EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2018/1419

af 18. april 2018

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2016

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene for regnskabsåret 2016,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Beskæftigelse og Sociale Anliggender (A8-0092/2018),

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene (»instituttet«) for regnskabsåret 2016 ifølge dets opgørelse over indtægter og udgifter (1) var på 20 789 500 EUR, hvilket svarer til en stigning på 1,72 % i forhold til 2015; der henviser til, at instituttets budget primært stammer fra EU-budgettet;

C.	der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om instituttets årsregnskab for regnskabsåret 2016 (»Revisionsrettens beretning«) har fastslået, at den har fået rimelig sikkerhed for, at instituttets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Bemærkninger om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed

noterer sig, at Revisionsretten i sin beretning om årsregnskabet for 2014 rapporterede, at ansatte i perioden 2005-2014 var blevet underbetalt i forbindelse med overgangen til den nye personalevedtægt i 2005; bemærker, at selv om der var forskellige årsager til underbetalingerne (2014: manglende overholdelse af bestemmelserne om garanterede mindstelønninger, 2015: forkert multiplikationsfaktor anvendt på lønninger), har Revisionsretten igen konstateret underbetalinger (43 350 EUR) og nogle overbetalinger (168 930 EUR) med indvirkning på 30 aktive og tidligere ansatte; noterer sig, at instituttet korrigerede samtlige underbetalinger, men ikke vil inddrive overbetalingerne (i overensstemmelse med artikel 85 i den gældende personalevedtægt); opfordrer instituttet til igen at analysere eventuelle fejl i forbindelse med overgangen til 2005-personalevedtægten, foretage en fuldstændig evaluering af sit lønsystem og indberette resultaterne heraf til dechargemyndigheden; erfarer fra instituttet, at der blev foretaget en omfattende intern revision af lønsystemet i april 2017; bemærker, at instituttet afventer den endelige rapport, og eventuelle anbefalinger vil blive taget nøje i betragtning; opfordrer instituttet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om en eventuel vedtagelse af korrigerende foranstaltninger;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

bemærker med tilfredshed, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2016 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 99,99 %, og at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger var på 84,80 %, hvilket repræsenterer et fald på 2,55 % i forhold til 2015;

er bekymret over de negative budgetmæssige konsekvenser af den stigende irske landekoefficient, som i stigende grad risikerer at underminere instituttets finansielle evne til at opfylde sit mandat; forventer, at Unionen træffer foranstaltninger til udligning af disse konsekvenser;

Forpligtelser og fremførsler

erfarer fra Revisionsrettens beretning, at niveauet af forpligtede bevillinger, der blev fremført til 2017, var højt, nemlig 2 800 000 EUR (43 %) for afsnit III (aktionsudgifter) i forhold til 2 100 000 EUR (31 %) i 2015, hvilket hovedsagelig skyldtes projekter (undersøgelser og pilotprojekter), der strakte sig ud over årets udgang; opfordrer instituttet til at overveje at indføre opdelte budgetbevillinger med henblik på bedre at afspejle aktiviteternes flerårige karakter og de uundgåelige forsinkelser mellem undertegnelsen af en kontrakt og leveringen og betalingen heraf;

konstaterer, at instituttet efter aftale med Revisionsretten skelner mellem planlagte og ikkeplanlagte fremførsler; bemærker, at instituttet i 2016 havde planlagt fremførsler på 3 000 000 EUR, men at de faktiske fremførsler kun beløb sig til 2 800 000 EUR;

bemærker, at fremførsler ofte kan være delvist eller helt berettigede på grund af den flerårige karakter af agenturenes operationelle programmer, at de ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægningen og budgetgennemførelsen og ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig hvis de er planlagt på forhånd af instituttet og meddelt Revisionsretten;

Udbud

bemærker, at instituttets rådgivende udvalg for indkøb og kontrakter (ACPC), som afgiver udtalelse om kontraktforslag til en værdi af mindst 250 000 EUR, ikke mødtes i 2016, idet der ikke var nogen sager, som opfyldte kriterierne; noterer sig desuden, at ACPC gennemførte en årlig efterfølgende kontrolprocedure for tre ud af de elleve kontrakter, der blev indgået i 2016; bemærker, at ACPC generelt var tilfreds med, at instituttet overholdt udbudsprocedurerne;

Personalepolitik

bemærker, at der blev gennemført en jobscreening i december 2016, der viser en relativ høj grad af stabilitet i løbet af de tre år, hvor screeningen fandt sted;

bemærker, at stillingsfortegnelsen og personalets fordeling omfatter 107 stillinger (tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte) fra december 2016 sammenlignet med 108 i 2015; bemærker med tilfredshed, at der har været kønsbalance i de besatte stillinger pr. 31. december 2016, eftersom forholdet er 55,14 % kvinder og 44,86 % mænd;

10.

understreger, at balancen mellem arbejde og privatliv bør være en del af instituttets personalepolitik; bemærker, at de midler, der er brugt på aktiviteter til fysisk velvære, udgør 80,21 EUR pr. medarbejder; bemærker, at det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder er 6,5 dage — hvilket er lavere end i mange andre EU-agenturer, men stadig bekymrende, og det bør undersøges for at se, om stress på arbejdspladsen er en faktor — og at ingen medarbejdere var på sygeorlov i hele året;

11.

glæder sig over, at der ikke blev indberettet nogen formelle eller uformelle tilfælde af chikane i 2016; støtter, at der tilrettelægges kurser og informationsmøder for at øge medarbejdernes bevidsthed;

12.

bemærker med tilfredshed, at instituttet i 2016 ikke modtog nogen klager eller sagsanlæg, og at der ikke blev indberettet nogen sager vedrørende ansættelse eller afskedigelse af medarbejdere;

13.

glæder sig over instituttets korrigerende foranstaltninger med hensyn til de lønkorrektioner, der er blevet gennemført som følge af Revisionsrettens beretninger; bemærker, at der blev gennemført en revision af lønningsfunktionen i april 2017 med henblik på yderligere at sikre, at de indførte procedurer og kontroller fungerer godt;

14.

minder om, at personalenedskæringerne er blevet gennemført med store vanskeligheder og gentager sin bekymring over alle yderligere nedskæringer, som ville begrænse agenturernes evne til at udøve deres mandat;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed og demokrati

15.

bemærker med tilfredshed, at der blev afholdt workshopper om etik, integritet og bekæmpelse af svig i november og december 2016; bemærker endvidere, at deltagelse i disse workshops var obligatorisk for alle medarbejdere, og at dem, der ikke var i stand til at deltage, skulle følge et program, der dækker de samme emner;

16.

bemærker med tilfredshed, at instituttet har indført regler om whistleblowing, og at ingen tilfælde blev registreret i 2016;

17.

mener, at der er behov for at oprette et uafhængigt indberetnings-, rådgivnings- og henvisningsorgan, som tildeles tilstrækkelige budgetmidler, med henblik på at hjælpe whistleblowere med at bruge de rette kanaler til at videregive deres oplysninger om mulige uregelmæssigheder, der skader Unionens finansielle interesser, og samtidig beskytte deres fortrolighed og tilbyde den nødvendige støtte og rådgivning;

18.

glæder sig over, at instituttet ikke havde nogen sager om interessekonflikter i 2016;

19.

opfordrer instituttet til at vedtage en etisk kodeks og at underrette dechargemyndigheden om påståede og bekræftede af interessekonflikter, og om hvordan det har behandlet dem, og hvordan det vil forhindre dem i fremtiden;

Vigtigste resultater

20.

glæder sig over instituttets tre vigtigste resultater i 2016, nemlig at:

—	det afsluttede den sjette europæiske undersøgelse af arbejdsvilkårene og fremlagde sine konklusioner for Parlamentet den 17. november 2016

—	det gennemførte det sidste år af sin fireårige programcyklus med ca. 100 % budgetgennemførelse og 98 % programgennemførelse og det højeste niveau af tilfredshed fra brugerne, der er registreret i løbet af fireårsperioden

—	der i pakken om den europæiske søjle for sociale rettigheder henvises til Eurofounds seneste resultater: om løn, sociale ydelser, uacceptable boligforhold i Europa, nye former for beskæftigelse og den seneste undersøgelse af arbejdsvilkårene;

21.

glæder sig over den vellykkede gennemførelse af instituttets fireårige arbejdsprogram med et højt niveau af organisatorisk effektivitet, således som det fremgår af en generel forbedring af instituttets centrale resultatindikatorer;

22.

bemærker med tilfredshed, at leveringen af arbejdsprogrammets resultater, der var planlagt for 2016, var på 97 %, hvilket er langt over målet på 80 %, hvilket er en markant vending fra de dårlige resultater i de to foregående år, og sikrer, at næsten alle planlagte resultater for programmeringsperiodens sidste år blev leveret til tiden ved afslutningen af den fireårige programmeringsperiode;

Interne kontroller

23.

bemærker med tilfredshed, at instituttets interne kontrolkoordinator i overensstemmelse med den prioritering, der blev forelagt bestyrelsens formandskab i januar 2016, fokuserede på fem interne kontrolstandarder i forbindelse med dets mission og vision, etik og organisatoriske værdier, personalefordeling og -mobilitet, risikostyringsproces og vurdering af interne kontrolstandarder;

Intern revision

24.

konstaterer, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) ifølge Revisionsrettens beretning i sin revisionsberetning fra december 2016 fremhævede, at der er behov for at forbedre instituttets forvaltning af projekter, hovedsagelig hvad angår forvaltningsordninger, overvågning og rapportering; bemærker dog med tilfredshed, at instituttet og IAS blev enige om en plan for korrigerende foranstaltninger;

25.

noterer sig, at IAS gennemførte en revision af projektforvaltningen (PM) med det formål at vurdere tilstrækkeligheden af udformningen og effektiviteten af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som instituttet har indført for dets projektforvaltning; bemærker endvidere, at IAS' beretning indeholder fire anbefalinger om følgende emner: styring af projektforvaltning, projekttilsyn og -rapportering, projektplanlægning og projektforvaltningens informationssystem; bemærker, at IAS accepterede, at instituttets handlingsplan skulle være afsluttet ved udgangen af 2017; opfordrer instituttet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om de fremskridt, der er gjort i denne henseende;

26.

bemærker med tilfredshed, at alle anbefalinger, som IAS har fremsat i forbindelse med tidligere revisioner inden rapporteringsåret, er afsluttet;

Andre bemærkninger

27.

beklager, at forordning (EØF) nr. 1365/75 ikke udtrykkeligt kræver ekstern evaluering af instituttets aktiviteter; bemærker dog, at der i Kommissionens forslag til en ny oprettelsesforordning stilles krav om en evaluering hvert femte år; glæder sig også over, at hvert af de fireårige programmer for øjeblikket er underlagt en ekstern evaluering;

28.

anerkender, at instituttet fortsat bidrog væsentligt til politikudviklingen, og at anvendelsen af dets ekspertise forblev tydelig i centrale EU-politikdokumenter;

29.

anerkender det arbejde, der udføres af instituttet i løbet af det fireårige arbejdsprogram 2013-2016 »Fra krise til opsving: Mere underbyggede politikker for et konkurrencedygtigt og retfærdigt Europa«; glæder sig over den høje kvalitet af instituttets analyse af og politiske input for så vidt angår leve- og arbejdsvilkår, arbejdsmarkedsrelationer, beskæftigelse og udviklingen på arbejdsmarkedet, navnlig over oversigtsrapporten fra den sjette europæiske undersøgelse af arbejdsvilkårene, og over dets rapport om nye former for beskæftigelse (New Forms of Employment report); understreger vigtigheden af instituttets forvaltningsstruktur med tre parter, som gør det muligt at skabe et fuldstændigt billede over den økonomiske og sociale virkelighed;

30.

understreger nødvendigheden af at opretholde et stærkt samarbejde mellem instituttet og Udvalget om Beskæftigelse og Sociale Anliggender med henblik på at drage nytte af instituttets ekspertise og engagere sig i konstruktive og evidensbaserede drøftelser;

31.

glæder sig over, at Parlamentet, Kommissionen og andre aktører er de største brugere af den knowhow, som instituttet leverer, og at de er bevidste om kvaliteten heraf og interessen herfor;

32.

noterer sig, at forordning (EØF) nr. 1365/75, med hvilken instituttet blev oprettet, revideres, og glæder sig over, at Kommissionen og Parlamentet har medtaget en udtrykkelig henvisning til anvendelsen af eksterne revisionsberetninger og -evalueringer;

33.

glæder sig over det gode samarbejde mellem instituttet og Unionens øvrige organer, navnlig Cedefop, EU-OSHA, ETF, FRA og EIGE i forbindelse med planlægningen og gennemførelsen af dets arbejde med henblik på at sikre god koordinering og synergi i instituttets aktiviteter;

34.

bemærker, i hvor høj grad instituttet har bidraget til bekæmpelsen af fattigdom og svig i forbindelse med tildeling af arbejdskontrakter i forbindelse med flere aktioner på tværs af Unionen;

35.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 18. april 2018 (2) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(1) EUT C 84 af 17.3.2017, s. 11.

(2) Vedtagne tekster, P8_TA(2018)0133 (se side 393 i denne EUT).