(1)   Der Vorsitz im Gemeinsamen Ausschuss wird gemeinsam von einem Vertreter der Europäischen Union und einem Vertreter Japans geführt (im Folgenden „Vorsitzende“).

(2)   Die Europäische Union wird im Gemeinsamen Ausschuss durch die Europäische Kommission vertreten, die von der Europäischen Agentur für Flugsicherheit unterstützt und von den Luftfahrtbehörden der Mitgliedstaaten der Europäischen Union begleitet wird.

(3)   Japan wird im Gemeinsamen Ausschuss durch das Außenministerium und/oder die Vertretung Japans bei der Europäischen Union vertreten und vom Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus begleitet.

(1)   Der Gemeinsame Ausschuss tritt auf Ersuchen einer Partei in regelmäßigen Abständen zusammen.

(2)   Soweit möglich wird zwischen Brüssel und Tokio als Sitzungsorten abgewechselt. Alternativ könnten Gespräche per Videokonferenz organisiert werden. Auf Videokonferenzen angenommene Beschlüsse und Empfehlungen sind den in Präsenzsitzungen angenommenen gleichrangig. Sobald Termin und Ort einer Sitzung zwischen den Parteien vereinbart wurden, wird die Sitzung von der Europäischen Kommission für die Europäische Union und vom Außenministerium für Japan einberufen.

(3)   Sofern die Vorsitzenden nichts anderes beschließen, sind die Sitzungen des Gemeinsamen Ausschusses nicht offen für eine Öffentlichkeitsbeteiligung. Am Ende der Sitzungen kann im gegenseitigen Einvernehmen der Vorsitzenden eine Pressemitteilung verfasst werden.

(4)   Die Sprache der Sitzungen und Unterlagen ist Englisch. Die Kosten, die für Verdolmetschung oder Übersetzung in eine andere Sprache anfallen, werden von der Partei getragen, die diese anfordert.

(1)   Vor jeder Sitzung informieren die Parteien einander über die geplante Zusammensetzung ihrer jeweiligen Delegation und benennen ihre jeweiligen Vorsitzenden.

(2)   Die Vorsitzenden können ad hoc entscheiden, Dritte zur Teilnahme an den Sitzungen des Gemeinsamen Ausschusses einzuladen, damit diese Informationen zu bestimmten Themen bereitstellen oder als Beobachter teilnehmen.

(1)   Die Vorsitzenden legen die vorläufige Tagesordnung jeder Sitzung einvernehmlich fest. Diese vorläufige Tagesordnung und alle einschlägigen Sitzungsunterlagen werden den Teilnehmern von den Sekretären spätestens 15 Werktage vor dem Sitzungstermin übermittelt.

(2)   Der Gemeinsame Ausschuss nimmt die Tagesordnung zu Beginn jeder Sitzung an. Andere Punkte, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, können mit Zustimmung beider Parteien in die Tagesordnung aufgenommen werden.

(3)   Die Vorsitzenden können die in Absatz 1 genannte Frist für die Übermittlung von Unterlagen, einschließlich der vorläufigen Tagesordnung, im Einvernehmen ändern, um die Anforderungen der internen Verfahren einer Partei oder die Dringlichkeit einer bestimmten Angelegenheit zu berücksichtigen.

(1)   Nach jeder Sitzung des Gemeinsamen Ausschusses wird ein Protokollentwurf angefertigt. Darin werden die angenommenen Beschlüsse und Empfehlungen und die Schlussfolgerungen aufgeführt.

(2)   Nach seiner Annahme wird das Protokoll von den Vorsitzenden unterzeichnet, wobei jede Partei eine Originalausfertigung oder eine gescannte Kopie zu den Akten nimmt. Eine elektronische Signatur und Archivierung ist möglich.

(1)   Der Gemeinsame Ausschuss nimmt seine Beschlüsse und Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Parteien an.

(2)   Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Ausschusses tragen die Überschrift „Beschluss“ beziehungsweise „Empfehlung“, gefolgt von einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands.

(3)   Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Ausschusses werden von den Vorsitzenden unterzeichnet.

(4)   Die Beschlüsse des Gemeinsamen Ausschusses werden von den Parteien nach Maßgabe ihrer eigenen internen Verfahren umgesetzt.

(5)   Die Beschlüsse des Gemeinsamen Ausschusses können von den Parteien in ihren amtlichen Veröffentlichungen veröffentlicht werden. Empfehlungen oder andere vom Gemeinsamen Ausschuss angenommene Rechtsakte können veröffentlicht werden, wenn die Parteien sich dazu entscheiden. Jede Partei verwahrt eine Originalausfertigung oder eine gescannte Kopie der Beschlüsse und Empfehlungen.

(1)   Die Parteien tragen die Kosten, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Gemeinsamen Ausschusses und an Sitzungen gemäß den Beschlüssen und Empfehlungen des Gemeinsamen Ausschusses entstehen, einschließlich der Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation.

(2)   Die sonstigen Kosten im Zusammenhang mit der Organisation von Sitzungen werden von der Partei getragen, die die Sitzung ausrichtet.