(1)

Kommissionen påpegede i sin meddelelse af 2. december 2020 med titlen »Digitalisering af retsvæsenet i Den Europæiske Union – En værktøjskasse fuld af muligheder« behovet for at modernisere den lovgivningsmæssige ramme for Unionens grænseoverskridende procedurer inden for civil-, handels- og strafferet i overensstemmelse med princippet om »digital som standard« og samtidig sikre, at alle nødvendige garantier er indført for at undgå social udelukkelse, og sikre gensidig tillid, interoperabilitet og sikkerhed.

(2)

Med henblik på at opnå et fuldt funktionsdygtigt område med frihed, sikkerhed og retfærdighed er det vigtigt, at alle medlemsstater bestræber sig på at mindske eventuelle eksisterende forskelle med hensyn til digitalisering af systemer og udnytte de muligheder, som de relevante EU-finansieringsmekanismer giver.

(3)

Med henblik på at forbedre det retlige samarbejde og adgangen til domstolsprøvelse bør EU-retsakter, der indeholder bestemmelser om kommunikation mellem kompetente myndigheder, herunder EU-organer og -agenturer, og mellem kompetente myndigheder og fysiske og juridiske personer i civil- og handelsretlige sager, suppleres ved at fastlægge betingelserne for gennemførelse af en sådan kommunikation ved hjælp af digitale midler.

(4)

Formålet med denne forordning er at forbedre effektiviteten af retssager og lette adgangen til domstolsprøvelse ved at digitalisere de eksisterende kommunikationskanaler, hvilket bør føre til omkostnings- og tidsbesparelser, en mindskelse af den administrative byrde og styrkelse af modstandsdygtigheden i tilfælde af force majeure for alle myndigheder, der er involveret i grænseoverskridende retligt samarbejde. Brugen af digitale kommunikationskanaler mellem kompetente myndigheder bør føre til færre forsinkelser i sagsbehandlingen, både på kort og lang sigt. Det bør gavne enkeltpersoner, juridiske enheder og medlemsstaternes kompetente myndigheder og styrke tilliden til retssystemerne. Digitalisering af kommunikationskanaler vil også være gavnlig i grænseoverskridende straffesager og i forbindelse med Unionens bekæmpelse af kriminalitet. I denne forbindelse udgør det høje sikkerhedsniveau, som digitale kommunikationskanaler kan give, et skridt fremad, også med hensyn til beskyttelse af de berørte personers rettigheder, såsom retten til respekt for privatliv og familieliv og retten til beskyttelse af personoplysninger.

(5)

De grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder for alle personer, der er berørt af den elektroniske udveksling af oplysninger i henhold til denne forordning, navnlig retten til effektiv adgang til domstolsprøvelse, retten til en retfærdig rettergang, princippet om ikkeforskelsbehandling, retten til respekt for privatliv og familieliv og retten til beskyttelse af personoplysninger, bør respekteres fuldt ud i overensstemmelse med EU-retten.

(6)

Alle enheder bør ved opfyldelsen af deres forpligtelser i henhold til denne forordning overholde princippet om retsvæsenets uafhængighed under hensyntagen til princippet om magtens tredeling og de øvrige retsstatsprincipper.

(7)

Effektiv adgang til domstolsprøvelse er et centralt mål for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed. Digital omstilling er et vigtigt skridt i retning af at forbedre adgangen til domstolsprøvelse og retssystemernes effektivitet, kvalitet og gennemsigtighed.

(8)

Det er vigtigt, at der udvikles hensigtsmæssige kanaler og værktøjer for at sikre, at retssystemerne er i stand til at samarbejde digitalt på effektiv vis. Det er derfor vigtigt, at der på EU-plan indføres et ensartet IT-værktøj, der giver mulighed for hurtig, direkte, interoperabel, pålidelig, tilgængelig, sikker og effektiv grænseoverskridende elektronisk udveksling af sagsrelaterede oplysninger mellem kompetente myndigheder. Kommissionen og medlemsstaterne bør sikre, at retlige aktører inddrages i den digitale omstilling af retssystemerne.

(9)

Der er udviklet værktøjer til digital udveksling af sagsrelaterede oplysninger, som gør det muligt at undgå at erstatte eller kræve bekostelige omstillinger af eksisterende IT-systemer, der allerede er indført i medlemsstaterne. e-CODEX-systemet (e-Justice Communication via On-line Data Exchange), for hvilket en retlig ramme blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 (3), er det mest centrale af sådanne værktøjer, der er udviklet for at sikre hurtig, direkte, interoperabel, bæredygtig, pålidelig og sikker grænseoverskridende elektronisk udveksling af sagsrelaterede oplysninger mellem kompetente myndigheder.

(10)

Digitalisering af retssager bør sikre adgang til domstolsprøvelse for alle, herunder personer med handicap. Det decentrale IT-system og det europæiske elektroniske adgangspunkt, der oprettes ved denne forordning, bør overholde de webtilgængelighedskrav, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 (4). Samtidig bør de elektroniske betalingsmetoder, der er omhandlet i denne forordning, overholde tilgængelighedskravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/882 (5).

(11)

Etablering af digitale kanaler for grænseoverskridende kommunikation vil bidrage direkte til at forbedre adgangen til domstolsprøvelse ved at give fysiske og juridiske personer mulighed for at søge beskyttelse af deres rettigheder og gøre deres krav gældende, anlægge sager og udveksle sagsrelaterede oplysninger i digital form med judicielle eller andre kompetente myndigheder i sager, der falder ind under EU-rettens anvendelsesområde på det civil- og handelsretlige område.

(12)

For at sikre, at elektroniske kommunikationsværktøjer har en positiv indvirkning på adgangen til domstolsprøvelse, bør medlemsstaterne afsætte tilstrækkelige ressourcer til forbedring af borgernes digitale færdigheder og kompetence og bør være særligt opmærksomme på at sikre, at manglende digitale færdigheder ikke bliver en hindring for anvendelsen af det decentrale IT-system. Medlemsstaterne bør sikre, at der tilbydes uddannelse til alle berørte retlige aktører, herunder anklagere, dommere og administrativt personale samt kompetente myndigheder, for at sikre effektiv anvendelse af det decentrale IT-system. En sådan uddannelse bør sigte mod at gøre retssystemerne mere velfungerende i hele Unionen samt værne om de grundlæggende rettigheder og værdier, navnlig ved at sætte retlige aktører i stand til effektivt at håndtere eventuelle udfordringer, der eventuelt måtte opstå under retssager eller retsmøder høringer, der afholdes via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, på grund af deres virtuelle karakter. Kommissionen bør støtte og opfordre medlemsstaterne til at ansøge om tilskud til uddannelsesaktiviteter under de relevante finansielle EU-programmer.

(13)

Nærværende forordning bør omfatte digitalisering af kommunikation i sager med grænseoverskridende virkninger, der falder ind under anvendelsesområdet for visse EU-retsakter på det civil-, handels- og strafferetlige område. Disse retsakter bør opføres i bilagene til denne forordning. Kommunikation mellem kompetente myndigheder og EU-organer og -agenturer, såsom Den Europæiske Anklagemyndighed eller Eurojust i sager, hvor de har kompetence i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II, bør også være omfattet af nærværende forordning. Hvis insolvensbehandlere i henhold til national ret har kompetence til at modtage fordringer, der er anmeldt af en udenlandsk kreditor i forbindelse med insolvensbehandling i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 (6), bør de betragtes som værende kompetente myndigheder som omhandlet i nærværende forordning.

(14)

Denne forordning bør ikke berøre reglerne for grænseoverskridende retssager, der er fastsat i de retsakter, der er opført i bilag I og II, bortset fra de bestemmelser vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale medier, som indføres ved denne forordning. Denne forordning bør ikke berøre national ret om udpegning af myndigheder, personer eller organer, der beskæftiger sig med enhver form for kontrol og registrering af ansøgninger, dokumenter og oplysninger. Kravene i henhold til gældende national ret vedrørende dokumenters eller oplysningers ægthed, nøjagtighed, pålidelighed, troværdighed og korrekte retlige form bør ikke berøres, bortset fra de regler vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale midler, som indføres ved denne forordning.

(15)

Spørgsmålet om, hvorvidt en sag skal betragtes som en sag med grænseoverskridende virkninger, bør afgøres i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I og II. Hvis det udtrykkeligt fremgår af de retsakter, der er opført i bilag I og II, at en kommunikationsprocedure mellem kompetente myndigheder bør være underlagt national ret, bør denne forordning ikke finde anvendelse.

(16)

Forpligtelserne i henhold til denne forordning bør ikke finde anvendelse på mundtlig kommunikation, såsom per telefon eller personligt.

(17)

Nærværende forordning bør ikke finde anvendelse på forkyndelse af dokumenter i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 (7)eller på bevisoptagelse i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1783 (8). Nævnte forordninger indeholder allerede særlige bestemmelser om digitalisering af retligt samarbejde. For at forbedre den elektroniske forkyndelse af dokumenter, der skal ske direkte til en person, der har en kendt adresse til forkyndelse i en anden medlemsstat, bør nærværende forordning dog indføre visse ændringer i forordning (EU) 2020/1784.

(18)

Når Kommissionen samarbejder med eksterne aktører under udformningen og opbygningen af det europæiske elektroniske adgangspunkt, bør sådanne aktører have erfaring med udvikling af sikker, brugervenlig og tilgængelig IT.

(19)

For at sikre en sikker, effektiv, hurtig, interoperabel, fortrolig og pålidelig kommunikation mellem medlemsstaterne i forbindelse med grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager, bør der anvendes en egnet kommunikationsteknologi, forudsat at visse betingelser vedrørende sikkerheden, integriteten og pålideligheden af det modtagne dokument og identifikationen af deltagerne i kommunikationen er opfyldt. Der bør derfor etableres et sikkert, effektivt og pålideligt decentralt IT-system til udveksling af oplysninger i grænseoverskridende retssager. IT-systemets decentrale karakter bør sigte mod at muliggøre sikker udveksling af oplysninger mellem de kompetente myndigheder, uden at nogen EU-institutioner inddrages i disse udvekslingers substans. Det decentrale IT-system bør også muliggøre sikker udveksling af oplysninger mellem en medlemsstat og EU-organer og -agenturer, såsom Eurojust, i sager, der er omfattet af anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag II.

(20)

Det decentrale IT-system bør bestå af back-end-systemer i medlemsstaterne og de relevante EU-organer og -agenturer, og interoperable adgangspunkter, hvorigennem disse systemer er forbundet ved hjælp af sikre forbindelser. Adgangspunkterne i det decentrale IT-system bør baseres på e-CODEX.

(21)

Med henblik på denne forordning bør medlemsstaterne kunne anvende software udviklet af Kommissionen (referencegennemførelsessoftware) i stedet for et nationalt IT-system. Den pågældende referencegennemførelsessoftware bør bygge på en modulstruktur, hvilket betyder, at softwaren pakkes og leveres adskilt fra de e-CODEX-komponenter, der er nødvendige for at forbinde den med det decentrale IT-system. En sådan struktur bør gøre det muligt for medlemsstaterne at genbruge eller forbedre deres eksisterende nationale retlige kommunikationsinfrastruktur med henblik på grænseoverskridende anvendelse. I spørgsmål vedrørende underholdspligt kan medlemsstaterne også anvende software udviklet af Haagerkonferencen om International Privatret (iSupport).

(22)

Kommissionen bør være ansvarlig for skabelse, udvikling og vedligeholdelse af referencegennemførelsessoftwaren i overensstemmelse med principperne om databeskyttelse gennem design og gennem standardindstillinger og med tilgængelighedskrav. Kommissionen bør designe, udvikle og vedligeholde referencegennemførelsessoftwaren under overholdelse af databeskyttelseskravene og -principperne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (9) og (EU) 2016/679 (10) og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 (11), navnlig principperne om databeskyttelse gennem design og gennem standardindstillinger og et højt cybersikkerhedsniveau. Navnlig bør enhver fysisk eller juridisk person, der deltager i skabelse, udvikling eller vedligeholdelse af de nationale IT-systemer eller referencegennemførelsessoftwaren, være bundet af de pågældende krav og principper. Referencegennemførelsessoftwaren bør også omfatte passende tekniske foranstaltninger og bør tillade de organisatoriske foranstaltninger, herunder det tilsyn, der er nødvendigt for at sikre et sikkerheds- og interoperabilitetsniveau, der er passende for udveksling af oplysninger i forbindelse med grænseoverskridende retssager. For at sikre interoperabilitet med nationale IT-systemer bør referencegennemførelsessoftwaren kunne gennemføre de digitale proceduremæssige standarder som defineret i forordning (EU) 2022/850 for de tilsvarende retsakter, som er opført i bilag I og II til nærværende forordning.

(23)

For at yde hurtig, sikker og effektiv bistand til ansøgere bør kommunikation mellem kompetente myndigheder såsom retter og centrale myndigheder oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 (12) og (EU) 2019/1111 (13) som hovedregel finde sted via det decentrale IT-system.

(24)

Fremsendelse gennem det decentrale IT-system vil kunne være umulig på grund af en forstyrrelse af systemet. Enhver forstyrrelse af systemet bør afhjælpes hurtigst muligt af de relevante EU-organer og medlemsstaterne. Fremsendelse vil også kunne være umulig i praksis på grund af den fysiske eller tekniske karakter af det, der skal fremsendes, såsom fremsendelse af fysiske beviser, eller behovet for at fremsende det originale dokument i papirformat for at vurdere dets ægthed eller på grund af force majeure. Force majeure-situationer følger som hovedregel af uforudseelige og uundgåelige begivenheder, der er affødt af en årsag, der ligger uden for den kompetente myndigheds kontrol. Hvor det decentrale IT-system ikke anvendes, bør kommunikation ske på den mest hensigtsmæssige alternative måde. Sådanne alternative måder bør bl.a. indebære, at fremsendelsen sker hurtigst muligt og på en sikker måde via andre sikre elektroniske midler, pr. post eller ved fremsendelse personligt, hvis en sådan fremsendelse er mulig.

(25)

Det decentrale IT-system bør som udgangspunkt anvendes i kommunikationen mellem kompetente myndigheder. For at sikre fleksibilitet i det retlige samarbejde kunne andre kommunikationsmidler dog være mere hensigtsmæssige i visse situationer. Dette kunne være hensigtsmæssigt, når de kompetente myndigheder har behov for direkte personlig kommunikation og navnlig i forbindelse med direkte kommunikation mellem retter i henhold til forordning (EU) 2015/848 og (EU) 2019/1111 samt i forbindelse med direkte kommunikation mellem kompetente myndigheder i henhold til Rådets rammeafgørelse 2005/214/RIA (14), 2006/783/RIA (15), 2008/909/RIA (16), 2008/947/RIA (17), 2009/829/RIA (18), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/41/EU (19) eller Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1805 (20), hvor kommunikation mellem de kompetente myndigheder kan foretages på en hvilken som helst måde eller en hvilken som helst egnet måde som fastsat i de pågældende retsakter. I sådanne tilfælde kunne kompetente myndigheder anvende mindre formelle kommunikationsmidler, såsom e-mail.

Andre kommunikationsmidler kunne også være hensigtsmæssige, hvis kommunikationen omfatter håndtering af følsomme oplysninger, eller hvis konvertering af en stor mængde dokumentation til elektronisk form pålægger den kompetente myndighed, der fremsender dokumentationen, en uforholdsmæssig stor administrativ byrde. I betragtning af at de kompetente myndigheder beskæftiger sig med følsomme oplysninger, bør sikkerheden og pålideligheden af informationsudvekslingen altid garanteres, når passende kommunikationsmidler vælges. Det decentrale IT-system bør altid betragtes som det mest hensigtsmæssige middel til udveksling af formularer oprettet ved de retsakter, der er opført i bilag I og II til denne forordning. Formularerne kunne dog udveksles på anden vis i tilfælde, hvor de kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater er til stede på samme sted i en medlemsstat med henblik på at bistå med gennemførelsen af procedurer for retligt samarbejde i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II til denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af sagens hastende karakter, såsom i situationer, der er omfattet af direktiv 2014/41/EU, hvor udstedelsesmyndigheden bistår med fuldbyrdelsen af den europæiske efterforskningskendelse i fuldbyrdelsesstaten, eller hvor de kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater koordinerer procedurer for retligt samarbejde i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II til denne forordning, på et personligt møde.

(26)

Hvad angår komponenterne i det decentrale IT-system, som Unionen har ansvaret for i overensstemmelse med de sikkerhedskrav, der er fastsat ved forordning (EU) 2022/850, bør den enhed, der forvalter systemets komponenter, have tilstrækkelige ressourcer til at sikre, at de fungerer korrekt.

(27)

Med henblik på at lette fysiske og juridiske personers adgang til de kompetente myndigheder i civil- og handelsretlige sager bør der ved denne forordning som en del af det decentrale IT-system oprettes et adgangspunkt på EU-plan, et »europæisk elektronisk adgangspunkt«, som bør indeholde oplysninger om fysiske og juridiske personers ret til retshjælp, og hvorigennem de bør kunne indgive krav og anmodninger, sende anmode om og modtage proceduremæssigt relevante oplysninger, herunder digitaliserede sagsakter eller dele deraf og kommunikere med de kompetente myndigheder eller få deres repræsentant til at gøre dette på deres vegne i de tilfælde, der er omfattet af denne forordning, eller få forkyndt retslige eller udenretslige dokumenter. Det europæiske elektroniske adgangspunkt bør hostes på den europæiske e-justiceportal, der er en one-stop-shop for information og tjenester på det retlige område i Unionen.

(28)

Retten til retshjælp eller juridisk bistand som fastsat i EU-retten og national ret, navnlig retten til retshjælp som fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 650/2012 (21), Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 og (EU) 2019/1111 og Rådets direktiv 2003/8/EF (22), finder anvendelse. Fysiske og juridiske personer bør kunne få adgang til relevante oplysninger på e-justiceportalen via links på det europæiske elektroniske adgangspunkt.

(29)

I forbindelse med fysiske og juridiske personers kommunikation med kompetente myndigheder på det civil- og handelsretlige område i grænseoverskridende sager bør elektronisk kommunikation anvendes som et alternativ til de eksisterende kommunikationsmidler, herunder nationale midler, uden at det berører, hvordan fysiske eller juridiske personer kommunikerer med deres nationale myndigheder i overensstemmelse med national ret. I tilfælde af juridiske personers kommunikation med kompetente myndigheder bør der tilskyndes til anvendelse af elektroniske midler som udgangspunkt. For at sikre, at adgang til domstolsprøvelse ved hjælp af digitale midler ikke bidrager til en yderligere udvidelse af den digitale kløft, bør valget af kommunikationsmidler mellem elektronisk kommunikation som fastsat ved denne forordning eller andre kommunikationsmidler ikke desto mindre overlades til de berørte personers skøn. Dette er særlig vigtigt for at håndtere de særlige omstændigheder vedrørende personer, der måtte mangle de nødvendige tekniske midler eller digitale færdigheder til at få adgang til digitale tjenester, og personer med handicap, da medlemsstaterne og Unionen har forpligtet sig til at træffe passende foranstaltninger i overensstemmelse med De Forenede Nationers konvention om rettigheder for personer med handicap.

(30)

For at forbedre den elektroniske grænseoverskridende kommunikation og fremsendelse af dokumenter gennem det decentrale IT-system, herunder gennem det europæiske elektroniske adgangspunkt, bør dokumenter fremsendt via det decentrale IT-system ikke nægtes retsvirkning og bør ikke betragtes som uantagelige i sagen alene af den grund, at de er i elektronisk form. Dette princip bør dog ikke berøre vurderingen af retsvirkningerne eller antageligheden af disse dokumenter, der kan udgøre beviser i overensstemmelse med national ret.

(31)

For at lette mundtlige retsmøder i civil-, handels- og strafferetlige sager med grænseoverskridende virkninger bør denne forordning give mulighed for frivillig brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi.

(32)

Videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør gøre det muligt for den kompetente myndighed at autentificere identiteten af de personer, der skal afhøres, og bør muliggøre visuel, lydlig og mundtlig kommunikation under retsmødet. Et telefonopkald alene bør ikke betragtes som en passende fjernkommunikationsteknologi til mundtlige retsmøder. Den anvendte teknologi bør opfylde de gældende standarder for beskyttelse af personoplysninger, for kommunikationens fortrolighed og for datasikkerhed, uanset hvilken form for retsmøde den anvendes til.

(33)

Et retsmøde afholdt via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør ikke afslås alene af den grund, at der ikke findes nationale regler for brug af fjernkommunikationsteknologi. I så fald bør de mest egnede regler, der finder anvendelse i henhold til national ret, såsom regler for bevisoptagelse, finde tilsvarende anvendelse.

(34)

Retten til tolkebistand bør ikke berøres af denne forordning, og videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, der anvendes i civil-, handels- eller strafferetlige sager, bør tillade anvendelse af tolkning.

(35)

For at lette mundtlige retsmøder i civil- og handelsretlige sager med grænseoverskridende virkninger bør denne forordning give mulighed for frivillig brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i forbindelse med parternes eller deres repræsentanters deltagelse i sådanne retsmøder, forudsat at den relevante teknologi er tilgængelig, at parterne får mulighed for at give deres indstilling til anvendelsen af denne teknologi, og at anvendelsen af sådan teknologi under sagens særlige omstændigheder er hensigtsmæssig. Denne forordning bør hverken udelukke personer, som bistår en part, eller offentlige anklagere i civil- og handelsretlige sager fra at deltage i retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med gældende national ret.

(36)

Proceduren for iværksættelse og afholdelse af retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør på det civil- og handelsretlige område være underlagt retten i den medlemsstat, hvor sagen finder sted. Hvis der er mulighed for optagelse af retsmøder i henhold til den nationale ret i den medlemsstat, der afholder retsmødet, på det civil- eller handelsretlige område, bør parterne underrettes om disse bestemmelser og, hvor det er fastsat, om muligheden for, at de kan gøre indsigelse mod optagelse.

(37)

Når den kompetente myndighed beslutter, om den skal give parterne og deres repræsentanter tilladelse til at deltage i et retsmøde på det civil- og handelsretlige område via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør den vælge en passende metode til at undersøge parternes indstilling i overensstemmelse med national procesret.

(38)

Hvis en kompetent myndighed i sager på det civil- eller handelsretlige område har besluttet at tillade, at mindst én af parterne eller andre personer deltager i et retsmøde via videokonference, bør denne kompetente myndighed sikre, at sådanne personer har adgang til retsmødet via videokonference. Den kompetente myndighed bør navnlig sende sådanne personer et link, så de kan deltage i den pågældende videokonference, og yde teknisk bistand. Den kompetente myndighed bør for eksempel give vejledning om den software, der vil blive anvendt, og om nødvendigt tilrettelægge en teknisk test inden retsmødet. Den kompetente myndighed bør tage hensyn til de særlige behov hos personer med handicap.

(39)

Hvis et barn deltager i en sag på det civil- eller handelsretlige område, navnlig som part, i henhold til national ret, bør barnet kunne deltage i retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi fastsat i denne forordning under hensyntagen til dets processuelle rettigheder. Hvis barnet derimod deltager i sagen med henblik på bevisoptagelse på det civil- eller handelsretlige område, f.eks. hvis barnet skal afhøres som vidne, vil barnet også kunne afhøres via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med forordning (EU) 2020/1783.

(40)

Hvis en kompetent myndighed anmoder om, at en person deltager med henblik på bevisoptagelse på det civil- eller handelsretlige område, bør en sådan persons deltagelse i retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi være omfattet af forordning (EU) 2020/1783.

(41)

Denne forordning bør ikke finde anvendelse på brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi på det civil- og handelsretlige område, hvor en sådan anvendelse allerede er foreskrevet i de retsakter, der er opført i bilag I, eller i anliggender, som ikke har grænseoverskridende virkninger. Desuden bør denne forordning ikke finde anvendelse på brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i notarbekræftelsesprocedurer.

(42)

I straffesager bør proceduren for iværksættelse og afholdelse af retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi være underlagt retten i den medlemsstat, der afholder retsmødet. Den medlemsstat, der afholder retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør forstås som værende den medlemsstat, der har anmodet om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi.

(43)

De i denne forordning fastsatte regler om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til retsmøder i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i straffesager bør ikke finde anvendelse på retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi med henblik på bevisoptagelse eller afholdelse af en retssag, som kunne føre til en afgørelse om en mistænkt eller tiltalt persons skyld eller uskyld. Denne forordning bør ikke berøre direktiv 2014/41/EU, konventionen om gensidig retshjælp i straffesager mellem Den Europæiske Unions medlemsstater eller Rådets rammeafgørelse 2002/465/RIA (23).

(44)

For at sikre retten til en retfærdig rettergang og retten til et forsvar bør en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person som defineret i forordning (EU) 2018/1805, og som ikke er er en mistænkt, tiltalt eller dømt person, give samtykke til brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til et retsmøde i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i straffesager. Det bør kun være muligt for den kompetente myndighed at fravige kravet om at indhente samtykke fra den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person under ekstraordinære omstændigheder, hvor en sådan fravigelse er behørigt begrundet i alvorlige trusler mod den offentlige sikkerhed og folkesundheden, som må anses for at være reelle og aktuelle eller forudsigelige. Anvendelse af en undtagelse med hensyn til at indhente samtykke til videokonference bør begrænses til, hvad der er nødvendigt, og bør fuldt ud overholde Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«). Hvis der ikke indhentes samtykke, bør den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person have mulighed for at anmode om fornyet prøvelse i overensstemmelse med national ret og under fuld overholdelse af chartret.

(45)

Hvis en mistænkt, tiltalt eller dømt persons rettigheder krænkes i forbindelse med et retsmøde afholdt via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør der garanteres adgang til effektive retsmidler i overensstemmelse med chartrets artikel 47. Der bør også garanteres adgang til effektive retsmidler for andre berørte personer end en mistænkt, tiltalt eller dømt person i forbindelse med et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i sager i henhold til forordning (EU) 2018/1805.

(46)

De kompetente myndigheder, der er ansvarlige for et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i straffesager, bør sikre, at kommunikationen mellem en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person i sager i henhold til forordning (EU) 2018/1805 og vedkommendes advokat både umiddelbart før og under retsmødet er fortrolig i overensstemmelse med gældende national ret.

(47)

Når et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi tilrettelægges i straffesager, bør den kompetente myndighed, der modtager anmodningen om at afholde et sådant retsmøde, (»den anmodede kompetente myndighed«) sikre, at den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person som defineret i forordning (EU) 2018/1805, herunder personer med handicap, har adgang til den nødvendige infrastruktur til at bruge videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi. Dette bør omfatte ansvar for at give adgang til for eksempel de lokaler, hvor retsmødet skal afholdes, og til det tilgængelige tekniske udstyr. Hvis der ikke er tilgængeligt teknisk udstyr i den anmodede kompetente myndigheds lokaler, bør denne myndighed have mulighed for at træffe praktiske foranstaltninger ved om muligt at tilrettelægge retsmødet i en anden myndigheds lokaler med henblik på at afholde det via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, i overensstemmelse med nationale procedurer.

(48)

Ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 (24) oprettes et fælles EU-regelsæt for anerkendelse af elektroniske identifikationsmidler og elektroniske tillidstjenester (»e-IDAS-tillidstjenester«), navnlig elektroniske signaturer, elektroniske segl, tidsstempler, elektroniske leveringstjenester og webstedsautentifikation, som er anerkendt på tværs af landegrænser med samme juridiske status som de tilsvarende papirbaserede processer. Derfor bør nærværende forordning indeholde bestemmelser om anvendelse af e-IDAS-tillidstjenesterne med henblik på digital kommunikation.

(49)

Hvis et dokument, der fremsendes som led i elektronisk kommunikation i henhold til nærværende forordning, kræver et segl eller en signatur, bør de kompetente myndigheder anvende et kvalificeret elektronisk segl eller en kvalificeret elektronisk signatur som defineret i forordning (EU) nr. 910/2014, og fysiske eller juridiske personer bør anvende en kvalificeret elektronisk signatur eller elektronisk identifikation. Nærværende forordning bør dog ikke berøre de formelle krav, som gælder for dokumenter, der fremlægges til støtte for en anmodning, og som kan være digitale originaler eller bekræftede genparter. Nærværende forordning bør heller ikke berøre national ret vedrørende konvertering af dokumenter og eventuelle krav vedrørende dokumenters eller oplysningers ægthed, nøjagtighed, pålidelighed, troværdighed og korrekte retlige form, undtagen med hensyn til de betingelser vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale midler, der indføres ved nærværende forordning.

(50)

For at lette betaling af afgifter i sager med grænseoverskridende virkninger, der falder ind under anvendelsesområdet for de EU-retsakter på det civil- og handelsretlige område, som er opført i bilag I, bør de tekniske midler til elektronisk betaling af afgifter overholde de relevante regler om tilgængelighed. Anvendelse af betalingsmetoder, der er bredt tilgængelige i hele Unionen, såsom kreditkort, debetkort, elektronisk tegnebog og bankoverførsler, bør være mulig i et onlinemiljø og tilgængelig via det europæiske elektroniske adgangspunkt.

(51)

For at sikre fuld opfyldelse af målene i nærværende forordning og tilpasse eksisterende EU-retsakter på det civil-, handels- og strafferetlige område til nærværende forordning er det nødvendigt, at der ved nærværende forordning indføres ændringer i følgende retsakter: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 805/2004 (25), (EF) nr. 1896/2006 (26), (EF) nr. 861/2007 (27), (EU) nr. 606/2013 (28), (EU) nr. 655/2014 (29), (EU) 2015/848 og (EU) 2018/1805. Disse ændringer har til formål at sikre, at kommunikationen finder sted i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i nærværende forordning. Ændringer af direktiver og rammeafgørelser på det civil-, handels- og strafferetlige område er indført ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2023/2843 (30).

(52)

I medfør af punkt 22 og 23 i den interinstitutionelle aftale af 13. april 2016 om bedre lovgivning (31) bør Kommissionen foretage en evaluering af denne forordning på grundlag af de oplysninger, som den tilvejebringer ved hjælp af særlige overvågningsordninger, herunder kvantitative og kvalitative vurderinger for hver af de retsakter, der er opført i bilag I og II til denne forordning, med henblik på at vurdere de faktiske virkninger af denne forordning i praksis, navnlig for at undersøge indvirkningen af digitaliseringen af det grænseoverskridende retlige samarbejde på effektiviteten og behovet for eventuelle yderligere tiltag.

(53)

Den referencegennemførelsessoftware, som Kommissionen har udviklet som et back-end-system, bør programmeringsmæssigt indsamle de data, der er nødvendige med henblik på overvågning, og sådanne data bør fremsendes til Kommissionen. Hvor medlemsstater vælger at anvende et nationalt IT-system i stedet for referencegennemførelsessoftwaren, der er udviklet af Kommissionen, vil nævnte system kunne udstyres til programmeringsmæssigt at indsamle disse data, og i så fald bør disse data fremsendes til Kommissionen. e-CODEX-konnektoren vil også kunne udstyres med en funktion, der gør det muligt at hente relevante statistiske data.

(54)

I tilfælde, hvor data om antallet af retsmøder, hvor der blev anvendt videokonference, ikke kan indsamles automatisk, og med henblik på at begrænse den yderligere administrative byrde i forbindelse med dataindsamling bør hver medlemsstat udpege mindst én ret eller kompetent myndighed med henblik på at udtage en stikprøve i overvågningsøjemed. Den udpegede ret eller kompetente myndighed bør have til opgave at indsamle og give Kommissionen sådanne data om sine egne retsmøder, der bør danne grundlag for et skøn over mængden af data, der er nødvendige for at evaluere denne forordning, for en given medlemsstat. Den udpegede ret eller kompetente myndighed bør have kompetence til at afholde retsmøder via videokonference i overensstemmelse med denne forordning. På områder, hvor andre myndigheder end retter eller anklagere betragtes som kompetente myndigheder som omhandlet i denne forordning, såsom notarer, bør den udtagne stikprøve også være repræsentativ for deres gennemførelse af denne forordning.

(55)

Anvendelsen af denne forordning berører ikke magtens tredeling og retsvæsenets uafhængighed i medlemsstaterne samt processuelle rettigheder som nedfældet i chartret og EU-retten, såsom direktiverne om proceduremæssige rettigheder, nemlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2010/64/EU (32), 2012/13/EU (33), 2013/48/EU (34), (EU) 2016/343 (35), (EU) 2016/800 (36) og (EU) 2016/1919 (37), og navnlig retten til tolkebistand, retten til adgang til advokatbistand, retten til aktindsigt i sagsakterne, retten til retshjælp og retten til at være til stede under retssagen.

(56)

Forordning (EU) 2016/679 og (EU) 2018/1725 og direktiv (EU) 2016/680 finder anvendelse på behandling af personoplysninger i det decentrale IT-system. For at præcisere ansvaret for behandlingen af personoplysninger, der sendes eller modtages via det decentrale IT-system, bør den, der skal betragtes som den dataansvarlige for personoplysningerne, angives i nærværende forordning. Med henblik herpå bør hver fremsendende eller modtagende enhed anses for at have afgjort, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

(57)

For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning vedrørende oprettelse af det decentrale IT-system bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (38). Gennemførelsesretsakterne bør gøre det muligt for medlemsstaterne at tilpasse deres relevante nationale IT-systemer med henblik på tilslutning til det decentrale IT-system.

(58)

Målene i denne forordning, navnlig en harmoniseret digitalisering af det grænseoverskridende retlige samarbejde, kan ikke i tilstrækkelig grad kan opfyldes af medlemsstaterne hver for sig, bl.a. fordi det ikke er muligt at garantere, at medlemsstaternes og EU-organernes og -agenturernes IT-systemer er interoperable, men kan bedre nås på EU-plan gennem en koordineret indsats på EU-plan; Unionen kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Union (TEU). I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.

(59)

I medfør af artikel 1 og 2 i protokol nr. 22 om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark.

(60)

I medfør af artikel 1 og 2 og artikel 4a, stk. 1, i protokol nr. 21 om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling for så vidt angår området med frihed, sikkerhed og retfærdighed, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, og med forbehold af artikel 4 i samme protokol, deltager Irland ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.

(61)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 42, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 og afgav formelle bemærkninger den 25. januar 2022 —