(1)

Der Verwaltungsrat legt auf Vorschlag des Direktors und nach Anhörung der gemeinsamen Kontrollinstanz die Bedingungen für die Verarbeitung von Daten fest, um festzustellen, ob diese Daten für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in eines seiner Informationssysteme aufgenommen werden kann, insbesondere hinsichtlich des Zugangs zu den Daten und ihrer Verwendung sowie der Fristen für die Speicherung und Löschung der Daten.

(2)

Dieser Beschluss des Verwaltungsrates trägt den Grundsätzen des Übereinkommens des Europarats zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten vom 28. Januar 1981 Rechnung und steht im Einklang mit der Empfehlung Nr. R (87) 15 des Ministerkomitees des Europarats vom 17. September 1987 über die Verwendung personenbezogener Daten im Bereich der Polizei.

(3)

Der Beschluss des Verwaltungsrates ist dem Rat zur Billigung vorzulegen —

a)

„personenbezogene Daten“ jegliche Information, die sich auf eine identifizierte oder eine identifizierbare natürliche Person bezieht: eine identifizierbare Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind;

b)

„Verarbeitung personenbezogener Daten“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Abrufen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten;

c)

„Informationssystem“ das Europol-Informationssystem, die Arbeitsdateien zu Analysezwecken und andere Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 10 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;

d)

„Europol-Informationssystem“ das System, auf das in Artikel 11 Absatz 1 des Europol-Beschlusses Bezug genommen wird;

e)

„Arbeitsdatei zu Analysezwecken“ eine Datei, die zu Zwecken der Analyse gemäß Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses errichtet wird;

f)

„EU-Einrichtungen“ Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den Vertrag über die Europäische Union und die Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften oder auf deren/dessen Grundlage errichtet wurden gemäß Artikel 22 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;

g)

„Dritte“ Drittstaaten und dritte Organisationen im Sinne des Artikels 23 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;

h)

„ordnungsgemäß ermächtigtes Europol-Personal“ Personal von Europol, das vom Direktor dazu ermächtigt wurde, personenbezogene Daten im Einklang mit diesem Beschluss zu verarbeiten.

a)

personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses in das Europol-Informationssystem aufgenommen wurden;

b)

personenbezogene Daten, die von einem Mitgliedstaat, einer EU-Einrichtung oder einem Dritten zur Aufnahme in eine bestimmte Arbeitsdatei zu Analysezwecken übermittelt wurden, sowie personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 14 des Europol-Beschlusses in eine Arbeitsdatei zu Analysezwecken eingegeben wurden;

c)

personenbezogene Daten, die Europol zur Aufnahme in ein anderes spezifisches System zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 letzter Satz des Europol-Beschlusses übermittelt wurden.