EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2018/1413

af 18. april 2018

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 2016

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur for regnskabsåret 2016,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Beskæftigelse og Sociale Anliggender (A8-0084/2018),

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur (i det følgende benævnt »agenturet«) for regnskabsåret 2016 ifølge dets oversigt over indtægter og udgifter (1) var på 16 673 153,98 EUR, hvilket svarer til et fald på 1,06 % i forhold til 2015; der henviser til, at agenturets budget hovedsagelig stammer fra EU-budgettet;

C.	der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om agenturets årsregnskab for regnskabsåret 2016 (»Revisionsrettens beretning«) erklærer, at den har fået rimelig sikkerhed for, at agenturets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2016 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 96,31 % svarende til et fald på 1,22 % i forhold til året før (97,53 %), og at udnyttelsesgraden for betalingsbevillingerne var på 70,35 %, hvilket svarer til et fald på 1,70 % i forhold til regnskabsåret 2015;

glæder sig over agenturets opfølgende foranstaltninger i forbindelse med de bemærkninger, som dechargemyndigheden fremsatte vedrørende gennemførelsen af budgettet for de foregående år; glæder sig endvidere over agenturets hurtige gennemførelse af Revisionsrettens anbefalinger vedrørende rammekontrakter for IKT og konsulentbistand som et område, der skulle forbedres i forbindelse med decharge for 2016;

Forpligtelser og fremførsler

noterer sig, at ifølge Revisionsrettens beretning var niveauet af forpligtede bevillinger, der blev fremført til 2017, højt for afsnit II (administrationsudgifter) med 417 279 EUR eller 30 % (sammenholdt med 364 740 EUR eller 26 % i 2015); bemærker, at disse fremførsler hovedsagelig vedrører IT-ydelser, som endnu ikke var blevet leveret eller faktureret fuldt ud ved udgangen af året; bemærker endvidere, at fremførslen af forpligtede bevillinger under afsnit III androg 3 370 616 EUR eller 43 % (sammenholdt med 3 383 052 EUR eller 41 % i 2015); bemærker, at disse fremførsler overvejende vedrører forskningsprojekter og undersøgelser med en varighed på mere end et år; bemærker, at ifølge Revisionsretten kunne agenturet overveje at indføre opdelte budgetbevillinger med henblik på bedre at afspejle aktiviteternes flerårige karakter og de uundgåelige tidsforskydninger mellem kontraktunderskrivelse, levering og betaling; noterer sig fra agenturets svar, at det vil undersøge denne mulighed for at se, om budgetforvaltningen kan forbedres;

bemærker, at fremførsler ofte kan være delvist eller helt berettigede på grund af den flerårige karakter af agenturenes operationelle programmer, at de ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægningen og budgetgennemførelsen og ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig hvis de er planlagt på forhånd af agenturet og meddelt Revisionsretten;

Overførsler

noterer sig, at der i regnskabsåret 2016 blev gennemført 11 budgetoverførsler på i alt 319 240 EUR for at omfordele ressourcer fra områder, hvor der var fundet budgetbesparelser, til områder med få ressourcer med det formål at sikre opfyldelsen af årets mål;

Udbud

bemærker, at agenturet indgik kontrakter om varer og tjenesteydelser for i alt 8 492 938,92 EUR, hvoraf 930 240,32 EUR blev tildelt på grundlag af 41 udbud med forhandling, 580 926,16 EUR gennem interinstitutionelle aftaler eller serviceleveranceaftaler og 6 981 772,44 EUR gennem 155 specifikke kontrakter eller bestillingssedler under rammekontrakter, som var tildelt i offentlige udbud;

bemærker med tilfredshed, at der er etableret et udbudsteam for at sikre harmonisering i hele agenturet om alle udbudsprocedurer, der gennemføres i agenturet — fra start til slut — som er underlagt tilsynsforanstaltninger og forebyggende kontrolforanstaltninger, herunder formelle åbnings- og evalueringsprocedurer, erklæringer om, at der ikke foreligger interessekonflikter, som undertegnes af medlemmerne af udvalgene, og skriftligt dokumenteret vurdering af udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier;

bemærker, at agenturet ifølge Revisionsrettens beretning i 2014 underskrev en rammekontrakt vedrørende levering af IT-konsulenttjenester i perioden 2014-2017 til et samlet beløb af 1 100 000 EUR; bemærker med beklagelse, at selv om de specifikke kontrakter, der blev underskrevet i 2016 til gennemførelse af denne rammekontrakt, klart beskriver projektleverancerne, blev konsulenterne ansat på et åbent »time & means«-grundlag, hvor prisen ikke er fastsat og direkte knyttet til leverancen, men i stedet afspejler antallet af arbejdsdage; bemærker endvidere, at 50 % af IT-konsulenttjenesterne i 2016 blev udført uden for agenturets lokaler, hvilket begrænsede agenturets mulighed for at overvåge, at kontrakterne blev gennemført effektivt; bemærker, at de betalinger, der blev afholdt under denne rammekontrakt i 2016, androg ca. 400 000 EUR; konstaterer på baggrund af agenturets svar, at det anvender Revisionsrettens råd i forbindelse med dets nye rammekontrakter for IKT og konsulentbistand, hvor der anvendes specifikke »Quoted Time and Means«-kontrakter, når det er hensigtsmæssigt;

Personalepolitik

konstaterer ud fra stillingsfortegnelsen, at 39 stillinger (ud af de i alt 41 stillinger, som var godkendt i henhold til EU-budgettet) var besat den 31. december 2016 mod 40 i 2015;

10.

beklager, at der ikke er opnået kønsbalance i det samlede antal stillinger, der var besat pr. 31. december 2016, eftersom forholdet blandt personalet var over to til en, nemlig 72 % kvinder og 28 % mænd; bemærker, at der hurtigst muligt bør gøres noget ved denne situation; bemærker imidlertid, at der er ligevægt mellem kønnene (50:50) på ledelsesniveau;

11.

understreger, at balancen mellem arbejde og privatliv bør være en del af agenturets personalepolitik; bemærker, at de midler, der er brugt på aktiviteter til fysisk velvære, udgør ca. 194 EUR pr. medarbejder, hvilket svarer til tre dage pr. medarbejder; bemærker, at det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder er 11 dage;

12.

minder om, at agenturet vedtog en afgørelse om psykisk og seksuel chikane i 2007; foreslår, at der tilrettelægges kurser og informationsmøder for at øge medarbejdernes bevidsthed; bemærker, at der blev gennemført en administrativ undersøgelse i 2016; anmoder om yderligere oplysninger om undersøgelsens konklusioner under hensyntagen til reglerne om databeskyttelse;

13.

bemærker med tilfredshed, at agenturet i 2016 ikke modtog nogen klager eller sagsanlæg, og at der ikke blev indberettet sager i forbindelse med ansættelse eller afskedigelse af medarbejdere;

14.

bemærker, at agenturet fortsatte med at vedtage gennemførelsesbestemmelser efter reformen af personalevedtægten, som trådte i kraft den 1. januar 2014;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed og demokrati

15.

bemærker, at nye erklæringer om interessekonflikter og sammendrag af CV'er er ved at blive indsamlet og analyseret, eftersom der kom en ny bestyrelse ved udgangen af 2016; bemærker endvidere, at agenturet har indsamlet 131 komplette dossierer, heraf 70 fra bestyrelsesmedlemmer (80 %), 52 fra suppleanter for bestyrelsesmedlemmer (60 %) og 12 fra observatører og suppleanter for observatører (48 %); glæder sig over, at der i ingen af de undersøgte sagsakter er fundet situationer, der kunne betragtes som interessekonflikter i henhold til agenturets politik;

16.

noterer med tilfredshed, at agenturet har indført en strategi for bekæmpelse af svig på grundlag af de retningslinjer, som Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) har udarbejdet til EU-agenturerne; bemærker, at denne strategi dækker en treårig periode (2015-2017), og at gennemførelsen heraf regelmæssigt overvåges af agenturets forretningsudvalg; bemærker endvidere, at der er vedtaget en intern procedure for indberetning og håndtering af potentielle tilfælde af svig og resultaterne af disse, som er stillet til rådighed for medarbejdere på intranettet;

17.

beklager dybt, at agenturet endnu ikke har implementeret interne regler om whistleblowing; bemærker, at agenturet afventer retningslinjer fra Kommissionen; bemærker endvidere, at agenturet i mellemtiden henviser til Kommissionens retningslinjer om whistleblowing fra 2012; opfordrer indtrængende agenturet til at rapportere til dechargemyndigheden, når reglerne om whistleblowing er fastlagt og gennemført;

18.

mener, at der er behov for at oprette et uafhængigt indberetnings-, rådgivnings- og henvisningsorgan, som tildeles tilstrækkelige budgetmidler, med henblik på at hjælpe whistleblowere med at bruge de rette kanaler til at videregive deres oplysninger om mulige uregelmæssigheder, der skader Unionens finansielle interesser, og samtidig beskytte deres fortrolighed og tilbyde den nødvendige støtte og rådgivning;

Vigtigste resultater

19.

glæder sig over de tre vigtigste resultater i 2016, som blev udpeget af agenturet, nemlig:

—

afslutningen af det treårige pilotprojekt Sikre og sunde arbejdspladser for alle aldre — sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen i forbindelse med en aldrende arbejdsstyrke, som Parlamentet har iværksat, og igangsættelsen af 2016-2017-kampagnen for sunde arbejdspladser »Sunde arbejdspladser for alle aldre«

—	forelæggelsen af den første rapport fra et stort forskningsprojekt om sundhed og sikkerhed i mikrovirksomheder og små virksomheder på et seminar på højt niveau

—

implementeringen sammen med Den Europæiske Unions Kontor for Intellektuel Ejendomsret (EUIPO) og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer (CdT) af et nyt redskab til at forvalte flersprogede websteder — vinder af Den Europæiske Ombudsmands pris for ekspertise i offentlig administration i 2017;

Intern revision

20.

bemærker, at Den Interne Revisionstjeneste (IAS) i 2016 gennemførte en strategisk risikoanalyse med det primære formål at udarbejde en ny flerårig strategisk plan for intern revision for perioden 2017-2019;

21.

glæder sig over, at agenturet ved udgangen af 2016 ikke havde nogen kritiske eller meget vigtige udestående anbefalinger; bemærker, at agenturet i løbet af hele året arbejdede hen imod gennemførelsen af handlingsplanen vedrørende fire vigtige anbefalinger fra IAS's 2015-revision vedrørende værktøjer til forvaltning af sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen; bemærker, at IAS har gennemgået det arbejde, der er udført vedrørende de fire anbefalinger og anbefalede dem afsluttet i begyndelsen af 2017;

Performance

22.

bemærker med tilfredshed, at agenturet tog vigtige skridt til at understøtte sit aktivitetsbaserede forvaltningssystem med et IT-system; glæder sig over de nye digitale værktøjer til forvaltning af den tid, der bruges på de forskellige projekter og aktiviteter, og til forvaltning af udbud og indkøb;

Andre bemærkninger

23.

bemærker, at agenturets oprettelsesforordning, forordning (EF) nr. 2062/94, ifølge Revisionsrettens beretning ikke indeholder et udtrykkeligt krav om eksterne evalueringer af dets aktiviteter; bemærker med tilfredshed, at der i Kommissionens forslag til en ny oprettelsesforordning (COM(2016) 528) stilles krav om en evaluering hvert femte år og anvendelse af eksterne revisionsberetninger;

24.

værdsætter agenturets aktiviteter og analyse om sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, som bidrager til Unionens politikudformning med henblik på at fremme sunde og sikre arbejdspladser i hele Unionen; noterer sig dets igangværende arbejdspakke om støtte til små og mellemstore virksomheder og mikrovirksomheder med værktøjer og retningslinjer særligt rettet mod denne type virksomheder med henblik på at afhjælpe mangel på viden og lette overholdelsen af reglerne om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen;

25.

glæder sig over det gode samarbejde mellem de agenturer, der arbejder inden for beskæftigelse, sociale anliggender og inklusion og især samarbejdet mellem agenturet, Eurofound, Cedefop og EIGE vedrørende rapporten »Towards age-friendly work in Europe: a life course perspective on work and ageing from EU agencies«;

26.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 18. april 2018 (2) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(1) EUT C 12 af 13.1.2017, s. 9.

(2) Vedtagne tekster, P8_TA(2018)0133 (se side 393 i denne EUT).