EUROPÄISCHE KOMMISSION
Brüssel, den13.11.2017
JOIN(2017) 43 final
ANHANG
des
Gemeinsamen Vorschlags für einen Beschluss des Rates
über den im Namen der Union in dem durch das Abkommen über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Kuba andererseits eingesetzten Gemeinsamen Rat zu vertretenden Standpunkt in Bezug auf die Annahme von Beschlüssen über die Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates und die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses
ANHANG
BESCHLUSS Nr. 1/[…] DES GEMEINSAMEN RATES EU-KUBA
vom [...]
zur Annahme der Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates und der Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses
DER GEMEINSAME RAT EU-KUBA –
gestützt auf das Abkommen über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Kuba andererseits, (im Folgenden „Abkommen“), insbesondere auf Artikel 81 Absatz 4, Artikel 82 Absatz 3 und Artikel 83 Absatz 5,
in Erwägung nachstehender Gründe:
Im Einklang mit Artikel 86 Absatz 4 werden Teile des Abkommens seit dem 1. November 2017 vorläufig angewandt.
Nach Artikel 81 Absatz 4 des Abkommens gibt sich der Gemeinsame Rat eine Geschäftsordnung.
Nach Artikel 82 Absatz 1 des Abkommens wird der Gemeinsame Rat bei der Erfüllung seiner Aufgaben von einem Gemischten Ausschuss unterstützt.
Nach Artikel 82 Absatz 3 des Abkommens legt der Gemeinsame Rat die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses fest –
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:
Artikel 1
Die Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates und die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses, die in Anhang 1 bzw. in Anhang 2 beigefügt sind, werden angenommen.
Artikel 2
Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.
Geschehen zu Brüssel am … xxxx.
Für den Gemeinsamen Rat EU-Kuba
|
[…]
Für die EU
|
[…]
Für Kuba
|
ANHANG 1
Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates
Artikel 1
Allgemeine Bestimmungen
Der im Einklang mit Artikel 81 Absatz 1 des Abkommens über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Kuba andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Gemeinsame Rat kommt seinen in Artikel 81 Absatz 2 des Abkommens vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens sowie für alle sonstigen bilateralen, multilateralen oder internationalen Fragen von gemeinsamem Interesse.
Gemäß Artikel 81 Absatz 3 des Abkommens setzt sich der Gemeinsame Rat aus Vertretern der Vertragsparteien zusammen. Er tritt auf Ministerebene zusammen.
Gemäß Artikel 81 Absatz 6 des Abkommens und zur Verwirklichung der Ziele des Abkommens ist der Gemeinsame Rat befugt, Beschlüsse zu fassen, die für die Vertragsparteien verbindlich sind. Der Gemeinsame Rat trifft geeignete Maßnahmen zur Umsetzung seiner Beschlüsse, falls erforderlich auch durch Ermächtigung der nach diesem Abkommen eingesetzten Sondergremien, in seinem Namen zu handeln. Der Gemeinsame Rat kann auch Empfehlungen aussprechen. Er nimmt seine Beschlüsse und Empfehlungen gemäß Artikel 11 im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien an, nachdem diese ihre jeweiligen internen Verfahren abgeschlossen haben. Der Gemeinsame Rat kann seine Befugnisse dem Gemischten Ausschuss übertragen.
Unter Vertragsparteien sind in dieser Geschäftsordnung die Vertragsparteien im Sinne des Artikels 84 des Abkommens zu verstehen.
Artikel 2
Vorsitz
Der Vorsitz im Gemeinsamen Rat wird abwechselnd, von einer Sitzung zur nächsten, von einem Vertreter der Europäischen Union und einem Vertreter der Republik Kuba geführt. Den Vorsitz bei der ersten Tagung des Gemeinsamen Rates führt ein Vertreter der Europäischen Union.
Artikel 3
Tagungen
1.Der Gemeinsame Rat tritt regelmäßig, jedoch mindestens alle zwei Jahre, und, wenn die Umstände dies erfordern, nach Vereinbarung der Vertragsparteien zusammen. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, finden die Tagungen des Gemeinsamen Rates am üblichen Tagungsort des Rates der Europäischen Union statt.
2.Die Tagungen des Gemeinsamen Rates finden zu einem von den Vertragsparteien vereinbarten Termin statt.
3.Die Tagungen des Gemeinsamen Rates werden von den Sekretären des Gemeinsamen Rates gemeinsam im Einvernehmen mit dem Vorsitz des Gemeinsamen Rates spätestens 30 Tage vor dem Tagungstermin einberufen.
Artikel 4
Vertretung
1.Die Mitglieder des Gemeinsamen Rates können sich vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglieder vertreten lassen, so muss es dem Vorsitz vor der Tagung den Namen seines Vertreters schriftlich mitteilen.
2.Der Stellvertreter eines Mitglieds des Gemeinsamen Rates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.
Artikel 5
Delegationen
Die Mitglieder des Gemeinsamen Rates können sich von Beamten begleiten lassen. Die Vertragsparteien teilen dem Vorsitz über das Sekretariat vor jeder Sitzung die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit.
Artikel 6
Sekretariat
Ein Beamter der Europäischen Union und ein Beamter der Regierung Kubas nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Gemeinsamen Rates wahr.
Artikel 7
Schriftverkehr
1.Der für den Gemeinsamen Rat bestimmte Schriftverkehr ist an einen der Sekretäre zu richten, der daraufhin den jeweils anderen Sekretär unterrichtet.
2.Die beiden Sekretäre sorgen für die Übermittlung des Schriftverkehrs an den Vorsitz und gegebenenfalls für die Weiterleitung an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates.
3.Der weitergeleitete Schriftverkehr wird je nach Fall dem Generalsekretariat der Europäischen Kommission, dem Europäischen Auswärtigen Dienst und den Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union sowie der Vertretung Kubas bei der Europäischen Union und dem Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Republik Kuba übermittelt.
4.Mitteilungen des Vorsitzes des Gemeinsamen Rates werden in seinem Namen von den beiden Sekretären den jeweiligen Empfängern übermittelt. Diese Mitteilungen werden gegebenenfalls an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates nach Absatz 3 weitergeleitet.
Artikel 8
Geheimhaltung
1.Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Tagungen des Gemeinsamen Rates nicht öffentlich.
2.Legt eine Vertragspartei dem Gemeinsamen Rat Informationen vor, die als vertraulich gekennzeichnet sind, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen ebenfalls als vertraulich.
Artikel 9
Tagesordnung
1.Der Vorsitz stellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf. Die Sekretäre übermitteln sie den in Artikel 7 genannten Empfängern spätestens 15 Kalendertage vor der Tagung.
2.Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Vorsitz der Antrag auf Aufnahme in die Tagesordnung spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Tagung zugegangen ist. Für jeden Punkt sind den Sekretären vor dem Tag der Versendung der Tagesordnung entsprechende Hintergrunddokumente zu übermitteln.
3.Die Tagesordnung wird vom Gemeinsamen Rat zu Beginn jeder Tagung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich.
4.Der Vorsitz kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.
5.Der Gemeinsame Rat kann im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien unabhängige Experten für einen Fachbereich zu seinen Tagungen einladen, um als Beobachter teilzunehmen oder ihn über bestimmte Themen zu informieren. Die Vertragsparteien einigen sich von Fall zu Fall auf die Bedingungen für die Teilnahme dieser Experten an den Tagungen und stellen die Einhaltung etwaiger Vertraulichkeitsverpflichtungen sicher.
Artikel 10
Protokolle
1.
Nach jeder Tagung fertigen die beiden Sekretäre gemeinsam einen Protokollentwurf an.
2.
In dem Protokoll wird, sofern auf der Tagung nichts anderes vereinbart wird, zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:
die dem Gemeinsamen Rat vorgelegten Unterlagen,
die Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Gemeinsamen Rates zu Protokoll gegeben wurden, und
die von den Vertragsparteien vereinbarten Themen, z. B. angenommene Beschlüsse, Stellungnahmen und eventuelle Schlussfolgerungen.
3.
Der Protokollentwurf wird dem Gemeinsamen Rat zur Annahme vorgelegt. Der Gemeinsame Rat billigt das Protokoll auf seiner nächsten Tagung. Wahlweise kann der Protokollentwurf auch im schriftlichen Verfahren gebilligt werden.
Artikel 11
Beschlüsse und Empfehlungen
1.
Der Gemeinsame Rat fasst seine Beschlüsse und verabschiedet seine Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien nach Abschluss ihrer jeweiligen internen Verfahren.
2.
Der Gemeinsame Rat kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Entwurf des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates im Einklang mit Artikel 7 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Der Vorsitz kann die vorstehend genannte Frist im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.
3.
Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates im Sinne des von Artikel 81 Absatz 6 und Artikel 81 Absatz 7 des Abkommens tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“, gefolgt von der laufenden Nummer, dem Jahr ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Sie werden vom Vorsitz unterzeichnet. Die Beschlüsse und Empfehlungen werden an die in Artikel 7 genannten Empfänger weitergeleitet. Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.
4.
Jeder Beschluss tritt am Tag seines Erlasses in Kraft, sofern darin nichts anderes vorgesehen ist.
Artikel 12
Sprachen
1.
Die Amtssprachen des Gemeinsamen Rates sind Englisch und Spanisch.
2.
Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Gemeinsame Rat anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.
Artikel 13
Aufwendungen
1.
Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Tagungen des Gemeinsamen Rates entstehen.
2.
Die Kosten für Dolmetschleistungen bei Tagungen sowie für die Übersetzung und Vervielfältigung von Unterlagen werden von der Europäischen Union getragen. Für den Fall, dass Kuba Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen in anderen als den in Artikel 12 vorgesehenen Sprachen benötigt, übernimmt es die damit verbundenen Kosten.
3.
Die sonstigen Kosten für die praktische Organisation der Tagungen werden von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet.
Artikel 14
Gemischter Ausschuss
1.
Im Einklang mit Artikel 82 des Abkommens wird der Gemeinsame Rat bei der Erfüllung seiner Aufgaben von dem Gemischten Ausschuss unterstützt. Der Gemischte Ausschuss setzt sich aus Vertretern der Vertragsparteien zusammen, bei denen es sich grundsätzlich um hohe Beamte handelt.
2.
Der Gemischte Ausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Gemeinsamen Rates vor, überwacht gegebenenfalls die Umsetzung der Beschlüsse des Gemeinsamen Rates und gewährleistet generell die Kontinuität der beidseitigen Beziehungen und das ordnungsgemäße Funktionieren des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Gemeinsamen Rat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Gemeinsamen Rat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor.
3.
Der Gemischte Ausschuss fasst die Beschlüsse und verabschiedet die Empfehlungen, zu denen er nach dem Abkommen ermächtigt ist. Im Einklang mit Artikel 82 Absatz 4 des Abkommens kann der Gemeinsame Rat dem Gemischten Ausschuss die Befugnis übertragen, Beschlüsse zu fassen.
4.
In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien im Einvernehmen eine gegenseitige Konsultation beschließen, kann die Konsultation im Rahmen des Gemischten Ausschusses erfolgen, soweit im Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Gemeinsamen Rat fortgesetzt werden, wenn beide Vertragsparteien dem zustimmen.
Artikel 15
Änderung der Geschäftsordnung
Diese Geschäftsordnung kann durch Beschluss des Gemeinsamen Rates im Einklang mit Artikel 11geändert werden.
ANHANG 2
Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses
Artikel 1
Allgemeine Bestimmungen
1.
Der nach Artikel 82 des Abkommens über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Kuba andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Gemischte Ausschuss unterstützt den Gemeinsamen Rat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben und Funktionen und führt die in diesem Abkommen vorgesehenen Aufgaben aus, die ihm vom Gemeinsamen Rat übertragen werden.
2.
Der Gemischte Ausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Gemeinsamen Rates vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Gemeinsamen Rates durch und gewährleistet generell die Kontinuität der beidseitigen Beziehungen und das ordnungsgemäße Funktionieren des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Gemeinsamen Rat vorgelegten Angelegenheiten sowie alle sonstigen Angelegenheiten, die sich bei der laufenden Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Gemeinsamen Rat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor.
3.
Gemäß Artikel 82 Absatz 1 des Abkommens setzt sich der Gemischte Ausschuss aus Vertretern der Vertragsparteien auf der Ebene hoher Beamter zusammen, wobei es gilt, die spezifischen zur Erörterung stehenden Fragen zu berücksichtigen.
Artikel 2
Vorsitz
Der Vorsitz im Gemischten Ausschuss wird abwechselnd, von einer Sitzung zur nächsten, entweder von einem Vertreter der Europäischen Union oder von einem Vertreter der Republik Kuba geführt. Die erste Vertragspartei, die den Vorsitz innehat, ist die Republik Kuba.
Artikel 3
Sitzungen
1.
Wenn die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, tritt der Gemischte Ausschuss regelmäßig, jedoch mindestens einmal im Jahr zusammen. Sondersitzungen des Gemischten Ausschusses können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.
2.
Alle Sitzungen werden vom Vorsitz anberaumt und finden an einem von den Vertragsparteien vereinbarten Tag und Ort statt. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, übermittelt das Sekretariat des Gemischten Ausschusses die Mitteilung über die Einberufung der Sitzung spätestens 28 Kalendertage vor Sitzungsbeginn.
3.
Nach Möglichkeit wird die ordentliche Sitzung des Gemischten Ausschusses rechtzeitig vor der ordentlichen Tagung des Gemeinsamen Rates einberufen.
4.
In Ausnahmefällen können die Sitzungen des Gemischten Ausschusses unter Einsatz von technischen Mitteln – etwa als Videokonferenzen – abgehalten werden, sofern die Vertragsparteien zustimmen.
Artikel 4
Delegationen
Vor jeder Sitzung teilt das Sekretariat den Vertragsparteien die voraussichtliche Zusammensetzung der Sitzungsdelegationen mit.
Artikel 5
Sekretariat
Je ein Beamter der beiden Vertragsparteien nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Gemischten Ausschusses wahr und führen, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes vorsieht, die Sekretariatsaufgaben gemeinsam und im Geist des gegenseitigen Vertrauens und der Zusammenarbeit aus.
Artikel 6
Schriftverkehr
1.
Der für den Gemischten Ausschuss bestimmte Schriftverkehr ist an einen der beiden Sekretäre zu richten, der daraufhin den jeweils anderen Sekretär unterrichtet.
2.
Das Sekretariat trägt dafür Sorge, dass alle für den Gemischten Ausschuss bestimmten Schreiben dem Vorsitz übermittelt und falls angebracht nach Artikel 7 weitergeleitet werden.
3.
Das Sekretariat sendet alle Schreiben des Vorsitzes in dessen Namen an die Vertragsparteien. Dieser Schriftverkehr wird gegebenenfalls nach Artikel 7 weitergeleitet.
Artikel 7
Unterlagen
1.
Unterlagen werden über die Sekretäre weitergeleitet.
2.
Eine Vertragspartei übermittelt ihre Unterlagen ihrem Sekretär. Dieser übermittelt die Unterlagen dem Sekretär der anderen Vertragspartei ohne ungebührliche Verzögerung.
3.
Jeder Sekretär leitet die Unterlagen an die zuständigen Vertreter seiner Vertragspartei weiter, wobei der Sekretär der anderen Vertragspartei systematisch in Kopie gesetzt wird.
Artikel 8
Geheimhaltung
Sofern die Vertragsparteien nichts anderes beschließen, sind die Sitzungen des Gemischten Ausschusses nicht öffentlich. Legt eine Vertragspartei dem Gemischten Ausschuss Informationen vor, die als vertraulich eingestuft wurden, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen ebenfalls als vertraulich.
Artikel 9
Tagesordnung
1.
Das Sekretariat erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung sowie einen Entwurf operativer Schlussfolgerungen nach Artikel 10. Die vorläufige Tagesordnung schließt die Punkte ein, deren Einbeziehung eine Vertragspartei spätestens 21 Kalendertage vor der Sitzung unter Vorlage der einschlägigen Unterlagen beim Sekretariat beantragt hat.
2.
Die vorläufige Tagesordnung wird gemäß Artikel 7 mit den einschlägigen Unterlagen spätestens 20 Kalendertage vor der Sitzung verteilt.
3.
Der Gemischte Ausschuss nimmt die Tagesordnung zu Beginn jeder Sitzung an. Die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, erfordert die Zustimmung der Vertragsparteien.
4.
Der Vorsitz der Sitzung des Gemischten Ausschusses kann mit Zustimmung der anderen Vertragspartei auf Ad-hoc-Basis unabhängige Experten für einen Themenbereich zur Teilnahme an den Sitzungen einladen, damit sie den Ausschuss über spezifische Themen informieren. Die Vertragsparteien stellen sicher, dass diese Beobachter oder Experten etwaige Vertraulichkeitsverpflichtungen einhalten.
5.
Der Vorsitz der Sitzung des Gemischten Ausschusses kann die in den Absätzen 1 und 2 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen.
Artikel 10
Protokoll und operative Schlussfolgerungen
1.
Nach jeder Sitzung fertigen die beiden Sekretäre gemeinsam einen Protokollentwurf an.
2.
In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:
a)
eine Liste der Teilnehmer, eine Liste der sie begleitenden Beamten und eine Liste etwaiger Beobachter oder Experten, die an der Sitzung teilgenommen haben;
b)
die dem Gemischten Ausschuss vorgelegten Unterlagen,
c)
die Stellungnahmen, die vom Gemischten Ausschuss zu Protokoll gegeben wurden, und
d)
die operativen Schlussfolgerungen der Sitzung.
3.
Der Entwurf des Protokolls wird dem Gemischten Ausschuss zur Genehmigung vorgelegt. Der Gemischte Ausschuss billigt das Protokoll in seiner nächsten Sitzung oder schriftlich.
4.
Der Sekretär der vorsitzführenden Vertragspartei erstellt einen Entwurf der operativen Schlussfolgerungen der betreffenden Sitzung und leitet ihn in der Regel spätestens 15 Kalendertage vor der Sitzung zusammen mit der Tagesordnung an die Vertragsparteien weiter. Dieser Entwurf wird im Laufe der Sitzung angepasst und die operativen Schlussfolgerungen werden, sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, am Ende der Sitzung vom Gemischten Ausschuss unter Berücksichtigung der von den Vertragsparteien zu ergreifenden Folgemaßnahmen angenommen. Die operativen Schlussfolgerungen werden nach ihrer Annahme dem Protokoll als Anhang beigefügt; ihre Umsetzung wird in einer späteren Sitzung des Gemischten Ausschusses überprüft. Zu diesem Zweck nimmt der Gemischte Ausschuss ein Schema mit Fristen für die einzelnen Aktionspunkte an, anhand dessen die Umsetzung nachverfolgt werden kann.
Artikel 11
Beschlüsse und Empfehlungen
1.
Der Gemischte Ausschuss fasst Beschlüsse in den Fällen, in denen ihm das Abkommen diese Befugnis verleiht oder ihm diese Befugnis vom Gemeinsamen Rat übertragen wurde. Er spricht auch Empfehlungen aus. Beschlüsse und Empfehlungen werden im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien und nach Abschluss der jeweiligen internen Verfahren gefasst bzw. ausgesprochen. Jeder Beschluss und jede Empfehlung wird von der Union und Kuba unterzeichnet.
2.
Der Gemischte Ausschuss kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Das schriftliche Verfahren hat die Form eines Notenwechsels zwischen den beiden Sekretären, die im Einvernehmen mit den Vertragsparteien handeln. Zu diesem Zweck wird der Wortlaut des Vorschlags nach Artikel 7 weitergeleitet, wobei etwaige Anmerkungen oder Einwände innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen mitzuteilen sind. Der Vorsitz des Gemischten Ausschusses kann diese Frist im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, wird der Beschluss bzw. die Empfehlung vom Vorsitz unterzeichnet.
3.
Die Akte des Gemischten Ausschusses tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“, an die sich eine laufende Nummer, das Jahr ihrer Annahme und eine Bezeichnung ihres Gegenstands anschließen. Jeder Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft, sofern darin nichts anderes vorgesehen ist.
4.
Die Beschlüsse und Empfehlungen werden an beide Vertragsparteien weitergeleitet.
5.
Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemischten Ausschusses in ihrem jeweiligen Amtsblatt zu veröffentlichen.
Artikel 12
Berichterstattung
Der Gemischte Ausschuss erstattet dem Gemeinsamen Rat auf jeder ordentlichen Tagung des Gemeinsamen Rates Bericht über seine Tätigkeiten und die Tätigkeiten seiner Unterausschüsse.
Artikel 13
Sprachen
1.
Die Amtssprachen des Gemischten Ausschusses sind die Amtssprachen des Gemeinsamen Rates.
2.
Die Arbeitssprachen des Gemischen Ausschusses sind Englisch und Spanisch. Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Gemischte Ausschuss anhand von Unterlagen, die in diesen beiden Sprachen abgefasst sind.
Artikel 14
Aufwendungen
1.
Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses entstehen.
2.
Die Kosten für die Organisation der Sitzungen, die Vervielfältigung von Unterlagen sowie für Dolmetschleistungen während der Sitzungen und die Übersetzung von Unterlagen ins Englische und Spanische oder aus dem Englischen und Spanischen werden von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere beziehungsweise aus anderen Sprachen trägt die ersuchende Vertragspartei selbst.
Artikel 15
Änderung der Geschäftsordnung
Diese Geschäftsordnung kann durch Beschluss des Gemeinsamen Rates im Einklang mit Artikel 11 der Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates geändert werden.
Artikel 16
Unterausschüsse
1.
Im Einklang mit Artikel 83 Absatz 3 des Abkommens kann der Gemischte Ausschuss für bestimmte Bereiche, die für die Durchführung des Abkommens erforderlich sind, Unterausschüsse einsetzen, die ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen. Der Gemischte Ausschuss kann die Auflösung bestehender Unterausschüsse beschließen und ihre Geschäftsordnung festlegen oder ändern. Sofern nichts anderes bestimmt wird, unterstehen die Unterausschüsse dem Gemischten Ausschuss, dem sie nach jeder Sitzung Bericht erstatten.
2.
Sofern nichts anderes im Abkommen vorgesehen ist oder im Rahmen des Gemeinsamen Rates vereinbart wird, gilt die vorliegende Geschäftsordnung sinngemäß für alle Unterausschüsse, die mit dem Abkommen oder nach Absatz 1 eingesetzt werden.
3.
Die Sitzungen der Unterausschüsse können flexibel je nach Bedarf unter persönlicher Anwesenheit der Mitglieder in Brüssel oder Kuba oder z. B. in Form von Videokonferenzen abgehalten werden. Die Unterausschüsse dienen als Plattform zur Überwachung der Fortschritte bei der Annäherung in spezifischen Bereichen, zur Erörterung bestimmter Fragen und Herausforderungen, die sich bei diesem Prozess stellen, und zur Formulierung von Empfehlungen und operativen Schlussfolgerungen.
4.
Das Sekretariat des Gemischten Ausschusses ist bei allen relevanten Schreiben, Unterlagen und Mitteilungen, die die Tätigkeit eines Unterausschusses betreffen, in Kopie zu setzen.
5.
Sofern von den Vertragsparteien im Rahmen des Gemeinsamen Rates nichts anderes vereinbart wird, haben Unterausschüsse ausschließlich die Befugnis, dem Gemischten Ausschuss Empfehlungen auszusprechen.
