RAADETS FORORDNING ( EOEF ) Nr . 4045/89 af 21 . december 1989 om medlemsstaternes kontrol med de foranstaltninger, der indgaar i ordningen for finansiering gennem Den Europaeiske Udviklings - og Garantifond for Landbruget, Garantisektionen, og om ophaevelse af direktiv 77/435/EOEF

RAADET FOR DE EUROPAEISKE

FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til Traktaten om Oprettelse af Det Europaeiske OEkonomiske Faellesskab, saerlig artikel 43,

under henvisning til forslag fra Kommissionen ( 1 ),

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet ( 2 ), og

ud fra foelgende betragtninger :

Efter artikel 8 i Raadets forordning ( EOEF ) nr . 729/70 af 21 . april 1970 om finansiering af den faelles landbrugspolitik ( 3 ), senest aendret ved forordning ( EOEF ) nr . 2048/88 ( 4 ), traeffer medlemsstaterne de fornoedne forholdsregler for at sikre, at de foranstaltninger, der finansieres af Den Europaeiske Udviklings - og Garantifond for Landbruget ( EUGFL ), rent faktisk er blevet gennemfoert, og at det er sket paa behoerig maade, for at forhindre og forfoelge uregelmaessigheder og for at inddrive beloeb, der paa grund af uregelmaessigheder eller forsoemmelse er blevet uretmaessigt udbetalt;

kontrollen af de stoettemodtagende eller betalingspligtige virksomheders forretningspapirer kan vaere et yderst effektivt middel til kontrol med de foranstaltninger, der indgaar i ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen; denne kontrol supplerer den oevrige kontrol, som medlemsstaterne allerede foretager; denne forordning paavirker endvidere ikke nationale kontrolbestemmelser, der maatte vaere mere omfattende end de ved denne forordning fastsatte;

medlemsstaterne skal tilskyndes til at skaerpe den kontrol med de stoettemodtagende eller betalingspligtige virksomheders forretningspapirer, som de foretager efter direktiv 77/435/EOEF ( 5 );

gennem medlemsstaternes ivaerksaettelse af de bestemmelser, der foelger af direktiv 77/435/EOEF, har det kunnet konstateres, at det er noedvendigt at aendre den nuvaerende ordning ud fra de indvundne erfaringer; saadanne aendringer boer under hensyntagen til arten af de paagaeldende bestemmelser indarbejdes i en forordning;

det boer fastlaegges, hvilke dokumenter denne kontrol skal foretages paa grundlag af, saaledes at der kan foretages en fuldstaendig kontrol;

ved udvaelgelsen af, hvilke virksomheder der skal kontrolleres, maa der tages hensyn til arten af de foranstaltninger, der gennemfoeres under medlemsstaternes ansvar, og til fordelingen af de stoettemodtagende eller betalingspligtige virksomheder i forhold til deres finansielle betydning i ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen;

desuden boer det fastsaettes, hvilket omfang denne kontrol af forretningspapirer mindst skal have; omfanget skal fastsaettes efter en metode, der goer det muligt at undgaa, at der opstaar vaesentlige forskelle mellem medlemsstaterne paa grund af deres saerlige udgiftsstruktur inden for EUGFL, Garantisektionen; metoden kan fastlaegges, ved som reference at anvende antallet af virksomheder med en vis betydning inden for ordningen med finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen;

det boer fastlaegges, hvilke bemyndigelser kontrolpersonalet har, og hvilke forpligtelser virksomhederne har til i en bestemt periode at stille forretningspapirer til raadighed for dette personale og til at give det de oenskede oplysninger; der boer endvidere gives mulighed for i visse tilfaelde at beslaglaegge forretningspapirer;

for at tage hensyn til den internationale struktur inden for handelen med landbrugsprodukter og med henblik paa gennemfoerelsen af det indre marked maa der indledes et samarbejde mellem medlemsstaterne; desuden maa der paa EF-plan udarbejdes et centralt register over de stoettemodtagende eller betalingspligtige virksomheder, der er etableret i tredjelande;

selv om det i foerste raekke paahviler medlemsstaterne at

vedtage kontrolprogrammer, skal disse programmer dog meddeles Kommissionen, saaledes at den kan udfoere sine overvaagnings - og koordineringsopgaver, og saaledes at programmerne bliver vedtaget paa grundlag af relevante kriterier; kontrollen kan saaledes koncentreres omkring sektorer eller virksomheder, hvor risikoen for svig er stor;

de tjenester, der foretager kontrol i henhold til denne forordning boer vaere organiseret saaledes, at de er uafhaengige af de tjenester, der foretager kontrollen inden udbetaling;

det er noedvendigt, at hver medlemsstat raader over en saerlig

tjeneste, der skal foere tilsyn med anvendelsen af denne forordning og soerge for koordinering af kontrol foretaget i henhold til denne forordning; denne tjenestes personale kan foretage kontrol af virksomhederne efter denne forordning;

det er hensigtsmaessigt at styrke de tjenester, det paahviler at foere tilsyn med anvendelsen af denne forordning, ved at Faellesskabet midlertidigt yder et gradvis faldende bidrag til daekning af medlemsstaternes udgifter til ansaettelse af yderligere personale, og til daekning af visse andre udgifter, f.eks . til uddannelse af personale til disse tjenester og til udstyr til tjenesterne;

der boer opstilles et overslag over, hvor stort et beloeb fra Faellesskabet der er noedvendigt til gennemfoerelse af denne aktion; dette beloeb indgaar i de finansielle overslag, der er anfoert i afsnit II i aftalen mellem institutionerme om budgetdisciplin og forbedring af budgetproceduren ( 6 ) af 29 . juni 1988; de faktisk disponible bevillinger vil blive fastlagt ved budgetproceduren i overensstemmelse med naevnte aftale;

de oplysninger, der indsamles ved kontrollen af forretningspapirer, boer omfattes af tavshedspligt;

der boer paa EF-plan finde udveksling af oplysninger sted, saaledes at resultaterne af anvendelsen af denne forordning kan udnyttes bedst muligt -

UDSTEDT FOELGENDE FORORDNING :

Artikel 1 1 . Denne forordning vedroerer kontrol af, om de foranstaltninger, der direkte eller indirekte indgaar i ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen, rent faktisk er blevet gennemfoert paa behoerig vis, idet kontrollen foretages paa grundlag af forretningspapirer fra stoettemodtagerne eller de betalingspligtige, i det foelgende benaevnt »virksomheder «.

2 . Ved »forretningspapirer« forstaas i denne forordning alle boeger, registre, fakturaer, bilag, regnskaber og korrespondance vedroerende virksomhedens erhvervsaktivitet samt forretningsmaessige data, uanset form, hvis disse papirer har direkte eller indirekte forbindelse med de i stk . 1 naevnte foranstaltninger .

Artikel 2 1 . Medlemsstaterne foretager kontrol af virksomhedernes forretningspapirer, idet der tages hensyn til, hvilken type foranstaltninger der skal kontrolleres . Medlemsstaterne soerger for, at de gennem udvaelgelsen af, hvilke virksomheder der skal kontrolleres, bliver muligt at sikre, at foranstaltningerne til forebyggelse og afsloering af uregelmaessigheder i gerne til forebyggelse og afsloering af uregelmaessigheder i forbindelse med ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen, bliver saa effektive som muligt . Ved udvaelgelsen tages der bl.a . hensyn til af virksomhedernes finansielle betydning paa dette omraade og andre risikofaktorer .

2 . Den i stk . 1 omhandlede kontrol omfatter i hver af de kontrolperioder, der er omhandlet i stk . 4, et antal virksom -

heder, der ikke maa vaere mindre end halvdelen af antallet af virksomheder, hvis indtaegter eller udgifter eller summen heraf under ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen, har vaeret paa over 60 000 ECU i det kalenderaar, der gaar forud for det kalenderaar, hvori den paagaeldende kontrolperiode begynder at loebe .

For den kontrolperiode, der begynder i 1990, aendres beloebet paa 60 000 ECU, der er omhandlet i foerste afsnit, til 100 000 ECU, og for den kontrolperiode, der begynder i 1991, aendres det til 90 000 ECU .

For virksomheder, hvor summen af indtaegter og udgifter har vaeret paa over 200 000 ECU, og som ikke er blevet kontrolleret i henhold til denne forordning i den foregaaende kontrolperiode, er kontrol obligatorisk .

Virksomheder, hvor summen af indtaegter og udgifter har vaeret paa under 10 000 ECU, kontrolleres udelukkende i henhold til denne forordning paa grundlag af de kriterier, som medlemsstaterne skal anfoere i deres aarlige program, jf . artikel 10, eller som Kommissionen skal anfoere i alle aendringsforslag til dette program .

3 . I relevante tilfaelde udvides den i stk . 1 omhandlede kontrol til ogsaa at omfatte fysiske og juridiske personer, som virksomheder som defineret i artikel 1 har tilknytning til, og enhver anden fysisk eller juridisk person, der kan vaere af betydning for, at de maal, der er omhandlet i artikel 3, kan naas.

4 . Kontrolperioden loeber fra den 1 . juli til den 30 . juni aaret efter .

Kontrollen skal mindst daekke kalenderaaret forud for kontrolperioden; den kan udvides til at daekke en periode, som medlemsstaterne skal fastsaette, og som ligger forud for naevnte kalenderaar, og til perioden mellem den 1 . januar i det aar, hvor kontrolperioden er begyndt, og datoen for den faktiske kontrol af en virksomhed .

5 . Den systematiske kontrol i henhold til denne forordning beroerer ikke kontrol i henhold til artikel 6 i forord -

ning ( EOEF ) nr . 283/72 ( 7 ) eller artikel 9 i forordning ( EOEF ) nr . 729/70 .

Artikel 3 1 . Noejagtigheden af de vigtigste kontrollerede data verificeres i relevante tilfaelde gennem et passende antal krydskontroller, som bl.a . omfatter :

- sammenholdelse med forretningspapirerne fra leverandoerer, kunder, transportvirksomheder og andre tredjeparter, som direkte eller indirekte har forbindelse til transaktioner gennemfoert under ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen;

- fysisk kontrol af lagrenes stoerrelse og art;

- sammenholdelse med regnskaber vedroerende finansielle bevaegelser, der har fundet sted umiddelbart foer og efter de transaktioner, der er gennemfoert under ordningen for finansiering gennem EUGFL, Garantisektionen .

2 . Hvis virksomhederne efter EF-bestemmelserne eller de nationale bestemmelser er forpligtet til at foere et saerskilt lagerregnskab, omfatter kontrollen af dette regnskab i relevante tilfaelde en specifik sammenholdelse af naevnte regnskab med forretningspapirerne og i givet fald med virksomhedens lagerbeholdning .

Artikel 4 Virksomhederne skal opbevare de i artikel 1, stk . 2, og artikel 3 naevnte forretningspapirer i mindst tre aar fra slutningen af det aar, hvor de er blevet udfaerdiget .

Medlemsstaterne kan bestemme, at forretningspapirerne skal opbevares endnu laengere .

Artikel 5 1 . De ansvarlige for virksomhederne skal sikre, at alle forretningspapirer og supplerende oplysninger stilles til raadighed for kontrolpersonalet eller andre personer, der er bemyndiget til at foretage saadan kontrol .

2 . Kontrolpersonalet eller andre personer, der er bemyndiget til at foretage saadan kontrol, kan kraeve udskrifter eller kopier af de i stk . 1 naevnte dokumenter udleveret .

Artikel 6 1 . Medlemsstaterne sikrer sig, at kontrolpersonalet har ret til at beslaglaegge eller foranstalte beslaglaeggelse af forretningspapirer . Denne ret udoeves under overholdelse af de nationale bestemmelser herom og beroerer ikke anvendelsen af strafferetlige bestemmelser om beslaglaeggelse af dokumenter .

2 . Medlemsstaterne traeffer de fornoedne foranstaltninger til at paalaegge fysiske eller juridiske personer, der ikke overholder forpligtelserne i denne forordning, sanktioner .

Artikel 7 1 . Medlemsstaterne yder hinanden fornoeden bistand i forbindelse med den kontrol, der er fastsat i artikel 2 og 3, hvis en virksomhed er etableret i en anden medlemsstat end den, hvor udbetaling og/eller indbetaling af det paagaeldende beloeb har fundet sted eller skulle have fundet sted .

2 . I loebet af foerste kvartal af aaret efter udbalingsaaret

sender medlemsstaterne en liste over de i stk . 1 naevnte virksomheder til hver medlemsstat, hvori saadanne virksomheder er etableret; denne liste indeholder alle oplysninger, som de medlemsstater, der modtager listen, har behov for for at kunne identificere de paagaeldende virksomheder . Der sendes en kopi af hver liste til Kommissionen .

Den medlemsstat, i hvilken udbetaling eller indbetaling har fundet sted, kan anmode den medlemsstat, i hvilken virksomheden er etableret, om at foretage hastekontrol af en virksomhed i henhold til artikel 2, idet de specifikke aarsager til en saadan anmodning dog skal oplyses . Der sendes en kopi af hver anmodning til Kommissionen .

3 . I loebet af foerste kvartal af aaret efter udbetalingsaaret sender hver medlemsstat Kommissionen en liste over de virksomheder, der er etableret i et tredjeland, og for hvilke udbetaling og/eller indbetaling af det paagaeldende beloeb har fundet sted eller skulle have fundet sted i den paagaeldende medlemsstat .

Artikel 8 1 . Oplysninger, der indsamles ved den i denne forordning fastsatte kontrol, er omfattet af tavshedspligt . De maa kun meddeles personer, der i kraft af deres funktion i medlemsstaterne eller i Faellesskabets institutioner skal have kendskab til de paagaeldende oplysninger for at kunne udoeve deres funktion .

2 . Denne artikel beroerer ikke de nationale retsplejebestemmelser .

Artikel 9 1 . Inden den 1 . januar efter kontrolperiodens udloeb sender medlemsstaterne Kommissionen en detaljeret rapport om anvendelsen af denne forordning .

2 . Rapporten skal indeholde oplysninger om eventuelle vanskeligheder og om, hvilke foranstaltninger der er truffet til at afhjaelpe dem, samt i givet fald forbedringsforslag .

3 . Medlemsstaterne og Kommissionen udveksler regelmaessigt synspunkter om anvendelsen af denne forordning .

4 . Kommissionen vurderer hvert aar i sin aarlige finansberetning vedroerende EUGFL's administration, jf . artikel 10 i forordning ( EOEF ) nr . 729/70, hvilke fremskridt der er gjort .

5 . Kommissionen forelaegger inden den 31 . december 1991 en rapport om anvendelsen af denne forordning . I denne rapport skal Kommissionen behandle den saerlige situation, som forordningens anvendelse kan give anledning til i visse medlemsstater, og den fremlaegger i givet fald passende forslag .

Artikel 10 1 . Hver medlemsstat opstiller et foreloebigt program for den kontrol, der skal foretages efter artikel 2 i den efterfoelgende kontrolperiode .

2. Hvert aar inden den 15 . april sender hver medlemsstat Kommissionen det i stk . 1 omhandlede program med oplysning om :

- hvor mange virksomheder der vil blive kontrolleret, og hvordan fordelingen pr . sektor er under hensyntagen til de involverede beloeb,

- hvilke kriterier der er blevet lagt til grund for programmets udarbejdelse .

3 . De kontrolprogrammer, som medlemsstaterne opstiller, og som sendes til Kommissionen, ivaerksaettes af medlemsstaterne, medmindre Kommissionen inden seks uger har fremsat bemaerkninger hertil .

4 . Samme fremgangsmaade foelges for aendringer, som medlemsstaterne foretager i programmerne .

5 . Kommissionen kan undtagelsesvis paa et hvilket som helt stadium kraeve inddragelse af en bestemt kategori virksomheder i én eller flere medlemsstaters program .

6 . I det foerste anvendelsesaar sendes medlemsstaternes kontrolprogrammer til Kommissionen senest den 1 . maj 1990, og de ivaerksaettes, medmindre Kommissionen har fremsat bemaerkninger hertil inden den 15 . juni 1990 .

Artikel 11 1 . Hver medlemsstat opretter senest den 1 . januar 1991 en saerlig tjeneste, der skal foere loebende tilsyn med denne forordnings anvendelse samt med

- den i forordningen fastsatte kontrol, der foretages af kontrolpersonale, som er direkte tilknyttet denne saerlige tjeneste, eller

- koordinering af den kontrol, der foretages af personale, som er tilknyttet andre tjenester .

Medlemsstaterne kan ogsaa fastsaette, at kontrollen i henhold til denne forordning skal fordeles mellem den saerlige tjeneste og andre nationale tjenester, forudsat at foerstnaevnte tjeneste soerger for koordinering af kontrollen .

2 . Den eller de tjenester, der skal foere tilsyn med anvendelsen af denne forordning, skal vaere organiseret saaledes, at de er uafhaengige af de tjenester eller afdelinger af tjenester, der forestaar udbetalingen, og som foretager kontrol inden udbetaling .

3 . For at sikre korrekt anvendelse af denne forordning tager den i stk . 1 naevnte saerlige tjeneste alle fornoedne initiativer og forholdsregler .

4 . Den saerlige tjeneste soerger endvidere for :

- at uddanne nationalt personale til udoevelse af kontrol som omhandlet i denne forordning, saaledes at personalet tilegner sig de kundskaber, der er noedvendige for, at det kan udfoere opgaverne,

- at forvalte kontrolrapporterne og al dokumentation i forbindelse med den kontrol, der er foretaget, og som er fastsat i denne forordning,

- at udarbejde og give meddelelse om de i artikel 9, stk . 1, omhandlede rapporter og de i artikel 10 omhandlede programmer .

5 . Den paagaeldende medlemsstat giver den saerlige tjeneste de befoejelser, der er noedvendige, for at den kan udfoere de i stk . 3 og 4 omhandlede opgaver .

Tjenesten skal bestaa af et personale, som skal have den rette stoerrelse og uddannelse til at kunne udfoere ovennaevnte opgaver .

6 . Denne artikel anvendes ikke, naar minimumsantallet af virksomheder, der skal kontrolleres i henhold til artikel 2, stk . 2, er under 10 .

Artikel 12 Paa betingelserne i artikel 13, 14 og 15 yder Faellesskabet et bidrag til daekning af medlemsstaternes faktiske ekstraudgifter til :

- saenkning af taerskelvaerdien for, hvilke virksomheder der skal kontrolleres,

- fremskaffelse af midler, der har til formaal at forbedre kvaliteten af kontrollen .

Artikel 13 Faellesskabet yder bidrag til daekning af medlemsstaternes faktiske udgifter til vederlag til supplerende personale, der fra og med den 1 . januar 1990 udelukkende skal indgaa :

- i den saerlige tjeneste, der er naevnt i artikel 11, eller

- i andre nationale tjenester, hvis det drejer sig om personale, der udelukkende skal foretage kontrol som omhandlet i denne forordning .

2 . Faellesskabets bidrag udgoer, i en periode paa fem aar fra den 1 . januar 1990, 50 % for de foerste tre aar og 25 % for det fjerde og femte aar med et samlet aarligt beloebsloft paa :

- 500 000 ECU for de foerste tre aar og 250 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Tyskland, Spanien, Frankrig, Italien, Nederlandene og Det Forenede Kongerige,

- 250 000 ECU for de foerste tre aar og 125 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Belgien, Danmark, Graekenland, Irland og Portugal, og

- 50 000 ECU for de foerste tre aar og 25 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Luxembourg .

3 . I denne forordning forstaas ved »vederlag« loen, minus skat og afgifter, til det personale, der skal foere tilsyn med anvendelsen af denne forordning, og de rejseudgifter, som personalet har i forbindelse med opgavernes udfoerelse .

Faellesskabets bidrag til udgifter til vederlag til personalet fastsaettes med et fast beloeb for hver medlemsstat .

Artikel 14 Faellesskabet yder i en periode paa fem aar fra den 1 . januar 1990 et bidrag til daekning af medlemsstaternes udgifter til uddannelse af personalet i de tjenester, der skal foere tilsyn med anvendelsen af denne forordning, paa 50 % for de foerste tre aar og 25 % for det fjerde og femte aar med et samlet aarligt beloebsloft paa :

- 100 000 ECU for de foerste tre aar og 50 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Tyskland, Spanien, Frankrig, Italien, Nederlandene og Det Forenede Kongerige,

- 50 000 ECU for de foerste tre aar og 25 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Belgien, Danmark, Graekenland, Irland og Portugal, og

- 10 000 ECU for de foerste tre aar og 5 000 ECU for det fjerde og femte aar, for saa vidt angaar Luxembourg .

Artikel 15 Faellesskabet yder et bidrag paa 100 % til daekning af medlemsstaternes udgifter til anskaffelse af det fornoedne edb - og kontorautomatiseringsudstyr til de tjenester, der foerer tilsyn med anvendelsen af denne forordning, med et samlet beloebsloft paa :

- 100 000 ECU for Tyskland, Spanien, Frankrig, Italien, Nederlandene og Det Forenede Kongerige,

- 60 000 ECU for Belgien, Danmark, Graekenland, Irland og Portugal,

- 20 000 ECU for Luxembourg .

Artikel 16 1 . Faellesskabets maksimale udgifter, der skoennes noedvendige til gennemfoerelsen af den ved denne forordning fastsatte aktion, beloeber sig til 6,08 mio . ECU for det foerste

aar, 5,16 mio . ECU for det andet og tredje aar og 2,58 mio . ECU for det fjerde og femte aar .

2 . Budgetmyndigheden fastsaetter, hvor store bevillinger der er disponible for hvert regnskabsaar .

Artikel 17 Kommissionen fastsaetter paa grundlag af oplysninger fra medlemsstaterne, hvor stort et aarligt beloeb Faellesskabet yder til daekning af de refusionsberettigede udgifter .

Artikel 18 Ecu-beloebene i denne forordning omregnes til national valuta efter de omregningskurser, der er gaeldende den foerste arbejdsdag i det aar, hvor kontrolperioden begynder, og som er offentliggjort i C-udgaven af De Europaeiske Faellesskabers Tidende .

Artikel 19 Gennemfoerelsesbestemmelserne til denne forordning fastsaettes efter fremgangsmaaden i artikel 13 i forordning ( EOEF ) nr . 729/70 .

Artikel 20 For saa vidt angaar kontrollen af de specifikke udgifter, som Faellesskabet finansierer under denne forordning, anvendes artikel 9 i forordning ( EOEF ) nr . 729/70 .

Artikel 21 I overensstemmelse med gaeldende national lovgivning paa omraadet har Kommissionens tjenestemaend adgang til alle dokumenter, der er udarbejdet med henblik paa eller som foelge af kontrol ifoelge denne forordning, og til de indsamlede data, herunder data lagret i edb-anlaeg .

Artikel 22 1 . Direktiv 77/435/EOEF ophaeves med virkning fra den 1 . januar 1990 . Kontrol foretaget fra denne dato i henhold til ovennaevnte direktiv betragtes som foretaget i henhold til naervaerende forordning .

2 . Henvisninger til direktiv 77/435/EOEF betragtes som henvisninger til naervaerende forordning .

Artikel 23 Denne forordning traeder i kraft paa tredjedagen efter offentiggoerelsen i De Europaeiske Faellesskabers Tidende .

Den anvendes fra den 1 . januar 1990 .

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gaelder umiddelbart i hver medlemsstat .

Udfaerdiget i Bruxelles, den 21 . december 1989 .

Paa Raadets vegne

E . CRESSON

Formand

( 1 ) EFT nr . C 192 af 29 . 7 . 1989, s . 15 .

( 2 ) EFT nr . C 291 af 20 . 11 . 1989, s . 105 .

( 3 ) EFT nr . L 94 af 28 . 4 . 1970, s . 13 .

( 4 ) EFT nr . L 185 af 15 . 7 . 1988, s . 1 .

( 5 ) EFT nr . L 172 af 12 . 7 . 1977, s . 17.(6 ) EFT nr . L 185 af 15 . 7 . 1988, s . 33.(7 ) EFT nr . L 36 af 10 . 2 . 1972, s . 1 .