EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING

af 10. maj 2011

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2009

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2009,

—	der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2009 med akademiets svar (1),

—	der henviser til Rådets henstilling af 15. februar 2011 (05892/2011 — C7-0052/2011),

—	der henviser til EF-traktatens artikel 276 og artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

—	der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185,

—	der henviser til Rådets afgørelse 2005/681/RIA af 20. september 2005 om oprettelse af Det Europæiske Politiakademi (Cepol) (3), særlig artikel 16,

—

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4), særlig artikel 94,

—	der henviser til beretning af 12. juli 2010 fra Det Europæiske Politiakademi om godtgørelse af private udgifter (10/0257/KA),

—	der henviser til årsberetningen for 2009 fra Generaldirektoratet for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerhed;

—	der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A7-0150/2011),

A.	der henviser til, at akademiet blev oprettet i 2001, og at det med virkning fra 1. januar 2006 blev omdannet til et fællesskabsorgan som omhandlet i finansforordningens artikel 185 og dermed underlagt rammefinansforordningen for agenturer,

der henviser til, at Revisionsretten i sine beretninger om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2006 og 2007 afgav en erklæring med forbehold, for så vidt angik de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed med den begrundelse, at udbudsprocedurerne ikke var i overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser,

der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2008 føjede en henvisning til specialforhold til sin erklæring om regnskabernes rigtighed uden udtrykkeligt at fremsætte forbehold, og afgav en erklæring med forbehold for så vidt angik de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

D.	der henviser til, at Parlamentet i sin afgørelse af 7. oktober 2010 (5) afviste at give direktøren for Det Europæiske Politiakademi decharge for gennemførelsen af akademiets budget for regnskabsåret 2008,

E.	der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om akademiets årsregnskab for regnskabsåret 2009 igen afgav en revisionserklæring med forbehold, for så vidt angår de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed,

F.	der henviser til, at akademiets budget for 2009 var på 8 800 000 EUR mod 8 700 000 EUR for 2008,

Svagheder i udbudsproceduren

er foruroliget over akademiets fortsatte tilsidesættelse af finansforordningen, hvad angår bestemmelserne om offentlige indkøb; bemærker navnlig, at et betydeligt beløb ud af akademiets samlede budget indeholder uregelmæssigheder, nemlig

—	manglende kontrakt eller udbudsprocedure

—	manglende specificerede udbudsbetingelser

—	manglende anmodning om eller modtagelse af pristilbud

—	mangel på økonomiske vurderinger;

beklager dybt, at der aldrig er foretaget undersøgelser af visse sager, bl.a. de tilfælde hvor udbudsproceduren ikke blev korrekt fulgt, og hvor de indgåede ansættelseskontrakter var ulovlige;

anerkender, at akademiet omsider har udnævnt en indkøbsansvarlig, og at der ved direktørens afgørelse nr. 002/2010 af 8. juni 2010 er indført en indkøbsmanual med modeller og tjeklister;

anmoder akademiet om at forelægge Parlamentet en beretning om anvendelsen af indkøbsmanualen i perioden 1. juli 2010 — 1. juli 2011 inden den 31. oktober 2011;

Overtrædelse af reglerne om udgifter til afholdelse af kurser

er bekymret over de alvorlige mangler, som Revisionsretten har afdækket, i de gældende administrative og finansielle bestemmelser for udgifter til afholdelse af kurser og seminarer, der tegner sig for en væsentlig del akademiets driftsudgifter; finder det uacceptabelt, at de alvorligste uregelmæssigheder skyldes, at akademiets reviderede finansforordning aldrig trådte i kraft, og at alle de ansættelseskontrakter, som det indgik, derfor var ulovlige; bemærker, at disse kontrakter udløb i 2010 og ikke blev fornyet;

beklager dybt, at ansættelseskontrakter indgået med visse rådgivere og eksperter (til et samlet beløb anslået til 200 000 EUR, heraf 34 800 EUR for regnskabsåret 2009) var ulovlige, fordi akademiets reviderede finansforordning aldrig trådte i kraft;

bemærker, at akademiets finansforordning, der blev forelagt Kommissionen med henblik på en udtalelse i 2009, indeholdt to bestemmelser, som Kommissionen ikke udtalte sig positivt om, fordi de ikke blev anset for at være i overensstemmelse med den reviderede rammefinansforordning;

henstiller, at akademiet for at skabe gennemsigtighed giver direkte adgang til dets detaljerede budget, der bør omfatte en liste over dets kontrakter og indkøbsbeslutninger og offentliggøres på akademiets websted med undtagelse af kontrakter, hvis offentliggørelse er forbundet med en sikkerhedsrisiko; er af den overbevisning, at denne henstilling ikke er i modstrid med princippet om beskyttelse af personlige oplysninger;

Bevillingsfremførsler

udtrykker bekymring over, at over 3 800 000 EUR i betalingsbevillinger for 2009, svarende til 43 % af det samlede budget, blev fremført til 2010; er også bekymret over, at 46 % af de bevillinger, der var fremført fra 2008, måtte bortfalde; fremhæver, at denne situation vidner om alvorlige og tilbagevendende svagheder ved programmeringen og overvågningen af budgetgennemførelsen, og at disse forhold er i strid med princippet om etårighed;

10.

bemærker, at selv om akademiet har fået ny ledelse, blev der tidligere begået fejl, som stadig ikke er blevet udredt; er bekymret over, at akademiets programmering og tilsyn med budgetgennemførelsen for 2009 er præget af mangler;

11.

bemærker, at i regnskabsåret 2008 måtte 31 % af akademiets samlede budget endnu en gang fremføres, og at i 2007 måtte 41,5 % af akademiets samlede budget fremføres, mens mere end 20 % (500 000 EUR) af akademiets bevillinger, som var fremført fra 2006 bortfaldt;

12.

glæder sig dog over den kendsgerning, at der siden marts 2010 er blevet afholdt ugentlige finansforvaltningsmøder i akademiet med henblik på at forbedre gennemførelsen af og kontrollen med budgettet; bemærker, at forbedringerne er planlagt til at blive indført i forbindelse med akademiets flerårige aktivitetsplan; anerkender de tiltag, der er gjort i 2010 for at imødegå dette problem; opfordrer akademiet til løbende at informere dechargemyndigheden om sine forbedringer og tiltag;

Regnskabssystem

13.

beklager, at Revisionsretten igen i år rapporterede om betydelige forsinkelser og fejl i forbindelse med udarbejdelsen af det foreløbige regnskab for 2009; er især opmærksom på, at der ved udgangen af 2009 var en pukkel af ubehandlede fakturaer til et beløb på i alt 900 000 EUR; bemærker, at denne situation skyldes en utilfredsstillende fordeling af de finansielle beføjelser, svage interne kontrolprocedurer og problemer med at ansætte og holde på ansatte, der er kvalificerede og har erfaring inden for finansiering og regnskabsføring; opfordrer derfor indtrængende akademiet til hurtigst muligt at rette op på dette forhold og oplyse dechargemyndigheden om de trufne foranstaltninger;

14.

er bekymret over, at akademiet i sit årsregnskab for 2009 angav konsekvenserne af de begåede fejl for de akkumulerede reserver før den 1. januar 2008 til 929 670,27 EUR (10,56 % af dets samlede budget for 2009) og konsekvenserne af fejlene for de akkumulerede reserver fra 2008 til 284 718,77 EUR (3,2 % af det samlede budget for 2009);

Personaleforvaltning

15.

udtrykker bekymring over, at Revisionsretten rapporterede om indtil flere svagheder ved personaleudvælgelsesprocedurerne, som risikerer at undergrave disse procedurers gennemsigtighed; fremhæver især, at dokumenteringen af procedurerne var utilstrækkelig; finder det uacceptabelt, at

—	de tærskler, som ansøgerne skulle nå, sædvanligvis blev fastsat efter, at de var blevet vurderet og sat i præferenceorden

—	samtalespørgsmålene ofte blev udarbejdet efter gennemgangen af ansøgningerne

—	dokumenteringen af procedurerne var utilstrækkelig;

16.

er også betænkelig ved visse fremgangsmåder, der ikke er tilladte i henhold til Den Europæiske Unions personalevedtægt (6), eller som er ulovlige; bemærker især tilfælde, hvor:

—	det var umuligt at fastslå, om de godtagne ansøgere opfyldte kravene til erhvervserfaringens længde

—	ansættelsesudvalget udelukkende baserede dets beslutninger på basis af CV'erne

—	den godtagne ansøger ikke opfyldte minimumskravene til erhvervserfaring

—	en ansat med ledelsesansvar fik tilladelse til at have bopæl uden for Det Forenede Kongerige og arbejde i akademiets lokaler i Bramshill et mindre antal dage om året med rejseudgifter godtgjort af akademiet;

17.

beklager dybt, at en ansættelseskontrakt, der blev gennemført under uregelmæssige former, fortsat er i kraft; opfordrer akademiet til at opprioritere løsningen af denne uregelmæssighed;

18.

undrer sig ikke desto mindre over, hvordan akademiet har i sinde at håndtere de vedvarende spørgsmål om personaleressourcer, især i betragtning af, at akademiets sekretariats placering i Bramshill i betydelig grad hæmmer dets evne til at tiltrække og holde på behørigt kvalificeret personale;

19.

anerkender dog, at akademiet i 2010 ved direktørens afgørelse nr. 004/2010 indførte en ansættelsesvejledning, hvormed procedurerne blev bragt i overensstemmelse med personalevedtægten; opfordrer derfor akademiet til at holde dechargemyndigheden underrettet om gennemførelsesgraden for denne beslutning;

Bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter

20.

bemærker, at der efter gentagne henstillinger fra Den Interne Revisionstjeneste (IAS), Revisionsretten og dechargemyndigheden omsider blev foretaget en efterfølgende kontrol, udført af et eksternt firma, af bevillinger anvendt til at finansiere private udgifter;

21.

anerkender navnlig, at formålet med den eksterne evaluering var at gennemgå de tiltag, akademiet havde gjort for at behandle de spørgsmål, som Revisionsretten havde rejst i forbindelse med dens revision af akademiet i 2007, og at udarbejde en rapport med opregning af de samlede bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter og de til dato inddrevne beløb; noterer sig især følgende bemærkninger fra den eksterne revision:

(GBP)
Udgiftsområde	Bevillinger som fremlagt for revisorerne af akademiet	Beløb inddrevet af akademiet
Transportudgifter	9 508	7 421
Akademiets bilpark, løbende udgifter	14 783	13 916
Møbelindkøb	14 788	500
Mobiltelefonudgifter	3 721	3 721
SAMLET BELØB	42 800	25 558

22.

bemærker, at de tal, der stod til rådighed og er anført i beretning 10/0257/KA om godtgørelse af private udgifter, ligger langt under de ovennævnte tal, som fremgår af den eksterne revisionsberetning;

23.

beklager dybt, at som følge af den tid, der var gået, og svaghederne i akademiets forvaltning, overvågning og rapportering i tiden op til 2007-revisionen, kunne den eksterne revisor ikke bekræfte dette samlede tal for omfanget af uregelmæssigt anvendte bevillinger; bemærker derfor, at den eksterne revisor som følge heraf fandt det vigtigere at koncentrere revisionen om de inddrivelser, der var foretaget, såvel som potentialet for yderligere inddrivelser;

24.

anerkender den eksterne revisionsberetnings konklusion om, at der ikke er nogen reel mulighed for yderligere inddrivelser; bemærker således, at

—	der kun indkom 500 GBP ved salget af møbler

—

akademiet ikke har ret til at kræve af ansatte, der har benyttet frivillige transportordninger, at de efterfølgende bidrager til at dække akademiets transportudgifter; bemærker endvidere, at i henhold til artikel 85 i personalevedtægten kan beløb kun inddrives fra en ansat, hvis vedkommende var bekendt med udbetalingens uregelmæssighed, eller denne uregelmæssighed var så åbenlys, at vedkommende ikke kunne have været uvidende om det;

25.

understreger, at Revisionsretten allerede i sin særlige årsberetning for 2007 påpegede, at revisorerne ikke havde kunnet gennemgå alle betalinger i 2007, eftersom det ikke havde været muligt at opgøre, hverken hvor stort et beløb der uregelmæssigt var blevet anvendt til private formål, eller hvor mange forskellige typer private udgifter der var blevet afholdt;

26.

understreger endnu en gang, at den tidligere direktør bærer ansvaret for de ovennævnte mangler og uregelmæssigheder; henviser i denne forbindelse til sin beslutning af 7. oktober 2010 med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2008 (7);

27.

fremhæver især følgende undersøgelsesresultater, fremlagt af det tjekkiske formandskab den 18. maj 2009:

—	dårlig ledelse af akademiet: i forbindelse med IAS' konklusioner tilbød Kommissionen bistand til akademiet, men direktøren rettede på intet tidspunkt henvendelse til Generaldirektoratet for Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed eller Generaldirektoratet for Budget

—	kommunikation inden for sekretariatet: manglende kommunikation og tillid mellem direktøren og personalet førte til vedvarende konflikter

—	manglende gennemsigtighed: i stedet for at identificere problemerne og rådføre sig med bestyrelsen eller Kommissionen undlod direktøren at videregive de pågældende oplysninger, som efterfølgende kom frem i vilkårlige sammenhænge

—	direktørens forpligtelse til at referere til akademiets bestyrelse: direktøren respekterede ikke bestyrelsens afgørelser;

28.

bemærker, at ansvaret vedrørende bevillinger anvendt til finansiering af private udgifter er blevet klart placeret; beklager derfor dybt, at akademiets bestyrelse for at undgå at skade akademiets image ikke håndterede den tidligere direktørs ledelsesmæssige fejl på en hensigtsmæssig måde; finder det uacceptabelt, at bestyrelsen besluttede ikke at træffe disciplinære sanktioner fortrinsvis på grund af muligheden for, at den tidligere direktør ville tage retslige skridt;

29.

er derfor fortsat af den mening, at akademiets bestyrelse skal holdes ansvarlig, og foreslår, at der foretages ændringer, så denne situation ikke gentager sig i fremtiden; opfordrer igen til, at Kommissionens position i bestyrelsen tages op til revision med henblik på at give den stemmeret;

Intern revision

30.

glæder sig over akademiets initiativ til at forelægge dechargemyndigheden den endelige evalueringsrapport fra IAS om gennemførelsen af den flerårige plan for akademiet for 2010-2014; ser dette initiativ som et udtryk for åbenhed og bedste praksis og opfordrer alle andre agenturer til at følge dette eksempel;

31.

anerkender, at akademiet efter anbefaling fra IAS, Revisionsretten og dechargemyndigheden ved direktørens beslutning nr. 010/2010 af 21. juni 2010 omsider har indført en ny procedure for registrering af undtagelser; opfordrer nu akademiet til at holde dechargemyndigheden underrettet om gennemførelsesgraden for denne beslutning;

32.

bemærker, at dechargen for gennemførelsen af akademiets budget i yderligere omfang bør baseres på akademiets resultater i løbet af året;

Akademiets flerårige plan for 2010-2014

33.

bemærker, at den flerårige plan (MAP) efter anmodning fra dechargemyndigheden, omsider blev godkendt af akademiets bestyrelse i maj 2010; bemærker også, at 19 ud af 44 milepæle var nået ved slutningen af september 2010, mens 18 milepæle skred planmæssigt frem i forhold til de planlagte tidsplaner, og 7 milepæle endnu afventer påbegyndelse;

34.

er bekymret over, at IAS i sin endelige evalueringsrapport om gennemførelsen af akademiets MAP for 2010-2014 påpegede en mangel på klarhed i redegørelserne for nogle af planens punkter og overlapninger mellem visse af dens milepæle; understreger derfor, at rapporteringen om fremskridt ikke altid er nøjagtig nok til, at det er muligt at forstå, hvad de enkelte milepæle indebærer af konkrete tiltag, hvilket gør det vanskeligt at vurdere den samlede, overordnede status for de relaterede tiltag;

35.

anmoder derfor indtrængende akademiet om:

—	hvad angår MAP 2/milepæl 7 »Cepols interne kontrolstandarder«, at indføre det nye sæt af 16 interne kontrolstandarder til forenkling af de oprindelige 24

—	hvad angår MAP 3/milepæl 4 »evaluering af effektivitet, sekretariatets arbejdsresultater og dets lederskab og forvaltning«, at redegøre for status for resultattavlen, der er beregnet til at måle akademiets arbejdsresultater og den årlige personaleevalueringsrunde

—

hvad angår MAP 4/milepæl 1, »gennemgang af finans- og regnskabskredsløb«, at være mere specifik vedrørende den planlagte, fremtidige udvikling af de finansielle procedurer ved at redegøre for resultaterne af gennemgangen, navnlig de vigtigste anbefalinger, som akademiet planlægger at efterkomme for at fremme effektive finansielle procedurer, herunder kontroller

—	hvad angår MAP 5/milepæl 2, »udvidet forudgående og efterfølgende verificeringskapacitet«, at forklare de større ændringer i de forudgående verifikationer, som enten allerede gennemføres eller endnu er under udarbejdelse, såvel som planerne for efterfølgende kontrol af tilskud

—	hvad angår MAP 10/milepæl 1, »mindre afhængighed af midlertidigt personale«, at udarbejde en politik for benyttelsen af midlertidigt personale

—	hvad angår MAP 11, »forbedring og kvalitetsudvikling af personaleforvaltningen«, at redegøre for anvendeligheden og de forventede fordele ved akademiets nye, planlagte personaleforvaltningsmetode, herunder hvilken virkning den kan få for akademiets yderligere behov for personaleressourcer

og opfordrer på baggrund heraf akademiet og dets bestyrelse til senest den 30. juni 2011 at underrette dechargemyndigheden om de tiltag og forbedringer, det har foretaget med hensyn til alle disse spørgsmål;

36.

tager notits af akademiets svar om, at såfremt det efter en intern undersøgelse kan konkluderes, at der kan placeres et personligt ansvar, vil akademiet med sikkerhed træffe de nødvendige foranstaltninger i overensstemmelse med de gældende bestemmelser; anmoder akademiet om at underrette dechargemyndigheden om gennemførelsen af den interne undersøgelse;

37.

opfordrer Revisionsretten til at foretage en specifik revision, der skal undersøge gennemførelsen af akademiets handlingsplan;

38.

minder om, at fremgangen i akademiets gennemførelse af MAP fortrinsvis er knyttet til dets evne til at finde og holde på kvalificerede medarbejdere, der har erfaring med økonomi og bogføring;

Strukturelle underskud

39.

tager den udtalelse til efterretning, som er fremsat i Generaldirektoratet for Retlige Anliggender, Frihed og Sikkerheds årsberetning fra 2009 om akademiets strukturelle problemer; sætter atter spørgsmålstegn ved akademiets evne til at overvinde følgende problemer:

—	den manglende efterlevelse af EU's komplekse finansforordninger og personalevedtægter på baggrund af akademiets begrænsede opdrag og dets deraf følgende beskedne størrelse

—	placeringen af akademiets sekretariat i Bramshill, ca. 70 km fra London, der er en ulempe, blandt andet hvad angår rekruttering og offentlige transportmuligheder

—	akademiets ledelsesudgifter, der er voldsomt store i forhold til dets aktiviteter, idet akademiet i 2009 kun havde 28 medarbejdere, men 27 bestyrelsesmedlemmer;

40.

bemærker, at akademiet og Europol er to EU-organer, der udvikler sig inden for lignende områder og udfører gensidigt supplerende aktiviteter; mener, at unødvendige yderligere udgifter ville kunne undgås, hvis disse aktiviteter blev samlet under et fælles agentur; minder om, at Unionens budget er baseret på forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket forudsætter, at midlerne bruges på relevant, virkningsfuld og effektiv vis, og at der tages behørige skridt over for unødvendige udgifter;

henstiller derfor, at akademiet inkorporeres i Europol i den nærmeste fremtid; er overbevist om, at en sådan inkorporering vil give sig udslag i bedre rationalisering og udgiftseffektivitet; er overbevist om, at omkostningerne ved fortsat at holde akademiet og Europol adskilte vil blive højere end ved en inkorporering; glæder sig derfor over Kommissionens forslag om, at Europol overtager akademiets uddannelsesopgaver; beklager, at medlemsstaterne afviste dette forslag, og opfordrer til en revurdering;

har tiltro til, at en inkorporering af akademiet i Europol vil være til gavn for de aktiviteter, der på nuværende tidspunkt udføres af de to agenturer; er overbevist om, at en inkorporering ikke blot vil skabe konkrete løsninger på akademiets ovennævnte strukturelle og kroniske problemer, men også vil sætte akademiet i stand til at drage direkte fordel af Europols ekspertise vedrørende international organiseret kriminalitet og terrorisme med henblik på at varetage dets opdrag om at uddanne ledende politipersonale; er overbevist om, at Europol via inkorporeringen vil få gavn af akademiets netværk såvel som uddannelsesekspertise og vil drage fordel af at have en enhed til stede, der udelukkende er fokuseret på uddannelsesmæssige forhold;

gentager sin anmodning til Kommissionen om inden den 1. september 2011 at afsøge muligheden for at knytte akademiet til Europol som en konkret løsning på akademiets strukturelle og kroniske problemer; opfordrer Rådet og Kommissionen til at forelægge Parlamentet en rapport om inkorporering af akademiet i Europol ved udgangen af 2011;

41.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 10. maj 2011 (8) om agenturerne: resultater, økonomisk forvaltning og kontrol.

(1) EUT C 338 af 14.12.2010, s. 137.

(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(3) EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63.

(4) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(5) EUT L 320 af 7.12.2010, s. 11.

(6) EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1.

(7) EUT L 320 af 7.12.2010, s. 12.

(8) Vedtagne tekster, P7_TA(2011)0163 (Se side 269 i denne EUT).