21.11.2014   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

L 334/90

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unter Hinweis auf die endgültigen Rechnungsabschlüsse des Büros des Gremiums Europäischer Regierungsstellen für elektronische Kommunikation für das Haushaltsjahr 2012,

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unter Hinweis auf den Bericht des Rechnungshofs über den Jahresabschluss 2012 des Büros des Gremiums Europäischer Regierungsstellen für elektronische Kommunikation, zusammen mit den Antworten des Büros (1),

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unter Hinweis auf die Empfehlung des Rates vom 18. Februar 2014 (05849/2014 — C7-0054/2014),

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unter Hinweis auf seinen Beschluss vom 3. April 2014 (2) betreffend den Aufschub des Entlastungsbeschlusses für das Haushaltsjahr 2012 und die dazugehörige Entschließung,

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gestützt auf Artikel 319 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

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gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3), insbesondere auf Artikel 185,

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gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (4), insbesondere auf Artikel 208,

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gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 zur Einrichtung des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK) und des Büros (5), insbesondere auf Artikel 13,

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gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 19. November 2002 betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (6),

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gestützt auf die delegierte Verordnung (EU) Nr. 1271/2013 der Kommission vom 30. September 2013 über die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (7), insbesondere auf Artikel 108,

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gestützt auf Artikel 94 und Anlage V seiner Geschäftsordnung,

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unter Hinweis auf den zweiten Bericht des Haushaltskontrollausschusses (A8-0011/2014),

1.

nimmt zur Kenntnis, dass das Büro des Gremiums Europäischer Regierungsstellen für elektronische Kommunikation (im Folgenden „das Büro“) zur Behebung der Unzulänglichkeiten im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge in seine Finanz- und Rechnungsführung klare Verfahren sowie ausführliche Schritte und Arbeitsabläufe aufgenommen hat, die von allen Finanzakteuren genutzt werden; begrüßt die Tatsache, dass dem Prozess im Zusammenhang mit der Übertragung besondere Aufmerksamkeit gewidmet wurde;

2.

entnimmt den endgültigen Rechnungsabschlüssen des Büros, dass die Vollzugsrate von 89,55 % und die Verwendungsrate bei den Mitteln für Zahlungen von 76,57 % eine Verbesserung gegenüber den Abschlüssen von 2012 darstellen; begrüßt die Schritte zur Verbesserung der Haushaltsvollzugsraten; ist jedoch der Auffassung, dass es noch immer Spielraum für Verbesserungen gibt, und fordert das Büro auf, seine Kontrollbemühungen in der Zukunft weiter zu verbessern;

3.

begrüßt die Maßnahmen des Büros im Zusammenhang mit den Mittelbindungen und Übertragungen, wie etwa die verbesserte Haushaltsplanung und strenge Prüfungen der Zahlungen am Monats- und Jahresende; nimmt zur Kenntnis, dass das Büro Einstellungen auf Schlüsselpositionen mit direkten Auswirkungen auf den Finanzkreislauf vorgenommen hat und seine Politik im Hinblick auf die zügige Vorlage und Erstattung von Reisekostenabrechnungen verbessert hat, was von Sachverständigen gefordert wurde;

4.

stellt mit Besorgnis fest, dass die Rate der nicht verwendeten gebundenen Mittel, die auf das Haushaltsjahr 2013 übertragen wurden, mit 28 % immer noch hoch ist, obwohl ein beträchtlicher Rückgang von der Vorjahresrate von 45 % zu verzeichnen ist; entnimmt dem Bericht des Rechnungshofs, dass diese Übertragungen meist im Zusammenhang mit in der zweiten Hälfte des Jahres 2013 abgeschlossenen Verträgen über 2013 und 2014 geplante Maßnahmen standen;

5.

stellt fest, dass die Rate nicht verwendeter Mittel von 17 % im Jahr 2012 auf 14,6 % im Jahr 2013 gefallen ist und dass die Rate der Übertragungen auf das Jahr 2014 von 611 223 EUR (19 %) auf EUR 461 983 EUR (13 %) gesunken ist; fordert das Büro auf, mit der Verbesserung der Planung und Umsetzung seiner Tätigkeiten fortzufahren und die Übertragungsraten weiter zu senken;

6.

nimmt zur Kenntnis, dass dem Finanzleitfaden des Büros eine verbindliche und ausführliche Checkliste für Vergabeverfahren hinzugefügt und ein Verantwortlicher für die Auftragsvergabeernannt wurde, sowie alle Mitarbeiter in diesem Bereich entsprechend geschult wurden; begrüßt, dass diese Schritte zu einer verbesserten Vorbereitung, Ausführung, Dokumentation und Koordinierung der Vergabeverfahren des Büros geführt haben;

7.

begrüßt die Veränderungen und Verbesserungen der bestehenden Einstellungsverfahren, mit denen man den Forderungen der Entlastungsbehörde nachkam und die Transparenz dieser Verfahren erhöhte, insbesondere im Hinblick auf:

8.

begrüßt die reformierte Kommunikationspolitik des Büros, in deren Rahmen den Mitarbeitern entsprechend der dienstlichen Notwendigkeit Mobiltelefone zur Verfügung gestellt werden, sowie die internen Kontrollen der Einhaltung dieser Politik;

9.

nimmt Kenntnis vom Abschluss eines neuen Bankvertrags für die Bankoperationen des Büros mit einer Bank, die über ein [„A+/A-1-Rating“] verfügt; begrüßt die Einbeziehung der Verwaltung der Kassenmittel in die Leitlinien der Rechnungsführungsvorschriften des Büros;

10.

nimmt zur Kenntnis, dass die jährlichen Erklärungen über Interessenkonflikte des Regulierungsrats, des Verwaltungsausschusses und des Verwaltungsdirektors des Gremiums in besonderen Abschnitten des Öffentlichen Dokumentenregisters des Gremiums bereitgestellt wurden; stellt fest, dass sich die Regelungen zum Umgang mit Interessenkonflikten der Bediensteten des Gremiums nach den gleichen Prinzipien richten und dass die Erklärungen über Interessenkonflikte der Bediensteten auch im Öffentlichen Dokumentenregister verfügbar sind;

11.

stellt fest, dass das Gremium keine Überprüfung seiner bestehenden Regelungen zum Umgang mit Interessenkonflikten geplant hat und dass es die Auffassung vertritt, sämtliche einschlägigen Regelungen zum Umgang mit Interessenkonflikten befänden sich im Einklang mit den Leitlinien der Kommission vom Dezember 2013 zur Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten in den dezentralen Agenturen der EU; begrüßt, dass das Gremium darauf hinarbeitet, das Bewusstsein für seine Regelungen zum Umgang mit Interessenkonflikten sowie das seines Rates zu schärfen, und alle entsprechenden Änderungen in diesem Bereich aufmerksam verfolgen wird;

12.

stellt fest, dass das Büro alle formalen Auflagen der Internen Kontrollnormen (ICS) für Information und Kommunikation (ICS 12) erfüllt hat;

13.

begrüßt, dass das Büro seine Planung und Berichterstattung anpasst und messbare Ziele einführt, um die ICS über Ziele und Leistungsindikatoren (ICS 5) umzusetzen; stellt fest, dass das Büro seine eigenen Verfahrenshandbücher abgeschlossen und ausführliche interne Verfahren zur Registrierung aller Verstöße angenommen hat, um die ICS über Prozesse und Verfahren (ICS 8) umzusetzen; stellt fest, dass das Büro seine internen Verfahren zur Dokumentenverwaltung aktualisiert hat, um den ICS über die Verwaltung von Dokumenten (ICS 11) zu entsprechen;

14.

stellt fest, dass das Büro ein Inventarisierungsverfahren zur Erfassung und Veräußerung von Vermögensgegenständen geschaffen hat, das als Teil seines Finanzleitfadens angenommen wurde; stellt fest, dass im August 2013 eine Aufnahme des realen Bestandes erfolgte; begrüßt, dass gemäß den Verfahren des Büros jedes Jahr eine Bestandsinventur durchgeführt wird;

15.

stellt fest, das eine Überprüfung der ICS vom Internen Prüfdienst geplant ist; fordert das Büro auf, der Entlastungsbehörde über die Ergebnisse dieser Überprüfung Bericht zu erstatten, sobald diese verfügbar sind;

16.

begrüßt die jüngsten Schritte des Büros für eine bessere Kommunikation mit den Bürgern der EU über die Auswirkungen seiner Arbeit auf diese, insbesondere durch Konzentration auf messbare und klar definierte Ziele, die eine bessere Bewertung seiner Tätigkeiten gestatten;

17.

stellt fest, dass das Büro damit begonnen hat, als Einrichtung der Union an Profil zu gewinnen, indem es das Logo der Union auf einige Seiten auf seiner Webseite hochgeladen hat, und erwartet, dass dies auch auf die Homepage des GEREK und systematisch auf alle Mitteilungen ausgedehnt wird, wodurch die Sichtbarkeit des Beitrags aus dem Haushalt der Union für das Büro gewährleistet wird.

18.

verweist, was weitere horizontale Bemerkungen zum Entlastungsbeschluss betrifft, auf seine Entschließung vom 3. April 2014 (8) zu Leistung, Haushaltsführung und Kontrolle der EU-Agenturen.