(2)

For at sikre, at den samarbejds- og tvistbilæggelsesmekanisme, der er omhandlet i artikel 60 og 65 i forordning (EU) 2016/679, fungerer gnidningsfrit og effektivt, er det nødvendigt at fastsætte regler for tilsynsmyndighedernes gennemførelse af procedurer i grænseoverskridende sager og for Databeskyttelsesrådet i forbindelse med tvistbilæggelse, herunder behandling af grænseoverskridende klager. Det er derfor også nødvendigt at fastsætte regler for, hvordan de parter, der er genstand for en undersøgelse, kan udøve deres ret til at blive hørt, inden tilsynsmyndighederne og i givet fald Databeskyttelsesrådet træffer afgørelse.

(2)

For at sikre, at den samarbejds- og tvistbilæggelsesmekanisme, der er omhandlet i artikel 60 og 65 i forordning (EU) 2016/679, fungerer gnidningsfrit og effektivt, er det nødvendigt at fastsætte regler for tilsynsmyndighedernes gennemførelse af procedurer i grænseoverskridende sager og for Databeskyttelsesrådet i forbindelse med tvistbilæggelse, herunder behandling af grænseoverskridende klager. Det er derfor også nødvendigt at fastsætte regler for, hvordan parterne kan udøve deres ret til at blive hørt, inden tilsynsmyndighederne og i givet fald Databeskyttelsesrådet træffer afgørelse. Denne forordning har således til formål at beskytte retten til god forvaltning som fastsat i artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«). For at dette mål kan opfyldes, bør alle databeskyttelsesmyndigheder, når de anvender bestemmelserne i denne forordning, handle på en upartisk og uafhængig måde og i overensstemmelse med retsstatsprincippet som fastsat i artikel 2 i traktaten om Den Europæiske Union.

(2a)

Denne forordning og kapitel VII i forordning (EU) 2016/679 regulerer kun visse dele af samarbejdsproceduren, når tilsynsmyndigheder i mere end én medlemsstat deltager i proceduren. Denne forordning finder ikke anvendelse, når en part indgiver en klage direkte til en ledende tilsynsmyndighed i en anden medlemsstat.

(2b)

Hver medlemsstats procesret bør finde anvendelse på tilsynsmyndighederne, for så vidt denne forordning ikke harmoniserer et anliggende. Nogle proceduremæssige elementer såsom den dataansvarliges horisontale bevisbyrde, jf. artikel 5, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679, reguleres allerede af EU-retten. I overensstemmelse med EU-rettens forrang bør tilsynsmyndighederne ikke anvende national procesret, hvis den er i strid med denne forordning og forordning (EU) 2016/679. Samarbejdet mellem tilsynsmyndighederne bør ikke begrænses på grund af forskelle i national procesret. Tilsynsmyndighederne bør gøre brug af alle muligheder i henhold til gældende national ret for at give parter i en anden medlemsstat mulighed for at deltage i procedurer. Der kan bl.a. være tale om deltagelse i møder via video eller brug af tolke eller alment tilgængelige kommunikationsmidler.

(3)

Klager udgør en vigtig informationskilde, når det drejer sig om at opdage overtrædelser af databeskyttelsesreglerne. Det er nødvendigt at fastlægge klare og effektive procedurer for behandling af klager i grænseoverskridende sager, da en klage kan blive behandlet af en anden tilsynsmyndighed end den, klagen er indgivet til.

(3)

Klager udgør en vigtig informationskilde, når det drejer sig om at opdage overtrædelser af databeskyttelsesreglerne. Det er nødvendigt at fastlægge klare og effektive procedurer for behandling af klager i grænseoverskridende sager, da en klage kan blive behandlet af en anden tilsynsmyndighed end den, klagen er indgivet til. Til dette formål anbefales det, at der oprettes en effektiv mekanisme for kommunikation mellem tilsynsmyndigheder for at lette hurtig og sikker udveksling af oplysninger, der er nødvendige for at behandle klager i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

(4)

For at en klage kan antages til behandling, bør den indeholde visse nærmere angivne oplysninger . For at hjælpe klagerne med at indgive de nødvendige oplysninger til tilsynsmyndighederne bør der derfor stilles en klageformular til rådighed. De oplysninger, der er angivet i formularen , bør kun kræves i tilfælde af grænseoverskridende behandling som omhandlet i forordning (EU) 2016/679, selv om formularen kan anvendes af tilsynsmyndighederne i sager, der ikke vedrører grænseoverskridende behandling. Formularen kan indsendes elektronisk eller pr. post . Det bør være en betingelse for, at en klage vedrørende grænseoverskridende behandling kan behandles som en klage, jf. artikel 77 i forordning (EU) 2016/679, at de oplysninger, der kræves i denne formular, indgives . Der bør ikke kræves yderligere oplysninger, for at en klage kan antages til behandling. Det bør være muligt for tilsynsmyndighederne at gøre det lettere at indgive klager i et brugervenligt elektronisk format og under hensyntagen til behovene hos personer med handicap, så længe de oplysninger, der kræves af klageren, svarer til de oplysninger, der kræves i formularen, og der ikke er behov for yderligere oplysninger, for at klagen kan antages til behandling.

(4)

For at en klage kan antages til behandling, bør den indeholde visse minimumsoplysninger om den påståede overtrædelse, uanset om den er igangværende eller overstået. En overtrædelses ophør bør ikke være tilstrækkelig grund til at afvise en klage . For at hjælpe klagerne med at indgive de nødvendige oplysninger til tilsynsmyndighederne bør der derfor stilles en skabelon til en klageformular til rådighed. De oplysninger, der er angivet i skabelonen , bør kun kræves i tilfælde af grænseoverskridende behandling som omhandlet i forordning (EU) 2016/679, selv om skabelonen kan anvendes af tilsynsmyndighederne i sager, der ikke vedrører grænseoverskridende behandling. Oplysningerne kan indsendes elektronisk eller pr. post. Der bør ikke kræves yderligere oplysninger, for at en klage kan antages til behandling . Hvis en klage ikke opfylder minimumskravene, bør tilsynsmyndigheden afvise den og underrette klageren om de manglende oplysninger. Klageren kan derefter indgive klagen igen med fuldstændige oplysninger. Selv om klageren ikke bør være forpligtet til at kontakte den part, der er genstand for undersøgelsen, før indgivelsen af en klage, hvis klageren var i kontakt med den part, der er genstand for undersøgelsen, før indgivelsen af klagen om det samme anliggende, bør han eller hun fremsende al kommunikation, der fandt sted i forbindelse med denne kontakt . Det bør være muligt for tilsynsmyndighederne at gøre det lettere at indgive klager i et brugervenligt elektronisk format og under hensyntagen til behovene hos personer med handicap.

(5)

Tilsynsmyndighederne er forpligtet til at træffe afgørelse om klager inden for en rimelig frist. Hvad der er en rimelig frist, afhænger af omstændighederne i den enkelte sag og navnlig af konteksten, den ledende tilsynsmyndigheds forskellige proceduremæssige skridt, parternes adfærd under proceduren og sagens kompleksitet.

(5)

Tilsynsmyndighederne er forpligtet til at træffe afgørelse om klager inden for en rimelig frist. Hvad der er en rimelig frist, afhænger af omstændighederne i den enkelte sag og navnlig af konteksten, den ledende tilsynsmyndigheds forskellige proceduremæssige skridt, parternes adfærd under proceduren og sagens kompleksitet. Artikel 6 i den europæiske menneskerettighedskonvention (EMRK) og chartrets artikel 41 og 47 kræver en rimelig samlet varighed af procedurerne. Da dette omfatter retsmidler i henhold til artikel 78 i forordning (EU) 2016/679, bør procedurerne ved tilsynsmyndigheder typisk ikke tage mere end ni måneder, medmindre der foreligger ekstraordinære omstændigheder. Denne forordning indeholder bestemmelser om forlængelse for forsinkelser eller forstyrrelser, der ligger uden for den ledende tilsynsmyndigheds kontrol. Der bør med henblik herpå sikres tilstrækkelig finansiering og tilstrækkeligt personale for at garantere en rettidig og effektiv sagsbehandling, der ikke påvirker retten til god forvaltning.

(5a)

Det direkte samspil mellem medlemsstaternes tilsynsmyndigheder og parterne reguleres af national procesret, for så vidt forordning (EU) 2016/679, nærværende forordning eller EU-retten ikke har forrang. I tilfælde af indirekte interaktion mellem en ledende tilsynsmyndighed og en part via en anden tilsynsmyndighed bør sidstnævnte myndigheds procesret finde anvendelse på enhver direkte interaktion med parten. I overensstemmelse med artikel 56, stk. 6, i forordning (EU) 2016/679 har en klager ret til udelukkende at kommunikere med den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til. Dette forhindrer ikke klageren i at kommunikere direkte med en anden tilsynsmyndighed, herunder den ledende tilsynsmyndighed, hvilket kan være mere effektivt.

(5b)

For at sikre, at minimumskravene til retfærdige og effektive procedurer opfyldes i alle grænseoverskridende sager, herunder i medlemsstater, hvor der ikke findes nogen kodificeret national procesret, fastsætter forordningen umiddelbart gældende regler baseret på chartrets artikel 41.

(5c)

Det bør være muligt at anvende strengt nødvendige og forholdsmæssige begrænsninger i forbindelse med videregivelse eller yderligere anvendelse af retligt beskyttede oplysninger såsom personoplysninger eller forretningshemmeligheder, der er beskyttet i henhold til direktiv (EU) 2016/943  (1a) , i overensstemmelse med den nationale procesret, der finder anvendelse for den tilsynsmyndighed, som parten interagerer direkte med. Dette kan omfatte myndighedens interne drøftelser og beslutningstagning. Det bør være de mindst indgribende foranstaltninger, f.eks. begrænsning af brugen af oplysninger eller bortredigering af oplysninger, der anvendes. Parterne bør altid informeres om, at oplysninger blev tilbageholdt for dem, og hvorfor.

(5d)

Den ledende tilsynsmyndighed forvalter sagen i overensstemmelse med denne forordning, forordning (EU) 2016/679 og dens nationale procesret, samtidig med at den samarbejder fuldt ud med andre tilsynsmyndigheder i en ånd af gensidig forståelse og tillid. De øvrige tilsynsmyndigheder bør forelægge alle relevante oplysninger og deres synspunkter for den ledende tilsynsmyndighed. Den ledende tilsynsmyndighed bør strukturere sagen på en effektiv og hensigtsmæssig måde under fuld hensyntagen til andre tilsynsmyndigheders synspunkter. Samtidig bør proceduren være i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679, navnlig med hensyn til one-stop-shop-mekanismen til bilæggelse af tvister og den ledende tilsynsmyndigheds beføjelser.

(5e)

Tilsynsmyndighederne kan også indlede yderligere procedurer, f.eks. i tilfælde af systemiske eller gentagne overtrædelser. Dette bør dog ikke føre til indgreb i parternes rettigheder.

(5f)

Overtrædelser kan vedrøre rettighederne for flere registrerede, og derfor kan det være nødvendigt at anvende dokumentation fra andre procedurer for at fremme en effektiv procedure og konsekvent beslutningstagning. For på objektiv vis at vurdere omfanget af immateriel skade på grundlag af den gennemsnitlige registrerede kan civilretlige domstole drage fordel af at basere sig på fastlagte forhold og fastlagt dokumentation, når de skal behandle erstatningskrav i henhold til artikel 82 i forordning (EU) 2016/679.

(5g)

Hver tilsynsmyndighed bør fastlægge et eller flere sprog, som den accepterer for indgående oplysninger fra andre tilsynsmyndigheder. Der bør fastlægges et yderligere fælles »samarbejdssprog«, som alle tilsynsmyndigheder skal acceptere for indgående eller udgående oplysninger. I tilfælde af retslig prøvelse bør den tilsynsmyndighed, der er anlagt sag mod, være forpligtet til at oversætte alle relevante dokumenter til de accepterede sprog.

(6)

Enhver klage, der behandles af en tilsynsmyndighed i henhold til artikel 57, stk. 1, litra f), i forordning (EU) 2016/679, skal undersøges med den fornødne omhu, i det omfang det er hensigtsmæssigt, under hensyntagen til at enhver brug af tilsynsmyndighedens beføjelser skal være hensigtsmæssig, nødvendig og forholdsmæssig med henblik på at sikre overholdelse af forordning (EU) 2016/679 . Det er op til den enkelte kompetente myndighed at afgøre, i hvilket omfang en klage skal undersøges . Når tilsynsmyndighederne vurderer, i hvilket omfang en undersøgelse vil være hensigtsmæssig, bør de sigte mod at nå frem til en for klageren tilfredsstillende løsning, som ikke nødvendigvis kræver en udtømmende undersøgelse af alle mulige retlige og faktuelle elementer i forbindelse med klagen, men som giver klageren effektive og hurtige retsmidler . Vurderingen af de nødvendige undersøgelsesforanstaltningers omfang kan baseres på den påståede overtrædelses grovhed, dens systemiske eller gentagne karakter eller det forhold, at klageren også har udnyttet sine rettigheder i henhold til artikel 79 i forordning (EU) 2016/679.

(6)

Enhver klage, der behandles af en tilsynsmyndighed i henhold til artikel 57, stk. 1, litra f), i forordning (EU) 2016/679, skal undersøges med den fornødne omhu, i det omfang det er hensigtsmæssigt, under hensyntagen til at enhver brug af tilsynsmyndighedens beføjelser skal være effektiv, forholdsmæssig og have afskrækkende virkning med henblik på at sikre overholdelse af forordning (EU) 2016/679. Når tilsynsmyndighederne vurderer, i hvilket omfang en undersøgelse vil være hensigtsmæssig, bør de sigte mod at nå frem til en for klageren tilfredsstillende løsning, som kræver en undersøgelse af alle relevante retlige og faktuelle elementer i forbindelse med klagen, med henblik på at sikre, at der kan træffes en fælles afgørelse, og at der hurtigt kan gives effektive og hurtige retsmidler til klageren. Uden at det berører nødvendigheden af at sikre klageren en tilfredsstillende løsning inden for kort tid, bør tilsynsmyndighederne foretage så grundige undersøgelser, at de gør det muligt for myndighederne at afklare, om en klage peger i retning af mere alvorlige eller systemiske overtrædelser. Planlægning af proceduren er vigtig for at sikre et hurtigt resultat. Tilsynsmyndighederne bør ikke henvise til rettigheder i henhold til artikel 79 i forordning (EU) 2016/679 som en begrundelse for at begrænse undersøgelsen af en klage . For at sikre overholdelse af chartrets artikel 47 bør behandlingen af en klage altid føre til en afgørelse, der kan appelleres. Medmindre en klage trækkes tilbage, bør det ikke være muligt at lukke eller på anden måde afslutte klager uden en afgørelse, der kan underkastes domstolskontrol.

(7)

Den ledende tilsynsmyndighed bør give den tilsynsmyndighed , som klagen er indgivet til , de nødvendige oplysninger om forløbet af undersøgelsen med henblik på at give klageren opdateringer .

(7)

Den ledende tilsynsmyndighed bør give tilsynsmyndighederne øjeblikkelig fjernadgang til de fælles sagsakter, der indeholder alle relevante dokumenter i sagen, herunder alle interne eller fortrolige oplysninger, samt en oversættelse af alle dokumenter til samarbejdssproget. Desuden bør den ledende tilsynsmyndighed aktivt underrette de øvrige tilsynsmyndigheder om større ændringer, der kan kræve umiddelbar handling eller nærmere opmærksomhed. Det er også nødvendigt at fastlægge klare og effektive procedurer for behandling af klager i grænseoverskridende sager, da en klage kan blive behandlet af en anden tilsynsmyndighed end den, klagen er indgivet til.

(8)

Den kompetente tilsynsmyndighed bør give klageren adgang til de dokumenter, på grundlag af hvilke tilsynsmyndigheden er nået frem til en foreløbig konklusion om helt eller delvist at afvise klagen .

(8)

Den kompetente tilsynsmyndighed bør give parterne fjernadgang til de fælles sagsakter, men kan begrænse denne ret til aktindsigt under visse omstændigheder. Sådan adgang bør gøre det muligt at anvende effektive retsmidler i overensstemmelse med chartrets artikel 47 .

(9)

For at tilsynsmyndighederne hurtigt kan bringe overtrædelser af forordning (EU) 2016/679 til ophør og sikre en hurtig løsning for klagere, bør tilsynsmyndighederne, hvor det er relevant, bestræbe sig på at opnå en mindelig løsning af klagesager. Det forhold, at der er fundet en mindelig løsning på en individuel klage, forhindrer ikke den kompetente tilsynsmyndighed i at forfølge en sag på eget initiativ, f.eks. i tilfælde af systemiske eller gentagne overtrædelser af forordning (EU) 2016/679.

(9)

For at tilsynsmyndighederne hurtigt kan bringe overtrædelser af forordning (EU) 2016/679 til ophør og sikre en hurtig løsning for klagere, bør tilsynsmyndighederne, hvor det er relevant, kunne bestræbe sig på at opnå en mindelig løsning af klagesager mellem parterne. Tilsynsmyndighederne bør ikke gøre behandlingen af en klage betinget af deltagelse i en mindelig løsningsproces. Løsninger bør kunne tage form af en kontrakt mellem parterne i henhold til gældende lovgivning, men bør være bindende for myndighederne . Det forhold, at der er fundet en mindelig løsning på en individuel klage, forhindrer ikke den kompetente tilsynsmyndighed i at forfølge en sag på eget initiativ, f.eks. i tilfælde af systemiske eller gentagne overtrædelser af forordning (EU) 2016/679. En sådan mulighed på eget initiativ bør dog ikke bruges til at udsætte afgørelser vedrørende klager.

(10)

For at sikre, at samarbejds- og sammenhængsmekanismerne i kapitel VII i forordning (EU) 2016/679 fungerer effektivt, er det vigtigt, at grænseoverskridende sager afgøres rettidigt og i overensstemmelse med den ånd af loyalt og effektivt samarbejde, der ligger til grund for artikel 60 i forordning (EU) 2016/679. Den ledende tilsynsmyndighed bør udøve sin kompetence i tæt samarbejde med de øvrige berørte tilsynsmyndigheder. På samme måde bør de berørte tilsynsmyndigheder aktivt deltage i undersøgelsen på et tidligt tidspunkt med henblik på at nå til enighed og gøre fuld brug af de værktøjer, der er fastsat i forordning (EU) 2016/679.

(10)

For at sikre, at samarbejds- og sammenhængsmekanismerne i kapitel VII i forordning (EU) 2016/679 fungerer effektivt, er det vigtigt, at grænseoverskridende sager afgøres rettidigt og i overensstemmelse med den ånd af loyalt og effektivt samarbejde, der ligger til grund for artikel 60 i forordning (EU) 2016/679. Den ledende tilsynsmyndighed bør udøve sin kompetence i tæt samarbejde med de øvrige berørte tilsynsmyndigheder. På samme måde bør de berørte tilsynsmyndigheder aktivt deltage i undersøgelsen på et tidligt tidspunkt med henblik på at nå til enighed og gøre fuld brug af de værktøjer, der er fastsat i forordning (EU) 2016/679. Dette bør ske i overensstemmelse med den »one-stop-shop«-mekanisme, som er omhandlet i forordning (EU) 2016/679, og bør, hvor det er relevant, sikre ikkeforskelsbehandling af parterne, retssikkerhed og uafhængige afgørelser fra tilsynsmyndighederne.

(11)

Det er navnlig vigtigt for tilsynsmyndighederne at nå til enighed om centrale aspekter af undersøgelsen så tidligt som muligt og forud for fremsendelsen af påstandene til de parter, der er genstand for en undersøgelse, og for vedtagelsen af det udkast til afgørelse, der er omhandlet i artikel 60 i forordning (EU) 2016/679, for derved at reducere antallet af sager, der forelægges tvistbilæggelsesmekanismen, jf. artikel 65 i forordning (EU) 2016/679, og i sidste ende sikre en hurtig løsning af grænseoverskridende sager.

(11)

Det er navnlig vigtigt for tilsynsmyndighederne at nå til enighed om centrale aspekter af sagen ved hjælp af resuméet af centrale spørgsmål samt bemærkningerne hertil så tidligt som muligt og forud for vedtagelsen af det udkast til afgørelse, der er omhandlet i artikel 60 i forordning (EU) 2016/679, for derved at reducere antallet af sager, der forelægges tvistbilæggelsesmekanismen, jf. artikel 65 i forordning (EU) 2016/679, og i sidste ende sikre en hurtig løsning af grænseoverskridende sager.

(12)

Samarbejdet mellem tilsynsmyndighederne bør være baseret på en åben dialog, der giver de berørte tilsynsmyndigheder mulighed for på meningsfuld vis at påvirke undersøgelsens forløb ved at dele deres erfaringer og synspunkter med den ledende tilsynsmyndighed under behørig hensyntagen til den enkelte tilsynsmyndigheds skønsmargen, herunder ved vurderingen af, i hvilket omfang det er hensigtsmæssigt at undersøge en sag, og til medlemsstaternes forskellige traditioner. Med henblik herpå bør den ledende tilsynsmyndighed give de berørte tilsynsmyndigheder et resumé af de centrale spørgsmål med en foreløbig vurdering af de vigtigste spørgsmål i en undersøgelse. Resuméet bør gives på et så tidligt tidspunkt, at det er muligt at inddrage de berørte tilsynsmyndigheder effektivt , men samtidig på et tidspunkt, hvor den ledende tilsynsmyndigheds synspunkter om sagen er tilstrækkeligt nuancerede . De berørte tilsynsmyndigheder bør have mulighed for at fremsætte bemærkninger til en bred vifte af spørgsmål såsom undersøgelsens omfang og kortlægningen af komplekse faktuelle og retlige vurderinger. Da undersøgelsens omfang er afgørende for, hvilke spørgsmål den ledende tilsynsmyndighed skal undersøge, bør tilsynsmyndighederne bestræbe sig på at nå til enighed om undersøgelsens omfang så tidligt som muligt.

(12)

Samarbejdet mellem tilsynsmyndighederne bør være baseret på en åben dialog, der giver de berørte tilsynsmyndigheder mulighed for på meningsfuld vis at påvirke undersøgelsens forløb ved at dele deres erfaringer og synspunkter med den ledende tilsynsmyndighed. Den tilsynsmyndighed , hvortil der er indgivet en klage, eller som anmoder om handling på eget initiativ, kan give den ledende tilsynsmyndighed et resumé af de centrale spørgsmål med en foreløbig vurdering af de vigtigste spørgsmål i en undersøgelse . Den ledende tilsynsmyndighed bør udarbejde det endelige resumé af centrale spørgsmål. Resuméet af centrale spørgsmål bør indgå i de fælles sagsakter og bør være et levende dokument, der ajourføres af den ledende tilsynsmyndighed undervejs i proceduren . Resuméet bør gives på et så tidligt tidspunkt, at det er muligt at inddrage de berørte tilsynsmyndigheder effektivt. De berørte tilsynsmyndigheder bør have mulighed for at fremsætte bemærkninger til alle ajourføringer af resuméet af centrale spørgsmål . Tilsynsmyndighederne bør kunne henvise enhver tvist til Databeskyttelsesrådet. Tilsynsmyndighederne bør bestræbe sig på at nå til enighed om undersøgelsens omfang så tidligt som muligt.

(13)

For at sikre et effektivt og inkluderende samarbejde mellem alle berørte tilsynsmyndigheder og den ledende tilsynsmyndighed bør bemærkningerne fra de berørte tilsynsmyndigheder være kortfattede og formuleret tilstrækkelig klart og præcist til, at de er let forståelige for alle tilsynsmyndigheder. De retlige argumenter bør grupperes efter den del af resuméet af de centrale spørgsmål, som de vedrører. De berørte tilsynsmyndigheders bemærkninger kan suppleres med yderligere dokumenter. Det kan imidlertid ikke kompensere for det forhold, at bemærkningerne ikke indeholder de krævede væsentlige retlige eller faktiske argumenter, at en berørt tilsynsmyndighed i sine bemærkninger blot henviser til supplerende dokumenter. De væsentlige faktiske og retlige omstændigheder, der lægges til grund i disse dokumenter, skal, i det mindste kortfattet, fremgå af selve bemærkningerne på en sammenhængende og forståelig måde.

(13)

For at sikre et effektivt og inkluderende samarbejde mellem alle berørte tilsynsmyndigheder og den ledende tilsynsmyndighed bør alle dokumenter fremsendt af de berørte tilsynsmyndigheder og parterne være kortfattede og formuleret tilstrækkelig klart og præcist til, at de er let forståelige for alle tilsynsmyndigheder. Tilsynsmyndighederne kan derfor begrænse længden af parternes fremsendte dokumenter. De retlige argumenter bør grupperes efter den del af resuméet af de centrale spørgsmål, som de vedrører.

(14)

Sager, der ikke rejser stridsspørgsmål, kræver ikke omfattende drøftelser mellem tilsynsmyndighederne for, at de kan nå til enighed, og kan derfor behandles hurtigere. Hvis ingen af de berørte tilsynsmyndigheder fremsætter bemærkninger til resuméet af de centrale spørgsmål, bør den ledende tilsynsmyndighed inden for ni måneder meddele de foreløbige konklusioner, jf. artikel 14 .

(14)

Sager, der ikke rejser stridsspørgsmål (sager, hvor ingen af myndighederne har bestridt de faktiske forhold) , kræver ikke omfattende drøftelser mellem tilsynsmyndighederne for, at de kan nå til enighed, og kan derfor behandles hurtigere. Hvis ingen af de berørte tilsynsmyndigheder fremsætter bemærkninger til resuméet af de centrale spørgsmål, bør den ledende tilsynsmyndighed inden for tre måneder efter modtagelsen af klagen meddele udkastet til afgørelse .

(15)

Tilsynsmyndighederne bør benytte alle de midler, der er nødvendige for at opnå enighed i en ånd af loyalt og effektivt samarbejde. Hvis der er holdningsforskelle mellem de berørte tilsynsmyndigheder og den ledende tilsynsmyndighed om omfanget af en klagebaseret undersøgelse, herunder om bestemmelserne i forordning (EU) 2016/679, hvis overtrædelse skal undersøges, eller hvis bemærkningerne fra de berørte tilsynsmyndigheder vedrører en vigtig ændring i den komplekse juridiske eller teknologiske vurdering, bør den berørte myndighed anvende de værktøjer, der er fastsat i artikel 61 og 62 i forordning (EU) 2016/679 .

(15)

Tilsynsmyndighederne bør benytte sig af alle de midler, der er nødvendige for at opnå enighed i en ånd af loyalt og effektivt samarbejde. Hvis der er holdningsforskelle mellem de berørte tilsynsmyndigheder og den ledende tilsynsmyndighed om omfanget af eller proceduremæssige problemstillinger i forbindelse med en sag, bør tilsynsmyndighederne hurtigt rejse spørgsmålet hos Databeskyttelsesrådet. Databeskyttelsesrådet bør træffe de nødvendige proceduremæssige afgørelser. Databeskyttelsesrådet og tilsynsmyndighederne bør bestræbe sig på at afslutte igangværende procedurer så hurtigt som muligt. Under sådanne omstændigheder bør den ledende tilsynsmyndighed eller en af de berørte tilsynsmyndigheder også kunne anmode om en hurtig bindende afgørelse fra Databeskyttelsesrådet, uden at der er fremsat en anmodning i henhold til artikel 61 eller 62.

(16)

Hvis anvendelsen af disse værktøjer ikke gør det muligt for tilsynsmyndighederne at nå til enighed om omfanget af en klagebaseret undersøgelse, bør den ledende tilsynsmyndighed anmode om en hurtig bindende afgørelse fra Databeskyttelsesrådet, jf. artikel 66, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679. Med henblik herpå bør det formodes, at der er krav om uopsættelighed. Den ledende tilsynsmyndighed bør drage passende konklusioner af Databeskyttelsesrådets hurtige bindende afgørelse med henblik på de foreløbige konklusioner. Databeskyttelsesrådets hurtige bindende afgørelse kan ikke foregribe resultatet af den ledende tilsynsmyndigheds undersøgelse eller påvirke overholdelsen af de berørte parters ret til at blive hørt. Databeskyttelsesrådet bør navnlig ikke udvide undersøgelsens omfang på eget initiativ.

(17)

For at gøre det muligt for klageren at udøve sin ret til effektive retsmidler i henhold til artikel 78 i forordning (EU) 2016/679 bør tilsynsmyndigheden, når den helt eller delvis afviser en klage , gøre det ved en afgørelse, der kan anfægtes ved en national domstol.

(17)

For at gøre det muligt for klageren at udøve sin ret til effektive retsmidler i henhold til artikel 78 i forordning (EU) 2016/679 bør håndteringen af enhver klage altid føre til en afgørelse, der kan anfægtes ved en national domstol.

(18)

Klagere bør have mulighed for at give udtryk for deres synspunkter, inden der træffes en afgørelse, der går dem imod. Ved hel eller delvis afvisning af en klage i en grænseoverskridende sag bør klageren derfor have mulighed for at fremsætte sine synspunkter forud for forelæggelsen af et udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679, et revideret udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 4, i forordning (EU) 2016/679, eller en bindende afgørelse fra Databeskyttelsesrådet, jf. artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679. Klageren kan anmode om aktindsigt i den ikkefortrolige udgave af de dokumenter, der ligger til grund for afgørelsen om helt eller delvis at afvise klagen.

(19)

Det er nødvendigt at præcisere ansvarsfordelingen mellem den ledende tilsynsmyndighed og den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, i tilfælde af afvisning af en klage i en grænseoverskridende sag. Den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, og som er kontaktpunkt for klageren under undersøgelsen, bør indhente klagerens synspunkter om den foreslåede afvisning af klagen og være ansvarlig for al kommunikation med klageren. Al sådan kommunikation bør deles med den ledende tilsynsmyndighed. Eftersom den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, jf. artikel 60, stk. 8 og 9, i forordning (EU) 2016/679, har ansvaret for at træffe den endelige afgørelse om afvisning af klagen, bør denne tilsynsmyndighed også have ansvaret for at udarbejde udkastet til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679.

(19)

Det er nødvendigt at præcisere ansvarsfordelingen mellem den ledende tilsynsmyndighed og den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, i tilfælde af afvisning af en klage i en grænseoverskridende sag. Den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, og som er kontaktpunkt for klageren under undersøgelsen, bør være ansvarlig for al kommunikation med klageren. Al sådan kommunikation bør deles med den ledende tilsynsmyndighed. Eftersom den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, jf. artikel 60, stk. 8 og 9, i forordning (EU) 2016/679, har ansvaret for at træffe den endelige afgørelse , der skal være i overensstemmelse med den nationale procesret, om afvisning af klagen, bør denne tilsynsmyndighed også inddrages af den ledende tilsynsmyndighed i udarbejdelsen af udkastet til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 3, og eventuelle endelige afgørelser, jf. artikel 60, stk. 7-9 , i forordning (EU) 2016/679.

(21)

For effektivt at sikre retten til god forvaltning og retten til et forsvar som fastsat i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«) , herunder retten for enhver til at blive hørt, inden der træffes en individuel foranstaltning over for den pågældende, som måtte berøre vedkommende negativt, er det vigtigt at fastsætte klare regler for udøvelsen af denne ret.

(21)

For effektivt at sikre retten til god forvaltning og retten til et forsvar som fastsat i chartret , herunder retten for enhver til at blive hørt, inden der træffes en individuel foranstaltning over for den pågældende, som måtte berøre vedkommende negativt, er det vigtigt at fastsætte klare regler for udøvelsen af denne ret for alle involverede parter i en sag . Enhver part bør have ret til at afslå retten til at blive hørt.

(22)

Reglerne vedrørende den administrative procedure, som tilsynsmyndighederne anvender i forbindelse med håndhævelsen af forordning (EU) 2016/679, bør sikre, at de parter, der er genstand for en undersøgelse, reelt har mulighed for at fremsætte deres synspunkter med hensyn til rigtigheden og relevansen af de kendsgerninger, indsigelser og omstændigheder, som tilsynsmyndigheden har fremført under hele proceduren, og dermed sætte dem i stand til at udøve deres ret til et forsvar. De foreløbige konklusioner indeholder den foreløbige holdning til den påståede overtrædelse af forordning (EU) 2016/679 efter en undersøgelse. De udgør dermed en meget vigtig proceduremæssig garanti, der sikrer, at retten til at blive hørt respekteres. De parter, der er genstand for en undersøgelse, bør modtage de dokumenter, der er nødvendige for at forsvare sig effektivt og fremsætte bemærkninger til de påstande, der gøres gældende mod dem , ved at få aktindsigt i de administrative sagsakter.

(22)

Reglerne vedrørende den administrative procedure, som tilsynsmyndighederne anvender i forbindelse med håndhævelsen af forordning (EU) 2016/679, bør sikre, at parterne reelt har ret til at blive hørt og mulighed for at fremsætte deres synspunkter med hensyn til rigtigheden og relevansen af de kendsgerninger, indsigelser og omstændigheder, som tilsynsmyndigheden har fremført under hele proceduren, og dermed sætte dem i stand til at udøve deres ret til et forsvar. De foreløbige konklusioner indeholder den foreløbige holdning til den påståede overtrædelse af forordning (EU) 2016/679 efter en undersøgelse. De udgør dermed en meget vigtig proceduremæssig garanti, der sikrer, at retten til at blive hørt respekteres. Parterne bør modtage alle de dokumenter, der er nødvendige for på effektiv vis at fremsætte bemærkninger til spørgsmål, der har relevans for undersøgelsen , ved at få aktindsigt i de fælles administrative sagsakter.

(23)

I de foreløbige konklusioner fastlægges undersøgelsens omfang og dermed omfanget af enhver fremtidig endelig afgørelse (som alt efter omstændighederne træffes på grundlag af en bindende afgørelse truffet af Databeskyttelsesrådet, jf. artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679)), der kan rettes til de dataansvarlige eller databehandlerne. De foreløbige konklusioner bør formuleres således, at de, selv om de er kortfattede, er tilstrækkeligt klare til, at de parter, der er genstand for en undersøgelse, på korrekt vis kan fastslå arten af den påståede overtrædelse af forordning (EU) 2016/679. Forpligtelsen til at give de parter, der er genstand for en undersøgelse, alle de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan forsvare sig , er opfyldt, hvis det i den endelige afgørelse ikke gøres gældende, at de parter, der er genstand for en undersøgelse, har begået andre overtrædelser end dem, der er nævnt i de foreløbige konklusioner, og der kun tages hensyn til de faktiske omstændigheder, som de parter, der er genstand for en undersøgelse, har haft lejlighed til at udtale sig om. Den ledende tilsynsmyndigheds endelige afgørelse er imidlertid ikke nødvendigvis en kopi af de foreløbige konklusioner. Den ledende tilsynsmyndighed bør i den endelige afgørelse kunne tage hensyn til svarene fra de parter, der er genstand for en undersøgelse, på de foreløbige konklusioner og, hvor det er relevant, det reviderede udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 5, i forordning (EU) 2016/679, og afgørelsen om bilæggelse af tvisten mellem tilsynsmyndighederne, jf. artikel 65, stk. 1, litra a). Den ledende tilsynsmyndighed bør kunne foretage sin egen vurdering af de faktiske omstændigheder og de retlige vurderinger, som de parter, der er genstand for en undersøgelse, har fremført, enten for at opgive indsigelserne, når tilsynsmyndigheden finder dem ubegrundede, eller for at supplere og omformulere sine argumenter, både de jure eller de facto, til støtte for de indsigelser, den fastholder. Eksempelvis kan det forhold, at der tages hensyn til et argument, der er fremført af en part, der er genstand for en undersøgelse under den administrative procedure, uden at denne part har haft mulighed for at udtale sig herom inden vedtagelsen af den endelige afgørelse, ikke i sig selv udgøre en tilsidesættelse af retten til et forsvar.

(23)

De foreløbige konklusioner bør formuleres således, at de, selv om de er kortfattede, er tilstrækkeligt klare til, at parterne på korrekt vis kan fastslå arten af den påståede overtrædelse af forordning (EU) 2016/679. Forpligtelsen til at give parterne alle de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan blive hørt , er opfyldt, hvis der i den endelige afgørelse kun tages hensyn til de faktiske omstændigheder, som parterne har haft lejlighed til at udtale sig om. Den ledende tilsynsmyndigheds endelige afgørelse er imidlertid ikke nødvendigvis en kopi af de foreløbige konklusioner. Den ledende tilsynsmyndighed bør i den endelige afgørelse kunne tage hensyn til svarene fra parterne på de foreløbige konklusioner og, hvor det er relevant, det reviderede udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 5, i forordning (EU) 2016/679, og Databeskyttelsesrådets afgørelse om bilæggelse af tvisten mellem tilsynsmyndighederne, jf. artikel 65, stk. 1, litra a) , i nævnte forordning . Den ledende tilsynsmyndighed bør kunne foretage sin egen vurdering af de faktiske omstændigheder og de retlige vurderinger, som parterne har fremført, enten for at opgive indsigelserne, når tilsynsmyndigheden finder dem ubegrundede, eller for at supplere og omformulere sine argumenter, både de jure eller de facto, til støtte for de indsigelser, den fastholder.

(24)

De parter, der er genstand for en undersøgelse, bør have ret til at blive hørt forud for forelæggelsen af et revideret udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 5, i forordning (EU) 2016/679, eller Databeskyttelsesrådets vedtagelse af en bindende afgørelse, jf. artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679.

(24)

Parterne bør have ret til at blive hørt på relevante stadier i proceduren, navnlig forud for forelæggelsen af et revideret udkast til afgørelse, jf. artikel 60, stk. 5, i forordning (EU) 2016/679, eller Databeskyttelsesrådets vedtagelse af en bindende afgørelse, jf. artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679.

(25)

Klagere bør have mulighed for at blive inddraget i de procedurer, der indledes af en tilsynsmyndighed med henblik på at kortlægge eller afklare spørgsmål vedrørende en potentiel overtrædelse af forordning (EU) 2016/679. Det forhold, at en tilsynsmyndighed allerede har indledt en undersøgelse vedrørende klagens genstand eller vil behandle klagen i en undersøgelse på eget initiativ efter modtagelsen af klagen, udelukker ikke, at en registreret kan betragtes som klager. En tilsynsmyndigheds undersøgelse af en dataansvarligs eller databehandlers eventuelle overtrædelse af forordning (EU) 2016/679 udgør imidlertid ikke en kontradiktorisk procedure mellem klageren og de parter, der undersøges. Det er en procedure, der indledes af en tilsynsmyndighed på eget initiativ eller på grundlag af en klage som led i udførelsen af dens opgaver i henhold til artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) 2016/679. De parter, der er genstand for en undersøgelse, og klageren befinder sig derfor ikke i samme proceduremæssige situation, og sidstnævnte kan ikke påberåbe sig retten til at blive hørt, når afgørelsen ikke påvirker vedkommendes retsstilling negativt. Klagerens inddragelse i sagen mod de parter, der er genstand for en undersøgelse, kan ikke bringe disse parters ret til at blive hørt i fare.

(25)

Klagere bør have mulighed for at blive inddraget i de procedurer, der indledes af en tilsynsmyndighed med henblik på at kortlægge eller afklare spørgsmål vedrørende en potentiel overtrædelse af forordning (EU) 2016/679. Det forhold, at en tilsynsmyndighed allerede har indledt en undersøgelse vedrørende klagens genstand eller vil behandle klagen i en undersøgelse på eget initiativ efter modtagelsen af klagen, udelukker ikke, at en registreret kan betragtes som klager.

(25a)

Uanset det faktum, at de parter, der er genstand for en undersøgelse, og klageren ikke befinder sig i den samme proceduremæssige situation, kan der være omstændigheder, hvor klageren i løbet af en undersøgelse er i stand til at fremlægge argumenter og dokumentation, som kan fremme undersøgelsens forløb. Dette er navnlig relevant i tilfælde, hvor et organ eller en organisation eller sammenslutning, som ikke arbejder med gevinst for øje, har indgivet en klage på vegne af en registreret eller på eget initiativ i henhold til artikel 80 i forordning (EU) 2016/679. Tilsynsmyndighederne bør lette høringen af sådanne klagere i alle faser af undersøgelserne, heriblandt undersøgelser på eget initiativ, samtidig med at de opretholder deres uafhængighed.

(26)

Klagerne bør have mulighed for at fremsætte deres synspunkter vedrørende de foreløbige konklusioner skriftligt. De bør imidlertid ikke have adgang til forretningshemmeligheder eller andre fortrolige oplysninger, der tilhører andre parter, der er involveret i sagen. Klagere bør ikke have ret til generel aktindsigt i de administrative sagsakter.

(27)

Når tilsynsmyndighederne fastsætter frister for parter , der er genstand for en undersøgelse, og klagere til at fremsætte deres synspunkter vedrørende de foreløbige konklusioner, bør de tage hensyn til kompleksiteten af de spørgsmål, der rejses i de foreløbige konklusioner, for at sikre, at de parter, der er genstand for en undersøgelse, og klagerne har tilstrækkelig mulighed for på meningsfuld vis at fremsætte deres synspunkter vedrørende de rejste spørgsmål.

(27)

Når tilsynsmyndighederne fastsætter frister og begrænser længden af indlæg for parter til at fremsætte deres synspunkter vedrørende de foreløbige konklusioner, bør de tage hensyn til kompleksiteten af de spørgsmål, der rejses i de foreløbige konklusioner , samt kapaciteten hos de parter, der undersøges, og klagerne til at reagere , for at sikre, at parterne har tilstrækkelig mulighed for på meningsfuld vis at fremsætte deres synspunkter vedrørende de rejste spørgsmål. Dette bør dog ikke føre til unødigt lange procedurer.

(28)

Udvekslingen af synspunkter forud for vedtagelsen af et udkast til afgørelse omfatter en åben dialog og en omfattende udveksling af synspunkter, hvor tilsynsmyndighederne bør gøre deres yderste for at nå til enighed om vejen frem i en undersøgelse. Omvendt bør den uenighed, der er givet udtryk for i relevante og begrundede indsigelser, jf. artikel 60, stk. 4, i forordning (EU) 2016/679, som forbedrer muligheden for tvistbilæggelse mellem tilsynsmyndighederne, jf. artikel 65 i forordning (EU) 2016/679, og forsinker den kompetente tilsynsmyndigheds vedtagelse af en endelig afgørelse, kun undtagelsesvis opstå i tilfælde af, at tilsynsmyndighederne ikke opnår enighed, og hvor det er nødvendigt for at sikre en konsekvent fortolkning af forordning (EU) 2016/679. Sådanne indsigelser bør kun anvendes i beskedent omfang, når det drejer sig om at sikre en konsekvent håndhævelse af forordning (EU) 2016/679, eftersom enhver anvendelse af relevante og begrundede indsigelser forsinker den registreredes adgang til retsmidler. Da omfanget af undersøgelsen og de relevante faktiske omstændigheder bør fastlægges, inden de foreløbige konklusioner meddeles, bør de berørte tilsynsmyndigheder ikke rejse disse spørgsmål i relevante og begrundede indsigelser. De kan dog tages op af de berørte tilsynsmyndigheder i deres bemærkninger til resuméet af centrale spørgsmål, jf. artikel 9, stk. 3, inden de foreløbige konklusioner meddeles de parter, der er genstand for en undersøgelse.

(29)

For at sikre en effektiv og inkluderende afslutning på tvistbilæggelsesproceduren, hvor alle tilsynsmyndigheder bør kunne bidrage med deres synspunkter, og under hensyntagen til tidspresset i forbindelse med tvistbilæggelse, bør relevante og begrundede indsigelsers form og struktur opfylde visse krav. Derfor bør relevante og begrundede indsigelser begrænses til en fastsat længde, klart kortlægge uenigheden i udkastet til afgørelse og formuleres tilstrækkelig klart, sammenhængende og præcist.

(29)

For at sikre en effektiv og inkluderende afslutning på tvistbilæggelsesproceduren, hvor alle tilsynsmyndigheder bør kunne bidrage med deres synspunkter, og under hensyntagen til tidspresset i forbindelse med tvistbilæggelse, bør relevante og begrundede indsigelsers form og struktur opfylde visse krav. Derfor bør relevante og begrundede indsigelser klart kortlægge uenigheden i udkastet til afgørelse og formuleres tilstrækkelig klart, sammenhængende og præcist.

(30)

Aktindsigt i administrative sagsakter er fastsat som en del af retten til et forsvar og retten til god forvaltning, der er nedfældet i chartret. De parter, der er genstand for en undersøgelse, bør have aktindsigt i de administrative sagsakter , når de underrettes om de foreløbige konklusioner, og der bør fastsættes en frist for indgivelsen af deres skriftlige svar på de foreløbige konklusioner .

(30)

Aktindsigt i fælles sagsakter kan fastsættes i tråd med retten til god forvaltning, der er nedfældet i chartret. Parterne bør have aktindsigt i de fælles sagsakter. Parternes aktindsigt i de fælles sagsakter kan begrænses efter anmodning fra en part for at beskytte deres retligt anerkendte rettigheder eller andres rettigheder, eller hvis det er i offentlighedens interesse. En sådan begrænsning skal være forholdsmæssig i lyset af andres respektive anerkendte rettigheder eller tilstræbte mål af offentlig interesse.

(31)

Når tilsynsmyndighederne giver aktindsigt i de administrative sagsakter, bør de sikre, at forretningshemmeligheder og andre fortrolige oplysninger beskyttes. Kategorien »andre fortrolige oplysninger« omfatter andre oplysninger end forretningshemmeligheder, der kan betragtes som fortrolige, for så vidt som det vil være til betydelig skade for en registeransvarlig, en databehandler eller en fysisk person, hvis de videregives. Tilsynsmyndighederne bør kunne anmode de parter, der er genstand for en undersøgelse, og som fremlægger eller har fremlagt dokumenter eller erklæringer, om at udpege de fortrolige oplysninger.

(31)

Når tilsynsmyndighederne giver aktindsigt i de fælles sagsakter, bør de sikre, at forretningshemmeligheder og andre retligt beskyttede fortrolige oplysninger samt oplysninger i offentlighedens interesse beskyttes i overensstemmelse med gældende national ret . Kategorien »andre fortrolige oplysninger« omfatter andre oplysninger end forretningshemmeligheder, der kan betragtes som fortrolige, for så vidt som det vil være til betydelig skade for en registeransvarlig, en databehandler eller en fysisk eller juridisk person , hvis de videregives. Tilsynsmyndighederne bør kunne anmode de parter, der er genstand for en undersøgelse, og som fremlægger eller har fremlagt dokumenter eller erklæringer, om at udpege de fortrolige oplysninger og tilvejebringe en ikkefortrolig udgave .

(33)

Når et spørgsmål henvises til tvistbilæggelse, jf. artikel 65 i forordning (EU) 2016/679, bør den ledende tilsynsmyndighed give Databeskyttelsesrådet alle de oplysninger, der er nødvendige for, at det kan vurdere, om de relevante og begrundede indsigelser kan antages, og træffe afgørelse i henhold til artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679. Når Databeskyttelsesrådet har modtaget alle de nødvendige dokumenter , der er anført i artikel 23 , bør formanden for Databeskyttelsesrådet registrere forelæggelsen af spørgsmålet , jf. artikel 65, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679.

(33)

Når et spørgsmål henvises til tvistbilæggelse, jf. artikel 65 i forordning (EU) 2016/679, bør den ledende tilsynsmyndighed give Databeskyttelsesrådet alle de oplysninger, der er nødvendige for, at det kan vurdere, om de relevante og begrundede indsigelser kan antages, og træffe afgørelse i henhold til artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679. Når Databeskyttelsesrådet har modtaget alle de nødvendige dokumenter, bør Databeskyttelsesrådet registrere forelæggelsen af spørgsmålet i overensstemmelse med artikel 65, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679.

(34)

Databeskyttelsesrådets bindende afgørelse i henhold til artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679 bør udelukkende vedrøre de spørgsmål, der førte til indledning af tvistbilæggelsesproceduren, og være udformet på en måde , der gør det muligt for den ledende tilsynsmyndighed at træffe sin endelige afgørelse på grundlag af Databeskyttelsesrådets afgørelse , samtidig med at den bevarer sin skønsbeføjelse .

(34)

Databeskyttelsesrådets bindende afgørelse i henhold til artikel 65, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679 bør udelukkende vedrøre de spørgsmål, der førte til indledning af tvistbilæggelsesproceduren, og være udformet i et klart og præcist sprog , der gør det muligt for den ledende tilsynsmyndighed at træffe sin endelige afgørelse på grundlag af Databeskyttelsesrådets afgørelse.

(36)

For at strømline proceduren for Databeskyttelsesrådets vedtagelse af hasteudtalelser og hurtige bindende afgørelser, jf. artikel 66, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679, er det nødvendigt at fastsætte procedureregler for tidsplanen for anmodningen om en hasteudtalelse eller en hurtig bindende afgørelse, de dokumenter, der skal forelægges Databeskyttelsesrådet, og som Databeskyttelsesrådet bør basere sin afgørelse på, hvem Databeskyttelsesrådets udtalelse eller afgørelse skal rettes til, og konsekvenserne af Databeskyttelsesrådets udtalelse eller afgørelse.

(36)

For at strømline proceduren for Databeskyttelsesrådets vedtagelse af hasteudtalelser og hurtige bindende afgørelser, jf. artikel 66, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679, er det nødvendigt at fastsætte procedureregler for tidsplanen for anmodningen om en hasteudtalelse eller en hurtig bindende afgørelse, de dokumenter, der skal forelægges Databeskyttelsesrådet, og som Databeskyttelsesrådet bør basere sin afgørelse på, hvem Databeskyttelsesrådets udtalelse eller afgørelse skal rettes til, og konsekvenserne af Databeskyttelsesrådets udtalelse eller afgørelse. Foreløbige foranstaltninger som omhandlet i artikel 66, stk. 1, i forordning (EU) 2016/679 bør omfatte alle mulige foranstaltninger inden for tilsynsmyndighedernes beføjelser i henhold til artikel 58 i nævnte forordning.

(36a)

Databeskyttelsesrådet bør have mulighed for at anmode tilsynsmyndighederne om yderligere oplysninger, som er nødvendige for at træffe en bindende afgørelse.

(36b)

Klageren bør have ret til domstolsprøvelse, i tilfælde af at en tilsynsmyndighed ikke gør brug af sine beføjelser eller ikke på anden måde træffer de nødvendige foranstaltninger, der kræves i henhold til forordning (EU) 2016/679. Desuden bør parterne have ret til at gribe ind over for den ledende tilsynsmyndighed i tilfælde af passivitet eller alt for lange procedurer. For at sikre, at der ikke er nogen mangler i håndhævelsen af lovgivningen, bør sagens parter samt organisationer som omhandlet i artikel 80, stk. 1, i forordning (EU) 2016/679 have beføjelse til at anlægge sag ved domstolene i offentlighedens interesse, hvis en tilsynsmyndighed ikke efterkommer en afgørelse fra Databeskyttelsesrådet, og hvis de mener, at en registrerets rettigheder i henhold til forordning (EU) 2016/679 er blevet tilsidesat som følge af behandling.

(38)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse og Det Europæiske Databeskyttelsesråd er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725 og afgav en fælles udtalelse den [...] —

(38)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse og Det Europæiske Databeskyttelsesråd er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725 og afgav en fælles udtalelse den 19. september 2023 —

(1)

» parter , der er genstand for en undersøgelse«: dataansvarlig(e) og/eller databehandler(e), der undersøges for en påstået overtrædelse af forordning (EU) 2016/679 i forbindelse med grænseoverskridende behandling

1)

» part , der er genstand for en undersøgelse«: dataansvarlig(e) og/eller databehandler(e), der er genstand for en klage eller undersøges for en påstået overtrædelse af forordning (EU) 2016/679 , samt vedkommendes repræsentant(er)

1a)

»klager«: den registrerede eller det organ, den organisation eller den sammenslutning, som ikke arbejder med gevinst for øje, der har indgivet en klage i henhold til artikel 77 i forordning (EU) 2016/679, og som derfor betragtes som part i proceduren

1b)

»part«: den eller de parter, der er genstand for undersøgelsen, klageren/klagerne og enhver involveret tredjepart i proceduren som defineret i national ret

1c)

»national procesret«: love og administrative bestemmelser i medlemsstaten, der regulerer proceduren ved en tilsynsmyndighed

1d)

»klageprocedure«: en procedure til afgørelse af en klage i henhold til artikel 77 i forordning (EU) 2016/679

1e)

»procedure på eget initiativ«: en undersøgelse af aktiviteter udøvet af en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der er indledt på en tilsynsmyndigheds initiativ i henhold til artikel 57, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2016/679

1f)

»fælles sagsakter«: en særlig elektronisk sagsmappe til enhver sag omfattet af denne forordnings anvendelsesområde,, der forvaltes af den ledende tilsynsmyndighed, og hvor alle relevante oplysninger, navnlig dokumenter, indlæg og notater, om en sag, opbevares og gøres fjerntilgængelige for berørte tilsynsmyndigheder og parter i sagen

1g)

»myndighed, der modtager en klage«: den tilsynsmyndighed, som en klage er blevet indgivet til i henhold til artikel 4, nr. 22, litra c), i forordning (EU) 2016/679

(2)

»resumé af centrale spørgsmål«: resumé, som skal fremlægges for de berørte tilsynsmyndigheder af den ledende tilsynsmyndighed, og hvoraf de primære relevante omstændigheder og den ledende tilsynsmyndigheds synspunkter i sagen fremgår

2)

»resumé af centrale spørgsmål«: resumé, som skal fremlægges for de berørte tilsynsmyndigheder af den ledende tilsynsmyndighed, og hvoraf de primære relevante faktuelle og retlige spørgsmål inden for undersøgelsens foreløbige omfang og den ledende tilsynsmyndigheds faktuelle og retlige synspunkter i sagen fremgår

(3)

»foreløbige konklusioner«: det dokument, som den ledende tilsynsmyndighed skal fremlægge for de parter, der er genstand for en undersøgelse , og hvoraf påstande, relevante omstændigheder, dokumentation, den retlige analyse og, hvis det er relevant, foreslåede korrigerende foranstaltninger fremgår

3)

»foreløbige konklusioner«: det dokument, som den ledende tilsynsmyndighed skal fremlægge for parterne , og hvoraf påstande, relevante omstændigheder, dokumentation, den retlige analyse og, hvis det er relevant, foreslåede korrigerende foranstaltninger fremgår

4a)

»fortrolig udgave af et dokument«: et dokument, der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger, som kan være juridisk fortrolige i henhold til gældende EU-ret eller national ret og databeskyttelsesregler

4b)

»Ikkefortrolig udgave af et dokument«: en udgave af et dokument, hvori fortrolige eller følsomme oplysninger er blevet bortredigeret, og som kan gives til klageren uden at overtræde EU-retten eller national ret eller databeskyttelsesregler.

a)

at få deres sag behandlet upartisk og retfærdigt og blive behandlet lige, selv om de er indbragt for forskellige tilsynsmyndigheder i forskellige jurisdiktioner (»retfærdig procedure«)

b)

at blive hørt, inden der træffes foranstaltninger, som vil være til skade for parten, herunder inden afgørelsen om at give medhold i eller helt eller delvist at afvise en klage (»retten til at blive hørt«)

c)

at have adgang til de fælles sagsakter, bortset fra interne drøftelser i tilsynsmyndigheden eller drøftelser mellem tilsynsmyndigheder (»proceduregennemsigtighed«).

a)

ved hjælp af en foreløbig konklusion fastslå, om klagen vedrører grænseoverskridende behandling af klagerens personoplysninger, idet den mindst tager hensyn til følgende:

i)

den relevante dataansvarlige eller databehandler for den pågældende behandling

ii)

den dataansvarliges eller databehandlerens antal etableringssteder i Unionen

iii)

hovedvirksomhedens beliggenhed

iv)

aktiviteter, der udføres af etablerede virksomheder i mere end én medlemsstat

v)

betydelig indvirkning eller sandsynlig betydelig indvirkning på registrerede i mere end én medlemsstat

b)

fastslå, hvilken tilsynsmyndighed der er den formodede ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 56, stk. 1, i forordning (EU) 2016/679, og om sagen er af lokal karakter i henhold til artikel 56, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679

c)

træffe en af følgende foranstaltninger:

i)

fremsende klagen til den formodede ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 56, stk. 1, i forordning (EU) 2016/679 og underrette klageren herom; vurderingen af, om klagen kan antages til behandling, fra den tilsynsmyndighed, til hvilken klagen er indgivet, er bindende for den ledende tilsynsmyndighed

ii)

behandle klagen i henhold til artikel 56, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679.

Kapitel II

Indgivelse og behandling af klager

Kapitel II

Klager og procedurer på eget initiativ

a)

det hensigtsmæssige ved rettidigt at sikre klageren et effektivt retsmiddel

a)

et effektivt og rettidigt retsmiddel til klageren

b)

den påståede overtrædelses grovhed

b)

en undersøgelse af relevante faktiske og retlige elementer, der kræves for i fællesskab at træffe afgørelse om klagen og udstede en afgørelse i henhold til artikel 60, stk. 7, 8 og 9, i forordning (EU) 2016/679

c)

den påståede overtrædelses systemiske eller gentagne karakter .

c)

en undersøgelse af eventuelle andre elementer, der kræves for at sikre en effektiv håndhævelse af forordning (EU) 2016/679, herunder udøvelsen af beføjelser på eget initiativ i henhold til artikel 58, stk. 2, artikel 83 eller artikel 84 i forordning (EU) 2016/679, navnlig i tilfælde af systemiske , alvorlige eller gentagne overtrædelser .

a)

otte uger, når der i henhold til artikel 9, stk. 3, fremsættes bemærkninger til et resumé af de centrale spørgsmål eller et ajourført resumé af de centrale spørgsmål

b)

otte uger, hvis den ledende tilsynsmyndighed agter at pålægge bøder eller andre sanktioner

c)

perioden mellem en henvisning i henhold til artikel 26a, stk. 1 eller 2, og Databeskyttelsesrådets afgørelse

d)

den periode for en eventuel forlængelse, som Databeskyttelsesrådet har tilladt i henhold til artikel 26a, stk. 3.

a)

betingelserne for en mindelig løsning i henhold til stk. 1a er opfyldt, og

b)

der skal indledes en undersøgelse på eget initiativ i henhold til stk. 1d.

a)

den part, der er genstand for undersøgelsen, har begået flere overtrædelser

b)

den part, der er genstand for undersøgelsen, har været del af et stort antal andre mindelige løsninger

c)

klagens brede emne vedrører et stort antal registrerede ud over klageren eller er af langvarig eller alvorlig karakter

d)

udøvelsen af beføjelser i øvrigt er nødvendig for at sikre, at håndhævelsen af forordning (EU) 2016/679 er effektiv, forholdsmæssig og har afskrækkende virkning.

a)

en erklæring om, at tilsynsmyndigheden er berørt i sagen

b)

et resumé af de centrale spørgsmål, jf. artikel 9.

a)

underrette den berørte tilsynsmyndighed om, at den har indledt en procedure på eget initiativ

b)

underrette den berørte tilsynsmyndighed om, at artikel 56, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679 finder anvendelse på sagen, og at den ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 56, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 ikke har til hensigt at behandle sagen selv

c)

afvise anmodningen, hvis den mener, at den ikke er den ledende tilsynsmyndighed, eller at der ikke umiddelbart er tale om en overtrædelse af forordning (EU) 2016/679.

a)

otte uger, når der i henhold til artikel 9, stk. 3, fremsættes bemærkninger til et resumé af de centrale spørgsmål eller et ajourført resumé af de centrale spørgsmål

b)

otte uger, hvis den ledende tilsynsmyndighed agter at pålægge bøder eller andre sanktioner

c)

perioden mellem en henvisning i henhold til artikel 26a og Databeskyttelsesrådets afgørelse

d)

den periode for en eventuel forlængelse, som Databeskyttelsesrådet har tilladt i henhold til artikel 26a, stk. 3.

a)

oversættelse af klagerne og klagerens synspunkter til det sprog, som den ledende tilsynsmyndighed anvender i forbindelse med undersøgelsen

b)

oversættelse af de dokumenter, der er stillet til rådighed af den ledende tilsynsmyndighed, til det sprog, der anvendes til at kommunikere med klageren, for så vidt der er behov for at stille disse dokumenter til rådighed for klageren i henhold til denne forordning eller forordning (EU) 2016/679.

a)

oplysninger om indledning af en undersøgelse af en påstået overtrædelse af forordning (EU) 2016/679

a)

oplysninger om indledning af en undersøgelse på eget initiativ eller en klageprocedure

e)

resumé af centrale spørgsmål i en undersøgelse i henhold til artikel 9

e)

fremlæggelsen eller ajourføringen af resuméet af centrale spørgsmål i en undersøgelse i henhold til artikel 9

ea)

eventuelle bemærkninger til resuméet af centrale spørgsmål i overensstemmelse med artikel 9, stk. 3

f)

oplysninger om skridt med henblik på at fastslå, om der er tale om en overtrædelse af forordning (EU) 2016/679, forud for udarbejdelsen af de foreløbige konklusioner

f)

oplysninger om skridt med henblik på at fastslå, om der er tale om en overtrædelse af forordning (EU) 2016/679, forud for udarbejdelsen af de foreløbige konklusioner og forud for udarbejdelsen af udkastet til afgørelse

i)

klagerens synspunkter om de foreløbige konklusioner

i)

klagerens synspunkter om den ikkefortrolige udgave af de foreløbige konklusioner og i givet fald andre aspekter af undersøgelsen, som klageren har indgivet formelle skriftlige indlæg om

ka)

ethvert udkast til afgørelse i overensstemmelse med artikel 60, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 eller revideret udkast til afgørelse i overensstemmelse med artikel 60, stk. 5, i forordning (EU) 2016/679

kb)

eventuelle relevante eller begrundede indsigelser i overensstemmelse med artikel 60, stk. 4, i forordning (EU) 2016/679

kc)

eventuelle retsmidler, som er blevet anvendt under en procedure i henhold til artikel 60 i forordning (EU) 2016/679 eller mod en afgørelse i henhold til artikel 60, stk. 7-9, i forordning (EU) 2016/679.

a)

de primære relevante omstændigheder

a)

de relevante omstændigheder

b)

en foreløbig fastlæggelse af undersøgelsens omfang, navnlig af de bestemmelser i forordning (EU) 2016/679, som er berørt af den påståede overtrædelse, der skal undersøges

b)

en foreløbig fastlæggelse af undersøgelsens omfang, navnlig af de bestemmelser i forordning (EU) 2016/679, som er berørt af den påståede overtrædelse, og eventuelt en angivelse af, hvorvidt de lader til at være overtrådt

c)

kortlægning af komplekse retlige og teknologiske vurderinger, som er relevante for, i hvilken retning den foreløbige vurdering af dem går

c)

foreløbige faktuelle eller retlige vurderinger, der omhandler alle relevante synspunkter, som parterne har givet udtryk for ved udarbejdelsen af resuméet, og relevant europæisk retspraksis samt retningslinjer, henstillinger og bedste praksis udarbejdet af Databeskyttelsesrådet

a)

det brugte sprog skal være tilstrækkelig klart og indeholde præcise begreber, der gør den ledende tilsynsmyndighed og, alt efter omstændighederne, de berørte tilsynsmyndigheder i stand til at forberede deres holdninger

b)

der redegøres kort for de retlige argumenter, og de grupperes efter den del af resuméet af centrale spørgsmål, som de vedrører

c)

de berørte tilsynsmyndigheders bemærkninger kan understøttes af dokumenter, som kan suppleres af bemærkninger til specifikke punkter.

b)

vurderingens foreløbige retning i lyset af de komplekse retlige vurderinger som fastslået af den ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 9, stk. 2, litra c)

b)

foreløbige faktuelle eller retlige vurderinger som fastslået af den ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 9, stk. 2, litra c)

c)

vurderingens foreløbige retning i lyset af de komplekse teknologiske vurderinger som fastslået af den ledende tilsynsmyndighed i henhold til artikel 9, stk. 2, litra c).

ca)

den foreløbige fastlæggelse af potentielle korrigerende foranstaltninger i henhold til artikel 9, stk. 2, litra d).

a)

de dokumenter , der er henvist til i artikel 9, stk. 2, litra a) og b),

a)

de relevante oplysninger , der er henvist til i artikel 9, stk. 2, herunder eventuelle ajourføringer, når de foreligger

b)

bemærkningerne fra den berørte tilsynsmyndighed , der er uenig i den ledende tilsynsmyndigheds foreløbige fastlæggelse af undersøgelsens omfang.

b)

bemærkningerne fra de berørte tilsynsmyndigheder , der er uenige i den ledende tilsynsmyndigheds foreløbige fastlæggelse af undersøgelsens omfang eller den faktuelle eller retlige vurdering af elementerne i resuméet af centrale spørgsmål som omhandlet i artikel 9, stk. 2

ba)

adgang til de fælles sagsakter.

a)

navnet på den tilsynsmyndighed, der har truffet afgørelsen

b)

datoen for afgørelsen

c)

et objektivt resumé af sagens relevante omstændigheder og kilder hertil

d)

afgørelsens retsgrundlag

e)

de udøvede korrigerende beføjelser, sanktioner eller andre foranstaltninger

f)

oplysninger om adgang til effektive retsmidler i henhold til artikel 78 i forordning (EU) 2016/679 og eventuel gældende national procesret.

1f.

De oplysninger, der stilles til rådighed for parterne i henhold til artikel 60, stk. 7-9, i forordning (EU) 2016/679, omfatter en kopi af den juridisk bindende afgørelse samt oplysninger om adgang til retsmidler i overensstemmelse med artikel 78 i forordning (EU) 2016/679.

1g.

Tilsynsmyndighederne offentliggør alle juridisk bindende afgørelser, som de fremsætter, uden unødig forsinkelse og senest tre måneder efter deres vedtagelse, medmindre de nye afgørelser ikke afviger væsentligt fra tidligere offentliggjorte afgørelser. Tilsynsmyndighederne kan i overensstemmelse med gældende national ret bortredigere parters navne, andre oplysninger, som muliggør identificering af parterne, og andre oplysninger, som er beskyttet i henhold til gældende lovgivning.

a)

alene er baseret på faktuelle elementer i udkastet til afgørelse, og

a)

er baseret på faktuelle elementer i udkastet til afgørelse eller dokumentation i de fælles sagsakter eller på eventuel yderligere dokumentation, som er forelagt sammen med den relevante og begrundede indsigelse

b)

ikke ændrer omfanget af påstandene ved at indeholde nye punkter, som kan give indtryk af, at der foreligger yderligere påstande om overtrædelse af forordning (EU) 2016/679, eller som ændrer de fremsatte påstandes art.

b)

ikke ændrer omfanget af sagen som beskrevet i den seneste udgave af resuméet af centrale spørgsmål

ba)

tydeligt udpeger de elementer i udkastet til afgørelse, der bør ændres, om muligt med en nøjagtig formulering af den foreslåede ændring eller en tilstrækkeligt præcis beskrivelse af den foreslåede ændring af udkastet til afgørelse.

a)

længden på hver relevant og begrundet indsigelse og den ledende tilsynsmyndigheds holdning til hver indsigelse må ikke overstige tre sider og må ikke omfatte bilag. I sager med særligt komplekse retlige spørgsmål kan den maksimale længde øges til seks sider, medmindre specifikke omstændigheder, som berettiger en øget længde, accepteres af Databeskyttelsesrådet

aa)

resuméet af centrale spørgsmål

b)

et sammendrag af de relevante omstændigheder

b)

et sammendrag af de relevante omstændigheder , herunder en beskrivelse af behandlingsaktiviteter og den dataansvarliges organisation samt en angivelse af, hvor de relevante afgørelser vedrørende behandlingens formål og hjælpemidler er truffet

d)

synspunkter fremsat skriftligt af de parter, der er genstand for en undersøgelse, hvis det er relevant , jf. artikel 14 og 17

d)

synspunkter fremsat skriftligt af parterne , jf. artikel 14

e)

synspunkter fremsat skriftligt af klagerne, hvis det er relevant, jf. artikel 11, 12 og 15

f)

de relevante og begrundede indsigelser, som ikke blev fulgt af den ledende tilsynsmyndighed

f)

de relevante og begrundede indsigelser, som ikke blev fulgt af den ledende tilsynsmyndighed , og de indsigelser, som den ledende tilsynsmyndighed har afvist som ikke relevante eller begrundede

g)

begrundelserne for, at den ledende tilsynsmyndighed ikke har fulgt de relevante og begrundede indsigelser eller har anset indsigelserne for ikke være relevante eller begrundede.

g)

begrundelserne for, at den ledende tilsynsmyndighed ikke har fulgt indsigelserne eller har afvist indsigelserne som ikke relevante eller begrundede

ga)

adgang til de fælles sagsakter.

a)

udkastet til afgørelse eller det reviderede udkast til afgørelse med de relevante og begrundede indsigelser

b)

et sammendrag af de relevante omstændigheder

c)

synspunkter fremsat skriftligt af de parter, der er genstand for en undersøgelse, hvis det er relevant, jf. artikel 14 og 17

d)

synspunkter fremsat skriftligt af klagerne, hvis det er relevant, jf. artikel 11, 12 og 15

e)

de fastholdte relevante og begrundede indsigelser

f)

begrundelserne for, at den ledende tilsynsmyndighed ikke har fulgt de relevante og begrundede indsigelser.