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Document 52017TA1206(03)

Bericht über die Jahresrechnung 2016 des Büros des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation, zusammen mit der Antwort des Büros

OJ C 417, 6.12.2017, p. 31–36 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

6.12.2017   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 417/31


BERICHT

über die Jahresrechnung 2016 des Büros des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation, zusammen mit der Antwort des Büros

(2017/C 417/03)

EINLEITUNG

1.

Das Büro des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (nachstehend „das Büro“) mit Sitz in Riga wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) eingerichtet. Hauptaufgabe des Büros ist es, das Gremium Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK) in administrativer und professioneller Hinsicht zu unterstützen und unter Anleitung des Regulierungsrats Informationen über elektronische Kommunikation zu sammeln und zu analysieren sowie unter den nationalen Regulierungsbehörden bewährte Regulierungspraktiken wie gemeinsame Herangehensweisen, Methodologien oder Leitlinien zur Umsetzung des EU-Rechtsrahmens zu verbreiten.

2.

Die Tabelle enthält die wichtigsten Zahlenangaben zum Büro (2).

Tabelle

Wichtigste Zahlenangaben zum Büro

 

2015

2016

Haushalt (Millionen Euro) (3)

4,0

4,2

Personalbestand insgesamt am 31. Dezember (4)

26

27

AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

3.

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Büros. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben, sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

PRÜFUNGSURTEIL

4.

Wir haben

a)

die Jahresrechnung des Büros bestehend aus dem Jahresabschluss (5) und den Berichten über den Haushaltsvollzug (6) für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr sowie

b)

die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge

gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) geprüft.

Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

5.

Nach unserer Beurteilung stellt die Jahresrechnung des Büros für das am 31. Dezember 2016 endende Jahr die Vermögens- und Finanzlage des Büros zum 31. Dezember 2016, die Ergebnisse seiner Vorgänge und seine Cashflows sowie die Veränderungen des Nettovermögens für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit seinen Finanzvorschriften und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften, die auf international anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen für den öffentlichen Sektor basieren, in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge

Einnahmen

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Einnahmen

6.

Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Einnahmen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

Zahlungen

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Zahlungen

7.

Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Zahlungen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

Verantwortlichkeiten des Managements und der für die Überwachung Verantwortlichen

8.

Gemäß den Artikeln 310 bis 325 AEUV und den Finanzvorschriften des Büros ist das Management verantwortlich für die Aufstellung und Gesamtdarstellung der Jahresrechnung auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze für den öffentlichen Sektor sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge. Diese Verantwortlichkeit umfasst die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung interner Kontrollstrukturen, wie sie für die Aufstellung und Darstellung eines Jahresabschlusses notwendig sind, der frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen ist. Das Management muss außerdem sicherstellen, dass die Tätigkeiten, Finanzvorgänge und Informationen, die im Jahresabschluss ihren Niederschlag finden, mit den für sie maßgebenden Vorgaben übereinstimmen. Das Management des Büros trägt die letzte Verantwortung für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge.

9.

Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist das Management dafür verantwortlich, die Fähigkeit des Büros zur Fortführung der Geschäftstätigkeit zu beurteilen, Sachverhalte im Zusammenhang mit der Fortführung der Geschäftstätigkeit — sofern einschlägig — anzugeben sowie dafür, den Rechnungslegungsgrundsatz der Fortführung der Geschäftstätigkeit anzuwenden.

10.

Die für die Überwachung Verantwortlichen sind verantwortlich für die Aufsicht über den Rechnungslegungsprozess der Einrichtung.

Verantwortlichkeiten des Prüfers für die Prüfung der Jahresrechnung und der zugrunde liegenden Vorgänge

11.

Unsere Ziele sind, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob die Jahresrechnung des Büros frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihr zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind, sowie dem Europäischen Parlament und dem Rat oder anderen zuständigen Entlastungsbehörden auf der Grundlage unserer Prüfung eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge vorzulegen. Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass bei einer Prüfung wesentliche falsche Darstellungen oder Verstöße gegen Rechtsvorschriften, falls solche vorliegen, stets aufgedeckt werden. Falsche Darstellungen und Verstöße können beabsichtigt oder unbeabsichtigt sein und werden als wesentlich angesehen, wenn von ihnen einzeln oder insgesamt vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie die auf der Grundlage dieser Jahresrechnung getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Nutzern beeinflussen.

12.

Eine Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die in der Jahresrechnung enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierzu gehört die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen in der Jahresrechnung sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung der Jahresrechnung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge relevanten internen Kontrollen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit des internen Kontrollsystems abzugeben. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der vom Management ermittelten geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie die Beurteilung der Gesamtdarstellung der Jahresrechnung.

13.

Hinsichtlich der Einnahmen überprüfen wir den Zuschuss, den das Büro von der Kommission erhalten hat, und beurteilen seine Verfahren zur Erhebung von Gebühren und sonstigen Einnahmen, sofern dies relevant ist.

14.

Hinsichtlich der Ausgaben untersuchen wir die Zahlungsvorgänge, nachdem die Ausgaben getätigt, erfasst und akzeptiert wurden. Außer bei den Vorschüssen erfolgt diese Untersuchung bei allen Arten von Zahlungen erst, nachdem diese getätigt wurden. Vorauszahlungen werden geprüft, nachdem der Mittelempfänger deren ordnungsgemäße Verwendung nachgewiesen und das Büro die Nachweise durch Abrechnung der Vorauszahlung — noch im selben Jahr oder auch später — akzeptiert hat.

15.

Gemäß Artikel 208 Absatz 4 der EU-Haushaltsordnung (7) berücksichtigten wir bei Erstellung dieses Berichts und der Zuverlässigkeitserklärung die Prüfungsarbeiten des unabhängigen externen Prüfers zur Jahresrechnung des Büros.

16.

Die folgenden Bemerkungen stellen das Prüfungsurteil des Hofes nicht infrage.

BEMERKUNGEN ZUR RECHTMÄSSIGKEIT UND ORDNUNGSMÄSSIGKEIT DER VORGÄNGE

17.

Im März 2016 leitete das Büro ein Vergabeverfahren ein, mit dem Ziel, mit den zwei in Riga ansässigen internationalen Schulen einen Rahmenvertrag für die Kinder seines Personals zu schließen. Während es in den technischen Spezifikationen der Ausschreibung heißt, dass das Büro einen Mehrfachrahmenvertrag im Kaskadenverfahren mit zwei Wirtschaftsteilnehmern schließt, ist laut den Vergabekriterien die Wahl der Schule Sache der Eltern. Der im Juli 2016 unterzeichnete Rahmenvertrag im Wert von 400 000 Euro basiert folglich auf widersprüchlichen Konzepten, wodurch Rechtsunsicherheit für das Büro und die Schulen entsteht. Außerdem war ein Rahmenvertrag in diesem konkreten Fall unnötig.

18.

Im Zuge einer Neueinstufung wurde ein Bediensteter direkt in Dienstaltersstufe 2 statt Dienstaltersstufe 1 einer höheren Besoldungsgruppe eingewiesen. Dies verstößt gegen das EU-Beamtenstatut.

BEMERKUNGEN ZUR WIRTSCHAFTLICHKEIT DER HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUR LEISTUNG

19.

Im März 2016 schloss das Büro einen Vertrag im Wert von 60 000 Euro über die Bereitstellung fachlicher Unterstützungs- und Beratungsleistungen im Bereich Personal. Das Vergabeverfahren erfolgte ausschließlich auf Grundlage des Preises. Werden bei der Verpflichtung eines Beraters Kompetenz und Fachkenntnis nicht als Vergabekriterien berücksichtigt, ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis nicht gewährleistet.

SONSTIGE BEMERKUNGEN

20.

Im Jahr 2016 betrug die durchschnittliche Beschäftigungsdauer der Bediensteten des Büros 2,58 Jahre. Die Personalfluktuation war mit 25 % hoch. Diese Situation wirkt sich auf die Effizienz des Büros aus und gefährdet die Umsetzung seiner Arbeitsprogramme. Ein möglicher Grund ist der in Bezug auf Gehaltskosten für den Gastgeberstaat geltende Berichtigungskoeffizient (73 % am 1. Juli 2016).

21.

Periodische externe Leistungsevaluierungen sind in der Gründungsverordnung des Büros nicht vorgeschrieben. Das Büro sollte zusammen mit der Kommission in Erwägung ziehen, eine solche Evaluierung mindestens alle fünf Jahre in Auftrag zu geben, wie dies die meisten anderen Agenturen tun. Bei einer künftigen Überarbeitung der Gründungsverordnung sollte dies verpflichtend eingeführt werden.

WEITERVERFOLGUNG VON BEMERKUNGEN AUS VORJAHREN

22.

Der Anhang enthält einen Überblick über die aufgrund von Bemerkungen des Hofes aus Vorjahren ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 19. September 2017 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Klaus-Heiner LEHNE

Präsident


(1)  ABl. L 337 vom 18.12.2009, S. 1.

(2)  Weitere Informationen über die Zuständigkeiten und Tätigkeiten des Büros sind auf seiner Website www.berec.europa.eu verfügbar.

(3)  Die Angaben zum Haushalt basieren auf den Mitteln für Zahlungen.

(4)  Das Personal umfasst Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete sowie abgeordnete nationale Sachverständige.

Quelle: Daten vom Büro bereitgestellt.

(5)  Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht, die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, die Kapitalflussrechnung, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung maßgeblicher Rechnungslegungsgrundsätze und sonstige Erläuterungen.

(6)  Die Berichte über den Haushaltsvollzug umfassen die Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge zusammenfassen, sowie Erläuterungen.

(7)  Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1).


ANHANG

Weiterverfolgung von Bemerkungen aus Vorjahren

Jahr

Bemerkungen des Hofes

Stand der Korrekturmaßnahme

(abgeschlossen/im Gange/ausstehend/n. z.)

2014

Die im Haushaltsplan 2014 veranschlagten Mittel für Beiträge von nationalen Regulierungsbehörden der EFTA (1)-Länder, die Beobachterstatus im GEREK haben, wurden mangels Vereinbarungen mit diesen Ländern nicht entrichtet.

Ausstehend

2015

Das Büro schloss im Jahr 2013 einen vierjährigen Rahmenvertrag über Dienstleistungen für die professionelle Organisation von Veranstaltungen ab. Es unterschätzte jedoch seinen Bedarf, und der im Vertrag festgelegte Höchstbetrag war im Dezember 2014 ausgeschöpft. Ein Vergabeverfahren für einen neuen Rahmenvertrag wurde eingeleitet, allerdings erst im August 2015. In der Zwischenzeit vergab das Büro diese Dienstleistungen an denselben Dienstleister, und zwar über Auftragsscheine (purchase orders) sowie über Aufträge mit geringem Wert (Verhandlungsverfahren) (2). Der Gesamtbetrag der auf diese Weise in Auftrag gegebenen Dienstleistungen lag über dem Schwellenwert (3). Es hätte ein offenes Vergabeverfahren, bei dem alle interessierten Wirtschaftspartner ein Angebot einreichen können, angewendet werden müssen.

Abgeschlossen

2015

Der geprüfte Bericht über den Haushaltsvollzug des Büros unterscheidet sich bezüglich seiner Detailgenauigkeit von den Berichten der meisten anderen Agenturen. Dies zeigt, dass Bedarf an klaren Leitlinien zur Haushaltsberichterstattung der Agenturen besteht.

Abgeschlossen

2015

Mit 134 228 Euro bzw. 44 % (2014: 91 757 Euro bzw. 40 %) war die Rate der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen gebundenen Mittel bei Titel II (Verwaltungsausgaben) hoch. Diese Mittelübertragungen betreffen hauptsächlich die Erbringung von Dienstleistungen, die über das Jahr 2015 hinausgehen.

n. z.


(1)  Europäische Freihandelsassoziation.

(2)  Bei Auftragsscheinen und Verträgen mit geringem Wert ist der Wettbewerb gemäß den Vergabevorschriften auf einen bzw. drei Bewerber begrenzt.

(3)  Der Gesamtwert der vergebenen Aufträge beläuft sich auf rund 80 000 Euro, während der Schwellenwert in Artikel 137 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 auf 60 000 Euro festgesetzt ist.


ANTWORT DES BÜROS DES GEREK

18.

Der Gastgebermitgliedstaat Lettland verfügt über keine akkreditierte Europäische Schule. Die Errichtung einer neuen akkreditierten Europäischen Schule dauert lange, und in der Zwischenzeit hat das Büro des GEREK als einstweilige Maßnahme direkte Verträge mit Schulen abgeschlossen, die Unterricht in Englisch, Französisch und Deutsch als Hauptunterrichtssprachen anbieten, um eine internationale Schulbildung für die Kinder der Bediensteten im Einklang mit den Leitlinien der Kommission zur Personalpolitik in den Europäischen Regulierungsagenturen zu gewährleisten (1). Das Büro des GEREK stimmt den Bemerkungen der Prüfer zu, dass Rahmendienstleistungsverträge für die Schulsituation des Büros des GEREK nicht geeignet sind, und wird in Zukunft direkte Dienstleistungsverträge mit den Schulen ohne Auftragsvergabe anwenden. Das Büro des GEREK würde aktualisierte Leitlinien der Kommission begrüßen, in denen die Besonderheiten von Schulbildungsleistungen berücksichtigt werden.

19.

Auf Grundlage der Empfehlungen des paritätischen Ausschusses für Neueinstufungen und der Akten aller für eine Neueinstufung infrage kommenden Bediensteten auf Zeit hat die Anstellungsbehörde die Liste der neu eingestuften Bediensteten auf Zeit angenommen.

Darüber hinaus hat die Anstellungsbehörde auf Vorschlag des Verwaltungsdirektors und nach eingehender Prüfung zugestimmt, den Stelleninhaber anstatt in die Dienstaltersstufe 1 in die Dienstaltersstufe 2 der nächsthöheren Besoldungsgruppe einzustufen; dementsprechend wurde eine Ex-ante-Ausnahme gemäß den Vorschriften zum Umgang mit Abweichungen von den festgelegten Finanzvorschriften und -verfahren eingetragen.

20.

Das Büro des GEREK stimmt der Bemerkung zum Rahmenvertrag für Personalmanagementleistungen weitgehend zu. Bei der Ausführung des ersten speziellen Vertrags zeigten sich bereits einige Schwierigkeiten dahin gehend, dass die Vergabe des Vertrags ausschließlich auf den Preisen und nicht auf der fachlichen Qualifikation und Erfahrung des Beraters basierte.

Das Büro des GEREK stimmt den Bemerkungen des Prüfers in vollem Umfang zu und hat den Rahmenvertrag beendet. Es wird eine andere Strategie einführen, um die erforderlichen Leistungen zu erhalten.

21.

Das Büro des GEREK räumt ein, dass die hohe Personalfluktuation vor allem angesichts der kleinen Größe der Agentur einen Risikofaktor mit bedeutenderen negativen Auswirkungen darstellt (das Büro des GEREK ist die kleinste dezentrale Einrichtung der EU); dies wurde in das Risikoregister als signifikantes Risiko eingetragen.

Die Leitung des Büros arbeitet laufend an der Einführung von Risikominderungsstrategien, es muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass das Büro des GEREK auf einige strukturelle und externe horizontale Faktoren im Zusammenhang mit der Personalfluktuation keinen Einfluss hat; diese sind auf das regionale/lokale Arbeitsumfeld des Büros zurückzuführen.

Der Risikofaktor wurde durch die neueste Kürzung der Nettogehälter infolge der laufenden Senkung des Berichtigungskoeffizienten für Lettland noch verstärkt.

Vom Büro des GEREK ergriffene bzw. geplante Maßnahmen zur Verbesserung der Lage können das Risiko lediglich vermindern, und um das Problem der Personalbindung anzugehen, sollten externe Maßnahmen, insbesondere hinsichtlich des derzeitigen Systems der Berichtigungskoeffizienten, ergriffen werden.

22.

Das Büro des GEREK hat bei der Erstellung des in Artikel 25 seiner Gründungsverordnung vorgesehenen Evaluierungsberichts mit der Kommission zusammengearbeitet und ist bereit, dies auch bei künftigen Evaluierungen zu tun. Das Büro des GEREK wird alle Anforderungen in diesem Bereich erfüllen, die vom Gesetzgeber gegebenenfalls eingeführt werden. Die GEREK-Verordnung wird derzeit überarbeitet, und der Vorschlag der Kommission enthält eine besondere Bestimmung zur Evaluierung alle fünf Jahre.


(1)  COM(2005) 5304


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