BILAG 1

Mandat

TEN-E-forordningen — TEN-E-koordinator for det baltiske synkroniseringsprojekt

Indledning

Den europæiske koordinator for det baltiske synkroniseringsprojekt (i det følgende benævnt »koordinatoren«) udpeges af Europa-Kommissionen i overensstemmelse med artikel 6 i forordning (EU) 2022/869 om retningslinjer for den transeuropæiske energiinfrastruktur (TEN-E-forordningen). Koordinatoren vil være ansvarlig for at lette gennemførelsen af det baltiske synkroniseringsprojekt, som er et projekt af fælles interesse i henhold til TEN-E-forordningen, under ledelse af gruppen på højt plan for sammenkoblingsplanen for det baltiske energimarked (BEMIP), som ledes af Kommissionen.

Mandatets varighed

Koordinatoren udnævnes i første omgang for en periode på et år, der kan forlænges to gange under forudsætning af, at resultaterne er tilfredsstillende, og at en forlængelse er i projektets interesse. Europa-Kommissionen forbeholder sig ret til når som helst at trække udnævnelsen af den valgte koordinator tilbage i tilfælde af inaktivitet, bidrag til det baltiske synkroniseringsprojekt af lav eller utilstrækkelig kvalitet, eller hvis koordinatoren ikke længere opfylder et eller flere af udvælgelseskravene.

Særlige opgaver og frister

Koordinatorens mission er knyttet til en vellykket og rettidig gennemførelse af alle opgaver, foranstaltninger og investeringer i forbindelse med det baltiske synkroniseringsprojekt som et projekt af fælles interesse i henhold til TEN-E-forordningen i BEMIP's regi i overensstemmelse med fristerne og gennemførelsesplanen for projektet. Koordinatoren leverer den nødvendige kritiske ekspertise og den tætte opfølgning, der er nødvendig for en rettidig og velordnet gennemførelse af projektet og de resterende relaterede investeringer, indtil al infrastruktur og alt udstyr, der er knyttet til synkroniseringsprojektet, er på plads.

Koordinatoren bør nøje overvåge den sidste fase af gennemførelsen samt de fremskridt, der gøres med de resterende infrastrukturinvesteringer, yde rådgivning og fremme eventuelle foranstaltninger, der skal træffes af interessenterne, og rapportere tilbage til Kommissionen og medlemsstaterne om de relevante fremskridt. Vedkommende vil lette samarbejdet mellem de berørte medlemsstater, projektiværksættere og andre relevante interessenter for at sikre rettidig og vellykket gennemførelse af projektet. Koordinatoren vil anlægge en proaktiv tilgang og i samarbejde med Europa-Kommissionen og de berørte medlemsstater bidrage aktivt til udførelsen af de opgaver og pligter, der er nødvendige for projektet, herunder deltagelse i arbejdsgrupper, møder eller workshopper. Koordinatoren indkalder til og tilrettelægger sådanne møder i samarbejde med Kommissionen, hvis vedkommende finder dem nødvendige for gennemførelsen af sit mandat. Koordinatoren tager hensyn til projektkoordineringen i forbindelse med BEMIP og alle de andre aktiviteter, som der følges op på i BEMIP. Vedkommende vil arbejde tæt sammen med de relevante medlemsstater, alle relevante interessenter, navnlig projektiværksætterne, og med Kommissionens tjenestegrene. Kommunikationen i forbindelse med den europæiske koordinators arbejde vil foregå på engelsk.

Koordinatoren skal navnlig sikre, at Kommissionen kan yde den nødvendige støtte til de medlemsstater og projektiværksættere, der er berørt af gennemførelsen af de opgaver, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i TEN-E-forordningen:

—	vedkommende vil fremme det baltiske synkroniseringsprojekt og den grænseoverskridende dialog mellem projektiværksætterne og alle berørte interessenter

—	vedkommende vil bistå alle parter efter behov og på anmodning i forbindelse med høring af berørte interessenter, i givet fald foreslå og drøfte alternative linjeføringer og fremskaffe de nødvendige tilladelser til projekter

—	vedkommende vil rådgive projektiværksætterne om finansiering af projektet, hvor det er relevant

—

vedkommende vil sikre, at de berørte medlemsstater yder passende støtte og strategisk vejledning i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen af projektet og vil lette den fælles forståelse og informationsudveksling med henblik på at handle efter aftale og på en sammenhængende måde for alle enheder, der er relevante for projektet

—

vedkommende vil forelægge Kommissionen og BEMIP's regionale elektricitetsgruppe en rapport hvert år og, hvor det er relevant, ved udløbet af sit mandat, om de fremskridt, der er gjort med det baltiske synkroniseringsprojekt, og om eventuelle vanskeligheder og hindringer, der sandsynligvis vil føre til en betydelig forsinkelse af ibrugtagningsdatoen for de relevante investeringer eller afslutningen af de relevante aktioner. Rapporten fremsendes til Europa-Parlamentet.

Koordinatoren foretager alle nødvendige tjenesterejser til de relevante steder, der er knyttet til gennemførelsen af projektet, eller hvor der afholdes møder i forbindelse med projektet.

Koordineringsindsatsen skal stå i rimeligt forhold til projekternes kompleksitet og anslåede omkostninger.

Den metode, der skal følges

Koordinatoren vil arbejde tæt sammen med Kommissionen, navnlig Generaldirektoratet for Energi, de berørte medlemsstater, projektiværksættere og andre relevante interessenter. Koordinatoren tager også hensyn til projektkoordineringen via BEMIP og konteksten for alle de andre aktiviteter, som der følges op på i BEMIP.

Sekretariatsbistand og godtgørelse af udgifter til tjenesterejser

Koordinatoren modtager et fast månedligt beløb på 3 000 EUR til dækning af udgifter til sekretariatsbistand, der ikke kan leveres direkte af Kommissionens tjenestegrene (kommunikation, kontorinventar, kontorlokaler, sekretariat), samt repræsentationsudgifter i forbindelse med tjenesterejser i overensstemmelse med Kommissionens regler. Det årlige tjenesterejsebudget er på 15 000 EUR. Detaljerede regler for godtgørelse af tjenesterejser vil blive nævnt i et særskilt dokument (»Vademecum«).

Fortrolighed og interessekonflikter

Koordinatoren må ikke anvende eller videregive dokumenter eller oplysninger, som vedkommende får kendskab til under udførelsen af sit arbejde, medmindre disse oplysninger allerede er offentligt tilgængelige. Koordinatoren skal også undgå enhver situation, der giver anledning til interessekonflikt på de områder, hvor vedkommende opfordres til at gribe ind.

Godkendelse af mandatet

Ved at acceptere dette mandat anerkender koordinatoren, at vedkommende har læst, forstået og accepteret mandatet og betingelserne i dette dokument.

BILAG 2

Vademecum om specifikke arbejdsregler for den europæiske koordinator

Tilrettelæggelse af tjenesterejser

I dette dokument beskrives den procedure, der skal følges i forbindelse med alle tjenesterejser, der gennemføres i forbindelse med den europæiske koordinators (i det følgende benævnt »koordinatorens«) aktiviteter.

Koordinatorens kontaktpunkt i Kommissionen vil være GD ENER, kontor C4 (Infrastruktur og regionalt samarbejde). Dette kontors personale vil bistå med tilrettelæggelsen af tjenesterejserne og om nødvendigt ledsage koordinatoren.

Forberedelse af tjenesterejsen

Tjenesterejseordre

Koordinatorens tjenesterejser skal indkodes i det institutionelle værktøj MIPS+ (det integrerede tjenesterejsesystem) og bør følge de generelle regler i » Vejledning i tjenesterejser og tilladte rejser, der ledsager Kommissionens afgørelse om almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 11, 12 og 13 i bilag VII til vedtægten for tjenestemænd (tjenesterejseudgifter) og om tilladte rejser «.

Tjenesterejser betragtes kun som gyldige, hvis de er godkendt af direktøren for GD ENER's kontor C (anvisningsberettiget). Anmodningen om en tjenesterejse skal indeholde dato og tidspunkt for rejsen, bestemmelsessted og formål.

Reservation af transportmidler

På grundlag af den godkendte tjenesterejseordre kan transportmidler reserveres via det officielle rejsebureau med hjælp fra GD ENER's kontor C4, eller af koordinatoren personligt. I sidstnævnte tilfælde deler koordinatoren billetterne og kvitteringerne med en klart angivet pris med GD ENER's kontor C4. GD ENER's kontor C4 registrerer rejsearrangementerne i MIPS+.

Koordinatoren kan anmode om fleksible billetter, hvis der er en betydelig risiko for, at tjenesterejsen vil blive annulleret eller ændret.

Godtgørelse af hoteludgifter

Koordinatoren kan vælge indkvarteringen under hensyntagen til de lofter, der gælder for godtgørelse af opholdsudgifter. Udgifter til indkvartering godtgøres mod forelæggelse af fakturaen op til det loft, der gælder for det sted, hvor tjenesterejsen finder sted, eller, i tilfælde, hvor den anvisningsberettigede har givet tilladelse til at overskride loftet, godtgøres hele fakturabeløbet.

Udgifter til ekstra overnatninger i tilfælde af rejser kombineret med ferie dækkes ikke.

Udgifter til taxakørsel

Transport med taxi kan godkendes af den anvisningsberettigede, hvis offentlig transport ikke er et passende alternativ. Omkostningerne vil blive godtgjort mod forelæggelse af bilag.

Taxakørsel bør finde sted inden for den tidsplan, der er angivet i tjenesterejseordren.

Interessekonflikter

Enhver situation, der giver anledning til interessekonflikt på de områder, hvor koordinatoren opfordres til at gribe ind, skal undgås. Koordinatoren skal omgående underrette Kommissionen om enhver interessekonflikt, der måtte opstå i løbet af mandatperioden.

Koordinatoren må desuden ikke anvende eller videregive dokumenter eller oplysninger, som vedkommende får kendskab til under udførelsen af arbejdet, medmindre disse oplysninger allerede er offentligt tilgængelige. Alle resultater, som koordinatoren frembringer, tilhører Unionen, som kan anvende dem eller offentliggøre dem, hvis det anses for nødvendigt.

Tjenesterejser må ikke betales af arrangørerne af et arrangement. Dette gælder også for tjenesterejser, der tilbydes af medlemsstaterne. Tjenesterejser vil blive dækket af Europa-Kommissionen.

For at gøre bedst mulig brug af missionens budget bør møder eller besøg om muligt grupperes for at reducere deres antal, samt målrettes og optimeres.

Grønnere transportformer bør prioriteres i forbindelse med tjenesterejserne. Ethvert tilbud om gaver i forbindelse med udførelsen af koordinatorens opgaver bør afvises, medmindre de er af symbolsk værdi, som ikke overstiger 50 EUR. Koordinatoren er bundet af Kommissionens retningslinjer for tjenesterejser som omhandlet i Kommissionens afgørelse om vedkommendes udnævnelse.

Efter tjenesterejsen

Tjenesterejserapport

Koordinatoren skal fremlægge en tjenesterejserapport. Hvis koordinatoren ledsages af en repræsentant for GD ENER's kontor C4, kan koordinatoren trække på støtte fra repræsentanten til at udarbejde rapporten. Tjenesterejserapporten vil blive fremsendt til direktøren for GD ENER's kontor C til orientering og vedlagt anmodningen om godtgørelse af udgifter. Europa-Parlamentet eller Den Europæiske Revisionsret kan på et vist tidspunkt anmode om disse dokumenter med henblik på at vurdere udgifternes berettigelse.

Dato:

Fornavn, efternavn:

Underskrift: