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Document 52003DC0028

Mitteilung der Kommission - Überprüfung 2002 der Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements bei der Kommission, einschließlich einer Klarstellung der Methodik für die Erstellung der Jährlichen Tätigkeitsberichte

/* KOM/2003/0028 endg. */

In force

52003DC0028

Mitteilung der Kommission - Überprüfung 2002 der Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements bei der Kommission, einschließlich einer Klarstellung der Methodik für die Erstellung der Jährlichen Tätigkeitsberichte /* KOM/2003/0028 endg. */


MITTEILUNG DER KOMMISSION - Überprüfung 2002 der Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements bei der Kommission, einschließlich einer Klarstellung der Methodik für die Erstellung der Jährlichen Tätigkeitsberichte

INHALTSVERZEICHNI

1. Einführung

2. Das interne Managementsystem der Kommission: Neue Wege gehen und die grundlegenden Prinzipien und Instrumente konsolidieren

2.1. 2001: Das erste Jahr der Implementierung

2.2. 2002: Das interne Managementsystem an den Strategieplanungs- und -programmierungszyklus anpassen

2.3. Perspektiven und Herausforderungen für 2003

3. Die wichtigsten Managementinstrumente für die Dienststellen: Der Managementplan und der Jährliche Tätigkeitsbericht

3.1. Der Eckstein des Systems: Der Managementplan

3.1.1. Eine konsolidierte Struktur

3.1.2. Schrittweise Einführung und Vereinfachung von Konzepten

3.1.3. Bedeutung der Implementierung

3.2. Das Instrument der Jährlichen Berichterstattung: Der Jährliche Tätigkeitsbericht

3.2.1. Klarstellung der Struktur der Jährlichen Tätigkeitsberichte

3.2.2. Klarstellung der Methodik

3.2.3. Klarstellung des Prozesses

3.2.4. Haushaltsausführung von geteilten oder dezentralisierten Maßnahmen

4. Allgemeiner Zeitplan und Charta des Zyklus

1. Einführung

Diese Mitteilung ergibt sich aus den Schlussfolgerungen der Mitteilung über die ,Implementierung Maßnahmenbezogenen Managements (MBM) bei der Kommission" [1]; Darin wird die Kommission um Folgendes gebeten: ,Eine jährliche Evaluierung (der Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements) wird dem Kollegium beginnend für das Berichtsjahr 2002 vorgelegt".

[1] Mitteilung vom 25. Juli 2001 (SEK(2001)1197/6&7).

In dem ersten Abschnitt werden die wichtigsten Schritte zusammengefasst, die seit 2001 zur Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements ergriffen worden sind.

In Abschnitt 3 wird dann eine Reihe von Anpassungen niedergelegt, die bei den Anweisungen in der Mitteilung über die Implementierung Maßnahmenbezogenen Managements bei der Kommission vorzunehmen sind.

2. Das interne Managementsystem der Kommission: Neue Wege gehen und die grundlegenden Prinzipien und Instrumente konsolidieren

Die Kommission hat sich verpflichtet, im Rahmen der Verwaltungsreform ihr internes Managementsystem zu modernisieren. Das politische Hauptziel der Reform besteht darin, die politischen Prioritäten auch organisatorisch mehr in den Mittelpunkt zu rücken. Dies lässt sich am ehesten erreichen, wenn gleichzeitig ein Managementsystem eingeführt wird, das die Kommission in die Lage versetzt, Ressourcen auf angemessene Weise den Prioritäten und dem Kernbereich zuzuweisen. Der ersten Forderung ist dadurch Genüge getan worden, dass der Strategieplanungs- und -programmierungszyklus eingeführt worden ist, der zweiten durch die Einführung des Maßnahmenbezogenen Managements. Beide Faktoren dienen demselben politischen Zweck in unterschiedlichen Zusammenhängen.

2.1. 2001: Das erste Jahr der Implementierung

Nach der Verabschiedung des Weißbuchs zur Reform ist im 4. Quartal des Jahres 2000 schrittweise eine Funktion für die Strategieplanung und Strategieprogrammierung [2] eingeführt worden, die Anfang 2001 operationell wurde. Die Hauptaufgabe dieser Funktion besteht darin, den Zyklus, mit dem die strategischen Prioritäten der Kommission festgelegt werden, zu gestalten und umzusetzen und Nacharbeiten zu leisten sowie sicherzustellen, dass für das folgende Jahr ein angemessenes Gleichgewicht von Aufgaben und Ressourcen gegeben ist.

[2] Durch die Mitteilung vom 25. Juli 2001 (SEK(2001)1197/6&7).

Man musste die Konzepte definieren und die Instrumentarien entwickeln, um die Dienststellen in die Lage zu versetzen, Prioritäten in operationelle Aufgaben umzusetzen und auch ihre sämtlichen Aktivitäten und den Ressourceneinsatz kohärent und einheitlich zu gestalten. Die Mitteilung über Maßnahmenbezogenes Management [3] (MBM) legte Struktur und Funktionsweise des neuen internen Managementsystems der Kommission fest.

[3] MBM-Mitteilung (SEK(2001)1197/6&7).

2.2. 2002: Das interne Managementsystem an den Strategieplanungs- und -programmierungszyklus anpassen

Im Jahre 2002 konzentrierten sich die Bemühungen auf eine Verbesserung des internen Managementsystems, um die Funktionsweise des Zyklus effizienter zu machen. Bei dem zweiten Zyklus waren folgende Verbesserungen festzustellen:

* Die Kommission wählte drei weit gefasste Prioritäten aus, die das gesamte Spektrum der Kommissionsaktivitäten abdecken und sich gegenseitig ergänzen und damit für sämtliche Dienststellen der Kommission eine Leitfunktion haben.

* Mit dem Europäischen Parlament und dem Rat wurde ein interinstitutioneller Dialog aufgenommen - ein neuer Prozess, an den die Institutionen sich erst gewöhnen müssen. Ergebnis des Dialogs war, dass das Parlament und der Rat die drei Prioritäten für 2003 billigten, die die Kommission als aus ihrer Sicht zentrale Elemente der EU-Agenda vorgeschlagen hatte. Dieser Dialog wurde nach einem mit dem Parlament abgestimmten Zeitplan geführt. Im August zog die Kommission eine Bilanz des Follow-up der Jährlichen Strategieplanung.

* Die Neufassung der Haushaltsordnung wurde angenommen. Sie bildet die Rechtsgrundlage für die Mittelbewirtschaftung nach Zielen und Indikatoren. Die Haushaltsstruktur basiert auf den Politikbereichen und Aktivitäten der Kommission und es wird die Verpflichtung festgelegt, der Haushaltsbehörde Jährliche Tätigkeitsberichte zuzuleiten.

* Das Legislativ- und Arbeitsprogramm der Kommission für 2003 wurde auf der Grundlage der nach dem interinstitutionellen Dialog aktualisierten Jährlichen Strategieplanung ausgearbeitet; darin wurde zum ersten Mal angekündigt, welche Vorschläge 2003 einer ausführlichen Folgenabschätzung unterzogen würden.

* Entsprechend den Zyklusphasen erstellten sämtliche Dienststellen Jährliche Managementpläne auf der Grundlage eines gemeinsamen Standards. Außerdem wurde ein vollständiger MBM-Leitfaden ausgearbeitet und zur Verfügung gestellt, in dem einschlägige Regelungen und Verfahren kodifiziert sind.

* IRMS (Integrated Resource Management System (System der Integrierten Ressourcenverwaltung)), das spezifische IT-Tool zur Unterstützung des Maßnahmenbezogenen Managements, wurde weit verbreitet und genutzt zur Erstellung des Verzeichnisses der Maßnahmen, die dem Legislativ- und Arbeitsprogramms der Kommission beigefügt sind.

* Die ersten Jährlichen Tätigkeitsberichte (JTB) für 2001 wurden von sämtlichen Dienststellen ausgearbeitet. Anschließend wurden diese in der Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte [4] zusammengefasst.

[4] KOM(2002) 426, angenommen am 24. Juli 2002.

Zusammenfassung:

2002 war ein Jahr der Konsolidierung: Die neue Haushaltsordnung wurde angenommen. Gestützt auf eine politisch und unter dem Aspekt des Ressourceneinsatzes schlüssigere Jährliche Strategieplanung wurde ein ausführlicher interinstitutioneller Dialog geführt und daran anschließend das Arbeitsprogramm erstellt. Die Kommission arbeitete die ersten JTB sowie deren Synthese aus. Gleichzeitig ist das interne Managementsystem weiterentwickelt und vereinfacht worden. Die Einführung des Instruments IRMS wurde weit verbreitet und genutzt für das Legislativ- und Arbeitsprogramm 2003 und den Managementplan.

2.3. Perspektiven und Herausforderungen für 2003

2003 werden zum ersten Mal, nach der Konsolidierung, der Strategiezyklus und das ihm zuarbeitende interne Managementsystem in vollem Umfang operationell sein.

* Die Jährliche Strategieplanung (JSP) wird dann von der Kommission zum dritten Mal angenommen. Der JSP für 2004 wird eine verstärkte Dimension einer Mehrjahres-Strategie zu eigen sein, als eine Grundlage für die interinstitutionelle Diskussion über die strategische Mehrjahres-Programmplanung des Europäischen Rates.

* 2003 wird der Haushalt 2004 zum ersten Mal gemäß der Maßnahmenbezogenen Budgetierung (MBB) vorbereitet werden.

* Um die Informationsgrundlage für die Politikgestaltung zu verstärken, werden ausführliche Folgenabschätzungen zu einer ständigen Einrichtung im Zyklus. Die Kommission wird entscheiden, welche Abschätzungen durchgeführt werden sollen, wenn die JSP-Entscheidung sowie das Legislativ- und Arbeitsprogramm behandelt werden.

* Die Evaluierung sollte Informationsmaterial für die Entscheidungsfindung zu den politischen Prioritäten und die entsprechende Ressourcenzuweisung liefern, zu der angemessenen Durchführung der Aktivitäten beitragen und als Instrument der regelmäßigen Berichterstattung fungieren. Diese Ziele lagen der Mitteilung ,Ergebnisorientierung: Verstärkte Evaluierung von Kommissions maßnahmen" [5] zugrunde. Die ersten beiden Jahre der Durchführung dieser Maßnahmen sind Gegenstand eines Berichts [6], in dem neun Empfehlungen zur weiteren verstärkten Nutzung von Evaluierungs maßnahmen in der Kommission vorgeschlagen werden. Umgesetzt werden sollen diese Empfehlungen von den zentralen Dienststellen und den operationellen GD mit Unterstützung des Evaluierungsnetzes der Kommission.

[5] SEK(2000)1051vom 26.07.2000.

[6] Bericht vom 10.10.2002 über die Umsetzung der Mitteilung: ,Ergebnisorientierung: Verstärkte Evaluierung von Kommissionsmaßnahmen". Der Bericht ist unter der folgenden Adresse einzusehen: http://www.cc.cec/budg/networks/i/ evaluation/en/notices/index.htm. Die Empfehlungen sind in dem Abschnitt, Zusammenfassung der Schlussfolgerungen und Empfehlungen" aufgeführt".

* Das Monitoring der Prioritäten- und Zielverwirklichung soll sowohl in den Dienststellen entwickelt werden, die ihre Managementpläne strukturiert verfolgen, als auch auf Ebene der Kommission; dies soll über eine neu eingerichtete dienststellenübergreifende Koordinierungsgruppe vor sich gehen, die das Follow-up des Legislativ- und Arbeitsprogramms sicherstellt und die Umsetzung von Schlüsselinitiativen in den Managementplänen überwacht.

* Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt der Arbeiten zur Konsolidierung des internen Managementsystems war die Klarstellung von Konzepten hinsichtlich sowohl des Managementplans als auch des Jährlichen Tätigkeitsberichts.

* Im Rahmen der von ADMIN/DI geleiteten Arbeiten zur Interoperabilität wird IRMS ausgehend von den gewonnenen Erfahrungen optimiert, damit es seine Funktion als ein IT-Instrument zur Unterstützung der MBM-Implementierung in der Kommission besser erfuellen kann.

Zusammenfassung:

2003 ist das erste Jahr, in dem alle Elemente des Zyklus etabliert sind und das interne Managementsystem seine unterstützende Funktion ausfuellen kann, einschließlich der Vorbereitung des ersten offiziellen MBB-Haushalts. Das Monitoring der Ergebnisse wird auf GD-Ebene und kommissionsweit vorrangig behandelt.

3. Die wichtigsten Managementinstrumente für die Dienststellen: Der Managementplan und der Jährliche Tätigkeitsbericht

Aus den Grundprinzipien des internen Managementsystems der Kommission ergeben sich in operationeller Hinsicht zwei Hauptinstrumente: der Jährliche Managementplan und der Jährliche Tätigkeitsbericht. Diese Instrumente sind bereits in allen Dienststellen auf der Grundlage gemeinsamer Anweisungen eingeführt worden. Sie sind auf das zugeschnitten, was das Managementsystem auf zentraler Ebene und auf Ebene der Dienststellen benötigt unter den Aspekten Planung, Monitoring und Berichterstattung.

Ihre Einführung erforderte viel Engagement und Einsatz auf allen Seiten, wie dies üblicherweise der Fall ist, wenn neue Managementgedanken in eine Organisation Eingang finden sollen. Darüber hinaus wurden für 2003 weit reichende Bemühungen um Klarstellung und Vereinfachung unternommen, die die Arbeit der Dienststellen erleichtern sollten. Die Kommission ist gewillt, nötigenfalls den Prozess in den kommenden Jahren weiter zu rationalisieren.

3.1. Der Eckstein des Systems: Der Managementplan

Bei diesem Plan handelt es sich um das Instrument, mit dem die politischen Ausrichtungen und Prioritäten in die Tätigkeit der Generaldirektionen umgesetzt werden sollen; er beruht auf gemeinsamen Standards und einer gemeinsamen Sprache, die kommissionsweit Vergleichbarkeit und Verantwortlichkeit ermöglicht. Der Plan deckt alle Aktivitäten einer Dienststelle ab. Er bildet das Fundament des Maßnahmenbezogenen Managements, denn er ist kommissionsweit das von den Dienststellen eingesetzte Managementinstrument und die hauptsächliche Informations quelle für den Strategiezyklus. Einerseits befähigt er alle Dienststellen,

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ihre Aktivitäten, Maßnahmen und Ressourcen zu planen, Nacharbeiten zu leisten und

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zu berichten, und zwar gemäß dem Mandat und den festgelegten Zielen, und andererseits ist er die Informationsgrundlage, auf der die Antworten auf die Rundschreiben zur Jährlichen Strategieplanung, zum Haushalt (beide für das jeweils folgende Jahr) und für den Jährlichen Tätigkeitsbericht beruhen sollen.

Grundstruktur des Jährlichen Managementplans

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3.1.1 Eine konsolidierte Struktur

Mit dem Managementplan 2003 wird die Struktur des Managementplans 2002 konsolidiert:

* Das Mandat bleibt unverändert, es sei denn, in der betreffenden Dienststelle haben wesentliche interne Veränderungen stattgefunden.

* Strategieziele auf Dienststellenebene sind üblicherweise verhältnismäßig stabil und Indikatoren sind auf dieser Ebene nicht unbedingt erforderlich; die JSP-Schlüsselinitiativen sind über die Entwicklung des gesamten Strategiezyklus hinweg gut bekannt und in dem Legislativ- und Arbeitsprogramm bestätigt worden; die Ressourcenzuweisung muss an den von der Haushaltsbehörde verabschiedeten Haushalt angepasst werden.

* Die spezifischen Zielsetzungen auf Ebene der einzelnen Maßnahmen sollten sich aus den Strategiezielen auf Dienststellenebene ergeben; sie werden, soweit erforderlich, anhand des/der relevanten Indikators/Indikatoren überprüft. Die Aktionen dienen der Realisierung spezifischer Zielsetzungen, wobei für jede Aktion einen bestimmter Zeitrahmen und Ressourceneinsatz zu Grunde gelegt wird, um Outputs zu erreichen, die zur Realisierung einer spezifischen Zielsetzung beitragen. Daher sind Aktionen zur Erhöhung der Transparenz auf aggregierter Ebene angesiedelt; sie bringen eine Reihe von Outputs hervor, die normalerweise in den Aufgabenkernbereich des mittleren Managements fallen.

3.1.2. Schrittweise Einführung und Vereinfachung von Konzepten

* Bei Zielen und Indikatoren wird sehr flexibel vorgegangen: für 2003 sind sie nur auf Ebene der einzelnen Maßnahmen verbindlich (in Anbetracht der Tatsache, dass Strategieziele auf Dienststellenebene durch die Liste der spezifischen Zielsetzungen für alle Maßnahmen ersetzt werden können). Darüber hinaus sind auf Ebene der einzelnen Maßnahmen nur Output-Indikatoren verbindlich, es sei denn, dass die Dienststelle Impakt-Indikatoren für angemessener erachtet.

* Aktionen werden nicht gesondert aufgeführt, sondern in die Ebene der einzelnen Maßnahmen integriert, was der Gliederung des Managementplans mehr Kohärenz verleiht. Um eine klare und rasche Berichterstattung sicherzustellen, sollten Aktionen auf aggregierter Ebene definiert werden, da eine angemessene Zahl von Aktionen Follow-up und Verwaltung erleichtern. Sie können dann intern für die Zwecke des täglichen Managements im Einzelnen dargestellt werden.

3.1.3. Bedeutung der Implementierung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Managementpläne gründlich implementiert werden müssen. Es handelt sich hier um einen Schlüsselfaktor für das Jahr 2003:

* Ein wichtiger Aspekt ist der interne Prozess: Das Top-Management muss unbedingt der Ausarbeitung des Managementplans eine Ausrichtung geben, indem es Strategieziele und spezifische Zielsetzungen vorgibt. Damit wird der Großteil der Arbeit in eine bestimmte Richtung gelenkt und das mittlere Management und die Mitarbeiter werden motiviert, angemessene Aktionen vorzuschlagen, um die Ziele zu erreichen. Der Prozess kommt mit dem Abschluss der Planungsfassung Anfang Januar nicht zu seinem Ende: anschließend muss ein Follow-up- und Überarbeitungsprozess eingeleitet werden, der die Manager in die Lage versetzt, die Implementierung des Managementplans auf dynamische Weise zu überwachen und gegebenenfalls Prioritäten, Zeitpläne und Ressourcenzuweisungen erneut anzupassen.

* Eine gründliche Implementierung des Jährlichen Managementplans erleichtert die Ausarbeitung des entsprechenden Jährlichen Tätigkeitsberichts.

3.2. Das Instrument der Jährlichen Berichterstattung: Der Jährliche Tätigkeitsbericht

Der Jährliche Tätigkeitsbericht ist das zweite grundlegende Instrument des internen Managementsystems: Er enthält eine Übersicht der Ergebnisse, die von allen Dienststellen erreicht und von der Kommission anhand der Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte überprüft worden sind. Daher kommt ihm sowohl als Management- als auch als Strategieinstrument Bedeutung zu. Entsprechend der Logik des Systems wird in den Jährlichen Tätigkeitsberichten über die Ausführung des Jährlichen Managementplans berichtet. Auf die Klarstellung von Struktur und Methodik der Jährlichen Tätigkeitsberichte ist viel Arbeit verwendet worden.

3.2.1. Klarstellung der Struktur der Jährlichen Tätigkeitsberichte

Der Inhalt des Jährlichen Berichts entspricht dem Managementplan; er ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

* Gesamtüberblick über das Jahr, unter Bezug auf das globale Umfeld, die wichtigsten Ereignisse und Erkenntnisse in den Bereichen Strategie (einschließlich der JSP-Prioritäten und Kerntätigkeiten) und Management, Stand der Durchführung der Reform, Gesamtressourcen;

* Analyse der Zielverwirklichung nach einzelnen Maßnahmen, mit einem Vergleich zwischen tatsächlichen und erwarteten Ergebnissen, wichtigste Punkte der JSP-Aktionen des Jahres 2002, Ressourcentabelle;

* falls angezeigt, Reaktionen auf die Empfehlungen des Europäischen Rechnungshofes und die Empfehlungen in den Endfassungen der Prüfberichte des Internen Auditdiensts sowie Follow-up zu dem Aktionsplan, der sich aus dem Jährlichen Tätigkeitsbericht des Vorjahres ergibt;

* Bewertung der internen Kontrollsysteme;

* allgemeine Schlussfolgerungen;

* Zuverlässigkeitserklärung der Generaldirektoren und Dienstleiter, gegebenenfalls mit Vorbehalten.

Der Jährliche Bericht umfasst drei Anhänge:

* Eine Beschreibung des internen Prozesses zur Erstellung des Jährlichen Berichts, einschließlich von Angaben über interne Konsultationen, Informationsfluss und -quellen sowie relevante Dokumentation;

* Abrechnungsentwurf der Dienststelle;

* Tabelle mit Angaben über die Umsetzung der internen Kontrollstandards der Kommission in der Dienststelle.

3.2.2. Klarstellung der Methodik

In der Synthese der ersten Jährlichen Tätigkeitsberichte hielt die Kommission fest, dass die Methodik für die Jährlichen Berichte verbessert und klargestellt werden muss, insbesondere, was die Punkte Vorbehalte, Erheblichkeit, nachgeordnete Bevollmächtigung and kaskadenförmige Struktur der Befugnisübertragung betrifft.

Nach einer entsprechenden Prüfung werden die folgenden Klarstellungen als angemessen angesehen:

1. Hauptzweck der Erklärung ist nicht die Bewertung der Ergebnisse. Sie ist vielmehr eine Garantie, dass die betreffende Dienststelle ordnungsgemäß arbeitet. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte gibt daher eine ,Managementgewährleistung" ab, was die Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der finanziellen Transaktionen (und die Grundsätze eines soliden Finanzmanagements) betrifft, die auf der Existenz und dem reibungslosen Funktionieren interner Kontrollsysteme beruhen. Diese Managementgewährleistung muss unterschieden werden von der ,Auditgewährleistung", die von Rechnungsprüfern abgegeben wird, seien es nun interne Prüfer oder, wie bei der DAS, der Europäische Rechnungshof.

Die Erklärung ist Ausdruck der im Rahmen der Charta verliehenen Befugnisse auf dem Gebiet der Kontrollsysteme, eines soliden Finanzmanagements sowie der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit von Transaktionen. Die Erklärung stellt eine ausdrückliche Darlegung der persönlichen Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht für die Bewirtschaftung der dem Generaldirektor zur Verfügung stehenden Mittel dar.

Bei der Analyse der Funktionsweise der betreffenden Dienststelle, um dieser Verantwortung Genüge zu tun, kann der bevollmächtigte Anweisungsbefugte möglicherweise auf organisatorische Mängel in der Dienststelle stoßen. In derartigen Fällen kann er einen Vorbehalt zum Ausdruck bringen, um die Kommission über das Problem zu unterrichten, und die geplanten Maßnahmen und Zeitpläne zu dessen Lösung angeben.

Das Nicht-Erreichen einiger der Dienststelle zugewiesenen Strategieziele wegen nicht beherrschbarer Risiken und unerheblicher Mängel (siehe unten) darf nicht im Rahmen eines Vorbehalts angeführt werden, sondern kann als spezielle ,Anmerkung" im Corpus des Jährlichen Berichts erscheinen.

2. Die Beurteilung des Risikoniveaus in der Dienststelle steht ausschließlich dem Generaldirektor zu, der gemäß den Gegebenheiten in seiner Dienststelle über die Erheblichkeitsschwelle entscheidet. Da jedoch Vorbehalte während der ersten Runde nicht einheitlich ausgelegt wurden, muss eine gemeinsame qualitative und quantitative Schwelle festgelegt werden, bei deren Überschreiten Mängel im Allgemeinen als substanziell oder erheblich anzusehen sind und ein Vorbehalt geltend gemacht werden sollte. Einen Mangel kann man als erheblich annehmen (und daher in Form eines Vorbehalts herausstellen), wenn er unter die folgenden Kategorien fällt:

* Wenn er die Nichteinhaltung eines oder mehrerer der internen Kontrollstandards betrifft.

* Wenn er das Ansehen der Kommission beeinträchtigt oder beeinträchtigen könnte.

* Wenn er einen für den Berichtszeitraum relevanten und vom Europäischen Rechnungshof in dessen veröffentlichten Jahresberichten, Einzelberichten oder Stellungnahmen angeführten Aspekt betrifft oder einen vom Internen Auditdienst in dessen Auditberichten genannten kritischen oder entscheidenden Punkt.

Die zulässige Referenzschwelle liegt bei 2%, was bedeutet, dass der Betrag der Transaktion (im weiten Sinne), welcher von dem Mangel betroffen ist, mehr als 2% der Mittel beträgt, die der betreffenden MBB-Aktivität des Dienstes zugewiesen sind.

GDs und Dienste können entscheiden, von dieser Referenzschwelle abzuweichen, wenn nach ihrer Meinung die Natur der Risiken und Kontrollen, welche auf der Einschätzung des Risiko- und Kontrollumfelds, in dem die GD oder der Dienst operiert, die Standardschwelle als unzureichend erscheinen lässt. Unter solchen Umständen sollten die etablierten Schwellen im Jährlichen Tätigkeitsbericht begründet und dokumentiert werden.

Üblicherweise wird ein Vorbehalt im darauf folgenden Jahr als Folge entsprechender Abhilfemaßnahmen aufgehoben. Falls jedoch seine Auswirkungen ein Jahr überdauern, müssen die Generaldirektoren den Vorbehalt erneuern.

3. Bei Kreuz-Bevollmächtigungen werden die im Jahre 2002 angewandten Übergangsmaßnahmen bestätigt (das heißt, über die durch nachgeordnete Bevollmächtigung übertragenen Mittel wird in dem JTB und in der Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten berichtet); dazu kam die Anforderung, dass in der schriftlichen Vereinbarung der bevollmächtigte Anweisungsbefugte eindeutig die Bedingungen nennen sollte, unter denen die nachgeordnete Bevollmächtigung gewährt wird (z. B. regelmäßige Berichterstattung, Kontrollen usw.).

4. Im Einklang mit den Anforderungen an die Berichterstattung, die in der Charta für nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte niedergelegt sind, bestehen keine Auflagen für eine bis in die unteren Hierarchieebenen reichende kaskadenförmige Befugnisübertragung über Erklärungen, die der von dem Generaldirektor unterzeichneten Erklärung entsprechen. Die Erklärung muss jedoch auf der dokumentierten Berichterstattung aus der GD beruhen. Anhang 1 zum Bericht (siehe Ziffer 3.2.1) enthält alle erforderlichen Informationen über den internen Prozess und den Informationsfluss.

Detailliertere Anweisungen für die Dienststellen finden sich in den aktualisierten verbindlichen Leitlinien für die Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten in Anhang 1. Weitere Anweisungen zur Erstellung des Jahresberichts 2002 werden durch Rundschreiben des Generalsekretärs und des für den Haushalt zuständigen Generaldirektors verbreitet.

3.2.3. Klarstellung des Prozesses

* Um die Stimmigkeit der in Anwendung dieser Leitlinien abgegebenen Erklärungen und Vorbehalte zu verbessern, soll ein Peer-Review-Prozess stattfinden. Dabei unterbreiten die Generaldirektoren die Vorbehalte, die sie vorzubringen gedenken, vier Wochen vor dem Termin für die Vorlage der Jahresberichte, so dass sie in einer der Sitzungen der Generaldirektoren vor der Fertigstellung der Jahresberichte überprüft werden können, insbesondere hinsichtlich der Erheblichkeit. Dadurch wird die individuelle Verantwortung der Generaldirektoren, die sie durch die Unterzeichnung ihrer Erklärungen übernehmen, nicht berührt.

* Bei der Person, die bei einem Wechsel des Generaldirektors für die Ausarbeitung des Jahresberichts und die Unterzeichnung der Erklärung für das Jahr n+1 zuständig ist, sollte es sich um den Generaldirektor handeln, der zu dem Zeitpunkt im Amt ist, in dem der Jahresbericht fertig gestellt und die Erklärung unterzeichnet werden muss (April des Jahres n+1). Angesichts der Tatsache, dass die Kontinuität zwischen dem scheidenden und dem neuen Generaldirektor in der Dienststelle gewährleistet werden muss, ist es erforderlich, dass der Nachfolger alle Verantwortlichkeiten und Aufgaben seiner neuen Funktion übernimmt.

3.2.4. Haushaltsausführung von geteilten oder dezentralisierten Maßnahmen

Während die vorstehend erwähnten grundlegenden Prinzipien im Hinblick auf Vorbehalte für die meisten haushaltstechnischen Aspekte gelten, liegt es auf der Hand, dass der Teil des Haushalts, bei dem es sich um geteiltes Management und/oder dezentralisierte Aufgaben handelt, besonderer Aufmerksamkeit bedarf; es müssen nämlich die besonderen Kontroll- und Risikofaktoren berücksichtigt werden, die auftreten, wenn die Verantwortung von der Kommission und Dritten geteilt wird.

Von Standpunkt des Benutzers muss unbedingt die Natur der Kontroll- und Risikofaktoren so eindeutig wie möglich in dem Corpus des Hauptberichts verdeutlicht werden, damit man den Kontext etwaiger Vorbehalte der bevollmächtigten Anweisungsbefugten in vollem Umfang verstehen kann.

Eingedenk dieser Tatsache sollten die GD im Hauptteil ihrer Jährlichen Tätigkeitsberichte sich ausführlich und deutlich zu der Natur dieser Verantwortlichkeiten äußern und sicherstellen, dass die Erklärung keinerlei missverständlichen Aussagen enthält.

4. Allgemeiner Zeitplan und Charta des Zyklus

Es ist sehr viel Arbeit geleistet worden, um die Synergien zwischen den Komponenten des Zyklus und der Informationsgrundlage zu verbessern, die in dem hauptsächlichen Managementinstrument enthalten ist, nämlich dem Jährlichen Managementplan. Daher werden sämtliche Informationen des Managementplans über den gesamten Zyklus hinweg genutzt werden und in die Jährliche Strategieplanung, den Haushaltsvorentwurf, das Legislativ- und Arbeitsprogramm und die Jährlichen Tätigkeitsberichte eingehen.

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Anhang

Leitlinien zur Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten und zu seinen Vorbehalten im Jährlichen Tätigkeitsbericht

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung

2. Die grundlegenden Elemente der Erklärung

2.1 Funktion und Inhalt

2.2 Vorbehalte

2.3 Der Begriff Erheblichkeit

2.4 Auflagen für Vorbehalte

3. Verfahrensfragen

3.1 Verfahren für das Geltendmachen von Vorbehalten/Vorbehalte in Bezug auf die Tätigkeit eines anderen Dienstes

3.2 Wechsel in der Position des Generaldirektors

3.3 Befugnisweiterübertragung an einen AOD

3.4 Haushaltsdurchführung nach dem Prinzip der gemeinsamen oder dezentralen Mittelbewirtschaftung

ANHANG 1: Muster für eine Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten zum jährlichen Tätigkeitsbericht

ANHANG 2: Begriffsbestimmung

1. Einführung

Der Inhalt und Zweck der Jährlichen Tätigkeitsberichte (nachstehend "Jahresberichte" genannt) und der Erklärungen, einschließlich der zugehörigen Verfahren, wurden zum ersten Mal in zwei von der Kommission angenommenen Mitteilungen (SEK(2001)875/6 und SEK(2001)1197/6&7) dargelegt. Die ersten Jahresberichte wurden in 2002 für das Jahr 2001 verfasst auf der Basis der vorgenannten Mitteilungen und gestützt auf den Generaldirektoren am 8. April 2002 übermittelte interne Leitlinien. Am 24. Juli 2002 nahm die Kommission eine Synthese der Jahresberichte ihrer Generaldirektoren an. Diese Synthese wurde zusammen mit den betreffenden Jahresberichten dem Parlament und dem Rat vorgelegt. Die Synthese enthält einen Aktionsplan. Maßnahme 10 dieses Aktionsplans sieht vor, dass die Methodik zur Erstellung der Jahresberichte klarer formuliert werden sollte.

Gemäß der Charta der bevollmächtigen Anweisungsbefugten (AOD = Authorising officers by delegation) muss jeder Generaldirektor und Dienstleiter jährlich Bericht erstatten über die Tätigkeit seiner Generaldirektion bzw. seines Dienstes und das Ressourcenmanagement. Zu diesem Zweck sind ein Bericht und eine Erklärung zu verfassen.

Im Einklang mit Maßnahme 10 der Synthese der Jahresberichte für 2001 [7] und der Mitteilung , Überprüfung 2002 der Implementierung des Maßnahmenbezogenen Managements bei der Kommission, einschließlich einer Klarstellung der Methodik für die Erstellung der Jährlichen Tätigkeitsberichte" verfolgen die vorliegenden Leitlinien [8] folgenden Zweck: Sie sollen

[7] Maßnahme10: Das Generalsekretariat wird zusammen mit der GD Haushalt und der GD Personal und Verwaltung und dem Internen Auditdienst bis Ende 2002 die Methodik und die Leitlinien zur Erstellung der Jahresberichte für das Jahr 2002 überarbeiten und optimieren. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Frage der Erheblichkeit gelten, der Definition der Relevanz potenzieller Vorbehalte in den begleitenden Erklärungen und der Handhabung von Kreuz-Bevollmächtigungen.

[8] Diese Leitlinien gelten auch für das Management des Europäischen Entwicklungsfonds.

* das einheitliche Verständnis der grundlegenden Elemente der Erklärung fördern;

* die Funktion der Vorbehalte klären;

* den Begriff der Erheblichkeit definieren;

* zur Veranschaulichung einige konkrete Einzelfälle darstellen.

2. Die grundlegenden Elemente der Erklärung

2.1. Funktion und Inhalt

Die Erklärung deckt einen engeren Bereich ab als der Jahresbericht.

Hauptzweck des Jahresberichts: Der Generaldirektor berichtet über die unter seine Verantwortung fallenden Tätigkeiten und die Realisierung der politischen Zielsetzungen in der Relation zu den vom Kollegium festgelegten politischen Prioritäten und Initiativen sowie auch über andere dem betreffenden Dienst übertragene wichtige Aufgaben. Der Jahresbericht bewertet also im Wesentlichen, welche politischen Ergebnisse der Dienst mit den im zugewiesenen Ressourcen erzielt hat. Er ist damit ein Spiegelbild des Managementplans des Dienstes, denn er berichtet über die Realisierung bzw. Durchführung der im Managementplan vorgegebenen Zielsetzungen und Maßnahmen unter Einsatz der dem jeweiligen Dienst zugewiesenen Mittel. In einem gesonderten Abschnitt berichtet der Generaldirektor über das spezifische Kontroll- und Risikoumfeld und die Fortschritte in der Implementierung zuverlässiger interner Kontrollsysteme, die in Einklang stehen mit den kommissionsweit geltenden internen Kontrollnormen. Der Bericht schließt auch die entsprechenden Rechnungsführungsunterlagen ein.

Mit der dem Jahresbericht beigefügten Erklärung wird die Verantwortung übernommen für die gemäß der Charta übertragenen Aufgaben: Ordnungsgemäße Implementierung des internen Kontrollsystems, das erforderlich ist, um hinreichende Gewähr zu bieten für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu Grunde liegenden Transaktionen, die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und die Verwendung der zugewiesenen Mittel für den vorgesehenen Zweck. Die Erklärung ist demnach eine ausdrückliche Bestätigung der persönlichen Verantwortung für die Bewirtschaftung der dem Generaldirektor/Dienstleiter zur Verfügung stehenden Mittel.

Bei der Überprüfung der seiner Erklärung zu Grunde liegenden Sachverhalte stellt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte möglicherweise organisatorische Mängel oder Schwachstellen im internen Kontrollsystem des betreffenden Dienstes fest. In solchen Fällen kann er einen Vorbehalt äußern, um die Kommission auf das Problem hinzuweisen und um darzulegen, durch welche Abhilfemaßnahmen und in welchem zeitlichen Rahmen er dieses Problem zu lösen beabsichtigt. Das Nichterreichen der für den betreffenden Dienst festgelegten Zielvorgaben sollte nicht in Form eines Vorbehalts zum Ausdruck gebracht werden, sondern in Form einer entsprechenden Anmerkung im Jahresbericht selbst.

Die vom Generaldirektor oder Dienstleiter gemäß dem Muster im Anhang abzugebende und zu unterzeichnende Erklärung muss folgende Angaben enthalten:

* Erklärung, dass die im Bericht enthaltenen Informationen ein wirklichkeitsgetreues Bild wiedergeben. (Das Konzept des wirklichkeitsgetreuen Bilds ist ein Terminus, der für Buchprüfer eine präzise Bedeutung hat. Im Zusammenhang mit den Jahresberichten bedeutet dies, dass der Inhalt des Jahresberichts ein verlässliches, vollständiges (ohne erhebliche Auslassungen) und korrektes Bild des Zustands des Dienstes abgibt).

* Erklärung, dass er hinreichende Gewähr dafür übernehmen kann, dass die Mittel, die für die im Jahresbericht beschriebenen Tätigkeiten bereitgestellt wurden, für die vorgesehenen Zwecke und entsprechend den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet worden sind, und dass die angewandten Kontrollverfahren die erforderlichen Garantien für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu Grunde liegenden Transaktionen bieten.

* Bestätigung, dass er von keinem nicht gemeldeten Umstand Kenntnis hat, der den Interessen der Institution schaden könnte.

Die Generaldirektoren und Dienstleiter können ihre Erklärung auf das gesamte ihnen zur Verfügung stehende Material stützen, insbesondere auf die Ergebnisse der Selbstbewertung, der internen Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen, einschließlich der laufenden Arbeiten der internen Auditstelle, der Anmerkungen des Internen Auditdienstes, der Finanzkontrolle und des OLAF, sowie gegebenenfalls auch auf die Erkenntnisse aus den Berichten des Rechnungshofs. Wenn Generaldirektoren diese Informationen nutzen, sollten sie denjenigen Elementen des internen Kontrollsystems (und ihren eventuellen überprüfungen) besondere Aufmerksamkeit widmen, die dafür geschaffen, eingeführt und angewandt wurden, dem Management Gewähr für die Nutzung der Ressourcen, der fundierten Haushaltsführung und der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Transaktionen zu geben.

2.2. Vorbehalte

In der ersten Jahresberichtsrunde entstand eine gewisse Verwirrung dadurch, dass zahlreiche vorgebrachte Vorbehalte nicht der nachstehenden Definition entsprachen, sondern eher den Charakter allgemeiner Anmerkungen hatten zu allgemeinen Risiken in der Arbeit der Dienste, zu deren Umfeld und den ihnen vorgegebenen politischen Zielen. Es handelte sich also nicht im eigentlichen Sinne um die Beschreibung von Mängeln in Bezug auf die Erklärungen. Vielfach wurden die Begriffe ,Anmerkung", ,Kommentar" und ,Vorbehalt" als Synonyme in dem Sinn benutzt, dass sie der Erklärung beigefügt sind.

Mängel sind u. a.:

* Schwachstellen in der Struktur oder im Betrieb des internen Kontrollsystems

* Nichterfuellung der Anforderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung

* Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit sind nicht gegeben

* Durch geeignete komplementäre Kontrollen nicht ausreichend abgedecktes Risiko

* Fehler oder Auslassung in den Jahresabschlüssen.

Um eine einheitliche Auslegung des Begriffs Vorbehalt zu gewährleisten, sollten nur erhebliche Mängel, wie unten definiert, Gegenstand eines in der Erklärung erwähnten Vorbehalts sein. Nicht beherrschbare Risiken und nichterhebliche (siehe unten stehende Definition) Anmerkungen sollten erforderlichenfalls im Jahresbericht selbst eindeutig als solche gekennzeichnet werden.

Ein interner Kontrollmangel bedingt nicht notwendigerweise einen Vorbehalt. Nicht jeder Mangel ist so signifikant, dass er eine gesonderte Offenlegung rechtfertigt.

In seiner Einschätzung sollte der Generaldirektor an die Verantwortlickeiten denken, für die er zur Rechenschaft gezogen werden kann. Die Tatsache, dass der Jährlichen Tätigkeitsbericht, die Erklärung und die begleitenden Finanzinformationen an die Kommission gerichtet sind, sollte ebenfalls berücksichtigt werden. Es sollte eine hinreichende Gewähr der Korrektheit der gelieferten Informationen erwartet werden können, doch bedingen die Wesensmerkmale des internen Kontrollsystems, dass es unrealistisch ist, eine absolute Genauigkeit zu erwarten. überdies kann kein System eine völlige Sicherheit gegen das Risiko von Fehlern und gegen unlautere Nutzung von Mitteln gewähren.

Mängel, die aufgrund ihrer Größenordnung oder Signifikanz - quantitativ, qualitativ oder kontextbedingt (oder in Bezug auf alle drei Faktoren) - Gegenstand einer gesonderten Offenlegung in Form eines Vorbehalts in der Erklärung sein sollten, gelten als erheblich. Als Vorbehalt aufgenommen werden sollten nur erhebliche Mängel, um zu gewährleisten, dass die Erklärung ein sinnvolles Instrument bleibt. Ein Mangel gilt demnach dann als erheblich, wenn wahrscheinlich ist, dass eine vernunftbegabte Person, gestützt auf die Erklärung und weitere zugehörige Informationen, aufgrund der Offenlegung des fraglichen Problems zu einer anderen Einschätzung des Sachverhalts gelangt. Gleichermaßen ist jeder andere Aspekt erheblich, wenn seine Auslassung denselben Effekt hätte.

Der entscheidende Punkt ist also, wie man die Erheblichkeit feststellt.

2.3. Der Begriff Erheblichkeit

Ob ein Mangel erheblich ist oder nicht, lässt sich nach quantitativen und/oder qualitativen Kriterien entscheiden. In jedem Fall sollte er jedoch im Kontext des generierenden Umfelds gesehen werden, ob es sich nun um eine konzeptionelle und funktionelle Schwäche im internen Kontrollsystem oder in der Haushaltsführung handelt oder um spezifische Risiken, um bekannte Fehler oder Unterlassungen.

Mängel können auch formell und/oder kontextbezogen erheblich sein. Formell erheblich ist ein Mangel aufgrund seiner inhärenten Charakteristiken und nicht nur wegen seiner monetären Implikationen (Beispiel: Reputationsrisiko). Ein formell oder finanziell nicht erheblicher Mangel kann wegen der Umstände, unter denen er auftritt, dennoch kontextuell erheblich sein.

Zur Festlegung der quantitativen Erheblichkeitsschwellen muss der AOD entscheiden, ab welcher finanziellen Erheblichkeitsschwelle ein Mangel in Form einer gesonderten Offenlegung in der Erklärung angeführt werden sollte. Quantitative Schwellen erleichtern die Berichterstattung, denn sie stellen die wichtigsten Aspekte heraus und sie liefern Entscheidungshilfen.

Ein Mangel kann als erheblich gelten, wenn er unter eine der folgenden Kategorien fällt:

* Eine oder mehrere interne Kontrollnormen sind nicht erfuellt.

* Der Ruf der Kommission wird geschädigt oder könnte geschädigt werden.

* Es handelt sich um einen vom Europäischen Rechnungshof aufgeführten Aspekt oder um einen entscheidenden oder wichtigen Aspekt in den endgültigen Audits des Internen Auditdienstes.

Die gemeinhin zulässige Referenzschwelle liegt bei 2%, was bedeutet, dass der Betrag der Transaktion (im weiten Sinne), welcher von dem Mangel betroffen ist, mehr als 2% der Mittel beträgt, die der betreffenden MBB-Aktivität des Dienstes zugewiesen sind.

GDs und Dienste können entscheiden, von dieser Referenzschwelle abzuweichen, wenn nach ihrer Meinung die Natur der Risiken und Kontrollen, welche auf der Einschätzung des Risiko- und Kontrollumfelds, in dem die GD oder der Dienst operiert, die Standardschwelle als unzureichend erscheinen lässt. Unter solchen Umständen sollten die etablierten Schwellen im Jährlichen Tätigkeitsbericht begründet und dokumentiert werden.

Es soll jedoch betont werden, dass die oben angeführten Kriterien als indikativ zu betrachten sind. Sie zielen darauf ab, den Generaldirektoren zu helfen, sich ein abschliessendes Urteil zu bilden, was in den besonderen Umständen ihres Dienstes als erheblich zu betrachten ist. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass der Generaldirektor von den vorgenannten Leitlinien abweichen kann, wenn aufgrund der besonderen Gegebenheiten in dem betreffenden Dienst eine andere Erheblichkeitsschwelle angemessener ist. Er sollte dann in dem Bericht erklären, welcher Grad der Erheblichkeit ihrer Erklärung zu Grunde liegt.

Alle erheblichen Mängel werden in den Jahresbericht aufgenommen und in der Erklärung offengelegt durch Verweis auf den betreffenden Abschnitt/die betreffenden Abschnitte im Jahresbericht. Wird bei einem Mangel zunächst eine Offenlegung erwogen, diese dann jedoch wegen Einschätzung des Mangels als nicht erheblich verworfen, sollte der bevollmächtigte Anweisungsbefugte sicherstellen, dass sein Dienst alle relevanten Unterlagen verwahrt.

2.4. Auflagen für Vorbehalte

Vorbehalte sollten folgende formelle Bedingungen erfuellen:

* Es sollte angegeben werden, welche Gründe sie haben (Schwachstelle im internen Kontrollsystem, spezifisches Risiko usw.) und auf welchen Teil der Erklärung sie sich beziehen (Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit, wirtschaftliche Haushaltsführung, Ressourceneinsatz).

* Die finanziellen Auswirkungen oder die Tragweite sollten quantifizierbar sein.

* Sie sollten eine Kurzbewertung der potenziellen Auswirkungen beinhalten, z. B. in Bezug auf die Tätigkeiten der GD/des Dienstes, die Genauigkeit der Finanzinformationen usw. sowie die potenziellen Auswirkungen auf die Gewährleistung in der Erklärung selbst.

* Es sollte kurz dargelegt werden, welche Abhilfemaßnahmen geplant sind, und welcher zeitliche Rahmen hierfür vorgesehen ist.

Vorbehalte sollten sich beschränken auf erhebliche Mängel, die sich unmittelbar auswirken auf den Inhalt der Erklärung selbst, wobei der Generaldirektor davon ausgeht, dass diese Information für die Benutzer relevant ist.

Für den zeitlichen Rahmen von Abhilfemaßnahmen gilt Folgendes: Kann der Mangel nicht vor der Abfassung des nächsten Jahresberichtes behoben werden, so sollte der Vorbehalt erneut aufgenommen werden unter Angabe der bisher erzielten Fortschritte.

Die Vorbehalte sollten die Erklärung nicht aushöhlen. Es ist unter extremen Bedingungen theoretisch möglich, dass der Generaldirektor die im Rahmen der Erklärung geforderte Gewährleistung nicht übernehmen kann.

3. Verfahrensfragen

3.1. Verfahren für das Geltendmachen von Vorbehalten/Vorbehalte in Bezug auf die Tätigkeit eines anderen Dienstes

Möchte ein Generaldirektor/Dienstleiter einen Vorbehalt geltend machen in Bezug auf eine durch eine andere GD oder einen anderen Dienst verursachte Schwächung seines internen Kontrollsystems, so muss er im Rahmen des oben genannten Verfahrens die andere GD mindestens einen Monat vor Abfassung seines Berichts davon in Kenntnis setzen. Wichtig ist in einem solchen Fall, einen Dialog zwischen den betroffenen Parteien einzuleiten und der Kommission vorzuschlagende gemeinsame Aktionspläne zu entwerfen.

3.2. Wechsel in der Position des Generaldirektors

Im Falle eines Wechsels in der Position des Generaldirektors sollte für die Ausarbeitung des Jahresberichts und die Unterzeichnung der Erklärung für das Jahr n derjenige Generaldirektor verantwortlich sein, der zum jeweiligen Schlusstermin für die Fertigstellung des Jahresberichts und die Unterzeichnung der Erklärung (April des Jahres n+1) im Amt ist. Um bei der Übertragung vom scheidenden auf den neuen Generaldirektor die Kontinuität des Dienstbetriebs zu wahren, muss der Nachfolger alle Verantwortlichkeiten und Aufgaben seiner neuen Funktion übernehmen.

Die Charta der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der bevollmächtigten Anweisungsbefugten erlaubt keine Ausnahme von dieser Grundregel. Im Zuge der Amtsübertragung sollte der Nachfolger alle Informationen erhalten, die erforderlich sind für die Ausarbeitung des Berichts und die Unterzeichnung der Erklärung. Nicht davon berührt werden die jeweiligen Verantwortlichkeiten beider Generaldirektoren, wie sie im Statut, in der Haushaltsordnung und in der Charta festgelegt sind [9].

[9] Siehe Anhang 1 der Mitteilung an die Kommission über den Jahresbericht und die Erklärung SEC(2001)875/6 vom 27. June 2001.

Der Generaldirektor, der den Jahresbericht unterzeichnet, erhält von seinem Vorgänger (einschließlich der mdWdGb-Generaldirektoren) ein ,Vermächtnis" (internes, für den Nachfolger bestimmtes Dokument), in dem der Vorgänger über seine Amtsführung in dem Teil des Jahres berichtet, in dem er zuständig war. Der Nachfolger hat das Recht, in dem von ihm unterzeichneten Jahresbericht die von ihm vorgefundene, von seinem Vorgänger zu verantwortende Situation zu kommentieren.

Der Bericht des scheidenden Generaldirektors sollte vor allem folgende Elemente beinhalten:

* Stand der Realisierung der Zielvorgaben (siehe Jährlicher Managementplan);

* Beschreibung der Maßnahmen, die getroffen wurden, um eine ordnungsgemäße Übergabe der Unterlagen und Informationen über politische, operative, finanzielle und organisatorische Fragen zu gewährleisten, einschließlich der internen Kontrollen; ggf. beizufügen ist ein buchtechnischer Anhang, aus dem der Grad der Abwicklung der Mittelbindungen und Zahlungen ersichtlich ist. Dadurch soll gewährleistet werden, dass die Kontinuität des Dienstbetriebs gewahrt bleibt und potenzielle Probleme ermittelt werden.

* Darlegung der bestehenden oder potenziellen Probleme, die im nächsten Jahresbericht Gegenstand eines Vorbehalts werden könnten, sowie der bereits getroffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen, um die ermittelten Probleme zu lösen.

Einen Entwurf des Berichts sollte der scheidende Generaldirektor rechtzeitig vor der Amtsübergabe dem neuen Generaldirektor übermitteln. Die beiden Generaldirektoren sollten einen Dialog führen, um Missverständnisse und Unklarheiten in der Informationsübermittlung zu vermeiden. Der Bericht sollte vor dem Wechsel im Amt des Generaldirektors dem zuständigen Kommissionsmitglied vorgelegt werden.

Laut der Synthese der Jahresberichte für 2001 können Kommissions mitglieder den Generaldirektor bitten, seinen Tätigkeitsbericht dem zuständigen Parlamentsausschuss vorzulegen. Vorherrschendes Prinzip sollte auch hier die Kontinuität des Dienstbetriebs sein. Deshalb sollte auf Verlangen des zuständigen Kommissionsmitglieds der im September für einen Dienst zuständige Generaldirektor den Jahresbericht für das jeweils vorausgegangene Jahr vorlegen, gleichgültig, ob er während dieses Jahres für den Dienst verantwortlich war oder nicht.

3.3. Befugnisweiterübertragung an einen AOD

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich die Befugnisweiterübertragung zwischen bevollmächtigtem Anweisungsbefugten [10]

[10] Es sei daran erinnert, dass dieser Abschnitt sich auf die Charta der nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten stützt.

* Der übertragende AOD und der nachgeordnete bevollmächtigte Anweisungsbefugte unterzeichnen eine Vereinbarung, in der der übertragende AOD Anweisungen gibt in Bezug auf die Häufigkeit der vom nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten zu erstellenden Berichte und auszuführenden Kontrollen.

* Der nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte informiert den AOD schriftlich über voraussichtliche Vorbehalte und die von ihm vorgeschlagenen Lösungen für die Bewirtschaftung der durch nachgeordnete Bevollmächtigung übertragenen Mittel.

* Die Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten betrifft auch die Bewirtschaftung der durch nachgeordnete Bevollmächtigung übertragenen Mittel; erforderlichenfalls bringt der AOD die Vorbehalte (und Lösungsvorschläge) vor, die ihm angemessen erscheinen auf der Basis der Berichterstattung des nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten.

* Wenn der nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte seine Verpflichtung nicht erfuellt, über die Bewirtschaftung der durch nachgeordnete Bevollmächtigung übertragenen Mittel Bericht zu erstatten, trägt er die volle Verantwortung für die Nichteinhaltung der Vereinbarung. Der bevollmächtige Anweisungsbefugte wird diesen Sachverhalt in seiner Erklärung deutlich vermerken.

3.4. Haushaltsdurchführung nach dem Prinzip der gemeinsamen oder dezentralen Mittelbewirtschaftung

Während die vorgenannten Grundregeln für Vorbehalte für haushaltstechnische Aspekte gelten, muss aus ersichtlichen Gründen dem Teil des Haushalts, der der gemeinsamen und/oder dezentralen Mittelbewirtschaftung unterliegt, besondere Aufmerksamkeit gelten, denn bei der Aufteilung von Verantwortlichkeiten zwischen der Kommission und Dritten ergeben sich besondere Bedingungen in Bezug auf Kontrollen und Risiken.

Für Vorgänge im Rahmen einer gemeinsamen und dezentralen Mittelbewirtschaftung [11] muss laut Charta für die bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Jahresbericht eine Beschreibung der von dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten getroffenen Maßnahmen enthalten, die folgende Funktionen erfuellt:

[11] Hier ist anzumerken, dass Haushaltshilfe im Rahmen der Außenhilfe eine Form der zentralen Mittelbewirtschaftung ist.

- Aus ihr soll hervorgehen, inwieweit die Empfängerstaaten angemessene Mittelbewirtschaftungs- und Kontrollsysteme eingeführt haben, und inwieweit diese Systeme ausreichende Gewähr dafür bieten, dass die jeweiligen Vorgänge nicht gegen geltenden Recht verstoßen.

- Kontrolle der Richtigkeit der angegebenen Beträge.

- Finanzkorrekturen für den Fall, dass die Kontrollverfahren des Empfängerstaates sich als unzureichend erweisen.

Aus der Sicht des Benutzers ist wichtig, dass das Kontroll- und Risikoumfeld aus dem Hauptteil des Berichts klar ersichtlich ist, denn nur so wird verständlich, in welchem Kontext Vorbehalte des Generaldirektors einzuordnen sind. Dabei ist den Bedenken Rechnung zu tragen, die der Rechnungshof im Rahmen der Jahresberichte und Erklärungen für 2001 in Bezug auf Ungereimtheiten und Zweideutigkeiten bei Fragen der gemeinsamen und dezentralen Mittelbewirtschaftung vorgebracht hat. Nach Auffassung des Rechnungshofs war nicht immer eindeutig erkennbar, welche Verantwortlichkeiten die einzelnen Erklärungen betrafen. Als Beispiel nannte er bestimmte Dienste mit Regelungen für die gemeinsame Mittelbewirtschaftung, bei denen die Erklärung offenbar den gesamten Haushalt betraf, während der Jahresbericht sich hauptsächlich auf Fragen beschränkte, die in den engeren Geltungsbereich fallen.

Die Generaldirektoren sollten im Jahresbericht die Merkmale dieser Verantwortlichkeiten deutlicher und klarer darstellen und gewährleisten, dass die Erklärung unzweideutig formuliert ist. Zu diesem Zweck sollten die Generaldirektoren im Bericht selbst folgende Angaben machen:

- Art und Umfang (Höhe der Mittel) der unter die gemeinsame Mittelbewirtschaftung und/oder dezentrale Regelungen fallenden Tätigkeiten.

- Basis für die Erstellung des Kontrollrahmens und die Zuweisung der Verantwortlichkeiten, d. h. eine Kurzdarstellung der Entscheidungsfindungs prozesse, einschließlich der Rechtsgrundlagen, die von der Kommission und Dritten bei der Festlegung dieser Rahmenbedingungen zu Grunde gelegt werden.

- Eine Übersicht über die wichtigsten Verantwortlichkeiten und Aufgaben, die sowohl von der Kommission als auch von Dritten wahrgenommen werden.

- Ein Überblick über die einzelnen Bestimmungen des Kontrollrahmens, der von Dritten einzuhalten ist, und über die Überwachungsmaßnahmen der Kommission.

Bei Vorbehalten sollten die Generaldirektoren die in Punkt 2.4 genannten Anforderungen erfuellen, d. h. die Gründe und das Ausmaß angeben, die Auswirkungen bewerten und die bereits getroffenen oder vorgesehenen Abhilfemaßnahmen darlegen. Um zu gewährleisten, dass der Benutzer den Vorbehalt in vollem Umfang versteht, sollte der Generaldirektor darüber hinaus folgende Angaben machen:

- Verantwortlichkeit für die festgestellten Schwächen: Dienststelle des Generaldirektors, Mitgliedstaaten oder Drittländer (oder gemeinsame Verantwortlichkeit).

- Zu den festgestellten Schwächen Informationen über die implizierten Beträge, insbesondere die durch Kontrollschwächen bedingten Ausgaben, die noch nicht Gegenstand eines Beschlusses der Kommission zum Finanzierungsausschluss sind, für einen derartigen Beschluss aber vorgeschlagen werden.

- In den Fällen, in denen Mitgliedstaaten und Drittländer den Kontrollrahmen für die Bewirtschaftung der Gemeinschaftsmittel noch nicht implementiert haben bzw. - wenn dies bereits geschehen ist - die Dienststellen des Generaldirektors noch keine Überprüfung vorgenommen haben und die Gemeinschaftsmittel bereits ausgezahlt werden, sollte der in den vergangenen Jahren kumulierte ausgezahlte Betrag offen gelegt werden, um die Größenordnung des Betrags anzugeben, bei dem Zweifel bestehen in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu Grunde liegenden Transaktionen.

- In den Fällen, in denen der Dienst des Generaldirektors den Kontrollrahmen überprüft hat, Mittel bereits ausgezahlt werden, die Überwachungstätigkeiten aber noch nicht im vollen Umfang ausgeführt werden und/oder eine Bewertung des potenziellen finanziellen Ausschlusses noch nicht vorliegt, sollte geschätzt werden, welche Ausgaben möglicherweise noch nicht abgedeckt sind durch die Erklärung über Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu Grunde liegenden Transaktionen.

- Ausgehend vom Ausmaß und von der Tragweite der Vorbehalte sollte die Kohärenz zwischen diesen Vorbehalten und der Gewährleistung in der Erklärung bewertet werden.

ANHANG 1: Muster für eine Erklärungdes bevollmächtigten Anweisungsbefugten zum jährlichen Tätigkeitsbericht

Text der Erklärung in Deutsch, Englisch und Französisch

Der Unterzeichnete

Leiter der Generaldirektion/ des Dienstes

erklärt hiermit in seiner Eigenschaft als bevollmächtigter Anweisungsbefugter,

dass die Informationen in diesem Bericht ein wirklichkeitsgetreues Bild abgeben [12];

[12] Wirklichkeitsgetreu bedeutet in diesem Zusammenhang, ein verlässliches, vollständiges und korrektes Bild des Zustands des Dienstes.

bestätigt mit hinreichender Gewähr, dass die Mittel, die für die im Bericht beschriebenen Tätigkeiten bereitgestellt wurden, für die vorgesehenen Zwecke und entsprechend den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet worden sind, und dass die angewandten Kontrollverfahren die erforderliche Gewährleistung für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu Grunde liegenden Verfahren bieten - diese hinreichende Gewähr beruht auf der Einschätzung des Unterzeichneten sowie den ihm zur Verfügung stehenden Informationen, wie z. B. den Ergebnissen der Selbstbewertung, der Ex-post-Kontrollen und der Arbeiten der internen Auditstellen, den Bemerkungen des Internen Auditdienstes [13] und der Finanzkontrolle2 sowie den Lehren, die aus den Berichten des Rechnungshofes2 über frühere Haushaltsjahre gezogen wurden -;

[13] Nichtzutreffendes streichen.

bestätigt weiterhin, dass er von keinem nicht gemeldeten Umstand Kenntnis hat, der den Interessen des Organs schaden könnte.

Folgende Vorbehalte sind jedoch angebracht:

..................[gegebenenfalls]

[Hier kann der Bevollmächtigte Anweisungsbefugte u. a. auf die besonderen Risiken, die mit der Ausführung der ihm zugewiesenen Mittel verbunden waren, oder auf festgestellte Funktionsmängel hinweisen; im letzteren Fall sollte er angeben, welche Abhilfemaßnahmen er ergriffen hat bzw. erwägt].

................., den

.........(Unterschrift)

I, the undersigned,

Director-General of Head of Service of

In my capacity as authorising officer by delegation

Declare that the information contained in this report gives a true and fair view [14].

[14] True and fair in this context means a reliable, complete and correct view on the state of affairs in the service.

State that I have reasonable assurance that the resources assigned to the activities described in this report have been used for their intended purpose and in accordance with the principles of sound financial management, and that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.

This reasonable assurance is based on my own judgement and on the information at my disposal, such as the results of the self-assessment, ex post controls, the work of the internal audit capability, the observations of the Internal Audit Service [15] and Financial Control2 and the lessons learnt from the reports of the Court of Auditors2 for years prior to the year of this declaration.

[15] Delete if not applicable.

Confirm that I am not aware of anything not reported here which could harm the interests of the institution.

However the following reservations should be noted:

[where appropriate

the authorising officer by delegation could, by way of reservations, note any particular risks which may have been run in using appropriations, or report any malfunctions; in this case an indication should be given of remedial measures taken or planned by the authorising officer by delegation].

Place ................., date .................

.........(signature)

Modèle de déclaration de l'ordonnateur délégué couvrant le rapport d'activité annuel à partir de 2002

Je soussigné

Directeur général de Chef de Service de

en ma qualité d'ordonnateur délégué

Déclare par la présente que les informations contenues dans le présent rapport sont sincères et véritables [16].

[16] Sincère et véritable dans ce contexte signifie une vue fiable, complète et correcte de l'état des affaires dans le service.

Affirme avoir une assurance raisonnable que les ressources allouées aux activités décrites dans le présent rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière et que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

Cette assurance raisonnable se fonde sur mon propre jugement et sur les éléments d'information à ma disposition, comme, par exemple, les résultats de l'auto-évaluation, des contrôles ex post, des travaux de "l'internal audit capability", des observations du Service d'audit interne [17] et du Contrôle financier2 ainsi que des enseignements retirés des rapports de la Cour des comptes2 relatifs aux exercices antérieurs à celui de cette déclaration

[17] Supprimer si non applicable.

Confirme en outre n'avoir connaissance d'aucun fait non signalé pouvant nuire aux intérêts de l'institution.

Toutefois les réserves suivantes doivent être relevées :

[le cas échéant.

L'ordonnateur délégué pourra au titre des réserves relever notamment les risques particuliers auxquels l'exécution de ses crédits auront été exposés, ou relever des dysfonctionnements; dans ce cas, elles doivent être accompagnées de l'indication des mesures prises ou envisagées par l'ordonnateur délégué pour y remédier].

Fait à ................., le .........(signature)

ANHANG 2: Begriffsbestimmung

Um eine Verwechslung mit dem DAS-Ansatz des Rechnungshofs zu vermeiden, wird vorgeschlagen, dass die Erklärung die Bezeichnung ,Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten" trägt.

Rechtmäßigkeit bezeichnet die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften. Ordnungsmäßigkeit bezeichnet die Einhaltung der internen Verfahren, Leitlinien und Verhaltensnormen. Der Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung ist gleichbedeutend mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Wirksamkeit. Im Einklang mit der Definition in der neuen Haushaltsordnung bezeichnen diese Begriffe Folgendes: Wirtschaftlichkeit erfordert, dass die vom Organ für seine Tätigkeiten eingesetzten Ressourcen rechtzeitig, in angemessener Menge und Qualität und kostengünstig zur Verfügung stehen; der Grundsatz der Effizienz bezeichnet das Verhältnis zwischen den eingesetzten Ressourcen und den erzielten Ergebnissen und das Prinzip der Wirksamkeit die Realisierung der Zielvorgaben und beabsichtigten Ergebnisse unter Einsatz der verfügbaren Ressourcen.

Die Selbstbewertung gibt wieder, in welchem Maße nach Einschätzung der Leitung der betreffenden Generaldirektion die internen Kontrollsysteme für den Berichtszeitraum mit den geltenden Normen in Einklang stehen. Darüber hinaus erlaubt die Selbstbewertung - ausgehend von den Merkmalen der Tätigkeit der Generaldirektionen und des Arbeitsumfelds - Schwächen im internen Kontrollsystem zu ermitteln. Mit Hilfe einer Managementbewertung wird schließlich ermittelt, welche Hauptrisiken bestehen für die ordnungsgemäße Funktion der Generaldirektion / des Dienstes.

Das interne Audit ist definiert als Referat/Dienst mit einer unabhängigen und objektiven Testierungs- und Beratungsfunktion, die den Zweck hat, einen Mehrwert zu erbringen und die Arbeitsabläufe einer Organisation zu optimieren. Vor diesem Hintergrund hilft das interne Audit einer Organisation, ihre Ziele zu realisieren durch ein systematisches, strukturiertes Konzept für die Bewertung und Verbesserung der Wirksamkeit des Risikomanagements, der Steuerungsabläufe und der Verwaltungsverfahren.

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