BILAG 1

FORRETNINGSORDEN FOR HANDELSRÅDET

Artikel 1

Handelsrådets rolle

Handelsrådet, der er nedsat ved artikel 33.1 i interimsaftalen om handel mellem Den Europæiske Union og Chile (i det følgende benævnt »aftalen«), er ansvarligt for alle spørgsmål eller forhold, der er omhandlet i nævnte artikel.

Artikel 2

Sammensætning og formandskab

1.

Handelsrådets sammensætning og formandskab er fastsat i artikel 33.1, stk. 3.

2.

Før det første møde i handelsrådet underretter hver part den anden part om navn, stilling og kontaktoplysninger for den udnævnte embedsmand, der fungerer som en af formændene for handelsrådet for den pågældende part. Denne udnævnte embedsmand anses for at have bemyndigelse til at repræsentere parten indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part en ny udnævnt embedsmand.

Artikel 3

Koordinatorer

Før det første møde i handelsrådet underretter hver part den anden part om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der er udnævnt som koordinator for parten, jf. aftalens artikel 33.3, stk. 1. Denne embedsmand anses for fortsat at være koordinator for denne part, indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part en ny embedsmand.

Artikel 4

Indkaldelse af møder

Formanden for den part, der er vært for mødet, indkalder til møderne i handelsrådet, jf. aftalens artikel 33.1, stk. 2.

Artikel 5

Delegationer

Senest to uger før et møde underretter koordinatorerne hinanden om den planlagte sammensætning af henholdsvis Den Europæiske Unions og Chiles delegation med angivelse af navn og funktion for hvert medlem af delegationen.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1.

Senest 21 dage forud for et møde eller 14 dage forud for et hastemøde sender koordinatoren for den part, der er vært for mødet, et udkast til en foreløbig dagsorden til den anden part med en frist for at fremsætte bemærkninger hertil. Senest 14 dage forud for et møde eller 10 dage forud for et hastemøde udarbejder koordinatorerne den foreløbige dagsorden under hensyntagen til bemærkningerne.

2.

Handelsrådet vedtager dagsordenen ved mødets begyndelse. Punkter, der ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan sættes på dagsordenen ved fælles overenskomst mellem formændene.

Artikel 7

Indbydelse af eksperter

Formændene for handelsrådet kan efter fælles aftale indbyde eksperter, navnlig personer, der ikke er ansat som statslige embedsmænd, til at deltage i handelsrådets møder med henblik på at fremlægge oplysninger om specifikke emner; eksperterne deltager kun i de dele af mødet, hvor sådanne specifikke emner drøftes.

Artikel 8

Mødereferater

1.

Koordinatoren for den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til referat af hvert møde senest 15 dage efter mødets afslutning, medmindre formændene træffer anden afgørelse. Udkastet til mødereferat sendes til den anden parts koordinator, som kan fremsætte bemærkninger hertil.

2.

Mødereferatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald præcisere: a) alle dokumenter, der er forelagt handelsrådet b) enhver erklæring, som en af formændene for handelsrådet har anmodet om at få optaget i mødereferatet, og c) de vedtagne afgørelser og henstillinger, de erklæringer, der er opnået enighed om, samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3.

Mødereferatet skal i et bilag indeholde: a) en liste over alle afgørelser truffet af handelsrådet ved skriftlig procedure, jf. artikel 9, stk. 2, siden rådets sidste møde, hvor det er relevant, b) en liste over navne og funktioner på alle personer, der deltog i handelsrådets møde, og c) en liste over alle de afgørelser, som handelsrådet vedtog på det pågældende møde.

4.

Koordinatorerne tilpasser udkastet til mødereferat på grundlag af de modtagne bemærkninger. Det reviderede udkast til mødereferat godkendes efter aftale mellem formændene senest 30 dage efter datoen for mødet eller på en anden dato, som formændene er enige om. Når det er godkendt, udsteder koordinatoren for den part, der er vært for mødet, to originale kopier af mødereferatet og sender en til hver part.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1.

Handelsrådet kan vedtage afgørelser og henstillinger for så vidt angår alle de områder, der er omfattet af aftalen.

2.

I perioden mellem møderne kan handelsrådet vedtage afgørelser og henstillinger ved skriftlig procedure. I sådanne tilfælde sender den ene formand for handelsrådet den foreslåede tekst til et udkast til afgørelse eller henstilling til den anden formand på handelsrådets arbejdssprog med en frist på mindst en måned til at reagere. Hvis den anden formand ikke giver udtryk for sin tilslutning eller ikke reagerer, drøftes den foreslåede afgørelse eller henstilling, og den kan vedtages på handelsrådets næste møde. Udkastet til afgørelse eller henstilling anses for at være vedtaget på den dato, hvor den anden parts formand giver udtryk for sin tilslutning, og optages i referatet for rådets møde, jf. artikel 8, stk. 4.

3.

Hvis handelsrådet i medfør af aftalen har beføjelse til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne retsakter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«. Koordinatorerne påfører enhver afgørelse eller henstilling et fortløbende løbenummer og datoen for vedtagelsen. I hver afgørelse eller henstilling angives der en ikrafttrædelsesdato.

4.

Afgørelser og henstillinger vedtaget af handelsrådet udfærdiges i to eksemplarer, som bekræftes af formændene, og der fremsendes et eksemplar til hver part.

Artikel 10

Gennemsigtighed

1.

Handelsrådet kan afholde offentlige møder, hvis formændene er enige herom.

2.

Hver part kan beslutte at offentliggøre handelsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle publikationer eller online.

3.

Artikel 32.4, stk. 2, finder anvendelse på fremlæggelse af dokumenter for handelsrådet.

4.

Koordinatorerne stiller følgende til rådighed for offentligheden: a) den foreløbige dagsorden for et møde i handelsrådet, inden mødet finder sted, og b) referatet af et møde i handelsrådet efter godkendelsen heraf i overensstemmelse med artikel 8.

5.

Offentliggørelse af dokumenter omhandlet i stk. 2-4 berører ikke parternes gældende databeskyttelses- eller gennemsigtighedsregler.

Artikel 11

Sprog

1.

Handelsrådets arbejdssprog er engelsk.

2.

Handelsrådet vedtager afgørelser om ændring eller fortolkning af aftalen i henhold til aftalens artikel 33.1, stk. 6, litra a) og b), på de sprog, som aftalens autentiske tekster er affattet på. Alle andre afgørelser og henstillinger fra handelsrådet vedtages på arbejdssproget.

3.

Hver part har ansvar for oversættelsen af afgørelser og andre dokumenter til sit/sine officielle sprog, hvis det er relevant, og afholder de dermed forbundne udgifter.

Artikel 12

Udgifter

1.

Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i handelsrådets møder, navnlig udgifter til personale, rejser og underhold samt postforsendelser og video- og telekommunikation.

2.

Den part, der er vært for mødet, afholder alle udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder, reproduktion af dokumenter og levering af tolketjenester til og fra handelsrådets arbejdssprog.

BILAG 2

FORRETNINGSORDEN FOR HANDELSUDVALGET

Artikel 1

Handelsudvalgets rolle

Handelsudvalget, der er nedsat ved artikel 33.2 i interimsaftalen om handel mellem Den Europæiske Union og Chile (i det følgende benævnt »aftalen«), er ansvarligt for alle spørgsmål eller forhold, der er omhandlet i nævnte artikel.

Artikel 2

Sammensætning og formandskab

1.

Handelsudvalgets sammensætning og formandskab er fastsat i artikel 33.2, stk. 4.

2.

Før det første møde i handelsudvalget underretter hver part den anden part om navn, stilling og kontaktoplysninger for den udnævnte embedsmand, der fungerer som formand for handelsudvalget for den pågældende part. Denne udnævnte embedsmand anses for at have bemyndigelse til at repræsentere parten indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part en ny udnævnt embedsmand.

Artikel 3

Koordinatorer

Før det første møde i handelsudvalget underretter hver part den anden part om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der er udnævnt som koordinator for parten, jf. aftalens artikel 33.3, stk. 1. Denne embedsmand anses for fortsat at være koordinator for denne part, indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part en ny embedsmand.

Artikel 4

Indkaldelse af møder

Formanden for den part, der er vært for mødet, indkalder til møderne i handelsudvalget, jf. aftalens artikel 33.2, stk. 3.

Artikel 5

Delegationer

Senest to uger før et møde underretter koordinatorerne hinanden om den planlagte sammensætning af henholdsvis Den Europæiske Unions og Chiles delegation med angivelse af navn og funktion for hvert medlem af delegationen.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1.

Senest 21 dage forud for et møde eller 14 dage forud for et hastemøde sender koordinatoren for den part, der er vært for mødet, et udkast til en foreløbig dagsorden til den anden part med en frist for at fremsætte bemærkninger hertil. Senest 14 dage forud for et møde eller 10 dage forud for et hastemøde udarbejder koordinatorerne den foreløbige dagsorden under hensyntagen til bemærkningerne.

2.

Handelsudvalget vedtager dagsordenen ved mødets begyndelse. Punkter, der ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan sættes på dagsordenen ved fælles overenskomst mellem formændene.

Artikel 7

Indbydelse af eksperter

Formændene for handelsudvalget kan efter fælles aftale indbyde eksperter, navnlig personer, der ikke er ansat som statslige embedsmænd, til at deltage i handelsudvalgets møder med henblik på at fremlægge oplysninger om specifikke emner; eksperterne deltager kun i de dele af mødet, hvor sådanne specifikke emner drøftes.

Artikel 8

Mødereferater

1.

Koordinatoren for den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til referat af hvert møde senest 15 dage efter mødets afslutning, medmindre formændene træffer anden afgørelse. Udkastet til mødereferat sendes til den anden parts koordinator, som kan fremsætte bemærkninger hertil.

2.

Mødereferatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald præcisere: a) alle dokumenter, der er forelagt handelsudvalget b) enhver erklæring, som en af formændene for handelsudvalget har anmodet om at få optaget i mødereferatet, og c) de vedtagne afgørelser og henstillinger, de erklæringer, der er opnået enighed om, samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3.

Mødereferatet skal i et bilag indeholde: a) en liste over alle afgørelser truffet af handelsudvalget ved skriftlig procedure, jf. artikel 9, stk. 2, siden udvalgets sidste møde. b) en liste over navne og funktioner på alle personer, der deltog i handelsudvalgets møde, og c) en liste over alle de afgørelser, som handelsudvalget vedtog på det pågældende møde.

4.

Koordinatorerne tilpasser udkastet til mødereferat på grundlag af de modtagne bemærkninger. Det reviderede udkast til mødereferat godkendes efter aftale mellem formændene senest 30 dage efter datoen for mødet eller på en anden dato, som formændene er enige om. Når det er godkendt, udsteder koordinatoren for den part, der er vært for mødet, to originale kopier af mødereferatet og sender en til hver part.

5.

Når nærværende regler finder anvendelse på underudvalgs møder med de fornødne ændringer, skal referatet af underudvalgenes møder foreligge ved ethvert efterfølgende møde i handelsudvalget.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1.

Handelsudvalget kan vedtage afgørelser i de tilfælde, der er fastsat i aftalen, samt henstillinger, herunder når disse beføjelser er blevet delegeret til det af handelsrådet.

2.

I perioden mellem møderne kan handelsudvalget vedtage afgørelser og henstillinger ved skriftlig procedure. I sådanne tilfælde sender den ene formand for handelsudvalget den foreslåede tekst til et udkast til afgørelse eller henstilling til den anden formand på handelsudvalgets arbejdssprog med en frist på mindst en måned til at reagere. Hvis den anden formand ikke giver udtryk for sin tilslutning eller ikke reagerer, drøftes den foreslåede afgørelse eller henstilling, og den kan vedtages på handelsudvalgets næste møde. Udkastet til afgørelse eller henstilling anses for at være vedtaget på den dato, hvor den anden parts medformand giver udtryk for sin tilslutning, og optages i referatet for udvalgets møde, jf. artikel 8, stk. 4.

3.

Hvis handelsudvalget i medfør af aftalen har beføjelse til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne retsakter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«. Koordinatorerne påfører enhver afgørelse eller henstilling et fortløbende løbenummer og datoen for vedtagelsen. I hver afgørelse eller henstilling angives der en ikrafttrædelsesdato.

4.

Afgørelser og henstillinger vedtaget af handelsudvalget udfærdiges i to eksemplarer, som bekræftes af formændene, og der fremsendes et eksemplar til hver part.

Artikel 10

Gennemsigtighed

1.

Handelsudvalget kan afholde offentlige møder, hvis formændene er enige herom.

2.

Hver part kan beslutte at offentliggøre handelsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle publikationer eller online.

3.

Artikel 32.4, stk. 2, finder anvendelse på fremlæggelse af dokumenter for handelsudvalget.

4.

Koordinatorerne stiller følgende til rådighed for offentligheden: a) den foreløbige dagsorden for et møde i handelsudvalget, inden mødet finder sted, og b) referatet af et møde i handelsudvalget efter godkendelsen heraf i overensstemmelse med artikel 8.

5.

Offentliggørelse af dokumenter omhandlet i stk. 2-4 berører ikke parternes gældende databeskyttelses- eller gennemsigtighedsregler.

Artikel 11

Sprog

1.

Handelsudvalgets arbejdssprog er engelsk.

2.

Handelsudvalget vedtager afgørelser om ændring eller fortolkning af aftalen i henhold til aftalens artikel 33.2, stk. 7, litra b), på de sprog, som aftalens autentiske tekster er affattet på. Alle andre afgørelser og henstillinger fra handelsudvalget vedtages på arbejdssproget.

3.

Hver part har ansvar for oversættelsen af afgørelser og andre dokumenter til sit/sine officielle sprog, hvis det er relevant, og afholder de dermed forbundne udgifter.

Artikel 12

Udgifter

1.

Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i handelsudvalgets møder, navnlig udgifter til personale, rejser og underhold samt postforsendelser og video- og telekommunikation.

2.

Den part, der er vært for mødet, afholder alle udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder, reproduktion af dokumenter og levering af tolketjenester til og fra handelsudvalgets arbejdssprog.

Artikel 13

Specialudvalg og andre organer

1.

I henhold til aftalens artikel 33.2, stk. 6, litra d), skal handelsudvalget føre tilsyn med, vejlede og koordinere arbejdet i alle specialudvalg og andre organer, der er nedsat eller måtte blive nedsat i henhold til aftalen.

2.

Handelsudvalget underrettes skriftligt om de kontaktpunkter, som specialudvalg eller andre organer har fastsat i henhold til aftalen. Korrespondance, dokumenter og meddelelser af relevans, der fremsendes mellem det enkelte specialudvalgs kontaktpunkter vedrørende aftalens gennemførelse, sendes samtidig til koordinatorerne.