20.8.2004

Amtsblatt der Europäischen Union

L 272/13

BESCHLUSS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION

vom 13. April 2004

betreffend die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

(2004/605/EG)

DER VERWALTUNGSRAT —

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994 zur Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (1), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1645/2003 des Rates vom 18. Juni 2003 (2), insbesondere auf Artikel 18a,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1)

In Artikel 1 Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union, wonach der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union der Völker Europas darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und möglichst bürgernah getroffen werden, ist das Prinzip der Transparenz verankert.

(2)

Transparenz gewährleistet eine größere Legitimität, Effizienz und Verantwortung der Verwaltung gegenüber den Bürgern in einem demokratischen System und trägt zur Stärkung der Grundsätze der Demokratie und der Achtung der Grundrechte bei, die in Artikel 6 des Vertrags über die Europäische Union und in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankert sind.

(3)

Gemäß Artikel 18a der Verordnung (EG) Nr. 2965/94, geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1645/2003, findet die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (3) ebenfalls Anwendung auf die Dokumente des Übersetzungszentrums. In ihm ist ebenfalls festgelegt, dass der Verwaltungsrat die praktischen Modalitäten für die Anwendung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 beschließt —

BESCHLIESST:

Artikel 1

Zugangsberechtigte und Anwendungsbereich

(1) Jede natürliche oder juristische Person hat vorbehaltlich der Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen, die durch die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission festgelegt sind, und gemäß den Bestimmungen des vorliegenden Beschlusses ein Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (im Folgenden „das Übersetzungszentrum“).

(2) Dokumente, die sich ausschließlich zum Zweck der Übersetzung beim Übersetzungszentrum befinden, gelten nicht als im Besitz des Übersetzungszentrums befindliche Dokumente im Sinne von Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten folgende Begriffsbestimmungen:

a)	„Dokument“: Inhalte unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material), die einen Sachverhalt im Zusammenhang mit den Politiken, Maßnahmen und Beschlüssen aus dem Zuständigkeitsbereich des Übersetzungszentrums betreffen;

b)	„Dritte“: alle natürlichen und juristischen Personen und Einrichtungen außerhalb des Übersetzungszentrums, einschließlich der Mitgliedstaaten, der anderen Gemeinschafts- oder Nicht-Gemeinschaftsorgane und -einrichtungen und der Drittländer.

Artikel 3

Anträge auf Zugang zu einem Dokument

(1) Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind über die Website des Übersetzungszentrums (www.cdt.eu.int), per elektronische Post (cdt@cdt.eu.int), per Post (Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxemburg) oder per Fernkopie ((+352) 421 71 12 20) an das Übersetzungszentrum zu richten. Das Übersetzungszentrum beantwortet die Erst- und Zweitanträge auf Zugang zu einem Dokument innerhalb von fünfzehn Werktagen ab dem Datum der Registrierung des Antrags. Bei komplexen oder umfangreichen Anträgen kann diese Frist um fünfzehn Werktage verlängert werden. Jede Fristverlängerung muss begründet sein und dem Antragsteller vorher mitgeteilt werden.

(2) Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert das Übersetzungszentrum den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, um die beantragten Schriftstücke ausfindig machen zu können; die Beantwortungsfrist beginnt erst zu dem Zeitpunkt, zu dem das Übersetzungszentrum über diese Angaben verfügt.

(3) Jeder, selbst teilweise, ablehnende Bescheid enthält eine Begründung der Ablehnung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Ausnahmen und unterrichtet den Antragsteller über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel.

Artikel 4

Behandlung von Erstanträgen

(1) Sobald sein Antrag registriert wurde, erhält der Antragsteller eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der Bescheid erging postwendend. Die Eingangsbestätigung und der Bescheid werden schriftlich, eventuell per elektronische Post, versandt.

(2) Unbeschadet des Artikels 9 des vorliegenden Beschlusses ist die Verwaltungsabteilung zur Entscheidung über die Weiterbearbeitung der Erstanträge befugt. Zu diesem Zweck wird ein Bediensteter benannt, der die Anträge auf Zugang zu einem Dokument prüft und die Stellungnahme koordiniert.

Der Antragsteller wird darüber unterrichtet, wie sein Antrag beschieden wurde.

In jedem — selbst teilweise — ablehnenden Bescheid wird der Antragsteller über sein Recht informiert, innerhalb von 15 Werktagen nach Eingang des Bescheides einen Zweitantrag beim Übersetzungszentrum zu stellen.

(3) Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen fünfzehn Werktagen nach Erhalt des Antwortschreibens des Übersetzungszentrums einen Zweitantrag an das Übersetzungszentrum richten und es um eine Überprüfung seines Standpunkts ersuchen.

(4) Antwortet das Übersetzungszentrum nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag einzureichen.

Artikel 5

Behandlung von Zweitanträgen

(1) Der Direktor des Übersetzungszentrums entscheidet über die Zweitanträge. Er setzt den Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums davon in Kenntnis.

(2) Der Bescheid wird dem Antragsteller schriftlich, gegebenenfalls in elektronischer Form, übermittelt und weist ihn auf sein Recht hin, beim Gericht erster Instanz Klage zu erheben oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde einzulegen.

Artikel 6

Konsultationen

(1) Erhält das Übersetzungszentrum einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, in dessen Besitz es zwar ist, das aber von einem Dritten stammt, prüft das Übersetzungszentrum die Anwendbarkeit einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen

(2) Gelangt das Übersetzungszentrum nach dieser Prüfung zu der Auffassung, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument entsprechend einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen zu verweigern ist, wird die Ablehnung dem Antragsteller ohne Konsultation des Dritten zugestellt.

(3) Unbeschadet der Bestimmungen des Absatzes 4 dieses Artikels erteilt das Übersetzungszentrum positiven Bescheid, ohne den externen Verfasser zu konsultieren, wenn:

a)	das beantragte Dokument entweder durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder entsprechender Bestimmungen bereits verbreitet wurde;

b)	die — möglicherweise teilweise — Verbreitung seines Inhalts nicht wesentlich gegen eines der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Interessen verstößt. In allen anderen Fällen wird der Dritte konsultiert.

(4) In Fällen, in denen ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument eines Mitgliedstaates gestellt wird, konsultiert das Übersetzungszentrum die Heimatbehörde vorbehaltlich Absatz 3 Punkt a).

(5) Der konsultierte Dritte verfügt über eine Beantwortungsfrist, die mindestens fünf Werktage beträgt und es gleichzeitig dem Übersetzungszentrum ermöglichen muss, seine eigenen Beantwortungsfristen zu wahren. Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort ein, oder ist der Dritte nicht auffindbar bzw. nicht feststellbar, entscheidet das Übersetzungszentrum entsprechend der Ausnahmeregelung von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die es verfügt.

(6) Sofern das Übersetzungszentrum beabsichtigt, gegen den ausdrücklichen Wunsch seines Verfassers den Zugang zu einem Dokument zu gewähren, unterrichtet es den Verfasser über seine Absicht, das Dokument nach einer Frist von zehn Werktagen freizugeben, und verweist ihn auf die Rechtsmittel, die ihm zur Verfügung stehen, um diese Freigabe zu verhindern.

Artikel 7

Ausübung des Zugangsrechts

(1) Die Dokumente werden schriftlich, per Fernschreiben oder gegebenenfalls per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer handzuhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente vor Ort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

(2) Ist das Dokument veröffentlicht worden, so sind in dem Bescheid Hinweise zur Veröffentlichung bzw. zu der Stelle zu geben, wo das Dokument verfügbar ist, sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse des Dokumentes auf der Website www.cdt.eu.int.

(3) Überschreitet der Umfang des beantragten Dokuments 20 Seiten, kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 Euro je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Der Direktor des Übersetzungszentrums kann die Höhe dieser Gebühr überprüfen. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Hilfsmitteln wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese über einen angemessenen Betrag hinausgehen dürfen.

Artikel 8

Maßnahmen zur Erleichterung des Zugangs zu den Dokumenten

(1) Im Hinblick auf die wirksame Ausübung der Rechte aus der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 durch die Bürger macht das Übersetzungszentrum ein Dokumentenregister öffentlich zugänglich. Der Zugang zum Register wird in elektronischer Form gewährt.

(2) Das Register enthält den Titel des Dokumentes (in den Sprachen, in denen es verfügbar ist), und gegebenenfalls andere nützliche Hinweise, eine Angabe zu seinem Verfasser und das Datum seiner Erstellung oder seiner Verabschiedung.

(3) Eine Hilfsseite (in allen Amtssprachen) unterrichtet die Öffentlichkeit darüber, wie das Dokument erhältlich ist. Handelt es sich um ein veröffentlichtes Dokument, erfolgt ein Verweis auf den Originaltext.

Artikel 9

Unmittelbar öffentlich zugängliche Dokumente

(1) Die Bestimmungen dieses Artikels finden nur auf solche Dokumente Anwendung, die nach Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt wurden bzw. eingegangen sind.

(2) Folgende Dokumente werden auf Anfrage automatisch zur Verfügung gestellt und, soweit möglich, unmittelbar in elektronischer Form zugänglich gemacht:

a)	Vom Direktor oder dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums verabschiedete Texte, die zur Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union oder auf der Website des Übersetzungszentrums bestimmt sind;

b)	Dokumente Dritter, die bereits vom Verfasser oder mit seiner Zustimmung veröffentlicht worden sind,

c)	Dokumente, die bereits im Zusammenhang mit einem früheren Antrag veröffentlicht wurden.

Artikel 10

Berichte

Gemäß Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 legt das Übersetzungszentrum jährlich einen Bericht über das abgelaufene Jahr vor, der Informationen über die Umsetzung des vorliegenden Beschlusses, insbesondere die Statistik über die Zahl der Anträge auf Zugang zu Dokumenten des Übersetzungszentrums, die Zahl der Dokumente, bei denen das Übersetzungszentrum den Zugang verweigert hat, sowie die Gründe für diese Verweigerungen enthält.

Artikel 11

Inkrafttreten

Der vorliegende Beschluss tritt mit Wirkung vom 1. April 2004 in Kraft.

Artikel 12

Veröffentlichung

Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Luxemburg, den 13. April 2004

Für den Verwaltungsrat

Der Vorsitzende

K.-J. LÖNNROTH

(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) ABl. L 245 vom 29.9.2003, S. 13.

(3) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.