ANHANG 1

Mandat

TEN-E-Verordnung — Koordinator für das Vorhaben zur Synchronisierung des Stromnetzes der baltischen Staaten im Rahmen der TEN-E-Verordnung

Einleitung

Der Europäische Koordinator für das Vorhaben zur Synchronisierung des Stromnetzes der baltischen Staaten (im Folgenden „Koordinator“) wird gemäß Artikel 6 der Verordnung (EU) 2022/869 zu Leitlinien für die transeuropäische Energieinfrastruktur (TEN-E-Verordnung) von der Europäischen Kommission ernannt. Der Koordinator ist dafür zuständig, die Umsetzung des Vorhabens zur Synchronisierung des Stromnetzes der baltischen Staaten (im Folgenden „Synchronisierungsvorhaben“) zu ermöglichen, bei dem es sich um ein Vorhaben von gemeinsamem Interesse (Project of Common Interest, PCI) im Rahmen der TEN-E-Verordnung handelt und das unter der Schirmherrschaft der hochrangigen Gruppe für den Verbundplan für den baltischen Energiemarkt (Baltic Energy Market Interconnection Plan, BEMIP), in der die Kommission den Vorsitz führt, steht.

Dauer des Mandats

Der Koordinator wird zunächst für einen Zeitraum von einem Jahr ernannt, der bei zufriedenstellender Ausführung des Mandats und bei Bedarf zweimal verlängerbar ist. Die Europäische Kommission behält sich das Recht vor, die Ernennung des ausgewählten Koordinators jederzeit zu widerrufen, wenn dieser die ihm übertragenen Aufgaben nicht wahrnimmt, unzureichend oder in minderer Qualität ausführt oder die Auswahlkriterien nicht mehr erfüllt.

Spezifische Aufgaben und zugehörige Fristen

Das Mandat des Koordinators ist unmittelbar mit der erfolgreichen und fristgerechten Umsetzung aller Aufgaben, Maßnahmen und Investitionen im Zusammenhang mit der Synchronisierung des Stromnetzes der baltischen Staaten, einem PCI im Rahmen der TEN-E-Verordnung, verbunden und wird unter der Schirmherrschaft der hochrangigen Gruppe für den BEMIP und im Einklang mit den Fristen und dem Umsetzungsplan des Vorhabens ausgeführt. Der Koordinator sorgt für das entscheidende Fachwissen und die genaue Nachverfolgung, die für den fristgerechten und ordnungsgemäßen Abschluss des Vorhabens und die verbleibenden damit verbundenen Investitionen erforderlich sind, bis die gesamte Infrastruktur und Ausrüstung im Zusammenhang mit dem Synchronisierungsvorhaben vorhanden ist.

Der Koordinator sollte die letzte Phase der Umsetzung sowie die Fortschritte bei den verbleibenden Infrastrukturinvestitionen sorgfältig überwachen, mit Beratung zur Seite stehen, alle von den Interessenträgern zu ergreifenden Maßnahmen ermöglichen und der Kommission und den Mitgliedstaaten über die einschlägigen Fortschritte Bericht erstatten. Der Koordinator wird die Zusammenarbeit zwischen den betroffenen Mitgliedstaaten, den Vorhabenträgern und anderen einschlägigen Interessenträgern erleichtern, um die rechtzeitige und erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens zu gewährleisten. Der Koordinator verfolgt einen proaktiven Ansatz und leistet gemeinsam mit der Europäischen Kommission und den betroffenen Mitgliedstaaten einen aktiven Beitrag zur Erfüllung der für das Vorhaben erforderlichen Aufgaben und Pflichten, einschließlich der Teilnahme an Arbeitsgruppen, Sitzungen oder Workshops. Der Koordinator und die Kommission berufen diese Sitzungen gemeinsam ein und organisieren sie gemeinsam, sofern sie sie zur Erfüllung der Mandate als erforderlich erachten. Der Koordinator wird der Vorhabenkoordinierung im Kontext des BEMIP und aller weiteren Tätigkeiten, die im Rahmen des BEMIP weiterverfolgt werden, Rechnung tragen. Er wird eng mit den betroffenen Mitgliedstaaten und allen einschlägigen Interessenträgern, insbesondere den Vorhabenträgern und den Kommissionsdienststellen, zusammenarbeiten. Die Arbeitssprache des Europäischen Koordinators ist Englisch.

Der Koordinator stellt insbesondere sicher, dass die Kommission den betroffenen Mitgliedstaaten und Vorhabenträgern die erforderliche Unterstützung gewähren kann, indem er die in Artikel 6 Absatz 2 der TEN-E-Verordnung vorgesehenen Aufgaben wahrnimmt:

—	Er fördert das Synchronisierungsvorhaben und den grenzüberschreitenden Dialog zwischen den Vorhabenträgern und allen betroffenen Interessenträgern;

—	er unterstützt, soweit erforderlich und falls verlangt, alle Parteien bei der Konsultation der betroffenen Interessenträger, wobei er gegebenenfalls alternative Trassen erörtert, und bei der Einholung der für die Vorhaben erforderlichen Genehmigungen;

—	er berät gegebenenfalls die Vorhabenträger bei der Finanzierung des Vorhabens;

—

er stellt eine angemessene Unterstützung und strategische Leitung durch die betroffenen Mitgliedstaaten für die Vorbereitung und Umsetzung des Vorhabens sicher und er erleichtert das gemeinsame Verständnis und den Informationsaustausch im Hinblick auf ein einvernehmliches, kohärentes und einheitliches Handeln aller einschlägigen Beteiligten;

—

er legt jährlich und gegebenenfalls nach Ablauf seines Mandats einen Bericht an die Kommission und an die für Strom zuständige regionale Gruppe des BEMIP über die Fortschritte bei dem Synchronisierungsvorhaben und über etwaige Schwierigkeiten und Hindernisse vor, die voraussichtlich zu erheblichen Verzögerungen bei der Umsetzung der einschlägigen Investitionen oder beim Erreichen einschlägiger Maßnahmen führen. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament vorgelegt.

Der Koordinator unternimmt alle erforderlichen Dienstreisen zu den einschlägigen Orten, die mit der Umsetzung des Vorhabens in Zusammenhang stehen oder an denen Sitzungen zum Vorhaben stattfinden.

Der Koordinierungsaufwand entspricht der Komplexität und den geschätzten Kosten der Vorhaben.

Zu befolgende Methode

Der Koordinator arbeitet eng mit der Kommission zusammen, insbesondere mit der Generaldirektion Energie, sowie mit den betroffenen Mitgliedstaaten, den Vorhabenträgern und anderen einschlägigen Interessenträgern. Der Koordinator wird auch der Vorhabenkoordinierung durch den BEMIP und dem Kontext aller weiteren Tätigkeiten, die innerhalb des BEMIP weiterverfolgt werden, Rechnung tragen.

Sekretariatsdienste und Erstattung von Dienstreisekosten

Der Koordinator erhält einen monatlichen Pauschalbetrag in Höhe von 3 000 EUR zur Deckung der Kosten von Sekretariatsdiensten, die nicht unmittelbar von den Kommissionsdienststellen erbracht werden (Kommunikation, Büroraum und Büromöbel, Sekretariat), und es werden ihm Ausgaben für Dienstreisen und Repräsentationszwecke im Einklang mit den Vorschriften der Kommission erstattet. Das jährliche Budget für Dienstreisen beläuft sich auf 15 000 EUR. Die ausführlichen Vorschriften für die Erstattung von Dienstreisekosten werden in einem gesonderten Dokument (dem Vademekum) aufgeführt.

Vertraulichkeit und Interessenkonflikte

Der Koordinator darf keine Unterlagen und keine Informationen nutzen oder weitergeben, die ihm in Ausübung seiner Funktion zur Kenntnis gelangen, es sei denn, diese Informationen wurden bereits veröffentlicht. Der Koordinator muss jede Situation vermeiden, die zu einem Interessenkonflikt in Bereichen führen könnte, in denen er zur Intervention aufgerufen ist.

Annahme des Mandats

Mit der Annahme dieses Mandats erkennt der Koordinator an, die Beschreibung des Mandats und die in diesem Dokument festgelegten Bedingungen gelesen, verstanden und akzeptiert zu haben.

ANHANG 2

Vademekum zu den spezifischen Arbeitsvorschriften des Europäischen Koordinators

Organisation von Dienstreisen

In diesem Dokument wird das Verfahren beschrieben, dass bei allen Dienstreisen im Rahmen der Funktion des Europäischen Koordinators (im Folgenden „Koordinator“) zu befolgen ist.

Ansprechpartner des Koordinators in der Kommission ist das Referat C4 (Infrastruktur und regionale Zusammenarbeit) der GD ENER. Das Personal des Referats hilft bei der Organisation der Dienstreisen und begleitet den Koordinator bei Bedarf.

Vorbereitung der Dienstreise

Dienstreiseauftrag

Dienstreisen des Koordinators sind im kommissionsweiten integrierten Verarbeitungssystem für Dienstreisen (MIPS+) zu erfassen und sollten den allgemeinen Vorschriften entsprechen, die im „Leitfaden für Dienstreisen und genehmigte Reisen zum Beschluss der Kommission über die allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu den Artikeln 11, 12 und 13 des Anhangs VII des Statuts der Beamten (Ausgaben für Dienstreisen) und über die genehmigten Reisen“ festgelegt sind.

Dienstreisen sind nur zulässig, wenn sie vom Direktor der Direktion C der GD ENER (im Folgenden „Anweisungsbefugter“) genehmigt wurden. Der Dienstreiseantrag muss die Reisedaten und -zeiten sowie das Ziel und den Zweck der Dienstreise enthalten.

Buchung von Verkehrsmitteln

Auf der Grundlage des genehmigten Dienstreiseauftrags können die Reiseverkehrsmittel über das offizielle Reisebüro mithilfe des Referats C4 der GD ENER oder vom Koordinator persönlich gebucht werden. Bucht der Koordinator die Dienstreise selbst, übermittelt er die Tickets und Rechnungsbelege mit eindeutig ausgewiesenem Preis an das Referat C4 der GD ENER. Die GD ENER C4 trägt die Reiseinformationen in MIPS+ ein.

Der Koordinator ist berechtigt, flexible Tickets anzufordern, wenn ein erhebliches Risiko besteht, dass die Dienstreise storniert oder geändert werden muss.

Erstattung von Hotelkosten

Der Koordinator hat die Möglichkeit, die Unterkunft unter Beachtung der geltenden Obergrenzen für die Erstattung der Unterbringungskosten selbst zu wählen. Die Unterbringungskosten werden gegen Vorlage einer Rechnung bis zu der für den Dienstreiseort festgelegten Obergrenze erstattet. In Fällen, bei denen eine Überschreitung dieser Grenze vom Anweisungsbefugten genehmigt wurde, erfolgt die Erstattung bis zur Höhe des genehmigten Betrags.

Die Kosten für zusätzliche Übernachtungen bei Kombination von Dienstreisen mit Urlaub werden nicht erstattet.

Kosten für Taxifahrten

Die Genehmigung von Taxifahrten durch den Anweisungsbefugten ist möglich, wenn keine geeignete Verbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Verfügung steht. Die entsprechenden Kosten werden gegen Vorlage von Belegen erstattet.

Taxifahrten sollten nur innerhalb der im Dienstreiseauftrag angegebenen Zeiten erfolgen.

Interessenkonflikte

Es ist jede Situation zu vermeiden, die zu einem Interessenkonflikt in Bereichen führen könnte, in denen der Koordinator zur Intervention aufgerufen ist. Der Koordinator muss jeden Interessenkonflikt, der sich während seines Mandats ergibt, der Kommission unverzüglich mitteilen.

Der Koordinator darf darüber hinaus keine Unterlagen und keine Informationen nutzen oder weitergeben, die ihm in Ausübung seiner Funktion zur Kenntnis gelangen, sofern diese Informationen nicht bereits veröffentlicht wurden. Alle vom Koordinator erzielten Arbeitsergebnisse sind Eigentum der Union, die diese nutzen und veröffentlichen kann, wenn sie dies für erforderlich erachtet.

Die Kosten für Dienstreisen dürfen nicht von den Organisatoren einer Veranstaltung übernommen werden. Gleiches gilt auch für Dienstreisen, die von Mitgliedstaaten angeboten werden. Die Kosten für Dienstreisen trägt die Europäische Kommission.

Zur optimalen Verwendung der Mittel für Dienstreisen und für eine zielgerichtete und optimierte Organisation sollten mehrere Sitzungen oder Besuche möglichst in denselben Zeitraum gelegt werden.

Umweltfreundlichere Verkehrsträger sollten bei Dienstreisen Vorrang haben. Geschenkangebote im Zusammenhang mit der Wahrnehmung des Mandats des Koordinators sollten abgelehnt werden, es sei denn, sie haben einen symbolischen Charakter und liegen unter dem Wert von 50 EUR. Der Koordinator ist an den Leitfaden für Dienstreisen der Kommission gebunden, auf den im Beschluss der Kommission zur Ernennung des Koordinators Bezug genommen wird.

Nach der Dienstreise

Dienstreisebericht

Der Koordinator muss einen Bericht über die Dienstreise vorlegen. Wird der Koordinator von einem Vertreter des Referats C4 der GD ENER begleitet, so kann er dessen Unterstützung bei der Erstellung des Berichts in Anspruch nehmen. Der Dienstreisebericht wird dem Direktor der Direktion C der GD ENER zu dessen Information übermittelt und dem Antrag auf Kostenerstattung beigefügt. Diese Dokumente können zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Europäischen Parlament oder vom Europäischen Rechnungshof angefordert werden, um die Begründung der Ausgaben zu überprüfen.

Datum:

Vorname, Nachname:

Unterschrift: