1.   Det fælles råd som nedsat ved artikel 81, stk. 1, i aftalen om politisk dialog og samarbejde mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Cuba på den anden side (»aftalen«) udfører sit hverv som fastsat i aftalens artikel 81, stk. 2,

2.   I henhold til aftalens artikel 81, stk. 3, sammensættes det fælles råd af repræsentanter for parterne. Det træder sammen på ministerniveau.

3.   Som fastsat i aftalens artikel 81, stk. 6, og med henblik på virkeliggørelsen af aftalens mål har det fælles råd beføjelse til at træffe afgørelser, der er bindende for parterne. Det fælles råd træffer alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre sine afgørelser, herunder ved om nødvendigt at give særlige organer, der oprettes ved denne aftale, beføjelse til at handle på sine vegne. Det fælles råd kan også fremsætte henstillinger. I henhold til forretningsordens artikel 11 træffer det afgørelser og vedtager det henstillinger ved gensidig overenskomst mellem parterne efter afslutning af deres respektive interne procedurer. Det fælles råd kan delegere beføjelsen til at træffe afgørelser til det blandede udvalg.

4.   Parterne i denne forretningsordning er dem, der er angivet i aftalens artikel 84.

1.   Det fælles råd træder sammen med regelmæssige mellemrum mindst hvert andet år, og når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Medmindre parterne aftaler noget andet, afholdes det fælles råds møder dér, hvor Rådet for Den Europæiske Union sædvanligvis træder sammen.

2.   Det fælles råds møder afholdes på en af parterne aftalt dato.

3.   Det fælles råds sekretærer indkalder i fællesskab og efter aftale med det fælles råds formand til møderne i det fælles råd senest 30 dage, før mødet afholdes.

1.   Medlemmerne af det fælles råd kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde. Et medlem, som ønsker at lade sig repræsentere, skal før mødet skriftligt meddele formanden navnet på sin repræsentant.

2.   Den, der repræsenterer et medlem af det fælles råd, udøver alle dette medlems rettigheder.

1.   Korrespondance stilet til det fælles råd sendes til en af sekretærerne, som så underretter den anden sekretær.

2.   De to sekretærer sørger for, at korrespondancen viderebringes til formanden og om nødvendigt rundsendes til medlemmerne af det fælles råd.

3.   Rundsendt korrespondance sendes i overensstemmelse med stk. 2, hvor det vant, til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, medlemsstaternes faste repræsentationer ved Den Europæiske Union samt til Cubas mission ved Den Europæiske Union og Republikken Cubas udenrigsministerium.

4.   Meddelelser fra det fælles råds formand sendes af de to sekretærer til adressaterne på vegne af det fælles råds formand. Sådanne meddelelser rundsendes i henhold til stk. 3 om nødvendigt til medlemmerne af det fælles råd.

1.   Det fælles råds møder er ikke offentlige, medmindre parterne træffer anden afgørelse.

2.   Når en part indgiver oplysninger til det fælles råd, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

1.   Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. Sekretærerne sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7, senest 15 kalenderdage inden mødet.

2.   Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som formanden senest 21 kalenderdage inden mødets har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen. Disse punkter ledsages af relevante støttedokumenter, der er blevet fremsendt til sekretærerne inden dagsordenens udsendelse.

3.   Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Formanden kan efter samråd med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

5.   Det fælles råd kan efter aftale mellem parterne invitere uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne aftaler fra sag til sag vilkårene for disse eksperters deltagelse og sikrer, at de respekterer krav om fortrolighed.

1.   De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2.   Medmindre andet aftales på mødet indeholder protokollen for hvert punkt på dagsordenen oplysninger om:

3.   Udkastet til protokol forelægges det fælles råd til godkendelse. Det fælles råd godkender udkastet til protokol på sit næste møde. Udkastet til protokol kan alternativt godkendes skriftligt af det fælles råd forud for det næste møde.

1.   Det fælles råd vedtager afgørelser og fremsætter henstillinger efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer.

2.   Det fælles råd kan også vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Med henblik herpå fremsender det fælles råds formand teksten til forslaget til rådets medlemmer i henhold til artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage for medlemmerne indenfor hvilken, de skal tilkendegive eventuelle forbehold eller ændringsforslag. Formanden kan efter høring af parterne afkorte nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder i en bestemt sag.

3.   Det fælles råds retsakter benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Afgørelserne og henstillingerne underskrives af formanden og sendes til de adressater, der er nævnt i forretningsordens artikel 7. Hver part kan beslutte at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

4.   Enhver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

1.   Det fælles råds officielle sprog er engelsk og spansk.

2.   Medmindre der bestemmes andet, baserer det fælles råd sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter til tolkning på møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af Den Europæiske Union. Såfremt Cuba kræver tolkning eller oversættelse til eller fra andre sprog end dem, der er omhandlet i artikel 12, afholdes udgifter i forbindelse hermed af Cuba.

3.   Andre udgifter i forbindelse med afholdelsen af møder afholdes af den part, der er vært for mødet.

1.   I henhold til aftalens artikel 82 bistås det fælles råd ved udøvelsen af sit hverv af et blandet udvalg. Det fælles udvalg sammensættes af repræsentanter for parterne, i princippet på højt embedsmandsniveau.

2.   Det blandede udvalg forbereder det fælles råds møder og forhandlinger, gennemfører det fælles råds afgørelser og henstillinger i påkommende tilfælde og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i forholdet, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som det forelægges af det fælles råd, eller som måtte opstå i forbindelse med gennemførelsen af aftalen. Det forelægger det fælles råd forslag eller udkast til de afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages til dets godkendelse.

3.   Det blandede udvalg træffer afgørelser og fremsætter henstillinger i overensstemmelse med de beføjelser, det har ifølge aftalen. I henhold til aftalens artikel 82, stk. 4, kan det fælles råd give det blandede udvalg beføjelse til at træffe afgørelser.

4.   I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til en forpligtelse til eller mulighed for konsultation, eller hvor parterne efter fælles aftale beslutter at konsultere hinanden, kan en sådan konsultation finde sted i det blandede udvalg, medmindre andet er fastsat i aftalen. Konsultationen kan fortsætte i det fælles råd, hvis parterne er enige herom.

1.   Det blandede udvalg som er nedsat ved artikel 82 i aftalen om politisk dialog og samarbejde mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Cuba på den anden side (»aftalen«) bistår det fælles råd i udøvelsen af dets hverv og funktioner og udfører de opgaver, der er anført i denne aftale, og som det pålægges af det fælles råd.

2.   Det blandede udvalg forbereder det fælles råds møder og forhandlinger, gennemfører om nødvendigt det fælles råds afgørelser og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i forholdet, og at aftalen fungerer korrekt. Det behandler spørgsmål af enhver art, som det forelægges af det fælles råd, eller som måtte opstå i forbindelse med den daglige gennemførelse af aftalen. Det forelægger forslag eller udkast til afgørelser eller henstillinger, der skal vedtages af det fælles råd.

3.   I henhold til aftalens artikel 82, stk. 1, sammensættes det blandede udvalg af repræsentanter for parterne på højt embedsmandsniveau under hensyn til de specifikke spørgsmål, der skal behandles.

4.   Parterne i denne forretningsorden er de parter, der er defineret i aftalens artikel 84.

1.   Medmindre parterne aftaler noget andet, mødes det blandede udvalg regelmæssigt og mindst én gang om året. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i det blandede udvalg, hvis parterne er enige herom.

2.   Formanden indkalder til møderne, der afholdes på en dato og et sted, som parterne er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af det blandede udvalgs sekretariat senest 28 kalenderdage før mødet, medmindre parterne bestemmer andet.

3.   Der indkaldes så vidt muligt til de ordinære møder i det blandede udvalg i god tid før det ordinære møde i det fælles råd.

4.   Hvis parterne er enige, kan møderne i det blandede udvalg undtagelsesvist afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. videokonference.

1.   Korrespondance stilet til det blandede udvalg sendes til en af sekretærerne, som underretter den anden sekretær.

2.   Sekretariatet sørger for, at korrespondance stilet til det blandede udvalg videresendes til formanden og om nødvendigt rundsendes i overensstemmelse med artikel 7.

3.   Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne på formandens vegne. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7.

1.   Dokumenter rundsendes gennem sekretærerne.

2.   Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender disse dokumenter til den anden parts sekretær uden unødig forsinkelse.

3.   Hver sekretær rundsender dokumenterne til de ansvarlige repræsentanter for sin egen part og sætter systematisk sekretæren for den anden part i kopi.

1.   Sekretariatet udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde samt et udkast til praktiske konklusioner, jf. artikel 10. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødet har anmodet sekretariatet om at optage på dagsordenen.

2.   Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet.

3.   Dagsordenen vedtages af det blandede udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Formanden for det blandede udvalg kan efter aftale med den anden part på ad hoc-basis invitere uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne som observatører eller for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed.

5.   Formanden for det blandede udvalg kan i samråd med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

1.   De to sekretærer udarbejder sammen et udkast til protokol for hvert møde.

2.   For hvert punkt på dagsordenen indeholder protokollen sædvanligvis oplysninger om:

3.   Udkastet til protokol forelægges det blandede udvalg til godkendelse. Det blandede udvalg godkender protokollen på sit næste møde eller skriftligt.

4.   Sekretæren for den part, der varetager formandskabet, udarbejder et udkast til praktiske konklusioner og rundsender det til parterne sammen med dagsordenen, normalt senest 15 kalenderdage før mødet. I takt med at mødet skrider frem, ajourføres udkastet, således at det blandede udvalg ved mødets afslutning kan vedtage de praktiske konklusioner, der afspejler parternes opfølgende foranstaltninger, medmindre parterne har aftalt andet. Når de praktiske konklusioner er godkendt, vedlægges de protokollen, og deres gennemførelse tages op til revision på et senere møde i det blandede udvalg. Det blandede udvalg vedtager til det formål en model, som gør det muligt at sammenholde de enkelte opfølgende foranstaltninger med en bestemt frist.

1.   I de særlige tilfælde, hvor aftalen giver beføjelse til at træffe afgørelser, eller hvor det fælles råd har uddelegeret sådanne beføjelser, træffer det blandede udvalg afgørelser. Det kan også fremsætte henstillinger til det fælles råd. Der træffes afgørelser og fremsættes henstillinger efter fælles aftale mellem parterne og efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer. Hver afgørelse eller henstilling skal undertegnes af formanden.

2.   Det blandede udvalg kan vedtage afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler efter aftale mellem parterne. Med henblik herpå rundsendes teksten til forslaget i henhold til artikel 7 med en frist på mindst 21 kalenderdage indenfor hvilken, eventuelle bemærkninger eller indsigelser skal tilkendegives. Formanden for det blandede udvalg kan i samråd med parterne afkorte tidsfristen for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen af formanden.

3.   Det blandede udvalgs retsakter benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. Enhver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i afgørelsen.

4.   Afgørelserne og henstillingerne sendes til parterne.

5.   Hver part kan beslutte at offentliggøre det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

1.   Det blandede udvalgs råds officielle sprog er det fælles råds officielle sprog.

2.   Det blandede udvalgs arbejdssprog er engelsk og spansk. Medmindre der bestemmes andet, baserer det blandede udvalg sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder, reproduktion af dokumenter og tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og spansk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

1.   I henhold til aftalens artikel 83, stk. 1, kan det blandede udvalg beslutte at nedsætte underudvalg på bestemte områder, som er nødvendige for aftalens gennemførelse, til at bistå det ved udøvelsen af sit hverv. Det blandede udvalg kan beslutte at nedlægge sådanne underudvalg og at fastsætte eller ændre deres forretningsordener. Medmindre andet besluttes, arbejder disse underudvalg under det blandede udvalg og aflægger rapport til dette efter hvert af deres møder.

2.   Medmindre andet er fastsat i aftalen eller aftalt i det fælles råd, finder denne forretningsorden tilsvarende anvendelse på underudvalg nedsat ved aftalen eller i henhold til stk. 1.

3.   Møderne i underudvalgene kan afholdes efter behov ved personligt fremmøde enten i Bruxelles eller i Cuba eller ved hjælp af f.eks. videokonference. Underudvalgene skal være platformen for overvågning af de fremskridt, der gøres med tilnærmelse inden for bestemte områder, for drøftelse af bestemte emner eller udfordringer, der følger af processen, og for udformning af henstillinger og praktiske konklusioner.

4.   Det blandede udvalgs sekretariat sættes i kopi på al relevant korrespondance og alle relevante dokumenter og meddelelser vedrørende et underudvalgs arbejde.

5.   Medmindre andet aftales af parterne i det fælles råd, har underudvalgene kun beføjelse til at fremsætte henstillinger til det blandede udvalg.