ANHANG 1

ZEITPLAN DER SITZUNGEN DES OLAF-ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

2008

Monat	Sitzungstermin
JUNI	Dienstag, den 24. Juni – Mittwoch, den 25. Juni
JULI	Dienstag, den 8. Juli – Mittwoch, den 9. Juli
SEPTEMBER	Donnerstag, den 18. September
OKTOBER	Montag, den 6. Oktober – Dienstag, den 7. Oktober
NOVEMBER	Dienstag, den 11. November - Mittwoch, den 12. November
DEZEMBER	Dienstag, den 16. Dezember – Mittwoch, den 17. Dezember

2009

Monat	Sitzungstermin
JANUAR	Dienstag, den 20. Januar – Mittwoch, den 21. Januar.
FEBRUAR	Dienstag, den 17. Februar – Mittwoch, den 18. Februar
MÄRZ	Dienstag, den 24. März – Mittwoch, den 25. März
MAI	Dienstag, den 21. Mai – Mittwoch, den 22. Mai

ANHANG 2

LISTE DER STELLUNGNAHMEN ANGENOMMEN BEI DER ÜA ZWISCHENDEN 1 JUNI 2008 UND DEN 31 MAI 2009

2008

Stellungnahme Nr. 5/2008 zur „de minimis“-Politik des OLAF

2009

Stellungnahme Nr. 1/2009 Jährlicher Managementplan 2009 des OLAF

Stellungnahme Nr. 2/2009 zu den Berichten des OLAF über Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten laufen

Stellungnahme Nr. 3/2009 zum Haushaltsvorentwurf 2010 des OLAF

ANHANG 3

STELLUNGNAHME Nr. 5/2008

zur „de minimis“-Politik des OLAF

2. Dezember 2008

EINLEITUNG

Den Ressourcen, auf die das OLAF für die von ihm durchzuführenden Untersuchungen zurückgreifen kann, sind enge Grenzen gesetzt. Daher gilt es diese Ressourcen so effektiv wie möglich dafür einzusetzen, dass Untersuchungen schwerer Fälle von gegen die finanziellen Interessen der EU gerichteten Betrugsdelikten und Unregelmäßigkeiten mit der gebotenen Zügigkeit und Wirksamkeit durchgeführt werden können. Der Überwachungsausschuss hat in der Vergangenheit (1) wiederholt seine Besorgnis darüber zum Ausdruck gebracht, dass das OLAF noch immer keine klare und konsistente Untersuchungspolitik bzw. -strategie entwickelt hat.

In den EG-Verordnungen bzw. im Kommissionsbeschluss über die Errichtung des OLAF (2) werden keine Prioritäten in Bezug auf eingehende Hinweise oder Beschwerden, bei denen es um geringe Beträge geht (sogenannte „de minimis“-Fälle) gesetzt. Daraus folgt, dass eingegangene Hinweise und Untersuchungen einschließlich „de minimis“-Fälle grundsätzlich vom OLAF gleich zu behandeln sind. Die Untersuchungsprioritäten des OLAF sind im OLAF-Handbuch (3) und im aktuellen jährlichen Managementplan des OLAF festgelegt. Das OLAF hat seine Praktiken zur Umsetzung seiner „Nulltoleranz“-Politik ebenso wie seine „de minimis“-Regel für interne Untersuchungen in einem an den Überwachungsausschuss gerichteten Vermerk vom Juni 2007 (4) näher dargelegt.

Zum Zwecke der Evaluierung der Praktiken und der Wirksamkeit der geltenden „de minimis“-Politik des OLAF hat der Überwachungsausschuss daher geprüft, wie sich das OLAF im Einzelnen mit den „de minimis“-Fällen auseinandersetzt.

1.   DIE FALLAUSWAHL

Für den Zeitraum Dezember 2005 bis November 2008 (36 Monate) waren im Fallverwaltungssystem (CMS) des OLAF ca. 2 000 abgeschlossene Fälle ausgewiesen. Daraus wählte der Überwachungsausschuss 45 Fälle aus (Einzelheiten siehe Anhang 1 (5)), bei denen das geschätzte Schadensvolumen jeweils unter 50 000 EUR lag. Die 50 000-EUR-Schwelle wurde auf der Grundlage einer Kostenwirksamkeitsberechnung (Mindestkosten einer durchschnittlichen Untersuchung) ausgewählt, bei der die durchschnittliche Untersuchungsdauer (28 Monate) sowie der Personaleinsatz (zwei Untersuchungsbeauftragte mit durchschnittlich 15 Fällen pro Person) berücksichtigt wurden. Die finanziellen Auswirkungen teilten sich bei den ausgewählten Fällen wie folgt auf:

Schadensvolumen in EUR	ausgewählte Fälle
0 - 500	6
501 – 25 000	20
25 001 – 50 000	19
Insgesamt	45

Diese Auswahl reichte von internen und externen Untersuchungen bis hin zu Amtshilfe-, Überwachungs- und Koordinierungsfällen, so dass sämtliche Arten der vom OLAF untersuchten Fälle vertreten waren. Der Überwachungsausschuss hat jeweils die Evaluierungs-, Zwischen-, Abschluss- und Follow-up-Berichte ausgewertet, um zu ermitteln,

—	ob die Untersuchungseinleitung in Übereinstimmung mit den Regeln des OLAF-Handbuchs erfolgt war,

—	ob das OLAF jeweils die einzige oder aber die am besten für die Untersuchung geeignete Stelle war (dies betraf vor allem die internen Fälle),

—	wie viele Monate die Untersuchung dauerte und um welche Fallart es sich handelte,

—	welche Auswirkungen die Untersuchungen und die im Anschluss ergriffenen Folgemaßnahmen der nationalen Behörden bzw. der EU-Organe und –Einrichtungen hatten,

—	wie umfangreich der Ressourceneinsatz (Zahl der an der Untersuchung beteiligten Personen) war,

—	ob eingegangene Informationen an die zuständigen Kommissionsdienststellen weitergeleitet bzw. die abgeschlossenen Fälle an diese übermittelt wurden.

2.   ANALYSE UND SCHLUSSFOLGERUNGEN

2.1.   Allgemeine Bemerkungen

Für die Evaluierung der eingegangenen Hinweise benötigte das OLAF durchschnittlich fünf Monate, für die Untersuchung jeweils 15 Monate. Die meisten Fälle wurden von jeweils zwei Untersuchungsbeauftragten bearbeitet und waren vom Erstbewerter als Fall von geringer Priorität eingestuft worden. Bei sechs Fällen wurden nach Untersuchungsabschluss keine Folgemaßnahmen empfohlen.

Der Überwachungsausschuss hat die Logik hinter den einzelnen Untersuchungseinleitungsbeschlüssen im Lichte der Kriterien aus dem OLAF-Handbuch analysiert und ist dabei zu dem Schluss gekommen, dass in den meisten Fällen der Einleitungsbeschluss schlecht begründet war und auf den Erstbewertungsformularen keine klaren Einleitungsgründe aufgeführt waren. Auf dem Erstbewertungsformular sind die Vorwürfe, die einschlägige OLAF-Rechtsgrundlage sowie Angaben über die Verlässlichkeit der Quelle aufzuführen, doch der Grund für die Untersuchungseinleitung nach Maßgabe der Kriterien aus dem Handbuch braucht nicht angeben werden. Das Vorliegen eines „hinreichend ernsten Verdachts“ (6) wird als Kriterium für die Untersuchungseinleitung verwendet, ist aber im Handbuch nicht näher definiert. Wie dieses Kriterium zu interpretieren und umzusetzen ist, scheint somit völlig im Ermessen des Untersuchungsbeauftragten zu liegen. Bei vielen Fällen hatten der Erstbewerter die Einleitung einer Untersuchung empfohlen und sein Referatsleiter, sein Direktor und der „Board“ dies anschließend nacheinander genehmigt, obwohl auf dem Erstbewertungsformular kein klarer Grund für eine Untersuchungseinleitung angegeben war und auch sonst keine schriftliche Begründung für eine solche Einleitung in der Fallakte vorlag.

Das aktuelle OLAF-Handbuch für Untersuchungsbeauftragte und Erstbewerter enthält nicht die klaren Leitlinien, die nötig wären, um Erstbewertern eingegangener Hinweise die Empfehlung, ob eine Untersuchung eingeleitet werden sollte oder nicht, zu erleichtern. Durch besser definierte Kriterien für die Untersuchungseinleitung würde mehr Transparenz geschaffen und eine bessere, konsistentere und kohärentere Bearbeitung eingegangener Informationen ermöglicht.

Derzeit ist es beim OLAF Praxis, dass der Erstbewerter auch die betreffende Untersuchung durchführt. Dieses Vorgehen findet sich zwar nicht nur beim OLAF, kann aber einer neutralen und unvoreingenommenen Informationsbewertung im Wege stehen, falls es keine klaren und transparenten Kriterien für die Untersuchungseinleitung und auch keine gründliche Kontrolle durch die zuständigen Leiter gibt.

Zwar wird jeder Untersuchung eine „hohe“, mittlere oder „geringe“ Priorität zugewiesen, doch der Überwachungsausschuss konnte keine spezifische Behandlungsweise für Fälle von geringer oder durchschnittlicher Priorität ausmachen. Es bedarf der Klärung, wie Fälle von geringer Priorität zu behandeln sind, wenn Ressourcen aus anderen Fällen verfügbar werden. Bei den ausgewählten Fällen entstand der Eindruck, dass die betreffenden Untersuchungen, denen ursprünglich eine geringe oder eine durchschnittliche Priorität zugewiesen worden war, genau so behandelt wurden, wie alle anderen Untersuchungen.

Anscheinend gibt es generell nur sehr wenige Informationen über die nach Ergehen des Einleitungsbeschlusses ergriffenen Maßnahmen zur Planung der betreffenden Untersuchung. Ein klar umrissener Untersuchungsplan, der konkrete Ziele, erwartete Ergebnisse und Untersuchungsfristen nennt, eine Risikoanalyse und Benchmarks enthält, die Ressourcenzuweisung aufzeigt, Anleitungen gibt sowie die Struktur der Untersuchungsarbeit vorgibt und bei Bedarf auch aktualisiert wird, ist jedoch eine unabdingbare Voraussetzung für jede Untersuchung.

Empfehlungen1.   In den Abschnitt „Operative Prioritäten“ des Handbuchs sollten klare Leitlinien zur Umsetzung der „de minimis“-Politik eingefügt werden. Für die verschiedenen Untersuchungsarten sollten indikative Mindestschadensschwellbeträge sowie Kriterien für die Entscheidung über die etwaige Einleitung einer „de minimis“-Untersuchung festgelegt werden.2.   Es sollte geklärt werden, welche praktischen Auswirkungen die Zuweisung einer geringen, einer mittleren oder einer hohen Untersuchungspriorität mit sich bringt.3.   Vor Untersuchungsbeginn sollte jeweils ein Untersuchungsplan aufgestellt werden, in dem die Untersuchungsziele festgehalten werden.4.   Das OLAF sollte nach Möglichkeit für eine Rollentrennung von Hinweisbewerter und Untersuchungsbeauftragtem sorgen, sofern die Sprachkenntnisse dies zulassen.

2.2.   Interne Untersuchungen

Das OLAF setzt die „Nulltoleranz“-Politik (7) der Kommission in diesem Bereich um und misst in seiner Funktion als mit dem Schutz und der Wahrung der finanziellen Interessen der Gemeinschaft befasste Dienststelle der Gemeinschaft allen internen Fällen dieselbe Bedeutung bei. Neben den möglichen finanziellen Auswirkungen auf den Gemeinschaftshaushalt hat das OLAF noch anderen Faktoren wie der politischen Relevanz von Hinweisen, den möglichen Folgen für das Ansehen der Gemeinschaft und der Schwere des Falls (insbesondere mit Blick auf das professionelle Verhalten der Gemeinschaftsbeamten und -bediensteten) Rechnung zu tragen (8). Das OLAF hat darauf hingewiesen, dass es bei der Entscheidung über die Untersuchungseinleitung folglich nur einen geringen Ermessensspielraum hat (9) und quasi verpflichtet ist, sämtlichen in seine Zuständigkeit fallenden Fällen nachzugehen; hiervon ausgenommen sind nur „geringfügige“ Verstöße, deren Verfolgung anderen Kommissionsdienststellen wie dem Sicherheitsdienst der Kommission oder dem Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC) angetragen werden kann.

Hauptaufgabe des OLAF ist der Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft. Bei den Fällen, in denen es um vermeintliche Verstöße geht, die den Ausfall geringfügiger Beträge aufgrund von unbegründeten oder gefälschten Erstattungsanträgen, Interessenkonflikten, nicht förderfähigen Ausgaben oder nicht offen gelegten externen Tätigkeiten nach sich gezogen haben bzw. zur Folge haben können, sollten die Anfangshinweise nach dem Dafürhalten des Überwachungsausschusses sofort an das IDOC weitergeleitet werden. Hiervon ausgenommen sind Fälle, in denen vermutlich ranghohe Beamte beteiligt sind, in denen es sich um fortgesetzte schwere Unregelmäßigkeiten oder Betrugsdelikte zu handeln scheint, in denen ein Bezug zu einer anderen OLAF-Untersuchung besteht oder in denen der Fall an eine andere Gemeinschaftsagentur weitergegeben wurde, weil das IDOC nicht zuständig ist. Der Überwachungsausschuss ist der Meinung, dass für die Beantwortung der Frage, welche gemeldeten vermutlichen Handlungen als „geringfügige Verstöße“ einzuordnen und wann derartige Informationen an andere Dienststellen weiterzuleiten sind, weitere Leitlinien nötig sind.

Was die Zusammenarbeit mit dem IDOC anbelangt, so ist der Überwachungsausschuss der Auffassung, dass das OLAF Informationen über geringfügige Verstöße bzw. Fälle mit sehr geringen finanziellen Auswirkungen frühzeitig an das IDOC weitergeben sollte, damit etwaige Disziplinarverfahren unverzüglich eingeleitet werden können. So würden alle Verstöße wirksam und rasch geahndet. In 99 % der vom Überwachungsausschluss geprüften Fälle schlossen sich an die Untersuchung des OLAF verwaltungsrechtliche Nachforschungen des IDOC an, die ihrerseits in disziplinarrechtliche Maßnahmen mündeten.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass etwaige disziplinarrechtliche Maßnahmen ohne jeglichen Verzug in die Wege geleitet werden müssen (10). Dafür ist es erforderlich, dass das OLAF Informationen rasch an das IDOC oder andere zuständige Kommissionsdienststellen weiterleitet und Doppeluntersuchungen vermieden werden. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich bei den Betroffenen nicht um Beamte handelt oder wenn die Gefahr besteht, dass die Betroffenen binnen kurzer Zeit aus dem Dienst ausscheiden – was in einigen der vom Ausschuss geprüften Fällen der Fall war. Nach Auffassung des Überwachungsausschusses bestand in den besagten Fällen kein Grund, warum die Informationen nicht sofort – ohne Einleitung einer Untersuchung des OLAF - an das IDOC hätten weitergeleitet werden können.

Der Überwachungsausschuss begrüßt die unlängst vom OLAF unternommenen Anstrengungen zum Ausbau seiner Zusammenarbeit mit dem IDOC und weiteren Kommissionsdienststellen und würde sich freuen, wenn auf diesem Gebiet noch mehr unternommen würde. Durch die engere Zusammenarbeit wird sich die direkte Weiterleitung eingehender Hinweise an die zuständigen Dienststellen weiter verbessern, ohne dass ein Eingreifen des OLAF erforderlich wird. Das OLAF sollte insbesondere versuchen, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit mit diesen Stellen weiter zu verbessern. Durch die Kooperationsvereinbarungen dürfen allerdings weder die Kernkompetenzen des OLAF noch seine Handlungsfreiheit beschnitten werden. Durch den Ausbau der Zusammenarbeit könnte das OLAF weitere Ressourcen für die Bearbeitung von schweren Fällen von Betrug und Unregelmäßigkeiten freisetzen – dem einzigen Bereich, in dem es eindeutig die einzige zuständige und kompetente Gemeinschaftsdienststelle ist. Da das OLAF nach optimaler Effizienz zum Nutzen der Gemeinschaft strebt, wäre es nach dem Dafürhalten des Überwachungsausschusses sowohl für das OLAF selbst als auch für die anderen Dienststellen nur von Vorteil, wenn das OLAF seine Erfahrungen und Erkenntnisse aus internen Fällen im Wege eines regelmäßigen Informationsaustauschs und durch Erörterung laufender Fälle ohne Vorgabe all zu strenger und zu detaillierter Regeln weitergäbe.

Abschließend noch einige Bemerkungen zu den justiziellen Folgemaßnahmen zu den internen Untersuchungen: Bei den meisten vom Ausschuss geprüften Fällen wurde aus unterschiedlichen Gründen (Verjährung, mangelnde Beweise für ein Strafverfahren usw.) kein justizielles Follow-up empfohlen oder in die Wege geleitet. Dies legt den Schluss nahe, dass bei vielen dieser Fälle die nationalen Justizbehörden aufgrund ihrer Arbeitsbelastung oder anderer Prioritätensetzungen nicht in der Lage waren, „de minimis“-Fälle zu bearbeiten. Nach Auffassung des Überwachungsausschusses sollte, bevor „de minimis“-Untersuchungen eingeleitet bzw. derartige Fälle an nationale Justizbehörden weitergeleitet werden, gründlich geprüft werden, ob justizielle Folgemaßnahmen in diesen Fällen überhaupt machbar und erfolgversprechend sind. Zudem ist eine konstruktive Kommunikation mit den nationalen Justizbehörden von großer Bedeutung für ein wirksames justizielles Follow-up.

Empfehlungen1.   Das OLAF sollte seine „Nulltoleranz“-Politik für interne Untersuchungen besser definieren und vor allem festlegen, wie mit Informationen zu Untersuchungen über Verstöße mit geringen finanziellen Auswirkungen zu verfahren ist. Dies sollte im Handbuch deutlich festgeschrieben werden.2.   Das OLAF sollte bei eingehenden Informationen über geringfügige Verstöße bzw. Verstöße mit geringen finanziellen Auswirkungen keine eigene Untersuchung einleiten, sondern die Informationen an andere Kommissionsdienststellen weiterleiten, wenn diesen andere Untersuchungsmöglichkeiten offenstehen. Dazu sollte geklärt werden, wann Informationen an das IDOC oder andere Kommissionsdienststellen weiterzuleiten sind, und es sollte festgelegt werden, was unter einem „geringfügigen Verstoß“ zu verstehen ist.3.   Das OLAF sollte den Informationsaustausch mit den zuständigen Kommissionsdienststellen über interne „de minimis“-Fälle verbessern.4.   Die Konzentration auf komplexe und schwer wiegende Fälle sollte zum vorrangigen operativen Ziel des OLAF gemacht werden, damit die knappen Ressourcen des OLAF optimal eingesetzt werden und ein best möglicher Nutzen für die Gemeinschaft entsteht.

2.3   Externe Untersuchungen

Bei den externen Untersuchungen teilt sich das OLAF die Aufgabe des Schutzes der finanziellen Interessen der Gemeinschaft mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten (11). In diesem Bereich besitzt das OLAF bei der Entscheidung über eine etwaige Untersuchungseinleitung mehr Spielraum und Flexibilität. Laut dem Handbuch (12) sind dabei bestimmte Kriterien wie der Subsidiaritätsgrundsatz und das Prinzip der Verhältnismäßigkeit zu berücksichtigen. Andererseits ist das OLAF, wenn in einem Mitgliedstaat keine Behörde für die Untersuchungseinleitung zuständig ist, die einzige Stelle, die überhaupt mit Untersuchungsbefugnissen ausgestattet ist.

Bei den vom Ausschuss geprüften Fällen handelte es sich um kleinere Unregelmäßigkeiten bei der Durchführung von Gemeinschaftsprogrammen und zumeist um Fälle, in denen Verdacht auf Vorliegen eines Interessenkonflikts, auf zu Unrecht erfolgte Zahlungen oder auf Misswirtschaft mit Projektgeldern bestand. Der Überwachungsausschuss untersuchte insbesondere die Schwere dieser Fälle, die Kriterien für die Untersuchungseinleitung, die Folgemaßnahmen der nationalen Behörden und das Follow-up.

Wie schon bei den von ihm geprüften internen „de minimis“-Fällen stellte der Überwachungsausschuss auch hier fest, dass die Entscheidung über eine etwaige Untersuchungseinleitung nach keinen klaren Kriterien erfolgte. Der Überwachungsausschuss ist daher der Auffassung, dass die derzeitige Strategie für externe Untersuchungen und die diesbezügliche Prioritätensetzung unklar sind. Um die Einleitung nicht notwendiger „de minimis“-Untersuchungen zu vermeiden, ist es notwendig, die Kriterien für die Einleitung externer Untersuchungen (einschließlich der Mindestschwellbeträge) zu konkretisieren. Durch eine klarere Strategie und Prioritätensetzung würde besser gewährleistet, dass die knappen Gemeinschaftsressourcen effizient verwendet werden, und die vorhandenen Ressourcen könnten nach Möglichkeit besser für die Untersuchung schwerer wiegender Fälle zugeteilt werden. Der Überwachungsausschuss ist nicht davon überzeugt, dass die Ressourcen des OLAF optimal genutzt werden, wenn regelmäßig Untersuchungen über Verstöße mit sehr geringen finanziellen Auswirkungen, die über den Untersuchungskosten liegen, durchgeführt werden.

Der Überwachungsausschuss hat bei der Prüfung der von ihm ausgewählten Fälle ferner festgestellt, dass sehr oft das finanzielle Follow-up bzw. die Beitreibung zu Unrecht gewährter Finanzmittel und/oder die disziplinarrechtliche Ahndung (beispielsweise durch Aufnahme des Unternehmens in das Frühwarnsystem) während der Untersuchung des OLAF oder gar schon davor von der zuständigen Gemeinschaftsdienststelle oder Agentur abgeschlossen oder in die Wege geleitet worden war. Aus den betreffenden Berichten war dem Überwachungsausschuss nicht ersichtlich, worin eigentlich der zusätzliche Nutzen („Mehrwert“) bestanden hatte, der durch die Untersuchung des OLAF über diese kleineren Unregelmäßigkeiten bewirkt worden sein sollte. Dies galt vor allem für das finanzielle Follow-up, denn in den betreffenden Fällen hatte die für die Programmdurchführung zuständige Dienststelle bereits eine Einziehungsanordnung ausgestellt - und war dazu gleich bei Eingang der betreffenden Hinweise auf Vorliegen von Betrug oder Unregelmäßigkeiten in der Lage gewesen. Der Überwachungsausschuss stellte ferner fest, dass es gängige Praxis war, eine Untersuchung nach Ergehen des Einleitungsbeschlusses des „Board“ selbst dann zu Ende zu führen (und keine Anstrengungen zum vorzeitigen Abschluss des betreffenden Falls zu unternehmen), wenn die erwarteten Folgemaßnahmen bereits abgeschlossen waren, während die Untersuchung des OLAF noch lief.

Der Überwachungsausschuss hat festgestellt, dass, was die justiziellen Folgemaßnahmen anbelangt, es dem OLAF aus außer seiner Kontrolle liegenden Gründen oftmals Mühe bereitet, von den Mitgliedstaaten Informationen über den Stand ihrer Folgemaßnahmen zu erhalten. Derartige Informationen fließen daher zumeist über die Delegationen der Kommission in den betreffenden Ländern, so dass der eigentliche Beitrag des OLAF hier begrenzt ist.

Empfehlung1.   Für die externen Untersuchungen des OLAF sollte eine „de minimis“-Strategie nebst Mindestschwellbeträgen festgelegt werden.

2.4.   Amtshilfe-, Überwachungs- und Koordinierungsfälle

Unter den vom Ausschuss geprüften Fällen waren auch mehrere Amtshilfe-, Überwachungs- und Koordinierungsfälle. Die allgemeine Rechtsgrundlage für derartige Fälle wird durch den EG-Vertrag und die einschlägigen Verordnungen (13) gebildet, denen zufolge das OLAF die Mitgliedstaaten bei der Organisation ihrer Zusammenarbeit und bei der Koordinierung ihrer Tätigkeiten zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft vor Betrug zu unterstützen hat.

Wie schon bei den externen und den internen „de minimis“-Fällen gelangte der Überwachungsausschuss auch hier zu dem Schluss, dass es sehr nützlich wäre, im Handbuch Leitlinien für die Behandlung eingehender Informationen zu derartigen Fällen - und insbesondere für die Prioritätensetzung und die Fallauswahl (Kriterien für eine etwaige Fallanlage) - vorzugeben. Bei der Prüfung der von ihm ausgewählten Fälle gelangte der Überwachungsausschuss zu dem Schluss, dass die Federführung bei diesen Fällen (d.h. die Nachforschungen und die Folgemaßnahmen) stets von den nationalen Behörden übernommen wurde und die Rolle des OLAF mithin sehr begrenzt war im Vergleich zu den externen und den internen Fällen, bei denen die operativen Untersuchungstätigkeiten (Kontrollbesuche, Informationsüberprüfung usw.) ja vom OLAF durchgeführt wurden. Welchen zusätzlichen Nutzen die Mitwirkung des OLAF in diesem Bereich hätte bringen können, war für den Überwachungsausschuss somit nur schwer ersichtlich. Daher wäre es wohl sinnvoll, sich Gedanken darüber zu machen, wie viele Ressourcen des OLAF für derartige Tätigkeiten eingesetzt werden sollten, wenn es bei den externen und den internen Untersuchungen an Ressourcen mangelt.

Empfehlung1.   Die Prioritäten und die Auswahlkriterien für Amtshilfe-, Überwachungs- und Koordinierungsfälle sollten im OLAF-Handbuch festgehalten werden.

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(1)  Siehe beispielsweise die Schlussfolgerungen und Empfehlungen der jährlichen Tätigkeitsberichte des Überwachungsausschusses für die Zeiträume Dezember 2005 bis Mai 2007 und Juni 2007 bis Mai 2008.

(2)  Verordnungen (EG) Nr. 1073/1999 und 1074/1999 sowie Kommissionsbeschluss vom 28. April 1999 (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20).

(3)  Laut Abschnitt 3.2 („Operative Prioritäten“) des OLAF-Handbuchs vom 25. Februar 2005 werden bei der Entscheidung über die etwaige Einleitung einer internen Untersuchung folgende Kriterien berücksichtigt: mögliches Vorliegen eines schwerwiegenden straf- oder disziplinarrechtlichen Verstoßes, die Frage, ob es sich um einen Einzeltäter oder um mehrere in Absprache handelnde Täter handelt, die mögliche Beteiligung leitender Beamter, die Frage, ob Amtsmissbrauch vorliegt, die Frage, ob die betreffende Angelegenheit dem Ruf oder der Glaubwürdigkeit der EU-Organe und –Einrichtungen schaden könnte und die Frage, ob eine Dienststelle oder ein Organ eine Untersuchung beantragt hat. Für die Entscheidung über das etwaige Einleiten einer externen Untersuchung sind insgesamt 15 Kriterien maßgeblich, darunter die finanziellen Auswirkungen, das öffentliche Interesse usw.

(4)  Interner Vermerk vom 18. Juni 2007 über die Praktiken des OLAF zur Umsetzung der „Nulltoleranz“-Politik und die „de minimis“-Regel bei internen Untersuchungen. Darin werden die allgemeinen Grundsätze der „Nulltoleranz“-Politik der Kommission und die „de minimis“-Regel bei der Entscheidung über die Einleitung einer internen Untersuchung bzw. über die Übermittlung des abschließenden Untersuchungsberichts an nationale Behörden dargelegt. Die Schlussfolgerung des Vermerks besagt, dass das OLAF bei der Frage über die Untersuchungseinleitung die Grenzen seines Kompetenzbereiches nicht überschreiten darf und dass kleinere Verstöße, die den finanziellen Interessen der Gemeinschaft nicht zum Nachteil gereichen, von den anderen Kommissionsdienststellen verfolgt werden sollten.

(5)  Anhang 1: nicht zur Veröffentlichung bestimmte, zwölfseitige Analyse fallbezogener Informationen.

(6)  Vgl. Urteile in den Rechtssachen EuGH-11/00 (Europäische Kommission gegen EZB) vom 10 Juli 2003, Rdnr. 141 und C-15/00 (Europäische Kommission gegen EIB) vom 10. Juli 2003, Rdnr. 164.

(7)  Interner Vermerk vom 18. Juni 2007 über die Praktiken des OLAF zur Umsetzung der „Nulltoleranz“-Politik und die „de minimis“-Regel bei internen Untersuchungen.

(8)  Artikel 2 Absatz 1 des Kommissionsbeschlusses vom 28. April 1999 (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20).

(9)  Siehe Abschnitt 3.2.1.1. des Handbuchs („Operative Prioritäten bei internen Untersuchungen“).

(10)  Siehe das Urteil des EuGH vom 27 November 2001 in der Rechtssache C-270/99, das Urteil des Gerichts erster Instanz vom 10. Juni 2004 in der Rechtssache T-307/01 sowie die Schlussanträge des Generalanwalts vom 22. März 2001 in der Rechtssache C-270/99.

(11)  Artikel 280 Absatz 2 EG-Vertrag.

(12)  Abschnitt 3.2.1.2 („Externe Untersuchungen – Ermessensgrundsatz“), S. 63.

(13)  Siehe Artikel 280 EG-Vertrag, Artikel 1 Absatz 2 der Verordnung Nr. 1073/99 und Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung Nr. 2988/95.

ANHANG 4

STELLUNGNAHME Nr. 1/2009

Jährlicher Managementplan 2009 des OLAF

Brüssel, 19. März 2008

Der Überwachungsausschuss hat sowohl den öffentlichen Teil als auch die internen Anlagen des jährlichen Managementplans 2009 des OLAF geprüft und dabei besonderes Augenmerk auf die Ziele, die Indikatoren und die erwarteten Ergebnisse der Untersuchungen sowie auf deren Verknüpfung mit den sonstigen Tätigkeiten des OLAF gelegt. Insgesamt möchte der Überwachungsausschuss dem OLAF zu einem klaren, gut strukturierten und präzisen jährlichen Managementplan 2009 beglückwünschen, und er begrüßt, dass auf seine Empfehlungen Bezug genommen wird. Nachfolgend einige Überlegungen und Anmerkungen zum jährlichen Managementplan 2009 des OLAF.

1.   Öffentlicher Teil

Der Überwachungsausschuss stellt fest, dass im Vergleich zum Jahr 2008 der Indikator und das spezifische Ziel des allgemeinen Ziels nicht mehr „Betrugsminimierung“ lautet, sondern nunmehr verstärktes Gewicht auf das Feedback von den „Kunden“ des OLAF gelegt wird. Der Überwachungsausschuss begrüßt diesen Ansatz und weist darauf hin, dass dies den Empfehlungen seiner Stellungnahme Nr. 3/2006 entspricht, in der er auf die notwendige Einbindung der OLAF-Partner in die Arbeiten zur Festlegung qualitativer und quantitativer Standards und Benchmarks für die Tätigkeiten des OLAF hingewiesen hat. Angesichts dessen möchte der Überwachungsausschuss erneut unterstreichen, dass das OLAF ein Verfahren für ein regelmäßiges Feedback seiner wichtigsten Partner einführen sollte.

Bezüglich des Indikators für das allgemeine Ziel „effiziente Nutzung der Ergebnisse von Umfragen bei den Partnern des OLAF“ hat der Überwachungsausschuss die ihm vom OLAF vorgelegten Ergebnisse und Analysen der diesbezüglichen Eurobarometer- bzw. Kommissionsumfragen der Jahre 2007 und 2008 geprüft. Dabei ist er zu dem Schluss gelangt, dass die operative Effizienz bzw. Wirksamkeit der OLAF-Dienststellen in diesen Umfragen weder angesprochen wird noch etwaige Informationen darüber gegeben werden. Der Überwachungsausschuss bezweifelt daher, dass das OLAF diese Ergebnisse tatsächlich zur Bewertung der Frage, ob die Ziele seines jährlichen Managementplans aus operativer Sicht erreicht wurden, nutzen kann. Anlass zu Vorbehalten gibt dem Überwachungsausschuss zudem der Umstand, dass bei diesen Erhebungen in der Regel keine Personen befragt werden, die direkt mit dem OLAF zusammenarbeiten. Der Überwachungsausschuss schlägt daher vor, dass das OLAF eine eigene, gezieltere und auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Umfrage durchführt, um die Meinungen jener Vertreter, Behörden der Mitgliedstaaten und EU-Einrichtungen einzuholen, mit denen es tagtäglich zusammenarbeitet. Diese Informationen wären für den jährlichen Managementplan 2009 besser geeignet.

Aus den Umfragen geht weiters hervor, dass der allgemeine Bekanntheitsgrad des OLAF nicht sonderlich hoch ist; das OLAF sollte dies bei der Planung seiner künftigen Tätigkeiten berücksichtigen. Eines der Hauptergebnisse der Eurobarometer-Umfrage von 2008 (unter 25 000 nach dem Zufallsprinzip ausgewählten EU-Bürgern) war, dass 59 % der Befragten noch nie etwas vom OLAF gehört hatten und 20 % derjenigen, die tatsächlich schon einmal vom OLAF gehört hatten, nicht sagen konnten oder wollten, ob sie dem OLAF vertrauten. Ähnlich waren die Ergebnisse bei der von der Kommission durchgeführten Umfrage: Die befragten Bediensteten hatten noch nie mit dem OLAF zu tun gehabt und daher auch keine Meinung zu seinen Tätigkeiten. Angesichts dessen möchte der Überwachungsausschuss das OLAF ermutigen, diesen Ergebnissen in seinem jährlichen Managementplan 2010 Rechnung zu tragen.

Der Überwachungsausschuss begrüßt das „Einzelziel Nr. 1“, bei dem es um die Messung von Effizienz und Wirksamkeit der vom OLAF durchgeführten Tätigkeiten geht. Ziel für 2009 ist die Untersuchung schwerer Betrugsfälle, was im Einklang mit den Anmerkungen steht, die der Überwachungsausschuss zum jährlichen Managementplan 2008 des OLAF und in seiner Stellungnahme Nr. 3 zu den „de minimis“-Fällen gemacht hat. Der Überwachungsausschuss begrüßt die verbesserte Strategie für die Umsetzung der „de minimis“-Regel für interne Untersuchungen, die im jüngsten Schreiben über die „de minimis“-Politik näher erläutert wurde.

Der Überwachungsausschuss hätte gern nähere Informationen über die Auswahlkriterien für „schwer wiegende“ externe Untersuchungen und möchte das OLAF ermutigen, für die Art von Fällen, in denen das OLAF im Jahr 2009 Untersuchungen durchzuführen beabsichtigt, eine klarere und konsistentere Strategie nebst Leitlinien zu auszuarbeiten. Außerdem sollte im Entwurf des Handbuchs für die operativen Verfahren (unter Punkt 2.3) näher erläutert werden, wie die operativen Prioritäten festgelegt werden.

Der Überwachungsausschuss teilt die Auffassung des OLAF, dass die Effektivität der Maßnahmen des OLAF wichtig für das Erreichen des allgemeinen Ziels ist. Daher sähe er gern klargestellt, wie durch „Einhaltung der Leitlinien für Schwellbeträge und der Kriterien für Folgemaßnahmen“ (Indikator 1.1) hierzu im Jahr 2009 beigetragen werden soll.

Der Überwachungsausschuss ist der Auffassung, dass die Effizienz der Untersuchungen nicht nur anhand der Abschlussquote und der Kriterien für die Untersuchungsdauer gemessen werden könnte, sondern auch mittels eines Systems oder Verfahrens für eine regelmäßige Kontrolle (auch der Qualität) der Untersuchungen, damit Verzögerungen vermindert und Probleme gleich nach ihrem Auftreten angegangen werden. Der Überwachungsausschuss hätte gern mehr Informationen über das „18-Monats-Warnsystem“, das im jährlichen Managementplan unter Einzelziel Nr. 1 genannt wird. Laut dem jährlichen Managementplan werden nach wie vor rund 25 % aller Untersuchungen nicht binnen des angestrebten Zeitraums von 24 Monaten abgewickelt. Da sich diese Entwicklung schon seit Jahren fortsetzt, fragt sich der Überwachungsausschuss, ob die Effizienzindikatoren ausreichen, um diese Verzögerungen zu verringern.

Wie schon beim jährlichen Managementplan 2008 des OLAF hält es der Überwachungsausschuss für problematisch, dass die Fallabschlussquote (Ergebnisindikator 2.2) bei dem Wert 1 liegen soll, wenn sie auf der Grundlage der neuen Fälle eines Kalenderjahres berechnet wird. Zur Bewältigung des bestehenden Arbeitsaufkommens (etwa 440 Fälle Stand Dezember 2008) bedarf es zusätzlicher Maßnahmen der OLAF-Leitung, denn die Verwirklichung des vorgenannten Ziels wird keineswegs zu einer Verringerung des Arbeitsaufkommens führen. Dies geht auch aus dem Protokoll der Direktorensitzung vom Oktober 2008 hervor, laut dem sich die Fallabschlussquote im ersten Halbjahr 2008 verschlechterte und der Rückstand wieder anwuchs.

Des Weiteren stellt der Überwachungsausschuss fest, dass Effizienz und Wirksamkeit der OLAF-Tätigkeiten ausschließlich aus dem Blickwinkel der Untersuchungen gemessen und sonstige operative Tätigkeiten und Unterstützungstätigkeiten nicht berücksichtigt werden. Der Überwachungsausschuss ist gleichwohl der Auffassung, dass auch die mit Unterstützungstätigkeiten befassten Dienststellen des OLAF (d.h. sonstige operative Tätigkeiten und Verwaltungsdienste) in diese Strategie einbezogen werden sollten, damit das OLAF tatsächlich zu einer mit Verwaltungsuntersuchungen befassten Dienststelle „von Weltklasse“ werden kann. Es wäre sinnvoll, wenn in Zukunft überlegt werden würde, wie auch andere Tätigkeiten als die eigentlichen Untersuchungsmaßnahmen zum Gelingen der OLAF-Untersuchungen beitragen könnten und wie die betreffenden Ergebnisse im jährlichen Managementplan des OLAF gemessen werden könnten.

Der Überwachungsausschuss stellt ferner fest, dass die Strategie für eine wirksame Kommunikation unter Einzelziel Nr. 2 („Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit zur Bekämpfung von Betrug und Korruption“) keine klare Strategie für die OLAF-interne Kommunikation umfasst. Bei der vom Überwachungsausschuss vorgenommenen Überwachung der OLAF-Fälle hat sich gezeigt, dass die allgemeine Arbeitskoordinierung zwischen den Referaten und den Abteilungen verbessert werden könnte. Daher empfiehlt der Überwachungsausschuss, eine interne Kommunikationsstrategie in den jährlichen Managementplan aufzunehmen, damit die Weitergabe von Wissen und die allgemeine Vertrautheit der Bediensteten des OLAF mit dessen Tätigkeiten verbessert wird.

2.   Interne Anlagen

Der Überwachungsausschuss begrüßt die Einführung des Indikators für die finanziellen Auswirkungen der in den Bereichen Handel und Zoll untersuchten Fälle und die verstärkte Konzentration auf Fälle mit einem geschätzten Schadensvolumen von mehr als 1 Mio. EUR.

Bezüglich der Effizienz der von den Direktionen A und B durchgeführten Untersuchungen und sonstigen operativen Maßnahmen würde der Überwachungsausschuss insbesondere gern wissen, wie die Laufzeit der Untersuchungen bzw. etwaige Verzögerungen überwacht werden. Er begrüßt, dass die Fälle systematisch alle 18 Monate überprüft werden sollen, möchte gleichzeitig aber auch vorschlagen, dass das OLAF überlegt, ob dieses Verfahren ausreicht, um die Verzögerungen in den Griff zu bekommen. Der Überwachungsausschuss würde sich eine Klärung des Begriffs „new pending stage“ wünschen. Insgesamt möchte der Überwachungsausschuss die Notwendigkeit unterstreichen, dass es, um die Verzögerungen zu vermindern und die Qualität der Fallarbeit aufrechtzuerhalten, eines Systems strenger Kontrollen bedarf.

Wie bereits in seiner Stellungnahme zum jährlichen Managementplan 2008 des OLAF stellt der Überwachungsausschuss erneut den Sinn und Nutzen des Indikators für den prozentualen Anteil der mit finanziellen, justiziellen oder administrativen Folgemaßnahmen abgeschlossen Fälle an der Gesamtzahl der Fälle in Frage, da die Untersuchungsergebnisse bei Untersuchungsbeginn schwer vorherzusagen sind.

Ferner weist der Überwachungsausschuss erneut darauf hin, dass der Ergebnisindikator für die Dauer der 24-Monats-Fälle im Jahr 2008 wieder nicht erreicht und somit in den letzten vier Jahren verfehlt wurde: Laut dem Protokoll der Direktorensitzung vom Oktober 2008 wurden lediglich 49 % aller Fälle binnen weniger als 24 Monaten abgeschlossen (Stand: erstes Halbjahr 2008). Die durchschnittliche Dauer eines laufenden Falls lag im ersten Halbjahr 2008 bei 27 Monaten. Der Überwachungsausschuss bezweifelt, dass sich das Ziel im Jahr 2009 erreichen lässt, wenn sich das OLAF mit komplexeren Fällen befassen soll, aber keine zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung haben wird.

Laut Punkt 1.2 des jährlichen Managementplans („Effizienz“) machen die Evaluierungen (bzw. Bewertungen) etwa 50 % der Arbeit der Untersuchungsbeauftragten aus (48 % in der Direktion A und 54 % in der Direktion B). Der Überwachungsausschuss stellt fest, dass für die „nicht aktive Phase“ der Untersuchungen weder allgemeine noch spezifische Ziele aufgestellt wurden, und der jährliche Managementplan enthält auch keine Angaben über die durchschnittliche Evaluierungsdauer. Der Überwachungsausschuss schlägt daher vor, dass Überlegungen angestellt werden, wie die nicht aktive Phase der Untersuchungen im jährlichen Managementplan berücksichtig werden kann, denn sie bindet ja knappe Ressourcen und ist beispielsweise ein wichtiger Faktor bei der Ermittlung von Verjährungsfristen und beim Follow-up zu den abschließenden Untersuchungsberichten des OLAF.

Abschließend stellt der Überwachungsausschuss fest, dass einige Ergebnisindikatoren für die Unterstützungstätigkeiten (z.B. „Zahl der organisierten Sitzungen“, „reibungsloser Betrieb“ und „eingegangenes Feedback“) zu allgemein gefasst, schwer zu messen und/oder nicht genau genug sind, wenn es um die Frage geht, wie sie mit Blick auf die gesetzten Ziele überwacht werden sollen. Der Überwachungsausschuss bezweifelt daher, ob sie wirklich ein gutes und effizientes Hilfsmittel für die Leistungsbewertung sind.

ANHANG 5

STELLUNGNAHME Nr. 2/2009

zu den Berichten des OLAF über Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten laufen

Brüssel, den 28. Mai 2009

TEIL I

EINLEITUNG

Der Generaldirektor des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) legt dem Überwachungsausschuss monatlich einen Bericht vor, der eine Zusammenfassung aller Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten laufen (nachstehend „Neunmonatsberichte“), umfasst. Die „Neunmonatsberichte“ enthalten die Gründe für den Nichtabschluss der Untersuchungen und einen voraussichtlichen Zeitplan für den Abschluss jedes Falls.

Über die Länge der Untersuchungen sind sowohl die Organe als auch das OLAF selbst (1) besorgt, da den negativen Auswirkungen, die Verzögerungen für die an den Untersuchungen Beteiligten und auch für die administrativen, justiziellen und finanziellen Folgemaßnahmen der vom OLAF durchgeführten Untersuchungen haben können, Rechnung zu tragen ist.

Der durch die große Zahl von sich in die Länge ziehenden Untersuchungen entstehende Untersuchungsrückstand beeinträchtigt auch die tägliche Arbeit des OLAF, da allein aufgrund der Verwaltung der alten Fälle erhebliche Ressourcen nicht mehr für die Hauptaufgaben des Amtes zur Verfügung stehen.

Das OLAF kann auf eine außergewöhnliche 10-jährige Erfahrung zurückblicken, in denen es auf europäischer und internationaler Ebene Untersuchungen durchgeführt hat. Die Bedeutung und das Ansehen des Amtes nehmen kontinuierlich zu. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, dass Fälle so schnell wie möglich untersucht und abgeschlossen werden.

Die Aufgabe des Überwachungsausschusses

Diese vom Überwachungsausschuss vorgenommenen Prüfung zielt allgemein darauf ab, die Dauer der Untersuchungen und die Gründe für mögliche Verzögerungen zu bewerten, damit sichergestellt wird, dass die Untersuchungen ohne Unterbrechung durchgeführt werden und ihre Dauer den Umständen und der Komplexität des betreffenden Falles angemessen ist (2).

Durch diese regelmäßig stattfindende Kontrolle stärkt der Überwachungsausschuss in erster Linie die Unabhängigkeit des OLAF durch seine Prüfung, ob keine äußeren Einflüsse die unparteiliche Durchführung der Untersuchungen stören und das angestrebte Ergebnis einer Untersuchung nicht durch Verzögerungen – z.B. Überschreiten einer Verjährungsfrist – verhindert wird.

Dies ist die zweite Stellungnahme des Überwachungsausschusses zu „Neunmonatsberichten“.

Im April 2007 gab der Überwachungsausschuss die Stellungnahme Nr. 1/2007 ab, nachdem er alle 150 „Neunmonatsberichte“ für die Zeit von Januar bis Dezember 2006 geprüft hatte. Zweck dieser Stellungnahme war die Prüfung von zwei verschiedenen Aspekten, und zwar erstens, ob diese Berichte ausreichend Informationen enthielten, damit der Überwachungsausschuss seine Kontrollfunktion wahrnehmen kann, und zweitens, inwieweit das OLAF solche Berichte als Managementwerkzeug verwenden kann, um die Untersuchungen innerhalb einer angemessenen Frist erfolgreich abzuschließen. Die Schlussfolgerungen und Empfehlungen der Stellungnahme wurden vom OLAF akzeptiert und befolgt (3).

In der Stellungnahme verwies der Überwachungsausschuss darauf, dass als künftige Maßnahme die Gründe für den Nichtabschluss von Untersuchungen innerhalb der vom OLAF angegebenen Neunmonatsfrist untersucht würden.

Die „Neunmonatsberichte“ des OLAF

Die vorliegende Stellungnahme stützt sich auf die Prüfung von 275 „Neunmonatsberichten“ (von 424 „aktiven“ Fällen) im Zeitraum Januar 2007 bis Dezember 2008 und von 115 „Bewertungen erster Informationen“ aus den einzelnen „Neunmonatsberichten“, die das OLAF dem Überwachungsausschuss von März bis Dezember 2008 übermittelt hat (4). Die Untersuchungsbeauftragten des OLAF erstellen die genannten „Bewertungen“, die auch „erste Arbeitsplanvorschläge“ enthalten, bevor der Beschluss, eine Untersuchung einzuleiten, gefasst wird. Zur Bestimmung des Stands der Untersuchungen erfolgte außerdem eine Kontrolle im Fallverwaltungssystem (Case-Management-System - CMS).

Nach Bereichen unterteilt gingen folgende Berichte ein (5):

—	47 interne Untersuchungen: Organe der EU: bei denen das OLAF die führende Rolle spielt und über klar abgegrenzte Verfahrenszuständigkeiten verfügt (6).

—	11 interne/externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU: bei denen das OLAF die führende Rolle spielt (7).

—	51 „Direkte Ausgaben und Außenhilfe“: bei denen das OLAF die führende Rolle spielt und sich die Vorschriften für die Durchführung der Untersuchungen auch auf die „Abkommen mit Drittländern“ stützen (8).

—	46 „Außenhilfe“: bei denen das OLAF die führende Rolle spielt und sich die Vorschriften für die Durchführung der Untersuchungen auch auf die „Abkommen mit Drittländern“ stützen (9).

—

43 „Landwirtschaft“: bei denen das OLAF über umfangreiche und fest verankerte rechtliche Befugnisse verfügt. In diesen Bereich fallen jedoch auch Zolluntersuchungen, bei denen es um landwirtschaftliche Erzeugnisse geht; hier hat das OLAF in erster Linie eine Koordinierungs- und Unterstützungsfunktion (10).

—	51 „Zölle I und II“: bei denen das OLAF eine Koordinierungs- und Unterstützungsfunktion hat und die Dauer der Untersuchungen sehr vom Tätigwerden der beteiligten Mitgliedstaaten bzw. Drittländern abhängt (11).

—	26 „Strukturmaßnahmen“: bei denen das OLAF über eine solide Rechtsgrundlage für die Durchführung der Untersuchungen verfügt (12).

Das OLAF hat für die „Neunmonatsberichte“ ein Muster ausgearbeitet. Auf der Grundlage der im „Neunmonatsberichte“-Muster des OLAF angebotenen Definition kreuzten die Untersuchungsbeauftragten als Gründe für den fehlenden Abschluss von Untersuchungen Folgendes an (13):

—	„Erhebliche Ressourcen wurden zugewiesen, aufgrund des Umfangs der operativen Maßnahmen bzw. der Untersuchungsarbeit ist jedoch mehr Zeit erforderlich“ in 133 Berichten (50 %)

—	„Untersuchungsunterbrechung aus taktischen Gründen“ in 16 Berichten (6 %)

—	„Ressourcenmangel“ in 30 Berichten (11 %)

—	„geringe Priorität in Kombination mit begrenzter Ressourcenzuweisung“ in 12 Berichten (5 %)

—	„mangelnde Kooperation der Mitgliedstaaten, der Kommissionsdienststellen, eines anderen Organs, einer sonstigen Person oder eines sonstigen Unternehmens“ in 43 Berichten (15 %) und

—	„sonstiges: siehe Untersuchung“ in 77 Berichten (27 %).

Den Inhalt dieser von Untersuchungsbeamten des OLAF erstellten „Neunmonatsberichte“ zeichnen der Referatsleiter des fraglichen Fachbereichs bzw. der Direktor der jeweiligen Direktion „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ förmlich gegen („versehen ihn mit einem Sichtvermerk“).

Nach der Änderung des Musters für Neunmonatsberichte (14) wurden mit Wirkung von Januar 2008 die Gründe „Untersuchungsunterbrechung aus taktischen Gründen“ und „geringe Priorität in Kombination mit begrenzter Ressourcenzuweisung“ von der Liste gestrichen.

Ziel und Methodik dieser Überprüfung

Für ein Untersuchungsamt ist es von grundlegender Bedeutung, dass es Verzögerungen und Hindernisse bei den Untersuchungen genau begründen kann. Dies ermöglicht eine präzise Planung und Strategie der Untersuchungen, die Zuweisung ausreichenden Personals, die genaue Bewertung externer Zusammenarbeit, die Festlegung von Prioritäten bei den Untersuchungen und die Bestimmung der Untersuchungspolitik.

Außerdem kann der Überwachungsausschuss die Länge der Untersuchungen des OLAF zwecks Ausschluss äußerer Einflüsse oder parteiischer Entscheidungen nur kontrollieren, wenn ihm objektive und nachprüfbare Gründe für die Verzögerungen genannt werden.

Im Dezember 2008 liefen 78 % der Untersuchungen des OLAF seit über neun Monaten und 40 % seit mehr als zwei Jahren. Zusätzlich zur Gesamtprüfung der in den „Neunmonatsberichten“ gemachten Angaben hat der Überwachungsausschuss beschlossen, zu prüfen, ob die von den OLAF-Untersuchungsbeauftragten in den „Neunmonatsberichten“ angekreuzten Gründe für den Nichtabschluss der Untersuchungen mit den im Einzelnen im Hauptteil des Berichts angeführten Gründen übereinstimmen.

Der Überwachungsausschuss untersuchte die für Verzögerungen angeführten Gründe ferner, um herauszufinden, inwieweit sie Aufschluss über die wirklichen Gründe geben können oder die wichtigsten Faktoren, die bei laufenden Untersuchungen zu Verzug führen. Daher hat der Überwachungsausschuss auch die „Bewertungen erster Informationen“, insbesondere die Vorschläge für einen ersten Arbeitsplan, einer Prüfung unterzogen.

Mit dieser Analyse wollte der Überwachungsausschuss zusätzlich klären, ob der hohe Prozentsatz der über einen „Neunmonatszeitraum“ laufenden Untersuchungen auf objektive und unvermeidbare Gründe zurückzuführen ist.

Besondere Beachtung fand auch die voraussichtlich notwendige Frist für den Abschluss von Untersuchungen, die das OLAF dem Überwachungsausschuss in den „Neunmonatsberichten“ mitteilt (15).

Methodik

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten jedes Bereichs und der unterschiedlichen jeweils geltenden Befugnisse und Verfahrensvorschriften erfolgte die Analyse nach Bereichen getrennt (16). Für den Hauptzweck dieser Stellungnahme wurden die OLAF-Berichte aber außerdem auf der Grundlage der im „Neunmonate“-Berichtsmuster angekreuzten Gründe für den Nichtabschluss der Untersuchungen in dem fraglichen Zeitraum zusammengefasst.

Besondere Schlussfolgerungen und Empfehlungen sind pro Bereich auszusprechen, allgemeine Schlussfolgerungen und Empfehlungen hingegen werden vorgelegt.

TEIL 2

ANALYSE DER GRÜNDE, AUS DENEN DAS OLAF UNTERSUCHUNGEN NICHT INNERHALB DES NEUNMONATSZEITRAUMS ABGESCHLOSSEN HAT

1.   „ERHEBLICHE RESSOURCEN WURDEN ZUGEWIESEN, AUFGRUND DES UMFANGS DER OPERATIVEN MASSNAHMEN BZW. DER UNTERSUCHUNGSARBEIT IST JEDOCH MEHR ZEIT ERFORDERLICH“

Das OLAF gab bei rund 50 % der dem Überwachungsausschuss übermittelten Untersuchungen diesen Grund für die Verzögerung an (17).

Interne Untersuchungen: Organe der EU

15 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (31 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

Einige der Untersuchungen wurden angemessen erläutert, und vor dem Hintergrund des Berichts war „der Umfang der Untersuchungsarbeit“ leicht verständlich (18). Die Gründe für die Verzögerung waren bei zahlreichen Untersuchungen jedoch unterschiedlich: lange Untätigkeit (bis zu sieben Monaten), bevor die Untersuchung eingeleitet wurde; Fortschritte bei der Untersuchung hingen von etwaigen Informationen von außen ab, das OLAF leitete jedoch nicht wirklich die nötigen Schritte ein, und nicht erklärte Gründe für Verzögerungen (19). Mangelnde Zusammenarbeit seitens Einzelner, auf später verschobene Termine für Befragungen und auch erwartete Antworten Einzelner oder von Organen wurden festgestellt (20).

Wesentliches Element der Feststellungen war, dass Untersuchungsbeauftragte an anderen Untersuchungen und an Untersuchungen mit größerer Priorität arbeiteten (21).

Schließlich wurden in einigen Fällen trotz einer erheblichen Anzahl abgestellter Untersuchungsbeauftragter als Gründe für die Verzögerung sowohl „erhebliche Ressourcen“ als auch „mangelnde Ressourcen“ angeführt (22). Wenngleich sich dieser Widerspruch möglicherweise damit erklärt, dass in den verschiedenen Untersuchungsphasen jeweils mehr oder weniger Personal zur Verfügung gestellt wurde, dienen diese Angaben nur dazu, Verwirrung zu stiften.

Interne/externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU

Acht Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (72 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Bei einer Reihe von Fällen ist der „Umfang der Untersuchungsarbeit“ als Grund für die Verzögerung angemessen dargelegt und vor dem Hintergrund des Berichts leicht verständlich (23).

Bei anderen Untersuchungen wiederum stellte der Überwachungsausschuss fest, dass zwischen der Einleitung der Untersuchung und der Benennung von Untersuchungsbeauftragten bzw. bis zum eigentlichen Beginn der Untersuchung lange Untätigkeitszeiten vergingen (bis zu sechs Monaten) und dass in einigen Fällen der unerklärte und offensichtliche Wechsel des zuständigen Untersuchungsbeauftragten der Grund für die Verzögerung ist (24). In einem Fall mit einer sehr geringen wirtschaftlichen Auswirkung war auch die verzögerte Zusammenarbeit Einzelner der Grund (25). In zwei verschiedenen „Neunmonatsberichten“ wurden identische Beschreibungen der Untersuchung und ihrer Ergebnisse vorgelegt, obwohl unterschiedliche operative Maßnahmen ergriffen wurden (26).

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

21 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (41 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Wenngleich der angeführte Grund bei den meisten Untersuchungen angemessen erläutert wird und der Arbeitslast des Falls entspricht (27), wurde jedoch auch festgestellt, dass es sich bei einem Drittel der Fälle um Amtshilfe in Strafsachen handelt, in denen das OLAF keine operativen Maßnahmen getroffen hat (28) oder eine Antwort anderer Organe noch aussteht (29).

Außenhilfe

20 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (43 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Einige Fälle sind korrekt geplant, das Ziel der Untersuchung ist klar und ausführlich, die Untersuchungen werden einwandfrei durchgeführt und Verzögerungen werden angemessen gerechtfertigt (30).

In anderen Fällen entspricht der „Umfang der Untersuchungsarbeit“ jedoch nicht der vom OLAF selbst durchgeführten Arbeit, sondern dem Abschluss von Prüfungen durch externe Unternehmen oder Sachverständige, auf die das Amt wartet, ohne sich selbst zu beteiligen oder Folgemaßnahmen zu treffen (31). Wie vom Überwachungsausschuss in seiner ersten Stellungnahme hervorgehoben, ist der Mehrwert der OLAF-Arbeiten hier nicht nachgewiesen. Nach Kontrollbesuchen in Drittländern und einige Monate nach Einleitung von Untersuchungsschritten hat der Überwachungsausschuss mangelnde Präzision bei der Planung der Untersuchungen festgestellt (32)

Die Ermittlungen des Überwachungsausschusses ergaben, dass bei einigen Kontrollbesuchen in Drittländern eine angemessene Planung fehlte (33) und dass bei der Zusammenstellung der Unterlagen kein einheitliches Konzept verfolgt wird. Zuweilen erfolgen Kontrollbesuche, um Beweismaterial zu beschaffen und bei anderer Gelegenheit läuft die Übermittlung der Unterlagen direkt über die EU-Delegation (34), ohne dass Verbindung zur zuständigen GD aufgenommen wird, was zu verzögerten Untersuchungen führt (35). Außerdem deutet dies auf eine fehlende Kostenwirksamkeitsanalyse hin.

Manchmal werden Verzögerungen damit erklärt, dass die nationalen Justizbehörden keine Anträge stellen (36). Es wurde auch festgestellt, dass in dem Berichtsmuster widersprüchliche Gründe zur Rechtfertigung der Verzögerung angeführt wurden, d.h. sowohl „erhebliche Ressourcen“ als auch „geringe Priorität zusammen mit begrenzter Ressourcenzuweisung“ (37)

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Der Grund, „Erhebliche Ressourcen wurden bereitgestellt, aufgrund des Umfangs der operativen Maßnahmen bzw. der Untersuchungsarbeit ist jedoch mehr Zeit erforderlich“ ist in mehr als der Hälfte der geprüften Untersuchungen nicht der wahre Grund für die Verzögerung. Der Überwachungsausschuss ist darüber besorgt, dass dieser Grund von den Untersuchungsbeauftragten im Berichtsmuster angekreuzt wurde, obwohl es nicht der wahre Grund ist. Der Ausschuss hat festgestellt, dass dieser Grund durchweg (unterschiedslos) angegeben wurde und im gleichen Referat tätige Untersuchungsbeauftragte ihn unterschiedlich auslegten. Die Tatsache, dass Berichte mit widersprüchlich angegebenen Gründen für den mangelnden Abschluss der Untersuchungen förmlich von der Hierarchie (Referatsleiter und Direktor) gegengezeichnet – „mit einem Sichtvermerk versehen“ – werden, macht deutlich, dass der internen Überwachung der Untersuchungen unzureichende Aufmerksamkeit geschenkt wird. Wenn dieser Grund für Verzögerungen nicht zuverlässig angegeben wird, zieht das OLAF möglicherweise falsche Schlussfolgerungen in Bezug auf Personal- und Mittelbedarf sowie Maßnahmen zur Verkürzung der Untersuchungsfristen. Die Berichte sollten als Managementwerkzeug für Untersuchungen eingesetzt werden. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, dass das OLAF die Untersuchungen, bei denen dieser Grund im Berichtsmuster angekreuzt wurde, überprüft, damit die Untersuchungsstrategie unter Berücksichtigung des wahren Grunds für den Nichtabschluss der Fälle neu bewertet wird.

Landwirtschaft

28 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (65 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss hat festgestellt, dass die Fälle klar beschrieben sind und dass die Untersuchungsbeauftragten des OLAF kontinuierliche Arbeit geleistet haben (38). Bei den meisten in diesem Bereich vorkommenden Koordinierungsfällen ist der Hauptgrund für Verzögerungen jedoch nicht der Umfang der Arbeit der Untersuchungsbeauftragten, sondern der Mangel an prompten (bzw. jeglichen) Reaktionen der zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten. In diesen Fällen wartet das OLAF auf Antworten dieser Behörden (39).

Bei einigen externen Untersuchungen trat das gleiche Problem auf (40) und gelegentlich wurde festgestellt, dass die zu den einzelnen Schritten der Untersuchungen gemachten Angaben z. T. weder präzise noch chronologisch aufgebaut waren, was die Einschätzung des wahren Grunds für die Verzögerung erschwerte (41).

Zusätzlich wurde festgestellt, dass lange Untätigkeitsperioden bei den „Bewertungen erster Informationen“ zuweilen zu wenig operativer Arbeit während des Neunmonatszeitraums führte (42).

Die Prüfung ergab ferner, dass bei einigen dieser Fälle strafrechtliche Aspekte eine Rolle spielten, die Gegenstand gerichtlicher Untersuchungen in den betroffenen Mitgliedstaaten waren. In diesen Fällen wurden die Untersuchungen des OLAF wegen des Fehlens eines direkten Informationsaustauschs mit den Justizbehörden der Mitgliedstaaten bis auf weiteres ausgesetzt (43).

Zölle I und II

28 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (55 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

Der Großteil dieser Fälle hängt von der Zusammenarbeit mit den Behörden der Mitgliedstaaten ab, und meistens unterstützt das OLAF die Behörden der Mitgliedstaaten bei der Durchführung ihrer Untersuchungen. In anderen Fällen wartet das OLAF auf Informationen der Mitgliedstaaten oder eines Drittlandes (44).

Der Überwachungsausschuss hat Verständnis für die Erklärung des OLAF zu externen Untersuchungen, insbesondere von Antidumpingfällen, wonach diese aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs, der Beteiligung mehrerer Mitgliedstaaten im Wege der Amtshilfe und von Kontrollbesuchen in Drittländern nicht innerhalb von neun Monaten abgeschlossen werden konnten (45). Größere Prioritäten bei der Arbeit wurden ebenfalls erwähnt, und es wurde darauf verwiesen, dass einige ältere Untersuchungen, in denen eine Reaktion der Mitgliedstaaten noch aussteht, immer noch laufen (46).

Zudem wurde festgestellt, dass die Gründe für das Überschreiten des Neunmonatszeitraums in Koordinierungsfällen verständlich dargelegt und gerechtfertigt wurden. Außerdem wurden von Anfang an ausführliche Arbeitspläne für die Untersuchungen festgelegt (47).

Einige Fälle von Amtshilfe in Strafsachen wurden ermittelt, bei denen der Fortschritt bei den Untersuchungen von der Arbeit der nationalen Gerichte oder der Erfüllung von Rechtshilfeersuchen abhängt (48).

Der Überwachungsausschuss vermerkte mit Genugtuung, dass der „Neunmonatsbericht“ nach einer ausführlichen Prüfung unvermeidbarer Verzögerungsgründe ausdrücklich als Managementwerkzeug für die Neubewertung von Untersuchungen benutzt wurde (49).

Strukturmaßnahmen

13 Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (50 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

In einigen Fällen entspricht der „Umfang der Untersuchungsarbeit“ einem Wechsel des zuständigen Untersuchungsbeauftragten (50) in anderen ist die Arbeitslast des zuständigen Untersuchungsbeauftragten der eigentliche Grund für die Verzögerung (51). Der „Umfang der Untersuchungsarbeit“ ist offenbar durch die Liste der operativen Maßnahmen nicht ausreichend gerechtfertigt (52).

Nach Feststellung des Überwachungsausschusses war sowohl der Zeitaufwand für die „Bewertung erster Informationen“ als auch für die operative Arbeit übermäßig groß, wobei ersterer über ein Jahr und letzterer bis zu zehn Monaten je Untersuchung in Anspruch nahmen und in dem Bericht keine eindeutige Rechtfertigung hierfür zu finden war (53).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: In der Mehrzahl der Unterstützungs- und Koordinierungsfälle sind die Begriffsbestimmung und die Verwendung der Begründung „Umfang der operativen Maßnahmen bzw. der Untersuchungsarbeit“, bei denen nicht zwischen dem Umfang der vom OLAF durchgeführten und der in die Zuständigkeit der nationalen Behörden fallenden Arbeit unterschieden wird, generell nicht präzise genug. Diese mangelnde Präzision ermöglicht es nicht, sich eine klare Vorstellung vom Umfang der Unterstützung und der Zusammenarbeit mit externen nationalen Behörden zu machen, wodurch wiederum das OLAF schwerlich seine Leistung verbessern kann. Mit Ausnahme des Zollbereichs waren die wahren Verzögerungsgründe bei externen Untersuchungen verschiedene andere. Es ist angezeigt, den Begriff „Arbeitsumfang“ für die jeweiligen Untersuchungen neu zu fassen, um die Zuständigkeit für die zu treffenden Maßnahmen klarer abzugrenzen.

2.   „UNTERSUCHUNGSUNTERBRECHUNG AUS TAKTISCHEN GRÜNDEN“

Der Überwachungsausschuss hat sich bereits in seiner ersten Stellungnahme hierzu dahingehend geäußert, dass der in den „Neunmonatsberichten“ verwendete Begriff „Untersuchungsunterbrechung aus taktischen Gründen“ entweder eingeschränkt oder gestrichen werden sollte. Außerdem sollte dieser Grund für den fehlenden Abschluss einer Untersuchung nur mit Vorsicht und Präzision angeführt werden.

Wir haben erfreut zur Kenntnis genommen, dass dem Überwachungsausschuss 2008 kein Untersuchungsbericht mit der förmlichen Angabe dieses Verzögerungsgrunds zuging, wenngleich festgestellt wurde, dass diese Begründung in „Neunmonatsberichten“ unter Angabe von „Sonstigem“ angeführt wurde (54). Ferner laufen noch einige Untersuchungen, bei denen diese Begründung verwendet wurde (55):

Interne Untersuchungen: Organe der EU

Vier Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (8 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Es wurde festgestellt, dass dieser Grund nicht klar erläutert bzw. gerechtfertigt wurde. In einigen Fällen wurde er dazu verwendet, zwei verbundene Fälle im Stand-by (56), zu halten, ohne dass den Verfahrensrechten der betroffenen Personen Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Es wurden auch Untersuchungen ohne wirtschaftliche Auswirkung ermittelt, die offenbar auf unklaren Behauptungen basieren.

Untersuchungsberichte über Kontrollbesuche in Drittländern ohne klare Untersuchungsstrategie wurden ebenfalls vermerkt. Der Begriff „Unterbrechung aus taktischen Gründen“ geht zuweilen mit anderen Gründen einher: Arbeitsbelastung der zuständigen Untersuchungsbeauftragten und „mangelnde Kooperation sonstiger Personen“ (57), wenn der echte Grund für den Nichtabschluss der Untersuchung darin besteht, dass das OLAF nicht befugt ist, dritte Parteien in einem Nichtmitgliedstaat zu befragen.

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

Sieben Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (13 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In einigen Fällen ist die Erläuterung für die Begründung „Unterbrechung aus taktischen Gründen“ einleuchtend (58). Es wurde allerdings festgestellt, dass das OLAF zuweilen keine weiteren Untersuchungen durchführte, den Justizbehörden eines Mitgliedstaats Informationen übermittelte und die Untersuchungen für den Fall aussetzte, dass die fraglichen Behörden die Unterstützung des OLAF benötigten (59).

Gelegentlich ist der wahre Grund für die Verzögerung die Zusammenarbeit mit anderen Kommissionsdienststellen (60).

Außenhilfe

Fünf Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (11 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Die Prüfungen ergaben, dass die „Unterbrechung aus taktischen Gründen“ in all diesen Fällen erfolgte, weil das OLAF den Abschluss von externen Audits abwartete oder weil das Amt keine weiteren Untersuchungen durchführte (61).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Die Begründung „Unterbrechung aus taktischen Gründen“ sollte mit Vorsicht für das Aussetzen einer Untersuchung verwendet und im Einzelnen erläutert werden, damit die Untersuchungsstrategie klar ersichtlich ist. Die noch laufenden Untersuchungen mit Angabe dieser Begründung sollten erneut geprüft werden, wobei vor allem diejenigen, die aus den 2007 eingegangenen Neunmonatsberichten stammen, verstärkt beachtet werden sollten.

3.   „RESSOURCENMANGEL“

Interne Untersuchungen

Neun Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (19 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass unterschiedliche Gründe für die Verzögerung angegeben wurden, die bei mehreren Untersuchungen gleich waren: Untersuchungen, die einige Zeit früher eingeleitet wurden, werden prioritär behandelt; lange Zeiten der Untätigkeit (von vier oder fünf bis zu elf Monaten) nach der Zusammenstellung von Unterlagen bei Kontrollbesuchen in Drittländern oder Kopie von Daten ohne weitere Prüfung in Fällen mit sehr geringer oder nicht geschätzter wirtschaftlicher Auswirkung (62).

In all diesen Fällen war die Zahl der zuständigen Untersuchungsbeauftragten auf den vom Bewertenden in der „Bewertung erster Informationen“ gemachten Vorschlag für Personalzuweisung abgestimmt worden bzw. ging über ihn hinaus.

In einigen Fällen wird der „Ressourcenmangel“ als Mangel an Personal aufgrund der vorübergehenden Abwesenheit des zuständigen Untersuchungsbeauftragten dargelegt (63).

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

Vier Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (7 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In diesen Fällen ist die Begründung „Ressourcenmangel“ detailliert erläutert und bezieht sich auf die Arbeitsbelastung der zuständigen Untersuchungsbeauftragten in Kombination mit der durchschnittlichen Priorität der fraglichen Untersuchung (64) oder verbunden mit dem Mangel an Untersuchungsbeauftragten beim OLAF, die über die erforderlichen sprachlichen Fähigkeiten verfügen (65).

Gelegentlich wurde zur Rechtfertigung mangelnder Ressourcen in einem äußerst vorrangigen Fall mit grundsätzlich ausreichender Personalzuweisung keine Erklärung abgegeben (66).

Außenhilfe

Neun Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (19 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss ist besorgt angesichts der Feststellung, dass nach Einleitung des Falls lange Zeit (von neun bis zu 13 Monaten) keine Untersuchungsmaßnahmen getroffen wurden und nicht mit dem Arbeitsplan begonnen wurde, obwohl die Zahl der Untersuchungsbeauftragten dem diesbezüglichen Vorschlag der Erstbewertung entspricht (67).

In einigen Fällen wurden in den „Neunmonatsberichten“ widersprüchliche Gründe angekreuzt: „erhebliche Ressourcen“, „Komplexität des Falls“ und „Ressourcenmangel“ (68). Der Überwachungsausschuss stellte ferner fest, dass das OLAF in einigen Fällen nach dem Beschluss zur Einleitung einer Untersuchung entweder mehrere Monate lang den Abschluss externer Prüfungen abwartete, ohne Untersuchungsmaßnahmen zu treffen, oder in anderen Fällen auf andere Prioritäten Bezug nahm (69).

Bei anderen Fällen ist der wahre Grund – wie aus anderen Teilen des Formblatts hervorgeht – die Komplexität der Untersuchung und das Untersuchungsvolumen (70) oder „Zeitmangel“ ohne weitere Erklärung (71).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Bei den meisten untersuchten Fällen ist die Begründung „Ressourcenmangel“ für den Nichtabschluss der Untersuchung innerhalb eines Neunmonatszeitraums nicht gerechtfertigt. Dies ist für den Überwachungsausschuss ein besonderes Problem, wenn berücksichtigt wird, dass die Anträge des OLAF auf Personalaufstockung bei der jährlichen Mittelausstattung grundsätzlich auch auf einer Analyse des „Ressourcenmangels“ bei den Untersuchungen basieren. Diese Angelegenheit sollte daher genauestens beobachtet werden. Auch für den Überwachungsausschuss ist dies von Bedeutung, da er zum jährlichen Entwurf des Haushaltsplans für das OLAF gehört wird. Ungenauigkeiten bei der Angabe dieser Begründung könnten zu falschen Schlussfolgerungen in Bezug auf die Mittelausstattung des OLAF führen. Die Angabe dieses Grundes sollte im Neunmonatsbericht mit allen Einzelheiten erläutert werden. Außerdem sollten praktische Lösungen zur Überwindung dieses Problems in jedem einzelnen Bericht, in dem dieser Grund angeführt wird, in Betracht gezogen und angegeben werden.

Zölle I und II

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (3 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In einem der beiden Fälle werden größere operative Prioritäten angeführt (72) und die Gründe für die mangelnde vollzeitliche Abstellung für einen Fall werden klar erläutert, einschließlich des Vorschlags von Lösungen zur Behebung des Ressourcenmangelproblems (73).

Strukturmaßnahmen

Sechs Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (23 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In allen Fällen wird für den Nichtabschluss der gleiche Rechtfertigungsgrund angeführt: „Ressourcenmangel und großes Volumen der Untersuchungsarbeit“ (74); Mit Ausnahme eines Falls (75) werden jedoch keine Erklärungen zum Verständnis der beiden angeführten Gründe geliefert.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Mit Ausnahme des Zollbereichs, in dem die Neunmonatsberichte ordnungsgemäß als Managementwerkzeug zur Überprüfung des Untersuchungsbedarfs eingesetzt wurden, sind für das Verständnis der für den Nichtabschluss der Untersuchungen angeführten Gründe Erklärungen notwendig.

4.   „GERINGE PRIORITÄT IN KOMBINATION MIT BEGRENZTER RESSOURCENZUWEISUNG“

Bereits in seiner ersten Stellungnahme hat sich der Überwachungsausschuss die Untersuchungspolitik betreffend für Fälle mit geringer Priorität in Kombination mit begrenzter Ressourcenzuweisung dahingehend geäußert, dass nicht mit einer Erklärung dafür gerechnet wird, warum die Untersuchung nicht abgeschlossen wird, sondern vielmehr, warum sie neun Monate später immer noch läuft.

Wir haben erfreut zur Kenntnis genommen, dass dieser Grund für den Nichtabschluss einer Untersuchung 2008 aus dem Neunmonats-Berichtsmuster gestrichen wurde. Eine Reihe von Untersuchungen, bei denen diese Begründung angeführt wurde, läuft jedoch noch und muss dringend überprüft werden.

Interne Untersuchungen: EU-Organe

Fünf Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (10 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass einige Untersuchungen sehr lange Zeit dauerten (selbst nach zehn Monaten der „Erstinformationsbewertung“), ohne dass Untersuchungsmaßnahmen getroffen wurden und der einschlägige Grund war, dass der Untersuchungsbeauftragte die Ergebnisse einer internen Untersuchung abwartete (76).

In einigen Fällen sind diese Gründe verbunden mit dem „Umfang der Untersuchungsarbeit“ oder „mangelnder Kooperation einer sonstigen Person“ (77). Zuweilen wird keine wirtschaftliche Auswirkung erwähnt und keine greifbaren Ergebnisse werden erzielt, sondern es wird nur auf potenzielle Unregelmäßigkeiten verwiesen (78).

In all diesen Fällen ist die Zahl der zuständigen Untersuchungsbeauftragten angemessen (zwischen zwei und vier); einige Untersuchungen laufen noch, während für den Abschluss bei anderen über zwei Jahre erforderlich waren.

Außenhilfe

Vier Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (8 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss nahm mit Sorge zur Kenntnis, dass Untersuchungen eingeleitet wurden, obwohl laut Untersuchungsbericht „keine finanzielle Belastung der Europäischen Kommission“ gegeben war und dass in Fällen mit geringer wirtschaftlicher Auswirkung Kontrollbesuche in Drittländern stattfanden (79).

Ferner wurde bemerkt, dass bei einigen nicht abgeschlossenen Untersuchungen im Berichtsmuster widersprüchliche Begründungen angekreuzt wurden: z.B. „Zuweisung erheblicher Ressourcen“ und „geringe Priorität in Kombination mit begrenzter Ressourcenzuweisung“; dennoch fanden in diesen Fällen Besuche vor Ort in Drittländern statt (80).

In all den genannten Fällen ist die Zahl der zuständigen Untersuchungsbeauftragten offenbar ausreichend und wird nicht in Frage gestellt.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: In allen untersuchten „Neunmonatsberichten“ ist die „begrenzte Ressourcenzuweisung“ nicht gerechtfertigt. Was die Personalausstattung betrifft, ist die Zahl der Untersuchungsbeauftragten verglichen mit dem Untersuchungsvolumen und den Vorschlägen im Arbeitsplan offenbar ausreichend und wurde in keinem Fall in Frage gestellt. In einigen Fällen ist die finanzielle Belastung des EU-Haushalts sehr gering oder gleich null. Die Tatsache, dass diese Berichte förmlich von der Hierarchie (Referatsleiter und Direktor) gegengezeichnet – „mit einem Sichtvermerk versehen“ – werden, macht deutlich, dass der internen Überwachung der Untersuchungen unzureichende Aufmerksamkeit geschenkt wird. Bei einer Bezugnahme auf „begrenzte Ressourcenzuweisung“ sollte diese klar erläutert werden, um falsche Schlussfolgerungen in Bezug auf Personalzuweisung und die Finanzmittel des OLAF zu vermeiden. Die dem Board vorgelegte Bewertung sollte eine Kostenwirksamkeitsanalyse und einen Überblick über die Personalausstattung des jeweiligen Referats umfassen. Außerdem sollte Folgendes angegeben werden: Abstellung der fraglichen Untersuchungsbeauftragten für sonstige Fälle, Anzahl der noch laufenden und als „äußerst prioritär“ eingestuften Untersuchungen, die möglicherweise die Zuweisung der betreffenden Untersuchungsbeauftragten erforderlich machen.

Zölle I und II

Drei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (5 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

Sämtliche Fälle sind verständlich beschrieben und gut erläutert, und der Zeitplan für ihren Abschluss wurde eingehalten. Das OLAF hat seine Arbeit ordnungsgemäß erledigt (81). Im inhaltlichen Teil der Berichte werden sowohl die „geringe Priorität als auch die begrenzte Ressourcenzuweisung“ auf verständliche Weise gerechtfertigt.

Strukturmaßnahmen

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (3 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Da sie als kostenunwirksam eingeschätzt wurden, verzichtete man auf die Einleitung von Untersuchungen. Es wurden lediglich „grundlegende Prüfungstechniken ….angewandt, die offenbar auf die Gefahr von Unregelmäßigkeiten bei der Mittelvergabe für Vorhaben schließen lassen“. Sofern der Fall von „geringer Priorität“ ist, kann vielleicht auf die Einleitung einer externen Untersuchung verzichtet werden (82).

Schlussfolgerung: Der Grund für den Nichtabschluss des Falls war ausreichend gerechtfertigt und erläutert, und die Kostenwirksamkeitsanalyse war erfolgt.

5.   „MANGELNDE KOOPERATION“

Mangelnde Kooperation der Mitgliedstaaten

Beim Überwachungsausschuss gingen 2007 sieben und 2008 sechs Berichte ein.

Interne Untersuchungen: Organe der EU

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (2 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Es wurde festgestellt, dass es sich hierbei um eine externe, zwei Referate einbeziehende Untersuchung handelt, bei der die mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen geltend gemacht wird. Bezüglich der mangelnden Kooperation sind offenbar keine Maßnahmen geplant (83).

Interne/externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (9 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass dieser Fall nicht wegen mangelnder Kooperation eines Mitgliedstaats ohne Abschluss blieb, sondern wegen Kooperationsmangels eines Drittlands, in dem eine strafrechtliche Ermittlung eingeleitet wurde. Das OLAF hat während des Neunmonatszeitraums keine Untersuchungen durchgeführt und wartet auf den Bericht einer externen Stelle, um „geeignete Maßnahmen“ zu treffen (84).

Außenhilfe

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (9 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss stellte gewisse Unklarheiten bei der Angabe des Bewertungszeitraums (bis zu einem Jahr und einem Monat bei vier Prüfern) und dem Datum der Abfassung der „Bewertung erster Informationen“ fest (Abfassung nur drei Tage vor der Einleitung der Untersuchung). Da die Justizbehörden der betreffenden Mitgliedstaaten kein Amtshilfeersuchen beim OLAF gestellt haben, wurden während des Neunmonatszeitraums keine Untersuchungen durchgeführt (85).

Der Überwachungsausschuss stellte auch fest, das das OLAF die im Untersuchungsplan aufgelisteten Maßnahmen in einem Fall nicht umgesetzt hat, in dem mangelnde Kooperation der Mitgliedstaaten unter Bezugnahme auf die Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 angeführt wird (35).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Die mangelnde Kooperation der Mitgliedstaaten wurde in den untersuchten Fällen auf unzutreffende Weise angeführt. In einigen Fällen handelte es sich um die mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen oder der Behörden von Drittländern, in anderen möglicherweise um fehlende Amtshilfeersuchen der nationalen Behörden der Mitgliedstaaten beim OLAF. Darüber hinaus werden keine Lösungen in Betracht gezogen, um das Problem der mangelnden Kooperation zu überwinden. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, dass die Untersuchungsbeauftragten die Angelegenheit vor Anführung dieses Verzögerungsgrunds gründlich prüfen und tritt für eine genaue Überwachung durch die leitenden OLAF-Beamten ein.

Landwirtschaft

Sieben Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (16 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Bei den geprüften Fällen handelt es sich um externe Untersuchungen und Koordinierungsfälle in Agrarangelegenheiten, bei denen das OLAF auf Antworten der Behörden der Mitgliedstaaten wartet, von denen sich einige nachweislich als wenig kooperativ gegenüber dem OLAF gezeigt haben (86). Gemäß den in den Neunmonatsberichten gemachten Angaben setzt sich das OLAF offenbar nicht besonders aktiv dafür ein, dass ihm die bereits angeforderten Informationen übermittelt werden (87).

Zölle I und II

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (4 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Bei den geprüften Fällen handelt es sich um „Koordinierungsfälle“ und „Amtshilfe in Strafsachen“, in denen die nationalen Behörden das OLAF um Amtshilfe bitten (88).

Strukturmaßnahmen

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (7 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Überwachungsausschuss hat nachgeprüft, dass in externen Untersuchungsfällen lange Zeit (acht bzw. vier Monate) verging, ohne dass die nationalen Behörden reagierten (89).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Die mangelnde Kooperation der Mitgliedstaaten wurde in allen untersuchten Fällen zu Recht angeführt; es bedarf einer wirksameren Zusammenarbeit mit den bzw. seitens der Mitgliedstaaten. Das OLAF sollte sich aktiver für dieses Ziel einsetzen.

Mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen

Beim Überwachungsausschuss gingen 2007 zwei und 2008 drei Berichte ein.

Interne Untersuchungen: Organe der EU

Drei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (16 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

Die „mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen“ ist in diesen drei Fällen nicht der einzige für die Verzögerung angeführte Grund, sondern hinzu kommen weitere Erklärungen wie: Unterbrechung aus taktischen Gründen, größere Prioritätszuweisung der Untersuchungsbeauftragten in anderen Fällen sowie Koordinierungsmaßnahmen mit nationalen Justizbehörden (90).

Die Prüfung ergab, dass sich das OLAF nicht dafür eingesetzt hat, das Problem der in den Berichten angeführten „mangelnden Kooperation der Kommissionsdienststellen“ zu lösen.

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden geprüft.

Dabei ergab sich, dass dieser in gewisser Weise irreführende Begriff der mangelnden Kooperation der Kommissionsdienststellen hier ein Faktor ohne Auswirkung auf die OLAF-Untersuchungen als solche war (91).

Außenhilfe

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (4 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Die „mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen“ ist in diesen Fällen unklar. In dem einem Fall wird nicht auf die Art der „mangelnden Kooperation“ eingegangen, und in dem anderen haben die Kommissionsdienststellen die Verzögerung offenbar mit externen Gründen gerechtfertigt (92).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: In den untersuchten Fällen, in denen mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen festgestellt wurde, hat das OLAF offenbar keine konkreten Abhilfemaßnahmen ergriffen. Das OLAF sollte sich darum bemühen, die Kommunikation in diesem Bereich zu beschleunigen.

Mangelnde Kooperation der anderen Organe

Beim Überwachungsausschuss gingen 2007 drei und 2008 sechs Berichte ein.

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (2 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Grund dafür, dass die Untersuchung nicht abgeschlossen wurde, ist hinreichend erläutert und geht mit verschiedenen anderen Gründen einher (93).

Außenhilfe

Zwei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (4 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In beiden Fällen besteht ein Zusammenhang zwischen dem angeführten Grund und nationalen Justizbehörden und nicht anderen Organen: kein Amtshilfeersuchen der nationalen Justizbehörden beim OLAF (85) und keine Reaktion dieser nationalen Justizbehörden (94).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Fälschliche Anführung dieses Grunds in einigen der genannten Fälle. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, das Anführen dieses Grundes erneut zu prüfen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Landwirtschaft

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (2 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Der Fall ist ausführlich beschrieben, und das OLAF hat sich aktiv daran beteiligt, die Untersuchung voranzubringen und bei einer externen Untersuchung die positive Antwort der nationalen Behörden eines Drittlandes zu erwirken (95).

Zölle I und II

Fünf Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (10 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Alle Fälle sind sehr gut dargelegt und eingehend erläutert. Die zuständigen Untersuchungsbeauftragten kreuzen jedoch systematisch „mangelnde Kooperation anderer Organe“ an und verweisen in Klammern darauf, dass es sich um einen Mangel an Kooperation der nationalen Behörden von Drittländern handelt, der der eigentliche Grund dafür ist, dass all diese Koordinationsfälle nicht abgeschlossen werden können (96).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: All diese Fälle sind verständlich beschrieben. Der Grund für den fehlenden Abschluss der Untersuchungen ist jedoch die „mangelnde Kooperation der nationalen Behörden von Drittländern“, die sich von der „mangelnden Kooperation der anderen Organe“ unterscheidet. Beim Überwachungsausschuss ging für die fraglichen Bereiche kein „Neunmonatsbericht“ über mangelnde Kooperation anderer Organe ein. Um der Klarheit willen sollte für die Begründung „mangelnde Kooperation der Drittländer“ ein getrenntes Kästchen vorgesehen werden.

Mangelnde Kooperation einer sonstigen Person bzw. eines sonstigen Unternehmens

Beim Überwachungsausschuss gingen 2007 13 und 2008 drei Berichte ein.

Interne Untersuchungen: Organe der EU

Drei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (6 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

In zweien dieser Fälle ist der Grund hinreichend erläutert und gerechtfertigt (97). Im dritten Fall war das OLAF jedoch nicht zur Befragung der betroffenen Person befugt (57).

Direkte Ausgaben und Außenhilfe

Ein Fall mit dieser Begründung wurde untersucht (2 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In dem fraglichen Fall ist der Grund angemessen gerechtfertigt (98).

Außenhilfe

Fünf Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (10 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

In all diesen Fällen ist dieser Grund immer mit anderen Gründen verbunden, die letztlich die Hauptgründe dafür sind, dass die Untersuchungen nicht abgeschlossen wurden. Die Gründe sind unterschiedlich und bei mehreren Untersuchungen die gleichen: Abwarten von Berichten externer Prüfer, Komplexität der Untersuchungen und Verbindung zu anderen OLAF-Untersuchungen, geringe Priorität und nicht greifbarer finanzieller Schaden (99).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen In einigen dieser untersuchten Fälle ist der wahre Grund für die Verzögerung nicht die „mangelnde Kooperation sonstiger Personen bzw. Unternehmen“. Das ordnungsgemäße Anführen dieses Grunds sollte eingehend verfolgt werden.

Landwirtschaft

Drei Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (7 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich mitgeteilten Fälle).

All diese Fälle sind ausreichend erläutert und der Verzögerungsgrund ist zutreffend, d.h. mangelnde Kooperation eines Drittlandes.

Zölle I und II

Vier Fälle mit dieser Begründung wurden untersucht (7 % der dem Überwachungsausschuss aus diesem Bereich übermittelten Fälle).

Die Fälle sind gut und gründlich erläutert; der wahre Grund für die Verzögerungen ist jedoch die mangelnde Kooperation eines Drittlandes (100).

Bei den drei anderen Untersuchungen handelt es sich um Amtshilfe in Strafsachen ohne Beteiligung eines Staatsanwalts des Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“ (101).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Der Grund dafür, dass Untersuchungen nicht innerhalb des Neunmonatszeitraums abgeschlossen werden, ist die mangelnde Kooperation von Drittländern und nicht einer sonstigen Person bzw. eines Unternehmens. Damit dieser andere echte Grund für die Verzögerung zum Ausdruck kommt, sollte eine neue Kategorie – „mangelnde Kooperation eines Drittlandes“- eingeführt werden.

6.   „SONSTIGES: SIEHE UNTERSUCHUNG“

73 Fälle mit der Begründung „Sonstiges“ für die Verzögerung wurden geprüft (27 %) (102).

Dieser Grund wurde in zahlreichen Untersuchungsberichten angeführt: 16 im Jahr 2007 und 57 im Jahr 2008, so dass dies der meistgenannte Verzögerungsgrund im Prüfzeitraum war.

In der zweiten Hälfte des Jahres 2008 ist die Zahl der Fälle, in denen diese Begründung angeführt wurde, ferner erheblich gestiegen. Aus einer Gesamtanalyse geht hervor, dass die Begründung „Sonstiges“ in vielen Fällen (fast der Hälfte) offenbar relevant ist (103).

Eine Vielzahl von Fällen hat daher folgende Verzögerungsgründe: Komplexität der Untersuchung, Wechsel des Untersuchungsbeauftragten, sonstige Untersuchungsprioritäten, Amtshilfe in Strafsachen (kein Antrag der nationalen Justizbehörden), Untersuchungsunterbrechung aus taktischen Gründen, usw (104).

Darüber hinaus wurden folgende Gründe ermittelt: das OLAF „wartet auf Nachprüfungen in den Mitgliedstaaten“ oder „Kooperation eines Drittlandes“ und „langfristige“ Untersuchungen (105).

Wenngleich das im Berichtsmuster festgelegte Verzeichnis der Begründungen beachtet wurde, scheint der wahre Verzögerungsgrund in vielen Fällen jedoch ein anderer zu sein (106).

In anderen Fällen wurde der für den Nichtabschluss der Untersuchung angeführte Grund für schwer verständlich und zuweilen bedeutungslos oder sogar inakzeptabel befunden. Als Beispiele für die Einstufung „inakzeptabel“ seien zwei Fälle genannt, in denen als Verzögerungsgrund angegeben wurde: „die Untersuchung läuft noch“ (107).

Der Überwachungsausschuss hält es auch für besonders problematisch, dass der Verzögerungsgrund „Sonstiges“ als anstehende Erörterung über den abschließenden Untersuchungsbericht bei abgeschlossener Untersuchung definiert wird (Zeiträume von fünf Monaten bis zu über einem Jahr) (108).

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Die Wahl der Begründung „Sonstiges“ bei einem so hohen Prozentsatz von Untersuchungen deutet darauf hin, dass die Liste der Gründe für den Nichtabschluss von Untersuchungen erweitert und ausgefeilt werden muss. Die unangemessene Angabe des Grundes „Sonstiges“ in einem Fall, in dem sich eine bereits festgelegte Begründung anbietet, zusammen mit seiner nicht gerechtfertigten Verwendung lässt auf die Notwendigkeit schließen, die Wahl dieser Begründung genau zu untersuchen und die fraglichen Fälle zu überprüfen.

KEINE ANGABE DER VORAUSSICHTLICH NOTWENDIGEN FRIST FÜR DEN ABSCHLUSS: EIN QUALITÄTSPROBLEM

Die der Berichterstattung von Neunmonatsfällen gegenüber dem Überwachungsausschuss dienende Vorlage enthält einen Abschnitt, in dem sich das OLAF zur voraussichtlich erforderlichen Frist für den Abschluss der Untersuchung äußern soll.

In 64 der 275 geprüften Fälle wurde keinerlei Schätzung vorgenommen, d.h. für den Abschluss der Untersuchung wurde keine Frist festgesetzt. 20 Untersuchungen wurden zum erwarteten Zeitpunkt abgeschlossen, und 105 Untersuchungen über einen Monat nach der geschätzten Frist beendet. Bei der Mehrzahl der Untersuchungen verzögerte sich der Abschluss um deutlich mehr als einen Monat, in einigen Fällen um über 18 Monate, und 72 Untersuchungen werden einen oder mehrere Monate später als erwartet abgeschlossen werden.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen: Aus dieser rein statistischen und zusammenfassenden Analyse lässt sich schwerlich nicht die Schlussfolgerung ziehen, dass dieser Teil der „Neunmonatsberichte“ mit einem schwerwiegenden Qualitätsproblem behaftet ist. Damit das Verfahren der Berichterstattung über Neunmonatsfälle für das OLAF nützlich und zu einem wirksamen Fallverwaltungswerkzeug wird, müssen die Prognosen für die zum Abschluss von Untersuchungen erforderlichen Fristen sehr viel genauer werden.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

Der Überwachungsausschuss schätzt die von den Untersuchungsbeauftragten des OLAF in den „Neunmonatsberichten“ gelieferten Angaben sehr. Wir haben ferner mit Genugtuung zur Kenntnis genommen, dass das nach der Stellungnahme Nr. 1/2007 des Überwachungsausschusses angenommene neue Berichtsmuster klarere Angaben liefert, auf deren Grundlage der Überwachungsausschuss seinen Auftrag erfüllen kann.

Die vorliegende Überprüfung verdeutlicht jedoch drei Ebenen von Problemen, die sich negativ auf die angemessene Durchführung der Kontrollfunktion des Überwachungsausschusses zur Stärkung der Unabhängigkeit des OLAF auswirken:

I.	Fehlen eines kohärenten und sinnvollen Konzepts in zahlreichen Fällen, das Zweifel hinsichtlich der Rechtfertigung der gewählten Verzögerungsgründe aufwirft

Da es sich bei den im Berichtsmuster für „Neunmonatsberichte“ angekreuzten Gründen für den Nichtabschluss von Untersuchungen in dem genannten Zeitraum in den meisten Fällen nicht um die wahren Gründe handelt, ist der Überwachungsausschuss nicht in der Lage festzustellen, dass der hohe Prozentsatz der über neun Monate dauernden Untersuchungen des OLAF gerechtfertigt ist.

Aus der Prüfung der „Neunmonatsberichte“ wird deutlich, dass die derzeit auf Führungsebene des OLAF festgelegten Vorschriften für die Verwaltung und Kontrolle des Untersuchungsprozesses erhebliche Mängel aufweisen.

Die leitenden Beamten des OLAF und die Untersuchungsbeauftragten des Amtes sollten die „Neunmonatsberichte“ als Managementinstrument zur Überprüfung der Strategie und der Planung der laufenden Untersuchungen einsetzen.

II.   Fehlende Untersuchungsmethodik und -genauigkeit und Verbesserungsbedarf auf den internen Ebenen der Verwaltung und Kontrolle der Untersuchungen

Der Schlüssel zu erfolgreichen und konzentrierten Untersuchungen ist eine gute Untersuchungsplanung.

Das Untersuchungsteam sollte zu Beginn jeder Untersuchung einen ausführlichen Untersuchungsplan ausarbeiten, der so gründlich ist, dass eine Prognose für den Zeitpunkt des Untersuchungsabschlusses gestellt werden kann. Die Angabe des „voraussichtlichen Abschlusses“ einer Untersuchung ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung des OLAF gegenüber dem Überwachungsausschuss, sondern auch ein wichtiges Werkzeug für die Verwaltung der Untersuchungen und zur Vermeidung der negativen Folgen ihrer übermäßigen Dauer.

Der Untersuchungsplan sollte alle in Betracht gezogenen Schritte abdecken und mit einem vorläufigen Zeitplan für die einzelnen Untersuchungsschritte verknüpft werden. Der Untersuchungsplan sollte in schriftlicher Form erarbeitet und systematisch der Untersuchungsakte beigefügt werden, damit seine Änderung und Einsicht für den Fall erleichtert wird, dass bei den Untersuchungsbeauftragten Anträge auf Verlängerung oder sonstigen Aufschub eingehen.

Auf Referatsebene sollten die leitenden Beamten die Untersuchungspläne regelmäßig verfolgen und erforderlichenfalls den Verlauf der Untersuchungen steuern.

Der Überwachungsausschuss beabsichtigt, zu einem späteren Zeitpunkt dieses Jahres eine weitere und umfassendere Stellungnahme zur Untersuchungsplanung abzugeben.

III.   Fehlen spezifischer objektiver und nachprüfbarer Verzögerungsgründe

Damit der Überwachungsausschuss seine Kontrollaufgabe bestmöglichst erfüllen kann, sollte das OLAF sich bemühen, präziser zu begründen, warum Untersuchungen in unangemessener Weise verzögert werden.

Nach genauer Prüfung des Verfahrens zur Würdigung der für das Überschreiten der Neunmonatsfrist angeführten Gründe empfiehlt der Überwachungsausschuss die Überarbeitung dieses gesamten Prozesses.

Diese Überarbeitung würde außerdem dem OLAF helfen, die wahren Gründe für die Verzögerungen zu ermitteln und es ihm ermöglichen, geeignete Maßnahmen zur Verkürzung der Untersuchungen zu ergreifen.

Der Überwachungsausschuss gibt die nachfolgenden Empfehlungen ab, damit das OLAF die Gründe, aus denen Untersuchungen nicht innerhalb der Neunmonatsfrist abgeschlossen werden, genauer bestimmt.

1.    Umfang der operativen Maßnahmen bzw. Untersuchungsarbeit des OLAF oder anderer Beteiligter/Partner

Zwischen dem Umfang der vom OLAF und dem von externen Beteiligten oder Partnern durchgeführten Arbeit muss klar unterschieden werden. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, „den Umfang der operativen Maßnahmen bzw. Untersuchungsarbeit“ in diese beiden genannten Kategorien zu unterteilen. Auf der Grundlage des Untersuchungsplans sollten die Gründe für Verzögerungen oder gegebenenfalls für ursprünglich nicht vorgesehene notwendige Zusatzmaßnahmen ausführlich erläutert werden.

Alle großen Fälle sollten vom Untersuchungsteam beim Abschluss überprüft werden, damit Lehren aus dem Vorgehen in dem spezifischen Fall gezogen werden.

2.    Arbeitslast der Untersuchungsbeauftragten

Die globale Arbeitslast muss erläutert werden, indem auf Einzelheiten zu sonstigen Untersuchungen und darauf verwiesen wird, inwieweit sich diese negativ auf die laufende Untersuchung auswirken werden.

3.    Wechsel des zuständigen Untersuchungsbeauftragten

Dem Überwachungsausschuss ist bewusst, dass ein Wechsel des zuständigen Untersuchungsbeauftragten zuweilen zu einer Verzögerung von mehreren Monaten führen kann. Deshalb sollten die Gründe für einen solchen Wechsel insbesondere bei Interessenkonflikten hervorgehoben werden.

4.    Sonstige größere Prioritäten

Der Überwachungsausschuss ist sich darüber klar, dass sich die Priorität einer Untersuchung während der Untersuchungsdauer ändern kann; es bedarf einer Erklärung, warum anderen Untersuchungen größere Priorität eingeräumt wird und welche Untersuchungsmaßnahmen getroffen wurden. Die Untersuchungspolitik ändert sich kontinuierlich: die beiden für Untersuchungen und operative Maßnahmen zuständigen Direktionen müssen unbedingt gemeinsame und regelmäßige Erörterungen über die laufenden Untersuchungen führen.

5.    Mehr als drei Monate währende Untätigkeit: das Dreimonatsverzeichnis

Jeder Untersuchungsbeauftragte sollte seine Untersuchungen bis zum jeweiligen Ersten eines Monats überprüfen. Ist innerhalb von drei Monaten bei einer Untersuchung nichts geschehen, sollte der Untersuchungsbeauftragte dem Referatsleiter über den Fall Bericht erstatten. In diesem Bericht sollten die Gründe für eine so lange Untätigkeit aufgezählt und ein detaillierter Aktionsplan für die Wiederaufnahme des Falls vorgelegt werden. Jede Vorabmaßnahme erfordert die Angabe genauer Daten und die aus den „Dreimonatsverzeichnissen“ hervorgehenden Aktionspläne müssen sehr genau eingehalten werden.

6.    Ressourcenmangel

Zwischen dem Ressourcenmangel innerhalb eines Referats oder eines spezifischen Untersuchungsteams muss genau unterschieden werden. Fehlt es in dem spezifischen Team an Ressourcen, sollte auf die Maßnahmen verwiesen werden, mit denen die Personalaufstockung für die fragliche Untersuchung erreicht werden kann. Der Überwachungsausschuss hat Verständnis dafür, dass Untersuchungen komplizierter werden können als zunächst angenommen und dass möglicherweise entweder keine Ressourcen verfügbar sind oder zu viele Untersuchungen durchgeführt werden müssen.

7.    Kontrollbesuche in Drittländern und Sammlung von Unterlagen: auftauchende Probleme

Aufgrund des internationalen Charakters vieler OLAF-Untersuchungen sollte vor dem Kontrollbesuch ein gründlicher Aktionsplan in Schriftform vorgelegt werden.

8.    Mangelnde Kooperation der Kommissionsdienststellen, der EU-Organe, der Behörden der Mitgliedstaaten, der Behörden von Drittländern und sonstiger Personen bzw. Unternehmen

Auf die Art des Kooperationsmangels sollte ausdrücklich eingegangen werden (z.B. verspätete Reaktion der Mitgliedstaaten usw.), und in jedem Fall muss eine praktische Lösung zum Ausräumen des speziellen Hindernisses vorgeschlagen werden.

Der Überwachungsausschuss hat mehrfach in Fällen, in denen sich das OLAF mit mangelnder Kooperation der Behörden der Mitgliedstaaten, der Organe, der Kommissionsdienststellen, der Drittländer oder sonstiger Personen auseinander setzen musste, ein gewisses Fehlen an aktivem Einsatz festgestellt. Der Überwachungsausschuss empfiehlt daher, dass das OLAF diese besonderen Gründe anführenden Fälle überprüft, um Strategien für eine aktivere Haltung gegenüber denjenigen zu entwickeln, die sich als nachweislich unkooperativ gezeigt haben.

9.    Kein Amtshilfeersuchen der Behörden der Mitgliedstaaten beim OLAF

Die Amtshilfeersuchen der Behörden der Mitgliedstaaten sind getrennt zu betrachten, da es sich dabei um einen anderen Zuständigkeitsbereich des OLAF handelt.

10.    Externe Prüfungen: auftauchende Probleme

In den „Neunmonatsberichten“ muss auf die Folgemaßnahmen und Beiträge des OLAF zu Prüfungen externer Firmen verwiesen werden.

KÜNFTIGE MASSNAHMEN

Der Überwachungsausschuss wird die vom Generaldirektor des OLAF übersandten „Neunmonatsberichte“ für den Zeitraum 2009 zusammen mit einer die Berichte begleitenden Studie der „Bewertungen erster Informationen“ weiter prüfen.

Unter Berücksichtigung des in den „Neunmonatsberichten“ festgestellten ernstzunehmenden Qualitätsproblems aufgrund der häufig fehlenden Bezugnahme auf die voraussichtlich für den Abschluss einer Untersuchung erforderlichen Frist, wird die diesbezügliche rechtliche Verpflichtung des OLAF künftig genau überwacht.

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(1)  Siehe Tätigkeitsbericht des OLAF für das Jahr 2007.

(2)  Artikel 6 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(3)  Siehe Tätigkeitsbericht des Überwachungsausschusses, S. 28 (ABl. C 123 vom 20.5.2008, S. 22-23 und/oder Anhang 1.

(4)  Siehe Anhang 2: Formblatt Nr. 40.

(5)  Siehe Anhang 3: Formblatt Nr. 20.

(6)  Referat A1 (88 aktive Fälle); Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(7)  Referat A2 (27 aktive Fälle); Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(8)  Referat A3 (79 aktive Fälle); Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr.1073/1999 und „Abkommen mit Drittländern“.

(9)  Referat A4 (54 aktive Fälle); Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr.1073/1999 und „Abkommen mit Drittländern“.

(10)  Referat B2 (68 aktive Fälle); u.a. Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999, Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2988/95, Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 und Verordnung (EG) Nr. 515/97.

(11)  Referat B2 Zölle I (38 aktive Fälle); Referat B3 Zölle II (27 aktive Fälle).

(12)  Referat B 4 (43 aktive Fälle). Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999, Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2988/95, Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96.

(13)  In einigen Fällen werden mehrere Gründe für die Verzögerung angeführt, z.B. mangelnde Ressourcen und mangelnde Kooperation.

(14)  Siehe Anhang 2B: Frühere Fassung des Formblatts 40.

(15)  Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/99.

(16)  Unter die Direktion A „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ fallen vier Bereiche: Referat A1 „Interne Untersuchungen“: Organe der EU; Referat A2 „Interne/externe Untersuchungen“: Außenstellen und Agenturen der EU; Referat A3 „Direkte Ausgaben und Außenhilfe“; Referat A4 „Außenhilfe“. Auch unter die Direktion B „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ fallen vier Bereiche: Referat B1 „Landwirtschaft“; Referat B2 „Zölle I“; Referat B3 „Zölle II“; Referat B4 „Strukturpolitische Maßnahmen“.

(17)  48,36 %

(18)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 31 und 44.

(19)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 17, 14, 19 und 5.

(20)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 3 und 19.

(21)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 22, 14 und 1.

(22)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 26.

(23)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 50.

(24)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 47, 40 und 48.

(25)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 49.

(26)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 53 und 54.

(27)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 77 und 68.

(28)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 59, 61, 60, 62, 75 und 70.

(29)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 64.

(30)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 117, 15 und 135.

(31)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 112 und 115.

(32)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 120 und 123.

(33)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 128.

(34)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 130.

(35)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 147.

(36)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 145.

(37)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 126, 122, 121 und 150.

(38)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 130.

(39)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 und 193.

(40)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 171 und 177.

(41)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 179.

(42)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 189.

(43)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 186 und 183.

(44)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 201, 207 und 215.

(45)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 und 237.

(46)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 198 und 205.

(47)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 240, 241, 242, 245 und 246.

(48)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 244, 231 und 238.

(49)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 241.

(50)  Siehe Anhang 4, z.B. Untersuchung Nr. 254.

(51)  Siehe Anhang 4, z.B. Untersuchung Nr. 168.

(52)  Siehe Anhang 4, z.B. Untersuchung Nr. 260.

(53)  Siehe Anhang 4, z.B. Untersuchung Nr. 264.

(54)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 79, 38 und 76.

(55)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 18, 79, 76, 38 und 36.

(56)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 6 und 21.

(57)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 21.

(58)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 69 und 78.

(59)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 63.

(60)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 66.

(61)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 110, 111, 114, 115 und 125.

(62)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 7, 36, 9 und 8.

(63)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 45 und 41.

(64)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 72.

(65)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 94.

(66)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 104.

(67)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 140, 144 und 131.

(68)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 150.

(69)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 154 und 119.

(70)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 126.

(71)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 129.

(72)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 204.

(73)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 230.

(74)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 252, 253, 256, 257, 258 und 259.

(75)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 253.

(76)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 12.

(77)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 13 und 15.

(78)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 16 und 18.

(79)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 116 und 118.

(80)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 121 und 122.

(81)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 206, 209 und 210.

(82)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 250.

(83)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 24.

(84)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 55.

(85)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 133.

(86)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 188.

(87)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 157, 163 und 180.

(88)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 224 und 225.

(89)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 262 und 255.

(90)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 2, 24 und 43.

(91)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 96 und 100.

(92)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 53 und 148.

(93)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 100.

(94)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 134.

(95)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 195.

(96)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 233, 235, 201, 203 und 207.

(97)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 1 und 15.

(98)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 98.

(99)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 116, 124 und 150.

(100)  Siehe Anhang 4, Untersuchung Nr. 218.

(101)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 200, 199 und 217.

(102)  Bei 17 dieser Berichte war der Grund „Sonstiges“ mit einem anderen Grund kombiniert.

(103)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 und 39.

(104)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 147, 152, 102, 100, 109, 80 und 93.

(105)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 173, 174, 232, 243.

(106)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 und 43.

(107)  Siehe Anhang 4, u.a. Untersuchungen Nr. 97, 82, 105, 25, 29 und 30.

(108)  Siehe Anhang 4, Untersuchungen Nr. 142, 146, 34 und 28.

ANHANG 6

STELLUNGNAHME Nr. 3/2009

zum Haushaltsvorentwurf 2010 des OLAF

Brüssel, 28. Mai 2009

Gemäß Artikel 11 der Verordnung Nr. 1073/99 hat der Überwachungsausschuss die Unabhängigkeit des OLAF bei dessen Untersuchungstätigkeiten sicherzustellen. Zu diesem Zweck und damit das OLAF effizient und wirksam arbeiten kann, wurde für das OLAF ein spezifischer Posten in den Haushaltsplan der Kommission eingestellt. In diesem Zusammenhang hat der Überwachungsausschuss den Haushaltsvorentwurf des OLAF nach Maßgabe der ihm von der Kommission übertragenen Befugnisse (1) geprüft und nimmt zu dem Entwurf wie folgt Stellung:

I.   Ressourcenzuweisung für vorrangige Tätigkeiten

Der Überwachungsausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die Zahl der offenen Stellen seit dem vergangenen Jahr weiter zurückgegangen ist (am 31. Dezember 2008 waren 94,5 % aller Stellen besetzt). Der Überwachungsausschuss begrüßt diese Entwicklung, die dazu beiträgt, dass das OLAF seinen Tätigkeiten effizienter nachkommen kann. Zufrieden stellend ist auch, dass einige der Managementstellen, die bisher noch mit Personal besetzt sind, das „mit der Wahrnehmung der Amtsgeschäfte beauftragt“ ist, inzwischen ausgeschrieben worden sind. Der Überwachungsausschuss geht davon aus, dass das OLAF die Besetzung dieser Stellen so rasch wie möglich abschließen und zudem die Auswahl von in den Reservelisten der externen Auswahlverfahren geführten erfolgreichen Bewerbern zwecks Besetzung der offenen Dauerplanstellen zum Abschluss bringen wird.

Da im Haushaltsvorentwurf für 2010 keine Erhöhung der Gesamtstellenzahl vorgesehen ist, wird das Gesamtvolumen des Haushalts im Jahr 2010 um 1,22 % abnehmen. Laut den Statistiken, die das OLAF dem Überwachungsausschuss übermittelt hat, waren die Stellen Ende 2008 wie folgt verteilt:

Direktion A (Untersuchungen und operative Maßnahmen):	84	(17 %)
Direktion B (Untersuchungen und operative Maßnahmen):	84	(17 %)
Direktion C (operative Unterstützung):	125	(25 %)
Directorate D (Verwaltung und allgemeine Angelegenheiten):	181	(36 %)
Generaldirektor und Überwachungsausschuss:	25	(5 %)
OLAF-Bedienstete insgesamt	499	(100 %)

Hieraus folgt, dass lediglich 34 % des Personals Untersuchungstätigkeiten zugewiesen sind und auf einen Untersuchungsbeauftragten jeweils zwei mit Unterstützungs- und/oder Verwaltungstätigkeiten befasste OLAF-Bedienstete kommen. Das OLAF hat diesbezüglich ausgeführt, dass zwar nur ein geringer Teil seines Personals mit der Durchführung von Untersuchungen befasst ist, aber davon ausgegangen werden kann, dass fast alle OLAF-Mitarbeiter - auch wenn sie nicht unmittelbar den für die Untersuchungen zuständigen Referaten zugeteilt sind - mit Aufgaben im „operativen“ Tätigkeitsbereich des OLAF befasst sind.

Diese Unterscheidung des OLAF zwischen „Untersuchungen“ und „operativen Maßnahmen“ wirft im Zusammenhang mit der Ressourcenzuweisung eine Reihe von Fragen auf. So ist dem Überwachungsausschuss nicht klar, warum bestimmte Tätigkeiten unter den „operativen Maßnahmen“ des OLAF geführt werden und ob dies aufgrund der Art dieser Arbeiten oder aber wegen ihres Nutzens für diesen Beeich erfolgt. Angesichts der zunehmenden Vielfalt und Komplexität der Tätigkeiten, denen das OLAF (entweder von sich aus oder aber auf Anweisung der Kommission) nachgeht, ist nunmehr ein Punkt erreicht, an dem die Wichtigkeit der bisher durchgeführten Tätigkeiten definiert und gewichtet werden sollte. Nach Dafürhalten des Überwachungsausschusses könnte und sollte das OLAF zu diesem Zweck eine allgemeine Evaluierung seiner Tätigkeiten vornehmen, um seine Ressourcen besser nach Maßgabe seiner vorrangigen Ziele zuteilen zu können und dementsprechend bestimmte Tätigkeiten anschließend schrittweise zurückzufahren oder zu verstärken.

Wie schon in den Vorjahren hat das OLAF in seinem Vermerk, mit dem es dem Überwachungsausschusses seinen Haushaltsvorentwurf übermittelt hat, weder seine Prioritäten für das Jahr 2010 genannt, noch seine Personalplanung und –politik näher erläutert. Somit liegen keine Anhaltspunkte vor, anhand derer sich sagen ließe, wohin das OLAF steuert und ob die dem OLAF zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel bei den durchgeführten Tätigkeiten überhaupt optimal eingesetzt wurden.

Der Überwachungsausschuss empfiehlt dem OLAF, sich bei seinen künftigen Tätigkeiten auf seine vorhandenen Stärken, Kernkompetenzen und Erfahrungsbereiche zu stützen, um erfolgreich zu sein. Der Überwachungsausschuss bezweifelt, dass das OLAF seine Verwaltungsbereiche, in denen ja kein spezieller Erfahrungs- oder Wissensschatz auf dem Gebiet der Betrugsbekämpfung erforderlich ist, verstärken muss, denn die langfristige Existenz des OLAF hängt vielmehr vom Fachwissen und von der Effizienz seiner Untersuchungsteams ab.

Der Überwachungsausschuss kann nur wiederholen, dass es dringend einer Personalstrategie für einen optimalen Zuschnitt der Personalressourcen auf die konkreten ermittelten Anforderungen des OLAF und seine Prioritäten bedarf. Diesbezüglich macht sich der Überwachungsausschuss darüber Sorgen, wie die Direktionen A und B angesichts der Tatsache, dass die Stellenzahl nicht erhöht werden soll, mit ihren vorhandenen Kapazitäten den für die kommenden Jahre vorgesehenen (und in den Tätigkeitsberichten des OLAF bestätigten) Anstieg ihres Arbeitsaufkommens bewältigen sollen. Hierauf hat der Überwachungsausschuss bereits in seinen Stellungnahmen 3/2008 und 2/2007 sowie bei Gesprächen mit der OLAF-Führung hingewiesen.

Weiters unterstreicht der Überwachungsausschuss die Notwendigkeit, dass es eine praktische Lösung für eine bessere Zusammenarbeit zwischen dem OLAF und der GD Admin und für eine kontinuierliche Schulung der Untersuchungsbeauftragten zu finden gilt. Außerdem sollte darüber nachgedacht werden, wie das OLAF seine Personalentwicklung mittels interner Mobilität und Rotation verbessern könnte. Das Investieren in eine solche Personalentwicklung wäre insofern wichtig, als manche Untersuchungsbeauftragte (und insbesondere Zeitbedienstete) langfristig im OLAF tätig sein werden.

Sorge bereitet dem Überwachungsausschuss auch die Tatsache, dass es schwierig zu sein scheint, ein geeignetes System für die Beförderung (oder Neueinstufung) von Zeitbediensteten einzuführen. Der Überwachungsausschuss findet es enttäuschend, dass dieses Problem trotz aller diesbezüglichen Diskussionen zwischen dem Überwachungsauschuss und dem OLAF bisher nicht gelöst wurde.

Empfehlungen:

—	Das OLAF sollte eine Begründung für die gegenwärtige Aufteilung seines Personals auf Untersuchungen und auf sonstige operative Maßnahmen vorlegen und definieren, woraus „operative Maßnahmen“ in der Praxis bestehen.

—	Es sollte eine sich auf eine Bedarfsermittlung gründende Personalstrategie des OLAF entwickelt und das Schwergewicht auf die Zusammenarbeit mit der GD Admin, die Schulung und die Mobilität der Untersuchungsbeauftragten gelegt werden.

—	Die Beförderung von Zeitbediensteten sollte so rasch wie möglich eingeleitet werden.

II.   Einzelne Ausgabeposten

Der Überwachungsausschuss nimmt zur Kenntnis, dass das Gesamtvolumen des OLAF-Haushaltsplans für 2010 aufgrund geringerer Verwaltungsausgaben für verschiedene Personalkosten um 1,22 % niedriger ist als im Vorjahr. Er nimmt weiters zur Kenntnis, dass trotz dieses Gesamtrückgangs bei bestimmten Verwaltungsausgaben im Haushaltsvorentwurf für 2010 ein Anstieg erwartet wird, nämlich insbesondere im Bereich „Forschung und Entwicklung von IT-Systemen“ (Anstieg um 35 % binnen zwei Jahren). Anlass zur Sorge gibt dem Überwachungsausschuss die Tatsache, dass trotz der bereits angesprochenen Notwendigkeit, die Schulungsmaßnahmen für Untersuchungsbeauftragte auszuweiten, bei den Ausgaben für „berufliche Fortbildung, Umschulung und Information des Personals“ ein Rückgang um 12 % erwartet wird.

Ferner ist der Überwachungsausschuss der Auffassung, dass die Gesamtausgaben für Dienstreise-, Fahr- und Nebenkosten (2,5 Mio. EUR) trotz des vorgesehenen Rückgangs um 2 % nach wie vor einen beträchtlichen Teil des Gesamthaushalts ausmachen, zumal das mit Untersuchungen befasste Personal nur einen geringen Anteil des Gesamtpersonalbestands ausmacht. Diese Bemerkung leitet sich aus der bereits in Bezug auf die Überwachungstätigkeit gemachten Beobachtung ab, dass es bei der vom Management zu leistenden Kontrolle der Ausgaben für Dienstreisen noch Raum für Verbesserungen gibt.

Empfehlungen: Das OLAF sollte näher erläutern,

—	worauf der erwartete Anstieg der Ausgaben für Forschung und Entwicklung von IT-Systemen im Einzelnen zurückzuführen ist;

—	worauf der erwartete Rückgang der Ausgaben für „berufliche Fortbildung, Umschulung und Information des Personals“ im Einzelnen zurückzuführen ist;

—	wie sich die Gesamtausgaben für „Dienstreise-, Fahr- und Nebenkosten“ im Einzelnen zusammensetzen.

III.   Das Sekretariat des Überwachungsausschusses

Der Überwachungsausschuss beharrt auf seinem Standpunkt, dass mindestens acht Sekretariatsstellen benötigt werden, was dem gegenwärtigen Bedarf des Überwachungsausschusses entspricht. Entsprechend wiederholt er seine Empfehlung, dass das OLAF in seinem Haushaltsplan für 2010 per Fußnotenverfahren oder im Wege eines sonstigen geeigneten Verfahrens acht Sekretariatsstellen vorsieht.

Der Überwachungsausschuss hat um die Ausschreibung der Stelle des Sekretariatsleiters sowie einer AD-Stelle gebeten. Er hat außerdem seinem Wunsch Ausdruck verliehen, in die Auswahlverfahren zur Besetzung dieser Stellen eng eingebunden zu werden.

Der Umstand, dass der Überwachungsausschuss seine Überwachungstätigkeit aufgrund eines Urteils des Gerichts erster Instanz (2) wird ausweiten müssen, wird auch Folgen für die personelle Ausstattung seines Sekretariats im Jahr 2010 haben. Da das neue Verfahren jedoch noch nicht eingeführt worden ist, kann der Überwachungsausschuss noch nicht genau beziffern, wie hoch sein zusätzlicher Personalbedarf sein wird, wird dies jedoch Anfang 2010 tun.

Der Überwachungsausschuss ist sich bewusst, dass seine Mitglieder aufgrund der Bestimmungen des Statuts der Europäischen Kommission und des darin festgeschriebenen Beurteilungs- und Beförderungsverfahrens die Leistung seines Sekretariatspersonals nicht beurteilen dürfen. Der Überwachungsausschuss sieht es dennoch als nicht zufrieden stellend an, dass die jährliche Beurteilung der Leistung seiner Sekretariatsmitarbeiter letztendlich vom Generaldirektor des OLAF vorgenommen wird und der Überwachungsausschuss trotz des Umstands, dass ihm das Sekretariat unmittelbar unterstellt ist, in dieses Beurteilungsverfahren nicht eingebunden wird.

Empfehlungen und Anmerkungen:

—	Das OLAF sollte acht Stellen für das Sekretariat vorsehen.

—	Neue Mitarbeiter des Sekretariats des Überwachungsausschusses sollten nur mit vorheriger Zustimmung des Überwachungsausschusses ernannt werden, damit die Unabhängigkeit des Überwachungsausschusses bei dessen Aufgabenerfüllung sichergestellt ist.

—	Das gegenwärtige Beurteilungs- und Beförderungssystem für das Personal des Sekretariats des Überwachungsausschusses ist unangemessen.

IV.   Fazit

Der Überwachungsausschuss unterstützt den Haushaltsvorentwurf 2010 des OLAF, sofern die oben genannten Empfehlungen berücksichtigt werden.

Gemäß Artikel 6 Absatz 2 des Kommissionsbeschlusses vom 28. April 1999 hat das OLAF die Stellungnahme der Haushaltsbehörde zu übermitteln. Der Überwachungsausschuss wünscht über die Maßnahmen, die das OLAF zur Umsetzung seiner obigen Empfehlungen ergreift, regelmäßig auf dem Laufenden gehalten zu werden.

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(1)  Artikel 6 des Kommissionsbeschlusses vom 28. April 1999.

(2)  Rechtssache T-48/05 (Francet und Byk gegen Europäische Kommission).