BILAG 1

FORRETNINGSORDEN FOR DET BLANDEDE UDVALG, DER ER NEDSAT VED AFTALEN MELLEM DEN EUROPÆISKE UNION OG JAPAN OM ET ØKONOMISK PARTNERSKAB

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Det Blandede Udvalg, der er nedsat ved artikel 22.1, stk. 1, i aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab (i det følgende benævnt »aftalen«), varetager sine opgaver som omhandlet i aftalens artikel 22.1 og tager ansvaret for den almindelige gennemførelse og anvendelse af aftalen.

2. Det Blandede Udvalg består af repræsentanter for Den Europæiske Union og Japan og ledes i henhold til aftalens artikel 22.1, stk. 3, i fællesskab af det medlem af Europa-Kommissionen, der har ansvaret for handel, og Japans udenrigsminister.

3. De to formænd kan være repræsenteret af deres respektive stedfortrædere, jf. aftalens artikel 22.1, stk. 3. I denne forretningsorden skal efterfølgende henvisninger til Det Blandede Udvalgs formænd forstås således, at det omfatter deres stedfortrædere.

4. De to formænd kan ledsages af embedsmænd. Listerne over de embedsmænd, der deltager i møder på hver parts vegne, udveksles gennem kontaktpunkterne inden møderne.

5. De to formænd kan ved fælles overenskomst beslutte på ad hoc-basis at indbyde observatører eller uafhængige eksperter.

Artikel 2

Kontaktpunkter

1. De kontaktpunkter, der er udpeget i henhold til aftalens artikel 22.6, stk. 1, (i det følgende benævnt »kontaktpunkterne«) koordinerer forberedelserne til og tilrettelæggelsen af Det Blandede Udvalgs møder.

2. Al udveksling af korrespondance og meddelelser mellem parterne vedrørende Det Blandede Udvalgs arbejde og dets møder foregår gennem kontaktpunkterne i overensstemmelse med aftalens artikel 22.6, stk. 2, litra c).

3. Kontaktpunkterne er ansvarlige for at koordinere forberedelserne i forbindelse med udarbejdelsen af den foreløbige dagsorden for Det Blandede Udvalg og udkast til Det Blandede Udvalgs afgørelser og anbefalinger samt korrespondance og kommunikation mellem Det Blandede Udvalg og de specialudvalg, arbejdsgrupper og andre organer, der er oprettet ved aftalen.

Artikel 3

Dagsorden

1. Kontaktpunkterne udarbejder i fællesskab en foreløbig dagsorden for hvert møde, der sammen med de relevante dokumenter fremsendes til deltagerne i Det Blandede Udvalg senest 15 kalenderdage inden mødedatoen.

2. Hver af parterne kan foreslå punkter til dagsorden, dog senest 21 kalenderdage inden mødedatoen.

3. Parterne kan ved fælles overenskomst afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

4. Det Blandede Udvalg vedtager dagsordenen ved mødets begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis det besluttes af parterne.

Artikel 4

Arbejdssprog

Medmindre andet besluttes af parterne, foregår al korrespondance og kommunikation mellem parterne om arbejdet i Det Blandede Udvalg samt udarbejdelsen af og forhandlingerne om afgørelser og anbefalinger på engelsk.

Artikel 5

Afgørelser og anbefalinger

1. Det Blandede Udvalgs afgørelser og anbefalinger vedtages ved konsensus, jf. aftalens artikel 22.2. De kan vedtages ved skriftlig procedure gennem udveksling af noter mellem Det Blandede Udvalgs formænd.

2. Alle Det Blandede Udvalgs afgørelser og anbefalinger påføres et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en overskrift, der refererer til emnet.

Artikel 6

Fælles mødereferater

1. Et udkast til fælles mødereferat omfatter som hovedregel den endelige dagsorden og en sammenfatning af drøftelserne under hvert punkt på dagsordenen.

2. Kontaktpunkterne udarbejder et udkast til fælles referat af hvert møde så hurtigt som muligt, dog senest 60 dage efter mødedatoen.

3. Udkastet til fælles mødereferat godkendes skriftligt af parterne så hurtigt som muligt, dog senest 70 dage efter mødedatoen. Når referatet er godkendt, underskriver kontaktpunkterne to eksemplarer heraf, og begge parter modtager et sådant originalt eksemplar. Parterne kan bestemme, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder dette krav.

Artikel 7

Offentliggørelse og fortrolighed

1. Medmindre andet er fastsat i aftalen eller besluttes af parterne, er møderne i Det Blandede Udvalg ikke åbne for offentligheden.

2. Når en part forelægger oplysninger, der betragtes som fortrolige eller er beskyttet mod videregivelse i henhold til dens love og forskrifter, for Det Blandede Udvalg, et specialudvalg, en arbejdsgruppe eller et andet organ, som er nedsat i medfør af aftalen, behandler den anden part de pågældende oplysninger som fortrolige, jf. aftalens artikel 1.6.

3. Begge parter kan på et passende medium offentliggøre den endelige dagsorden, som parterne er blevet enige om, inden mødet i Det Blandede Udvalg, det godkendte fælles mødereferat, der er udarbejdet i overensstemmelse med artikel 6, med forbehold af stk. 2. Begge parter sikrer, at de afgørelser, anbefalinger og fortolkninger, der vedtages af Det Blandede Udvalg, gøres offentligt tilgængelige.

Artikel 8

Udgifter

Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med møder i Det Blandede Udvalg. Udgifter i forbindelse med mødernes tilrettelæggelse afholdes af den part, der er vært for mødet. Hvis der afholdes et møde uden for Den Europæiske Union eller Japan, beslutter parterne ved fælles overenskomst, hvem der skal afholde udgifterne til tilrettelæggelse af mødet.

BILAG 2

MÆGLINGSPROCEDURE

I. Formål

Formålet med mæglingsproceduren i henhold til aftalens artikel 21.6 er, som det fremgår af nærværende dokument, at gøre det lettere at finde en gensidigt acceptabel løsning gennem en omfattende og hurtig procedure med bistand fra en mægler.

II. Definitioner

Med henblik på nærværende dokument forstås ved:

a) »aftale«: aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab

b) »adfærdskodeks«: adfærdskodeksen for voldgiftsmænd som omhandlet i aftalens artikel 21.30

c) »dage«: kalenderdage

d) »Det Blandede Udvalg«: Det Blandede Udvalg, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 22.1

e) »den anmodede part«: den part, hvortil anmodningen om at indlede en mæglingsprocedure er rettet i henhold til aftalens artikel 21.6

f) »den anmodende part«: den part, der anmoder om at indlede en mæglingsprocedure i henhold til aftalens artikel 21.6 og

g) »forretningsorden«: forretningsordenen for et panel som omhandlet i aftalens artikel 21.30.

III. Indledning af mæglingsproceduren

En part kan til enhver tid anmode om, at parterne indleder en mæglingsprocedure. Der skal i så fald fremsendes en skriftlig anmodning til den anden part. Anmodningen skal være tilstrækkeligt detaljeret til, at den anden part klart kan forstå betænkelighederne hos den part, der anmoder om mæglingsproceduren. Den anmodende part skal i sin anmodning beskrive den foreliggende sag ved at:

a)	angive, hvilken specifik foranstaltning det drejer sig om

b)	anføre, hvilke negative virkninger foranstaltningen efter den anmodende parts opfattelse har eller vil få for handel eller investeringer mellem parterne og

c)	gøre rede for årsagssammenhængen mellem foranstaltningen og de negative virkninger for handel og investeringer mellem parterne.

En part forventes normalt at benytte sig af alle relevante bestemmelser for samarbejde eller konsultation, som fastsat i aftalen, inden denne retter en skriftlig anmodning til den anden part i henhold til stk. 3. Det skal præciseres, at der ikke kræves konsultationer i henhold til aftalens artikel 21.5, inden mæglingsproceduren indledes.

Mæglingsproceduren kan først indledes, efter at parterne er nået til enighed om at finde frem til løsninger og tage hensyn til eventuelle råd og forslag fra mægleren. Den anmodede part behandler anmodningen med velvilje og svarer ved skriftligt at acceptere eller afvise den senest 10 dage efter modtagelsen. Svarer den anmodede part ikke inden for denne frist, betragtes anmodningen som afvist. Den dato, hvor den anmodende part modtager svaret fra den anmodede part, betragtes som datoen for indledningen af mæglingsproceduren.

IV. Valg af mægler

Parterne bestræber sig på at nå til enighed om en mægler senest 15 dage efter datoen for indledningen af mæglingsproceduren.

Hvis parterne ikke når til enighed om mægleren inden for den frist, der er fastsat i stk. 6, udvælger formanden for Det Blandede Udvalg fra den anmodende part eller dennes stedfortræder ved lodtrækning mægleren fra dellisten over personer, der kan varetage formandskabet, og som er opstillet i henhold til aftalens artikel 21.9, stk. 1, efter anmodning fra én af parterne og senest fem dage efter anmodningen. Der skal i så fald fremsendes en kopi af anmodning til den anden part.

Det kontor, der udpeges af den anmodende part i henhold til aftalens artikel 21.25, stk. 1, er ansvarligt for tilrettelæggelse af lodtrækningen og underretter i god tid formændene for Det Blandede Udvalg om datoen, tidspunktet og stedet for lodtrækningen. Formanden fra den anmodede part kan være til stede eller være repræsenteret af en anden person ved lodtrækningen. Repræsentanter for begge parter kan også være til stede. Lodtrækningen skal under alle omstændigheder foretages under overværelse af den eller de parter, der er til stede.

Medmindre parterne aftaler andet, må mægleren ikke være statsborger hos nogen af parterne eller være ansat af nogen af parterne.

10.

Mægleren bistår på en upartisk og gennemskuelig måde parterne med at skaffe klarhed over den foreliggende sag, herunder de mulige virkninger af den specifikke foranstaltning for handel eller investeringer, og med at nå til enighed om en gensidigt acceptabel løsning.

11.

Adfærdskodeksen for voldgiftsmænd, der er vedtaget af Det Blandede Udvalg i henhold til aftalens artikel 21.30, finder tilsvarende anvendelse på mægleren.

V. Regler for mæglingsproceduren

12.

Senest 10 dage efter den dato, hvor der er opnået enighed om mægleren i henhold til stk. 6, eller denne er blevet udvalgt i henhold til stk. 7, forelægger den anmodende part skriftligt mægleren og den anmodede part en detaljeret beskrivelse af den foreliggende sag, herunder af, hvordan den specifikke foranstaltning anvendes eller vil blive anvendt, og hvordan den påvirker handel eller investeringer. Senest 20 dage efter indgivelsen af beskrivelsen kan den anmodede part fremsætte skriftlige bemærkninger hertil. Hver af parterne kan inddrage oplysninger, som de anser for relevante, i deres beskrivelse eller bemærkninger.

13.

Mægleren kan træffe afgørelse om den mest hensigtsmæssige måde, hvorpå der kan skabes klarhed om den foreliggende sag, herunder den specifikke foranstaltnings mulige virkninger for handel eller investering. Mægleren kan navnlig tilrettelægge møder mellem parterne, høre dem sammen eller hver for sig og yde yderligere støtte efter anmodning fra parterne. Mægleren kan ligeledes søge bistand hos eller rådføre sig med relevante eksperter og interessenter efter samråd med parterne.

14.

Mægleren skal bestræbe sig på at yde rådgivning og foreslå en løsning, som parterne kan overveje. Parterne kan acceptere eller afvise den foreslåede løsning eller aftale en anden løsning. Mægleren må ikke yde rådgivning eller fremsætte bemærkninger vedrørende den specifikke foranstaltnings overensstemmelse med aftalen.

15.

Proceduren finder sted hos den anmodede part, medmindre parterne aftaler andet.

16.

Parterne bestræber sig på at nå frem til en gensidigt acceptabel løsning senest 60 dage efter den dato, hvor der er opnået enighed om mægleren i henhold til stk. 6, eller denne er blevet udvalgt i henhold til stk. 7. Hvis én af parterne anmoder herom, vedtages den gensidigt acceptable løsning ved en afgørelse truffet af Det Blandede Udvalg. De indbyrdes aftalte løsninger gøres offentligt tilgængelige, medmindre parterne aftaler andet. Den offentliggjorte udgave må ikke indeholde oplysninger, som nogen af parterne har klassificeret som fortrolige. I afventning af en endelig indbyrdes aftalt løsning kan parterne overveje mulige midlertidige løsninger.

17.

Efter anmodning fra én af parterne udsender mægleren et udkast til en skriftlig faktuel redegørelse til parterne, som kort beskriver:

a)	den foreliggende sag, herunder den specifikke foranstaltnings mulige virkninger for handel eller investering

b)	de fulgte procedurer

c)	de synspunkter, som parterne, eksperterne og interessenterne har givet udtryk for, hvis det er relevant og

d)	eventuelle gensidigt acceptable løsninger og midlertidige løsninger, hvis det er relevant.

senest 15 dage efter anmodningen om denne rapport.

Parterne kan fremsætte bemærkninger til udkastet til den faktuelle rapport senest 15 dage efter, at den er blevet udsendt. Efter at have gennemgået parternes bemærkninger forelægger mægleren skriftligt den endelige faktuelle rapport til parterne senest 30 dage efter, at udkastet til den faktuelle rapport er blevet udsendt. Den faktuelle rapport må ikke indeholde mæglerens fortolkning af aftalen.

18.

Mæglingsproceduren afsluttes:

a)	ved parternes vedtagelse af en gensidigt acceptabel løsning på datoen for en sådan vedtagelse

b)	ved en skriftlig erklæring fra mægleren efter samråd med parterne om, at yderligere mægling ville være formålsløs, på datoen for en sådan erklæring

c)	ved indbyrdes aftale mellem parterne på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af proceduren på datoen for en sådan aftale eller

d)	ved en skriftlig og begrundet erklæring fra en part efter at have undersøgt gensidigt acceptable løsninger i henhold til mæglingsproceduren, på datoen for en sådan erklæring.

Afslutningen af mæglingsproceduren berører ikke stk. 17.

19.

Stk. 5-9, 15-26, 33, 34 og 42-46 i forretningsordenen for et panel finder tilsvarende anvendelse på mæglingsproceduren.

VI. Fortrolighed

20.

Medmindre parterne aftaler andet, er alle faser af mæglingsproceduren fortrolige, herunder eventuelle råd og løsningsforslag, dog med forbehold af stk. 16. Alle oplysninger, der forelægges mægleren af en part eller modtages fra en anden kilde, og som er blevet klassificeret som fortrolige, behandler mægleren og parterne som fortrolige. Dog kan parterne meddele offentligheden, at der finder mægling sted.

VII. Forbindelse til andre tvistbilæggelsesprocedurer

21.

Mæglingsproceduren berører ikke parternes rettigheder og forpligtelser i henhold til aftalens kapitel 21 (Tvistbilæggelse) eller i henhold til nogen anden aftales tvistbilæggelsesprocedure.

22.

I forbindelse med andre tvistbilæggelsesprocedurer i henhold til denne aftale eller nogen anden aftale må en part ikke anvende følgende som dokumentation eller bevis, og et panel må ikke i overvejelserne inddrage:

a)	den anden parts holdning under mæglingsproceduren eller oplysninger, der er indsamlet i henhold til stk. 13,

b)	den anden parts tilkendegivelse af villighed til at acceptere en løsning vedrørende det anliggende, der er genstand for mægling eller

c)	råd eller forslag fremsat af mægleren.

23.

Medmindre parterne aftaler andet, må en mægler ikke fungere som voldgiftsmand eller deltage i et panel i andre tvistbilæggelsesprocedurer i henhold til aftalen eller til nogen anden aftale, der vedrører det samme anliggende, som vedkommende har været mægler for.

VIII. Tidsrum

24.

Alle tidsrum, der er omhandlet i denne mæglingsprocedure, kan ændres efter indbyrdes aftale mellem parterne.

IX. Omkostninger

25.

Hver af parterne afholder sine egne udgifter til deltagelse i mæglingsproceduren.

26.

Parterne deler ligeligt udgifterne til organisatoriske aspekter, herunder mæglerens vederlag og udgifter. Mæglerens vederlag svarer til voldgiftsmændenes vederlag, som fastsat i stk. 4 i forretningsordenen for et panel.

BILAG 3

FORRETNINGSORDEN FOR ET PANEL

I panelprocedurer i henhold til aftalens kapitel 21 (Tvistbilæggelse), afdeling C, finder følgende regler anvendelse:

I. Definitioner

I denne forretningsorden forstås ved:

a) »administrativt personale«: i forbindelse med en voldgiftsmand, personer, der arbejder under dennes ledelse og tilsyn, dog ikke assistenter

b) »rådgiver«: en person, som af en part er udpeget til at rådgive eller bistå den pågældende part i forbindelse med panelproceduren, og som ikke er repræsentant for denne part

c) »aftale«: aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab

d) »voldgiftsmand«: et medlem af et panel

e) »assistent«: en person, som under mandat fra en voldgiftsmand foretager undersøgelser for eller bistår voldgiftsmanden

f) »adfærdskodeks«: adfærdskodeksen for voldgiftsmænd som omhandlet i aftalens artikel 21.30

g) »klagende part«: den part, som anmoder om nedsættelse af et panel i henhold til aftalens artikel 21.7

h) »dage«: kalenderdage

i) »panel«: et panel, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 21.7

j) »indklagede part«: den part, som en klage er indbragt imod ved et panel i henhold til aftalens artikel 21.7

k) »procedurer«: procedurer ved panelet og

l) »repræsentant«: i forbindelse med en part, en embedsmand eller enhver anden person i et ministerium, en offentlig myndighed eller ethvert andet offentligt organ i en part samt andet personale, som parten har udpeget til sin repræsentant med henblik på panelprocedurerne.

II. Udnævnelse af voldgiftsmænd

Det kontor, der udpeges af den klagende part i henhold til aftalens artikel 21.25, stk. 1, er ansvarligt for tilrettelæggelse af den lodtrækning, der er omhandlet i aftalens artikel 21.8, stk. 3, 4 og 5, og underretter i god tid formændene for Det Blandede Udvalg om datoen, tidspunktet og stedet for lodtrækningen. Formanden fra den indklagede part kan være til stede eller være repræsenteret af en anden person ved lodtrækningen. Repræsentanter for begge parter kan også være til stede. Lodtrækningen skal under alle omstændigheder foretages under overværelse af den eller de parter, der er til stede.

Parterne underretter skriftligt hver af de personer, der er udnævnt til at fungere som voldgiftsmand i henhold til aftalens artikel 21.8, om vedkommendes udnævnelse. Hver af disse personer bekræfter sin disponibilitet over for begge parter senest fem dage fra den dato, hvor vedkommende blev underrettet om sin udnævnelse.

III. Organisatorisk møde

Medmindre parterne aftaler andet, mødes de med panelet senest syv dage efter dets nedsættelse for at tage stilling til spørgsmål, som parterne eller panelet anser for relevante, herunder:

a)	det vederlag, der skal udbetales til voldgiftsmænd, og godtgørelsen af deres udgifter, som skal være i overensstemmelse med WTO-standarder og -kriterier

b)	det vederlag, der skal udbetales til assistenter. Det samlede vederlag til hver voldgiftsmands assistent eller assistenter må ikke overstige 50 % af den pågældende voldgiftsmands vederlag, medmindre parterne aftaler andet, og

c)	tidsplanen for proceduren, der fastlægges på grundlag af den tidszone, som den indklagede part ligger i.

Kun voldgiftsmænd og repræsentanter for parterne, der er embedsmænd, eller andre personer i et ministerium, en offentlig myndighed eller ethvert andet offentligt organ kan deltage i dette møde ved personligt fremmøde eller pr. telefon- eller videokonference.

IV. Underretninger

Anmodninger, meddelelser, skriftlige indlæg eller andre dokumenter fremsendt af:

a)	panelet sendes til begge parter på samme tid

b)	en part, som er rettet til panelet, sendes i kopi til den anden part på samme tid og

c)	en part, som er rettet til den anden part, sendes i kopi til panelet på samme tid, hvis det er relevant.

De dokumenter, der er omhandlet i dette stykke, sendes også på samme tid i kopi til det eksterne organ, der er omhandlet i aftalens artikel 21.25, stk. 2, hvis det er relevant.

Underretning af en part om de dokumenter, der er omhandlet i stk. 5, stiles til det kontor, der er udpeget af den pågældende part i henhold til aftalens artikel 21.25, stk. 1.

De underretninger, der er omhandlet i stk. 5, sendes pr. e-mail, eller, hvis det er relevant, ved hjælp af et andet telekommunikationsmiddel, som giver bevis for fremsendelsen deraf. Medmindre andet bevises, anses en sådan underretning for at være modtaget på datoen for dens fremsendelse.

Mindre rent formelle fejl i anmodninger, meddelelser, skriftlige indlæg eller andre dokumenter vedrørende panelproceduren kan berigtiges ved indgivelse af et nyt dokument, hvori ændringerne klart er angivet.

Hvis fristen for fremsendelse af et dokument er en lovfæstet fridag i Japan eller Den Europæiske Union eller enhver anden dag, hvor en parts regeringskontorer er officielt lukkede eller lukkede på grund af force majeure, anses dokumentet for at være modtaget den efterfølgende arbejdsdag. Hver part fremlægger på det organisatoriske møde, der er omhandlet i stk. 4, en liste over sine lovfæstede fridage og alle andre dage, hvor parternes kontorer er officielt lukkede. Hver part holder sin liste ajourført i løbet af panelproceduren.

V. Skriftlige indlæg

10.

Den klagende part afgiver sit skriftlige indlæg senest 20 dage efter datoen for nedsættelse af panelet. Den indklagede part afgiver sit skriftlige modindlæg senest 20 dage efter datoen for modtagelsen af den klagende parts skriftlige indlæg.

VI. Panelets arbejde

11.

Formanden for panelet leder alle panelets møder. Et panel kan bemyndige formanden til at træffe administrative og proceduremæssige afgørelser.

12.

Medmindre der i aftalens kapitel 21 eller i denne forretningsorden er fastsat andet, kan panelet varetage sine opgaver på enhver vis, herunder pr. telefon, telefax eller computer.

13.

Hvis der opstår proceduremæssige spørgsmål, som ikke er omfattet af aftalens kapitel 21, denne forretningsorden eller adfærdskodeksen for voldgiftsmænd som omhandlet i artikel 21.30, kan panelet efter høring af parterne vedtage en hensigtsmæssig procedure, som er forenelig med disse bestemmelser.

14.

Panelet kan ændre andre frister end de frister, der er fastsat i aftalens kapitel 21, og foretage andre proceduremæssige eller administrative justeringer i proceduren efter samråd med parterne. Når panelet hører parterne, underretter det skriftligt parterne om den foreslåede ændring eller justering og om grundene hertil.

VII. Høringer

15.

Formanden for panelet bestemmer på grundlag af den tidsplan, der er fastsat i medfør af stk. 4, og efter samråd med parterne og de øvrige voldgiftsmænd, datoen og tidspunktet for høringen.

16.

Medmindre parterne aftaler andet, skal den part, hvori høringen finder sted, jf. aftalens artikel 21.15, stk. 2:

a)	bestemme, hvor høringen skal finde sted, og underrette panelets formand herom og

b)	varetage den logistiske administration af høringen.

17.

Medmindre parterne aftaler andet, og uden at det berører stk. 46, deler parterne udgifterne til den logistiske administration af høringen.

18.

Panelets formand underretter skriftligt, når tiden er inde, parterne og, hvis det er relevant, det eksterne organ, der er omhandlet i aftalens artikel 21.25, stk. 2, om datoen, tidspunktet og stedet for høringen. Medmindre høringen ikke er åben for offentligheden, stiller den part, i hvilken høringen finder sted, eller, hvis det er relevant, det eksterne organ, der er omhandlet i aftalens artikel 21.25, stk. 2, disse oplysninger til rådighed for offentligheden.

19.

Der bør som hovedregel kun gennemføres en høring. Hvis tvisten vedrører særligt komplekse spørgsmål, kan panelet indkalde til yderligere høringer på eget initiativ eller efter anmodning fra en af parterne efter at have hørt parterne. For hver yderligere høring finder stk. 15-18 tilsvarende anvendelse.

20.

Samtlige voldgiftsmænd skal være til stede under hele høringsforløbet.

21.

Følgende personer kan deltage i en høring, uanset om høringen er åben for offentligheden eller ej:

a)	repræsentanter for parterne

rådgivere

c)	assistenter og administrativt personale

d)	tolke, oversættere og panelets retsskrivere og

e)	eksperter, hvis panelet beslutter dette, jf. aftalens artikel 21.17, stk. 2.

22.

Senest fem dage inden datoen for en høring skal hver part give panelet en liste med navnene på de personer, der på den pågældende parts vegne vil fremføre mundtlige anbringender eller indlæg under høringen, og på andre repræsentanter og rådgivere, som vil deltage i høringen.

23.

Panelet gennemfører høringen på følgende måde, idet det sikres, at den klagende part og den indklagede part får tildelt lige megen tid til både anbringende og modanbringende:

Anbringende

a)	den klagende parts anbringende og

b)	den indklagede parts anbringende.

Modanbringende

a)	den klagende parts replik og

b)	den indklagede parts duplik.

24.

Panelet kan når som helst under høringen stille spørgsmål til begge parter.

25.

Panelet skal sørge for, at der udarbejdes et referat høringen, og at det sendes til parterne hurtigst muligt efter høringen. Parterne kan fremsætte bemærkninger til referatet, og panelet kan medtage disse bemærkninger i deres overvejelser.

26.

Senest 10 dage efter datoen for høringen kan hver part afgive et supplerende skriftligt indlæg vedrørende spørgsmål, der måtte være opstået under høringen.

VIII. Drøftelser

27.

Kun voldgiftsmændene kan deltage i panelets drøftelser. Uanset den foranstående sætning kan panelet give assistenter tilladelse til at være til stede under drøftelserne.

IX. Skriftlige forespørgsler

28.

Panelet kan når som helst under procedurerne rette skriftlige forespørgsler til en eller begge parter. Forespørgsler rettet til den ene part sendes i kopi til den anden part.

29.

Hver part sender den anden part en kopi af sin besvarelse af panelets forespørgsler. En part har mulighed for at fremsætte skriftlige bemærkninger til den anden parts besvarelse inden for en frist på fem dage efter modtagelsen af kopien af besvarelsen.

X. Udskiftning af voldgiftsmænd

30.

Ved udskiftning af en voldgiftsmand i overensstemmelse med aftalens artikel 21.11 finder artikel 21.8 tilsvarende anvendelse.

31.

Hvis en part finder, at en voldgiftsmand ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen og derfor bør udskiftes, underretter denne part den anden part herom senest 15 dage efter at have fået tilstrækkeligt bevis for voldgiftsmandens manglende opfyldelse af kravene i adfærdskodeksen.

32.

Hvis en part finder, at en voldgiftsmand, bortset fra formanden, ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, rådfører parterne sig med hinanden, og, hvis de er enige herom, vælger de en ny voldgiftsmand i overensstemmelse med stk. 30.

Hvis parterne ikke er enige om, hvorvidt voldgiftsmanden bør udskiftes, kan de hver især anmode om, at sagen henvises til panelets formand, hvis afgørelse er endelig.

Hvis formanden efter denne anmodning finder, at voldgiftsmanden ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, udvælges den nye voldgiftsmand i overensstemmelse med stk. 30.

33.

Hvis en part finder, at panelets formand ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, rådfører parterne sig med hinanden, og, hvis de er enige herom, vælger de en ny formand i overensstemmelse med stk. 30.

Hvis parterne ikke er enige om, hvorvidt formanden bør udskiftes, kan de hver især anmode om, at sagen henvises til de øvrige to voldgiftsmænd. Voldgiftsmændene træffer senest 10 dage efter indgivelsen af anmodningen afgørelse om, hvorvidt formanden for panelet bør udskiftes. Voldgiftsmændenes afgørelse om, hvorvidt formanden bør udskiftes, er endelig.

Hvis voldgiftsmændene finder, at formanden ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, udvælges en ny formand i overensstemmelse med stk. 30.

34.

Proceduren suspenderes i den tid, det tager at gennemføre procedurerne i stk. 30-33.

XI. Fortrolighed

35.

Hvis en part forelægger panelet en fortrolig udgave af sine skriftlige indlæg, skal denne også efter anmodning fra den anden part senest 20 dage efter datoen for anmodningen fremsende en ikke-fortrolig udgave af indlæggene, som kan offentliggøres. Intet i denne forretningsorden er til hinder for, at en part offentliggør sine egne indlæg, så længe denne ikke offentliggør oplysninger, som den anden part har klassificeret som fortrolige. Panelet mødes for lukkede døre, hvis en parts indlæg og anbringender indeholder fortrolige oplysninger. Panelet og parterne holder panelets høring fortrolig, hvis høringen afholdes for lukkede døre.

XII. Ex parte-kontakter

36.

Panelet må ikke mødes eller kommunikere med en part i den anden parts fravær.

37.

Ingen voldgiftsmand må i de andre voldgiftsmænds fravær drøfte et aspekt ved det emne, der er genstand for proceduren, med en eller begge parter.

XIII. Amicus curiae-indlæg

38.

Medmindre parterne aftaler andet senest tre dage efter datoen for nedsættelsen af panelet, kan panelet modtage uanmodede skriftlige indlæg fra personer, der er omhandlet i aftalens artikel 21.17, stk. 3, og som er uafhængige af parternes regeringer, forudsat at indlæggene modtages senest 10 dage efter datoen for nedsættelsen af panelet.

39.

Indlæggene skal være kortfattede og under ingen omstændigheder længere end 15 sider med dobbelt linjeafstand og skal have direkte relevans for et faktuelt eller retligt spørgsmål, der er under behandling i panelet. Indlæggene skal indeholde en beskrivelse af den person, der har indgivet indlægget, herunder:

a)	for en fysisk person, vedkommendes nationalitet og

b)	for en juridisk person, dennes etableringssted, arten af dens aktiviteter, dens retlige status, generelle mål og finansieringskilde.

Enhver person skal i sine indlæg angive, hvilken interesse vedkommende har i procedurerne. Indlæggene skal være affattet på de sprog, som parterne har valgt i overensstemmelse med denne forretningsordens stk. 42 og 43.

40.

Panelet skal i sin rapport opregne alle de indlæg, som det har modtaget i overensstemmelse med stk. 38 og 39. Panelet er ikke forpligtet til i sin rapport at behandle de anbringender, der fremlægges i disse indlæg. Indlæggene skal tilsendes parterne med henblik på deres bemærkninger. Panelet tager hensyn til de bemærkninger fra parterne, som er indsendt til panelet inden for en frist på 10 dage.

XIV. Hastetilfælde

41.

I de hastetilfælde, der er omhandlet i aftalens kapitel 21, justerer panelet efter samråd med parterne de frister, der er omhandlet i denne forretningsorden efter behov. Panelet underretter parterne om sådanne justeringer.

XV. Sprog og oversættelse

42.

Under de konsultationer, der er omhandlet i aftalens artikel 21.5, og senest på det organisatoriske møde, der er omhandlet i stk. 4, bestræber parterne sig på at nå til enighed om et fælles arbejdssprog til brug under panelets procedure. Senest 90 dage efter, at Det Blandede Udvalg har vedtaget denne forretningsorden, meddeler hver part den anden part en liste over sine foretrukne sprog i overensstemmelse med aftalens artikel 22.1, stk. 4, litra f). Listen skal indeholde mindst ét af WTO's arbejdssprog.

43.

Hvis parterne ikke kan nå til enighed om et fælles arbejdssprog, indgiver hver part sine skriftlige indlæg på det valgte sprog og indgiver samtidig en oversættelse til ét af WTO's arbejdssprog, som den anden part har givet meddelelse om i henhold til stk. 42, hvis det er relevant. Den part, der er ansvarlig for tilrettelæggelsen af den mundtlige høring, sørger for tolkning af mundtlige indlæg til samme arbejdssprog i WTO, hvis det er relevant.

44.

Panelets interimsrapport og endelige rapport udfærdiges på det fælles arbejdssprog. Hvis parterne ikke er nået til enighed om et fælles arbejdssprog, udfærdiges panelets interimsrapport og endelige rapport på WTO's arbejdssprog, jf. stk. 43.

45.

En part kan fremsætte bemærkninger til nøjagtigheden af en oversat udgave af et dokument, der er udarbejdet i henhold til disse bestemmelser.

46.

Hvis der kræves en oversættelse eller tolkning til en parts skriftlige og mundtlige indlæg på det relevante arbejdssprog i WTO, afholder den pågældende part omkostningerne herved.

BILAG 4

ADFÆRDSKODEKS FOR VOLDGIFTSMÆND

I. Definitioner

I denne adfærdskodeks forstås ved:

a) »administrativt personale«: i forbindelse med en voldgiftsmand, personer, der arbejder under dennes ledelse og tilsyn, dog ikke assistenter

b) »aftale«: aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab

c) »voldgiftsmand«: et medlem af et panel

d) »assistent«: en person, som efter mandat fra en voldgiftsmand foretager undersøgelser for eller bistår voldgiftsmanden

e) »kandidat«: en person, hvis navn står på den i aftalens artikel 21.9 omhandlede liste over voldgiftsmænd

f) »panel«: et panel, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 21.7 og

g) »procedurer«: panelets procedurer.

II. Fremsendelse af adfærdskodeksen

Parterne fremsender denne adfærdskodeks til hver af kandidaterne på det tidspunkt, hvor vedkommende optages på den liste, der er omhandlet i aftalens artikel 21.9.

III. Overordnede principper

Hver kandidat og voldgiftsmand skal opfylde en høj adfærdsstandard i overensstemmelse med denne adfærdskodeks, således at integriteten og upartiskheden i tvistbilæggelsesordningen bevares.

IV. Oplysningspligt

En kandidat, der er anmodet om at tjene som voldgiftsmand, skal forud for bekræftelsen af sin udnævnelse til voldgiftsmand oplyse om eventuelle interesser, forbindelser eller forhold, som kan formodes at påvirke vedkommendes uafhængighed eller upartiskhed, eller som med rimelighed kan formodes at give indtryk af utilbørlig eller partisk adfærd i forbindelse med procedurerne. Kandidaten skal derfor gøre enhver rimelig indsats for at få kendskab til sådanne eventuelle interesser, forbindelser og forhold, herunder finansielle interesser, faglige interesser eller ansættelses- eller familiemæssige interesser.

Oplysningspligten i stk. 4 er en vedvarende forpligtelse og finder også anvendelse på en voldgiftsmand efter dennes accept af sin udnævnelse. En voldgiftsmand skal under procedurernes forløb skriftligt oplyse parterne om alle nye oplysninger vedrørende forpligtelsen efter stk. 4, så snart vedkommende får kendskab hertil.

Ved opfyldelsen af denne oplysningspligt skal privatlivets fred overholdes.

V. Varetagelse af opgaver

En voldgiftsmand skal efter bekræftelsen af sin udnævnelse stå til rådighed under hele panelproceduren og skal varetage sine opgaver omhyggeligt og hurtigt og udvise loyalitet og rettidig omhu.

En voldgiftsmand må kun behandle spørgsmål, der rejses i forbindelse med hver enkelt procedure, og som er nødvendige for at træffe en afgørelse, og må ikke overdrage denne opgave til andre.

En voldgiftsmand må ikke etablere ex parte-kontakter, der vedrører de spørgsmål, der er under behandling af panelet i procedurerne.

VI. Uafhængighed og upartiskhed

10.

En voldgiftsmand skal være uafhængig og upartisk, skal undgå direkte og indirekte interessekonflikter, må ikke lade sig påvirke af egne interesser, udefrakommende pres, politiske overvejelser, offentlige protester, loyalitet over for en part eller frygt for kritik og skal undgå adfærd, der kunne udlægges som utilbørlig eller partisk.

11.

En voldgiftsmand må ikke hverken direkte eller indirekte påtage sig nogen forpligtelse eller acceptere nogen fordel, som på nogen måde kunne påvirke eller give indtryk af at påvirke vedkommendes varetagelse af sine opgaver på korrekt vis.

12.

En voldgiftsmand må ikke udnytte sin stilling som panelmedlem til at fremme personlige eller private interesser og skal undgå handlinger, som kunne give det indtryk, at andre befinder sig i en særlig position med hensyn til at påvirke vedkommende.

13.

En voldgiftsmand må ikke lade tidligere eller nuværende finansielle, forretningsmæssige, faglige, personlige, familiemæssige eller sociale forbindelser eller forpligtelser påvirke sin adfærd eller dømmekraft.

14.

En voldgiftsmand skal undgå at etablere forbindelser eller erhverve finansielle interesser, som kan formodes at påvirke vedkommendes upartiskhed, eller som med rimelighed kan formodes at give indtryk af utilbørlig eller partisk adfærd.

15.

Alle tidligere voldgiftsmænd skal undgå handlinger, der kan give det indtryk, at de var partiske under varetagelsen af deres opgaver eller drog fordel af voldgiftspanelets afgørelse.

VII. Fortrolighed

16.

En voldgiftsmand må ikke på noget som helst tidspunkt videregive ikke-offentlige oplysninger, der vedrører eller er opnået under den panelprocedure, som vedkommende er udpeget til at forestå. En voldgiftsmand må under ingen omstændigheder gøre brug af sådanne oplysninger til at opnå fordele for sig selv eller andre eller til at skade andres interesser.

17.

En voldgiftsmand må ikke videregive panelets afgørelse eller dele heraf, medmindre afgørelsen er gjort offentlig tilgængelig.

18.

En voldgiftsmand må ikke på noget som helst tidspunkt videregive et panels eller en voldgiftsmands synspunkter eller afgive udtalelser om den panelprocedure, som vedkommende er udpeget til at forestå, eller om de omtvistede spørgsmål i forbindelse med en sådan procedure.

19.

Forpligtelserne i henhold til stk. 16-18 finder fortsat anvendelse på en tidligere voldgiftsmand.

VIII. Andre forpligtelser

20.

En kandidat eller en voldgiftsmand skal videregive oplysninger om forhold vedrørende faktiske eller potentielle overtrædelser af denne adfærdskodeks til begge parter med henblik på at behandle disse hurtigst muligt og i fortrolighed.

21.

En voldgiftsmand skal træffe alle rimelige og passende foranstaltninger for at sikre, at dennes assistent og administrative personale er bekendt med og opfylder forpligtelserne i del III, IV, VI og VII i denne adfærdskodeks.

22.

Hver enkelt voldgiftsmand fører regnskab med og udarbejder en endelig opgørelse over den tid, der anvendes til panelproceduren, og sine udgifter, samt tid og udgifter for vedkommendes assistenter.