(1)

Die Kommission führt auf der Grundlage von Artikel 86 des Statuts der Beamten der Europäischen Union (1) und gemäß Anhang IX des genannten Beschlusses sowie gemäß dem Beschluss C (2004) 1588 der Kommission (2) Verwaltungsuntersuchungen, Vorverfahren, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren durch. Diese Aufgaben fallen in erster Linie in die Zuständigkeit des Untersuchungs- und Disziplinaramtes der Kommission („IDOC“), einer Direktion, die der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit angegliedert ist. Disziplinarverfahren können Untersuchungen umfassen, die vom Disziplinarrat der Kommission gemäß Artikel 17 Anhang IX des Statuts durchgeführt werden.

(2)

Im Rahmen dieser Tätigkeiten erheben und verarbeiten die zuständigen Kommissionsdienststellen relevante Informationen. Diese Informationen umfassen auch personenbezogene Daten, insbesondere Identifikations-, Kontakt- und Verhaltensdaten. Die zuständigen Dienststellen der Kommission übermitteln den anderen Dienststellen der Kommission personenbezogene Daten, von denen sie hierfür Kenntnis haben müssen.

(3)

Die personenbezogenen Daten werden in einem gesicherten physischen und elektronischen Umfeld gespeichert, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen zu verhindern, die diese nicht kennen müssen. Nach der Verarbeitung werden die Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften der Kommission gespeichert (3).

(4)

Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ist die Kommission verpflichtet, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und in Artikel 16 Absatz 1 AEUV verankerten Rechte natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die in der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (4), ersetzt durch Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (5), vorgesehenen Rechte zu achten. Gleichzeitig muss die Kommission die strengen Regeln der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses beachten und die Achtung der Verfahrensrechte von Betroffenen und Zeugen gewährleisten, insbesondere die Unschuldsvermutung des Betroffenen.

(5)

Unter bestimmten Umständen ist es erforderlich, die Rechte der betroffenen Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725 mit den Erfordernissen im Rahmen von Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren sowie mit der uneingeschränkten Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen in Einklang zu bringen. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 für die Kommission die Möglichkeit vor, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken.

(6)

Dies könnte insbesondere bei der Übermittlung von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten an die betroffene Person zu Beginn einer Verwaltungsuntersuchung der Fall sein. Die Bereitstellung dieser Informationen könnte die Fähigkeit der Kommission beeinträchtigen, die Verwaltungsuntersuchung durchzuführen, z. B. weil die betroffene Person Beweise vernichten könnte, bevor sie von der Kommission geprüft werden, oder potenzielle Zeugen in Frage stellen könnte, bevor sie selbst angehört werden. Ebenso könnte ein Zugang zu personenbezogenen Daten während der Phasen des Verfahrens, in dem die betroffene Person keinen Zugang zu den Akten hat, wie z. B. bei der vorläufigen Beurteilung oder der Verwaltungsuntersuchung, Informationen offenlegen, die sich negativ auf die Durchführung der Verwaltungsuntersuchung auswirken könnten. In beiden Fällen kann es erforderlich sein, die Rechte der betroffenen Person zu beschränken, um eine Überwachungs-, Kontroll- oder Regulierungsfunktion im Zusammenhang mit der Ausübung öffentlicher Gewalt zu gewährleisten, wenn ein wichtiges Ziel von allgemeinem öffentlichen Interesse der Union auf dem Spiel steht, nämlich sicherzustellen, dass die Bediensteten der Kommission sich an ihre gesetzlichen Verpflichtungen halten und sich ethisch gerecht verhalten.

(7)

Es könnte auch notwendig sein, das Recht der betroffenen Person auf Zugang zu personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn ein solcher Zugang Aufschluss über Informationen über einen Zeugen oder Informanten geben würde, die darum gebeten haben, ihre Identität nicht offenzulegen. In einem solchen Fall kann die Kommission beschließen, den Zugang zur Erklärung über die betroffene Person einzuschränken, um die Rechte und Freiheiten dieses Zeugen oder Informanten zu schützen.

(8)

Um die Vertraulichkeit und Wirksamkeit von Verwaltungsuntersuchungen, Vorverfahren, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, nach denen die Kommission die Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

(9)

Die internen Vorschriften sollten für alle Verarbeitungsvorgänge gelten, die die Kommission bei der Erfüllung ihrer Aufgaben durchführt, einschließlich Verarbeitungen, die vor der Einleitung einer Verwaltungsuntersuchung durchgeführt werden, sowie während der Unterstützung und Zusammenarbeit, die die Kommission nationalen Behörden und internationalen Organisationen außerhalb ihrer Tätigkeiten zur Verfügung stellt.

(10)

Zur Einhaltung der Artikel 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 unterrichtet die Kommission durch die auf ihrer Website veröffentlichten Datenschutzhinweise alle betroffenen Personen transparent und kohärent über ihre Tätigkeiten, bei denen die Kommission ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Darüber hinaus sollte die Kommission eine in eine Verwaltungsuntersuchung oder Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren involvierte betroffene Person einzeln in einem geeigneten Format unterrichten.

(11)

Um eine wirksame Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten, kann es außerdem erforderlich sein, dass die Kommission die Anwendung der Rechte der betroffenen Personen beschränkt, um die Verarbeitungsvorgänge anderer Organe, Einrichtungen und sonstiger Stellen der Union oder mitgliedstaatlicher Behörden und internationaler Organisationen zu schützen. Zu diesem Zweck sollte die Kommission diese anderen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union sowie internationale Organisationen zu den jeweiligen Gründen für die Beschränkungen sowie zur Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkungen konsultieren, es sei denn, die Tätigkeiten der Kommission würden gefährdet.

(12)

Die Kommission muss möglicherweise auch die Unterrichtung betroffener Personen und die Anwendung anderer Rechte betroffener Personen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die sie von Drittländern oder internationalen Organisationen erhalten hat, beschränken, um ihrer Pflicht zur Zusammenarbeit mit diesen Ländern oder Organisationen nachzukommen und so ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union zu wahren. Unter bestimmten Umständen können die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person jedoch Vorrang vor dieser Pflicht zur Zusammenarbeit haben.

(13)

Die Kommission sollte alle Beschränkungen transparent anwenden und im entsprechenden Verzeichnis eintragen.

(14)

Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung über die Gründe für die Anwendung einer Beschränkung auf die betroffene Person zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung den Zweck der Beschränkung in irgendeiner Weise gefährden würde. Dies gilt insbesondere für Beschränkungen der in den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechte.

(15)

Die Kommission sollte die vorgenommenen Beschränkungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Person auf Unterrichtung nach den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nur so lange beschränkt werden, wie dies erforderlich ist, um der Kommission die Durchführung ihrer Verwaltungsuntersuchungen, Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren zu ermöglichen.

(16)

Werden andere Rechte betroffener Personen beschränkt, sollte der für die Verarbeitung Verantwortliche von Fall zu Fall prüfen, ob die Bekanntgabe der Beschränkung deren Zweck gefährden würde.

(17)

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.

(18)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat am 5. Dezember 2018 eine Stellungnahme abgegeben —