6.12.2017   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 417/79

1.

Das Europäische Unterstützungsbüro für Asylfragen (nachstehend „das Büro“, auch „EASO“) mit Sitz in Valletta wurde durch die Verordnung (EU) Nr. 439/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) eingerichtet, um die praktische Zusammenarbeit im Asylbereich zu fördern und die Mitgliedstaaten bei der Erfüllung ihrer europäischen und internationalen Verpflichtungen zum Schutz von schutzbedürftigen Menschen zu unterstützen. Seit 2015 unterstützt das Büro Griechenland und Italien im Rahmen der Migrationskrise. Im Jahr 2016 schlug die Europäische Kommission vor, das Mandat des Büros zu erweitern und seinen Aufgabenbereich erheblich auszubauen, um die strukturellen Defizite, die bei der Anwendung des Asylsystems der EU auftreten, zu beheben (2). Seit März 2016 arbeiten die in den Hotspots tätigen Teams des Büros zudem an der operativen Umsetzung des Abkommens zwischen der EU und der Türkei und unterstützen den griechischen Asyldienst.

2.

Die Tabelle enthält die wichtigsten Zahlenangaben zum Büro (3).

Tabelle

Wichtigste Zahlenangaben zum Büro

3.

Die Tabelle zeigt, dass sich die erhebliche Ausweitung der Aufgaben des Büros in einem endgültigen Haushalt 2016 niederschlägt, der mehr als dreimal so hoch war wie im Vorjahr. Außerdem nahm die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter im Jahr 2016 um 34 % zu, und die Anpassung der Systeme und Verfahren an die neuen Umstände war noch im Gange.

4.

Dieser Bericht ist vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen und dem Prüfungsauftrag des Hofes zu sehen, der nach internationalen Prüfungsgrundsätzen ausgeführt wird.

5.

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Büros. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben, sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

20.

Die folgenden Bemerkungen stellen das Prüfungsurteil des Hofes nicht infrage.

21.

Im August 2016 lancierte das Büro ein offenes Verfahren (fünf Lose) zur Vergabe eines Rahmenvertrags zur Deckung seines Bedarfs an Kulturmittlern/Dolmetschern in verschiedenen Ländern. Der Gesamtwert des Rahmenvertrags für die vier vergebenen und geprüften Lose (Lose 2-5) betrug 60 Millionen Euro über vier Jahre. Diese vier Lose wurden an denselben Bieter als ersten Auftragnehmer in der Kaskade vergeben. Dieser Auftragnehmer erfüllte die finanziellen Anforderungen der Auswahlkriterien (Jahresumsatz in Höhe von 1 Million Euro) jedoch nur für zwei der drei Vorjahre; für das andere Jahr wurde mit einer gemeinnützigen Organisation eine Verpflichtungserklärung abgeschlossen, wonach diese ihren „Umsatz“ dem Auftragnehmer zur Verfügung stellt (Eignungsleihe). Gemäß Haushaltsordnung ist es möglich, hinsichtlich der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen zurückzugreifen. Allerdings ist im vorliegenden Fall nicht klar, wie der „Umsatz“ dieser gemeinnützigen Organisation zur Verfügung gestellt werden kann. Auch ist nicht ersichtlich, wie diese angesichts der Art ihrer Tätigkeiten dazu beitragen kann, die geforderten Leistungen zu erbringen. Das Büro hätte das Angebot ablehnen müssen, da es den an die Bieter gestellten Anforderungen an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit nachweislich nicht gerecht wird. Der Rahmenvertrag und alle damit verbundenen Zahlungen sind folglich vorschriftswidrig (im Jahr 2016 wurden keine Zahlungen geleistet).

22.

Auf der außerordentlichen Tagung des Europäischen Rates vom 23. April 2015 und in dem von den Außen- und Innenministern angenommenen Zehn-Punkte-Plan zur Migration vom 20. April 2015 wurden die Mitgliedstaaten dazu aufgerufen, die Erfassung von Fingerabdrücken bei allen Migranten sicherzustellen. Zur Erfüllung dieser Forderung war es dringend geboten, die Kapazitäten der griechischen Behörden zur Abnahme von Fingerabdrücken zu verstärken. Die Kommission übertrug diese Aufgabe dem Büro. Dies erforderte die Anschaffung und anschließende Spende an den griechischen Staat von 90 Fingerabdruckscannern und 90 kompatiblen Computern (Ausstattung) über einen Betrag von 1,1 Millionen Euro im Rahmen einer Finanzhilfevereinbarung zwischen der Kommission und dem Büro. In der Finanzhilfevereinbarung war festgelegt, dass die Ausstattung an die IT-Abteilung der Polizei in Athen zu liefern und von dort auf die Hotspots auf den griechischen Inseln zu verteilen ist. Gemäß der Beschreibung der Maßnahme sollten Mitarbeiter des Büros vor Ort anwesend sein, um die ordnungsgemäße Lieferung, Einrichtung und anschließende Eigentumsübergabe an die griechische Polizei zu gewährleisten. Es waren jedoch keine Bediensteten des Büros an Ort und Stelle, um diese Forderung zu erfüllen. Überdies ging die Bestätigung der zuständigen griechischen Behörden darüber, dass das Ausstattungsmaterial im Februar und Anfang März 2016 an die Hotspots geliefert und seinem beabsichtigen Zweck zugeführt wurde, erst im Juli 2017 ein.

23.

Öffentliche Auftraggeber müssen schriftlich Aufklärung über die wesentlichen Bestandteile der Preise oder Kosten verlangen, wenn diese ungewöhnlich niedrig zu sein scheinen, und müssen dem Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme geben (10). Bei zwei Losen (Lose 3 und 5) zur Beauftragung von Kulturmittlern/Dolmetschern in verschiedenen Ländern (vgl. Ziffer 21) hat das Büro finanzielle Angebote erhalten, die 50 % bzw. 31 % unter den nächsten niedrigsten Angeboten lagen. Obwohl dies darauf hindeutet, dass die Angebote ungewöhnlich niedrig waren, erachtete es das Büro nicht als erforderlich, den Bieter diesbezüglich um weitere Erklärungen zu ersuchen.

24.

In seinem Prüfungsbericht von Oktober 2016 hob der Interne Auditdienst (IAS) der Kommission hervor, dass es an einer angemessenen Planung von Vergabeverfahren in Bezug auf Verwaltungsausgaben fehlt, und dass sowohl die Überwachung von Verfahren als auch von im Zusammenhang mit Rahmenverträgen geschlossenen Einzelaufträgen Schwachstellen aufweist. Das Büro und der IAS einigten sich auf einen Plan für Korrekturmaßnahmen.

25.

Im Jahr 2016 sah sich das Büro mit verschiedenen Herausforderungen in seinem operativen Umfeld konfrontiert, dazu zählten nicht nur die beträchtliche Aufstockung seiner Haushaltsmittel und die Erweiterung seiner Aufgaben, sondern auch der signifikante Anstieg der Anzahl an Vorgängen, die Neubesetzung des Postens des Rechnungsführers mit mehreren Interimslösungen sowie die Einführung eines papierlosen Arbeitsablaufsystems. Diese erheblich veränderte und instabile Lage wurde weder durch die Neuvalidierung des Rechnungsführungssystems noch durch die Einführung eines Systems für regelmäßige Ex-post-Überprüfungen von Vorgängen (11) abgefedert.

26.

Im Jahr 2014 schloss die Kommission im Namen von mehr als 50 Organen und Einrichtungen der EU (einschließlich des Büros) einen Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer über den Erwerb von Softwarelizenzen sowie über Wartungs- und Unterstützungsleistungen ab. Der Auftragnehmer des Rahmenvertrags fungiert als Zwischenhändler zwischen dem Büro und Lieferanten, die den Bedarf des Büros decken können. Für diese Zwischenhändlerdienste erhält der Auftragnehmer des Rahmenvertrags Aufschläge von zwei bis neun Prozent auf die Lieferantenpreise. Im Jahr 2016 wurden an den Auftragnehmer des Rahmenvertrags Zahlungen in Höhe von insgesamt 534 900 Euro geleistet. Das Büro glich die berechneten Preise und Aufschläge nicht systematisch mit den Angeboten der Lieferanten ab. Auch wurden die dem Auftragnehmer des Rahmenvertrags ausgestellten Rechnungen nicht systematisch überprüft.

27.

Im Auftrag der Kommission wurde die Leistung des Büros im Zeitraum 2011-2014 einer externen Bewertung unterzogen, für die der Abschlussbericht im Dezember 2015 vorgelegt wurde. Die Bewertung bestätigte die Relevanz des Auftrags und der Aufgaben des Büros und ergab, dass das Büro seine zentralen Aufgaben insgesamt wirksam wahrnimmt und die erwarteten Ergebnisse größtenteils erreicht worden waren. Ferner wurde in der Bewertung auf die Notwendigkeit hingewiesen, die Effizienz der Tätigkeiten zu erhöhen und bei den Tätigkeiten die Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen europäischen und internationalen Organen und Einrichtungen, die sich mit Migrationsbelangen befassen, weiterhin sicherzustellen. Das Büro setzt derzeit einen Aktionsplan um, auf den es sich angesichts seines erweiterten Mandats mit dem Verwaltungsrat geeinigt hat. Der abschließende Durchführungsbericht war für Juni 2017 geplant.

28.

Das Büro erwarb und errichtete 65 Container im Gesamtwert von 852 136 Euro, die als mobile Büros in den griechischen und italienischen Hotspots genutzt werden sollen. Einige der Container wurden an Standorten platziert, an denen ähnliche, nicht im Eigentum des Büros befindliche Container standen, die in der Folge bei Ausschreitungen zerstört wurden. Das Büro hat die Container nicht gegen solche Schadensfälle versichert.

29.

Das Büro hat seine Forderungen nicht zügig eingezogen. MwSt.-Erstattungen für die Jahre 2014 (180 919 Euro) und 2015 (245 960 Euro) standen Ende 2016 noch aus.

30.

Mit 2,5 Millionen Euro bzw. 43,9 % war die Rate der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen gebundenen Mittel bei Titel II (Verwaltungsausgaben) hoch (gegenüber 2015: 1 076 583 Euro bzw. 36,9 %). Die Mittelübertragungen betreffen hauptsächlich die IT-Infrastruktur, Dienstleistungen in den Bereichen Übersetzung und Veröffentlichung, Unternehmensberatung und Kosten für Verwaltungsratssitzungen, über die gegen Ende 2016 Verträge geschlossen und/oder erst 2017 Rechnungen ausgestellt wurden.

31.

Der Anhang enthält einen Überblick über die aufgrund von Bemerkungen des Hofes aus Vorjahren ergriffenen Korrekturmaßnahmen.