1.   En begæring om aktindsigt stilet til en EUSR indgives i skriftlig form, herunder i elektronisk form pr. e-mail til fællespostkassen EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist til, at EUSR’en kan identificere det eller de ønskede dokumenter og behandle begæringen inden for de frister, der er fastsat i forordningen.

3.   Så snart begæringen er registreret, fremsendes en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen.

4.   Personoplysninger om den, der har fremsat begæringen, behandles i overensstemmelse med gældende regler om beskyttelse af personoplysninger (2).

1.   EUSR besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest femten (15) arbejdsdage efter datoen for registrering af begæringen.

2.   Hvis en begæring er upræcis eller er for bred i omfang, kontakter EUSR straks den, der har fremsat begæringen, med henblik på at præcisere begæringen eller begrænse dens omfang i overensstemmelse med forordningens artikel 6, stk. 2 og 3. Hvis der ikke inden for ti arbejdsdage foreligger et svar fra den, der har fremsat begæringen, kontakter EUSR vedkommende på ny og giver yderligere fem arbejdsdage til at præcisere eller begrænse omfanget af anmodningen, således at EUSR kan identificere de ønskede dokumenter og behandle begæringen på effektiv vis. Hvis den, der har fremsat begæringen, ikke foretager en præcisering eller begrænsning af omfanget, anses begæringen for afvist. Svarfristen løber først fra det tidspunkt, hvor EUSR modtager relevante oplysninger fra den, der har fremsat begæringen.

3.   I undtagelsestilfælde, jf. forordningens artikel 7, stk. 3, eller artikel 8, stk. 2, kan fristerne forlænges med yderligere femten arbejdsdage, navnlig:

Den, der har fremsat begæringen, skal informeres om enhver forlængelse og om grundene hertil.

1.   Svar på oprindelige begæringer underskrives af EUSR-kontorchefen, der fungerer som aktindsigtskoordinator på det relevante EUSR-kontor. I fravær af en kontorchef udpeger EUSR en aktindsigtskoordinator blandt personalet.

2.   Svar på genfremsatte begæringer underskrives af den relevante EUSR.

3.   Med forbehold af ovenstående stykker støtter og rådgiver EU-Udenrigstjenestens Afdeling for Åbenhed med henblik på behandling af anmodninger om aktindsigt, både for oprindelige og genfremsatte begæringer, EUSR’erne og deres kontorer. Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik høres, når det er relevant, om den afgørelse, der skal træffes i komplekse sager.

1.   Når en EUSR modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som vedkommende er i besiddelse af, men som hidrører fra tredjemand, skal tredjemand høres, medmindre det i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.

2.   Aktindsigt i dokumentet skal imødekommes, uden at tredjemand høres, såfremt dokumentet allerede er offentliggjort af ophavsmanden, allerede er gjort offentligt tilgængelige af andre EU-institutioner eller -organer, eller hvis det er indlysende, at udlevering eller delvis udlevering af dets indhold tydeligvis ikke vil berøre nogen af de interesser, der er omhandlet i forordningens artikel 4.

3.   Tredjemand skal høres, hvis dokumentet er omfattet af forordningens artikel 9, eller hvis dokumentet hidrører fra en medlemsstat, og medlemsstaten har anmodet EUSR om ikke at give aktindsigt i dokumentet uden dens forudgående samtykke i henhold til forordningens artikel 4, stk. 5. En sådan anmodning fra en medlemsstat skal fremsættes skriftligt.

4.   Tredjemand skal høres skriftligt (f.eks. pr. e-mail) og gives en rimelig svarfrist under hensyntagen til de svarfrister, der er fastsat i artikel 3 ovenfor. Tredjemand afgiver udtalelse skriftligt.

5.   Modtager EUSR ikke svar fra tredjemand inden for den fastsatte tidsfrist, eller er tredjemand ukendt eller umulig at opspore, træffer EUSR afgørelse om begæringen i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, under hensyntagen til tredjemands legitime interesser på grundlag af de oplysninger, som EUSR råder over.

6.   Hvis EUSR har til hensigt at give aktindsigt i et dokument mod tredjemands udtrykkelige ønske, underretter EUSR inden for den i henhold til forordningen gældende tidsfrist tredjemand om, at EUSR har til hensigt at give aktindsigt i det pågældende dokument.

1.   Anmodninger om høring af en EUSR fra en medlemsstat eller fra andre EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer, som har modtaget en begæring vedrørende et dokument, som de har i deres besiddelse, men som hidrører fra en EUSR, sendes pr. e-mail til EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   EUSR afgiver udtalelse hurtigst muligt, idet vedkommende tager hensyn til eventuelle frister for afgivelse af svar, og senest inden for fem arbejdsdage.

1.   Hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, der er omfattet af forordningens artikel 9, eller et andet dokument, som er klassificeret i overensstemmelse med den pågældende institutions regler, der beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters væsentlige interesser, behandles den af tjenestemænd, som har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet.

2.   Ethvert fuldstændigt eller delvist afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument skal begrundes på grundlag af undtagelserne i forordningens artikel 4. Såfremt det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i det pågældende dokument, sørger den tjenestemand, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den, der har begæret aktindsigt i det.

1.   Dokumenter, der gives aktindsigt i, fremsendes pr. post eller e-mail. Hvis de ønskede dokumenter er omfangsrige eller vanskelige at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne der, hvor de opbevares. Det skal være gratis at konsultere dem.

2.   Hvis dokumentet allerede er gjort offentligt tilgængeligt, kan et svar bestå i at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet, f.eks. ved at angive publikationshenvisninger eller angive det websted, hvor det er tilgængeligt.

3.   Hvis antallet af kopier af dokumenter, der skal sendes pr. post, er på mere end 20 sider, kan den, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Anvendes der en anden forsendelsesform, fastlægges gebyret i hvert enkelt tilfælde, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

1.   Dokumenter, der offentliggøres af en EUSR efter en begæring om aktindsigt, offentliggøres med støtte fra EU-Udenrigstjenesten og indgår med henblik herpå i EU-Udenrigstjenestens offentlige register.

2.   I overensstemmelse med forordningens artikel 9 må dokumenter, der er omfattet af denne bestemmelse, kun indføres i EU-Udenrigstjenestens offentlige register med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.

1.   Denne afgørelse finder anvendelse på alle EUSR’er.

2.   Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.