ANHANG I

GESCHÄFTSORDNUNG DES ASSOZIATIONSRATES

Artikel 1

Allgemeine Bestimmungen

(1)   Der nach Artikel 461 Absatz 1 des Assoziierungsabkommens zwischen der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Ukraine andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsrat nimmt seine Aufgaben gemäß den Artikeln 461 und 463 des Abkommens wahr.

(2)   Gemäß Artikel 5 Absatz 1 des Abkommens führen die Vertragsparteien den politischen Dialog im Rahmen regelmäßiger Treffen auf Gipfelebene. Im Einklang mit Artikel 5 Absatz 2 des Abkommens wird der politische Dialog auf Ministerebene in gegenseitigem Einvernehmen im Rahmen des Assoziationsrates gemäß Artikel 460 und im Rahmen regelmäßiger Treffen von Vertretern der Vertragsparteien auf Außenministerebene geführt.

(3)   Gemäß Artikel 462 Absatz 1 des Abkommens setzt sich der Assoziationsrat aus Mitgliedern des Rates der Europäischen Union und Mitgliedern der Europäischen Kommission einerseits und Mitgliedern der Regierung der Ukraine andererseits zusammen. Die Zusammensetzung des Assoziationsrates berücksichtigt die speziellen Fragen, die im Rahmen der jeweiligen Tagung behandelt werden. Der Assoziationsrat tritt auf Ministerebene zusammen.

(4)   Nach Artikel 463 Absatz 1 des Abkommens und zur Verwirklichung der Ziele des Abkommens ist der Assoziationsrat befugt, Beschlüsse zu fassen, die für die Vertragsparteien verbindlich sind. Der Assoziationsrat trifft geeignete Maßnahmen zur Umsetzung der Beschlüsse, falls erforderlich auch durch Ermächtigung der nach diesem Abkommen eingesetzten besonderen Gremien, in seinem Namen zu handeln. Der Assoziationsrat kann auch Empfehlungen aussprechen. Er nimmt seine Beschlüsse und Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien an, nachdem die jeweiligen internen Verfahren für ihre Annahme abgeschlossen sind. Der Assoziationsrat kann seine Befugnisse dem Assoziationsausschuss übertragen.

(5)   Unter Vertragsparteien sind in dieser Geschäftsordnung die Vertragsparteien im Sinne des Artikels 482 des Abkommens zu verstehen.

Artikel 2

Vorsitz

Der Vorsitz im Assoziationsrat wird von den Vertragsparteien abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten geführt. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Tag der ersten Tagung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember desselben Jahres.

Artikel 3

Tagungen

(1)   Der Assoziationsrat tritt mindestens einmal jährlich zusammen und, wenn die Umstände dies erfordern, nach Vereinbarung der Vertragsparteien. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, finden die Tagungen des Assoziationsrates am üblichen Tagungsort des Rates der Europäischen Union statt.

(2)   Alle Tagungen des Assoziationsrates finden zu einem Termin statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben.

(3)   Die Tagungen des Assoziationsrates werden von den Sekretären des Assoziationsrates gemeinsam im Einvernehmen mit dem Vorsitz des Assoziationsrates spätestens 30 Kalendertage vor dem Tagungstermin einberufen.

Artikel 4

Vertretung

(1)   Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich auf Tagungen vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglied vertreten lassen, so teilt es dem Vorsitzenden des Assoziationsrates vor der Tagung, auf der das Mitglied sich vertreten lassen will, den Namen seines Vertreters schriftlich mit.

(2)   Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsrates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.

Artikel 5

Delegationen

(1)   Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Tagung wird dem Vorsitz des Assoziationsrates über das Sekretariat des Assoziationsrates die voraussichtliche Zusammensetzung der Delegation der jeweiligen Vertragspartei mitgeteilt.

(2)   Der Assoziationsrat kann im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien Vertreter anderer Einrichtungen der Vertragsparteien oder unabhängige Experten für einen Fachbereich zu seinen Tagungen einladen, um als Beobachter teilzunehmen oder ihn über bestimmte Themen zu informieren. Die Vertragsparteien einigen sich auf die Bedingungen, unter denen diese Beobachter an den Tagungen teilnehmen können.

Artikel 6

Sekretariat

Ein Beamter des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und ein Beamter der Ukraine nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsrates wahr.

Artikel 7

Schriftverkehr

(1)   Der gesamte für den Assoziationsrat bestimmte Schriftverkehr ist an den Sekretär der Union oder der Ukraine zu richten, der daraufhin den jeweils anderen Sekretär unterrichtet.

(2)   Die beiden Sekretäre des Assoziationsrates sorgen für die Verteilung des Schriftverkehrs an den Vorsitz des Assoziationsrates und gegebenenfalls für seine Weiterleitung an die Mitglieder des Assoziationsrates.

(3)   Die Weiterleitung erfolgt gegebenenfalls durch Übermittlung an das Generalsekretariat der Europäischen Kommission, den Europäischen Auswärtigen Dienst, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union und das Generalsekretariat des Rates der Europäischen Union sowie die Vertretung der Ukraine bei der Europäischen Union.

(4)   Die Mitteilungen des Vorsitzes werden im Namen des Vorsitzes von den Sekretären den jeweiligen Empfängern übermittelt. Diese Mitteilungen werden gegebenenfalls an die Mitglieder des Assoziationsrates nach Absatz 3 weitergeleitet.

Artikel 8

Vertraulichkeit

Sofern die Vertragsparteien nichts anderes beschließen, sind die Tagungen des Assoziationsrates nicht öffentlich. Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsrat Informationen vor, die als vertraulich gekennzeichnet sind, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen ebenfalls als vertraulich.

Artikel 9

Tagesordnung

(1)   Der Vorsitz des Assoziationsrates stellt für jede Tagung eine vorläufige Tagesordnung auf. Die Sekretäre des Assoziationsrates übermitteln sie den in Artikel 7 genannten Empfängern spätestens 15 Kalendertage vor der Tagung.

(2)   Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Vorsitz der Antrag auf Aufnahme in die Tagesordnung spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Tagung zugegangen ist. In die vorläufige Tagesordnung werden nur die Punkte aufgenommen, für die den Sekretären die entsprechenden Unterlagen vor dem Tag der Versendung der Tagesordnung übermittelt worden sind.

(3)   Der Assoziationsrat nimmt die Tagesordnung zu Beginn jeder Tagung an. Sie kann durch Punkte, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ergänzt werden, wenn die Vertragsparteien dies vereinbaren.

(4)   Der Vorsitzende kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.

Artikel 10

Protokoll

(1)   Die Sekretäre des Assoziationsrates fertigen gemeinsam für jede Tagung einen Protokollentwurf an.

(2)   In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:

a)	die dem Assoziationsrat vorgelegten Unterlagen,

b)	die Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Assoziationsrates zu Protokoll gegeben wurden, und

c)	die von den Vertragsparteien getroffenen Vereinbarungen wie angenommene Beschlüsse, verabschiedete Stellungnahmen oder Schlussfolgerungen.

(3)   Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsrat zur Annahme vorgelegt. Der Assoziationsrat nimmt diesen Protokollentwurf auf seiner nächsten Tagung an. Alternativ dazu kann das Protokoll im schriftlichen Verfahren angenommen werden.

Artikel 11

Beschlüsse und Empfehlungen

(1)   Der Assoziationsrat verabschiedet Beschlüsse und spricht Empfehlungen im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien und nach Abschluss der jeweiligen internen Verfahren aus.

(2)   Der Assoziationsrat kann auch im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Text des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Assoziationsrates nach Artikel 7 weitergeleitet werden, denen eine Frist von mindestens 21 Kalendertagen eingeräumt wird, um ihre etwaigen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern. Der Vorsitz kann die vorstehend genannte Frist im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.

(3)   Die Maßnahmen des Assoziationsrates im Sinne des Artikels 463 Absatz 1 des Abkommens tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“, an die sich eine laufende Nummer, das Datum ihrer Annahme und eine Bezeichnung ihres Gegenstands anschließen. Diese Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates werden vom Vorsitz unterzeichnet und von den Sekretären des Assoziationsrates beglaubigt. Die Beschlüsse und Empfehlungen werden an jeden der in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung genannten Empfänger weitergeleitet. Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.

(4)   Jeder Beschluss des Assoziationsrates tritt am Tag seiner Annahme in Kraft, sofern darin nichts anderes vorgesehen ist.

Artikel 12

Sprachenregelung

(1)   Die Amtssprachen des Assoziationsrates sind die Amtssprachen der Vertragsparteien.

(2)   Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsrat anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.

Artikel 13

Kosten

(1)   Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Tagungen des Assoziationsrates entstehen.

(2)   Die Kosten für den Dolmetscherdienst bei Tagungen sowie für die Übersetzung und Vervielfältigung von Unterlagen werden von der Union getragen. Für den Fall, dass die Ukraine Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen in anderen als den in Artikel 12 vorgesehenen Sprachen benötigt, gehen die damit verbundenen Kosten zu Lasten der Ukraine.

(3)   Die sonstigen Kosten für die praktische Organisation der Tagungen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Tagung ausrichtet.

Artikel 14

Assoziationsausschuss

(1)   Im Einklang mit Artikel 464 Absatz 1 des Abkommens wird der Assoziationsrat bei der Erfüllung seiner Aufgaben vom Assoziationsausschuss unterstützt. Der Assoziationsausschuss setzt sich aus Vertretern der Vertragsparteien zusammen, bei denen es sich grundsätzlich um hohe Beamte handelt.

(2)   Der Assoziationsausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates durch und gewährleistet allgemein die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und die ordnungsgemäße Anwendung des Abkommens. Der Assoziationsausschuss prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der Durchführung des Abkommens ergeben. Der Assoziationsausschuss legt dem Assoziationsrat Vorschläge oder Entwürfe für Beschlüsse oder Empfehlungen zur Annahme vor. Im Einklang mit Artikel 465 Absatz 2 des Abkommens kann der Assoziationsrat dem Assoziationsausschuss die Befugnis übertragen, Beschlüsse zu fassen.

(3)   Der Assoziationsausschuss fasst die Beschlüsse und verabschiedet die Empfehlungen, zu denen er nach dem Abkommen befugt ist.

(4)   In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien einvernehmlich beschließen einander zu konsultieren, kann die Konsultation im Rahmen des Assoziationsausschusses erfolgen, sofern im Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Assoziationsrat fortgesetzt werden, wenn die Vertragsparteien dem zustimmen.

Artikel 15

Änderung der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung kann im Einklang mit Artikel 11 geändert werden.

ANHANG II

GESCHÄFTSORDNUNG DES ASSOZIATIONSAUSSCHUSSES UND DER UNTERAUSSCHÜSSE

Artikel 1

Allgemeine Bestimmungen

(1)   Der nach Artikel 464 Absatz 1 des Assoziierungsabkommens zwischen der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Ukraine andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsausschuss unterstützt den Assoziationsrat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben und führt die im Abkommen vorgesehenen Aufgaben aus, die ihm vom Assoziationsrat übertragen wurden. Nach Artikel 465 Absatz 1 des Abkommens legt der Assoziationsrat in seiner Geschäftsordnung die Aufgaben und Arbeitsweise des Assoziationsausschusses fest.

(2)   Der Assoziationsausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates vor, setzt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates um und gewährleistet allgemein die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und die ordnungsgemäße Anwendung des Abkommens. Der Assoziationsausschuss prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der laufenden Umsetzung des Abkommens ergeben. Der Assoziationsausschuss legt dem Assoziationsrat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor.

(3)   Gemäß Artikel 464 Absatz 2 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss aus Vertretern der Vertragsparteien zusammen, bei denen es sich grundsätzlich um hohe Beamte handelt, die im Bereich der spezifischen Fragen, die in der jeweiligen Sitzung behandelt werden, zuständig sind.

(4)   Nach Artikel 465 Absatz 4 des Abkommens gehören dem Assoziationsausschuss in der in Artikel 465 Absatz 4 des Abkommens genannten Zusammensetzung „Handel“ (im Folgenden „Assoziationsausschuss in der Zusammensetzung ‚Handel‘“), der die ihm gemäß Titel IV des Abkommens übertragenen Aufgaben wahrnimmt, hohe Verwaltungsbeamte der Europäischen Kommission und der Ukraine an, die für Handel und Handelsfragen zuständig sind. Den Vorsitz im Assoziationsausschuss führt gemäß Artikel 2 dieser Geschäftsordnung ein Vertreter der Europäischen Kommission oder der Ukraine, der für Handel und Handelsfragen zuständig ist. An den Sitzungen nimmt auch ein Vertreter des Europäischen Auswärtigen Dienstes teil.

(5)   Nach Artikel 465 Absatz 3 des Abkommens ist der Assoziationsausschuss befugt, in den im Abkommen vorgesehenen Fällen und in den Bereichen, in denen der Assoziationsrat ihm entsprechende Befugnisse übertragen hat, Beschlüsse zu fassen. Diese Beschlüsse sind für die Vertragsparteien bindend, die geeignete Maßnahmen zu ihrer Umsetzung treffen. Der Assoziationsausschuss nimmt seine Beschlüsse nach Abschluss der jeweiligen internen Verfahren für ihre Annahme im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien an.

(6)   Unter Vertragsparteien sind in dieser Geschäftsordnung die Vertragsparteien im Sinne des Artikels 482 des Abkommens zu verstehen.

Artikel 2

Vorsitz

Der Vorsitz im Assoziationsausschuss wird von den Vertragsparteien abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten geführt. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Tag der ersten Tagung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember desselben Jahres.

Artikel 3

Sitzungen

(1)   Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, so tritt der Assoziationsausschuss regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, zusammen. Sondersitzungen des Assoziationsausschusses können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.

(2)   Alle Sitzungen des Assoziationsausschusses werden vom Vorsitz einberufen; sie finden an einem Ort und zu einem Termin statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, übermittelt das Sekretariat des Assoziationsausschusses die Mitteilung über die Einberufung der Sitzung spätestens 28 Kalendertage vor Sitzungsbeginn.

(3)   Der Assoziationsausschuss in der Zusammensetzung „Handel“ tritt mindestens einmal jährlich und bei Bedarf zusammen. Die Sitzungen werden vom Vorsitz des Assoziationsausschusses in der Zusammensetzung „Handel“ einberufen, wobei Ort, Termin und Modalitäten von den Vertragsparteien vereinbart werden. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, übermittelt das Sekretariat des Assoziationsausschusses in der Zusammensetzung „Handel“ die Mitteilung über die Einberufung der Sitzung spätestens 15 Kalendertage vor Sitzungsbeginn.

(4)   Nach Möglichkeit wird die ordentliche Sitzung des Assoziationsausschusses rechtzeitig vor der ordentlichen Tagung des Assoziationsrates einberufen.

(5)   In Ausnahmefällen können die Sitzungen des Assoziationsausschusses unter Einsatz von technischen Mitteln — etwa als Videokonferenzen — abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen.

Artikel 4

Delegationen

Vor jeder Sitzung teilt das Sekretariat des Assoziationsausschusses den Vertragsparteien die voraussichtliche Zusammensetzung der teilnehmenden Delegationen beider Seiten mit.

Artikel 5

Sekretariat

(1)   Ein Beamter der Union und ein Beamter der Ukraine nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsausschusses wahr und führen, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes vorsieht, die Sekretariatsaufgaben gemeinsam und im Geist des gegenseitigen Vertrauens und der Zusammenarbeit aus.

(2)   Ein Beamter der Europäischen Kommission und ein Beamter der Ukraine, die für den Handel und Handelsfragen zuständig sind, nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsausschusses in der Zusammensetzung „Handel“ wahr.

Artikel 6

Schriftverkehr

(1)   Der gesamte für den Assoziationsausschuss bestimmte Schriftverkehr ist an den Sekretär des Assoziationsausschusses einer der Vertragsparteien zu richten, der daraufhin den jeweils anderen Sekretär unterrichtet.

(2)   Das Sekretariat des Assoziationsausschusses trägt dafür Sorge, dass der für den Assoziationsausschuss bestimmte Schriftverkehr an den Vorsitz des Assoziationsausschusses übermittelt und gegebenenfalls als Unterlagen nach Artikel 7 weitergeleitet wird.

(3)   Der Schriftverkehr des Vorsitzes, der an die Vertragsparteien gerichtet ist, wird im Namen des Vorsitzes vom Sekretariat übermittelt. Dieser Schriftverkehr wird gegebenenfalls nach Artikel 7 weitergeleitet.

Artikel 7

Unterlagen

(1)   Unterlagen werden über die Sekretäre des Assoziationsausschusses weitergeleitet.

(2)   Eine Vertragspartei übermittelt ihre Unterlagen ihrem Sekretär. Dieser übermittelt die Unterlagen dem Sekretär der anderen Vertragspartei.

(3)   Der Sekretär der Union leitet die Unterlagen an die zuständigen Vertreter der Union weiter und übermittelt dem Sekretär der Ukraine systematisch eine Kopie.

(4)   Der Sekretär der Ukraine leitet die Unterlagen an die zuständigen Vertreter der Ukraine weiter und übermittelt dem Sekretär der Union systematisch eine Kopie.

Artikel 8

Vertraulichkeit

Sofern die Vertragsparteien nichts anderes beschließen, sind die Sitzungen des Assoziationsausschusses nicht öffentlich. Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsausschuss Informationen vor, die als vertraulich gekennzeichnet sind, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen ebenfalls als vertraulich.

Artikel 9

Tagesordnung

(1)   Das Sekretariat des Assoziationsausschusses erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien für jede Sitzung des Assoziationsausschusses eine vorläufige Tagesordnung sowie einen Entwurf operativer Schlussfolgerungen nach Artikel 10. Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Sekretariat des Assoziationsausschusses spätestens 21 Kalendertage vor dem Datum der Sitzung ein von einer Vertragspartei gestellter Antrag auf Aufnahme in die Tagesordnung und die einschlägigen Unterlagen zugegangen sind.

(2)   Gemäß Artikel 7 wird die vorläufige Tagesordnung zusammen mit den einschlägigen Unterlagen spätestens 15 Kalendertage vor dem Datum des Beginns der Sitzung übermittelt.

(3)   Der Assoziationsausschuss nimmt die Tagesordnung zu Beginn jeder Sitzung an. Sie kann durch Punkte, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen ergänzt werden, wenn die Vertragsparteien dies vereinbaren.

(4)   Der Vorsitzende der Sitzung des Assoziationsausschusses kann mit Zustimmung der anderen Vertragspartei auf Ad-hoc-Basis Vertreter anderer Einrichtungen der Vertragsparteien oder unabhängige Sachverständige für einen Themenbereich zur Teilnahme an seinen Sitzungen einladen, um ihn über spezifische Themen zu informieren. Die Vertragsparteien stellen sicher, dass diese Beobachter oder Sachverständigen alle Vertraulichkeitsanforderungen beachten.

(5)   Der Vorsitz der Sitzung des Assoziationsausschusses kann die in den Absätzen 1 und 2 genannten Fristen im Benehmen mit den anderen Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen.

Artikel 10

Protokoll und operative Schlussfolgerungen

(1)   Die Sekretäre des Assoziationsausschusses fertigen gemeinsam für jede Sitzung des Assoziationsausschusses einen Protokollentwurf an.

(2)   In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:

a)	eine Liste der Sitzungsteilnehmer, eine Liste der sie begleitenden Beamten und eine Liste etwaiger Beobachter oder Experten, die an der Sitzung teilgenommen haben;

b)	die dem Assoziationsausschuss vorgelegten Unterlagen;

c)	die Stellungnahmen, die vom Assoziationsausschuss zu Protokoll gegeben wurden, und

d)	operative Schlussfolgerungen der Sitzung nach Absatz 4.

(3)   Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsausschuss zur Annahme vorgelegt. Der Assoziationsausschuss nimmt den Protokollentwurf auf seiner nächsten Tagung an. Alternativ dazu kann das Protokoll im schriftlichen Verfahren angenommen werden. Der Protokollentwurf des Assoziationsausschusses in der Zusammensetzung „Handel“ wird binnen 28 Kalendertagen ab der betreffenden Sitzung angenommen. Jedem der in Artikel 7 genannten Empfänger wird eine Abschrift übermittelt.

(4)   Der Sekretär des Assoziationsausschusses der Vertragspartei, die den Vorsitz in der Sitzung des Assoziationsausschusses führt, erstellt einen Entwurf der operativen Schlussfolgerungen der betreffenden Sitzung und leitet ihn zusammen mit der Tagesordnung in der Regel spätestens 15 Kalendertage vor dem Datum des Beginns der Sitzung an die Vertragsparteien weiter. Dieser Entwurf wird im Laufe der Sitzung angepasst und die operativen Schlussfolgerungen mit den von den Vertragsparteien vereinbarten Folgemaßnahmen werden, sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, am Ende der Sitzung vom Assoziationsausschuss angenommen. Die operativen Schlussfolgerungen werden nach ihrer Annahme dem Protokoll als Anhang beigefügt; ihre Umsetzung wird in einer späteren Sitzung des Assoziationsausschusses überprüft. Zu diesem Zweck nimmt der Assoziationsausschuss ein Schema mit Fristen für die einzelnen Aktionspunkte an, anhand dessen die Umsetzung nachverfolgt werden kann.

Artikel 11

Beschlüsse und Empfehlungen

(1)   Der Assoziationsausschuss fasst Beschlüsse in den Fällen, in denen ihm das Abkommen diese Befugnis verleiht oder ihm diese Befugnis vom Assoziationsrat übertragen wurde. Der Assoziationsausschuss kann auch Empfehlungen aussprechen. Beschlüsse und Empfehlungen werden im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien und nach Abschluss der jeweiligen internen Verfahren gefasst bzw. ausgesprochen. Jeder Beschluss und jede Empfehlung wird vom Vorsitz des Assoziationsausschusses unterzeichnet und von den Sekretären des Assoziationsausschusses beglaubigt.

(2)   Sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren, kann der Assoziationsausschuss im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen. Das schriftliche Verfahren ist ein Notenwechsel zwischen den Sekretären, die im Benehmen mit den Vertragsparteien handeln. Zu diesem Zweck wird der Wortlaut des Vorschlags gemäß Artikel 7 weitergeleitet, wobei innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen etwaige Vorbehalte oder Änderungen mitzuteilen sind. Der Vorsitz kann die in diesem Absatz genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, wird der Beschluss oder die Empfehlung vom Vorsitz unterzeichnet und von den Sekretären beglaubigt.

(3)   Die Maßnahmen des Assoziationsausschusses tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“. Jeder Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft, sofern in dem Beschluss nichts anderes vorgesehen ist.

(4)   Die Beschlüsse und Empfehlungen werden an die Vertragsparteien weitergeleitet.

(5)   Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsausschusses in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.

Artikel 12

Berichte

Der Assoziationsausschuss erstattet auf jeder ordentlichen Tagung des Assoziationsrates Bericht über seine eigenen Tätigkeiten und über die Tätigkeiten seiner Unterausschüsse, Arbeitsgruppen und anderen Gremien.

Artikel 13

Sprachenregelung

(1)   Die Amtssprachen des Assoziationsausschusses sind die Amtssprachen der Vertragsparteien.

(2)   Die Arbeitssprachen des Assoziationsausschusses sind Englisch und Ukrainisch. Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsausschuss anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.

Artikel 14

Kosten

(1)   Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Assoziationsausschusses entstehen.

(2)   Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.

(3)   Die Kosten für den Dolmetscherdienst in den Sitzungen sowie für die Übersetzung von Unterlagen ins Englische und Ukrainische oder aus dem Englischen und Ukrainischen gemäß Artikel 13 Absatz 1 werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.

Werden von einer Vertragspartei Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen in anderen Sprachen benötigt, trägt sie die damit verbundenen Kosten.

(4)   Sind Übersetzungen von Unterlagen in die Amtssprachen der Union erforderlich, so werden die Kosten von der Union getragen.

Artikel 15

Änderung der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung kann durch Beschluss des Assoziationsrates im Einklang mit Artikel 465 Absatz 1 des Abkommens geändert werden.

Artikel 16

Unterausschüsse, Sonderausschüsse oder -gremien

(1)   Im Einklang mit Artikel 466 Absätze 1 und 3 des Abkommens kann der Assoziationsausschuss beschließen, weitere, im Abkommen nicht genannte Unterausschüsse für bestimmte Bereiche einzusetzen, die für die Umsetzung des Abkommens erforderlich sind, damit sie den Assoziationsausschuss bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen. Der Assoziationsausschuss kann die Auflösung solcher Unterausschüsse beschließen und ihre Geschäftsordnung festlegen oder ändern. Sofern nichts anderes bestimmt wird, unterstehen die Unterausschüsse dem Assoziationsausschuss, dem sie nach jeder Sitzung Bericht erstatten.

(2)   Sofern nichts anderes im Abkommen vorgesehen ist oder im Rahmen des Assoziationsrates vereinbart wird, gilt die vorliegende Geschäftsordnung sinngemäß für alle Unterausschüsse nach Absatz 1.

(3)   Die Sitzungen der Unterausschüsse können flexibel je nach Bedarf unter persönlicher Anwesenheit in Brüssel oder in der Ukraine oder z. B. in Form von Videokonferenzen abgehalten werden. Die Unterausschüsse dienen als Plattform zur Überwachung der Fortschritte bei der Annäherung in spezifischen Bereichen, zur Erörterung bestimmter Fragen und Herausforderungen, die sich bei diesem Prozess stellen, und zur Formulierung von Empfehlungen und operativen Schlussfolgerungen.

(4)   Das Sekretariat des Assoziationsausschusses erhält von allen relevanten Schreiben, Unterlagen und Mitteilungen, die Unterausschüsse, Sonderausschüsse oder -gremien betreffen, eine Kopie.

(5)   Sofern nichts anderes im Abkommen vorgesehen ist oder von den Vertragsparteien im Assoziationsrat vereinbart wird, sind die Unterausschüsse, Sonderausschüsse oder -gremien nur befugt, Empfehlungen an den Assoziationsausschuss abzugeben.

Artikel 17

Sofern nichts anderes bestimmt ist, gilt diese Geschäftsordnung sinngemäß für den Assoziationsausschuss in der Zusammensetzung „Handel“.