(1)   Jeder Urheber von neu erstellten Informationen muss diese analysieren, um das elektronische System festzulegen, das zur Verwaltung verwendet werden soll, und um zu bestimmen, ob sie erfasst und in welchem amtlichen Archiv sie aufbewahrt werden sollen.

(2)   Die Erstellung von Schriftgut erfolgt in Übereinstimmung mit den formalen Anforderungen, die für die betreffende Art von Schriftgut festgelegt wurden.

(3)   Schriftgut der Kommission wird in elektronischer Form erstellt und in den amtlichen elektronischen Archiven aufbewahrt.

Gleichwohl kann Archivgut in folgenden Fällen auf einem anderen Träger erstellt oder auf andere Art aufbewahrt werden,

(1)   Von der Kommission erstellte oder empfangene Informationen auf analogen Trägern werden systematisch digitalisiert. Das daraus resultierende elektronische Bild ersetzt, wenn es in einem amtlichen elektronischen Archiv erfasst wird, das entsprechende analoge Originaldokument, es sei denn, nach einer Bestimmung des Unionsrechts oder des Rechts des betreffenden Mitgliedstaats oder Drittlands ist eine handschriftliche Signatur erforderlich.

(2)   In den gemäß Artikel 22 angenommenen Durchführungsbestimmungen werden die (verfahrens-)technischen Einzelheiten der Digitalisierung, die geltenden Ausnahmen und die Vernichtung von analogem Schriftgut nach dessen Digitalisierung geregelt.

(1)   Die Generaldirektionen oder die diesen gleichgestellten Dienststellen überprüfen regelmäßig die Arten von Informationen, die im Laufe ihrer Tätigkeit erstellt oder empfangen werden, um zu ermitteln, welche in einem amtlichen elektronischen Archiv erfasst werden sollen, und um unter Berücksichtigung des Kontexts, in dem sie erstellt wurden, die Verwaltung dieser Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus zu organisieren.

(2)   Das erfasste Schriftgut darf nicht verändert werden. Es kann entfernt oder durch nachfolgende Versionen ersetzt werden, bis die zugehörige Akte geschlossen wird.

(1)   Dokumente werden registriert, wenn sie wichtige dauerhafte Informationen enthalten oder das Tätigwerden oder Folgemaßnahmen der Kommission oder einer ihrer Dienststellen nach sich ziehen können.

(2)   Es werden Register zur Generierung eindeutiger Kennungen für das registrierte Schriftgut eingerichtet.

Jedes Register wird mit einem oder mehreren elektronischen Archiven verbunden. Ausnahmen sind aus Sicherheitsgründen möglich.

(1)   Eine qualifizierte elektronische Signatur (14) hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

(2)   Für ein qualifiziertes elektronisches Siegel (15) gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.

(3)   Für qualifizierte elektronische Zeitstempel (16) gilt die Vermutung der Richtigkeit des Datums und der Zeit, die darin angegeben sind, sowie der Unversehrtheit der mit dem Datum und der Zeit verbundenen Daten.

(4)   Für Daten, die mittels eines qualifizierten Dienstes für die Zustellung elektronischer Einschreiben abgesendet und empfangen werden, (17) gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten, der Absendung dieser Daten durch den identifizierten Absender und des Empfangs der Daten durch den identifizierten Empfänger und der Korrektheit des Datums und der Uhrzeit der Absendung und des Empfangs, wie sie von dem qualifizierten Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben angegeben werden.

(1)   Ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

(2)   Ein elektronisches Bild, das durch Digitalisierung eines von der Kommission erstellten oder empfangenen analogen Dokuments angefertigt wird, gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Wenn kein unterzeichnetes analoges Dokument erforderlich ist, kann ein solches elektronisches Bild für den Informationsaustausch und für interne Verfahren der Kommission verwendet werden.

(3)   Ist nach einer Bestimmung des Unionsrechts oder des einzelstaatlichen Rechts ein unterzeichnetes Original eines Dokuments erforderlich, so erfüllt ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument diese Anforderung, wenn das Dokument Folgendes enthält:

(4)   Ist nach einem internen Verfahren der Kommission die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es rechnergestützt verwaltet werden, sofern alle Personen sicher und eindeutig identifiziert werden und das betreffende System Garantien für die Unveränderbarkeit des Inhalts bietet.

(5)   Umfasst ein Verfahren die Kommission und andere Stellen und ist die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es mithilfe eines Computersystems verwaltet werden, welches die Bedingungen und technischen Garantien erfüllt bzw. bietet, die in einer gemeinsamen Vereinbarung festgelegt wurden.

(1)   Daten und Informationen sollten innerhalb der Kommission möglichst weit verbreitet werden, es sei denn der Zugang ist aufgrund rechtlicher Pflichten eingeschränkt.

(2)   Im Interesse des Informationsaustauschs sorgen die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen dafür, dass ihre Akten soweit zugänglich sind, wie es der sensible Charakter ihres Inhalts zulässt.

(1)   Die Speicherung und Aufbewahrung erfolgt unter folgenden Bedingungen:

(2)   Der Generalsekretär sorgt für die Umsetzung einer Strategie für die digitale Aufbewahrung, um den langfristigen Zugang zu elektronischem Schriftgut auf der Grundlage der in Artikel 15 Absatz 1 genannten Aufbewahrungslisten sicherzustellen. Diese Strategie wird in Zusammenarbeit mit dem Historischen Archiv der Kommission ausgearbeitet und hat sicherzustellen, dass geeignete Prozesse, Werkzeuge und Ressourcen vorhanden sind, um die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Schriftguts sowie seine Zugänglichkeit zu gewährleisten.

(1)   Die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Aktenkategorien und in bestimmten Fällen für Schriftgut wird kommissionsweit im Wege rechtlicher Instrumente festgelegt, etwa mittels der gemeinsamen Aufbewahrungsliste oder einer oder mehrerer spezifischer Aufbewahrungslisten, die auf der Grundlage des organisatorischen Kontexts, der bestehenden Rechtsvorschriften und der rechtlichen Pflichten der Kommission erstellt werden.

(2)   Die Generaldirektionen und die diesen gleichgestellten Dienststellen bewerten das von ihnen verwaltete Schriftgut und die von ihnen verwalteten Akten regelmäßig im Hinblick auf eine etwaige Überführung in das in Artikel 16 genannte Historische Archiv der Kommission oder eine etwaige Vernichtung.

Als Nachweis für das Schriftgut bzw. die Akten und dessen bzw. deren Überführung oder Vernichtung wird jeweils ein Metadatensatz über das betreffende Schriftgut bzw. die betreffenden Akten aufbewahrt.

(3)   In den Geheimhaltungsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher eingestufte EU-Verschlusssachen werden nicht in das Historische Archiv der Kommission überführt.

(1)   Soweit es zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivierungszwecke und zur Wahrung der Unversehrtheit der historischen Archive der Kommission erforderlich ist, gelten folgende Ausnahmen nach Artikel 25 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 bezüglich der Rechte der betroffenen Personen, insbesondere in Bezug auf

(2)   Die Kommission führt angemessene Garantien ein, um die Einhaltung von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen insbesondere die Achtung des Grundsatzes der Datenminimierung gewährleistet wird. Die Garantien sehen Folgendes vor:

(3)   Die Kommission zeichnet die Gründe für die Anwendung von Ausnahmen gemäß diesem Beschluss auf. Diese Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die den tatsächlichen oder rechtlichen Kontext betreffen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(4)   Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird so bald wie möglich über die Anwendung von Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Personen gemäß diesem Beschluss unterrichtet. Auf Anfrage erhält der Datenschutzbeauftragte Zugang zu dem entsprechenden Schriftgut und sonstigen Unterlagen, aus denen der faktische oder der rechtliche Kontext hervorgeht.

(1)   Das Historische Archiv der Kommission gewährt dem Europäischen Hochschulinstitut (EHI) nach Möglichkeit Zugang zu digitalisierten Kopien des auf analogen Trägern aufbewahrten Schriftguts.

(2)   Das EHI ist die Hauptzugangsstelle zu den historischen Archiven der Kommission, die der Öffentlichkeit zugänglich sind.

(3)   Das Historische Archiv der Kommission übermittelt dem EHI Beschreibungen der hinterlegten Archive. In Übereinstimmung mit internationalen Standards und zur Vereinfachung des Austauschs von Metadaten fördert die Kommission die Interoperabilität zwischen ihren Archivsystemen und denen des EHI.

(4)   Das EHI fungiert als Auftragsverarbeiter (23) im Sinne von Artikel 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 und unterliegt dabei den Weisungen der Kommission, die wiederum als Verantwortlicher (24) für die personenbezogenen Daten fungiert, die in ihren beim EHI hinterlegten historischen Archiven enthalten sind. Das Historische Archiv der Kommission erteilt im Namen der Kommission die erforderlichen Anweisungen für die Verarbeitung der in den hinterlegten Archiven der Kommission enthaltenen personenbezogenen Daten durch das EHI und überwacht dessen Arbeit.

(5)   Als Verschlusssache eingestufte Informationen werden nicht beim EHI hinterlegt.

(1)   Jeder Generaldirektor bzw. Dienststellenleiter schafft die organisatorischen, administrativen, materiellen und personellen Voraussetzungen für die praktische Umsetzung dieses Beschlusses und seiner Anwendungsmodalitäten durch seine Dienststellen.

(2)   Das Generalsekretariat stellt die Anwendung dieses Beschlusses und der einschlägigen Durchführungsbestimmungen sicher.

(3)   Die Generaldirektion Informatik stellt die technologische Infrastruktur für die Umsetzung dieses Beschlusses bereit.

(1)   Jeder Generaldirektor oder Dienststellenleiter benennt einen Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten, der in seiner Dienststelle ein modernes und leistungsfähiges System zur Schriftgutverwaltung unterhält und die Koordinierung innerhalb seiner Dienststelle, mit dem Generalsekretariat und mit den sonstigen Dienststellen der Kommission sicherstellt.

(2)   Das Netz von Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten unter dem Vorsitz des Generalsekretariats hat folgende Aufgaben: