EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2021/1657

af 29. april 2021

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) for regnskabsåret 2019

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) for regnskabsåret 2019,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,

—	der henviser til udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0098/2021),

der henviser til, at det endelige budget for Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) (»agenturet«) for regnskabsåret 2019 ifølge dets oversigt over indtægter og udgifter (1) var på 288 403 000 EUR, hvilket er en væsentlig stigning på 40,23 % i forhold til 2018; der henviser til, at stigningen skyldtes det beløb, der var fremført fra 2018, og en stigning i arbejdsbyrden og personalet; der henviser til, at agenturets budget næsten udelukkende stammer fra Unionens budget;

B.	der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om agenturets årsregnskab for regnskabsåret 2019 (»Revisionsrettens beretning«) fastslår, at den har fået rimelig sikkerhed for, at agenturets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

beklager, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2019 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 44,51 %, hvilket er et fald på 30,67 % i forhold til 2018; bemærker, at den lave gennemførelsesgrad skyldtes manglende overensstemmelse mellem budgetplanlægningen for nye opgaver som fremlagt i de respektive finansieringsoversigter, der var udarbejdet af Kommissionen, og den faktiske dato for ikrafttrædelsen af de relevante retsakter eller fuldførelsen af efterfølgende retsakter samt den sene vedtagelse og ikrafttrædelse af visse retsakter; bemærker, at agenturet som følge af den lave budgetgennemførelsesgrad returnerede 66 mio. EUR i betalingsbevillinger til Kommissionen, herunder 23 mio. EUR, som der ikke var anmodet om ved opstillingen af budgettet, og fremførte 159 mio. EUR i forpligtelsesbevillinger, hvilket blev godkendt af bestyrelsen; bemærker, at dette sætter spørgsmålstegn ved de planlægningsantagelser, der fremgår af Kommissionens finansieringsoversigter; bemærker, at opførelsen af betydelige midler på budgettet med henblik på gennemførelse af lovgivning, der endnu ikke er vedtaget, udgør en alvorlig risiko for den produktive anvendelse af bevillingerne, navnlig for de bevillinger, som agenturet ikke selv har anmodet om; bemærker, at Revisionsretten også rapporterede om problemet med budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2018; bemærker, at risici i forbindelse med opførelsen af midler på agenturets budget til lovgivning, der endnu ikke er vedtaget, ifølge agenturets svar systematisk indberettes til bestyrelsen; opfordrer agenturet til sammen med Kommissionen at forbedre overensstemmelsen mellem budgetplanlægningen og timingen af retsakter; opfordrer Kommissionen til at inddrage agenturet i udarbejdelsen af de respektive finansieringsoversigter så tidligt som muligt; bemærker endvidere, at udnyttelsesgraden for betalingsbevillingerne var på 92,28 %, hvilket svarer til et fald på 1,80 % i forhold til 2018;

bemærker med hensyn til opfølgningen af dechargemyndighedens bemærkning fra det foregående år vedrørende aftalen om etableringen af agenturets nye lokaler i Strasbourg, at agenturet indgav svarskrifter ved førsteinstansretten i Strasbourg den 15. maj 2018 og den 15. februar 2019, og at drøftelserne med henblik på at nå frem til en udenretslig bilæggelse blev genoptaget i april 2019; bemærker, at der mellem december 2019 og april 2020 fandt en yderligere udveksling af processkrifter sted i begge sager ved forvaltningsdomstolen i Strasbourg (et økonomisk krav og et krav om retslig overtagelse), og at forvaltningsdomstolen den 20. maj 2020 bekræftede, at fasen forud for retssagen var afsluttet for begge sager; bemærker, at retsmøder for begge sager fandt sted den 23. juli 2020, og at forvaltningsdomstolen fuldt ud afviste begge klager; bemærker, at sagsøgeren den 22. september 2020 indgav to appeller til appeldomstolen i forvaltningsretlige sager i Nancy; bemærker, at agenturets frist for at indgive svarskrifter til appeldomstolen i Nancy var den 10. februar 2021; opfordrer agenturet til at orientere dechargemyndigheden, så snart dommene fra appeldomstolen i forvaltningsretlige sager i Nancy er offentliggjort;

Performance

glæder sig over, at agenturet anvender visse værktøjer såsom centrale resultatindikatorer til at vurdere merværdien af sine aktiviteter til at forbedre sin budgetforvaltning, såsom antallet af kritiske mangler konstateret under sikkerhedstestning, procentdelen af konstaterede sikkerhedsrisici, der håndteres med sikrede sikkerhedskontroller, og andelen af aktiviteter, der nævnes i det årlige arbejdsprogram, som er gennemført eller forløber planmæssigt;

minder agenturet om behovet for regelmæssigt at gennemgå og ajourføre sit performancemålingssystem og centrale resultatindikatorer for at sikre agenturets effektive bidrag til Unionens politikker og dets ekspertise på EU-plan; opfordrer agenturet til nøje at analysere resultaterne af sin performancemåling og anvende denne analyse til at forbedre sin strategi og aktivitetsplanlægning;

understreger, at agenturet yder et vigtigt bidrag til et mere sikkert Europa ved at sikre det højst mulige niveau for informationssikkerhed og databeskyttelse i forbindelse med de oplysninger, der er betroet agenturet, levere tjenesteydelser af høj kvalitet og bidrage til at tilpasse medlemsstaternes teknologiske kapacitet til deres behov; henleder opmærksomheden på behovet for at træffe alle nødvendige foranstaltninger til at undgå enhver risiko for de behandlede oplysninger; minder om, at agenturets kapacitet til både at forbedre eksisterende informationssystemer og udvikle nye blev styrket af dets nye mandat, som trådte i kraft i december 2018; minder om, at 2019 var det første hele år efter ikrafttrædelsen af forordning (EU) 2018/1726 (2), og glæder sig over agenturets bestræbelser på at tilpasse sig disse nye bestemmelser;

bemærker med tilfredshed, at agenturet sigter mod at sikre omkostningseffektivitet og stordriftsfordele ved at samle ressourcer med og via andre agenturer gennem deltagelse i interinstitutionelle udbud og kontraktlige aftaler med andre tjenesteydere for at reducere de administrative omkostninger og undgå overlapning af horisontale tjenester; opfordrer agenturet til at udvide sin deltagelse i det interinstitutionelle samarbejde til også at omfatte områderne cybersikkerhed eller grøn omstilling; bemærker, at agenturet arbejder tæt sammen med agenturerne på området retlige og indre anliggender, og at der er etableret samarbejdsordninger og -planer med Det Europæiske Asylstøttekontor, Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde, Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde, Den Europæiske Unions Agentur for Uddannelse inden for Retshåndhævelse, Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder, Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed og Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning; tilskynder og opfordrer agenturet til fortsat aktivt at stræbe efter øget og bredere samarbejde og udveksling af god praksis med andre EU-agenturer med henblik på at forbedre effektiviteten, navnlig med hensyn til menneskelige ressourcer, bygningsforvaltning, IT-tjenester og sikkerhed;

bemærker i lyset af dechargemyndighedens bemærkninger og kommentarer i forbindelse med decharge for 2018, at agenturet forvalter tre separate, ikkeintegrerede store IT-systemer, og at de forskellige udviklingsfrister og begrænsninger, der følger af de separate retlige rammer, der regulerer disse systemer, har medført, at IT-systemerne er blevet opført separat på en ikkeintegreret måde; bemærker, at agenturet har iværksat udbuddet om den tværgående tekniske ramme, der har til formål at øge effektiviteten og stordriftsfordelene væsentligt og i højere grad afspejle den nye organisationsstruktur i driftsafdelingen, og opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne henseende;

bemærker, at agenturet i 2019 iværksatte et program for omstrukturering af agenturet benævnt eu-LISA 2.0 med det formål at tilpasse agenturets organisation til dets nye mandat og ansvarsområder, samtidig med at det sikres, at omorganiseringsprojektet er åbent, gennemsigtigt og involverer agenturets personale; bemærker, at agenturet afsluttede en ændring af sin organisationsstruktur den 1. september 2019, og at der er udformet og gennemført helt nye organisatoriske matrixstrukturer for driftsafdelingen og afdelingen for virksomhedsledelse;

glæder sig over den nye organisatoriske struktur, som agenturet har indført, og som styrker de kapaciteter, der er nødvendige for planlægningen af operationelle aktiviteter og de underliggende udbud, herunder levering af juridisk og teknisk input; opfordrer imidlertid til, at der gøres en yderligere indsats for at sikre overholdelse af udbudsreglerne og til mere præcise interne kontroller og rapportering;

10.

glæder sig over de fremskridt, der er gjort med hensyn til Revisionsrettens anbefalinger fra tidligere år, og over at agenturet siden begyndelsen af 2019 har offentliggjort stillingsopslag på Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors websted;

Personalepolitik

11.

bemærker med bekymring, at stillingsfortegnelsen pr. 31. december 2019 kun var gennemført med 89,53 % med 154 midlertidigt ansatte ud af de 172 midlertidigt ansatte, der var godkendt i henhold til Unionens budget (sammenlignet med 136 godkendte stillinger i 2018); bemærker endvidere, at 61 kontraktansatte og otte udstationerede nationale eksperter arbejdede for agenturet i 2019;

12.

noterer sig med bekymring den manglende kønsbalance, der er indberettet for 2019 for så vidt angår den øverste ledelse, bestyrelsen (50 mænd og otte kvinder) og personalet; opfordrer agenturet til at øge sine bestræbelser på at opnå kønsbalance på alle niveauer; anmoder Kommissionen og medlemsstaterne om at tage hensyn til vigtigheden af at sikre kønsbalance, når de indstiller deres medlemmer til agenturets bestyrelse;

13.

opfordrer instituttet til at stræbe efter at udvikle en langsigtet politisk ramme for menneskelige ressourcer, som tager fat på balancen mellem arbejdsliv og privatliv, livslang vejledning og karriereudvikling, ligelig deltagelse af mænd og kvinder, telearbejde, geografisk balance og rekruttering og integration af personer med handicap;

14.

bemærker, at revisionen af ansættelsesprocedurerne ifølge Revisionsrettens beretning viste, at vurderingen af ansøgningerne på grundlag af udvælgelseskriterierne ikke altid var stringent nok, og i ét tilfælde førte til ulige behandling af ansøgerne; noterer sig på baggrund af agenturets svar, at det tager denne bemærkning til efterretning, og forpligter sig til at sikre, at alle ansøgere behandles ens;

15.

bemærker, at agenturets arbejdsbyrde er steget betydeligt i årenes løb, og at det begrænsede antal medarbejdere fortsat er en af agenturets største udfordringer både på kort og lang sigt; bemærker, at agenturet forventer, at antallet af medarbejdere vil stige til over 300 ved udgangen af 2020; anerkender, at personaleforøgelse skal godkendes af Parlamentet og Rådet, og at agenturet forsøger at mindske virkningerne af dette begrænsede antal medarbejdere gennem omprioritering af opgaver og hurtig rekruttering; påpeger, at den nuværende praksis med først at rekruttere det nødvendige personale til gennemførelse af en retsakt, når den pågældende retsakt er trådt i kraft, medfører, at man forlader sig på, at det eksisterende personale gennemfører de forberedende foranstaltninger til gennemførelse af den pågældende retsakt, hvilket stiller store krav til agenturets centrale teams kapacitet og derfor indebærer en risiko for at påvirke agenturets gennemførelse af de daglige aktiviteter; opfordrer Kommissionen til at åbne mulighed for at fremrykke ansættelsen af nogle af de medarbejdere, der skal ansættes ifølge et forslag til retsakt, for at give agenturet mulighed for effektivt at forberede gennemførelsen af den pågældende retsakt;

16.

bemærker de vanskeligheder, som agenturet står over for med hensyn til ansættelse af kvalificeret personale og fastholdelse af dette personale over en længere periode; fremhæver den vigtige rolle som den årlige afgørelse om justeringskoefficienten for vederlag og pensioner til Unionens tjenestemænd og øvrige ansatte spiller i denne forbindelse; understreger, at justeringskoefficienterne varierer betydeligt fra medlemsstat til medlemsstat, hvilket har en alvorlig indvirkning på mulighederne for de agenturer, der er beliggende i medlemsstater med lavere justeringskoefficienter, til at ansætte og fastholde personale og ekspertise; opfordrer Kommissionen til at overveje muligheden for at fastsætte forskellige justeringskoefficienter baseret på en regional frem for en national vurdering; fremhæver, at hovedsædet for agenturer i medlemsstater med lavere justeringskoefficienter normalt ligger i hovedstæder, hvor leve- og opholdsomkostningerne er betydeligt højere end i andre dele af disse medlemsstater;

17.

bemærker, at agenturet i lyset af omfanget og kompleksiteten af sine operationer ikke kan undgå at anvende private kontrahenter, og at agenturet anvender tjenester fra 96 eksterne tjenesteydere, udover de ansatte i de virksomheder, som der er indgået kontrakt med om støtte til agenturet i den operationelle forvaltning af de eksisterende systemer eller udviklingen af nye; bemærker, at agenturet i 2019 søgte om godkendelse af yderligere medarbejdere (17 kontraktansatte), men at Kommissionen ikke gav en sådan godkendelse; bemærker, at afhængigheden af private kontrahenter kun kan reduceres ved en yderligere betydelig personaleforøgelse i agenturet i forhold til dets nuværende stillingsfortegnelse;

18.

glæder sig over, at agenturet har vedtaget en politik for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af chikane; bemærker, at agenturet efter en anmodning fra en medarbejder i oktober 2018 indledte en administrativ undersøgelse i 2019, som blev afsluttet i september 2019 med en disciplinær foranstaltning; anerkender, at der blev indgivet en klage over denne disciplinære foranstaltning, og at agenturet svarede den 3. august 2020; bemærker, at den pågældende ansatte har indbragt en sag for Retten; opfordrer agenturet til senest i juni 2021 at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort, og, hvis det er relevant, de korrigerende foranstaltninger, der er truffet efter en endelig afgørelse fra Retten; bemærker, at der på grundlag af oplysninger fra de fortrolige rådgivere blev indberettet ni chikanesager i 2019, men at ingen af disse sager resulterede i, at medarbejdere anmodede om bistand enten via formelle eller uformelle procedurer;

Udbud

19.

bemærker, at betalingen af 284 000 EUR vedrørende korrigerende vedligeholdelse af Schengeninformationssystemet under en rammekontrakt (»MWS-kontrakten«) i driftstilstand i henhold til Revisionsrettens beretning vedrørte en tidsperiode, der ikke var omfattet af MWS-kontrakten, og at den derfor ikke var i overensstemmelse med kontraktbestemmelserne; bemærker, at betragtningen i henhold til agenturets svar vedrører forlængelsen af den korrigerende vedligeholdelse af Schengeninformationssystemet af uundgåelige driftsmæssige årsager, som allerede indgik i en beretning om agenturets regnskaber for 2018, og at der ikke kunne træffes korrigerende foranstaltninger;

20.

bemærker med hensyn til opfølgningen af Revisionsrettens revisionsresultater for det foregående år, at den evalueringsformel, der var fastsat i udbudsbetingelserne til MWS-kontrakten, afveg fra formlen i dokumentet med spørgsmål og svar for tilbudsgivere, og at agenturet burde styrke den udbudsrelaterede interne kontrol; bemærker, at der i henhold til agenturets opfølgning ikke anvendes efterfølgende vurdering som en funktion i udbudsprocessen på grund af manglen på tildelte menneskelige ressourcer, men at agenturet har truffet foranstaltninger med henblik på at mindske den risiko, der fremhæves i bemærkningen, ved at styrke kapaciteten til kontrakt- og leverandørforvaltning og omfordele det personale, der er ansvarligt for at forberede og evaluere udbud, til andre operationelle roller;

21.

bemærker med hensyn til opfølgningen af Revisionsrettens revisionsresultater for det foregående år, at agenturet forhøjede priserne i en rammekontrakt uden at ændre den og forlængede en specifik kontrakt efter rammekontraktens udløb; bemærker, at agenturet tog skridt til at styrke kontrakt- og leverandørforvaltningen;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter, etiske spørgsmål samt gennemsigtighed

22.

anerkender agenturets eksisterende foranstaltninger til og igangværende bestræbelser på at sikre gennemsigtighed, forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt whistleblowing; bemærker, at agenturet har opstillet regler om forebyggelse og håndtering af interessekonflikter for ansatte; bemærker, at agenturet i 2019 afholdt et undervisningsforløb om etik og integritet med fokus på whistleblowing og svig, der blev givet af en repræsentant for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), to uddannelsesforløb om etik og adfærdskodeks vedrørende forebyggelse af chikane og whistleblowing med inddragelse af agenturets fortrolige rådgivere og tre uddannelsesforløb om håndtering af interessekonflikter; bemærker, at der i 2019 blev indgivet 106 interesseerklæringer af medarbejdere, der var udpeget som agenter eller kontrollører i de operationelle og finansielle kredsløb, og af nye ansatte, hvoraf 21 indeholdt en erklæring om en interesse, og at en medarbejder blev anbefalet ikke at deltage i en række foranstaltninger for at overholde reglerne om forebyggelse af interessekonflikter; bemærker, at bestyrelsen i juni 2020 forventedes at vedtage nye regler om interessekonflikter, som ville gælde for alle agenturets medarbejdere, herunder dets øverste ledelse; opfordrer agenturet til senest i juni 2021 at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne henseende;

23.

understreger, at den nuværende etiske ramme for Unionens institutioner og agenturer har en del alvorlige mangler som følge af dens fragmentering og den manglende koordinering mellem de eksisterende bestemmelser; fremhæver, at disse spørgsmål bør løses ved at etablere en fælles etisk ramme, der sikrer anvendelse af høje etiske standarder for alle Unionens institutioner og agenturer;

24.

understreger, at visse tjenestemænd selv udfylder erklæringer om fravær af interessekonflikter og foretager selvevalueringer vedrørende overholdelse af etiske standarder; understreger imidlertid, at sådanne egenerklæringer og selvevalueringer ikke er tilstrækkelige, og at der derfor er behov for yderligere kontrol;

25.

bemærker, at der ifølge agenturets svar ikke er nogen retlig forpligtelse til at offentliggøre bestyrelsesmedlemmernes CV'er; fremhæver i denne forbindelse, at EU-agenturerne bør være foregangseksempel for gennemsigtighed og opfordrer bestyrelsesmedlemmerne til at offentliggøre deres CV'er på agenturets websted; bemærker, at agenturet fortsat vil opfordre repræsentanterne i bestyrelsen til at fremlægge deres CV'er for at øge gennemsigtigheden; opfordrer agenturet til senest i juni 2021 at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne henseende;

Intern kontrol

26.

bemærker, at Den Interne Revisionstjeneste som følge af den revision af agenturets personalerekruttering, forvaltning, brug af leverandører af strukturelle tjenesteydelser (SSP) og organisationsetik, der blev foretaget i 2019, afklarede to »meget vigtige« spørgsmål; bemærker, at agenturet vil udarbejde en handlingsplan til at imødekomme anbefalingerne; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af revisionsanbefalingerne;

27.

bemærker i lyset af bemærkningerne og kommentarerne fra dechargemyndigheden vedrørende udestående revisionsanbefalinger, at gennemførelsesgraden for revisionsanbefalingerne ved udgangen af 2019 var på 62 % (21 ud af 34 anbefalinger var gennemført); bemærker, at der i alt var 32 udestående anbefalinger ved udgangen af 2019, hvoraf ingen var »kritiske«; bemærker, at agenturet i 2020 traf faste og presserende foranstaltninger med henblik på at tage hånd om gennemførelsen af de forsinkede anbefalinger, herunder fastsættelse af reviderede måldatoer for gennemførelsen; opfordrer agenturet til senest i juni 2021 at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af revisionsanbefalingerne;

28.

bemærker, at agenturet vedtog og iværksatte den reviderede ramme for intern kontrol i begyndelsen af 2019;

29.

understreger vigtigheden af at øge digitaliseringen af agenturet for så vidt angår den interne drift og forvaltningsprocedurerne; understreger nødvendigheden af, at agenturet fortsat er proaktivt i denne henseende med henblik på for enhver pris at undgå en digital kløft mellem EU-agenturerne; henleder imidlertid opmærksomheden på behovet for at træffe alle de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for at undgå enhver risiko for onlinesikkerheden af de oplysninger, der behandles af agenturet;

30.

noterer sig de bestræbelser, der er gjort for at øge agenturets cybersikkerhed og databeskyttelse;

Øvrige bemærkninger

31.

bemærker, at agenturet i forventning om Det Forenede Kongeriges udtræden af Unionen traf alle de nødvendige forberedelser til at gennemføre frakoblingen af Det Forenede Kongerige og den mulige sletning af Det Forenede Kongeriges data fra Schengeninformationssystemet og den europæiske fingeraftryksdatabase over asylansøgere, når og hvis den retlige ramme krævede det; bemærker, at agenturet har foretaget de nødvendige forberedelser til anvendelsen af bestemmelserne i aftalen om Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtræden af Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab (3) og Kommissionens respektive retningslinjer vedrørende Det Forenede Kongeriges deltagelse i agenturets forvaltningsorganer, forvaltning af menneskelige ressourcer, statistiske rapporter og andre relevante spørgsmål;

32.

glæder sig over agenturets aktive tilstedeværelse online i 2019; tilskynder agenturet til fortsat at fremme sit arbejde, sin forskning og sine aktiviteter for at øge den offentlige synlighed;

33.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 29. april 2021 (4) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(1) EUT C 107 af 31.3.2020, s. 172.

(2) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1726 af 14. november 2018 om Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) og om ændring af forordning (EF) nr. 1987/2006 og Rådets afgørelse 2007/533/RIA og om ophævelse af forordning (EU) nr. 1077/2011 (EUT L 295 af 21.11.2018, s. 99).

(3) EUT L 29 af 31.1.2020, s. 7.

(4) Vedtagne tekster, P9_TA(2021)0215.