Zusammenfassung der Ergebnisse der jährlichen Prüfungen 2016 des Hofes betreffend die Agenturen und sonstigen Einrichtungen der EU

(2017/C 417/01)

INHALT

KÜRZEL DER AGENTUREN UND SONSTIGEN EINRICHTUNGEN DER EU

ZUSAMMENFASSUNG

Der Europäische Rechnungshof („Hof“) hat die Rechnungsführung und die der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge von 41 Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU („Agenturen“) für das Haushaltsjahr 2016 geprüft. Der Hof hat zur Rechnungsführung aller Agenturen sowie zu den der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgängen aller Agenturen bis auf eine (EASO) ein uneingeschränktes Prüfungsurteil abgegeben.

Obwohl die Jahresrechnungen der Agenturen ihre Finanz- und Wirtschaftslage insgesamt sachgerecht darstellten und die der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge in den meisten Fällen rechtmäßig und ordnungsgemäß waren, besteht weiterhin Verbesserungsbedarf, wie aus den vom Hof formulierten Absätzen zur Hervorhebung eines Sachverhalts und aus den Absätzen zum Hinweis auf sonstige Sachverhalte sowie aus den Bemerkungen zu Prüfungsfeststellungen, die die Prüfungsurteile nicht infrage stellen, hervorgeht.

ÜBER DEN HOF

Der Hof ist das für die Prüfung der EU-Finanzen zuständige Organ der Union. Auftrag des Hofes ist es, zur Verbesserung des EU-Finanzmanagements beizutragen, Rechenschaftspflicht und Transparenz zu fördern und als unabhängiger Hüter der finanziellen Interessen der Unionsbürger zu fungieren. In seiner Rolle als unabhängiger externer Prüfer der EU überprüft der Hof, ob die EU-Mittel korrekt verbucht und im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und Regelungen eingenommen und verausgabt wurden und ob eine optimale Mittelverwendung gegeben ist. Im Rahmen seines Auftrags prüft der Hof jährlich die Jahresrechnungen und die ihnen zugrunde liegenden Vorgänge aller Organe und Agenturen der EU.

GEGENSTAND DER PRÜFUNG

Unterschiedliche Arten von Agenturen haben ihren Sitz in den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten

Agenturen sind gesonderte Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, die durch einen Sekundärrechtsakt gegründet wurden, um spezifische technische und wissenschaftliche Aufgaben sowie Verwaltungsaufgaben wahrzunehmen, und damit dazu beitragen, die politischen Maßnahmen der EU-Organe zu gestalten und durchzuführen. Die Agenturen sind in den Mitgliedstaaten deutlich sichtbar und haben erheblichen Einfluss auf Politikgestaltung, Entscheidungsfindung und Programmdurchführung in Bereichen, die für den Alltag der europäischen Bürger von größter Bedeutung sind, wie Gesundheit, Sicherheit, Freiheit und Recht. Je nach Struktur und Aufgabe kann zwischen dezentralen Agenturen, sonstigen Einrichtungen und Exekutivagenturen der Kommission unterschieden werden. Für die Zwecke dieser Zusammenfassung wurden die jeweiligen Kürzel der einzelnen Agenturen verwendet, die der Liste am Anfang dieses Berichts entnommen werden können.

Die 32 dezentralen Agenturen spielen bei der Vorbereitung und Umsetzung der EU-Politik eine wichtige Rolle, insbesondere bezüglich technischer, wissenschaftlicher, operativer und/oder Regulierungsaufgaben. Ihr Ziel ist es, der Kommission eine Konzentration auf die Politikgestaltung zu ermöglichen und die Kooperation zwischen der EU und nationalen Regierungen zu verstärken, indem sie Fach- und Expertenwissen beider Seiten bündeln. Dezentrale Agenturen werden für eine unbestimmte Zeitdauer eingerichtet und haben ihren Sitz in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten (siehe Abbildung 1).

Bei den drei sonstigen Einrichtungen handelt es sich um das EIT, die Euratom-Versorgungsagentur und den SRB. Das EIT in Budapest ist eine unabhängige, dezentrale Einrichtung der EU, die Ressourcen der Bereiche Wissenschaft, Wirtschaft und Bildung bündelt, um die Innovationskraft der Union zu stärken. Die Euratom-Versorgungsagentur in Luxemburg wurde gegründet, um die Ziele des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft zu unterstützen. Der SRB in Brüssel ist die zentrale Behörde des Einheitlichen Abwicklungsmechanismus in der europäischen Bankenunion. Auftrag des Ausschusses ist die geordnete Abwicklung insolvenzbedrohter Banken mit möglichst geringen Auswirkungen auf die Realwirtschaft und die öffentlichen Finanzen der EU-Mitgliedstaaten und anderer.

Die sechs Exekutivagenturen der Kommission sind mit Aufgaben zur Verwaltung eines oder mehrerer Unionsprogramme betraut. Ihre Bestandsdauer ist zeitlich begrenzt. Sie haben ihren Sitz in Brüssel (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) bzw. Luxemburg (Chafea).

Abbildung 1

Sitze der Agenturen in den Mitgliedstaaten

Haushalt und Finanzierung der Agenturen — Aufstockungen in prioritären Bereichen und gesteigerte Bedeutung der Selbstfinanzierung

Die meisten Agenturen werden fast vollständig aus dem EU-Gesamthaushaltsplan finanziert, wobei sich einige von ihnen vollständig oder teilweise selbst finanzieren (siehe Aufschlüsselung in Tabelle 1). Die ERA soll sich spätestens ab Juni 2019 teilweise selbst finanzieren.

Tabelle 1

Agenturen: Arten und Finanzierung

Im Jahr 2016 belief sich der Haushalt aller Agenturen (mit Ausnahme des SRB, der einen spezifischen Auftrag hat und mit einem spezifischen Mechanismus verknüpft ist) auf insgesamt rund 3,4 Milliarden Euro (2015: 2,8 Milliarden Euro). Dies entspricht rund 2,4 % des EU-Gesamthaushaltsplans 2016 (2015: 2,0 %). Dieser Anstieg ist hauptsächlich auf Agenturen mit Aufgaben in den Bereichen Industrie, Forschung und Energie (zusätzliche Haushaltsmittel in Höhe von 358 Millionen Euro) sowie bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres (zusätzliche Haushaltsmittel in Höhe von 174 Millionen Euro) zurückzuführen. Rund 2,3 Milliarden Euro der Haushaltsmittel in Höhe von 3,4 Milliarden Euro wurden aus dem EU-Gesamthaushaltsplan finanziert, wohingegen rund 1 Milliarde Euro aus Gebühren sowie direkten Beiträgen von Mitgliedstaaten, EFTA-Ländern usw. stammen.

Darüber hinaus setzte der SRB, der durch die SRM-Verordnung geschaffen wurde und im Rahmen des Einheitlichen Abwicklungsmechanismus unterstützend wirken soll, rund 11,8 Milliarden Euro an Beiträgen von Kreditinstituten in seinen Haushaltsplan ein, um den Einheitlichen Abwicklungsfonds bis 2023 vollständig zu errichten.

Somit belief sich der Haushalt aller Agenturen einschließlich des SRB im Jahr 2016 auf insgesamt rund 15,2 Milliarden Euro. Einzelheiten zum Haushalt der einzelnen Agenturen sind Anhang I zu entnehmen.

Abbildung 2

Finanzierungsquellen der Agenturen 2016

Abbildung 3

Haushalt der Agenturen in Millionen Euro

Personalaufstockungen in prioritären Bereichen

Ende 2016 waren bei den Agenturen 10 364 Mitarbeiter beschäftigt (2015: 9 848) (1), (2). Wie bereits im Vorjahr waren die umfangreichsten Personalaufstockungen in Agenturen zu verzeichnen, die in den Bereichen Industrie, Forschung und Energie (110), bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres (177) sowie Wirtschaft und Währung (85) tätig sind. Einzelheiten zum Personalbestand der einzelnen Agenturen sind Anhang I zu entnehmen.

Prüfungsregelungen

In Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (3) ist festgelegt, dass der Hof die Jahresrechnung jeder von der Union geschaffenen Agentur prüfen muss, soweit der Gründungsakt dies nicht ausschließt. Daher prüfte der Hof 41 Agenturen und gab für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr Prüfungsurteile zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge ab.

Die Regelungen für die Prüfung der Jahresrechnungen der Agenturen gemäß dem derzeitigen Rechtsrahmen können Tabelle 2 entnommen werden.

Tabelle 2

Regelungen für die Prüfung der Jahresrechnungen der Agenturen

Die Jahresrechnungen von 32 Agenturen wurden gemäß Artikel 208 Absatz 4 der EU-Haushaltsordnung (5) sowie Artikel 107 Absatz 1 der Rahmenfinanzregelung für die Agenturen (6) von unabhängigen externen Prüfern (Wirtschaftsprüfungsgesellschaften) geprüft. Der Hof hat die Arbeiten der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gemäß internationalen Prüfungsgrundsätzen überprüft. Diese Überprüfung liefert dem Hof angemessene Sicherheit, um seine eigenen Prüfungsurteile zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung auf die Arbeiten der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zu stützen. In Bezug auf die restlichen neun Agenturen führte ausschließlich der Hof die Prüfung der Zuverlässigkeit der Rechnungsführung durch. Für die Prüfung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der den Jahresrechnungen aller Agenturen zugrunde liegenden Vorgänge war wie in den Vorjahren allein der Hof zuständig.

Abgesehen von den Agenturen, die der Hof geprüft hat, gibt es drei im Verteidigungsbereich tätige Agenturen (die Europäische Verteidigungsagentur, das Institut der Europäischen Union für Sicherheitsstudien und das Satellitenzentrum der Europäischen Union), die in den Zuständigkeitsbereich des Rates fallen und aus Beiträgen der Mitgliedstaaten finanziert werden. Diese Agenturen werden nicht vom Hof, sondern von anderen unabhängigen externen Prüfern geprüft. In seiner Landscape-Analyse der EU-Regelungen zur Rechenschaftspflicht und zur öffentlichen Finanzkontrolle (7) aus dem Jahr 2014 stellte der Hof fest, dass die unterschiedlichen Prüfungsaufträge für diese Agenturen nicht zwingend erforderlich waren.

FESTSTELLUNGEN DES HOFES

Uneingeschränkte Prüfungsurteile zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung für alle Agenturen

Bei allen 41 Agenturen stellt die endgültige Jahresrechnung ihre Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2016 sowie die Ergebnisse ihrer Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Jahr in Übereinstimmung mit ihren jeweiligen Finanzvorschriften und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Uneingeschränkte Prüfungsurteile zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der den Jahresrechnungen aller Agenturen mit Ausnahme des EASO zugrunde liegenden Vorgänge

Der Hof gelangte bei 40 Agenturen zu der Schlussfolgerung, dass die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Jahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß waren.

Er gab ein eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung des EASO zugrunde liegenden Vorgänge ab. Grundlage für diese Einschränkung waren zwei Vergabeverfahren, bei denen die Grundsätze der öffentlichen Auftragsvergabe in unzureichendem Maße eingehalten wurden.

Sachverhalte von besonderer Bedeutung, die der Hof hervorgehoben hat

Für die beiden Agenturen mit Sitz in London, EBA und EMA, nahm der Hof je einen Absatz zur Hervorhebung eines Sachverhalts  (8) in seine Berichte auf, der die Entscheidung des Vereinigten Königreichs betraf, aus der Europäischen Union auszutreten. Die Jahresrechnungen der EBA und der EMA sowie die zugehörigen Erläuterungen wurden auf der Grundlage der begrenzten Informationen erstellt, die zum Zeitpunkt ihrer Unterzeichnung verfügbar waren. Sie lieferten noch keine zuverlässige Schätzung der künftigen Kosten, die aufgrund der Aufgabe der Tätigkeiten im Vereinigten Königreich und der anschließenden Standortverlagerung anfallen werden. Der Hof wies darüber hinaus auf das Risiko sinkender Einnahmen infolge des Austritts des Vereinigten Königreichs aus der EU hin und darauf, dass der Umzug dieser Agenturen zu einem Verlust von Fachwissen führen könnte, was ein Risiko für die Geschäftsfortführung darstellt.

Der Hof formulierte sieben Absätze zum Hinweis auf sonstige Sachverhalte  (9), die die möglichen Auswirkungen des Austritts des Vereinigten Königreichs aus der Europäischen Union auf die Einnahmen und Tätigkeiten mehrerer Agenturen, die ihren Sitz nicht in London haben, betreffen. Die Einnahmen der Agenturen CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA und EUIPO könnten als direkte Folge einer verringerten gebührengenerierenden Tätigkeit im Vereinigten Königreich sinken. Die GSA betreibt im Vereinigten Königreich technische Einheiten, deren Status noch geklärt werden muss.

In den Bericht über den SRB nahm der Hof einen Absatz zur Hervorhebung eines Sachverhalts auf, der den Kontrollrahmen zur Berechnung der Beiträge von Kreditinstituten zum Einheitlichen Abwicklungsmechanismus betrifft. Der Hof hob hervor, dass die Beiträge zum Fonds anhand der Angaben berechnet werden, die die Kreditinstitute dem Ausschuss über die nationalen Abwicklungsbehörden bereitstellen. In der SRM-Verordnung ist jedoch kein umfassender und einheitlicher Kontrollrahmen vorgesehen, der die Zuverlässigkeit dieser Angaben gewährleistet. Ferner stellte der Hof fest, dass die in den Rechtsvorschriften festgelegte Methode für die Beitragsberechnung sehr komplex ist, was Risiken für die Genauigkeit nach sich zieht. Zudem kann der Ausschuss keine Einzelheiten zu den auf der Grundlage einer Risikobewertung berechneten Beiträgen je Kreditinstitut bekannt geben, da die Berechnungen verknüpft sind und vertrauliche Informationen über andere Kreditinstitute umfassen. Dies beeinträchtigt die Transparenz dieser Berechnungen.

Außerdem formulierte der Hof Absätze zum Hinweis auf sonstige Sachverhalte, die Mängel in von den juristischen Personen der Wissens- und Innovationsgemeinschaften des EIT durchgeführten Vergabeverfahren betrafen sowie die in Anbetracht der erhöhten Arbeitsbelastung zu geringe Personalausstattung.

Ein Absatz zum Hinweis auf sonstige Sachverhalte zum CdT betraf den Umstand, dass mehrere Agenturen zunehmend auf hausinterne Möglichkeiten oder sonstige alternative Übersetzungslösungen zurückgreifen. Dies bedeutet, dass die Kapazität des Zentrums nicht maximal genutzt wird und auf europäischer Ebene eine Dopplung hinsichtlich der Entwicklung von Übersetzungssystemen sowie der laufenden Kosten vorliegt. Der zunehmende Rückgriff auf alternative Übersetzungslösungen in anderen Agenturen gefährdet das Geschäftsmodell des Zentrums.

Weitere Prüfungsfeststellungen in verschiedenen Bereichen

Außerdem brachte der Hof insgesamt 115 „Bemerkungen“ zu Prüfungsfeststellungen vor (2015: 90), die 34 Agenturen betreffen (2015: 37), um wichtige Sachverhalte zu unterstreichen und Bereiche aufzuzeigen, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Ein Überblick über die Bemerkungen zu den einzelnen Agenturen ist Anhang II zu entnehmen.

Personalressourcen — in einigen Fällen Grund zur Besorgnis

Eine angemessene Personalausstattung ist von entscheidender Bedeutung für die Stabilität und Effizienz der Tätigkeiten der Agenturen sowie für ihre Fähigkeit, ihre Arbeitsprogramme umzusetzen. Der Hof stellte in sieben Agenturen Probleme im Bereich des Personalmanagements und sonstige das Personal betreffende Probleme fest; dazu gehörten eine hohe Personalfluktuation, Mängel bei den Einstellungsverfahren sowie unbesetzte Stellen, die über lange Zeiträume hinweg mit Zeitarbeitskräften besetzt wurden.

Drei Agenturen (Frontex, EPA und das Büro des GEREK) stießen bei der Rekrutierung von Mitarbeitern mit den erforderlichen Profilen auf Schwierigkeiten, was möglicherweise auf den für den Gastgeberstaat geltenden Berichtigungskoeffizienten für Gehälter zurückzuführen ist (66,7 %, 69 % bzw. 76,5 %). Wurden geeignete Bewerber gefunden, so war die Zahl der Mitarbeiter aus dem Gastgeberstaat, die eingestellt werden konnte, unverhältnismäßig höher als die Zahl der Mitarbeiter aus anderen Mitgliedstaaten. Um Anreize für Bewerber zu bieten, stellte Frontex 14 Mitarbeiter in einer höheren Besoldungsgruppe ein als im Statut vorgesehen. In den beiden anderen Agenturen wurde eine hohe Personalfluktuation festgestellt, was sich auf die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und die Fähigkeit der Agenturen, die in ihrem Arbeitsprogramm vorgesehenen Tätigkeiten durchzuführen, auswirken könnte. Im Falle der EPA ist ein weiterer Grund für die Schwierigkeiten bei der Rekrutierung der Wettbewerb mit einer anderen EU-Einrichtung, die ebenfalls in Budapest angesiedelt ist (EIT).

Drei Agenturen (EMA, EIT, ECDC) sahen sich mit organisatorischen Schwierigkeiten konfrontiert. Die EMA wurde seit 2014 zweimal grundlegend umstrukturiert, wobei hohe und mittlere Führungspositionen intern neu zugewiesen wurden. Die Neuzuweisung wichtiger Mitarbeiter im IT-Bereich und in der Verwaltung war nicht erfolgreich, wodurch die Agentur und ihre Tätigkeiten einem erheblichen Risiko der Instabilität ausgesetzt waren. Von der Gründung des EIT im Jahr 2008 bis Juli 2014 standen vier verschiedene Direktoren an seiner Spitze. Der Direktorenposten ist seit August 2014 — und ein weiterer Führungsposten seit Februar 2013 — ad interim besetzt. Dies verstößt gegen das Statut, dem zufolge die vorübergehende Besetzung nicht länger als ein Jahr dauern darf, verunsichert die Stakeholder und beeinträchtigt die strategische Kontinuität. Die Interimsdirektorin des ECDC wurde im Mai 2015 ernannt und war am 31. Dezember 2016 noch im Amt, wodurch die Höchstdauer von einem Jahr überschritten wurde. Diese vorübergehende Stellenbesetzung zog außerdem 15 weitere Übergangsregelungen für andere Bedienstete nach sich.

Öffentliche Auftragsvergabe nach wie vor ein fehlerträchtiger Bereich

Mit der öffentlichen Auftragsvergabe soll der Wettbewerb zwischen Wirtschaftsteilnehmern sichergestellt werden, damit der wirtschaftlich günstigste Kauf getätigt wird, wobei auf transparente, objektive und kohärente Weise und auf der Grundlage des geltenden Rechtsrahmens vorgegangen werden soll. In den besonderen Jahresberichten zu den Einrichtungen EASO, EBDD, eu-LISA, EMA und dem Büro des GEREK wies der Hof darauf hin, dass die Agenturen die Grundsätze der öffentlichen Auftragsvergabe und die Vorschriften der Haushaltsordnung nicht vollständig einhielten. Die Bemerkungen betreffen in erster Linie Unstimmigkeiten in den Verdingungsunterlagen, die Nichteinhaltung der für die Auswahl der Wirtschaftsteilnehmer festgelegten Kriterien, das Fehlen formeller Verfahren und das Fehlen klar bestimmter Funktionen mit Anweisungsbefugnis, die über Zuschläge entscheiden und Verträge unterzeichnen.

Der Hof beurteilte es als positiv, dass die Agenturen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zunehmend Gebrauch von interinstitutionellen Rahmenverträgen machten, was zur Verwaltungseffizienz beiträgt und Skaleneffekte erzeugt. Bei einem interinstitutionellen Rahmenvertrag zu Software, IT-Lizenzen und -Dienstleistungen, der 2014 im Namen mehrerer Organe und Agenturen zwischen einem Auftragnehmer und der Kommission abgeschlossen wurde, war die anschließende Umsetzung durch mindestens drei Agenturen (EMA, EUA, EASO) nicht optimal. Der Auftragnehmer fungiert als Zwischenhändler zwischen den Organen und Agenturen auf der einen und den potenziellen Lieferanten, die ihren Bedarf decken können, auf der anderen Seite. Für diese Zwischenhändlerdienste erhält der Auftragnehmer Aufschläge von zwei bis neun Prozent auf die Lieferantenpreise. Bezüglich der geprüften Zahlungen unter diesem Rahmenvertrag stellte der Hof fest, dass die berechneten Preise und Aufschläge nicht immer systematisch mit den Angeboten der Lieferanten abgeglichen und die Rechnungen auch nicht immer systematisch überprüft wurden, dass bei der Umsetzung des Rahmenvertrags nicht immer ein hinreichender Wettbewerb sichergestellt wurde und daher nicht gewährleistet wurde, dass die kostengünstigste Lösung gewählt wurde.

Bei den öffentlichen Vergabeverfahren wurden darüber hinaus Mängel festgestellt, die die internen Kontrollen betrafen. In fünf Fällen, die vier Agenturen (EASO, EIT, EMSA, EIGE) betrafen, stellte der Hof fest, dass unzureichende Kontrollen zu Ineffizienzen führten, beispielsweise wenn der Beschaffungsbedarf zum Zeitpunkt der Verfahren unterschätzt wurde.

Zwar liegt der Schwerpunkt der jährlichen Prüfungen der Agenturen durch den Hof nicht auf Leistungsaspekten, doch wird von den Prüfern des Hofes erwartet, dass sie sich der Risiken schwacher Leistungen bewusst sind wie auch der mit dem Finanzmanagement verbundenen Risiken. In sieben Fällen, die sechs Agenturen (eu-LISA, Frontex, EU-OSHA, EUA, Büro des GEREK, EUIPO) betrafen, machte der Hof Bemerkungen zu nicht optimalen Regelungen im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe, die zu Risiken für die optimale Mittelverwendung führten, sowie zu Mängeln bei der Überwachung der Auftragsausführung.

Verschiedene IT-Landschaften in den Agenturen trotz zumeist ähnlicher Tätigkeiten

Die operativen Tätigkeiten der Agenturen sind breit gefächert und erfordern geeignete, mitunter maßgeschneiderte IT-Lösungen. Dennoch werden zentrale operative und administrative Tätigkeiten auf der Grundlage desselben Rechtsrahmens durchgeführt, was nahelegt, dass sich ihre Verfahren ähneln und dass ähnliche IT-Lösungen zur Unterstützung dieser Verfahren eingesetzt werden können. Während die Agenturen beim Einsatz vergleichbarer Systeme zur Haushalts- und Rechnungsführung sehr große Fortschritte erzielt haben, wird in anderen Kernbereichen wie Personalmanagement und Auftragsvergabe und -verwaltung nach wie vor eine Vielzahl von IT-Lösungen verwendet. Die Agenturen sollten erwägen, die IT-Lösungen auch in diesen Bereichen weiter zu harmonisieren, da dies nicht nur die Kosteneffizienz steigern, sondern auch die mit der internen Kontrolle verbundenen Risiken verringern und die IT-Governance stärken würde.

Zu den weiteren potenziellen Vorteilen, die erzielt werden könnten, gehören eine stärker harmonisierte Berichterstattung an das Management und die Stakeholder sowie die Einführung stärker automatisierter Prüfungsverfahren zwecks Steigerung der Prüfungseffizienz. Das Netzwerk der EU-Agenturen setzt sich für eine weitere Förderung der agenturübergreifenden Zusammenarbeit und der Zusammenarbeit mit der Kommission zu solchen Fragen ein sowie darüber hinaus — sofern die externe Prüfung betroffen ist — für die Förderung der Zusammenarbeit mit dem Hof.

Abbildung 4

Vielfalt der IT-Lösungen in den Agenturen

Personalmanagementsysteme

Systeme für die Auftragsvergabe und -verwaltung

Verbesserungsbedarf im Bereich der IT-Beratungsleistungen und des Projektmanagements bei der EMA

Zusätzlich zur üblichen jährlichen Prüfungsarbeit zu allen Agenturen untersuchte der Hof den Einsatz von IT-Beratern durch die EMA im Kontext zweier großer IT-Projekte (Pharmakovigilanz und klinische Prüfungen), mit denen die Agentur ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommt, komplexe EU-weite Netzwerke aufzubauen, was umfassende IT-Entwicklungen erforderlich macht. Da die Anzahl der Stellen im Stellenplan der Agentur nicht erhöht wurde, was ihr erleichtert hätte, internes Fachwissen in den Bereichen Geschäfts- und IT-Entwicklung zu erlangen, griff sie in diesen Bereichen auf die Dienste von Beratungsunternehmen zurück und wurde dadurch in kritischem Maße von externem Fachwissen abhängig.

Darüber hinaus stellte der Hof fest, dass die Agentur vor Beginn der Projekte über keine Methodik verfügte, die für solch komplexe Projekte dieser Größenordnung geeignet war. Möglicherweise wurde dadurch die Fähigkeit des Managements beeinträchtigt, die Umsetzung der Projekte zu beaufsichtigen und zu überwachen und ihre Kohärenz sicherzustellen. Die EMA hat weiter daran gearbeitet, eine geeignete Methodik zu entwickeln, und nahm die jüngste Feinabstimmung im September 2016 vor.

Außerdem war die Fähigkeit der EMA, die Tätigkeiten ihrer Berater zu kontrollieren und die Qualität der erbrachten Leistungen zu überwachen, eingeschränkt, was an der Art der Beraterverträge (Zeit- und Mittelaufwand) sowie an dem Umstand lag, dass die Beratungsleistungen teilweise außerhalb der Räumlichkeiten der Agentur und in einem anderen Mitgliedstaat erbracht wurden. Bei der Umsetzung der Projekte sah sich die EMA mit Verzögerungen und Kostensteigerungen konfrontiert. Die zahlreichen Änderungen in Bezug auf Projektumfang, -budget und -fristen waren in erster Linie auf wiederholte Anpassungen der Systemanforderungen zurückzuführen, mit denen dem sich verändernden Bedarf der Mitgliedstaaten entsprochen wurde. Bisher besteht noch keine Sicherheit hinsichtlich der endgültigen Kosten und der Zeitpunkte, zu denen die IT-Systeme in Betrieb genommen werden.

Was die Ergebnisse dieser Pilotprüfung von Beratungsleistungen bei der EMA betrifft, so wird der Hof die im Rahmen dieser Prüfung erarbeitete fortgeschrittene Methodik, die gewonnenen Kenntnisse und das Fachwissen zukünftig sinnvoll einsetzen, wo immer dies zweckmäßig ist.

Bis auf Ausnahmen Verbesserung der Haushaltsführung

Die Anzahl der Bemerkungen in diesem Bereich nahm im Jahr 2016 erheblich ab, doch bildet die Rate der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen gebundenen Mittel nach wie vor den häufigsten Anlass für Bemerkungen in den besonderen Jahresberichten, die noch 23 Agenturen betreffen. Diese Mittelübertragungen auf das folgende Haushaltsjahr lassen sich zumeist auf den mehrjährigen Charakter der Tätigkeiten zurückführen. Der Hof hielt mehrere Agenturen dazu an, die Einführung getrennter Haushaltsmittel in Erwägung zu ziehen. Es handelt sich hierbei um das in der Haushaltsordnung vorgesehene Instrument zum Umgang mit solchen Situationen.

In vier Fällen (Frontex, CPVO, Chafea, EASME) stellte der Hof Annullierungen von aus Vorjahren übertragenen Haushaltsmitteln fest, was darauf hindeutet, dass der Mittelbedarf zu hoch veranschlagt wurde und somit Mängel bei der Planung bestanden.

Angesichts der Migrationskrise, mit der sich die Union konfrontiert sieht, wurden die Aufgaben von Frontex und EASO erheblich erweitert. Daher war der endgültige Haushalt dieser beiden Agenturen für 2016 dreimal so hoch bzw. um 75 % höher als im Vorjahr. Beide Agenturen standen vor erheblichen administrativen und operativen Herausforderungen; die Erwartungen waren hoch, dass sie umgehend Ergebnisse liefern würden — dabei verfügten sie über wenig Zeit, um die Systeme und Verfahren anzupassen und die benötigten Mitarbeiter einzustellen. Daher hatten sie Schwierigkeiten, die zusätzlichen Mittel im Laufe des Haushaltsjahrs auszuschöpfen, was zu Annullierungen in beträchtlichem Umfang (Frontex) oder zu hohen Raten der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel (EASO) führte. Dies war in mehreren Fällen auch der Grund für die Nichteinhaltung von Vorschriften für die Haushaltsführung und die öffentliche Auftragsvergabe sowie für Schwierigkeiten bei der optimalen Umsetzung von Finanzhilfevereinbarungen gemeinsam mit der Kommission oder den Begünstigten.

Externe Evaluierungen im Allgemeinen positiv

Der Hof verwies in sechs Fällen erstmals ausdrücklich auf die Ergebnisse externer Evaluierungen zu den Tätigkeiten und zur allgemeinen Leistung der Agenturen. Die Ergebnisse der Evaluierungen waren im Allgemeinen positiv, und die Agenturen erarbeiteten Aktionspläne, um Folgemaßnahmen zu den in Evaluierungsberichten genannten Problemen zu ergreifen. Während in den Gründungsverordnungen der meisten Agenturen und Einrichtungen vorgesehen ist, regelmäßig externe Evaluierungen vorzunehmen (in der Regel alle vier bis sechs Jahre), stellte der Hof fest, dass die Gründungsverordnungen von sechs Agenturen (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE, REA) keine solche Bestimmung enthalten. Dieses Problem sollte angegangen werden. Außerdem wies der Hof darauf hin, dass in der Gründungsverordnung der EMA vorgesehen ist, alle zehn Jahre eine externe Evaluierung durchzuführen. Dieser Zeitraum ist zu lang, um eine effektive Rückmeldung zur Leistung an die interessierten Kreise zu gewährleisten.

Berichterstattung über die Ergebnisse der Prüfungen des IAS zwecks Vermittlung eines umfassenderen Überblicks

In Bezug auf das Jahr 2016 verwies der Hof erstmals auf die Prüfungsschlussfolgerungen des Internen Auditdiensts (IAS) der Kommission, um einen umfassenderen Überblick über die Ergebnisse der Prüfungen zu vermitteln. Insgesamt wurden 14 Berichte des IAS erwähnt. In allen Fällen hatten sich die Agenturen mit dem IAS auf einen Plan für Korrekturmaßnahmen geeinigt.

Folgemaßnahmen zu Bemerkungen aus Vorjahren: In den meisten Fällen auf gutem Weg

Sofern zutreffend, berichtete der Hof über die Fortschritte bei den Folgemaßnahmen, die die Agenturen aufgrund von Bemerkungen aus Vorjahren ergriffen haben. Anhang III ist zu entnehmen, dass die Korrekturmaßnahmen im Zusammenhang mit den am Jahresende 2015 noch nicht umgesetzten 140 Bemerkungen (2014: 134) in den meisten Fällen abgeschlossen oder im Gange waren.

Abbildung 5

Weiterverfolgung von Bemerkungen aus Vorjahren

(1)  Das Personal umfasst Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete sowie abgeordnete nationale Sachverständige.

(2)  Die Angaben zum Personalbestand 2015 wurden auf der Grundlage von Daten aktualisiert, die von den Agenturen bereitgestellt wurden.

(3)  ABl. C 326 vom 26.10.2012, S. 47.

(4)  In Anbetracht ihrer begrenzten Ressourcen und Tätigkeiten wird die Euratom-Versorgungsagentur ausschließlich vom Hof geprüft.

(5)  Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1).

(6)  Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1271/2013 (ABl. L 328 vom 7.12.2013, S. 42).

(7)  Lücken, Überschneidungen und Herausforderungen: eine Landscape-Analyse der EU-Regelungen zur Rechenschaftspflicht und zur öffentlichen Finanzkontrolle.

(8)  Mit Absätzen zur Hervorhebung eines Sachverhalts soll auf wichtige Punkte hingewiesen werden, die grundlegend für das Verständnis der Jahresrechnung durch die Nutzer sind.

(9)  Mit Absätzen zum Hinweis auf sonstige Sachverhalte wird auf wichtige Sachverhalte hingewiesen, die nicht in der Jahresrechnung dargestellt oder angegeben sind.