(1)

I takt med udviklingen af Unionens kompetencer konfronteres borgerne i stigende grad med Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer uden altid at have deres proceduremæssige rettigheder tilstrækkeligt beskyttet.

(2)

I en retsunion er det nødvendigt at sikre, at de proceduremæssige rettigheder og forpligtelser altid er tilstrækkeligt defineret, udvikles og overholdes. Borgerne har ret til at forvente en høj grad af gennemsigtighed, effektivitet, hurtig ekspedition og lydhørhed fra Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. Borgerne har også ret til at modtage passende oplysninger om muligheden for at foretage sig yderligere i sagen.

(3)

De eksisterende regler og principper om god forvaltningsskik er spredt over en bred vifte af kilder: primærret, afledt ret, EU-Domstolens praksis, soft law og ensidige forpligtelser fra EU-institutionernes side.

(4)

Unionen har gennem årene udviklet en lang række sektorspecifikke administrative procedurer, både i form af bindende bestemmelser og soft law, uden nødvendigvis at tage hensyn til den overordnede sammenhæng i systemet. Denne komplekse vifte af procedurer har ført til huller og uoverensstemmelser i procedurerne.

(5)

Det forhold, at Unionen mangler et sammenhængende og omfattende sæt kodificerede forvaltningsretlige regler, gør det vanskeligt for borgerne at forstå deres forvaltningsmæssige rettigheder i henhold til EU-retten.

(6)

I april 2000 foreslog Den Europæiske Ombudsmand institutionerne en kodeks for god forvaltningsskik ud fra den overbevisning, at den samme kodeks bør gælde for alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer.

(7)

I sin beslutning af 6. september 2001 godkendte Parlamentet Den Europæiske Ombudsmands udkast til kodeks med visse ændringer og opfordrede Kommissionen til at fremsætte forslag til en forordning indeholdende en kodeks for god forvaltningsskik med hjemmel i artikel 308 traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

(8)

De gældende interne adfærdskodekser, der efterfølgende er blevet vedtaget af de forskellige institutioner, for det meste baseret på Ombudsmandens kodeks, har begrænset virkning, er forskellige og er ikke juridisk bindende.

(9)

Unionen har med Lissabontraktatens ikrafttræden fået retsgrundlaget for vedtagelse af en forvaltningsforordning. I henhold til artikel 298 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) kan der vedtages bestemmelser for at sikre, at Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer under udførelsen af deres opgaver støtter sig på en åben, effektiv og uafhængig europæisk forvaltning. Med Lissabontraktatens ikrafttræden fik Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«) også samme juridiske værdi som traktaterne.

(10)

I chartrets afsnit V (»Borgerrettigheder«) fastslås retten til god forvaltning i artikel 41, hvorefter enhver har ret til at få sin sag behandlet uvildigt, retfærdigt og inden for en rimelig frist af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. Chartrets artikel 41 angiver endvidere, på en ikke-udtømmende måde, nogle af de elementer, der indgår i definitionen af retten til god forvaltning, som f.eks. retten til at blive hørt, retten for enhver til aktindsigt i de akter, der vedrører ham eller hende, retten til at få en begrundelse for en afgørelse fra forvaltningen og muligheden for at kræve erstatning for skader forvoldt af institutionerne eller de ansatte under udøvelsen af deres hverv samt sproglige rettigheder.

(11)

Det er nødvendigt med en effektiv EU-forvaltning af samfundshensyn. Både for mange og for få regler og procedurer kan føre til dårlig forvaltning, som også kan skyldes usammenhængende, inkonsekvente eller uklare regler og procedurer.

(12)

Velstrukturerede og sammenhængende administrative procedurer støtter både en effektiv forvaltning og en korrekt håndhævelse af retten til god forvaltning, der er garanteret som et generelt princip i EU-retten og i henhold til chartrets artikel 41.

(13)

I sin beslutning af 15. januar 2013 opfordrede Europa-Parlamentet til vedtagelse af en forordning om en europæisk forvaltningslov for at sikre retten til god forvaltning gennem en åben, effektiv og uafhængig europæisk forvaltning. Indførelse af et fælles sæt forvaltningsregler inden for Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer bør give øget retssikkerhed, udfylde nogle huller i EU-retssystemet og dermed bidrage til overholdelsen af retsstatsprincippet.

(14)

Formålet med denne forordning er at fastsætte en række procedureregler, som Unionens forvaltning skal overholde i forbindelse med sin administrative virksomhed. Disse procedureregler tager sigte på at sikre både en åben, effektiv og uafhængig forvaltning og en korrekt håndhævelse af retten til god forvaltning.

(15)

I overensstemmelse med artikel 298 i TEUF bør denne forordning ikke finde anvendelse på medlemsstaternes forvaltninger. Denne forordning bør heller ikke finde anvendelse på lovgivningsprocedurer, retssager og procedurer, der fører til vedtagelse af ikke-lovgivningsmæssige retsakter med direkte hjemmel i traktaterne, delegerede retsakter eller gennemførelsesretsakter.

(16)

Denne forordning bør finde anvendelse på Unionens forvaltning, uden at det berører andre EU-retsakter, der fastsætter særlige administrative procedureregler. De sektorspecifikke administrative procedurer er imidlertid ikke fuldt ud sammenhængende og fuldstændige. Med henblik på at sikre en overordnet sammenhæng i Unionens forvaltnings administrative aktiviteter og fuld respekt for retten til en god forvaltning bør retsakter, der fastsætter specifikke administrative procedureregler, derfor fortolkes i overensstemmelse med denne forordning, og huller i de pågældende retsakter bør udfyldes med de relevante bestemmelser i denne forordning. Denne forordning fastlægger nogle rettigheder og forpligtelser som standardregel for alle administrative procedurer i henhold til EU-retten og mindsker derfor den fragmentering af de gældende procedureregler, som følger af den sektorspecifikke lovgivning.

(17)

De proceduremæssige administrative regler, der er fastsat i denne forordning, har til formål at gennemføre de principper om god forvaltning, som er fastlagt i en bred vifte af retskilder i lyset af EU-Domstolens praksis. Disse principper er anført nedenfor, og der bør tages hensyn til formuleringen af dem ved fortolkningen af bestemmelserne i denne forordning.

(18)

Retsstatsprincippet, som nævnes i artikel 2 i traktaten om Den Europæiske Union (TEU), er hjertet og sjælen i Unionens værdier. I henhold til dette princip skal alle foranstaltninger, der træffes af Unionen, have hjemmel i traktaterne i overensstemmelse med princippet om kompetencetildeling. Endvidere kræver legalitetsprincippet, som en naturlig følge af retsstatsprincippet, at Unionens forvaltnings aktiviteter udføres i fuld overensstemmelse med lovgivningen.

(19)

Enhver EU-retsakt skal være i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Det betyder, at enhver foranstaltning fra Unionens forvaltnings side skal være egnet til og nødvendig for at nå de mål, der lovligt forfølges med den pågældende foranstaltning: Såfremt der er mulighed for at vælge mellem flere egnede foranstaltninger, skal den mindst bebyrdende foranstaltning vælges, og eventuelle byrder, der pålægges af forvaltningen, må ikke være uforholdsmæssige i forhold til de tilsigtede mål.

(20)

Retten til god forvaltning indebærer, at administrative afgørelser skal træffes af Unionens forvaltning i henhold til administrative procedurer, der sikrer upartiskhed, rimelighed og rettidighed.

(21)

Retten til god forvaltning indebærer, at parterne skal underrettes om enhver afgørelse om at indlede en administrativ procedure og gives de nødvendige oplysninger til at kunne udøve deres rettigheder under den administrative procedure. I behørigt begrundede og ekstraordinære tilfælde, hvor den offentlige interesse kræver det, kan Unionens forvaltning udsætte eller undlade underretningen.

(22)

Når den administrative procedure indledes efter anmodning fra en af parterne, indebærer retten til god forvaltning en forpligtelse for Unionens forvaltning at kvittere skriftligt for modtagelsen af anmodningen. Kvitteringen for modtagelsen skal angive de nødvendige oplysninger til, at den pågældende part kan udøve sin ret til kontradiktion under den administrative procedure. Unionens forvaltning bør dog være berettiget til at afvise meningsløse eller urimelige anmodninger, da de kan true den administrative effektivitet.

(23)

Af hensyn til retssikkerheden bør en administrativ procedure indledes inden for en rimelig frist, efter at den pågældende begivenhed har fundet sted. Denne forordning bør derfor indeholde bestemmelser om en forældelsesfrist.

(24)

Retten til god forvaltning indebærer, at Unionens forvaltning har pligt til at udvise omhu og således omhyggeligt og upartisk skal fastlægge og undersøge alle de relevante faktiske og retlige omstændigheder i en sag og tage hensyn til alle relevante interesser på ethvert trin i proceduren. Med henblik herpå bør Unionens forvaltning have beføjelse til at afhøre parter, vidner og sagkyndige, anmode om dokumenter og registre og foretage besøg eller inspektioner. Unionens forvaltning bør ved udvælgelsen af sagkyndige sikre, at de er teknisk kompetente og ikke er berørt af interessekonflikter.

(25)

Under Unionens forvaltnings behandling af en sag bør parterne have pligt til at samarbejde ved at bistå forvaltningen i forbindelse med vurderingen af sagens faktiske omstændigheder. Når Unionens forvaltning anmoder parterne om at samarbejde, bør den give dem en rimelig frist til at svare og minde dem om retten til ikke at inkriminere sig selv, hvis den administrative procedure kan føre til en sanktion.

(26)

Retten til at blive behandlet upartisk af Unionens forvaltning er en naturlig følge af den grundlæggende ret til god forvaltning og indebærer, at ansatte har pligt til at afstå fra at deltage i en administrativ procedure, hvis de direkte eller indirekte har en personlig interesse i sagen, herunder navnlig en familiemæssig eller økonomisk interesse, der kan skabe tvivl om deres upartiskhed.

(27)

Retten til god forvaltning kan under visse omstændigheder gøre det påkrævet, at forvaltningen foretager inspektioner, hvis dette er nødvendigt for at opfylde en forpligtelse eller nå en målsætning i henhold til EU-retten. Disse inspektioner bør overholde visse betingelser og procedurer for at beskytte parternes rettigheder.

(28)

Retten til at blive hørt bør overholdes under enhver procedure, der iværksættes over for en person, og som kan ende med en bebyrdende foranstaltning for den pågældende. Den bør ikke udelukkes eller begrænses ved nogen form for lovgivningsmæssig foranstaltning. Retten til at blive hørt indebærer, at den pågældende person skal modtage en nøjagtig og fuldstændig redegørelse for de rejste krav eller indsigelser og have mulighed for at fremsætte bemærkninger om rigtigheden og relevansen af de faktiske omstændigheder og om de anvendte dokumenter.

(29)

Retten til god forvaltning omfatter retten for en part i den administrative procedure til aktindsigt i de akter, der vedrører den pågældende, hvilket også er en afgørende forudsætning for at udøve retten til at blive hørt. Når der på grund af legitime fortrolighedshensyn samt tavshedspligt og sagernes fortrolighed ikke kan gives fuld aktindsigt, bør der som minimum gives den pågældende part et passende sammendrag af akternes indhold. Unionens forvaltning bør med henblik på at lette adgangen til ens akter og dermed sikre en gennemsigtig informationsstyring registrere sin indgående og udgående post, de dokumenter, den modtager, og de foranstaltninger, den træffer, og udarbejde en fortegnelse over de registrerede akter.

(30)

Unionens forvaltning bør træffe administrative afgørelser inden for en rimelig frist. Langsom forvaltning er lig med dårlig forvaltning. Enhver forsinkelse med vedtagelsen af en administrativ afgørelse bør være begrundet, og parten i den administrative procedure bør behørigt underrettes herom og gives et skøn over den forventede dato for vedtagelsen af den administrative afgørelse.

(31)

Retten til god forvaltning indebærer en forpligtelse for Unionens forvaltning til at give en klar begrundelse for sine administrative afgørelser. Begrundelsen bør angive retsgrundlaget for afgørelsen, de samlede omstændigheder, der har ført til dens vedtagelse, og de generelle formål, den skal opfylde. Det bør klart og utvetydigt fremgå af begrundelsen, hvilke betragtninger den kompetente myndighed, der har vedtaget afgørelsen, har lagt til grund, således at de berørte parter kan afgøre, om de ønsker at forsvare deres rettigheder gennem et sagsanlæg.

(32)

I overensstemmelse med retten til adgang til effektive retsmidler må hverken Unionen eller medlemsstaterne gøre det umuligt eller urimeligt vanskeligt at udøve rettigheder i henhold til EU-retten. De er derimod forpligtet til at sikre en faktisk og effektiv domstolsbeskyttelse og må ikke anvende nogen regler eller procedurer, som — selv midlertidigt — kan forhindre, at EU-retten får fuld virkning.

(33)

For at lette udøvelsen af retten til adgang til effektive retsmidler bør Unionens forvaltning i sine administrative afgørelser angive de retsmidler, som er til rådighed for de parter, hvis rettigheder og interesser berøres af de pågældende afgørelser. Ud over muligheden for at anlægge sag eller klage til Den Europæiske Ombudsmand bør parten gives ret til at anmode om en administrativ prøvelse og oplyses om proceduren og fristen for indgivelse af en sådan anmodning.

(34)

Anmodningen om administrativ prøvelse berører ikke partens ret til domstolsprøvelse. I forhold til søgsmålfristen skal en administrativ afgørelse betragtes som endelig, hvis parten ikke indgiver en anmodning om administrativ prøvelse inden for den relevante frist, eller, hvis parten indgiver en anmodning om administrativ prøvelse, er den endelige administrative afgørelse den afgørelse, hvorved denne administrative prøvelse afsluttes.

(35)

I overensstemmelse med principperne om gennemsigtighed og retssikkerhed bør parterne i en administrativ procedure klart kunne forstå deres rettigheder og pligter som følge af en administrativ afgørelse, der er rettet til dem. Unionens forvaltning bør med henblik herpå sikre, at dens administrative afgørelser affattes på et klart, enkelt og forståeligt sprog og får virkning ved meddelelsen til parterne. Unionens forvaltning skal ved opfyldelsen af denne forpligtelse gøre passende brug af informations- og kommunikationsteknologi og tilpasse sig udviklingen på dette område.

(36)

Unionens forvaltning bør af hensyn til gennemsigtigheden og den administrative effektivitet sikre, at skrivefejl, regnefejl eller lignende fejl i dens administrative afgørelser rettes af den kompetente myndighed.

(37)

Legalitetsprincippet indebærer, som en naturlig følge af retsstatsprincippet, at Unionens forvaltning har pligt til at berigtige eller tilbagekalde retsstridige administrative afgørelser. Da enhver berigtigelse eller tilbagekaldelse af en administrativ afgørelse kan være i strid med princippet om beskyttelse af berettigede forventninger og retssikkerhedsprincippet, bør Unionens forvaltning imidlertid omhyggeligt og upartisk vurdere berigtigelsens eller tilbagekaldelsens konsekvenser for andre parter og medtage resultaterne af denne vurdering i begrundelsen for afgørelsen om berigtigelse eller tilbagekaldelse.

(38)

Unionsborgere har ret til at henvende sig til Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer på et af traktaternes sprog og modtage svar på samme sprog. Unionens forvaltning bør respektere parternes sproglige rettigheder ved at sikre, at den administrative procedure gennemføres på et af traktaternes sprog efter den pågældende parts valg. Når der er tale om en administrativ procedure, der indledes af Unionens forvaltning, bør den første meddelelse udfærdiges på et af traktatens sprog svarende til den medlemsstat, hvor den pågældende part befinder sig.

(39)

Princippet om gennemsigtighed og retten til aktindsigt har en særlig betydning under en administrativ procedure, uden at det berører de retsakter, der er vedtaget i henhold til artikel 15, stk. 3, i TEUF. Enhver begrænsning af disse principper bør fortolkes snævert i overensstemmelse med kriterierne i chartrets artikel 52, stk. 1, og bør derfor være fastlagt i lovgivningen og respektere de pågældende rettigheders og friheders væsentligste indhold og være i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet.

(40)

Retten til beskyttelse af personoplysninger indebærer, at oplysninger, der anvendes af Unionens forvaltning, bør være korrekte, aktuelle og registreret på lovlig vis, uden at det berører de retsakter, der er vedtaget i henhold til artikel 16 i TEUF.

(41)

Princippet om beskyttelse af berettigede forventninger følger af retsstatsprincippet og indebærer, at offentlige organers foranstaltninger ikke bør gribe ind i velerhvervede rettigheder og endelige retlige situationer, medmindre det er ubetinget nødvendigt i almenhedens interesse. Der bør tages behørigt hensyn til berettigede forventninger, når en administrativ afgørelse berigtiges eller tilbagekaldes.

(42)

Retssikkerhedsprincippet indebærer, at EU-reglerne skal være klare og præcise. Dette princip har til formål at sikre forudsigelighed i forbindelse med de situationer og retsforhold, der henhører under EU-retten, så individuelle borgere utvetydigt kan fastslå, hvilke rettigheder og forpligtelser de har, og kan handle derefter. I overensstemmelse med retssikkerhedsprincippet bør der ikke træffes foranstaltninger med tilbagevirkende kraft, medmindre det er retligt begrundet efter omstændighederne.

(43)

Med henblik på at sikre en overordnet sammenhæng i Unionens forvaltning bør generelle administrative afgørelser være i overensstemmelse med de principper om god forvaltningsskik, der er nævnt i denne forordning.

(44)

Der bør ved fortolkningen af denne forordning navnlig tages hensyn til principperne om ligebehandling og forbud mod forskelsbehandling, der gælder for administrative aktiviteter som en naturlig følge af retsstatsprincippet og principperne om en effektiv og uafhængig europæisk forvaltning -

a)

lovgivningsprocedurer

b)

retssager

c)

procedurer, der fører til vedtagelse af ikke-lovgivningsmæssige retsakter med direkte hjemmel i traktaterne, delegerede retsakter eller gennemførelsesretsakter.

a)

»Unionens forvaltning«: Unionens institutioners, organers, kontorers og agenturers forvaltning

b)

»administrative aktiviteter«: de aktiviteter, der udføres af Unionens forvaltning til gennemførelse af EU-retten, med undtagelse af de procedurer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2

c)

»administrativ procedure«: den proces, hvorved Unionens forvaltning udarbejder, vedtager, gennemfører og håndhæver administrative afgørelser;

d)

»medarbejder«: en tjenestemand som omhandlet i vedtægtens artikel 1a og en ansat, som defineret i artikel 1, første, andet og tredje led, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union.

e)

»kompetent myndighed«: den/det EU-institution, -organ, -kontor eller -agentur eller den enhed heri eller den indehaver af en stilling i Unionens forvaltning, der i henhold til gældende ret er ansvarlig for den administrative procedure

f)

»part«: enhver fysisk eller juridisk person, hvis retsstilling kan blive berørt af resultatet af en administrativ procedure.

a)

referencenummer og dato

b)

procedurens genstand og formål

c)

en beskrivelse af de vigtigste proceduretrin

d)

den ansvarlige medarbejders navn og kontaktoplysninger

e)

den kompetente myndighed

f)

fristen for vedtagelsen af den administrative afgørelse og konsekvenserne af en manglende vedtagelse af den administrative afgørelse inden for fristen

g)

de retsmidler, der er til rådighed

h)

adressen på det i artikel 28 omhandlede websted, hvis der findes et sådant websted.

a)

referencenummer og dato

b)

datoen for modtagelsen af anmodningen

c)

en beskrivelse af de vigtigste proceduretrin

d)

den ansvarlige medarbejders navn og kontaktoplysninger

e)

fristen for vedtagelsen af den administrative afgørelse og konsekvenserne af en manglende vedtagelse af den administrative afgørelse inden for fristen

f)

adressen på det i artikel 28 omhandlede websted, hvis der findes et sådant websted.

a)

ret til at få alle relevante oplysninger vedrørende proceduren på en klar og forståelig måde

b)

ret til at kommunikere og, når det er muligt og hensigtsmæssigt, opfylde alle proceduremæssige formaliteter på afstand og ad elektronisk vej

c)

ret til at anvende et hvilket som helst af traktaternes sprog og til at modtage henvendelser på et af traktaternes sprog efter eget valg

d)

ret til at blive underrettet om alle proceduremæssige skridt og afgørelser, som kan berøre dem

e)

ret til at lade sig repræsentere ved en advokat eller en anden person efter eget valg

f)

ret til kun at betale gebyrer, der er rimelige og står i forhold til omkostningerne ved den pågældende procedure.

a)

afhøre parter, vidner og sagkyndige

b)

anmode om dokumenter og registre

c)

foretage besøg og inspektioner.

a)

underretningen om afgørelsen om at indlede den administrative procedure, hvis Unionens forvaltning indledte den af egen drift, eller

b)

kvitteringen for modtagelsen af anmodningen, hvis den administrative procedure blev indledt efter anmodning.

a)

et link til den gældende lovgivning

b)

en kort redegørelse for de vigtigste retlige krav og den administrative fortolkning heraf

c)

en beskrivelse af de vigtigste proceduretrin

d)

en angivelse af den myndighed, der har kompetence til at vedtage den endelige afgørelse

e)

en angivelse af fristen for vedtagelsen af afgørelsen

f)

en angivelse af de retsmidler, der er til rådighed

g)

et link til standardformularer, som kan anvendes af parterne i deres kommunikation med Unionens forvaltning under proceduren.