(1)

Den Europæiske Tilsynsførende kan inden for rammerne af sin funktion foretage administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer på grundlag af artikel 86 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union (2) og i overensstemmelse med bilag IX hertil og Den Europæiske Tilsynsførendes afgørelse af 23. april 2015 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser om gennemførelse af administrative undersøgelser og disciplinærsager og serviceleveranceaftalen om samarbejdet mellem Europa-Kommissionens GD HR og Den Europæiske Tilsynsførende, som blev undertegnet den 29. januar 2016, og kan indberette sager til IDOC eller OLAF, hvilket indebærer behandling af oplysninger, herunder personoplysninger.

(2)

Den Europæiske Tilsynsførendes ansatte er forpligtet til at indberette eventuelle ulovlige aktiviteter, herunder svig eller korruption, som er til skade for Unionens interesser, eller adfærd under udførelse af arbejdsopgaver, som kan være en alvorlig tilsidesættelse af de forpligtelser, der påhviler Unionens ansatte. Dette fastlægges i Den Europæiske Tilsynsførendes afgørelse om interne regler for whistleblowing af 14. juni 2016.

(3)

Den Europæiske Tilsynsførende har fastlagt en politik, der skal forebygge og effektivt behandle faktiske eller potentielle tilfælde af psykisk eller seksuel chikane på arbejdspladsen, jf. sin afgørelse af 10. december 2014 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser til artikel 12, litra a, og artikel 24 i tjenestemandsvedtægten om proceduren for bekæmpelse af chikane. I afgørelsen fastsættes en uformel procedure, som giver det formodede offer for chikane mulighed for at kontakte Den Europæiske Tilsynsførendes fortrolige rådgivere.

(4)

Den Europæiske Tilsynsførende behandler klager over behandlingsaktiviteter, der udføres af EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer, jf. forordningens artikel 57, stk. 1, litra e). I denne forbindelse kan Den Europæiske Tilsynsførende foretage undersøgelser af genstanden for klagen.

(5)

Den Europæiske Tilsynsførende foretager undersøgelser af anvendelsen af forordningen med henblik på at kontrollere, om EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer overholder forordningen, jf. forordningens artikel 57, stk. 1, litra f).

(6)

Den Europæiske Tilsynsførende kan foretage undersøgelser af mulige krænkelser af EU's klassificerede informationer på grundlag af Den Europæiske Tilsynsførendes afgørelse af 18. februar 2014 om ændring af sine regler for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer.

(7)

Den Europæiske Tilsynsførende kan foretage revision af sine aktiviteter. Dette sker i øjeblikket gennem Europa-Kommissionens interne revisionstjeneste (i det følgende benævnt IAS) på grundlag af den forlængede serviceleveranceaftalen, der blev undertegnet den 1. juni 2012. Denne opgave kan også varetages af den interne kontrolkoordinator i sin fulde kapacitet.

(8)

I forbindelse med de opgaver, der er beskrevet i betragtning 1-7, kan Den Europæiske Tilsynsførende yde bistand til og modtage bistand fra og samarbejde med andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer som fastsat i relevante serviceleveranceaftaler, aftalememoranda og samarbejdsaftaler.

(9)

Den Europæiske Tilsynsførende kan yde bistand til og modtage bistand fra og samarbejde med tredjelandes nationale myndigheder og internationale organisationer efter deres anmodning eller på sit eget initiativ, jf. forordningens artikel 51.

(10)

Den Europæiske Tilsynsførende kan yde bistand til og modtage bistand fra og samarbejde med EU-medlemsstaternes offentlige myndigheder efter deres anmodning eller på sit eget initiativ.

(11)

I henhold til forordningens artikel 58, stk. 4, kan Den Europæiske Tilsynsførende blive involveret i sager ved Den Europæiske Unions Domstol, enten ved at indbringe sager for Domstolen eller ved at forsvare anfægtede afgørelser fra Den Europæiske Tilsynsførende, eller ved at indtræde i retstvister, der er relevante for Den Europæiske Tilsynsførendes egne opgaver.

(12)

Inden for rammerne af ovennævnte aktiviteter indsamler og behandler Den Europæiske Tilsynsførende relevante oplysninger og flere kategorier af personoplysninger, herunder information til identifikation af fysiske personer, kontaktoplysninger, information om arbejdsroller og -opgaver, information om indsats og adfærd i jobfunktioner og i privatlivet samt finansielle oplysninger. Den Europæiske Tilsynsførende fungerer som dataregisteransvarlig.

(13)

Der er indført tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte personoplysninger og forhindre utilsigtet eller ulovlig adgang eller videregivelse, både hvis de opbevares i et fysisk og i et elektronisk miljø. Efter behandlingen opbevares dataene i overensstemmelse med Den Europæiske Tilsynsførendes gældende regler om dataopbevaring i fortegnelser over behandlingsaktiviteter, som er baseret på artikel 31 i forordningen. Ved udløbet af opbevaringsperioden slettes, anonymiseres eller overføres de sagsrelaterede oplysninger, herunder personoplysninger, til de historiske arkiver.

(14)

I den forbindelse er Den Europæiske Tilsynsførende forpligtet til at give de registrerede oplysninger om ovennævnte behandlingsaktiviteter og respektere de registreredes rettigheder som fastsat i forordningen.

(15)

Det kan være nødvendigt at forene de registreredes rettigheder i henhold til forordningen med behovene i forbindelse med ovennævnte aktiviteter samt at sikre, at andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder overholdes fuldt ud. I den forbindelse giver forordningens artikel 25 på strenge betingelser mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-20, artikel 35 og artikel 36 samt artikel 4, for så vidt som dens bestemmelser svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 14-20. I så fald er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke Den Europæiske Tilsynsførende kan begrænse disse rettigheder i overensstemmelse med samme artikel i forordningen.

(16)

Dette kan især være tilfældet, når der skal gives oplysninger om behandlingen af personoplysninger til den registrerede i den indledende vurderingsfase af en administrativ undersøgelse eller i løbet af selve undersøgelsen, forud for en eventuel henlæggelse af sagen eller en disciplinær fase. Under visse omstændigheder kan det i alvorlig grad berøre Den Europæiske Tilsynsførendes evne til at gennemføre undersøgelsen på en effektiv måde, hvis der f.eks. er risiko for, at den pågældende person tilintetgør bevismateriale eller påvirker potentielle vidner, inden de afhøres. Den Europæiske Tilsynsførende kan desuden blive nødt til at beskytte deres rettigheder og friheder samt andre involverede personers rettigheder og friheder.

(17)

Det kan være nødvendigt at beskytte fortroligheden i forhold til et vidne eller en whistleblower, der har anmodet om ikke at blive identificeret. I så fald kan Den Europæiske Tilsynsførende beslutte at begrænse adgangen til whistleblowerens og andre involverede personers identitet, erklæringer og andre personoplysninger for at beskytte deres rettigheder og friheder.

(18)

Det kan være nødvendigt at beskytte fortroligheden i forhold til en ansat, der har kontaktet Den Europæiske Tilsynsførendes fortrolige rådgivere i forbindelse med en procedure vedrørende chikane. Den Europæiske Tilsynsførende kan i så fald beslutte at begrænse adgangen til identiteten af det formodede offer, den formodede chikanør og andre involverede personer samt til erklæringer og andre personoplysninger, der vedrører dem, for at beskytte deres rettigheder og friheder.

(19)

I forbindelse med behandling af klager over behandlingsaktiviteter, der udføres af EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer, er Den Europæiske Tilsynsførende under visse omstændigheder nødt til at tage hensyn til undersøgelsernes effektivitet og om nødvendigt beskytte de involverede personer og deres rettigheder og friheder.

(20)

Når Den Europæiske Tilsynsførende gennemfører undersøgelser af anvendelsen af forordningen med henblik på at kontrollere, om EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer overholder forordningen, kan det under visse omstændigheder være nødvendigt at tage hensyn til undersøgelsernes effektivitet og at beskytte de involverede personer og deres rettigheder og friheder.

(21)

Når Den Europæiske Tilsynsførende foretager undersøgelser af mulige krænkelser af EU's klassificerede oplysninger, kan det under visse omstændigheder være nødvendigt at tage hensyn til undersøgelsernes effektivitet og i givet fald at beskytte den interne sikkerhed i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer, herunder deres elektroniske kommunikationsnet, samt de involverede registreredes rettigheder og friheder.

(22)

Når Den Europæiske Tilsynsførende yder bistand til eller modtager bistand fra og samarbejder med andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer, EU-medlemsstaternes offentlige myndigheder, myndigheder i tredjelande og internationale organisationer i forbindelse med ovennævnte aktiviteter, kan Den Europæiske Tilsynsførende under visse omstændigheder være nødt til at tage hensyn til effektiviteten af sine undersøgelser eller de undersøgelser, der udføres af den enhed, der samarbejdes med, og om nødvendigt at beskytte de involverede personer og deres rettigheder og friheder.

(23)

Når Den Europæiske Tilsynsførende indbringer sager for eller indtræder i retstvister, der er indbragt for Den Europæiske Unions Domstol, kan det være nødvendigt at sikre, at de personoplysninger, der indgår i dokumenter, som er indhentet af parterne eller intervenienterne i forbindelse med den pågældende sag, behandles fortroligt.

(24)

Den Europæiske Tilsynsførende bør kun anvende begrænsninger, når de respekterer det væsentligste indhold af de grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og er en nødvendig og forholdsmæssig foranstaltning i et demokratisk samfund. Den Europæiske Tilsynsførende bør fremlægge en begrundelse, der forklarer årsagerne til disse begrænsninger.

(25)

Ud fra princippet om ansvarlighed bør Den Europæiske Tilsynsførende føre et register over anvendelsen af begrænsningerne.

(26)

Når Den Europæiske Tilsynsførende under udførelsen af sit hverv behandler personoplysninger, der udveksles med andre organisationer, bør Den Europæiske Tilsynsførende høre disse organisationer og selv høres af dem om de mulige relevante begrundelser for at indføre begrænsninger og om nødvendigheden og forholdsmæssigheden af begrænsningerne, medmindre dette vil bringe Den Europæiske Tilsynsførendes aktiviteter i fare.

(27)

I henhold til artikel 25, stk. 6, i forordning (EU) nr. 2018/1725 skal den registeransvarlige informere de registrerede om de vigtigste grunde til, at begrænsningen finder anvendelse, og om deres ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS).

(28)

I henhold til forordningens artikel 25, stk. 8, kan Den Europæiske Tilsynsførende udsætte, undlade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis underretning om disse oplysninger på nogen måde vil fratage begrænsningen dens virkning. Den Europæiske Tilsynsførende bør i hvert enkelt tilfælde vurdere, om det vil fratage begrænsningen dens virkning at underrette om den.

(29)

Den Europæiske Tilsynsførende bør ophæve begrænsningen, så snart de omstændigheder, der ligger til grund for begrænsningen, ikke længere er tilstede, og vurdere disse omstændigheder regelmæssigt.

(30)

For at sikre den størst mulige beskyttelse af de registreredes rettigheder og friheder og i overensstemmelse med artikel 44, stk. 1, i forordningen bør den databeskyttelsesansvarlige underrettes i god tid om eventuelle begrænsninger, der anvendes, og kontrollere overensstemmelsen med denne afgørelse.

(31)

Anvendelsen af ovennævnte begrænsninger berører ikke en eventuel anvendelse af bestemmelserne i artikel 16, stk. 5, og artikel 17, stk. 4, som vedrører henholdsvis retten til information, når der ikke er indhentet data fra den registrerede, og den registreredes ret til aktindsigt.