1.1.

I forbindelse med vurderingen af de første oplysninger, OLAF modtager, er det nødvendigt, at kontor C4, »Operationelle efterretninger«, der bistår de to direktorater, der har ansvar for undersøgelser og operationer, hurtigt, præcist og diskret kan identificere en mistænkt person, navnlig når der kan opstå påstande om interessekonflikter. Med henblik herpå har OLAF brug for at få adgang til oplysningerne i Kommissionens personaledatabaser. OLAF har navnlig brug for at få adgang til oplysninger om den enkelte arbejdstager og dennes familiestatus og forbindelser, hjemadresse og telefonnumre samt arbejdstagerens og dennes familiemedlemmers fødselsdatoer. Sidstnævnte benævnes stamtræoplysninger.

1.2

For OLAF er det vigtigt at undgå at skade omdømmet for uskyldige personer, der arbejder i Kommissionen eller andre EU-organer, og at det i de tilfælde, hvor påstandene er grundløse, er muligt at kontrollere dette uden at videreformidle påstandene, som undertiden er fremsat på et meget tyndt grundlag. I de tilfælde, hvor påstandene viser sig at være velbegrundede, bestræber OLAF sig ligeledes på, at det i den indledende fase er så få personer som muligt, der får kendskab til påstandene, således at en person, der eventuelt bliver genstand for en undersøgelse, ikke informeres herom for tidligt.

1.3

OLAF foreslår derfor, at et begrænset antal medarbejdere i kontor C4 får direkte, skrivebeskyttet og fortrolig adgang (»pull-adgang«) til stamtræ-oplysninger, hvilket giver dem mulighed for at se et begrænset sæt oplysninger, således at de kan validere påstandene, inden der indledes en undersøgelse.

2.1.

I artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsættes følgende:

2.2.

Denne bestemmelse giver OLAF ubegrænset adgang (forudsat at det sker i overensstemmelse med kravene i artikel 4, stk. 1 (1)), til oplysninger, Kommissionen er i besiddelse af, herunder oplysninger om personale i Kommissionen. Bestemmelsen finder anvendelse på OLAF's igangværende interne undersøgelser.

2.3.

Generalsekretariatet er parat til at give OLAF »push«-adgang til stamtræ-oplysninger, men ikke »pull«-adgang som krævet. Begrundelsen for at give afslag på »pull«-adgangen er databeskyttelsen. Som registeransvarlig for personoplysninger henviser Kommissionen til, at den skal filtrere anmodninger og kun fremlægge de personoplysninger, som den finder er berettigede og nødvendige og står i et rimeligt forhold til, hvad OLAF anmoder om. Denne »filtreringsproces« synes kun at blive anvendt i forbindelse med anmodninger fra OLAF, idet andre tjenestegrene i Kommissionen har direkte »pull«-adgang uden den registeranvarliges indblanding.

2.4.

Overvågningsudvalget er bekymret over, at denne begrænsning i OLAF's direkte skrivebeskyttede og fortrolige adgang til stamtræoplysninger kan skade kontorets uafhængighed i forbindelse med dets undersøgelsesopgaver.

3.1

Overvågningsudvalget og medlemmerne af sekretariatet mødtes med medarbejdere fra Generalsekretariatet ved to lejligheder, den 25. november 2010 og den 8. december 2010, og med generalsekretæren selv den 15. december 2010 for at drøfte dette spørgsmål. Generalsekretariatet erkender, at OLAF har ret til at få adgang til alle databaser, som det anser for relevante til undersøgelsesformål med henblik på at indlede en undersøgelse og under hele undersøgelsens varighed, selv inden der formelt er truffet beslutning om at indlede en undersøgelse, når den er knyttet til et specifikt CMS-sagsnummer. Generalsekretariatet fastholder dog, at OLAF ikke kan få direkte »pull«-adgang.

3.2

Da OLAF's anmodning om adgang til oplysninger er omfattet af bestemmelserne i artikel 7, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 45/2001, har OLAF og Overvågningsudvalget anmodet om EDPS's holdning hertil og har som følge heraf haft to møder med Peter Johan Hustinx fra EDPS den 15. december 2010 og den 25. marts 2011.

4.1.

I artikel 7, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 45/2001 (2) er det fastsat, at det skal fastslås, om det er nødvendigt at videregive oplysninger fra Kommissionen til OLAF.

4.2.

Det skal kontrolleres, at videregivelsen af oplysninger er nødvendig. Hvis arten og mængden af oplysninger, der anmodes om, varierer fra gang til gang, bør kontrollen af, om det er nødvendigt at videregive oplysningerne, finde sted hver gang, inden der gives adgang. Hvis der er kategorier af oplysninger, hvortil der på lignende vis er begrænset adgang til samme formål, og dette kan kontrolleres efterfølgende af begge parter, kan kontrollen af nødvendigheden af at videregive oplysningerne ske samlet. Det udgør et aspekt af den relation, der bør udvikles mellem den registeransvarlige og modtageren af oplysningerne. Der skal i forbindelse med den valgte løsning ses nærmere på spørgsmålet om nødvendigheden af at videregive oplysninger, og dette skal kunne kontrolleres. Den valgte løsning skal desuden omfatte en streng formålsbegrænsning.

4.3.

I den ovenfor beskrevne situation er OLAF i stand til på forhånd at fastslå nødvendigheden af at videregive oplysninger, fordi det altid er den samme situation: identifikation af en eller flere enkeltpersoner, om hvilke der er fremsat påstand om, at de er involveret i en sag, der er ved at blive vurderet eller undersøgt. Som kontor C4 forklarede, har OLAF behov for at få adgang til et begrænset antal datafelter i Kommissionens databaser med henblik på at sikre en ordentlig identifikation af en medarbejder i Kommissionen, mod hvem der er fremsat påstande om svig eller uregelmæssigheder. De datafelter, som OLAF ønsker adgang til med henblik herpå, er:

(Andre relevante datafelter såsom navn, status, id-nummer, organisatorisk enhed og siden hvornår den pågældende har arbejdet i den pågældende enhed, er tilgængelige for hele Kommissionens personale via Sysper2).

4.4.

I tilfælde, hvor påstandene om interessekonflikter involverer et familiemedlem, vil OLAF også have brug for at få adgang til stamtræoplysninger for at kunne kontrollere identiteten på de slægtninge, der kan være berørt, herunder partner og slægtninge i opadstigende og/eller nedadgående linje. De relevante datafelter vil i disse tilfælde være:

Det vil være en person i en lille gruppe (på tre eller fire) »efterretningsmedarbejdere«, som får adgang til oplysningerne. OLAF registrerer desuden omhyggeligt al adgang til sådanne databaser i en logfil. Følgende oplysninger registreres i logfilen:

4.5.

OLAF forventer, at disse data om adgang senere i år automatisk registreres af CMS. Den registeransvarlige, de databeskyttelsesansvarlige og EDPS har på et hvilket som helst tidspunkt adgang til at se disse logfiler.

4.6.

Under sådanne omstændigheder, hvor formålet med videregivelsen af oplysninger er begrænset til enkeltpersoners identitet, og der sikres præcise logfiler, finder Overvågningsudvalget, at kravene i artikel 7, stk. 2, er opfyldt, uden at det er nødvendigt hver gang at anmode om den registeransvarliges tilladelse.

5.1.

Artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 synes at tillade en række forskellige scenarier og kan udlægges således, at der skabes en struktureret dialog mellem den registeransvarlige og modtageren af oplysningerne, da begge er nødt til at kontrollere, at det er nødvendigt, at oplysningerne videregives.

5.2.

Det ser ud til, at der ikke automatisk gives »pull«-adgang, men at denne form for adgang på anmodning herom gives inden for Kommissionen i andre forbindelser. I følgende tilfælde skabte »pull«-adgangen problemer, men i det sidste eksempel nedenfor blev den givet.

»Push«-adgang kan også være uacceptabel, hvis personoplysningerne sendes, uden at det er kontrolleret, at det er nødvendigt.

5.3.

Det ser derfor ikke ud til, at der er nogen grundlæggende hindring rent databeskyttelsesmæssigt for principielt at give OLAF adgang til de ønskede oplysninger.

6.1.

Overvågningsudvalget finder, at det er vigtigt for OLAF's arbejde at få »pull«-adgang til personoplysninger, som Kommissionen er i besiddelse af, for forud for indledningen af en undersøgelse at fastslå, om en person kan identificeres eller elimineres. Hvis OLAF nægtes adgang, kan det true kontorets uafhængighed i forbindelse med dets undersøgelser.

6.2.

Overvågningsudvalget anbefaler at ændre »Memorandum of understanding concerning a code of conduct in order to ensure a timely exchange of information between OLAF and the Commission with respect to OLAF internal investigations in the Commission« (3). Der kan fastsættes bestemmelse om at indføre en protokol over adgangen til kommissionsoplysninger i udvælgelsesfasen, således som det er fastsat i artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/99 i forbindelse med igangværende undersøgelser.

6.3.

Overvågningsudvalget foreslår, at en praktisk måde at komme videre på er at indlede forhandlinger mellem OLAF og Kommissionen for at finde en løsning. Et forslag af praktisk art vil være at udnævne en ekstern mægler, som både OLAF og Kommissionen har tillid til. En egnet mægler kunne f.eks. være en tidligere højtstående tjenestemand eller en kommissær. Overvågningsudvalget anbefaler derfor, at der hurtigst muligt opnås enighed med Kommissionen om udpegelsen af en mægler, der er egnet til at løse dette problem.

6.4.

Overvågningsudvalget håber og forventer, at der kan opnås enighed om dette spørgsmål. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 udgør en ideel og belejlig mulighed for at ændre artikel 4, således at OLAF får adgang til oplysninger, som institutionerne er i besiddelse af, inden kontoret indleder en undersøgelse, og desuden i en hvilken som helst af undersøgelsesfaserne.

1.

Den 20. marts 2011 offentliggjorde avisen The Sunday Times en artikel med overskriften »Medlem af Europa-Parlamentet hævder at tjene mere end 450 000 EUR om året ved sort arbejde for kunder. Han er en af tre, der er parat til at tage imod kontant betaling for at bidrage til at ændre EU-lovgivning«. Artiklen forklarede, hvordan journalister, »der udgav sig for at repræsentere en lobbyvirksomhed«, tilbød tre medlemmer af Europa-Parlamentet (MEP'er) kontant betaling (på op til 100 000 EUR om året i to tilfælde) for ændringer af lovgivning. »De påtog sig opgaven«, og der blev fremlagt ændringsforslag. Journalisterne berettede om møder i Europa-Parlamentets bygninger og uden for disse, om telefonsamtaler, e-mail, korrespondance og fremsendelse af fakturaer mellem dem og visse af MEP'erne. Efter afsløringen af denne undercover-undersøgelse, som blev gennemført af The Sunday Times, trak to af de pågældende sig som MEP'er den efterfølgende dag, og en tredje blev udstødt fra sin gruppe (1).

2.

Den 22. marts iværksatte Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) en intern undersøgelse på følgende lovgrundlag: »Artikel 4 i forordning (EF) nr. 1073/1999 sammenholdt med Europa-Parlamentets afgørelse om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet til skade for Fællesskabernes interesser (Bilag XII til Europa-Parlamentets forretningsorden).«

3.

Den 15. april 2011 anmodede OLAF's generaldirektør om en udtalelse fra Overvågningsudvalget (OVU) om OLAFs beføjelser til at indlede og gennemføre interne undersøgelser i institutionerne og om begrænsninger som følge af de ansattes privilegier og immuniteter, navnlig hvad angår MEP'er, af retten til umiddelbar og uanmeldt adgang til dels enhver oplysning, institutionerne er i besiddelse af, dels til deres bygninger og lokaler.

4.

Artikel 12 i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsætter, at OLAF's generaldirektør ikke modtager instrukser fra nogen institution ved udførelsen af sine opgaver ved indledning og gennemførelse af interne undersøgelser.

5.

OLAF har ansvaret for at indlede og gennemføre administrative undersøgelser i institutionerne for at bekæmpe svig, korruption og enhver anden ulovlig aktivitet, der berører Den Europæiske Unions finansielle interesser.

Den har til det formål beføjelse til at undersøge ethvert alvorligt forhold vedrørende udførelse af arbejde, der kan indebære manglende opfyldelse af tjenestemænds forpligtelser, der kan medføre en disciplinærsag eller i givet fald en straffesag, eller manglende opfyldelse af lignende forpligtelser hos medlemmerne af institutionerne (2).

6.

OVU bemærker, at OLAF's ansvar i forbindelse med interne undersøgelser i institutionerne omfatter alle aktiviteter vedrørende behovet for at sikre Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser.

7.

Disse aktiviteter er anført detaljeret i Europa-Parlamentets afgørelse om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet til skade for Fællesskabernes interesser, jf. betragtning (5) og artikel 4, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

Situationer, der f.eks. vedrører interessekonflikter, pligten til at udvise hæderlighed, hvad angår accept af fordele, manglende handling eller adfærd, der kan skade et medlems anseelse, eller alvorligt embedsmisbrug, er alle omfattet af OLAF's undersøgelser (3).

8.

OVU vurderer, at alle disse spørgsmål er en del af den påståede adfærd, og de er derfor omfattet af OLAF's undersøgelsesbeføjelser som angivet i artikel 10 i Europa-Parlamentets forretningsorden: »Interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)«.

9.

OVU mener, at svig, korruption og enhver ulovlig aktivitet, der berører »Den Europæiske Unions finansielle interesser«, omfatter aktiviteter, der — selv om de ikke direkte har forbindelse med Fællesskabets budget — dog er i stand til at skade Fællesskabets finansielle interesser i bred forstand ved at påvirke Fællesskabets aktiver i negativ retning (4).

10.

OVU er enig med generaladvokaten, der i sit forslag til afgørelse i ovennævnte sag fastslår, at det »[…] ikke er afgørende, hvor de pågældende aktiver hidrører fra; […] sikringen af, at alle midler, der besiddes af Fællesskabets institutioner, organer, kontorer eller agenturer anvendes korrekt […], må anses for at udgøre en del af Fællesskabets finansielle interesser […]« og kan derfor »[…] være omfattet af foranstaltninger vedtaget på grundlag af artikel 280, stk. 4, EF« (5).

11.

OVU erindrer om Domstolens retspraksis vedrørende dette spørgsmål, i henhold til hvilken udtrykket »Fællesskabets finansielle interesser« synes at være mere omfattende end udtrykket »Fællesskabets indtægter og udgifter«. »Det forhold, at et organ, et kontor eller et agentur er oprettet i henhold til EF-traktaten, tyder for det andet på, at det er oprettet med henblik på at bidrage til at gennemføre Det Europæiske Fællesskabs mål og udgør en del af Fællesskabet. De midler, som organet, kontoret eller agenturet har til rådighed i henhold til traktaten, udgør derfor i sig selv en egen og direkte finansiel interesse for Fællesskabet  (6).«

12.

OVU understreger, at korrekt anvendelse af de midler, som Europa-Parlamentet har til rådighed til at varetage parlamentsmandatet — vederlag til medlemmerne, godtgørelse af rejseudgifter (transport, telefonudgifter m.m.), betaling af tillæg m.m. — er baseret på efterlevelse af finansforordningen og det princip, at disse midler er forbeholdt finansiering af aktiviteter, der er forbundet med varetagelsen af medlemmernes mandat  (7) og ikke med arbejde, der er bestemt af privat betaling.

13.

Artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastsætter, at institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne omgående meddeler kontoret alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig eller bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet.

14.

OVU understreger, at alle institutioner og deres medlemmer har en grundlæggende pligt til at samarbejde fuldt ud med OLAF, til at fremlægge oplysninger og yde bistand i forbindelse med den praktiske gennemførelse af undersøgelser. Fuld opfyldelse af denne pligt gør det muligt for OLAF at gennemføre undersøgelser på identiske vilkår i alle Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer (8). Mangel på samarbejde sætter spørgsmålstegn ved troværdigheden af de redskaber, institutionerne har vedtaget til bekæmpelse af enhver form for svig, korruption, ulovlige aktiviteter og uregelmæssig adfærd.

15.

OVU vurderer, at de regler, der er fastlagt i Europa-Parlamentets forretningsorden, og som omfatter de nødvendige foranstaltninger til fremme af en hensigtsmæssig afvikling af de undersøgelser, OLAF foretager, skal følges nøje (9).

16.

OVU finder, at det er for tidligt kategorisk at afvise, at OLAF har beføjelser til at undersøge de påståede forhold i den indledende undersøgelsesfase. Navnlig i sager med påstået korruption og uregelmæssig adfærd, hvor den hermed forbundne kompleksitet ikke gør det muligt at undersøge alle ulovlige aktiviteter ved undersøgelsernes begyndelse.

17.

OVU påpeger, at disse interne undersøgelser kun kan gennemføres, hvis OLAF sikres adgang til alle institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes bygninger og til alle oplysninger og dokumenter, som måtte være i deres besiddelse. Denne centrale beføjelse skal udøves i fuld uafhængighed af OLAF's generaldirektør, og institutionernes sikkerhedskontorer skal bistå OLAF med den praktiske gennemførelse (10).

18.

OLAF gennemfører administrative undersøgelser i institutionerne i henhold til traktaternes bestemmelser, navnlig protokollen om privilegier og immuniteter. OLAF skal uden varsel og omgående have adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og til disses bygninger. Det skal have mulighed for at kontrollere institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes regnskaber. OLAF skal kunne tage kopi og få udskrifter af alle dokumenter og af indholdet af enhver databærer, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og om fornødent sikre sig disse dokumenter eller oplysninger for at undgå enhver risiko for deres forsvinden (11).

19.

Protokollen om privilegier og immuniteter for Den Europæiske Union indeholder en række regler om MEP'ernes privilegier og immuniteter (artikel 7-9), herunder navnlig at MEP'erne ikke kan eftersøges, tilbageholdes eller retsligt forfølges på grund af meningstilkendegivelser eller stemmeafgivelser under udførelsen af deres hverv. Immuniteten kan imidlertid ikke påberåbes af et medlem, som gribes på fersk gerning, mens vedkommende er i færd med at begå en strafbar handling.

20.

OVU påpeger, at Retten i Første Instans i det spørgsmål fandt, at denne protokol kun omtaler»[…] Parlamentets medlemmer generelt, men indeholder ingen bestemmelse, som udtrykkeligt gælder for Parlamentets interne undersøgelser.Som Retten har kunnet fremhæve i kendelsen i sagen om foreløbige forholdsregler, Rothley mod Parlamentet, præmis 107, kan man ikke på forhånd udelukke den risiko, at OLAF som led i en undersøgelse udfører en handling, som gør indgreb i den immunitet, som ethvert medlem af Parlamentet har. Imidlertid bemærkes, at såfremt en sådan omstændighed indtræder, har ethvert medlem af Parlamentet, som står over for en handling af denne art, der af ham opfattes som et klagepunkt imod ham, i så fald den retsbeskyttelse og de retsmidler til rådighed, som er indført ved traktaten  (12).«

21.

OVU finder, at dette er et følsomt område, hvor generaladvokatens stillingtagen i sag C-167/02 er værd at hæfte sig ved: »Hvad angår OLAF’s foranstaltninger i løbet af en intern undersøgelse formoder jeg, da det er vanskeligt at udtale sig i abstrakte vendinger om adgangen til fremtidige søgsmål, ligesom Retten fandt og de øvrige parter i sagen har foreslået, at de medlemmer af Parlamentet, som har fundet deres rettigheder krænket, vil have forskellige muligheder for at indbringe søgsmål. Kommissionen har henvist til et antal retsakter, der eventuelt kan indbringes til prøvelse på denne måde: den beslutning, som OLAF's direktør tager om at indlede en intern undersøgelse, jf. forordningens artikel 5, stk. 2; de forskellige foranstaltninger, som OLAF træffer i løbet af en undersøgelse, herunder beslutningen om at få adgang til et kontor, og om at beslaglægge dokumenter eller anmode om mundtlige oplysninger samt den udtrykkelige eller stiltiende aftale med den pågældende institution.

Jeg er imidlertid af den overbevisning, at behovet for at handle diskret og hurtigt ved opdagelsen af svig i en vis grad gør en sådan risiko uundgåelig. Det skal endvidere bemærkes, at den anfægtede foranstaltning indeholder bestemmelser, der skal gøre en sådan risiko minimal. I forordningens artikel 5 kræves det således, at medlemmerne hurtigt underrettes om, hvorvidt de er involveret i en undersøgelse, såfremt der ikke er risiko for, at dette skader undersøgelsen. Medlemmerne undgår i medfør af denne artikel også, at der drages konklusioner, som ved navns nævnelse berører et medlem, uden at den pågældende har fået mulighed for at udtale sig om de faktiske omstændigheder, der berører ham (13).«

22.

OVU finder, at OLAF meget nøje bør overholde disse regler og foretage en grundig vurdering af risici i hver enkelt sag og proportionaliteten af den foranstaltning, der skal træffes.

23.

OVU erindrer om, at Domstolen i sag T-17/00 fandt, at bestemmelserne »om samarbejdet med OLAF eller om underretning af dette kontor, uanset hvad der er deres nøjagtige rækkevidde, har til formål at pålægge Parlamentets medlemmer forpligtelser, således at det i første række er medlemmerne, som det påhviler i hvert enkelt særligt tilfælde enten at opfylde disse forpligtelser eller ikke at påtage sig dem, hvis de er overbevist om, at de har ret til at gøre dette uden at tilsidesætte fællesskabsretten. Såfremt et af Parlamentets medlemmer i et konkret tilfælde indtager den sidstnævnte holdning, kan de eventuelle senere foranstaltninger, som Parlamentet træffer med hensyn til dette medlem, og som indeholder et klagepunkt mod dette, i princippet være genstand for domstolsprøvelse. (14)«

Hvad angår de forskellige foranstaltninger, som OLAF kan blive foranlediget til at træffe under udøvelsen af sine undersøgelsesbeføjelser, erindrede Domstolen om den risiko, at OLAF udfører en handling, der gør indgreb i den immunitet, som ethvert medlem af Parlamentet har, og om at kompetencen til at føre kontrol med lovligheden af institutionernes retsakter er tillagt Fællesskabets retsinstanser (15).

24.

OVU er af den opfattelse, at institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne (som ikke er den »person, der er omfattet« af en OLAF-undersøgelse) skal samarbejde fuldt ud med OLAF og afholde sig fra at træffe foranstaltninger, der er i strid med OLAF's undersøgelsesbeføjelser.

OVU finder, at det er en begrænsning af OLAF's uafhængige gennemførelse af undersøgelser at forhindre OLAF i at udøve denne centrale undersøgelsesaktivitet på grundlag af en institutions, et organs, et kontors eller agenturs fortolkning af OLAF's mandat.

25.

OVU anbefaler, at OLAF handler i nøje overensstemmelse med forretningsordenen og den eksisterende retspraksis på området.

—

75 000 (2,8 %) eksternt personale

—

159 000 (4,8 %) andre forvaltningsudgifter (udgifter til tjenesterejser)

—

587 000 (4,9 %) bygninger og hertil hørende omkostninger

—

36 000 (2,25 %) finansiering af foranstaltninger til bekæmpelse af svig.

—

Afbrydelse af fem eller flere kontrakter med kontraktansatte

—

Afslutning af to vikarkontrakter

—

Udskydelse af iværksættelsen af proceduren til ansættelse af direktører til direktorat B og C

—

Yderligere udskydelse med hensyn til omklassificering af midlertidigt ansatte, hvilket for størsteparten vedrører undersøgere fra de operationelle enheder i de højeste grader.

—

Overvågningsudvalget støtter OLAF's budgetforslag for 2012, der ikke omfatter stigninger i udgifterne til forvaltning.

—

Overvågningsudvalget modsætter sig kraftigt nedskæringerne i personaleudgifterne, som bør genovervejes af Kommissionen, så der ikke opstår negative følger for OLAF's behandling af sager.

—

Hvis der alligevel skal foretages yderligere nedskæringer, foreslår Overvågningsudvalget, at OLAF's generaldirektør frit får mulighed for at bestemme, hvilke budgetposter, der bliver ramt.

—

OLAF bør udarbejde dets strategi vedrørende menneskelige ressourcer på grundlag af en klar politik, der skal have ledelsens accept.

—

Alle midlertidigt ansatte i OLAF bør omklassificeres.

—

Der bør i budgetforslaget for 2012 afsættes otte stillinger til Overvågningsudvalgets sekretariat.

1.

2.

2.1.

2.2.

2.2.1.

2.2.2.

2.3.

2.3.1.

2.3.2.

2.3.3.

2.4.

2.4.1.

2.4.2.

2.4.3.

2.5.

3.

3.1.

3.2.

3.2.1.

3.2.2.

3.3.

4.

4.1.

4.1.1.

4.1.2.

4.2.

4.2.1.

4.2.2.

4.3.

1.

Overvågningsudvalget ser positivt på det ændrede forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og om ophævelse af forordning (Euratom) nr. 1074/1999. Udvalget værdsætter Europa-Kommissionens bestræbelser på at iværksætte reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 og Kommissionens intentioner om at øge effektiviteten i OLAF's arbejde og styrke kontorets ansvarlighed, samtidig med at dets uafhængighed i undersøgelserne bevares. Dog mener Overvågningsudvalget, at det kunne være hensigtsmæssigt med en yderligere præcisering og visse ændringer af nogle aspekter af reformen.

2.

Overvågningsudvalget har analyseret både forslagene til den reviderede tekst, som Kommissionen (1) har udarbejdet, og Rådet (2) har ændret, og Europa-Parlamentets beslutning (3). Endvidere har Overvågningsudvalget inddraget sine egne tidligere udtalelser om reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 (4) sammen med udtalelserne fra Den Europæiske Revisionsret (5) og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (6). Denne udtalelse følger de mål, Europa-Kommissionen har fastlagt i sit ændrede forslag af 17. marts 2011.

3.

Overvågningsudvalget bemærker, at udtrykket »administrative undersøgelser«, jf. den nuværende forordning (7), dækker både undersøgelser inden for institutionerne og eksterne undersøgelser hos erhvervsvirksomheder. Erfaringerne har vist, at denne dikotomi ofte har været kunstig og forvirrende. Hvis en erhvervsvirksomhed har haft en urimelig fordel, kan det nemlig have været som følge af handlinger begået af en person, der er omfattet af tjenestemandsvedtægten. Det er derfor nødvendigt at præcisere artikel 1 i den nye forordning og anføre, at OLAF blev oprettet for at foretage administrative undersøgelser, idet disse undersøgelser er enten interne, eksterne eller begge dele. Det skal bemærkes, at OLAF også skal koordinere operationer mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder.

4.

Overvågningsudvalget ser positivt på bestræbelsen i tekstens artikel 2 på at definere visse begreber, såsom »administrative undersøgelser«, »berørt person« og »tjenestemandsvedtægten«. Selv om dette er formålstjenligt, er virkningen dog begrænset, eftersom de mange andre begreber i forbindelse med bekæmpelse af svig, såsom »EU's finansielle interesser« og »bestikkelse«, der er indeholdt i forordning (EF) nr. 1073/1999, burde være defineret. Denne øvelse vil først være fuldført, når lovgiver konsoliderer alle de relevante EU-lovtekster om bekæmpelse af svig.

5.

Overvågningsudvalget er skuffet over, at OLAF's kompetence til at foretage undersøgelser ikke er blevet klart defineret, især vedrørende undersøgelser inden for de forskellige institutioner, organer, kontorer og agenturer. Ordlyden af artikel 1 i det ændrede forslag udelukker tilfælde, der ikke har nogen virkninger for EU's finansielle interesser (8), fra OLAF's kompetence. Overvågningsudvalget bemærker imidlertid, at andre retsakter, som stadig er i kraft, bemyndiger OLAF til at foretage interne undersøgelser vedrørende anliggender, der går ud over beskyttelsen af EU's finansielle interesser (9). Endvidere har de seneste erfaringer vist, at der er behov for klare regler i institutionerne for undersøgelser af påstande om alvorlige fejl begået af personer, der ikke er omfattet af tjenestemandsvedtægten, som muligvis ikke har nogen virkninger for EU's finansielle interesser, men kan medføre en disciplinærsag eller en straffesag. Med en konsolidering af lovgivningen om bekæmpelse af svig kunne man have undgået sådanne uoverensstemmelser eller fyldt hullerne i de gældende tekster. Overvågningsudvalget mener, at der i mangel af en sådan konsolidering, som det beklager, er behov for en yderligere præcisering af definitionen af OLAF's kompetence i det ændrede forslag.

6.

Overvågningsudvalget mener derfor, at generaldirektøren for OLAF bør have bemyndigelse til at anlægge en sag ved Domstolen, hvis han mener, at en foranstaltning truffet af en institution (og ikke kun af Kommissionen som foreslået) drager generaldirektørens uafhængighed eller uafhængige gennemførelse af undersøgelser i tvivl. Ligeledes bør generaldirektøren eller en OLAF-medarbejder, som generaldirektøren har udpeget hertil, have bemyndigelse til, i forbindelse med gennemførelsen af OLAF's undersøgelser, at intervenere i sager, der er anlagt ved de nationale domstole, som det foreslås i artikel 12a i Europa-Parlamentets beslutning.

7.

Overvågningsudvalget har altid gjort kraftigt gældende, at OLAF skal gennemføre undersøgelser inden for den kortest mulige tidsramme. Overvågningsudvalget bemærker, at de ressourcer, der er tilgængelige for OLAF, er begrænsede og fortsat vil være det i tider med budgetstramninger. Institutionerne må ikke desto mindre klart vise, at bekæmpelse af svig fortsat er et indsatsområde, selv i sådanne tider. OLAF skal fastsætte realistiske prioriteringer i sin undersøgelsespolitik, fokusere sin styrke på undersøgelsesaktiviteter og bekæmpelse af svig og bistå medlemsstaterne med retslig opfølgning. En nedsættelse af undersøgelsernes varighed kan kun opnås ved i højere grad at inddrage ledelsen i kontrollen af undersøgelserne, herunder omhyggelig planlægning af disse undersøgelser (10). Den tid, det tager at indlede undersøgelser, skal også være strengt begrænset uanset informationskilden (11).

8.

Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at det ændrede forslag ikke i tilstrækkelig grad tager hensyn til sager, hvor der foretages nationale undersøgelser sideløbende med OLAF's undersøgelser. Hvis opfyldelsen af OLAF's forpligtelse til at opfordre den berørte person til at udtale sig udskydes for ikke at skade en undersøgelse, der gennemføres af de nationale myndigheder, kan OLAF ikke afslutte sin undersøgelse, så længe den nationale undersøgelse stadig er i gang. Det ændrede forslag bør tage hensyn til dette aspekt for at give OLAF mulighed for at gennemføre sine undersøgelser »uopholdeligt«, jf. artikel 6.

9.

Overvågningsudvalget informeres om årsagerne til, at OLAF ikke har foretaget en undersøgelse inden for 12 måneder. Denne indberetning skal herefter gentages hver sjette måned (12). Overvågningsudvalgets overvågning af undersøgelsernes varighed vil kun være effektiv, hvis det fastsættes i det ændrede forslag, at Overvågningsudvalget også regelmæssigt skal underrettes om, hvilke foranstaltninger der påtænkes for at fremskynde undersøgelsen (13), og hvor lang tid færdiggørelsen ventes at tage (14).

10.

Overvågningsudvalget bemærker, at den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren, på anmodning af en berørt person skal fremsætte en udtalelse om en undersøgelses varighed (15). Denne udtalelse bør også sendes til Overvågningsudvalget, så det kan holde øje med udviklingen i undersøgelsernes varighed på baggrund af udtalelser og analyserapporter fra den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren (16). I den forbindelse bemærker Overvågningsudvalget, at teksten til det ændrede forslag skal revideres (17).

11.

Det hedder i den nuværende forordning, at hvis undersøgelserne viser, at der er mulighed for, at et medlem, en leder, en tjenestemand eller anden ansat er personligt involveret, underrettes den institution eller det organ eller det kontor eller agentur, som vedkommende tilhører (18). Underretningen kan udsættes i de tilfælde, hvor undersøgelsen kræver absolut fortrolighed, eller hvis undersøgelsen henhører under en national retslig myndigheds beføjelse. Overvågningsudvalget finder det vigtigt at bevare disse undtagelser i den nye forordning. I begyndelsen af en undersøgelse er det nemlig ikke altid muligt for OLAF at identificere alle involverede personer, og en ukontrolleret offentliggørelse kan gå ud over undersøgelsens effektivitet og skade den berørte institution. Overvågningsudvalget er derfor stærkt uenig i den nye ordlyd af artikel 4, stk. 6, andet led (19). Bortset fra at denne bestemmelse er vag, fratager den OLAF ethvert skøn og muligheden for at holde sin undersøgelse fortrolig, i det mindste for en tid. En ubetinget forpligtelse af den slags kan undergrave OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget foreslår, at beslutningen om at udsætte underretningen kan træffes hver tredje måned via en skriftlig begrundet beslutning, der vedlægges sagsakterne. Overvågningsudvalget og den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren, bør underrettes. Det ville give den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren, mulighed for at handle på eget initiativ i tilfælde af et alvorligt problem, f.eks. en potentiel krænkelse af proceduremæssige rettigheder i tilfælde, hvor den berørte person ikke var underrettet om den igangværende undersøgelse.

12.

I henhold til det ændrede forslag skal OLAF straks informere den berørte institution eller det berørte organ, kontor eller agentur om den igangværende undersøgelse, hvis undersøgelserne viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende administrative foranstaltninger for at beskytte EU's finansielle interesser (20). Overvågningsudvalget ville acceptere denne forpligtelse, hvor det er muligt at udsætte underretningen, både i interne og eksterne undersøgelser. Overvågningsudvalget foretrækker derfor den tekst, Europa-Parlamentet har vedtaget.

13.

Institutioner, organer, kontorer og agenturer underretter OLAF om opfølgningen af de henstillinger, der er fremsat i rapporter efter en intern undersøgelse (21). Endvidere skal generaldirektøren underrette Overvågningsudvalget, hvis disse organer ikke har taget videre skridt på foranledning af henstillingerne i OLAF's rapport (22). Overvågningsudvalget er skuffet over, at OLAF tidligere ikke regelmæssigt har udnyttet denne mulighed. I fremtiden vil denne bestemmelse være vigtig i forbindelse med udvekslingen af synspunkter med institutionerne som et middel til at overvinde eventuelle vanskeligheder.

14.

Overvågningsudvalget er fortsat bekymret over, at OLAF ikke har ubegrænset adgang til institutionernes personaledatabaser. Til trods for, at det i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1073/1999 (der forbliver uforandret i det ændrede forslag) klart anerkendes, at OLAF har ret til uden varsel omgående at få adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, er institutionerne i realiteten tilbageholdende med at give OLAF hurtig og diskret adgang til visse kategorier af personoplysninger på grund af en meget restriktiv fortolkning af forordning (EF) nr. 45/2001 (23). Efter Overvågningsudvalgets opfattelse er en sådan holdning tegn på mistillid til OLAF og kan også undergrave dets uafhængighed i undersøgelserne.

15.

Overvågningsudvalget mener, at man ville undgå eventuelle oplevede risici ved at give OLAF mulighed for hurtigt og diskret at kontrollere forhold uden at videreformidle de fremsatte påstande. Den nye forordning bør derfor indeholde bestemmelser, der kan give en retfærdig balance mellem OLAF's behov for at have adgang til oplysninger, institutionerne er i besiddelse af før indledningen af en sag og på ethvert trin i en undersøgelse, og relevante databeskyttelsesregler.

16.

Øget effektivitet i OLAF's operationelle aktiviteter kræver bedre samarbejde med medlemsstaterne. Under overvågningen af OLAF's udøvelse af undersøgelsesfunktionen har Overvågningsudvalget bemærket, at OLAF ofte har haft svært ved at identificere, hvilke nationale kompetente myndigheder der kan give kontoret den nødvendige bistand, f.eks. ved gennemførelsen af kontrol på stedet hos erhvervsvirksomheder. Denne vanskelighed er endnu vigtigere i sager vedrørende direkte udgifter, hvor institutioner eller agenturer, men ikke medlemsstaterne, forvalter EU-midler. De ændrede forslag har til formål at oprette en koordineringstjeneste for bekæmpelse af svig, der skal lette koordineringen mellem alle kompetente myndigheder på nationalt plan og sikre et effektivt samarbejde og en effektiv informationsudveksling med OLAF (24) eller alternativt fremme et effektivt samarbejde og en effektiv informationsudveksling med OLAF (25). Den nye forordning bør forpligte hver medlemsstat til hurtigt at identificere, hvilke relevante nationale kompetente myndigheder der kan bistå OLAF med undersøgelser, især undersøgelser i forbindelse med direkte udgifter.

17.

I overensstemmelse med afgørelsen fra Retten (sag T-48/05 Franchet og Byk) har Overvågningsudvalget altid kontrolleret kvaliteten af OLAF's fremsendelser til medlemsstaternes retsmyndigheder. Uden at blande sig i igangværende undersøgelser har Overvågningsudvalget konstateret en stadig forbedring i kvaliteten af disse fremsendelser. Overvågningsudvalget har også udtrykt bekymring over OLAF's bistand til de nationale retsmyndigheder under straffesager i forbindelse med beskyttelsen af EU's finansielle interesser, som tidligere blev indledt på kontorets eget initiativ, og de relativt skuffende resultater. Overvågningsudvalget mener, at dets overvågning af den retslige opfølgning fortsat skal prioriteres højt. Det er vigtigt, at Overvågningsudvalget fortsat modtager kopier af fremsendelserne til medlemsstaternes retsmyndigheder, som det sker i øjeblikket.

18.

OLAF kan på et hvilket som helst tidspunkt sende oplysninger, der indhentes i forbindelse med eksterne undersøgelser, til de berørte medlemsstaters kompetente myndigheder (26) eller har pligt til at sende de berørte medlemsstaters retsmyndigheder oplysninger, der indhentes i forbindelse med interne undersøgelser af forhold, som kræver, at der anvendes undersøgelsesprocedurer, som henhører under en national retsmyndigheds kompetence (27). I sidstnævnte tilfælde skal OLAF først underrette den berørte institution. Forud for fremsendelsen skal den berørte person have haft lejlighed til at fremkomme med bemærkninger til de forhold, der gøres gældende, jf. artikel 7a, stk. 4. Det er dog muligt at udskyde dette krav med godkendelse fra den berørte institution. Såfremt institutionen ikke svarer inden for en måned, anses det for godkendt. Overvågningsudvalget finder denne bestemmelse meget kompleks og mener, at den yder den berørte person meget lidt beskyttelse. Den ville sandsynligvis også skade en eventuel national strafferetlig undersøgelse. Overvågningsudvalget foreslår, at proceduren overdrages til den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren, og som alene har fuld adgang til sagsakterne og kan vurdere alle berørte parters interesser. Forslaget tager heller ikke højde for problemet, hvor en institution afviser at godkende udskydelsen af den berørte persons ret til at udtale sig.

19.

Såfremt en rapport (28), der udarbejdes efter en intern undersøgelse, viser, at der findes forhold, som kunne give grundlag for en strafferetssag, har OLAF pligt til at sende disse oplysninger til den berørte medlemsstats retsmyndigheder, medmindre der findes interne foranstaltninger, der tillader en mere hensigtsmæssig opfølgning i lyset af forholdenes art og omfanget af de finansielle virkninger. Overvågningsudvalget bemærker, at OLAF ikke har kompetence til at handle på det strafferetlige område, selv om kontoret har sine egne specialister i strafferet. OLAF's hovedopgave er nemlig at foretage »administrative undersøgelser«, som ikke burde påvirke en medlemsstat, der anlægger straffesager (29). Overvågningsudvalget bemærker, at Kommissionens hensigt var at præcisere de minimis-politikken og give OLAF mulighed for at sende sagen til Kommissionens undersøgelses- og disciplinærkontor (IDOC) eller til de berørte institutioner og organer eller det berørte kontor eller agentur i stedet for at sende den til de kompetente nationale retsmyndigheder. Imidlertid kunne IDOC eller de berørte institutioner og organer eller det berørte kontor eller agentur også beslutte ikke at sende disse myndigheder de oplysninger, der indhentes fra OLAF. I så fald ville medlemsstaterne få frataget enhver beføjelse til at anlægge en straffesag. Overvågningsudvalget er derfor stærkt uenigt i, at der bør være en undtagelse i forordningen, der kan forhindre OLAF i at underrette medlemsstaterne om forhold, som kunne give anledning til nationale straffesager.

20.

Overvågningsudvalget er også skuffet over, at forpligtelsen til at underrette de berørte medlemsstaters retsmyndigheder, såfremt en rapport, som udarbejdes, viser, at der findes forhold, der kunne danne grundlag for en strafferetssag, ikke gælder eksterne undersøgelser. Det er ikke klart, om denne mulighed er hjemlet i artikel 9, stk. 3. Derfor er det nødvendigt at præcisere teksten yderligere.

21.

På anmodning af OLAF skal medlemsstaternes kompetente myndigheder sende kontoret oplysninger om, hvilke foranstaltninger der er truffet efter OLAF's fremsendelse af sine undersøgelsesrapporter (30). Overvågningsudvalget finder det vigtigt, at OLAF har en regelmæssig informationsudveksling om sager, der overføres til medlemsstaterne, især eftersom OLAF ikke kun har pligt til at underrette Overvågningsudvalget om sager, hvor medlemsstaternes kompetente myndigheder ikke har taget videre skridt på foranledning af OLAF's henstillinger (31), men desuden kunne udvekslingen af synspunkter, jf. artikel 11a, vedrøre relationerne mellem OLAF og medlemsstaternes kompetente myndigheder. Overvågningsudvalget støtter derfor Europa-Parlamentets forslag om at indføre en regelmæssig underretningsforpligtelse for medlemsstaterne. En sådan forpligtelse ville forbedre samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaterne uden nødvendigvis at indføre besværlige formelle procedurer.

22.

I henhold til artikel 10a i det ændrede forslag (32) kan OLAF indgå administrative aftaler med Eurojust og Europol, tredjelande og internationale organisationer med det formål at lette deres samarbejde. Overvågningsudvalget anser det for vigtigt, at OLAF kan indgå sådanne aftaler for bedre at kunne beskytte EU's finansielle interesser. Disse aftaler vil give mulighed for et styrket samarbejde, hvilket vil være til gavn for alle berørte parter.

23.

Overvågningsudvalget understreger, at det ændrede forslag bør opretholde en balance mellem beskyttelsen af personers rettigheder og den uafhængige gennemførelse af undersøgelser. Overvågningsudvalget har allerede udtrykt bekymring over kravet om, at OLAF skulle indhente forudgående accept fra generalsekretæren eller formanden for den institution, den berørte person er tilknyttet, ved beslutningen om, hvorvidt opfyldelsen af forpligtelsen til at opfordre den berørte person til at udtale sig, skulle udskydes (33). Overvågningsudvalget mener, at dette krav kan forringe OLAF's operationelle uafhængighed i tilfælde af afvisning eller forsinkelse, som det er sket adskillige gange tidligere, selv om det ser ud til at være en garanti for retten til at blive hørt. Overvågningsudvalget finder, at den nye forordning bør indeholde bestemmelser, som gør det muligt at undgå sådanne situationer i fremtiden (jf. pkt. 29 i denne udtalelse). Bestemmelsen i det ændrede forslag om, at institutionen, organet, kontoret eller agenturet anses for at have accepteret beslutningen, hvis den eller det ikke svarer inden for en måned (34), viser, at der ikke er sket fremskridt på dette område. Det er ikke tilstrækkeligt i betragtning af, at der mangler alternativer i tilfælde af afvisning. Overvågningsudvalget gentager sit ønske om at blive underrettet systematisk om alle tilfælde, hvor institutioner, organer, kontorer eller agenturer har afvist at give deres accept af at udskyde opfyldelsen af forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig.

24.

Overvågningsudvalget bemærker, at den høringskonsulent, Kommissionen foreslog i 2006, blev erstattet af en kontrolprocedure, som generaldirektøren skulle indføre inden for OLAF. Overvågningsudvalget er ikke overbevist om, at denne nye procedure i fuldt omfang opfylder det ændrede forslags mål om yderligere at styrke de processuelle rettigheder for personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser. Kontrolproceduren giver nemlig ikke mulighed for en regelmæssig legalitetskontrol af undersøgelserne og giver heller ikke tilstrækkelige garantier for at sikre uafhængigheden hos den eller de personer, der er ansvarlig(e) for den. Overvågningsudvalget foreslår derfor, at den nye forordning bør give mulighed for både en regelmæssig intern legalitetskontrol af undersøgelserne på præcise trin i undersøgelsen og en klagemekanisme eller kontrolprocedure, der gennemføres af en uafhængig person, som rapporterer til Overvågningsudvalget.

25.

Som Overvågningsudvalget allerede har anført (35), er det først og fremmest generaldirektøren for OLAF og ledelsesteamet, som har ansvaret for at sikre, at de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier for personer, der er genstand for en undersøgelse, respekteres. Derfor henhører det under generaldirektørens kompetenceområde at etablere tilstrækkelige interne kontrol- og overvågningsmekanismer.

26.

Overvågningsudvalget mener, at det ændrede forslag ikke giver mulighed for at indføre en sådan regelmæssig kontrol af to årsager. For det første vil kontrolproceduren kun blive iværksat på anmodning af en person, der er genstand for en undersøgelse. De tilfælde, hvor det er nødvendigt at bevare tavshedspligten om en undersøgelse (og hvor den berørte person ikke engang ville være klar over, at undersøgelsen fandt sted), ville systematisk falde uden for denne form for kontrol. For det andet er den mekanisme, Kommissionen foreslår (men som Rådet ikke har accepteret), om et internt organ, som generaldirektøren skal høre på forskellige trin i undersøgelsen (inden der indledes en undersøgelse, inden en undersøgelse afsluttes, og når generaldirektøren skønner det hensigtsmæssigt) (36), ikke det rette forum til at genoprette en potentiel krænkelse af den berørte persons rettigheder, eftersom dets sammensætning, mandat og rolle ikke er klart defineret.

27.

Overvågningsudvalget støtter derfor idéen om en regelmæssig legalitetskontrol af OLAF's undersøgelser, som foretages af OLAF's juridiske eksperter og eksperter i undersøgelsesprocedurer, der er kvalificerede til at bestride et juridisk hverv i en medlemsstat, før indledningen og afslutningen af en undersøgelse, og før der fremsendes oplysninger til den berørte medlemsstats kompetente myndigheder (37).

28.

Overvågningsudvalget er klar over, at det er vanskeligt at oprette et uafhængigt kontrolsystem til at vurdere lovligheden af OLAF's undersøgelsesforanstaltninger. Overvågningsudvalget noterer sig og er enig i Revisionsrettens udtalelser om de manglende tilstrækkelige garantier for, at den høringskonsulent (38), Kommissionen foreslog i 2006, og den eller de personer, der har ansvaret for kontrolproceduren som foreslået i 2011, er uafhængig(e) (39). Overvågningsudvalget gentager sit synspunkt om, at Overvågningsudvalget er det eneste organ i OLAF's generelle organisatoriske struktur, som opfylder dette krav. Imidlertid giver hverken den nuværende forordning eller ændringsforslaget Overvågningsudvalget beføjelse til at behandle individuelle klager. Overvågningsudvalgets rolle er snarere at sikre en systemanalyse. Overvågningsudvalget mener derfor, at der er et klart behov for at pålægge en uafhængig person denne opgave.

29.

Overvågningsudvalget har tidligere udtrykt bekymring over indførelsen af en høringskonsulent som foreslået af Europa-Kommissionen i 2006. Imidlertid kan Overvågningsudvalget erklære sig enig i indførelsen af en kontrolprocedure eller en klagemekanisme, der udføres af en uafhængig person, i) hvis denne persons mandat og rolle var tydeligere defineret for ikke at overlappe med Overvågningsudvalgets beføjelser og ansvarsområder, og ii) hvis garantierne for den pågældendes uafhængighed skønnedes tilstrækkelige. Især er det Overvågningsudvalgets opfattelse, at denne person ikke blot bør kunne behandle klager mod OLAF, men også handle på eget initiativ ved regelmæssigt at sikre respekt for processuelle rettigheder, før der er givet oplysninger til den berørte person i tilfælde af, at opfyldelsen af forpligtelsen til at anmode den berørte person om at udtale sig udskydes, og i sager, der overføres til de nationale retsmyndigheder, når den berørte person ikke blev underrettet om undersøgelsen. Overvågningsudvalget mener også, at den person, der får ansvaret for kontrolproceduren, bør informeres om alle beslutninger om at udskyde underretningen af den berørte person og/eller af den institution, den berørte person er tilknyttet, for at kunne handle på eget initiativ. Det er nemlig især under disse omstændigheder, at den pågældendes intervention kunne være vigtig. Det ville gøre det unødvendigt for generalsekretæren eller formanden for den pågældende institution at gribe ind.

30.

Han eller hun bør permanent og uden varsel have automatisk adgang til OLAF-sagsakter. Der kunne indsættes nye bestemmelser i forordningen for at sikre, at den pågældende person respekterer, at undersøgelserne er fortrolige, og overholder databeskyttelsesreglerne. Den pågældendes udtalelser sendes til generaldirektøren. Hvis disse udtalelser ikke er bindende, skal de følges af et begrundet svar fra generaldirektøren, såfremt denne beslutter ikke at følge de fremsatte henstillinger. Overvågningsudvalget bør systematisk modtage kopier af klager og af udtalelser fra den person, der har ansvar for behandlingen heraf. For at sikre, at den pågældende person er fuldstændig uafhængig, bør han/hun ikke udpeges af generaldirektøren eller være under dennes myndighed. Var det tilfældet, ville en sådan persons uafhængighed være illusorisk, når vurderingen og forfremmelsen af den pågældende skulle afhænge af generaldirektøren.

31.

Overvågningsudvalget støtter helt igennem idéen om at fastlægge en klar forretningsorden med det formål at styrke gennemsigtighed og retssikkerhed. Overvågningsudvalget går ind for, at denne forretningsorden inkluderes i en håndbog i stedet for en forskriftsprocedure (40). Det ville kræve en kompleks procedure at vedtage og fremover foretage ændringer af en forskriftsprocedure, og vedtagelsen og inddragelsen af alle tre institutioner ville også tage tid.

32.

Overvågningsudvalgets primære rolle er at styrke OLAF's uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen. Denne rolle indebærer (men er ikke begrænset til (41)) at holde øje med, hvordan informationsudvekslingen mellem OLAF og institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne og medlemsstaternes kompetente myndigheder fungerer på den ene side, og holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på den anden. Det indebærer også overvågning af effektiviteten af OLAF's arbejde og resultaterne af undersøgelserne.

33.

Overvågningsudvalget ser positivt på den nye opgave med at holde øje med, hvordan informationsudvekslingen mellem OLAF og institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne fungerer, og går ind for Kommissionens forslag, der vil udvide denne opgave til at holde øje med, hvordan informationsudvekslingen mellem OLAF og medlemsstaternes kompetente myndigheder fungerer (42).

34.

Overvågningsudvalget holder også øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed. Derfor misbilliger Overvågningsudvalget på det kraftigste den nye ordlyd af artikel 11, stk. 7, litra b) (43). Med denne ændring ser man bort fra den regel, der blev fastslået i Franchet og Byk-sagen, hvor det blev anerkendt, at Overvågningsudvalget spiller en rolle for beskyttelsen af rettighederne for personer, der er genstand for OLAF's undersøgelser. Naturligvis ville Overvågningsudvalgets rolle på dette område blive mindsket, eftersom generaldirektøren ikke længere vil være forpligtet til systematisk at underrette Overvågningsudvalget, før man sender oplysninger til de nationale retsmyndigheder, men kun »regelmæssigt« orientere det om tilfælde, hvor oplysningerne allerede er blevet fremsendt til disse myndigheder (44).

35.

Som det er tilfældet i henhold til den nuværende forordning, vil Overvågningsudvalget fortsat holde øje med resultaterne af undersøgelserne på grundlag af oplysninger fra generaldirektøren om tilfælde, hvor den berørte institution eller det berørte organ eller kontor ikke har taget videre skridt på foranledning af OLAF's henstillinger. Overvågningsudvalget er skuffet over, at denne oplysning i Rådets forslag ikke omfatter sager, hvor medlemsstaternes kompetente myndigheder ikke har taget videre skridt (45). Overvågningsudvalget finder det vigtigt at vurdere årsagerne til en sådan undladelse (f.eks. forældelse) og således opdage et potentielt indgreb i OLAF's uafhængighed og fremsætte passende henstillinger. Overvågningsudvalget mener, at der er et klart behov for at holde øje med resultaterne af OLAF's undersøgelser, og at det er ideelt placeret til at påtage sig denne opgave. Overvågningsudvalget er i alvorlig tvivl om, hvorvidt den foreslåede informationsudveksling med institutionerne bør være det eneste forum for drøftelser om effektiviteten af OLAF's arbejde på undersøgelsesområdet (46).

36.

Overvågningsudvalget er skuffet over, at udvidelsen af dets ansvarsområder og præciseringen af dets rolle ikke er fulgt op af passende støtte til både Overvågningsudvalget og dets sekretariat. Overvågningsudvalget gentager sine bekymringer og bemærkninger, der blev fremsat i udvalgets tidligere udtalelse nr. 3/2010, om Overvågningsudvalgets ressourcer (oplysninger overført af OLAF, Overvågningsudvalgets adgang til data, Overvågningsudvalgets sekretariat), som bør være hensigtsmæssige og tilstrækkelige, så det kan udfylde sin rolle og udøve sine funktioner i fuld uafhængighed.

37.

Overvågningsudvalget udfylder sin overvågningsrolle på grundlag af de oplysninger og dokumenter, generaldirektøren sender til det, og under hensyntagen til de udtalelser og analyserapporter, der udarbejdes af den eller der personer, der har ansvar for kontrolproceduren (47).

38.

Overvågningsudvalget bemærker, at bestemmelserne i artikel 7b, stk. 5, ikke er i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 11, stk. 1, litra b). Skønt det i artikel 11, stk. 1, litra b), hedder, at Overvågningsudvalget skal »holde øje med udviklingen i anvendelsen af de processuelle garantier og undersøgelsernes varighed på grundlag af (…) udtalelser og analyserapporter fra de(n) person(er), der er ansvarlig(e) for kontrolproceduren«, anføres det i artikel 7b, stk. 5, at denne eller disse personer regelmæssigt forelægger Overvågningsudvalget »statistiske og analytiske rapporter«, og ikke de udtalelser, der er udsendt som følge af en anmodning fra en berørt person (48). Denne eller disse personers forpligtelse til regelmæssigt at sende rapporter er ikke det samme som forpligtelsen til at sende hver eneste udtalelse til Overvågningsudvalget, som det bør være tilfældet.

39.

Endvidere er Overvågningsudvalget uenig i forslaget, der ville indebære, at Overvågningsudvalget af ovennævnte årsager ikke længere ville modtage regelmæssig information om de sager, der overføres til nationale retsmyndigheder.

40.

Overvågningsudvalget understreger, at dets arbejde som uafhængigt organ ikke kan og ikke bør være baseret udelukkende på de oplysninger, det modtager fra OLAF. Overvågningsudvalget foretager sin egen analyse under anvendelse af ikke blot dokumenter og oplysninger fra OLAF, men også enhver dokumentation, udvalget skønner nødvendig til formålet. Sidste sætning i artikel 11, stk. 1, i det ændrede forslag har kun delvis taget hensyn til Overvågningsudvalgets behov for at have adgang til data og information, OLAF er i besiddelse af, som udvalget anmodede om i sin udtalelse nr. 3/2010 (49). Overvågningsudvalget mener, at denne bestemmelse ikke er tilstrækkelig til at give udvalget mulighed for korrekt og tilstrækkelig overvågning og således for opsporing af potentielle indgreb i OLAF's uafhængighed, eftersom Overvågningsudvalgets adgang til oplysninger ville være overladt til generaldirektørens skøn (50). Overvågningsudvalget har derfor brug for permanent adgang uden varsel til alle OLAF's lukkede sagsakter. Med henblik på ikke at gribe ind i igangværende undersøgelser bør Overvågningsudvalget have adgang til at åbne sagsakter på skriftlig anmodning herom.

41.

Medlemmer af Overvågningsudvalget bistås i udførelsen af deres opgaver af et sekretariat. Skønt sekretariatet stilles til rådighed af OLAF, arbejder det fuldstændig uafhængigt under formandskabet for Overvågningsudvalget og dets medlemmer. Efter Overvågningsudvalgets mening kræver det yderligere garantier i selve forordningsteksten, hvis dets sekretariat (51) skal kunne fungere uafhængigt: Sekretariatet skal være tilstrækkeligt bemandet, medlemmerne af sekretariatet udpeges i henhold til forordningen af en anden ansættelsesmyndighed end OLAF's generaldirektør, men på forslag af Overvågningsudvalget, de vurderes med jævne mellemrum udelukkende af Overvågningsudvalget (52), de handler loyalt og under overholdelse af de instrukser, de udelukkende får fra Overvågningsudvalget. Som det gælder for den person, der er ansvarlig for kontrolproceduren, mener Overvågningsudvalget, at kravet om, at dets sekretariat — og dermed Overvågningsudvalget — er uafhængigt, er illusorisk, hvis sekretariatsmedarbejderne udnævnes, administreres og forfremmes af den tjenestegren, som det har til opgave at overvåge.

42.

Overvågningsudvalget er tilfreds med den rekrutteringsprocedure til stillingen som generaldirektør, man fulgte efter den tidligere generaldirektørs død, men bemærker, at processen tog uforholdsmæssigt lang tid og henstiller derfor, at der inkluderes en relativt kort tidsramme i forordningen med henblik på fremtidige udnævnelser til denne funktion.

43.

Overvågningsudvalget er ikke overbevist om, at generaldirektørens beføjelse til at uddelegere udøvelsen af sine funktioner til en eller flere af OLAF's medarbejdere er uden risiko for undersøgelsernes uafhængige gennemførelse. Overvågningsudvalget bemærker, at nogle af de funktioner, der kan uddelegeres, er direkte knyttet til gennemførelsen af undersøgelser (53). Derfor skal den eller de personer, der har ansvaret for disse funktioner, handle i fuld uafhængighed som generaldirektør.

44.

Det er vigtigt at sikre kontinuitet i den uafhængige gennemførelse af OLAF's undersøgelser ved at oprette funktionen som vicegeneraldirektør, som træder i stedet for generaldirektøren, såfremt sidstnævnte skulle gå af, gå på pension, være på sygeorlov eller på anden vis ikke være i stand til at varetage sine forpligtelser. Stedfortræderen bør vælges blandt direktørerne i enighed mellem alle tre institutioner.

45.

Overvågningsorganet støtter artikel 12, stk. 6, i det ændrede forslag, hvor generaldirektøren pålægges en forpligtelse til at høre et internt organ, inden der indledes en undersøgelse, inden en undersøgelse afsluttes, og når generaldirektøren skønner det hensigtsmæssigt, men kun i den udstrækning der tilføjes passende garantier i teksten for at forhindre en mulig forsinkelse i tilfælde af en nødsituation.

46.

Overvågningsudvalget støtter idéen om en udveksling af synspunkter på politisk plan (54) for at drøfte OLAF's undersøgelsespolitik, forudsat at formålet er at støtte OLAF's aktiviteter, og det ikke undergraver kontorets operationelle uafhængighed. Overvågningsudvalget mener, at OLAF's forpligtelse til at træffe hensigtsmæssige foranstaltninger under hensyntagen til de meninger, der fremkommer under udvekslingen af synspunkter, kan undergrave generaldirektørens uafhængighed. Generaldirektøren kan således komme under pres fra institutionerne, især med hensyn til fastlæggelsen af de strategiske prioriteringer for kontorets undersøgelsespolitik (55). Endvidere misbilliger Overvågningsudvalget på det kraftigste den ændring, Rådet har foretaget, som efter udvalgets mening kan bringe OLAF's uafhængighed i alvorlig fare, eftersom den i væsentlig grad ændrer betydningen af artikel 11a, stk. 1, idet Overvågningsudvalgets deltagelse i denne udveksling af synspunkter ikke ville være obligatorisk ved hver lejlighed (56).

A —

B —

a)

b)

C —

a)

b)

1.

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) gennemfører interne administrative undersøgelser for at fastslå, om der har været tale om svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Den Europæiske Unions finansielle interesser. OLAF undersøger ligeledes påstande om tjenestemænds eller øvrige ansattes manglende opfyldelse af deres forpligtelser, der kan medføre en disciplinærsag eller en straffesag (1). Hvis der fremkommer dokumentation, der synes at vise, at noget sådant har fundet sted, videregiver OLAF resultaterne af sine undersøgelser til de relevante myndigheder med henblik på disciplinær, administrativ, finansiel, eller eventuelt retslig opfølgning. Den rapport, der udarbejdes efter en intern undersøgelse, og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelserne sendes til den berørte institution, eller det berørte organ, det berørte kontor eller agentur (2).

2.

Det har indtil for kort tid siden været OLAF's praksis kun at fremsende rapporter om interne undersøgelser, der afsluttes med opfølgning. Såfremt interne undersøgelser er afsluttet uden yderligere foranstaltninger, ville OLAF underrette den berørte institution, det berørte organ, kontor eller agentur ved fremsendelse af et notat (3) med angivelse af, at sagen var blevet afsluttet, uden at der var truffet opfølgende foranstaltninger (4).

3.

Overvågningsudvalget noterede sig, at OLAF havde besluttet at tage en anmodning [fra Europa-Kommissionen] om også at få tilsendt alle afsluttende sagsrapporter, der afsluttes uden opfølgning, til følge. Desuden havde OLAF besluttet at underrette de øvrige institutioner om, at en lignende politik vil finde anvendelse på dem, medmindre ikke andet kræves (5).

4.

Som Overvågningsudvalget forstår det, vil denne fremsendelse af afsluttende sagsrapporter, der udarbejdes efter interne undersøgelser, som afsluttes uden opfølgning, fremadrettet automatisk og systematisk finde sted ved afslutningen af hver enkelt undersøgelse. Overvågningsudvalget traf derfor beslutning om at vurdere denne praksis med det udtrykkelige formål at fastslå, om denne kunne bringe OLAF's uafhængighed i sin undersøgelsesfunktion i fare. Overvågningsudvalget undersøgte 17 interne sager uden opfølgning, hvor de afsluttende sagsrapporter blev fremsendt til de berørte institutioner eller organer og vurderede retsgrundlaget for disse fremsendelser samt hvorvidt denne praksis er i overensstemmelse med EU-lovgivningen.

5.

I forbindelse med undersøgelsen af sagsakterne fandt Overvågningsudvalget to notater fra Kommissionens Generalsekretariat til OLAF. Det første notat lyder som følger: »Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services« (6). Generalsekretariatet anfører i sit notat, at denne fremsendelse er hjemlet i artikel 9, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999. Det andet notat (7) henviser til det første »par laquelle je [Kommissionens Generalsekretær] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite« (8).

6.

Efter at have analyseret ovennævnte sager afgjorde Overvågningsudvalget, at:

7.

I et fåtal af de kontrollerede undersøgelser har OLAF henvist til artikel 9, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999 som retsgrundlaget for fremsendelsen. Desuden noterer Overvågningsudvalget sig eksistensen af et udkast og en ikke-underskrevet aftaleprotokol, der skal sikre rettidig informationsudveksling om de interne undersøgelser, som OLAF foretager i Kommissionen (11). Overvågningsudvalget tvivler på, at hverken artikel 9, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999 eller artikel 7 i aftaleprotokollen udgør noget tilstrækkeligt retsgrundlag for fremsendelse af de nedenfor anførte grunde.

8.

Det er korrekt, at OLAF har en juridisk forpligtelse til at fremsende rapporter, der udarbejdes efter en intern undersøgelse, og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen til den pågældende institution, det pågældende organ, det pågældende kontor eller agentur (12). Imidlertid fortolker Overvågningsudvalget ved gennemlæsning af første punktum i artikel 9, stk. 4, i forbindelse med andet punktum, hvori det hedder, at »den pågældende institution, det pågældende organ eller det pågældende kontor eller agentur følger de interne undersøgelser op, især med de disciplinære eller retslige skridt, som resultaterne måtte kræve«, denne bestemmelse derhen, at den kun vedrører undersøgelser, der afsluttes med opfølgning. Faktisk er anvendelsesområdet for dette stykke efter Overvågningsudvalgets opfattelse udformet, så det sikrer, at der følges passende op på OLAF's undersøgelser.

9.

Denne konklusion styrkes af artikel 1, stk. 3, i bilag IX til personalevedtægten, i henhold til hvilken OLAF's generaldirektør, i sager, hvor en undersøgelse afsluttes, og sagen henlægges, skriftligt skal underrette den pågældende tjenestemand og dennes institution herom (13). Også i henhold til artikel 5 i Kommissionens beslutning af 2. juni 1999 (14) skal generaldirektøren, i en undersøgelse, der afsluttes, og hvor sagen henlægges, skriftligt underrette den pågældende person. Efter Overvågningsudvalgets opfattelse henviser disse oplysninger klart til resultaterne af undersøgelsen og ikke til fremsendelsen af sagsrapporten.

10.

Overvågningsudvalget bemærker, at selv om aftaleprotokollen overholdes af både OLAF og Kommissionen, er der stadig tale om et aftaleudkast, og protokollen er, efter hvad Overvågningsudvalget er informeret om, endnu ikke blevet undertegnet.

11.

Overvågningsudvalget bemærker, at selv om det i aftaleprotokollens artikel 7, stk. 1, hedder, at OLAF's generaldirektør »straks fremsender alle afsluttende rapporter vedrørende interne undersøgelser og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen til Kommissionen«, indeholder den også bestemmelser om en anderledes behandling for sager, der afsluttes uden opfølgning. I artikel 7, stk. 2, anføres det klart, at »hvis en sag henlægges, underretter OLAF Kommissionen«. Igen fortolker Overvågningsudvalget denne bestemmelse som et krav til OLAF om at underrette Kommissionen om resultaterne af undersøgelsen og ikke om at fremsende de afsluttende rapporter til den.

12.

Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at OLAF's beslutning om systematisk at sende de pågældende institutioner, organer, kontorer og agenturer alle afsluttende rapporter, der udarbejdes efter undersøgelser, og som afsluttes uden opfølgning efter hver undersøgelse, kan udgøre en overtrædelse både af tavshedspligten i forbindelse med undersøgelser og af reglerne om databeskyttelse. Da beskyttelse heraf er et ansvar, som generaldirektøren for OLAF og Overvågningsudvalget er fælles om (15), beklager Overvågningsudvalget dybt, at denne beslutning blev truffet af OLAF's generaldirektør uden forudgående samråd med Overvågningsudvalget for at høre dettes holdning. Desuden er Overvågningsudvalget forundret over, at hverken OLAF's databeskyttelsesansvarlige eller EDPS var informeret om denne beslutning.

13.

I henhold til artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999 er OLAF omfattet af tavshedspligt i forbindelse med oplysninger, der meddeles eller indhentes i forbindelse med interne undersøgelser. Meddelelse af oplysninger i forbindelse med OLAF's undersøgelser skal overholde to sammenfaldende forpligtelser: i) »need to know«-princippet i forhold til modtageren, og ii) det præcise formål med meddelelsen af oplysningerne (f.eks. sikring af opfølgningen af undersøgelsen) (16).

14.

Overvågningsudvalget fortolker denne bestemmelse på to måder (17): På den ene side har OLAF som afsender af oplysninger, der meddeles eller indhentes i forbindelse med interne undersøgelser, en forpligtelse til at vurdere behovet hos modtageren af oplysningerne for at få disse oplysninger (»need to know«). Efter Overvågningsudvalgets opfattelse kan en fremsendelse af afsluttende rapporter derfor ikke ske automatisk og systematisk ved afslutningen af hver enkelt undersøgelse, der afsluttes uden opfølgning. Tværtimod skal en sådan fremsendelse ske fra sag til sag efter en behørigt begrundet anmodning fra Kommissionen eller en anden institution eller organ. Under alle omstændigheder kan OLAF ikke meddele modtageren de oplysninger, som kontoret agter at anvende i andre verserende interne eller eksterne undersøgelser uden at bringe deres succesfulde udfald i fare, hvilket har været tilfældet. Omvendt kan Kommissionen (eller en anden institution eller organ) som modtager af disse oplysninger ikke anvende disse til andre formål end bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet. I mangel af et specifikt formål i forbindelse med bekæmpelsen af svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet, som det er tilfældet for afsluttende sagsrapporter, der afsluttes uden opfølgning, forekommer en fremsendelse af alle afsluttende rapporter i forbindelse med undersøgelser, der afsluttes uden opfølgning, ikke at være nødvendig.

15.

OLAF skal respektere retten til beskyttelse af personoplysninger, som er hjemlet i artikel 8 i EU's charter om grundlæggende rettigheder, og som er snævert forbundet med retten til respekt for privatliv, der er forankret i chartrets artikel 7. Desuden påhviler det i artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1073/1999, OLAF's generaldirektør at påse, at EU's bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger overholdes (18). Når OLAF sender den pågældende institution, det pågældende organ eller det pågældende kontor eller agentur den rapport, der udarbejdes efter en intern undersøgelse, og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen (19), fremsender kontoret personoplysninger om de pågældende personer, whistleblowers, informanter, vidner og ansatte i OLAF. Følgelig er OLAF juridisk forpligtet både af bestemmelserne i chartret og af reglerne i forordning (EF) nr. 45/2001. I henhold til sidstnævnte skal OLAF, i sin egenskab af persondataansvarlig, kun videregive disse rapporter og/eller relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen, hvis de er nødvendige af hensyn til den retmæssige udførelse af opgaver, der hører under modtagerens kompetenceområde (20). Når OLAF gør det, skal kontoret kontrollere, at i) modtageren har den fornødne kompetence, og at ii) videregivelsen er nødvendig (21).

16.

Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at en automatisk og systematisk videregivelse af afsluttende sagsrapporter, der afsluttes uden opfølgning, ikke overholder disse krav. Overvågningsudvalget fremhæver, at Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) har anført, at selv om videregivelsen af oplysninger er foreskrevet i relevant lovgivning, er en sådan videregivelse kun lovlig, såfremt den opfylder disse to yderligere krav. Hvorvidt en given videregivelse opfylder sådanne krav, skal vurderes fra sag til sag. OLAF's opfølgningsansvarlige skal derfor anvende denne regel for hver særskilt videregivelse af oplysninger. Derved undgås unødvendige fremsendelser af oplysninger samt fremsendelser af oplysninger til parter, der ikke har de fornødne kompetencer. For at sikre, at denne regel overholdes, foreslår EDPS, at OLAF indfører en procedure, hvorefter der udarbejdes et notat til sagsakten, der fastslår nødvendigheden af videregivelsen af de oplysninger, der har fundet sted eller vil finde sted i forbindelse med en given sag (22).

17.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at denne udtalelse også finder sted på de sager, der afsluttes uden opfølgning. OLAF skal derfor fra sag til sag vurdere, om en given videregivelse til EU-institutioner og –organer af personoplysninger i sager, der afsluttes uden opfølgning, overholder sådanne krav. Vurderingen af nødvendigheden af videregivelsen kan også foretages for en specifik kategori af sagsakter. Det er eksempelvis rimeligt at antage, at Kommissionen (eller en anden institution eller organ) ville have behov for at vide, hvilke foranstaltninger OLAF har truffet efter de første oplysninger fra en af dens tjenestegrene. Overvågningsudvalget bemærker imidlertid, at OLAF i praksis ikke alene fremsendte de afsluttende sagsrapporter til Kommissionen uanset kilden til oplysningerne, men også til andre institutioner, uden at der forelå en specifik anmodning fra disse, og dermed uden at vurdere nødvendigheden af videregivelsen af oplysningerne.

18.

Selv under den antagelse, at de ovenfor nævnte krav overholdes, kan afsluttende sagsrapporter indeholde personoplysninger, der ikke er nødvendige for udførelsen af de opgaver, der hører under modtagerens kompetenceområde. Dette gælder især for personoplysninger om whistleblowers og informanter. I den forbindelse henleder Overvågningsudvalget opmærksomheden på udtalelsen fra EDPS om, at Kommissionen ikke behøver at kende whistleblowers' personoplysninger for at træffe de nødvendige foranstaltninger til beskyttelse af EU's finansielle interesser (23). OLAF kan derfor ikke videregive disse sagsrapporter uden at beskytte whistleblowers ved at redigere deres personoplysninger.

19.

Overvågningsudvalget bemærker ligeledes, at artikel 27, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001 lader behandlinger, der på grund af deres art, omfang og formål vil kunne indebære særlige risici for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, gøres til genstand for forudgående kontrol, som foretages af EDPS. Listen over behandlinger, der vil kunne indebære sådanne risici, er bl.a. »behandling af personoplysninger om … mistanke om strafbare forhold, lovovertrædelser, domfældelser i straffesager og andre retsfølger af strafbare forhold«, samt »behandling, der har til formål at vurdere aspekter af den registreredes personlige forhold, f.eks. hans evner, arbejdsindsats eller adfærd« (24). Overvågningsudvalget bemærker, at EDPS mener, at EU-tjenestemænds adfærd analyseres af OLAF i kontorets interne undersøgelser; derudover kunne behandling af personoplysninger i forbindelse med OLAFs interne administrative undersøgelser ses som en behandling, der vedrører »… mistanke om strafbare forhold, lovovertrædelser, domfældelser i straffesager og andre retsfølger af strafbare handlinger« (25). Da EDPS' forudgående kontrol af personoplysninger i forbindelse med interne undersøgelser, eller af den opfølgende behandling ikke undersøgte det specifikke problem med videregivelse af afsluttende sagsrapporter i forbindelse med interne undersøgelser, der afsluttes uden opfølgning, finder Overvågningsudvalget, at OLAF burde have underrettet EDPS med henblik på forudgående kontrol og burde have indhentet dennes udtalelse.

20.

Overvågningsudvalget er bekymret over, om denne videregivelse kunne påvirke rettighederne for de personer, der er impliceret i undersøgelser og følgelig foranledige dem til at rejse erstatningssag ved EF-Domstolen. Som anført af EU's domstole tildeler bestemmelserne i forordning (EF) nr. 45/2001 og artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1073/1999, samt OLAF's forpligtelse til tavshedspligt i henhold til artikel 8, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999, rettigheder til enkeltpersoner, der er omfattet af en OLAF-undersøgelse (26). I de tilfælde, hvor der er sket en overtrædelse af disse regler, ville Kommissionen pådrage sig ansvar uden for kontraktforhold for OLAF's ulovlige adfærd, som det allerede var sket ved flere lejligheder. En sådan udgang ville ikke alene skade Kommissionen, men især OLAF, hvis troværdighed og omdømme ville blive draget i tvivl.

21.

Derudover er Overvågningsudvalget bekymret over, om denne praksis kunne bringe undersøgelsers succes i fare. OLAF er i sin egenskab af undersøgelsesorgan i forbindelse med interne sager stærkt afhængig af, at der hersker respekt om kontoret, og at der er tillid til, at det kan formå vidner og whistleblowers til at træde frem og pege på mistanke om svigagtig eller korrupt adfærd. Denne indberetningspraksis truer direkte den tillid og tiltro, som potentielle vidner og whistleblowers bør have, og vil med sandsynlighed afholde dem fra at træde frem og bistå OLAF. Omvendt er det vigtigt at bemærke, at i tilfælde, hvor en undersøgelse afsluttes uden opfølgning, kan den have været afhængig af faktorer, som kan ændre sig i fremtiden. Hvis den afsluttende sagsrapport i et sådant tilfælde skal videregives uden for OLAF, vil en mulig ny undersøgelse i samme sag kunne gøres unødigt vanskeligere.

22.

Videregivelse af afsluttende rapporter, der udarbejdes efter interne undersøgelser, og som afsluttes uden opfølgning, kan drages i tvivl på grund af en række rent juridiske aspekter, der vedrører både forhold omkring tavshedspligt og databeskyttelse, som anført ovenfor. Desuden vil denne praksis uundgåeligt påvirke effektiviteten af OLAF's undersøgelsesfunktioner og kan som minimum komme til at betyde, at andre institutioner får utilstrækkelige midler til at påvirke OLAF's undersøgelsesaktivitet, hvilket ville være til skade for offentlighedens tillid og tiltro til OLAF's uafhængighed.

23.

Overvågningsudvalget opfordrer indtrængende OLAF til at genoverveje sin beslutning om at fremsende de i denne udtalelse omtalte afsluttende sagsrapporter til de pågældende institutioner, organer, kontorer eller agenturer uden at træffe alle foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre, at denne praksis overholder EU-lovgivningen og ikke bringer effektiviteten og uafhængigheden af kontorets undersøgelser i fare.