Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

bemærker, at myndigheden indledte sin virksomhed den 17. oktober 2019 og opnåede finansiel autonomi den 26. maj 2021, og at den efter færdiggørelsen af hjemstedsaftalen med Den Slovakiske Republik indledte sine aktiviteter i sine lokaler i Bratislava i september 2021; glæder sig over, at myndigheden har påbegyndt sit arbejde og fremhæver, at dette er den første dechargeprocedure;

bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2021 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad i forpligtelsesbevillinger for det pågældende år på 95,80 %, og at gennemførelsesraten for indeværende års betalingsbevillinger var på 30,38 %;

understreger, at myndighedens arbejde har været i opstartsfasen; er klar over, at der er behov for yderligere udvikling og integration af interne processer i den kommende periode, indtil de bliver fuldt operationelle i 2024;

minder om betydningen af at styrke forvaltnings- og kontrolsystemerne for at sikre, at myndigheden fungerer korrekt; fastholder på det kraftigste kravet om en effektiv forvaltning og kontrolsystemer for at undgå potentielle tilfælde af interessekonflikter, manglende forudgående eller efterfølgende kontrol, utilstrækkelig forvaltning af budgetmæssige og retlige forpligtelser og manglende registrering af forhold i registret over undtagelser;

Performance

bemærker, at projektet om udvikling af et struktureret resultatstyringssystem, der vil støtte udviklingen af sammenhængende centrale resultatindikatorer, som oprindeligt var planlagt til 2021, blev forsinket og i øjeblikket er under gennemførelse; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

understreger resultaterne af myndighedens første sektorspecifikke initiativ med fokus på mobile arbejdstageres og deres arbejdsgiveres rettigheder inden for sæsonarbejde, dens handlingsplan og relaterede kampagne, der gennemføres i samarbejde med medlemsstaterne, arbejdsmarkedets parter og andre interessenter, og som samler alle myndighedens operationelle opgaver;

bemærker med tilfredshed, at myndigheden i 2021 støttede de første ti samordnede og fælles inspektioner, med deltagelse af 11 medlemsstater; bemærker endvidere, at den europæiske platform til bekæmpelse af sort arbejde blev gnidningsløst integreret i myndigheden i 2021, og at myndigheden i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/1149 (2) overtog nogle specifikke ansvarsområder for det europæiske arbejdsformidlingsnet (Eures) fra Kommissionen, navnlig Eures-netværkets styrings- og uddannelses- og kommunikationsaktiviteter og ejerskabet af Eures-portalen;

bemærker med tilfredshed, at myndigheden færdiggjorde de fornødne rammer for at kunne iværksætte sin mæglingsopgave i begyndelsen af 2022, og at myndighedens bestyrelse i december 2021 vedtog regler for mæglingsproceduren og iværksatte en procedure til varetagelse af de forskellige mæglingsfunktioner;

bemærker med tilfredshed, at myndigheden uddybede sit samarbejde med andre EU-organer og -organisationer; glæder sig over de første aftaler med SOLVIT-netværket og Den Administrative Kommission for Koordinering af Sociale Sikringsordninger, der blev afsluttet i 2021; bemærker endvidere, at myndigheden indledte forhandlingerne om andre samarbejdsordninger, herunder med Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (Eurofound) og Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (EU-OSHA); bemærker endvidere, at myndigheden og Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol) i september 2021 støttede medlemsstaternes bestræbelser på at bekæmpe udnyttelse af arbejdskraft i sæsonarbejde; opfordrer indtrængende myndigheden til yderligere at undersøge mulighederne for at udvide sine arbejdsordninger og ressourcedeling af overlappende opgaver med andre EU-organer;

10.

bemærker, at alle de aktiviteter, der var planlagt i arbejdsprogrammet for 2021, blev gennemført, dog med undtagelse af personaleudvekslingsprojekter og projekter om gensidig bistand under den europæiske platform for bekæmpelse af sort arbejde; anerkender, at manglen på applikationer til disse efterspørgselsstyrede aktiviteter kan tilskrives coronapandemien; bemærker, at bestyrelsen mener, at de resultater, som myndigheden har opnået i sit andet aktivitetsår, danner grundlaget for opbygningen af en fuldt operationel og digitaliseret myndighed inden 2024;

Personalepolitik

11.

er bekymret over, at stillingsfortegnelsen pr. 31. december 2021 var 84,21 % gennemført, med 32 midlertidigt ansatte ud af de 38 midlertidig stillinger, der var normeret i henhold til Unionens budget; bemærker, at der derudover arbejdede 11 kontraktansatte og 41 udstationerede nationale eksperter (inklusive 27 nationale forbindelsesofficerer) for myndigheden i 2021; bemærker, at myndigheden opnåede en betydelig vækst i sin arbejdsstyrke efter en intensiv rekrutteringsindsats i 2021 i overensstemmelse med en af dens centrale prioriteter;

12.

henleder imidlertid opmærksomheden på, at myndigheden har den største andel af udstationerede nationale eksperter (60 ud af 144 ansatte i stillingsfortegnelsen 2023) sammenlignet med Unionens øvrige decentraliserede agenturer; opfordrer til, at 15 stillinger for udstationerede nationale eksperter konverteres til stillinger for midlertidige ansatte, hvormed myndigheden vil kunne gøre brug af hensigtsmæssige personaleressourcer i den videre gennemførelse af dens mission;

13.

bemærker den manglende kønsbalance i myndighedens øverste ledelse, hvor 4 ud af 6 (67 %) er mænd; bemærker den manglende kønsbalance i myndighedens bestyrelse, hvor 20 ud af 33 (61 %) er mænd; bemærker den manglende kønsbalance i myndighedens samlede personale, hvor 23 ud af 43 (53 %) er kvinder; bemærker kønsrepræsentationen blandt udstationerede nationale eksperter (herunder nationale forbindelsesofficerer) (49 % kvinder og 51 % mænd); bemærker endvidere, at myndigheden havde 14 nationaliteter baseret på sine stillinger i stillingsfortegnelsen (vedtægtsomfattet personale) ved udgangen af 2021, og at den planlagde en yderligere stigning af repræsenterede nationaliteter til 18 i 2022; opfordrer indtrængende myndigheden til med højeste prioritet at overveje geografisk balance i sine ansættelsesprocedurer og rapportere enhver udvikling i den henseende til dechargemyndigheden; minder om betydningen af at sikre kønsbalance blandt personalet og opfordrer myndigheden til at tage dette aspekt i betragtning med hensyn til fremtidige udnævnelser inden for den øverste ledelse; opfordrer endvidere medlemsstaterne til at tage hensyn til dette, når de udnævner deres medlemmer af bestyrelsen eller udsendte nationale eksperter;

14.

bemærker, at myndigheden vedtog sin første organisationsstruktur i 2021, fastlagde sine organisationsrammer og fortsatte arbejde med at indføre og udarbejde interne regler og procedurer, og at den i samarbejde med hele personalet har udformet sin opgave- og værdibeskrivelse, der repræsenterer mangfoldigheden og kulturen blandt medarbejderne; bemærker endvidere, at myndigheden arbejder på at blive fuldt operationel i 2024;

15.

bemærker, at myndigheden vedtog politikken for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af psykisk og seksuel chikane i marts 2022, hvorefter den begyndte at afholde obligatoriske workshopper om bekæmpelse af chikane for alle medarbejdere, herunder eksterne kontrahenter, samt særlige møder for ledere; bemærker endvidere, at myndigheden i juni 2022 iværksatte en indkaldelse af interessetilkendegivelser fra fortrolige rådgivere; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

16.

minder om vigtigheden af at udvikle en langsigtet HR-politik for balance mellem arbejdsliv og privatliv, livslang vejledning og tilbuddet om specifikke uddannelsesmuligheder med henblik på karriereudvikling, kønsbalance på alle personaleniveauer, telearbejde, retten til at være offline, forbedring af den geografiske balance for at have en passende repræsentation fra alle medlemsstater og rekruttering og integration af personer med handicap samt sikring af, at de behandles lige, og at deres muligheder fremmes i vid udstrækning;

Udbud

17.

bemærker, at myndigheden i 2021 gjorde bedst mulig brug af de eksisterende interinstitutionelle rammekontrakter for sine administrative og operationelle aktiviteter, samtidig med at den iværksatte udbud (forhandlet, åbent), når det var nødvendigt; bemærker endvidere, at myndigheden afsluttede i alt 106 udbudsprocedurer og underskrev seks serviceleveranceaftaler;

18.

bemærker, at myndigheden i 2021 iværksatte e-udbudsmodulerne ABAC Assets, e-tendering, e-submission og Public Procurement Management Tool (PPMT); bemærker, at myndigheden i 2022 begyndte at anvende PPMT;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed

19.

bemærker, at myndigheden er i færd med at udvikle en omfattende politik om interessekonflikter, og at forretningsordenen for myndighedens organer (bestyrelsen, interessentgruppen, myndighedens arbejdsgrupper) indeholder bestemmelser om interessekonflikter; bemærker endvidere, at erklæringer om interessekonflikter for bestyrelsesmedlemmer er på plads og er offentlige;

20.

bemærker, at myndigheden offentliggør den administrerende direktørs CV og arbejder på at offentliggøre andre relevante CV'er i 2023; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

21.

bemærker, at myndigheden i 2021 havde møder med eksterne interessenter såsom fagforeningsrepræsentanter, repræsentanter for arbejdsgiverorganisationer og virksomheder, nationale myndigheder og nationale institutioner; bemærker med bekymring, at myndigheden ikke har et centraliseret register over relevante møder med eksterne interessenter og ikke agter at oprette et sådant register før 2023; opfordrer myndigheden til at oprette et sådant register så hurtigt som muligt og til at rapportere enhver udvikling i denne henseende til dechargemyndigheden;

22.

noterer sig med tilfredshed, at myndigheden den 25. maj 2021 vedtog Kommissionens retningslinjer for whistleblowing;

23.

fastholder, at det er nødvendigt at indføre mere systematiske regler om gennemsigtighed, uforenelighed, interessekonflikter, ulovlig lobbyvirksomhed og svingdørssituationer; opfordrer myndigheden til at styrke sine interne kontrolmekanismer, herunder at oprette en intern mekanisme for bekæmpelse af korruption;

Intern kontrol

24.

bemærker med bekymring, at selv om myndighedens bestyrelse i henhold til Revisionsrettens beretning godkendte Kommissionens interne revisionstjenestes mandat (i 2021) og myndighedens interne kontrolramme (i 2020), havde myndigheden endnu ikke vedtaget en passende risikostyrings- og kontrolstrategi og havde heller ikke vedtaget chartret for den anvisningsberettigede, chartret for de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede eller revisorens charter, og at disse mangler hindrer gennemførelsen af myndighedens interne kontrolramme; noterer sig på baggrund af myndighedens svar, at den har færdiggjort risikovurderingsprocessen og har indført flere politikker og procedurer til gennemførelse af den interne kontrolramme, og at den løbende arbejder på at styrke denne kontrolramme yderligere og planlægger at vedtage de relevante chartre; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

25.

bemærker, at myndigheden ifølge Revisionsrettens beretning registrerede aktiver til en samlet værdi af 73 118 EUR i ABAC-aktiver og i opgørelsen, at disse aktiver hovedsagelig bestod af kontormøbler, og at myndigheden tildelte hver artikel en lageridentifikation og en fremtidig placering; bemærker imidlertid, at aktiverne på grund af coronapandemien ikke var mærket på tidspunktet for revisionen og endnu ikke var placeret på deres tildelte placeringer; bemærker endvidere, at manglen på fuldstændige og ajourførte fortegnelser, der angiver placeringen af myndighedens materielle aktiver, er i strid med finansforordningens artikel 87 og påvirker myndighedens evne til at sikre beskyttelsen af dens aktiver negativt; noterer sig myndighedens svar om, at de materielle aktiver som følge af coronapandemiens restriktive foranstaltninger for nylig var blevet placeret i de udpegede områder i henhold til placeringsplanen og antallet af medarbejdere, og at mærkningsprocessen og den fysiske færdiggørelse af fortegnelserne er blevet færdiggjort;

26.

bemærker at myndigheden ifølge Revisionsrettens beretning den 11. december 2020 undertegnede en specifik kontrakt om Eures-uddannelsesaktiviteter for første kvartal af 2021 på 299 437 EUR, og at der den 9. november 2021 blev undertegnet en ny rammekontrakt til en værdi af 12 mio. EUR og en maksimal varighed på 48 måneder med henblik på at levere Eures-uddannelsesaktiviteter, og at der ikke blev foretaget nogen betalinger i forbindelse med denne rammekontrakt i 2021; bemærker endvidere, at myndigheden ifølge Revisionsrettens beretning ikke indførte forudgående eller efterfølgende kontrol af de operationelle og finansielle aspekter af uddannelsesaktiviteterne på grundlag af direkte dokumentation fra de gennemførte uddannelsesaktiviteter og i stedet baserede sig på rapporter fra undervisere, og at denne mangel på formaliserede procedurer baseret på direkte dokumentation kan udgøre en risiko for undergravelse af gennemførelsen af forvaltningsdirektiverne og af opfyldelsen af myndighedens mål;

27.

bemærker, at myndigheden anerkendte behovet for at etablere en passende struktur internt for at indføre formaliserede procedurer baseret på direkte dokumentation som svar på Revisionsrettens anmærkning; bemærker, at myndigheden anvender direkte kontrol i forbindelse med uddannelsesaktiviteter, og at den fra 2023 vil oprette en mekanisme for direkte kontrol, i henhold til hvilken myndighedens personale vil deltage i 10 % af de kurser, der udbydes af Eures, omfattende eksempler på alle uddannelsestyper og -formater, overvåge gennemførelsen af kurserne, og at der vil blive fulgt op på de vurderede kurser med en tilfredshedsundersøgelse blandt deltagerne;

28.

bemærker, at myndigheden vedtog og gennemførte sin strategi for bekæmpelse af svig for 2021-2023, og at gennemførelsen af strategien overvåges via en særlig handlingsplan;

Digitalisering og den grønne omstilling

29.

bemærker, at myndigheden har opbygget IKT-løsninger omkring Microsoft 365 og Kommissionens systemer, der deles mellem forskellige institutioner, og som er tilgængelige via en sikret VPN-løsning, som blev gennemgået af uafhængige konsulenter og CERT-EU; bemærker endvidere, at myndigheden har konfigureret en IKT-sikkerhedsovervågningsløsning, der gør det muligt at overvåge CERT-EU på grundlag af en serviceleveranceaftale;

30.

bemærker, at myndighedens cybersikkerhedspolitik vil blive udviklet i 2023 med input fra IKT-strategi- og -agenturtilgangen til den nye forordning om cybersikkerhed; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

31.

minder om betydningen af at øge digitaliseringen af myndigheden med hensyn til interne operationer og forvaltning, men også med henblik på at fremskynde digitaliseringen af procedurerne; understreger nødvendigheden af, at myndigheden fortsat er proaktiv i denne henseende med henblik på at undgå en digital kløft mellem agenturerne; gør imidlertid opmærksom på behovet for at træffe alle de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver risiko med hensyn til onlinesikkerheden af de behandlede oplysninger;

32.

tilskynder myndigheden til at arbejde tæt sammen med ENISA (Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed); foreslår, at alt personale i myndigheden regelmæssigt tilbydes ajourførte cybersikkerhedsrelaterede uddannelsesprogrammer; opfordrer myndigheden til at udvikle sin cybersikkerhedspolitik hurtigere og til at forelægge den for og rapportere tilbage til dechargemyndigheden herom inden den 31. december 2023;

33.

bemærker med tilfredshed, at myndighedens hovedkvarter i Slovakiet (bygningen Landererova 12 (L12)) har modtaget guldcertifikatet »Lederskab inden for energi og miljøvenligt design«;

Forretningskontinuitet under covid-19-krisen

34.

bemærker med bekymring på baggrund af Revisionsrettens beretning, at myndigheden endnu ikke har vedtaget en forretningskontinuitetsplan, og at manglen på en fastlagt og omfattende plan for forretningskontinuitet udgør en stor intern svaghed; noterer sig på baggrund af myndighedens svar, at der på grund af coronapandemien var etableret en løsning for forretningskontinuitet på telearbejde på daglig basis, og at myndigheden anerkender betydningen af et omfattende dokument, der beskriver forretningskontinuitetsplanen, som efter planen skal være afsluttet i 2023; opfordrer myndigheden til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om udviklingen i den henseende;

35.

bemærker med tilfredshed rapporten om indvirkningen af telearbejde under coronapandemien på den gældende sociale sikring og en intern vurdering af pandemiens indvirkning på myndighedens aktivitetsområder;

Øvrige bemærkninger

36.

bemærker, at myndigheden i 2021 videreudviklede sine kommunikationsaktiviteter med et stigende antal følgere på de sociale medier, oprettelsen af nye websteder på yderligere sociale medieplatforme og en stigning i interaktivt og mere engagerende indhold såsom videoer og fortsatte med at udvikle sit websted, sin visuelle identitet, sit logo og andre genstande, der vil øge myndighedens synlighed og genkendelsesværdi; opfordrer myndigheden til at intensivere sin indsats med hensyn til at formidle relevante oplysninger om dets performance til unionsborgerne og offentligheden i et klart og tilgængeligt sprog; opfordrer indtrængende myndigheden til at sikre større gennemsigtighed og offentlig ansvarlighed ved at udnytte medierne og de sociale mediekanaler bedre;

37.

glæder sig over myndighedens engagement på forvaltningsniveau med Eurofound, EU-OSHA og Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (EIGE) og udvekslingerne om udkast til arbejdsprogrammer med Eurofound, Det Europæiske Kemikalieagentur (ECHA) og EIGE med henblik på at sikre synergi i de respektive arbejdsprogrammer;

38.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 10. maj 2023 (3) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(2) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/1149 af 20. juni 2019 om oprettelse af en europæisk arbejdsmarkedsmyndighed, om ændring af forordning (EF) nr. 883/2004, (EU) nr. 492/2011 og (EU) 2016/589 og om ophævelse af afgørelse (EU) 2016/344 (EUT L 186 af 11.7.2019, s. 21).