|
6.12.2017 |
DA |
Den Europæiske Unions Tidende |
C 417/104 |
BERETNING
om årsregnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret 2016 med agenturets svar
(2017/C 417/16)
INDLEDNING
|
1. |
Det Europæiske Miljøagentur (herefter »agenturet« eller »EEA«), der ligger i København, blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 (1). Agenturets opgave er at indføre et overvågningsnet, der kan forsyne Kommissionen, Europa-Parlamentet, medlemsstaterne og offentligheden generelt med pålidelige oplysninger om miljøsituationen. Disse oplysninger skal især give Den Europæiske Union og medlemsstaterne mulighed for at træffe miljøbeskyttelsesforanstaltninger og evaluere, hvor effektive disse foranstaltninger er. |
|
2. |
Tabellen viser agenturets nøgletal (2). Tabel Agenturets nøgletal
|
|||||||||||||
OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN
|
3. |
Revisionsretten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i agenturets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer og en analyse af ledelsens udtalelser. |
|
ERKLÆRING
Regnskabernes rigtighed Erklæring om regnskabernes rigtighed
Lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskaberne Indtægter Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de indtægter, der ligger til grund for regnskaberne
Betalinger Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de betalinger, der ligger til grund for regnskaberne
Den øverste og den daglige ledelses ansvar
Revisors ansvar for revision af regnskaberne og de underliggende transaktioner
|
|
16. |
Bemærkningerne i det følgende drager ikke Revisionsrettens erklæring i tvivl. |
BEMÆRKNINGER OM DEN INTERNE KONTROL
|
17. |
Agenturet opdaterede sin sikkerhedspolitik i 2016, men mange andre interne procedurer er forældede. Den øverste ledelse godkendte en handlingsplan, som betyder, at beredskabsplanen skal revideres og ajourføres. Agenturet har også til hensigt at revidere sin dokumentstyringspolitik, som den vedtog i 2009 i overensstemmelse med den nye sikkerhedspolitik. Agenturet planlægger ligeledes at gennemgå og ajourføre sine interne kontrolstandarder, hvor det er nødvendigt. |
|
18. |
Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) udførte en forvaltningsrevision vedrørende proceduren for udarbejdelse af agenturets rapport om miljøsituationen (SOER) i 2015. I sin revisionsberetning fra juli 2016 konkluderede IAS, at procedurerne for udarbejdelse af rapporten generelt var egnede til formålet. Agenturet og IAS er dog blevet enige om en plan for yderligere at forbedre dem. |
BEMÆRKNINGER OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING OG PERFORMANCE
|
19. |
I 2014 underskrev Kommissionen på vegne af mere end 50 EU-institutioner og -organer (inklusive agenturet) en rammekontrakt med én kontrahent om indkøb af software, licenser og levering af dertil knyttede IT-vedligeholdelses- og konsulenttjenester. Rammekontrahenten fungerer som mellemled mellem agenturet og leverandører, der kan imødekomme agenturets behov. For denne formidlingsservice har rammekontrahenten ret til at opkræve et gebyr på fra to til ni procent af leverandørernes priser. Det fremgår udtrykkeligt af rammekontrakten, at denne ikke giver kontrahenten nogen form for eneret. I 2016 anvendte agenturet denne rammekontrakt til indkøb af softwarelicenser til et beløb på i alt 442 754 euro. De fleste af indkøbene tilhørte en særlig kategori, som kun burde anvendes undtagelsesvist, og priserne var hverken blevet angivet under udbudsproceduren eller i rammekontrakten. Denne procedure sikrer ikke tilstrækkelig konkurrence, og at den billigste løsning vælges. Endvidere var de gebyrer, rammekontrahenten beregnede, ikke blevet kontrolleret tilstrækkeligt. Den største ordre vedrørte en fornyelse af softwarelicenser leveret af en skandinavisk eneforhandler (112 248 euro). I dette tilfælde var der ingen begrundelse for at anvende rammekontrakten, hvilket resulterede i en unødvendig omkostningsforhøjelse. |
OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS BEMÆRKNINGER
|
20. |
En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger fra tidligere år, vises i bilaget. |
Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Baudilio TOMÉ MUGURUZA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 19. september 2017.
På Revisionsrettens vegne
Klaus-Heiner LEHNE
Formand
(1) EFT L 120 af 11.5.1990, s. 1.
(2) Nærmere oplysninger om agenturets beføjelser og aktiviteter kan findes på dets websted: www.eea.europa.eu.
(3) Tjenestemænd, midlertidigt ansatte, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
Kilde: Agenturet, dækker såvel kerneaktiviteter som andre aktiviteter.
(4) Årsregnskabet omfatter balancen, resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende noter.
(5) Beretningerne om budgetgennemførelsen omfatter de beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktionerne, og de forklarende noter.
(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).
BILAG
Opfølgning på tidligere års bemærkninger
|
År |
Revisionsrettens bemærkninger |
Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/Ikke igangsat/Ikke relevant) |
|
2012 og 2013 |
Der forekommer sjældent (forudgående) kontrol af omkostningerne på stedet på støttemodtagerniveau) (1). De eksisterende kontroller giver derfor kun begrænset sikkerhed med hensyn til støtteberettigelsen og nøjagtigheden af de omkostninger, som støttemodtagerne har anmeldt. |
Afsluttet (2) |
|
2014 |
Endvidere var den interne revisor involveret i såvel den forudgående som den efterfølgende kontrol: disse opgaver er ikke kompatible. Det skal bemærkes, at den forudgående kontrol har været genstand for drøftelser mellem Retten og agenturet siden 2012. |
Afsluttet |
|
2014 |
Agenturet har indgået en aftale om backuptjenester — herunder emailtjenester — med en cloudtjenesteudbyder og anvendt en interinstitutionel kontrakt fra DIGIT. Betingelserne i kontrakten definerer ikke lokaliseringen af agenturets data tilstrækkeligt. Kontrahenten har forbeholdt sig ret til uden varsel at overføre agenturets data til databehandlere uden for Den Europæiske Unions geografiske område, da det f.eks. for at afhjælpe latensproblemer kan være nødvendigt at kopiere rutningsdata til forskellige datacentre i forskellige regioner. Agenturet har således ikke sikret, at De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, som det er omfattet af, er garanteret, og at tjenesteudbyderen fuldt ud respekterer privatlivets fred i overensstemmelse med artikel 7 i EU's charter om grundlæggende rettigheder. |
Afsluttet (3) |
|
2015 |
De undersøgte udbud viste, at agenturet har indgået rammeaftaler med én kontrahent, og at disse bruges til indkøb af forskellige tjenesteydelser i henhold til specifikke fastpriskontrakter. Denne praksis med at bruge rammekontrakter til at indhente fastpristilbud fra én kontrahent neutraliserer priskonkurrencen og øger agenturets afhængighed af kontrahenten. Agenturet bør så vidt muligt indgå aftaler med flere leverandører med ny indkaldelse af bud eller direkte kontrakter om levering af tjenesteydelser. |
Afsluttet |
(1) I 2012 og i 2011 blev der gennemført én forudgående kontrol for at kontrollere én støttemodtagers kontrolsystemer. I 2010 blev der foretaget én forudgående kontrol for at kontrollere støtteberettigelse for udgifter anmeldt af én støttemodtager.
(2) I 2016 udførte agenturet to kontroller af på stedet af modtagere af ETC-tilskud.
(3) Agenturet overvåger løbende disse nyskabelser.
AGENTURETS SVAR
BEMÆRKNINGER OM INTERNE KONTROLLER
|
18. |
Agenturet opretholder et betydeligt antal procedurer, der jævnligt opdateres, og som meddeles til alle ansatte via intranettet. I andet halvår af 2016 gennemgik afdelingen med ansvar for kvalitetsstyring en revision, herunder registret over procedurer. I løbet af 2017 vil alle procedurer i registret blive gennemgået og om nødvendigt opdateret. |
|
19. |
EEA tager Rettens svar til efterretning. |
BEMÆRKNINGER OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING OG PERFORMANCE
|
20. |
Den pågældende rammekontrakt om tjenesteydelser er ganske rigtigt resultatet af en interinstitutionel udbudsprocedure udskrevet af Europa-Kommissionen med henblik på at opnå øget effektivitet, jf. artikel 104a, stk. 1, i finansforordningen, og følger som sådan princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. I overensstemmelse med de gældende regler for organisation og forvaltning af interinstitutionelle udbudsprocedurer forpligter agenturet sig med sin deltagelse i dette interinstitutionelle udbud til ikke at indkøbe de samme tjenesteydelser gennem en anden kontrakt. Denne forpligtelse skal sikre ikke blot klarhed over for deltagende tilbudsgivere, men også i høj grad overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til grundtanken om sparsommelighed og produktivitet. Alene denne forpligtelse berettiger brugen af rammekontrakten. Det bør endvidere bemærkes, at de gebyrer, der pålægges videresalgsprodukter er kontraktligt aftalt mellem parterne, mens kontrahenten er kontraktlig ansvarlig for leveringen af produkterne og tjenesteydelserne til en pris, der er proportional med den gældende markedspris for lignende emner. Agenturet vil forhøre sig hos Kommissionen om, hvorvidt de på grundlag af den samlede mængde af indkøbte licenser ville kunne overføres til den lokale eller erhvervsmæssige kategori af tjenesteydelsesrammekontrakten. |