1.   Ved denne forordning fastsættes der foranstaltninger vedrørende god distributionspraksis for virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler.

2.   Denne forordning finder anvendelse på importører og distributører af virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, og på fremstillere, der distribuerer virksomme stoffer, som de har fremstillet, og som anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler.

3.   Denne forordning finder ikke anvendelse på mellemprodukter af virksomme stoffer, der anvendes i veterinærlægemidler.

1.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, udvikler og vedligeholder et kvalitetssystem.

2.   Kvalitetssystemet skal tage hensyn til størrelsen, strukturen og kompleksiteten af disse personers aktiviteter og de planlagte ændringer af disse aktiviteter.

3.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, sikrer, at alle dele af kvalitetssystemet har tilstrækkelige ressourcer i form af kompetent personale samt lokaler, udstyr og faciliteter, der er egnede og tilstrækkelige.

1.   Kvalitetssystemet fastlægger ansvarsområder, processer og principper for styring af kvalitetsrisikostyring.

2.   Det skal sikre, at følgende forpligtelser opfyldes:

1.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, udpeger en fysisk person som en person, der er ansvarlig for kvalitetssystemet på hvert sted, hvor distributionsaktiviteterne udføres.

2.   De personer, der er ansvarlige for kvalitetssystemet, skal have den bemyndigelse og det ansvar, som kræves for at sikre, at et kvalitetsstyringssystem gennemføres og vedligeholdes, og de skal være personligt ansvarlige for at opfylde deres forpligtelser.

3.   De personer, der er ansvarlige for kvalitetssystemet, kan uddelegere opgaver, men ikke ansvarsområder.

1.   Ansvarsområderne for alt personale, som er involveret i distribution af virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler skal fastlægges skriftligt.

2.   Personalet skal uddannes i kravene til god distributionspraksis for virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, som fastsat i denne forordning. Personalet skal desuden have de kompetencer og erfaringer, der er nødvendige for at sikre, at virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, håndteres, opbevares og distribueres korrekt.

1.   Personalet skal gennemgå den grund- og videreuddannelse, som er relevant for deres opgaver, baseret på procedurer og i overensstemmelse med et skriftligt uddannelsesprogram.

2.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, skal føre optegnelser over al uddannelse og vurderer og dokumenterer regelmæssigt effektiviteten heraf.

1.   Lokaler og udstyr skal være placeret, udformet, konstrueret og vedligeholdt på passende måde for at sikre:

2.   Der skal være tilstrækkelig plads, belysning og ventilation til at sikre den krævede adskillelse, passende opbevaringsforhold og renhed.

3.   Overvågningsudstyr, der er nødvendigt for at sikre kvalitetsegenskaberne ved de virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal kalibreres i overensstemmelse med certificerede sporbare standarder i henhold til en godkendt tidsplan.

4.   Modtagelse og afsendelse skal om muligt foregå på separate steder. Hvis dette ikke er muligt, skal disse aktiviteter udføres på separate tidspunkter.

5.   Områder til modtagelse af virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal beskytte leverancerne mod de fremherskende vejrforhold under aflæsningen.

6.   Modtagelsesområdet skal være adskilt fra opbevaringsområdet.

7.   Der skal vælges og anvendes velegnet rengøringsudstyr og velegnede rengøringsmidler, så de ikke udgør en kontamineringskilde.

8.   Lokalerne skal beskyttes mod, at fugle, gnavere, insekter og andre dyr har adgang. Der skal gennemføres og vedligeholdes et program for gnaver- og skadedyrsbekæmpelse. Dets effektivitet skal overvåges.

9.   Defekt udstyr må ikke anvendes og skal enten fjernes eller mærkes som defekt. Udstyr skal bortskaffes på en sådan måde, at forkert brug undgås.

10.   Der skal være adskilte arealer til opbevaring af modtagne, karantæneanbragte, afviste, tilbagekaldte og returnerede virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, herunder stoffer med beskadiget emballage.

11.   Ethvert system, som erstatter fysisk adskillelse, f.eks. elektronisk adskillelse baseret på et IT-system, skal give et tilsvarende sikringsniveau og valideres på passende vis.

12.   Adskilte områder og produkter skal identificeres på en passende måde.

1.   Dokumentationen skal opfylde følgende krav:

2.   Hvis der konstateres fejl i dokumentationen, rettes de straks, og det skal klart fremgå, hvem der har rettet dem, og hvornår.

3.   Alle ændringer af dokumentationen skal underskrives og dateres. Ændringerne skal give mulighed for at læse de oprindelige oplysninger. Hvis det er relevant, angives årsagen til ændringerne.

4.   Hver enkelt medarbejder skal have let adgang til al den dokumentation, der er nødvendig i forbindelse med de udførte opgaver.

5.   Al dokumentation vedrørende de i artikel 1, stk. 2, omhandlede personers overholdelse af god distributionspraksis for virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, som fastsat i denne forordning, stilles til rådighed efter anmodning fra de kompetente myndigheder.

6.   Forbindelser og kontrolforanstaltninger hvad angår originale dokumenter og officielle kopier, datahåndtering og optegnelser angives for alle papirbaserede, elektroniske og hybride systemer.

1.   Procedurerne skal beskrive alle distributionsaktiviteter, der påvirker kvaliteten af de virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler. Disse aktiviteter omfatter:

2.   Procedurer skal godkendes, underskrives og dateres af den relevante person, der har ansvar for kvalitetssystemet.

3.   Der skal anvendes gyldige og godkendte procedurer. Dokumenter skal være klare og tilstrækkeligt detaljerede. Dokumenternes titel, art og formål skal angives. Dokumenter skal revideres regelmæssigt og holdes ajour. Der skal foretages versionskontrol for procedurer. Efter revision af et dokument skal der forefindes et system, som forhindrer utilsigtet brug af den version, der er blevet erstattet. Procedurer, der er blevet erstattet, eller som er forældet, fjernes fra arbejdsstationerne og arkiveres.

1.   Optegnelser skal være tydelige, udarbejdes, hver gang en aktivitet udføres, og således at alle vigtige aktiviteter eller hændelser kan spores.

2.   Optegnelserne skal opbevares i mindst ét år efter udløbsdatoen for den batch af det virksomme stof, som de vedrører. For virksomme stoffer med datoer for re-test skal optegnelserne opbevares, i mindst tre år efter at batchen er blevet fuldstændigt distribueret.

3.   Optegnelserne skal sikre sporbarheden af oprindelse og bestemmelse for virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, for at identificere alle leverandører af sådanne virksomme stoffer og af dem, der får leveret sådanne virksomme stoffer. Der skal laves optegnelser over de enkelte køb og salg. Optegnelser, der opbevares og gøres tilgængelige, bør omfatte:

1.   Straks ved leveringen skal det undersøges, om:

2.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, med brudt forsegling eller beskadiget emballage, eller som er mistænkt for eventuelt at være kontamineret, skal adskilles omgående fysisk eller elektronisk, hvis der findes et tilsvarende elektronisk system, og årsagen hertil undersøges.

3.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, og som kræver særlige opbevaringsbetingelser, f.eks. narkotika eller produkter, der skal opbevares ved en bestemt temperatur eller fugtighed, skal omgående identificeres og opbevares i overensstemmelse med skriftlige instruktioner og relevant national lovgivning.

4.   Hvis de i artikel 1, stk. 2, omhandlede personer har mistanke om, at et virksomt stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, og som de indkøber eller importerer, er et forfalsket virksomt stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal de adskilles fysisk eller elektronisk, hvis der findes et tilsvarende elektronisk system, og underrette den nationale kompetente myndighed i den medlemsstat, hvor de er registreret.

5.   Afviste virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal identificeres, kontrolleres, adskilles fysisk eller elektronisk, hvis der findes et tilsvarende elektronisk system, for at forhindre, at de anvendes uden tilladelse til fremstilling og videredistribution heraf. Optegnelser over destruktionsaktiviteter skal være let tilgængelige.

1.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal opbevares under de betingelser, som fremstilleren har fastsat, f.eks. kontrolleret temperatur og fugtighed, hvis det er nødvendigt, og på en sådan måde, at kontaminering eller forveksling undgås. Opbevaringsbetingelserne skal overvåges, og der bør føres optegnelser. Optegnelserne skal jævnligt gennemgås af den person, der er ansvarlig for kvalitetssystemet.

2.   Når der kræves særlige opbevaringsbetingelser, skal opbevaringsområdet kvalificeres og fungere inden for de fastsatte grænser.

3.   Opbevaringsfaciliteterne skal være rene og frie for affald, støv samt skadedyr og andre dyr. Der skal træffes passende forholdsregler mod spild eller beskadigelse og kontaminering.

4.   Der skal være et system, der sikrer lagerrotation, f.eks. bør de produkter, der udløber først (eller første dato for re-test), sælges først, og der skal hyppigt og regelmæssigt føres kontrol med, at systemet fungerer korrekt. Elektroniske lagerstyringssystemer skal valideres.

5.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler efter deres udløbsdato, adskilles fysisk eller elektronisk, hvis der findes et tilsvarende elektronisk system, fra godkendte lagerbeholdninger og må ikke leveres.

1.   Hvis opbevaring eller transport af virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, outsources, skal de personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, sikre, at kontrakttageren kender og opfylder de relevante opbevarings- og transportbetingelser.

2.   Der skal foreligge en skriftlig kontrakt mellem kontraktgiveren og kontrakttageren, som klart fastlægger begge parters forpligtelser.

3.   Kontrakttageren må ikke give det arbejde, som han skal udføre i henhold til kontrakten, i underentreprise til en tredjepart uden skriftlig tilladelse fra kontraktgiveren.

1.   Ved levering inden for Unionen må de i artikel 1, stk. 2, omhandlede personer kun levere virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, til andre distributører, fremstillere, apoteker eller personer, der har tilladelse i henhold til national lovgivning.

2.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal transporteres i overensstemmelse med de betingelser, som fremstilleren har fastlagt, og på en måde, der ikke skader deres kvalitet. Produkt-, batch- og beholderidentitet skal til enhver tid bevares. Alle originale etiketter på beholdere skal vedblive med at være læselige. Der skal træffes foranstaltninger til at forhindre uautoriseret adgang til de virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, og som transporteres.

3.   Der skal forefindes et system, som sikrer, at distributionen af hver enkelt batch af det virksomme stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, let kan identificeres for at muliggøre tilbagekaldelse.

1.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, skal underrette de relevante kunder om alle oplysninger eller hændelser, som de får kendskab til, og som potentielt kan forårsage en afbrydelse af forsyningen.

2.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, skal overføre alle oplysninger om kvalitet eller forskrifter vedrørende de virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, som de har modtaget fra den oprindelige fremstiller af de pågældende virksomme stoffer, til den relevante kunde og alle sådanne oplysninger, som de har modtaget fra kunden, til den oprindelige fremstiller af de pågældende virksomme stoffer.

3.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, skal give den relevante kunde navn eller firmanavn og fast adresse eller registreret forretningssted for den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer og det eller de leverede batchnumre. En kopi af originale analysecertifikat fra den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer skal udleveres til kunden.

4.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, skal efter anmodning fra de kompetente myndigheder give dem navn eller firmanavn og fast adresse eller registreret forretningssted for den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer. Den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer kan svare de kompetente myndigheder enten direkte eller gennem agenter, som vedkommende har godkendt.

1.   Alle klager, både skriftlige og mundtlige, skal registreres og undersøges i henhold til en procedure.

Hvis der foreligger en klage vedrørende kvaliteten af et virksomt stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal de personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, på relevant vis gennemgå klagen sammen med den oprindelige fremstiller af det virksomme stof for at afgøre, om der bør iværksættes yderligere foranstaltninger, enten i forhold til andre kunder, som kan have modtaget dette virksomme stof, eller i forhold til den kompetente myndighed eller begge. Den relevante part skal gennemføre og dokumentere undersøgelsen af grunden til klagen.

2.   Optegnelser om klagen skal omfatte følgende:

3.   Optegnelser over reklamationer skal opbevares for at evaluere tendenser, produktrelateret hyppighed og alvorlighed med henblik på at træffe yderligere, og hvis det er relevant, øjeblikkelige korrigerende foranstaltninger. Optegnelserne skal gøres tilgængelige for de kompetente myndigheder under inspektioner.

4.   Hvis en klage forelægges den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer, skal de optegnelser, der føres af den person, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, indeholde svar fra den oprindelige fremstiller af virksomme stoffer, herunder datoen og de afgivne oplysninger.

5.   I tilfælde af en alvorlig eller potentielt livstruende situation skal de personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, underrette, søge rådgivning hos og følge instrukser fra lokale, nationale eller internationale myndigheder, alt efter hvad der er relevant.

1.   Returnerede virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal identificeres som sådanne og adskilles fysisk eller elektronisk, hvis der findes et tilsvarende elektronisk system, indtil der foreligger et resultat af undersøgelsen vedrørende de pågældende returnerede virksomme stoffer.

2.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, som har forladt de i artikel 1, stk. 2, omhandlede personers varetægt, må kun returneres til den salgbare lagerbeholdning, hvis følgende betingelser er opfyldt:

3.   I forbindelse med vurdering i henhold til stk. 2 skal der tages hensyn til arten af det virksomme stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, eventuelle særlige krav til opbevaringsbetingelser, og hvor lang tid der er gået siden leveringen. Om nødvendigt, og hvis der er tvivl om kvaliteten af det returnerede virksomme stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal den oprindelige fremstiller af det virksomme stof spørges til råds.

4.   Der skal føres optegnelser over returnerede virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler. For hver returnering skal dokumentationen omfatte følgende:

5.   Kun behørigt uddannet og bemyndiget personale må frigive virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, med henblik på deres returnering til salgbar lagerbeholdning.

6.   Virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, og som returneres til salgbar lagerbeholdning, skal placeres således, at lagerrotationssystemet fungerer effektivt.

1.   Der skal foreligge en procedure, som fastsætter, under hvilke omstændigheder en tilbagekaldelse af et virksomt stof, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, skal overvejes.

2.   Det skal fremgå af tilbagekaldelsesproceduren:

3.   Den person, der er ansvarlig for kvalitetssystemet, skal inddrages i tilbagekaldelser.

1.   De personer, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, foretager og registrerer selvinspektioner for at overvåge gennemførelsen og overholdelsen af god distributionspraksis for virksomme stoffer, der anvendes som udgangsmateriale i veterinærlægemidler, som fastsat i denne forordning.

2.   Der skal foretages regelmæssige selvinspektioner i overensstemmelse med en tidsplan, der er fastsat i kvalitetssystemet.

3.   Selvinspektioner skal gennemføres uvildigt og grundigt af udpeget kompetent personale fra virksomheden.

4.   Resultaterne af alle selvinspektioner skal registreres. Rapporterne skal indeholde alle de iagttagelser, der er gjort under inspektionen, og forelægges det relevante personale og ledelsen.

5.   De nødvendige korrigerende og forebyggende handlinger gennemføres, og effektiviteten af de korrigerende og forebyggende handlinger skal gennemgås.

1.   Markedsføringstilladelsesindehaverens lægemiddelovervågningssystem, der er etableret og opretholdt i overensstemmelse med artikel 77, stk. 1, i forordning (EU) 2019/6, skal opfylde kravene i nærværende forordning.

2.   Indehaveren af markedsføringstilladelsen sikrer, at lægemiddelovervågningssystemet:

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser sikrer, at den sagkyndige person, der er ansvarlig for lægemiddelovervågning, jf. artikel 77, stk. 8, i forordning (EU) 2019/6, har tilstrækkelig kontrol med lægemiddelovervågningssystemet med henblik på at fremme, opretholde og forbedre overholdelsen af artikel 78 i nævnte forordning. De sikrer, at der er indført en passende procedure til at identificere og håndtere eventuelle interessekonflikter hos den sagkyndige person, der er ansvarlig for lægemiddelovervågning.

4.   Indehaverne af markedsføringstilladelser skal til udførelsen af lægemiddelovervågningsaktiviteter råde over et tilstrækkeligt antal kompetente medarbejdere med passende kvalifikationer og uddannelse, der arbejder for dem.

5.   Alle personer, der er involveret i procedurerne og processerne i det lægemiddelovervågningssystem, der er etableret med henblik på udførelse af lægemiddelovervågningsaktiviteter, skal sikre, at systemet fungerer korrekt, når de varetager deres rolle for indehaveren af markedsføringstilladelsen.

6.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal indføre og dokumentere backupprocedurer for at sikre forretningskontinuitet med hensyn til opfyldelse af lægemiddelovervågningsforpligtelserne.

7.   Indehavere af markedsføringstilladelser bevarer det fulde ansvar for alle lægemiddelovervågningsforpligtelser, der outsources til tredjeparter som fastsat i forordning (EU) 2019/6 og i nærværende forordning.

1.   Kvalifikationer og uddannelse for den sagkyndige person med ansvar for lægemiddelovervågning, jf. artikel 77, stk. 8, i forordning (EU) 2019/6, skal omfatte dokumenteret erfaring med lægemiddelovervågning.

2.   Den sagkyndige person, der er ansvarlig for lægemiddelovervågning, skal have gennemført dyrlægeuddannelse i overensstemmelse med artikel 38 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF (2). Hvis en sådan uddannelse ikke er afsluttet, træffer indehaverne af markedsføringstilladelser foranstaltninger til at sikre, at den sagkyndige person, der er ansvarlig for lægemiddelovervågning, løbende assisteres af en dyrlæge. Denne bistand skal være behørigt dokumenteret.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal etablere og gennemføre et passende og effektivt kvalitetsstyringssystem til udførelse af deres lægemiddelovervågningsaktiviteter.

2.   Kvalitetsstyringssystemet beskrives i en særskilt masterfil for lægemiddelovervågningssystemet.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre, at kvalitetsstyringssystemet omfatter detaljerede politikker, processer og procedurer for dokumentstyring, uddannelse, audit og ændringsstyring, der omfatter aktiviteterne, i overensstemmelse med artikel 5-9. Disse politikker, processer og procedurer skal omfatte en gennemgang af kvalitetsstyringssystemet med regelmæssige risikobaserede mellemrum på grundlag af forud fastsatte kriterier.

4.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre, at kvalitetsstyringssystemet omfatter detaljerede politikker, processer og procedurer for registreringsstyringssystemet og dataindsamling i overensstemmelse med artikel 10-15 for følgende lægemiddelovervågningsaktiviteter:

5.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre, at kvalitetsstyringssystemet omfatter detaljerede politikker, processer og procedurer for risikostyring, overvågning af forholdet mellem fordele og risici, signalforvaltning og kommunikation til alle relevante aktører i overensstemmelse med artikel 16-20.

6.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre, at kvalitetsstyringssystemet omfatter detaljerede politikker, processer og procedurer for vedligeholdelse af masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet og dens tilgængelighed i overensstemmelse med artikel 24 og 25.

7.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal klart definere roller og ansvarsområder for de personer, der er involveret i lægemiddelovervågningsaktiviteter og i dokumentation i overensstemmelse med denne artikels stk. 3-6.

8.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal etablere et kvalitetsstyringssystem ved hjælp af følgende:

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal etablere og vedligeholde et dokumentstyringssystem til opbevaring af alle dokumenter vedrørende lægemiddelovervågningsaktiviteter. Disse dokumenter arkiveres og indekseres, så der er præcis og let adgang til dem i hele registreringsperioden.

2.   Dokumenter er underlagt versionskontrol, i det omfang det er relevant.

3.   Dokumenter og lægemiddelovervågningsdata vedrørende individuelle godkendte veterinærlægemidler opbevares, så længe lægemidlet er godkendt, og i mindst 5 år efter at markedsføringstilladelsen er udløbet.

1.   Alt personale, der er involveret i udførelsen af lægemiddelovervågningsaktiviteter, skal modtage grund- og videreuddannelse vedrørende deres rolle og ansvar i forbindelse med de aktiviteter, der er nævnt i artikel 4, stk. 3-6, herunder også aktiviteter vedrørende kliniske forsøg, klager over tekniske produkter, standarder, salg og markedsføring.

2.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal have etableret et uddannelsesstyringssystem til vedligeholdelse og udvikling af deres personales kompetencer. Oplysninger om uddannelsesplaner og optegnelser vedrørende lægemiddelovervågningsaktiviteter og en henvisning til deres opbevaringssted bibeholdes i bilag IV, nr. iv), i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal med regelmæssige risikobaserede mellemrum foretage audit af lægemiddelovervågningssystemet for at sikre, at det opfylder kravene i denne forordning, og for at fastslå dets effektivitet. Audittene planlægges, så de omfatter alle lægemiddelovervågningsaktiviteter i et bestemt tidsrum og verificerer, at de er i overensstemmelse med kvalitetsstyringssystemets politikker, processer og procedurer. De skal gennemføres af personer, der ikke er direkte inddraget i eller ansvarlige for de auditerede forhold eller processer.

2.   Enhver tredjepart, der er indgået kontrakt med om helt eller delvis at udføre lægemiddelovervågningsaktiviteter på vegne af eller i samarbejde med indehavere af markedsføringstilladelser, skal acceptere at blive auditeret af eller på vegne af indehavere af markedsføringstilladelser.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal udarbejde en risikobaseret tidsplan for audit. Processen for risikobaseret planlægning skal beskrives, og begrundelsen for den risikobaserede tidsplan skal dokumenteres, En liste over planlagte og afsluttede audit, herunder udestående kritiske og vigtige resultater, dokumenteres i bilag IV, nr. ii), i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal have etableret en procedure for styring af korrigerende og forebyggende foranstaltninger for at afbøde afvigelser, der konstateres i forbindelse med audit, den daglige drift og resultater af inspektioner. Dertil relaterede korrigerende og forebyggende foranstaltninger skal være dokumenteret for de seneste 5 år.

2.   Planer for korrigerende og forebyggende foranstaltninger, som den kompetente myndighed anmoder om, skal skriftligt dokumentere en effektiv proces, der systematisk håndterer og minimerer identificerede risici eller mangler. De skal omfatte kerneårsagsanalyse, behandle klare mulige korrigerende og forebyggende foranstaltninger, fastsætte tidsfrister for tiltag og kommunikation til relevante aktører.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal overvåge og vurdere effektiviteten af korrigerende og forebyggende foranstaltninger. Eventuelle ændringer i forbindelse med disse foranstaltninger skal evalueres.

4.   Ændringsstyringen skal omfatte en kontrolleret ændringsproces, herunder overvågning og dokumentation af effektiviteten af de korrigerende eller forebyggende foranstaltninger og kommunikation til relevante aktører.

1.   Det dokumentstyringssystem, der er omhandlet i artikel 5, skal omfatte et registreringsstyringssystem til modtagelse, registrering, samling og vurdering af oplysninger om utilsigtede hændelser og til registrering af sikkerhedsoplysninger.

2.   Beskrivelsen af registreringsstyringssystemet til registrering af utilsigtede hændelser og sikkerhedsoplysninger i afsnit D i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet skal indeholde følgende oplysninger:

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser kan anvende EU-lægemiddelovervågningsdatabasen som deres elektroniske registreringsstyringssystem til registrering af utilsigtede hændelser. I så fald skal det fremgå af afsnit D i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet, at det anvendte registreringsstyringssystem er EU-lægemiddelovervågningsdatabasen.

1.   Oplysninger om formodede utilsigtede hændelser skal registreres og forsynes med kode efter internationalt anerkendte standarder. Den seneste version af standarderne skal anvendes i overensstemmelse med de angivne gennemførelsesdatoer.

2.   Registrering af utilsigtede hændelser skal mindst omfatte følgende:

3.   Hvis lægemidlets navn ikke indgår i den første indberetning fra den primære kilde, skal indehavere af markedsføringstilladelser gøre en rimelig indsats for at tilvejebringe navnet på eller i det mindste en del af handelsnavnet på det pågældende lægemiddel. Hvis hverken navnet eller handelsnavnene er kendt og ikke kan tilvejebringes, registreres de virksomme stoffers navn i registreringsstyringssystemet.

4.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal gøre en rimelig indsats for om nødvendigt at anmode om yderligere oplysninger for at gøre det muligt at undersøge formodede utilsigtede hændelser nærmere, herunder resultaterne af passende diagnostiske test, for at sikre, at de indberettede data om utilsigtede hændelser er fuldstændige.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal registrere utilsigtede hændelser i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen.

2.   Der anvendes et sprog, der er gængs inden for lægevidenskab, til at registrere ikkekodede oplysninger i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen, herunder sådanne oplysninger vedrørende utilsigtede hændelser, der er indtruffet uden for Unionen.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal regelmæssigt overvåge den videnskabelige litteratur for at identificere eventuelle utilsigtede hændelser vedrørende deres veterinærlægemidler. Metoden til overvågning af litteratur og den hyppighed, hvormed overvågningen gennemføres, skal være baseret på den risikobaserede tilgang. Den skal mindst omfatte følgende elementer: virksomt stof, lægemiddeltype, stabilitet i antallet og hyppigheden af indberetninger, der observeres på markedet over tid, og lægemiddelovervågningsprofilens stabilitet.

1.   For at muliggøre en samlet analyse af indberetninger af uønskede hændelser fra tredjelande skal indehavere af markedsføringstilladelser registrere de tilsvarende navne og godkendelsesnumre for det samme lægemiddel eller, hvis det samme lægemiddel ikke er godkendt i Unionen, for et lignende lægemiddel, der er godkendt i Unionen, i EU-lægemiddeldatabasen som defineret i retningslinje 24 (3) fra den internationale konference om harmonisering af tekniske krav til registrering af lægemidler til dyr (VICH). Indehavere af markedsføringstilladelser skal ajourføre oplysningerne, når det er nødvendigt.

2.   Det samlede antal dyr, der er berørt af en utilsigtet hændelse i et nærmere fastsat tidsrum, ganget med 100 og divideret med et skøn over antallet af behandlede dyr i det pågældende tidsrum, angiver incidensen af indberettede utilsigtede hændelser. For at beregne det skønnede antal behandlede dyr ud fra de salgsmængdeoplysninger, der kræves i henhold til artikel 58, stk. 12, i forordning (EU) 2019/6, skal indehavere af markedsføringstilladelser identificere og oplyse en faktor til EU-lægemiddeldatabasen for hvert af deres veterinærlægemidler efter land, målart og pakningsstørrelse. Ud fra lægemidlets posologi vil faktoren bestemme, hvor mange dyr der kan behandles med én pakning af en given pakningsstørrelse, uanset formuleringen. For at beregne incidensen for indberetninger af utilsigtede hændelser fra tredjelande ved hjælp af det skønnede antal behandlede dyr skal indehavere af markedsføringstilladelser fremlægge oplysninger om salgsmængden for hvert af deres veterinærlægemidler, sammenlagt for alle tredjelande efter målart og for den samme eller en sammenlignelig pakningsstørrelse.

3.   Agenturet offentliggør retningslinjer for den matematiske formel til beregning af faktoren. Indehavere af markedsføringstilladelser skal registrere deres antagelser om fordelingen af salget pr. målart og behandlingsordninger pr. målart, som de anvender til beregning af faktoren i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet. Indehavere af markedsføringstilladelser skal ajourføre faktoren, når det er nødvendigt.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser kan på eget initiativ gennemføre overvågningsundersøgelser efter markedsføring, eller de kan gennemføres af indehavere af markedsføringstilladelser efter anmodning fra en kompetent myndighed eller agenturet i overensstemmelse med artikel 76, stk. 3 og 4, i forordning (EU) 2019/6.

2.   Frivillige overvågningsundersøgelser efter markedsføring meddeles den ansvarlige kompetente myndighed eller agenturet umiddelbart efter, at de er påbegyndt. Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal senest et år efter afslutningen af dataindsamlingen forelægge undersøgelsesprotokollen og den endelige rapport for den kompetente myndighed eller agenturet, alt efter hvad der er relevant.

3.   I forbindelse med en overvågningsundersøgelse efter markedsføring, der er anmodet om, forelægger indehaveren af markedsføringstilladelsen udkastet til undersøgelsesprotokol for den kompetente myndighed eller agenturet, der har anmodet om undersøgelsen, alt efter hvad der er relevant, til godkendelse senest to måneder før forsøgets gennemførelse.

4.   Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal underrette den kompetente myndighed i det område, hvor overvågningsundersøgelsen efter markedsføring gennemføres, hvis den kompetente myndighed ikke har anmodet om undersøgelsen.

5.   Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal forelægge undersøgelsesprotokollen, sammenfatningen af den endelige undersøgelsesrapport og den endelige undersøgelsesrapport efter undersøgelsens afslutning for den kompetente myndighed eller agenturet, der har anmodet om overvågningsundersøgelsen efter markedsføring, alt efter hvad der er relevant, og for den kompetente myndighed i det område, hvor undersøgelsen blev gennemført.

6.   Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal fremlægge alle relevante dokumenter på et sprog, der er gængs inden for lægevidenskab, undtagen undersøgelser, der skal gennemføres vedrørende veterinærlægemidler, der kun er godkendt i én medlemsstat. For sådanne undersøgelser skal indehaveren af markedsføringstilladelsen fremlægge en oversættelse af titlen, sammenfatningen af undersøgelsesprotokollen og en sammenfatning af den endelige rapport om undersøgelsen på et sprog, der er gængs inden for lægevidenskab.

7.   Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal sikre, at alle oplysninger vedrørende undersøgelsen håndteres og opbevares på en sådan måde, at de kan indberettes, fortolkes og verificeres korrekt. Indehaveren af markedsføringstilladelsen skal sikre, at det analytiske datasæt og de statistiske programmer, der anvendes til at generere dataene i den endelige rapport om undersøgelsen, lagres elektronisk og er tilgængelige for audit og inspektioner efter anmodning fra den kompetente myndighed eller agenturet, alt efter hvad der er relevant.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre, at lægemiddelovervågningssystemet omfatter et risikostyringssystem med henblik på at træffe passende foranstaltninger til at minimere identificerede risici, når det er nødvendigt.

2.   Risikostyringssystemet skal omfatte en proces til overvågning af forholdet mellem fordele og risici ved lægemidler og til udførelse af signalforvaltning. Det skal også omfatte et kommunikationssystem, jf. artikel 20.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikre løbende vurdering og dokumentere risikostyringsforanstaltningerne og resultatet af risikominimeringsforanstaltninger i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet.

1.   Signalforvaltningsprocessen skal som minimum bestå af lægemiddelovervågningsprocesser for signalpåvisning, signalprioritering, signalvalidering, signalvurdering og dokumentation af resultat.

2.   Hvis indehavere af markedsføringstilladelser er ansvarlige for det samme eller et lignende veterinærlægemiddel som defineret i retningslinje 24 fra den internationale konference om harmonisering af tekniske krav til registrering af lægemidler til dyr (VICH) (4), der er godkendt i forskellige medlemsstater gennem forskellige godkendelsesprocedurer, kan signalforvaltningsprocessen udføres for det virksomme stof for alle de kombinerede lægemidler.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal udføre signalforvaltning ved hjælp af en risikobaseret tilgang og overvåge dataene med en hyppighed, der står i forhold til den identificerede risiko. Den risikobaserede tilgang skal tage hensyn til følgende elementer: lægemiddeltype, hvor lang tid det har været markedsført, og lægemiddelovervågningsprofilens stabilitet, identificerede og potentielle risici samt behovet for yderligere oplysninger. Den risikobaserede tilgang anvendes til at bestemme signalforvaltningsprocessens metode, omfang og hyppighed, og begrundelsen skal dokumenteres.

4.   Signalvurderingen skal udgøre en analyse og evaluering af den potentielle indvirkning af et signal på forholdet mellem fordele og risici ved et lægemiddel og skal give mulighed for relativ sammenligning mellem forskellige lægemidler eller lægemiddelgrupper, herunder analyse vedrørende virksomt stof og stratificerede analyser.

5.   Agenturet offentliggør retningslinjer for bedste praksis for signalforvaltning.

6.   Resultatet af signalforvaltningsprocessen skal registreres, og begrundelsen skal holdes klar til inspektion.

7.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal foretage mindst én signalpåvisningsanalyse om året for hvert af deres virksomme stoffer eller lægemidler i Unionens lægemiddelovervågningsdatabase.

8.   Indehavere af markedsføringstilladelser, der anvender EU-lægemiddelovervågningsdatabasen som deres registreringssystem for indberetninger af utilsigtede hændelser, skal udføre signalforvaltning i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen.

9.   Hvis indehavere af markedsføringstilladelser ikke anvender EU-lægemiddelovervågningsdatabasen til signalforvaltning, skal de sikre, at deres registreringssystem for indberetninger af utilsigtede hændelser indeholder alle indberetninger af utilsigtede hændelser, som de er ansvarlige for. De skal navnlig sikre, at indberetninger om utilsigtede hændelser vedrørende deres veterinærlægemidler, der indberettes til EU-lægemiddelovervågningsdatabasen fra andre kilder, registreres i deres egen database.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal løbende overvåge forholdet mellem fordele og risici for deres lægemidler i lyset af alle tilgængelige oplysninger fra dyrlæger, andre sundhedspersoner, offentligheden, rapporter om utilsigtede hændelser fra andre indehavere af markedsføringstilladelser eller kompetente myndigheder, der er registreret i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen, og videnskabelig litteratur.

2.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal løbende overvåge forholdet mellem fordele og risici og træffe de nødvendige risikominimeringsforanstaltninger for at optimere sikker anvendelse af deres veterinærlægemidler.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal tage hensyn til den potentielle indvirkning af hver enkelt utilsigtet hændelse på forholdet mellem fordele og risici for deres lægemidler, medmindre der ikke er nogen årsagssammenhæng mellem deres lægemidler og den utilsigtede hændelse.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal hvert år registrere en konklusion om forholdet mellem fordele og risici for hvert af deres lægemidler i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen og bekræfte, at signalforvaltningsprocessen er blevet gennemført.

2.   Resultatet af signalforvaltningsprocessen medtages i den i stk. 1 omhandlede konklusion, hvis der er identificeret et eller flere nye validerede signaler i forbindelse med lægefagligt vigtige udtryk i den veterinære ordbog for lægemiddelkontrolmyndigheder (VeDDRA), selv om der ikke skønnes at være behov for yderligere foranstaltninger. Konklusionen skal indeholde en redegørelse for, om forholdet mellem fordele og risici stadig betragtes som gunstigt, og om det anses for nødvendigt med eventuelle foranstaltninger til forbedring af forholdet mellem fordele og risici.

3.   Hvis indehavere af markedsføringstilladelser identificerer en ny risiko eller en ændring af forholdet mellem fordele og risici for et af deres lægemidler, registreres en sammenfatning af analysen og en konklusion om forholdet mellem fordele og risici i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen. Dette skal ske i overensstemmelse med tidsfristerne i artikel 81, stk. 2, i forordning (EU) 2019/6 med en underretning af den kompetente myndighed eller agenturet, alt efter hvad der er relevant.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal have en overordnet kommunikationsplan, der identificerer de relevante aktører i Unionen, herunder dyrlæger, andre sundhedspersoner, kunder og den brede offentlighed. Hvad angår akutte sikkerhedsrelaterede betænkeligheder skal den skitsere den fremgangsmåde, der skal følges for rettidigt at kommunikere om de betænkeligheder, der opstår som følge af lægemiddelovervågningsdata eller andre relevante lægemiddelovervågningsoplysninger.

2.   Kommunikationsplanen skal indeholde oplysninger om, hvordan indehavere af markedsføringstilladelser:

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal anvende databehandlingsnetværket i EU-lægemiddelovervågningsdatabasen til kommunikation af varslinger vedrørende lægemiddelovervågningsdata.

1.   De oplysninger, der kræves i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet, jf. artikel 77, stk. 2, i forordning (EU) 2019/6, skal være nøjagtige og afspejle det gældende lægemiddelovervågningssystem.

2.   De kontraktlige aftaler mellem indehavere af markedsføringstilladelser og tredjeparter vedrørende lægemiddelovervågningsaktiviteter skal være klart dokumenterede, detaljerede og ajourførte.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser kan, hvis det er relevant, anvende særskilte lægemiddelovervågningssystemer for forskellige kategorier af veterinærlægemidler. Hvert enkelt system beskrives i en særskilt masterfil for lægemiddelovervågningssystemet.

1.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet skal bestå af en hoveddel, der beskriver lægemiddelovervågningssystemet, sammen med bilag med nærmere oplysninger.

2.   Hoveddelen af masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet skal indeholde følgende afsnit:

3.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet skal indeholde følgende bilag:

4.   Hvis det er hensigtsmæssigt, kan oplysningerne gives i form af skemaer eller flowdiagrammer.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser ajourfører masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet og ændrer den, hvor det er nødvendigt, for at tage hensyn til de indhøstede erfaringer og til den tekniske og videnskabelige udvikling.

2.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal sikrer, at den sagkyndige person, som er ansvarlig for lægemiddelovervågning, har permanent adgang til masterfilen for lægemiddelovervågningen med henblik på varetagelse af de opgaver, der er omhandlet i artikel 78 i forordning (EU) 2019/6.

3.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet versionskontrolleres, og det angives, hvilken dato den sidst blev ajourført.

4.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal registrerer enhver ændringer af indholdet af hoveddelen af masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet, der er foretaget inden for de sidste 5 år, i en logbog. Indehavere af markedsføringstilladelser skal i logbogen anføre det ændrede afsnit, ændringens karakter, datoen, den ansvarlige for ændringen, og, hvis det er relevant, årsagen til ændringen.

5.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal efter anmodning forelægge en kopi af deres logbog eller en anden ønsket del af masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet for de kompetente myndigheder eller agenturet, alt efter hvad der er relevant, inden for 7 dage.

6.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal underrette den relevante kompetente myndighed eller agenturet om enhver ændring af oplysningerne i sammenfatningen af masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet ved at give meddelelse om en variation i overensstemmelse med artikel 61 i forordning (EU) 2019/6.

7.   Efter at systemet som beskrevet i masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet formelt er ophørt, skal indehavere af markedsføringstilladelser opbevare en elektronisk udgave heraf i 5 år.

1.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet opbevares i Unionen på det sted, hvor markedsføringstilladelsesindehaverens primære lægemiddelovervågningsaktiviteter udføres, eller på det sted, hvor den sagkyndige person, der er ansvarlig for lægemiddelovervågning, opererer.

2.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet kan opbevares eller stilles til rådighed i elektronisk form. De medier, der anvendes til opbevaring eller tilrådighedsstillelse, skal være søgbare og skal forblive læsbare over tid.

3.   Efter anmodning stilles en trykt kopi af master filen for lægemiddelovervågningssystemet, der er udarbejdet i overensstemmelse med artikel 22, stk. 2 og 3, eller dele heraf, til rådighed for audit og inspektioner. Den trykte kopi eller den ønskede del skal være fuldstændig og læselig.

4.   Masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet skal være permanent og umiddelbar tilgængelig med henblik på inspektion på det sted, hvor den opbevares. Hvis masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet opbevares i elektronisk form, er det tilstrækkeligt, at de data, der lagres i elektronisk form, er direkte tilgængelige.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal være klar til kontrol, jf. artikel 123 i forordning (EU) 2019/6, og skal også sikre, at følgende er klar til sådan kontrol:

2.   Lægemiddelovervågningsinspektioner, der udføres i overensstemmelse med artikel 123, stk. 6, i forordning (EU) 2019/6, kan foretages som kontrol på stedet eller som fjerninspektion.

1.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal være forberedt på inspektioner af deres lægemiddelovervågningssystem og den tilsvarende masterfil for lægemiddelovervågningssystemet i overensstemmelse med artikel 123, stk. 6, og artikel 126 i forordning (EU) 2019/6 og sikrer, at det samme er tilfældet for alle personer, der er omhandlet i artikel 26, stk. 1.

2.   Indehavere af markedsføringstilladelser kan inspiceres på det sted, hvor masterfilen for lægemiddelovervågningssystemet opbevares, eller på ethvert andet sted, hvor de personer, der inspiceres i henhold til stk. 1, er. For så vidt angår en tredjepart, der udfører lægemiddelovervågningsaktiviteter, kan det sted, der skal inspiceres, være beliggende i eller uden for Unionen.

3.   Indehavere af markedsføringstilladelser skal fremlægge de nødvendige oplysninger, som de kompetente myndigheder eller agenturet har anmodet om, jf. artikel 79, stk. 6, i forordning (EU) 2019/6, med henblik på inspektion på stedet eller fjerninspektion.

4.   Lægemiddelovervågningsinspektioner kan enten være rutinemæssige inspektioner eller målrettede inspektioner; de kan være lægemiddelspecifikke eller inspektioner af det generelle lægemiddelovervågningssystem. I forbindelse med en inspektion skal indehavere af markedsføringstilladelser:

5.   Den kompetente myndighed eller agenturet kan kræve, at indehavere af markedsføringstilladelser fremsender planen for korrigerende og forebyggende foranstaltninger, jf. artikel 9, stk. 2.