtigung

(c)

Fehlerquote

(d = c/b)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesamt

0

0

0

%

Gesamtsumme für Jahresprogramm

(e)

(f)

Erfassungsquote

(= f/e)

2.   SYSTEMPRÜFUNGEN

2.1.   Stellen, die Prüfungen durchgeführt haben

2.2.   Zusammenfassende Liste der durchgeführten Prüfungen

2.3.   Wichtigste Ergebnisse und Empfehlungen sowie aus der Prüfungstätigkeit für die Verwaltungs- und Kontrollsysteme gezogene Schlussfolgerungen

2.4.   Finanzielle Auswirkungen der Prüfungsergebnisse

2.5.   Gegebenenfalls zusätzliche Arbeiten

2.6.   Angaben dazu, ob eventuell festgestellte Probleme für systembedingt erachtet wurden, sowie Angabe der ergriffenen Maßnahmen, einschließlich einer Quantifizierung eventueller finanzieller Berichtigungen

2.7.   Informationen über in Reaktion auf die Prüfungsempfehlungen ergriffene Folgemaßnahmen

3.   PRÜFUNGEN VON PROJEKTEN

3.1.   Stellen, die die Prüfungen durchgeführt haben

3.2.   Zusammenfassende Liste der durchgeführten Prüfungen und des Prozentsatzes der geprüften Ausgaben, bezogen auf die der Kommission insgesamt gemeldeten förderfähigen Ausgaben

3.3.   Wichtigste Ergebnisse, Empfehlungen und Schlussfolgerungen der Prüfungen im Hinblick auf die durchgeführten Projekte

3.4.   Im Hinblick auf die Wirksamkeit der Verwaltungs- und Kontrollsysteme aus den Prüfungsergebnissen gezogene Schlussfolgerungen

3.5.   Finanzielle Auswirkungen der Prüfungsergebnisse

3.6.   Gegebenenfalls zusätzliche Arbeiten

3.7.   Informationen über in Reaktion auf die Prüfungsempfehlungen ergriffene Folgemaßnahmen

3.8.   Angaben dazu, ob eventuell festgestellte Probleme für systembedingt erachtet wurden, sowie Angabe der ergriffenen Maßnahmen, einschließlich einer Quantifizierung eventueller finanzieller Berichtigungen

4.   GEGEBENENFALLS FOLGEMASSNAHMEN ZU DER DURCH FRÜHERE BERICHTE ABGEDECKTEN PRÜFUNGSTÄTIGKEIT

4.1.   Informationen über in Reaktion auf die Empfehlungen früherer Systemprüfungen ergriffene Folgemaßnahmen

4.2.   Informationen über systemische Ergebnisse der Prüfung von Maßnahmen aus früheren Jahresprogrammen

[Unterschrift der zuständigen Person]

B.   Stellungnahme zur Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

An die Europäische Kommission

1.   EINLEITUNG

Der/die Unterzeichnete hat als Vertreter der [Name der vom Mitgliedstaat benannten Prüfbehörde] die Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme innerhalb des [Name des Fonds] in Bezug auf die im Rahmen des Jahresprogramms für das Jahr [20XX] durchgeführten Maßnahmen geprüft, um eine Stellungnahme dazu abzugeben, ob die Systeme wirksam funktionierten und somit hinreichend gewährleistet ist, dass die der Kommission vorgelegten Ausgabenerklärungen korrekt sind und infolgedessen auch die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet ist.

2.   UMFANG DER PRÜFUNG

Die Prüfung erfolgte in Übereinstimmung mit der Prüfstrategie für diesen Fonds während des Zeitraums [TT/MM/Jahr] bis [TT/MM/Jahr]; der Bericht über die Prüfung ist in Abschnitt A des jährlichen Prüfberichts zu finden.

Entweder

Es gab keine Einschränkungen hinsichtlich des Umfangs der Prüfung.

Oder

Der Umfang der Prüfung war durch die folgenden Faktoren eingeschränkt:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

(Angabe eventueller Einschränkungen des Umfangs der Prüfung, beispielsweise systembedingte Probleme, Schwächen des Verwaltungs- und Kontrollsystems, fehlende Belege, Vorgänge Gegenstand eines laufenden Gerichtsverfahrens usw., und Schätzung der betroffenen Ausgabenbeträge und des betroffenen Beitrags der Gemeinschaft. Falls die Prüfbehörde nicht der Ansicht ist, dass die Einschränkungen Auswirkungen auf die erklärten Ausgaben haben, sollte dies angegeben werden.)

3.   BESTÄTIGUNGSVERMERK

Entweder (Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass für das oben genannte Jahresprogramm die für den [Name des Fonds] eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den geltenden Anforderungen des Basisrechtsakts [Nummer] [und der Entscheidung Nr. [XXX/2007/EG] der Kommission] entsprachen und wirksam funktionierten, so dass hinreichend gewährleistet ist, dass die der Kommission vorgelegten Ausgabenerklärungen korrekt sind und infolgedessen auch die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet ist.

Oder (Eingeschränkter Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass für das oben genannte Jahresprogramm die für den [Name des Fonds] eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den geltenden Anforderungen des Basisrechtsakts [Nummer] [und der Entscheidung Nr. [XXX/2007/EG] der Kommission] entsprachen und wirksam funktionierten, so dass hinreichend gewährleistet ist, dass die der Kommission vorgelegten Ausgabenerklärungen korrekt sind und infolgedessen auch die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet ist, ausgenommen in folgender Hinsicht:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

Meine Gründe für die Ansicht, dass dieser Aspekt (diese Aspekte) der Systeme nicht den Anforderungen entsprachen und/oder nicht derart funktionierten, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die der Kommission vorgelegten Ausgabenerklärungen korrekt sind, sind Folgende:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

Ich schätze die Auswirkungen der Einschränkung(en) auf […] % der insgesamt geltend gemachten Ausgaben. Die Auswirkungen auf den Beitrag der Gemeinschaft belaufen sich somit auf […].

Oder (Ablehnender Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass für das oben genannte Jahresprogramm das für den [Name des Fonds] eingerichtete Verwaltungs- und Kontrollsystem den Anforderungen der Artikel […] des Basisrechtsakts [Nummer] [und der Entscheidung Nr. [XXX/2007/EG] der Kommission] nicht entsprach und nicht wirksam funktionierte, so dass nicht hinreichend gewährleistet ist, dass die der Kommission vorgelegten Ausgabenerklärungen korrekt sind und infolgedessen auch die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge nicht hinreichend gewährleistet ist.

Dieser ablehnende Bestätigungsvermerk basiert auf:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

Datum

Unterschrift

[Unterschrift der zuständigen Person]

C.   Erklärung über die Gültigkeit des Zahlungsantrags

An die Europäische Kommission

1.   EINLEITUNG

Der/die Unterzeichnete hat als Vertreter der [Name der vom Mitgliedstaat benannten Prüfbehörde] für das Jahresprogramm [20xx] des [Name des Fonds] die Ergebnisse der in Bezug auf dieses Jahresprogramm durchgeführten Prüftätigkeit überprüft [und hat die im Bericht dargelegten zusätzlichen Arbeiten durchgeführt, die er/sie für notwendig erachtete].

Ziel der Planung und Durchführung dieser Tätigkeit war die Beurteilung der Gültigkeit des Antrags auf Zahlung des Restbetrags des Beitrags der Gemeinschaft zu dem Jahresprogramm [20xx] sowie die Beurteilung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der den Ausgabenerklärungen für dieses Jahresprogramm zugrunde liegenden Vorgänge.

2.   UMFANG DER PRÜFUNG

Entweder

Es gab keine Einschränkungen hinsichtlich des Umfangs der Prüfung.

Oder

Der Umfang der Prüfung war durch die folgenden Faktoren eingeschränkt:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

3.   BESTÄTIGUNGSVERMERK

Entweder (Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass die Ausgabenerklärungen in allen wesentlichen Aspekten die im Rahmen des Jahresprogramms getätigten Ausgaben in angemessener Weise wiedergeben und dass der Antrag auf Zahlung des Restbetrags des Beitrags der Gemeinschaft zu diesem Jahresprogramm gültig ist.

Oder (Eingeschränkter Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass die Ausgabenerklärungen in allen wesentlichen Aspekten die im Rahmen des Jahresprogramms getätigten Ausgaben in angemessener Weise wiedergeben und dass der Antrag auf Zahlung des Restbetrags des Beitrags der Gemeinschaft zu diesem Jahresprogramm gültig ist, abgesehen von den folgenden Punkten:

a)

[…]

b)

[…]

c)

usw.

Ich schätze die Auswirkungen der Einschränkungen auf … der insgesamt geltend gemachten Ausgaben. Die Auswirkungen auf den Beitrag der Gemeinschaft belaufen sich somit auf … .

Oder (Ablehnender Bestätigungsvermerk)

Basierend auf der oben genannten Prüfung gelange ich zu der Ansicht, dass die Ausgabenerklärungen nicht in allen wesentlichen Aspekten die im Rahmen des Jahresprogramms getätigten Ausgaben in angemessener Weise wiedergeben und dass, infolgedessen, der Antrag auf Zahlung des Restbetrags des Beitrags der Gemeinschaft zu diesem Jahresprogramm nicht gültig ist.

Datum

Unterschrift

[Unterschrift der zuständigen Person]

ANHANG 8

AUSGABENERKLÄRUNG FÜR DIE ZWEITE VORFINANZIERUNG (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE:

JAHRESPROGRAMM, AUF DAS SICH DIE BESCHEINIGUNG BEZIEHT:

Der/die Unterzeichnete [Name der zuständigen Person],

als Vertreter der für den [Name des Fonds] benannten Bescheinigungsbehörde,

bescheinigt hiermit, dass sich die im Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms enthaltenen Ausgaben auf insgesamt

EUR (1)

 

[Angabe bis auf zwei Dezimalstellen genau]

belaufen.

Er/sie bescheinigt ferner, dass die Maßnahmen gemäß den in der Entscheidung der Kommission über die Annahme des Jahresprogramms festgelegten Zielen sowie in Übereinstimmung mit dem Basisrechtsakt und den zugehörigen Durchführungsbestimmungen fortschreiten. Dabei wird insbesondere bescheinigt, dass:

1.

die Ausgabenerklärung wahrheitsgetreu ist, sich auf zuverlässige Buchführungsverfahren stützt und auf überprüfbaren Belegen beruht;

2.

die geltend gemachten Ausgaben für Maßnahmen getätigt wurden, die nach den für das Jahresprogramm geltenden Kriterien zur Finanzierung ausgewählt wurden, und die Ausgaben und Maßnahmen mit den einschlägigen gemeinschaftlichen und innerstaatlichen Rechtsvorschriften, insbesondere den Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen, im Einklang stehen;

3.

mir für die Zwecke der Bescheinigung hinreichende Angaben der zuständigen Behörde zu den Verfahren und Prüfungen für die in Ausgabenerklärungen geltend gemachten Ausgaben vorliegen;

4.

die Ausgabenerklärung und der Antrag auf Zahlung der zweiten Vorfinanzierung gegebenenfalls im Rahmen des Jahresprogramms eingezogene Beträge und vereinnahmte Zinsen berücksichtigen.

Diese Ausgabenerklärung basiert auf am [TT/MM/20JJ] vorläufig abgeschlossenen Konten.

In Übereinstimmung mit Artikel 43 des Basisrechtsakts werden die Belege nach Abschluss des Jahresprogramms durch die Kommission mindestens fünf Jahre lang zur Einsicht aufbewahrt werden.

Datum

Name in Großbuchstaben, Stempel, Funktion und Unterschrift der Bescheinigungsbehörde


(1)  Gesamtbetrag der von Endbegünstigten getätigten oder für die technische Hilfe eingesetzten förderfähigen Ausgaben.

ANHANG 9

AUSGABENERKLÄRUNG FÜR DIE ZAHLUNG DES RESTBETRAGS (MUSTER)

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE:

JAHRESPROGRAMM, AUF DAS SICH DIE BESCHEINIGUNG BEZIEHT:

Der/die Unterzeichnete [Name der zuständigen Person],

als Vertreter der für den [Name des Fonds] benannten Bescheinigungsbehörde,

bescheinigt hiermit, dass sich die im Abschlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms enthaltenen Ausgaben auf insgesamt

EUR (1)

 

[Angabe bis auf zwei Dezimalstellen genau]

belaufen.

Er/sie bescheinigt ferner, dass die Maßnahmen gemäß den in der Entscheidung der Kommission über die Annahme des Jahresprogramms festgelegten Zielen sowie in Übereinstimmung mit dem Basisrechtsakt fortschreiten. Dabei wird insbesondere bescheinigt, dass:

1.

die Ausgabenerklärung wahrheitsgetreu ist, sich auf zuverlässige Buchführungsverfahren stützt und auf überprüfbaren Belegen beruht;

2.

die geltend gemachten Ausgaben für Maßnahmen getätigt wurden, die nach den für das Jahresprogramm geltenden Kriterien zur Finanzierung ausgewählt wurden, und die Ausgaben und Maßnahmen mit den einschlägigen gemeinschaftlichen und innerstaatlichen Rechtsvorschriften, insbesondere den Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen, im Einklang stehen;

3.

die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet ist;

4.

mir für die Zwecke der Bescheinigung hinreichende Angaben der zuständigen Behörde zu den Verfahren und Prüfungen für die in Ausgabenerklärungen geltend gemachten Ausgaben vorliegen;

5.

die Ergebnisse aller von der Prüfbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführten Prüfungen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden;

6.

die Ausgabenerklärung und der Antrag auf Zahlung des Restbetrags gegebenenfalls im Rahmen des Jahresprogramms eingezogene Beträge und vereinnahmte Zinsen berücksichtigen.

Diese Ausgabenerklärung basiert auf am [TT/MM/20JJ] abgeschlossenen Konten.

In Übereinstimmung mit Artikel 43 des Basisrechtsakts werden die Belege nach Abschluss des Jahresprogramms durch die Kommission mindestens fünf Jahre lang zur Einsicht aufbewahrt werden.

Datum

Name in Großbuchstaben, Stempel, Funktion und Unterschrift der Bescheinigungsbehörde


(1)  Gesamtbetrag der von Endbegünstigten getätigten oder für die technische Hilfe eingesetzten förderfähigen Ausgaben.

ANHANG 10

GRUNDREGELN FÜR DIE ÄUSSERE FORM DES EMBLEMS UND HINWEISE ZU DEN ORIGINALFARBEN

Sinnbildliche Beschreibung

Vor dem Hintergrund eines blauen Himmels bilden zwölf goldene Sterne einen Kreis als Zeichen der Union der Völker Europas. Die Zahl Zwölf ist unveränderlich, da diese Zahl als Symbol für Vollkommenheit und Einheit gilt.

Heraldische Beschreibung

Ein Kranz von zwölf goldenen fünfzackigen Sternen, deren Spitzen sich nicht berühren, auf azurblauem Hintergrund.

Geometrische Beschreibung

Image

Das Emblem besteht aus einer blauen rechteckigen Flagge, deren Breite das Anderthalbfache der Höhe misst. Auf einem unsichtbaren Kreis, dessen Mittelpunkt der Schnittpunkt der Diagonalen des Rechtecks bildet, sind in gleichmäßigem Abstand zwölf goldene Sterne angeordnet. Der Kreisradius beträgt ein Drittel der Rechteckhöhe. Jeder Stern hat fünf Zacken, deren Spitzen einen unsichtbaren Umkreis mit dem Radius von jeweils 1/18 der Rechteckhöhe berühren. Alle Sterne stehen senkrecht, d. h. ein Zacken weist nach oben, während zwei weitere auf einer unsichtbaren Geraden ruhen, die die Senkrechte zum Fahnenschaft bildet. Die Sterne sind wie die Stunden auf dem Zifferblatt einer Uhr angeordnet. Ihre Zahl ist unveränderlich.

Farben

Das Emblem hat folgende Farben: PANTONE REFLEX BLUE für die Rechteckfläche; PANTONE YELLOW für die Sterne.

Reproduktion im Vierfarbendruck

Beim Vierfarbendruck müssen die beiden Originalfarben im Vierfarbenverfahren wiedergegeben werden. PANTONE YELLOW erhält man durch Verwendung von 100 % „Process Yellow“. PANTONE REFLEX BLUE erhält man durch Mischung von 100 % „Process Cyan“ mit 80 % „Process Magenta“.

Internet

Auf der Web-Palette entspricht PANTONE REFLEX BLUE der Farbe RGB: 0/0/153 (hexadezimal: 000099) und PANTONE YELLOW der Farbe RGB: 255/204/0 (hexadezimal: FFCC00).

Einfarbige Reproduktion

Bei Verwendung der Farbe Schwarz ist der Umriss des Rechtecks durch eine schwarze Linie wiederzugeben; die Sterne sind schwarz auf weißem Untergrund einzusetzen.

Image

Bei Verwendung der Farbe Blau (Reflex Blue) ist diese Farbe zu 100 % als Hintergrundfarbe zu verwenden, die Sterne erscheinen im Negativverfahren weiß.

Image

Reproduktion auf farbigem Hintergrund

Ist ein mehrfarbiger Hintergrund nicht zu vermeiden, wird das Rechteck durch einen weißen Rand umgeben, dessen Breite 1/25 der Rechteckhöhe entspricht.

Image

ANHANG 11

REGELN FÜR DIE FÖRDERFÄHIGKEIT VON AUSGABEN — EUROPÄISCHER FLÜCHTLINGSFONDS

I.   Allgemeine Grundsätze

I.1.   GRUNDPRINZIPIEN

1.

Gemäß dem Basisrechtsakt müssen Ausgaben die folgenden Voraussetzungen erfüllen, um förderfähig zu sein:

a)

in den Anwendungsbereich des Fonds fallen und seinen Zielen entsprechen, gemäß der Beschreibung in den Artikeln 1 und 2 des Basisrechtsakts;

b)

zu den in Artikel 3 des Basisrechtsakts aufgeführten förderfähigen Maßnahmen gehören oder, im Falle von Sofortmaßnahmen, mit den in Artikel 5 des Basisrechtsakts aufgeführten förderfähigen Maßnahmen in Zusammenhang stehen;

c)

für die Durchführung der Tätigkeiten im Rahmen des Projekts, das Teil des von der Kommission gebilligten Mehrjahres- und Jahresprogramms ist, notwendig sein, oder unter die in Artikel 5 des Basisrechtsakts definierten Sofortmaßnahmen fallen, sofern diese eine Ergänzung zu dem betreffenden Jahresprogramm darstellen;

d)

vertretbar sein und den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung entsprechen, insbesondere in Bezug auf die Rentabilität und die Kosteneffektivität;

e)

von dem Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern getätigt worden sein; diese müssen in einem Mitgliedstaat niedergelassen und eingetragen sein, ausgenommen internationale Regierungsorganisationen, die auch die im Basisrechtsakt festgelegten Ziele verfolgen. Bezogen auf Artikel 39 Absatz 2 der Entscheidung gelten die auf den Endbegünstigten anwendbaren Vorschriften mutatis mutandis auch für die Projektpartner;

f)

sich auf die in Artikel 6 des Basisrechtsakts definierten Zielgruppen beziehen;

g)

im Einklang mit den spezifischen Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung getätigt worden sein.

2.

Im Falle mehrjähriger Maßnahmen im Sinne von Artikel 14 Absatz 6 des Basisrechtsakts wird nur derjenige Teil der Maßnahme, der im Rahmen eines Jahresprogramms kofinanziert wird, als Projekt betrachtet, auf das diese Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben anzuwenden sind.

3.

Die aus dem Fonds unterstützten Projekte dürfen nicht durch anderweitige Quellen zulasten des Gemeinschaftshaushalts finanziert werden. Die aus dem Fonds unterstützten Projekte werden aus öffentlichen oder privaten Quellen kofinanziert.

I.2.   FINANZIERUNGSPLAN DES PROJEKTS

Der Finanzierungsplan des Projekts ist wie folgt aufzustellen:

Ausgaben

Einnahmen

+

Direkte Kosten

+

Indirekte Kosten (fester Prozentsatz der direkten Kosten, in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt)

+

durch zweckgebundene Einnahmen gedeckte Kosten (falls zutreffend)

+

Beitrag der Europäischen Kommission (definiert als der geringste der drei in Artikel 12 dieser Entscheidung angegebenen Beträge)

+

Beitrag des Endbegünstigten und der Projektpartner (1)

+

Beitrag von Dritten

+

durch das Projekt erzeugte Einnahmen

= förderfähige Gesamtkosten

= Gesamteinnahmen

Der Finanzierungsplan muss ausgeglichen sein: Die förderfähigen Gesamtkosten müssen der Höhe nach den Gesamteinnahmen entsprechen.

I.3.   EINNAHMEN UND GEWINNVERBOT

1.

Mit den aus dem Fond unterstützten Projekten dürfen keine Gewinne erzielt werden. Übersteigen die Einnahmen bei Projektende die Ausgaben, wird die Beteiligung des Fonds an dem Projekt entsprechend gekürzt. Alle Einnahmenquellen des Projekts müssen in der Buchführung oder den Steuerunterlagen des Endbegünstigten erfasst sowie feststellbar und kontrollierbar sein.

2.

Die Projekteinnahmen setzen sich zusammen aus allen Finanzbeiträgen, die für das Projekt aus dem Fonds gewährt werden, aus öffentlichen oder privaten Quellen, einschließlich der Eigenbeiträge des Endbegünstigten, sowie allen durch das Projekt erwirtschafteten Einnahmen. „Einnahmen“ im Sinne dieser Regel umfassen Einnahmen, die einem Projekt während des unter Ziffer I.4 beschriebenen Förderzeitraums aus Verkäufen, Vermietungen, Dienstleistungen, Einschreibegebühren oder sonstigen gleichwertigen Zahlungseingängen zufließen.

3.

Der aus der Anwendung des Gewinnverbots nach Artikel 12 Buchstabe c dieser Entscheidung resultierende Beitrag der Gemeinschaft entspricht den „förderfähigen Gesamtkosten“ abzüglich des „Beitrags von Dritten“ und der „durch das Projekt erzeugten Einnahmen“.

I.4.   FÖRDERZEITRAUM

1.

Kosten im Zusammenhang mit einem Projekt und die entsprechenden Zahlungen (ausgenommen Abschreibungen) müssen nach dem 1. Januar des Jahres, auf das sich die Finanzierungsentscheidung zur Billigung der Jahresprogramme der Mitgliedstaaten bezieht, angefallen sein beziehungsweise getätigt werden. Der Förderzeitraum läuft bis zum 31. Dezember des Jahres N (2) +1, was bedeutet, dass die Kosten im Zusammenhang mit einem Projekt vor diesem Datum angefallen sein müssen.

2.

Eine Ausnahmeregelung hinsichtlich des oben genannten Förderzeitraums gilt für Sofortmaßnahmen (siehe Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts) sowie für technische Hilfe für Mitgliedstaaten (siehe Ziffer V Absatz 3).

I.5.   AUFSTELLUNG VON AUSGABEN

1.

Die Ausgaben entsprechen den vom Endbegünstigten geleisteten Zahlungen. Diese müssen in Form von Geld- bzw. Bargeschäften erfolgen (ausgenommen Abschreibungen).

2.

In der Regel sind Ausgaben durch offizielle Rechnungen zu belegen. Ist dies nicht möglich, sind Ausgaben durch Buchungsnachweise oder Belege von gleichem Beweiswert zu belegen.

3.

Ausgaben müssen feststellbar und überprüfbar sein. Insbesondere müssen sie

a)

in der Buchführung des Endbegünstigten erfasst sein;

b)

auf der Grundlage der in dem Land, in dem der Endbegünstigte seinen Sitz hat, geltenden Buchführungsstandards ermittelt sowie gemäß den üblichen Kostenrechnungsverfahren des Endbegünstigten berechnet werden; und

c)

im Einklang mit den Anforderungen der geltenden Steuer- und Sozialgesetzgebung geltend gemacht werden.

4.

Gegebenenfalls sind die Endbegünstigten verpflichtet, bescheinigte Kopien der Buchungsnachweise aufzubewahren, die die den Partnern im Zusammenhang mit dem betreffenden Projekt entstandenen Einnahmen und Ausgaben belegen.

5.

Die Speicherung und Verarbeitung derartiger Unterlagen muss in Übereinstimmung mit den einzelstaatlichen Datenschutzvorschriften erfolgen.

I.6.   TERRITORIALER GELTUNGSBEREICH

1.

Maßnahmenbezogene Ausgaben gemäß den Artikeln 3 und 5 des Basisrechtsakts müssen:

a)

von den Endbegünstigten gemäß der Definition unter Ziffer I.1.e) getätigt worden sein; und

b)

im Gebiet der Mitgliedstaaten getätigt werden, ausgenommen Maßnahmen in Bezug auf die Neuansiedlung nach Artikel 3 Absatz 5 des Basisrechtsakts, die im Gebiet der Mitgliedstaaten oder im Aufnahmeland getätigt werden können.

2.

In Drittländern eingetragene und niedergelassene Projektpartner können, mit Ausnahme von internationalen Regierungsorganisationen, auf entgeltfreier Basis an Projekten teilnehmen. Daher sind von diesen Partnern getätigte Ausgaben nicht förderfähig.

II.   Kategorien förderfähiger Kosten (auf Projektebene)

II.1.   DIREKTE FÖRDERFÄHIGE KOSTEN

Als direkte förderfähige Projektkosten gelten die Kosten, die entsprechend den allgemeinen Fördervoraussetzungen in Abschnitt I als spezifische, unmittelbar mit der Projektdurchführung zusammenhängende Kosten identifiziert werden können. Direkte Kosten werden im Gesamtfinanzierungsplan des Projekts angesetzt.

Förderfähig sind die folgenden direkten Kosten:

II.1.1.   Personalkosten

II.1.1.1.   Allgemeine Vorschriften

1.

Direkte Personalkosten sind nur im Falle von Personen förderfähig, die in dem Projekt eine wichtige und unmittelbare Rolle spielen, beispielsweise Projektleiter und sonstiges in operativer Hinsicht an dem Projekt beteiligtes Personal, das zum Beispiel Projekttätigkeiten plant, operative Tätigkeiten durchführt (oder überwacht), Dienstleistungen für die Endempfänger des Projekts erbringt usw.

Kosten für andere Mitarbeiter in der Organisation des Endbegünstigten, die nur unterstützende Funktion haben (beispielsweise Generaldirektor, Buchhalter, Hilfskräfte in den Bereichen Beschaffungswesen, Humanressourcen und Informationstechnologie, Verwaltungsassistent, Empfangsdame usw.), sind nicht als direkte Kosten förderfähig, sondern gelten als indirekte Kosten (siehe Ziffer II.2).

2.

Personalkosten sind im Finanzierungsplan unter Angabe der Funktionen, der Anzahl der Mitarbeiter sowie der Namen der Mitarbeiter detailliert aufzuführen.

Sind die Namen der Personen noch nicht bekannt oder können nicht offengelegt werden, sind Angaben zu den beruflichen und technischen Kapazitäten der Personen zu machen, die zur Erfüllung der betreffenden Funktionen/Aufgaben innerhalb des Projekts eingesetzt werden.

3.

Die Kosten für das dem Projekt zugewiesene Personal, d. h. die Arbeitsentgelte und Sozialabgaben und sonstigen gesetzlichen Kosten, sind förderfähig, sofern dabei nicht die Durchschnittssätze der üblichen Entgeltpolitik des Endbegünstigten überschritten werden. In diese Zahl können gegebenenfalls alle üblichen Arbeitgeberbeiträge eingehen, jedoch unter Ausschluss eventueller Prämien, Leistungszulagen oder Gewinnbeteilungen. Steuern, Abgaben oder Gebühren (insbesondere direkte Steuern und Sozialabgaben auf Löhne und Gehälter), die bei aus dem Fonds kofinanzierten Projekten zu entrichten sind, gelten nur dann als förderfähige Ausgaben, wenn sie tatsächlich vom Endbegünstigten der Finanzhilfe getragen werden.

II.1.1.2.   Besondere Bedingungen für die Personalkosten öffentlicher Einrichtungen

Die Personalkosten von mit der Projektdurchführung befassten öffentlichen Einrichtungen gelten nur in folgenden Situationen als direkte förderfähige Kosten:

a)

wenn eine Person durch den Endbegünstigten ausschließlich für den Zweck der Projektdurchführung unter Vertrag genommen wurde;

b)

wenn eine Person durch den Endbegünstigten in einem festen Arbeitsverhältnis beschäftigt wird, die:

speziell mit der Projektdurchführung zusammenhängende Aufgaben auf der Basis einer Vergütung für Überstunden ausführt; oder

durch eine ordnungsgemäß nachgewiesene Verfügung der Organisation für speziell mit der Projektdurchführung zusammenhängende Aufgaben abgeordnet wurde, die nicht Teil ihrer üblichen Arbeit sind, sofern die üblichen Aufgaben dieser Person durch eine andere von der Organisation angestellte Person übernommen werden.

II.1.2.   Reise- und Aufenthaltskosten

1.

Als direkte förderfähige Kosten gelten Reise- und Aufenthaltskosten nur für:

a)

Personal des Endbegünstigten, dessen Kosten gemäß der Definition unter Ziffer II.1.1 förderfähig sind;

b)

in begründeten Ausnahmefällen Personal des Endbegünstigten, das eine unterstützende Funktion gemäß der Definition unter Ziffer II.1.1 ausübt;

c)

andere Personen außerhalb der Organisation des Endbegünstigten, die an den Projekttätigkeiten beteiligt sind. In diesem Fall sollten als Nachweis Anwesenheitslisten geführt werden.

2.

Reisekosten sind auf der Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten förderfähig. Die Erstattungssätze sollten auf den günstigsten Tarifen öffentlicher Verkehrsmittel basieren; Flugkosten werden grundsätzlich nur bei Entfernungen über 800 km (Hin- und Rückflug) oder in Fällen, in denen das geografische Ziel die Flugreise rechtfertigt, anerkannt. Die Bordkarten sind aufzubewahren. Bei Fahrten mit einem privaten Pkw erfolgt die Erstattung in der Regel entweder unter Zugrundelegung der Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder auf der Grundlage von Kilometersätzen entsprechend den in dem betreffenden Mitgliedstaat veröffentlichten offiziellen oder vom Endbegünstigten angewandten Vorschriften.

3.

Die Aufenthaltskosten sind auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder eines Tagessatzes förderfähig. Hat eine Organisation eigene Tagegeldsätze, so sollten diese innerhalb der von dem Mitgliedstaat nach Maßgabe der innerstaatlichen Rechtsvorschriften und Praktiken festgelegten Obergrenzen angewandt werden. In der Regel sind aus den Tagegeldern die Fahrtkosten vor Ort (einschließlich Taxi), die Unterbringung, Mahlzeiten, Gebühren für Ortsgespräche und kleinere Ausgaben zu decken.

II.1.3.   Ausrüstungsgegenstände

II.1.3.1.   Allgemeine Vorschriften

1.

Die Kosten des Erwerbs von Ausrüstungsgegenständen (basierend auf der Abschreibung auf erworbene Wirtschaftsgüter, Leasing oder Anmietung) sind nur dann förderfähig, wenn diese für die Projektdurchführung erforderlich sind. Die Ausrüstungsgegenstände müssen die für das Projekt erforderlichen technischen Merkmale aufweisen und den geltenden Normen und Standards entsprechen.

2.

Die Kosten von Ausrüstungsgegenständen der alltäglichen Verwaltung (beispielsweise Drucker, Laptop, Telefaxgerät, Kopierer, Telefon, Kabel usw.) sind nicht als direkte Kosten förderfähig, sondern gelten als indirekte Kosten (siehe Ziffer II.2).

3.

Die Entscheidung zwischen Leasing, Anmietung oder Erwerb muss stets auf der kostengünstigsten Option basieren. Ist jedoch Leasing oder Mieten wegen der kurzen Projektlaufzeit oder der raschen Wertminderung nicht möglich, wird die Anschaffung der betreffenden Ausrüstungsgegenstände akzeptiert, und die Abschreibungskosten können wie unten beschrieben förderfähig sein, wenn die Abschreibung gemäß den geltenden einzelstaatlichen Vorschriften erfolgt.

II.1.3.2.   Mieten und Leasing

Ausgaben im Zusammenhang mit Miet- oder Leasing-Geschäften kommen für eine Kofinanzierung in Betracht, sofern sie den in dem Mitgliedstaat geltenden Vorschriften, den nationalen Rechtsvorschriften und der nationalen Praxis entsprechen und die Laufzeit des Miet- oder Leasingvertrags dem Zweck des Projekts angemessen ist.

II.1.3.3.   Erwerb

1.

Werden Ausrüstungsgegenstände vor oder während der Projektlaufzeit erworben, ist nur der ihrer Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote ihrer tatsächlichen Nutzung für das Projekt entsprechende Teil der Abschreibungskosten förderfähig.

2.

Vor der Projektlaufzeit erworbene Ausrüstungsgegenstände, die jedoch für die Zwecke des Projekts genutzt werden, sind auf der Grundlage der Abschreibung förderfähig. Diese Kosten sind jedoch nicht förderfähig, wenn die Ausrüstungsgegenstände ursprünglich mittels einer Finanzhilfe der Gemeinschaft erworben wurden.

3.

Die Kosten des Erwerbs von Ausrüstungsgegenständen müssen den marktüblichen Kosten entsprechen, und die betreffenden Gegenstände müssen gemäß den für den Begünstigten geltenden Steuer- und Buchführungsvorschriften abgeschrieben werden.

4.

Bei einzelnen Wirtschaftsgütern, die weniger als 1 000 EUR kosten, sind die gesamten Erwerbskosten förderfähig, sofern der Ausrüstungsgegenstand während der ersten drei Monate der Projektlaufzeit erworben wird.

II.1.4.   Immobilien

II.1.4.1.   Allgemeine Vorschriften

Im Falle von Erwerb, Errichtung, Renovierung oder Anmietung von Immobilien müssen diese die für das Projekt erforderlichen technischen Merkmale aufweisen und den geltenden Normen und Standards entsprechen.

II.1.4.2.   Erwerb, Errichtung oder Renovierung

1.

Unbeschadet der Anwendung strengerer nationaler Vorschriften kommen die Kosten des Erwerbs von Immobilien, d. h. von bereits errichteten Gebäuden, oder die Kosten der Errichtung von Immobilien gemäß den nachstehenden Bedingungen für eine Kofinanzierung in Betracht, wenn der Kauf der Immobilien für die Projektdurchführung wesentlich ist und wenn ein eindeutiger Zusammenhang zwischen dem Kauf und den Zielen des Projekts besteht:

a)

Es muss eine Bescheinigung eines unabhängigen qualifizierten Schätzers oder einer ordnungsgemäß zugelassenen amtlichen Stelle vorgelegt werden, aus der hervorgeht, dass der Preis den Marktwert nicht übersteigt, und mit der entweder attestiert wird, dass die Immobilie den nationalen Vorschriften entspricht, oder in der die Punkte angegeben sind, die nicht den Vorschriften entsprechen und deren Berichtigung der Endbegünstigte als Teil des Projekts plant.

b)

Die Immobilie wurde zu keinem Zeitpunkt vor der Projektdurchführung mittels einer Finanzhilfe der Gemeinschaft erworben.

c)

Die Immobilie ist für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren nach Projektabschluss ausschließlich für den im Projekt angegebenen Zweck zu nutzen, sofern die Kommission nicht ausdrücklich eine andere Nutzung genehmigt.

d)

Förderfähig ist nur der Teil der Abschreibungskosten dieser Sachanlagen, der der Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote der tatsächlichen Nutzung für das Projekt entspricht. Die Berechnung der Abschreibung erfolgt gemäß den nationalen Buchführungsvorschriften.

2.

Im Falle von Renovierungen gelten nur die Bedingungen unter Buchstaben c und d vorstehend.

II.1.4.3.   Anmietung

Unbeschadet der Anwendung strengerer nationaler Vorschriften kommen die Kosten der Anmietung von Immobilien gemäß den nachstehenden Bedingungen für eine Kofinanzierung in Betracht, wenn ein eindeutiger Zusammenhang zwischen der Anmietung und den Zielen des Projekts besteht:

a)

Die Immobilie wurde nicht mittels einer Finanzhilfe der Gemeinschaft erworben.

b)

Die Immobilie sollte nur für die Durchführung des Projekts genutzt werden. Anderenfalls ist nur der der Nutzung für das Projekt entsprechende Teil der Kosten förderfähig.

II.1.4.4.   Büroräume für den Endbegünstigten

Die Kosten des Erwerbs, der Errichtung, der Renovierung oder der Anmietung von Büroräumen für die Routinetätigkeiten des Endbegünstigten sind nicht förderfähig. Solche Kosten gelten als indirekte Kosten (siehe Ziffer II.2).

II.1.5.   Verbrauchs- und Versorgungsgüter sowie Betriebsunterhaltung

1.

Die Kosten für Verbrauchs- und Versorgungsgüter sowie Betriebsunterhaltung kommen für eine Kofinanzierung in Betracht, sofern sie identifiziert werden können und unmittelbar für die Durchführung des Projekts nötig sind.

2.

Bürowaren sowie alle Arten von kleinen Verbrauchs- und Versorgungsgütern, Bewirtungskosten und Betriebsunterhaltung (beispielsweise Telefon, Internet, Postdienstleistungen, Büroreinigung, Versorgungsleistungen, Versicherung, Schulung und Einstellung von Mitarbeitern usw.) sind jedoch keine förderfähigen direkten Kosten; sie sind in den indirekten Kosten gemäß Ziffer II.2 enthalten.

II.1.6.   Vergabe von Unteraufträgen

1.

Generell müssen die Endbegünstigten imstande sein, die Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt selbst auszuführen. Daher muss die Vergabe von Unteraufträgen beschränkt sein und darf 40 % der förderfähigen Direktkosten eines Projekts nicht übersteigen, sofern dies nicht angemessen begründet und vorab von der zuständigen Behörde genehmigt wird.

2.

Die Ausgaben für die folgenden Unteraufträge kommen für eine Kofinanzierung aus dem Fonds nicht in Betracht:

a)

Unteraufträge im Zusammenhang mit der allgemeinen Projektverwaltung;

b)

Unteraufträge, die die Kosten der Projektdurchführung erhöhen, ohne für das Projekt eine anteilmäßige Wertschöpfung mit sich zu bringen;

c)

Unterverträge mit zwischengeschalteten Stellen oder Beratern, in denen die Zahlung als Prozentsatz der Gesamtkosten des Projekts festgelegt ist, es sei denn, dass eine solche Zahlung vom Endbegünstigten unter Bezugnahme auf den tatsächlichen Wert der ausgeführten Arbeiten oder Dienstleistungen nachgewiesen wird.

3.

Die Subunternehmer haben sich bei allen Unteraufträgen zu verpflichten, allen Prüf- und Kontrollstellen alle erforderlichen Informationen über die als Unteraufträge vergebenen Tätigkeiten zu liefern.

II.1.7.   Kosten, die sich unmittelbar aus den mit der EU-Finanzierung verbundenen Auflagen ergeben

Kosten, die für die Erfüllung der mit der EU-Finanzierung verbundenen Auflagen, beispielsweise Bekanntmachung, Transparenz, Bewertung des Projekts, externe Rechnungsprüfung, Bankbürgschaften, Übersetzungskosten usw., nötig sind, sind als direkte Kosten förderfähig.

II.1.8.   Sachverständigenhonorare

Rechtsberatungskosten, Notargebühren sowie Kosten für technische oder finanzielle Sachverständige sind förderfähig.

II.1.9.   Besondere Ausgaben im Zusammenhang mit den Zielgruppen

Für die Zwecke der Unterstützung sind vom Endbegünstigten für die Zielgruppen getätigte Käufe sowie Erstattungen von den Zielgruppen entstandenen Kosten durch den Endbegünstigten unter den folgenden besonderen Bedingungen förderfähig:

a)

Der Endbegünstigte bewahrt die notwendigen Informationen und die Nachweise dafür, dass die Personen, die diese Unterstützung erhalten, der in Artikel 6 des Basisrechtsakts festgelegten Zielgruppe entsprechen, während des in Artikel 43 des Basisrechtsakts genannten Zeitraums auf.

b)

Der Endbegünstigte bewahrt die Belege für die geleistete Unterstützung (beispielsweise Rechnungen und Quittungen) während des in Artikel 43 des Basisrechtsakts genannten Zeitraums auf.

II.1.10.   Sofortmaßnahmen

1.

In begründeten Fällen können für Ausgaben im Zusammenhang mit Sofortmaßnahmen Abweichungen von den in dieser Entscheidung festgelegten Vorschriften für die Förderfähigkeit von Ausgaben zulässig sein, sofern diese in der Kommissionsentscheidung zur Genehmigung der Sofortmaßnahmen zugelassen werden.

2.

In Übereinstimmung mit Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts ist der Förderzeitraum auf maximal sechs Monate begrenzt, was bedeutet, dass die Kosten im Zusammenhang mit einem Projekt innerhalb dieses Zeitraums angefallen sein müssen.

II.2.   INDIREKTE FÖRDERFÄHIGE KOSTEN

1.

Als indirekte Kosten gelten Ausgabenkategorien, die nicht als spezifische, unmittelbar mit der Projektdurchführung zusammenhängende Kosten identifiziert werden können. Ein fester Prozentsatz des Gesamtbetrags der direkten förderfähigen Kosten ist als indirekte Kosten förderfähig, sofern:

a)

die indirekten Kosten auf ein Mindestmaß beschränkt werden und der genaue Prozentsatz der indirekten Kosten von dem Mitgliedstaat bedarfsabhängig festgelegt wird;

b)

die indirekten Kosten im Finanzierungsplan des Projekts angesetzt wurden;

c)

die indirekten Kosten keine Kosten enthalten, die einem anderen Posten des Finanzierungsplans des Projekts zugeordnet worden sind;

d)

die indirekten Kosten nicht aus anderen Quellen finanziert werden. Organisationen, die einen Betriebskostenzuschuss aus Haushaltsmitteln der EU und/oder der Mitgliedstaaten erhalten, können in ihrem Finanzierungsplan keine indirekten Kosten ansetzen;

e)

in der Regel beträgt der feste Prozentsatz der indirekten Kosten bezogen auf den Gesamtbetrag der direkten förderfähigen Kosten maximal 20 %. Der feste Prozentsatz der indirekten Kosten beträgt jedoch maximal 10 %:

wenn die zuständige Behörde als Projektträger gemäß der Definition in Artikel 7 Absatz 3 fungiert, oder

wenn die Vergabe von Unteraufträgen 40 % der förderfähigen Direktkosten übersteigt.

2.

Der für indirekte Kosten zugewiesene Prozentsatz deckt insbesondere die folgenden Kosten ab:

a)

Personalkosten, die nach Ziffer II.1.1.1 (1) nicht als direkte Kosten förderfähig sind;

b)

Verwaltungs- und Managementausgaben, beispielsweise Kosten nach Ziffer II.1.5.2;

c)

Bankgebühren und Bankspesen (ausgenommen Bankbürgschaften gemäß der Definition in Abschnitt II.1.7);

d)

Abschreibung auf Immobilien und Instandhaltungskosten, sofern diese mit der alltäglichen Verwaltungstätigkeit verbunden sind, beispielsweise Kosten gemäß Ziffer II.1.4.4;

e)

alle mit dem Projekt zusammenhängenden, aber aus Abschnitt II.1 — „Direkte förderfähige Kosten“ — ausgeschlossenen Kosten.

III.   Nicht förderfähige Ausgaben

Die folgenden Kosten kommen nicht für eine Förderung in Betracht:

a)

Mehrwertsteuer, sofern der Endbegünstigte nicht nachweisen kann, dass er diese nicht zurückfordern kann;

b)

Entgelte für erhaltenes Kapital, Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, Sollzinsen, Wechselgebühren und Devisenverluste, Rückstellungen für Verluste oder Verbindlichkeiten, Überziehungszinsen, notleidende Forderungen, Bußgelder, Geldstrafen und Prozesskosten sowie übermäßige oder unbedachte Ausgaben;

c)

Ausgaben für Einladungen ausschließlich für das Projektpersonal. Vertretbare Ausgaben für Einladungen, Unterbringung usw. im Zusammenhang mit gesellschaftlichen Veranstaltungen, die aufgrund des Projekts gerechtfertigt sind, wie die Veranstaltung zum Projektabschluss oder Treffen der Projekt-Lenkungsgruppe, sind zulässig;

d)

vom Begünstigten angegebene Kosten, die einem anderen Projekt oder Arbeitsprogramm zuzurechnen sind, für das die Gemeinschaft eine Finanzhilfe gewährt;

e)

Erwerb von Grundstücken;

f)

Personalkosten für öffentliche Bedienstete, die zur Projektdurchführung beitragen, indem sie Aufgaben ausführen, die Teil ihrer üblichen Arbeit sind;

g)

Sachleistungen.

IV.   Durch zweckgebundene Einnahmen gedeckte Kosten

1.

In ordnungsgemäß begründeten Fällen kann die Kofinanzierung des Projekts bezogen auf den Beitrag des Endbegünstigten und der Projektpartner teilweise aus Arbeitsleistungen seitens an dem Projekt beteiligter festangestellter öffentlicher Bediensteter dieser Einrichtungen bestehen. In diesem Fall sind diese Kosten nicht als direkte oder indirekte Personalkosten gemäß der Definition unter den Ziffern II.1.1 und II.2, sondern als durch zweckgebundene Einnahmen gedeckte Kosten förderfähig.

2.

Solche Beiträge sind auf 50 % des Gesamtbeitrags des Endbegünstigten beschränkt. In diesem Fall gelten folgende Regeln:

a)

Die Aufgaben öffentlicher Bediensteter hängen speziell mit der Projektdurchführung zusammen und ergeben sich nicht aus den satzungsmäßigen Zuständigkeiten der Behörde;

b)

mit der Durchführung eines Projekts betraute öffentliche Bedienstete sind durch eine ordnungsgemäß nachgewiesene Verfügung der zuständigen Behörde abgeordnet;

c)

der Wert dieser Beiträge kann geprüft werden und darf die tatsächlich entstandenen und in Rechnungsunterlagen ordnungsgemäß nachgewiesenen Kosten der Behörde nicht übersteigen.

V.   Technische Hilfe auf Initiative der Mitgliedstaaten

1.

Auf Initiative jedes Mitgliedstaats kommen für jedes Jahresprogramm, innerhalb der in Artikel 16 des Basisrechtsakts festgelegten Grenzen, die folgenden Maßnahmen der technischen Hilfe für eine Kofinanzierung in Betracht:

a)

Ausgaben im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Auswahl, Bewertung, Verwaltung und Überwachung von Maßnahmen (einschließlich Computerausstattung und Verbrauchsgüter);

b)

Ausgaben im Zusammenhang mit Audits und Vor-Ort-Kontrollen von Maßnahmen oder Projekten;

c)

Ausgaben im Zusammenhang mit Evaluierungen von Maßnahmen oder Projekten;

d)

Ausgaben für Information, Verbreitung und Transparenz im Zusammenhang mit Maßnahmen;

e)

Ausgaben für den Erwerb, die Installation und die Instandhaltung von Computersystemen für die Verwaltung, Überwachung und Evaluierung der Fonds;

f)

Ausgaben für Sitzungen von Überwachungsausschüssen und unterausschüssen betreffend die Durchführung von Maßnahmen. Diese Ausgaben können auch die Aufwendungen für Sachverständige und andere an den Ausschüssen Beteiligte, auch für Teilnehmer aus Drittländern, umfassen, wenn deren Anwesenheit für die wirksame Umsetzung von Maßnahmen wesentlich ist;

g)

Aufwendungen für Arbeitsentgelte, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge, allerdings nur in folgenden Fällen:

Beamte oder andere öffentliche Bedienstete, die durch eine ordnungsgemäß nachgewiesene Verfügung der zuständigen Behörde zur Wahrnehmung der unter den Buchstaben a bis f genannten Aufgaben abgeordnet werden;

sonstige Mitarbeiter, die zur Wahrnehmung der unter den Buchstaben a bis f genannten Aufgaben beschäftigt werden;

die Abordnungs- oder Beschäftigungsdauer darf den Schlusstermin für die Förderfähigkeit der Ausgaben, der in der Entscheidung zur Genehmigung der technischen Hilfe festgelegt ist, nicht überschreiten.

2.

Im Rahmen der technischen Hilfe können Ausgaben der folgenden Stellen finanziert werden: zuständige Behörde, beauftragte Behörde, Prüfbehörde, Bescheinigungsbehörde.

3.

Tätigkeiten im Zusammenhang mit technischer Hilfe sowie die entsprechenden Zahlungen müssen nach dem 1. Januar des Jahres, auf das sich die Finanzierungsentscheidung zur Billigung der Jahresprogramme der Mitgliedstaaten bezieht, durchgeführt bzw. getätigt werden. Der Förderzeitraum läuft bis Ende Juni des Jahres N (3) +2 oder bis zu einem späteren Termin, der mit der Frist für die Einreichung des Abschlussberichts über die Durchführung des Jahresprogramms vereinbar ist.

4.

Für öffentliche Aufträge sind die in dem Mitgliedstaat geltenden einzelstaatlichen Vorschriften für öffentliche Aufträge maßgeblich.

5.

Die Mitgliedstaaten können Maßnahmen der technischen Hilfe für diesen Fonds zusammen mit Maßnahmen der technischen Hilfe für einige der vier Fonds oder alle vier Fonds durchführen. In diesem Fall kommt jedoch nur der diesem Fonds entsprechende Anteil der Kosten für die Durchführung der gemeinsamen Maßnahme für eine Finanzierung aus diesem Fonds in Betracht, und die Mitgliedstaaten haben Folgendes zu gewährleisten:

a)

dass der Anteil an den Kosten für gemeinsame Maßnahmen dem entsprechenden Fonds in vertretbarer und überprüfbarer Weise zugerechnet wird; und

b)

dass keine Doppelfinanzierung von Kosten erfolgt.


(1)  Einschließlich zweckgebundener Einnahmen gemäß Beschreibung unter Ziffer IV.

(2)  Dabei ist „N“ das Jahr, auf das sich die Finanzierungsentscheidung zur Billigung der Jahresprogramme der Mitgliedstaaten bezieht.

(3)  Dabei ist „N“ das Jahr, auf das sich die Finanzierungsentscheidung zur Billigung der Jahresprogramme der Mitgliedstaaten bezieht.

ANHANG 12

ANTRAG AUF SOFORTMASSNAHMEN

MITGLIEDSTAAT:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

ANTRAGSJAHR:

ZU ERGÄNZENDES JAHRESPROGRAMM:

1.   Beschreibung der besonderen Belastungssituation, die Sofortmaßnahmen erforderlich macht

1.1.

Belege dafür, dass es sich um eine Ausnahmesituation handelt

1.2.

Anzahl und Art der eingetroffenen Personen

1.3.

Folgen für die Aufnahmekapazitäten, das Asylsystem oder die Infrastruktur

1.4.

Sofortbedarf

1.5.

Kurzfristige Ziele

2.   Geplante Sofortmaßnahmen

2.1.

Maßnahme 1

2.2.

Maßnahme 2

2.3.

usw.

Bei der Beschreibung der einzelnen Maßnahmen unter den Ziffern 2.1 bis usw. sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1.

Zweck und Umfang der Maßnahme  (1) , einschließlich Zielgruppe

2.

Laufzeit der Maßnahme  (2)

3.

Gegebenenfalls Begründung in Bezug auf Projekte, die unmittelbar von der zuständigen Behörde als Projektträger durchgeführt werden

4.

Voraussichtliche Finanzhilfeempfänger

5.

Voraussichtliche quantifizierte Ergebnisse und zu verwendende Indikatoren

6.

Sichtbarkeit der Förderung durch die Europäische Kommissio

7.

Komplementarität mit durch den Europäischen Flüchtlingsfonds geförderten bestehenden Maßnahmen

3.   Vorschriften für die Förderfähigkeit von Ausgaben

3.1.

Anfangstermin und Schlusstermin aller Maßnahmen

3.2.

In Anhang 11 dieser Entscheidung genannte Ausnahmebestimmungen in Bezug auf die Vorschriften für die Förderfähigkeit von Ausgaben, in Übereinstimmung mit Artikel 5 des Basisrechtsakts

4.   Indikativer Finanzplan

Finanztabellen, die die Tabellen in Anhang 3 unter der Überschrift „Sonstige Maßnahmen“ ersetzen (mit relevanten Detailangaben)


(1)  In Übereinstimmung mit den spezifischen Vorschriften für die Förderfähigkeit von Ausgaben gemäß dem Basisrechtsakt.

(2)  Maximal sechs Monate.