BILAG I

UDKAST

AFGØRELSE NR. 2020/
TRUFFET AF DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET

af ...

OM VEDTAGELSE AF REJSEREGLER FOR TRANSPORTFÆLLESSKABETS PERSONALE

DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af et transportfællesskab, særlig artikel 24, stk. 1, og artikel 30 —

BESTEMT FØLGENDE:

Artikel 1

Transportfællesskabets rejseregler vedtages herved.

På det regionale styringsudvalgs vegne

Formand

Transportfællesskabets rejseregler

1.Anvendelsesområde

1.1.Rejsereglerne finder anvendelse på alle tjenesterejser fra tjenestestedet, som er i transportfællesskabets interesse.

1.2.Reglerne gælder for alle medlemmer af transportfællesskabets personale, som er underlagt transportfællesskabets personalevedtægt.

2.Rejsetilladelser

2.1.Inden afrejsen skal der indhentes godkendelse i form af en godkendt ansøgning om rejsetilladelse. Ansøgninger om rejsetilladelse godkendes skriftligt af direktøren eller en af denne bemyndiget person. Ansøgningen om rejsetilladelse skal give direktøren alle de detaljer, der er nødvendige for, at denne kan træffe en informeret afgørelse, herunder:

–rejsens formål, destination, mødets/mødernes start- og sluttidspunkter

–rejsens varighed vurderet ud fra det anvendte transportmiddel og rejseplanen og -tidspunkterne for ud- og hjemrejsen, herunder om nødvendigt lokal transport

–indkvartering

–anslåede udgifter beregnet ud fra en optimal omkostningseffektivitet.

2.2.Det er den ansattes/tjenestemandens eget ansvar at indhente den nødvendige godkendelse, inden tjenesterejsen påbegyndes. Den ansatte skal opbevare den godkendte ansøgning om rejsetilladelse og vedlægge den til anmodningen om godtgørelsen efter hjemkomsten fra tjenesterejsen sammen med en rapport om tjenesterejsen.

2.3.I forbindelse med direktørens rejser vil der på forhånd blive udarbejdet et memorandum på grundlag af skabelonen i bilag I, som undertegnes af vedkommende. I memorandummet angives årsagen til rejsen og dens anslåede varighed. Direktøren følger de almindelige procedurer som fastsat i disse regler.

3.Transport mellem tjenestestedet og tjenesterejsestedet

3.1.Som hovedregel godkendes den mest omkostningseffektive transportform set i lyset af rejsens formål og varighed.

3.2.Rejses der med fly, skal ruten være den mest direkte og til den lavest mulige pris. Når rejsedatoerne omfatter en weekend med henblik på at kunne få en APEX 1 -billet, vil den ansatte være berettiget til yderligere dagpenge, forudsat at APEX-billetten er den billigste flybillet, og at der samlet set kan opnås en besparelse.

3.3.Togrejser skal være på anden klasse for rejser på op til 200 km og første klasse for længere rejser.

3.4.Hvis det hverken er muligt at rejse med fly eller tog, eller disse transportformer ikke er omkostningseffektive, godkendes rejser med bus eller i bil.

3.5.Når rejser med bil godkendes, opfordres den ansatte til at gøre brug af billeje, der arrangeres af transportfællesskabet. Transportfællesskabet vil sørge for den størst mulige forsikringsdækning, der er tilgængelig. Hvis forsikringen alligevel kræver en selvrisiko, dækker transportfællesskabet denne. Transportfællesskabet hæfter ikke i tilfælde, hvor forsikringen ikke dækker skaden, tabet eller tyveriet.

3.6.Undtagelsesvist kan brugen af privatbil godkendes. I dette tilfælde udbetales en godtgørelse til den ansatte på et beløb svarende til en togbillet i overensstemmelse med punkt 3.3. Hvis mere end én ansat er med i bilen, udbetales godtgørelsen udelukkende til bilens ejer. Når der anvendes en privatbil, kan transportfællesskabet ikke drages til ansvar for krav fra tredjeparter, skader på bilen og tab eller tyveri af personlige ejendele i bilen.

3.7.Ansatte må kun inddrage private rejsemål i tjenesterejsen, hvis disse er behørigt godkendt af direktøren. Hvis inddragelsen af et privat rejsemål fører til højere omkostninger, skal den ansatte betale differencen mellem billetprisen for den officielle rejseplan og den ændrede billetpris.

4.Køb af billetter

4.1.Bestilling af rejser varetages centralt af administrationsafdelingen i det permanente sekretariat for transportfællesskabet.

4.2.Det forventes, at ansatte så tidligt som muligt oplyser om deres rejsebehov, således at der kan købes de billigste billetter.

4.3.Administrationsafdelingen sender den godkendte ansøgning om rejsetilladelse til det autoriserede rejsebureau og returnerer den til den rejsende. Transportfællesskabet instruerer rejsebureauet i, at det ikke må udstede og levere billetter, inden det har modtaget den godkendte ansøgning om rejsetilladelse via fax. Denne procedure finder også anvendelse på togbilletter. Hvis rejsebureauet ikke kan levere togbilletter, kan den ansatte selv købe dem, og disse vil efter indgivelsen af anmodningen om godtgørelse blive godtgjort.

5.Rejseudgifter

Rejseudgifter, som betales eller godtgøres af transportfællesskabet på grundlag af bilag, omfatter:

–transportudgifter, herunder transport til/fra lufthavnen eller et andet ankomst- eller afgangssted (f.eks. hotel, anden indkvartering, mødested og lokaler tilhørende det permanente sekretariat for transportfællesskabet)

–dagpenge

–andre udgifter, som er direkte forbundet med rejsen, og som er godkendt sammen med ansøgningen om rejsetilladelse (f.eks. bagageovervægt, visumomkostninger, tilmeldingsgebyr i forbindelse med konferencer, seminarer osv.).

6.Transport til/fra lufthavne, havne og stationer ved tjenestestedet

Som hovedregel skal ansatte benytte offentlig transport. Kørsel med taxi kan dog godkendes af direktøren, hvis transporten er berettiget. Dette gælder særligt, hvis to eller flere ansatte, der er på tjenesterejse, deler en taxi, hvis der ikke er anden offentlig transport til rådighed, eller hvis transporten finder sted inden kl. 8 eller efter kl. 21. De dermed forbundne omkostninger godtgøres mod forelæggelse af bilag. Brugen af private køretøjer kan godkendes, hvis kørslen er berettiget. I så fald begrænses godtgørelsen til parkeringsafgifter (ved lufthavnen, stationen eller havnen) mod forelæggelse af bilag.

7.Transport på tjenesterejsestedet

Som hovedregel skal der benyttes offentlig transport. Kørsel med taxi kan dog tillades, hvis offentlig transport ikke er et relevant alternativ (f.eks. af sikkerhedsmæssige årsager). Direktøren erkender dette forhold ved at undertegne den pågældende ansattes anmodning om godtgørelse. Omkostningerne vil blive godtgjort mod forelæggelse af bilag.

8.Aflysning og ændring inden afgang

Hvis tjenesterejsen aflyses eller ændres, skal den ansatte:

–omgående informere direktøren og administrationsafdelingen og angive årsagerne hertil

–omgående skriftligt afbestille eller ombooke de billetter og reservationer, som det autoriserede rejsebureau har udstedt, også hvis de ikke kan godtgøres

–træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at afbestille eller ombooke billetter, som er købt direkte på anden vis

–omgående skriftligt afbestille eller ændre hotelreservationer og reservationer af lejebiler

–udarbejde en opgørelse over afholdte udgifter som følge af aflysningen/ændringen.

Transportfællesskabet dækker omkostninger i forbindelse med afbestilling og ombooking, uanset hvordan reservationen er foretaget.

9.Forlængelse

Det kan være nødvendigt at forlænge tjenesterejser pga. uforudsete omstændigheder. Hvis rejsens varighed overstiger den oprindeligt angivne varighed på tjenesterejseordren, og det fører til yderligere udgifter, skal dette angives i anmodningen om godtgørelse af rejseudgifter (se punkt 15).

10.Afbrydelse

En tjenesterejse kan blive afbrudt pga. tjenstlige hensyn, force majeure eller personlige årsager, som direktøren anser for at være alvorlige. Afbrydelsen skal godkendes på forhånd af direktøren. Undtaget herfra er ekstraordinære hastetilfælde og tilfælde, hvor det ikke er muligt at få fat i direktøren. Alle udgifter, der opstår som følge af en afbrydelse, som direktøren på grundlag af de ovenfor anførte årsager har godkendt, dækkes af transportfællesskabet og godtgøres som en del af tjenesterejsen.

11.Ændringer foretaget af personlige årsager

Ansatte, der skal på tjenesterejse, kan få tilladelse til at tilpasse tidsplanen, indkvarteringsstedet eller transporten af personlige årsager. I sådanne tilfælde skal de vedlægge ansøgningen en sammenligning mellem de foreslåede omkostninger og de omkostninger, der ville være blevet afholdt uden de pågældende ændringer. Sammenligningen skal udføres samtidig med tilrettelæggelsen af tjenesterejsen og ved hjælp af en af de metoder, der er anvendt til at arrangere rejsen, og på grundlag af lignende forhold. Den rejsende skal direkte og personligt (på den måde, som administrationsafdelingen har meddelt denne) dække:

–enhver ekstraomkostning 2 , der er opstået som følge af ændringer foretaget af personlige årsager, herunder afgang fra/eller rejse til en anden destination, hvis sammenligningen viser, at omkostningerne for tjenesterejsen er steget

–ethvert gebyr, der opkræves for at udføre sammenligningen, hvis denne er udført af rejsebureauet.

12.Dagpenge

12.1.Dagpengene omfatter omkostninger til betalt indkvartering og måltider, drikkepenge og andre ekstraomkostninger.

12.2.De seneste dagpengesatser for EU-finansierede kontrakter om ekstern bistand finder anvendelse 3 .

Satsen gælder for det sted, hvor den ansatte overnatter. Det fulde dagpengebeløb udbetales for den dag, rejsen påbegyndes. Dagpengene udbetales på grundlag af antallet af nætter på rejsen, og de udbetales derfor ikke for den dag, rejsen afsluttes.

12.3.Undtagelsesvist kan direktøren godkende en højere kompensation efter en vurdering af det konkrete tilfælde, hvis den rejsende opfordres til at overnatte på forudbestemte hoteller med en værelsespris, der udgør 60 % eller mere af dagpengesatsen. I sådanne tilfælde godtgøres indkvarteringsudgifterne mod forelæggelse af den tilhørende regning. I alle tilfælde skal omstændigheder, som medfører et krav om en højere kompensation, beskrives i ansøgningen om rejsetilladelse og godkendes inden afrejsen.

12.4.Reducerede dagpengesatser finder anvendelse, hvis:

12.4.1.rejsen ikke indebærer en overnatning:

–50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales for rejser på otte timer eller mere

–35 % af dagpengene udbetales for rejser med en varighed på mellem fem og otte timer

–20 % af dagpengene udbetales for rejser med en varighed på op til fem timer.

12.4.2.den rejsende får gratis indkvartering:

–50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales.

12.4.3.rejsen foregår om natten via interkontinentale flyvninger eller togture:

–50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales.

12.4.4.den rejsende får gratis måltider (morgenmad, frokost og/eller aftensmad):

–10 % af dagpengene trækkes fra pr. gratis måltid.

12.4.5.den rejsende får gratis indkvartering og måltider:

–20 % af dagpengesatsen udbetales.

12.5.I forbindelse med rejser inden for værtslandet (Serbien) anvendes dagpengesatsen for dette land. Bestemmelserne om fratrækning af dagpenge for rejser i udlandet finder tilsvarende anvendelse for rejser i Serbien.

12.6.Hvis alle udgifter afholdes af arrangøren, gælder de ovenfor angivne bestemmelser om udregningen af dagpengesatsen.

12.7.Der vil ikke blive udbetalt dagpenge for den del af rejsen, der ændres i henhold til artikel 11 (ændringer foretaget af personlige årsager).

13.Rejseforskud

13.1.Hvis den rejsende anmoder herom, stiller transportfællesskabet et forskud på op til 80 % af dagpengesatsen for tjenesterejser til rådighed. Anmodninger om rejseforskud skal indgives senest fire arbejdsdage før afrejsen.

13.2.Ethvert forudbetalt beløb fratrækkes det beløb til dækning af udgifter på tjenesterejsen, som godtgøres. Hvis der er blevet udbetalt et forskud, som viser sig at være større end rejsens omkostninger, tilbageholdes det overskydende beløb fra den rejsendes efterfølgende lønudbetaling. Hvis et forskud udbetales til en ansat i forbindelse med en tjenesterejse, som efterfølgende bliver aflyst, fratrækkes beløbet automatisk en efterfølgende lønudbetaling.

14.Tjenesterejserapport

Ansatte, der har været på tjenesterejse, skal indgive en kort rapport om tjenesterejsen inden for en uge efter hjemkomsten. Den skal undertegnes af kontorlederen, vedlægges anmodningen om godtgørelse og sendes til direktøren samt, hvis det er relevant, berørte ansatte.

15.Godtgørelse af rejseudgifter

15.1.En anmodning om godtgørelse af rejseudgifterne, tjenesterejserapporten, rejsetilladelsen og bilag skal indgives til administrationsafdelingen og direktøren senest en uge efter hjemkomsten, uanset om der blevet udbetalt forskud eller ej. Det er ikke nødvendigt at vedlægge regninger for hoteller, måltider og ekstraomkostninger, da den fastlagte dagpengesats er et fast beløb til kompensation for disse udgifter.

15.2.I tilfælde af at en ansat har fået et rejseforskud og ikke indgiver anmodningen om godtgørelse inden for den fastsatte frist, fratrækkes rejseforskuddet en efterfølgende lønudbetaling. Dette beløb tilbagebetales kun, hvis anmodningen om godtgørelse indgives.

16.Ansattes ansvar og forpligtelser

De ansatte er ansvarlige for, at deres erklæringer og redegørelser i forbindelse med planlægningen og udførelsen af rejsen samt i forbindelse med tjenesterejserapporten er korrekte og fuldstændige. Med forbehold af bestemmelserne i transportfællesskabets personalevedtægt hæfter de ansatte for ethvert beløb, der forekommer urimeligt, eller for alvorlige forseelser.

De ansatte skal gennemføre tjenesterejser i overensstemmelse med de generelle præstationskrav i transportfællesskabets personalevedtægt. Det forventes, at de ansatte lever op til de højeste fagetiske standarder og forbliver uafhængige til hver en tid.

17.Kontrolforanstaltninger

Transportfællesskabet opbevarer i fem år optegnelser, bilag og dokumentation vedrørende godkendelsen, planlægningen og tilrettelæggelsen af rejserne samt betalingen af skyldige beløb.

Transportfællesskabets finansielle regler og revisionsprocedurer finder anvendelse.

18.Afsluttende bemærkninger

Disse rejseregler træder i kraft på dagen efter vedtagelsen i det regionale styringsudvalg.

BILAG I — B

Memorandum

for tjenesterejser foretaget af direktøren for

det permanente sekretariat for transportfællesskabet

Udfyldes og undertegnes inden afrejse:

REJSENS FORMÅL
DESTINATION
AFREJSEDATO
HJEMREJSEDATO
REJSEPLAN
INDKVARTERING
FORBUNDET MED PRIVAT REJSE	□ nej □ ja: □ rejsens omkostninger inkl. privat rejse: ………. □ rejsens omkostninger ekskl. privat rejse …….
ANSLÅEDE UDGIFTER
BEMÆRKNINGER

Underskrift:

Dato:

Udfyldes og undertegnes ved hjemkomsten:

ENDELIGE UDGIFTER

Rejseudgifter:

Dagpenge:

Andre udgifter:

OMKOSTNINGER I ALT:

ER REJSENS FORMÅL OPFYLDT?

JA/NEJ

BEMÆRKNINGER:

Underskrift:

Dato:

BILAG II

UDKAST

AFGØRELSE NR. 2020/
TRUFFET AF DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET

af ...

om vedtagelse af regler for godtgørelse af udgifter afholdt af eksterne personer, der indkaldes som eksperter af det permanente sekretariat for transportfællesskabet

DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af et transportfællesskab, særlig artikel 24, stk. 1, og artikel 35 —

BESTEMT FØLGENDE:

Artikel 1

Reglerne for godtgørelse af udgifter afholdt af eksterne personer, der indkaldes som eksperter til transportfællesskabets møder af det permanente sekretariat for transportfællesskabet, vedtages hermed.

På det regionale styringsudvalgs vegne

Formand

Reglerne for godtgørelse af udgifter afholdt af eksterne personer, der indkaldes som eksperter af det permanente sekretariat for transportfællesskabet

ARTIKEL 1

1.Disse regler finder anvendelse på:

(a)personer uden for transportfællesskabet, der indkaldes for at give en enkeltstående faglig udtalelse i et udvalg eller en arbejdsgruppe, uanset hvor mødet finder sted

(b)personer, der ledsager en person med handicap, der indkaldes som ekspert af transportfællesskabet.

2.Eksperterne kan være fra den private sektor eller regeringseksperter:

(a)Eksperter fra den private sektor er enkeltpersoner, der repræsenterer civilsamfundet eller arbejder for en privat organisation, og som indkaldes for at stille deres personlige kompetencer til rådighed for transportfællesskabet eller for at repræsentere deres organisation inden for et bestemt område, men ikke for at forsvare et bestemt lands interesser

(b)Regeringseksperter er enkeltpersoner, der indkaldes som repræsentanter for en national, regional eller lokal offentlig myndighed i en af EU-medlemsstaterne eller i et af de sydøsteuropæiske partnerlande, eller som er udnævnt af en sådan myndighed.

ARTIKEL 2

Det permanente sekretariat for transportfællesskabet hæfter ikke for materiel, immateriel eller fysisk skade, som måtte ramme indkaldte eksperter eller personer, der ledsager en ekspert med handicap, under rejsen eller opholdet på det sted, hvor mødet afholdes, medmindre transportfællesskabet er direkte ansvarligt herfor.

Transportfællesskabet hæfter navnlig ikke for uheld, som indkaldte eksperter, der anvender deres eget transportmiddel til mødet, er involverede i.

ARTIKEL 3

1.Alle eksperter har ret til godtgørelse af deres rejseudgifter fra det sted, der er angivet i indkaldelsen (arbejds- eller privatadresse), til det sted, hvor mødet afholdes, med det transportmiddel, der er mest hensigtsmæssigt afstanden taget i betragtning. Det mest hensigtsmæssige transportmiddel for rejser med en distance på mindre end 400 km (pr. vej, i henhold til den officielle distance med tog) er tog på første klasse, og for rejser med en distance på mere end 400 km er det flyrejser på økonomiklasse. Hvis flyrejsen varer fire timer eller mere, godtgøres udgiften for en billet til business class.

2.Direktøren for det permanente sekretariatet for transportfællesskabet skal specifikt forsøge at sikre, at møder tilrettelægges på en sådan måde, at eksperter kan benytte sig af de billigste rejsetilbud. Direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet skal nøje undersøge enhver anmodning om godtgørelse, som omfatter usædvanligt dyre flyrejser. Denne har ret til at foretage den fornødne kontrol og i den forbindelse bede eksperten om dokumentation. Hvor det ser ud til at være begrundet, har direktøren også ret til at begrænse godtgørelsen til satser, der normalt anvendes til den sædvanlige rejse fra ekspertens arbejds- eller opholdssted til det sted, hvor mødet afholdes.

3.Rejseudgifterne godtgøres mod forelæggelse af følgende bilag: billetter og fakturaer eller, i tilfælde af at bestillingerne er foretaget online, en udskrift af den elektroniske reservation og boardingpassene til udrejsen. Af dokumenterne skal fremgå, hvilken klasse rejsen er foretaget på, tidspunktet for rejsen og det betalte beløb.

4.Rejse i privatbil godtgøres med samme beløb som for en togbillet på første klasse.

5.Hvis ruten ikke betjenes af tog, godtgøres rejsen i privatbil med en sats på 0,22 EUR pr. km.

6.Udgifter til taxi godtgøres ikke.

ARTIKEL 4

1.Dagpengene, som udbetales for hver dag, mødet varer, er en fast takst, som skal dække alle udgifter på det sted, hvor mødet afholdes, såsom måltider og lokal transport (f.eks. bus, sporvogn, metro, taxi, parkering og motorvejsafgift), samt rejse- og ulykkesforsikring.

2.Dagpengesatsen er på 92,00 EUR.

3.Hvis det afgangssted, der er angivet i indbydelsen, ligger 100 km eller derunder fra det sted, hvor mødet holdes, nedsættes dagpengebeløbet med 50 %.

4.Eksperter, der skal tilbringe en eller flere nætter på det sted, hvor mødet afholdes, fordi tidspunkterne for møderne ikke er forenelige med fly- eller togtiderne 4 , har også ret til en indkvarteringsgodtgørelse. Denne godtgørelse er på 100,00 EUR pr. nat. Antallet af overnatninger må ikke overstige antallet af mødedage + 1.

5.Der kan undtagelsesvist udbetales en ekstra indkvarteringsgodtgørelse og/eller et dagpengebeløb, hvis en forlængelse af opholdet vil gøre det muligt for eksperten at opnå en reduktion i transportomkostningerne, der overstiger beløbet for disse godtgørelser.

6.Dagpengebeløbet og/eller indkvarteringsgodtgørelsen kan øges med 50 % for eksperter på meget højt niveau, hvis det behørigt begrundes af direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet.

ARTIKEL 5

Når godtgørelserne i artikel 4 ser ud til at være klart utilstrækkelige under hensyntagen til yderligere udgifter, der skyldes, at en ekspert har et handicap og eventuelt har brug for en ledsager, godtgøres udgifterne efter anmodning fra direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet mod forelæggelse af bilag.

ARTIKEL 6

1.Medmindre andet er angivet i indbydelsen og anmodningen om afholdelse af mødet, har eksperter fra den private sektor ret til en daglig godtgørelse for hver dag, mødet varer, og om nødvendigt en indkvarteringsgodtgørelse, såfremt de på tro og love erklærer, at de ikke modtager en lignende godtgørelse eller et lignende tilskud fra en anden institution for samme ophold. Direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet sikrer, at der er sammenhæng mellem indbydelsen og anmodningen om afholdelse af mødet.

2.Regeringseksperter modtager en daglig godtgørelse for hver dag, mødet varer, og om nødvendigt en indkvarteringsgodtgørelse, forudsat at dette er bestemt i udvalgets eller arbejdsgruppens forretningsorden, og såfremt de på tro og love erklærer, at de ikke modtager en lignende godtgørelse eller et lignende tilskud fra deres egen regering for samme ophold.

3.Direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet kan på grundlag af en motiveret begrundelse og mod forelæggelse af dokumentation godtgøre eventuelle udgifter, der skyldes, at den indkaldte ekspert har fået pålagt nogle særlige skriftlige anvisninger.

4.Godtgørelsen af rejseudgifter og dagpenge og/eller indkvarteringsgodtgørelse indbetales på én bankkonto.

5.For regeringseksperter indbetales godtgørelsen på en konto, der tilhører regeringen, et af dens ministerier eller et offentligt organ, medmindre andet er fastsat af regeringen, et af dens ministerier eller et offentligt organ.

ARTIKEL 7

1.Uanset om eksperterne har ret til godtgørelse eller ej, kan der på hvert møde højst deltage én ekspert pr. sydøsteuropæisk part og én regeringsekspert pr. EU-medlemsstat samt et antal eksperter fra den private sektor svarende til antallet af regeringseksperter.

2.Direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet kan afvige fra denne regel på grundlag af en motiveret begrundelse i forbindelse med fælles møder mellem flere udvalg og arbejdsgrupper.

ARTIKEL 8

1.Betalingsordren udfærdiges på grundlag af anmodningen om godtgørelse, som skal være behørigt udfyldt og undertegnet af eksperten og mødets sekretær, som bekræfter, at eksperten har været til stede.

2.Eksperterne har pligt til at give sekretæren for mødet de bilag, som er nødvendige for godtgørelsen, pr. brev, fax eller e-mail, som er henholdsvis poststemplet eller sendt senest 30 kalenderdage efter den sidste mødedag.

3.Det permanente sekretariat for transportfællesskabet godtgør ekspertens udgifter inden for 30 kalenderdage.

4.Medmindre der foreligger en forklaring fra eksperten, som direktøren for det permanente sekretariat for transportfællesskabet har godtaget med en motiveret begrundelse, fritages transportfællesskabet for sin forpligtelse til at godtgøre rejseudgifterne eller udbetale nogen godtgørelse, hvis stk. 2 ikke overholdes.

ARTIKEL 9

1.Godtgørelsen for rejseudgifterne udbetales i euro, hvor det er relevant efter den vekselkurs, der var gældende på mødedagen.

2.Dagpengene og den eventuelle indkvarteringsgodtgørelse udbetales i euro på grundlag af den sats, der var gældende på mødedagen.

BILAG III

UDKAST

AFGØRELSE NR. 2020/

TRUFFET AF DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET

af ...

vedrørende proceduren for budgetgennemførelse, regnskabsaflæggelse og revision i transportfællesskabet

DET REGIONALE STYRINGSUDVALG FOR TRANSPORTFÆLLESSKABET HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af et transportfællesskab, særlig artikel 24, stk. 1, og artikel 35 —

BESTEMT FØLGENDE:

Artikel 1

De finansielle regler og revisionsprocedurer, der finder anvendelse på transportfællesskabet, vedtages hermed.

På det regionale styringsudvalgs vegne

Formand

BILAG III

INDHOLDSFORTEGNELSE

TITLE I: SUBJECT MATTER

TITLE II: OBLIGATIONS OF THE PARTIES

TITLE III: BUDGETARY PRINCIPLES

CHAPTER 1 PRINCIPLE OF UNITY AND BUDGETARY ACCURACY

CHAPTER 2 PRINCIPLE OF ANNUALITY

CHAPTER 3 PRINCIPLE OF EQUILIBRIUM

CHAPTER 4 PRINCIPLE OF UNIT OF ACCOUNT

CHAPTER 5 PRINCIPLE OF UNIVERSALITY

CHAPTER 6 PRINCIPLE OF SPECIFICATION

CHAPTER 7 PRINCIPLE OF SOUND FINANCIAL MANAGEMENT

CHAPTER 8 PRINCIPLE OF TRANSPARENCY

CHAPTER 9 INTERNAL CONTROL OF BUDGET IMPLEMENTATION

TITLE IV: BUDGET COMMITTEE

TITLE V: IMPLEMENTATION OF THE BUDGET

CHAPTER 1 GENERAL PROVISIONS

CHAPTER 2 FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 3 LIABILITY OF THE FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 4 REVENUE OPERATIONS

CHAPTER 5 EXPENDITURE OPERATIONS

TITLE VI: PROCUREMENT

TITLE VII: PRESENTATION OF THE ACCOUNTS AND ACCOUNTING

CHAPTER 1 PRESENTATION OF THE ACCOUNTS

CHAPTER 2 ACCOUNTING

CHAPTER 3 PROPERTY INVENTORIES

TITLE VIII: EXTERNAL AUDIT AND DISCHARGE

CHAPTER 1 EXTERNAL AUDIT

TITLE IX: TRANSITIONAL AND FINAL PROVISIONS

AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

Disse bestemmelser vedrører procedurerne for gennemførelsen af transportfællesskabets budget i overensstemmelse med transportfællesskabstraktatens 5 artikel 35 (i det følgende benævnt "traktaten").

AFSNIT II

PARTERNES FORPLIGTELSER

Artikel 2

1.Parterne overfører 75 % af deres finansielle bidrag til transportfællesskabet senest den 31. marts hvert år. Parterne overfører de resterende 25 % af deres bidrag senest den 30. juni hvert år.

2.Parternes finansielle bidrag til transportfællesskabet skal være i euro.

3.Transportfællesskabet afholder de transaktionsomkostninger, der pålægges af dets betalingstjenesteudbyder, og de kontraherende parter afholder de transaktionsomkostninger, der pålægges af deres betalingstjenesteudbyder.

AFSNIT III

BUDGETPRINCIP

Artikel 3

Gennemførelsen af transportfællesskabets budget (i det følgende benævnt "budgettet") skal overholde principperne i nærværende bestemmelser om et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering og forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver en effektiv og produktiv intern kontrol og gennemsigtighed.

KAPITEL 1

PRINICPPET OM ET REALISTISK BUDGET

Artikel 4

Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger.

KAPITEL 2

PRINCIPPET OM ETÅRIGHED

Artikel 5

Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end ét regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal praksis, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres på budgettet for det regnskabsår, hvori de afholdes.

Artikel 6

1.De godkendte bevillinger på budgettet for et bestemt år kan kun anvendes til dækning af udgifter, der er indgået forpligtelser for, og som er betalt i det pågældende regnskabsår, samt til dækning af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra det foregående regnskabsår.

2.Forpligtelsesbevillinger opføres for regnskabsåret på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december i det pågældende år.

3.Betalingsbevillinger opføres for regnskabsåret på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende år.

4.De fremførte bevillinger fra de foregående regnskabsår fremgår tilsvarende af regnskaberne.

KAPITEL 3

PRINCIPPET OM BALANCE

Artikel 7

Transportfællesskabet optager ikke lån.

KAPITEL 4

PRINCIPPET OM ÉN REGNINGSENHED

Artikel 8

Budgettet gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan det permanente sekretariatet for transportfællesskabet dog gennemføre transaktioner i andre valutaer.

KAPITEL 5

PRINCIPPET OM BRUTTOOPGØRELSE

Artikel 9

1.Følgende kan fratrækkes betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, hvor der i så fald udstedes en betalingsanvisning på nettobeløbet:

(a)sanktioner, der pålægges parterne i kontrakter, herunder indkøbskontrakter

(b)fejlagtigt udbetalte beløb, som justeres i form af direkte fradrag i tilfælde af en ny betaling af samme art til samme modtager, der vedrører samme kapitel, artikel og regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret, idet en sådan betaling enten kan være en mellemliggende betaling eller en betaling af saldoen.

2.Prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og betalingsanmodninger bogføres ikke som indtægter af transportfællesskabet.

3.En eventuel negativ saldo opføres som en udgift på budgettet.

KAPITEL 6

PRINCIPPET OM SPECIFICERING

Artikel 10

1.Direktøren kan anvende en budgetposts bevillinger til formål, der i budgettet er opført under en anden budgetpost, hvis det regionale styringsudvalgs vedtagelse af en afgørelse giver mulighed for dette, og hvis det er inden for rammerne af det tilladte.

2.Direktøren underretter det regionale styringsudvalg senest syv dage efter en afgørelse, der træffes i henhold til stk. 1.

KAPITEL 7

PRINCIPPET OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING

Artikel 11

4.Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket omfatter principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

5.I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som transportfællesskabet anvender til gennemførelsen af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.

6.Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.

7.Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater. Disse resultater evalueres.

KAPITEL 8

PRINCIPPET OM GENNEMSIGTIGHED

Artikel 12

8.Budgettet gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.

9.Budgettet og ændringsbudgetter offentliggøres i deres endeligt vedtagne form på webstedet for det permanente sekretariatet for transportfællesskabet.

KAPITEL 9

INTERN KONTROL MED BUDGETGENNEMFØRELSEN

Artikel 13

1.Transportfællesskabets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2.I forbindelse med gennemførelsen af transportfællesskabets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende mål opfyldes:

(a)effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i forbindelse med transaktionerne

(b)pålidelig rapportering

(c)beskyttelse af aktiver og oplysninger

(d)forebyggelse, opdagelse, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder

(e)tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.

3.En effektiv og produktiv intern kontrol baseres på bedste internationale praksis og omfatter navnlig de elementer, der er fastsat i artikel 36, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, under hensyntagen til transportfællesskabets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til det, samt de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.

AFSNIT IV

BUDGETUDVALG

Artikel 14

1.Der oprettes hermed et budgetudvalg.

2.Budgetudvalget rådgiver direktøren om den økonomiske forvaltning af transportfællesskabets transaktioner.

3.Budgetudvalget kan underrette det regionale styringsudvalg og fremsætte anbefalinger i forbindelse med budgetspørgsmål og andre spørgsmål med indvirkninger på budgettet.

4.Med henblik på at udføre de opgaver, der er beskrevet i stk. 2, skal budgetudvalget have alle de nødvendige oplysninger om eller forklaringer på budgetspørgsmål og forhold med indvirkninger på budgettet.

Artikel 15

1.Budgetudvalget består af et medlem fra hver sydøsteuropæisk part og to medlemmer fra Den Europæiske Union, repræsenteret ved Europa-Kommissionen.

2.Budgetudvalgets møder varetages af Europa-Kommissionen. Formanden kan udnævne en medformand.

3.Budgetudvalget afholder mindst to ordinære møder om året. Derudover afholder det møder på foranledning af formanden eller efter anmodning fra mindst en tredjedel af medlemmerne.

4.Budgetudvalget vedtager selv sin forretningsorden. Dets anbefalinger kan vedtages ved skriftlig procedure. Budgetudvalget træffer afgørelse med simpelt flertal, inkl. Den Europæiske Unions positive stemme. I tilfælde af stemmelighed er Den Europæiske Unions stemme afgørende.

5.Det permanente sekretariat for transportfællesskabet yder administrativ bistand til budgetudvalget.

6.Det permanente sekretariatet repræsenteres på budgetudvalgets møder uden stemmeret.

AFSNIT V

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 16

Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget.

Artikel 17

Direktøren kan uddelegere beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen til det permanente sekretariats personale. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget, og de er bundet af nærværende afgørelse. Direktøren sender en kopi af alle delegerede afgørelser, der træffes i medfør af denne artikel, til det regionale styringsudvalg.

Artikel 18

1.Det er ikke tilladt for finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, at foretage handlinger som led i budgetgennemførelsen, der vil kunne medføre, at der opstår en konflikt mellem de pågældendes egne interesser og transportfællesskabets interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende aktør pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed.

2.Der er tale om en interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en aktør i budgetgennemførelsen eller en revisor, bringes i fare af familiemæssige, private, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med modtageren eller kontrahenten.

3.Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende ansattes umiddelbart overordnede. Hvis den ansatte er direktøren, er det regionale styringsudvalg den kompetente myndighed.

Artikel 19

I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overdrages til eksterne enheder eller organer.

KAPITEL 2

FINANSIELLE AKTØRER

Afdeling 1

Princip om funktionsadskillelse

Artikel 20

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

Afdeling 2

Anvisningsberettiget

Artikel 21

1.Den anvisningsberettigede er ansvarlig for, at indtægter modtages og udgifter afholdes.

2.Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger i overensstemmelse med denne afgørelses relevante bestemmelser samt gennemfører bevillingerne.

3.Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Modtagelse omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.

4.Den anvisningsberettigede sikrer, at alle bilag i forbindelse med transaktioner, som er gennemført i løbet af en periode på fem år, opbevares korrekt.

Artikel 22

1.Under hensyntagen til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger etablerer den anvisningsberettigede den organisationsstruktur, den interne forvaltning, de kontrolsystemer og -procedurer (i det følgende benævnt "interne regler for forvaltningen af transportfællesskabets finansiering"), der er tilpasset dennes opgaver, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol.

2.Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal de operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end vedkommende, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

3.De ansatte, der er ansvarlige for kontrollen, skal være forskellige fra dem, der indleder transaktionen, og må ikke være underordnet disse.

Artikel 23

Som anvisningsberettiget indgiver direktøren en årlig aktivitetsrapport (herefter benævnt "den anvisningsberettigedes rapport"), som indeholder oplysninger om økonomi og forvaltning.

Artikel 24

Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en afgørelse, som dennes overordnede pålægger vedkommende at udføre eller acceptere, er uregelmæssig eller i strid med disse regler eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter skriftligt direktøren. Direktøren træffer foranstaltninger inden for en rimelig frist. Hvis direktøren ikke gør det, underretter den ansatte det regionale styringsudvalg.

Artikel 25

Hvis beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen uddelegeres, finder disse bestemmelsers artikel 21 tilsvarende anvendelse på de anvisningsberettigede.

Afdeling 3

Regnskabsfører

Artikel 26

1.Efter forslag fra Europa-Kommissionen udnævner direktøren i overensstemmelse med den gældende forretningsorden for ansættelse, arbejdsforhold og ligelig geografisk fordeling blandt de ansatte i det permanente sekretariat en regnskabsfører, som er ansvarlig for følgende i det permanente sekretariat:

(a)korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

(b)udarbejdelse og forelæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med afsnit V

(c)regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit V

(d)gennemførelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med afsnit V

(e)udformning og godkendelse af regnskabssystemerne og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger

(f)likviditetsstyring.

2.Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og andre aktiver og er ansvarlig for deres opbevaring, jf. stk. 3.

3.Regnskabsføreren kan uddelegere visse opgaver, hvis det er nødvendigt, med forbehold af princippet om funktionsadskillelse.

KAPITEL 3

DE FINANSIELLE AKTØRERS ANSVAR

Afdeling 1
Generelle bestemmelser

Artikel 27

1.Enhver hæfter personligt i henhold til disse regler.

2.I tilfælde af ulovlige aktiviteter, svig, korruption eller uregelmæssigheder, der kan skade transportfællesskabets interesser, underretter den finansielle aktør straks direktøren eller, hvis aktøren finder det hensigtsmæssigt, det regionale styringsudvalg eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). "Transportfællesskabets finansielle interesser" defineres som alle indtægter, udgifter og aktiver, som er opført på, opnået gennem eller som tilfalder transportfællesskabets budget.

3.Hvis der i forbindelse med en aktivitet er forekommet uregelmæssigheder eller svig, suspenderer den anvisningsberettigede proceduren og kan træffe de forholdsregler, der måtte være nødvendige, herunder annullering af afgørelser, der er truffet som led i den pågældende aktivitet. Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter straks alle kompetente myndigheder, herunder om nødvendigt OLAF og Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO), om formodede tilfælde af svig eller uregelmæssigheder.

Artikel 28

1.Den anvisningsberettigede kan til hver en tid trække enhver delegation midlertidigt eller definitivt tilbage. Det regionale styringsudvalg og formanden for budgetudvalget underrettes straks om en sådan handling med en behørig begrundelse herfor.

2.Direktøren kan til hver en tid suspendere regnskabsføreren midlertidigt eller definitivt fra dennes opgaver efter foreløbig aftale med Europa-Kommissionen. På forslag af Europa-Kommissionen udnævner direktøren en midlertidig regnskabsfører og efterfølgende en permanent regnskabsfører i overensstemmelse med transportfællesskabets ansættelsesregler.

Artikel 29

1.Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som den anvisningsberettigede og personerne nævnt i dette kapitel kan pådrage sig i henhold til hjemlandets gældende nationale ret og gældende bestemmelser om beskyttelse af transportfællesskabets finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer transportfællesskabets eller parternes tjenestemænd.

2.Hvis der foreligger dokumentation for ulovlig virksomhed, svig eller korruption, der vil kunne skade transportfællesskabets interesser, indbringes sagen for de kompetente myndigheder og organer.

Afdeling 2

Bestemmelser for den anvisningsberettigede

Artikel 30

1.Det kan pålægges den anvisningsberettigede helt eller delvist at erstatte tab, der påføres transportfællesskabet som følge af alvorlige personlige forseelser ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet, navnlig hvis den anvisningsberettigede ikke overholder denne afgørelse, når vedkommende konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller undertegner en betalingsordre. Det samme gælder, hvis den anvisningsberettigede som følge af en alvorlig forseelse:

(a) undlader at udarbejde et dokument, der fastlægger en fordring

(b)undlader at udstede en indtægtsordre eller uberettiget forsinker udstedelsen af en sådan

(c)undlader at udstede en betalingsordre eller forsinker udstedelsen af en sådan, hvorved transportfællesskabet påføres et erstatningsansvar over for tredjepart.

2.En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget, som mener, at en afgørelse, som det påhviler vedkommende at træffe, er uregelmæssig eller i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, underretter skriftligt den delegerende myndighed. Hvis den delegerende myndighed skriftligt giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at gennemføre den pågældende afgørelse, kan vedkommende, som skal gennemføre den, ikke drages til ansvar.

3.I tilfælde af uddelegering forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten af bestemmelserne om intern forvaltning og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.

4.Den anvisningsberettigede drages ikke til ansvar for afgørelser truffet af det regionale styringsudvalg, hvis de følges nøje. Erklærer den anvisningsberettigede sig uenig i en af disse afgørelser, har denne ret til skriftligt at meddele den relevante myndighed herom. Vedkommende er dog forpligtet til at følge de relevante afgørelser.

KAPITEL 4

INDTÆGTSTRANSAKTIONER

Afdeling 1

Generelle bestemmelser

Artikel 31

Påløbne renter på transportfællesskabets konti udgør en del af dets indtægter sammen med bidragene fra de kontraherende parter.

Afdeling 2

Overslag over fordringer

Artikel 32

Forud for foranstaltninger eller situationer, der kan skabe eller ændre en fordring for transportfællesskabet, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

Afdeling 3

Fastlæggelse af fordringer på tredjemand

Artikel 33

1.Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede eller den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede:

(a)kontrollerer eksistensen af debitors gæld

(b)fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

(c)kontrollerer, at gælden er forfalden.

2.Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges ved en indtægtsordre, som meddeles regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der sendes til debitor. Disse to dokumenter udstedes og sendes af den ansvarlige anvisningsberettigede.

3.I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt.

En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver at blive individuelt fastlagt.

Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de konstaterede fordringer.

Artikel 34

Anvisningen af indtægter er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som denne har fastlagt.

Artikel 35

4.Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

5.Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede eller den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Vedkommende skal udvise fornøden omhu med henblik på at sikre, at transportfællesskabets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

6.Når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, sikrer denne sig, at afkaldet formelt er i orden og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk gennem en begrundet afgørelse truffet af den anvisningsberettigede. Den anvisningsberettigede kan ikke uddelegere en sådan afgørelse. Afgørelsen om afkald skal fastslå, hvilke foranstaltninger der er truffet med henblik på at inddrive beløbet, og hvilke retlige og faktiske elementer, den hviler på.

7.Den ansvarlige anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt på grund af en retlig eller faktuel fejl. En sådan annullering kommer til udtryk gennem en behørigt begrundet afgørelse truffet af den relevante anvisningsberettigede.

8.Den ansvarlige anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af en faktuel fejl skal ændres, forudsat at denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for transportfællesskabet bortfalder. En sådan tilpasning kommer til udtryk gennem en behørigt begrundet afgørelse truffet af den ansvarlige anvisningsberettigede.

9.Hvis en debitor har en fordring på transportfællesskabet, som er opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren fastlagte fordringer ved modregning efter udløbet af den frist, der er fastlagt i debetnotaen.

I undtagelsestilfælde kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, hvis det er nødvendigt for at beskytte transportfællesskabets finansielle interesser, og hvis vedkommende har berettigede grunde til at mene, at det beløb, der skyldes til transportfællesskabet, ellers vil være tabt.

Regnskabsføreren kan også foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, hvis debitor samtykker.

10.Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter denne artikels stk. 9, hører denne den anvisningsberettigede og underretter den eller de pågældende debitorer.

11.Den modregning, der er omhandlet i stk. 9, har samme virkning som en betaling og frigør transportfællesskabet for gældsbeløbet og i givet fald de skyldige renter.

Artikel 36

1.Ved den faktiske inddrivelse af fordringen bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne og underretter den ansvarlige anvisningsberettigede herom.

2.Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren skal der udstedes en kvittering.

Artikel 37

1.Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af ved lov fastsatte midler.

2.Regnskabsføreren inddriver fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring på transportfællesskabet, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, forudsat at modregning er juridisk muligt.

Artikel 38

Regnskabsføreren kan sammen med den relevante anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor og på følgende to betingelser:

(a)debitor forpligter sig til at betale renter for hele henstandsperioden regnet fra den oprindelige forfaldsdato til den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender i forbindelse med sine vigtigste refinansieringstransaktioner i euro (referencerenten), forhøjet med otte procentpoint. Referencerenten, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-serien, er den sats, der er gældende på den første dag i den måned, hvor betalingsfristen udløber

(b) for at beskytte transportfællesskabets interesser stiller debitor en finansiel sikkerhed for både hovedstol og rente af gælden.

KAPITEL 5

UDGIFTSTRANSAKTIONER

Artikel 39

1.Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse og betaling.

Afdeling 1

Indgåelse af udgiftsforpligtelser

Artikel 40

1.En budgetmæssig forpligtelse består i afsætte den bevilling, der er nødvendig for at dække senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse.

2.En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører en udgiftsvirkning for budgettet.

Artikel 41

1.I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

2.Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser indgås senest den 31. december i det løbende regnskabsår.

Artikel 42

1.Den uudnyttede del af de budgetmæssige forpligtelser knyttet til år N frigøres af den ansvarlige anvisningsberettigede senest den 31. marts i år N+1.

2.Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de tilsvarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleomkostninger, en frist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Enhver del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres.

3.Hvis en retlig forpligtelse herefter ikke har givet anledning til nogen betaling i en periode på tre år, frigøres den af den ansvarlige anvisningsberettigede.

Artikel 43

Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse, sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig, at

(a)konteringen er korrekt

(b)bevillingerne er til stede

(c)udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig traktatens bestemmelser og transportfællesskabets bestemmelser om intern forvaltning

(a)princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

Afdeling 2

Fastsættelse af udgifter

Artikel 44

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede:

(a)kontrollerer kreditors adkomst

(b)kontrollerer fordringens forfaldsbetingelser

(c)fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse.

Artikel 45

1.Enhver fastsættelse af en udgift bygger på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger betalingen.

2.Afgørelsen om fastsættelsen kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede underskriver med påtegningen "kan betales".

Afdeling 3

Anvisning af udgifter

Artikel 46

1.Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som denne har fastsat.

2.Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 35, stk. 4.

3.I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 60.

Afdeling 4

Betaling af udgifter

Artikel 47

1.Det skal dokumenteres, at den til betalingen svarende foranstaltning er i overensstemmelse med basisretsaktens bestemmelser, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:

(a)betaling af hele det skyldige beløb

(b)betaling af det skyldige beløb på en af følgende måder:

–forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger

–en eller flere mellemliggende betalinger

–betaling af saldoen af det skyldige beløb. Forfinansieringen afskrives helt eller delvist på de mellemliggende betalinger.

Den samlede forfinansiering og de mellemliggende betalinger afskrives på saldoen.

2.De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i regnskabet på betalingstidspunktet.

Artikel 48

Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

AFSNIT VI

OFFENTLIGT UDBUD

Artikel 49

Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF finder anvendelse.

AFSNIT VII

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1

REGNSKABSAFLÆGGELSE

Artikel 50

Transportfællesskabets årsregnskab omfatter:

(a)transportfællesskabets regnskaber og de dertil knyttede bilag

(b)beretningen om transportfællesskabets budgetgennemførelse

Artikel 51

Regnskaberne skal overholde regnskabsreglerne fastsat i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og være nøjagtige og fuldstændige og give et retvisende og rimeligt billede:

(a)for så vidt angår regnskaberne: af aktiver, passiver samt udgifter, indtægter, fordringer og forpligtelser, der ikke er opført under aktiver og passiver, samt pengestrømme

(b)for så vidt angår beretningen om budgetgennemførelsen: af alle indtægts- og udgiftstransaktioner.

Artikel 52

Regnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Regnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 80 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, eller periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor.

Artikel 53

1.Ifølge princippet om periodiseret regnskabsføring bogføres indtægter og udgifter i den periode, hvor de optjenes eller påløber, uanset betalings- eller inkasseringstidspunktet.

2.Værdien af aktiver og passiver bestemmes efter de værdiansættelsesregler, der er fastsat ved regnskabsmetoderne i den internationale regnskabsstandard og, hvis det er nødvendigt, i hjemstedets nationale standarder.

Artikel 54

1.Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:

(a)balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver samt den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det foregående regnskabsår. Det opstilles efter regnskabsreglerne i artikel 80 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller efter de periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor

(b)pengestrømsopgørelsen, der viser årets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo

(c)opgørelsen af egenkapitalbevægelser i løbet af regnskabsåret

2.Bilaget til årsregnskabet skal indeholde supplerende oplysninger om og bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 omhandlede regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for transportfællesskabets virksomhed.

KAPITEL 2
REGNSKABSFØRING

Afdeling 1

Fælles bestemmelser

Artikel 55

1.Transportfællesskabets regnskabssystem består af en række manuelle og computerbaserede procedurer og kontroller, som gør det muligt at udpege relevante transaktioner eller begivenheder, udarbejde bilag nøjagtigt, opføre data præcist i regnskaberne, afvikle transaktioner korrekt, ajourføre hovedfiler korrekt og udarbejde nøjagtige dokumenter og rapporter.

2.Regnskabet består af et almindeligt regnskab og et budgetregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.

3.Det almindelige regnskab og budgetregnskabet vedtages ved regnskabsårets udgang med henblik på at opstille det regnskab, der er omhandlet i kapitel 1.

4.Regnskabsføreren anvender regnskabsregler og -metoder, som tager hensyn til de internationalt anerkendte regnskabsstandarder for den offentlige sektor og, hvis det er nødvendigt, til de regler, som hjemstedets offentlige myndigheder anvender.

Afdeling 2
Det almindelige regnskab

Artikel 56

I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og transportfællesskabets aktiver og passiver.

Artikel 57

1.De enkelte kontobevægelser og kontienes saldi bogføres.

2.Alle regnskabsposteringer, herunder tilpasninger i regnskabet, skal være baseret på bilag, hvortil der henvises.

3.Regnskabssystemet skal gøre det muligt at spore hver enkelt regnskabspostering.

Artikel 58

Transportfællesskabets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til datoen for forelæggelsen af de endelige regnskaber de tilpasninger, der, uden at medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende år, er nødvendige for at give et retvisende og rimeligt billede af regnskabet i overensstemmelse med disse regler.

Afdeling 3
Budgetregnskab

Artikel 59

1.Budgetregnskabet skal give et detaljeret billede af budgetgennemførelsen.

2.Med henblik på gennemførelsen af stk. 1 registreres alle indtægts- og udgiftstransaktioner i budgetregnskabet.

3.Det permanente sekretariatet udarbejder en årsrapport senest den 30. marts hvert år. Rapporten indeholder:

–en aktivitetsrapport om det permanente sekretariatets arbejde og opnåede resultater. Denne rapport giver et overblik over fremskridtene hen imod målene, der er fastsat i det permanente sekretariats årlige arbejdsprogram

–en finansiel beretning om budgetgennemførelsen.

KAPITEL 3

FORMUEFORTEGNELSE

Artikel 60

Transportfællesskabet fører fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle aktiver, der udgør transportfællesskabets formue.

AFSNIT VIII

EKSTERN REVISION OG BESKYTTELSE AF FINANSIELLE INTERESSER

Artikel 61

Regnskabsføreren udarbejder regnskabet for det foregående år senest den 31. marts hvert år. Dette regnskab kontrolleres af direktøren.

Artikel 62

Uafhængige eksterne revisorer, som udpeges af det regionale styringsudvalg, foretager den årlige revision af transportfællesskabet. De eksterne revisorers mandat kan fornyes hvert år, medmindre andet besluttes af det regionale styringsudvalg.

Artikel 63

1.De eksterne revisorer indgiver en rapport ledsaget af formueopgørelsen og attesterede regnskaber til det regionale styringsudvalg senest otte måneder efter udløbet af det regnskabsår, for hvilket de er opført. Det regionale styringsudvalg kan give budgetudvalget de oplysninger, som det finder passende.

2.Direktøren fremsætter ligeledes de bemærkninger, som denne finder passende, til de eksterne revisorers rapport.

3.De eksterne revisorer foretager den revision, der vurderes at være nødvendig, i overensstemmelse med deres mandat. De eksterne revisorer undersøger navnlig transportfællesskabets regnskaber og regnskabspraksisser med henblik på at kontrollere, om regnskaberne er nøjagtige og fuldstændige. Den eksterne revision fastlægger regnskabets samlede gyldighed.

4.De eksterne revisorer indgiver en revisionsberetning og attesterede regnskaber ledsaget af en erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed til det regionale styringsudvalg senest otte måneder efter udløbet af det regnskabsår, som de vedrører. Hvis det regionale styringsudvalg anmoder herom, fremsætter budgetudvalget de bemærkninger, som det finder passende, til det regionale styringsudvalg om de dokumenter, som revisorerne har indgivet.

Artikel 64

1. Regnskabsføreren og det regionale styringsudvalg indgiver straks alle oplysninger, der er indhentet i henhold til artikel 27, til OLAF og Europa-Kommissionen.

2. Det regionale styringsudvalg og transportfællesskabets personale samarbejder fuldt ud om at beskytte Unionens finansielle interesser, navnlig med Den Europæiske Anklagemyndighed og OLAF, og giver dem alle relevante oplysninger og, hvis der anmodes herom, enhver bistand, der er nødvendig for, at sidstnævnte kan udøve sine respektive beføjelser, herunder udføre undersøgelser i overensstemmelse med Rådets forordning (EU) 2017/1939 og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 883/2013. Den anvisningsberettigede sikrer derudover, at eventuelle tredjeparter, der er involveret i transportfællesskabets budgetgennemførelse, samarbejder fuldt ud og giver Den Europæiske Anklagemyndighed og OLAF tilsvarende rettigheder.

3. OLAF har beføjelser til at foretage administrative undersøgelser i transportfællesskabets lokaler, herunder adgang til inspektion i henhold til forordning (EU, Euratom) 883/2013.

AFSNIT IX

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 65

Det regionale styringsudvalg har beføjelse til at indhente alle nødvendige oplysninger eller forklaringer vedrørende budgetgennemførelsen.

Artikel 66

Efter Europa-Kommissionens godkendelse kan direktøren, hvis det er nødvendigt, vedtage retningslinjer for gennemførelsen af nærværende bestemmelser.

Artikel 67

Indtil medlemmerne af budgetudvalget er udnævnt, varetager Europa-Kommissionen dets opgaver, jf. artikel 14, stk. 2.

Artikel 68

Nærværende bestemmelser er bindende i alle enkeltheder for de kontraherende parter i traktaten og de organer, der er oprettet i medfør at traktaten.

Bestemmelserne træder i kraft på dagen for deres vedtagelse i det regionale styringsudvalg.