EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 30.9.2016
COM(2016) 628 final
RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET
Årsberetning om interne revisioner i 2015
(finansforordningens artikel 99, stk. 5)
{SWD(2016) 322 final}
EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 30.9.2016
COM(2016) 628 final
RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET
Årsberetning om interne revisioner i 2015
(finansforordningens artikel 99, stk. 5)
{SWD(2016) 322 final}
1. Indledning
2. IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed – beretningens mål og omfang
3. Oversigt over revisionen
3.1. Gennemførelsen af revisionsplanen for 2015
3.2. Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger
4. Sammendrag af revisionsarbejdet
4.1. Konklusion – resultatrevision
4.1.1. Kommissionens GD'ers, tjenestegrenes og forvaltningsorganers resultater: horisontale procedurer (HR, IT, bekæmpelse af svig osv.)
4.1.2. Gennemførelse af aktionsbevillinger – resultater
4.1.3. Resultater inden for ikkeudgiftskrævende politikområder
4.2. IAS' begrænsede konklusioner om situationen med hensyn til intern kontrol til hvert GD
4.3. Generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning
5. Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder
6. Konklusion
7. Forkortelser
1.Indledning
Med denne beretning informeres Europa-Parlamentet og Rådet som krævet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 5, om det arbejde, som Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS) har udført. Beretningen er baseret på den interne revisors revisionsberetning, der er udarbejdet i henhold til finansforordningens artikel 99, stk. 3, vedrørende IAS' revisions- og konsulentrapporter fra 2015 om Kommissionens generaldirektorater (GD'er), tjenestegrene og forvaltningsorganer 1 . I overensstemmelse med retsgrundlaget indeholder den en oversigt over antallet og typen af interne revisioner og de fremsatte henstillinger samt opfølgningen af disse henstillinger 2 . De revisionsrapporter, der forelå i endelig udgave i perioden 1. februar 2015 til 31. januar 2016, er medtaget i denne beretning. Henstillinger gennemført efter skæringsdatoen den 31. januar 2016 er ikke omfattet.
2.IAS' opgave: Uafhængighed, objektivitet og ansvarlighed – beretningens mål og omfang
Den interne revisionstjenestes mål er at forsyne Kommissionen med uafhængige og objektive revisions- og rådgivningstjenester, som er værdiskabende for Kommissionen og forbedrer dens forretningsgange. Gennem systematisk og grundig vurdering af forretningsgangene bidrager IAS til opfyldelsen af Kommissionens mål og til at få risikostyringen, kontrollen og ledelsesprocedurerne til at fungere mere effektivt. IAS' opgaver omfatter vurdering og fremsættelse af passende henstillinger til forbedring af ledelsesprocedurerne som et led i tjenestens opfyldelse af følgende mål: fremme af hensigtsmæssige etiske regler og værdier i organisationen, sikre effektiv resultatstyring og ansvarlighed i organisationen og effektivt kommunikere risiko- og kontrolinformation til relevante dele af organisationen. Tjenesten fremmer derved en virkningsfuld og effektiv ledelseskultur i Kommissionen og dens tjenestegrene. IAS' uafhængighed er fastsat i finansforordningen 3 og i beskrivelsen af dens opgaver 4 , som Kommissionen har vedtaget. IAS aflægger rapport om alle sine revisioner til revisionsopfølgningsudvalget (APC). Revisionsopfølgningsudvalget bistår kommissærkollegiet ved at sikre, at Kommissionens tjenestegrene tager passende hensyn til IAS', de tidligere interne revisionsenheders og ECA's arbejde, og at det følges op på hensigtsmæssig vis.
IAS udfører sit arbejde i henhold til finansforordningen og de internationale standarder for professionel udøvelse af intern revision og IIA's (Institute of Internal Auditors) etikkodeks.
IAS reviderer ikke medlemsstaternes systemer til kontrol med midler fra Kommissionen. Sådanne revisioner, der går helt ned til den enkelte støttemodtager, foretages af medlemsstaternes interne revisorer, de nationale revisionsmyndigheder, Kommissionens øvrige individuelle generaldirektorater og Den Europæiske Revisionsret. IAS reviderer dog de foranstaltninger, som Kommissionens tjenestegrene træffer for at kontrollere og revidere organer i medlemsstaterne, og andre organer, der er ansvarlige for udbetaling af EU-midler såsom FN. Som fastsat i finansforordningen kan IAS udføre disse opgaver på stedet, bl.a. i medlemsstaterne.
3.Oversigt over revisionen
3.1.Gennemførelsen af revisionsplanen for 2015
På skæringsdagen den 31. januar 2016 nåedes målet for gennemførelsen af revisionsplanen for 2015 på 100 % af de planlagte revisionsopgaver i Kommissionen, tjenestegrenene og forvaltningsorganerne 5 .
139 revisionsopgaver (herunder revisionsrapporter, opfølgningsrapporter, begrænsede undersøgelser, risikovurderinger og én revisionsskrivelse) blev færdiggjort som anført i følgende tabel.
|
2015 |
2014 |
2013 |
||||
|
|
Revisionsopgaver |
Rapporter |
Revisionsopgaver |
Rapporter |
Revisionsopgaver |
Rapporter |
|
Revision |
38 |
52 6 |
25 7 |
31 |
22 8 |
23 |
|
Opfølgning |
96 |
- 9 |
53 |
- |
48 |
- |
|
(Begrænset) undersøgelse |
2 |
2 |
5 |
5 |
4 |
4 |
|
Revisionsskrivelse |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
IT-risikovurdering |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
|
JSIS 10 -risikovurdering |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Rådgivning |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
I alt |
139 |
57 |
85 |
38 |
75 |
28 |
Stigningen i antallet af revisionsopgaver, som blev færdiggjort af IAS i 2015 i forhold til foregående år, skyldes navnlig centraliseringen af den interne revisionsfunktion. I 2015 fik IAS tildelt 60 nye stillinger, som den gradvist har besat. Som følge deraf indeholdt revisionsplanen nye revisionsopgaver i overensstemmelse med den øgede tilgængelige kapacitet. Den endelige revisionsplan for 2016 indeholder 101 revisionsopgaver (ekskl. opfølgninger), hvoraf 67 efter planen færdiggøres i 2016.
I overensstemmelse med tjenestens opgavebeskrivelse og de internationale standarder og med henblik på at sikre effektiv og virkningsfuld gennemførelse af revisionsplanen planlægger IAS sit revisionsarbejde på grundlag af en risikovurdering og en kapacitetsanalyse. Gennemførelsen overvåges derefter regelmæssigt, og justeringer foretages efter behov.
3.2.Statistiske data vedrørende IAS' henstillinger
Antallet af henstillinger udstedt af IAS og procenten for deres accept i 2015 var følgende:
|
|
Nye henstillinger |
Accepterede henstillinger |
Ikke-accepterede henstillinger |
||
|
Prioritet |
|
|
% |
|
% |
|
Kritiske |
1 |
1 |
100 % |
0 |
Ikke relevant |
|
Meget vigtige |
80 |
80 |
100 % |
0 |
Ikke relevant |
|
Vigtige |
128 |
128 |
100 % |
0 |
Ikke relevant |
|
Ønskelige |
7 |
7 |
100 % |
0 |
Ikke relevant |
|
I alt |
216 |
216 |
100 % |
0 |
Ikke relevant |
For alle accepterede henstillinger udarbejdede de reviderede handlingsplaner, som blev forelagt IAS, som vurderede, at de var tilfredsstillende.
Gennemførelsen af de accepterede henstillinger fremsat i perioden 2011-2015 som vurderet af de reviderede 11 var pr. 31. januar 2016 som det fremgår af følgende tabel. Henstillinger gennemført efter skæringsdatoen den 31. januar 2016 er ikke omfattet.
|
Gennemført |
Igangværende (efter antal overskredne måneder) |
|||||||||
|
År |
Prioritet |
I alt |
Nr. |
% |
Nr. |
% |
Ingen forsinkelse |
0-6 |
6-12 |
Over 12 |
|
2011 |
Kritiske |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
47 |
47 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Vigtige |
101 |
99 |
98 % |
2 |
2 % |
0 |
0 |
0 |
2 |
|
|
Ønskelige |
10 |
10 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
2011 I alt |
158 |
156 |
99 % |
2 |
1 % |
0 |
0 |
0 |
2 |
|
|
2012 |
Kritiske |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
68 |
62 |
91 % |
6 |
9 % |
0 |
0 |
3 |
3 |
|
|
Vigtige |
123 |
113 |
92 % |
10 |
8 % |
2 |
2 |
0 |
6 |
|
|
Ønskelige |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
2012 I alt |
191 |
175 |
92 % |
16 |
8 % |
2 |
2 |
3 |
9 |
|
|
2013 |
Kritiske |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
48 |
40 |
83 % |
8 |
17 % |
5 |
0 |
0 |
3 |
|
|
Vigtige |
73 |
60 |
82 % |
13 |
18 % |
1 |
1 |
1 |
10 |
|
|
Ønskelige |
6 |
6 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
2013 I alt |
127 |
106 |
83 % |
21 |
17 % |
6 |
1 |
1 |
13 |
|
|
2014 |
Kritiske |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
45 |
19 |
42 % |
26 |
58 % |
5 |
14 |
7 |
0 |
|
|
Vigtige |
77 |
53 |
69 % |
24 |
31 % |
6 |
8 |
9 |
1 |
|
|
Ønskelige |
3 |
3 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
2014 I alt |
125 |
75 |
60 % |
50 |
40 % |
11 |
22 |
16 |
1 |
|
|
Henstillinger overtaget fra IAC |
Kritiske |
0 |
0 |
0 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
281 |
233 |
83 % |
48 |
17 % |
10 |
23 |
5 |
10 |
|
|
Vigtige |
583 |
466 |
80 % |
117 |
20 % |
20 |
40 |
23 |
34 |
|
|
Ønskelige |
44 |
44 |
100 % |
0 |
0 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
IAC I alt |
908 |
743 |
82 % |
165 |
18 % |
30 |
63 |
28 |
44 |
|
|
2015 |
Kritiske |
1 |
0 |
0 % |
1 |
100 % |
1 |
0 |
0 |
0 |
|
Meget vigtige |
80 |
6 |
8 % |
74 |
92 % |
69 |
5 |
0 |
0 |
|
|
Vigtige |
128 |
9 |
7 % |
119 |
93 % |
109 |
10 |
0 |
0 |
|
|
Ønskelige |
7 |
0 |
0 % |
7 |
100 % |
7 |
0 |
0 |
0 |
|
|
2015 I alt |
216 |
15 |
7 % |
201 |
93 % |
186 |
15 |
0 |
0 |
|
|
I ALT 2011-2015 |
1725 |
1270 |
74 % |
455 |
26 % |
235 |
103 |
48 |
69 |
|
|
Heraf kritiske eller meget vigtige |
570 |
407 |
72 % |
163 |
28 % |
90 |
42 |
15 |
16 |
|
Den store stigning i antallet af ikkegennemførte henstillinger skyldes primært, at IAS har overtaget tidligere IAC-henstillinger i forbindelse med centraliseringen af den interne revisionsfunktion.
Generelt anses 1 270 eller 74 % af det samlede antal accepterede henstillinger fremsat i perioden 2011-2015 for gennemført af de reviderede, hvilket betyder, at i alt 455 henstillinger (eller 26 %) stadig er igangværende. Af disse i alt 455 igangværende henstillinger er der én kritisk, som imidlertid ikke er forsinket, og 162 meget vigtige henstillinger.
Af de i alt 455 igangværende henstillinger er 220 ikke blevet efterkommet inden for fristen, hvilket svarer til 13 % af det samlede antal accepterede henstillinger, hvoraf 31 meget vigtige henstillinger ikke er blevet efterkommet længe efter fristen (mere end seks måneder efter den oprindelige frist). Til dette tal bør endnu en meget vigtig henstilling, som ikke er blevet efterkommet længe efter fristen, lægges, og som er fremsat i en revisionsrapport udstedt inden denne rapporteringsperiode (2011-2015). Samlet set udgør disse kun 1,9 % af det samlede antal accepterede henstillinger i perioden 2011-2015.
Dette er ifølge IAS generelt en god situation sammenlignet med de foregående rapporter og viser, at Kommissionens tjenestegrene er omhyggelige i deres gennemførelse af de meget vigtige henstillinger, således at de påviste risici mindskes. Der skal imidlertid lægges mærke til henstillinger med vurderingen "meget vigtige", som ikke er blevet efterkommet længe efter fristen (dvs. mere end seks måneder efter den oprindelige frist). Revisionsopfølgningsudvalget blev regelmæssigt informeret om status for gennemførelsen af IAS' henstillinger (ledelsens vurdering og resultater af opfølgende revisionsopgaver gennemført af IAS). Fokus blev specifikt rettet mod de meget vigtige henstillinger, som ikke var blevet efterkommet seks måneder efter fristen. Revisionsopfølgningsudvalget besluttede at træffe specifikke foranstaltninger ved om nødvendigt at minde tjenestegrenene om deres ansvar for at efterkomme IAS' henstillinger.
Det samlede antal accepterede henstillinger fra perioden 2011-2015, for hvilke IAS foretog opfølgende revision ved udgangen af 2014, er på 1 004, hvilket skal ses i forhold til de 1 270, der var rapporteret som "parate til undersøgelse" af de reviderede.
Af det samlede antal henstillinger, der blev udstedt og fulgt op i den pågældende periode (1 004), er 911 (91 %) blevet afsluttet af revisoren. Dette betyder, at IAS i gennemsnit vurderede, at 9 % af henstillingerne endnu ikke var blevet gennemført og derfor ikke kunne afsluttes efter gennemførelsen af den opfølgende revision. Dette er en stigning i forhold til året før (5 %). Dette skyldes, at IAS udførte en række opfølgende revisioner i andet halvår 2015, herunder en undersøgelse af status for gennemførelsen af henstillinger, som den reviderede endnu ikke havde rapporteret som "parate til undersøgelse". De fleste af disse henstillinger var IAC-henstillinger, for hvilke IAS benyttede lejligheden til at vurdere deres status, da tjenesten vurderede andre henstillinger udstedt i forbindelse med den samme revision, som den reviderede endnu ikke havde rapporteret som "parate til undersøgelse". IAS vurderede desuden det fremskridt, der var gjort i forbindelse med henstillinger, som direkte vedrørte proceduren med at opnå sikkerhed i forbindelse med udarbejdelsen af de årlige aktivitetsrapporter, således at generaldirektoraterne blev forsynet med de seneste oplysninger til indberetning i de årlige aktivitetsrapporter. Dette var en ny tilgang i forhold til de foregående år.
Når der tages højde for denne virkning (dvs. når kun henstillinger, som ledelsen har rapporteret som "parate til undersøgelse"), falder den samlede procentdel af henstillinger med vurderingen "igangværende" efter en opfølgende revision til 4 %, hvilket svarer til de foregående rapporter.
4.Sammendrag af revisionsarbejdet
4.1.Konklusion – resultatrevision
Som svar på Kommissionens skridt hen imod en mere resultatbaseret kultur og øget fokus på merværdi fortsatte IAS med at gennemføre resultatrevisioner 12 og revisioner af vigtige resultatelementer (omfattende revisioner) i 2015 som et led i tjenestens strategiske revisionsplan for 2013-2015.
Disse revisioner omhandlede en række aspekter vedrørende resultater:
–GD'er og tjenestegrene oplever et voksende pres på deres finansielle og menneskelige ressourcer, samtidig med at de skal vise, at de opfylder deres mål og skaber merværdi. IAS fokuserede på, 1) hvordan GD'er og tjenestegrene forvalter, overvåger og rapporterer om de specifikke mål, de er ansvarlige for, og som kan opfyldes ved hjælp af deres bidrag og foranstaltninger, 2) anvendelsen af deres interne ressourcer, og 3) hvordan de evaluerer fordelene ved deres interne procedurer og kontroller.
–I den flerårige finansielle ramme for 2014-2020 lægges der mere vægt på opnåelsen af resultater, og gennem nye bestemmelser i retsgrundlaget er der indført mekanismer, der har til formål at styrke resultatrammerne for udgiftsprogrammerne for 2014-2020.
IAS havde navnlig fokus på den måde, hvorpå GD'erne og tjenestegrenene forvalter, overvåger og rapporterer om gennemførelsen af EU's politikker. Dette gælder både udgiftsprogrammer og ikkeudgiftskrævende aktiviteter. Politiske mål defineres generelt via generelle mål, som GD'erne og tjenestegrenene bidrager til i et vist omfang. Opnåelsen af de generelle mål påvirkes imidlertid også af andre eksterne forhold og af tredjeparter.
I overensstemmelse med sin fastsatte metode og bedste praksis undersøgte IAS resultaterne indirekte. Tjenesten vurderede således, om og hvordan ledelsen har etableret systemer til måling af resultaterne (virkemåde og effektivitet) af organisationens aktiviteter. På denne måde tilstræber IAS sikre, at GD'er og tjenestegrene først og fremmest har etableret resultatrammer, som omfatter resultatmålingsværktøjer (dvs. nøgleindikatorer) og overvågningssystemer 13 . Dette skyldes delvist, at der i mange af de retsakter, der ligger til grund for udgiftsprogrammerne, fastsættes mål, som er bredere end det, Kommissionen reelt har mulighed for at opnå alene. Dette betyder, at mål og Smart-benchmarks først skal fastlægges på kommissionsniveau med henblik på så vidt muligt at adskille Kommissionens specifikke mål og resultater fra udgiftsprogrammernes, hvis opnåelse også afhænger af andre nøgleaktører, navnlig når EU-programmer gennemføres under delt og indirekte forvaltning (medlemsstater, regioner osv.).
De følgende afsnit indeholder IAS' konklusioner vedrørende de forskellige resultatmæssige aspekter af tjenestens revisioner i 2015.
4.1.1.Kommissionens GD'ers, tjenestegrenes og forvaltningsorganers resultater: horisontale procedurer (HR, IT, bekæmpelse af svig osv.)
4.1.1.1.Strategisk planlægning og programmering
På området for strategisk planlægning og programmering gennemfører Kommissionen en robust resultatramme baseret på 1) forudgående fastsættelse af generelle og specifikke mål, som GD'er og tjenestegrene i deres forvaltningsplaner har udledt af Kommissionens politiske retningslinjer, 2) regelmæssig måling og overvågning af resultatindikatorer og 3) rapportering af resultater i de årlige aktivitetsrapporter. Disse decentraliserede ansvarsområder opvejes på institutionsplan af SG og GD BUDG, der fastlægger den generelle ramme, koordinerer arbejdet og yder vejledning og støtte. IAS konstaterede, at der er behov for en yderligere indsats på både institutionsplan og decentraliseret plan for at forbedre kvaliteten af indikatorerne. Efter revision: De centrale tjenestegrene har i mellemtiden gennemført en omfattende gennemgang af den strategiske planlægnings- og programmeringscyklus, der navnlig førte til nye instruktioner til planlægningsdokumenterne i november 2015. IAS har endnu ikke gennemført en opfølgende revision. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 1.2).
I denne sammenhæng gennemførte IAS også en rådgivningsopgave efter anmodning fra GD FISMA's ledelse, som resulterede i en række henstillinger vedrørende og forslag til GD'ets strategiske og årlige forvaltningsplaner og mere generelt i overgangen til en resultatbaseret kultur. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 7.5).
4.1.1.2.Bekæmpelse af svig
På området for bekæmpelse af svig konstaterede IAS, at alle reviderede GD'er og tjenestegrene har udarbejdet og effektivt gennemført en strategi for bekæmpelse af svig i overensstemmelse med OLAF's retningslinjer på området. Der er imidlertid behov for yderligere forbedringer på institutionsplan og operationelt plan med henblik på at øge effektiviteten af strategien for bekæmpelse af svig. IAS anbefalede, at rammen for bekæmpelse af svig og retningslinjer blev styrket på institutionsplan, og at man bevægede sig fra enkeltstående vurderinger på højt plan hen imod en koordineret indsats, der er integreret i den strategiske planlægnings- og programmeringscyklus, således at foranstaltninger til bekæmpelse af svig effektivt integreres i GD'ernes og tjenestegrenenes interne kontrolsystemer. IAS fandt yderligere, at der skal gennemføres ad hoc-foranstaltninger for at undersøge status for tidligere revisioner i GD DEVCO og for at styrke kontrollen med COFUND-projekter i REA. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 1.3).
4.1.1.3.IT-sikkerhed
På IT-området repræsenterer effektiv IT-sikkerhed en betydelig udfordring som følge af de nye trusler, der stadig udvikles, og som kan skade fortroligheden integriteten og tilgængeligheden af information, som Kommissionen råder over og behandler. I tidligere revisioner, som IAS har gennemført i de seneste år, har tjenesten påvist en række systemiske og tilbagevendende svagheder på dette område, som er opsummeret i en revisionsskrivelse til de IT-ansvarlige tjenester. Selv om arbejdsstyrken på operationelt plan er særdeles engageret og teknisk kompetent, konstaterede IAS, at Kommissionen skal styrke det effektive tilsyn på informationssikkerhedsområdet. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 9.2).
På lokalt plan bekræftede IAS gennem en revision af forvaltningen af lokal IT i GD COMP nogle af IT-sikkerhedsproblemerne og påviste også andre problemer med hensyn til finansieringen af IT, tilpasning af business-IT-systemer samt projekt- og kvalitetsstyring. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 9.1).
4.1.1.4.Det fælles støttecenter i forskningsfamilien (forretningsproces, IT-værktøjer og forvaltning)
I GD'er og tjenestegrene i forskningsfamilien tilvejebringer det fælles støttecenter fælles forretningsprocesser og tjenester på områderne for IT, retlige anliggender, revision, information og data. Centraliseringen af støttetjenester forventedes desuden at føre til effektivitetsforbedringer gennem nedbringelse af omkostningerne, personalenedskæringer og rationalisering af processer og procedurer. IAS' revision, som blev gennemført i en tidlig fase af centrets drift, påviste betydelige resultater med hensyn til harmonisering og forenkling af forretningsprocessen og IT-værktøjerne, som har positiv indflydelse på modtagerne af EU-støtte (kortere tid til støtte og mindre administrativ byrde), selv om der stadig er visse svagheder, navnlig på forvaltningsområdet. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 4.7).
4.1.1.5.Menneskelige ressourcer
På området for menneskelige ressourcer konstaterede IAS, at sygefraværet i Kommissionen er stabilt, men at det i gennemsnit er betydeligt højere på kontorerne (OIB, OIL og PMO). Ansvaret for forvaltning af sygefravær ligger på både operationelt plan og institutionsplan (GD HR). På begge planer er ledelserne opmærksomme på sygefravær og bestræber sig på at forvalte det inden for deres ansvarsområder. Der er imidlertid behov for en yderligere indsats på begge planer med henblik på at forbedre målingen, overvågningen og rapportering af sygefravær, fastlæggelse af referenceværdier for sygefravær og lægekontrol af sygefravær. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 1.1).
Et andet HR-spørgsmål, som blev undersøgt i 2015, var processen for forvaltning af viden i GD COMP, hvor IAS konstaterede, at de indførte systemer til indsamling, lagring og deling af viden generelt er virkningsfulde og effektive og i tilstrækkelig grad støtter GD COMP's medarbejdere i deres indsats for at sikre ensartet sagsbehandling af høj kvalitet. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 7.4).
4.1.2.Gennemførelse af aktionsbevillinger – resultater
4.1.2.1.Direkte forvaltning
På området for direkte forvaltede midler gennemførte IAS en række revisioner af, hvorvidt GD'ers og tjenestegrenes forvaltnings- og kontrolsystemer var i stand til at gennemføre budgetterne for de udgiftsprogrammer, som de er ansvarlige for (Horisont 2020, forbruger- og sundhedsprogrammer, Life-programmet, SMV-instrumentet og Connecting Europe-faciliteten). Nogle af disse revisioner var målrettet mod tilstrækkeligheden af støtteforvaltningsprocessens udformning, mens andre omhandlede virkningen og effektiviteten af de systemer, der er indført for at forvalte og kontrollere specifikke programmer. Generelt konstaterede IAS under revisionerne, at de reviderede GD'er og tjenestegrene (GD CONNECT, GD RTD, CHAFEA og ERCEA) har etableret virkningsfulde og effektive processer for forvaltning af tilskud. I CHAFEA og EASME blev der imidlertid påvist betydelige svagheder i forbindelse med støtteforvaltningsprocedurerne, som skal afhjælpes. Nogle forvaltningsorganer, navnlig EASME og INEA, står over for betydelige udfordringer med hensyn til forvaltningen af gennemførelsen af forskellige udgiftsprogrammer, der er uddelegeret til dem. De svagheder, der er konstateret i kontrolstrategien og proceduren med at opnå sikkerhed for forskellige programmer, som forvaltes af EASME og INEA, giver anledning til særlig bekymring. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 2.5 (CHAFEA), afsnit 4.1 (GD CONNECT), afsnit 4.8 (GD RTD), afsnit 4.10 (EASME), afsnit 4.11 (ERCEA) og afsnit 4.12 (INEA)).
4.1.2.2.Indirekte forvaltning
a)Udenrigstjenestefamilien (EU-trustfonde)
I de GD'er, der tilhører udenrigstjenestefamilien, blev der gennemført en revision i GD DEVCO og GD NEAR af udformningen og gennemførelsen af EU-trustfonde. IAS konkluderede, at – selv om de første trustfonde i en vis grad har kunnet tiltrække et begrænset antal donorer og har øget synligheden af deres indsats – der er behov for yderligere foranstaltninger, hvis denne finansieringsmekanisme skal kunne udnyttes fuldt ud til at afhjælpe de komplekse operationelle og finansielle udfordringer, der gør sig gældende ved gennemførelsen af projekter i kriseramte og skrøbelige miljøer. Især forvaltningsprocedurerne og trustfondenes operationelle resultatstyring bør styrkes. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 5.1).
b)Kombination af forskellige forvaltningsmetoder: Erasmus+ (EAC og EACEA) og ENI/IPA (NEAR)
Nogle af finansieringsprogrammerne gennemføres via en kombination af forskellige forvaltningsmetoder. Dette gælder for Erasmus+-programmet, som forvaltes af GD EAC og EACEA, og Det Europæiske Naboskabsinstrument og førtiltrædelsesinstrumentet, som forvaltes af GD NEAR.
For Erasmus+ har både GD EAC og EACEA gennemført effektive interne kontrolsystemer, der kan give de anvisningsberettigede ved uddelegering rimelig sikkerhed. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 6.2 (GD EAC) og afsnit 6.3 (EACEA)).
I GD NEAR konstaterede IAS imidlertid betydelige svagheder i kontrolstrategien vedrørende førtiltrædelsesinstrumentet, navnlig med hensyn til kontrol af støttemodtagerlandenes kapacitet til at gennemføre budgettet. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 5.3).
Med hensyn til det nye førtiltrædelsesinstrument under programmet for 2014-2020 er GD NEAR ikke tilstrækkeligt forberedt på at gennemføre ramme for vurdering af modtagerlandenes resultater. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 5.2).
c)Indirekte forvaltning: indførte tilsynsordninger (GD DEVCO, GD ENER, GD GROW og GD MOVE)
På området for indirekte forvaltede midler gennemførte IAS en række revisioner med fokus på de tilsynsordninger, der er indført i GD'erne og tjenestegrenene (GD DEVCO, GD ENER, GD GROW og GD MOVE) med henblik på at forvalte specifikke programmer (fredsfaciliteten for Afrika, Connecting Europe-faciliteten, programmet for bistand til nedlæggelse af kernekraftværker og Galileo). På dette område blev der konstateret meget alvorlige svagheder i GD'ernes kontrol- og tilsynsstrategier, som kan bringe opnåelsen af de politiske mål i fare, og som giver anledning til kritiske og meget vigtige henstillinger med krav om omgående foranstaltninger. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 5.4 (GD DEVCO), afsnit 4.4 (GD ENER), afsnit 7.1 (GD GROWTH) og afsnit 4.6 (GD MOVE)).
4.1.2.3.Delt forvaltning
d)Mangelanalyse: kapacitet til at håndtere de nye retlige krav og det nye resultatfokus i udgiftsprogrammerne og udformning af forvaltnings- og kontrolsystemerne
I 2014 havde IAS i en række revisioner fokus på, hvordan GD'er og tjenestegrene har reageret på de nye lovgivningskrav til finansieringen af programmer i programmeringsperioden 2014-2020. Disse mangelanalyser blev færdiggjort i 2015 (GD MARE og GD HOME) og påviste en række risici for Kommissionen som følge af den fælles lovgivningsproces, som skal reduceres gennem udformningen og gennemførelsen af GD'ernes og tjenestegrenenes forvaltnings- og kontrolsystemer. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 2.4 (GD MARE) og afsnit 6.1 (GD HOME)).
e)Delt forvaltning: tilsyn med medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, resultatorientering og resultatramme samt forhåndsbetingelser
På området for delt forvaltning blev der konstateret betydelige svagheder i forbindelse med tilsynet med medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer inden for visse politikområder (GD AGRI – miljøindsatsen), som kan bringe opnåelsen af de politiske mål i fare. (Se bilag 1, del 1, afsnit 2.1).
Desuden skal vurderingen af resultatrelaterede elementer, resultatorienteringen og resultatrammen samt vurderingen, overvågningen og rapporteringen af forhåndsbetingelser styrkes inden for en række politikområder (GD REGIO og GD EMPL) med henblik på at sikre, at resultater opnås, og de ønskede politikmål opfyldes. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 3.1).
4.1.3.Resultater inden for ikkeudgiftskrævende politikområder
For de ikkeudgiftskrævende politikområder konkluderede IAS efter en revision af GD TRADE, at GD'et har sikret virkningsfuld og effektiv forvaltning af handelspolitiske beskyttelsesforanstaltninger med henblik på at beskytte EU mod konkurrenceforvridning. (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 7.3).
En anden revision havde fokus på den støtte, som EUROSTAT yder gennem udarbejdelsen af de indikatorer, der anvendes til at overvåge fremskridtet hen imod opfyldelsen af EU's strategiske mål. IAS bemærkede, at EUROSTAT's operationelle processer for udarbejdelsen af "europæiske statistikker" og nøgleindikatorer generelt er tilfredsstillende, men bemærkede med hensyn til brugen af "andre statistikker", at disse data ikke sikrer samme grad af uafhængighed, robusthed og pålidelighed som de "europæiske statistikker". IAS fandt navnlig ingen dokumentation for, at de "andre statistikker", som GD'erne anvendte til at påvise det fremskridt, der er opnået hen imod opfyldelsen af Europa 2020-målene, underkastes kvalitetssikring svarende til den procedure, som EUROSTAT gennemfører for "europæiske statistikker". (Se arbejdsdokumentet, del 1, afsnit 8.1).
4.2.IAS' begrænsede konklusioner om situationen med hensyn til intern kontrol til hvert GD
Efter centraliseringen af den interne revisionsfunktion udsendte IAS for første gang en konklusion om situationen med hensyn til intern kontrol 14 til hvert GD og hver tjenestegren i februar 2016. Disse konklusioner havde til formål at bidrage til de berørte GD'ers og tjenestegrenes årlige aktivitetsrapporter for 2015 og erstattede den tidligere IAC-udtalelse om kontrolsituationen. Konklusionerne om situationen med hensyn til intern kontrol er baseret på de foregående tre års revisionsarbejde og dækker alle ikkegennemførte henstillinger udstedt af IAS og IAC'er (for så vidt som IAS har overtaget disse). I konklusionerne blev der desuden navnlig gjort opmærksom på alle ikkegennemførte henstillinger, der var klassificeret som "kritiske", eller den kombinerede virkning af en række henstillinger, der var klassificeret som "meget vigtige", idet de kan kræve, at der bliver taget et forhold i den årlige aktivitetsrapport fra det berørte GD eller den berørte tjenestegren. IAS' konklusion om situationen med hensyn til intern kontrol er begrænset til forvaltnings- og kontrolsystemer, der er genstand for revision, og omhandler ikke systemer, der ikke er blevet revideret af IAS eller IAC i de sidste tre år.
4.3.Generel udtalelse om Kommissionens finansielle forvaltning
Som krævet i opgavebeskrivelsen afgiver IAS også en årlig generel udtalelse 15 om situationen for Kommissionens finansielle forvaltning. Den er baseret på revisionen af Kommissionens finansielle forvaltning gennemført af både IAS og de tidligere interne revisionsfunktioner (IAC'er) i de seneste tre år (2013-2015). Den inddrager også oplysninger fra andre kilder, herunder rapporter fra Revisionsretten. Den generelle udtalelse udsendes parallelt med denne beretning og dækker det samme regnskabsår.
Som i de foregående udgaver er den generelle udtalelse for 2015 forsynet med de forbehold, der blev taget i de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes revisionserklæringer. IAS baserede sin udtalelse på den kombinerede virkning af de anslåede risikobeløb som beskrevet i de årlige aktivitetsrapporter i lyset af den korrigerende effekt som dokumenteret ved tidligere finansielle korrektioner og inddrivelser. I lyset af tidligere års omfattende finansielle korrektioner og inddrivelser og ud fra den antagelse, at korrektionerne af 2015-betalingerne vil blive gennemført på et sammenligneligt grundlag, er EU's budget tilstrækkeligt beskyttet som helhed (ikke nødvendigvis de enkelte politiske områder) og over tid (undertiden efter flere år).
Uden at fremsætte yderligere forbehold til udtalelsen tilføjede den interne revisor tre "henvisninger til specialforhold", som vedrører:
–kontrolstrategier på forskningsområdet for 2014-2020-programmerne
–tilsynsstrategier vedrørende tredjeparter, der gennemfører politikker og programmer
–FCC's program for nedlukning af nukleare anlæg og affaldshåndtering.
5.Konsultationer med Kommissionens instans til behandling af økonomiske uregelmæssigheder
Instansen til behandling af økonomiske uregelmæssigheder rapporterede i 2015 ikke om nogen systemiske problemer i henhold til artikel 73, stk. 6, i finansforordningen, der finder anvendelse på Den Europæiske Unions almindelige budget.
6.Konklusion
IAS finder, at gennemførelsen af de handlingsplaner, der er udarbejdet som reaktion på tjenestens revisioner i år og tidligere, er med til gradvis at forbedre Kommissionens interne kontrolramme.
IAS vil foretage opfølgende revisioner af handlingsplanernes gennemførelse, som vil blive undersøgt af revisionsopfølgningsudvalget, der vil informere kollegiet.
IAS vil fortsat fokusere på revision af finansielle forhold, overensstemmelse og resultater.
7.Forkortelser
|
Forkortelse |
Beskrivelse |
|
AAR |
Årlig aktivitetsrapport |
|
AOD |
Anvisningsberettiget bemyndiget ved delegation |
|
APC |
Revisionsopfølgningsudvalg |
|
CAP |
Den fælles landbrugspolitik |
|
SF |
Samhørighedsfonden |
|
CONT |
Budgetkontroludvalget |
|
CSC |
Fælles støttecenter |
|
GD |
Generaldirektorat |
|
ECA |
Den Europæiske Revisionsret |
|
ESI-fonde |
Europæiske struktur- og investeringsfonde |
|
RP7 |
Det syvende rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling |
|
FF |
Finansforordningen |
|
HRM |
HR-forvaltning |
|
IAS |
Intern revisionstjeneste |
|
ITSC |
IT-styrelsesudvalget |
|
JTI |
Fælles teknologiinitiativer |
|
JU |
Fællesforetagende |
|
KPI |
Central resultatindikator |
|
MS |
Medlemsstater |
|
RER |
Restfejlprocent |
|
SG |
Generalsekretariat |
|
SWD |
Arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene |
|
TEUF |
Traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde |
I denne tabel vises den seneste vurdering af henstillingerne. Den kan adskille sig fra vurderingen i den originale rapport, hvis de foranstaltninger, der efterfølgende er truffet af den reviderede, vurderes at være tilstrækkelige til at mindske de påviste risici og dermed til at nedgradere henstillingen.