1.   Formanden varetager sine opgaver på kollegiets vegne. I tillæg til de opgaver, der er fastlagt i Eurojustforordningens artikel 11, stk. 2, har formanden til opgave:

2.   Næstformændene varetager de opgaver, der er fastlagt i Eurojustforordningens artikel 11, stk. 2, og i nærværende artikel, stk. 1, og som formanden overdrager dem. De træder i formandens sted, hvis denne er forhindret i at varetage sit hverv, jf. Eurojustforordningens artikel 11, stk. 3, og denne forretningsordens artikel 2, stk. 2.

1.   Kollegiet vælger med to tredjedeles flertal blandt medlemmerne en formand blandt de nationale medlemmer, jf. Eurojustforordningens artikel 11, stk. 1.

2.   Formanden indkalder til valg en måned inden udløbet af sit mandat. Fratræder formanden embedet inden udløbet af den fastsatte embedsperiode på fire år, indkalder den næstformand, der har den på det pågældende tidspunkt højeste anciennitet i tjenesten i Eurojust, med henblik på valget af formand straks til et møde i kollegiet, der afholdes senest en måned efter den dato, hvor stillingen blev ledig. I den mellemliggende periode træder den næstformand, der på det pågældende tidspunkt har den højeste anciennitet i tjenesten, eller, i tilfælde af at flere har samme anciennitet, den ældste af disse i stedet for formanden.

3.   Formanden eller næstformanden åbner med indkaldelsen til mødet med henblik på valget af formand officielt perioden for indgivelse af ansøgninger. Nationale medlemmer, der ønsker at stille op til valget, meddeler dette skriftligt til forvaltningssekretariatets leder ledsaget af en motiveret ansøgning senest kl. 12.00 ti arbejdsdage forud for det møde, hvor valget skal finde sted. Forvaltningssekretariatets leder underretter ved modtagelsen af en ansøgning kollegiet om kandidatens navn. Efter fristens udløb sender forvaltningssekretariatets leder de motiverede ansøgninger til kollegiet. På kollegiets møde umiddelbart inden det møde, hvor valget finder sted, forelægger kandidaterne deres ansøgning for kollegiet.

4.   Valget foregår under forsæde af formanden eller en næstformand, hvis denne ikke selv stiller op til valget, eller af det nationale medlem, der har den på det pågældende tidspunkt højeste anciennitet i tjenesten i Eurojust, eller af det ældste af de nationale medlemmer, i tilfælde af at flere har samme anciennitet i Eurojust, hvis disse ikke stiller selv op til valget.

5.   Den administrerende direktør og forvaltningssekretariatets leder overværer valget. Repræsentanter for Europa-Parlamentet og Rådet kan overvære valget som observatører.

6.   Formanden sikrer sig inden mødets begyndelse, at mødet er beslutningsdygtigt. Hvis et nationalt medlem ikke kan deltage i valget, kan vedkommende lade sig repræsentere eller give en fuldmagt, jf. denne forretningsordens artikel 6, stk. 3 og 4.

7.   Valget sker ved hemmelig afstemning. Den administrerende direktør råber kollegiets medlemmer eller deres repræsentanter enkeltvis op for at afgive deres stemme i den protokollære rækkefølge for medlemsstaterne i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »EU's protokollære liste«). Europa-Kommissionens repræsentant afgiver sin stemme til sidst. Når alle kollegiets medlemmer eller deres repræsentanter har afgivet en stemme, åbner valgstyreren stemmeboksen og tæller stemmesedlerne.

8.   I første runde anses den kandidat, der opnår et flertal på to tredjedele af kollegiets medlemmer, for valgt. Opnår ingen af kandidaterne et flertal på to tredjedele, afholdes der straks en anden runde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første runde. Ved stemmelighed blandt tre eller flere kandidater med det højeste antal stemmer går alle disse kandidater videre til anden runde. Ved stemmelighed mellem to eller flere kandidater med det næsthøjeste antal stemmer går alle disse kandidater og den kandidat, der fik flest stemmer, videre til anden runde.

9.   I anden runde anses en kandidat, der opnår et flertal på to tredjedele af kollegiets medlemmer, for valgt. Opnår ingen af kandidaterne et flertal på to tredjedele, afholdes der straks en tredje runde efter de samme regler som i stk. 8.

10.   I tredje runde anses en kandidat, der opnår et flertal på to tredjedele af kollegiets medlemmer, for valgt. Opnår ingen af kandidaterne et flertal på to tredjedele, indledes straks en ny valgproces. I mellemtiden varetager den tidligere formand eller en næstformand, jf. betingelserne i stk. 2, opgaverne som formand, indtil en efterfølger er udpeget.

11.   Den administrerende direktør meddeler valgresultatet. Valgprotokollen undertegnes af formanden, den administrerende direktør, forvaltningssekretariatets leder og observatørerne. Valgprotokollen skal angive antallet af tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer af kollegiet, antallet af stemmesedler, antallet af gyldige, ugyldige og blanke stemmer, resultaterne af de afgivne stemmer pr. runde og pr. kandidat i alfabetisk orden efter efternavn og det endelige resultat.

12.   Resultatet af valget af formand for Eurojust meddeles Europa-Parlamentet, Rådet, Europa-Kommissionen og medlemsstaterne.

1.   Kollegiet vælger med to tredjedeles flertal blandt medlemmerne to næstformænd blandt de nationale medlemmer, jf. Eurojustforordningens artikel 11, stk. 1.

2.   Formanden indkalder til valg en måned inden udløbet af en næstformands mandat. Fratræder en næstformand embedet inden udløbet af den fastsatte embedsperiode på fire år, indkalder formanden med henblik på valg af en næstformand straks til et møde i kollegiet, der afholdes senest en måned efter den dato, hvor stillingen blev ledig. I den mellemliggende periode erstattes næstformanden ikke.

3.   Proceduren for valg af formanden i henhold til denne forretningsordens artikel 2, stk. 3-12, finder tilsvarende anvendelse på valg af næstformændene, jf. dog nærværende artikels stk. 4.

4.   Opnår ingen af kandidaterne et flertal på to tredjedele af kollegiets medlemmer i den anden runde, afholdes der straks en tredje runde for med simpelt flertal at vælge kandidaten med det højeste antal stemmer. Ved stemmelighed i tredje runde anses den kandidat, som har den højeste anciennitet i tjenesten i Eurojust, for valgt. I tilfælde af afbrydelser i tjenesteperioden i Eurojust tager kollegiet kun tjenesteperioden umiddelbart inden det pågældende valg i betragtning.

1.   Hvis formanden eller en næstformand ikke længere opfylder betingelserne for varetagelsen af sit hverv, kan den pågældende afskediges af kollegiet på forslag af en tredjedel af dets medlemmer, jf. Eurojustforordningens artikel 11, stk. 6. Afgørelsen træffes ved hemmelig afstemning. Afgørelsen vedtages med et flertal på to tredjedele af medlemmerne, hvor den pågældende formand eller næstformand ikke medregnes.

2.   Den pågældende formand eller næstformand modtager en kopi af anmodningen om afskedigelse og giver møde for kollegiet, inden dette træffer afgørelse om afskedigelsen.

3.   Hvis kollegiet træffer afgørelse om afskedigelse af formanden eller en næstformand, indkaldes der straks til valg, jf. denne forretningsordens artikel 2 eller 3.

4.   Europa-Parlamentet, Rådet, Europa-Kommissionen og medlemsstaterne underrettes om afskedigelsen af en formand eller en næstformand for Eurojust.

1.   Kollegiet holder mindst et møde om måneden, jf. Eurojustforordningens artikel 13, stk. 2. Tid og sted for kollegiets møder fastsættes med kollegiets vedtagelse af en mødekalender i en årlig afgørelse. Når omstændighederne kræver det, og forudsat at flertallet af kollegiets medlemmer ikke gør indsigelse, kan formanden ændre datoen eller starttidspunktet for møderne og underrette kollegiet herom. Kollegiet afholder yderligere møder på formandens initiativ, på Europa-Kommissionens anmodning for at drøfte kollegiets administrative opgaver eller på anmodning af mindst en tredjedel af dets medlemmer.

2.   Kollegiets møder finder sted på Eurojusts hjemsted. Kollegiet kan undtagelsesvis beslutte at holde et møde et andet sted på formandens forslag, hvis det er behørigt begrundet.

3.   Under formandens og næstformændenes fravær leder det nationale medlem, der har den højeste anciennitet i tjenesten i Eurojust, kollegiets møder.

4.   Kollegiets møder er ikke offentlige, og drøftelserne er fortrolige. Kollegiet kan beslutte at træde sammen for at holde et møde, hvor deltagelsen kan være begrænset.

5.   Deltagelse af personer, der ikke er medlemmer af kollegiet, i kollegiets møder:

6.   Formanden udarbejder den foreløbige dagsorden for hvert møde i kollegiet. På den foreløbige dagsorden opføres de punkter, som medlemmerne af kollegiet har anmodet om at få sat på dagsordenen, og de punkter, som formanden, bestyrelsen og den administrerende direktør finder relevante.

7.   Den foreløbige dagsorden fremsendes af forvaltningssekretariatet sammen med de relevante dokumenter til kollegiets medlemmer senest fem arbejdsdage inden mødet. Når der indkaldes til et yderligere møde, kan den foreløbige dagsorden fremsendes 24 timer inden mødet. Kun de punkter, for hvilke de relevante dokumenter er blevet stillet til rådighed, optages på den foreløbige dagsorden til afgørelse. Formanden kan fastsætte vejledende tidsfrister for drøftelserne af de enkelte punkter på dagsordenen og begrænse antallet af indlæg og taletiden.

8.   Ved begyndelsen af hvert møde godkender kollegiet dagsordenen. Hastesager og sager, der ikke er opført på den foreløbige dagsorden, kan drøftes og afgøres efter aftale med kollegiets medlemmer. Kollegiet kan også træffe afgørelse om anvendelse af skriftlige procedurer eller forberedende høringsprocedurer i henhold til denne forretningsordens artikel 7 og 8.

9.   Formanden underretter kollegiet om alle spørgsmål af interesse for det, jf. Eurojustforordningens artikel 11, stk. 2, litra b). Oplysninger kan sendes skriftligt til kollegiets medlemmer af forvaltningssekretariatet. Efter anmodning fra et medlem af kollegiet optages et punkt til orientering på dagsordenen for kollegiet med henblik på overvejelse.

10.   Kollegiets medlemmer kan stille spørgsmål af almen interesse til den administrerende direktør inden for dennes ansvarsområde. Den administrerende direktør afgiver svar på først mulige møde i kollegiet efter modtagelsen af spørgsmålet/spørgsmålene.

1.   Kollegiet er beslutningsdygtigt, når to tredjedele af dets medlemmer er til stede. Er et nationalt medlem ikke til stede, tages der i vurderingen af beslutningsdygtighed hensyn til tilstedeværelsen af vedkommendes stedfortræder eller en assistent med den status, der er omhandlet i Eurojustforordningens artikel 7, stk. 4.

2.   Kan kravet om beslutningsdygtighed ikke opfyldes, fortsætter formanden mødet, men der træffes ingen formelle afgørelser. De relevante punkter på dagsordenen kan behandles på det følgende møde i kollegiet eller ved skriftlig procedure, jf. denne forretningsordens artikel 7.

3.   Et nationalt medlem, som ikke kan deltage i et møde i kollegiet og ikke er repræsenteret af en stedfortræder eller en assistent med den status, der er omhandlet i Eurojustforordningens artikel 7, stk. 4, kan give et andet nationalt medlem fuldmagt til at stemme på sine vegne. Der accepteres højst én stemmefuldmagt pr. nationalt medlem.

4.   Et nationalt medlem, der gør brug af at stemme ved fuldmagt, oplyser skriftligt forvaltningssekretariatet om fuldmagtshaverens identitet, de punkter på dagsordenen, som fuldmagten gælder for, og eventuelle begrænsninger af stemmefuldmagten. Stemmefuldmagten er kun gyldig på det møde, for hvilket den er givet.

5.   Kollegiet kan træffe afgørelse om et spørgsmål, når formanden anser det for tilstrækkeligt behandlet.

6.   Medmindre andet er fastsat, og såfremt der ikke kan opnås konsensus, træffer kollegiet sine beslutninger med et flertal af sine medlemmer, jf. Eurojustforordningens artikel 14, stk. 1.

7.   Der er opnået konsensus, hvis ingen af kollegiets medlemmer udtrykkeligt gør indsigelse. Kollegiet foretager kun afstemning, når formanden konstaterer manglende konsensus. Flertallet af kollegiets medlemmer fastsættes på grundlag af kollegiets sammensætning, jf. Eurojustforordningens artikel 10, stk. 1.

8.   Hvert medlem af kollegiet har én stemme, jf. Eurojustforordningens artikel 14, stk. 2. Hvis et medlem ikke er til stede, har stedfortræderen stemmeret efter de i Eurojustforordningens artikel 7, stk. 7, fastsatte betingelser. Hvis stedfortræderen ikke er til stede, skal assistenten også have stemmeret efter de i Eurojustforordningens artikel 7, stk. 7, fastsatte betingelser.

9.   Medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden, foregår afstemning ved håndsoprækning eller, hvis afstemning ved håndsoprækning anfægtes, ved navneopråb. Kollegiet kan på formandens forslag eller efter anmodning fra en tredjedel af kollegiets medlemmer beslutte at stemme ved hemmelig afstemning. Formanden noterer fordelingen af de afgivne stemmer. Et mindretalssynspunkt, der er kommet til udtryk, føres til protokols, hvis det pågældende medlem af kollegiet anmoder herom.

1.   I hastetilfælde, når en afgørelse ikke kan udsættes og er påkrævet, inden kollegiet kan indkaldes, kan formanden anmode om anvendelse af skriftlig procedure. Der kan også anvendes skriftlige procedurer til spørgsmål, der allerede er behandlet af kollegiet, jf. denne forretningsordens artikel 5, stk. 8, og artikel 6, stk. 2.

2.   Formanden giver kollegiets medlemmer mindst tre arbejdsdage til besvarelse fra datoen for den elektroniske fremsendelse af udkastet til afgørelse. I undtagelsestilfælde kan formanden fastsætte en kortere frist.

3.   Et forslag til afgørelse, der skal træffes ved skriftlig procedure, kan ikke ændres, og det godkendes eller forkastes i sin helhed. Hvis der ikke er modtaget svar inden udløbet af den fastsatte frist, anses det pågældende medlem af kollegiet for at have afholdt sig fra at stemme.

4.   En afgørelse er vedtaget, når mindst to tredjedele af kollegiets medlemmer har svaret skriftligt, og det krævede stemmeflertal er nået.

5.   I tilfælde, hvor kravet om beslutningsdygtighed eller stemmeflertal ikke er opfyldt, kan formanden indlede den skriftlige procedure på ny eller forelægge spørgsmålet på kollegiets næste møde.

6.   Formanden fastslår, at den skriftlige procedure er afsluttet. Der sendes meddelelse herom til kollegiets medlemmer.

1.   Formanden kan i forbindelse med forberedelsen af kollegiets drøftelser indlede en forberedende høringsprocedure med brug af elektroniske midler. Kollegiets medlemmer får de nødvendige oplysninger.

2.   De forberedende høringsprocedurer varer syv arbejdsdage, medmindre formanden træffer anden afgørelse på grund af sagens hastende karakter. Efter fristens udløb udsender forslagets initiativtager et revideret dokument, der afspejler kollegiets medlemmers bemærkninger, til overvejelse af kollegiet.

1.   Kollegiet kan nedsætte arbejdsgrupper, der skal rådgive og stille ekspertise til rådighed for kollegiet.

2.   Disse arbejdsgruppers mandat, sammensætning og praktiske funktion fastlægges ved en gennemførelsesafgørelse fra kollegiet.

1.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 16, stk. 4, udpeges to andre medlemmer af kollegiet ud over formanden eller næstformændene som medlemmer af bestyrelsen efter et toårigt rotationssystem.

2.   Den rotationsrækkefølge, hvori de to medlemmer af kollegiet udpeges til medlemmer af bestyrelsen, baseres på EU's protokollære liste. Kollegiet trækker lod om, hvilken medlemsstat der skal være først i rotationssystemet på listen.

3.   Repræsentanten for den første udpegede medlemsstat og den derpå umiddelbart følgende på EU's protokollære liste er medlemmer af bestyrelsen for en toårig periode.

4.   Ved udløbet af denne toårige periode udnævnes de nationale medlemmer fra de næste to medlemsstater i henhold til EU's protokollære liste til medlemmer af bestyrelsen for den næste toårige periode, medmindre et sådant nationalt medlem udøver hvervet som formand eller næstformand, i hvilket tilfælde det nationale medlem af den næste medlemsstat på EU's protokollære liste udpeges.

5.   Hvis embedsperioden for et medlem af kollegiet ophører inden udløbet af en toårig periode i bestyrelsen, udpeges det nyudnævnte nationale medlem fra samme medlemsstat for resten af denne toårige periode. Når embedsperioden for et nationalt medlem ophører, og der endnu ikke er udpeget et nyt nationalt medlem, udpeges dennes stedfortræder, indtil der udpeges et nyt nationalt medlem, eller for resten af denne toårige periode.

6.   Intet nationalt medlem kan sidde i bestyrelsen i to på hinanden følgende mandatperioder undtagen som formand eller næstformand.

1.   Formanden er formand for bestyrelsen i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 16, stk. 5. I tilfælde af formandens fravær eller manglende tilgængelighed varetages formandskabet af den næstformand, der på det pågældende tidspunkt har den højeste anciennitet i tjenesten, eller, i tilfælde af at flere har samme anciennitet, den ældste af disse. I tilfælde af næstformændenes fravær eller manglende tilgængelighed ledes bestyrelsen af det nationale medlem af bestyrelsen, der på det pågældende tidspunkt har den højeste anciennitet i tjenesten. Bestyrelsens medlemmer deltager i princippet personligt i møderne. Bestyrelsens medlemmer kan undtagelsesvis deltage i et bestyrelsesmøde via videokonference.

2.   Bestyrelsen mødes mindst en gang om måneden, jf. Eurojustforordningens artikel 16, stk. 7. Derudover afholder den møder på formandens initiativ, på Kommissionens anmodning eller på anmodning af mindst to af sine øvrige medlemmer. Tid og sted for bestyrelsens møder fastsættes med vedtagelse af en årlig afgørelse om en mødekalender.

3.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 16, stk. 4, deltager den administrerende direktør i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Formanden kan indbyde enhver, hvis synspunkt kan være af interesse, eller andre medlemmer af forvaltningen til at overvære kollegiets møder som observatør uden stemmeret.

4.   Formanden sender dagsordenen for alle bestyrelsens møder til en repræsentant for Den Europæiske Anklagemyndighed og hører repræsentanten om, hvorvidt denne har brug for at deltage i møderne. Formanden indbyder en repræsentant for Den Europæiske Anklagemyndighed til at deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret, når der drøftes spørgsmål, som er af relevans for Den Europæiske Anklagemyndigheds virke, jf. Eurojustforordningens artikel 16, stk. 8.

5.   For at mødet er beslutningsdygtigt, kræves det, at mindst tre medlemmer af bestyrelsen er til stede, herunder via videokonference. Hvis mødet ikke er beslutningsdygtigt, bringer formanden mødet til ophør og indkalder til et andet møde inden for fem arbejdsdage uden særlige krav om beslutningsdygtighed.

6.   Formanden udarbejder den foreløbige dagsorden for bestyrelsen i samråd med dets medlemmer og den administrerende direktør. Den foreløbige dagsorden fremsendes til deltagerne senest fem arbejdsdage inden mødet ledsaget af de relevante dokumenter. Bestyrelsen vedtager dagsordenen ved mødets begyndelse. Hastesager og sager, der ikke er opført på den foreløbige dagsorden, kan drøftes og afgøres efter aftale med bestyrelsens medlemmer.

7.   I hastetilfælde kan formanden anmode om anvendelse af en skriftlig procedure, når en afgørelse ikke kan udsættes og er påkrævet, inden bestyrelsen kan indkaldes. Formanden giver medlemmerne af bestyrelsen mindst tre arbejdsdage til besvarelse fra datoen for den elektroniske fremsendelse af udkastet til afgørelse. I undtagelsestilfælde kan formanden fastsætte en kortere frist for sådanne svar. En afgørelse vedtages, når et flertal af medlemmerne af bestyrelsen har svaret skriftligt.

8.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 16, stk. 5, træffer bestyrelsen sine afgørelser med et flertal af sine medlemmer, og stemmerne afgives ved håndsoprækning. Hvert medlem har én stemme. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

9.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 16, stk. 2, kan bestyrelsen rådføre sig med kollegiet, når den udfører sine opgaver. Formanden udarbejder mindst kvartalsrapporter til kollegiet om bestyrelsens virksomhed og afgørelser.

10.   Repræsentanter for Europa-Kommissionen og Den Europæiske Anklagemyndighed deltager i bestyrelsens møder uden omkostninger for Eurojust.

1.   Alle medlemmer af kollegiet, stedfortrædere og assistenter, der har den status, der er omhandlet i Eurojustforordningens artikel 7, stk. 4 og 7, udfylder ved tiltræden af tjenesten en interesseerklæring i det format, der er fastsat i den etiske kodeks, og som skal vedtages ved en gennemførelsesafgørelse vedtaget af kollegiet. Enhver ændring af indholdet i disse interesseerklæringer skal foretages hurtigst muligt og senest en måned efter en sådan ændring for at sikre, at erklæringerne er ajourført. Personoplysninger i interesseerklæringerne behandles i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 2018/1725 og databeskyttelsesbestemmelserne i Eurojustforordningen.

2.   Med forbehold af gældende national ret underretter alle medlemmer af kollegiet, stedfortrædere og assistenter straks formanden om eventuelle faktiske eller opfattede interessekonflikter, der opstår i forbindelse med udøvelsen af deres drifts- eller ledelsesopgaver. Stedfortræderne og assistenterne gør dette gennem deres respektive nationale medlemmer. I operationelle spørgsmål informerer de nationale medlemmer desuden, og inden formanden underrettes, straks de øvrige nationale medlemmer, der i en given sag berøres eller risikerer at blive berørt af sådanne interessekonflikter.

3.   Alle medlemmer af kollegiet, stedfortrædere og assistenter undgår enhver situation, der kan give anledning til en konflikt af personlig interesse, eller som kan opfattes som sådan. De må ikke være involveret i behandlingen af en operationel sag, hvor en interessekonflikt eller opfattelsen af en interessekonflikt foreligger. De må ikke optræde eller udtrykke sig på en måde, der indvirker negativt på offentlighedens opfattelse af deres upartiskhed.

4.   Alle medlemmer af kollegiet, stedfortrædere og assistenter underretter formanden om ethvert spørgsmål, der kan have negativ indvirkning på Eurojusts omdømme eller interesser. Stedfortræderne og assistenterne gør dette gennem deres respektive nationale medlemmer.

5.   Formanden overvejer, hvilke yderligere skridt der skal tages i alle de tilfælde, der er nævnt i stk. 1-4, i overensstemmelse med de etiske regler, der er omhandlet i stk. 1.

6.   Opstår der en tvist mellem to eller flere medlemmer af kollegiet i forbindelse med udøvelsen af deres opgaver, kan de berørte personer underrette formanden, som kan indkalde kollegiet til møde med henblik på behandling af sagen.

1.   Kollegiet og bestyrelsen bistås af et forvaltningssekretariat, der arbejder i samråd med formanden.

2.   Forvaltningssekretariatet deltager blandt andet i kollegiets og bestyrelsens møder, fører protokol og udarbejder sammenfatninger af resultaterne af disse møder og fører fortegnelser over kollegiets og bestyrelsens virksomhed.

1.   Protokollen for kollegiets og bestyrelsens møder skal mindst indeholde navnene på deltagerne, en rapport om drøftelserne og de vedtagne beslutninger.

2.   Formanden sender udkastene til protokol for kollegiets og bestyrelsens møder til medlemmerne af henholdsvis kollegiet og bestyrelsen til vedtagelse. Efter protokollens vedtagelse underskrives den af formanden og lederen af forvaltningssekretariatet og henlægges i det arkiv, der føres af forvaltningssekretariatet. Protokollen for bestyrelsens møder sendes til kollegiet til orientering.

3.   Forvaltningssekretariatet udarbejder et sammendrag af resultatet af bestyrelsens møder, som skal godkendes af formanden og offentliggøres i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 74, stk. 4.

1.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 17, stk. 2, udnævnes den administrerende direktør af kollegiet på grundlag af en liste over kandidater foreslået af bestyrelsen efter en åben og gennemsigtig udvælgelsesprocedure.

2.   Bestyrelsen foreslår kollegiet at nedsætte en udvælgelseskomité for proceduren for udnævnelse af den administrerende direktør. Udvælgelseskomitéen består af to nationale medlemmer og en repræsentant for Europa-Kommissionen.

3.   Hvis det er relevant, og efter en afgørelse truffet af kollegiet, kan en person med relevant erfaring med besættelse af ledende stillinger deltage i udvælgelseskomitéen uden stemmeret.

4.   Udvælgelseskomitéen kan foreslå kollegiet, hvordan indkaldelsen af ansøgninger skal foregå, og beslutte, hvor mange kandidater der skal interviewes i forbindelse med indkaldelsen.

5.   Udvælgelseskomitéen indkalder kandidaterne til samtale og underretter bestyrelsen om resultatet af sine drøftelser. Bestyrelsen forelægger kollegiet en liste over kandidater med indstilling af den kandidat, der skal udvælges.

6.   Kollegiet udnævner den administrerende direktør med et flertal af sine medlemmer, hvis der ikke kan opnås konsensus. Afgørelsen træffes ved hemmelig afstemning.

7.   Bestyrelsen vedtager gennemførelsesbestemmelser for procedurerne for udvælgelse og udnævnelse, kontraktfornyelse, opsigelse af kontrakten, prøvetid og årlig resultatbedømmelse af den administrerende direktør.

1.   I den første toårige periode efter bestyrelsens nedsættelse vælger kollegiet to nationale medlemmer ud over formanden og næstformændene som medlemmer af bestyrelsen.

2.   De to kandidater, der får det største antal stemmer, anses for valgt. Ved stemmelighed mellem kandidater, der kommer på andenpladsen, anses den kandidat, der på det pågældende tidspunkt har den højeste anciennitet i tjenesten i Eurojust, for valgt. I tilfælde af afbrydelser i tjenesteperioden i Eurojust tager kollegiet kun tjenesteperioden umiddelbart inden det pågældende valg i betragtning.

3.   Den lodtrækning, der er omhandlet i denne forretningsordens artikel 10, stk. 2, skal finde sted umiddelbart efter, at de to deri omhandlede nationale medlemmer er valgt. De nationale medlemmer, der repræsenterer de to udpegede medlemsstater, varetager deres opgaver som medlemmer af bestyrelsen ved udløbet af mandatet for de to valgte nationale medlemmer, medmindre de i mellemtiden er blevet valgt til formand eller næstformand, i hvilket tilfælde det nationale medlem af den næste medlemsstat på EU's protokollære liste udpeges.

1.   Kollegiet kan ændre denne forretningsorden efter samme procedure for dens vedtagelse på forslag fra bestyrelsen eller en tredjedel af kollegiets medlemmer.

2.   Enhver ændring af denne forretningsorden skal ske på grundlag af et flertal på to tredjedele af dets medlemmer. Hvis der ikke kan opnås enighed med et flertal på to tredjedele, træffes afgørelsen med simpelt flertal på kollegiets næste møde.

1.   Eurojusts forretningsordens bestemmelser for behandling og beskyttelse af personoplysninger (i det følgende benævnt »forretningsordenen«) gennemfører databeskyttelsesbestemmelserne i Eurojustforordningen og forordning 2018/1725.

2.   Den finder anvendelse på behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk databehandling, og på anden ikkeautomatisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

3.   Forretningsordenen finder anvendelse på alle personoplysninger, der behandles af Eurojust, herunder personoplysninger, der er indeholdt i oplysninger, som det har udarbejdet eller modtaget eller som er i dets besiddelse, og som vedrører politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under dets kompetence.

1.   Denne forretningsorden gælder for både operationelle og administrative personoplysninger, der behandles af Eurojust.

2.   Operationelle oplysninger behandles i overensstemmelse med afsnit II.

3.   Administrative oplysninger behandles i overensstemmelse med afsnit III.

1.   Anmodninger om udøvelse af registreredes rettigheder behandles af det eller de nationale medlemmer, der berøres af anmodningen, som udleverer en kopi af anmodningen til den databeskyttelsesansvarlige med henblik på dens registrering.

2.   Det eller de berørte nationale medlemmer rådfører sig med medlemsstaternes kompetente myndigheder om, hvilken afgørelse der skal træffes som svar på en anmodning.

3.   Den databeskyttelsesansvarlige skal, hvis sagen kræver det, foretage yderligere kontrol i sagsforvaltningssystemet og underrette det eller de berørte nationale medlemmer, hvis der er fundet yderligere relevante oplysninger ved denne kontrol. Det eller de berørte nationale medlemmer tager hensyn til oplysningerne fra den databeskyttelsesansvarlige og tager om nødvendigt den oprindelige afgørelse op til fornyet overvejelse.

4.   De retlige og faktuelle grunde til, at afgørelsen træffes af det eller de nationale medlemmer, skal dokumenteres i den midlertidige analysedatabase vedrørende anmodningen i sagsforvaltningssystemet og stilles til rådighed for EDPS efter anmodning.

5.   Den databeskyttelsesansvarlige underretter den registrerede om den afgørelse, som det eller de berørte nationale medlemmer har truffet på Europols vegne, og underretter den registrerede om muligheden for at påklage afgørelsen til EDPS, hvis den registrerede ikke er tilfreds med den afgørelse, Eurojust har truffet, og om vedkommendes ret til at indbringe sagen for EU-Domstolen.

6.   I de tilfælde, hvor anmodningen er modtaget gennem en national tilsynsmyndighed, underretter Eurojust denne myndighed om en afgørelse, som den databeskyttelsesansvarlige har meddelt den registrerede.

1.   Sagsforvaltningssystemet skal automatisk tildele et unikt referencenummer (identifikator) til enhver ny midlertidig analysedatabase, der åbnes.

2.   Når et nationalt medlem, der er ansvarligt for forvaltningen af en midlertidig analysedatabase som defineret i Eurojustforordningens artikel 24, stk. 1, giver adgang til en midlertidig analysedatabase eller en del heraf til et eller flere involverede nationale medlemmer, skal sagsforvaltningssystemet sikre, at de autoriserede brugere inden for rammerne af det nationale kontors profil på det nationale medlems ansvar har adgang til de relevante dele af analysedatabasen, men at de ikke kan ændre de oplysninger, som den oprindelige ophavsmand har indført. De autoriserede brugere kan dog tilføje relevante oplysninger til de nye dele af de midlertidige analysedatabaser. På samme måde kan oplysningerne i fortegnelsen læses af alle autoriserede brugere af systemet, men kan kun ændres af ophavspersonen.

3.   Den databeskyttelsesansvarlige underrettes automatisk af sagsforvaltningssystemet om oprettelsen af enhver ny analysedatabase, der indeholder personoplysninger.

4.   Sagsforvaltningssystemet skal sikre, at kun operationelle personoplysninger omhandlet i Eurojustforordningens bilag II, punkt 1, litra a)-i), k) og m) og punkt 2, kan registreres af det berørte nationale medlem, der har åbnet en midlertidig analysedatabase i fortegnelsen i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 23, stk. 4, og artikel 24, stk. 3.

5.   Når de nationale medlemmer i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 23, stk. 6, ønsker midlertidigt at opbevare og analysere personoplysninger med henblik på at vurdere, om sådanne oplysninger er relevante for Eurojusts opgaver, udarbejder de et udkast til en analysedatabase, som kun de selv og organer, de har bemyndiget, har adgang til inden for rammerne af deres kontors profil. Efter tre måneder bør udkastet til midlertidig analysedatabase enten konverteres til en midlertidig analysedatabase i sagsforvaltningssystemet eller automatisk slettes af systemet. Systemet skal underrette det berørte nationale medlem, inden denne tid er udløbet, for at minde vedkommende om, at det er nødvendigt at træffe afgørelse om udkastet til database.

6.   Det/de berørte nationale medlemmer skal sikre, at oplysningerne i fortegnelsen er tilstrækkelige til at opfylde Eurojusts opgaver som defineret i Eurojustforordningens artikel 2.

1.   Eurojust træffer passende tekniske foranstaltninger for at sikre, at den databeskyttelsesansvarlige automatisk underrettes om de særlige tilfælde, hvor der gøres brug af Eurojustforordningens artikel 27, stk. 4. Sagsforvaltningssystemet skal sikre, at fortegnelsen, der er omhandlet i Eurojustforordningens artikel 23, stk. 1 og 4, ikke indeholder sådanne oplysninger.

2.   Såfremt sådanne oplysninger vedrører vidner eller ofre, jf. Eurojustforordningens artikel 27, stk. 2, registrerer sagsforvaltningssystemet ikke disse oplysninger, medmindre de berørte nationale medlemmer træffer anden beslutning. Beslutningen om at behandle sådanne oplysninger skal dokumenteres.

1.   Eurojust træffer passende tekniske foranstaltninger for at sikre, at den databeskyttelsesansvarlige automatisk underrettes om de særlige tilfælde, hvor der i et begrænset tidsrum gøres brug af Eurojustforordningens artikel 27, stk. 3. Sagsforvaltningssystemet skal mærke sådanne oplysninger på en måde, der minder personen, der har indført oplysningerne i systemet, om forpligtelsen til at opbevare disse oplysninger i et begrænset tidsrum.

2.   Når sådanne oplysninger vedrører vidner eller ofre, jf. Eurojustforordningens artikel 27, stk. 2, registrerer sagsforvaltningssystemet ikke disse oplysninger, medmindre de berørte nationale medlemmer træffer anden beslutning. Beslutningen om at behandle sådanne oplysninger skal dokumenteres.

1.   Hvert nationalt medlem af Eurojust dokumenterer og underretter den databeskyttelsesansvarlige om de regler for adgang, som vedkommende har autoriseret i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 34 inden for rammerne af vedkommendes nationale kontor vedrørende operationelle personoplysninger.

2.   De nationale medlemmer kan fra sag til sag beslutte at give specifik autoriseret adgang til en midlertidig analysedatabase eller dele af den til en person, der ikke er medlem af Eurojusts personale, men som arbejder på Eurojusts vegne og tilhører en specifik personalekategori, som på forhånd er godkendt af Eurojusts administrerende direktør i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 24, stk. 2, til at få adgang til sagsforvaltningssystemet.

3.   De nationale medlemmer sørger for, at der fastsættes og overholdes passende organisatoriske forholdsregler i deres kontorer, og at der gøres korrekt brug af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder deltagelse i den nødvendige uddannelse, som Eurojust stiller til rådighed for dem.

4.   I overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 34 kan kollegiet tillade, at andre medlemmer af Eurojusts personale har adgang til operationelle personoplysninger, hvis det er nødvendigt for udførelsen af Eurojusts opgaver.

1.   Eurojusts sagsforvaltningssystem som defineret i Eurojustforordningens artikel 23 fungerer for operationelle personoplysninger som fortegnelse over alle de behandlingsaktiviteter, der er omhandlet i Eurojustforordningens artikel 35.

2.   Eurojusts sagsforvaltningssystem skal indeholde en fuldstændig fortegnelse over videregivelse og modtagelse af operationelle personoplysninger, der gør det muligt at fastslå enhver videregivelse af operationelle personoplysninger og identiteten af den nationale myndighed, den organisation eller det tredjeland eller den internationale organisation, der har videregivet eller modtaget de pågældende oplysninger til eller fra Eurojust.

1.   En afgørelse om videregivelse af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer i overensstemmelse med Eurojustforordningens artikel 58, stk. 1, træffes af Eurojusts kollegium på anmodning af det eller de berørte nationale medlemmer efter en vurdering foretaget af den databeskyttelsesansvarlige.

2.   Den databeskyttelsesansvarlige forelægger den i stk. 1 omhandlede vurdering inden for ti arbejdsdage. Når det er nødvendigt af hensyn til sagens hastende karakter, hvilket det eller de berørte nationale medlemmer anfører, forelægges vurderingen snarest muligt. I særligt komplekse sager kan den databeskyttelsesansvarlige aftale en længere frist med det eller de berørte nationale medlemmer til at afslutte vurderingen.

3.   Den databeskyttelsesansvarliges vurdering skal navnlig omhandle de spørgsmål, der er omhandlet i Eurojustforordningens betragtning 51 og 52. Hvis den databeskyttelsesansvarlige i forbindelse med vurderingen af, om garantierne er tilstrækkelige i det konkrete tilfælde, har forbehold, kan den databeskyttelsesansvarlige høre EDPS, inden der foretages en vurdering af en specifik videregivelse.

1.   Eurojust træffer passende tekniske foranstaltninger til at sikre, at fristerne for opbevaring af operationelle personoplysninger i Eurojustforordningens artikel 29 overholdes, og at disse oplysninger slettes automatisk, når der ikke på tidspunktet for vurderingen træffes en berettiget beslutning om fortsat at opbevare de operationelle personoplysninger.

2.   Sagsforvaltningssystemet skal navnlig sikre, at det hvert tredje år efter indlæsningen vurderes, om det er nødvendigt at opbevare oplysninger i en midlertidig analysedatabase. Den pågældende vurdering dokumenteres behørigt i systemet, herunder begrundelsen for en beslutning om fortsat at opbevare operationelle personoplysninger, og den databeskyttelsesansvarlige underrettes automatisk herom. Resultatet af en sådan beslutning eller mangel herpå gælder for sagen som helhed som defineret i Eurojustforordningens artikel 29, stk. 2.

3.   Sagsforvaltningssystemet skal navnlig mærke de oplysninger, der er registreret i et begrænset tidsrum i overensstemmelse med artikel 27, stk. 3, samt de oplysninger, der er nævnt i Eurojustforordningens artikel 27, stk. 4. Hvis de operationelle personoplysninger, der er omhandlet i artikel 27, stk. 4, opbevares i mere end fem år, vil sagsforvaltningssystemet generere en advarsel for at sikre, at de pågældende oplysninger automatisk gives til EDPS.

4.   I særlige tilfælde, hvor et nationalt medlem mener, at der fortsat er behov for arkivering af de operationelle personoplysninger i samfundets interesse eller til statistiske formål som omhandlet i Eurojustforordningens artikel 29, stk. 7, litra e), beslutter kollegiet efter at have hørt den databeskyttelsesansvarlige, om det er nødvendigt at opbevare oplysningerne i den givne sag til det specifikke formål. EDPS underrettes, når denne procedure anvendes.

1.   Anmodninger om udøvelse af rettigheder rettes direkte til Eurojusts administrerende direktør eller den databeskyttelsesansvarlige. Den databeskyttelsesansvarlige modtager under alle omstændigheder en kopi af anmodningen til registrering.

2.   Den databeskyttelsesansvarlige bistår om nødvendigt den registrerede og stiller særlige formularer til rådighed, som enkeltpersoner kan anvende til at fremsætte deres anmodninger.

3.   Den administrerende direktør træffer på grundlag af oplysningerne fra den administrative enhed, der er direkte involveret i behandlingen af personoplysningerne, og rådgivningen fra den databeskyttelsesansvarlige afgørelse om den specifikke sag.

4.   Den databeskyttelsesansvarlige meddeler den registrerede den administrerende direktørs afgørelse og underretter den registrerede om muligheden for at påklage afgørelsen til EDPS, hvis den registrerede ikke er tilfreds med Eurojusts afgørelse.

5.   Der foretages en fuldstændig behandling af anmodningen senest en måned efter modtagelsen. Denne periode kan forlænges med to måneder, hvis det er nødvendigt, under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antal. Den administrerende direktør underretter den registrerede om enhver sådan forlængelse senest en måned efter modtagelsen af anmodningen sammen med begrundelsen for forsinkelsen. Den registrerede kan indbringe sagen for EDPS, hvis Eurojust ikke har truffet en afgørelse på grundlag af den registreredes anmodning inden for denne frist.

1.   Hver enkelt databehandling af administrative personoplysninger, der finder sted i Eurojust, skal i lyset af sit definerede formål og i fuld overensstemmelse med artikel 4, stk. 1, litra d), og artikel 31, stk. 1, litra f), i forordning (EF) nr. 2018/1725 have en klar og fastsat opbevaringsfrist for at sikre, at oplysningerne ikke opbevares i længere tid end nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de administrative personoplysninger behandles. Denne frist fastsættes for hver kategori af oplysninger, der behandles og dokumenteres i fortegnelsen over behandlingsaktiviteter.

2.   Eurojust fører administrative personoplysninger i overensstemmelse med stk. 1, så længe det er nødvendigt og under ingen omstændigheder i længere tid end de perioder, der er anført for hver behandlingskategori i skemaet i bilaget til disse bestemmelser.

3.   Bestyrelsen kan på forslag af den administrerende direktør fastsætte kortere opbevaringsfrister end dem, der er anført i bilaget til disse bestemmelser.

1.   Disse bestemmelser skal gennemgås regelmæssigt for at vurdere, om der er behov for ændringer. Enhver ændring af denne forretningsorden foregår efter de procedurer, der i Eurojustforordningen er fastsat for forretningsordenens godkendelse.

2.   EDPS orienterer kollegiet om samtlige forslag eller anbefalinger vedrørende ændring af disse bestemmelser i forretningsordenen.