»Støtte til informationsforanstaltninger vedrørende den fælles landbrugspolitik«

Denne forslagsindkaldelse bygger på Rådets forordning (EF) nr. 814/2000 af 17. april 2000 om informationsforanstaltninger vedrørende den fælles landbrugspolitik (1), hvor det fastlægges, hvilke typer af foranstaltninger EU kan give tilskud til, og hvilket indhold de kan have. I Kommissionens forordning (EF) nr. 2208/2002 (2), ændret ved Kommissionens forordning (EF) nr. 1820/2004 (3), er der fastsat gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 814/2000.

Indkaldelsen gælder forslag til informationsforanstaltninger som anført i artikel 3, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 814/2000, der skal finansieres via bevillinger på 2010-budgettet. Denne forslagsindkaldelse vedrører informationsforanstaltninger, som skal afvikles (herunder forberedes, gennemføres, følges op og evalueres) mellem 1. maj 2010 og 30. april 2011.

En informationsforanstaltning er et selvstændigt, sammenhængende arrangement med eget budget. De aktiviteter, der indgår i et sådant arrangement, strækker sig fra en enkel konference til en omfattende informationskampagne, der omfatter mange forskellige typer af informationsaktiviteter (f.eks. konferencer, audiovisuelle produktioner, mobile workshopper, …), som gennemføres i en eller flere regioner i medlemsstaterne. I forbindelse med sådanne kampagner skal de forskellige aktiviteter være indbyrdes forbundet, indeholde en klar beskrivelse af den overordnede metode og de tilstræbte resultater, og der bør lægges en passende og realistisk tidsplan for arbejdet i forhold til projektmålene. Foranstaltningerne skal gennemføres i EU-27 og overholde de frister, der fremgår af punkt 3 (løbetid og budget) nedenfor.

Som fastsat i artikel 4, stk. 2, i Kommissionens forordning (EC) nr. 2208/2002 skal ansøgerne til denne forslagsindkaldelse være juridiske personer, der har været lovligt oprettet i en medlemsstat i mindst to år, bl.a.:

Kommissionen søger forslag vedrørende informationsforanstaltninger, der fokuserer på følgende emner:

I denne forslagsindkaldelse søger Kommissionen ansøgninger vedrørende følgende typer af informationsforanstaltninger:

Målgrupperne for projekter inden for rammerne af denne indkaldelse af forslag er:

Denne forslagsindkaldelse vedrører informationsforanstaltninger, som skal afvikles (herunder forberedes, gennemføres, følges op og evalueres) mellem 1. maj 2010 og 30. april 2011.

Det samlede budget for de foranstaltninger, der skal gennemføres efter denne indkaldelse, er på 3 250 000 EUR. Beløbet vil blive fordelt mellem de foranstaltninger, der anses for at have den højeste kvalitet, på grundlag af tildelingskriterierne, jf. bilag III, punkt 2. Kommissionen forbeholder sig ret til at nedsætte dette samlede beløb og kun tildele en del af det.

Det søgte tilskudsbeløb fra Kommissionen skal ligge mellem 20 000 EUR og 200 000 EUR for hver informationsforanstaltning (inklusive et fast beløb til personaleudgifter).

Hvad der er støtteberettigede omkostninger, er defineret i bilag IV (udarbejdelse af budgettet). Der er et loft over Kommissionens bidrag til de udvalgte informationsforanstaltninger på 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger, eksklusive personaleudgifterne. Foruden dette beløb betales et fast beløb til dækning af alle personaleudgifterne. Dette faste beløb kan ikke overstige 10 000 EUR. I forbindelse med informationsforanstaltninger af særlig interesse, og hvis der anmodes herom i ansøgningen, kan bidraget fra Kommissionen hæves til højst 75 %.

En informationsforanstaltning betragtes som værende af særlig interesse, jf. artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 2208/2002, hvis følgende fire betingelser er opfyldt:

Der tillades ingen forudbetaling for de informationsforanstaltninger, som har fået tildelt støtte efter denne forslagsindkaldelse. Selv om Kommissionen udvælger en ansøgning, er den ikke forpligtiget til at yde hele det søgte beløb. Tilskuddet kan under ingen omstændigheder overstige det søgte beløb.

Hver ansøger må kun søge støtte til én informationsforanstaltning i hvert regnskabsår.

Ansøgninger opstilles med anvendelse af de relevante skemaer, som findes på denne internet-adresse: http://ec.europa.eu/comm/agriculture/grants/capinfo/index_en.htm

Ansøgerne kan skrive ansøgningerne på et af EU's officielle sprog. For at fremskynde sagsbehandlingen opfordres ansøgerne dog til at indsende ansøgningerne på engelsk eller fransk. Hvis dette ikke er muligt, bør ansøgerne i det mindste vedlægge en oversættelse af indholdet af skema nr. 3 på engelsk eller fransk.

Ansøgningen skal indeholde følgende dokumenter, som findes på ovennævnte webadresse:

Senest den 31. oktober 2009 (poststemplets dato er afgørende) skal der indsendes et papireksemplar af den komplette ansøgning som anbefalet brev med kvittering for modtagelse til følgende adresse:

Ansøgningen skal fremsendes i dobbelt kuvert eller papæske. På den inderste kuvert eller papæske anføres, foruden adressen på den tjeneste, der er angivet i indkaldelsen af forslag, påtegningen »Call for Proposals — Not to be opened by the mail service« (Indkaldelse af forslag — Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs hen over tapen.

Da alle dokumenter, som Kommissionen modtager, skal scannes side for side, bedes man undlade at sammenklipse siderne i såvel ansøgning som bilag. Af hensyn til miljøet opfordres ansøgerne desuden til at benytte genbrugspapir og skrive på begge sider.

Samtidig — og senest kl. 24.00 (Bruxelles-tid) den 31. oktober 2009 — skal ansøgerne desuden sende en elektronisk version af ansøgningen, som kun indeholder ansøgningsbrevet, skema nr. 1, 2 og 3 og budgettet, identiske med de papirer, der sendes med posten, til følgende mail-adresse:

Det er ansøgernes ansvar at indsende fuldstændige ansøgninger inden fristens udløb. Ansøgninger, der indsendes efter fristens udløb, tages ikke i betragtning.

Kommissionen registrerer ansøgningen og fremsender inden 15 arbejdsdage efter indsendelsesfristens udløb en bekræftelse af modtagelsen pr. e-mail med angivelse af det nummer, den har givet ansøgningen.

5.2. Undersøgelse af ansøgninger ud fra kriterierne for støtteberettigelse og udelukkelseskriterierne

Et ad hoc-udvalg undersøger, om ansøgningerne er støtteberettigede. Ansøgninger, der ikke opfylder et eller flere af kriterierne i bilag II (kriterier for støtteberettigelse og udelukkelseskriterier), afvises.

Alle ansøgninger, der er støtteberettigede, går videre til næste fase (undersøgelse ud fra udvælgelseskriterierne – ansøgernes tekniske og finansielle kapacitet).

5.3. Undersøgelse af ansøgninger ud fra udvælgelseskriterierne — ansøgernes tekniske og finansielle kapacitet

I denne fase undersøger udvalget de støtteberettigede ansøgeres tekniske og finansielle kapacitet på grundlag af oplysningerne i ansøgningen ud fra de beskrevne kriterier, jf. bilag III, punkt 1 (udvælgelseskriterier)

Alle ansøgninger, der opfylder kravene i denne fase, går videre til næste fase (bedømmelse ud fra tildelingskriterier).

I denne fase bedømmer udvalget ansøgningerne ud fra tildelingskriterierne, jf. bilag III, punkt 2 (tildelingskriterier). Kun ansøgninger, der har fået mindst 60 af de 100 mulige point, og mindst 50 % af de mulige point for hvert kriterium, i denne fase, vil blive indstillet til tilskud af udvalget. Selv om en ansøgning har fået 60 af de 100 mulige point, er dette imidlertid ingen garanti for, at der vil blive ydet et tilskud til en informationsforanstaltning. Kommissionen kan forhøje det mindste acceptable pointtal i lyset af antallet af godkendte ansøgninger og de disponible budgetmidler.

Ansøgninger, der har fået færre end 60 af de 100 mulige point eller under 50 % af de mulige point for hvert kriterium, afvises, og ansøgeren modtager en skriftlig begrundelse for afvisningen.

Tildeles støtte, modtager ansøgeren en støtteaftale (model fås på webadressen i indkaldelsens punkt 4.1), hvis beløb er anført i euro, og som nærmere angiver finansieringsbetingelser og -niveau, som kan være lavere end det søgte beløb. I tilfælde af regnefejl, eller såfremt omkostninger ikke betragtes som støtteberettigede, vil budgettet blive korrigeret af Kommissionens tjenestegrene. Hvis korrektionen medfører, at de samlede omkostninger bliver større, vil det søgte beløb forblive uændret, og ansøgerens bidrag vil blive forhøjet i overensstemmelse hermed.

Bedømmelsesproceduren forventes afsluttet den 30. april 2010. Kommissionens tjenestegrene har ikke bemyndigelse til at oplyse ansøgere om status for bedømmelsen af deres ansøgning, før der træffes beslutning om tildeling. Ansøgerne anmodes derfor om ikke at ringe eller skrive til Kommissionen vedrørende resultatet af deres ansøgning inden den forventede ovennævnte dato.

Modtagerne af tilskud forpligtes kontraktligt til på passende måde og på tilskudsaftalens vilkår at sørge for, at det i alt informationsmateriale eller udgivelser vedr. foranstaltningen — så længe den er aktuel — nævnes, at den er EU-støttet.

Her skal der samtidig gøres opmærksom på, at materialets eller udgivelsens ophavsmand, uanset medie, har det fulde ansvar for informationsforanstaltningens indhold, og at Kommissionen ikke er ansvarlig for, hvilken brug der måtte blive gjort af oplysningerne heri.

Dokumentation for denne offentlige omtale skal medtages i de afsluttende tekniske gennemførelsesrapporter. En logomodel kan hentes på webadressen http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download_en.htm

Hvis den tilskudsmodtagende organisation ikke opfylder disse forpligtelser, forbeholder Kommissionen sig ret til at beskære tilskudsbeløbet til den pågældende informationsforanstaltning eller helt afvise at udbetale tilskuddet.

Europa-Kommissionen sikrer, at alle personoplysninger i ansøgningen behandles i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 (6) om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Dette gælder navnlig fortroligheden og sikkerheden af sådanne oplysninger.

(4) For denne type foranstaltning giver støtteaftalen udtrykkeligt Kommissionen tilladelse til at benytte reproduktions- og distributionsrettighederne for de produkter eller programmer — eller dele heraf — som er beskrevet i foranstaltningen, til ikke-kommercielle formål, på ethvert medie, i en ubegrænset periode og uden territoriale begrænsninger.

BILAG I

YDERLIGERE DOKUMENTER, DER SKAL VEDLÆGGES ANSØGNINGEN

En fuldstændig ansøgning skal (ud over ansøgningsbrevet, standardansøgningen og budgetoplysningerne, hvortil skemaer fås på web-adressen i indkaldelsens punkt 4.1) omfatte alle nedenstående yderligere dokumenter. Ansøgerne skal sikre, at dokumenterne vedlægges i nedenstående rækkefølge.

Dokument	Beskrivelse	Bemærkninger
Dokument A	Identifikationsskema for retlig enhed	Alle ansøgere. Model fås på web-adressen i indkaldelsens punkt 4.1.
Dokument B	Bankoplysninger	Alle ansøgere. Model fås på web-adressen i indkaldelsens punkt 4.1.
Dokument C	Vedtægter	Alle ansøgere, der ikke er offentlige organer.
Dokument D	En nyere udskrift, der viser, at ansøgeren er optaget i det lovbestemte officielle register i den medlemsstat, hvor ansøgeren har hjemsted (f.eks. meddelelsesblad eller virksomhedsregister), og hvoraf ansøgerens navn og adresse og registreringsdatoen klart fremgår.	Alle ansøgere.
Dokument E	Hvis ansøgeren er momsregistreret, kopi af momsregistreringen Hvis ansøgeren ikke har ret til at få refunderet moms, et officielt dokument til bekræftelse heraf.	Alle ansøgere. Hvis ansøgeren ikke har ret til at få refunderet moms, skal han/hun enten vedlægge en erklæring fra momsmyndigheden eller enhver anden ekstern person med ansvar for at udfærdige eller gennemgå regnskabet (selvstændig regnskabsfører, revisor…), eller i første omgang en egenerklæring. Der kan dog ikke indgås nogen støtteaftale, før den eksterne erklæring er tilvejebragt.
Dokument F	Balance og resultatopgørelse for de to seneste, afsluttede regnskabsår eller anden dokumentation (f.eks. saldobekræftelse fra banken) for ansøgerens finansielle stilling og evne til at opretholde sin aktivitet i hele informationsforanstaltningens løbetid.	Alle ansøgere, der ikke er offentlige organer.
Dokument G	CV for det personale, der forbereder, gennemfører, følger op på og evaluerer den foreslåede informationsforanstaltning.	Alle ansøgere og medarrangører.
Dokument H	Dokumentation for finansieringsbidrag fra andre bidragydere (selv hvis bidragyderen også er medarrangør) til den foreslåede informationsforanstaltning (mindst bestående af en officiel finansieringsbekræftelse fra hver af de forventede bidragydere med angivelse af informationsforanstaltningens betegnelse og bidragets størrelse).	Hvis relevant.
Dokument I	Hvis ansøgeren har til hensigt at benytte leverandører/underkontrahenter, og summen af alle ydelser fra én leverandør/underkontrahent overstiger 10 000 EUR, skal ansøgeren fremlægge mindst tre tilbud, der er indhentet fra tre forskellige virksomheder, og vedlægge det valgte tilbud samt en klar beskrivelse af de pågældende opgaver. Ansøgeren skal påvise, at den valgte leverandør/underkontrahent har givet det økonomisk mest fordelagtige bud, og begrunde sit valg, hvis det ikke er det billigste.	Hvis disse oplysninger ikke foreligger på ansøgningstidspunktet, skal de afgives senest sammen med de afsluttende tekniske og økonomiske gennemførelsesrapporter efter informationsforanstaltningen. I mangel heraf vil de pågældende omkostninger ikke anses som støtteberettigede.

BILAG II

KRITERIER FOR STØTTEBERETTIGELSE OG UDELUKKELSESKRITERIER

1. KRITERIER FOR STØTTEBERETTIGELSE

a) Kriterier for støtteberettigelse vedrørende ansøgeren:

—	Ansøgeren skal være en juridisk person, der har været lovligt oprettet i en medlemsstat i mindst to år. Dette skal fremgå klart af ansøgningen og bilagene. Ansøgere, der ikke har været lovligt oprettet i en medlemsstat i mindst to år, eller som ikke dokumenterer dette, afvises.

b) Kriterier for støtteberettigelse vedrørende ansøgningen:

Ansøgningen under denne forslagsindkaldelse skal opfylde alle følgende kriterier:

—	Den skal indsendes senest den 31. oktober 2009 (poststemplets dato er afgørende).

—	Den skal opstilles med anvendelse af de originale skemaer til ansøgningen og budgettet, der fås på internetadressen i punkt 4.1.

—	Den skal være skrevet på et af EU's officielle sprog.

—	Den skal indeholde alle de dokumenter, der er anført i indkaldelsens punkt 4.1.

—	Ansøgningsbrevet skal angive informationsforanstaltningens betegnelse og det søgte tilskudsbeløb og være underskrevet af ansøgerorganisationens behørigt bemyndigede repræsentant.

—	Ansøgere må kun indsende én ansøgning i hvert regnskabsår.

—

Det søgte tilskudsbeløb fra Kommissionen (inklusive det faste beløb til personaleudgifterne) skal ligge mellem 20 000 EUR og 200 000 EUR, idet medfinansieringsandelen (eksklusive det faste beløb til personaleudgifter) ikke kan overstige 50 % (eller 75 % ved foranstaltninger af særlig interesse, jf. punkt 3).

—

For budgettet for de foreslåede informationsforanstaltninger gælder følgende:

—	Det skal opstilles i euro.

—	Det skal indeholde ét udgifts- og ét indtægtsskema i balance.

—	Både udgifts- og indtægtsskemaet skal være dateret og underskrevet af ansøgerorganisationens behørigt bemyndigede repræsentant.

—	Det skal i detaljer være anført, hvilke beregninger (mængder, priser pr. enhed, samlede priser) og specifikationer der er anvendt ved udarbejdelsen. Ingen faste beløb (undtagen til personaleudgifter) vil blive godkendt.

—	Det skal overholde de maksimumsbeløb, som Kommissionen har fastsat for visse udgiftskategorier (jf. bilag IV og dokumentet »Maksimale opholdsudgifter (hotel), der kan godkendes af Kommissionen«, der fås på webadressen i punkt 4.1).

—	Hvis ansøgeren er momspligtig og har ret til at trække momsen fra, skal budgettet forelægges eksklusive moms.

—	Indtægtssiden skal oplyse det direkte bidrag fra ansøgeren, det søgte tilskud fra Kommissionen og i givet fald nærmere oplysninger om bidrag fra andre bidragydere samt alle indtægter, som projektet giver anledning til, herunder i givet fald deltagergebyrer.

—	Datoerne for den foreslåede informationsforanstaltning skal være mellem 1. maj 2010 og 30. april 2011.

—

Følgende foranstaltninger er ikke støtteberettigede:

—	foranstaltninger, der er omfattet af en lovmæssig forpligtelse

—	foranstaltninger, der modtager EU-støtte over en anden budgetpost

—	overskudsgivende foranstaltninger

—	generalforsamlinger eller vedtægtsbestemte møder.

Alle ansøgninger, der ikke opfylder et eller flere af ovennævnte kriterier, afvises som ikke støtteberettigede.

2. UDELUKKELSESKRITERIER

Kommissionen udelukker alle ansøgere, der befinder sig i en af de situationer, der er beskrevet i artikel 5 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2208/2002 og artikel 93, stk. 1, artikel 94 og artikel 96, stk. 2, litra a), i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (finansforordningen af 25. juni 2002 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget). Der kan ikke ydes tilskud til ansøgere, der i forbindelse med proceduren for ydelse af støtte befinder sig i en af følgende situationer:

—	Deres bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning.

—	De er ved en retskraftig dom dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om deres faglige hæderlighed.

—	De har i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv begået en alvorlig handling, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret.

—	De har ikke opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor de er etableret, i den ordregivende myndigheds land eller i det land, hvor aftalen skal effektueres.

—	De er ved en retskraftig dom dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets finansielle interesser.

—	De er i forbindelse med indgåelse af en anden aftale eller tildeling af et tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet fundet skyldige i grov misligholdelse, fordi de ikke har overholdt deres kontraktlige forpligtelser.

—	De befinder sig i en interessekonflikt.

—	De har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som bl.a. den anvisningsberettigede tjeneste har krævet, eller har ikke forelagt de krævede oplysninger.

Ansøgerne skal erklære på tro og love, at de ikke befinder sig i en af de ovennævnte situationer (se ansøgningsbrevet, der fås på webadressen i indkaldelsens punkt 4.1). Afhængigt af, hvordan analysen af de forvaltningsmæssige risici falder ud, kan Kommissionen anmode om yderligere dokumentation. Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, kan pålægges administrative og økonomiske sanktioner.

BILAG III

UDVÆLGELSES- OG TILDELINGSKRITERIER

1. UDVÆLGELSESKRITERIER

For at dokumentere deres tekniske kapacitet skal ansøgerne vise, at:

—	de råder over de nødvendige tekniske færdigheder af direkte relevans for forberedelsen, gennemførelsen, opfølgningen og evalueringen af den foreslåede informationsforanstaltning

—	de har mindst to års erfaring inden for det eller de foreslåede emner.

For at dokumentere deres finansielle kapacitet skal ansøgerne vise, at:

—	deres finansielle stilling er tilstrækkelig solid til, at de kan opretholde deres aktivitet i hele informationsforanstaltningens løbetid.

Ansøgernes tekniske og finansielle kapacitet vil blive bedømt på grundlag af de oplysninger, som ansøgerne har givet i ansøgningen. Kommissionen kan imidlertid udbede sig flere oplysninger. Ansøgerne gøres opmærksom på, at Kommissionen ikke yder forudbetaling for de informationsforanstaltninger, som har fået tildelt støtte efter denne forslagsindkaldelse. Ansøgerne skal selv afholde de samlede udgifter til informationsforanstaltningerne. Tilskuddet fra Kommissionen udbetales først efter godkendelsen af den afsluttende tekniske og økonomiske gennemførelsesrapport, der forelægges af modtagerne efter informationsforanstaltningen.

2. TILDELINGSKRITERIER

Hver informationsforanstaltning bedømmes af ad hoc-udvalget ud fra følgende kriterier:

(højst 25 point) Foranstaltningens relevans og almene interesse vurderes bl.a. ud fra:

—	i hvilket omfang foranstaltningens mål og indhold ligger på linje med de mål, der er fastsat i artikel 1 i forordning (EF) nr. 814/2000, og forslagsindkaldelsens hovedtemaer og mål (15 point)

—

hvilken kvalitet forslaget har samlet set. Projektforslagene skal indeholde en klar beskrivelse af den overordnede metode og de tilstræbte resultater. Foranstaltningen og budskaberne skal beskrives præcist, og ansøgerens og hver medarrangørs rolle og ansvarsområde skal afgrænses tydeligt. Programmet for foranstaltningen skal angives nærmere. Der bør lægges en passende og realistisk tidsplan for arbejdet i forhold til projektmålene (10 point).

(højst 25 point) Forslagets samlede merværdi vurderes bl.a. ud fra:

—	de lande, der berøres af foranstaltningen; foranstaltninger, der er målrettet mod et publikum i flere medlemsstater og/eller den brede offentlighed i de 12 nye medlemsstater, vil blive foretrukket (10 point)

—	hvor mange organisationer — ud over underkontrahenter — der er involveret i udformningen, gennemførelsen og formidlingen af foranstaltningen, og deres repræsentativitet (5 point)

—	hvilken finansiel kvalitet forslaget har. Forslagene bør vise, at foranstaltningen vil få god nytteværdi i forhold til den søgte finansieringsstøtte fra Kommissionen, og at det bliver omkostningseffektivt (10 point).

(højst 25 point) Foranstaltningens indvirkning og den valgte formidlingspolitik vurderes bl.a. ud fra:

—	hvor stor og repræsentativ målgruppen er, og hvilken kvalitet den har, indirekte begunstigede medregnet, set i forhold til foranstaltningstypen (10 point)

—	ansøgerens og medarrangørernes kapacitet til at sikre en effektiv opfølgning og formidle de opnåede resultater, og hvilke formidlingskanaler der anvendes (f.eks. presse, radio og tv, internet og direkte distribution), og hvilken rolle de spiller i foranstaltningen (15 point).

(højst 25 point) Evalueringen af foranstaltningen vurderes bl.a. ud fra:

—	begrundelsen for den interesse, foranstaltningen forventes at afføde, og hvordan resultaterne bedømmes efter foranstaltningens gennemførelse (15 point)

—	hvilke metoder (meningsmålinger, spørgeskemaer, statistikker osv.) der skal anvendes til at måle de formidlede budskabers gennemslagskraft (10 point).

Foranstaltningsforslag anses for at have højeste kvalitet og vil blive indstillet til tilskud af bedømmelsesudvalget, hvis de får mindst 60 af de 100 mulige point for ovenstående kriterier 1-4 og mindst 50 % af de mulige point for hvert kriterium. Kommissionen kan forhøje det mindste acceptable pointtal, hvis de disponible budgetmidler tilsiger det. Bemærk, at Kommissionens endelige beslutning om at yde tilskud kan afvige fra udvalgets forslag.

BILAG IV

UDARBEJDELSE AF BUDGETTET

Budgettet bør overholde alle de relevante regler i bilag II (kriterier for støtteberettigelse og udelukkelseskriterier). Det bør opstilles med anvendelse af de originale skemaer (udgifts- og indtægtsskemaer).

Udgiftsskemaet skal være specifikt og give en klar forståelse af hver udgift (f.eks. ingen anvendelse af »andet«). De forskellige udgiftskategorier bør afspejles i beskrivelsen af informationsforanstaltningen (skema nr. 3).

Indtægtsskemaet skal være specifikt og give en klar forståelse af hver indtægt/hvert finansieringsbidrag og overholde reglen om non profit. Dokumentation for bidrag fra andre bidragydere skal vedlægges (jf. dokument H i bilag I).

For at lette udarbejdelsen af budgettet findes et eksempel på et korrekt udfyldt budget på internetadressen i punkt 4.1.

Udgiftsskemaet i forbindelse med budgettet bør kun omfatte støtteberettigede omkostninger (jf. nedenfor).

Udgifter, der er afholdt før aftalens indgåelse, må ansøgeren selv tage ansvaret for, og de binder ikke Kommissionen, hverken juridisk eller økonomisk.

1. Støtteberettigede omkostninger

Støtteberettigede omkostninger ved informationsforanstaltningen er omkostninger, som modtageren faktisk har afholdt, og som opfylder følgende kriterier:

a)	De har forbindelse med aftalens genstand og er anført i det samlede anslåede budget for informationsforanstaltningen.

b)	De er nødvendige for gennemførelsen af den informationsforanstaltning, som tilskuddet vedrører.

c)	De er afholdt og betalt af støttemodtageren i løbet af informationsforanstaltningens løbetid som fastsat i støtteaftalens artikel I.2.2, dvs. dokumenteres ved originale bilag (se skemaet i punkt 3 nedenfor) og med dokumentation for betaling af udgifterne.

d)	De kan identificeres og kontrolleres, navnlig skal de være registreret i modtagerens regnskaber og fastlagt i overensstemmelse med de regnskabsstandarder, som gælder i det land, hvor modtageren er etableret, og i overensstemmelse med modtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning.

e)	De er rimelige og berettigede og opfylder kravene til forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til sparsommelighed og produktivitet.

f)	De opfylder kravene i den gældende skatte- og sociallovgivning.

LEVERANDØRER/UNDERKONTRAHENTER i forbindelse med ydelser, der overstiger 10 000 EUR

Bemærk venligst, at hvis ansøgeren har til hensigt at benytte leverandører/underkontrahenter, og summen af alle ydelser fra én leverandør/underkontrahent overstiger 10 000 EUR, skal ansøgeren forelægge Kommissionen mindst tre tilbud, der er indhentet fra mindst tre forskellige virksomheder, vedlægge det valgte tilbud og begrunde valget (ansøgeren skal påvise, at den valgte leverandør/underkontrahent har givet det økonomisk mest fordelagtige bud, og begrunde sit valg, hvis det ikke er det billigste).

Disse dokumenter skal fremsendes hurtigst muligt til Kommissionen og senest sammen med de afsluttende tekniske og økonomiske rapporter.

Mangler de, kan Kommissionen anse de pågældende omkostninger for ikke at være støtteberettigede.

2. Ikke støtteberettigede omkostninger

Følgende omkostninger er ikke støtteberettigede:

—	bidrag i naturalier

—	uspecificerede eller faste udgifter, bortset fra personaleudgifter

—	indirekte omkostninger (husleje, elektricitet, vand, gas, forsikringer, skatter og afgifter osv.)

—	udgifter til kontormateriel (papir, kontorartikler osv.)

—	udgifter til køb af nyt eller brugt udstyr

—	afskrivningsomkostninger fra udstyr

—	udgifter, der ikke er opført i budgetoverslaget

—	moms, medmindre støttemodtageren kan dokumentere, at han/hun ikke kan få moms refunderet efter den gældende nationale lovgivning

—	kapitalafkast

—	gæld og gældsydelser

—	hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab eller forpligtelser

—	skyldige renter

—	tvivlsomme fordringer

—

kurstab

—	udgifter, der er angivet af støttemodtageren og dækket i forbindelse med en anden foranstaltning eller et arbejdsprogram, hvortil der er ydet et fællesskabstilskud

—	uforholdsmæssigt store eller unødvendige udgifter.

3. Særlige bestemmelser om støtteberettigede omkostninger og krav om udgiftsbilag

Udgiftskategori

Støtteberettiget

Krav om udgiftsbilag (NB. Hvis der er anført flere bilag, skal alle vedlægges)

Personaleudgifter

Ansatte

Der vil blive betalt et fast beløb på højst 10 000 EUR til dækning for personaleudgifter til forberedelse, gennemførelse, opfølgning og evaluering.

NB! Hvis de endelige udgifter, der betragtes som støtteberettigede (eksklusive fast beløb til personaleudgifter), er under 15 000 EUR, vil det faste beløb til dækning af personaleudgifter blive begrænset til højst 5 000 EUR.

Der kræves ikke bilag for at modtage det faste beløb.

Med henblik på analyser vil modtagerne imidlertid blive anmodet om at vedlægge et dokument med oplysning om de faktisk afholdte personaleudgifter i forbindelse med informationsforanstaltningen.

2.	Selvstændige

—	Faktura med — som minimum — oplysning om foranstaltningens betegnelse, arten af det udførte arbejde og datoer for udførelsen af arbejdet.

—	Bevis for betaling.

Transport-omkostninger (1)

Tog

Udgifter til rejse på anden klasse ad den korteste strækning (2).

—

Billet

—	Bevis for betaling.

Fly

Reservationsgebyr og flyverejsens pris på økonomiklasse og på de mest favorable vilkår på markedet (APEX, PEX, Excursion osv.)

—	Elektronisk online-reservation (med prisangivelse).

—	Brugt boardingkort. Af boardingkortet skal fremgå navn, dato, afgangs- og ankomststed.

—	I givet fald fakturaen fra rejsebureauet.

—	Bevis for betaling.

Bus

Rejse mellem byer ad den korteste strækning

—	Faktura med — som minimum — oplysning om udrejse- og hjemrejsested, antal passagerer og rejsedatoer.

—	Bevis for betaling.

Færge

—

Billet

—	Bevis for betaling.

Indkvartering

1.	Under forberedelsen af informationsforanstaltningen:

Hoteludgifter indtil et maksimumsbeløb pr. overnatning, afhængigt af land. Dette maksimumsbeløb er oplyst på det websted, hvis adresse er anført i indkaldelsens punkt 4.1 (»Maksimale opholdsudgifter (hotel), der kan godkendes af Kommissionen«)

—	Detaljeret hotelregning med oplysning om personernes navne og overnatningsdatoerne. Hvis regningen vedrører en gruppe, skal de samme oplysninger være anført.

—	Støttemodtagerens beskrivelse af formålet med indkvarteringen, forbindelsen til den medfinansierede informationsforanstaltning og de pågældende personers rolle i forbindelse med foranstaltningen.

—	I givet fald mødereferatet.

—	Bevis for betaling.

2.	Under gennemførelsen af informationsforanstaltningen:

—	Detaljeret hotelregning med oplysning om personernes navne og overnatningsdatoerne. Hvis regningen vedrører en gruppe, skal de samme oplysninger være anført.

—	Deltagerliste underskrevet af deltagerne som krævet til den tekniske rapport (jf. støtteaftalens artikel I.5.2.2).

—	Bevis for betaling.

Måltider

Kun under gennemførelsen af informationsforanstaltningen indtil et maksimumsbeløb (eksklusive moms) på

—	5 EUR pr. person for kaffepause

—	25 EUR pr. person for frokost

—	40 EUR pr. person for middag

—	Samlet faktura (3) (fra cateringvirksomhed, hotel, konferencecenter, …) med — som minimum — oplysning om informationsforanstaltningens betegnelse, datoen, antallet af personer, arten af leverede ydelser (kaffepauser, frokoster og/eller middage), priserne pr. enhed og den samlede pris.

—	Deltagerliste underskrevet af deltagerne som krævet til den tekniske rapport (jf. støtteaftalens artikel I.5.2.2).

—	Bevis for betaling.

Tolkning

1.	Ansatte: Udgifter til ansatte oversættere afholdes af det faste maksimalbeløb under udgiftskategorien »personaleudgifter«.

Der kræves ikke bilag.

2.	Selvstændige: Indtil 600 EUR om dagen (eksklusive moms).

—	Faktura med — som minimum — oplysning om informationsforanstaltningens betegnelse, hvilke sprog der er blevet tolket til og fra, på hvilke datoer, og i hvor mange timer.

—	Bevis for betaling.

Oversættelse

1.	Ansatte: Udgifter til ansatte oversættere afholdes af det faste maksimalbeløb under udgiftskategorien »personaleudgifter«.

Der kræves ikke bilag.

2.	Selvstændige: Indtil 45 EUR per side (eksklusive moms).

NB. En side svarer til 1 800 typeenheder uden mellemrum.

—	Faktura med — som minimum — oplysning om informationsforanstaltningens betegnelse, hvilke sprog der er blevet oversat til og fra, og hvor mange sider.

—	Bevis for betaling.

Honorarer til eksperter og talere

Indtil 600 EUR om dagen (eksklusive moms).

Der ydes ikke tilskud til ekspert- og talerhonorarer, når vedkommende er ansat i en offentlig national eller international institution eller i en af EU-institutionerne eller er medlemmer af eller ansatte i den organisation, der modtager støtte, eller i en dertil knyttet organisation.

For udgifter til indkvartering og transport: se disse udgiftskategorier.

—	Faktura med — som minimum — oplysning om informationsforanstaltningens betegnelse, arten af det udførte arbejde og datoer for udførelsen af arbejdet.

—	Endeligt konferenceprogram med oplysning om talerens navn og funktion.

—	Bevis for betaling.

Leje af konferencelokale og materiel

NB: Leje af simultantolkebokse indtil 750 EUR/dag (eksklusive moms).

Faktura med — som minimum — oplysning om informationsforanstaltningens betegnelse, arten af det lejede materiel og datoerne for leje af konferencelokaler og materiel.

—	Bevis for betaling.

Forsendelses-omkostninger

Post- eller kurertjeneste til forsendelse af dokumenter i forbindelse med informationsforanstaltningen (indbydelser m.m.)

Detaljeret faktura med — som minimum — oplysning om foranstaltningens betegnelse og antallet af afsendte dokumenter eller postkvittering samt ansøgerens begrundelse.

—	Bevis for betaling.

(1) Det er kun udgifter til offentlig transport (tog, fly, færge), der finansieres. Det skal dog bemærkes, at udgifter til bus, metro, sporvogn og taxa ikke er støtteberettigede.

(2) Rejses der ikke på anden klasse, betragtes udgifterne kun som støtteberettigede, hvis der fremlægges et bevis fra transportvirksomheden, der viser, hvad det koster at rejse på anden klasse, og i så fald er de støtteberettigede udgifter begrænset til dette beløb.

(3) Individuelle restaurantregninger accepteres ikke.