29.1.2011   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 31/1

1.

Die Europäische Zentralbank (EZB bzw. „die Bank“) und die nationalen Zentralbanken der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) bilden zusammen das Europäische System der Zentralbanken (ESZB). Vorrangiges Ziel des ESZB ist es, die Preisstabilität zu gewährleisten. Das ESZB unterstützt ferner die allgemeine Wirtschaftspolitik in der Union, um zur Verwirklichung der Ziele der Union beizutragen (1). Zu diesem Zweck nimmt die EZB die in ihrer Satzung (2) festgelegten Aufgaben wahr, wobei sie für die Verwaltung ihrer Tätigkeiten und Finanzen verantwortlich ist.

2.

Grundlage für die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank (EZB) durch den Hof ist Artikel 27.2 des Protokolls über die Satzung des Europäischen Systems der Zentralbanken (ESZB) und der Europäischen Zentralbank (3). Im Jahr 2009 prüfte der Hof die von der Bank für die Verwaltung ihrer Personalressourcen geschaffenen Vorschriften, Verfahren und Systeme.

3.

Der EZB-Rat legt auf Vorschlag des Direktoriums die Beschäftigungsbedingungen für das Personal der EZB fest (4). Die wichtigsten Dokumente für die Verwaltung der Personalressourcen der EZB sind die Beschäftigungsbedingungen, die Dienstvorschriften und andere Rundverfügungen sowie Leitlinien zu spezifischen Themen wie Einstellung, Beförderung, Mobilität und Verhaltenskodex. Der Personalbestand insgesamt der EZB setzt sich zusammen aus im Stellenplan erfassten Mitarbeitern (Ende 2009: 1 386) und nicht im Stellenplan erfassten Mitarbeitern (Ende 2009: 278). Zu den nicht im Stellenplan erfassten Mitarbeitern gehören Bedienstete des ESZB bzw. internationaler Organisationen (127), Teilnehmer am Graduiertenprogramm (24), Studenten und Doktoranden (PhD), die ein Praktikum absolvieren (72), Teilnehmer am Forschungsprogramm (Research visitors) (9) und Mitarbeiter von Agenturen (46). Darüber hinaus schließt die EZB Verträge mit Beratern im Hinblick auf die Erfüllung spezifischer Aufgaben.

4.

Für die Prüfung der EZB wurde ein Rotationsverfahren gewählt, wonach jedes Jahr bestimmte ausgewählte Verwaltungsbereiche geprüft werden. Im Zuge der im Jahr 2009 durchgeführten Prüfung sollte bewertet werden, wie gut die EZB ihre Personalressourcen verwaltet hat. Die Prüfung stützte sich auf folgende zentrale Fragen:

5.

Ferner fand eine Weiterverfolgung der Feststellungen und Empfehlungen statt, die der Hof bei seiner Prüfung der Effizienz der operationellen Verwaltung der Humanressourcen der EZB im Haushaltsjahr 2004 hinsichtlich der Einstellung und Mobilität des Personals, der Dienstbezüge und sonstigen Vergünstigungen sowie der Verwaltung der Abwesenheiten vorgebracht hatte (5).

6.

Die aktuelle Prüfung, die sich ausschließlich auf das im Stellenplan erfasste Personal der EZB bezog, umfasste Folgendes:

7.

Die Beschäftigungsbedingungen und Dienstvorschriften sollten umfassend sein, d. h., darin sollten sämtliche Aspekte der Personalverwaltung wie Vergütung, Urlaub, Überstundenregelung, Abordnung, Probezeit, Verwaltung der Abwesenheiten, Belästigung am Arbeitsplatz usw. ausführlich geregelt sein.

8.

Die Überprüfung der wichtigsten Beschäftigungsbedingungen und Dienstvorschriften hat gezeigt, dass sie umfassend sind. Die EZB ist dabei, alle diesbezüglichen Vorschriften und Regelungen in einem Handbuch für das Personal (Staff Handbook) zu konsolidieren, welches das im Jahr 2007 vorgelegte und zuletzt im März 2009 überarbeitete Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook) ergänzen soll.

9.

Der Hof hat der EZB in einem früheren Bericht empfohlen, regelmäßig zu überprüfen, ob ihre Beschäftigungsbedingungen mit denen anderer EU-Organe und Finanzorganisationen vergleichbar sind (6).

10.

Die EZB hat einen spezifischen Leistungsvergleich mit den EU-Organen sowie mit anderen vergleichbaren Finanzorganisationen in Bezug auf ihren Pensionsplan (7) vorgenommen, außerdem fand eine begrenzte Anzahl thematischer Vergleiche statt. Diese Vergleiche führten nicht zu wesentlichen Änderungen der Beschäftigungsbedingungen der EZB. Nach Auffassung der EZB sind ihre Beschäftigungsbedingungen insgesamt gesehen angemessen, was durch die geringe Personalfluktuation (8) und die Tatsache, dass nur sehr wenige erfolgreiche Bewerber Stellenangebote ausgeschlagen haben, bestätigt wird.

11.

Die Vorschriften und Verfahren für die Personalauswahl bilden die Grundlage für transparente, wirksame und angemessene Personaleinstellungsverfahren. Der Hof prüfte, ob die Bank

12.

Die Personalauswahl sollte durch eine Gesamtheit umfassender und klarer Vorschriften und Verfahren geregelt werden, die eindeutige und detaillierte Vorgaben für alle wichtigen Etappen des betreffenden Verfahrens enthalten. Die für die verschiedenen Etappen des Einstellungsverfahrens verantwortliche(n) Person(en), die notwendigen Entscheidungen und die vorzulegenden Dokumente sollten darin genannt werden.

13.

Die Bank verfügt über umfassende, klare und für alle Betroffenen leicht zugängliche allgemeine Vorschriften im Bereich der Einstellungen. Allerdings fehlt ein umfassendes Handbuch, und es wurden keine Checkliste ausgearbeitet, anhand derer sichergestellt werden kann, dass alle Etappen des Einstellungsverfahrens ordnungsgemäß abgewickelt wurden.

14.

Die Personaleinstellung sollte im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und Verfahren erfolgen. Ziel der Personalauswahlverfahren sollte es sein, zeitgerecht und in einem transparenten Verfahren Mitarbeiter einzustellen, die dem Anforderungsprofil am besten entsprechen.

15.

Die Personalauswahlverfahren der EZB sollen Folgendes gewährleisten: „Sämtliche Mitarbeiter werden vom Direktorium ausgewählt, eingestellt und befördert. Bei der Auswahl, Einstellung und Beförderung wird den Grundsätzen der beruflichen Eignung, der öffentlichen Bekanntgabe, der Transparenz, des gleichberechtigten Zugangs und der Gleichbehandlung gebührend Rechnung getragen“ (9).

16.

Der Hof prüfte sowohl Einstellungsverfahren als auch direkte Einstellungen. Die geprüften direkten Einstellungen wurden angemessen dokumentiert und standen mit den einschlägigen Vorschriften der EZB in Einklang. Die Einstellungsverfahren sind mit einem komplexeren Prozess verbunden. In diesem Zusammenhang bewertete der Hof Aspekte wie Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren.

17.

Bei allen Einstellungsverfahren sollte eine Stellenausschreibung ausgearbeitet werden, in der die wichtigsten mit der Stelle verbundenen Aufgaben klar aufgeführt und die erforderlichen und/oder erwünschten Befähigungsnachweise und sonstigen Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen allgemein beschrieben werden. In der Stellenausschreibung sollten zudem Art und Dauer des Vertrags sowie die Auswahlkriterien dargelegt werden. Alle Stellenausschreibungen sollten im elektronischen Einstellungssystem (electronic recruitment system) der EZB verfügbar sein; außerdem können sie — sofern erforderlich — über andere Wege bekannt gemacht werden.

18.

Die geprüften Stellenausschreibungen enthielten eine ausreichende Beschreibung der erforderlichen Erfahrungen und Befähigungsnachweise sowie der Art des Dienstpostens und der Auswahlkriterien. Für die Einreichung der Bewerbungen wurden angemessene Fristen gesetzt.

19.

Ungeachtet der Bemühungen der EZB, die Mobilität des Personals zu fördern und das Interesse von in verschiedenen Geschäftsbereichen der EZB verwendbaren Bewerbern zu wecken, waren die Voraussetzungen für die betreffenden Dienstposten häufig sehr fachspezifisch. Im Allgemeinen erschwert die starke Betonung sehr spezifischer Fachkenntnisse später die Mobilität der Mitarbeiter innerhalb der Bank. Die Bank hat kein Gesamtpaket von Kernkompetenzen definiert, die für die Erfüllung der Aufgaben auf den verschiedenen Führungsebenen erforderlich sind, um auf diese Weise die Ausarbeitung der Stellenausschreibungen zu erleichtern und die interne Mobilität des Personals nach Möglichkeit zu fördern.

20.

Gemäß den EZB-Vorschriften muss der jeweils eingesetzte Auswahlausschuss darüber entscheiden, ob im Rahmen des Auswahlverfahrens Tests, schriftliche Prüfungen oder andere Auswahlmechanismen zum Einsatz kommen. Bei allen Einstellungsverfahren muss der Auswahlausschuss mit jedem Bewerber mindestens ein Gespräch führen. Bei allen zu besetzenden Managementpositionen sollten die Managementfähigkeiten der Bewerber durch einen externen Berater bewertet werden. Ferner kann der Auswahlausschuss für die betreffende Stelle relevante Referenzen früherer Arbeitgeber des Bewerbers sowie aktueller oder früherer Vorgesetzter innerhalb der EZB berücksichtigen. Die Beurteilung sollte auf der Grundlage der in der Stellenausschreibung genannten Befähigungsnachweise und Erfahrungen erfolgen.

21.

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens muss der Auswahlausschuss seine Schlussfolgerungen zu den in die engere Wahl gezogenen und entsprechend ihrer Eignung in eine Rangfolge gebrachten Bewerbern ziehen. Anschließend holt der Auswahlausschuss die Zustimmung des Leiters des Geschäftsbereichs, in dem die Stelle zu besetzen ist — bzw. im Falle einer oberhalb einer bestimmten Führungsebene angesiedelten Stelle — die Zustimmung des Direktoriums ein.

22.

Bei den geprüften Einstellungsverfahren wurde die Eignung der Bewerber anhand einer Kombination aus verschiedenen Methoden beurteilt (siehe Kasten).

Kasten

Bei den Einstellungsverfahren angewendete Bewertungsmethoden

23.

Die geprüften Einstellungsverfahren wurden fristgerecht durchgeführt. Die in den einzelnen Etappen getroffenen Entscheidungen wurden im Protokoll zum Auswahlverfahren (selection memorandum) begründet. Allerdings enthielten die geprüften Protokolle zumeist nur eine beschreibende Beurteilung, während ausdrückliche Hinweise auf die erreichten Punktzahlen häufig fehlten. Obwohl die ausgewählten Bewerber über die erforderlichen Erfahrungen und Befähigungsnachweise verfügten, ließ sich in den meisten Fällen nur schwer nachvollziehen, aus welchen Gründen genau die Bewerber in die engere Wahl gezogen und ausgewählt worden waren. Die Beurteilungen der schriftlichen und mündlichen Prüfungen waren zumeist beschreibend, und häufig wurden keine Tabellen mit Punktzahlen erstellt, die einen Vergleich der Beurteilungen für die einzelnen Bewerber erlaubt hätten.

24.

Sofern während des Einstellungsverfahrens Referenzen überprüft wurden, wurde das Ergebnis dieser Überprüfungen nicht immer in der Einstellungsakte dokumentiert. Außerdem gab es keine Anhaltspunkte dafür, dass die betreffenden Ergebnisse systematisch im Auswahlausschuss erörtert wurden.

25.

Der Hof untersuchte, ob die EZB

26.

Sämtliche Aspekte des Systems für die Leistungsbeurteilung des Personals sollten durch klare Leitlinien abgedeckt werden. Innerhalb dieses Systems sollten die Rollen der Beteiligten klar sein, und es sollte deutlich erläutert werden, was von den Beurteilenden und den Beurteilten jeweils erwartet wird.

27.

Im EZB-Leitfaden für die Beurteilung (Guide to the ECB appraisal) werden die wichtigsten Aspekte des Beurteilungssystems der Bank beschrieben. Der verwendete Beurteilungsbogen enthält folgende Felder: i) eine Bewertung der Leistung des Beurteilten anhand der in der vorhergehenden Beurteilung festgelegten Aufgaben und Ziele; ii) eine Gesamtbeurteilung der Leistung vor dem Hintergrund der Werte der EZB; iii) eine Analyse des Kenntnisstands gemessen an den in der EZB verlangten Kenntnissen; iv) eine Festlegung der Aufgaben und Ziele für den nächsten Beurteilungszeitraum; v) einen Abschnitt über Fortbildung und Entwicklung; vi) einen Abschnitt mit Zusammenfassungen der Kommentare der beiden Beurteilenden und vii) einen Abschnitt für die Kommentare des Beurteilten.

28.

Die Prüfung des Beurteilungsverfahrens durch den Hof machte Folgendes deutlich:

29.

Die individuellen Personalbeurteilungen sollten im Einklang mit dem EZB-Leitfaden für die Beurteilung erstellt werden. Die betreffenden Vorschriften sollten von allen Geschäftsbereichen einheitlich angewendet werden, um eine kohärente Vorgehensweise und eine faire Beurteilung des gesamten Personals zu gewährleisten.

30.

Die Kontrolle der bei den Geschäftsbereichen ausgewählten individuellen Beurteilungen hat Folgendes ergeben:

31.

Die EZB sollte angemessene Strategien und Verfahren entwickeln, um die Leistungen ihrer Mitarbeiter zu belohnen und deren Motivation zu gewährleisten.

32.

Der Hof überprüfte die Strategien und Vorschriften für die Laufbahnentwicklung und untersuchte die Einhaltung dieser Strategien und Vorschriften anhand einer Stichprobe.

33.

Im Schreiben des EZB-Präsidenten für das Jahr 2009 (11) werden die Personalentwicklung und das Meistern der problematischen Altersstruktur (12) als Prioritäten genannt. Im Einklang mit der Strategie der EZB bestand eines der wichtigsten Ziele in den letzten Jahren darin, die Mitarbeiterzahl stabil zu halten. Die problematische Altersstruktur und das Ziel, die Mitarbeiterzahl stabil zu halten, stellen die Hauptprobleme für die Laufbahnentwicklung der EZB-Mitarbeiter dar. Der Hof hat im Übrigen festgestellt, dass beim im Stellenplan erfassten Personal ein Zuwachs um 3 %, beim nicht im Stellenplan erfassten Personal hingegen eine deutliche Zunahme (die Zahl dieser Mitarbeiter stieg von 154 im Jahr 2006 auf 254 im Jahr 2009) zu verzeichnen war.

34.

Die EZB fördert die Mobilität (13) und bietet entsprechende Fortbildungsmaßnahmen an. Es obliegt jedoch den einzelnen Mitarbeitern, von diesen Möglichkeiten Gebrauch zu machen und ihre eigene Laufbahnentwicklung zu beeinflussen. Es gibt keinen im Voraus bestimmten beruflichen Werdegang und keinen automatischen Aufstieg.

35.

Gemäß der Rundverfügung der EZB über Beförderungen und zusätzliche Gehaltserhöhungen (additional salary advancement, ASA) setzt die Beförderung eines Mitarbeiters Folgendes voraus:

36.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Möglichkeiten gibt es die jährliche Gehalts- und Bonusüberprüfung (Annual Salary and Bonus Review, ASBR). Die Politik der EZB zur Belohnung der Leistungen ihrer Mitarbeiter wurde mit dem Ziel entwickelt, die Leistungen und Erfolge der einzelnen Mitarbeiter zu belohnen, indem die Höhe ihres Gehalts an ihren Beitrag zum Erreichen der EZB-Ziele geknüpft wird. Die Leistungen der Mitarbeiter können auf zwei Arten belohnt werden, nämlich durch Gehaltserhöhungen und Boni.

37.

Der Hof stellte Folgendes fest:

38.

Es sollte eine angemessene Planung der jährlichen Fortbildungsmaßnahmen geben. So sollten beispielsweise für neu eingestellte Mitarbeiter, Manager und andere Bedienstete mit spezifischen Kenntnissen zielorientierte Schulungen angeboten werden. Die Qualität aller Fortbildungsprogramme sollte anhand von Bewertungen überprüft werden. Die Informationen über Fortbildungsmaßnahmen sollten für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein; für sämtliche Fortbildungsveranstaltungen sollte es eine gemeinsame Anlaufstelle geben, bei der Informationen eingeholt werden können.

39.

Bei der EZB werden zwei Arten von Fortbildungsmaßnahmen, nämlich zentrale und dezentrale Fortbildungen, angeboten. Zentrale Fortbildungsmaßnahmen stehen allen Mitarbeitern offen und werden von der Generaldirektion Personal, Budget und Organisation (GD-H) sowie der Generaldirektion Informationssysteme (GD-IS) verwaltet. Dezentrale Schulungen werden von den einzelnen Geschäftsbereichen organisiert und betreffen zumeist spezielle Fachthemen.

40.

Der Hof hat das Fortbildungsprogramm für 2009 überprüft und eine Stichprobe von in drei Geschäftsbereichen angebotenen Fortbildungsmaßnahmen kontrolliert. Dabei gelangte er zu folgenden Ergebnissen:

41.

Es sollte eine integrierte Verwaltung der Personaldaten geben, damit umfassende, zuverlässige und kohärente Daten als Grundlage für die Planung und Überwachung der diesbezüglichen Tätigkeiten und die entsprechende Berichterstattung zur Verfügung stehen.

42.

Ein Teil der Personaldaten (z. B. die Anstellungsverträge) wird in Papierform in den Personalakten bearbeitet und aufbewahrt. Die EZB ist dabei, digitale Personalakten anzulegen. Die GD Personal, Budget und Organisation benutzt hauptsächlich zwei IT-Systeme, nämlich ISIS und e-recruitment, das voraussichtlich 2011 auslaufen soll. Bei ISIS handelt es sich um eine SAP-gestützte Software, die im Januar 2008 bei der EZB eingeführt wurde. Diese Einführung war mit erheblichen Folgen für bestimmte Tätigkeiten im Bereich der Personalverwaltung verbunden. Mehrere Module werden bereits verwendet oder werden zurzeit implementiert.

43.

Alle EZB-Mitarbeiter haben über das Intranet Zugang zum ISIS-Portal. Die Mitarbeiter sind selbst für die Aktualisierung ihrer personenbezogenen Daten, wie Bankkontendaten und personenbezogene Informationen, verantwortlich. Dies hat zu einer besseren Datenqualität geführt.

44.

Obwohl ISIS bereits seit Januar 2008 technisch funktionierte, war Ende 2009 noch keine Direktion als Systemeigentümer für ISIS bestimmt worden. Vorübergehender Systemeigentümer war die Projektlenkungsgruppe. Außerdem war noch keine Dienstgütevereinbarung unterzeichnet worden. Dienstgütevereinbarungen sind üblich, um das Niveau der Dienstleistung zu bestimmen, das vom Dienstleistungserbringer gegenüber den Nutzern des Informationssystems garantiert werden muss, und um Rolle und Zuständigkeiten der an der Vereinbarung Beteiligten festzulegen.

45.

Vor der Implementierung eines neuen Informationssystems sollte ein Benutzerakzeptanztest durchgeführt und eine förmliche Freigabe (user sign-off) vorgenommen werden. Alle Tests müssen ordnungsgemäß dokumentiert, überprüft und genehmigt werden und Teil der Systemdokumentation sein.

46.

Nach erfolgreicher Testphase sollte das System in den Echtbetrieb eintreten können. In diesem Stadium sollten die Benutzer bereits Verfahren entwickelt und umfassende Schulungen im Hinblick auf die Benutzung des neuen Systems erhalten haben. Nach Implementierung des neuen Systems sollte eine Überprüfung stattfinden, um festzustellen, ob Konzeption und Entwicklung des Systems angemessen sind und geeignete Kontrollen eingebaut wurden.

47.

Die ISIS-Personalverwaltungsmodule wurden stufenweise implementiert. Vor jeder Systemfreigabe wurden Benutzerakzeptanztests durchgeführt, und vor dem Echtbetrieb wurden Benutzerakzeptanzformulare abgezeichnet. Der Hof überprüfte anhand einer Stichprobe die faktische Durchführung und die Dokumentation der vor der Systemfreigabe durchgespielten Testfälle. In den beiden geprüften Testfällen war die einzige verfügbare Dokumentation das Benutzerhandbuch für den implementierten Prozess.

48.

Bevor das ISIS-System in Betrieb ging, fand eine Sicherheitsbeurteilung statt, bei der IT-Risiken ermittelt und Aktionspläne bzw. Kontrollen zur Beherrschung dieser Risiken entwickelt wurden. Allerdings wurden bei dieser vor Freigabe von ISIS vorgenommenen Sicherheitsbeurteilung einige Kriterien nicht erfüllt. Die GD-H als Systemeigentümer akzeptierte diese Restrisiken. Der Hof schätzt zwei dieser Risiken jedoch als potenziell hoch ein. Seiner Auffassung nach hätten Maßnahmen zur Eindämmung dieser Risiken getroffen werden müssen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie die Verfügbarkeit der Datenbestände zu gewährleisten.

49.

Im Rahmen der Implementierung der ISIS-Personalverwaltungsmodule wurden Kurse und praxisorientierte Sitzungen für die Benutzer veranstaltet. Neue Mitarbeiter werden gegenwärtig von ihren Kollegen mit der Systembenutzung vertraut gemacht (z. B. Job Shadowing). Für bestimmte Benutzergruppen, etwa Verwaltungsassistenten und externes Personal, werden Schulungen durchgeführt. Allmonatlich wird ein ISIS-Newsletter veröffentlicht, außerdem gibt es Handbücher und Demonstrationen, die auch über das Intranet der EZB verfügbar sind.

50.

Das Projekt zur Implementierung von ISIS wurde noch nicht vollständig abgeschlossen. Daher kann noch keine Überprüfung nach Implementierung stattfinden. Mithilfe dieser Überprüfung soll festgestellt werden, ob das System angemessen konzipiert und entwickelt wurde und geeignete Kontrollen umfasst.

51.

Alle Veränderungen am ISIS-System werden mit den Prozesseigentümern abgestimmt. Für bestimmte Standardänderungen im ISIS-System wurde ein beschleunigtes Änderungsmanagement eingeführt. Während der Prüfung wurden drei mit diesem beschleunigten Änderungsmanagement zusammenhängende Betriebsverfahren überprüft. Bei allen drei Dokumenten handelte es sich um vorläufige Fassungen. Es lagen keine Informationen darüber vor, wer diese Verfahren genehmigen wird und wann dies der Fall sein wird.

52.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss im Einklang mit den Gesetzen und Verordnungen zum Datenschutz erfolgen. Den Mitarbeitern sollte ausgehend von ihrem Informationsbedarf angemessener Zugang zu verschiedenen Datenebenen gewährt werden. Falls ein Mitarbeiter mit Zugang zum Personalinformationssystem die Abteilung verlässt, sollte der Zugang zu diesem System erlöschen.

53.

Das Meldeverfahren der EZB sieht Folgendes vor: Vor der Einführung neuer Verarbeitungen in Bezug auf personenbezogene Daten muss der für die Verarbeitung Verantwortliche dies dem Datenschutzbeauftragten über die Online-Schnittstelle der Website des Datenschutzbeauftragten im Intranet der EZB melden. Personenbezogene Daten der EZB-Mitarbeiter werden u. a. mithilfe der ISIS-Personalverwaltungsmodule verarbeitet. Die Meldung an den Datenschutzbeauftragten wurde im September 2008 übermittelt, obwohl das ISIS-System seit Januar 2008 in Betrieb ist.

54.

Allen Mitarbeitern wurden im ISIS-Personalverwaltungsmodul spezifische Rollen zugewiesen. Der leitende Experte für Personalressourcen im Rahmen des ISIS-Programms erhielt die Befugnis zur Genehmigung der betreffenden Rollenprofile.

55.

Der Hof beschaffte sich eine Liste aller Mitarbeiter, deren ISIS-Profil umfassende Leserechte („read all“ profile) für Personaldaten vorsieht, um festzustellen, ob nur entsprechend befugtes Personal über ein solches Profil verfügte. In drei Fällen verfügten externe Mitarbeiter (Mitarbeiter von Agenturen und Berater) und in drei weiteren Fällen vorübergehend Beschäftigte über Leserechte für Personaldaten („read human resources“). Obwohl diese sechs Mitarbeiter fest zu den jeweiligen Teams im Bereich Personalressourcen gehören, erhöht sich durch die Tatsache, dass externen und vorübergehend beschäftigten Mitarbeitern Zugang zu personenbezogenen Daten gewährt wird, das Risiko, dass die Vertraulichkeit sensibler personenbezogener Daten nicht gewährleistet ist. In vier Fällen verfügten ehemalige Mitarbeiter, nachdem sie die EZB verlassen hatten, weiterhin über die ihnen im ISIS-System eingeräumten Zugangsrechte.

56.

Im Präsidentenschreiben für das Jahr 2008 wird betont, dass die Mitarbeiter das Kapital der Bank darstellen und das Personalmanagement weiterhin eines der Hauptanliegen des Direktoriums bleibt (17). Die Personalinformationssysteme sollten ein zuverlässiges Instrument für die Erstellung von Berichten sein, auf die sich das Management bei seinen strategischen und taktischen Planungen und seiner operativen Beschlussfassung stützen kann. Die Berichterstattung über Aspekte der Personalverwaltung sollte regelmäßig und zeitgerecht erfolgen. Die in diesen Berichten bereitgestellten Informationen sollten umfassend und genau sein.

57.

Durch die Einführung von ISIS hat sich der Informationsfluss innerhalb der EZB deutlich verbessert, da sowohl das Management als auch das übrige Personal die Möglichkeit haben, jederzeit innerhalb desselben Systems Personaldaten zu konsultieren. Durch diese Verbesserung sind die vom Hof im Jahr 2004 aufgedeckten Schwachstellen hinsichtlich der manuellen Validierung der Personaldaten ausgeräumt.

58.

Im Einklang mit der dezentralen Personalverwaltung bei der EZB sind in erster Linie die Leiter der einzelnen Geschäftsbereiche für die Überwachung der die Personaldaten betreffenden Aspekte in ihren Geschäftsbereichen zuständig. Aus den Rückmeldungen, die der Hof von den Vertretern der einzelnen Geschäftsbereiche erhalten hat, geht hervor, dass genügend Informationen für die laufende Personalverwaltung zur Verfügung stehen und dass die im ISIS-System verfügbaren Daten von angemessener Qualität sind. Allerdings werden die Einstellungen und die dezentralen Fortbildungsmaßnahmen noch außerhalb des ISIS-Systems verwaltet. Standardberichte sind ebenfalls im ISIS-System verfügbar. Auf der Grundlage von Business-Intelligence-Berichten können außerdem Berichte über Betriebsprozesse und deren Ergebnisse erstellt und Daten analysiert und interpretiert werden.

59.

Das System für die förmliche Berichterstattung an das Direktorium über Themen, welche die Personalverwaltung betreffen, hat sich seit der Prüfung des Hofes im Jahr 2004 nicht geändert. Das Direktorium und das obere Management erhalten alljährlich einen ausführlichen Bericht über die Einstellungen und die Mobilität des Personals (obwohl die Anzahl der Neueinstellungen deutlich zurückgegangen ist); die Umsetzung der anderen Politiken wird dagegen nicht durch eine ähnlich umfassende förmliche Berichterstattung abgedeckt.

60.

Im April 2008 wurde dem oberen Management eine Präsentation zum Thema Krankheitsurlaub bei der EZB (in den Jahren 2006 und 2007) vorgelegt, und innerhalb der GD-H fand eine interne Präsentation zum Krankheitsurlaub im Jahr 2008 statt. In den Jahren 2006 bis 2008 war ein Anstieg der Krankheitsurlaube zu verzeichnen. Zu den auffallendsten Entwicklungen im Zeitraum 2007-2008 gehörte ein Anstieg der durch Krankheitsurlaube insgesamt verloren gegangenen Arbeitstage um 13,3 % und der durch langfristigen Krankheitsurlaub insgesamt verloren gegangenen Arbeitstage um 37 %. Im Jahr 2009 sank die Gesamtzahl der durch Krankheitsurlaube verloren gegangenen Arbeitstage um 9,9 % und die Anzahl der durch langfristige Krankheitsurlaube verloren gegangenen Arbeitstage um 42,3 %. Es gab keine förmliche Berichterstattung an das Direktorium über Statistiken zum Krankheitsurlaub.

61.

In den letzten Jahren hat die EZB Politiken mit strategischer Bedeutung für die Organisation umgesetzt. Dazu gehören die Politik der Diversität und eine Reihe von Maßnahmen, mit denen der problematischen Altersstruktur begegnet werden soll. Im Jahr 2007 wurde dem Direktorium ein Weiterverfolgungsbericht zur Diversität des EZB-Personals vorgelegt; allerdings gibt es keine regelmäßige förmliche Berichterstattung über die Umsetzung dieser Politiken und damit verbundene Fragen. Desgleichen erhält das Direktorium keine regelmäßigen oder förmlichen Berichte über die meisten von der GD-H umgesetzten Politiken. Allerdings wurde festgestellt, dass ein Verwaltungsausschuss eingesetzt wurde, in dem u. a. Personalfragen erörtert werden sollen.

62.

Die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen ist wichtig, um die Transparenz und Kohärenz der im Personalbereich geltenden Vorschriften sicherzustellen. Aus diesem Grund sollten alle relevanten Informationen über Vorschriften und Strategien für den Bereich der Personalressourcen für alle EZB-Mitarbeiter verfügbar und leicht zugänglich sein.

63.

Wichtigste und umfassendste Informationsquelle für das EZB-Personal ist das Intranet der Bank. Auf der Intranetseite „around my job“ sind alle wichtigen Vorschriften, Strategien und Leitlinien für den Bereich Personal sowie Links zu Hintergrundinformationen verfügbar. Außerdem werden dort auch Neuigkeiten und Aktualisierungen im Bereich Personal zur Verfügung gestellt.

64.

Die GD-H hat zudem operationelle Leitlinien im Intranet bereitgestellt, in denen dargelegt wird, wie sie die Dienstvorschriften auslegt und anwendet. Auf diese Weise sollen die Transparenz in der gesamten Organisation verbessert und die Verfahren im Zusammenhang mit der Personalverwaltung klargestellt werden. Die operationellen Leitlinien sind in einer annotierten Fassung der Dienstvorschriften in Form von Informationskästen verfügbar.

65.

Im Jahr 2007 trat ein Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook, BPH) in Kraft, in dem einige für das Personal der EZB verbindliche organisatorische Vorschriften (Rundverfügungen) zusammengestellt wurden. Informationen zu ethischen Empfehlungen, Beschäftigungsbedingungen, Dienstvorschriften (wie Vorschriften über Abordnungen, Beförderungen, Einstellungen usw.) wurden bislang noch nicht in einem Handbuch für das Personal, welches das Handbuch für die Praxis ergänzt, zusammengestellt.

66.

Die 2008 durchgeführte interne Umfrage zur Kundenzufriedenheit hat gezeigt, dass die Befragten im Allgemeinen wussten, wo sie Informationen über Personalressourcen im Intranet finden konnten, und dass die diesbezüglichen Nachrichten im Intranet von den meisten Befragten als relevant und von etwa 40 % als klar und knapp eingestuft wurden.

67.

Die EZB hat umfassende Beschäftigungsbedingungen und Dienstvorschriften eingeführt, die alle wichtigen Aspekte der Personalverwaltung ausführlich regeln. Zudem hat sie regelmäßig überprüft, ob spezifische Aspekte ihrer Beschäftigungsbedingungen mit denen anderer EU-Organe und ähnlicher Finanzorganisationen vergleichbar sind.

68.

Die EZB hat ein Gesamtpaket umfassender und klarer Vorschriften und Verfahren für die Personalauswahl angenommen, die alle wichtigen Etappen des betreffenden Verfahrens abdecken. In Bezug auf die Einstellungsverfahren stellt der Hof Folgendes fest:

Empfehlung

69.

Die EZB hat klare Leitlinien ausgearbeitet, die alle Aspekte ihres Systems für die Leistungsbeurteilung des Personals abdecken. Innerhalb dieses Systems werden die Rollen klar definiert, und es wird deutlich gemacht, was von den Beurteilenden und den Beurteilten jeweils erwartet wird. Der Hof stellt jedoch Folgendes fest:

70.

Insgesamt gesehen hat die EZB angemessene Strategien und Verfahren für die Laufbahnentwicklung ausgearbeitet. Allerdings stellt das Erfordernis, die Mitarbeiterzahl stabil zu halten, in Verbindung mit der bei der EZB gegebenen problematischen Altersstruktur ein bedeutendes Hindernis für das berufliche Fortkommen der Mitarbeiter dar. Die Entscheidungen im Zusammenhang mit der Belohnung der Leistungen des Personals waren im Allgemeinen gut dokumentiert; dies gilt jedoch nicht für die spezifischen Entscheidungen im Rahmen der jährlichen Gehalts- und Bonusüberprüfung.

2.

Die Beurteilungen der Mitarbeiter sollten innerhalb der vorgesehenen Fristen fertiggestellt und ihre Qualität sollte durch Festlegung von Zielen nach dem SMART-Ansatz (18) verbessert werden; zudem sollte die Laufbahnentwicklung an spezifische Erfordernisse im Bereich der Fortbildung geknüpft werden.

71.

Obwohl die die Personalverwaltung betreffenden Teile des Softwaresystems ISIS seit 2008 in Betrieb sind, wurde noch keine spezifische Generaldirektion als Systemeigentümer bestimmt und noch keine Dienstgütevereinbarung getroffen.

72.

Seit der im Jahr 2004 vom Hof durchgeführten Prüfung haben sich Verfügbarkeit und Zugänglichkeit zuverlässiger Informationen im Bereich Personalressourcen sowohl für das Management als auch für das übrige Personal erheblich verbessert. Das System für die förmliche Berichterstattung an das Direktorium hat sich seitdem hingegen nicht verändert.

3.

Die Systembestandteile der ISIS-Software für den Bereich Personal sollten bewertet werden, um zu überprüfen, ob die mit dem System ursprünglich verfolgten Ziele erreicht und angemessene Kontrollen eingebaut wurden.