6.12.2017   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 417/156


BERICHT

über die Jahresrechnung 2016 der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs, zusammen mit der Antwort der Agentur

(2017/C 417/24)

EINLEITUNG

1.

Die Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (nachstehend „die Agentur“, auch „EMSA“) mit Sitz in Lissabon wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1406/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) errichtet. Die Aufgaben der Agentur umfassen die Gewährleistung eines hohen Sicherheitsniveaus im Seeverkehr, die Verhütung der Verschmutzung durch Schiffe, die technische Unterstützung der Mitgliedstaaten und der Kommission sowie die Überwachung der Anwendung der Unionsvorschriften und die Beurteilung von deren Wirksamkeit.

2.

Die Tabelle enthält die wichtigsten Zahlenangaben zur Agentur (2).

Tabelle

Wichtigste Zahlenangaben zur Agentur

 

2015

2016

Haushalt (Millionen Euro) (3)

64,8

71,1

Personalbestand insgesamt am 31. Dezember (4)

246

246

AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

3.

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme der Agentur. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben, sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

PRÜFUNGSURTEIL

4.

Wir haben

a)

die Jahresrechnung der Agentur bestehend aus dem Jahresabschluss (5) und den Berichten über den Haushaltsvollzug (6) für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr sowie

b)

die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge

gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) geprüft.

Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

5.

Nach unserer Beurteilung stellt die Jahresrechnung der Agentur für das am 31. Dezember 2016 endende Jahr die Vermögens- und Finanzlage der Agentur zum 31. Dezember 2016, die Ergebnisse ihrer Vorgänge und ihre Cashflows sowie die Veränderungen des Nettovermögens für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit ihren Finanzvorschriften und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften, die auf international anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen für den öffentlichen Sektor basieren, in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge

Einnahmen

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Einnahmen

6.

Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Einnahmen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

Zahlungen

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Zahlungen

7.

Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Zahlungen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

Verantwortlichkeiten des Managements und der für die Überwachung Verantwortlichen

8.

Gemäß den Artikeln 310 bis 325 AEUV und den Finanzvorschriften der Agentur ist das Management verantwortlich für die Aufstellung und Gesamtdarstellung der Jahresrechnung auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze für den öffentlichen Sektor sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge. Diese Verantwortlichkeit umfasst die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung interner Kontrollstrukturen, wie sie für die Aufstellung und Darstellung eines Jahresabschlusses notwendig sind, der frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen ist. Das Management muss außerdem sicherstellen, dass die Tätigkeiten, Finanzvorgänge und Informationen, die im Jahresabschluss ihren Niederschlag finden, mit den für sie maßgebenden Vorgaben übereinstimmen. Das Management der Agentur trägt die letzte Verantwortung für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge.

9.

Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist das Management dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Agentur zur Fortführung der Geschäftstätigkeit zu beurteilen, Sachverhalte im Zusammenhang mit der Fortführung der Geschäftstätigkeit — sofern einschlägig — anzugeben sowie dafür, den Rechnungslegungsgrundsatz der Fortführung der Geschäftstätigkeit anzuwenden.

10.

Die für die Überwachung Verantwortlichen sind verantwortlich für die Aufsicht über den Rechnungslegungsprozess der Einrichtung.

Verantwortlichkeiten des Prüfers für die Prüfung der Jahresrechnung und der zugrunde liegenden Vorgänge

11.

Unsere Ziele sind, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob die Jahresrechnung der Agentur frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihr zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind, sowie dem Europäischen Parlament und dem Rat oder anderen zuständigen Entlastungsbehörden auf der Grundlage unserer Prüfung eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge vorzulegen. Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass bei einer Prüfung wesentliche falsche Darstellungen oder Verstöße gegen Rechtsvorschriften, falls solche vorliegen, stets aufgedeckt werden. Falsche Darstellungen und Verstöße können beabsichtigt oder unbeabsichtigt sein und werden als wesentlich angesehen, wenn von ihnen einzeln oder insgesamt vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie die auf der Grundlage dieser Jahresrechnung getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Nutzern beeinflussen.

12.

Eine Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die in der Jahresrechnung enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierzu gehört die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen in der Jahresrechnung sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung der Jahresrechnung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge relevanten internen Kontrollen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit des internen Kontrollsystems abzugeben. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der vom Management ermittelten geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie die Beurteilung der Gesamtdarstellung der Jahresrechnung.

13.

Hinsichtlich der Einnahmen überprüfen wir den Zuschuss, den die Agentur von der Kommission erhalten hat, und beurteilen ihre Verfahren zur Erhebung von Gebühren und sonstigen Einnahmen, sofern dies relevant ist.

14.

Hinsichtlich der Ausgaben untersuchen wir die Zahlungsvorgänge, nachdem die Ausgaben getätigt, erfasst und akzeptiert wurden. Vorauszahlungen werden geprüft, nachdem der Mittelempfänger deren ordnungsgemäße Verwendung nachgewiesen und die Agentur die Nachweise durch Abrechnung der Vorauszahlung — noch im selben Jahr oder auch später — akzeptiert hat.

15.

Gemäß Artikel 208 Absatz 4 der EU-Haushaltsordnung (7) berücksichtigten wir bei Erstellung dieses Berichts und der Zuverlässigkeitserklärung die Prüfungsarbeiten des unabhängigen externen Prüfers zur Jahresrechnung der Agentur.

16.

Die folgenden Bemerkungen stellen das Prüfungsurteil des Hofes nicht infrage.

BEMERKUNGEN ZU DEN INTERNEN KONTROLLEN

17.

Im Jahr 2014 schloss die Agentur einen auf sechs Jahre ausgelegten Rahmenvertrag im Wert von 3,5 Millionen Euro für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen im IT-Bereich ab. Die Agentur unterschätzte den Bedarf und den voraussichtlichen Auftragswert, was dazu führte, dass der Vertrag Ende 2016 zu 80 % ausgeschöpft war. Es muss vier Jahre früher als erwartet ein neues Vergabeverfahren eingeleitet werden, wodurch zusätzliche Verwaltungskosten entstehen.

18.

Im Jahr 2016 schloss die Agentur sieben Rahmenverträge für den Erwerb von Systemen zur Bekämpfung von Ölverschmutzung ab. Jeder Rahmenvertrag (je ein Los im Vergabeverfahren) bezog sich auf eine bestimmte Ausrüstung. Das Vergabeverfahren wurde in der Annahme eingeleitet, dass sich der Gesamtwert der sieben Rahmenverträge auf 7 Millionen Euro beläuft. Mit dieser Annahme wurde jedoch der Bedarf der Agentur unterschätzt, und es wurden sieben Rahmenverträge über einen Betrag von jeweils 7 Millionen Euro unterzeichnet, woraus sich für die Verträge ein Gesamtwert von 49 Millionen Euro ergibt.

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 17. Oktober 2017 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Klaus-Heiner LEHNE

Präsident


(1)  ABl. L 208 vom 5.8.2002, S. 1.

(2)  Weitere Informationen über die Zuständigkeiten und Tätigkeiten der Agentur sind auf ihrer Website www.emsa.europa.eu verfügbar.

(3)  Die Angaben zum Haushalt basieren auf den Mitteln für Zahlungen.

(4)  Das Personal umfasst Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete sowie abgeordnete nationale Sachverständige.

Quelle: Daten von der Agentur bereitgestellt.

(5)  Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht, die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, die Kapitalflussrechnung, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung maßgeblicher Rechnungslegungsgrundsätze und sonstige Erläuterungen.

(6)  Die Berichte über den Haushaltsvollzug umfassen die Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge zusammenfassen, sowie Erläuterungen.

(7)  Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1).


ANTWORT DER AGENTUR

18.

Die Festlegung der Anforderungen in Bezug auf diesen Vertrag war eine besondere Herausforderung. Zum einen waren die Verhandlungen über die Übertragungsvereinbarung für Copernicus zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe noch im Gange. Zum anderen, und das ist noch wichtiger, war nicht klar, ob und in welchem Ausmaß die IT-Kosten im Rahmen dieser Vereinbarung berücksichtigt werden könnten, vor allem, weil nicht geklärt war, wie mit Copernicus-spezifischen Anforderungen in einer hybriden und kombinierten IT-Umgebung bei der EMSA umgegangen werden sollte. Dass Copernicus einen wesentlichen Teil des oben genannten Rahmenvertrags ausschöpfen würde, war zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht absehbar.

19.

Ursprünglich war ein Vergabeverfahren mit sechs Losen mit einem geschätzten Gesamtwert von 7 Millionen Euro ohne MwSt. geplant. Jedoch änderten sich die prognostizierten Anforderungen in dem Zeitraum zwischen der ursprünglichen Schätzung der Anforderungen und der tatsächlichen Einleitung der Ausschreibung, weshalb die Ausschreibung mit einer anderen Anzahl von Losen und einer anderen Haushaltsobergrenze je Los eingeleitet wurde.

Die gesamte Ausschreibungsdokumentation (Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf, Auftragsbekanntmachung, Bericht an den Anweisungsbefugten, Vergabeentscheidung und Bekanntmachung der Auftragsvergabe) wurde entsprechend angepasst und in kohärenter Weise unter Angabe von 7 Millionen Euro je Los veröffentlicht.