ISSN 1725-2520

Den Europæiske Unions

Tidende

L 7

European flag  

Dansk udgave

Retsforskrifter

51. årgang
10. januar 2008


Indhold

 

II   Retsakter vedtaget i henhold til traktaterne om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab/Euratom, hvis offentliggørelse ikke er obligatorisk

Side

 

 

AFGØRELSER OG BESLUTNINGER

 

 

Kommissionen

 

 

2008/22/EF

 

*

Kommissionens beslutning af 19. december 2007 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF om oprettelse af Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme, hvad angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, reglerne for administrativ og finansiel forvaltning og støtteberettigelsen for udgifter til projekter, der samfinansieres af fonden (meddelt under nummer K(2007) 6396)

1

DA

De akter, hvis titel er trykt med magre typer, er løbende retsakter inden for rammerne af landbrugspolitikken og har normalt en begrænset gyldighedsperiode.

Titlen på alle øvrige akter er trykt med fede typer efter en asterisk.


II Retsakter vedtaget i henhold til traktaterne om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab/Euratom, hvis offentliggørelse ikke er obligatorisk

AFGØRELSER OG BESLUTNINGER

Kommissionen

10.1.2008   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 7/1


KOMMISSIONENS BESLUTNING

af 19. december 2007

om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF om oprettelse af Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme, hvad angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, reglerne for administrativ og finansiel forvaltning og støtteberettigelsen for udgifter til projekter, der samfinansieres af fonden

(meddelt under nummer K(2007) 6396)

(Kun den bulgarske, den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)

(2008/22/EF)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF af 23. maj 2007 om oprettelse af Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme og om ophævelse af Rådets beslutning 2004/904/EF (1), særlig artikel 23, artikel 31, stk. 5, artikel 33, stk. 6, og artikel 35, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

Der bør fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger under fonden, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed umiddelbart kan gennemføre projekter. Der bør også fastlægges yderligere bestemmelser for myndigheder, til hvilke der uddelegeres opgaver.

(2)

Der bør opstilles en liste over procedurer og/eller praktiske foranstaltninger, som de forskellige udpegede myndigheder bør udarbejde og rette sig efter ved gennemførelse af fonden.

(3)

Det bør fastlægges, hvilke forpligtelser de ansvarlige myndigheder skal have over for de endelige støttemodtagere i den fase, som fører frem til udvælgelse og godkendelse af projekter, der skal støttes, og med hensyn til de aspekter, der skal være omfattet af kontrollen af de udgifter, der anmeldes af den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, herunder administrativ kontrol af ansøgninger om godtgørelse og kontrol på stedet vedrørende de enkelte projekter.

(4)

For at de udgifter, der er afholdt under de årlige programmer, kan blive revideret behørigt, bør det fastsættes, hvilke krav et revisionsspor skal opfylde for at blive betragtet som tilstrækkeligt.

(5)

Revision af projekter og systemer udføres under revisionsmyndighedens ansvar. For at sikre, at revisionen er tilstrækkeligt omfattende og effektiv og udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde, herunder vedrørende grundlaget for udtagning af stikprøver.

(6)

Medlemsstaterne skal indsende en beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer til Kommissionen sammen med deres flerårige program. Da dette dokument er et af de centrale elementer, Kommissionen baserer sig på i forbindelse med den delte forvaltning af fællesskabsbudgettet for at forvisse sig om, at medlemsstaterne anvender den pågældende finansielle støtte i overensstemmelse med de gældende regler og principper, som er nødvendige for at beskytte Fællesskabets økonomiske interesser, bør der fastsættes detaljerede retningslinjer for, hvilke oplysninger disse dokumenter skal indeholde.

(7)

For at harmonisere standarder for programmering, opfølgning på gennemførelse af fonden, revision og godkendelse af udgifter er det nødvendigt klart at fastlægge indholdet af det flerårige program, det årlige program, statusrapporten, den endelige rapport og betalingsanmodninger samt revisionsstrategien, den årlige revisionsrapport, gyldighedserklæringen og udgiftsgodkendelsen.

(8)

Eftersom medlemsstaterne skal indberette og overvåge uregelmæssigheder og inddrive fejlagtigt udbetalte summer i forbindelse med fondens finansiering, bør der fastsættes krav for de oplysninger, der indsendes til Kommissionen.

(9)

Erfaringerne viser, at borgerne i Den Europæiske Union ikke i tilstrækkelig grad ved, hvilken rolle Fællesskabet spiller i forbindelse med programfinansiering. Der bør derfor fastlægges detaljerede retningslinjer for, hvilken information og hvilke pr-foranstaltninger, der er nødvendige for at afhjælpe denne mangel på kommunikation og information.

(10)

For at sikre, at information om foreliggende finansieringsmuligheder videreformidles bredt til alle interesserede parter og af hensyn til åbenheden, bør det fastlægges, hvilke minimumsforanstaltninger der er nødvendige for at informere potentielle støttemodtagere om de finansieringsmuligheder, Fællesskabet og medlemsstaterne i fællesskab tilbyder via fonden. For at skabe større åbenhed om anvendelsen af fondens midler bør fortegnelserne over endelige støttemodtagere, projekttitlerne og den offentlige støtte, der ydes til projekterne, offentliggøres.

(11)

På baggrund af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) bør det i forbindelse med de informations- og pr-foranstaltninger og det revisionsarbejde, der er omhandlet i nærværende beslutning, fastsættes, at Kommissionen og medlemsstaterne forhindrer enhver uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og præciseres, til hvilket formål Kommissionen og medlemsstaterne kan behandle sådanne oplysninger.

(12)

Anvendelsen af elektroniske medier til udveksling af oplysninger og finansielle data mellem medlemsstaterne og Kommissionen fører til forenkling, øget effektivitet, åbenhed og tidsbesparelser. For at få det fulde udbytte af disse fordele og samtidigt garantere sikkerheden ved dataudvekslingen kan Kommissionen oprette et fælles edb-system.

(13)

For at sikre effektiv gennemførelse af fonden i medlemsstaterne i overensstemmelse med principperne for sund finansiel forvaltning, bør der vedtages en række fælles regler om udgifter, der er berettigede til støtte fra fonden. For at mindske den administrative byrde for endelige støttemodtagere og udpegede myndigheder bør indirekte omkostninger på visse betingelser kunne finansieres efter faste satser.

(14)

I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Det Forenede Kongerige bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.

(15)

I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Irland bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.

(16)

I medfør af artikel 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er denne beslutning ikke bindende for Danmark, og den finder ikke anvendelse i Danmark.

(17)

Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelse fra forvaltningskomitéen for fonden —

VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:

INDHOLDSFORTEGNELSE

Del I

Indledning

Kapitel 1

Emne og definitioner

Artikel 1

Emne

Artikel 2

Definitioner

Del II

Fælles bestemmelser for de fire fonde

Kapitel 1

Udpegede myndigheder

Artikel 3

Fælles myndigheder

Artikel 4

Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver

Artikel 5

Udlicitering af opgaver

Kapitel 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 6

Procedurehåndbog

Artikel 7

Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden

Artikel 8

Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

Artikel 9

Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

Artikel 10

Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

Artikel 11

Kontrakter som led i gennemførelsen

Artikel 12

Fastsættelse af endeligt fællesskabsbidrag

Artikel 13

Teknisk bistand

Artikel 14

Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed

Artikel 15

Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed

Artikel 16

Revisionsspor

Artikel 17

Systemrevision og projektrevision

Artikel 18

Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden

Kapitel 3

Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden

Artikel 19

Proportionalitetsprincippet

Artikel 20

Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 21

Revision af beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 22

Programmeringsdokumenter

Artikel 23

Revision af finansiel fordeling i årlige programmer

Artikel 24

Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelse af årlige programmer

Artikel 25

Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden

Artikel 26

Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden

Kapitel 4

Rapportering af uregelmæssigheder

Artikel 27

Første rapportering — undtagelser

Artikel 28

Rapportering om opfølgning — uinddrivelige beløb

Artikel 29

Kontakt med medlemsstater

Artikel 30

Anvendelse af oplysninger

Kapitel 5

Information og pr-foranstaltninger

Artikel 31

Information til potentielle endelige støttemodtagere

Artikel 32

Information til endelige støttemodtagere

Artikel 33

Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

Artikel 34

De endelige støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

Artikel 35

Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen

Kapitel 6

Personoplysninger

Artikel 36

Beskyttelse af personoplysninger

Kapitel 7

Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 37

Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 38

Computersystem til udveksling af dokumenter

Del III

Særlige bestemmelser for Den Europæiske Flygtningefond

Kapitel 1

Regler for støtteberettigelse

Artikel 39

Regler for støtteberettigelse

Kapitel 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 40

Nødforanstaltninger

Artikel 41

Fast beløb til genbosatte personer

Artikel 42

Gennemførelse af årlige programmer

Del IV

Afsluttende bestemmelser

Artikel 43

Adressater

BILAG

 

DEL I

INDLEDNING

KAPITEL 1

Emne og definitioner

Artikel 1

Emne

1.   Denne beslutning fastsætter gennemførelsesbestemmelser for fonden for så vidt angår:

a)

udpegede myndigheder

b)

forvaltnings- og kontrolsystemer

c)

oplysninger, som medlemsstaterne skal indsende til Kommissionen om anvendelsen af fonden

d)

rapportering af uregelmæssigheder

e)

information og pr-foranstaltninger

f)

personoplysninger

g)

elektronisk udveksling af dokumenter.

2.   De følgende bestemmelser berører ikke Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (4).

Artikel 2

Definitioner

I denne beslutning forstås ved:

»grundlæggende retsakt«: beslutning nr. 573/2007/EF

»fond«: Den Europæiske Flygtningefond som oprettet ved den grundlæggende retsakt

»fire fonde«: Den Europæiske Flygtningefond, Fonden for De Ydre Grænser, Den Europæiske Tilbagesendelsesfond og Den Europæiske Fond for Integration af Tredjelandsstatsborgere som fastsat ved beslutning nr. 573/2007/EF, Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 574/2007/EF (5), Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 575/2007/EF (6) og Rådets beslutning 2007/435/EF (7) som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme

»ansvarlig myndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt

»godkendelsesmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt

»revisionsmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt

»myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra d), i den grundlæggende retsakt

»udpegede myndigheder«: alle de myndigheder, der udpeges af medlemsstaterne efter artikel 25 i den grundlæggende retsakt

»foranstaltning«: foranstaltning under fonden som omhandlet i artikel 3 og 5 i den grundlæggende retsakt

»projekt«: specifikke, praktiske midler, som de endelige støttemodtagere anvender til fuld eller delvis gennemførelse af en foranstaltning

»endelig støttemodtager«: retlig enhed med ansvar for gennemførelse af projekter, f.eks. ngo'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non profit-organisationer, privatretlige eller offentligretlige selskaber eller internationale organisationer

»projektpartner«: enhver retlig enhed, der gennemfører et projekt i samarbejde med en endelig støttemodtager ved at tilføre projektet ressourcer og modtage en del af fællesskabsbidraget gennem den endelige støttemodtager

»strategiske retningslinjer«: rammerne for fondens intervention som vedtaget ved Kommissionens beslutning 2007/815/EF (8),

»prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en prioritet i de strategiske retningslinjer

»specifik prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en specifik prioritet i de strategiske retningslinjer, og som giver mulighed for en højere samfinansieringssats efter artikel 14, stk. 4, i den grundlæggende retsakt

»første administrative eller retslige konstatering«: den første skriftlige vurdering fra en kompetent administrativ eller retslig myndighed, som på grundlag af konkrete forhold konkluderer, at der er begået en uregelmæssighed, idet det dog senere kan være nødvendigt at revidere denne konklusion eller trække den tilbage som følge af udviklingen i den administrative eller retslige procedure

»uregelmæssighed«: enhver overtrædelse af en fællesskabsbestemmelse, som kan tilskrives en økonomisk aktørs handling eller undladelse, der skader eller vil kunne skade Den Europæiske Unions almindelige budget ved afholdelse af en uretmæssig udgift over det almindelige budget

»mistanke om svig«: en uregelmæssighed, der giver anledning til, at der indledes en administrativ eller retslig procedure på nationalt plan med henblik på at fastslå, om der foreligger en forsætlig adfærd, navnlig svig i betydningen omhandlet i artikel 1, stk. 1, litra a), i konventionen, som er indgået på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om beskyttelse af Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser (9),

»konkurs«: insolvensbehandling i betydningen defineret i artikel 2, litra a), i Rådets forordning (EF) nr. 1346/2000 (10),

»aftale om tilskud«: en aftale eller tilsvarende former for juridiske instrumenter, på grundlag af hvilke medlemsstaterne yder tilskud til den endelige støttemodtager med henblik på gennemførelse af et projekt under fonden.

DEL II

FÆLLES BESTEMMELSER FOR DE FIRE FONDE

KAPITEL 1

Udpegede myndigheder

Artikel 3

Fælles myndigheder

Medlemsstater kan udpege den samme ansvarlige myndighed, revisionsmyndighed eller godkendelsesmyndighed for to eller flere af de fire fonde.

Artikel 4

Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver

1.   Enhver uddelegering af opgaver skal opfylde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket kræver effektiv og produktiv intern kontrol, og skal overholde princippet om ikke-forskelsbehandling og sikre fællesskabsfinansieringens synlighed. De gennemførelsesopgaver, der uddelegeres, må ikke give anledning til interessekonflikter.

2.   Omfanget af de opgaver, der uddelegeres af den ansvarlige myndighed til en anden myndighed, og de detaljerede procedurer for gennemførelse af de uddelegerede opgaver skal registreres officielt og skriftligt.

Dokumentet om uddelegering skal som et minimum:

a)

indeholde henvisninger til relevant fællesskabslovgivning

b)

angive den opgave, der uddelegeres til myndigheden

c)

angive rettigheder og pligter for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, og det ansvar den påtager sig

d)

angive forpligtelsen for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, til at etablere og opretholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der er tilpasset opfyldelsen af dens forpligtelser

e)

angive, hvilken garanti der skal gives for forsvarlig økonomisk forvaltning og lovligheden og den formelle rigtighed af de uddelegerede opgaver.

3.   Varetagelse af kommunikation med Kommissionen, jf. artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt uddelegeres ikke. Den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.

4.   Hvis den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, ikke er en offentlig administration eller et organ underlagt medlemsstatens privatret med en public service-opgave, kan den ansvarlige myndighed ikke uddelegere gennemførelsesbeføjelser, der indebærer vidtgående skønsbeføjelser angående politikvalg, til den pågældende myndighed.

5.   Uddelegering af opgaver til myndigheder berører ikke ansvaret for den ansvarlige myndighed, som forbliver ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret.

6.   Hvor den ansvarlige myndighed har uddelegeret opgaver til en myndighed, finder alle denne beslutnings bestemmelser vedrørende den ansvarlige myndighed tilsvarende anvendelse på den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver.

Artikel 5

Udlicitering af opgaver

Udpegede myndigheder kan udlicitere nogle af deres opgaver, men forbliver ansvarlige for de udliciterede opgaver i overensstemmelse med de ansvar, der er omhandlet i artikel 27, 29 og 30 i den grundlæggende retsakt.

KAPITEL 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 6

Procedurehåndbog

I henhold til artikel 31, stk. 2, i den grundlæggende retsakt og under hensyntagen til proportionalitetsprincippet udarbejder medlemsstaterne en manual over procedurer og praktiske foranstaltninger vedrørende:

a)

de udpegede myndigheders opgaver

b)

foranstaltninger, der sikrer passende adskillelse af funktioner

c)

eventuel overvågning af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og andre udliciterede opgaver

d)

fastlæggelse af flerårige og årlige programmer

e)

fastlæggelse af revisionsstrategi og årlige revisionsplaner

f)

udvælgelse af projekter, tildeling af støtte og overvågning og finansiel forvaltning af projekter

g)

forvaltning af uregelmæssigheder, finansielle korrektioner og inddrivelser

h)

forberedelse og gennemførelse af kontrolbesøg

i)

forberedelse af revisionsrapporter og erklæringer

j)

godkendelse af udgifter

k)

evaluering af programmet

l)

rapportering til kommissionen

m)

revisionsspor.

Artikel 7

Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden

1.   Den ansvarlige myndighed kan med henblik på gennemførelse af fonden fungere som tildelingsorgan og/eller gennemførelsesorgan.

2.   Den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan i tilfælde, hvor den gennemfører projekterne, og det sker som hovedregel på baggrund af årlige åbne indkaldelser af forslag.

Hverken den ansvarlige myndighed eller en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kan indgive forslag på foranledning af disse indkaldelser.

I behørigt begrundede tilfælde, herunder videreførelse af flerårige projekter efter artikel 14, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, som blev udvalgt efter en forudgående indkaldelse af forslag eller i nødsituationer, kan der ydes tilskud uden indkaldelse af forslag.

3.   Den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan i tilfælde, hvor den beslutter at gennemføre projekterne umiddelbart, fordi projekternes karakteristika ikke levner andre muligheder for gennemførelse, f.eks. i retlige monopolsituationer eller af sikkerhedshensyn. I disse tilfælde gælder reglerne angående den endelige støttemodtager tilsvarende på den ansvarlige myndighed.

Artikel 8

Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

1.   De årsager, som fik den ansvarlige myndighed til at fungere som gennemførelsesorgan ved gennemførelsen af projekter, identificeres og meddeles Kommissionen inden for rammerne af det pågældende årlige program.

2.   Ved gennemførelse af projekterne sikrer den ansvarlige myndighed overholdelse af princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.

3.   Den ansvarlige myndighed kan gennemføre de identificerede projekter i henhold til artikel 7, stk. 3, umiddelbart og/eller sammen med en national myndighed, der er kompetent på grund af sin tekniske ekspertise, sin høje specialiseringsgrad eller sine administrative beføjelser. De vigtigste nationale myndigheder, der er inddraget i gennemførelsen, identificeres også i det pågældende årlige program.

4.   Den administrative beslutning om at samfinansiere et projekt under fonden skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge de samfinansierede produkter og tjenesteydelser og kontrollere afholdte afgifter. Alle relevante bestemmelser, der er fastlagt for en aftale om tilskud i artikel 10, stk. 2, specificeres i et tilsvarende juridisk instrument.

5.   Den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program skal indeholde oplysninger om de procedurer og den praksis, der er anvendt for at sikre passende adskillelse af funktioner, effektiv kontrol og tilfredsstillende beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser, og der skal redegøres for, hvordan interessekonflikter er blevet undgået.

6.   Når den ansvarlige myndighed forventes jævnligt at være gennemførelsesorgan i forbindelse med projekter, der samfinansieres af fonden:

a)

kan revisionsmyndigheden ikke være en del af det samme organ som den ansvarlige myndighed, medmindre dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret, og den også rapporterer til et andet organ end det, revisionsmyndigheden og den ansvarlige myndighed er del af

b)

berøres den ansvarlige myndigheds opgaver som defineret i artikel 27 i den grundlæggende retsakt ikke, når den ansvarlige myndighed også gennemfører projekter umiddelbart.

7.   Når en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, forventes at fungere som gennemførelsesorgan for projekter, der samfinansieres af fonden, kan denne myndighed ikke være den eneste endelige modtager af bevillinger, som den har fået til opgave at forvalte.

Artikel 9

Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

1.   Indkaldelserne af forslag som omhandlet i artikel 7, stk. 2, offentliggøres på en sådan måde, at de når ud til den bredest mulige kreds af mulige støttemodtagere. Enhver ændring af indholdet af indkaldelserne af forslag offentliggøres på samme vilkår.

I indkaldelserne af forslag skal der redegøres for:

a)

mål

b)

udvælgelseskriterier, som skal være i overensstemmelse med artikel 14, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, og de relevante støttedokumenter

c)

foranstaltninger vedrørende fællesskabsfinansiering og eventuelt national finansiering

d)

foranstaltninger og sidste dato for indsendelse af forslag.

2.   Med henblik på udvælgelse af projekter og tildeling af tilskud sikrer den ansvarlige myndighed, at de potentielle støttemodtagere informeres om følgende særlige betingelser i tilknytning til de projekter, der skal gennemføres:

a)

regler for udgifternes støtteberettigelse

b)

tidsbegrænsning for gennemførelse, og

c)

finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og videregives.

Inden der træffes beslutning om tildeling, sikrer den ansvarlige myndighed sig, at den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne har kapacitet til at opfylde disse betingelser.

3.   Den ansvarlige myndighed sikrer, at de projekter, der får tilskud, underkastes en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering under anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Årsagerne til afvisning af de andre projekter anføres.

4.   Medlemsstaterne afgør, hvem der har beføjelse til at træffe afgørelse om ydelse af tilskud til projekter, og sikrer, at der i alle tilfælde undgås interessekonflikter, og navnlig, når ansøgerne er nationale organer.

5.   Beslutningen om ydelse af tilskud skal som et minimum indeholde navnet på den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, det højeste samfinansieringsbeløb fra fonden og den højeste sats for samfinansiering af de samlede støtteberettigede omkostninger.

6.   Alle ansøgere informeres skriftligt om resultaterne af udvælgelsesprocessen med en forklaring vedrørende udvælgelsesbeslutningerne. Hvis der findes en relevant klageprocedure i den nationale lovgivning, skal den anføres.

Artikel 10

Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan

1.   Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede projektforvaltningsprocedurer omfattende bl.a.:

a)

underskrift af aftaler om tilskud med udvalgte endelige støttemodtagere

b)

opfølgning på aftalerne og eventuelle ændringer heraf gennem oprettelse af et system til administrativ overvågning af projekterne (brevvekslinger, udarbejdelse af ændringer og overvågning af deres gennemførelse, udarbejdelse af rykkerskrivelser og modtagelse og behandling af rapporter mv.)

2.   Aftalerne om tilskud fastsætter bl.a.:

a)

det maksimale tilskudsbeløb

b)

det maksimale fællesskabsbidrag i procent i henhold til artikel 14, stk. 4, eller artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt

c)

en detaljeret beskrivelse af og tidsplan for det støttede projekt

d)

eventuelt, den del af opgaverne og tilhørende omkostninger, som den endelige støttemodtager påtænker at udlicitere til tredjeparter

e)

det godkendte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder den faste procentsats for de indirekte omkostninger som fastsat i bilag 11 om reglerne for udgifters støtteberettigelse

f)

tidsplanen for og bestemmelser om gennemførelsen af aftalen (rapporteringsforpligtelser, ændringer og ophør)

g)

operationelle projektmål og indikatorer, der skal anvendes

h)

en definition af støtteberettigede omkostninger

i)

betingelser vedrørende udbetaling af tilskuddet og bogføringskrav

j)

betingelser vedrørende revisionssporet

k)

relevante bestemmelser vedrørende databeskyttelse

l)

relevante bestemmelser vedrørende pr-foranstaltninger.

3.   De endelige støttemodtagere sikrer eventuelt, at alle projektpartnere er underkastet samme betingelser, som de selv er. Partnerne udøver deres ansvar via den endelige støttemodtager, som forbliver ansvarlig, i sidste instans, for dennes og alle projektpartnernes overholdelse af aftalens betingelser.

De endelige støttemodtagere opbevarer attesterede kopier af regnskabsdokumenterne som bilag for indtægter og udgifter, der er afholdt af partnerne i forbindelse med det pågældende projekt.

4.   Hver aftale om tilskud giver udtrykkeligt Kommissionen og Revisionsretten beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol på stedet at kontrollere alle endelige støttemodtagere, projektpartnere, kontrahenter og underkontrahenter.

Artikel 11

Kontrakter som led i gennemførelsen

Med forbehold af bestemmelserne i Fællesskabets gældende regler vedrørende offentlige indkøb og gældende nationale offentlige regler for offentlige indkøb fastsætter aftaler om tilskud, at de endelige støttemodtagere og/eller projektpartnerne ved gennemførelse af projekter tildeler indkøbskontrakten efter en udbudsprocedure under hensyn til det forslag, der er mest omkostningseffektivt, og at det undgås, at der opstår interessekonflikter. Med forbehold af de gældende fællesskabsbestemmelser og gældende nationale regler for offentlige indkøb kan der tildeles kontrakter til en værdi af mindre end 5 000 EUR på grundlag af et enkelt tilbud uden indkaldelse af tilbud.

Artikel 12

Fastsættelse af endeligt fællesskabsbidrag

Ved beregning af den endelige udbetaling til den endelige støttemodtager skal det samlede fællesskabsbidrag til hvert projekt være det laveste af de følgende tre beløb:

a)

det maksimale beløb, der er angivet i aftalen om tilskud

b)

den maksimale samfinansiering, der er et resultat af multiplikationen af de samlede støtteberettigede omkostninger for det pågældende projekt med den procentsats, der er fastsat i artikel 14, stk. 4, og artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt (dvs. 50 %, 75 % eller 80 %), og

c)

det beløb, der er et resultat af anvendelsen af non profit-princippet som defineret i punkt I.3.3 i bilag 11.

Artikel 13

Teknisk bistand

1.   Teknisk bistand på Kommissions initiativ som defineret i artikel 15 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.

2.   Teknisk bistand på medlemsstaternes initiativ som defineret i artikel 16 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.

3.   Teknisk bistand på Kommissionens eller medlemsstaternes initiativ kan tage form af indkøbsaftaler, eksperthonorarer og/eller enhver administrativ udgift, der er underlagt de regler for støtteberettigelse, der er fastsat i kapitel 1 i del III.

Artikel 14

Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed

1.   Hvor en eller flere udpegede myndigheder er fælles for to eller flere af de fire fonde, kan bevillingerne til teknisk bistand til hvert af de berørte årlige programmer sammenlægges delvist eller helt.

2.   Udgifterne til teknisk bistand fordeles på de berørte fonde, fortrinsvis på grundlag af enkle og repræsentative fordelingsformler. Anvendelsen af fordelingsformler bør ikke føre til en forøgelse af det maksimale beløb for udgifter til teknisk bistand for de berørte enkelte årlige programmer.

Artikel 15

Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed

1.   Den kontrol, der skal foretages af forvaltningsmyndigheden eller under dennes ansvar efter artikel 27, stk. 1, litra g), i den grundlæggende retsakt, omfatter eventuelt projekternes relevante administrative, finansielle, tekniske og fysiske aspekter.

Kontrollen skal sikre, at de anmeldte udgifter er reelle og berettigede i forhold til projektets formål, at de støttede projekter er gennemført i overensstemmelse med aftalerne om tilskud, at fællesskabsbidraget er i overensstemmelse med reglerne, navnlig med hensyn til den finansieringsstruktur, der er fastsat i artikel 14 i den grundlæggende retsakt, at anmodningerne om godtgørelse fra den endelige støttemodtager er korrekte, at projekterne og udgifterne er i overensstemmelse med fællesskabsreglerne og nationale regler samt forebygge, at udgiftsfinansieringen falder sammen med finansiering under andre fællesskabsprogrammer eller nationale programmer og med andre programmeringsperioder.

Desuden gennemføres der:

a)

administrativ og finansiel kontrol af hver anmodning om godtgørelse, der indsendes af de endelige støttemodtagere

b)

som et minimum kontrol af et repræsentativt udsnit af bilagene, som dækker alle budgetposter og er vedlagt aftalen om tilskud, af udgifternes relevans, nøjagtighed og støtteberettigelse samt af indtægter og omkostninger, der dækkes ved særligt afsatte indtægter, som opgives af de endelige støttemodtagere

c)

kontrol på stedet af individuelle projekter omfattende mindst et repræsentativt udsnit af projekttyper og størrelser under hensyn til allerede identificerede risikofaktorer med henblik på at opnå rimelig sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under henvisning til det risikoniveau, der er fastslået af den ansvarlige myndighed.

Det er ikke nødvendigt at gennemføre den kontrol, der er omhandlet i litra a) og b), hvis den endelige støttemodtager er forpligtet til at fremlægge et revisionscertifikat fra en uafhængig revisor, som dækker alle de aspekter, der er omhandlet i litra a) og b).

2.   De enkelte kontroller skal registreres med angivelse af det udførte arbejde, dato, resultater og foranstaltninger, der er truffet på grundlag af påpegede fejl. Den ansvarlige myndighed sikrer, at alle bilag vedrørende de gennemførte kontroller forbliver tilgængelige for Kommissionen og Revisionsretten i en periode på fem år efter projektets afslutning. Denne periode afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.

3.   Hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan under det årlige program som defineret i artikel 7, stk. 3, gennemføres den kontrol, der omhandles i stk. 1, i overensstemmelse med princippet om fornøden adskillelse af funktioner.

Artikel 16

Revisionsspor

1.   Ved anvendelsen af den grundlæggende retsakts artikel 27, stk. 1, litra k), betragtes et revisionsspor som tilstrækkeligt, hvis det opfylder følgende kriterier:

a)

Det muliggør afstemning af de beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med detaljerede regnskaber og bilag hos godkendelsesmyndigheden, den ansvarlige myndighed, myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og endelige støttemodtagere i forbindelse med projekter, som fonden samfinansierer.

b)

Det muliggør kontrol af betaling af det offentlige bidrag til den endelige støttemodtager, af tildeling og overførsel af fællesskabsstøtte, som er tildelt fra fonden, samt projektets samfinansieringskilder.

c)

Det muliggør kontrol med anvendelsen af de udvælgelseskriterier, der er fastsat for det årlige program.

d)

Det indeholder for hvert enkelt projekt eventuelle tekniske specifikationer, finansieringsplan, dokumenter vedrørende godkendelsen af støtte, udbudsdokumenter og rapporter om gennemført kontrol og revision.

2.   Den ansvarlige myndighed sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger foretaget under fonden, befinder sig.

Artikel 17

Systemrevision og projektrevision

1.   De revisioner, der er omhandlet i artikel 30, stk. 1, litra a) og b), i den grundlæggende retsakt, vedrører forvaltnings- og kontrolsystemer, der er oprettet af medlemsstaterne, og en stikprøve af projekter, som udvælges efter en metode, der er godkendt af revisionsmyndigheden.

Stikprøvemetoden skal:

a)

omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter

b)

tage hensyn til risikofaktorer, der er identificeret ved national kontrol eller fællesskabskontrol, og cost-benefit-aspekterne ved kontrollen.

Stikprøven skal som et minimum på et forholdsmæssigt grundlag også omfatte projekter, der er gennemført af den ansvarlige myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan.

Den metode, der anvendes til at udtage stikprøver, skal dokumenteres.

2.   Revisionen af forvaltnings- og kontrolsystemer skal omfatte hver af de følgende processer senest en gang før 2013: programmering, uddelegering af opgaver, udvælgelse og tildeling, overvågning af projekter, betaling, godkendelse af udgifter, rapportering til Kommissionen, påvisning og forholdsregler over for mulige uregelmæssigheder og evaluering af programmerne.

3.   Revisionen af projekterne udføres på stedet på grundlag af bilag og andet materiale, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne. Det skal med revisionerne kontrolleres om:

a)

projektet opfylder udvælgelseskriterierne for det årlige program, er gennemført i overensstemmelse med aftalen om tilskud og opfylder alle gældende betingelser vedrørende funktionalitet og anvendelse eller de opstillede mål

b)

de anmeldte udgifter svarer til det regnskab og de bilag, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, og om disse bilag svarer til dem, der opbevares hos den ansvarlige myndighed eller myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver

c)

udgiftsposterne svarer til de krav til støtteberettigelse, der er fastsat i bilag 11, til de krav, der er specificeret i henhold til den nationale udvælgelsesprocedure, til betingelserne i aftalen om tilskud og til det arbejde, der reelt er udført og eventuelt til andre fællesskabsregler og nationale regler

d)

anvendelsen eller den påtænkte anvendelse af projektet er i overensstemmelse med de mål, den indsats eller de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 3, 5 og 16 i den grundlæggende retsakt, og eventuelt dækker målbefolkningen

e)

det offentlige eller private tilskud er udbetalt til den endelige støttemodtager i overensstemmelse med artikel 14, stk. 2, i den grundlæggende retsakt

f)

der er et tilstrækkeligt revisionsspor

g)

der er interessekonflikter og en tilfredsstillende omkostningseffektivitet, navnlig i tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan for projektet.

4.   Kun udgifter, der er omfattet af en revision, som gennemføres efter stk. 3, medregnes i det udgiftsbeløb, der revideres efter artikel 30, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt. Hvis revisionen gennemføres inden projektets afslutning, er det kun udgifter, der reelt revideres, som indgår i beregningen af dækningsgraden.

5.   Hvis konstaterede problemer synes at være af systemisk karakter og derfor kan medføre risiko for andre projekter, sørger revisionsmyndigheden for, at der foretages en yderligere undersøgelse, herunder om nødvendigt yderligere revision, for at fastslå omfanget af sådanne problemer. De relevante myndigheder træffer de fornødne forebyggende og korrigerende foranstaltninger.

6.   Revisionsmyndigheden drager konklusioner på grundlag af resultaterne af revisionen af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, og meddeler disse konklusioner til Kommissionen i den årlige revisionsrapport. For årlige programmer, hvor fejlprocenten ligger over væsentlighedstærsklen på 2 % for fællesskabsbidrag, analyserer revisionsmyndigheden dens signifikans og træffer de nødvendige foranstaltninger, og fremsætter herunder passende anbefalinger, der som et minimum medtages i den årlige revisionsrapport.

Artikel 18

Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden

1.   I tilfælde af, at revisionsmyndigheden afgiver en udtalelse med forbehold eller en negativ udtalelse om den måde, forvaltnings- og kontrolsystemet fungerer på, kontrollerer godkendelsesmyndigheden, at disse oplysninger er sendt til Kommissionen. Den sikrer også, at den ansvarlige myndighed har gennemført en passende handlingsplan for at genetablere effektivt fungerende forvaltnings- og kontrolsystemer og for at vurdere manglernes konsekvenser for anmeldelsen af udgifter.

2.   Hvis betalingsanmodningen eller erklæringen om godtgørelse ikke godkendes af revisionsmyndigheden i forbindelse med den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program, sikrer godkendelsesmyndigheden, at der omgående udarbejdes en korrekt betalingsanmodning eller erklæring om godtgørelse.

KAPITEL 3

Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden

Artikel 19

Proportionalitetsprincippet

1.   I henhold til artikel 9, stk. 2, i den grundlæggende retsakt kan det omfang, i hvilket medlemsstaterne tilsender Kommissionen oplysninger om anvendelsen af fonden i de dokumenter, der henvises til i dette kapitel, stå i forhold til det fællesskabsbidrag, der afsættes til den pågældende medlemsstat, og kan eventuelt fremlægges i form af et resumé.

2.   På foranledning af Kommissionen skal medlemsstaten imidlertid fremlægge mere detaljerede oplysninger. Kommissionen kan anmode om disse oplysninger, hvis det forekommer Kommissionen nødvendigt, for at den effektivt kan opfylde sine forpligtelser i henhold til den grundlæggende retsakt og finansforordningen.

Artikel 20

Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

1.   Beskrivelse af de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4, og artikel 32, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, skal indsendes under anvendelse af modellen i bilag 1.

2.   Den ansvarlige myndighed validerer beskrivelsen af de systemer, der iværksættes af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver. Myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, bekræfter rigtigheden af beskrivelsen af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som vedrører dem. Revisionsmyndigheden bekræfter desuden, at beskrivelsen er fuldstændig.

3.   Ved gennemgang af beskrivelsen kan Kommissionen anmode om afklaringer og foreslå foranstaltninger med henblik på efterlevelse af de bestemmelser, der er fastsat i den grundlæggende retsakt. Kommissionens tjenestemænd eller bemyndigede repræsentanter for Kommissionen kan om nødvendigt føre kontrol på stedet.

4.   Hvis den ansvarlige myndighed er den samme for to eller flere af de fire fonde, eller hvor der anvendes fælles systemer for to eller flere af fondene, kan der indsendes en beskrivelse af de fælles forvaltnings- og kontrolsystemer, som eventuelt fremhæver særlige træk.

Artikel 21

Revision af beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

1.   Den ansvarlige myndighed:

a)

rapporterer ved indsendelse af udkastet til det årlige program, om der er gennemført ændringer af forvaltnings- og kontrolsystemerne

b)

meddeler Kommissionen, om der er gennemført substantielle ændringer og senest, når sådanne ændringer har fået virkning

c)

indsender på Kommissionens anmodning en revideret beskrivelse i tilfælde af flere substantielle ændringer.

2.   Substantielle ændringer er ændringer, som med sandsynlighed vil få indvirkning på adskillelsen af funktioner, udvælgelsens effektivitet, tildeling, kontrol- og betalingsmekanismer og kommunikation i forhold til Kommissionen. Der skal navnlig være tale om ændringer hos en af de udpegede myndigheder, af regnskabssystemet og betalings- og godkendelsesprocesserne.

3.   Revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne følger samme procedure som den, der er fastsat i artikel 20.

Artikel 22

Programmeringsdokumenter

1.   Medlemsstaterne tilsender Kommissionen et flerårigt program, jf. artikel 18 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag 2.

2.   Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de årlige programmer, jf. artikel 20 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag 3.

3.   Finansieringsplanerne til det flerårige program skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter prioritet som defineret i de strategiske retningslinjer.

Finansieringsplanerne til de årlige programmer skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter foranstaltningskategori, jf. artikel 3, stk. 1, i den grundlæggende retsakt, med henvisning til prioriteterne.

Artikel 23

Revision af finansiel fordeling i årlige programmer

1.   For at revidere det årlige program, der er godkendt af Kommissionen efter artikel 20, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, indsender den berørte medlemsstat et revideret udkast til et årligt program til Kommissionen inden 1. maj året efter referenceåret. Kommissionen gennemgår og godkender hurtigst muligt det reviderede program efter den procedure, der er fastsat i artikel 20, stk. 5, i den grundlæggende retsakt.

2.   Ændringer af den finansielle fordeling uden revision af det årlige program i henhold til stk. 1 kan ikke overstige 10 % af det samlede bidrag fra fonden og tillades kun under omstændigheder, som den ansvarlige myndighed ikke har indflydelse på. Der gives en tilfredsstillende redegørelse for sådanne ændringer i statusrapporten og/eller den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program.

Artikel 24

Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelse af årlige programmer

1.   Medlemsstaterne tilsender Kommissionen statusrapporterne om gennemførelse af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt udarbejdet efter modellen i bilag 4.

2.   Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de endelige rapporter om gennemførelse af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 40, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt udarbejdet efter modellen i bilag 5.

3.   Finansieringsoversigterne til statusrapporterne og de endelige rapporter skal angive en fordeling af beløbene efter prioritet, som defineret i de strategiske retningslinjer, og efter projekt for hver enkelt foranstaltningskategori, jf. artikel 3, stk. 1, i den grundlæggende retsakt.

Artikel 25

Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden

1.   Den revisionsstrategi, der er nævnt i artikel 30, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes efter modellen i bilag 6.

2.   Medmindre hvert af de to sidste årlige programmer, der er vedtaget af Kommissionen, svarer til et årligt fællesskabsbidrag på under 1 mio. EUR, indsender revisionsmyndigheden hvert år fra 2009 en årlig revisionsplan inden den 15. februar. Revisionsplanen skal udarbejdes som et bilag til revisionsstrategien efter modellen i bilag 6. I tilfælde af en kombineret revisionsstrategi, jf. artikel 30, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, kan der indsendes en årlig kombineret revisionsplan.

3.   Revisionsrapporten og de udtalelser, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra a), og artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt, baseres på systemrevisioner og revisioner af projekter, der er gennemført i overensstemmelse med revisionsstrategien, og udarbejdes efter modellerne i bilag 7.A og 7.B.

4.   Den gyldighedserklæring, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra c), i den grundlæggende retsakt, baseres på alt det revisionsarbejde, der er gennemført af revisionsmyndigheden og om nødvendigt på supplerende kontrol. Gyldighedserklæringen udarbejdes efter modellen i bilag 7.C.

5.   Hvis der foreligger en begrænsning for gennemgangen, eller hvis omfanget af konstaterede uregelmæssigheder i relation til udgifter ikke tillader en revisionserklæring uden forbehold i tilknytning til den årlige udtalelse, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt eller i den erklæring, der er omhandlet i litra c) i samme artikel, giver revisionsmyndigheden en begrundelse herfor og et skøn over problemets omfang og finansielle konsekvenser.

Artikel 26

Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden

1.   Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om en anden forfinansieringsbetaling, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag 8.

2.   Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om endelig betaling, jf. artikel 40, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag 9.

KAPITEL 4

Rapportering af uregelmæssigheder

Artikel 27

Første rapportering — undtagelser

1.   I henhold til modellerne i bilag 4 og 5 rapporterer medlemsstaterne til Kommissionen enhver uregelmæssighed, som har været genstand for en første administrativ eller retslig konstatering i statusrapporterne eller de endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer.

Rapporten skal indeholde oplysninger om følgende:

a)

den fond, det årlige program og det projekt, der er tale om

b)

den bestemmelse, der er overtrådt

c)

datoen for og kilden til de første oplysninger, som gav anledning til mistanke om, at der var begået en uregelmæssighed

d)

hvilke fremgangsmåder der er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden

e)

eventuelt hvorvidt fremgangsmåden giver anledning til mistanke om svig

f)

hvordan uregelmæssigheden blev opdaget

g)

størrelsen af det berørte fællesskabsbidrag.

Medmindre der foreligger mistanke om svig, er det imidlertid ikke nødvendigt at indberette følgende tilfælde:

a)

tilfælde, hvor uregelmæssighederne vedrører beløb på under 10 000 EUR, som konteres De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

b)

tilfælde, hvor uregelmæssigheden alene består i undladelse af helt eller delvist at gennemføre et projekt, som indgår i det årlige program, fordi den endelige støttemodtager er gået konkurs

c)

tilfælde, der af den endelige støttemodtager frivilligt bringes til den ansvarlige myndigheds kendskab, før den selv har opdaget den, uanset om det offentlige bidrag allerede er udbetalt

d)

tilfælde, der opdages og korrigeres af den ansvarlige myndighed, før den endelige støttemodtager har fået udbetalt offentlige bidrag, og før den pågældende udgift er medtaget i en udgiftsanmeldelse, der indsendes til Kommissionen.

2.   Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:

a)

hvilke andre medlemsstater og tredjelande der i givet fald er involveret

b)

det tidsrum eller tidspunkt, hvor uregelmæssigheden blev begået

c)

hvilke nationale myndigheder eller organer der udarbejdede den officielle rapport om uregelmæssigheden, og hvilke myndigheder der er ansvarlige for den administrative eller retslige opfølgning

d)

datoen for den første administrative eller retslige konstatering af uregelmæssigheden

e)

identiteten for de involverede fysiske og juridiske personer eller andre deltagende enheder, medmindre disse oplysninger ikke er relevante for bekæmpelsen af uregelmæssigheder i betragtning af den pågældende uregelmæssigheds art

f)

det samlede budget for og det godkendte offentlige bidrag til projektet og fordelingen af medfinansieringen på fællesskabsbidraget og nationale bidrag

g)

den del af det offentlige tilskud, uregelmæssigheden vedrører, og det tilsvarende fællesskabstilskud, som kan blive berørt

h)

hvilke beløb der — i tilfælde, hvor der ikke er udbetalt noget af det offentlige bidrag under litra g) — ville være udbetalt uretmæssigt, såfremt uregelmæssigheden ikke var blevet opdaget

i)

hvorvidt betalingerne er suspenderet, og eventuelt muligheden for inddrivelse

j)

den uregelmæssige udgifts art.

3.   Hvis nogle af de oplysninger, der er nævnt i stk. 2, særlig oplysninger om de fremgangsmåder, som er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden, og om, hvordan uregelmæssigheden er blevet opdaget, ikke foreligger, supplerer medlemsstaterne i videst muligt omfang oplysningerne ved indsendelse til Kommissionen af de efterfølgende rapporter om uregelmæssigheder.

Artikel 28

Rapportering om opfølgning — uinddrivelige beløb

1.   Med henvisning til eventuelle tidligere rapporteringer i medfør af artikel 27 meddeler medlemsstaterne Kommissionen, hvilke procedurer der er indledt vedrørende alle tidligere indberettede uregelmæssigheder, og hvilke større ændringer de har foranlediget. Disse oplysninger skal gives i statusrapporter eller endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer efter modellerne i bilag 4 og 5.

Rapporten skal angive de beløb, som er eller forventes inddrevet.

2.   Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:

a)

alle foreløbige foranstaltninger, medlemsstaterne har truffet for at sikre inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb

b)

hvilke retslige og administrative procedurer, der er indledt med henblik på inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb og iværksættelse af sanktioner

c)

begrundelsen i de tilfælde, hvor inddrivelse er opgivet

d)

begrundelsen i de tilfælde, hvor strafferetlig forfølgning er opgivet.

Medlemsstaterne underretter Kommissionen om alle administrative eller retslige afgørelser, der afslutter sådanne procedurer, eller om hovedpunkterne heri og oplyser navnlig, om de konstaterede forhold vækker mistanke om svig.

Artikel 29

Kontakt med medlemsstater

1.   Kommissionen opretholder den fornødne kontakt med de berørte medlemsstater med henblik på supplering af indsendte oplysninger om de uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 27, og de procedurer om muligheden for inddrivelse, der er omhandlet i artikel 28.

2.   Uafhængigt af den i stk. 1 nævnte kontakt underretter Kommissionen medlemsstaterne i tilfælde, hvor karakteren af en uregelmæssighed giver grund til at formode, at samme eller en lignende fremgangsmåde vil kunne blive benyttet i andre medlemsstater.

Artikel 30

Anvendelse af oplysninger

1.   Kommissionen kan anvende alle oplysninger af generel eller praktisk art, som medlemsstaterne meddeler i henhold til nærværende beslutning, til at foretage risikovurderinger og kan på grundlag af de indhentede oplysninger udarbejde rapporter og udvikle varslingssystemer til mere effektiv afdækning af risici.

2.   Kommissionen informerer jævnligt de berørte medlemsstater om anvendelsen af oplysningerne under stk. 1.

KAPITEL 5

Information og pr-foranstaltninger

Artikel 31

Information til potentielle endelige støttemodtagere

1.   Den ansvarlige myndighed sikrer, at de vigtigste oplysninger vedrørende de flerårige og årlige programmer videreformidles bredt med nærmere oplysninger om de pågældende finansielle bidrag, og at de gøres tilgængelige for alle interesserede parter.

Den ansvarlige myndighed kan imidlertid af hensyn til den offentlige sikkerhed beslutte ikke at videregive oplysninger om de interne forvaltningsforanstaltninger i det flerårige program eller i de årlige programmer eller oplysninger om gennemførelsen af fonden.

2.   Den ansvarlige myndighed videregiver som et minimum følgende oplysninger til potentielle endelige støttemodtagere:

a)

betingelserne for at komme i betragtning til støtte under et årligt program

b)

en beskrivelse af procedurerne for behandling af støtteansøgninger og angivelse af sagsbehandlingstiden

c)

kriterierne for udvælgelse af de projekter, der skal finansieres

d)

kontaktpersoner, som kan informere om de årlige programmer.

Den ansvarlige myndighed informerer desuden potentielle endelige støttemodtagere om bestemmelserne i artikel 33, stk. 2, litra b), om offentliggørelse af oplysninger.

Artikel 32

Information til endelige støttemodtagere

Forvaltningsmyndigheden underretter de endelige støttemodtagere om, at de ved at acceptere støtten også accepterer, at de opføres på listen over endelige støttemodtagere, som offentliggøres i henhold til artikel 33, stk. 2, litra b).

Artikel 33

Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

1.   Den ansvarlige myndighed sikrer, at informations- og pr-foranstaltningerne gennemføres med henblik på den bredest mulige mediedækning med brug af forskellige kommunikationsformer og metoder på passende nationalt, regionalt eller lokalt plan.

2.   Den ansvarlige myndighed tilrettelægger som et minimum følgende informations- og pr-foranstaltninger:

a)

mindst en informationsaktivitet om året, der fra 2008 vedrører lancering af det flerårige program eller de resultater, der er opnået med det årlige program/de årlige programmer

b)

årlig offentliggørelse, som et minimum på et websted, af listen over de endelige støttemodtagere, navne på projekter og omfanget af offentlig støtte og fællesskabsstøtte, der er afsat hertil. Enkeltpersoner tilhørende de målgrupper, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt, vil ikke blive nævnt. Webstedets adresse meddeles Kommissionen.

Artikel 34

De endelige støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden

1.   Den endelige støttemodtager er ansvarlig for gennem de foranstaltninger, der er nævnt i stk. 2-4, at informere offentligheden om den støtte, der er modtaget fra fonden.

2.   Den endelige støttemodtager opsætter permanent en informativ plade af anselig størrelse senest tre måneder efter fuldførelsen af et projekt, der opfylder nedennævnte betingelser:

a)

det samlede fællesskabsbidrag til projektet overstiger 100 000 EUR, og

b)

operationen består i erhvervelse af en fysisk genstand eller i finansiering af infrastrukturer eller byggeri.

På pladen angives projektets type og navn. De oplysninger, der er nævnt i artikel 35, skal desuden fylde mindst 25 % af pladen.

3.   Hvor et projekt modtager støtte under et årligt program, der samfinansieres af fonden, sikrer den endelige støttemodtager, at projektdeltagerne er blevet informeret om den pågældende finansiering.

4.   Alle dokumenter, herunder deltagerbeviser eller andre attester vedrørende sådanne projekter, skal indeholde oplysning om, at projektet er samfinansieret af fonden.

Artikel 35

Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen

Alle informations- og pr-foranstaltninger rettet mod endelige støttemodtagere, potentielle endelige støttemodtagere og offentligheden skal indeholde følgende:

1)

Den Europæiske Unions logo i overensstemmelse med de grafiske standarder, der er angivet i bilag 10, og en henvisning til Den Europæiske Union

2)

en henvisning til fonden

3)

en erklæring, der vælges af den ansvarlige myndighed, og som fremhæver merværdien ved fællesskabsstøtten.

Nr. 1) og 3) anvendes ikke på mindre pr-artikler eller pr-artikler, der er forbundet med to eller flere af de fire fonde.

KAPITEL 6

Personoplysninger

Artikel 36

Beskyttelse af personoplysninger

1.   Medlemsstaterne og Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller uretmæssig adgang til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27, stk. 1, litra h), i den grundlæggende retsakt, oplysninger, som er indsamlet af Kommissionen ved kontrol på stedet og de oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4.

2.   De oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4, må ikke meddeles til andre end personer i medlemsstaterne eller fællesskabsinstitutionerne, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem, medmindre den medlemsstat, som har leveret de pågældende oplysninger, udtrykkeligt giver sin tilladelse dertil.

KAPITEL 7

Elektronisk udveksling af dokumenter

Artikel 37

Elektronisk udveksling af dokumenter

Ud over behørigt underskrevne papirversioner af de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, skal oplysningerne også om muligt sendes elektronisk.

Artikel 38

Computersystem til udveksling af dokumenter

1.   Hvis Kommissionen udvikler et computersystem til sikker dataudveksling mellem Kommissionen og de enkelte medlemsstater med henblik på fondens gennemførelse, informeres medlemsstaterne herom og inddrages på disses anmodning i udviklingen af et sådant computersystem.

2.   Kommissionen og de udpegede myndigheder samt de organer, som opgaverne er uddelegeret til, registrerer de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, i det computersystem, der er nævnt i stk. 1.

3.   Medlemsstaterne vil desuden kunne opfordres til frivilligt at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27 og 28 ved anvendelse af det eksisterende særlige system, der forvaltes af Kommissionen med henblik på indsamling af oplysninger om uregelmæssigheder, der er konstateret under strukturfondene.

4.   Alle omkostninger ved en grænseflade mellem det fælles edb-system og nationale, regionale og lokale edb-systemer og alle omkostninger ved tilpasning af nationale, regionale og lokale edb-systemer til de tekniske krav i det fælles system er støtteberettigede i henhold til artikel 16 i den grundlæggende retsakt.

DEL III

SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND

KAPITEL 1

Regler for støtteberettigelse

Artikel 39

Regler for støtteberettigelse

1.   De regler, der er fastsat i bilag 11, anvendes til at bestemme støtteberettigelsen for udgifter til foranstaltninger, der finansieres under de årlige programmer, som er omhandlet i artikel 35, stk. 4, i den grundlæggende retsakt.

2.   Reglerne anvendes på udgifter, der afholdes af de endelige støttemodtagere, og anvendes tilsvarende på udgifter, der afholdes af projektpartnerne.

3.   Medlemsstaterne kan anvende nationale regler for støtteberettigelse, som er strengere end reglerne i denne beslutning.

Det er op til Kommissionen at vurdere, om de gældende nationale regler for støtteberettigelse opfylder denne betingelse.

KAPITEL 2

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 40

Nødforanstaltninger

1.   Ansøgninger om nødforanstaltninger fremlægges af den ansvarlige myndighed efter modellen i bilag 12.

2.   Kommissionens eventuelle vedtagelse af nødforanstaltninger medfører ændring af finansieringsbeslutningen om godkendelse af det årlige program i den berørte medlemsstat. Det angives i ændringen, hvilket beløb der er afsat til den berørte medlemsstat, i hvilken periode udgifterne er støtteberettigede og eventuelt, om der foreligger undtagelse fra de regler for støtteberettigelse, som er fastsat i bilag 11 for foranstaltninger, der er anført i artikel 5 i den grundlæggende retsakt.

3.   Rapporten om gennemførelse af disse foranstaltninger skal indgå i statusrapporten og i den endelige rapport om gennemførelse af det berørte årlige program.

4.   Der foretages en første forfinansieringsbetaling svarende til 80 % af det beløb, der er afsat til nødforanstaltningerne, til medlemsstaten senest 60 dage efter vedtagelsen af den beslutning, der er omhandlet i stk. 2. Saldoen betales, når den samme betaling foretages til det årlige berørte program.

Artikel 41

Fast beløb til genbosatte personer

1.   Hvad angår det faste beløb til genbosatte personer, jf. artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt, opbevarer den ansvarlige myndighed i den periode, der er fastsat i artikel 43 i den grundlæggende retsakt:

a)

oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage passende identificering af genbosatte personer og fastslå datoen for deres genbosættelse

b)

nødvendig dokumentation for, at disse personer henhører under en af de fire kategorier, der er defineret i artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt.

2.   De pågældende personer genbosættes i løbet af kalenderåret for det årlige program.

3.   Statusrapporterne og de endelige rapporter om gennemførelse af de årlige programmer angiver antallet af genbosatte personer fordelt på de fire kategorier, der er fastsat i artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt.

Artikel 42

Gennemførelse af årlige programmer

1.   Ved gennemførelse af det årlige program gælder følgende undtagelse fra artikel 23:

a)

Fællesskabsbidraget til genbosatte personer, jf. artikel 13, stk. 3, i den grundlæggende retsakt, anvendes ikke til andre foranstaltninger.

b)

Fællesskabsbidraget til nødforanstaltninger, jf. artikel 21 i den grundlæggende retsakt, anvendes ikke til andre foranstaltninger.

2.   De samlede årlige midler, der er omhandlet i artikel 14, stk. 7, i den grundlæggende retsakt vedrørende 15 %-grænsen for foranstaltninger, der gennemføres efter artikel 3, stk. 4, i den beslutning, beregnes med henvisning til det beløb, der er fastsat i Kommissionens beslutning om vedtagelse af det årlige program, uden at tage hensyn til eventuelle yderligere ressourcer, der er afsat til nødforanstaltninger.

DEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 43

Adressater

Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Irland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.

Udfærdiget i Bruxelles, den 19. december 2007.

På Kommissionens vegne

Franco FRATTINI

Næstformand


(1)  EUT L 144 af 6.6.2007, s. 1.

(2)  EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31. Ændret ved forordning (EF) nr. 1882/2003 (EUT L 284 af 31.10.2003, s. 1).

(3)  EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(4)  EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(5)  EUT L 144 af 6.6.2007, s. 22.

(6)  EUT L 144 af 6.6.2007, s. 45.

(7)  EUT L 168 af 28.6.2007, s. 18.

(8)  EUT L 326 af 12.12.2007, s. 29.

(9)  EFT C 316 af 27.11.1995, s. 49.

(10)  EFT L 160 af 30.6.2000, s. 1. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 681/2007 (EUT L 159 af 20.6.2007, s. 1).


BILAG

BILAG 1

Model til beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer

BILAG 2

Model for flerårigt program

BILAG 3

Model for årligt program

BILAG 4

Model for statusrapport om gennemførelse af det årlige program

A.

Teknisk rapport

B.

Anmodning om anden forfinansieringsbetaling

BILAG 5

Model for endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

A.

Teknisk rapport

B.

Anmodning om betaling af saldo/Erklæring om godtgørelse

BILAG 6

Model for revisionsstrategi

Bilag til revisionsstrategien: Årlige planer

BILAG 7

Model for rapport fra revisionsmyndigheden

A.

Årlig revisionsrapport

B.

Udtalelse om den måde, forvaltnings- og kontrolsystemerne fungerer på

C.

Godkendelse af betalingsanmodning

BILAG 8

Model for udgiftsanmeldelse til anden forfinansiering

BILAG 9

Model for udgiftsanmeldelse med henblik på betaling af saldo

BILAG 10

Vejledning vedrørende det europæiske logo og definition af standardfarverne

BILAG 11

Regler for udgifternes støtteberettigelse — den europæiske flygtningefond

BILAG 12

Anmodning om nødforanstaltninger

BILAG 1

MODEL TIL BESKRIVELSE AF FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER

Oprindelig version

Revideret version (nummer, dato (dd/mm/år) efter dialog med Kommissionen

Version revideret af andre årsager

MEDLEMSSTAT:

FOND(E):

VIGTIGSTE KONTAKTSTED:

DE AFGIVNE OPLYSNINGER BESKRIVER SITUATIONEN PR.: …

1.   OPLYSNINGER OM DE UDPEGEDE MYNDIGHEDER

1.1.   Generelle oplysninger om de udpegede myndigheder

1.1.1.   Kort redegørelse for valget af de pågældende myndigheder

1.1.2.   Angivelse af, om forvaltnings- og kontrolsystemerne er operationelle

I benægtende fald oplyses det, hvornår de vil være operationelle

1.1.3.   Det oplyses eventuelt, om Kommissionen har godkendt disse forvaltnings- og kontrolsystemer til andre fællesskabsfinansieringsinstrumenter

1.2.   Organisationsplan(er) for det organ/de organer, inden for hvilke de udpegede myndigheder opererer

1.3.   Ansvarlig myndighed

1.3.1.   Angivelse af, hvornår og hvordan den formelle udpegelse af den ansvarlige myndighed har fundet sted

1.3.2.   Juridisk status for den ansvarlige myndighed

1.3.3.   Detaljeret beskrivelse af de opgaver, der umiddelbart varetages af den ansvarlige myndighed og (eventuelt og/eller efter planen) af andre organer underlagt den ansvarlige myndighed (udlicitering af opgaver med undtagelse af de opgaver, der er uddelegeret til myndigheder, jf. punkt 1.4)

1.3.4.   Organisationsplan og nærmere oplysninger om de enkelte enheders opgaver (inkl. vejledende antal normerede stillinger)

1.3.5.   Angivelse af, om den ansvarlige myndighed også kan fungere som gennemførelsesorgan for de projekter, der samfinansieres af fonden

1.3.6.   Hvis den ansvarlige myndighed er den samme for mere end en af de fire fonde, redegøres der for fælles opgaver og systemer

1.4.   Myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver

1.4.1.   Årsager til uddelegering af opgaver til en given myndighed

1.4.2.   Angivelse af, hvornår og hvordan den formelle udpegelse af den ansvarlige myndighed/de ansvarlige myndigheder har fundet sted

1.4.3.   Juridisk status for den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver

1.4.4.   Detaljeret beskrivelse af de opgaver, der umiddelbart varetages af den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, og (eventuelt og/eller efter planen) af andre organer underlagt den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver (udlicitering af opgaver)

1.4.5.   Organisationsplan og nærmere oplysninger om de enkelte enheders opgaver (inkl. vejledende antal normerede stillinger)

1.4.6.   Angivelse af, om den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, også kan fungere som gennemførelsesorgan for projekter, der samfinansieres af fonden

1.4.7.   Hvis den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, er den samme/de samme for mere end en af de fire fonde, redegøres der for fælles opgaver og systemer

1.5.   Godkendelsesmyndighed

1.5.1.   Angivelse af, hvornår og hvordan den formelle udpegelse af godkendelsesmyndigheden har fundet sted

1.5.2.   Juridisk status for godkendelsesmyndigheden

1.5.3.   Detaljeret beskrivelse af de opgaver, der umiddelbart varetages af godkendelsesmyndigheden, og (eventuelt og/eller efter planen) af andre organer underlagt godkendelsesmyndigheden (udlicitering af opgaver)

1.5.4.   Organisationsplan og nærmere oplysninger om de enkelte enheders opgaver (inkl. vejledende antal normerede stillinger)

1.5.5.   Hvis godkendelsesmyndigheden er den samme for mere end en af de fire fonde, redegøres der for fælles opgaver og systemer

1.6.   Revisionsmyndighed

1.6.1.   Angivelse af, hvornår og hvordan den formelle udpegelse af revisionsmyndigheden har fundet sted

1.6.2.   Juridisk status for revisionsmyndigheden

1.6.3.   Detaljeret beskrivelse af de opgaver, der umiddelbart varetages af revisionsmyndigheden, og (eventuelt og/eller efter planen) af andre organer underlagt revisionsmyndigheden (udlicitering af opgaver)

1.6.4.   Organisationsplan og nærmere oplysninger om de enkelte enheders opgaver (inkl. vejledende antal normerede stillinger)

1.6.5.   Personalekvalifikationer for revisionsmyndigheden og (eventuelt og/eller efter planen) for de andre organer, der forventes at gennemføre revisionsarbejde (udlicitering af opgaver)

1.6.6.   Hvis revisionsmyndigheden er den samme for mere end en af de fire fonde, redegøres der for fælles opgaver og systemer

1.6.7.   Hvis en ansvarlig myndighed også kan fungere som gennemførelsesorgan for projekter, som samfinansieres af fonden, redegøres der for foranstaltninger, der sikrer revisionsmyndighedens uafhængige stilling, jf. artikel 8.

Vejledning til afdeling 2-4

Første del af hver tabel

Beskrivelsen af procedurerne bør omfatte de opgaver, der skal udføres af de enkelte udpegede myndigheder (eller organer under deres ansvar), og samspillet mellem dem. Beskrivelsen bør være præcis, men ikke desto mindre give en klar forståelse af procedurernes praktiske forløb.

Anden del af hver tabel

Tjeklisten bør udfyldes ved angivelse af, hvorvidt hvert mål er nået eller ej, og omfatte enhver relevant oplysning. Hvis målet ikke er nået, forklares det hvorfor, og det angives eventuelt, hvornår det forventes at ske.

Hvis procedurerne er formaliserede, angives der en reference til det pågældende dokument.

2.   DE UDPEGEDE MYNDIGHEDERS OPGAVER

2.1.   

Udpegelse af og kontrol med de udpegede myndigheder

Kort beskrivelse af, hvordan de udpegede myndigheder er etableret

(Beskrivelsen skal omfatte alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

De regler, der gælder for forbindelserne mellem medlemsstaten og de udpegede myndigheder, fastsætter de respektive ansvar

JA/NEJ

 

2

Medlemsstaten har vejledt de udpegede myndigheder om sikring af forsvarlig finansiel forvaltning (gennem uddannelse og/eller manualer)

JA/NEJ

 

3

Myndighederne vil informere deres medarbejdere om organisationens opgavebeskrivelse, om deres jobbeskrivelse og forventede resultater

JA/NEJ

 

4

Der er truffet foranstaltninger, som skal sikre, at de forskellige myndigheder har tilstrækkeligt personale med hensyn til antal, anciennitet og erfaring til at varetage deres opgaver

JA/NEJ

 


2.2.   

Adskillelse af opgaver

Kort beskrivelse af de foranstaltninger, der er truffet for at sikre passende adskillelse af opgaver

(Beskrivelsen skal omfatte alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt regler, som skal sikre passende adskillelse af aktørernes opgaver under den ansvarlige myndighed med henblik på indgåelse af kontrakter/støtteaftaler

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt regler, som skal sikre passende adskillelse af aktørernes opgaver under den ansvarlige myndighed med henblik på iværksættelse, verifikation og godkendelse af finansielle transaktioner

JA/NEJ

 

3

Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed og godkendelsesmyndigheden

JA/NEJ

 

4

Godkendelsesmyndigheden deltager ikke i udvælgelse, gennemførelse og finansielle transaktioner vedrørende fællesskabsressourcer

JA/NEJ

 


2.3.   

Eventuel kontrol med myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

De opgaver, der skal uddelegeres, er klart definerede

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt procedurer for de uddelegerede opgaver og sikret efterlevelse af de regler, der er fastlagt i den grundlæggende retsakt/gennemførelsesbestemmelserne

JA/NEJ

 

3

Der gennemføres kontrol for at sikre, at opgaverne gennemføres i overensstemmelse med de fastlagte procedurer

JA/NEJ

 


2.4.   

Eventuel kontrol med andre opgaver, myndighederne ikke selv varetager

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Hvis der er tale om organer, der er underlagt den ansvarlige myndighed (og ikke betragtes som myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver), er der etableret kontrolmekanismer for at sikre sund finansiel forvaltning

JA/NEJ

 

2

Ved udlicitering af revisionsaktiviteter, og hvis der er tale om organer, der er underlagt revisionsmyndighedens ansvar, er der etableret kontrolmekanismer for at sikre en fælles revisionsmetode og konsekvens i revisionsarbejdet

JA/NEJ

 

3

Ved udlicitering af godkendelsesaktiviteter, og hvis der er tale om organer, der er underlagt godkendelsesmyndighedens ansvar, er der etableret kontrolmekanismer for at sikre en fælles godkendelsesprocedure

JA/NEJ

 

4

Ved udlicitering til private organer uden offentlige tjenesteydelsesopgaver fastlægges der mekanismer, som skal sikre, at arbejdsopgaverne ikke vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller kræver udøvelse af skønsbeføjelser

JA/NEJ

 

3.   OPERATIONELLE OG FINANSIELLE PROCEDURER

3.1.   

Fastlæggelse af flerårige programmer

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er truffet foranstaltninger til at sikre gennemførelse af partnerskabsprincippet i overensstemmelse med nuværende nationale regler og national praksis

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre, at det flerårige program er i overensstemmelse med de strategiske retningslinjer og fællesskabslovgivningen, navnlig den lovgivning, der skal sikre fri bevægelighed for personer sammenholdt med de direkte relaterede ledsageforanstaltninger med hensyn til kontrol ved ydre grænser, asyl og immigration

JA/NEJ

 

3

Det flerårige program godkendes af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 


3.2.   

Fastlæggelse af årlige programmer

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt procedurer, der skal sikre:

sammenhæng mellem de årlige programmer og det flerårige program

støtteberettigelsen for de foranstaltninger, der er planlagt i de årlige programmer

at disse foranstaltninger hænger sammen med og supplerer andre nationale instrumenter og fællesskabsinstrumenter

efterlevelse af reglerne vedrørende samfinansieringens procentmæssige andel

sammenhæng med de prioriteter/specifikke prioriteter, der er opstillet i de strategiske retningslinjer

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt procedurer, der skal gøre det muligt at revidere et årligt program i tilfælde af behørigt begrundede nødsituationer som beskrevet i den grundlæggende retsakt (evt.)

JA/NEJ

 

3

Der er fastlagt procedurer, der gør det muligt at indgive forslag om revision af det årlige program, hvis det kræves efter artikel 23, stk. 1, i denne beslutning

JA/NEJ

 

4

Enhver ændring af den finansielle fordeling for et årligt program og årsagerne hertil er dokumenteret

JA/NEJ

 

5

Enhver ændring i gennemførelsen af det årlige program, som ikke vedrører den finansielle fordeling (men f.eks. vedrører form og tidspunkt for indkaldelse af forslag eller omfang af teknisk bistand), og årsagen hertil er dokumenteret

JA/NEJ

 


3.3.   

Fastlæggelse af revisionsstrategi og årlige revisionsplaner

Kort beskrivelse af proces

(Denne beskrivelse vedrører revisionsmyndigheden)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt regler, som skal sikre transparent og hensigtsmæssig kommunikation fra den ansvarlige myndighed til revisionsmyndigheden om anvendte forvaltningsprocedurer og om projekter forud for og i programmeringsperioden

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt procedurer til fastlæggelse af årlige revisionsplaner (som hvert år vedlægges revisionsstrategien) og til rettidig indsendelse til Kommissionen (evt.)

JA/NEJ

 

3

Revisionsstrategien og de årlige revisionsplaner godkendes af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 


3.4.   

Eventuelt ansvarlig myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan

Kort redegørelse for årsagerne til, at den ansvarlige myndighed umiddelbart gennemfører projekter og de specifikke foranstaltninger, der er truffet for at styrke forvaltnings- og kontrolsystemerne

(Beskrivelsen skal omfatte alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Begrundelsen for den ansvarlige myndigheds behov for at gennemføre projekter vil blive givet og godkendt på rette niveau

JA/NEJ

 

2

Der er truffet specifikke foranstaltninger for at sikre, at arten af og målene med projekterne opfylder de mål, der er opstillet for fonden

JA/NEJ

 

3

Der er truffet specifikke foranstaltninger for at forhindre interessekonflikter i forbindelse med projekter, der gennemføres af den ansvarlige myndighed

JA/NEJ

 

4

Der er truffet specifikke foranstaltninger for at sikre, at princippet om økonomisk fordelagtighed overholdes, hvis projekter gennemføres af den ansvarlige myndighed

JA/NEJ

 

5

Der er fastlagt procedurer, der skal sikre, at kontraktbetingelserne for disse projekter er klare og fuldstændige, navnlig med hensyn til finansieringsbetingelser, betalingsbetingelser, regler for støtteberettigelse og forpligtelser vedrørende operationel og finansiel rapportering

JA/NEJ

 

6

Der er truffet specifikke foranstaltninger, der skal sikre, at den ansvarlige myndigheds vigtigste opgaver, jf. den grundlæggende retsakt, ikke berøres i forbindelse med projekter, der gennemføres af den ansvarlige myndighed

JA/NEJ

 

7

Når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, er revisionsmyndigheden placeret i et andet organ end den ansvarlige myndighed (hvis ikke, redegøres der for, hvordan den nødvendige uafhængighed for revisionsmyndigheden er sikret)

JA/NEJ

 

8

Revisionsstrategien dækker specifikke risici i forbindelse med den ansvarlige myndigheds gennemførelse af projekter

JA/NEJ

 


3.5.   

Udvælgelse og gennemførelse af projekter (ansvarlig myndighed, der fungerer som organ, der tildeler støtte)

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

I forbindelse med indkaldelse af forslag (eller bud) er der fastlagt regler, som skal sikre åben konkurrence og passende offentlig omtale

JA/NEJ

 

2

Udvælgelseskriterierne er i overensstemmelse med de minimumskriterier, der er fastlagt i den grundlæggende retsakt

JA/NEJ

 

3

Der er fastlagt procedurer for modtagelse af forslag (eller bud)

JA/NEJ

 

4

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre, at forslag (eller bud) vurderes på baggrund af forud fastlagte regler og kriterier på en gennemsigtig og ikke-diskriminerende måde

JA/NEJ

 

5

Beslutninger om tildeling af midler og kontrakter/støtteaftaler godkendes af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 

6

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre tilstrækkelig efterfølgende informering af ansøgerne om resultaterne af udvælgelsesprocessen

JA/NEJ

 

7

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre kontrol med gennemførelse af støtteaftaler/kontrakter i overensstemmelse med kontraktbetingelserne

JA/NEJ

 


3.6.   

Kontrol med de endelige støttemodtageres projektgennemførelse

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Vigtige operationelle og finansielle indikatorer vil blive fastlagt, overvåget og meddelt den ansvarlige myndighed for hvert projekt

JA/NEJ

 

2

Der er planlagt kontrol på stedet ved den ansvarlige myndighed for at gøre det muligt at overvåge både de operationelle og finansielle aspekter ved projekterne

JA/NEJ

 

3

Den ansvarlige myndighed vil sikre, at de endelige støttemodtagere anvender et velegnet computerregnskabssystem

JA/NEJ

 

4

Den ansvarlige myndighed vil sikre, at de endelige støttemodtagere gennemfører bestemmelserne om fællesskabsfinansieringens synlighed

JA/NEJ

 


3.7.   

Finansiel forvaltning af projektet

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Finansielle transaktioner vil blive godkendt af behørigt bemyndigede personer

JA/NEJ

 

2

Forud for udbetaling/inddrivelse vil der navnlig blive gennemført kontrol med:

betalingsanmodningernes nøjagtighed og formelle rigtighed, hvad angår fondens/fondenes regler for støtteberettigelse

om de produkter og/eller tjenester, der samfinansieres under projektet, reelt er leveret

nøjagtigheden, fuldstændigheden og den faktiske betaling af andre bidrag fra offentlige eller private kilder

at der er taget hensyn til resultaterne af eventuel revision

JA/NEJ

 

3

Der vil blive gennemført kontrol for at få rimelig sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed

JA/NEJ

 

4

Der vil blive gennemført kontrol i løbet af programmeringsperioden for at sikre, at de fastlagte finansielle procedurer overholdes

JA/NEJ

 

5

Der vil blive gennemført kontrol vedrørende komplementariteten i forhold til andre EU-finansieringsprogrammer for at undgå dobbeltfinansiering

JA/NEJ

 


3.8.   

Uregelmæssigheder, korrektioner og inddrivelse

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed, den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, og godkendelsesmyndigheden)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt definitioner af uregelmæssigheder, som er i overensstemmelse med fællesskabskravene

JA/NEJ

 

2

Der er truffet foranstaltninger, som skal sikre, at uregelmæssigheder kan påvises rettidigt, og at der øjeblikkeligt iværksættes korrigerende foranstaltninger

JA/NEJ

 

3

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre, at Kommissionen informeres om konstaterede uregelmæssigheder og eventuelt om korrigerende foranstaltninger, der er truffet i overensstemmelse med de forpligtelser, som er omhandlet i denne beslutning

JA/NEJ

 

4

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre passende opfølgning af udstedte indtægtsordrer og eventuelt inddrivelse af morarenter

JA/NEJ

 

5

Hvis inddrivelserne ikke kan gennemføres, vil årsagerne hertil blive klarlagt, således at det kan vurderes, hvorvidt medlemsstaterne bør tilbagebetale midlerne til fællesskabsbudgettet eller ej

JA/NEJ

 


3.9.   

Forberedelse og gennemførelse af kontrolbesøg

Kort beskrivelse af proces

(Denne beskrivelse bør omfatte revisionsmyndigheden og, som mulige reviderede organer, den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, og, som modtager af konklusioner, godkendelsesmyndigheden)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Revisionsmetoden er i overensstemmelse med internationalt godkendte standarder

JA/NEJ

 

2

Der er udarbejdet en revisionsvejledning til brug for revisorer på grundlag af de krav, der er fastlagt i den grundlæggende retsakt

JA/NEJ

 

3

Der vil blive gennemført revision for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne fungerer effektivt

JA/NEJ

 

4

Den kontrol, der skal foretages af støtteberettigede udgifter, vil blive baseret på passende stikprøver og vil omfatte mindst 10 % af de støtteberettigede udgifter

JA/NEJ

 

5

Kontrollen af de støtteberettigede udgifter vil mindst omfatte efterlevelse, effekt og virkning vedrørende følgende elementer: udvælgelsesprocedure, projektmål, reelt nåede mål, udgifternes støtteberettigelse, gyldige udgiftsbilag, national samfinansiering og revisionsspor

JA/NEJ

 

6

Der vil regelmæssigt ske opfølgning på tidligere anbefalinger

JA/NEJ

 

7

Projekter, der gennemføres af den ansvarlige myndighed, vil blive underkastet grundig gennemgang

JA/NEJ

 


3.10.   

Revisionsrapport om årlige programmer og tilhørende erklæringer

Kort beskrivelse af proces

(Denne beskrivelse bør vedrøre revisionsmyndigheden)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt procedurer til konsolidering af konklusionerne fra systemrevisionen og revisionen af projekterne under hvert årligt program

JA/NEJ

 

2

Der vil blive gennemført kontrol for at vurdere gyldigheden af betalingsanmodningerne

JA/NEJ

 

3

Der vil blive gennemført yderligere undersøgelser, hvis der konstateres systemiske fejl eller fejl, der overskrider væsentlighedstærsklen

JA/NEJ

 

4

Rapporten og de tilhørende erklæringer vil blive godkendt af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 


3.11.   

Godkendelse af udgifter

Kort beskrivelse af proces

(Omfatter hovedsagelig godkendelsesmyndigheden, men også den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre modtagelse af den nødvendige information fra den ansvarlige myndighed med henblik på godkendelse

JA/NEJ

 

2

Der er fastlagt procedurer, som skal sikre, at revisionsrapporten om hvert årligt program og de tilhørende erklæringer modtages fra revisionsmyndigheden

JA/NEJ

 

3

Der er fastlagt procedurer, som dels skal sikre, at der tages hensyn til inddrivelse i forbindelse med den endelige udgiftsanmeldelse, dels skal anvendes til igangværende retssager eller administrative klager med opsættende virkning, hvad angår inddrivelse

JA/NEJ

 

4

Der vil blive gennemført kontrol for at sikre, at udgiftsanmeldelsen er nøjagtig og fuldstændig (navnlig med hensyn til eventuelle renteafkast som følge af Kommissionens forfinansiering og faktisk anvendelse som nationalt bidrag)

JA/NEJ

 

5

Hvis der er tale om lokal valuta, anvendes de regler for omregning til euro, som er fastlagt af Kommissionen

JA/NEJ

 


3.12.   

Evaluering af programmet

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen skal omfatte den ansvarlige myndighed og den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Kommissionens vejledende dokumenter om evaluering er videreformidlet bredt og gjort tilgængelige for alle potentielle endelige støttemodtagere og andre interesserede parter

JA/NEJ

 

2

De vigtigste operationelle og finansielle indikatorer, der fremlægges af de endelige støttemodtagere til måling af projektresultaterne, vil blive registreret

JA/NEJ

 

3

Den ansvarlige myndighed (og/eller de myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver) vil sikre, at de fremlagte indikatorer er velegnede til at måle resultaterne i forbindelse med hvert enkelt projekt

JA/NEJ

 

4

Der er fastlagt procedurer, der skal sikre, at den nødvendige evaluering gennemføres som krævet i henhold den grundlæggende retsakt

JA/NEJ

 

4.   INFORMATIONSSTYRING

4.1.   

Dokumentation om procedurerne

Kort beskrivelse af proces

(Omfatter alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Myndighederne sikrer, at de fastlagte procedurer, der er fastlagt i artikel 7 i denne beslutning, er i overensstemmelse med national lovgivning og fællesskabslovgivningen (f.eks. vedrørende udbud, regnskabsføring m.m.)

JA/NEJ

 

2

Procedurerne er godkendt af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 

3

De fastlagte procedurer fastsætter klare instrukser vedrørende hver enkelt af de vigtigste operationer og forklarer gangen i beslutningstagningen vedrørende resultaterne i forbindelse med varetagelse af opgaver

JA/NEJ

 

4

Der er truffet foranstaltninger, som skal sikre, at alt berørt personale informeres om de fastlagte procedurer

JA/NEJ

 

5

Disse procedurer omfatter eventuelt anvendelse af tjeklister, der opsummerer de vigtigste kontroller, som skal gennemføres

JA/NEJ

 

6

Der er truffet foranstaltninger, som skal sikre beskyttelse af personoplysninger

JA/NEJ

 


4.2.   

Bogførings- og regnskabsvirksomhed

Kort beskrivelse af proces

(Beskrivelsen omfatter den ansvarlige myndighed, den myndighed/de myndigheder, hvortil der er uddelegeret opgaver, og godkendelsesmyndigheden)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er truffet foranstaltninger, som skal sikre, at regnskabsoplysningerne er fuldstændige, pålidelige og korrekte. Regnskabssystemet vil bl.a. gøre det muligt at sikre:

fuld sporbarhed for fællesskabsressourcer for de endelige støttemodtagere og på projektniveau

registrering af eventuelle renter af forfinansiering fra Kommissionens side

registrering af udstedte indtægtsordrer og eventuelt gennemførte inddrivelser

JA/NEJ

 

2

Systemet til regnskabsføring og finansiel rapportering er i overensstemmelse med den nationale lovgivning om databeskyttelse

JA/NEJ

 

3

Der anvendes et computersystem til regnskabsføring og finansiel rapportering

JA/NEJ

 

4

Der findes et back-up-system, som kan sikre operationel kontinuitet, hvis der skulle opstå behov herfor

JA/NEJ

 

5

Hvis der er tale om lokal valuta, anvendes de regler for omregning til euro, som er fastlagt af Kommissionen

JA/NEJ

 


4.3.   

Rapportering til Kommissionen

Kort beskrivelse af proces

(Omfatter alle myndigheder)

 

Hovedmål

Nået?

Bemærkninger

1

Der er fastlagt rapporteringsforpligtelser og indvirkning på ressourcer

JA/NEJ

 

2

De fastlagte procedurer gør det muligt for de udpegede myndigheder at fremlægge fuldstændige og korrekte oplysninger rettidigt

JA/NEJ

 

3

Rapporterne godkendes af en behørigt bemyndiget person

JA/NEJ

 


4.4.   

Revisionsspor

Kort beskrivelse af proces

(Omfatter alle myndigheder)

Hvor opbevares følgende dokumenter?

Ansvarshavende organ/enhed

Hvor længe?

Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemer, herunder proceduremanualer

 

 

Revisionsstrategi

 

 

Nationalt flerårigt program og mulige revisioner

 

 

Nationale årlige programmer og mulige revisioner

 

 

Europa-Kommissionens beslutninger om flerårige og årlige programmer

 

 

Indkaldelser af forslag/udbud

 

 

Ansøgningsdossierer/kontraktdossierer

 

 

Administrative, tekniske og finansielle analyser af de modtagne forslag/bud (evalueringsskemaer) og rapporter fra bedømmelsesudvalg

 

 

Beslutninger om at yde støtte eller om afslag

 

 

Støtteaftaler for projekter

 

 

Beslutninger om indgåelse af finansielle forpligtelser for de enkelte projekter

 

 

Statusrapporter og afsluttende rapporter, som indsendes af støttemodtagerne

 

 

Finansielle rapporter og betalingsanmodninger, som indsendes for de støttede projekter

 

 

Bilag for udgifter og indtægter i forbindelse med de støttede projekter

 

 

Anvisning af udgifter/indtægter vedrørende støtten (bevis for gennemført kontrol)

 

 

Betalingsordrer/indtægtsordrer vedrørende støtten

 

 

Bevis for betaling/inddrivelse af støtten

 

 

Dokumentation vedrørende stikprøvemetode for revisionsaktiviteten

 

 

Rapporter om projektrevisionerne

 

 

Rapporter om den revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne, som er foretaget på nationalt plan

 

 

Revisionsrapporter om årlige programmer

 

 

Revisionspåtegninger vedrørende forvaltnings- og kontrolsystemerne

 

 

Revisionserklæringer om gyldigheden af betalingsanmodningerne

 

 

Betalingsanmodninger, som er sendt til Europa-Kommissionen

 

 

Godkendelse af udgifter, som er anmeldt til Europa-Kommissionen

 

 

Statusrapporter om gennemførelsen, som er sendt til Europa-Kommissionen

 

 

Afsluttende rapporter om gennemførelsen, som er sendt til Europa-Kommissionen

 

 

Bevis for betaling fra Europa-Kommissionen

 

 

Evalueringsrapporter, som er sendt til Europa-Kommissionen

 

 

5.   GODKENDELSE AF BESKRIVELSEN AF FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMERNE

Myndighed

Erklæring

Dato og underskrift

Ansvarlig myndighed

Jeg bekræfter nøjagtigheden og fuldstændigheden af oplysningerne om den ansvarlige myndigheds systemer til identifikation og intern kontrol

Navn:

Stilling:

Dato:

Underskrift

Godkendelsesmyndighed

Jeg bekræfter nøjagtigheden og fuldstændigheden af oplysningerne om godkendelsesmyndighedens systemer til identifikation og intern kontrol

Navn:

Stilling:

Dato:

Underskrift

Revisionsmyndighed

Jeg bekræfter nøjagtigheden og fuldstændigheden af oplysningerne om revisionsmyndighedens systemer til identifikation og intern kontrol

og

jeg kan bekræfte, at redegørelsen giver et troværdigt billede af alle forvaltnings- og kontrolsystemerne

Navn:

Stilling:

Dato:

Underskrift

BILAG 2

MODEL FOR FLERÅRIGT PROGRAM

Oprindelig version

Version (nummer, dato (dd/mm/år)) revideret efter dialog med Kommissionen

Version revideret efter evaluering og/eller efter problemer med gennemførelse

Version revideret efter revision af de strategiske retningslinjer

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

OMFATTET PERIODE:

1.   SITUATION I MEDLEMSSTATEN

En beskrivelse af udgangssituationen i medlemsstaten på det politikområde, der er omfattet af fondens mål

1.1.   National situation og de migrationsstrømme, der berører den

1.2.   Foranstaltninger, der indtil videre er truffet af medlemsstaten

1.3.   Samlede tildelte nationale ressourcer

2.   ANALYSE AF BEHOV I MEDLEMSSTATEN

2.1.   Behov i medlemsstaten i forhold til udgangssituationen

2.2.   Operationelle mål for medlemsstaten, der skal sikre opfyldelse af behovene

3.   STRATEGI FOR, HVORDAN DISSE MÅL SKAL NÅS

En redegørelse for, hvordan fonden bidrager til at opfylde behovene, hvilke prioriteter, der er opstillet, og hvorfor

3.1.   Prioritet 1

3.2.   Prioritet 2

3.3.   Osv.

Detaljerede oplysninger om de opstillede prioriteter

a)

Strategimål og eksempler på centrale foranstaltninger

b)

Redegørelse for mål og anvendte indikator(er)

c)

Angiv eventuelt hvilke centrale foranstaltninger, der skal anvendes til at gennemføre særlige prioriteter under den opstillede prioritet

4.   FORENELIGHED MED ANDRE INSTRUMENTER

En redegørelse for, hvordan denne strategi er forenelig med andre regionale og nationale instrumenter og fællesskabsinstrumenter

4.1.   Prioritet 1

4.2.   Prioritet 2

4.3.   Osv.

5.   RAMMER FOR GENNEMFØRELSE AF STRATEGIEN

5.1.   Offentliggørelse af programmet

5.2.   Fremgangsmåde, der er valgt til efterlevelse af partnerskabsprincippet

6.   VEJLEDENDE FINANSIERINGSPLAN

6.1.   Fællesskabstilskud

6.1.1.   Tabel

Flerårigt program — Udkast til finansieringsplan

Tabel 1

Fællesskabstilskud

Medlemsstat: […]

Fond: […]


(tusinde EUR — løbende priser)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

I alt

Prioritet 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Prioritet 2: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Prioritet 3: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Prioritet: […]

 

 

 

 

 

 

 

0

Teknisk bistand

 

 

 

 

 

 

 

0

I alt

0

0

0

0

0

0

0

0

6.1.2.   Bemærkninger til tal/tendenser

6.2.   Samlet finansieringsplan

6.2.1.   Tabel

Flerårigt program — Udkast til finansieringsplan

Tabel 2

Samlet finansieringsplan

Medlemsstat: […]

Fond: […]


(tusinde EUR — løbende priser)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

I alt

Fællesskabstilskud

 

 

 

 

 

 

 

 

Offentlig samfinansiering

 

 

 

 

 

 

 

 

Privat samfinansiering

 

 

 

 

 

 

 

 

I alt

0

0

0

0

0

0

0

0

Fællesskabstilskud i %

%

%

%

%

%

%

%

%

6.2.2.   Bemærkninger til tal/tendenser

[den ansvarlige persons underskrift]

BILAG 3

MODEL FOR ÅRLIGT PROGRAM

Oprindelig version

Version (nummer, dato (dd/mm/år)) revideret efter dialog med Kommissionen

Version revideret af andre årsager

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

OMFATTET ÅR:

1.   GENERELLE REGLER FOR UDVÆLGELSE AF PROJEKTER, DER SKAL FINANSIERES UNDER PROGRAMMET

2.   ÆNDRINGER I FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER (eventuelt)

3.   FORANSTALTNINGER, DER SKAL STØTTES VIA PROGRAMMET UNDER DE OPSTILLEDE PRIORITETER

3.1.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 1

3.2.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 2

3.3.   Osv.

Ved fremlæggelse af foranstaltninger under punkt 3.1 m.fl. opdeles de eventuelt i overensstemmelse med beskrivelsen af kategorier af foranstaltninger i den grundlæggende retsakt

Beskrivelse af foranstaltningerne under punkt 3.1 m.fl.

1.

Foranstaltningens formål og rækkevidde

2.

Forventede støttemodtagere

3.

Eventuelt berettigelse for projekt(er), som gennemføres direkte af den ansvarlige myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan

4.

Forventede kvantificerede resultater og indikatorer, der skal anvendes

5.

Fællesskabstilskuddets synlighed

6.

Evt. komplementaritet i forhold til lignende foranstaltninger, der finansieres med andre fællesskabsinstrumenter

7.

Finansielle oplysninger

4.   TEKNISK BISTAND

4.1.   Formål med teknisk bistand

4.2.   Forventede resultater udtrykt i tal

4.3.   Fællesskabstilskuddets synlighed

5.   UDKAST TIL FINANSIERINGSPLAN

Årligt program — Udkast til finansieringsplan

Tabel 1

Oversigtstabel

Medlemsstat: […]

Berørt årligt program: […]

Fond: […]


(alle tal i EUR)

Ref. prioritet

Ref. særlig prioritet (1)

Fællesskabstilskud

(a)

Offentlige bevillinger

(b)

Private bevillinger

(c)

I alt

(d=a+b+c)

% EF

(e=a/d)

Andel af samlet beløb

(d/i alt d)

Foranstaltning 1: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning 2: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning 3: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning 4: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning 5: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning …: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Foranstaltning N: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Teknisk bistand

 

 

 

 

 

0

 

 

Anden indsats (2)

 

 

 

 

 

0

 

 

I alt

 

 

0

0

0

0

%

100 %

[den ansvarlige persons underskrift]


(1)  Eventuelt.

(2)  Eventuelt særlige foranstaltninger som defineret i den grundlæggende retsakt, f.eks. nødforanstaltninger.

BILAG 4

MODEL FOR STATUSRAPPORT OM GENNEMFØRELSE AF DET ÅRLIGE PROGRAM

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

BERØRT ÅR:

A.   Teknisk rapport

1.   OPERATIONEL GENNEMFØRELSE

1.1.   Tidsplan for gennemførelse af programmet

1.2.   Redegørelse for tilrettelæggelse af udvælgelse af projekter og udbud og resultaterne heraf

1.3.   Fremskridt, der er gjort med gennemførelse af programforanstaltningerne under de opstillede prioriteter

1.3.1.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 1

1.3.2.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 2

1.3.3.   Osv.

1.4.   Anvendelse af teknisk bistand

1.5.   Konstaterede problemer og gennemførte foranstaltninger

2.   FINANSIEL GENNEMFØRELSE

Statusrapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 1

Finansiel rapport

Medlemsstat: […]

Berørt årligt program: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Forfinansieringsbetaling(er) fra Fællesskabet: [beløb]


(alle tal) i EUR)

Ref. prioritet

Ref. særlig prioritet (1)

Programmeret af medlemsstat

Forpligtelser på medlemsstatsniveau

Fællesskabstilskud betalt af medlemsstat til endelige støttemodtagere

Samlede støtteberettigede omkostninger afholdt indtil d.d. af endelige støttemodtagere

Samlede programmerede omkostninger

(a)

Fællesskabsbidrag

(b)

Fællesskabsandel (%)

(c = b/a)

Samlede støtteberettigede omkostninger

(d)

Fællesskabsbidrag

(e)

Fællesskabsandel (%)

(f = e/d)

Foranstaltning 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning 2: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning 3: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning 4: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning 5: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Teknisk bistand

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Andre foranstaltninger (2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ALT

 

 

0

0

0

0

0

0

0

0


 

 

Modtaget > 60 % af forfinansieringsbetalingen/-erne?

 

Ja/Nej

Ja/Nej

3.   RAPPORTERING AF UREGELMÆSSIGHEDER

Anmeldelse af nye uregelmæssigheder (3)?

Nej

Ja (i bekræftende fald udfyldes tabel 2)


Statusrapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 2

Første rapportering af uregelmæssigheder

Medlemsstat: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Fond: […]

Reference

Årligt program

Projekt

Overtrådt bestemmelse

Uregelmæssighedens art

Dato/kilde for første underretning

Påvisningsmetode

Mulighed for svig

JA/NEJ

Berørt beløb i EUR

(fællesskabsbidrag)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Opfølgning på tidligere uregelmæssigheder?

Nej

Ja (i bekræftende fald udfyldes tabel 3)


Statusrapport om det årlige programs gennemførelse

Tabel 3

Rapportering om opfølgning på uregelmæssigheder

Medlemsstat: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Fond: […]

Reference

Årligt program

Projekt

Overtrådt bestemmelse

Berørt beløb (fællesskabsbid.) i EUR

Opfølgning

Indtægtsordre

(beløb i EUR)

Annullering af fællesskabsbidrag

Udstedt

Betalt

Morarenter

Fritagelse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B.   Anmodning om anden forfinansieringsbetaling

Undertegnede [den ansvarliges navn med store bogstaver],

som repræsenterer den myndighed, der har ansvar for forvaltning og gennemførelse af [fondens navn], anmoder om udbetaling af nedenstående beløb svarende til anden forfinansiering:

EUR (4)

 

[nøjagtigt beløb med to decimaler]

Denne betalingsanmodning kan imødekommes, da:

a)

der til Kommissionen er indsendt eller vedlagt en rapport om gennemførelse af det årlige program

b)

der er indsendt eller vedlagt en godkendt udgiftsanmeldelse vedrørende mindst 60 % af det første forfinansieringsbeløb

c)

det årlige program er gennemført i overensstemmelse med princippet for sund finansiel forvaltning, og der er rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige

d)

der ikke foreligger en begrundet udtalelse fra Kommissionen vedrørende en overtrædelse, jf. traktatens artikel 226, i forbindelse med de foranstaltninger, hvortil udgifterne er opgivet i betalingsanmodningen.

Kommissionen skal foretage udbetaling til:

Myndighed med ansvar for at modtage betalinger

 

Bank

 

Kontonummer

 

Kontohaver (hvis forskellig fra ansvarlig myndighed, der modtager betalinger)

 

Dato

Navn med store bogstaver, stempel, stilling og underskrift for ansvarlig myndighed


(1)  Eventuelt.

(2)  Eventuelt særlige foranstaltninger fastsat i den grundlæggende retsakt, f.eks. nødforanstaltninger eller genbosættelse.

(3)  Siden der sidst blev indsendt statusrapport/endelig rapport til Kommissionen.

(4)  Samlet beløb, der er anmodet om som supplement til første forfinansiering.

BILAG 5

MODEL FOR ENDELIG RAPPORT OM GENNEMFØRELSE AF DET ÅRLIGE PROGRAM

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

BERØRT ÅR:

A.   Teknisk rapport

1.   OPERATIONEL GENNEMFØRELSE

1.1.   Tidsplan for gennemførelse af programmet

1.2.   Eventuelt opfølgning på statusrapporten mht. redegørelse for tilrettelæggelse af udvælgelse af projekter og udbud og resultaterne heraf

1.3.   Fremskridt, der er gjort med gennemførelse af programforanstaltningerne under de opstillede prioriteter

1.3.1.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 1

1.3.2.   Foranstaltninger til gennemførelse af prioritet 2

1.3.3.   Osv.

Aspekter ved foranstaltningen som beskrevet for hver enkelt foranstaltning i henhold til punkt 1.3 m.fl.

1.

Foranstaltningens formål og rækkevidde

2.

Eventuelt programændringer, der er godkendt af Kommissionen

3.

Overvågningsaktiviteter, der er iværksat under og efter gennemførelsen

4.

Resultater

5.

Vurdering af resultater på baggrund af de mål og indikatorer, der er fastsat i programmet

1.4.   Resultater af den tekniske bistand

1.5.   Konstaterede problemer og foranstaltninger, der er truffet til gennemførelse af programmet

1.6.   Eventuelt procedurer, der blev anvendt, hvor den ansvarlige myndighed gennemførte projektet/projekter umiddelbart og fungerede som gennemførelsesorgan

1.7.   Sammenhæng med og komplementaritet i forhold til andre instrumenter

2.   VURDERING AF FREMSKRIDT, DER ER GJORT MED GENNEMFØRELSE AF DET FLERÅRIGE PROGRAM

3.   FORANSTALTNINGER, DER ER TRUFFET FOR AT INFORMERE OM PROGRAMMET

3.1.   Foranstaltninger, der er truffet for at informere offentligheden om det flerårige (1) og årlige program

3.2.   Efterlevelse af synlighedsprincippet

4.   FINANSIEL GENNEMFØRELSE

Endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 1

Detaljeret finansiel rapport

Medlemsstat: […]

Berørt årligt program: […]

Prioritet/andre foranstaltninger: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]


(Alle tal angives i EUR)

Programmeret af medlemsstat

Forpligtelser på medlemsstatsniveau

Faktiske tal, der er godkendt af den ansvarlige myndighed

(udgifter afholdt af støttemodtagere og endeligt fællesskabsbidrag)

Foranstaltninger

Projekter

Ref. prioritet

Ref. særlig prioritet (2)

Saml. programmerede omkostninger

(a)

Fællesskabsbidrag

(b)

Fællesskabsandel (%) af bidrag

(c = b/a)

Saml. støtteberettigede omkostninger

(d)

Fællesskabsbidrag

(e)

Fællesskabsandel (%) af bidrag

(f = e/d)

Saml. støtteberettigede omkostninger

(g)

Fællesskabsbidrag til betaling

(h)

Fællesskabsandel (%) af bidrag

(i = h/g)

Fællesskabsbidrag, der er betalt

(j)

Fællesskabsstøtte, som endnu skal udbetales/som ansv. myndigh. skal inddrive

(k = h–j)

Foranstaltning 1: […]

projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning 1 i alt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning …: […]

projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning i alt …: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning N: […]

projekt 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projekt N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foranstaltning N i alt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Teknisk bistand

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Andre foranstaltninger (3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ALT

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.   Liste over endnu ikke inddrevne beløb pr. 30. juni i året N + 2 (N = året for dette årlige program)

Endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 2

Liste over indtægtsordrer, der ikke er efterkommet

Medlemsstat: […]

Fond: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Reference

Årligt program

Projekt

Samlet beløb, der skal inddrives

Fællesskabstilskud, der skal inddrives

Fratrukket i den tilhørende finansielle rapport

(JA/NEJ)

Årsager til inddrivelse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2.   Eventuelt oversigt over indtægtsordrer, der ikke er inkluderet i de finansielle rapporter for de tidligere årlige programmer

Endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 3

Oversigt over indtægtsordrer, der ikke allerede er fratrukket tidligere udgiftsanmeldelser

Medlemsstat: […]

Fond: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Reference

Årligt program

Projekt

Samlet inddrevet beløb

Inddrevet fællesskabstilskud

Inddrivelsesdato

Årsager til inddrivelse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.   RAPPORTERING AF UREGELMÆSSIGHEDER

Anmeldelse af nye uregelmæssigheder (4)?

Nej

Ja (i bekræftende fald udfyldes tabel 4)


Endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

Tabel 4

Første rapportering af uregelmæssigheder

Medlemsstat: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Fond: […]

Reference

Årligt program

Projekt

Overtrådt bestemmelse

Uregelmæssighedens art

Dato/kilde for første underretning

Påvisningsmetode

Mulighed for svig

(JA/NEJ)

Berørt beløb i EUR

(fællesskabsbidrag)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Opfølgning på tidligere uregelmæssigheder?

Nej

Ja (i bekræftende fald udfyldes tabel 5)


Endelig rapport om det årlige programs gennemførelse

Tabel 5

Rapportering om opfølgning af uregelmæssigheder

Medlemsstat: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Fond: […]

Reference

Årligt program

Projekt

Overtrådt bestemmelse

Berørt beløb

(fællesskabsbid.) i EUR

Opfølgningsforanst.

Indtægtsordre

(beløb i EUR)

Annullering af fællesskabsbidrag

Udstedt

Betalt

Morarenter

Fritagelse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.   BILAG

Kort beskrivelse af de enkelte projekter (en side pr. projekt) med angivelse af mål, resultater, relevante indikatorer og finansieringsoversigt

Image

B.   Anmodning om betaling af saldo/Erklæring om godtgørelse

Undertegnede [den ansvarliges navn med store bogstaver], der repræsenterer den myndighed, der er ansvarlig for [fondens navn]

anmoder om udbetaling af følgende beløb:

EUR (5)

+

[nøjagtigt beløb med to decimaler]

eller

erklærer, at følgende beløb skal tilbagebetales:

EUR (6)

[nøjagtigt beløb med to decimaler]

Dette beløb er resultatet af en opgørelse af de(n) samlede forfinansieringsbetaling(er), der er modtaget til dette årlige program, og de faktisk anmeldte udgifter.

Denne betalingsanmodning kan imødekommes, idet:

a)

der til Kommissionen er indsendt eller vedlagt en endelig rapport om gennemførelse af det årlige program

b)

der er indsendt eller vedlagt en godkendt udgiftsanmeldelse

c)

der er indsendt eller vedlagt en revisionsrapport, en udtalelse om forvaltnings- og kontrolsystemets effektivitet og en erklæring om gyldigheden af betalingsanmodningen, der er udarbejdet af revisionsmyndigheden

d)

renteindtægter hidrørende fra forfinansieringsbetalinger er blevet overført til det årlige program, idet de betragtes som et nationalt bidrag, og er indregnet i udgiftsanmeldelsen

e)

det årlige program er gennemført i overensstemmelse med princippet for sund finansiel forvaltning, og der er rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige

f)

der ikke foreligger en begrundet udtalelse fra Kommissionen vedrørende en overtrædelse, jf. traktatens artikel 226, i forbindelse med de foranstaltninger, for hvilke udgifterne er opgivet i betalingsanmodningen.

Kommissionen skal foretage udbetaling til:

Myndighed med ansvar for at modtage betalinger

 

Bank

 

Kontonummer

 

Kontohaver (hvis forskellig fra myndighed med ansvar for at modtage betalinger)

 

Dato

Navn med store bogstaver, stempel, stilling og underskrift for ansvarlig myndighed


(1)  Kun relevant for den endelige rapport om gennemførelse af det første årlige program.

(2)  Eventuelt.

(3)  Eventuelt særlige foranstaltninger, der er omhandlet i den grundlæggende retsakt, f.eks. nødforanstaltninger eller genbosættelser.

(4)  Siden sidste indsendelse af statusrapport/endelig rapport til Kommissionen.

(5)  Samlet beløb, der er anmodet om som supplement til forfinansieringsbetalingen(erne).

(6)  Samlet beløb til tilbagebetaling efter opgørelse af forfinansieringsbetaling(er).

BILAG 6

MODEL FOR REVISIONSSTRATEGI

MEDLEMSSTAT:

FOND(E):

ANSVARLIG MYNDIGHED:

1.   REVISIONSUNIVERS

1.1.   Strategiens rækkevidde (berørte fonde)

1.2.   Periode, der er dækket af strategien

1.3.   Anvendte revisionsstandarder

2.   RISIKOVURDERING

2.1.   Risikoidentificering og vurdering

2.2.   Risikoforholdsregler og resterende risiko

3.   MÅL OG PRIORITETER

3.1.   Mål med revisionerne

3.2.   Revisionsprioriteter

4.   REVISIONSMETODE

4.1.   Systemrevisioner

4.1.1.   Organ(er) med ansvar for revision

4.1.2.   Myndigheder, der skal være genstand for revision

4.1.3.   Horisontale spørgsmål, der skal omfattes af systemrevisioner

4.1.4.   Eventuelt vejledende flerårig plan for systemrevisioner

4.2.   Projektrevision

4.2.1.   Organ(er) med ansvar for revision

4.2.2.   Beskrivelse af metode til stikprøveudtagning

5.   REVISIONSPLANER FOR KALENDERÅRENE 2007 OG 2008

5.1.   Året 2007 (1)

Året 2007

Systemrevisioner

Fonde

Berørte myndigheder

Berørte processer

Revisionens omfang

Manddage

Planlægning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Projektrevision

Fonde

Programår

Prioritet

Projekt

Endelig støttemodtager

Samlede støtteberettigede projektomkostninger

Udgifter, der skal revideres

Manddage

Planlægning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.   Året 2008

Indsæt data efter den modeltabel, der er udarbejdet for 2007.

Bilag til revisionsstrategien (2): Årlige planer

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

BERØRT KALENDERÅR:

1.   EVENTUELT ÆNDRINGER AF REVISIONSSTRATEGIEN

2.   VIGTIGSTE REVISIONSRESULTATER FOR DET FOREGÅENDE ÅR

3.   REVISIONSPLAN FOR ÅRET 20XX

Indsæt data under anvendelse af den modeltabel, der er udarbejdet for 2007.


(1)  Eventuelt.

(2)  Indsendes efter revisionsstrategien, jf. artikel 25, stk. 2.

BILAG 7

MODEL FOR RAPPORT FRA REVISIONSMYNDIGHEDEN

MEDLEMSSTAT:

FOND:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

ÅRLIGT PROGRAM, DER ER OMFATTET AF RAPPORTEN: …

A.   Årlig revisionsrapport

1.   GENERELLE OPLYSNINGER

1.1.   Organer, der har været inddraget i rapportens udarbejdelse

1.2.   Angivelse af og begrundelse for større ændringer i gennemførelsen af revisionsplanerne vedrørende det berørte årlige program

1.3.   Oversigtstabel over revisionsresultater

Revisionsrapport

Medlemsstat: […]

Berørt årligt program: […]

Situation pr.: [dag/måned/år]

Systemrevisioner, der er afsluttet siden sidste rapport

Fond(e)

Berørte myndigheder

Berørte processer

Revisionens omfang

Brugte manddage

Dato for endelig rapport

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Revision af projekter under det årlige program for 20xx

Fond(e)

Projekt

Endelig støttemodtager

Samlede støtteberettigede omkostninger

(a)

Reviderede støtteberet. omk.

(b)

Finansiel korrektion

(c)

Fejlprocent

(d = c/b)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I alt

0

0

0

%

I alt for årligt program

(e)

(f)

Dækningssats

(= f/e)

2.   SYSTEMREVISIONER

2.1.   Organer, der gennemførte revisionerne

2.2.   Oversigt over udførte revisioner

2.3.   De vigtigste resultater, anbefalinger og konklusioner, der udledes af revisionen af forvaltnings- og kontrolsystemerne

2.4.   Finansielle konsekvenser af revisionsresultaterne

2.5.   Eventuelt supplerende revision

2.6.   Det oplyses, om der eventuelt er konstateret problemer af systemisk art, hvilke foranstaltninger der er truffet, og hvor store de eventuelle finansielle korrektioner er

2.7.   Information om opfølgning på revisionshenstillinger.

3.   PROJEKTREVISIONER

3.1.   Organer, der gennemførte revisionerne

3.2.   En oversigt over udførte revisioner og den procentdel af udgifterne, som er kontrolleret i forhold til de samlede støtteberettigede udgifter, der er anmeldt til Kommissionen

3.3.   De vigtigste revisionsresultater, anbefalinger og konklusioner med hensyn til de gennemførte projekter

3.4.   Konklusioner, der er draget på baggrund af kontrolresultaterne med hensyn til forvaltnings- og kontrolsystemets effektivitet

3.5.   Finansielle konsekvenser af revisionsresultaterne

3.6.   Eventuelt supplerende revision

3.7.   Information om opfølgning på revisionshenstillinger

3.8.   Det oplyses, om der eventuelt er konstateret problemer af systemisk art, hvilke foranstaltninger der er truffet, og hvor store de eventuelle finansielle korrektioner er.

4.   EVENTUELT OPFØLGNING PÅ REVISIONSAKTIVITET, DER ER OMFATTET AF TIDLIGERE RAPPORTER

4.1.   Information om opfølgning på tidligere revisionshenstillinger

4.2.   Information om resultater af systemiske revisioner af foranstaltninger fra tidligere årlige programmer.

[den ansvarlige persons underskrift]

B.   Udtalelse om den måde, forvaltnings- og kontrolsystemerne fungerer på

Til Europa-Kommissionen

1.   INDLEDNING

Undertegnede, der repræsenterer [navnet på den revisionsmyndighed, medlemsstaten har udpeget], har undersøgt, hvordan forvaltnings- og kontrolsystemerne for [fondens navn] fungerer, hvad angår foranstaltninger, der er gennemført under det årlige program for året [20XX] for at kunne afgive udtalelse om, hvorvidt systemerne har været effektive og dermed giver rimelig sikkerhed for, at de udgiftsanmeldelser, der er sendt til Kommissionen, er korrekte, og følgelig også rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige.

2.   UNDERSØGELSENS OMFANG

Undersøgelsen blev gennemført i overensstemmelse med revisionsstrategien for denne fond for perioden fra [dd/mm/år] til [dd/mm/år] og indgik i den årlige revisionsrapport under afdeling A.

Enten

Der var ingen begrænsninger for undersøgelsens rækkevidde.

Eller

Undersøgelsens rækkevidde var begrænset af følgende faktorer:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

(Angiv eventuelle begrænsninger for undersøgelsens rækkevidde, f.eks. systemiske problemer, svagheder ved forvaltnings- og kontrolsystemet, manglende bilag, verserende retssager m.m., og angiv de anslåede udgifter og EF-tilskuddet, der kan være berørt heraf. Hvis revisionsmyndigheden ikke finder, at begrænsningerne har konsekvenser for de anmeldte udgifter, bør dette anføres.)

3.   UDTALELSE

Enten (udtalelse uden forbehold)

På grundlag af ovennævnte undersøgelse er det min opfattelse, at det forvaltnings- og kontrolsystem, der er etableret for [fondens navn] for ovennævnte årlige program, opfyldte kravene i den grundlæggende retsakt [reference] [og Kommissionens beslutning nr. [XXX/2007/EF] og fungerede effektivt og dermed gav rimelig sikkerhed for, at de udgiftsanmeldelser, der er fremsendt til Kommissionen, er korrekte, og følgelig også rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige.

Eller (udtalelse med forbehold)

På grundlag af ovennævnte undersøgelse er det min opfattelse, at det forvaltnings- og kontrolsystem, der er etableret for [fondens navn] for ovennævnte årlige program, opfyldte kravene i den grundlæggende retsakt [reference] [og Kommissionens beslutning nr. [XXX/2007/EF] og fungerede effektivt og dermed gav rimelig sikkerhed for, at de udgiftsanmeldelser, der er fremsendt til Kommissionen, er korrekte, og følgelig også rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige, undtagen i følgende henseender:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

Min begrundelse for at mene, at dette (disse) aspekt(er) ved systemerne ikke opfyldte kravene og/eller ikke fungerede på en måde, der gav rimelig sikkerhed for, at de til Kommissionen fremsendte udgiftsanmeldelser er korrekte, er følgende:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

Jeg anslår, at de(t) nævnte forhold berører […] % af de samlede anmeldte udgifter. Det berørte fællesskabsbidrag andrager således […].

Eller (negativ udtalelse)

På grundlag af ovennævnte undersøgelse er det min opfattelse, at det forvaltnings- og kontrolsystem, der er etableret for [fondens navn] for ovennævnte årlige program, ikke opfyldte kravene i artikel […] i den grundlæggende retsakt [reference] [og Kommissionens beslutning nr. [XXX/2007/EF] og ikke fungerede effektivt og således ikke gav rimelig sikkerhed for, at de udgiftsanmeldelser, der er fremsendt til Kommissionen, er korrekte og følgelig heller ikke rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige.

Denne negative udtalelse bygger på:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

Dato

Underskrift

[den ansvarlige persons underskrift]

C.   Godkendelse af betalingsanmodning

Til Europa-Kommissionen

1.   INDLEDNING

Undertegnede, der repræsenterer [navnet på den revisionsmyndighed, der er udpeget af medlemsstaten], har for det årlige program [20XX) under [fondens navn] undersøgt resultaterne af det revisionsarbejde, der er gjort angående dette årlige program [og har gennemført det supplerende arbejde, jeg vurderede var nødvendigt som beskrevet i rapporten].

Jeg har planlagt og gennemført dette arbejde med henblik på at vurdere, om anmodningen om betaling af resten af Fællesskabets bidrag til det årlige program [20XX] er gyldig, og om de underliggende transaktioner, der er omfattet af udgiftsanmeldelserne for dette årlige program, er lovlige og formelt rigtige.

2.   UNDERSØGELSENS OMFANG

Enten

Der var ingen begrænsninger for undersøgelsens omfang.

Eller

Undersøgelsens omfang var begrænset af følgende faktorer:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

3.   UDTALELSE

Enten (udtalelse uden forbehold)

Det er på baggrund af ovennævnte undersøgelse min opfattelse, at udgiftsanmeldelserne i alle væsentlige henseender giver et retvisende billede af de udgifter, der er afholdt under det årlige program, og at anmodningen om betaling af resten af Fællesskabets bidrag til dette årlige program er gyldig.

Eller (udtalelse med forbehold)

Det er på baggrund af ovennævnte undersøgelse min opfattelse, at udgiftsanmeldelserne i alle væsentlige henseender giver et retvisende billede af de udgifter, der er afholdt under det årlige program, og at anmodningen om betaling af resten af Fællesskabets bidrag til dette årlige program er gyldig, når der bortses fra følgende:

a)

[…]

b)

[…]

c)

osv.

Jeg anslår, at disse forbehold berører … af de samlede anmeldte udgifter. Det berørte fællesskabstilskud andrager således ....

Eller (negativ udtalelse)

Det er på baggrund af ovennævnte undersøgelse min opfattelse, at udgiftsanmeldelserne ikke i alle væsentlige henseender giver et retvisende billede af de udgifter, der er afholdt under det årlige program, og at anmodningen om betaling af resten af Fællesskabets bidrag til dette årlige program derfor er ugyldig.

Dato

Underskrift

[den ansvarlige persons underskrift]

BILAG 8

MODEL FOR UDGIFTSANMELDELSE TIL ANDEN FORFINANSIERING

MEDLEMSSTAT:

FOND:

GODKENDELSESMYNDIGHED:

ÅRLIGT PROGRAM, DER ER OMFATTET AF GODKENDELSEN:

Undertegnede [den ansvarliges navn],

der repræsenterer den godkendelsesmyndighed, der er udpeget for [fondens navn],

bekræfter herved, at alle udgifter medtaget i statusrapporten om gennemførelse af det årlige program beløber sig til:

EUR (1)

 

[nøjagtigt beløb med to decimaler]

Jeg bekræfter ligeledes, at foranstaltningerne gennemføres i overensstemmelse med de mål, der er opstillet i Kommissionens beslutning om vedtagelse af det årlige program, og i overensstemmelse med den grundlæggende retsakt og gennemførelsesbestemmelserne hertil, navnlig at:

1.

udgiftsanmeldelsen er nøjagtig, følger af pålidelige regnskabssystemer og er baseret på kontrollerbare bilag

2.

de anmeldte udgifter er i overensstemmelse med gældende fællesskabsregler og nationale regler og er afholdt til foranstaltninger, der er udvalgt til finansiering i henhold til kriterierne for det årlige program og gældende fællesskabsregler og nationale regler, navnlig reglerne for offentlige kontrakter

3.

at jeg med henblik på godkendelse fra den ansvarlige myndighed har modtaget tilstrækkelige oplysninger om de procedurer og den kontrol, som er anvendt i forbindelse med udgifter, der er medtaget i udgiftsopgørelserne

4.

der med udgiftsanmeldelsen og anmodningen om anden forfinansieringsbetaling eventuelt tages højde for inddrevne beløb og renteindtægter under det årlige program.

Udgiftsanmeldelsen er baseret på foreløbig regnskabsafslutning den [dd/mm/20yy].

I henhold til artikel 43 i den grundlæggende retsakt er bilagene tilgængelige i mindst fem år efter Kommissionens afslutning af det årlige program.

Dato

Godkendelsesmyndighedens navn (med store bogstaver), stempel, stilling og underskrift


(1)  Samlede støtteberettigede udgifter, der er afholdt af endelige støttemodtagere eller anvendt til teknisk bistand.

BILAG 9

MODEL FOR UDGIFTSANMELDELSE MED HENBLIK PÅ BETALING AF SALDO

MEDLEMSSTAT:

FOND:

GODKENDELSESMYNDIGHED:

ÅRLIGT PROGRAM, DER ER OMFATTET AF GODKENDELSEN:

Undertegnede [den ansvarliges navn],

der repræsenterer den godkendelsesmyndighed, der er udpeget for [fondens navn],

bekræfter herved, at alle udgifter medtaget i den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program beløber sig til:

EUR (1)

 

[nøjagtigt beløb med to decimaler]

Jeg bekræfter ligeledes, at foranstaltningerne gennemføres i overensstemmelse med de mål, der er opstillet i Kommissionens beslutning om vedtagelse af det årlige program, og i overensstemmelse med den grundlæggende retsakt, navnlig at:

1.

udgiftsanmeldelsen er nøjagtig, følger af pålidelige regnskabssystemer og er baseret på kontrollerbare bilag

2.

de anmeldte udgifter er i overensstemmelse med gældende fællesskabsregler og nationale regler og er afholdt til foranstaltninger, der er udvalgt til finansiering i henhold til kriterierne for det årlige program og gældende fællesskabsregler og nationale regler, navnlig reglerne for offentlige kontrakter

3.

jeg har rimelig sikkerhed for, at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige

4.

jeg med henblik på godkendelse fra den ansvarlige myndighed har modtaget tilstrækkelige oplysninger om de procedurer og den kontrol, som er anvendt i forbindelse med udgifter, der er medtaget i udgiftsanmeldelserne

5.

der er taget behørigt hensyn til resultaterne af alle de revisioner, som er foretaget af eller under revisionsmyndighedens ansvar

6.

der med udgiftsanmeldelsen og anmodningen om betaling af restbeløbet eventuelt tages højde for inddrevne beløb og renteindtægter under det årlige program.

Udgiftsanmeldelsen er baseret på regnskabsafslutning den [dd/mm/20yy].

I henhold til artikel 43 i den grundlæggende retsakt er bilagene tilgængelige i mindst fem år efter Kommissionens afslutning af det årlige program.

Dato

Godkendelsesmyndighedens navn (med store bogstaver), stempel, stilling og underskrift


(1)  Samlede støtteberettigede udgifter, der er afholdt af endelige støttemodtagere eller anvendt til teknisk bistand.

BILAG 10

VEJLEDNING VEDRØRENDE DET EUROPÆISKE LOGO OG DEFINITION AF STANDARDFARVERNE

Symbolbeskrivelse

Med en blå himmel som baggrund danner tolv gyldne stjerner en cirkel, der symboliserer foreningen af Europas folk. Der er altid tolv stjerner, idet tallet tolv er symbol på fuldkommenhed og enhed.

Heraldisk beskrivelse

På azurblå bund en cirkel bestående af tolv gyldne femtakkede stjerner, hvis spidser ikke rører hinanden.

Geometrisk beskrivelse

Image

Logoet består af et rektangulært blåt flag, hvis længde er halvanden gang dets bredde. Tolv gyldne stjerner er placeret med lige stor indbyrdes afstand på omkredsen af en usynlig cirkel, hvis centrum befinder sig i skæringspunktet for rektanglets diagonaler. Cirklens radius er lig med en tredjedel af flagets højde. Hver af stjernerne har fem spidser, som er beliggende på periferien af en usynlig cirkel, hvis radius er lig med en attendedel af flagets højde. Alle stjernerne er orienteret således, at en spids peger lige op, og oversiden af de to spidser til højre og venstre er anbragt vinkelret på det lodrette plan. Stjernerne er placeret som tallene på en urskive. Antallet af stjerner er uforanderligt.

Standardfarver

Logoets farver er følgende: Rektanglets bund: PANTONE REFLEX BLUE; Stjernerne: PANTONE YELLOW.

Firfarvetryk

Ved firfarvetryk fås de to farver ved at anvende farverne fra firfarveserien. PANTONE YELLOW fås med 100 % »Process Yellow«. PANTONE REFLEX BLUE fås ved at blande 100 % »Process Cyan« og 80 % »Process Magenta«.

Internet

PANTONE REFLEX BLUE svarer i webpaletten til farve RGB:0/0/153 (hexadecimal: 000099) og PANTONE YELLOW til farven RGB:255/204/0 (hexadecimal: FFCC00).

Gengivelse i én farve

Hvis man kun disponerer over farven sort, kan rektanglet omgives med en sort streg, og stjernerne indsættes i sort på hvid bund.

Image

Hvis blå (dvs. Reflex Blue) er eneste disponible farve, skal den anvendes 100 % med stjernerne i hvid negativ.

Image

Gengivelse på farvebund

Kan farvebund ikke undgås, skal rektanglet omgives med en hvid ramme af en tykkelse på 1/25 af rektanglets højde.

Image

BILAG 11

REGLER FOR UDGIFTERNES STØTTEBERETTIGELSE

DEN EUROPÆISKE FLYGTNINGEFOND

I.   Generelle principper

I.1.   GRUNDPRINCIPPER

1.

For at være støtteberettigede skal udgifterne i henhold til den grundlæggende retsakt:

a)

ligge inden for fondens anvendelsesområde og dens mål, jf. artikel 1 og 2 i den grundlæggende retsakt

b)

være blandt de støtteberettigede foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 3 i den grundlæggende retsakt eller, i tilfælde af nødforanstaltninger, have tilknytning til de støtteberettigede foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 5 i den grundlæggende retsakt

c)

være nødvendige for at gennemføre aktiviteterne under det projekt, der udgør en del af de flerårige og årlige programmer som godkendt af Kommissionen, eller være omfattet af de nødforanstaltninger, der er omhandlet i artikel 5 i den grundlæggende retsakt, hvor disse udgør en ændring af det pågældende årlige program

d)

være rimelige og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig nytteværdi og omkostningseffektivitet

e)

være afholdt af den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, som skal være etableret og registreret i en medlemsstat, medmindre der er tale om internationale statslige organisationer, som forfølger de samme mål, der er fastsat i den grundlæggende retsakt. Hvad angår artikel 39, stk. 2, i denne beslutning, finder de regler, der anvendes på den endelige støttemodtager, tilsvarende anvendelse på projektpartnerne

f)

være tilknyttet de målgrupper, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt

g)

være afholdt i overensstemmelse med de særlige bestemmelser i støtteaftalen.

2.

I forbindelse med flerårige foranstaltninger, jf. artikel 14, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, er det kun den del af en foranstaltning, der samfinansieres under et årligt program, som kan anses for et projekt omfattet af disse regler for støtteberettigelse.

3.

Projekter, der støttes af fonden, kan ikke finansieres af andre kilder, der er omfattet af fællesskabsbudgettet. Projekter, der støttes af fonden, skal samfinansieres af offentlige eller private kilder.

I.2.   ET PROJEKTBUDGET

Et projektbudget skal opstilles på følgende måde:

Udgifter

Indtægter

+

direkte omkostninger (DO)

+

indirekte omkotninger (fast procentdel af DO, der er fastsat i støtteaftalen)

+

omkostninger dækket ved særligt afsatte indtægter (evt.)

+

bidrag fra Fællesskabet (defineret som det laveste af de tre beløb, der er angivet i artikel 12 i denne beslutning)

+

bidrag fra den endelige støttemodtager og projektpartnerne (1)

+

bidrag fra tredjeparter

+

indtægter hidrørende fra projektet

= samlede støtteberettigede omkostninger (SSO)

= indtægter i alt

Budgettet skal balancere: De samlede støtteberettigede omkostninger skal være lig med de samlede indtægter.

I.3.   INDTÆGTER OG NON-PROFIT-PRINCIPPET

1.

Projekter, der støttes af fonden, skal være non-profit-projekter. Hvis indtægtskilderne, inklusive indtægter fra projektet, ved projektets afslutning overstiger udgifterne, reduceres fondens bidrag til projektet tilsvarende. Alle projektets indkomstkilder skal være registreret i den endelige støttemodtagers regnskaber eller skattedokumenter og skal kunne identificeres og kontrolleres.

2.

Projektindtægterne skal udgøres af alle finansielle bidrag til projektet fra fonden, bidrag fra offentlige eller private kilder, herunder den endelige støttemodtagers eget bidrag, og indtægter hidrørende fra projektet. »Indtægter hidrørende fra projektet« er i forbindelse med denne regel midler, der tilføres et projekt i løbet af perioden for støtteberettigelse, som beskrevet i punkt I.4, og hidrører fra salg, leje, tjenesteydelser, indskrivningsgebyrer eller andre tilsvarende indtægter.

3.

Fællesskabsbidraget, som ydes i overensstemmelse med non-profit-princippet, jf. artikel 12, litra c), i denne beslutning, er »samlede støtteberettigede omkostninger« minus »bidrag fra tredjeparter« og »indtægter fra selve projektet«.

I.4.   PERIODE FOR STØTTEBERETTIGELSE

1.

Omkostningerne i forbindelse med et projekt skal være afholdt og de tilsvarende betalinger foretaget (bortset fra afskrivning) efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Perioden for støtteberettigelse løber frem til den 31. december år N (2) + 1, hvilket betyder, at projektomkostningerne skal være afholdt før denne dato.

2.

Der gøres en undtagelse fra ovenstående støtteberettigelsesperiode i forbindelse med nødforanstaltninger (jf. artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt) og teknisk bistand til medlemsstaterne (jf. punkt V.3).

I.5.   OPGØRELSE OVER UDGIFTER

1.

Udgifterne skal svare til de betalinger, som den endelige støttemodtager foretager. Der skal være tale om finansielle (kontante) transaktioner med undtagelse af afskrivning.

2.

Udgifterne skal som regel dokumenteres ved hjælp af officielle fakturaer. Hvis dette ikke er muligt, skal udgifterne dokumenteres ved hjælp af regnskabsdokumenter eller bilag med tilsvarende bevisværdi.

3.

Udgifterne skal kunne identificeres og kontrolleres. De skal navnlig:

a)

registreres i den endelige støttemodtagers regnskaber

b)

fastlægges i overensstemmelse med de regnskabsstandarder, der er gældende for det land, hvor den endelige støttemodtager er etableret og under anvendelse af den endelige støttemodtagers sædvanlige metoder til omkostningsberegning, og

c)

anmeldes i overensstemmelse med kravene i gældende skattelovgivning og sociallovgivning.

4.

De endelige støttemodtagere er eventuelt forpligtede til at opbevare attesterede kopier af regnskabsdokumenterne vedrørende partnernes indtægter og udgifter i forbindelse med det pågældende projekt.

5.

Opbevaring og behandling af sådanne oplysninger skal være i overensstemmelse med den nationale databeskyttelseslovgivning.

I.6.   TERRITORIALT ANVENDELSESOMRÅDE

1.

Udgifter til foranstaltninger, der er beskrevet i artikel 3 og 5 i den grundlæggende retsakt, skal:

a)

være afholdt af de endelige støttemodtagere, der er omhandlet i punkt I.1, litra e), og

b)

være afholdt på en medlemsstats landområde med undtagelse af foranstaltninger vedrørende genbosættelse, jf. artikel 3, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, hvor udgifterne kan være afholdt på medlemsstaternes landområde eller i værtslandet.

2.

Projektpartnere, som er registreret og etableret i tredjelande, kan deltage i projekter på et omkostningsfrit grundlag, medmindre der er tale om internationale statslige organisationer. Omkostninger, der er afholdt af disse partnere, er derfor ikke støtteberettigede.

II.   Kategorier af støtteberettigede omkostninger (på projektniveau)

II.1.   DIREKTE STØTTEBERETTIGEDE OMKOSTNINGER

Direkte støtteberettigede projektomkostninger er omkostninger, som under behørig hensyntagen til de generelle betingelser for støtteberettigelse, der er anført i del I, kan identificeres som særlige omkostninger, der er direkte forbundet med projektets gennemførelse. Direkte omkostninger skal inkluderes i det skønnede samlede budget.

Følgende direkte omkostninger er støtteberettigede:

II.1.1.   Personaleomkostninger

II.1.1.1.   Generelle regler

1.

Direkte omkostninger til personale er kun støtteberettigede for personer, der har en central rolle og er direkte involveret i projektet, f.eks. projektledere og andet personale med operationelle projektfunktioner, f.eks. planlægning af projektaktiviteter, gennemførelse (eller overvågning) af operationelle aktiviteter, levering af tjenesteydelser til den endelige projektmålgruppe osv.

Omkostninger til den endelige støttemodtagende organisations øvrige personale, som kun har en støttefunktion (f.eks. administrationschef, regnskabsfører, støtte i forbindelse med kontrakter, menneskelige ressourcer, it, administration og receptionister m.m.), er ikke direkte støtteberettigede omkostninger og betragtes som indirekte omkostninger (jf. punkt II.2).

2.

Personaleomkostninger skal specificeres i det foreløbige budget med angivelse af funktioner, antal medarbejdere og navne.

Hvis medarbejdernes navne endnu ikke kendes eller ikke kan afsløres, angives den faglige og tekniske kompetence for de personer, der skal varetage de pågældende funktioner/opgaver under projektet.

3.

Personaleomkostninger til projektet, dvs. lønninger og socialsikringsbidrag og andre vedtægtsmæssige udgifter, er støtteberettigede, forudsat at disse ikke overstiger de gennemsnitsatser, der er i overensstemmelse med den endelige støttemodtagers sædvanlige lønpolitik. Denne beregning kan om nødvendigt omfatte alle de normale bidrag, arbejdsgiveren betaler, men skal udelukke enhver form for bonus, løntillæg og ordninger med overskudsdeling. Afgifter, skatter eller bidrag (navnlig direkte skatter og lønbaserede socialsikringsbidrag) i forbindelse med projekter, som samfinansieres af fonden, er kun støtteberettigede omkostninger, hvis de reelt bæres af den endelige støttemodtager.

II.1.1.2.   Særlige betingelser vedrørende personaleomkostninger for offentlige organer

Personaleomkostninger for offentlige organer, der gennemfører projektet, betragtes kun som direkte støtteberettigede omkostninger i følgende situationer:

a)

En person ansættes af den endelige støttemodtager udelukkende med henblik på gennemførelsen af projektet.

b)

En person fastansættes af den endelige støttemodtager og:

varetager opgaver, der specifikt er knyttet til gennemførelsen af projektet gennem overarbejdsbetaling, eller

varetager ifølge en behørigt dokumenteret beslutning fra organisationens side, opgaver, der er specifikt knyttet til projektets gennemførelse, og som ikke udgør en del af vedkommendes normale arbejde, og den pågældendes normale funktioner varetages af en anden, der er ansat af organisationen.

II.1.2.   Omkostninger til rejser og ophold

1.

Omkostninger til rejser og ophold betragtes kun som direkte omkostninger:

a)

for personale ansat af den endelige støttemodtager, hvis omkostninger er støtteberettigede som defineret i punkt II.1.1

b)

i særlige velbegrundede tilfælde, for personale, der er ansat af den endelige støttemodtager og har en støttefunktion som defineret i punkt II.1.1

c)

for andre personer, der ikke er ansat af den endelige støttemodtager, men som deltager i projektaktiviteterne. I så tilfælde skal der føres tilstedeværelseslister som dokumentation.

2.

Transportomkostninger er støtteberettigede, hvad angår faktisk afholdte omkostninger. Godtgørelsessatser baseres på den billigste form for offentlig transport, og flybilletter godtgøres som regel kun ved rejser over 800 km (returrejse), eller hvor den geografiske destination berettiger til at rejse med fly. Boardingkortene skal opbevares. Hvis der anvendes privatbil, godtgøres udgifterne enten på grundlag af udgifterne til offentlig transport eller på grundlag af kilometersatser i overensstemmelse med offentliggjorte officielle regler i den pågældende medlemsstat eller den endelige støttemodtagers regler.

3.

Opholdsomkostninger er støtteberettigede på grundlag af de faktiske omkostninger eller dagpenge. Når organisationen har sine egne dagpengesatser for opholdsomkostninger, bør de anvendes inden for de lofter, som medlemsstaten har fastsat i henhold til den nationale lovgivning og praksis. Godtgørelse for opholdsomkostninger skal normalt dække lokal transport (herunder taxakørsel), indkvartering, måltider, lokale telefonopkald og diverse.

II.1.3.   Udstyr

II.1.3.1.   Generelle regler

1.

Omkostninger vedrørende erhvervelse af udstyr (baseret på afskrivning af erhvervede aktiver, leasing eller leje) er kun støtteberettigede, hvis det har afgørende betydning for projektets gennemførelse. Udstyret skal have de tekniske karakteristika, der kræves til projektet, og være i overensstemmelse med gældende normer og standarder.

2.

Omkostningerne til udstyr, der anvendes til den daglige administration (f.eks. printere, bærbare computere, fax, kopimaskiner, telefon, kabler m.m.) er ikke støtteberettigede som direkte omkostninger og skal betragtes som indirekte omkostninger (se punkt II.2).

3.

Valget mellem leasing, leje eller køb skal altid være baseret på den billigste løsning. Hvis det ikke er muligt at lease eller leje på grund af projektets korte varighed eller den hurtige værdiafskrivning, godkendes køb, og omkostningerne i forbindelse med værdiafskrivning som beskrevet nedenfor kan være støtteberettigede i henhold til de nationale regler for værdiafskrivning.

II.1.3.2.   Leje og leasing

Udgifter til leje og leasing kan samfinansieres efter de regler, der er gældende i medlemsstaten, i henhold til national lovgivning og praksis og under hensyn til lejens eller leasingens varighed med henblik på projektets gennemførelse.

II.1.3.3.   Køb

1.

Hvor udstyret købes før eller under projektets gennemførelse, er der kun tale om støtteberettigelse for den del af afskrivningen, der har fundet sted under udstyrets anvendelse i forbindelse med projektet, og den faktiske anvendelse i forbindelse med projektet.

2.

Udstyr, der blev købt inden projektets igangsættelse, men som anvendes til projektet, er støtteberettiget under hensyn til afskrivningen. Disse omkostninger er imidlertid ikke støtteberettigede, hvis udstyret oprindeligt blev købt ved hjælp af fællesskabsstøtte.

3.

Omkostninger til køb af udstyr skal svare til de normale markedsomkostninger, og værdien af de pågældende genstande afskrives i overensstemmelse med de beskatnings- og regnskabsregler, der gælder for den endelige støttemodtager.

4.

For enkelte genstande, der koster under 1 000 EUR, er alle omkostninger ved købet støtteberettigede, forudsat at udstyret købes i løbet af de første tre måneder af projektets gennemførelse.

II.1.4.   Fast ejendom

II.1.4.1.   Generelle regler

Ved køb af fast ejendom, opførelse eller renovering af fast ejendom eller leje af fast ejendom skal den have de tekniske karakteristika, der kræves til projektet og være i overensstemmelse med gældende normer og standarder.

II.1.4.2.   Køb, opførelse eller renovering

1.

Hvor erhvervelsen af fast ejendom har afgørende betydning for gennemførelse af projektet og har en klar forbindelse til dets mål, kan køb af fast ejendom, dvs. allerede opførte bygninger eller opførelse af fast ejendom, samfinansieres på nedenstående betingelser, medmindre andet gælder i henhold til strengere nationale regler:

a)

Der skal fremlægges en erklæring fra en uafhængig skønsmand eller et behørigt autoriseret officielt organ, der fastslår, at prisen ikke overstiger markedsværdien, og som enten attesterer, at bygningen er i overensstemmelse med de nationale forskrifter, eller specificerer eventuelle mangler, som den endelig støttemodtager har til hensigt at afhjælpe som led i projektet.

b)

Den faste ejendom er ikke købt ved hjælp af fællesskabsstøtte forud for projektets gennemførelse.

c)

Den faste ejendom skal udelukkende anvendes til projektets formål i en periode på mindst fem år efter projektets slutdato, medmindre Kommissionen giver særlig tilladelse til at fravige dette krav.

d)

Der er kun tale om støtteberettigelse for den del af aktivernes afskrivning, der svarer til projektets varighed, og deres faktiske anvendelse i forbindelse med projektet. Afskrivningen beregnes efter de gældende nationale regnskabsregler.

2.

I tilfælde af renovering gælder kun betingelserne i litra c) og d).

II.1.4.3.   Leje

Leje af fast ejendom er berettiget til samfinansiering, når der er en klar forbindelse mellem lejen og formålene med det pågældende projekt, på de betingelser, der er fastsat nedenfor, medmindre andet gælder i henhold til strengere nationale regler:

a)

Den faste ejendom må ikke være købt ved hjælp af et fællesskabstilskud.

b)

Den faste ejendom må kun anvendes til gennemførelse af projektet. I modsat fald er det kun den del af omkostningerne, der vedrører den projektrelaterede anvendelse, som er støtteberettiget.

II.1.4.4.   Kontorlokaler til den endelige støttemodtager

Omkostninger ved køb, opførelse, renovering eller leje af kontorlokaler til den endelige støttemodtagers almindelige aktiviteter er ikke støtteberettigede. Sådanne omkostninger betragtes som indirekte omkostninger (se punkt II.2).

II.1.5.   Hjælpematerialer, leverancer og generelle tjenesteydelser

1.

Omkostningerne til hjælpematerialer, leverancer og generelle tjenesteydelser er støtteberettigede, hvis de er identificerbare og direkte nødvendige for projektets gennemførelse.

2.

Udgifter til kontormaterialer og alle former for mindre administrative hjælpematerialer, forsyninger, repræsentationsudgifter og generelle tjenesteydelser (f.eks. telefon, internet, postservice, kontorrengøring, el-, vand- og gasforsyning, forsikring, uddannelse af personale, personaleudvælgelse osv.) er ikke direkte støtteberettigede omkostninger. De er inkluderet i de indirekte omkostninger som omhandlet i punkt II.2.

II.1.6.   Underentrepriser

1.

De endelige støttemodtagere skal som hovedregel have kapacitet til selv at udføre aktiviteterne i forbindelse med projektet. Underentrepriserne skal derfor være begrænsede og må ikke overstige 40 % af de direkte støtteberettigede projektomkostninger, medmindre de er behørigt begrundet og forhåndsgodkendt af den ansvarlige myndighed.

2.

Udgifter til følgende underentrepriser kan ikke samfinansieres af fonden:

a)

underentrepriser vedrørende den overordnede projektstyring

b)

underentrepriser, som øger projektomkostningerne uden at tilføre projektet en værdi, der står i forhold hertil

c)

underentrepriser med mellemled eller konsulenter, hvor betalingen defineres som en procentdel af projektets samlede omkostninger, medmindre den endelige støttemodtager kan begrunde dette med arbejdets eller ydelsens faktiske værdi.

3.

For alle underentrepriser skal underkontrahenterne forpligte sig til at give alle revisions- og kontrolorganerne alle de nødvendige oplysninger om de aktiviteter, der er lagt ud i underentreprise.

II.1.7.   Omkostninger, som følger direkte af forpligtelser i forbindelse med samfinansieringen fra EU

Omkostninger, der er nødvendige for at leve op til krav i tilknytning til EU-samfinansieringen, f.eks. offentlig omtale, åbenhed, projektevaluering, ekstern revision, bankgaranti, udgifter til oversættelse m.m., er umiddelbart støtteberettigede.

II.1.8.   Eksperthonorarer

Honorarer for juridisk rådgivning, notaromkostninger og omkostninger i forbindelse med teknisk eller finansiel ekspertbistand er støtteberettigede.

II.1.9.   Særlige udgifter i forhold til målgrupperne

Hvad angår støtte, er køb foretaget af den endelige støttemodtager til målgrupper og den endelige støttemodtagers godtgørelse af omkostninger, der er afholdt af målgrupperne, støtteberettigede på følgende betingelser:

a)

Den endelige støttemodtager skal i den periode, der er omhandlet i artikel 43 i den grundlæggende retsakt, opbevare de nødvendige oplysninger og den nødvendige dokumentation for, at de personer, der modtager denne støtte, svarer til den målgruppe, der er defineret i artikel 6 i den grundlæggende retsakt.

b)

Den endelige støttemodtager skal i den periode, der er omhandlet i artikel 43 i den grundlæggende retsakt, opbevare dokumentation (f.eks. fakturaer og kvitteringer) for ydet støtte og for, at de pågældende personer har modtaget den omhandlede støtte.

II.1.10.   Nødforanstaltninger

1.

I behørigt begrundede tilfælde kan der indrømmes undtagelse fra denne beslutnings regler om støtteberettigelse for udgifter til nødforanstaltninger, hvis de er godkendt i Kommissionens beslutning om godkendelse af nødforanstaltninger.

2.

I henhold til artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt er den maksimale periode for støtteberettigelse seks måneder, hvilket betyder, at omkostninger i forbindelse med et projekt skal være afholdt inden for denne periode.

II.2.   STØTTEBERETTIGEDE INDIREKTE OMKOSTNINGER

1.

Indirekte omkostninger vedrører udgiftskategorier, der ikke kan identificeres som særlige omkostninger, der er direkte forbundet med projektet. En fast procentdel af de samlede direkte støtteberettigede omkostninger kan være støtteberettigede som indirekte omkostninger i følgende tilfælde:

a)

hvis de indirekte omkostninger holdes på et minimum, og den nøjagtige procentdel af indirekte omkostninger fastsættes af medlemsstaten i forhold til behovene

b)

hvis der tages højde for de indirekte omkostninger i projektbudgetoverslaget

c)

hvis de indirekte omkostninger ikke omfatter omkostninger under en anden projektbudgetpost

d)

hvis de indirekte omkostninger ikke finansieres via andre kilder. Organisationer, der modtager driftstilskud fra EU-budgettet og/eller fra medlemsstaterne, kan ikke medtage indirekte omkostninger i deres budgetoverslag

e)

som hovedregel overskrider den faste procentdel af de indirekte omkostninger i forhold til de samlede direkte støtteberettigede omkostninger ikke 20 %. Den faste procentdel af de indirekte omkostninger må imidlertid ikke overstige 10 %:

hvis den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan som defineret i artikel 7, stk. 3, eller

hvis underentreprisen overstiger 40 % af de støtteberettigede direkte omkostninger.

2.

Den procentdel, der er afsat til indirekte omkostninger, skal navnlig dække følgende omkostninger:

a)

personaleomkostninger, der ikke er støtteberettigede som direkte omkostninger, jf. punkt II.1.1.1 (1)

b)

udgifter til administration og forvaltning, jf. omkostninger under punkt II.1.5.2

c)

bankgebyrer og afgifter (bortset fra bankgarantier som defineret i punkt II.1.7)

d)

afskrivning af fast ejendom og vedligeholdelsesomkostninger i forbindelse med daglig administration, jf. omkostninger under punkt II.1.4.4

e)

alle omkostninger, der er forbundet med projektet men ikke omfattet af punkt II.1, »Direkte støtteberettigede omkostninger«.

III.   Ikke-støtteberettigede udgifter

Følgende omkostninger er ikke støtteberettigede:

a)

moms, undtagen hvis den endelige modtager kan dokumentere, at han ikke kan få momsen godtgjort

b)

kapitalafkast, gæld og gældsydelser, debetrenter, valutaomvekslingsgebyrer og kurstab, hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab, skyldige renter, tvivlsomme fordringer, bøder, økonomiske sanktioner, omkostninger i forbindelse med retssager og uforholdsmæssigt store eller unødvendige udgifter

c)

repræsentationsomkostninger, som udelukkende vedrører projektpersonalet. Rimelige omkostninger ved sociale arrangementer i forbindelse med projektet, f.eks. et arrangement ved afslutningen af projektet eller møder i projektstyregruppen, kan godkendes

d)

omkostninger, der er anmeldt af den endelige støttemodtager og dækket i forbindelse med et andet projekt eller arbejdsprogram, hvortil der er ydet et fællesskabstilskud

e)

køb af jord

f)

udgifter til embedsmænd, der bidrager til projektgennemførelse ved varetagelse af opgaver, der er en del af deres normale arbejde

g)

bidrag i form af naturalier.

IV.   Omkostninger dækket ved særligt afsatte indtægter

1.

I behørigt begrundede tilfælde kan samfinansiering af projektet, hvad angår bidraget fra den endelige støttemodtager og projektpartnerne, delvis ske i form af fastansatte embedsmænds deltagelse i projektet. Embedsmændene skal være ansat af de pågældende organer og involveret i projektet. I dette tilfælde er disse omkostninger ikke støtteberettigede som direkte eller indirekte personaleomkostninger som defineret under punkt II.1.1 og II.2, men som omkostninger, der er dækket ved særligt afsatte indtægter.

2.

Sådanne bidrag kan ikke overskride 50 % af det samlede bidrag, som er ydet af den endelige støttemodtager. I dette tilfælde anvendes følgende regler:

a)

De offentligt ansatte embedsmænds opgaver vedrører specifikt projektgennemførelsen og er ikke en følge af den offentlige myndigheds lovbestemte ansvar.

b)

Offentlige embedsmænd, der har til opgave at gennemføre et projekt, gør dette på grundlag af en behørigt dokumenteret beslutning fra den kompetente myndighed.

c)

Værdien af disse bidrag kan revideres og må ikke overstige de faktisk afholdte omkostninger dokumenteret ved hjælp af regnskabsdokumenter fra den offentlige myndighed.

V.   Teknisk bistand på medlemsstaternes initiativ

1.

På medlemsstaternes initiativ er følgende tekniske bistandsforanstaltninger støtteberettigede under hvert årligt program inden for de grænser, der er fastsat i artikel 16 i den grundlæggende retsakt:

a)

udgifter til forberedelse, udvælgelse, bedømmelse, styring og overvågning af foranstaltninger (herunder computerudstyr og hjælpematerialer)

b)

udgifter i forbindelse med revision og kontrol på stedet af foranstaltninger eller projekter

c)

udgifter til evaluering af foranstaltninger eller projekter

d)

udgifter til oplysning, videreformidling og åbenhed i forbindelse med foranstaltninger

e)

udgifter til erhvervelse, installering og vedligeholdelse af computersystemer til styring, overvågning og evaluering af fondene

f)

udgifter til overvågningsudvalgenes og underudvalgenes møder vedrørende foranstaltningernes gennemførelse. Disse udgifter kan også omfatte omkostninger vedrørende eksperter og andre deltagere i disse udvalg, herunder deltagere fra tredjelande, hvis disse personers tilstedeværelse er nødvendig for at sikre effektiv gennemførelse af interventionen

g)

lønudgifter, inklusive socialsikringsbidrag, men kun i følgende tilfælde:

når embedsmænd eller andre offentligt ansatte på grundlag af behørigt dokumenteret beslutning truffet af den kompetente myndighed stilles til rådighed med henblik på at udføre de opgaver, der er nævnt i litra a) til f)

når andre er ansat til at udføre de opgaver, der er nævnt i litra a) til f)

rådigheds- eller ansættelsesperioden må ikke strække sig ud over den dato, hvor udgifterne i henhold til beslutningen om godkendelse af interventionen ophører med at være støtteberettigede.

2.

Under teknisk bistand kan der finansieres udgifter afholdt af et af følgende organer: en ansvarlig myndighed, en myndighed, hvortil der er uddelegeret opgaver, en revisionsmyndighed og en godkendelsesmyndighed.

3.

Aktiviteter i forbindelse med teknisk bistand skal være gennemført og de tilsvarende betalinger foretaget efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Støtteberettigelsesperioden varer indtil udgangen af juni i året N (3) + 2 eller et senere tidspunkt, der er foreneligt med fristen for indsendelse af den endelige rapport om gennemførelse af det årlige program.

4.

Udbud skal gennemføres i overensstemmelse med medlemsstaternes nationale udbudsregler.

5.

Medlemsstaterne kan gennemføre teknisk bistand vedrørende denne fond sammen med teknisk bistand vedrørende nogle eller alle fire fonde. I så tilfælde er det kun den del af omkostningerne, der genereres ved den fælles foranstaltning, som vedrører denne fond, der kan finansieres under denne fond, og medlemsstaterne skal sikre, at:

a)

andelen af omkostninger ved fælles foranstaltninger afholdes af den pågældende fond på en måde, der er rimelig og kan kontrolleres, og

b)

omkostningerne ikke finansieres to gange.


(1)  Inklusive særligt afsatte indtægter som beskrevet under del IV.

(2)  Hvor »N« er det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer.

(3)  Hvor »N« er det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer.

BILAG 12

ANMODNING OM NØDFORANSTALTNINGER

MEDLEMSSTAT:

ANSVARLIG MYNDIGHED:

ANVENDELSESÅR:

ÅRLIGT PROGRAM, DER SKAL ÆNDRES:

1.   Beskrivelse af en situation med et særligt pres, der kræver nødforanstaltninger

1.1.

Beskrivelse af situationens usædvanlige karakter

1.2.

Antallet og arten af flygtninge

1.3.

Konsekvenserne af flygtningenes ankomst for modtagelseskapaciteten og for asylsystemet eller -infrastrukturen

1.4.

Presserende behov

1.5.

Kortsigtede mål

2.   Planlagte nødforanstaltninger

2.1.

Foranstaltning 1

2.2.

Foranstaltning 2

2.3.

Osv.

Detaljeret beskrivelse af foranstaltningerne fra punkt 2.1 m.fl.

1.

Foranstaltningens formål og rækkevidde  (1) , herunder målgruppe

2.

Foranstaltningens varighed  (2)

3.

Eventuelt begrundelse vedrørende projekt(er), som gennemføres umiddelbart af den ansvarlige myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan

4.

Forventede støttemodtagere

5.

Forventede kvantificerede resultater og indikatorer, der skal anvendes

6.

Fællesskabsstøttens synlighed

7.

Komplementaritet i forhold til eksisterende foranstaltninger, der støttes af Den Europæiske Flygtningefond

3.   Regler for støtteberettigelse

3.1.

Iværksættelsesdato og afslutningsdato for alle foranstaltningerne

3.2.

Undtagelser fra støtteberettigelsesreglerne for udgifter, jf. bilag 11 i denne beslutning, i henhold til artikel 5 i den grundlæggende retsakt.

4.   Vejledende finansieringsplan

Finansieringsoversigter, der erstatter tabellerne i bilag 3 under overskriften »Andre foranstaltninger« (med de relevante nærmere oplysninger).


(1)  I overensstemmelse med de særlige regler for støtteberettigelse i den grundlæggende retsakt.

(2)  Højst seks måneder.