10.12.2014   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 442/28

BERICHT

über den Jahresabschluss 2013 des Büros des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation, zusammen mit den Antworten des Büros

(2014/C 442/03)

EINLEITUNG

1.

Das Büro des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (nachstehend „das Büro“) mit Sitz in Riga wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) eingerichtet. Hauptaufgabe des Büros ist es, das Gremium Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK) in administrativer und professioneller Hinsicht zu unterstützen und unter Anleitung des Regulierungsrats Informationen über elektronische Kommunikation zu sammeln und zu analysieren sowie unter den nationalen Regulierungsbehörden bewährte Regulierungspraktiken wie gemeinsame Herangehensweisen, Methodologien oder Leitlinien zur Umsetzung des EU-Rechtsrahmens zu verbreiten (2).

AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

2.

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Büros. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben (soweit vorhanden), sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

3.

Gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) hat der Hof Folgendes geprüft:

a)

die Jahresrechnung des Büros bestehend aus dem Jahresabschluss (3) und den Übersichten über den Haushaltsvollzug (4) für das am 31. Dezember 2013 endende Haushaltsjahr,

b)

die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Rechnung zugrunde liegenden Vorgänge.

Verantwortung des Managements

4.

Das Management ist verantwortlich für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses des Büros sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge (5):

a)

Die Verantwortung des Managements für den Jahresabschluss des Büros umfasst die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung eines internen Kontrollsystems, wie es für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung von Jahresabschlüssen notwendig ist, die frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen sind, die Auswahl und Anwendung geeigneter Rechnungslegungsmethoden auf der Grundlage der vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften (6) sowie die Ermittlung von geschätzten Werten in der Rechnungslegung, die unter den gegebenen Umständen vertretbar sind. Der Verwaltungsdirektor genehmigt den Jahresabschluss des Büros, nachdem der Rechnungsführer des Büros ihn auf der Grundlage sämtlicher verfügbaren Informationen aufgestellt und einen Begleitvermerk zum Jahresabschluss abgefasst hat, in dem er u. a. erklärt, dass er über angemessene Gewähr dafür verfügt, dass der Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage des Büros vermittelt.

b)

Die Verantwortung des Managements für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge sowie für die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung erfordert die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung eines wirksamen und effizienten internen Kontrollsystems einschließlich einer angemessenen Aufsicht und geeigneter Maßnahmen zur Verhinderung von Unregelmäßigkeiten und Betrug sowie gegebenenfalls rechtlicher Schritte zur Wiedereinziehung rechtsgrundlos gezahlter oder widerrechtlich verwendeter Mittel.

Verantwortung des Prüfers

5.

Aufgabe des Hofes ist es, auf der Grundlage seiner Prüfung dem Europäischen Parlament und dem Rat (7) eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben. Der Hof führt seine Prüfung in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing sowie den beruflichen Verhaltensanforderungen der IFAC und den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden der INTOSAI durch. Nach diesen Standards ist der Hof gehalten, die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinreichende Sicherheit darüber erlangt wird, ob der Jahresabschluss des Büros frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihm zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

6.

Die Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die im Jahresabschluss enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierbei stützt er sich auf die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen im Abschluss sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Abschlusses relevanten internen Kontrollen und die zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingerichteten Überwachungs- und Kontrollsysteme und plant Prüfungshandlungen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind. Zur Prüfung gehört auch eine Beurteilung der Angemessenheit der Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie der Gesamtdarstellung des Abschlusses.

7.

Der Hof ist der Auffassung, dass die erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für seine Zuverlässigkeitserklärung zu dienen.

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

8.

Nach Beurteilung des Hofes stellt der Jahresabschluss des Büros seine Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2013 sowie die Ergebnisse seiner Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Jahr in Übereinstimmung mit seiner Finanzregelung und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

9.

Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss des Büros für das am 31. Dezember 2013 endende Jahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

10.

Die folgenden Bemerkungen stellen die Prüfungsurteile des Hofes nicht infrage.

BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG

11.

Die Haushaltsvollzugsquoten haben sich erheblich verbessert, was darauf hindeutet, dass die Tätigkeiten besser geplant und zügiger umgesetzt werden. Obwohl die Annullierungsrate bei den aus 2012 übertragenen Mitteln mit 28 % (2012: 45 %) nach wie vor relativ hoch ist, war bei der Übertragung gebundener Mittel ein Rückgang auf 4 61  983 Euro bzw. 13 % (2012: 6 11  223 Euro bzw. 19 %) zu verzeichnen. Die Übertragungen standen vor allem im Zusammenhang mit Verträgen, die im zweiten Halbjahr 2013 für in den Jahren 2013 und 2014 geplante Tätigkeiten geschlossen wurden.

SONSTIGE BEMERKUNGEN

12.

Von den 1  183 Erstattungen, die im Jahr 2013 an Sachverständige geleistet wurden, erfolgten 1  078 zu spät. Lag ein Zahlungsverzug vor, so betrug er im ersten Halbjahr 2013 durchschnittlich 78 Tage gegenüber 33 Tagen im zweiten Halbjahr 2013.

WEITERVERFOLGUNG DER BEMERKUNGEN AUS DEN VORJAHREN

13.

Anhang I gibt einen Überblick über die aufgrund von Bemerkungen des Hofes aus Vorjahren ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Milan Martin CVIKL, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 1. Juli 2014 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Präsident

(1)  ABl. L 337 vom 18.12.2009, S. 1.

(2)  Im Anhang II sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten des Büros zusammenfassend dargestellt.

(3)  Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung der wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstige Erläuterungen.

(4)  Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.

(5)  Artikel 39 und 50 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1271/2013 der Kommission (ABl. L 328 vom 7.12.2013, S. 42).

(6)  Die vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften beruhen auf den von der International Federation of Accountants (IFAC) herausgegebenen International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) oder ggf. auf den vom International Accounting Standards Board herausgegebenen International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS).

(7)  Artikel 107 der Verordnung (EU) Nr. 1271/2013.

ANHANG I

Weiterverfolgung der Bemerkungen aus den Vorjahren

Jahr

Bemerkung des Hofes

Stand der Korrekturmaßnahme

(abgeschlossen/im Gange/ausstehend/n. z.)

2011

Der Hof ermittelte 21 Fälle im Gesamtwert von 94  120 Euro, bei denen die auf das Jahr 2012 übertragenen Mittel keinen rechtlichen Verpflichtungen entsprachen. Diese Übertragungen waren somit vorschriftswidrig.

Abgeschlossen

2011

Das Büro hatte noch nicht alle Normen für die interne Kontrolle angenommen und umgesetzt. Insbesondere fehlte ein Ausnahmenverzeichnis.

Abgeschlossen (Ausnahmenverzeichnis)

Im Gange (Normen für die interne Kontrolle)

2011

Das Büro muss die Transparenz der Einstellungsverfahren verbessern. Die Fragen für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen wurden nicht vor Prüfung der Bewerbungen durch den Auswahlausschuss festgelegt. Außerdem gab es keinen Beschluss der Anstellungsbehörde zur Ernennung des Auswahlausschusses, und die jeweilige Besoldungsgruppe der Mitglieder des Auswahlausschusses wurde nicht angegeben.

Abgeschlossen

2012

Die Validierung des Rechnungsführungssystems des Büros durch den Rechnungsführer steht nach wie vor aus.

Abgeschlossen

2012

Auf das folgende Haushaltsjahr übertragene Mittelbindungen in Höhe von 61  500 Euro (10 % der insgesamt übertragenen Mittelbindungen) entsprachen keinen rechtlichen Verpflichtungen und waren somit vorschriftswidrig.

Abgeschlossen

2012

Das Büro hatte folgende Normen für die interne Kontrolle (ICS) noch nicht umgesetzt: „Ziele und Leistungsindikatoren“ (ICS 5), „Abläufe und Verfahren“ (ICS 8), „Dokumentenverwaltung“ (ICS 11) und „Information und Kommunikation“ (ICS 12).

Im Gange

2012

Für die Erfassung und Veräußerung von Gegenständen des Anlagevermögens gibt es kein Verfahren, und eine körperliche Bestandsaufnahme wurde nicht vorgenommen.

Abgeschlossen

2012

Verfahren für die Feststellung, Genehmigung und Erfassung von Ausnahmen und Abweichungen von Strategien und Verfahren wurden nicht umgesetzt.

Abgeschlossen

2012

Rund 1 01  000 Euro (45 % der aus dem Jahr 2011 übertragenen Mittelbindungen) wurden annulliert. 5 45  000 Euro an Mitteln des Jahres 2012 (17 % der gesamten Mittelausstattung des Jahres 2012) wurden nicht in Anspruch genommen und mussten ebenfalls annulliert werden. Mittelbindungen wurden in großem Umfang (6 11  000 Euro bzw. 19 % der gesamten Mittelbindungen) auf 2013 übertragen. Dies ist ein Indiz für Probleme bei der Planung und/oder Umsetzung der Tätigkeiten des Büros. Die Übertragungen in Bezug auf das Jahr 2012 waren vor allem auf verspätete Einstellungen sowie das Fehlen einer wirksamen Politik zur zügigen Vorlage und Erstattung von Reisekostenabrechnungen von Sachverständigen zurückzuführen.

Im Gange

2012

Bei den Vergabeverfahren besteht erheblicher Verbesserungsbedarf in Bezug auf Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation. So wurde etwa bei der Auftragsvergabe dem Preis-Qualitäts-Verhältnis nicht genug Beachtung geschenkt, und die allgemeinen Vergabekriterien wurden nicht in Teilkriterien untergliedert, um eine klare und vergleichbare Bewertung der Angebote zu ermöglichen.

Abgeschlossen

2012

Die untersuchten Einstellungsverfahren wiesen erhebliche Mängel mit Auswirkungen auf die Transparenz auf: Die Fragen für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen wurden erst nach Durchsicht der Bewerbungen durch den Prüfungsausschuss festgelegt, Mindestpunktzahlen für die Zulassung zu den schriftlichen und mündlichen Prüfungen und für die Aufnahme in die Liste der geeigneten Bewerber wurden nicht festgesetzt, Ernennung und Änderungen in der Zusammensetzung des Prüfungsausschusses wurden von der Anstellungsbehörde nicht genehmigt.

Abgeschlossen

2012

Die meisten Mitarbeiter des Büros nehmen Verwaltungs- oder Unterstützungsaufgaben wahr und üben keine Dienstreisetätigkeit aus. Dennoch wurden alle mit Mobiltelefonen mit einem monatlichen Limit bis etwa 50 Euro ausgestattet. Der private Gebrauch wird nicht kontrolliert.

Abgeschlossen

2012

Das Büro hat keine Vorgaben für die Verwaltung der Kassenmittel festgelegt. Ende 2012 waren sämtliche Barmittel (1,6 Millionen Euro) bei einer einzigen Bank (mit BBB-Rating (1)) angelegt.

Abgeschlossen

(1)  Gemäß Vermerk des Rechnungsführers der Kommission vom 27.10.2008 muss die kurzfristige Bonitätsbewertung mindestens einem Rating von A-1 entsprechen.

ANHANG II

Büro des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (Riga)

Zuständigkeiten und Tätigkeiten

Zuständigkeitsbereiche der Union aufgrund des Vertrags

(Artikel 114 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union)

Angleichung der Rechtsvorschriften auf dem Gebiet der elektronischen Kommunikation.

Zuständigkeiten des Büros

(Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates)

Die Befugnisse des Büros sind in der Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates festgelegt.

Das in Artikel 6 dieser Verordnung genannte Büro unterstützt das Gremium Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation in administrativer und professioneller Hinsicht.

Es nimmt seine Aufgaben unter der Anleitung des Regulierungsrats wahr.

Leitungsstruktur

Das Büro besteht aus

a)

einem Verwaltungsausschuss,

b)

einem Verwaltungsdirektor,

die sich die administrative und finanzielle Zuständigkeit teilen, darunter auch die Zuständigkeit für Personalfragen.

Für die Ernennung des Personals ist jedoch ausschließlich der Verwaltungsausschuss zuständig (Artikel 7 Absatz 4).

Anleitung bezüglich der vom Büro zu erbringenden Dienstleistungen und Produkte gibt der Regulierungsrat, wie im Abschnitt „Produkte und Dienstleistungen 2013“ dargelegt.

Interne Prüfung

Interner Auditdienst (IAS) der Europäischen Kommission.

Externe Kontrolle

Europäischer Rechnungshof.

Entlastungsbehörde

Europäisches Parlament auf Empfehlung des Rates.

Dem Büro für 2013 zur Verfügung gestellte Mittel (Angaben für 2012)

Endgültiger Haushalt: 3 5 57  218,93 Euro (Berichtigungshaushalt 1/2013 und interne zweckgebundene Einnahmen)

Personalbestand am 31. Dezember 2013: 25 (22)

Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2013

Unter der Anleitung des Regulierungsrats erbrachte das Büro folgende Dienstleistungen:

—

Unterstützung des Büros Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation in administrativer und professioneller Hinsicht;

—

Sammlung von Informationen von nationalen Regulierungsbehörden und Austausch und Übermittlung von Informationen;

—

Verbreitung bewährter Regulierungspraktiken unter den nationalen Regulierungsbehörden in der EU und bei Dritten;

—

Unterstützung des Vorsitzes bei der Vorbereitung der Arbeiten des Regulierungsrats und des Verwaltungsausschusses des Büros;

—

Unterstützung der auf Antrag des Regulierungsrats eingerichteten Sachverständigen-Arbeitsgruppen.

Quelle: Anhang vom Büro bereitgestellt.

ANTWORTEN DES BÜROS

11.

Das BEREC-Büro nimmt die Bemerkung zur Haushaltsführung zur Kenntnis und hat sich zum Ziel gesetzt, den Haushaltsvollzug 2014 im Vergleich zu 2012 und 2013 weiter zu verbessern.

Die hohe Annullierungsrate bei den Mittelübertragungen wird weiterhin durch eine gründliche Untersuchung der am Jahresende übertragenen Mittel in Angriff genommen. Diese Maßnahme sollte sich positiv auf die Gesamtübertragungshöhe auswirken, die das Büro weiterhin durch das Vorziehen des Ausführungszeitraums der Verträge reduzieren wird.

12.

Das BEREC-Büro erkennt die in der Bemerkung des Hofes angesprochene große Bedeutung der Angelegenheit an und sucht aktiv nach Maßnahmen zur Verkürzung der Zahlungsverzüge auf ein Zahlungsziel von 30 Tagen.

Das Büro prüft folgende drei verschiedene Verbesserungsmöglichkeiten: weitere Verkürzung der Frist für die Einholung von Dokumenten, Sicherstellung ausreichender personeller Ressourcen für den Finanzkreislauf und Fortführung technischer Verbesserungen innerhalb der Finanzsysteme.