ENTSCHLIESSUNG (EU)2020/1878 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS

vom 14. Mai 2020

mit den Bemerkungen, die fester Bestandteil des Beschlusses über die Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Europäischen Unterstützungsbüros für Asylfragen (EASO) für das Haushaltsjahr 2018 sind

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT,

—	unter Hinweis auf seinen Beschluss über die Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Europäischen Unterstützungsbüros für Asylfragen für das Haushaltsjahr 2018,

—	gestützt auf Artikel 100 und Anlage V seiner Geschäftsordnung,

—	unter Hinweis auf die Stellungnahme des Ausschusses für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres,

—	unter Hinweis auf den Bericht des Haushaltskontrollausschusses (A9-0077/2020),

in der Erwägung, dass sich der endgültige Haushalt des Europäischen Unterstützungsbüros für Asylfragen (im Folgenden „Büro“) für das Haushaltsjahr 2018 seinem Einnahmen- und Ausgabenplan (1) zufolge auf 97 665 322 EUR belief, was gegenüber 2017 einer Erhöhung um 12,52 % entspricht; in der Erwägung, dass der Anstieg mit der Verstärkung der operativen Tätigkeiten zusammenhing; in der Erwägung, dass die Haushaltsmittel des Büros hauptsächlich aus dem Unionshaushalt (2) stammen;

in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über die Jahresrechnung 2018 des Europäischen Unterstützungsbüros für Asylfragen (im Folgenden „Bericht des Rechnungshofs“) erklärt, er habe mit angemessener Sicherheit feststellen können, dass der Jahresabschluss des Büros zuverlässig sei und dass ausreichende Prüfungsnachweise über die Rechtmäßigkeit und die Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Einnahmen vorlägen; in der Erwägung, dass der Rechnungshof in Bezug auf die für die Haushaltsjahre 2016 und 2017 gemeldeten Feststellungen des Rechnungshofs zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen jedoch eine Grundlage für einen eingeschränkten Bestätigungsvermerk abgab; in der Erwägung, dass der Rechnungshof — mit Ausnahme der Auswirkungen der Haushaltsjahre 2016 und 2017 — die Ansicht vertritt, dass die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2018 endende Jahr zugrunde liegenden Zahlungen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind;

Folgemaßnahmen zum Entlastungsbericht 2017

nimmt den Beschluss des Verwaltungsrats des Büros vom 6. Juni 2018 zur Kenntnis, den bisherigen Exekutivdirektor mit sofortiger Wirkung von seinen Pflichten zu entbinden; stellt die Ernennung eines Interims-Exekutivdirektors am 6. Juni 2018 und die Ernennung einer neuen Exekutivdirektorin am 16. Juni 2019 fest; begrüßt den Folgebericht des Büros zu den Bemerkungen des Parlaments für das Haushaltsjahr 2017, insbesondere die vom Verwaltungsrat des Büros, vom Interims-Exekutivdirektor und von der neuen Exekutivdirektorin ergriffenen Korrekturmaßnahmen, um die Verwaltungsstruktur und -effizienz des Büros zu verbessern, die Transparenz wiederherzustellen und Vertrauen aufzubauen; unterstützt und würdigt die im Management-Aktionsplan des EASO für 2019 skizzierten Maßnahmen; nimmt die positive Botschaft und die Absicht einer künftigen engen Zusammenarbeit zur Kenntnis, die die neue Exekutivdirektorin im Rahmen der öffentlichen Anhörung vom 4. September 2019 und der Anhörung der Agenturen im Haushaltskontrollausschuss des Parlaments vom 4. Dezember 2019 zum Ausdruck gebracht hat;

Ergebnis der Untersuchung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF)

bedauert die Erkenntnisse des OLAF in Bezug auf Unregelmäßigkeiten in Verbindung mit der Nichteinhaltung der Vergabeverfahren, missbräuchlicher Verwendung von Unionsmitteln, Misswirtschaft, Missbrauch von Positionen in Personalfragen, Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften, Mobbing und unangemessenem Verhalten gegenüber Bediensteten im Jahr 2017; bekräftigt seine Forderung an das Büro, der Entlastungsbehörde über die Weiterverfolgung der vom OLAF vorgeschlagenen Maßnahmen Bericht zu erstatten; hat Verständnis für das Ersuchen des Büros, aufgrund von Fragen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes in einem angemessenen Rahmen auf weitere Einzelheiten einzugehen;

nimmt den Beschluss des Verwaltungsrats des Büros vom 6. Juni 2018 zur Kenntnis, den Exekutivdirektor mit sofortiger Wirkung von seinen Pflichten zu entbinden; betont jedoch, dass der Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2017 unter der Aufsicht der bisherigen Leitung des Büros ausgeführt wurde; hebt hervor, dass der Bericht das Entlastungsverfahren für das Haushaltsjahr 2017 betrifft; erkennt das Engagement der neuen Exekutivdirektorin an, wichtige Reformen zur Sicherstellung einer soliden Leitungsstruktur durchzuführen;

Grundlage für das versagte Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Zahlungen für das Haushaltsjahr 2017

weist angesichts der Bemerkungen und Beobachtungen der Entlastungsbehörde in Bezug auf die hohe Abhängigkeit des Büros von ausreichenden Ressourcen, vor allem von den von den Mitgliedstaaten zur Verfügung gestellten Sachverständigen, darauf hin, dass den Mitgliedstaaten und der Kommission auf verschiedenen Ebenen ein Mangel an Sachverständigen berichtet wird; weist ferner darauf hin, dass das Büro zum Ausgleich der Engpässe bei den Ernennungen und Entsendungen der Mitgliedstaaten den Einsatz von lokal eingestellten Zeitarbeitskräften erhöht hat und dass im Jahr 2018 nur 26 % der Entsendungen für den operativen Bedarf mit Sachverständigen aus den Mitgliedstaaten gedeckt wurden; weist darauf hin, dass das Büro ohne den Einsatz von Bediensteten auf Zeit nicht in der Lage wäre, den Mitgliedstaaten die entscheidende Unterstützung für ihre Asylsysteme bereitzustellen; nimmt den Vorschlag des Büros zur Kenntnis, einen Asyl-Einsatzpool von 500 Sachverständigen aus den Mitgliedstaaten einzurichten; fordert die Mitgliedstaaten und die Kommission auf, diesen Vorschlag umgehend zu bewerten und zu behandeln;

Haushaltsführung und Finanzmanagement

bedauert, dass begrenzte jährliche Haushaltsmittel und das teilweise Fehlen von Rückstellungen für unvorhergesehene Ausgaben im Haushalt des Büros, mit denen ungeplanter dringender operativer Bedarf gedeckt werden kann, zu finanziellen Unwägbarkeiten führt und die Notfallplanung beeinträchtigt; weist darauf hin, dass das Büro in Bezug auf seine operative Planung und Mittelzuweisung in ständigem Dialog mit der Kommission und der Haushaltsbehörde steht; nimmt zur Kenntnis, dass das Büro die Beiträge der assoziierten Länder zum Teil als Rückstellung für operative Ausgaben, insbesondere für unvorhergesehene Anträge auf Unterstützung von Mitgliedstaaten, verwendet; fordert das Büro auf, in enger Absprache mit der Kommission und der Haushaltsbehörde Haushaltszwänge weiterhin anzugehen;

hebt hervor, dass durch die vorgeschlagenen Haushaltskürzungen die Fähigkeit des Büros beeinträchtigt werden könnte, seine Aufgaben bei der Bereitstellung der notwendigen Unterstützung für die Mitgliedstaaten, die ihm durch sein Mandat übertragen wurden, weiterhin ordnungsgemäß zu erfüllen; weist darauf hin, dass die Stärkung des Mandats des Büros und die Zunahme der Arbeitsbelastung mit angemessenen Mittelzuweisungen einhergehen sollten;

begrüßt die erneuerte Kooperationsstrategie des gemeinsamen Verwaltungsrats des EASO und der Frontex; nimmt ferner anerkennend zur Kenntnis, dass das Büro im Netzwerk der Agenturen eine aktive Rolle bei der Vereinheitlichung gemeinsamer Maßnahmen wie der Aufforderung zur Einstellung von Vertrauenspersonen, der Teilnahme an gemeinsamen Vergabeverfahren für Rahmenverträge und Mobilitätsprogramme für Personal spielt; legt dem Büro entschieden nahe, sich aktiv um eine weitere und umfassendere Zusammenarbeit mit allen Agenturen der Union zu bemühen; weist auf die Empfehlung im Sonderbericht des Rechnungshofs zur Migrationssteuerung hin, für Komplementarität und eine bessere Koordinierung zwischen dem Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und dem Büro zu sorgen; fordert das Büro mit Nachdruck auf, an dem Konzept der gemeinsamen Nutzung der Ressourcen bei Aufgaben zu arbeiten, die sich mit denen anderer Agenturen mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen überschneiden;

Leistungen

stellt fest, dass der Stellenplan am 31. Dezember 2018 eine Vollzugsquote von lediglich 68,22 % aufwies, also 146 der 214 im Haushaltsplan der Union bewilligten Stellen für Bedienstete auf Zeit besetzt waren (gegenüber 155 bewilligten Stellen im Jahr 2017); nimmt zur Kenntnis, dass das Büro im Jahr 2018 außerdem 61 Vertragsbedienstete und drei abgeordnete nationale Sachverständige beschäftigte; stellt mit Genugtuung fest, dass im Einstellungsplan des Büros bis 2020 500 Bedienstete vorgesehen sind;

stellt den Mangel an Führungskräften in der Verwaltungsabteilung fest, da vier von fünf Führungspositionen entweder unbesetzt waren oder die Personen, die sie innehatten, ihres Amtes enthoben wurden, nimmt jedoch die Antwort des Büros zur Kenntnis, dass die Stellenausschreibung für den Posten des Leiters des Referats Humanressourcen und Sicherheit im ersten Quartal 2020 veröffentlicht wird; nimmt ebenfalls zur Kenntnis, dass aufgrund des Umstands, dass das Büro von der Umstrukturierung betroffen war, die Einstellung des Leiters des Referats Finanzen und Beschaffung noch im Gange ist und der Posten des Leiters des Referats IKT im Jahr 2019 besetzt wurde; fordert das Büro auf, in Zusammenarbeit mit der Kommission und den Mitgliedstaaten zusätzliche Anstrengungen zur Besetzung der freien Stellen zu unternehmen und die Entlastungsbehörde über die zur Minderung dieses Risikos ergriffenen Abhilfemaßnahmen auf dem Laufenden zu halten;

10.

stellt mit Bedauern fest, dass sich dem Bericht des Rechnungshofs zufolge die Personalsituation ab Ende 2017 bei dem Büro exponentiell verschlechtert hat; weist darauf hin, dass Ende 2018 bei dem Büro 216 Bedienstete beschäftigt waren, 89 schriftliche Stellenangebote unterbreitet und 60 Verträge unterzeichnet wurden; stellt jedoch fest, dass bis Ende 2018 noch 78 freie Stellen zu besetzen waren; bringt seine tiefe Besorgnis darüber zum Ausdruck, dass diese Lage ein erhebliches Risiko für die Fortführung der Tätigkeiten des Büros in der derzeitigen Größenordnung mit sich bringt; nimmt die Zusage der Führungsebene zur Kenntnis, den Einstellungsplan des Büros auf transparente und effiziente Weise umzusetzen;

11.

weist mit Besorgnis darauf hin, dass der höheren Führungsebene im Jahr 2018 lediglich Männer (neun Mitglieder) angehörten, das unausgewogene Verhältnis von Frauen und Männern jedoch durch die Ernennung einer Frau zur Exekutivdirektorin im Jahr 2019 geändert wurde; nimmt mit Genugtuung zur Kenntnis, dass im Hinblick auf den Verwaltungsrat ein ausgewogenes Verhältnis von Frauen und Männern (16 Männer und 15 Frauen) erreicht wurde;

12.

weist darauf hin, dass die Exekutivdirektorin dem Verwaltungsrat am 26. November 2019 einen neuen Organisationsplan vorgelegt hat; ist der Ansicht, dass eine Umstrukturierung des Personals zur Stärkung der internen Kontrolle, der Qualitätssicherung und des Risikomanagements sowie zur Einhaltung der vom Rechnungshof und vom Internen Auditdienst der Kommission geforderten Maßnahmen beitragen sollte;

Personalpolitik

13.

nimmt mit Besorgnis zur Kenntnis, dass der Stellenplan am 31. Dezember 2018 eine Vollzugsquote von lediglich 68,22 % aufwies, also 146 der 214 im Haushaltsplan der Union bewilligten Stellen für Bedienstete auf Zeit besetzt waren (gegenüber 155 bewilligten Stellen im Jahr 2017); weist darauf hin, dass das Büro im Jahr 2018 außerdem 61 Vertragsbedienstete und drei abgeordnete nationale Sachverständige beschäftigte;

14.

stellt mit Zufriedenheit fest, dass das Büro im Hinblick auf die Unterbringungsmodalitäten im Zusammenhang mit der Unterbringung von Asyl-Unterstützungsteams und anderen Kräften des Büros in den Mitgliedstaaten (z. B. in Bezug auf Vorrechte und Befreiungen für das eigene Personal des Büros, Sachverständige aus den Mitgliedstaaten und unter Vertrag genommene Sachverständige) im Juli 2019 eine Aufnahmevereinbarung mit Zypern unterzeichnet hat, im Januar 2020 eine Aufnahmevereinbarung mit Griechenland unterzeichnen sollte und dabei ist, eine neue Vereinbarung mit Italien zu schließen, wobei die Verordnung (EU) Nr. 439/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates (3) uneingeschränkt gewahrt wird und die anderen Aufnahmevereinbarungen des Büros eingehalten werden; fordert das Büro auf, sich gemeinsam mit der Kommission weiter um wirksame Vereinbarungen mit den Mitgliedstaaten betreffend die Unterbringung von Asyl-Unterstützungsteams und anderen Kräften des Büros zu bemühen;

15.

nimmt Kenntnis von den Antworten des Büros auf die Bemerkungen des Rechnungshofs und seinen Bemühungen unter der neuen Exekutivdirektorin, ihnen unter anderem dadurch Rechnung zu tragen, dass dem Abschluss von Aufnahmevereinbarungen mit Italien, Griechenland und Zypern zur Unterbringung von Asyl-Unterstützungsteams und weiteren Kräften des Büros in den Mitgliedstaaten Vorrang eingeräumt wird, die Transparenz der Einstellungsverfahren erhöht wird und der juristische Dienst des Büros im Laufe des Jahres 2019 verstärkt wird;

16.

stellt fest, dass der Rechnungshof bei allen Agenturen die allgemeine Tendenz festgestellt hat, für Beratungsdienste im Bereich der IT auf externe Mitarbeiter zurückzugreifen; fordert, dass die Abhängigkeit von externen Mitarbeitern in einem derart wichtigen und sensiblen Bereich so weit wie möglich verringert wird, um mögliche Risiken zu begrenzen;

17.

entnimmt dem Bericht des Rechnungshofs, dass das Büro im Jahr 2018 ein offenes Vergabeverfahren im Hinblick auf den Abschluss von Rahmenverträgen über die Bereitstellung von Leiharbeitnehmern in Italien eingeleitet hat; weist darauf hin, dass das Büro das Verfahren eingestellt hat, weil nur ein einziges Angebot eingegangen war und das Büro das Angebot als unannehmbar ansah, da das finanzielle Angebot den veranschlagten Höchstbetrag überstieg; stellt fest, dass der Rechnungshof ermittelt hat, dass die Leistungsbeschreibung einen schwerwiegenden Fehler enthielt, der sich auf 25 000 000 EUR belief; weist jedoch darauf hin, dass das Büro diese Feststellungen akzeptiert und Korrekturmaßnahmen angenommen und umgesetzt hat, die Folgendes umfassen: die Beendigung des Rahmenvertrags für die Erbringung von Dienstleistungen durch Leiharbeitnehmer in Italien, die Einleitung eines neuen Vergabeverfahrens für die Erbringung von Dienstleistungen durch Leiharbeitnehmer in Italien, die Einleitung einer weiteren Aufforderung an Sachverständige aus den Mitgliedstaaten und — sofern möglich — die Nutzung alternativer Regelungen für die Entsendung von Sachverständigen zur Abdeckung des Zeitraums bis zum Inkrafttreten des neuen Rahmenvertrags, die vorübergehende erhebliche Verringerung der Zahl der in Italien eingesetzten Leiharbeitnehmer des Büros und — gemeinsam mit den italienischen Behörden — die Aufrechterhaltung des Maßes an Kontinuität des Dienstbetriebs bei wesentlichen Unterstützungsmaßnahmen; stellt ferner fest, dass das neue Vergabeverfahren abgeschlossen und der neue Rahmenvertrag im Dezember 2019 vergeben wurde, sodass die Kontinuität des Dienstbetriebs während des gesamten Verfahrens sichergestellt ist; fordert das Büro auf, die Vorschriften der Union für die Vergabe öffentlicher Aufträge strikt anzuwenden;

18.

stellt fest, dass das Büro Dienstleistungsverträge mit IT-Unternehmen verwendet, die in einer Weise formuliert wurden, dass sie die Überlassung von Leiharbeitnehmern und nicht die Bereitstellung eindeutig festgelegter IT-Dienstleistungen oder -Produkte bedeuten könnten; weist darauf hin, dass die Überlassung von Leiharbeitnehmern für die Ausführung klar definierter Aufgaben für eine bestimmte Dauer der Richtlinie 2008/104/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (4) und den von den Mitgliedstaaten erlassenen spezifischen Vorschriften unterliegt; stellt fest, dass die Nutzung von IT-Dienstleistungsverträgen für die Bereitstellung von Arbeitskräften unvereinbar mit dem Statut der Beamten der Union sowie den Sozial- und Beschäftigungsbestimmungen der Union ist; nimmt mit Genugtuung zur Kenntnis, dass das Büro sein Muster für Verträge auf Basis von Zeit-und Mittelaufwand überarbeitet hat, um in jeden Vertrag eine Liste der Leistungen aufzunehmen, die im Rahmen des Vertrags zu erbringen sind; fordert das Büro auf, weiterhin mit gebotener Sorgfalt vorzugehen und sicherzustellen, dass die Verträge so formuliert sind, dass keine Unklarheit zwischen der Beschaffung von IT-Dienstleistungen und dem Einsatz von Zeitarbeitern aufkommen kann;

Beschaffung

19.

entnimmt den Angaben des Büros, dass es 2018 mit der Umsetzung des Beschlusses der Kommission über die Meldung von Missständen begonnen und einen praktischen Leitfaden zur Bewältigung und Vermeidung von Interessenkonflikten — mit einem Zeitplan für die Annahme durch den Verwaltungsrat bis zum dritten Quartal 2019 — sowie Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern ausgearbeitet hat; stellt anerkennend fest, dass das Büro eine Reihe von Schulungen für die Mitarbeiter zum Thema Ethik veranstaltet hat, deren besonderer Schwerpunkt auf der Verhütung von Interessenkonflikten lag und zu denen ein speziell auf Führungskräfte zugeschnittenes Modul gehörte; stellt mit Genugtuung fest, dass die einschlägigen Vorschriften über Interessenkonflikte auch in die entsprechenden Standardarbeitsanweisungen und -strategien umgesetzt wurden; fordert das Büro auf, der Verhütung von Interessenkonflikten und der ordnungsgemäßen Umsetzung der Vorschriften und Verfahren für die Meldung von Missständen weiterhin besondere Aufmerksamkeit zu widmen;

20.

stellt mit Besorgnis fest, dass das Büro zwar die Interessenerklärungen und Lebensläufe seiner Mitglieder des Verwaltungsrats auf seiner Website veröffentlicht, die Interessenerklärungen der Führungskräfte jedoch immer noch nicht veröffentlicht, und fordert das Büro auf, in dieser Hinsicht unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen;

Transparenz sowie Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten

21.

ist sich des Umstands bewusst, dass das Büro Ende 2018 über keine interne Auditstelle verfügte und dass der Interne Auditdienst seit Januar 2018 keine umfassenden Prüfungsberichte vorgelegt hat; weist ferner darauf hin, dass die Einrichtung von Ex-post-Kontrollen zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge noch in den Anfängen steckte; begrüßt die Antwort des Büros, dass es Korrekturmaßnahmen in Bezug auf die internen Kontrollsysteme vereinbart und dokumentiert hat, einschließlich der Einrichtung einer Auditstelle bis zum vierten Quartal 2019 und einer internen Ex-post-Kontrolle bis zum dritten Quartal 2019; nimmt mit Genugtuung zur Kenntnis, dass das Büro seine Kapazitäten für Ex-post-Kontrollen mit dem ersten Ex-Post-Kontrollbeamten, der im vierten Quartal 2019 eingestellt wurde, und mit zusätzlichen Beamten, die im ersten Halbjahr 2020 eingestellt werden sollen, aufbaut; stellt fest, dass das Büro dabei ist, eine interne Auditstelle aufzubauen, und dass es derzeit Gespräche mit einer anderen Agentur der Union führt, die über umfangreiche Erfahrungen in diesem Bereich verfügt, um das beste Modell für das Büro zu ermitteln; fordert das Büro auf, der Entlastungsbehörde über die diesbezüglich getroffenen Maßnahmen Bericht zu erstatten;

Interne Kontrolle

22.

begrüßt, dass das Büro dem Jahresbericht des Rechnungshofs über die Agenturen der Union für das Haushaltsjahr 2018 zufolge konkrete und positive Schritte unternommen hat, um die organisatorische Governance zu verbessern; weist darauf hin, dass 48 der 61 im Aktionsplan vorgesehenen Maßnahmen abgeschlossen waren, während 13 zum Zeitpunkt der Prüfung des Rechnungshofs noch im Gange waren;

23.

begrüßt die Verabschiedung der neuen Strategie des Büros für sensible Positionen im September 2019, die die Leitlinien und Kriterien enthält, anhand derer das Management-Team Risikobewertungen durchführen, die sensiblen Funktionen im Büro zusammen mit den vereinbarten Kontrollen zur Risikominderung ermitteln und dokumentieren und darüber hinaus bis zum ersten Quartal 2020 die sensiblen Funktionen bewerten und die Kontrollen zur Risikominderung dokumentieren soll;

24.

weist darauf hin, dass das Büro Ende 2017 über keinen eigenen juristischen Dienst verfügte und dass unter der Leitung des vorherigen Exekutivdirektors eine Vielzahl an Anwaltskanzleien in Anspruch genommen wurde; stellt jedoch fest, dass das Büro im Jahr 2018 eine Liste aller Verträge über Rechtsberatung erstellt hat, und dass 2019 eine neue leitende Rechtsberaterin ihre Tätigkeit bei dem Büro aufnahm und der neue Rahmenvertrag über Rechtsberatung unterzeichnet wurde, der die früheren Verträge ersetzen soll, und mehrere weitere Rechtsberater im Jahr 2020 eingestellt werden sollen; weist jedoch darauf hin, dass nach wie vor keine systematische interne Überprüfung von vorhandenen Rechtsdokumenten stattfand, während im Jahr 2018 bei den rechtlichen Aspekten der Vergabeverfahren zahlreiche Unstimmigkeiten festgestellt wurden; fordert das Büro auf, dafür zu sorgen, dass ein starker juristischer Dienst eingerichtet wird und rechtliche Verfahren effizient abgewickelt werden; nimmt mit Zufriedenheit das Ziel des Büros zur Kenntnis, den Rahmen für die Steuerung und die interne Kontrolle zu erstellen, indem unter anderem ein Bereich für Rechts- und Datenschutz und ein Bereich für die interne Kontrolle und das Risikomanagement geschaffen werden, um in Zukunft eine systematische Überprüfung von Rechtsdokumenten, auch für die Vergabe öffentlicher Aufträge, sicherzustellen; begrüßt ferner die Initiative des Büros, eine interne Auditstelle innerhalb des Büros einzurichten und gleichzeitig eine gemeinsame Auditstelle mit der Agentur der Europäischen Union für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts vorzusehen;

25.

bedauert, dass es noch immer keine Strategie für sensible Positionen beim Büro gibt, was nicht im Einklang mit den Normen des Büros für die interne Kontrolle steht, wonach sensible Positionen eindeutig definiert, erfasst und auf dem neusten Stand gehalten werden sollten; nimmt die Antwort des Büros zur Kenntnis, dass eine Strategie für sensible Positionen im Prozess der Fertigstellung war, die bis zum dritten Quartal 2019 genehmigt werden und bis zum vierten Quartal 2019 umgesetzt werden sollte; fordert das Büro auf, der Entlastungsbehörde über die diesbezüglichen Entwicklungen Bericht zu erstatten;

26.

würdigt die Fortschritte, die bei der Umsetzung der internen Kontrollsysteme, einschließlich der Kontrollen der Auftragsvergabe und der Ausgaben, erzielt wurden; befürwortet den Beschluss, die Auslagerung der Rechtsberatung einzudämmen und zügig einzustellen und einen internen juristischen Dienst einzurichten; stimmt den Bemerkungen des Rechnungshofs zu, was die Notwendigkeit anbelangt, weitere Korrekturmaßnahmen zu ergreifen;

27.

stellt im Anschluss an die Bemerkungen und Beobachtungen der Entlastungsbehörde in Bezug auf den Umstand, dass das Büro eine der wenigen Agenturen der Union mit mehreren Standorten ist und dass das Büro an mehreren Standorten Mietverträge abgeschlossen hatte, ohne eine angemessene Analyse des lokalen Marktes durchgeführt zu haben, fest, dass in Bezug auf das Büro in Rom in Kürze eine neue Ausschreibung eingeleitet wird, der eine ordnungsgemäße Marktanalyse für die Anmietung eines Büros vorausgeht, um die derzeitige Situation zu bereinigen; stellt ferner fest, dass im Falle des Büros in Athen der aktuelle Mietvertrag im Januar 2020 ausgelaufen ist und dass derzeit ein neues Vergabeverfahren vorbereitet wird, das eine ordnungsgemäße Marktanalyse umfasst; weist zudem darauf hin, dass die Aufnahmeeinrichtung in Pagani (Lesbos) die innerhalb der Hotspots gelegenen operativen Arbeitsstätten in Bereiche außerhalb der Zentren verlegte; stellt fest, dass in Bezug auf das Büro in Zypern Mitte 2018 ein neuer Vertrag mit dem Eigentümer des Gebäudes im Anschluss an eine Ausschreibung unterzeichnet wurde, mit der die ursprüngliche Vereinbarung geregelt und die Möglichkeit einer Erweiterung, falls sich weiterer Bedarf ergibt, geboten werden sollte; begrüßt die am 15. Februar 2019 angenommenen neuen Standardverfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge, die Leitlinien zu sensiblen Aspekten der Vergabe- und Auftragsverwaltungsverfahren, darunter detaillierte Bestimmungen über Marktuntersuchungen, vorsehen; nimmt die Bemühungen des Büros zur Kenntnis, seine Vergabeverfahren an die „Vorgehensweise der Kommissionsdienststellen bei der Suche nach Immobilien und bei den einschlägigen Verhandlungen“ anzupassen und Mitteilungen über die Marktaussichten für alle geplanten Immobilienverträge zu veröffentlichen, um die Transparenz zu erhöhen und den Wettbewerb zu steigern;

28.

nimmt mit Besorgnis zur Kenntnis, dass das Fehlen eindeutiger Zuständigkeiten und Funktionen, was die Verwaltung angemieteter Räumlichkeiten und damit verbundener Dienstleistungen und Arbeiten angeht, einer effizienten Minderung von mit Räumlichkeiten verbundenen Risiken im Wege stehen kann; fordert das Büro auf, eine wirksame Strategie für die Verwaltung der gemieteten Räumlichkeiten und damit verbundenen Dienstleistungen festzulegen;

Sonstige Bemerkungen

29.

begrüßt den Umstand, dass in Anbetracht der Bemerkungen der Entlastungsbehörde zur Ernennung des neuen Interims-Exekutivdirektors, der sein Amt am 6. Juni 2018 angetreten hat, seit diesem Führungswechsel dem Grundsatz der Transparenz als Grundprinzip des Management-Aktionsplans unter der Leitung der neuen Exekutivdirektorin höchste Priorität eingeräumt wurde, die sich verpflichtet hat, diesen Ansatz auch in Zukunft fortzusetzen;

30.

fordert das Büro auf, seinen Schwerpunkt auf die Verbreitung seiner Forschungsergebnisse in der Öffentlichkeit zu legen und sich über die sozialen Medien und andere Medienkanäle an die Öffentlichkeit zu wenden;

31.

weist darauf hin, dass das Büro — angesichts der Bemerkungen der Entlastungsbehörde im Zusammenhang mit dem Umstand, dass das Büro seine Büroräume in Malta um einen zusätzlichen Teil des Gebäudes, in dem sich seine Räumlichkeiten befinden, erweitert hat — im Oktober 2018 einen Mietvertrag abgeschlossen hat, um den gesamten Komplex in Anspruch nehmen zu können, wobei die Kosten vollständig aus dem Haushalt des Büros bestritten werden;

32.

verweist, was weitere horizontale Bemerkungen zum Entlastungsbeschluss betrifft, auf seine Entschließung vom 14. Mai 2020 (5) zu Leistung, Finanzmanagement und Kontrolle der Agenturen.

(1) ABl. C 306 vom 30.8.2018, S. 4.

(2) ABl. C 306 vom 30.8.2018, S. 6.

(3) Verordnung (EU) Nr. 439/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. Mai 2010 zur Einrichtung eines Europäischen Unterstützungsbüros für Asylfragen (ABl. L 132 vom 29.5.2010, S. 11).

(4) Richtlinie 2008/104/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. November 2008 über Leiharbeit (ABl. L 327 vom 5.12.2008, S. 9).

(5) Angenommene Texte, P9_TA(2020)0121.