EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 28.9.2016
COM(2016) 627 final
Forslag til
en interinstitutionel aftale
om et obligatorisk åbenhedsregister
EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 28.9.2016
COM(2016) 627 final
BILAG
til forslaget til en interinstitutionel aftale
om et obligatorisk åbenhedsregister
BILAG I
KATEGORIER AF REGISTREREDE
Sekretariatet anvender følgende kategorier af registrerede, som kan ændres:
|
KATEGORIER AF REGISTREREDE |
||
|
I. |
Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter |
|
|
a |
Underkategori |
Konsulentfirmaer |
|
b |
Underkategori |
Advokatfirmaer |
|
c |
Underkategori |
Selvstændige konsulenter |
|
II. |
Virksomheder, handels-/brancheforeninger, fagforeninger, faglige organisationer |
|
|
a |
Underkategori |
Virksomheder |
|
b |
Underkategori |
Handels- og brancheforeninger |
|
c |
Underkategori |
Fagforeninger og faglige organisationer |
|
d |
Underkategori |
Arrangører |
|
III. |
Ikkestatslige organisationer |
|
|
a |
Underkategori |
Ikke-statslige organisationer, platforme og netværk og ad hoc-sammenslutninger og midlertidige sammenslutninger og andre lignende organisationer |
|
IV. |
Tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner |
|
|
a |
Underkategori |
Tænketanke og forskningsinstitutioner |
|
b |
Underkategori |
Akademiske institutioner |
|
V. |
Interesserepræsentanter, der ikke er omfattet af de foregående kategorier |
|
|
a |
Underkategori |
Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund |
|
b |
Underkategori |
Andre enheder, der ikke er omfattet af de foregående kategorier |
BILAG II
OPLYSNINGER, SOM DE REGISTREREDE SKAL INDGIVE
I. GENERELLE OPLYSNINGER
a) enhedens navn, adresse for hovedkontor og EU-kontor (hvis de har forskellige adresser), telefonnummer e-mailadresse 1 , websted
b) navn på den person, der er juridisk ansvarlig for organisationen, og på den person, der er ansvarlig for forbindelserne til EU, navnene på de personer, til hvem der er udstedt adgangstilladelse til Europa-Parlamentets bygninger 2
c) et skøn over fuldtidsækvivalenter for alle personer, der er involveret i aktiviteter, der er omfattet af registret, i henhold til følgende procentdel af en fuldtidsbeskæftigelse: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %
d) mål/opgave - interesseområde - aktiviteter, der er omfattet af registret - deltagelsesniveau (globalt, europæisk, nationalt, regionalt)
e) den registreredes medlemsorganisationer, herunder geografisk dækning og den registreredes medlemskab af eller tilhørsforhold til relevante netværk og sammenslutninger, som er omfattet af registret.
II. SPECIFIKKE OPLYSNINGER
A. Aktiviteter, der er omfattet af registret
Oplysninger om EU-lovgivning, politikker eller initiativer, som samarbejdet tager sigte på.
B. Forbindelser med EU-institutioner
a) medlemskab af ekspertgrupper og andre EU-støttede fora og platforme
b) medlemskab af eller deltagelse i Europa-Parlamentets tværpolitiske grupper eller branchefora.
C. Finansielle oplysninger knyttet til aktiviteter, der er omfattet af registeret
Alle beløb er angivet i euro.
Omkostninger
Alle registrerede, der fremmer egne interesser over for de tre institutioner, skal fremlægge et skøn over de årlige omkostninger for de aktiviteter, der er omfattet af registret, i henhold til nedenstående skala. Skønnet over årlige omkostninger skal dække et fuldt driftsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Årlige omkostninger for aktiviteter, der er omfattet af registret:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 999 999
1 000 000 – 1 249 999
1 250 000 – 1 499 999
1 500 000 – 1 749 000
1 750 000 – 1 999 999
2 000 000 – 2 249 999
2 250 000 – 2 499 999
2 500 000 – 2 749 000
2 750 000 – 2 999 999
3 000 000 – 3 499 999
3 500 000 – 3 999 999
4 000 000 – 4 499 999
4 500 000 – 4 999 999
5 000 000 – 5 499 999
5 500 000 – 5 999 999
6 000 000 – 6 499 999
6 500 000 – 6 999 999
7 000 000 – 7 999 999
8 000 000 – 8 999 999
9 000 000 – 9 999 999
> 10 000 000
Klienter skal angive alle mellemled, som på deres vegne udfører aktiviteter, der er omfattet af registret, og omkostningerne for hvert enkelt mellemled i henhold til nedenstående skala. Skønnet over årlige omkostninger skal dække et fuldt driftsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Intervaller for repræsentationsomkostninger per mellemled:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 1 000 000
> 1 000 000
Nuværende mellemled, der ikke er omfattet af det senest afsluttede regnskabsår, skal angives separat med navn.
Indtægter
Mellemled skal angive deres årlige indkomst som følge de aktiviteter, der er omfattet af registret, i henhold til nedenstående skala. De årlige indtægter skal dække et fuldt driftsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Indtægter fra individuelle klienter for aktiviteter, der er omfattet af registret, skal anføres efter følgende skala:
Intervaller for indtægter per klient:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 999 999
> 1 000 000
De samlede årlige indtægter fra aktiviteter, der er omfattet af registret, skal beregnes automatisk af registrets system på grundlag af de samlede skønnede indtægter per klient.
Mellemled skal angive alle klienter, på hvis vegne der udføres aktiviteter, der er omfattet af registret.
Nuværende klienter, der ikke er omfattet af det senest afsluttede regnskabsår, skal angives separat med navn.
Mellemled, der handler på egne vegne (dvs. ikke på deres klienters vegne) skal angive dette på deres registreringsformular og separat angive omkostningerne for disse aktiviteter i henhold til ovenstående afsnit om omkostninger.
Alle registrerede, herunder mellemled, der udfører aktiviteter, som henhører under anvendelsesområdet for denne aftale, skal angive beløb og kilde for EU-tilskud, som bidrager til deres driftsomkostninger.
Specifikke oplysningskrav
Registrerede, der er officielt registreret som nonprofit-enheder, skal fremlægge:
a) den registreredes samlede budget for det senest afsluttede regnskabsår
b) de væsentligste finansieringskilder per kategori (f.eks. offentlig finansiering, medlemsbidrag, tilskud, gaver osv.)
c) størrelsen på hvert bidrag, der overstiger 10 % af det samlede budget, hvis bidragene er på over 10 000 EUR, og bidragyderens navn.
Gennemførelse
Sekretariatet skal udarbejde en onlineregistreringsformular og retningslinjer for de registrerede for så vidt angår de finansielle ordninger, der skal angives i henhold til dette bilag.
BILAG III
ADFÆRDSKODEKS
De tre institutioner er af den opfattelse, at registrerede interesserepræsentanter, der samarbejder med dem, hvad enten der er tale om et enkeltstående eller hyppigt samarbejde, bør optræde i overensstemmelse med denne adfærdskodeks.
De registrerede accepterer nedenstående regler og principper og indvilliger i at overholde dem. De registrerede skal navnlig:
a) i deres forbindelser med de tre institutioner altid at identificere sig med navn og registreringsnummer og angive den eller de enheder, de arbejder for eller repræsenterer; angive hvilke interesser og mål, de fremmer, samt de klienter eller medlemmer, de repræsenterer, og eventuelt deres registreringsnummer
b) ikke på uhæderlig vis eller ved hjælp af upassende pression eller utilbørlig optræden forsøge at indhente oplysninger eller indvirke på beslutninger
c) ikke give et misvisende billede af det faktum, at de er registrerede på en sådan måde, at det kan være vildledende eller skade registrets anseelse, eller anvende de tre institutioners logoer uden udtrykkelig tilladelse
d) sikre, at de oplysninger, de indgiver ved registreringen og senere inden for rammerne af de aktiviteter, der er omfattet af registret, efter deres bedste overbevisning er fuldstændige, opdaterede og ikke misvisende; de accepterer, at disse oplysninger bliver offentligt tilgængelige
e) ikke mod betaling at give tredjemand adgang til dokumenter, som er indhentet i institutionerne
f) respektere og undgå enhver hindring for gennemførelsen og anvendelsen af alle regler, kodekser og former for praksis vedrørende god forvaltning og åbenhed, som er fastsat af de tre institutioner, og som findes på registrets websted
g) ikke at forsøge at få medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i de tre institutioner til at tilsidesætte de regler og adfærdskodekser, der gælder for dem
h) hvis de ansætter tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i de tre institutioner, respektere de fortrolighedskrav og regler, som disse personer er bundet af efter at have forladt deres respektive institutioner
i) hvis de er involveret i en forbindelse mellem klient og mellemled: i) sikre, at alle parter i en sådan forbindelse er registreret i registret, og ii) i deres egenskab af klienter eller mellemled at muliggøre offentliggørelse i registret af oplysninger om forbindelsen i henhold til bilag II til denne interinstitutionelle aftale
j) acceptere: i) efter anmodning at fremlægge dokumenter og andet støttemateriale til sekretariatet, som viser at de er berettigede til registrering, og at de oplysninger, de har indgivet, er korrekte, og ii) at samarbejde loyalt og konstruktivt med sekretariatet
k) acceptere, at de kan blive genstand for undersøgelsesprocedurer og eventuelt foranstaltninger, jf. bilag IV
l) træffe passende foranstaltninger til at sikre, at deres ansatte, som deltager i aktiviteter, der er omfattet af registret, er informeret om de registreredes forpligtelser ifølge adfærdskodeksen
m) oplyse de personer, de repræsenterer inden for rammerne af aktiviteter, der er omfattet af den interinstitutionelle aftale, om deres forpligtelser over for EU-institutionerne ifølge adfærdskodeksen
n) acceptere at respektere og undgå hindringer for overholdelsen af de særlige regler og rutiner for adgang og sikkerhed, der er fastsat af de institutioner, der har undertegnet aftalen.
BILAG IV
UNDERSØGELSER OG FORANSTALTNINGER
1.Generelt
1.1.Når sekretariatet bliver bekendt med en mulig tilsidesættelse af bestemmelserne i adfærdskodeksen, kan det indlede en undersøgelse.
1.2.Undersøgelsen kan indledes enten på grundlag af en klage eller på sekretariatets eget initiativ.
1.3.Undersøgelsen er en administrativ procedure, der involverer sekretariatet og den registrerede.
1.4.Bestemmelserne om undersøgelser finder anvendelse både på undersøgelser indledt på grundlag af en klage og på undersøgelser indledt på eget initiativ.
2.Klager og indledning af undersøgelser
2.1.Enhver fysisk eller juridisk person kan indgive klage til sekretariatet. Klager skal indgives skriftligt. For at klagen kan behandles, gælder følgende:
a)den registrerede skal identificeres, og indholdet af klagen klart beskrives
b)klagerens navn og kontaktoplysninger skal opgives
c)klagen skal indgives senest et år efter den påståede tilsidesættelse
d)klagen skal indeholde tilstrækkeligt belæg for, at det er rimeligt sandsynligt, at bestemmelserne i adfærdskodeksen er tilsidesat.
2.2.Sekretariatet skal meddele klageren, om klagen kan antages til behandling. For så vidt angår klager, der ikke kan antages til behandling, skal sekretariatet om muligt oplyse klageren om, hvordan der kan indgives en klage, der kan behandles.
2.3.Uden at det berører ovenstående afsnit, kan sekretariatet, når det mener, at en klage, som ikke kan behandles, antyder, at der muligvis foreligger en tilstrækkelig alvorlig tilsidesættelse af adfærdskodeksens regler, beslutte at indlede en undersøgelse på eget initiativ.
3.Anmodning om uddybende oplysninger
3.1.Hvis sekretariatet bliver bekendt med en mulig tilsidesættelse af adfærdskodeksens bestemmelser, som kunne føre til en undersøgelse, kan det, hvis det skønnes hensigtsmæssigt og effektivt, kontakte den berørte registrerede med en anmodning om uddybende oplysninger og afhjælpning af den mulige tilsidesættelse.
3.2.Sekretariatet skal give den registrerede en rimelig frist til at efterkomme anmodningen for så vidt angår de faktiske omstændigheder for den eventuelle tilsidesættelse.
3.3.Hvis den registreredes reaktion er tilfredsstillende, og sekretariatet anser sagen for afgjort, kan den afslutte anmodningen, og eventuelt informere klageren herom.
3.4.Hvis den registreredes svar ikke er tilfredsstillende, indleder sekretariatet en undersøgelse som skitseret i afsnit 5 i dette bilag.
4.Undersøgelsesbeføjelser
4.1.Den registrerede skal fuldt ud samarbejde for så vidt angår anmodninger om oplysninger og dokumenter i forbindelse med undersøgelsen.
4.2.Den registrerede skal efter anmodning give sekretariatet adgang til dokumenter, der er relevante for undersøgelsen. Sekretariatet kan beslutte at undersøge og/eller tage kopier af sådanne dokumenter i den registreredes besiddelse.
4.3.Hvis sekretariatet undersøger dokumenterne, skal det udarbejde en rapport med oplysninger om fakta, der er relevante for undersøgelsen. Den registrerede skal have udleveret en kopi af rapporten.
4.4.Sekretariatet kan beslutte at høre den pågældende registrerede og/eller klageren.
4.5.Den registrerede og klageren kan angive, hvilket dokument (eller dele deraf) og/eller oplysninger, som de indgiver på grundlag af ovenstående afsnit 4.2-4.4, der skal behandles fortroligt med henvisning til undtagelserne i artikel 4 i forordning 1049/2001.
5.Undersøgelser
5.1.Når der indledes en undersøgelse, underretter sekretariatet den registrerede om mistanken om tilsidesættelse af specifikke bestemmelser i adfærdskodeksen, begrundelsen for denne mistanke og alt relevant støttemateriale.
I ekstraordinære og behørigt begrundede tilfælde kan sekretariatet i afventning af en afgørelse, jf. afsnit 9, fjerne en registrering fra registrets offentlige websted for at undgå at skade EU-institutionernes, registrets og tredjeparters anseelse. I sådanne tilfælde underretter sekretariatet samtidig den registrerede om begrundelsen for fjernelsen og alt relevant støttemateriale.
5.2.Den registrerede skal indgive svar inden for en frist på 20 arbejdsdage.
5.3.Sekretariatet kan beslutte at indrømme en længere frist for indgivelse af svar, hvis det er begrundet af den specifikke undersøgelses objektive karakteristika.
5.4.Hvis en registreret ikke overholder fristen for indgivelse af svar, kan sekretariatet, hvis det ikke allerede er gjort, fjerne den relevante registrering fra registrets offentlige websted. Sekretariatet kan beslutte igen at indføre registreringen, når den registrerede har indgivet sit svar.
5.5.Hvis sekretariatet kræver yderligere oplysninger eller afklaringer, kan det anmode om dem hos den registrerede, jf. afsnit 5.1-5.3 ovenfor.
5.6.Klageren skal informeres om, at der indledes en undersøgelse.
6.Søge løsninger
6.1.Hvis sekretariatet efter at have undersøgt alle relevante elementer i undersøgelsen er af den opfattelse, at den registrerede har tilsidesat adfærdskodeksen, kan det forsøge at nå frem til en løsning, som anses for hensigtsmæssig for at afhjælpe tilsidesættelsen og/eller mindske følgerne af den.
6.2.Hvis den pågældende registrerede samarbejder for at gennemføre løsningen, skal undersøgelsen afsluttes. Sekretariatet kan beslutte at vedtage mildere foranstaltninger for registrerede, som samarbejder, eller at afslutte undersøgelsen uden yderligere foranstaltninger.
6.3.Hvis den registrerede ikke gennemfører løsningen på tilfredsstillende vis, kan sekretariatet afslutte undersøgelsen og vedtage en afgørelse på grundlag af de oplysninger, det råder over.
7.Tilsidesættelse af pligten til at samarbejde loyalt og konstruktivt med sekretariatet
Hvis sekretariatet mener, at den pågældende registrerede ikke samarbejder loyalt og konstruktivt i undersøgelsesproceduren som fastsat i afsnit 5 ovenfor, kan sekretariatet efter at have givet den registrerede mulighed for skriftligt at fremsætte sine synspunkter afslutte undersøgelsen ved at konstatere en tilsidesættelse af punkt j), i adfærdskodeksen og pålægge foranstaltninger i henhold til afsnit 10 nedenfor på grundlag af de oplysninger, det råder over.
8.Ret til at blive hørt
Den registrerede skal have mulighed for skriftligt at fremsætte sine synspunkter, før der træffes afgørelse om tilsidesættelse af adfærdskodeksen.
9.Afgørelse
9.1.Sekretariatet afslutter en undersøgelse med en begrundet afgørelse. I afgørelsen skal det præciseres, om der er fastslået en tilsidesættelse af adfærdskodeksen, og eventuelt hvilken foranstaltning der er pålagt.
9.2.De registrerede skal informeres om deres ret til at indgive en anmodning om fornyet behandling og om de retsmidler, de råder over.
9.3.Klageren skal informeres om resultatet af klagen.
10.Foranstaltninger
10.1.Når sekretariatet fastslår, at der foreligger en tilsidesættelse af adfærdskodeksen, kan det pålægge følgende foranstaltninger:
a) give den registrerede en formel advarsel med angivelse af, hvilken bestemmelse i adfærdskodeksen der er tilsidesat
b) suspendere en enkelt eller flere former for samarbejde, som den registrerede har adgang til ifølge artikel 5 i denne interinstitutionelle aftale, for en periode på mellem 15 dage og 1 år
c) fjerne registrering fra registret for en periode på mellem 15 dage og 2 år.
10.2.Når sekretariatet træffer afgørelse om, hvor streng foranstaltningen skal være, skal der tages behørigt hensyn til alle relevante omstændigheder i den konkrete sag i forhold til de mål, der forfølges med den interinstitutionelle aftale.
10.3.Registrerede, som har fået en enkelt eller flere former for samarbejde suspenderet, kan ikke udnytte disse former for samarbejde, før suspensionsperioden er udløbet, eller de på tilfredsstillende vis har afhjulpet de problemer, der førte til suspensionen, alt efter hvilken periode der er den længste.
10.4.Registrerede, som er fjernet fra registret, kan ikke registreres igen før den periode, i hvilken de var fjernet, er udløbet, og den registrerede på tilfredsstillende vis har afhjulpet de problemer, der førte til fjernelsen.
10.5.Klageren skal informeres om det endelige resultat af klagen, og eventuelt om hvilke foranstaltninger ifølge afsnit 10.1, der er pålagt den registrerede.
11.Fornyet behandling
11.1.Registrerede, der har været underlagt foranstaltninger ifølge afsnit 10.1, kan indgive en begrundet anmodning om fornyet behandling af en afgørelse truffet af sekretariatet. Når muligheden for fornyet behandling er udtømt, har den registrerede adgang til de retsmidler, der er nævnt i afsnit 12 i dette bilag.
11.2.Anmodningen om fornyet behandling skal sendes til bestyrelsen inden for en frist på 15 arbejdsdage fra modtagelse af underretning om foranstaltningen.
11.3.Anmodninger om fornyet behandling skal behandles på ny af bestyrelsen.
11.4.En anmodning om fornyet behandling suspenderer ikke foranstaltningen, medmindre bestyrelsen træffer anden afgørelse på grundlag af den begrundede anmodning om fornyet behandling.
11.5.Bestyrelsen skal inden for en frist på 20 arbejdsdage informere den registrerede om resultatet af proceduren for fornyet behandling. Svares der ikke inden for denne frist, skal det opfattes som en stiltiende afvisning af anmodningen om fornyet behandling.
11.6.Registrerede, der ikke er tilfredse med resultatet af proceduren for fornyet behandling, kan anvende de retsmidler, der er nævnt i afsnit 12.
12.Retsmidler
Registrerede, der ikke er tilfredse med bestyrelsens afgørelse, kan anlægge sag ved Domstolen eller indgive klage til Ombudsmanden, jf. artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
-
(1)
Den oplyste e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort.
-
(2)
De registrerede kan anmode om adgangstilladelse til Europa-Parlamentets bygninger ved afslutningen af registreringsproceduren. Navnene på de personer, der får adgangskort til Europa-Parlamentets bygninger, skal opføres i registret. Registrering giver ikke automatisk ret til et sådant adgangskort.