—

Varetagelse af den generelle ledelse af generaldirektoratet

—

Udøvelse af hvervet som anvisningsberettiget

—

Udøvelse af beføjelserne som ansættelsesmyndighed

—

Rådgivning af generalsekretæren og Europa-Parlamentets medlemmer inden for deres kompetenceområder

—

Repræsentation af generaldirektoratet i Europa-Parlamentets organer og på interne møder

—

Repræsentation af generaldirektoratet i diverse interinstitutionelle komitéer og/eller instanser

—

I givet fald midlertidig varetagelse af hvervet som generalsekretær og repræsentation af Parlamentet.

—

Varetagelse af ledelsen og koordineringen af sekretariaterne for udvalgene (AFET, DEVE, INTA) og underudvalgene (SEDE og DROI), herunder tilrettelæggelse af ordinære møder i Direktoratet og forvaltning af personalet

—

Deltagelse i interne koordinationsmøder og møder i de horisontale organer

—

Varetagelse af interinstitutionelle forbindelser, særlig med Europa-Kommissionen, Rådet, EU-Udenrigstjenesten og tredjelandes ambassader

—

Forvaltning af horisontale projekter, herunder af interinstitutionel karakter

—

Deltagelse i Den Parlamentariske Konference om WTO og dens styringsgruppe, i interparlamentariske konferencer (PESC/PESD) og i ad hoc-tjenesterejser, der omfatter forskellige parlamentariske organer

—

Opretholdelse af forbindelser med andre multilaterale organismer

—

Udøvelse af hvervet som anvisningsberettiget. Erstatning af generaldirektøren i dennes fravær.

—

Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkninger (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), opfølgning af komitologiretsakter

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, programfastlæggelse, protokoller; tilrettelæggelse af Sakharovprisen i samarbejde med DROI, DEVE og Enheden for Menneskerettighedstiltag og arbejdet i de fem arbejdsgrupper (forbindelser EU-FN, sydlige nabolande, østpartnerskabet, eksterne finansielle instrumenter og Vestbalkan)

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, koordinator, ordfører, ordfører for udtalelse

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer, konferencer, undersøgelsesrejser for ad hoc-delegationer, osv.

—

Kontakt med de øvrige institutioner, EU-Udenrigstjenesten, med de diplomatiske missioner, der er akkrediteret hos Unionen, og tredjelande; kontakt med De Forenede Nationer, Den Interparlamentariske Union, OSCE's Parlamentariske Forsamling og Det Regionale Samarbejdsråd« på Vestbalkan

—

Koordinering af udvalgets arbejde med arbejdet i de blandede parlamentariske udvalg og interparlamentariske delegationer, herunder valgobservationsdelegationer henhørende under udvalgets kompetenceområde

—

Koordinering af arbejdet i Udvalget og dets to Underudvalg (SEDE/DROI)

—

Ansvar for AFET's samordning med de interne politiske og administrative organer (plenum, Formandskonferencen, Udvalgsformandskonferencen, Præsidiet etc.).

—

Ydelse af effektiv og kompetent støtte (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, andre politiske møder, baggrundsnotater, protokoller osv.) til underudvalget

—

Ydelse af ekspertise og assistance til medlemmerne af underudvalget, når de fungerer som ordførere (eller medordførere) inden for rammerne af lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige betænkninger og udtalelser. Sikre, at de hermed forbundne procedurer afvikles godt og effektivt

—

Sikring af regelmæssig kontakt med Kommissionen, Rådet, EU-Udenrigstjenesten, de kompetente agenturer (EDA), NATO, FN på alle områder med relation til FSFP; i givet fald opretholdelse af kontakt til EU-medlemslandenes faste repræsentationer og tredjelandes missioner til EU

—

Tilrettelæggelse af høringer, workshops (med PolDep) og fremlæggelse af studier (med PolDep)

—

Udarbejdelse af notater, arbejdsdokumenter og skrivelser (herunder, noter til formandskabet, baggrundsnotater, stikord, osv.) og bidrag til tjenester og kabinetter (Formanden, Generalsekretæren) om spørgsmål om sikkerhed og forsvar

—

Tilrettelæggelse af underudvalgets officielle tjenesterejser

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for og bistand til Delegationen for Forbindelserne med NATO's Parlamentariske Forsamling, Europa-Parlamentets Delegation for Forbindelserne med NATO's Parlamentariske Forsamling (tilrettelæggelse af møder og tjenesterejser, udarbejdelse af notater, arbejdsdokumenter og skrivelser, opretholdelse af kontakt med sekretariatet for NATO's Parlamentariske Forsamling).

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for underudvalget (tilrettelæggelse af møder, offentlige høringer, møder i Det Udvidede Præsidium, protokoller og arbejdsgrupper om de eksterne finansielle instrumenter; kontrol af gennemførelsen af instrumentet for demokrati og menneskerettigheder)

—

Bistand til DROI-ordførerne i forbindelse med udarbejdelsen af årsberetningen om menneskerettigheder og demokrati i verden og INI-betænkninger; bistand til ordførerne for Udenrigsudvalget på menneskerettighedsområdet; bistand til AFET og DEVE, de paritetiske forsamlinger, de blandede parlamentariske udvalg og de interparlamentariske delegationer på menneskerettighedsområdet; samarbejde med Enheden for Menneskerettighedstiltag om Sakharovprisen

—

Tilrettelæggelse af DROI-delegationer til lande uden for Den Europæiske Union, til FN's Menneskerettighedsråd og deltagelse i tilrettelæggelsen af delegationsrejsen til FN's Generalforsamling i New York og i givet fald tilrettelæggelse af en delegationsrejse inden for EU

—

Varetagelse af samarbejdet med de europæiske institutioner, Europarådet, De Forenede Nationer (herunder de særlige procedurer og OHCHR, OSCE og andre regionale organisationer samt medlemsstaterne) på menneskerettighedsområdet; kontakt og udveksling af oplysninger med HRDN og internationale, regionale og lokale repræsentanter for civilsamfundet, kontakt til partnerlandes nationale menneskerettighedsinstitutioner og andre menneskerettighedsmekanismer

—

Ansvar for opfølgning på skrivelser fra Parlamentets formand og formændene for DROI og AFET om særlige menneskerettighedssituationer og til støtte for individuelle sager; udarbejdelse af arbejdsdokumenter og notater (i samarbejde med temaafdelingen); udarbejdelse af pressemeddelelser til formanden for DROI

—

Bidrag til proceduren for uopsættelige emner (artikel 135) såvel som opfølgning på Parlamentets vedtagne beslutninger om menneskerettigheder.

—

Udarbejdelse arbejdsdokumenter/udkast til betænkninger (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for udvalget (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, programmering, protokoller osv.;

—

Tilrettelæggelse og forberedelse af udvalgets tjenesterejser og delegationer

—

Skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets formand, medlemmerne af Europa-Parlamentet i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører, ordfører for udtalelse

—

Kontakt med andre institutioner, interessenter og civilsamfundet; kontakt til de diplomatiske missioner, der er akkrediteret Unionen, inden for international handel

—

Tilrettelæggelse og forberedelse af WTO's parlamentariske konferencer og bistand til dens organer

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer og ad hoc-missioner uden for arbejdsstederne.

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for udvalget (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, programmering, protokoller osv.)

—

Udarbejdelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkninger/udkast til udtalelser (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), forhandlinger (lovgivningsprocedurer)

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer, undersøgelsesrejser, ad hoc-missioner (valgobservation) uden for arbejdsstederne (udviklingslande) osv.

—

Skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets formand, medlemmerne af Europa-Parlamentet i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører, ordfører for udtalelse

—

Kontakt med andre institutioner, interessenter og civilsamfundet

—

Ydelse af ad hoc-bistand fra DEVE under de to årlige møder og udvalgsmøderne i Den Blandede Parlamentariske Forsamling AVS-EU.

—

Tilsyn med de 44 delegationers og temaafdelingens arbejde

—

Tilsyn med arbejdet i Delegationsformandskonferencen

—

Tilsyn med organiseringen af Den Blandede Parlamentariske Forsamling AVS-EU og dens organer

—

Tilsyn med organiseringen af Den Parlamentariske Forsamling Euromed og dens organer

—

Tilsyn med organiseringen af Den Euro-Latinamerikanske Parlamentariske Forsamling og dens organer

—

Tilsyn med organiseringen af Den Parlamentariske Forsamling Euronest og dens organer

—

Tilrettelæggelse af koordinerings- og servicemøder med enhederne og på direktoratsplan (kontorchefer i Direktorat B: forberedelse og opfølgning)

—

Deltagelse i alle møder i organer (Formandskonferencen, Udvalgsformandskonferencen, Delegationsformandskonferencen), interne koordinationsmøder i GD EXPO og møder mellem forskellige tjenestegrene.

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de interparlamentariske delegationer, de blandede parlamentariske udvalg, stabiliserings- og associeringsudvalgene og ad hoc-delegationerne (tilrettelæggelse af forberedende møder, møder for Præsidiets medlemmer, programmering, protokoller osv.)

—

Afholdelse af interparlamentariske møder i Bruxelles/Strasbourg og i tredjelande og sikring af deres opfølgning (protokoller, rapporter, henstillinger, rapporteringsark og andre dokumenter)

—

Skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets medlemmer i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand og delegationsmedlem

—

Som led i gennemførelsen af begrebet »områdeansvarlig« varetagelse af koordineringen med de berørte parlamentariske udvalg og tjenestegrene; overvågning af udvidelsespolitikken, udviklingen i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, forbindelserne med Schweiz, politikkerne om Norden og interne anliggender

—

Bistand til hierarkiet og formandens kabinet med behandlingen af politiske og administrative anliggender inden for enhedens ansvarsområder

—

Varetagelse af kontakt til de diplomatiske missioner, der er akkrediteret hos Den Europæiske Union

—

Samarbejde med andre enheder om efter anmodning fra formandskabet eller formandens kabinet at udarbejde notater, svar på forskellige skrivelser og modtagelse af forskellige personligheder fra stater, der har forbindelser med EU.

—

Ansvar for Enheden for Asien, Australien og New Zealand. Varetagelse af god kommunikation med hierarkiet og de forskellige tjenestegrene i institutionen og i de øvrige EU-institutioner

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de to interparlamentariske delegationer, der består af fire parlamentariske samarbejdsudvalg og tre partnerskaber om bilaterale interparlamentariske forbindelser (tilrettelæggelse af forberedende møder, møder for Præsidiets medlemmer, programmering, protokoller, forvaltning af websteder osv.). Opfølgning på disse (protokoller, rapporter og andre værktøjer)

—

Tilrettelæggelse af og opfølgning på interparlamentariske møder i Bruxelles og Strasbourg og i tredjelande (protokoller, betænkninger og andre dokumenter)

—

Forvaltning af enhedens menneskelige ressourcer, koordinering af de forskellige områdeansvarliges arbejde

—

Som led i gennemførelsen af begrebet »områdeansvarlig« varetagelse af koordineringen med de berørte parlamentariske udvalg og tjenestegrene.

—

Udarbejdelse af briefinger, sproglige elementer for formanden (og næstformanden i hver delegation) i samarbejde med de relevante enheder i direktorat A, B og D og GD IPOL

—

Bistand til parlamentariske organer og sekretariaterne for udvalg og underudvalg, interparlamentariske delegationer, multilaterale forsamlinger og valgobservationsdelegationer vedrørende analyse og udvikling af politiske løsningsmodeller gennem udarbejdelse af landespecifikke politiske analyser

—

Forvaltning af udbudsprocedurer og forhandlinger om gennemførelse af undersøgelser og køb af ekstern ekspertise (undersøgelser, notater, workshopper)

—

Udarbejdelse af analyser for krisestaben af den politiske situation i højrisikolande

—

Udvikling af kontakter med andre EU-institutioner, eksterne eksperter, forskningsinstitutter og universiteter

—

Udvikling af synergier med andre forskningstjenester i Europa-Parlamentet (GD EPRS og GD IPOL) for at styrke tænketankens funktion.

—

Varetage funktionen som geografisk områdeansvarlig som defineret af GD EXPO; Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de interparlamentariske delegationer DMAG, DMAS, DIL, DPAL, DIQ og DARP og de blandede parlamentariske udvalg (med Algeriet, Marokko og Tunesien)

—

Afholdelse af interparlamentariske møder i Bruxelles, Strasbourg og tredjelande og opfølgning herpå (protokoller, rapporter og andre dokumenter)

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for DMED og støtte af medlemmernes aktiviteter inden for rammerne af Den Parlamentariske Forsamling for Middelhavsunionen;

—

Rådgivning og skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets medlemmer i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand og delegationsmedlem

—

Tilrettelæggelse af koordineringen med de parlamentariske organer og de politiske grupper i deres behandling af de emner, der vedrører Euro-Middelhavsregionen; Samarbejde med temaafdelingen om forberedelse, efter anmodning fra formandskabet og formandens kabinet, af notater og svar på skrivelser

—

Kontakt med diplomatiske missioner, der er akkrediteret hos EU, samt med EU-Udenrigstjenesten, Kommissionen, andre EU-institutioner samt interessenter i Euro-Middelhavsområdet (politiske og økonomiske repræsentanter og repræsentanter fra civilsamfundet, eksperter osv.)

—

Forvaltning af delegationernes websteder og informationsstrømme (indsamling, formidling, arkivering).

—

Tilrettelæggelse Den Euro-Latinamerikanske Parlamentariske Forsamling og dens organer (9). Varetagelse af sekretariatsopgaverne for Forsamlingen, dens Præsidium, fire udvalg og arbejdsgrupper og bistand til EP's medformand, næstformændene og ordførerne for EP

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de interparlamentariske delegationer DLAT, DCAM, DMER, DAND, D-BR og de blandede parlamentariske udvalg D-CL og D-MX; Afholdelse af interparlamentariske møder i Bruxelles, Strasbourg og tredjelande og opfølgning herpå (protokoller, rapporter og andre dokumenter)

—

Skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets medlemmer i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand og delegationsmedlem

—

Som led i gennemførelsen af begrebet »områdeansvarlig« varetagelse af koordineringen med de berørte parlamentariske udvalg og støtte af deres arbejde (AFET, INTA, DEVE, DROI, SEDE); Koordinering af arbejdet i EU/LAC-gruppen og i »Project Team EuroLat«

—

Kontakt med de relevante tjenestegrene i Ministerrådet, EU-Udenrigstjenesten, Europa-Kommissionen og de diplomatiske LAC-delegationer, der er akkrediteret hos EU, samt topmødet mellem EU og CELAC, SOM og EU-LAC-fonden

—

Samarbejde med temaafdelingen om på anmodning af formandskabet eller formandens kabinet at udarbejde notater, svar på forskellige skrivelser og modtagelse af forskellige personligheder fra de stater, der opretholder forbindelserne med EU

—

Kontakt med den akademiske verden og fagpressen og deltagelse i møder og seminarer på højt niveau

—

Forvaltning af websteder, udarbejdelse af oplæg osv.

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for delegationerne og de interparlamentariske organer, herunder 3 PAC'er, der er oprettet inden for rammerne af de associeringsaftaler, der er indgået med tre lande i det østlige partnerskab, tre PCC'er og delegationen for forbindelserne med Hviderusland; tilrettelæggelse af interne og interparlamentariske møder på EP's arbejdssteder eller i udlandet

—

Tilrettelæggelse af det årlige ordinære møde i Den Parlamentariske Forsamling Euronest og møder i dens politiske organer (4 udvalg, 2 arbejdsgrupper og Præsidiet)

—

Udarbejde notater, skrivelser og briefinger på anmodning af Kommissionen

—

Forvaltning af webstederne for de delegationer, enheden er ansvarlig for

—

Koordinering med relevante EP-organer, tilrettelæggelse af møder mellem forskellige tjenestegrene og anvendelse af SharePoint

—

Kontakt med og modtagelse af diplomatiske missioner fra tredjelande, partnerparlamenter, andre EU-institutioner og offentligheden (civilsamfundet, tænketanke og besøgende)

—

Tilrettelæggelse og gennemførelse af konferencer, workshopper og andre ekstraordinære begivenheder som f.eks. Euronest Scola.

—

Tilrettelæggelse af møder i Den Blandede Parlamentariske Forsamling AVS-EU og møder i dens organer

—

Tilrettelæggelse af regionale møder, informations- og undersøgelsesrejser for at observere og overvåge valget til Den Blandede Parlamentariske Forsamling AVS-EU (protokoller, rapporter og andre)

—

Tilrettelæggelse af interparlamentariske møder i tredjelande og opfølgning herpå (protokoller, rapporter og andre dokumenter)

—

Tilrettelæggelse af interparlamentariske møder i Bruxelles og Strasbourg og opfølgning herpå (protokoller, rapporter og andre dokumenter)

—

Skriftlig og mundtlig bistand til Europa-Parlamentets medlemmer i forbindelse med udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand og delegationsmedlem

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de interparlamentariske delegationer (tilrettelæggelse af forberedende møder, møder for Præsidiets medlemmer, programmering, protokoller osv.)

—

Udarbejdelse på anmodning af formandskabet eller formandens kabinet af notater, svar på forskellige skrivelser og modtagelse af forskellige personligheder fra de stater, der opretholder forbindelserne med EU.

—

Varetagelse af sekretariatsopgaverne for de interparlamentariske delegationer D-US, D-CA, møder inden for rammerne af den transatlantiske dialog mellem lovgivere og i TLD-styringsudvalget (tilrettelæggelse af ordinære, forberedende, interparlamentariske møder og møder for Præsidiets medlemmer — programmering, mødedokumenter osv.); tilrettelæggelse af arbejdsgrupper inden for rammerne af TLD; tilrettelæggelse af præsentationer for medlemmerne af D-US, D-CA

—

Skriftlig og mundtlig bistand til formændene for D-US og D-CA samt næstformændene for og medlemmerne af delegationerne (udarbejdelse i sekretariatet af briefinger, talenoter, taler og artikler i pressen). Samarbejde med temaafdelingen om på anmodning af delegationen at udarbejde notater og studier;

—

Tilrettelæggelse af parlamentsmøder og modtagelse af fremtrædende udenlandske personligheder i Bruxelles, Strasbourg (medlemmer af den amerikanske Kongres og regering samt Canadas regering, ambassadører og vicestatssekretærer), opfølgning herpå (møder i forskellige formater: Det Udvidede Præsidium, specialiserede medlemmer, workshopper osv.)

—

Som led i gennemførelsen af begrebet »områdeansvarlig« varetagelse af koordineringen med de berørte parlamentariske udvalg (deltagelse af ordførere i interparlamentariske møder), herunder koordineringen af »TLD Administrators' Network« og opfølgning herpå; varetagelse af forbindelsen med EPLO Washington; tilrettelæggelse af seminarer for personale fra USA's Kongres, USA's udenrigsministerium, amerikanske ambassader og kolleger fra EP

—

Deltagelse i horisontale projekter som Sharepoint, Webstreaming, elektroniske sagsakter, EPIC-kurser, revision af forretningsordenen, e-delegationer

—

Kontakt med de diplomatiske missioner, der er akkrediteret hos Den Europæiske Union og transatlantiske tænketanke

—

Modtagelse af de transatlantiske besøgsgrupper og studerende og oplysning til dem om sekretariatets arbejde, herunder i forbindelse med EU's besøgsprogram og andre udvekslingsprogrammer

—

Tilsyn med G8's (G7's) arbejde og topmøder.

—

Varetagelse af koordinering og aktivering af enheder og tjenestegrene i Direktorat C

—

Levering af bistand til generaldirektøren og generaldirektoratets direktorater i informationsteknologisk, finansiel og logistisk henseende samt hvad angår faglig uddannelse og menneskelige ressourcer

—

Repræsentation af generaldirektoratet i de interne udvalg og møder

—

Forvaltning af organisationsplaner, missioner, budgetrammer for missioner, kontraktansatte, udstationerede nationale eksperter

—

Forvaltning af OPP 4 »More information on resources for better management of resources«

—

Bidrag til koordinering af OPP'er og nøgleindikatorer

—

Varetagelse af kommunikation om eksterne politikker ud fra borgernes forventninger

—

Udvikling af intern kommunikation i GD EXPO, navnlig via en omformning af EXPOnet

—

Koordinering af tilrettelæggelsen af arrangementer.

—

Tilsyn med personaleforvaltningen: procedurer for offentliggørelse og besættelse af ledige stillinger, mobilitet, udstationering af tjenestemænd i tjenestens interesse, ansættelse af midlertidigt ansatte og kontraktansatte, opfølgning af budgetrammen for »kontraktansatte«, bedømmelsesprocedure, udstationering af nationale eksperter ved generaldirektoratet, udvælgelse og opfølgning af praktikanter

—

Forvaltning af tjenesterejseordrer og decentraliserede budgetrammer til tjenesterejser

—

Koordinering af faglig uddannelse i generaldirektoratet: uddannelsesplan, forvaltning af standardansøgninger og skræddersyede ansøgninger, ekstern uddannelse, studiebesøg, udvekslingsprogrammer, opfølgning af budgetposter vedrørende faglig uddannelse

—

Forvaltning af kontorarealer (flytninger, inventar, telefonudstyr) og anmodninger om leverancer samt opfølgning af de tilhørende udgifter

—

Forvaltning af fravær, årlig ferie og særlig orlov, overarbejde og statistikker om telearbejde

—

Opfølgning af sikkerhedsspørgsmål og spørgsmål vedrørende bistand til delegationerne (forvaltning af sikkerhedsdossierer, deltagelse i arbejdet med udvikling af krisestyringsapplikationen), deltagelse i krisecellearbejde

—

Deltagelse i møder i EMAS-regi og i affaldsudvalget »Waste« samt koordinering af aktiviteterne i denne sektor på generaldirektoratets vegne.

—

Koordinering af budgetforvaltningen, den daglige gennemførelse af budgettet, eventuelle anmodninger om overførsler i forbindelse med gennemførelsen, forberedelse af det årlige budget, afslutning og decharge

—

Koordinering af tilrettelæggelsen af møderne i Den Blandede Parlamentariske Forsamling AVS-EU, Eurolat, Middelhavsunionen, Euronest, rapportering efter arrangementer; bistand i forbindelse med andre vigtige arrangementer i GD EXPO (Open Days, Euromed og Euronest Scola, den årlige ambassadørkonference, Sakharovprisen)

—

Gennemførelse eller koordinering af offentlige udbudsprocedurer for de interparlamentariske delegationer og i forbindelse med eksterne undersøgelser

—

Forberedelse af og kontrol med anmodninger om oprettelse af forskudskonti, berigtigelse af forskudsforvaltning

—

Udarbejdelse af årsberetninger, foreløbige og budgetmæssige rapporter, deltagelse i arbejdet i forbindelse med handlingsplanen, opfølgning af rapporter fra den interne revisor og Revisionsrettens beretninger

—

Udarbejdelse af finansieringsoversigter til samtlige forslag til afgørelse fra Præsidiet, Formandskonferencen eller kvæstorerne. Opfølgning af årsberetningen

—

Tilrettelæggelse af kurser for operationelle initiativtagere; deltagelse i åbnings- og evalueringsudvalg, i koordineringsmøder mellem generaldirektorater og i forummet vedrørende proceduren for indgåelse af offentlige kontrakter

—

Koordinering af intern kontrol, bidrag til aktiviteter vedrørende forvaltning af driftskontinuitet og risikostyring.

—

Tilsyn med og koordinering af gennemførelsen af it-projekter; deltagelse i analysearbejde, kontrol med korrekt hensyntagen til brugerbehov i forbindelse med hvert enkelt projekt, kontrol med overholdelse af tidsplaner og med en korrekt gennemførelse af samtlige faser i projektet, herunder ibrugtagning og indførelse af det nye system i generaldirektoratet

—

Levering af IT-support på andet niveau til personalet i GD EXPO og overvågning af IT-support på første niveau fra GD ITEC

—

Analyse af direktoraternes/enhedernes forretningsbehov og definition af de prioriterede projektanmodninger inden for rammerne af det årlige IT-program i samarbejde med kollegerne i GD EXPO; bidrag til digitalisering af arbejdsmetoder ved, hvor det er muligt, at gennemføre SharePoint-scenarier

—

Forvaltning af generaldirektoratets computerpark samt adgang til e-mail og netværk

—

Sikring af en korrekt funktion og ajourføring af intranettet og de eksterne websteder for de multilaterale forsamlinger. Efteruddannelse af de kolleger, der har ansvaret for ajourføring af disse websteder

—

Varetagelse af forbindelserne mellem personalet i GD EXPO og de øvrige generaldirektorater med hensyn til IT-aktiviteter.

—

Varetagelse af gennemførelsen af afgørelser fra Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering (DEG) om navnlig valgobservation, den samlede strategi for demokratistøtte (Comprehensive Democracy Support Approach, CDSA) og menneskerettighedstiltag (herunder koordinering af Sakharovprisen og Sakharovprisnetværket)

—

Varetagelse af ledelsen, koordineringen og aktiveringen af enhederne under Direktorat D (DEAC, HRAC, PAAC, EPMS)

—

Tilrettelæggelse af arbejdet i og bistanden til Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering (DEG)

—

Opfølgning af alle projekter, der er udviklet af direktoratets enheder, navnlig inden for rammerne af CDSA

—

Varetagelse af funktionerne som anvisningsberettiget, der er bemyndiget ved subdelegation, og forvaltning af direktoratets budgetposter

—

Tilrettelæggelse af arbejdet i Direktorat D, navnlig ved hjælp af månedlige kontorchefmøder.

—

Gennemførelse af den samlede strategi for demokratistøtte CDSA (Comprehensive Democracy Support Approach) for de prioriterede lande, der er udvalgt af Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering

—

Planlægning af valgobservationsaktiviteter, herunder tilrettelæggelse og opfølgning af valgobservation

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering (DEG) (møder, dokumenter, breve, protokoller osv.)

—

Opretholdelse og udvikling af kontakter med andre EP-tjenestegrene (Formandskonferencens sekretariat, de parlamentariske udvalgs og delegationernes sekretariater osv.), de øvrige institutioner (EU-Udenrigstjenesten, Kommissionen og navnlig EU's delegationer, Rådet), internationale organisationer (Europarådet, OSCE, FN osv.)

—

Tilrettelæggelse af store arrangementer/konferencer som f.eks. »Demokratidagen«.

—

Levering af den nødvendige bistand til Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering (DEG) til at definere og føre tilsyn med støtteprogrammet for parlamenterne i udvidelseslandene

—

Bistand til og styrkelse af parlamenterne i landene på Vestbalkan og Tyrkiet, navnlig som led i den europæiske integrationsproces i deres lande, gennem tilrettelæggelse og koordinering af tematiske møder på regionalt plan mellem medlemmer af eller embedsmænd fra disse parlamenter og deres modparter i Europa-Parlamentet inden for rammerne af støtteprogrammet for parlamenterne i udvidelseslandene

—

Gennemførelse af målrettede foranstaltninger, der er afpasset efter de organisatoriske og operationelle reformbehov, som generalsekretariaterne i parlamenterne i landene på Vestbalkan og Tyrkiet har givet udtryk for, med henblik på at øge deres effektivitet og styrke parlamentets rolle, navnlig som led i de europæiske integrationsprocesser i deres respektive lande

—

Forvaltning af modtagelsesprogrammet for embedsmænd fra parlamenterne i landene på Vestbalkan og Tyrkiet, det såkaldte Pre-Accession Fellowship Programme

—

Opfølgning af de lovgivningsmæssige og politiske aktiviteter i parlamenterne i landene på Vestbalkan og Tyrkiet inden for rammerne af deres forbindelser med Europa-Parlamentet

—

Varetagelse af kontakten til Europa-Kommissionen (navnlig GD NEAR, andre generaldirektorater i henhold til programmets behov), EU-Udenrigstjenesten, EU's øvrige institutioner og agenturer samt Europarådet

—

Varetagelse af kontakten til internationale organisationer (navnlig Det Regionale Samarbejdsråd) og de regionale parlamentariske forummer for parlamentarisk samarbejde, navnlig den parlamentariske forsamling (SEECP — PA) og det regionale sekretariat (RSPC) for den sydøsteuropæiske samarbejdsproces

—

Bidrag til informationsnotater/baggrundsnotater til formanden og medlemmerne vedrørende udvidelseslandene.

—

Bistand til DEG med hensyn til de menneskeretlige aspekter af aktiviteter til støtte for demokratiet; styrkelse af partnerparlamenternes kapacitet på menneskerettighedsområdet; promovering af et partnerskab mellem civilsamfundet, parlamenterne og de udøvende myndigheder, styrkelse af kvinders rolle og de frie mediers rolle i forbindelse med fremme af menneskerettighederne

—

Bistand til Europa-Parlamentets formand, AFET, DEVE, DROI og Personaleudvalget ved tilrettelæggelsen af tildelingen af Sakharovprisen: nominering af kandidater, prisoverrækkelsesceremoni, prismodtagerens og finalisternes program, de finansielle aspekter med hensyn til prisen; formandskab for Sakharovtaskforcen, der består af repræsentanter for de kompetente tjenestegrene i Europa-Parlamentet

—

Overvågning af Sakharovprismodtagernes situation samt forslag til de politiske myndigheder om passiende støtteforanstaltninger efter behov; fremme af fælles aktioner mellem prismodtagere og med medlemmer samt styrkelse af deres indbyrdes forbindelser inden for rammerne af Sakharovprisnetværket via nyhedsbrevet og webstedet

—

Styrkelse af menneskerettighedsforkæmperes kapacitet og deres forbindelser til Europa-Parlamentet ved hjælp af møder og konferencer; forvaltning af »Sakharov Fellowship for human rights defenders«: udvælgelse af kandidater, program, opfølgning og støtte til stipendiater

—

Støtte til Europa-Parlamentets dagsorden på menneskerettighedsområdet og en indsats for at skabe større opmærksomhed omkring denne dagsorden: tilrettelæggelse af konferencer og arrangementer i samarbejde med DROI, AFET, DEVE, LIBE, FEMM og GD COMM

—

Samarbejde med EU-Udenrigstjenesten, Europa-Kommissionen, Europarådet, De Forenede Nationer og andre institutionelle aktører med henblik på at skabe større synergi omkring en fælles dagsorden til fremme og forsvar af menneskerettighederne

—

Støtte til medlemmer af Europa-Parlamentet i forbindelse med deres arbejde for Den Europæiske Demokratifond.

—

Bistand til Parlamentet med hensyn til politiske retningslinjer, råd og oplysninger vedrørende konfliktforebyggelse (herunder forebyggelse af konflikter i forbindelse med valg), mægling og dialog

—

Udvikling af Europa-Parlamentets program for unge politiske ledere

—

Levering af ekspertise vedrørende mægling til Gruppen for Demokratistøtte og Valgkoordinering (DEG). Opfølgning af gruppens afgørelser

—

Tilrettelæggelse og opfølgning af delegationernes arbejde med hensyn til konfliktforebyggelse (herunder konfliktforebyggelse i forbindelse med valg), mægling og dialog samt uddannelsestilbud til medlemmerne

—

Udvikling af aktiviteter vedrørende mægling og dialog — begrebet »Jean Monnet Dialogue«

—

Opretholdelse og udvikling af kontakter med andre EP-tjenestegrene (Formandskonferencens sekretariat, de parlamentariske udvalgs og delegationernes sekretariater osv.), de øvrige EU-institutioner (EU-Udenrigstjenesten, Kommissionen, Rådet), internationale organisationer (Europarådet, OSCE, FN osv.) og med NGO'er.

—

Ansvar for ledelse, koordinering og igangsætning af arbejdet i Direktoratet for ressourcers enheder

—

Yde generaldirektøren, direktoraterne og generaldirektoratets personale bistand inden for HR, finanselle anliggende, IT, logistik, faglig uddannelse og karriererådgivning

—

Sikre, at generaldirektoratet er repræsenteret i interne og eksterne udvalg og møder

—

Udøvelse af funktionen som anvisningsbemyndiget ved subdelegation

—

Sikre HR på strategisk og operationel vis i generalsekretærens kabinet/DG PRES, herunder: forvaltning af stillinger, publikationer og rekruttering, koordinering og overvågning af midlertidigt ansatte og kontraktansatte medarbejdere, forvaltning af data om personer, budgettildelinger, mobilitet, bedømmelse og meritpoint, klager og forfremmelser, arbejdstid og fjernarbejde, koordinering af praktikanter (udvalg for praktikophold), udarbejdelse af HR-statistik. Inter-DG HR-styringsgruppe.

—

Deltagelse i ressourcedirektørernes møder. Bidrage til overvejelserne og analysen af innovative strategier med hensyn til HR, finansforvaltning og IT. Regelmæssig opfølgning og opdatering af SEF og PPP’er i generaldirektoratet

—

Ansvar for planlægning (årlig uddannelsesplan) og styring af faguddannelse (opfølgning på budgetrammen). Deltage i netværket af uddannelsesmedarbejdere. Afslutning af projektet »Getting to know DG PRES« (PPP). Sikre karriererådgivning (SCOP-RELOP-netværk). Forberede og bidrage til »Career Days« og »Open Days« samt praktikantprogrammet i GD PRES. Forvalte anmodninger om studiebesøg, udedage og eksterne kurser.

—

Ansvar for forvaltning af generaldirektoratets ejendomme og logistik (flytninger og anmodninger om møbler). Forvalte generaldirektoratets tjenesterejser, herunder overvågning af budgetrammen. Deltagelse i generaldirektoraternes intergruppe for tjenesterejser. Koordinering af anmodninger om kontorforsyninger. Udarbejde statistikker over tjenesterejser og DEMOS. Deltage i generaldirektoraternes interstyringsgruppe for forvaltning af faciliteter. Iværksætte EMAS-oplysningsaktiviteter.

—

Forvaltning af systemet for delegation af anvisningsbemyndiget ved subdelegation, forvalte applikationen FINORD, applikationen for webkontrakter, sikring af finansiel initiering og forudgående kontrol af generaldirektoratets budgettransaktioner, bistand til anvisningsbemyndigede og finansielle aktører (udbud, offentlige indkøb, gennemførelse af kontrakter). Udarbejde periodiske og årlige aktivitetsrapporter. Deltage i generaldirektoraternes interstyringsgruppe for finansielle spørgsmål og forummet for offentlige indkøb. Ansvarlig for forretningskontinuitet og risikostyring.

—

Ansvar for forvaltning og styring af IT i GD PRES, herunder etablering og overvågning af IT-programmer og IT-planer. Udpege behov inden for IKT og iværksætte EP's IT-strategi. Deltagelse i programmerne »e-Parlamentet«, »vidensforvaltning«, osv. Deltagelse i styringsudvalgene — Generaldirektoraternes interstyringsgruppen for informations- og kommunikationsteknologi, ITER, osv., udførelse af forretningssanalyser, føre register over og dokumentere forretningsprocesser og udviklinger. Overvågning af decentrale it-projekter.

—

Være ansvarlig for og forvalte generaldirektoratets interne kommunikation på strategisk og operationel vis, herunder moderniseringen af layout og indhold og den konstante opdatering af intranetwebstedet PRESnet. Udarbejde brochurer. Koordinering af gruppen af kommunikationskorrespondenter fra direktoraterne og enhederne. Forberede lay-outet til formandens briefinger til møderne. Deltagelse i udvalget for intranetstrategi og taskforcen for »åbent hus-arrangement«.

—

Ansvar for ledelse, samordning og igangsætning af arbejdet i direktoratets enheder og kontorer samt personaleforvaltning og den overordnede tilrettelæggelse i direktoratet

—

Projektstyring

—

Forvaltning og ledelse af gruppen vedrørende struktur- og samhørighedspolitik på tværs af generaldirektoraterne

—

Udøvelse af hvervet som anvisningsberettiget.

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, triloger, programfastlæggelse, protokoller osv.)

—

Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkninger (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer, herunder triloger), opfølgning af komitologiretsakter

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører for betænkning eller ordfører for udtalelse

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer, rejser for arbejdsgrupper uden for arbejdsstederne osv.

—

Varetagelse af kontakterne med de øvrige institutioner, de berørte kredse og civilsamfundet.

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af udvalgsmøder og koordinatormøder, triloger, møder mellem skyggeordførere, udarbejdelse af protokoller og oversigter over afgørelser, fastlæggelse af arbejdsprogrammer, tilrettelæggelse af offentlige høringer og delegationsrejser osv.)

—

Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkning/udkast til udtalelse (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), opfølgning af delegerede retsakter og gennemførelsesforanstaltninger

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører for betænkning eller ordfører for udtalelse

—

Tilrettelæggelse af de offentlige høringer og undersøgelsesrejser eller delegationsrejser, der er nødvendige for, at Fiskeriudvalgets medlemmer kan udføre deres lovgivningsmæssige arbejde

—

Varetagelse af kontakterne med de øvrige institutioner såvel som de berørte kredse og civilsamfundet, navnlig de nationale fiskerisektorer, internationale fiskeriorganisationer osv.

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører for betænkning eller ordfører for udtalelse. Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkning (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), udkast til udtalelse

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af møder, koordinatormøder, tilrettelæggelse og opfølgning af arbejdsgrupper, programfastlæggelse, triloger, protokoller osv.)

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer og udvalgsrejser uden for arbejdsstederne osv.

—

Opfølgning af dokumenter, der er modtaget i forbindelse med den regionalpolitiske programfastlæggelse

—

Varetagelse af kontakterne med de øvrige institutioner, de regionale organisationer, de berørte kredse og civilsamfundet.

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af udvalgsmøder, koordinatormøder, programfastlæggelse, protokoller osv.)

—

Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkning (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), uformelle triloger, opfølgning af komitologiretsakter

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører for betænkning eller ordfører for udtalelse

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer og udvalgsrejser uden for arbejdsstederne osv.

—

Websted, nyhedsbrev, eMeeting og eCommittee

—

Varetagelse af kontakterne med ACER, BEREC, ENISA og JRC (Det Fælles Forskningscenter)

—

Varetagelse af kontakterne med de øvrige institutioner, de berørte kredse og civilsamfundet.

—

Forberedelse af arbejdsdokumenter/udkast til betænkning (lovgivningsmæssige og ikke-lovgivningsmæssige procedurer), opfølgning af komitologiretsakter

—

Varetagelse af sekretariatsarbejdet for udvalget (tilrettelæggelse af udvalgsmøder, koordinatormøder, programfastlæggelse, protokoller osv.)

—

Skriftlig og mundtlig bistand til parlamentsmedlemmerne under udøvelsen af deres hverv som formand, næstformand, ordfører for betænkning eller ordfører for udtalelse

—

Tilrettelæggelse af offentlige høringer og udvalgsrejser uden for arbejdsstederne osv.

—

Varetagelse af kontakterne med de øvrige institutioner, de berørte kredse og civilsamfundet.

—

Bistand til de parlamentariske organer og udvalgssekretariater i forbindelse med undersøgelser, briefinger og forskning inden for følgende områder: struktur- og samhørighedspolitik (berørte udvalg: AGRI, PECH, REGI, TRAN og CULT)

—

Forvaltning af udbudsprocedurer og forhandlinger med henblik på gennemførelse af undersøgelser og køb af ekstern ekspertrådgivning

—

Overvågning af den videnskabelige kvalitet af de undersøgelser, der udarbejdes af eksterne konsulenter

—

Udvikling af forbindelserne med biblioteket samt eksterne eksperter, forskningsinstitutter og universiteter

—

Redigering og regelmæssig ajourføring af faktabladene om Den Europæiske Union

—

Vurdering af indvirkningen af ekspertrådgivningen.

—

Ansvar for ledelse, koordinering og igangsætning af arbejdet i Direktoratet for Ressourcers enheder

—

Bistand til generaldirektøren, direktoraterne og generaldirektoratets personale vedrørende menneskelige og finansielle ressourcer, IT, logistik, faglig uddannelse og karriererådgivning

—

Repræsentation af generaldirektoratet i interne og eksterne udvalg og møder

—

Udøvelse af hvervet som anvisningsberettiget.

—

Forvaltning af løsøre, opfølgning på anmodninger om inventar, telefon og kontorartikler samt alle former for logistisk arbejde (materielforvalter/kontaktperson for telefonudstyr, flytninger osv.) i generaldirektoratet

—

Projektstyring (koordinering og opfølgning) inden for kompetenceområdet

—

Opfølgning og gennemførelse af målene for EMAS-politikken og -procedurerne i generaldirektoratet

—

Indførelse af innovative/digitale arbejdsværktøjer i generaldirektoratet

—

Gennemførelse af driftskontinuitetsplanen (»business continuity plan«) og driftskontinuitetsforvaltning (»business continuity management«) i generaldirektoratet.

—

Forudgående budgetmæssig kontrol af alle finansielle transaktioner og kontrakter, der tildeles i generaldirektoratet

—

Rådgivning og bistand i forbindelse med alle spørgsmål vedrørende budgetgennemførelse, udbud og finansielle procedurer og kredsløb, herunder regelmæssig ajourføring af procedure- og administrationshåndbogen for de finansielle systemer FINORD og WEBCONTRATS

—

Udarbejdelse af periodiske og årlige aktivitetsrapporter, rapporter til hierarkiet om gennemførelsen af budgettet, rapporter til institutionens centrale tjenestegrene og generalsekretæren om spørgsmål vedrørende budgetgennemførelsen og den interne kontrol

—

Arkivering af finansielle dossierer, elektronisk arkivering og fremsendelse efter anmodning samt opfølgning af dossierer med henblik på kontrol

—

Bidrag til det foreløbige budgetforslag og opfølgning af arbejdet i BUDG- og CONT-udvalgene

—

Repræsentation af generaldirektoratet i diverse udvalg og arbejdsgrupper inden for budgetforvaltning og finansielle procedurer.

—

Forvaltning af menneskelige ressourcer (ansættelses- og overførselsprocedurer, personalemobilitet, faglig uddannelse, personalets tjenesterejser, bedømmelses- og forfremmelsesprocedurer osv.)

—

Rådgivning og bistand i forbindelse med alle spørgsmål vedrørende menneskelige ressourcer til hierarkiet og kollegerne

—

Karriererådgivning

—

Repræsentation af generaldirektoratet eller direktoratet i diverse interne eller interinstitutionelle arbejdsgrupper.

—

Udvikling af nye IT-applikationer decentralt i forhold GD ITEC og evolutiv vedligeholdelse af eksisterende decentrale applikationer

—

IT-support: support til brugerne af generaldirektoratets IT-infrastruktur, analyse af IT-problemer og implementering af specifikke løsninger alt efter brugernes behov

—

Forvaltning af generaldirektoratets IT-infrastruktur, herunder forvaltning af brugerkonti, inventar og koordinering med GD ITEC

—

Forvaltning af projekterne under Parlamentets projektportefølje: forvaltning af IT-porteføljerne, herunder de projekter, der anmodes om, igangværende projekter og eksisterende applikationer, der er specifikke for generaldirektoratet

—

Udvikling af generaldirektoratets IT-strategi og bidrag til Parlamentets IT-strategi gennem styringsgruppen om IT på tværs af generaldirektoraterne

—

Foretagelse af forretningsanalysen: analyse af behovene i generaldirektoratets enheder, hovedsagelig i forbindelse med anmodninger om IT-projekter

—

Ansvar for ledelse og koordinering af arbejdet i direktoratets enheder og kontorer

—

Ansvar for forvaltning af projekterne i den parlamentariske projektportefølje

—

Ansvar for internationalt samarbejde og samarbejde med tredjeparter på kompetenceområderne

—

Udøvelse af funktionen som anvisningsberettiget

—

Samarbejde med de andre tjenestegrene i GD EPRS, i Europa-Parlamentet og interinstitutionelt.

—

Forvaltning af forkontoret — læsesale, de daglige tilbud og relationer med kunder i Bruxelles og Strasbourg

—

Sikring af, at GD'ets publikationer findes på standerne, at kunderne kan få undervisning i brugen af informationskilder og medvirken til tilrettelæggelsen af arrangementer

—

Koordination af indkøb og forvaltning af bøger og e-bøger, databaser og tidsskrifter, fastlæggelse og iværksættelse af politikken for udvikling af samlinger

—

Ansvar for støtte til onlinetjenesterne og udvikling af IT-værktøjerne

—

Bidrag til forvaltningen af anmodninger om information og ansvar for at sikre, at faglige normer og standarder anvendes

—

Koordination af procedurerne vedrørende katalogisering og indeksering og sikring af kvaliteten af disse procedurer

—

Ansvar for samarbejdet med bibliotekerne i andre europæiske institutioner og samarbejde med EUROLIB.

—

Opbevaring af dokumenter og sagsakter, der gives til De Historiske Arkiver og Det Historiske Bibliotek ved hjælp af passende værktøjer, der sikrer deres integritet og læsbarhed over tid: erhvervelse, tilrettelæggelse, digitalisering og indeksering (database »Clavis/Clare«)

—

Deltagelse i projektet »Document Management«

—

Forvaltning og opbevaring af samlingerne i Det Historiske Bibliotek: udvælgelse, erhvervelse, katalogisering, forvaltning af læsesalen, der er åben for publikum internt og eksternt

—

Sikre tilgængelighed: fremme Det Historiske Biblioteks synlighed gennem alle former for dokumentarisk eller akademisk formidling eller offentliggørelse (publikationer, udstillinger, arrangementer, informationsmøder)

—

Tilrådighedsstillelse af dokumenter til tjenestegrenene til interne formål og til tjenestegrenen med ansvar for offentlighedens adgang til dokumenter, når borgerne anmoder herom i medfør af forordning (EF) nr. 1049/2001

—

Udføre forskning, formidle dokumenter, tage imod studiebesøg

—

Overførsel af dokumenter til Den Europæiske Unions historiske arkiver.

—

Ansvar for at tage imod forespørgsler, sikre en første behandling af disse, affatte og sende svar på forespørgsler stilet til »Ask EP« eller til formanden (herunder ved kampagner)

—

Udarbejdelse og udvikling af nye IT-løsninger for at lette borgernes og medlemmernes adgang til information (»Ask.EP net«)

—

Tilbagerapportering til medlemmerne og visse af Europa-Parlamentets tjenestegrene, tilrådighedsstillelse af visse rapporter (emnekoder, resuméer, Facts & Figures)

—

Ansvar for at sikre støtten til medlemmerne og forskellige tjenestegrene i Europa-Parlamentet: udarbejdelse og offentliggørelse af »EP Answers« og »Model Answers« og aktiv tilstedeværelse på de sociale netværk

—

Konsolidering af procedurerne og sikring af kvalitetsstandarderne i forbindelse med svar, der sendes til borgerne (harmonisering, standardisering).

—

Ansvar for at være centret for viden og ekspertise om lovgivningen i EU, medlemsstaterne og de sammenlignelige demokratiske jurisdiktioner samt folkeretten ud fra et perspektiv om komparativ ret, navnlig gennem tilrettelæggelse af konferencer og i samarbejde med partnere internt i Europa-Parlamentet og eksterne partnere

—

Tilrettelæggelse af et årligt forum om komparativ ret og andre arrangementer og koordinering af undersøgelser om disse samt oversættelse af dem til fem sprog

—

Iværksættelse af aktiviteter med hensyn til forskning i og analyse af komparativ ret

—

Bestemmelse af og tilrettelæggelse af materiale og informationskilder med henblik på at skabe en stor samling af lovgivningsmæssige referencer om komparativ ret, herunder på det digitale område.

—

Bistand til generalsekretæren i varetagelsen af dennes funktioner

—

Ansvar for ledelse, samordning og styring af arbejdet inden for tjenester direkte tilknyttet generalsekretæren

—

Udøvelse af hvervet som anvisningsberettiget i fornødent omfang

—

Repræsentation af generalsekretærens kabinet i diverse interinstitutionelle udvalg og/eller instanser

—

Ansvar for Præsidiets og kvæstorernes sekretariat og arbejdsgrupper nedsat af Præsidiet og kvæstorerne; Ansvar for sekretariatet for Det Rådgivende Udvalg om Chikane mod personalemedlemmer, herunder akkrediterede parlamentariske assistenter og praktikanter; Organisering og forberedelse af møder i disse organer, herunder eksterne møder (f.eks. »Away Days«) og konferencer (f.eks. »Religiøs dialog«)

—

Udarbejdelse på de forskellige sprog af sagsmapper, informationsdokumenter, meddelelser fra Præsidiet og kvæstorerne, sammendrag etc. i samarbejde med formandens og generalsekretærens kabinetter og de berørte tjenestegrene; Udarbejdelse på de forskellige sprog af formandspapirer, tekniske datablade, mødeprotokoller og mødeopfølgningsbreve samt øvrige relevante dokumenter

—

Udarbejdelse af skrivelser til undertegnelse af næstformændene og kvæstorerne; Ansvar for opstilling af tidsplaner og arbejdsprognoser for forelæggelse af sager for Præsidiet; Ansvar for opfølgning på afgørelser truffet af organerne; Tilrettelæggelse af tjenesterejser for næstformændenes og kvæstorernes assistenter

—

Udarbejdelse af skrivelser til undertegnelse af formanden vedrørende tjenesterejser foretaget af næstformændene, udvalgsformændene og delegationerne og de parlamentariske udvalgs tjenesterejser og offentlige høringer mv.; Ansvar for regelkompendierne vedrørende Præsidiets og Formandskonferencens ressortområder: Ajourføring og offentliggørelse af Præsidiets afgørelser i Den Europæiske Unions Tidende

—

Ansvar for elektronisk omdeling (FORTROLIGT) af mødedokumenter (og vedligeholdelse af arbejdsredskaberne); Ekspedition af officiel post af ømtålelig art; Ansvar for offentliggørelse af mødedokumenter på intranet/internet; Indførelser i registret og fremskaffelse af dokumenter efter anmodning fra borgere

—

Styring af nye IT-projekter (New Prequest, SharePoint) for Præsidiets og kvæstorernes sekretariat; Forvaltning af de interne/fortrolige arkiver og, i samarbejde med arkivtjenesten, af digitalisering og indarbejdelse af arkivalier i et hensigtsmæssigt IT-redskab

—

Behandling af ansøgninger om autorisation til arrangementer, adgang for besøgende, aldersrelaterede undtagelser, dokumentationsbilag (lægeattester, dødsattester etc.) for medlemmers berettigede fravær fra plenarmøder

—

Ansvar for sekretariatet for Det Rådgivende Udvalg med ansvar for undersøgelse af klager over chikane, hvor medlemmer er indblandet

—

Organisering og forberedelse af møder i dette organ, herunder høringer med deltagelse af implicerede personer, eksterne møder (f.eks. kurser) og konferencer

—

Udarbejdelse på de forskellige sprog af formandspapirer, mødeprotokoller såvel som mødeopfølgningsbreve og øvrige relevante dokumenter; Udarbejdelse på de forskellige sprog af sagsmapper, informationsdokumenter og rapporter vedrørende klager om chikane

—

Udarbejdelse af skrivelser til undertegnelse af formanden; Udarbejdelse af dokumenter vedrørende proceduren og implementering heraf; Samordning af Det Rådgivende Udvalgs eksterne repræsentation, eksempelvis over de politiske grupper, de parlamentariske udvalg og offentlige høringer

—

Ansvar for forbindelserne med de berørte tjenestegrene såvel som med formandens og generalsekretærens kabinetter

—

Forvaltning af sekretariatets interne/fortrolige arkiv og ansvar for ajourføring af Det Rådgivende Udvalgs intranetside

—

Gennemførelse af gældende revisionsprocedurer og udarbejdelse af tilhørende arbejdsdokumenter. Revisionen vedrører tilstrækkeligheden og kvaliteten af de gældende interne kontrolsystemer for gennemførelsen af budgettet såvel som tilstrækkeligheden og effektiviteten af forvaltningssystemer og tjenestegrenenes resultatopnåelse i gennemførelsen af deres politikker, programmer og tiltag

—

Udarbejdelse og tilpasning af revisionsprogrammer for hvert specifikt risikoområde og opstilling af særskilt plan for hver revision på grundlag af særskilte risikoanalyser for hvert »revisionsrelevant enhed« og af evaluering af de hertil hørende interne styrings- og kontrolsystemer

—

Udarbejdelse af rapportudkast, herunder med anbefalinger til forbedringer af kvaliteten af de interne styrings- og kontrolsystemer. Drøftelser af rapporter og anbefalinger med de revisionsomfattede tjenestegrene inden for rammerne af løbende samrådsprocedure; udarbejdelse af endelige rapporter

—

Revision af revisionsholdenes arbejde; Ansvar for nøje administrativt tilsyn med revisioner og udvikling af fornødne metodologiske redskaber med henblik på at optimere tilrettelæggelsesprocessen og løbende forbedring af kvaliteten af den Interne Revisionstjenestes arbejde

—

Undersøgelse af de revisionsomfattede enheders opfølgning på de efter hver revision aftalte tiltag under overholdelse af den frist, der er fastsat inden for rammerne af den tværgående, halvårlige opfølgningsprocedure, og halvårlig udarbejdelse af rapport til institutionen efter bilateralt samråd med de berørte tjenestegrene

—

Udarbejdelse og vedtagelse af årligt arbejdsprogram med fastsættelse af prioriteringer på grundlag af samlet risikoanalyse, herunder direkte samråd med hver anvisningsberettiget

—

Regelmæssig afholdelse af møder inden for rammerne af styringen af institutionen med de berørte instanser, især med Revisionspanelet og generalsekretæren; Udarbejdelse af årsberetning med angivelse af antal og type gennemførte interne revisioner, fremsatte anbefalinger og opfølgning på disse; Fremlæggelse af årsberetning for Præsidiet og Budgetkontroludvalget

—

Ansvar for at krisestyrings- og beredskabssystemer inden for Parlamentet er operationsdygtige, herunder vedrørende analyse af centrale styringsprocesser, kritiske funktioner og Parlamentets aktiver

—

Yde støtte, bistand, rådgivning og læringsrammer til GD’er og tjenestegrene vedrørende deres udarbejdelse af egne driftskontinuitetsplaner, under hensyntagen til synergierne mellem de respektive planer og deres indbyrdes sammenhæng

—

Ansvar, på mandat fra generalsekretæren, for samordning af krisestaben for sikkerhed under tjenesterejser uden for de tre arbejdssteder, herunder rettidig udarbejdelse af risikoanalyser vedrørende sikkerhedssituationer og formulering af sikkerhedsbestemmelser for tjenesterejser i Parlamentets tjeneste i højrisikoområder

—

Ansvar for kurser, støtte, bevidstgørelse og formidling inden for EP, navnlig over for EP-medlemmerne, om krisestabens funktion, sikkerhedsforhold under officielle tjenesterejser og brug af de IT-redskaber, der anvendes af krisestaben

—

Rådgivning til foresatte om samtlige aspekter af krisestyring og driftskontinuitet af både præventiv og reaktiv art

—

Indkredsning, evaluering og styring af risici på organisationsniveau, herunder evaluering af risikoscenarier, trusler, potentielle indvirkninger og interaktioner på EP-niveau; Støtte til risikostyring på GD-niveau

—

Ansvar for Formandskonferencens sekretariat (herunder udarbejdelse og opfølgning vedrørende dagsordener, sagsmapper, notater, mødeprotokoller, skrivelser mv. såvel som organisering af regelmæssige og supplerende møder i Formandskonferencen i Bruxelles, Strasbourg og i de medlemsstater, der har formandskabet i Rådet for Den Europæiske Union)

—

Funktion som »ekspertisecenter« vedrørende det interne reglement (og anvendelse heraf i praksis) for så vidt angår relevante forhold henhørende under Formandskonferencens kompetenceområde

—

Ansvar for behandling af spørgsmål vedrørende reglementet for Formandskonferencens kompetenceområde såvel som politisk ømtålelige spørgsmål inden for samme emneområde

—

Deltagelse i arbejds-/koordinationsgrupper under Formandskonferencen, herunder kontaktgruppen vedrørende åbenhedsregisteret

—

Registrering af sagsbehandling

—

Fremsættelse af udtalelser og ydelse af intern assistance desangående

—

Underretning til de ansvarlige for behandling af personoplysninger og de berørte personer om deres rettigheder og pligter; Organisering af kurser

—

Styring af processen til ideudkast, analyse, kontrol og information vedrørende beskyttelse af personoplysninger i samarbejde med de berørte tjenestegrene under Generalsekretariatet

—

Implementering af den nye forordning med de fornødne juridiske, organisationsmæssige og sikkerhedsmæssige foranstaltninger til at sikre problemfri implementering og uden at belaste de administrative procedurer

—

Underretning til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om databehandlinger, hvor særlige risici kan gøre sig gældende

—

Ansvar for administrativ samordning, udarbejdelse af retsakter og ansvar for tilsyn med retspraksis, CDP-DPD-netværket, praktikanter

—

Samarbejde med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse og med tilsvarende tjenestegrene i de øvrige EU-institutioner

—

Medvirke til gennemførelsen af den strategiske forvaltningsramme; udvikle og styre database med relevante indikatorer for SEF og PPP’erne, og udarbejde rapporter for generalsekretærens kabinet

—

Medvirke til rationalisering af programmerings- og rapporteringscyklussen; Yde bistand til forvaltning i fastsættelse af mål og resultatindikatorer og bidrage til forenkling af den årlige rapporteringscyklus

—

Medvirke til udformning af metodologi og redskaber for evaluering af rammerne for intern kontrol; Varetage styring af netværket af koordinatorer for intern kontrol

—

Yde IT-støtte til generalsekretærens kabinet

—

Rådgive efter anmodning og yde direkte støtte til strategiske projekter

—

Organisere, forberede og tilsikre tilsyn med »Inter-DG Steering Group on Environmental Management«, »Waste Committee« og »Working Group on Green Public Procurement«

—

Udarbejde kulstofbalancen, miljøgennemgangen og den årlige miljøerklæring

—

Organisere, iværksætte og deltage i interne og eksterne revisioner, herunder revisionspåtegninger; Organisere arrangementer og formidlings- og kursustiltag til fremme af personalets miljøbevidsthed og følge op på forslag til forbedring

—

Iværksætte offentlige udbudsprocedurer, især »offsetting«

—

Udarbejde handlingsplan for 2020 og tilsikre tilsyn med EMAS-handlingsplanen for 2019

—

Håndtere administrative, finansielle og budgetmæssige aspekter inden for kompetenceområdet

—

Udarbejdelse af besøgs- og mødeprogrammer ud fra de besøgendes specifikke interesser, både inden for institutionerne og med eksterne kontakter

—

Varetagelse af direkte, effektivt og dagligt samarbejde med EU-delegationerne (ca. 85) med henblik på forbedring af forberedelse, udvælgelse og opfølgning på arbejdsforløb for kandidater til studiebesøgsprogrammerne

—

Ansvar for styring af den interninstitutionelle enhed EP-Kommissionen med ansvar for samordning af individuelle studiebesøg i EU-institutionerne i Bruxelles og/eller Strasbourg, med ca. 45 besøgende fra lande uden for EU pr. år; Ansvar for budgetstyring og administrativ samordning af samtlige studiebesøg

—

Udvikling af de regelmæssige forbindelser med tjenestegrenene i EU-institutionerne: EP, Kommissionen, Rådet, Revisionsretten, EØSU, EU-Udenrigstjenesten mv.

—

Udarbejdelse af rejseplaner og reservation af flybilletter, hotelværelser mv., om fornødent anskaffelse af rejseforsikring og visa

—

Udvikling af og ansvar for kommunikationsaktiviteter såvel som regelmæssig ajourføring af webstedet informationspublikationer om programmet; udvikling af forbindelserne med tænketanke og universiteter