EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2016/1505

af 28. april 2016

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2014

EUROPA-PARLAMENTET,

—	der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Asylstøttekontor for regnskabsåret 2014,

—	der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag V,

—	der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0133/2016),

der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Asylstøttekontor (»støttekontoret«) for regnskabsåret 2014 ifølge dets årsregnskab var på 15 663 975 EUR; der henviser til, at 94 % af støttekontorets budget stammer fra Unionens budget;

der henviser til, at Revisionsretten (»Retten«) i sin beretning om støttekontorets årsregnskab for regnskabsåret 2014 (»Rettens beretning«) fastslår, at den har fået rimelig sikkerhed for, at kontorets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Opfølgning på decharge for 2013

konstaterer, at to af Rettens bemærkninger fra dens beretninger for 2012 og 2013 i dens foreliggende rapport har anmærkningen »ikke igangsat«; konstaterer endvidere, at tre af Rettens bemærkninger fra dens beretninger for 2012 og 2013 har anmærkningen »i gang«, mens tre bemærkninger fra beretningen for 2013 har anmærkningen »ikke relevant«;

erfarer fra støttekontoret, at:

—	det har tilføjet oplysninger om forøgelse af personaleudgifter på de hertil beregnede formularer sammen med den nødvendige dokumentation for regnskabsåret 2014

—	der er truffet foranstaltninger til at løse de tilbagevendende problemer med fejlbedømmelse af budgetbehovet og forsinkede betalinger samt spørgsmålene vedrørende gennemsigtighed og interessekonflikter

—	bestyrelsen godkendte i slutningen af 2013 en politik vedrørende interessekonflikter, og alle medlemmer af bestyrelsen samt den administrerende direktør har underskrevet støttekontorets erklæring om interessekonflikter og bekræftet, at de ikke havde sådanne konflikter;

Bemærkninger om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed

konstaterer med bekymring, at støttekontoret fremførte budgetforpligtelser på 1 300 000 EUR, som ikke var omfattet af juridiske forpligtelser; minder støttekontoret om, at dette er i strid med finansforordningen; anerkender støttekontorets beslutning om at korrigere disse uregelmæssige fremførsler i budgetforvaltningssystemet i 2015 som følge af, at den finansielle periode for regnskabsåret 2014 allerede er afsluttet;

Budgetmæssig og finansiel forvaltning

bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2014 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 84,69 %, hvilket er et fald på 2,65 % i forhold til 2013; bemærker endvidere, at udnyttelsesgraden for betalingsbevillingerne var på 71,33 %, hvilket svarer til et fald på 15,85 % i forhold til 2013;

gør opmærksom på, at 1 062 betalinger, svarende til 28,6 %, blev foretaget efter udløbet af den frist, der er fastsat i finansforordningen, hvilket udgør en stigning på 10,6 % i forhold til 2013; konstaterer med bekymring, at den gennemsnitlige forsinkelse for forsinkede betalinger er steget fra tre til 24 dage fra 2013 til 2014; erfarer fra støttekontoret, at det har truffet en række foranstaltninger til at nedbringe antallet af forsinkede betalinger, og at dette skete i 2015; opfordrer støttekontoret til at rapportere til dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet for at løse dette problem;

erfarer fra støttekontoret, at det vil gennemgå sit årlige budget mindst to gange om året med start i andet kvartal af 2015 med det formål at forbedre budgetplanlægningen og gennemførelsesprocessen samt nedbringe de uforholdsmæssigt store fremførsler; konstaterer endvidere, at kontoret har indført et nyt format for en månedlig budgetstatusrapport samt interne workshopper om budgetgennemførelse og økonomisk forvaltning; opfordrer støttekontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om effektiviteten af de trufne foranstaltninger;

Forpligtelser og fremførsler

konstaterer, at 21,2 % (146 417 EUR) af de ikke-opdelte forpligtede bevillinger, der var fremført fra 2013, bortfaldt i 2014, hvilket svarer til en stigning på 4,7 % i forhold til 2013; bemærker, at hovedparten af de bortfaldne bevillinger vedrører vikarer, personalekurser, administrativ bistand og oversættelsesomkostninger; minder støttekontoret om, at disse bortfald er i strid med princippet om budgettets etårighed, og at bortfald af et stort beløb hidrørende fra fremførsler fra det foregående år er et tegn på svagheder i budgetplanlægningen; erfarer fra støttekontoret, at det har taget skridt til at forbedre sin budgetplanlægning og -gennemførelse og undgå uforholdsmæssigt store fremførsler ved regnskabsårets udløb;

konstaterer, at andelen af forpligtede bevillinger for afsnit II (administrationsudgifter), som blev fremført til 2015, var stor, nemlig 27,9 %; konstaterer, at disse fremførsler hovedsagelig vedrører rådgivnings- og IT-konsulenttjenester, som skulle leveres i 2014, men først blev faktureret eller leveret i 2015;

Indkøbs- og ansættelsesprocedurer

noterer sig den ajourførte ansættelsespolitik, som afspejler ændringerne af personalevedtægten; erfarer fra støttekontoret, at det har revideret retningslinjerne for ansættelse og udvælgelse i 2015 ved at indføre yderligere foranstaltninger og kontrolforanstaltninger for at sikre gennemsigtighed og ligebehandling; konstaterer med bekymring, at bemærkningen om gennemsigtighed i ansættelsesprocedurerne fra Rettens beretning for 2012 er markeret som »ikke igangsat« i Rettens foreliggende beretning; opfordrer støttekontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om effektiviteten af de trufne foranstaltninger; ser frem til Rettens næste revision og dens evaluering af de korrigerende foranstaltninger, der er truffet;

10.

konstaterer på grundlag af Rettens beretning, at støttekontoret har en stor personaleudskiftning, idet 14 medarbejdere fratrådte i 2014, herunder fire i nøglepositioner; deler Rettens opfattelse af, at den store personaleudskiftning indebærer en betydelig risiko med hensyn til muligheden for at nå målene i støttekontorets årlige og flerårige arbejdsprogram; erfarer fra støttekontoret, at det har ansat afløsere for de medarbejdere, der fratrådte i 2014, og at alle stillinger nu er genbesat eller er genstand for igangværende ansættelsesprocedurer; anmoder støttekontoret om at undersøger årsagerne til den store personaleudskiftning og aflægge rapport til dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet for at adressere dette;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed

11.

konstaterer med bekymring, at støttekontoret har undladt at offentliggøre såvel sin politik for forebyggelse og håndtering af interessekonflikter som de interesseerklæringer, der er afgivet af bestyrelsesmedlemmerne og den administrerende direktør; opfordrer støttekontoret til at gøre dette så hurtigt som muligt;

12.

opfordrer til en generel forbedring af forebyggelsen og bekæmpelsen af korruption ved hjælp af en holistisk tilgang, i første omgang gennem en forbedring af aktindsigten i dokumenter og strengere regler om interessekonflikter, indførelse eller styrkelse af åbenhedsregistre og tilvejebringelse af tilstrækkelige ressourcer til retshåndhævende foranstaltninger, samt gennem et bedre samarbejde mellem medlemsstaterne og med relevante tredjelande;

13.

anmoder støttekontoret om at vedtage klare regler for whistleblowere og »svingdørsproblemer«;

Intern kontrol

14.

noterer sig, at ud af seks udestående og ikke fuldt implementerede interne kontrolstandarder er to er blevet implementeret; konstaterer, at implementeringen af de fire resterende interne kontrolstandarder er i gang med bistand fra eksterne konsulenter; opfordrer støttekontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om den fulde implementering af de resterende interne kontrolstandarder;

Intern revision

15.

noterer sig, at det i forlængelse af den begrænsede revision af implementeringen af de interne kontrolstandarder, som blev foretaget af Kommissionens interne revisionstjeneste (IAS), blev konstateret, at elleve anbefalinger var blevet tilstrækkeligt implementeret og derfor kunne afsluttes af IAS; bemærker endvidere, at syv anbefalinger fra tidligere år fortsat er åbne, heraf fire i kategorien »meget vigtige« og tre i kategorien »vigtige«; opfordrer støttekontoret til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om implementeringen af de resterende anbefalinger;

Andre bemærkninger

16.

anerkender de vanskeligheder, som er forbundet med håndteringen af den aktuelle flygtningekrise; anerkender endvidere, at det må forventes, at støttekontoret vil få pålagt yderligere opgaver, og at det derfor vil være nødvendigt at forhøje dets budget- og personaleniveau tilsvarende; anmoder derfor støttekontoret om at øge sine bestræbelser på at forbedre sin budgetforvaltning og om at fremlægge en handlingsplan for optimal performance i de kommende år.

17.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 28. april 2016 (1) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(1) Vedtagne tekster, P8_TA(2016)0159 (se side 447 i denne EUT.