ISSN 1977-0871

Den Europæiske Unions

Tidende

C 343

European flag  

Dansk udgave

Meddelelser og oplysninger

62. årgang
10. oktober 2019


Indhold

Side

 

IV   Oplysninger

 

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

 

OLAF-Overvågningsudvalget

2019/C 343/01

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport — 2018

1


DA

 


IV Oplysninger

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

OLAF-Overvågningsudvalget

10.10.2019   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 343/1


OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT — 2018

(2019/C 343/01)

Medlemmer af OLAF-kontroludvalget

 

Jan MULDER

OLAF-Overvågningsudvalgets formand

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017, formand siden 1. marts 2017

Tidligere medlem af Europa-Parlamentet, Nederlandene

 

Maria Helena FAZENDA

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017

Generalsekretær, det interne sikkerhedssystem, Portugal

Offentlig anklager.

 

Petr KLEMENT

Udvalgsmedlem siden 23. januar 2017

Den øverste anklagemyndighed, Den Tjekkiske Republik

Offentlig anklager.

 

Grażyna STRONIKOWSKA

Udvalgsmedlem siden 13. juli 2016

Den nationale anklagemyndighed, Warszawa, Polen

Offentlig anklager.

 

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Udvalgsmedlem siden 1. december 2017

Chef for statens revisionsstøtteenhed ved den særlige anklagemyndighed mod korruption og organiseret kriminalitet, Spanien

Revisor, advokat, økonom.

FORORD AF FORMANDEN FOR OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGET

2018 var et år med store ændringer for OLAF, idet der blev udnævnt en ny generaldirektør. I forbindelse med ansættelsesproceduren fungerede OLAF-Overvågningsudvalget som observatør og godkendte i sidste ende proceduren. Overvågningsudvalget ser frem til et frugtbart samarbejde og bakker fuldt og helt op om bistanden til OLAF i kontorets afgørende bekæmpelse af svig, korruption og ulovlige aktiviteter til skade for EU's finansielle interesser. Overvågningsudvalget takker for det gode samarbejde med Nick Ilett, som har været fungerende generaldirektør i en stor del af året.

Der er også sket væsentlige ændringer i Overvågningsudvalgets sekretariat. Stillingen som sekretariatschef er i øjeblikket ledig. Sekretariatets funktion blev heller ikke bedre af nogle medarbejderes lange fravær. Det har vist sig ikke at være muligt at finde vikarer. Dette resulterede alt sammen i, at der blev produceret mindre, end det var hensigten i begyndelsen af året.

Overvågningsudvalget mødtes en gang om måneden i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (1), idet det prioriteres at opretholde regelmæssige kontakter med EU-institutionerne og OLAF's partnere og interessenter. Til hvert af møderne blev OLAF's tjenestemænd, herunder generaldirektøren, også inviteret, og der blev udvekslet synspunkter om aktuelle emner. Overvågningsudvalget udviste også stor interesse for oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO). Udvalget blev orienteret om OLAF's udvikling på hvert møde.

Overvågningsudvalget lagde stor vægt på Europa-Kommissionens forslag om at revidere forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, som ligger til grund for OLAF's arbejde. Der blev fremsat en række forslag til, hvordan OLAF's resultater kunne forbedres efter Overvågningsudvalgets sagkyndige mening. Der kan ses yderligere oplysninger i denne årsrapport om de forbedringer, som Overvågningsudvalget foreslår.

Overvågningsudvalget koncentrerede sig også om at formalisere nye aftaler med OLAF om, hvordan det rapporterer til udvalget om to spørgsmål, der kræves i forordningen. Disse er: rapportering om overholdelsen af de processuelle garantier og rapportering til Overvågningsudvalget om undersøgelser, der varer længere end 12 måneder. Med tiden vil disse blive analyseret, hvilket vil vise, om de er tilfredsstillende.

Udvalget aflagde besøg i Den Europæiske Revisionsret, så det kunne få kendskab til dens aktiviteter vedrørende bekæmpelse af svig. Disse besøg var udbytterige. Vi undersøger mulighederne for et tættere samarbejde, der kan føre til, at en repræsentant for Revisionsrettens personale midlertidigt udstationeres i Overvågningsudvalgets sekretariat.

Vi håber, at sekretariatet på det tidspunkt, hvor vi skriver den næste årsrapport, vil være fuldt bemandet, og at Overvågningsudvalgets ambition om at offentliggøre en række udtalelser, som gør det muligt at opnå en bedre bekæmpelse af svig i Den Europæiske Union, vil have vist sig at være realistisk. Som før bestræber Overvågningsudvalget sig på at nå frem til et frugtbart samarbejde med OLAF ved at være kritisk, men konstruktiv.

Jeg vil især gerne takke Overvågningsudvalgets sekretariat for dets arbejde i perioden på trods af de vanskelige omstændigheder.

Jan MULDER

Formand for OLAF-Overvågningsudvalget

INDHOLDSFORTEGNELSE

BESKRIVELSE AF ARBEJDSOPGAVER 4
DEN RETLIGE RAMME, OLAF FUNGERER I: BIDRAG TIL OVERVEJELSERNE OM REFORMEN AF OLAF 4
KONTROL MED OLAF's RESSOURCER 6
TILSYN PÅ OVERVÅGNINGSUDVALGETS INITIATIV: ADGANG TIL OPLYSNINGER TIL UDFØRELSE AF KONTROL 9
KONTROL MED VARIGHEDEN AF OLAF'S UNDERSØGELSER 10

GENERELLE BEMÆRKNINGER

11

UDVALGETS ANALYSE AF 484 RAPPORTER OM UNDERSØGELSER, DER VAREDE MERE END 12 MÅNEDER

11

ENDELIGE KONKLUSIONER

13
SAGER, HVOR DET ER NØDVENDIGT AT SENDE OPLYSNINGER TIL DE NATIONALE RETSMYNDIGHEDER 14
SAGER, HVOR OLAF'S HENSTILLINGER IKKE BLEV FULGT AF DE RELEVANTE MYNDIGHEDER 14
OVERVÅGNING AF UDVIKLINGEN I ANVENDELSEN AF PROCESSUELLE GARANTIER 16
VURDERING AF OLAF'S PRIORITERINGER AF KONTORETS POLITIK PÅ UNDERSØGELSESOMRÅDET OG RETNINGSLINJER FOR UNDERSØGELSERNE 16
FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE SAMT ANDRE INTERESSENTER 18

MØDER MED EU'S INSTITUTIONER, ORGANER OG ANDRE AGENTURER

18
OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGETS FORVALTNING 18

OVERVÅGNINGSUDVALGETS SEKRETARIAT, ARBEJDSMETODER OG BUDGETANLIGGENDER

18

BESKRIVELSE AF ARBEJDSOPGAVER

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved denne forordning.

Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af de oplysninger, som generaldirektøren forelægger udvalget i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8.«

1.

Overvågningsudvalget blev oprettet for at styrke og sikre OLAF's uafhængighed gennem regelmæssig overvågning af dets undersøgelsesfunktion og bistå generaldirektøren med varetagelsen af hans opgaver. Det er fuldt ud engageret i dette ansvarsområde. Udvalget fortolker også sin rolle med at bistå OLAF's generaldirektør på en måde, der på bedste vis gør det muligt for OLAF at forbedre sin effektivitet som et strengt og upartisk EU-undersøgelsesorgan, som er helt uafhængigt af uretmæssigt, udefra kommende pres og indblanding. Dette år kan vi også fejre tyveårsdagen for OLAF's oprettelse, hvilket er en anledning til at se på, hvordan kontoret har udfyldt sin rolle, og hvordan det agter at gå videre, navnlig med oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og med bekæmpelsen af svig, korruption og strafbare handlinger, der påvirker EU-budgettet. Udvalget er parat til at støtte OLAF i dets bestræbelser på at forbedre kvaliteten af sit arbejde og spille en central rolle i det nye europæiske retsområde, hvor OLAF's bistand og støtte til og samarbejde med EPPO vil være af afgørende betydning for beskyttelsen af EU's finansielle interesser.

2.

Udvalget fremsætter udtalelser og udarbejder rapporter om OLAF's undersøgelser til OLAF's generaldirektør og institutioner uden indblanding i gennemførelsen af igangværende undersøgelser. Regelmæssig overvågning af OLAF's undersøgelser er den bedste metode til at sikre kontorets uafhængighed, og udvalget har i denne periode i høj grad været involveret i etableringen af et solidt arbejdsgrundlag for OLAF's nye generaldirektør og i forbedringen af kvaliteten af de oplysninger, udvalget regelmæssigt får tilsendt af OLAF. Dette gælder især oplysningerne i rapporter om undersøgelser, der strækker sig i over 12 måneder, oplysninger om individuelle klager over OLAF's undersøgelser og oplysninger om de af OLAF's henstillinger, som ikke blev fulgt af de relevante myndigheder. Udvalget deltager aktivt i den årlige interinstitutionelle udveksling af synspunkter om OLAF's resultater og fastholder konsekvent sin position med hensyn til at fastlægge undersøgelsespolitiske prioriteringer i overensstemmelse med de vigtigste områder af EU's budgetudgifter.

3.

Overvågningsudvalget står til ansvar over for de institutioner, der har udnævnt dets medlemmer, og aktivitetsrapporten for sidste år blev drøftet med kommissæren for budget og menneskelige ressourcer, Günther Oettinger, Kommissionens generalsekretær, Martin Selmayr, Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (CONT), Rådets arbejdsgruppe vedrørende bekæmpelse af svig under det østrigske formandskab, Revisionsretten og Den Europæiske Ombudsmand. Udvalget er klar over, hvor vigtigt det er at ændre forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 om OLAF med henblik på at tilpasse OLAF's mandat, så det opfylder EPPO's behov, og udvalgets medlemmer har derfor grundigt overvejet dette spørgsmål og har givet deres input til en rapport, der blev sendt til institutionerne i november 2018 med konkrete forslag til en lang række lovbestemmelser. Udvalget glæder sig over den positive feedback, det har modtaget fra Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg.

4.

Udvalget afholdt 11 plenarmøder (2) og fortsatte sin praksis med at invitere den nyansatte generaldirektør for OLAF og hans medarbejdere til sine møder for at drøfte og blive informeret om alle spørgsmål af relevans for udvalgets og OLAF's arbejde. Udvalget så frem til at arbejde konstruktivt sammen med OLAF og hjælpe kontoret med at forbedre dets resultater og effektivitet. I løbet af rapporteringsperioden udpegede udvalget ordførere til at arbejde med og følge op på specifikke områder af sin arbejdsplan. Disse ordførere har arbejdet tæt sammen med sekretariatet om at udarbejde forslag til udtalelser og rapporter, der skulle vedtages af udvalget.

DEN RETLIGE RAMME, OLAF FUNGERER I: BIDRAG TIL OVERVEJELSERNE OM REFORMEN AF OLAF

5.

Reformen af retsgrundlaget for OLAF, forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, har været genstand for en intens debat i den periode, som denne rapport dækker. Forslaget til ændring af OLAF-forordningen for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og effektiviteten af OLAF's undersøgelser kulminerede med vedtagelsen af Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 16. april 2019 (3). I erkendelse af betydningen af denne reform og efter anmodning fra Parlamentet forsøgte udvalget at spille en aktiv og konstruktiv rolle i debatten ved at møde for Parlamentets CONT-udvalg og fremsætte skriftlige forslag til Kommissionen, Rådet og Parlamentet om OLAF's fremtidige forbindelser med EPPO, adgang til oplysninger og OLAF's samarbejde med udvalget i henhold til den nye forordning (4). Udvalgets bemærkninger til de specifikke bestemmelser i ændringsforslaget byggede på principperne om en upartisk gennemførelse af undersøgelser, retssikkerhed, gennemsigtighed og ansvarlighed, som OLAF skal respektere.

6.

I overensstemmelse med indholdet af sin udtalelse nr. 2/2017 om anvendelsen af OLAF's forordning (5) udpegede udvalget nogle vigtige faser, der kræver en præcisering i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsesfunktionen. Udvalget understregede, at regelmæssig overvågning af undersøgelserne skal bevares som den bedste metode til at garantere OLAF's uafhængighed, og at det er nødvendigt, at det har adgang til alle de oplysninger, der er nødvendige for, at OLAF kan varetage sine opgaver. Udvalget er et unikt uafhængigt organ med et meget stærkt mandat, som har brug for passende midler til at udøve sin myndighed. Det glæder sig over, at Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning har åbnet mulighed for, at udvalgets sekretariat placeres på det mest egnede sted, så det kan bistå udvalget effektivt i dets overvågningsopgaver (6).

7.

Udvalget glæder sig over, at Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning har bevaret mange af udvalgets forslag, herunder forslagene om styrkelse af OLAF's uafhængighed og en korrekt gennemførelse af dets undersøgelsesfunktion (7). Disse omfatter:

i)

OLAF's generaldirektør underretter regelmæssigt Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor han har besluttet ikke at indlede en undersøgelse, med angivelse af begrundelsen for afgørelsen — med henblik på at sikre gennemsigtighed og en upartisk vurdering af de påstande, som OLAF har modtaget.

ii)

OLAF fremsender detaljerede oplysninger i de rapporter, som kontoret sender til udvalget om undersøgelser, der løber over en periode på 12 måneder, med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed og respektere retten til god forvaltning.

iii)

Udvalget skal have adgang til alle de oplysninger og dokumenter, som udvalget finder nødvendige for at kunne varetage sine opgaver — for at sikre et solidt overvågningssystem, der kan styrke OLAF's uafhængighed.

iv)

Det er OLAF's opgave at udarbejde henstillinger, der skal ledsage undersøgelsesrapporter udarbejdet under generaldirektørens myndighed, når undersøgelserne er afsluttet — af hensyn til retssikkerheden, uafhængigheden og de upartiske resultater, og

v)

Kommissionen skal høre udvalget, før den pålægger generaldirektøren en disciplinær sanktion eller ophæver dennes immunitet — for at sikre generaldirektørens uafhængighed.

8.

Udvalget lagde særlig vægt på de fremtidige forbindelser mellem OLAF og EPPO, da det er i en enestående position til at hjælpe med at navigere igennem de vanskeligheder, der løbende kan opstå mellem dem i forbindelse med opbygningen af deres arbejdsforhold. Udvalget bifalder indarbejdelsen af nogle af deres juridiske forslag på dette område i Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning, navnlig:

i)

OLAF skal informere de relevante institutioner, organer, kontorer og agenturer efter en umiddelbar bedømmelse af de forhold, der er blevet indberettet til dem, medmindre dette ville være til skade for undersøgelserne (8).

ii)

OLAF skal indstille en igangværende undersøgelse, hvis EPPO foretager en efterforskning af de samme forhold, og skal afholde sig fra at udføre visse handlinger eller træffe foranstaltninger efter anmodning fra EPPO (9).

iii)

Efter anmodning fra EPPO bør OLAF anvende højere standarder for grundlæggende rettigheder, processuelle garantier og databeskyttelse for at beskytte bevisernes antagelighed, hvor OLAF gennemfører understøttende eller supplerende foranstaltninger (10) og

iv)

udvalget har et nyt ansvar: at afgive en udtalelse, inden der vedtages samarbejdsordninger mellem OLAF og EPPO (11).

KONTROL MED OLAF's RESSOURCER

Artikel 6, stk. 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, som ændret ved afgørelse 2013/478/EU af 27. september 2013:

»2.   Generaldirektøren forelægger i rette tid og efter høring af overvågningsudvalget generaldirektøren for budget et foreløbigt budgetforslag, som skal indgå i bilaget vedrørende kontoret i den sektion af Den Europæiske Unions almindelige budget, som vedrører Kommissionen.«

Artikel 15, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion (…).«

9.

Overvågningsudvalget ser det som sin opgave at sikre, at OLAF's politik for budget- og personaleressourcer gør det muligt for kontoret at udøve sine beføjelser effektivt. Udvalget er klar over, at OLAF's budgetmæssige uafhængighed har en direkte indvirkning på undersøgelser og operationer. Det er derfor af den opfattelse, at et passende budget og en omfattende strategi for menneskelige ressourcer bør være blandt den nye generaldirektørs vigtigste prioriteringer.

10.

Udvalget erkendte, at Kommissionens budgetforslag var genstand for besparelsesforanstaltninger, og bemærkede, at den årlige stigning i budgettet konsekvent var blevet reduceret til et punkt, hvor der næsten ingen stigning var. Det præciserede, at det var af den opfattelse, at denne reduktion ikke bør have skadelige virkninger for bekæmpelsen af svig og ulovlige aktiviteter, der er til skade for EU's finansielle interesser. Udvalget mener i stedet, at OLAF ikke blot bør skånes for de mest restriktive besparelsesforanstaltninger, der anvendes over for andre af Kommissionens generaldirektorater, men at det rent faktisk bør drage fordel af incitamenter, der gør det muligt at ansætte højt kvalificerede og specialiserede medarbejdere inden for undersøgelser og inddrivelse af aktiver. Dette er særdeles vigtigt med henblik på OLAF's fremtidige arbejdsrelationer med EPPO.

11.

I rapporteringsperioden afgav Overvågningsudvalget to udtalelser om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2019 og 2020 (12) og analyserede gennemførelsen af OLAF's budget, der var godkendt for 2018. Udvalget undersøgte OLAF's foreløbige budgetforslag for 2019 og 2020 med særlig fokus på tre poster:

i)

den finansielle og operationelle virkning af gennemførelsen af OLAF's indholdsstyringssystem (OCM), databasesystemet med sagsrelaterede oplysninger, der erstattede det tidligere sagsstyringssystem (CMS)

ii)

OLAF's strategi for menneskelige ressourcer, som udvalget havde høje forventninger til, og

iii)

de budgetmæssige virkninger for OLAF af oprettelsen af EPPO.

i)   Den finansielle og operationelle virkning af gennemførelsen af indholdsstyringssystemet (OCM)

12.

OLAF's indholdsstyring (OCM) er et sags- og dokumentstyringsværktøj, som anvendes i forbindelse med OLAF's undersøgelser og andre aktiviteter til beskyttelse af EU's finansielle interesser i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. OCM erstattede det gamle sagsstyringssystem (CMS). Overvågningsudvalget mener, at OCM ikke kun bør anvendes som et ledelsesrapporteringssystem, men også som et egentligt operationelt undersøgelsesværktøj.

13.

Udvalget var bekymret over størrelsen af det budget, der var involveret i gennemførelsen af OCM's databasesystem, og over den indvirkning, dette system havde på OLAF's undersøgelsesfunktion og overvågningsværktøjer. Udgifterne til ejerskab af systemet i perioden 2012-2018 var på 15,3 mio. EUR. OLAF meddelte udvalget, at det forventedes, at de fleste af de omkostninger, der skulle afholdes fra 2021, ville være vedligeholdelsesomkostninger med begrænset udvikling, hvis der skete ændringer i OLAF's forretningsprocesser eller udviklingsbehov (f.eks. EPPO). De samlede ejeromkostninger ved OCM i den kommende periode 2019-2021 er på 10,2 mio. EUR. I tidligere udtalelser havde udvalget understreget, at velorganiseret og tidssvarende informations- og kommunikationsteknologi (IKT) var en nødvendig støtte til en omkostningseffektiv undersøgelse af svig.

14.

I sin udtalelse nr. 1/2018 anbefalede udvalget, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) foretog en revision af de problemer, der var opstået i forbindelse med gennemførelsen af OCM, herunder de årlige omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af projektet siden 2012. Den 24. januar 2019 anmodede udvalgets ordfører med ansvar for overvågning af OLAF's ressourcer OLAF om en fuldstændig rapport over omkostningsfordelingen for OCM-projektet siden dets oprettelse. Denne forventes i nær fremtid.

15.

I tidligere årlige rapporter har udvalget beskrevet sine egne erfaringer og OLAF's personales erfaringer med OCM's mangler og har fremhævet sin begrænsede adgang til OLAF's sagsrelaterede data som et akut problem (13). Det har henledt opmærksomheden på problemer med overførslen af dokumenterne fra det tidligere system (CMS) og den kendsgerning, at OCM-databasen ikke havde nogen funktion, der var tilpasset udvalgets behov for overvågning af sager og systemiske mønstre i OLAF's operationelle data. Udvalget udtrykte bekymring over OCM's tilpasning til OLAF's undersøgelsesbehov, som kunne have en negativ indvirkning på OLAF's undersøgeres daglige arbejde. Manglende adgang til og fejl i systemet skadede udvalgets tilsyn med den måde, hvorpå OLAF gennemfører sin undersøgelsesfunktion.

16.

Udvalget glæder sig over, at OLAF på udvalgets anmodning har gjort rede for OCM-projektets oprindelse og de nye elementer, der indgår i systemet til forbedring heraf. Selv om systemets funktionaliteter og udvekslingen af oplysninger med OLAF blev forbedret efter udnævnelsen af den nye generaldirektør, finder udvalget det nødvendigt at indføre et tillægsmodul, så det er let at indhente og anvende operationelle data til overvågningsformål. Ifølge OLAF skulle en analyse af udvalgets behov efter planen indledes i april 2019, mens rapporter og påmindelser til udvalget forventes at blive inkluderet i den endelige udgave af OCM i december 2019. Et dashboard til Overvågningsudvalget skal udvikles i en anden OCM-udgave i 2020. Manglende adgang til OLAF's sager, hvor der er behov for sagsrelaterede oplysninger om undersøgelsens faser, var en alvorlig hindring for, at udvalget kunne udføre sine opgaver.

17.

Med hensyn til gennemførelsen af OCM-systemet blev udvalget orienteret om, at OLAF's direktører og generaldirektør i juni 2012 havde godkendt udviklingen af virksomhedsindholdsstyringen med integrerede funktioner, men at de stadig kunne tilpasses til at opfylde OLAF's specifikke behov. Denne beslutning blev truffet efter en undersøgelse foretaget af en intern OLAF-taskforce, der blev oprettet i 2011, og som overvejede forskellige muligheder for oprettelse af et nyt sagsstyringssystem.

18.

Desuden forklarede OLAF, at beslutningen i 2016 om at lancere OCM hovedsagelig blev truffet på grund af manglerne ved det nedarvede system (CMS). OCM har imidlertid lidt under forskellige problemer, som er fælles for IT-systemer, når de først sættes i produktion. Først senere blev det bevist, at beslutningen om at køre systemet burde have været udskudt, indtil det var blevet mere grundigt afprøvet, og systemet var mere stabilt ud fra et teknisk synspunkt. Ifølge OLAF var OCM's oprindelige problemer sammenlignelige med dem, der kan konstateres i andre IT-systemer af samme størrelse. F.eks. hyppige anmodninger om ændringer fra brugerne på et meget tidligt tidspunkt i produktionen; det var vanskeligt at finde de rette IT-eksperter i betragtning af den specifikke teknologi, der blev anvendt; brugerne var tilbageholdende med at ændre deres arbejdsvaner og følge en streng arbejdsgang, som systemet krævede; og der var for kort tid til en grundig afprøvning før produktionen.

19.

OLAF foretager en årlig undersøgelse af sine medarbejderes IT-tilfredshed. I 2015 var tilfredsheden med CMS og THOR henholdsvis 51 % og 66 %. Problemerne med at drive det nye system og OCM's stabilitet og hastighed afspejledes i denne score, som faldt til ca. 6,58 % i 2016, men forbedredes i 2017 og 2018, hvor den nåede op på 14 %. Udvalget er stærkt interesseret i disse tal, som er vigtige indikatorer.

20.

På anmodning af OLAF's generaldirektør evaluerede og overvågede OLAF's interne revisionsfunktion (OLAF-IAF) nøje OCM-projektet i 2015 og 2017. Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) reviderede IT-sikkerheden i 2017. Overvågningsudvalget havde også henstillet til generaldirektøren, at IAS gennemførte en revision af projektet. Den er endnu ikke afsluttet, men når udkastet til konklusioner foreligger, vil de blive sendt til OLAF med henblik på bemærkninger. IAS' seneste revision af projektstyringen, som indgår i IAS' revisionsplan, er endnu ikke afsluttet. Udvalget anmodede OLAF om at drøfte IAS' konklusioner, så snart de foreligger. De oplysninger, som OLAF har fremsendt til udvalget, er nærmere beskrevet i de følgende tre punkter.

21.

OLAF-IAF's revision fokuserede på styring og tilrettelæggelse af projektet, mens IAS' revision i 2017 fokuserede på den IT-logiske sikkerhedskontrol. IAS fremsatte i sin revision for 2017 fire henstillinger til OLAF's generaldirektør, som alle blev accepteret. OLAF har behandlet disse henstillinger gennem en handlingsplan, der omfatter 31 specifikke foranstaltninger. IAS er i færd med at gennemgå fremskridtene for at vurdere, i hvilket omfang disse foranstaltninger er blevet korrekt gennemført.

22.

I 2018 var der en pause med udviklingen af nye funktioner, og det blev prioriteret at rette programfejl, men der har været en ny formel OCM-styringsstruktur på plads siden december 2018. Arbejdsgangen er som følger: styringsudvalget (under ledelse af generaldirektøren) har allerede prioriteret de høje krav til OCM. På dette grundlag er der opnået enighed om en OCM-frigivelsesplan frem til udgangen af 2019. Business Implementation-gruppen afgør, hvordan de høje krav skal udvikles i systemet. Beslutningsarbejdsgangen er klart defineret og har vist sig at fungere i praksis.

23.

På nuværende tidspunkt kan mange af de indkøbte moduler ikke køres i systemet. Den løbende dialog mellem IT-eksperter og brugere har resulteret i så mange forslag til forenklinger og forbedringer, at de eksperter, der i øjeblikket arbejder med systemet, ikke kan udbedre det i en fart. På den anden side vil ansættelse af andre eksperter, der ikke er ansat i Kommissionen, øge omkostningerne dramatisk. Bestræbelserne er i øjeblikket koncentreret om at forbedre resultaterne og færdiggøre udviklingen inden udgangen af 2020.

24.

Udvalget har især været bekymret over den planlagte omfattende udveksling af oplysninger online mellem OLAF og EPPO, og den indvirkning, denne ekstra funktionalitet vil få på OCM's operationelle kapacitet. Selv om udvalget havde forvisset sig om, at forbindelsen mellem OCM og EPPO's sagsstyringssystem (som EPPO på nuværende tidspunkt kalder »CMS«, og som ventes at være klart i 2021), ikke burde påvirke OCM's ydeevne, har udvalget erfaret, at der endnu ikke er foretaget en detaljeret analyse af, hvilken type grænseflade der skal anvendes, mens der endnu ikke er truffet nogen afgørelse om, hvilket CMS EPPO vil anvende. Der kan derfor ikke ses helt bort fra bekymringerne over de yderligere udfordringer, som OCM-systemet står over for.

25.

Selv om OCM påvirker udvalgets daglige arbejde, er udvalgets mulighed for at evaluere systemets resultater begrænset af, at sekretariatets personale og nogle af udvalgets medlemmer kun har adgang til systemet som brugere i særlige tilfælde. Udvalget ser frem til at analysere konklusionerne fra de organer, der gennemfører revisionen, og deres evaluering af systemets omkostninger, sikkerhed og ydeevne. Det hilser generaldirektørens beslutning om at tage ansvar for udviklingen og forbedringen af systemet og af dialogen mellem OLAF og udvalget velkommen. Denne dialog bør føre til en aktiv inddragelse af udvalget og dets sekretariat i de IT-værktøjer, der er nødvendige for deres arbejde, hvilket er en nødvendig forudsætning for gennemførelsen af udvalgets mandat.

ii)   OLAF's personalestrategi

26.

Overvågningsudvalget mener, at interne menneskelige ressourcer og en finansieringsevne, der er uafhængige af Kommissionen, bidrager til OLAF's uafhængighed. Dette er især vigtigt for rekruttering, uddannelse og evnen til at reagere på nye og komplekse former for svig, og udvalget anbefalede derfor i sin udtalelse nr. 1/2018, at OLAF's generaldirektør anmoder Kommissionen om på ny at oprette en enhed for menneskelige ressourcer inden for OLAF, igen for at bevare kontorets effektivitet og uafhængighed i forbindelse med ansættelsesprocedurer.

27.

Udvalget har nøje fulgt OLAF's strategi for menneskelige ressourcer og den årlige forvaltningsplan for 2019, idet en forsvarlig personalepolitik og -strategi er en afgørende forudsætning for vellykkede undersøgelser. Det noterede sig, at der er praktiske vanskeligheder forbundet med indførelsen af en effektiv personalepolitik, der vil gøre det muligt for OLAF at gennemføre sin centrale opgave med en uafhængig undersøgelse.

28.

OLAF's generaldirektør er ikke fuldstændig uafhængig, for så vidt angår budgetmæssige og administrative forhold, da han er forpligtet til at overholde Kommissionens nye centrale personalepolitik. Udvalget mener imidlertid, at OLAF bør drage fordel af uddelegeringen på dette centrale område, og at OLAF og Kommissionens forvaltning bør bestræbe sig mest muligt på at nå til enighed om administrative forhold, der vil gøre det muligt for OLAF at gennemføre sin egen personalepolitik. Det er væsentligt, at OLAF's generaldirektør bevarer sin uafhængige status på dette område, da hans interinstitutionelle og overnationale opgaver kræver det.

29.

Udvalget understreger, at det er vigtigt at udarbejde et omfattende, specialiseret og løbende uddannelsesprogram for at forbedre undersøgernes viden og færdigheder, især med hensyn til den finansielle gennemførelse af EU's regler og de nationale regler. OLAF's undersøgeres uafhængighed er afgørende for OLAF's ansvarsområde. Udvalget understregede endnu en gang, at OLAF's personalestrategi bør fokusere på kontorets centrale operationelle opgaver og styrke dets undersøgelseskapacitet. Det støttede OLAF's anmodning om yderligere seks administratorstillinger, så det kan varetage sin primære undersøgelsesfunktion og samtidig anerkende betydningen af forebyggelse af svig samt lovgivningsmæssige aktiviteter.

30.

Udvalget er bekendt med den vurdering af arbejdsstyrken, som OLAF skal iværksætte i år. Formålet er at kortlægge stillinger, opgaver og resultater med henblik på at definere personaletildelingen til centrale undersøgelsesmæssige og politiske områder. Mål og målsætninger skal defineres, og det samme gælder fordelingen af ressourcer mellem direktoraterne (hvoraf tre behandler undersøgelser, mens det andet arbejder med politikområder). Udvalget bemærker, at OLAF's reaktive undersøgelsespolitik gør det vanskeligt at anslå den fremtidige arbejdsbyrde og ressourcefordeling.

31.

Udvalget anbefaler på det kraftigste, at der udarbejdes en omfattende personalestrategi efter en grundig analyse af OLAF's prioriteringer og arbejdsmetoder. Denne strategi skal muliggøre: i) en bedre ressourcefordeling inden for OLAF, som gør det muligt for kontoret at fokusere mere på sine vigtigste undersøgelsesopgaver, ii) en bedre udnyttelse af synergier inden for OLAF, navnlig ved at bygge på OLAF's ansattes forskellige kompetencer og ekspertiseområder, iii) en passende administrativ støtte til undersøgelsesaktiviteter, iv) en øget mobilitet i OLAF og i Kommissionen og v) en bedre udvikling af uddannelsespolitikken med henblik på at lette mobiliteten uden at underminere undersøgelsernes kvalitet.

iii)   De budgetmæssige virkninger for OLAF af oprettelsen af EPPO

32.

Overvågningsudvalget gentog i sin udtalelse om OLAF's foreløbige budgetforslag (FBF) nr. 1/2018 (14), at overførslen af budgetposter fra OLAF til Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) bør overvejes nøje og forvaltes på en måde, der beskytter OLAF's evne til fortsat at varetage sine opgaver, navnlig kontorets undersøgelseskapacitet. I betragtning af OLAF's nuværende antal medarbejdere er det vanskeligt at se, hvordan antallet kan skæres yderligere ned i stillingsfortegnelsen, medmindre der var en klar forbindelse mellem overførslen af en stilling og overdragelsen af funktioner.

33.

Udvalget undersøgte OLAF's analyse af EPPO's indvirkning på OLAF's strategiske personaleplan og vil nøje følge de konsekvenser, den har for OLAF's operationer og arbejdsmetoder. Som udvalget anførte i den årlige interinstitutionelle udveksling af synspunkter, må OLAF's undersøgelseskapacitet til at reagere på EPPO's fremtidige anmodninger om bistand ikke undergraves ved at reducere kontorets ressourcer. Udvalget anbefaler, at OLAF's generaldirektør foretager en budgetkonsekvensanalyse for at måle, hvordan OLAF's effektivitet og operationelle kapacitet vil blive påvirket af en overførsel af stillinger til EPPO. Det vil tage et stykke tid, før EPPO's strukturer og ansvarsområder er blevet fuldt ud etableret. EPPO's succes med bekæmpelsen af strafbare handlinger, der skader EU's finansielle interesser, afhænger også af OLAF's centrale bistand. Det er af afgørende betydning, at OLAF med 20 års erfaring i undersøgelser opretholder det fulde antal højt kvalificerede medarbejdere, således at de kan opfylde de højeste standarder for samarbejde med og bistand til EPPO.

TILSYN PÅ OVERVÅGNINGSUDVALGETS INITIATIV: ADGANG TIL OPLYSNINGER TIL UDFØRELSE AF KONTROL

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

Artikel 15, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen […].«

Artikel 4 i Kommissionens afgørelse af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig:

»(…) (Overvågningsudvalget) udøver regelmæssigt kontrol med udførelsen af kontorets undersøgelsesarbejde.«

Fælles udtalelse fra de juridiske tjenester i Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen af 5. september 2016

Den fælles udtalelse understreger, at forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 giver Overvågningsudvalget beføjelser til at modtage oplysninger fra OLAF's generaldirektør:

om tilfælde, hvor der er fremsendt oplysninger til medlemsstaternes retsmyndigheder, selv om OLAF ikke har gennemført en undersøgelse

om yderligere sagsrelaterede oplysninger om alle sager, herunder verserende undersøgelser, og ikke kun oplysninger om afsluttede sager

om OLAF's generaldirektørs rapporteringsforpligtelser, idet forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 pålægger OLAF en aktiv informationspligt. I så henseende er det at give rent passiv elektronisk adgang til OLAF's databaser ikke tilstrækkeligt til at opfylde OLAF's generaldirektørs forpligtelser i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

34.

Overvågningsudvalget fører aktivt og regelmæssigt tilsyn med den måde, hvorpå OLAF gennemfører undersøgelser med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed og bistå generaldirektøren med at udføre sine opgaver. Udvalget udpegede ordførere til at arbejde med både følsomme interne undersøgelser og med sager, hvor generaldirektøren efter vurdering af indgående oplysninger besluttede ikke at indlede en sag — de såkaldte »afviste sager«.

35.

I sin tidligere aktivitetsrapport understregede udvalget, at det havde begrænset adgang til OLAF's sagsrelaterede oplysninger, og at der var et presserende behov for at løse dette problem. I rapporteringsperioden blev der brugt en hel del tid på at udtrække de relevante oplysninger fra forskellige elektroniske systemer (OCM, THOR og CMS), hvor der var lagret data. Situationen blev tilfredsstillende forbedret efter udnævnelsen af OLAF's nye generaldirektør, Ville Itälä, i august 2018. Endelig blev der fundet en løsning i november 2018, og udvalgets ordførere og medlemmerne af dets sekretariat fik fuld adgang til de sagsrelaterede oplysninger om 64 OLAF-sager, som udvalget førte tilsyn med i rapporteringsperioden: 60 sager, hvor OLAF's generaldirektør traf beslutning om ikke at indlede en undersøgelse (i det følgende benævnt »de afviste sager«) og 4 interne undersøgelser, der blev gennemført og afsluttet af OLAF. Denne adgang gjorde det efterhånden muligt for Overvågningsudvalget at komme videre med sit arbejde og at gøre fremskridt med hensyn til at tilrettelægge en udveksling af synspunkter med OLAF's medarbejdere om den måde, hvorpå undersøgelserne blev gennemført.

36.

Mellem januar og marts 2019 afholdt udvalgets ordførere månedlige møder med OLAF's personaleadministration, herunder direktørerne for direktorat A (»Undersøgelser I«) og direktorat C (»Støtte til undersøgelser«), kontorchefer i kontor 0.1 (»Undersøgelser — udvælgelse og kontrol«), kontor A.1 (EU-ansatte), kontor C.3 (»Operationelle analyser og digital kriminalteknik«) og kontor C.4 (»Juridisk rådgivning«). Udvælgere, kontrollanter, undersøgere og analytikere i de operationelle støtteenheder, medarbejdere i kontorerne for juridisk rådgivning og opfølgning deltog også i møderne. Denne række af møder blev afviklet i marts 2019, hvorefter udvalget påbegyndte udarbejdelsen af sine udtalelser.

37.

På tidspunktet for udarbejdelsen af denne rapport er Overvågningsudvalget ved at lægge sidste hånd på en række udtalelser: om sager, der ikke blev indledt af OLAF's generaldirektør (»afviste sager«), om interne undersøgelser, der blev afsluttet og sendt til de nationale retsmyndigheder, og om interne undersøgelser, der blev afsluttet uden opfølgning. Udvalget er som et uafhængigt organ i en uforlignelig position til at udføre denne opgave. Ved undersøgelsen af sagerne tog det behørigt hensyn til bl.a. følgende elementer: potentielle risici for den uafhængige gennemførelse af undersøgelser, overholdelse af processuelle garantier og grundlæggende rettigheder, overholdelse af de generelle principper og regler for undersøgelser, legalitetskontrol af undersøgelserne, en samlet vurdering af sagsakternes kvalitet og overensstemmelsen mellem de oplysninger, der findes i OCM, og de aktiviteter, der gennemføres, samt overholdelsen af reglerne i Retningslinjerne for undersøgelsesprocedurer for OLAF's personale.

KONTROL MED VARIGHEDEN AF OLAF'S UNDERSØGELSER

Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

Overvågningsudvalget udfører regelmæssig kontrol med kontorets varetagelse af undersøgelsesfunktionen for at styrke kontorets uafhængighed i den korrekte udøvelse af de beføjelser, det er tillagt ved denne forordning.

Artikel 15, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af de oplysninger, som generaldirektøren forelægger udvalget i overensstemmelse med artikel 7, stk. 8.

Artikel 7, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

»Undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som skal stå i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet.«

Artikel 7, stk. 8, forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013

Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden 12 måneder, efter at den er indledt, aflægger generaldirektøren ved udløbet af denne 12-måneders periode og hver sjette måned derefter en rapport til Overvågningsudvalget, hvori årsagerne hertil og de planlagte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen angives.

Generelle bemærkninger

38.

Kontrollen med varigheden af OLAF's undersøgelser er en af Overvågningsudvalgets vigtigste opgaver med hensyn til at styrke OLAF's uafhængighed. Udvalget foretager denne kontrol for at sikre, at undersøgelserne gennemføres kontinuerligt over en periode, der står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet, og for at udelukke indblanding i deres upartiske adfærd.

39.

Varigheden af OLAF's undersøgelser er en vigtig indikator, der anvendes til at vurdere undersøgelsernes effektivitet og overvåge overholdelsen af de processuelle garantier og retten til god forvaltning som omhandlet i artikel 41 i EU's charter om grundlæggende rettigheder. Overvågningen af varigheden af OLAF's undersøgelser anvendes også til at sikre:

i)

at forsinkelserne ikke forhindrer de tilsigtede resultater af en undersøgelse af årsager som f.eks. forældelse

ii)

at OLAF's undersøgelser skal følges op af de relevante myndigheder, og

iii)

at OLAF reelt er uafhængig i forbindelse med gennemførelsen af sine undersøgelser, herunder effektiv udnyttelse af dets menneskelige og finansielle ressourcer.

De objektive begrundelser for undersøgelsernes varighed kan også have indflydelse på vedtagelsen af OLAF's undersøgelsespolitiske prioriteringer.

40.

Udvalget har bemærket, at der i OLAF's årlige forvaltningsplaner fastsættes et generelt mål for undersøgelsernes gennemsnitlige varighed. I både 2018 og 2019 måtte denne f.eks. ikke overstige 20 måneder (15). Formålet med denne indikator synes dog at spille en rolle som statistisk værktøj. Udvalget bemærker, at OLAF's undersøgelsesprocedure ikke omfatter en ordning, der kræver formel godkendelse af forlængelsen af en undersøgelses varighed fra beslutningen om at indlede den. Som følge heraf er hver undersøgelse principielt åben på ubestemt tid. Den eneste mekanisme, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 svarende til en ordning til kontrol af undersøgelsernes varighed, er OLAF's generaldirektørs pligt til at aflægge rapport til Overvågningsudvalget efter udløbet af en periode på 12 måneder og derefter hver 6. måned. Dette er baseret på OLAF's selvevaluering af grundene til, at sagen ikke er afsluttet, og de afhjælpende foranstaltninger, der er planlagt for at fremskynde undersøgelsen. Udvalget bemærkede, at den statistiske tilgang også var fremherskende i OLAF's system for rapportering til udvalget om undersøgelsernes varighed.

41.

Udvalget mener, at OLAF's undersøgere og ledere bør opretholde en fast kontrol med undersøgelsens livscyklus fra indledningen af undersøgelsen i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i OLAF-forordningen om varigheden af en undersøgelse, som løbende gennemføres i en periode, der står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet. Indholdet og kvaliteten af OLAF's 12-månedersrapporter og de efterfølgende rapporter er af afgørende betydning for, at udvalget med regelmæssige mellemrum kan overvåge, hvordan undersøgelserne skrider frem. Den statistiske tilgang, der er fremherskende i OLAF's nuværende rapporteringssystem om undersøgelsernes varighed, og hvor der lægges vægt på antallet af måneder i stedet for kvaliteten af de oplysninger, der gives, er ikke hensigtsmæssig i forbindelse med udvalgets lovfæstede kontrolopgaver.

Udvalgets analyse af 484 rapporter om undersøgelser, der varede mere end 12 måneder

i)   Statistisk analyse af rapporter modtaget i 2018

42.

Udvalget analyserede 484 rapporter (16) fra OLAF vedrørende 343 undersøgelser, der varede mere end 12 måneder (herefter benævnt »12-månedersrapporter«), bl.a. undersøgelsesrapporter, der oversteg 18, 24, 30, 36, 42, 48, 54 og 60 måneder: over 18 måneder (243 rapporter), over 24 måneder (141 rapporter), over 30 måneder (68 rapporter), over 36 måneder (31 rapporter), over 42 måneder (11 rapporter), over 48 måneder (3 rapporter), over 54 måneder (2 rapporter) og over 60 måneder (1 rapport).

Udvalgets mål var at gennemgå rapporternes indhold i overensstemmelse med de retlige krav i artikel 7, stk. 5, og artikel 7, stk. 8, i forbindelse med artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. Udvalget rettede sin analyse mod en vurdering af:

i)

antallet af »12-månedersrapporter«, hvor OLAF angav årsagerne til, at undersøgelserne ikke var blevet afsluttet, og den kategori af årsager, som OLAF angav for den manglende afslutning af undersøgelserne

ii)

antallet af »12-månedersrapporter«, hvor OLAF havde truffet afhjælpende foranstaltninger for at fremskynde undersøgelserne.

43.

Udvalget konstaterede, at OLAF i mange tilfælde, 49 %, angav den undersøgte sags »kompleksitet« som den vigtigste årsag til, at undersøgelsen ikke var afsluttet. Ingen væsentlige årsager til, at en undersøgelse ikke var afsluttet, udgjorde 18 %. OLAF's rapporter indeholdt yderligere begrundelser for, at undersøgelserne ikke var afsluttet (17):

i)

prioritering af andre undersøgelser (6 %)

ii)

inddragelse af en medlemsstat i sagen (4 %)

iii)

inddragelse af et tredjeland (3,5 %)

iv)

OLAF's mangel på ressourcer (4 %).

Andre grunde var anført som følger:

v)

manglende samarbejde fra en medlemsstats side (3 %)

vi)

manglende samarbejde fra EU-institutionens side (3 %)

vii)

manglende samarbejde fra et tredjelands side (2,5 %)

viii)

en udvidelse af undersøgelsesområdet (2 %)

ix)

en intern omstrukturering af OLAF (1 %).

484 rapporter — 508 årsager til manglende afslutning

Image 1

44.

OLAF angav kun afhjælpende foranstaltninger i 31 % af rapporterne.

Afhjælpende foranstaltninger angivet

Image 2

ii)   Konklusioner

45.

Overvågningsudvalget bemærkede, at indholdet og kvaliteten af OLAF's rapporter om sager på over 12 måneder i 2018 ikke omfattede oplysninger, der var egnede til at kontrollere undersøgelsernes varighed på en effektiv måde. Selv om undersøgelsernes varighed er steget fra 12 måneder til 18, 24, 30 måneder eller derover, indeholdt de fleste rapporter ikke væsentlige oplysninger i beskrivelsen af sagen, som kunne gøre det muligt for udvalget at vurdere, om de årsager, som OLAF angiver som begrundelse for undersøgelsernes varighed, er korrekte, og om de afhjælpende foranstaltninger til at fremskynde dem, er hensigtsmæssige.

46.

På grundlag af sin komparative analyse konkluderer udvalget, at kvaliteten af oplysningerne fra OLAF i henhold til artikel 7, stk. 5 og 8, i forbindelse med artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, ikke blev forbedret i 2018 i forhold til tidligere år og for samme sag over tid. Udvalget bekræfter derfor den bemærkning, som det fremsatte i sidste års aktivitetsrapporter: OLAF gjorde i 2018 ingen fremskridt med hensyn til at opfylde generaldirektørens retlige forpligtelser i henhold til artikel 7, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

Endelige konklusioner

47.

Overvågningsudvalget fastholder sin opfattelse af, at rapporter af god kvalitet om undersøgelser på over 12 måneder er nyttige og effektive værktøjer, som gør det muligt for udvalget at overvåge undersøgelsernes varighed, og at det kan have en negativ indvirkning på OLAF's uafhængighed, hvis undersøgelserne varer alt for længe. Dette giver også anledning til bekymring, da det sætter de grundlæggende rettigheder for de personer, der er berørt af undersøgelserne, på spil, mens retlige begrænsninger (dvs. risikoen for forældelse) bringer administrative, disciplinære og/eller finansielle myndigheders muligheder for at træffe yderligere foranstaltninger i fare. OLAF's uafhængighed bør være altafgørende, og der bør sikres ligebehandling. Dette er vigtigt for udvalget.

48.

I anden halvdel af rapporteringsperioden arbejdede udvalget efter udnævnelsen af den nye generaldirektør sammen med OLAF om at oprette et nyt rapporteringssystem, der gør det muligt for udvalget at opfylde denne kontrolopgave. I februar 2019 sendte udvalget OLAF's generaldirektør to nye »rapportmodeller« baseret på en skabelon, som OLAF selv tidligere havde foreslået. Den første af disse blev udarbejdet med henblik på en undersøgelse af mere end 12 måneders varighed, mens den anden, der var beregnet til en undersøgelse på 18 måneder eller derover, havde til formål at kontrollere virkningen af eventuelle afhjælpende foranstaltninger, som OLAF havde truffet med henblik på at fremskynde undersøgelsen.

Modelrapporterne omfattede en liste over kategorier af oplysninger, navnlig: i) en detaljeret beskrivelse af sagen, herunder de anslåede økonomiske virkninger, ii) den angiveligt overtrådte lovgivning, iii) overvejelser over potentielle sanktioner og forældelse, iv) de operationelle aktiviteter, der er iværksat, og resultaterne heraf, v) de operationelle aktiviteter, der skal udføres, vi) årsager til, at sagen ikke er afsluttet, og vii) afhjælpende foranstaltninger for at fremskynde undersøgelsen.

49.

Udvalget blev overrasket og dybt bekymret over svaret i maj fra OLAF's generaldirektør, der oplyste Overvågningsudvalget om, at der var vedtaget en anden rapportmodel, som ikke indeholder grundlæggende sagsoplysninger og forhindrede udvalget i at varetage sin opgave. Ifølge generaldirektøren var det ikke muligt at foretage et skøn over de økonomiske virkninger, den foreløbige juridiske vurdering eller at rapportere om overvejelser over mulige sanktioner og forældelse, før undersøgelsen er afsluttet. Efter udvalgets erfaringer er en analyse af sådanne elementer obligatorisk for ethvert undersøgelsesorgan forud for beslutningen om at indlede en undersøgelse. Udvalget har anmodet OLAF's generaldirektør om at genoverveje sagen og sikre, at udvalget får de nødvendige oplysninger, så det kan varetage sine opgaver under hensyntagen til udvalgets forpligtelser til at rapportere om OLAF's resultater til alle tre ansættelsesinstitutioner.

Udvalget er villigt til at bistå OLAF's generaldirektør i hans bestræbelser på at finde en passende form for rapportering til udvalget om undersøgelser, der varer mere end 12 måneder, og værdsætter hans initiativ til en konstruktiv dialog med OLAF's personale om dette spørgsmål.

SAGER, HVOR DET ER NØDVENDIGT AT SENDE OPLYSNINGER TIL DE NATIONALE RETSMYNDIGHEDER

50.

OLAF giver Overvågningsudvalget en liste over sager, der er sendt til de nationale retsmyndigheder. Disse rent statistiske oplysninger er af ringe praktisk værdi for udvalget, som mener, at OLAF bør sende det den endelige rapport, som blev sendt til de nationale retsmyndigheder, som tidligere anført i udtalelse nr. 2/2017, ledsagedokument til Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19). Drøftelser af, hvordan problemet kan løses, er i gang.

SAGER, HVOR OLAF'S HENSTILLINGER IKKE BLEV FULGT AF DE RELEVANTE MYNDIGHEDER

51.

Overvågningsudvalget har fået en rapport fra OLAF over 22 sager med en liste over de relevante myndigheders svar på OLAF's henstillinger, der er udstedt siden den 1. oktober 2013, og som OLAF har modtaget mellem den 1. marts 2017 og den 28. februar 2018. Denne rapporteringsperiode fulgte op på den foregående periode, der løb fra den 1. marts 2016 til den 28. februar 2017 (18).

52.

Udvalget har allerede i sine tidligere rapporter og udtalelser udtrykt bekymring over rapporteringssystemets tidsramme. Det nuværende system dækker ikke det konventionelle kalenderår, viser ikke antallet af verserende sager eller besvarelser, der aldrig er modtaget, og er sårbart over for fejl (19). Udvalget mener derfor ikke, at det nuværende rapporteringssystem er omfattende, og anbefaler, at OLAF finder en bedre måde at give et overblik på og undersøger virkningen af sine undersøgelser generelt. Navnlig kunne et elektronisk system, der fungerer gnidningsløst, løse dette problem ved at gøre rapporteringssystemet mere omfattende og mere præcist. Desuden bør muligheden for at indlæse tværgående anmodninger udgøre en central del af ethvert elektronisk informationssystem vedrørende styring af sager (OCM).

53.

OLAF forelagde oplysninger om opfølgningen på kontorets henstillinger for udvalget som en diagramoversigt over følgende punkter: OLAF's sagsnummer, datoen for udstedelsen af henstillingen, identifikation af modtageren, et kort resumé af henstillingen, datoen for svaret med angivelse af, at henstillingen ikke ville blive fulgt, de begrundelser, som den pågældende myndighed har givet, og i nogle tilfælde OLAF's bemærkninger med yderligere præciseringer.

54.

På grundlag af ovennævnte oplysninger om de 22 sager konstaterede Overvågningsudvalget, at antallet af sager, der blev afvist eller ikke blev retsforfulgt på grund af manglende beviser, steg dramatisk i forhold til den foregående rapporteringsperiode. I 11 af de 22 sager vurderede de nationale myndigheder enten beviserne og de faktiske omstændigheder på en anden måde eller var ude af stand til at bevise de faktiske omstændigheder på grundlag af den dokumentation, de modtog fra OLAF og indhentede i efterfølgende nationale undersøgelser.

55.

Selv om de oplysninger, udvalget modtog, var begrænsede, er det muligt at konkludere, at de proceduremæssige forskelle mellem OLAF's administrative undersøgelse og strafferetlige søgsmål var hovedårsagen til, at den nationale procedure blev bragt til ophør. De nationale myndigheder baserede ofte deres afgørelser om ikke at foretage retsforfølgning eller henlægge sagen på, at det var umuligt at bevise, at der var tale om forsæt til at begå en strafbar handling. Udvalget mener, at det er væsentligt at arbejde videre på at forbedre mulighederne for, at OLAF's henstillinger kan blive accepteret. Udvalget agter at afsætte mere tid til dette emne i fremtiden og har besluttet at overvåge dette spørgsmål i sin arbejdsplan for 2019.

56.

Overvågningsudvalget er fortsat overbevist om, at retsvæsenets succes ikke kan måles i antallet af domme. Mange hindringer kunne imidlertid overvindes gennem bedre samarbejde og høring om de faktiske omstændigheder, bevisernes antagelighed og undersøgelsestaktik med de nationale politi- og retsmyndigheder. Navnlig med hensyn til sager, som de nationale myndigheder havde afvist eller besluttet ikke at undersøge, fordi forældelsesfristen var udløbet (fire af de 22 indberettede sager). Udvalget finder ikke noget rimeligt argument for ikke at undgå en sådan processuel situation. Selv om der kan være tilfælde, hvor f.eks. den juridiske kvalificering er ændret, så forældelsesfristen er blevet kortere, så den udløb tidligere, er udvalget af den opfattelse, at antallet af forældede undersøgelser (ca. 18 % af de indberettede 22 tilfælde) er for højt. Ansvaret for denne situation påhviler både OLAF og de nationale myndigheder, der skal samarbejde og træffe foranstaltninger fra de tidligste faser af undersøgelsen. Udvalget værdsætter OLAF's initiativ til at afholde en konference om samarbejde mellem OLAF, de retslige myndigheder og retshåndhævende myndigheder (20), som vil bidrage til udvekslingen af synspunkter og forhåbentlig også vil gøre det institutionelle system, der i øjeblikket er under forandring, til beskyttelse af EU's finansielle interesser mere effektivt.

57.

Når EPPO er fuldt operationel, vil OLAF's position blive endnu mere kompliceret. OLAF's undersøgere skal være meget opmærksomme på indsamling af bevismateriale under forskellige nye processuelle omstændigheder. OLAF vil fortsætte undersøgelserne i de medlemsstater, der ikke deltager i det styrkede samarbejde, men EPPO kan også anmode kontoret om at foretage undersøgelser i de samme stater og indsamle bevismateriale med henblik på en strafferetlig efterforskning. Udvalget er bekymret over den nye situation, reaktionerne fra de EU-medlemsstater, der har besluttet ikke at deltage i det styrkede samarbejde (om EPPO), og de konsekvenser, som det nye miljø kan medføre i form af muligheder for anfægtelse af det indsamlede bevismateriale i retssager.

58.

OLAF's undersøgere skal vurdere beviser og faktiske omstændigheder på en hurtig, fokuseret og fleksibel måde for at fastslå, om en sag henhører under OLAF's eller EPPO's jurisdiktion, og skal overholde instrukser vedrørende anvendelsen af visse processuelle garantier fra EPPO, som er forskellige fra den ene jurisdiktion til den anden. OLAF, EPPO og de nationale myndigheder vil skulle skabe et system, der fungerer gnidningsløst for at undgå de forsinkelser, der kan opstå på grund af fastlæggelsen af jurisdiktion og bevisers uantagelighed som følge af forskellige processuelle krav i medlemsstaternes strafferetlige regler. Overvågningsudvalget fokuserer på OLAF's resultater. De nye retlige udfordringer vil imidlertid kræve et særdeles godt kendskab til national og international ret, erfaringer med skiftende jurisdiktion under efterforskningen, muligheder for at imødegå indsigelser i forbindelse med »forum-shopping« (misbrug af beføjelsen til at udvælge den kompetente domstol) og navnlig en omfattende og fleksibel udveksling af oplysninger mellem EPPO, OLAF og de nationale myndigheder.

59.

Udvalget har allerede tilkendegivet, at det agter at undersøge dette spørgsmål nærmere. Med henblik herpå har det anmodet om adgang til en række sager, hvor OLAF's henstillinger ikke blev fulgt af de nationale retslige myndigheder. Analysen vil blive påbegyndt i anden halvdel af 2019, og den efterfølgende udtalelse vil ud over behandlingen af særlige sager blive baseret på drøftelser med repræsentanter for de nationale myndigheder, med OLAF og eventuelt med repræsentanter for EPPO.

60.

Udvalget har udtrykt interesse for at overvåge og analysere resultaterne og virkningerne af OLAF's arbejde på en mere tilbundsgående og mindre statistisk måde. Det vil derfor sætte pris på automatisk at modtage alle undersøgelsesrapporter, der fremsendes til de berørte myndigheder, og deres svar. Gennemførelse af løbende analyser og indhentning af forklaringer fra både de berørte myndigheder og fra OLAF vil gøre det muligt for udvalget at hjælpe OLAF med at forbedre kontorets undersøgelsesmæssige konsekvenser og sikre bevismaterialets antagelighed.

OVERVÅGNING AF UDVIKLINGEN I ANVENDELSEN AF PROCESSUELLE GARANTIER

Artikel 15, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Overvågningsudvalget har navnlig til opgave at holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier (…).«

Artikel 17, stk. 7, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Generaldirektøren indfører en intern rådgivnings- og kontrolprocedure, herunder legalitetskontrol af blandt andet overholdelsen af de processuelle garantier og de berørte personers grundlæggende rettigheder (…).«

61.

Forordningen om fastsættelse af OLAF's aktiviteter nævner specifikt, at Overvågningsudvalget skal sikre, at der er tilstrækkelige processuelle garantier, når OLAF undersøger bestemte sager. Det er grunden til, at Overvågningsudvalget har lagt stor vægt på dette aspekt af sit arbejde i det forløbne år.

62.

OLAF's generaldirektør har taget skridt til at sikre, at der mindst to gange årligt sendes rapporter om individuelle klager til Overvågningsudvalget. Disse rapporter blev anset for at være informative og nyttige, men ikke nok til at udføre overvågningsaktiviteter vedrørende udviklingen i de processuelle garantier og grundlæggende rettigheder.

63.

Det antal klager, OLAF modtager, giver Overvågningsudvalget anledning til bekymring og de overvåges nøje. Udvalget har til hensigt at udveksle oplysninger med Den Europæiske Ombudsmands kontor, og der er allerede blevet etableret kontakter. Det vil fortsat gøre dette spørgsmål til genstand for særlig opmærksomhed.

64.

Mindst hver sjette måned vil punktet »processuelle garantier« være på dagsordenen for de møder, der afholdes mellem Overvågningsudvalget og OLAF's generaldirektør. Den forsinkede besvarelse af de modtagne klager vil blive undersøgt, de afgivne svar analyseret og en eventuel opfølgning fra den person, der har indgivet klagen, vil blive drøftet, når der er behov for det.

65.

Alle klager, der er registreres af OLAF, eller klager indgivet til andre organer mod OLAF, som OLAF's generaldirektør eller hans personale har kendskab til, deles automatisk med Overvågningsudvalget. De sager, der har udløst disse klager, vil blive gjort tilgængelige i deres helhed, og der vil blive givet mundtlige forklaringer på behandlingen på plenarmøderne. OLAF stiller al underliggende korrespondance til rådighed for udvalget.

66.

Denne procedure, som udvalget og OLAF's generaldirektør er nået til enighed om, forventes at blive en forbedring i forhold til den tidligere procedure.

VURDERING AF OLAF'S PRIORITERINGER AF KONTORETS POLITIK PÅ UNDERSØGELSESOMRÅDET OG RETNINGSLINJER FOR UNDERSØGELSERNE

Artikel 17, stk. 5, første afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013:

»Generaldirektøren fastsætter hvert år inden for rammerne af den årlige forvaltningsplan prioriteringen af kontorets politik på undersøgelsesområdet og sender inden offentliggørelsen denne til Overvågningsudvalget.«

Artikel 5, stk. 1:»(…) Generaldirektørens beslutning om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, skal tages under hensyn til, hvad der prioriteres i kontorets politik på undersøgelsesområdet og dets årlige forvaltningsplan (…).«

Artikel 16, stk. 2, om udveksling af synspunkter med institutionerne

»2.   Udvekslingen af synspunkter kan vedrøre:

a) de strategiske prioriteringer for kontorets undersøgelsespolitik«.

67.

Overvågningsudvalget gennemgik OLAF's udkast til prioriteringer for kontorets undersøgelsespolitik for 2019 og bemærkede, at OLAF fastholdt den reaktive undersøgelsespolitiske tilgang fra tidligere år. Det afholdt flere møder med den nye generaldirektør om dette emne og gav udtryk for sin holdning i forbindelse med den interinstitutionelle udveksling af synspunkter i september.

68.

Udvalget understregede, at det er vigtigt, at OLAF tager initiativ til at opdage og analysere risici i bekæmpelsen af svig på grundlag af regelmæssig informationsudveksling med Kommissionens andre generaldirektorater. Denne arbejdspraksis vil sætte OLAF i stand til at gennemføre en proaktiv undersøgelsespolitik og fokusere på de mest alvorlige og komplekse sager. OLAF's efterretningssektor bør også foretage risikovurderinger som et regelmæssigt initiativ. Udvalget opfordrede til, at OLAF snarest muligt udvikler disse mekanismer med henblik på oprettelsen af EPPO.

69.

OLAF har i sine prioriteringer af kontorets politik på undersøgelsesområdet for 2019 bevaret en tilgang, der er meget lig den, der blev fulgt i de foregående år, med fokus på følgende områder:

i)

sager om projekter vedrørende transport- og infrastrukturnet, især offentlige indkøbsprocedurer

ii)

sager vedrørende projekter (med)finansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde (21), Den Europæiske Garantifond for Landbruget og førtiltrædelsesfonden, hvori medlemsstaternes og kandidatlandenes bidrag kan være utilstrækkelige eller har grænseoverskridende elementer

iii)

sager med angivelse af mulige overtrædelser af regler om oprindelse eller tarifering i både præferencehandelsordninger og andre ordninger end præferencehandelsordninger og værdiansættelsesrelateret svig med henblik på unddragelse af betaling af bundne toldsatser, herunder tariferingsforanstaltninger, der er led i EU's handelsbeskyttelsespolitik

iv)

sager om smugling af tobaksvarer, alkohol, forfalskede lægemidler og andre varer, der kan udgøre en sundheds- eller sikkerhedsmæssig risiko, og som kan mistænkes for at krænke intellektuelle ejendomsrettigheder, ind i EU; ulovlig fremstilling af tobak

v)

sager vedrørende humanitær bistand og udviklingsbistand til migranter, flygtninge og internt fordrevne samt anden støtte til disse målgrupper.

70.

OLAF's generaldirektør meddelte udvalget, at prioriteringerne af kontorets politik på undersøgelsesområdet blev opstillet ud fra input fra interessenter, herunder bidrag fra Kommissionens netværk til forebyggelse og afsløring af svig, Den Europæiske Revisionsrets beretninger, Europa-Parlamentets beslutninger og Kommissionens rapporter om beskyttelse af finansielle interesser.

71.

OLAF gav dog udvalget en oversigt over gennemførelsen af prioriteringerne af kontorets undersøgelsespolitik i 2018, som blev vedtaget med en meget lignende tilgang. I alt blev der indledt 219 undersøgelser og 30 koordineringssager i 2018 på grundlag af oplysninger modtaget af OLAF. Heraf faldt 56 undersøgelser og 19 koordineringssager ind under prioriteringerne af kontorets undersøgelsespolitik for 2018 (hvilket svarer til 25,6 % af de indledte undersøgelser og 63 % af de indledte koordineringssager). Da disse oplysninger er meget begrænsede, giver det ikke udvalget mulighed for at vurdere, hvor mange sager der er indledt pr. sektor og direktorat. OLAF har endnu ikke forklaret udvalget, hvorfor procentdelen af sager, der gennemføres i overensstemmelse med prioriteringerne af kontorets politik på undersøgelsesområdet (25 %), er så lav.

72.

Som følge heraf falder ca. 75 % af OLAF's undersøgelser ikke ind under kontorets egne prioriteringer på undersøgelsesområdet, hvilket er en højere rate end det foregående år et. Udvalget anmodede OLAF om flere oplysninger om de undersøgelser, der tegnede sig for 75 %, og om begrundelsen for at træffe de pågældende beslutninger. Udvalget sætter spørgsmålstegn ved OLAF's tilgang, som ikke gør det muligt for kontoret at prioritere undersøgelser.

73.

Udvalget konkluderer, at der er behov for radikale ændringer i OLAF's tilgang til sine egne prioriteringer på undersøgelsesområdet for at sikre produktiviteten og effektiviteten af OLAF's undersøgelser og tildeling af ressourcer, hvilket er af afgørende betydning, hvis kontoret skal fungere effektivt.

FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE SAMT ANDRE INTERESSENTER

Møder med EU's institutioner, organer og andre agenturer

74.

Som et interinstitutionelt organ prioriterede Overvågningsudvalget det højt at opretholde regelmæssige kontakter med EU-institutionerne og OLAF's partnere og interessenter. Det var især bevidst om betydningen af at forbedre informationsstrømmen mellem institutionerne. For at forfølge disse mål og indhente feedback om OLAF's resultater mødtes udvalget regelmæssigt med den kommissær, der er ansvarlig for OLAF, og Kommissionens generalsekretær, Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg (CONT) og Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig. Udvalget aflagde besøg i Den Europæiske Revisionsret og inviterede Den Europæiske Ombudsmand til sit plenarmøde. Disse møder gav anledning til værdifulde udvekslinger og udvikling af et konstruktivt forhold. I løbet af rapporteringsperioden inviterede udvalget regelmæssigt OLAF's generaldirektør og ledere til sine plenarmøder. Udvalget ser frem til at opretholde en tættere kontakt til OLAF's undersøgere og operationelle team.

75.

Udvalget bidrog aktivt til udvekslingen af synspunkter med institutionerne, jf. artikel 16 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, navnlig inden for prioriteringer af kontorets politik på undersøgelsesområdet, undersøgelsernes varighed, respekt for de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier, de fremtidige forbindelser mellem OLAF og EPPO og forvaltningen af OLAF's ressourcer med henblik på oprettelsen af EPPO.

OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGETS FORVALTNING

Overvågningsudvalgets sekretariat, arbejdsmetoder og budgetanliggender

76.

Sekretariatet spiller en central rolle med at lette og bidrage til udførelsen af alle opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget, og sikre, at det kan opfylde sit juridiske mandat i fuld uafhængighed. Sekretariatet arbejder i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 under udvalgets direkte myndighed og uafhængigt af Kommissionen. Tildelingen af et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de relevante færdigheder og kompetencer er afgørende for, at udvalget kan varetage sine opgaver.

77.

Overvågningsudvalgets sekretariat består af EU-personale, jurister og assistenter, som kontrollerer OLAF's daglige aktiviteter og hjælper udvalgsmedlemmerne med at udføre deres opgaver effektivt med henblik på at styrke OLAF's uafhængighed.

78.

Efter en ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (22) varetages Overvågningsudvalgets sekretariatsopgaver nu af Kommissionen uafhængigt af OLAF og i tæt samarbejde med udvalget. I februar 2017 blev sekretariatet administrativt tilknyttet Kontoret for Fastsættelse af Individuelle Rettigheder (Europa-Kommissionens lønkontor) (PMO), og det ser ikke ud til at være tilknyttet Overvågningsudvalget i organigrammet. Nu, mere end to år efter flytningen til PMO, kan det konstateres, at denne ændring har haft en negativ indvirkning på sekretariatets funktionsmåde.

79.

Med hensyn til placeringen af sekretariatet uden for OLAF's sikkerhedszone gav udvalget også udtryk for sin bekymring og gentog sin holdning om, at et passende sted inden for OLAF's sikkerhedszone ville gøre det muligt for sekretariatet at varetage sine opgaver bedst og mest effektivt.

80.

Sekretariatet var alvorligt underbemandet fra februar 2017, og situationen blev ikke bedre i rapporteringsperioden. Denne personalemangel gav anledning til dyb bekymring hos udvalget. Det berørte uvægerligt dets arbejdsplan, hvilket har fået udvalget til ved flere lejligheder at tage en alvorlig drøftelse af dette spørgsmål med kommissæren med ansvar for Budget og Menneskelige Ressourcer, Günther Oettinger, og generaldirektøren for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, Irene Souka.

81.

I slutningen af 2018 rekrutterede udvalgets sekretariat en ny administrator, der tiltrådte i april 2019, i dag er en anden stilling fortsat ledig og skal besættes snarest muligt. Udvalget anmodede også Kommissionen om at opslå stillingen som sekretariatschef, der var blevet ledig i november 2018. Stillingen blev annonceret på højt ledelsesniveau, og udvælgelsesprocessen er i gang. Kommissionen skal have udvalgets samtykke til at udnævne medlemmer af sekretariatet. Det er vigtigt, at det inddrages i rekrutteringsprocessen for at sikre, at udvælgelsen af medlemmer af sekretariatet reelt er uafhængig. Tjenestemænd, der er tilknyttet sekretariatet, må aldrig indhente eller modtage instruktioner fra nogen regering eller institution eller noget organ, kontor eller agentur i forbindelse med udøvelsen af udvalgets overvågningsfunktioner.

82.

Udvalget har underrettet OLAF, Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet og Den Europæiske Revisionsret om, at der skal findes et mere hensigtsmæssigt sted til dets sekretariat, idet reformen af forordningen om OLAF er en lejlighed til at tage sagen op til fornyet overvejelse. Udvalget glæder sig over Parlamentets forslag om at ændre den nuværende bestemmelse om sekretariatet i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (23). Denne ændring vil gøre det muligt for de tre udpegende EU-institutioner og udvalget at overveje alle muligheder for det bedste sted at tilknytte og placere sekretariatet, herunder den oprindelige mulighed for igen at integrere det i OLAF under udvalgets myndighed og med tilsvarende gældende bestemmelser for dets uafhængige funktion.

83.

I 2018 afholdt Overvågningsudvalget 11 plenarmøder. Formanden, ordførerne og medlemmerne af udvalgets sekretariat mødtes også regelmæssigt for at behandle konkrete spørgsmål. For hvert større spørgsmål, der blev behandlet, udpegede Overvågningsudvalget en ordfører. Ordførerne samarbejdede med sekretariatet om at udarbejde udkast til rapporter, udtalelser og dokumenter til drøftelse på plenarmøderne. De mødtes også med OLAF's ledelse og personale som led i udarbejdelsen af Overvågningsudvalgets udtalelser og rapporter. Udvalget drøftede sine udtalelser med OLAF, inden de blev vedtaget.

84.

Udvalgets budget for dette rapporteringsår var 200 000 EUR, og gennemførelsesgraden var 93,4 %. Den udgiftsansvarlige anvisningsberettigede, som er bemyndiget ved subdelegation, er direktøren for PMO.

85.

For at sikre den størst mulige gennemsigtighed i sit arbejde offentliggør Overvågningsudvalget dokumenter af offentlig interesse på sit interinstitutionelle websted (http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/).

(1)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1).

(2)  Fra juli 2018 til juni 2019.

(3)  Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 16. april 2019 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed og effektiviteten af OLAF's undersøgelser (COM(2018) 338 — C8-0214/2018 – 2018/0170(COD) http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_DA.html.

(4)  Overvågningsudvalgets skrivelse til formanden for Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg den 20. november 2018.

(5)  Se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 2/2017, ledsagedokument til Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19).

(6)  Se artikel 15.8 »Overvågningsudvalg«, hvorfra ordene »uafhængigt af [OLAF]« udgår. »Dets sekretariatsopgaver varetages af Kommissionen og i tæt samarbejde med Overvågningsudvalget

(7)  Se Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning: Artikel 5, stk. 6, litra a), (ny) »indledning af undersøgelser« Artikel 7, stk. 8, og stk. 8, litra a), (ny) »undersøgelsesprocedure« Artikel 15, stk. 1, femte afsnit, »Overvågningsudvalget« Artikel 11, stk. 1, andet afsnit, »Undersøgelsesrapport og opfølgning af undersøgelserne«, artikel 17, stk. 9, første afsnit, »Generaldirektøren«.

(8)  Se artikel 12c, stk. 5 »Indberetning til EPPO af enhver strafbar adfærd, i forbindelse med hvilken den kunne udøve sin kompetence«.

(9)  Se artikel 12d, stk. 1, første afsnit, »Ikkeoverlappende undersøgelser« og artikel 12d, stk. 1, litra a,) (ny) baseret på et forslag fra Overvågningsudvalget i dets skrivelse af 20. november 2018.

(10)  Se artikel 12e, stk. 2, »kontorets støtte til EPPO«, den nye struktur og det nye tillæg er baseret på et forslag fra Overvågningsudvalget i dets skrivelse af 20. november 2018 og artikel 12e, stk. 2, litra a) (ny), indeholder forslag fra Overvågningsudvalget i dets skrivelse af 20. november 2018.

(11)  Se artikel 12g, stk. 1, »Samarbejdsordninger og udveksling af oplysninger med EPPO.

(12)  Se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 1/2018 og 1/2019: OLAF-Overvågningsudvalgets websted: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(13)  Se Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport 2017, punkt 24-29: OLAF-Overvågningsudvalgets websted: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(14)  Se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 1/2017 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2018 og udtalelse nr. 2/2017, ledsagedokument til Kommissionens evalueringsrapport om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (artikel 19) http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(15)  Se forvaltningsplaner for 2018 og 2019 fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), s. 5: et mål for procentdelen af igangværende undersøgelser, der varede mere end 20 måneder for 2018, blev angivet som mindre 30 %.

(16)  Rapporter fra OLAF til Overvågningsudvalget i 2018.

(17)  I 4 % anførte OLAF følgende årsager til manglende færdiggørelse (ud over andre årsager): manglende samarbejde fra internationale organisationers side, årsager i forbindelse med OLAF's undersøgelsesprocedure, manglende samarbejde fra en økonomisk aktørs eller en virksomheds likvidators side og tidskrævende analyse.

(18)  Generaldirektøren underretter Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor hans henstillinger ikke er blevet fulgt (forpligtelsen er fastsat i artikel 17, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013).

(19)  Rapporten til Overvågningsudvalget omfattede fire sager, der faldt ind under den foregående rapporteringsperiode, og som ved en fejltagelse ikke var medtaget i den foregående rapport. Det samlede antal sager (22) omfatter disse fire.

(20)  Konference om beskyttelse af EU's finansielle interesser: samarbejdet mellem OLAF, de retslige myndigheder og de retshåndhævende myndigheder blev afholdt i Bruxelles den 20.-21. juni 2019.

(21)  Den Europæiske Socialfond, Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond.

(22)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2016/2030 af 26. oktober 2016 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 for så vidt angår sekretariatet for Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EUT L 317 af 23.11.2016, s. 1). Forordningen trådte i kraft den 1. januar 2017.

(23)  Se fodnote 5 i den nuværende aktivitetsrapport, Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 16. april 2019: artikel 15.8 »Overvågningsudvalg«, hvor ordene »uafhængigt af [OLAF]« er blevet slettet.