DURCHFÜHRUNGSBESCHLUSS (EU) 2025/921 DER KOMMISSION

vom 19. Mai 2025

zur Einrichtung des Lenkungsausschusses für die Zustellung von Schriftstücken

DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION —

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf die Verordnung (EU) 2020/1784 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2020 über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten (Zustellung von Schriftstücken) (1), insbesondere auf Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe e dieser Verordnung,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1)

Nach der Verordnung (EU) 2020/1784 erfolgt die Kommunikation und der Austausch von Schriftstücken zwischen den von den Mitgliedstaaten gemäß dieser Verordnung benannten Agenturen und Einrichtungen in der Regel über ein sicheres und zuverlässiges dezentrales IT-System, das nationale IT-Systeme umfasst, die vernetzt und technisch interoperabel sind, wie beispielsweise — unbeschadet der weiteren technologischen Entwicklung — auf e-CODEX beruhend. Dieses dezentrale IT-System wird im Rahmen eines größeren, auf e-CODEX beruhenden dezentralen IT-Systems JUDEX (JUstice Digital EXchange system) eingesetzt, was einen wirksamen Informationsaustausch über horizontale Entwicklungen erfordert.

(2)	Die technischen Spezifikationen, Maßnahmen und sonstigen Anforderungen für die Einführung dieses dezentralen IT-Systems wurden in der Durchführungsverordnung (EU) 2022/423 der Kommission (2) festgelegt.

(3)	Das dezentrale IT-System wird am 1. Mai 2025 in Betrieb genommen.

(4)	Gemäß der Verordnung (EU) 2020/1784 setzt die Kommission einen aus Vertretern der Mitgliedstaaten bestehenden Lenkungsausschuss zusammen, um zur Verwirklichung der Ziele der Verordnung den Betrieb sowie die Wartung und Pflege des dezentralen IT-Systems sicherzustellen.

(5)

Da die Rollen und Aufgaben der Lenkungsausschüsse nach der Verordnung (EU) 2020/1783 des Europäischen Parlaments und des Rates (3) und der Verordnung (EU) 2020/1784 ähnlich sind, ist es zweckmäßig und kosteneffizient, gemeinsame Sitzungen der Lenkungsausschüsse im Rahmen beider Verordnungen abzuhalten.

(6)	Es sollten Regeln für die Offenlegung von Informationen durch Mitglieder des Lenkungsausschusses und durch Beobachter festgelegt werden.

(7)	Die Verarbeitung personenbezogener Daten sollte in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) erfolgen.

(8)	Die in diesem Beschluss festgelegten Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des Ausschusses für die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten —

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Einrichtung des Lenkungsausschusses

Es wird ein Lenkungsausschuss im Sinne von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU) 2020/1784 (im Folgenden „Ausschuss“) eingerichtet.

Artikel 2

Aufgaben

Nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU) 2020/1784 hat der Ausschuss die Aufgabe, zur Verwirklichung der Ziele dieser Verordnung den Betrieb sowie die Wartung und Pflege des dezentralen IT-Systems sicherzustellen. Er gewährleistet insbesondere Folgendes:

a)	Zusammenarbeit mit und Beratung der Kommission in Bezug auf den Betrieb sowie die Wartung und Pflege des dezentralen IT-Systems zur Zustellung von Schriftstücken im Sinne der Verordnung (EU) 2020/1784,

Ermöglichung des Austauschs von Erfahrungen und bewährten Verfahren zwischen den Behörden der Mitgliedstaaten im Bereich der Zustellung von Schriftstücken in Zivil- und Handelssachen im Zusammenhang mit dem Betrieb sowie der Wartung und Pflege des dezentralen IT-Systems zur Zustellung von Schriftstücken,

c)	Erörterung von technischen Fragen, Risiken und Herausforderungen, einschließlich von Umsetzungsprioritäten im Hinblick auf die kontinuierliche Weiterentwicklung sowie Wartung und Pflege des dezentralen IT-Systems zur Zustellung von Schriftstücken und seiner Komponenten.

Artikel 3

Mitglieder

(1) Mitglieder des Ausschusses sind Behörden der Mitgliedstaaten, die auf nationaler, regionaler oder lokaler Ebene für die Nutzung des dezentralen IT-Systems zur Zustellung von Schriftstücken in Zivil- und Handelssachen zuständig sind.

(2) Die Behörden der Mitgliedstaaten benennen ihre Vertreter und gewährleisten, dass diese über ein hohes Maß an Fachwissen verfügen.

Artikel 4

Vorsitz

Den Vorsitz im Ausschuss führt ein Vertreter der Kommission.

Artikel 5

Arbeitsweise

(1) Die Sitzungen des Ausschusses finden grundsätzlich in den Räumlichkeiten der Kommission oder, je nach den Umständen, virtuell statt.

(2) Die Kommission nimmt die Sekretariatsgeschäfte für den Ausschuss wahr. An den Arbeiten interessierte Kommissionsbedienstete aus anderen Dienststellen können an den Sitzungen des Ausschusses und seiner Unterausschüsse teilnehmen.

(3) Der Ausschuss kann mit einfacher Mehrheit seiner Mitglieder beschließen, dass die Beratungen öffentlich stattfinden.

(4) Die Protokolle über die Erörterungen zu jedem Tagesordnungspunkt und zu den Stellungnahmen des Ausschusses müssen aussagekräftig und vollständig sein.

Artikel 6

Unterausschüsse

Zur Prüfung spezifischer Fragen kann der Ausschuss Unterausschüsse einsetzen und deren Mandat festlegen. Die Unterausschüsse erstatten dem Ausschuss Bericht. Sie werden nach Erfüllung ihres Mandats aufgelöst.

Artikel 7

Beobachter

(1) Organisationen und öffentlichen Einrichtungen, die keine Behörden der Mitgliedstaaten sind, kann durch direkte Einladung ein Beobachterstatus gewährt werden.

(2) Organisationen und öffentliche Einrichtungen mit Beobachterstatus benennen ihre Vertreter.

(3) Der Vorsitz kann Beobachtern und ihren Vertretern gestatten, an den Erörterungen des Ausschusses und seiner Unterausschüsse teilzunehmen und ihr Fachwissen einzubringen. Sie haben jedoch kein Stimmrecht und beteiligen sich nicht an der Ausarbeitung von Empfehlungen oder Ratschlägen des Ausschusses und seiner Unterausschüsse.

Artikel 8

Geschäftsordnung

Der Ausschuss gibt sich mit einfacher Mehrheit seiner Mitglieder eine Geschäftsordnung. Die Unterausschüsse arbeiten nach Maßgabe der Geschäftsordnung des Ausschusses.

Artikel 9

Berufsgeheimnis und Umgang mit Verschlusssachen

Die Mitglieder des Ausschusses und ihre Vertreter sowie Beobachter sind im Einklang mit den Verträgen und ihren Durchführungsbestimmungen zur Wahrung des Berufsgeheimnisses sowie zur Einhaltung der in den Beschlüssen (EU, Euratom) 2015/443 (5) und (EU, Euratom) 2015/444 (6) der Kommission aufgeführten Sicherheitsvorschriften der Kommission zum Schutz von Unionsverschlusssachen verpflichtet. Verstoßen sie gegen diese Pflichten, kann die Kommission alle erforderlichen Maßnahmen treffen.

Artikel 10

Transparenz

Alle einschlägigen Unterlagen, darunter Tagesordnungen, Protokolle und Beiträge der Teilnehmenden, werden auf einer eigens dafür eingerichteten Website veröffentlicht. Insbesondere müssen die Tagesordnung und sonstige relevante Hintergrunddokumente termingerecht vor der Sitzung veröffentlicht werden, gefolgt von der rechtzeitigen Veröffentlichung der Protokolle. Ausnahmen von der Veröffentlichung sind nur möglich, wenn davon auszugehen ist, dass durch die Offenlegung eines Dokuments der Schutz öffentlicher oder privater Interessen im Sinne des Artikels 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (7) beeinträchtigt würde.

Artikel 11

Sitzungskosten

(1) Die an den Tätigkeiten des Ausschusses und der Unterausschüsse Teilnehmenden erhalten für diese Tätigkeiten keine Vergütung.

(2) Die für die Teilnahme an den Tätigkeiten des Ausschusses und der Unterausschüsse anfallenden Reise- und Aufenthaltskosten werden von der Kommission erstattet. Kostenerstattungen erfolgen nach den geltenden Bestimmungen der Kommission und nach Maßgabe der Mittel, die den Dienststellen der Kommission im Rahmen des jährlichen Verfahrens für die Mittelzuweisung zur Verfügung stehen.

Artikel 12

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Brüssel, den 19. Mai 2025

Für die Kommission

Die Präsidentin

Ursula VON DER LEYEN

(1) ABl. L 405 vom 2.12.2020, S. 40, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1784/oj.

(2) Durchführungsverordnung (EU) 2022/423 der Kommission vom 14. März 2022 zur Festlegung der technischen Spezifikationen, Maßnahmen und sonstigen Anforderungen für die Umsetzung des dezentralen IT-Systems nach der Verordnung (EU) 2020/1784 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 87 vom 15.3.2022, S. 9, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2022/423/oj).

(3) Verordnung (EU) 2020/1783 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2020 über die Zusammenarbeit zwischen den Gerichten der Mitgliedstaaten auf dem Gebiet der Beweisaufnahme in Zivil- oder Handelssachen (Beweisaufnahme) (ABl. L 405 vom 2.12.2020, S. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1783/oj).

(4) Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

(5) Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 der Kommission vom 13. März 2015 über Sicherheit in der Kommission (ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 41, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/443/oj).

(6) Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 der Kommission vom 13. März 2015 über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen (ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 53, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/444/oj).

(7) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj).