1.

Det fastsættes i Kommissionens forretningsorden (1), at alle retsakter, der vedtages af Kommissionen, vedlægges som fast tilknyttet bilag til »et sammenfattende notat« (ved mundtlig procedure) eller »det daglige notat« (ved skriftlig procedure, bemyndigelsesprocedure eller delegationsprocedure) (2) på det eller de autentiske sprog, dvs., når der er tale om almengyldige retsakter, på Fællesskabernes officielle sprog, og når der er tale om andre retsakter, på adressaternes sprog (forretningsordenens artikel 18).

2.

»Komitologiudvalgene« henhører under Kommissionen selv (3), og forordning nr. 1/1958 omfatter disse udvalgs arbejde (4), men man har bevidst undgået at henvise til sprogordningen i standardforretningsordenen (5), fordi man ville give hvert udvalg mulighed for at finde pragmatiske løsninger, som opfyldte deres faktiske behov. Dokumenter, som under alle omstændigheder vil blive oversat på et senere stadium i processen (specielt udkast til foranstaltninger, som skal offentliggøres i endelig form i Den Europæiske Unions Tidende), oversættes i princippet allerede til udvalgsmøderne.

3.

Det fastslås i et notat, som Generalsekretariatet udsendte i juni 2004 (6), at når der er tale om gennemførelsesbestemmelser, som kun er rettet til et begrænset antal medlemsstater, vil det være tilstrækkeligt at oversætte disse foranstaltninger til de pågældende medlemsstaters sprog, at offentliggøre en meddelelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at beslutningen er vedtaget, og at meddele læserne den netadresse, hvor dokumentet kan hentes. Fuldstændig oversættelse er kun nødvendig, når lovgivningen foreskriver, at teksterne skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, inden de træder i kraft (dvs. forordninger, direktiver og beslutninger, som Parlamentet og Rådet har vedtaget ved fælles beslutning, og Kommissionens forordninger og direktiver, der er stilet til samtlige medlemsstater, men ikke Kommissionens beslutninger).

4.

I meddelelsen fra maj 2004 sondres der mellem dokumenter, der er en følge af retlige forpligtelser (dokumenterne er opdelt i ni underkategorier), og dokumenter af politisk betydning (opdelt i 11 underkategorier). Oversættelse af bestemte kategorier af dokumenter, f.eks. dokumenter som offentliggøres, men ikke i Den Europæiske Unions Tidende, er ikke omfattet af meddelelsen. Sådanne oversættelser skal der træffes afgørelse om i hvert enkelt tilfælde ved forhandlinger mellem det GD, der anmoder om oversættelse, og DGT (7).

5.

De vigtigste kategorier af dokumenter, der oversættes til alle sprog, er: lovgivningsforslag, begrundelser, rapporter, som lovgivningen foreskriver, meddelelser om statsstøtte og antitrust-procedurer, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, og de efterfølgende endelige beslutninger, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, antidumping-beslutninger, meddelelser fra Kommissionen (inklusive hvidbøger og grønbøger), udbudsbekendtgørelser eller indkaldelser af interessetilkendegivelser og pressemeddelelser.

6.

Andre dokumenter oversættes kun til proceduresprogene (engelsk, fransk og tysk) (specielt meddelelser til Kommissionen, rapporter om opfølgning af Rådets afgørelser og Kommissionens forslag), eller til adressatens sprog (f.eks. breve til de faste repræsentationer, svar på forespørgsler og finansieringsforslag). Tekniske bilag oversættes til højst tre sprog, eller de oversættes slet ikke, afhængigt af »det faktiske behov«. Svar på skriftlige forespørgsler fra Europa-Parlamentets medlemmer oversættes til det forespørgende medlems sprog og til et af proceduresprogene.

7.

Artikel 138 i Parlamentets forretningsorden fastsætter bl.a.: »Alle Parlamentets dokumenter skal være affattet på de officielle sprog«. Artikel 150 fastsætter følgende: »Der kan ikke stemmes om ændringsforslag, før de er trykt og omdelt på alle officielle sprog, medmindre Parlamentet træffer anden afgørelse. En sådan afgørelse kan ikke træffes, hvis mindst 37 af Parlamentets medlemmer gør indsigelse imod det«.

8.

Den 19. april 2004 vedtog Europa-Parlamentets præsidium en adfærdskodeks, som trådte i kraft den 1. maj 2004, og som erstattede en tilsvarende adfærdskodeks dateret 8. februar 1999. Artikel 1, stk. 2, i adfærdskodeksen lyder som følger: »Den sproglige service i Europa-Parlamentet forvaltes på grundlag af principperne om »fuldstændig og kontrolleret flersprogethed«. Således vil medlemmernes ret i henhold til forretningsordenen til i Parlamentet at bruge et hvilket som helst officielt sprog, de ønsker, blive respekteret fuldt ud. De ressourcer, der skal anvendes på flersprogetheden, vil blive kontrolleret gennem en udnyttelse, der bygger på brugernes reelle behov, ansvarliggørelse af brugerne og på en bedre forvaltning af anmodningerne om sproglig service.«

9.

De dokumenter, der har det højeste antal målsprog, er ændringsforslag, udkast til udtalelser og udkast til betænkninger. For alle andre dokumenttyper svinger målsprogene fra ét (først og fremmest engelsk) til fire. Tabel 8, som er udarbejdet til brug for revisionen, giver en oversigt over de kategorier af dokumenter, som bliver oversat i Parlamentet.

10.

Et dokument, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, eller som plenarforsamlingen stemmer om, skal altid oversættes til samtlige officielle sprog, mens det kan besluttes, at arbejdsdokumenter kun oversættes til de sprog, læserne har brug for.

11.

I henhold til Rådets forordning nr. 1/1958 og til artikel 14 i Rådets forretningsorden (8) skal dokumenter, der drøftes på Rådets møder, oversættes til alle officielle sprog, medmindre andet vedtages enstemmigt af Rådet på grund af sagens hastende karakter. Ethvert medlem af Rådet kan modsætte sig forhandling, såfremt en tekst ikke er oversat.

12.

I bilaget til Retningslinjerne for udarbejdelsen af dokumenter til Rådet og til Rådets forberedende organer er opregnet de såkaldte »core documents« eller centrale dokumenter, som skal oversættes til alle sprog (9). Som anført i retningslinjerne oversættes dokumenter, som ikke er opført på denne liste, ikke til EU-10-sprogene. Disse dokumenter kan eventuelt blive oversat til EU-15-sprogene, såfremt GD A III's arbejdsbyrde tillader det, og såfremt de frister, der er fastsat i forretningsordenen, overholdes. GD A III har beføjelse til at afvise anmodninger om oversættelse af ethvert dokument, som ikke er opført på denne liste.

1.

De samlede udgifter (»udgifter før skat og pension«) omfatter i revisorernes beregning alle direkte og indirekte udgifter forbundet med oversættelsesarbejdet.

2.

Revisorerne har beregnet de udgifter, der skal dækkes over fællesskabsbudgettet (»udgifter efter skat og pension«), ved at trække den fællesskabsskat, som de ansatte oversættere betaler, fra »udgifter før skat og pension« og ved at addere det fiktive bidrag fra arbejdsgiver til de ansatte oversætteres pension (arbejdsgiverbidraget svarer til to gange den ansattes pensionsbidrag).

3.

Direkte udgifter er personaleudgifterne i forbindelse med de aktiviteter, der har relation til oversættelse, og som udføres af oversættere eller sekretærer (inklusive det forberedende oversættelsesarbejde, som udføres i oversættelsesenhederne, revision og formatering, og eksklusive den tid, der bruges på andre opgaver end oversættelse).

4.

I indirekte udgifter indgår lønninger og tillæg til personale, som ikke udfører egentligt oversættelsesarbejde (terminologer, specialister i arbejdsmetoder, kontorchefer, sprogkonsulenter og overordnet ledelse, freelanceenheden og »Planning«), og en udgiftsandel for den tid, oversætterne bruger på andre aktiviteter end oversættelse eller revision, plus generalomkostninger såsom it, bygninger og kontorudstyr, personaleforvaltning mv., som til dels ikke forvaltes direkte af oversættelsestjenesterne. Denne opdeling i direkte og indirekte udgifter er foretaget efter aftale med institutionerne.

5.

Til beregning af personaleudgifterne er brugt følgende elementer:

6.

Beløbet for it-udgifterne er beregnet på grundlag af gennemførelsen af de relevante budgetposter på 2003-budgettet og det gennemsnitlige beløb for anskaffelse af it-udstyr og vedligeholdelse af it-udstyr i henhold til it-tjenestens og økonomitjenestens beregninger.

7.

Eftersom interne oversættere foretager kvalitetskontrol og revision af oversættelser, som freelanceoversættere har lavet, er en del af tidsforbruget og de dermed forbundne omkostninger allokeret til ekstern oversættelse.

8.

Udgiften pr. side er beregnet som de tre institutioners samlede udgifter til oversættelse divideret med antal sider oversat pr. år (jf. tabel 2, 3 og 4). Retten har brugt Kommissionens og Parlamentets officielle tal for antal oversatte sider, som beregnet af DGT og GD VII, fordi disse to institutioner bruger metoder til optælling af sider, der giver sammenlignelige resultater (jf. fodnote 8 og 9 i beretningen). Rådets officielle tal for 2003 var blot baseret på antal trykte sider i hvert dokument og ikke på antal typeenheder, der skulle oversættes, og derfor har Retten beregnet den gennemsnitlige justeringsfaktor for en stikprøve på 100 dokumenter (2). Retten har beregnet et sammenligneligt produktionstal ved at gange denne gennemsnitlige justeringsfaktor med GD A III's officielle tal for trykte sider.

9.

Rettens beregning af udgiften pr. side er ikke de samlede udgifter til flersprogethed, for udgiften til jurist-linguisternes revision og de supplerende udgifter til offentliggørelse af dokumenterne på 20 sprog indgår ikke i den. Eftersom der i løbet af lovgivningsprocessen bliver oversat mange på hinanden følgende versioner af det samme forslag til lovgivning, er de faktiske udgifter til den lovgivning, der er vedtaget, et multiplum af det beløb, der er anført som udgiften pr. side i tabel 2 i denne særberetning. Som eksempel kan nævnes, at der blev oversat 15 versioner af EU-forfatningen.

1.

I Europa-Parlamentet er antallet af arbejdssprog ikke blevet reduceret. Tværtimod skal samtlige dokumenter til plenarmøder og møder i de officielle organer oversættes til samtlige EU-arbejdssprog.

13.-14.

Hvad angår oversættelse anvender Parlamentet sin forretningsorden og den adfærdskodeks om flersprogethed, som Præsidiet har vedtaget, og som trådte i kraft den 1. maj 2004.

Selv om adfærdskodeksen ikke er et egentligt godkendelsessystem, fastlægges der dog en hierarkisk fortegnelse over de organer, der kan anmode om oversættelser, og der fastlægges en række prioriteringer for de kategorier af dokumenter, der skal oversættes internt og eksternt, inden for de forskellige lovgivningsprocedurer, en rækkefølge for prioriterede sprog og frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger samt regler for oversættelsesteksters længde. Kodeksen fastsætter også vilkårene for udtrykkelig godkendelse af anmodninger fra enheder, der ikke står på listen over autoriserede brugere. Sådanne anmodninger forelægges Præsidiet, og der gives kun autorisation, såfremt det pågældende dokument er væsentligt for den parlamentariske aktivitet.

15.-16.

Adgang til systemet gives kun efter anmodning fra den ansvarlige for en brugertjeneste. I forbindelse med en gennemgribende ændring af edb-systemet GEPRO (ITMS-projektet) skal samtlige eksisterende adgangstilladelser fornys, og antallet vil så vidt muligt blive reduceret ved den lejlighed. Den risiko, Retten henviser til, er efter Parlamentets opfattelse minimal på grund af de begrænsninger, der ligger i de ovennævnte bestemmelser.

Se også svar på punkt 13.-14. ovenfor.

17.

Det sker, om end ikke hyppigt, at Planning reducerer antallet af ønskede sprog, dels i henhold til bestemmelserne om sprogprofil eller i lyset af andre specifikke forhold, som rekvirenten måske ikke har taget højde for.

I ca. 90 % af tilfældene foreligger oversættelserne før mødedatoen. I de tilfælde, hvor det viser sig umuligt at overholde fristerne, foretages der kun oversættelse, hvis teksterne skal danne grundlag for den efterfølgende fase i proceduren.

20.

I april 2006 var situationen som følger: 238 oversættere HTÆ (HTÆ = heltidsækvivalenter), heraf 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, samt 5 enhedsledere (CS, LV, PL, SK, SL) og 1 interimsleder (MT) var beskæftiget med oversættelse til EU-10-sprogene.

23.

I Europa-Parlamentet har det næsten altid været muligt at sikre, at oversættelsen fra de nye sprog foretages af oversættere, der har målsproget som deres modersmål.

Parlamentet begrænser ikke antallet af arbejdssprog og anvender ikke »proceduresprog«. (se også svar på punkt 1).

26.

Parlamentet anvender ikke begrebet »proceduresprog«. (se punkt 23).

32.-33.

I adfærdskodeksen indførtes begrebet sprogprofiler. Som Retten anfører, oversættes dokumenter, som behandles i parlamentsudvalgene, kun til de sprog, der er repræsenteret i udvalget ved udvalgsmedlemmerne og deres stedfortrædere.

36.

Efter Parlamentets opfattelse er de forskellige tilgange ikke inkonsekvente, fordi de svarer til den enkelte institutions specifikke behov, der varierer fra institution til institution.

37.

Parlamentet ønsker at henlede Rettens opmærksomhed på den kvalitetshandlingsplan, CITI har udarbejdet efter anmodning fra institutionernes generalsekretærer, og som snart træder i kraft. Denne handlingsplan omfatter 14 konkrete foranstaltninger, hvoraf nogle er fælles for oversættelses- og for tolketjenesten, på områder som menneskelige ressourcer, originalteksternes og oversættelsernes tekniske og sproglige kvalitet, dokumentation, terminologi og hjælpeværktøjer. Efter planen skal der udnævnes en ansvarlig for kvaliteten i de enkelte tjenester.

39.

Det er vigtigt at understrege, at kontrollen i Europa-Parlamentet systematisk omfatter samtlige fejltyper, herunder anvendelsen af den korrekte terminologi.

40.

Der findes ganske vist ikke særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, men der findes en procedure for indgivelse af klager med en dertil hørende blanket. Det skal tilføjes, at »kunderne« i EU-institutionerne og i særdeleshed parlamentsmedlemmerne er tilstrækkeligt tætte på generalsekretæren til, at de til enhver tid kan give udtryk for en eventuel utilfredshed uden nogen særlig procedure.

47.

Det er korrekt, at det nuværende forvaltningssystem ikke giver mulighed for at anvende denne bestemmelse i adfærdskodeksen. ITMS-projektet, der nu er ved at blive udviklet, indeholder et faktureringsmodul til dette formål.

52.

Som Retten påpeger, er det vigtigt, at faktorer som kvalitet, frister og dokumenternes art tages med i betragtning, når man ser på prisindikatoren, der ikke i sig selv siger noget om oversættelsesarbejdet.

53.

Parlamentets oversættelsestjeneste og Planning er begyndt at udarbejde statistikker, der dækker tre af de punkter, der omtales:

Formålet med disse statistikker er at udarbejde præstationsindikatorer, så ledelsen kan træffe passende foranstaltninger.

56.

En sådan planlægning er nødvendig, men visse aspekter af en politisk institutions arbejde vil i sagens natur altid være uforudsigelig.

66.

Parlamentet har indledt en forundersøgelse til et nyt forvaltningssystem (T-Flow). Dette system, der vil løse de forhold, Retten påpeger, er nu i udviklingsfasen og vil være operationelt i efteråret 2006.

67.

Den spredning af dokumenter, Retten påpeger, er ved at blive undersøgt af de kompetente edb-tjenester. Oversættelsesenhederne har naturligvis en samling af oversættelser, der gør det muligt at fremfinde allerede oversatte tekster.

69.

Forholdet er 1:2 for EU-15 sprogene. For EU-10-sprogene er forholdet mellem sekretærer/oversættere på nuværende tidspunkt ca. 0,7:2 og forventes ikke at overstige 0,8:2.

70.

Det er korrekt, at brugen af it-redskaber er uensartet, og at arbejdsmetoderne til tider varierer meget. Det skyldes især den store aldersspredning blandt personalet. Men takket være de ældre oversætteres store erfaring er produktiviteten pr. medarbejder stort set den samme. Parlamentets Præsidium, der ønsker en bedre udnyttelse af de nye teknologier, har pålagt generalsekretæren at forelægge en rapport om dette spørgsmål, og Parlamentets tjenester er for øjeblikket i gang med dette arbejde.

73.

Det er nødvendigt at nuancere bemærkningen vedrørende udnyttelsen af den interne kapacitet i den franske oversættelsesenhed. Denne er ikke blevet underudnyttet, men udnyttet til andre supplerende opgaver. Den franske oversættelsesenhed har mere præcist stået for integrationen og forvaltningen af de nye polske og litauiske enheder og for sprogkurser i oversættelse fra EU-10-sprogene. Ud over disse supplerende opgaver har enheden også været relæ for de øvrige sprog og foretaget transskription og revision af det fuldstændige forhandlingsreferat over plenarmøderne og af »den økonomiske og monetære dialog«.

74.

Bemærkningen skal præciseres, for som Retten konstaterer, blev outsourcing af oversættelserne suspenderet i referenceperioden, med undtagelse af CRE.

Hvad angår de faste outsourcing-satser, er de kun på overfladen i modstrid med den samlede formindskede arbejdsbyrde. Grunden til, at den gennemsnitlige outsourcing-sats næsten har været konstant til trods for faldet i arbejdsbyrden. er den voldsomme koncentration af arbejdspresset i første halvdel af året, hvilket har medført en mere intensiv outsourcing i denne periode.

83.

Parlamentet kan ikke bekræfte Rettens konklusion om, at de to nævnte enheder skulle have en lavere produktivitet, fordi de har haft arbejdsopgaver, der af indhold og art har været anderledes end de øvrige enheders — men som også har lagt beslag på personale. Det forhold, at den engelske og den franske enhed producerer færre internt oversatte sider end gennemsnittet, skyldes deres rolle som relæsprog for oversættelsen fra mindre udbredte originalsprog, det større antal originalsprogssider, der skal revideres og redigeres, den mere omfattende mængde CRE, der skal transskriberes og revideres og forvaltningen af en række nye enheder og uddannelse i EU-10-sprog. Endvidere har den engelske afdeling siden efteråret 2005 foretaget en systematisk kontrol med originalteksterne i samarbejde med Tabling Office.

Se også svar på punkt 73.

95.

I tilfælde af et for stort arbejdspres i sprogenhederne undersøger Planning først mulighederne for en udligning af arbejdsbyrden, naturligvis under hensyntagen til sprogkombinationer og aflastningsmuligheder i de øvrige institutioner.

EU-10-sprogene er kun midlertidigt undtaget fra dette. På sigt, når EU-10-enhederne er nået op på fuld personalestyrke, deltager de på samme vis som EU-15-sprogene.

Generelt skal det understreges, at arbejdsudligningsordningen først gik ind i en aktiv samarbejdsfase mellem institutionernes Planning-afdelinger i januar 2006. Statistikkerne for første kvartal af 2006 viser en væsentlig stigning i arbejdsudvekslingen.

96.-109.

Parlamentet tager Rettens anbefalinger som helhed til efterretning og vil naturligvis følge dem op på passende vis. F.eks. er en ad hoc-arbejdsgruppe ved at foretage en revision af adfærdskodeksen. Forskellige it-udviklinger vedrørende forskellige aspekter, som Retten har påpeget, er også i gang.

III.

Selv om Rådssekretariatet ikke har skriftlige retningslinjer for oversættelse, sikrer Afdelingen for Koordination og Dokumentfremstilling (Centralkoordinationen) en kontrolleret produktion af oversættelser.

IV.

Problemerne i 2004 i forbindelse med EU-10-sprogene skyldtes vanskelighederne med at rekruttere personale (se bemærkningerne i punkt 19 nedenfor). Kvaliteten og den rettidige levering af oversættelser blev forbedret betydeligt i 2005. I 2006 kan denne forbedring ses i det reducerede antal anmodninger om, at oversættelser sendes til freelance-bureauer.

V.

I anden halvdel af 2005 genoptog lederen af Centralkoordinationen de nære kontakter med de faste repræsentationer, især fra EU-10, med henblik på:

Der indføres i den nærmeste fremtid en postkasse. Denne postkasse vil samle alle bemærkninger fra delegationerne, give et overblik over opfattelsen af kvaliteten af Rådets oversættelser og forbedre synergien mellem oversættelsesholdene og delegationerne, og delegationerne blev underrettet herom den 5. maj 2006.

VI.

Generalsekretariatet for Rådet agter at indføre en ordning, der vil muliggøre en permanent gennemgang af oversættelsesomkostningerne. Der er imidlertid gode grunde til, at Rådssekretariatets oversættelser er kostbare, og disse drøftes i nærmere enkeltheder andetsteds i dette dokument: den særlige karakter af Rådets arbejde og dets tidsfrister, behovet for at sikre en passende kvalitet for lovgivningsdokumenter nær produktionskædens slutning og de midlertidige strukturelle årsager, der er forbundet med direktoratets omstrukturering.

VII.

Rådssekretariatet agter at reducere overkapaciteten, f.eks. ved hjælp af intern omrokering (til andre GD'er) og interinstitutionel mobilitet (til oversættelsesafdelinger i andre institutioner).

Desuden er Rådssekretariatet ved at undersøge alle de muligheder, der findes i tjenestemandsvedtægten.

VIII.

Rådssekretariatet er en stor bidragyder til workload balancing-ordningen og står for oversættelsen af 55 % af det samlede antal sider, der blev behandlet inden for denne ordning i 2005.

IX.

Rådssekretariatet har i 2004 og 2005 udviklet en sammenhængende politik for anvendelsen af moderne teknologi. Alle de nye sprogenheder har arbejdet med de disponible it-instrumenter siden deres oprettelse, og denne politik er for øjeblikket ved at blive indført i de »gamle« sprogafdelinger sammen med udviklingen af passende it-redskaber.

6.

Rådssekretariatet har ikke nogen freelance-enhed eller it-enhed, der er tilknyttet dets oversættelsesafdeling. Rådssekretariatet har derfor en lettere struktur end de andre institutioner.

13.

Rådssekretariatet har klare regler, selv om disse kan forbedres.

Det skal bemærkes, at det er fastlagt i Generalsekretariatet for Rådet, hvem der kan anmode om en oversættelse og Koordinationen ved, hvem det er. På samme måde er de kategorier af dokumenter, der bør oversættes, klart fastlagt på listen over kernedokumenter.

14.

Generalsekretariatet for Rådet stiller sig tøvende til at indtage en forskellig holdning til EU-10- og EU-15-sprog, da dette vil kunne medføre beskyldninger om forskelsbehandling.

15.

Revisionsrettens konklusion om oversættelsesanmodningerne er korrekt. Godkendelsen af anmodningerne afhænger imidlertid af kontrolstrukturen.

16.

I Rådet kontrollerer Centralkoordinationen, der står over oversættelsesafdelingen, altid hensigtsmæssigheden af en oversættelse, før den sender teksten til en eller alle de 20 enheder. Hvis der er problemer, griber Centralkoordinationens leder ind, og der kan følge kontakter selv med formandskabet. Centralkoordinationen, dvs. GD'en for koordination og Sprogkoordinationen, er i konstant kontakt med GD'erne og også i mindre omfang med formandskabet, og det sætter den i stand til at foretage informerede vurderinger af hensigtsmæssigheden af oversættelser og til at prioritere oversættelser i tilfælde af utilstrækkelige oversætterressourcer.

18.

Godkendelse og afvisning af oversættelser er Koordinationens opgave (især Kontroltårnets). Situationen er efter Rådets opfattelse tilfredsstillende. Der kan dog foretages forbedringer. Idet der ses bort fra »ledelsens kontrol«, kan der udarbejdes statistikker over afvisninger til yderligere analyse. Der er ikke behov for nogen foranstaltninger med hensyn til godkendelser.

Det forhold, at det afgørende for, om en oversættelsesanmodning (1) blev godkendt, ofte var, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen, er uundgåeligt på grund af:

Oversættelser, der virkelig er nødvendige, afvises aldrig.

19.

Ansættelsen af oversættere gennem EPSO har vist sig at være vanskeligere end forventet som følge at det lille antal kvalificerede ansøgere, selv om institutionerne har gjort deres yderste for at gøre medlemsstaterne og andre parter mere bevidste om dette problem.

20.

Man kan ikke sige, at det er de enkelte institutioners egen fejl, at de ikke har nået ansættelsesmålene. Denne situation (personalemangel) vil desværre fortsætte, også efter denne dato (sidst i 2006), ikke blot med hensyn til oversættere, men også afdelingschefer, kvalitetskontrollører og sekretærer.

23.

Det er korrekt, at meget få oversættere i EU-15-enhederne ud over EN og FR har kendskab til EU-10-sprog. Dette er resultatet af en velovervejet politisk beslutning, der er nøje udformet med henblik på at forhøje antallet af officielle sprog fra 11 til 20 uden en tilsvarende forøgelse af personalets størrelse. Til forberedelse af 2004-udvidelsen havde Rådssekretariatet tilrettelagt uddannelse i et eller flere EU-10-sprog for oversættere i den engelske og den franske enhed, og dette har ført til den situation, der præsenteres i den følgende oversigt (situationen pr. 22. maj 2006).

Engelske og franske oversætteres kendskab til EU-10-sprog (pr. 22. maj 2006)

I øvrigt er Rådssekretariatet også ved at undersøge andre måder, hvorpå man kan dække alle de officielle sprog, herunder anvendelse af returoversættelse (oversætterne arbejder fra deres modersmål til EN og FR).

26.

Den engelske enhed deltager i vidt omfang i »workload balancing«-ordningen. Det skal dog bemærkes, at selv om der er en vis overkapacitet i den engelske enhed for at sikre fuldstændig flersprogethed i denne enhed, må dette sammenlignes med omkostningerne ved den tidligere ordning, hvor hver enkelt sprogenhed havde kapacitet (mindst ca. 6 oversættere med kendskab til hvert EU-sprog) til at oversætte fra alle de officielle sprog, selv om antallet af sider, der skulle oversættes fra de fleste af disse sprog, udgjorde under 1 % af antallet af kildedokumentsider.

Rådssekretariatet har imidlertid altid sagt, at det vil tage sin politik op til fornyet overvejelse i lyset af erfaringerne (mindst to år). Denne overvejelse finder sted i anden halvdel af 2006/først i 2007.

35.

Centralkoordinationen kontrollerer faktisk overholdelsen af politikken med »milestones stages«, nemlig ved at vurdere behovet for en oversættelse på et bestemt stadium og afvise oversættelse af visse dokumenter. På grundlag af de ressourcer, der er til rådighed, og tidsfristerne sikrer Sprogkoordinationen, at det rette antal »milestone«-udgaver oversættes. En række uhåndgribelige ting som f.eks. en teksts politiske betydning og dens prioritet i et formandskabs program samt tidsfristerne er elementer, som Sprogkoordinationen tager i betragtning, når den beslutter, om der skal oversættes en »milestone«-udgave.

38.

I visse tilfælde, hvor der skal findes en balance mellem rettidighed og kvalitet, anbefaler Sprogkoordinationen, at en tekst ikke revideres. Dette kan kun ske på mellemstadier.

Da Rådet kun oversætter kernedokumenter, kræves der imidlertid normalt en høj kvalitet.

39.

Rådssekretariatet er ved at indføre en kvalitetskontrolprocedure i sprogenhederne og har for nylig gennemført en formel procedure for behandling af klager over kvaliteten, der skal give vore kunder mulighed for at give feedback på oversættelser.

40.

Se bemærkningen til punkt 39.

41.

Rådssekretariatet er glad for at notere, at Revisionsretten erkender, at dets kunder er tilfredse med kvaliteten af dets arbejde. Det er dog rede til at indføre harmoniserede kvalitetssikringsprocedurer.

42.

Det generelle feedback fra EU-10-delegationerne er nu også generelt tilfredsstillende. Revisionen af eksterne oversættelser er et problem. Oversættelser outsources på grund af personaleunderskud, og revisionen heraf begrænser fordelen ved denne outsourcing (anvendelse af værdifulde ressourcer til revision).

44.

Rådet vil inden for rammerne af den statistiske udvikling i Centralkoordinationen undersøge, hvordan overholdelsen af oversættelsesfristerne kan vurderes. Kernedokumenter, der er i overensstemmelse med forretningsordenen, er dog altid klar til det møde, som de skal bruges til.

46.

Dette skyldtes den meget store kapacitetsmangel for disse sprog. Der er imidlertid ingen tegn på, at vedtagelsen af lovgivning blev forsinket, fordi dokumenterne ikke var til rådighed.

47.

Rådssekretariatet agter at bygge på de erfaringer, der er gjort under denne revision, og indføre en ordning, hvormed det kan overvåge oversættelsesudgifterne. Rådssekretariatet overvejer også muligheden for systematisk at sende GD'erne og formandskabet »udgifterne« for visse oversættelser, især dem, der medfører for meget overarbejde.

51.

Da Rådet ligger ved lovgivningsprocedurens afslutning, har det et særligt ansvar for kvaliteten af den vedtagne (og offentliggjorte) tekst. Kvalitet har en pris og har konsekvenser for oversætternes produktivitet. Som allerede forklaret, er det desuden ikke hensigtsmæssigt at sende lovgivningsmæssige og politisk følsomme dokumenter til freelance-bureauer. Dette er grunden til, at det er Rådssekretariatets generelle politik at undgå at anvende ekstern oversættelse.

53.

56.

Revisionsrettens argument om betydningen af præcise prognoser er gyldigt, men i realiteten ligger dette ofte uden for oversættelsestjenesternes rækkevidde, f.eks. afhænger fremskridtene med lovgivningstekster i Rådet af fremskridtene i de forskellige arbejdsgrupper, udvalg og rådssamlinger, til tider også bilaterale møder.

61.

Personalenormeringen på 25 oversættere er baseret på den normale forudsete arbejdsbyrde, der igen er baseret på kernedokumentpolitikken. Den stærkt øgede arbejdsbyrde eller spidsbelastningen i slutningen af hvert formandskab klares ved en meget strengere forvaltning af arbejdet i enhederne og genforhandling af fristerne, men først og fremmest ved hjælp af overarbejde efter arbejdstid og undtagelsesvis i weekenden og på helligdage.

Den kendsgerning, at Rådets oversættelser først foreligger kort før møderne, skyldes, at 62 % af Rådets dokumenter har frister på under 72 timer. Det er derfor uundgåeligt, at oversættelserne først foreligger lige før møderne.

64.

Korrekt, men de har dog tilstrækkelig erfaring til at kende spidsbelastningerne, og i de fleste af oversættelsesenhederne får de »hjælp« fra oversættere, der arbejder som koordinatorer på fuld tid. Både chefen og koordinator holdes konstant informeret af Centralkoordinationen. I Rådet, der kun arbejder med korte frister, overlades initiativet med hensyn til frister til Centralkoordinationen, der er den enhed, der har overblik over arbejdsmængden.

65.

Rådet har ændret sin ordning for optælling af sider til vurdering af arbejdsmængden og anvender nu en ordning med vægtede standardsider, der kaldes nettosider.

67.

Denne opgave udføres af Centralkoordinationen, der anvender tekniske midler.

69.

Rådet har gjort betydelige fremskridt i denne forbindelse siden den periode, som revisionen dækker, og forholdet mellem sekretærer og oversættere forbedres fortsat.

70.

Rådet har brugt megen tid på at optimere anvendelsen af it-redskaber. En gennemførelsesplan, der omfatter udvikling af redskaber (Euramis og interne redskaber), et uddannelsesprogram og oprettelse af en særlig Trados-celle i Centralkoordinationen, er under indførelse. Rådet agter dog at indføre en ordning med statistiske indikatorer til overvågning af brugen af Trados i oversættelsesafdelingen.

78.

Den private sektor er mindre interesseret i kvalitet og konsistens end institutionerne. Det er institutionernes generelle erfaring, som er bekræftet ved CIEQ's arbejde, at lovgivningstekster ikke bør sendes til eksterne bureauer. Rådets erfaring er, at selv når tekster er sendt ud til bureauer i de tidlige stadier af forhandlingerne i Rådet (arbejdsgruppeniveau), har dette ikke været til megen hjælp under oversættelsen af efterfølgende udgaver af teksten.

85.

Der er faktisk meget begrænsede muligheder for intern omrokering. Oversætterne udgør ca. 66 % af AD-personalet (790 LA eksl. JL'er, 450 A) i Rådet.

Det skal også bemærkes, at i de otte sprogenheder med personale i overtal er en meget stor andel af dette personale i aldersklassen 55-65 år.

Andel af personalet i sprogafdelingerne, der er i aldersklassen 55-65 år

Det er vanskeligt at omskole og omrokere et stort antal oversættere, da oversættere har en specialiseret sproglig baggrund. Rådet agter dog at se på alle muligheder for omrokering, både internt og interinstitutionelt. Passende foranstaltninger er på vej.

86.

Ud over de opgaver, der nævnes i Revisionsrettens beretning, yder den engelske sprogenhed også direkte bistand til formandskabet (én oversætter arbejder i formandskabets lokaler) og andre GD'er.

88.

De nævnte resultatindikatorer og statistikker vil blive gennemført gradvis, så snart de ressourcer, der er til rådighed til udvikling af arbejdsstrømmen, muliggør de nødvendige forbedringer.

90.

Rådets statistikker blev ændret i 2005 for at afspejle praksis i de andre institutioner. Statikkerne for 2003 og 2004 blev ændret med tilbagevirkende kraft for at bringe dem i overensstemmelse med de nye beregningsmetoder.

105.

Centralkoordinationen i Rådet forsøger at forudse oversættelsesbyrden og at planlægge arbejdsbyrden i overensstemmelse hermed. Den forsøger på denne måde inden for de politiske begrænsninger at afbalancere arbejdsbyrde og oversættelseskapacitet.

I.

Kommissionen er forpligtet til at støtte flersproglig skriftlig kommunikation ved at give alle de officielle sprog samme behandling. Den støtter også flersprogetheden i EU, som er blevet et politisk følsomt emne. Kommissionens hovedprincipper for levering af oversættelse er opfyldelse af de faktiske behov, nemlig høj kvalitet og omkostningseffektivitet.

Kommissionen er den institution, der tager initiativ til at fremsætte nye lovgivningsmæssige forslag, og den skal derfor ofte oversætte fuldstændig nye tekster, der efterfølgende ændres af Rådet og Parlamentet. Dette betyder, at oversættelserne er mere krævende og indebærer mere informationssøgning, navnlig terminologisøgning.

II.

Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit.

III-IV.

Kommissionen agter at ajourføre sin oversættelsesstrategi, bl.a. ved at fastsætte retningslinjer for såkaldte »non-core« dokumenter. Generaldirektoraterne vil blive opfordret til at strømline deres interne procedurer for anmodning om oversættelser.

V.

Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet. DGT har styrket sin kommunikation med Kommissionens forskellige generaldirektorater og tjenester, hvilket har givet mulighed for løbende feedback om kvaliteten af de tjenester, de tilbydes. Den er af den opfattelse, at det ikke giver nogen betydelig merværdi at foretage regelmæssige forbrugertilfredshedsundersøgelser blandt de forskellige generaldirektorater og tjenester.

Kommissionens kvalitetskontrolprocedurer bygger på risikovurdering og omkostningseffektivitet med det formål at levere oversættelser, der til enhver tid er egnet til formålet. Denne strategi gør det uhensigtsmæssigt at gå ud fra en enkelt »kvalitetsindikator«, der bygger på antallet af fejl pr. side (se ligeledes punkt 100 nedenfor).

VI-VII.

Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002, men indstillet den efterfølgende ajourføring af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision, som er genstand for denne beretning, foreligger.

Stigningen i prisen pr. side i 2005 for Kommissionen (sammenlignet med 2003) skyldes gennemførelsen af en streng efterspørgselsstyring, der har reduceret efterspørgslen lige meget hos de forskellige sprog til et niveau, der ligger under kapaciteten i de »gamle« sprogdepartementer. Dette gav Kommissionen mulighed for at reducere sit behov for ressourcer til de nye sprogdepartementer og således opnå betydelige og øjeblikkelige besparelser på Kommissionens administrative budget svarende til omkring 380 stillinger.

Det resulterende kapacitetsoverskud i de »gamle« sprog blev allerede delvist behandlet i 2004 og 2005 gennem kompenserende foranstaltninger, herunder intern omfordeling, nye metoder til øget fleksibilitet, drastisk reduktion af freelance-oversættelser for de »gamle« sprogdepartementer osv. Disse foranstaltninger blev optrappet ultimo 2005 med indførelsen af en strategi for ressourcefordeling inden for DGT, hvilket blev bekræftet af Kommissionens APS 2007-beslutning, der har til formål at skabe en bedre balance mellem udbud og efterspørgsel og forbedre omkostningseffektiviteten og således opnå yderligere besparelser på Kommissionens administrative budget på både mellemlangt og langt sigt. Dette burde sikre, at forskelle i arbejdsrytme og outsourcingsgrad udlignes på mellemlangt sigt.

VIII.

Kommissionen støtter det interinstitutionelle samarbejde, herunder mekanismen til arbejdsbyrdefordeling som et middel til at dele overskydende oversættelseskapacitet mellem institutioner, og den har været den største nettobidragsyder gennem hele pilotprojektet.

Kommissionen vil fortsat bidrage til at optimere denne procedure. Projektet vil dog i fremtiden have en reduceret potentiale på grund af de foranstaltninger, der i øjeblikket træffes for at tilpasse ressourcefordelingen til det virkelige behov. Der er desuden grænser for, hvor langt man kan gå, fordi oversættelsesarbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige tidsplaner og planlægning, og fordi arbejdsbyrdefordeling ikke kan erstatte freelancearbejdet eller gøre det muligt fuldstændigt at absorbere den ledige kapacitet på tværs af institutionerne.

IX.

Mens der ikke forelå nogen tal for 2004 og 2005 om den gennemsnitlige brug af it-redskaber blandt Kommissionens oversættere, blev det i en undersøgelse foretaget ultimo 2005 konkluderet, at anvendelsesgraden af disse redskaber er på mindst 76 % med en anvendelsesgrad blandt de »nye« EU-sprog på næsten 100 %.

Kommissionen udarbejder i øjeblikket statistikker om anvendelsen af it-redskaber. Der arbejdes i øjeblikket på automatisk at registrere den reelle brug og på at indføre andre indikatorer.

Kommissionens afdeling for central styring af oversættelsesanmodninger har udvidet sin kapacitet og sin effektivitet betydeligt med hensyn til fremadrettet planning, forhandling af realistiske frister og sammenhængende freelancepraksis, men disse anstrengelser omfatter endnu ikke alle Kommissionens oversættelsesaktiviteter. Den kommende revision af Kommissionens oversættelsesstrategi vil styrke DGT's koordinerende rolle for samtlige oversættelsesaktiviteter i Kommissionen.

11.

Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit.

13.-18.

Kommissionen har fastlagt sine procedurer for, hvorledes oversættelsesanmodninger fremsættes til DGT, med støtte i et web-baseret redskab (»POETRY«), der samler alle oversættelsesanmodninger fra de forskellige generaldirektorater og tjenester til DGT, og som DGT anvender til at behandle disse anmodninger i overensstemmelse med sin oversættelsesstrategi. Hver kunde/tjeneste tilrettelægger således sin interne arbejdsgang inden for disse rammer med henblik på at sende sine anmodninger gennem POETRY.

Fordi der mangler sammenhæng mellem de forskellige procedurer for godkendelse af oversættelsesanmodninger i Kommissionen, spiller DGT's screening af anmodninger en betydelig rolle med hensyn til at harmonisere de forskellige generaldirektoraters oversættelsespraksis. De tilladelser, der gives i Kommissionens planning, er siden 2005 blevet kontrolleret mere systematisk, særlig hvad angår de dokumenter, der ikke er omfattet af nogen retningslinjer i Kommissionens oversættelsesstrategi.

Kommissionen agter at foretage en gennemgang af godkendelsesprocedurerne og af screeningen af oversættelsesanmodninger inden for sine generaldirektorater og tjenester samt at fastsætte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter som led i sin ajourførte strategi for 2007 og derefter (planlagt til ultimo 2006). Dette vil styrke dens kapacitet med hensyn til en sammenhængende screening af efterspørgslen.

19.-20.

De aktuelle ansættelsesniveau pr. 31. december 2004 skal ses i forhold til budgetmyndighedens beslutning om at anvende de ressourcer, der var afsat til udvidelsen, i perioden 2004-2006.

Kommissionen har til trods for manglende personale og sårbare strukturer på grund af det store antal midlertidigt ansatte været i stand til at opfylde sine retlige forpligtelser, og den har således tilgodeset alle vigtige oversættelsesbehov for disse sprog. Dette er lykkedes ved at føre en sammenhængende styring af efterspørgslen, ved et betydeligt overarbejde i EU-10-afdelingerne og ved en omfattende brug af outsourcing.

Den oprindelige målsætning med 90 fuldtidsækvivalenter, der blev fastsat, inden overgangsstrategien for oversættelse (transitional translation strategy) blev vedtaget, er blevet revideret i overensstemmelse med strategiens forventede virkning på efterspørgslen efter oversættelse og er blevet sat til 75 fuldtidsækvivalenter (bekræftet i Kommissionens APS 2007-beslutning).

21.-23.

Kommissionen henlægger sine oversættelsesaktiviteter til hovedkontorerne i Bruxelles og Luxembourg af hensyn til samarbejdet mellem sprogdepartementerne og den flersproglige koordination og desuden af hensyn til administration, uddannelse og it-støtte.

Kommissionen var imidlertid nødt til at etablere oversættelsesfaciliteter i de fleste af sine repræsentationskontorer som en foreløbig foranstaltning til at supplere den manglende kapacitet i de nye sprogs indføringsfase. Disse faciliteters rolle tages i øjeblikket op til fornyet overvejelse.

Kommissionen forberedte sig aktivt på at levere oversættelser fra EU-10-sprogene, og i 2004 havde over 25 % af oversætterne fra de »gamle« sprog taget eller var i gang med undervisning i de »nye« sprog (216 under uddannelse, 87 med gode kundskaber og 68 med delvise kundskaber).

Kommissionen lader i visse tilfælde (0,9 % af den samlede produktion) oversættere, der har kildesproget og ikke målsproget som modersmål, foretage oversættelse eller revision for at klare situationer med manglende kapacitet inden for visse sprogkombinationer og for at øge omkostningseffektiviteten.

25.

Den stigende tendens i Kommissionens oversættelsesvolumen blev stoppet i 2004 som følge af indførelsen af strategien for efterspørgselsstyring. Opbremsningen i lovgivingsaktiviteterne, som er blevet fremhævet af Revisionsretten, havde kun en begrænset virkning, eftersom store mængder lovgivningstekster, herunder inden for landbrug, antidumping, konkurrence, statsstøtte osv., ikke er påvirket.

Den forventede pukkel af oversættelser til EU-10-sprogene opstod desuden ikke.

Kommissionen indrømmer, at der med hensyn til direkte outsourcing og »grå oversættelser« (jf. fodnote 13) ikke findes pålidelige tal for omfanget af disse faktorer, hvorfor den agter at iværksætte en undersøgelse inden for sine generaldirektorater og tjenester. Resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i forbindelse med Kommissionens ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

37.-43.

Kommissionen har inden for rammerne af sin strategi for kontrol af oversættelsernes kvalitet fokuseret på at producere oversættelser, der tjener deres formål (»fit for purpose«), og den har indtil videre ikke udformet nogen fælles kvalitetsindikator som sådan. Generaldirektoraterne og tjenesterne tager ikke altid højde for de differentierede kvalitetskrav i forbindelse med princippet om oversættelser, der tjener deres formål, når de vurderer kvaliteten af freelance-oversættelser. Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet.

Alle freelanceoversættelser evalueres på grundlag af en stikprøvekontrol af et antal sider, og de afvises, hvis kvaliteten ikke er tilfredsstillende.

De kvalitetsproblemer, der var i opstartsperioden i 2004 i forbindelse med freelanceoversættelser af lovgivningsforslag, som Kommissionen havde fremsat for de nye sprog, kan forklares med den begrænsede kapacitet til intern revision i denne periode. Mens der blev foretaget nogenlunde systematisk revision af selvstændige retsakter, var dette ikke tilfældet for retsakter, der blev vedtaget ifølge den fælles beslutningsprocedure, eftersom disse bliver læst mindst én gang til (i Parlamentet eller Rådet) inden offentliggørelse. Dette midlertidige problem blev løst i 2005, og over 90 % af alle interne og eksterne oversættelser revideres eller kontrolleres nu.

Kommissionen reagerede på problemerne med freelanceoversættelsernes dårlige kvalitet, særlig for nye oversættere af EU-10-sprogene, ved i) at organisere workshopper for freelanceoversættere primo 2005 i de nye medlemsstaters hovedstæder, ii) at tilbyde flere og flere oversættelsesredskaber og referencematerialer, og iii) at give systematisk feedback til freelanceoversættere for alle oversættelser, der ikke blev kvalificeret som »meget gode« og indeholdende over 5 sider. Freelanceoversættelsernes kvalitetsproblemer er som følge heraf blevet reduceret i anden halvdel af 2005.

44.-46.

Forbedringen af Kommissionens overholdelse af oversættelsernes afleveringsfrister skyldes en bedre styring af oversættelsesefterspørgslen og en proaktiv planlægning.

DGT opfatter problemerne med at overholde fristerne mere som et spørgsmål om at forbedre tjenesternes og institutionernes planning end som et udtryk for manglende oversættelseskapacitet. Kommissionen opfatter oversættelse som en del af processen med vedtagelse af retsakter, hvorfor oversættelsesfristerne skal være fuldt integreret i programmeringen, og DGT deltager således også i planlægningen og koordineringsnetværkene. Kommissionen har oprettet et system til overvågning af rettidig levering af oversættelser i overensstemmelse med Kommissionens og Rådets mødekalender, og de hidtidige resultater viser, at de oversættelsesydelser, der tilbydes inden for disse rammer, opfylder de retlige krav og operationelle behov.

Frister, der var sat til medio og ultimo 2004 for oversættelser til EU-10-sprogene, var ganske vist længere på grund af manglende ressourcer, jf. punkt 19-20. Fra 2005 er fristerne blevet kortere og programmeringen mere smidig.

Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at forsøge at måle omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og den agter at behandle disse aspekter i forbindelse med den kommende ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

47.-49.

Kommissionens projekt til beregning af udgifter, som Revisionsretten henviser til, blev udviklet i 2001 og fandt anvendelse indtil medio 2003. Det opfyldte sin målsætning, som var at gøre brugerne mere bevidste om udgifterne til oversættelse. Det blev imidlertid ikke længere betragtet som nogen prioritet at bevare dette system og fortsætte med at levere ajourførte oplysninger om de samlede udgifter til oversættelse, eftersom det kun gav generaldirektoraterne en begrænset merværdi, fordi deres oversættelsesanmodninger blev undersøgt nøje i forhold til overgangsordningen for oversættelse.

Efter sin meddelelse fra maj 2004 ændrede Kommissionen kurs, og fra at øge bevidstheden om udgifterne til oversættelse gik den over til en mere proaktiv efterspørgselsstyring, hvilket har medført et betydeligt fald i de samlede udgifter til oversættelse.

Kommissionen vil i sit foreløbige budgetforslag for 2007 foreslå, at der indføres et nyt politikområde »31-sprogtjenester« (31-Language Services), som vil omfatte alle sprogtjenesternes indflydelse på budgettet (dvs. ikke længere fordelt mellem de forskellige politikområder).

Kommissionen er i øjeblikket — i overensstemmelse med Revisionsrettens metode — ved at ajourføre sit permanente system til omkostningsberegning for at støtte administrationen i sin styring af oversættelsesprocessen på grundlag af udviklingen i udgifter til oversættelse (og andre ydelser).

51.-52.

Til trods for en næsten fordobling af antallet af officielle sprog er Kommissionens samlede udgifter til oversættelse i 2005 kun steget med omkring 20 % i forhold til 2003. Dette blev opnået gennem en nøje overholdelse af strategien for efterspørgselsstyring. Men medførte ikke desto mindre et fald i arbejdsrytmen og en naturlig stigning i prisen pr. side i Kommissionen, hvilket er af forbigående karakter og kan forklares med:

Kommissionen foretog allerede i 2004 og 2005 en række interne omfordelinger, og den har opstillet endnu mere ambitiøse målsætninger for intern omfordeling i DGT i sin APS 2007-beslutning med henblik på at justere de faste omkostninger i forhold til de forskellige sproggruppers varierende efterspørgsel. Andre korrigerende foranstaltninger omfatter en reduktion af freelanceoversættelser (selv om outsourcing kan være nødvendigt, hvis man ikke internt er i besiddelse af den nødvendige faglige viden eller sproglige ekspertise), tovejsoversættelse, midlertidig udstationering af oversættere til andre generaldirektorater og en udvidelse af Kommissionens tekstredigeringstjeneste.

53. f)

Ifølge Kommissionen var omfanget af fuldstændig eller delvis færdige oversættelser pr. 2005, der senere viste sig ikke at være nødvendige på grund af efterfølgende ændringer af originalen, kun marginal på grund af Kommissionens politik om ikke at påbegynde en oversættelse, før der foreligger en stabil tekst.

De eneste undtagelser er de dokumenter, der af politiske grunde og efter afgørelse på højeste niveau er underlagt stramme tidsfrister, som det ikke ville være muligt at overholde, hvis oversættelsen først blev påbegyndt, når der forelå et stabilt dokument.

54.

Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at vurdere omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i den kommende ajourføring af Kommissionens oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

56.-59.

Kommissionen forbedrede i 2005 på betydelig vis sin kapacitet til at udarbejde behovsprognoser: En stor del af Kommissionens oversættelsesarbejde er omfattet af arbejdsplaner og løbende styring på grundlag af koordinationsmøder med generaldirektoraterne. DGT’s kontor for efterspørgselsstyring er i løbende kontakt med de ansvarlige for oversættelse i de enkelte generaldirektorater, og dette arbejde har medført, at de fleste generaldirektorater indsender regelmæssige prognoser, særlig når det drejer sig om vigtige dokumenter.

Generalsekretariatet har anerkendt behovet for et bedre programmeringsredskab, og der er truffet foranstaltninger for en bedre integration af oversættelse i Kommissionens programmeringsredskaber.

Sådanne prognosesystemer vil imidlertid altid være behæftet med en vis usikkerhed, der skyldes arbejdets politiske karakter, uforudsete begivenheder, der kræver nye initiativer, osv. Selv når der findes intern kapacitet, kan det desuden være nødvendigt at anvende freelance for bestemte dokumenter (f.eks. med en meget kompleks teknisk terminologi), for hvilke der ikke findes nogen intern ekspertise.

60.-62.

DGT fastsætter fristerne med det anmodende generaldirektorat med udgangspunkt i deres krav i forhold til dokumentets formål (f.eks. til drøftelse på et specifikt Råds- eller Kommissionsmøde). Denne fremgangsmåde foretrækkes frem for faste frister, da det giver mulighed for en mere fleksibel og effektiv anvendelse af de eksisterende ressourcer og reducerer behovet for supplerende kapacitet i perioder med spidsbelastning.

67.

I Kommissionen forbehandles dokumenterne i høj grad automatisk, således at den centrale planning ikke behøver foretage nogen specifik søgning: Alle dokumenter (undtaget fortrolige dokumenter), der skal oversættes, analyseres i forhold til Euramis, som er en stor sproglig database indeholdende tusindvis af dokumenter, der er inddelt i tekstenheder på sætningsniveau og knyttet til tilsvarende oversættelsesenheder. Denne analyse foretages ligeledes i forhold til Eur-Lex.

68.-71.

Arbejdsgangen i Kommissionens oversættelsesenheder planlægges ved hjælp af en række redskaber, der viser de enkelte oversætteres kapacitet. Disse redskaber giver dog ikke et fuldstændigt billede af hver oversætters kapacitet, herunder speciale eller sprogkundskaber. Kontorchefens vurdering er derfor fortsat en vigtig faktor.

Kommissionen gør en aktiv indsats for at fremme anvendelsen af it-redskaber for at øge omkostningseffektiviteten. Foranstaltningerne på dette område har bestået i oplysningskampagner og uddannelse (især med henblik på at give slutbrugerne mulighed for at anvende disse redskaber effektivt) samtidig med, at man har sikret sig, at de produktionsfremmende redskaber fungerer sammen med andre applikationer (f.eks. TWB med LegisWrite). Den overordnede ledelse har hele tiden anbefalet brugen af sådanne redskaber, og Kommissionen offentliggjorde for nylig en række retningslinier for bedste praksis til sine oversættere. Man har ligeledes gjort en særlig indsats for at uddanne nyansatte oversættere og sekretærer til at anvende de eksisterende edb-redskaber. Det er imidlertid op til den enkelte oversætter på grundlag af de foreliggende forbehandlingsrapporter og sin egen baggrund, viden og erfaring at vurdere, hvilke redskaber og ressourcer der er bedst egnet til det pågældende arbejde.

73.-74.

Kommissionens beslutning om enten at oversætte internt eller at anvende freelance afhænger i høj grad af det pågældende dokument. Det var i en periode et krav at sende mindst 30 % af dokumenterne i freelance, og da oversættelsesarbejdsbyrden i Kommissionen var meget stor, blev visse dokumenter automatisk sendt i freelance.

Kommissionen har efter indførelsen af den nye strategi for efterspørgselsstyring i 2004 imidlertid opgivet sine tidligere målsætninger med hensyn til outsourcing. Ændringen i praksis med hensyn til outsourcing skete dog med en vis forsinkelse. Outsourcing er nu i et vidt omfang begrænset til situationer med et reelt behov (dvs. for at supplere den interne kapacitet). I særlige tilfælde, hvor et bestemt sprogdepartement ikke er i besiddelse af den nødvendige ekspertise om et særligt emne, vil oversættelserne imidlertid fortsat blive sendt i freelance, uanset ledig intern kapacitet.

75.

Kommissionens oversættelsesstrategi vil blive udvidet til også at omfatte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter, og den vil styrke DGT's koordinerende rolle ved at kanalisere alle oplysninger om oversættelsesanmodninger gennem DGT.

76.

For Kommissionen er »produktiviteten« knyttet til »arbejdsrytmen«, dvs. produktionen pr. oversætter pr. dag under hensyntagen til efterspørgslen, eftersom produktiviteten ikke kan måles ved blot at tælle antallet af oversatte sider pr. fuldtidsækvivalent.

78.

Der skal tages højde for følgende supplerende faktorer, hvis man sammenligner oversættelsesarbejdet i EU-institutionerne og den private sektor:

Kommissionen er derfor af den opfattelse, at omkostningsfordelene ved ekstern oversættelse ikke altid opvejer risikoen med hensyn til kvalitet i politiske organisationer som EU-institutionerne.

79.-80.

Kommissionen understreger, at udviklingen i den gennemsnitlige arbejdsrytme pr. oversætter i 2004 og 2005 er atypisk og ikke giver et reelt billede af oversætternes ydeevne. Det er snarere et resultat af en faldende efterspørgsel, hvilket har skabt strukturelle uligheder mellem efterspørgslen og kapaciteten i sprogdepartementerne, mangel på erfarne oversættere, terminologiske databaser og sproghukommelser i EU-10-sprogene, samt den tid, som EU-10-oversætterne har brugt på revision af talrige freelanceoversættelser (Revisionsrettens statistikker for arbejdsrytme tager ikke højde for dette aspekt).

Efterspørgslen og den hermed forbundne arbejdsrytme kan variere i forhold til Kommissionens politiske og lovgivningsmæssige aktiviteter. En del af baggrunden for den relativt omkostningstunge interne oversættelsestjeneste er at gøre det muligt at dække politiske hastebehov, hvilket resulterer i en vis grad af ledig kapacitet i perioder med lav aktivitet.

Kommissionen har taget en række initiativer som følge af det strukturelle fald i efterspørgselsniveauet for de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog:

Disse foranstaltninger vil fortsætte, og Kommissionen har sat sig for at justere antallet af ansatte i alle sine sprogdepartementer i forhold til det reelle behov ultimo 2006. Den vil også i forbindelse med den kommende ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter se nærmere på generaldirektoraternes anvendelse af direkte outsourcing og »grå oversættelser« uden om DGT's kontrol.

81.

Kommissionen vil styrke sin indsats for at skabe større ligevægt i de forskellige afdelingers arbejdsbyrde ved a) at øge fleksibiliteten mellem sprogdepartementer, og b) strømline fordelingen af arbejdsområder (porteføljer) mellem de enkelte sprogdepartementers forskellige oversættelsesenheder, som skal afspejle sig i lignende strukturer i efterspørgselsstyringsenhedens forskellige sektorer.

Kommissionen understreger imidlertid, at der skal tages behørig højde for de forskellige sprogdepartementers særlige karakteristika og begrænsninger, når deres arbejdsrytme sammenlignes.

87.

Kommissionen har gjort en stor indsats i 2004 for at tilpasse sådanne statistiske systemer, således at de også dækker relevante indikatorer for gennemførelsen af den oversættelsesstrategi, der blev vedtaget i maj 2004. Den er i øjeblikket ved at udvikle et data warehouse med henblik på at registrere mere detaljerede oplysninger om arbejdsgangene i forbindelse med oversættelse. Det er i 2006 planen at foretage en gennemgang af visse statistiske nøglebegreber, f.eks. kvotienten for den daglige arbejdsbyrde (»pressionstal«).

88.

Kommissionen foretrækker at anvende et aggregeret tal for arbejdsrytmen (pr. enhed/departement; gennemsnit pr. oversætter osv.), som den mener er mere hensigtsmæssig til at styre og optimere arbejdsgangen i forbindelse med oversættelse. Mere detaljerede statistikker bør anvendes med en vis forsigtighed, fordi statistikkerne påvirkes af en lang række forskellige faktorer: adgangen til oversættelseshukommelser og terminologi, oversætterens specialviden om det pågældende emne, oversætterens kendskab til kildesproget (oversætternes andet, tredje eller fjerde fremmedsprog), kvalitetssikringsbestræbelser i overensstemmelse med princippet om, at oversættelserne skal tjene deres formål (fit-for-purpose) osv. På grund af den meget komplekse arbejdsgang i forbindelse med oversættelse, er det imidlertid både kompliceret og kostbart at udvikle sådanne statistikker.

Kommissionens data warehouse for oversættelse, der er under opbygning, vil omfatte mere detaljerede oplysninger om kvalitetskontrol på grundlag af en fælles definition af revision, parallellæsning, korrekturlæsning, stikprøvekontrol og andre kontrolforanstaltninger, samt en fælles forståelse af, hvornår og med hvilket formål hver enkelt af disse revisionsformer skal anvendes for at sikre, at oversættelsen tjener sit formål.

Det skal med hensyn til forholdet mellem arbejdsbyrde og outsourcing tages i betragtning, at det i visse situationer er nødvendigt at sende et dokument i freelance, uanset den interne kapacitet (jf. bemærkningerne til punkt 73 og 74).

Kommissionen har ingen faste resultatsindikatorer for de elektroniske oversættelsesredskabers betydning for produktiviteten, men der foreligger visse statistikker, som skal fortolkes. Der foreligger således oplysninger om årlig produktion og arbejdsrytme, som kan sammenholdes med udgifterne til elektroniske oversættelsesredskaber. Dette giver imidlertid ikke altid et korrekt billede, eftersom virkningen altid er størst i starten.

89.

Kommissionen er af den opfattelse, at man skal tage de tekstsegmenter, der oversættes automatisk, med i betragtning, når man beregner virkningen af investeringerne i it-redskaber på produktiviteten.

Det vil udgøre en betydelig investering at tilpasse Kommissionens statistikker om arbejdsbyrde, således at de viser virkningen af oversættelseshukommelser eller andre oversættelsesredskaber. Det er vanskeligt at tage højde for andre faktorer, der påvirker produktiviteten (f.eks. ulempen ved at oversætte fra et tredje eller fjerde fremmedsprog og fordelen ved at oversætte om et velkendt emne).

91.-95.

Ordningen for udligning af arbejdsbyrden (workload balancing scheme) var et pilotprojekt, der havde til formål at skabe gensidig tillid. Resultaterne var meget positive: Kommissionen tilbød de øvrige institutioner sin fulde ledige oversættelseskapacitet i EU-8-sprogene og aftalte med alle institutioner, at EU-10-sprogdepartementerne endnu ikke var i stand til fuldt ud at tilslutte sig ordningen på grund af manglende ressourcer. Dette vil ske i løbet af 2006.

Tallene for arbejdsbyrdeudligning for 2006 viser en støt og betydelig stigning i den samlede volumen. Kommissionen går fuldt ind for at anvende og videreudvikle ordningen til arbejdsbyrdeudligning, men konstaterer, at der altid skal være en vis margin af intern ledig kapacitet til at imødekomme uforudsete efterspørgsler.

Ordningens potentiale vil blive mindre og mindre som følge af resultaterne af de igangværende foranstaltninger til at tilpasse sprogdepartementernes ressourcetildeling i forhold til de reelle behov. Disse korrektive foranstaltninger er Kommissionens førsteprioritet.

Når institutionerne sender i gennemsnit 20 % af deres samlede arbejdsmængde i freelance i stedet for at udveksle dette arbejde indbyrdes, skyldes det især et manglende sammenfald mellem den ledige kapacitet på den ene side og anmodningerne om udveksling på den anden side i løbet af den periode, der er nødvendig for at imødekomme anmodningen.

De yderligere besparelser på 11 mio. EUR vedrørende freelanceaktiviteter, som Revisionsretten har anslået, er ikke relevante for Kommissionen, der fra maj 2004 hovedsagelig kun sendte dokumenter til EU-10-sprogene i freelance, hvormed potentielle yderligere besparelser på freelancebudgettet blev reduceret til praktisk talt nul.

96.

Der er iværksat de nødvendige procedurer og redskaber for at sende oversættelsesanmodninger fra Kommissionens generaldirektorater til DGT og for den efterfølgende behandling af sådanne anmodninger.

97.

Kommissionen har været i stand til at opfylde sine politiske og traktatfæstede forpligtelser med hensyn til oversættelse. Den understreger ligeledes, at det først og fremmest er tiltrædelseslandene selv, som er ansvarlige for at udvikle deres oversættelsesmarkeder, og Kommissionen har gentagne gange gjort de forskellige regeringer opmærksom på dette.

99.

Manglen på intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser til EU-10-sprogene var begrænset til de første måneder efter udvidelsen og til de dokumenter, der var omfattet af det »sikkerhedsnet«, som de efterfølgende behandlinger i Parlamentet og Rådet udgjorde.

100.

Der foretages produktkvalitetskontrol (revision og anden kontrol) af interne oversættelser med henblik på at levere oversættelser, der er egnet til formålet, men ikke for at udarbejde en kvalitetsindikator som sådan, og det omfatter ikke nødvendigvis alle oversættelser (risikovurdering). Eksterne oversættelser vurderes på grundlag af en stikprøve på et bestemt antal sider, og hvis det vurderes, at kvaliteten er dårlig, revideres resten af dokumentet.

102.-103.

Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002 og udsatte de efterfølgende ajourføringer af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision forelå.

104.

Faldet i arbejdsrytme og den strukturelle uligevægt mellem kapacitet og efterspørgsel efter oversættelse på tværs af de forskellige officielle sprog er et resultat af oversættelsesstrategien, der blev indført i maj 2004. Denne uligevægt er imidlertid af forbigående karakter og Kommissionen ser i øjeblikket nærmere på dette problem.

Denne strategi har skabt basis for betydelige besparelser på Fællesskabets budget: Man har opnået øjeblikkelige besparelser ved at sætte rekruteringsmålene for de nye sprog langt under tidligere gennemsnit. Der kan opnås yderligere besparelser ved de igangværende omfordelinger inden for de »gamle« sprog og andre foranstaltninger inden for forvaltningen af menneskelige ressourcer samt løbende tilpasninger af oversættelsesstrategien.

105.

Kommissionen har på betydelig vis forbedret sin fremadrettede planlægning: Netværket af oversættelseskorrespondenter i generaldirektoraterne er blevet moderniseret, således at DGT's enhed for efterspørgselsstyring nu råder over specifikke kontaktpunkter, og for at fremme både koordineringen af generaldirektoraternes oversættelsesopgaver og oversættelsesprogrammeringen i de tidligere led.

Der er nu større opmærksomhed omkring oversættelsesaspekter på både kommissionsniveau og interinstitutionelt niveau: Der er indgået et registersamarbejde mellem Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet for nøje at følge oversættelsen af lovgivningsforslag. Der er iværksat foranstaltninger i samarbejde med Generalsekretariatet for yderligere at forbedre redskaberne til oversættelsesprogrammering inden for rammerne af »eGreffe«. Det er blevet sædvane at afholde møder med Rådets formandskab med henblik på planlægningen af oversættelse og fastsættelsen af prioriteter, hvilket bidrager til at fremme den fremadrettede planning. Der organiseres ligeledes regelmæssige møder om oversættelse med Kommissionens generaldirektorater.

Kommissionen er fast besluttet på at fortsætte ad denne vej med henblik på yderligere at forbedre den fremadrettede planlægning af oversættelse.

106.

Der opstod visse overgangsproblemer i 2004, men Kommissionen har nu tilpasset sin politik for outsourcing, og den reducerer således outsourcing til praktisk talt nul for sprogdepartementer med ledig kapacitet. Der vil dog fortsat ske outsourcing for at imødekomme specifikke mangler med hensyn til sproglig kompetence (f.eks. særlige sprogkombinationer) eller faglig ekspertise (f.eks. internationale regnskabsnormer, bankdirektiver osv.).

107.

Kommissionen er besluttet på fortsat at gøre en aktiv indsats for at fremme og bidrage til den interinstitutionelle ordning for arbejdsbyrdeudligning. Den er imidlertid af den opfattelse, at Revisionsrettens anslåede potentielle besparelse på 11 mio. EUR ikke finder anvendelse på Kommissionen (jf. punkt 95).

Arbejdsbyrdeudligningen er imidlertid underlagt en række begrænsninger, fordi arbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige arbejdsplaner og på grund af behovet for at opretholde en vis ledig kapacitet for at imødekomme uforudsete eller hastende anmodninger.

109.

Kommissionen finder, at der leveres tilstrækkelige ledelsesinformationer til at følge op på udgifterne til oversættelse. De statistiske databaser opdateres og forbedres imidlertid løbende, således at de hele tiden tilpasses nye behov for målrettet ledelsesinformation.

Desuden går Kommissionen ind for aggregerede statistikker, der anses for passende med henblik på styring.