10.12.2014   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 442/326

BERETNING

om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) for regnskabsåret 2013 med agenturets svar

(2014/C 442/38)

INDLEDNING

1.

Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA), herefter »agenturet«, der ligger i Tallinn, Strasbourg og St. Johann im Pongau (jf. punkt 18) blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1077/2011 (1). Agenturets hovedfunktion er at løse de operationelle forvaltningsopgaver for anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II), visuminformationssystemet (VIS) og Eurodac (2).

2.

Kommissionen gav agenturet finansiel uafhængighed den 22. maj 2013. Den reviderede periode for regnskabsåret 2013 løber derfor fra den 22. maj 2013 til den 31. december 2013.

OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN

3.

Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i agenturets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser.

REVISIONSERKLÆRING

4.

I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten:

a)

revideret agenturets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen (3) og beretningen om budgetgennemførelsen (4) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, og

b)

efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

Ledelsens ansvar

5.

Ledelsen er ansvarlig for at udarbejde et årsregnskab for agenturet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige (5):

a)

Ledelsens ansvar med hensyn til agenturets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører (6), og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Den administrerende direktør godkender agenturets årsregnskab, når agenturets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af agenturets finansielle stilling.

b)

Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler.

Revisors ansvar

6.

Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet (7) om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer. Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om agenturets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

7.

Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet.

8.

Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for dens revisionserklæring.

Erklæring om regnskabernes rigtighed

9.

Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2013 samt af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning og de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører.

Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

10.

Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for agenturets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige.

Supplerende oplysninger vedrørende regnskabernes rigtighed

11.

Uden at drage erklæringen i punkt 9 i tvivl skal Retten henlede opmærksomheden på værdiansættelsen af Schengeninformationssystemet (SIS II), visuminformationssystemet (VIS) og Eurodac (systemer) i agenturets regnskab. Den operationelle forvaltning af disse systemer blev overført fra Kommissionen til agenturet i maj 2013 ved en transaktion uden modydelse og er agenturets hovedfunktion. Da der mangler pålidelige og fuldstændige oplysninger om, hvor meget det har kostet at udvikle systemerne, opføres de i agenturets regnskaber med nettobogføringsværdier som i Kommissionens bogholderi, og beløbene ajourføres ved udgangen af året. Disse værdier vedrører navnlig IT-materiel og kommercielt software, men ikke omkostninger ved udvikling af software (jf. note 6.3.1 til agenturets årsregnskab).

12.

Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæring om regnskabets rigtighed og dens erklæring om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed i tvivl. Det skal bemærkes, at 2013 var det første år, hvor agenturet havde finansiel autonomi, og at etableringen af dets procedurer er i gang.

BEMÆRKNINGER OM INTERNE KONTROLLER

13.

Agenturets standarder for intern kontrol var stadig under udvikling ved udgangen af året. Bestyrelsen godkendte dem i juni 2014.

14.

Der er ingen forsikringsdækning af materielle anlægsaktiver, bortset fra multirisikobrandforsikring af lokalerne i Tallinn.

BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN

15.

Ifølge agenturets oprettelsesforordning (8) havde Kommissionen ansvaret for oprettelsen og den indledende drift af agenturet, indtil det fik finansiel uafhængighed den 22. maj 2013. Migrationen af data vedrørende forpligtelses- og betalingsbevillinger fra Kommissionen til agenturet var en kompleks proces, og sammenholdelsen af tallene mellem Kommissionens og agenturets regnskabssystemer blev omsider afsluttet i juni 2014. Det indvirkede på agenturets planlægning af betalingerne og udarbejdelsen af dets foreløbige regnskab.

16.

Ifølge agenturets endelige regnskab var budgetgennemførelsen 96 % for forpligtelsesbevillingerne og 67 % for betalingsbevillingerne. Da en del af agenturets samlede årlige budget blev gennemført af Kommissionen, og da Kommissionens og agenturets budgetstrukturer er forskellige, var det ikke muligt at gennemføre en mere detaljeret analyse pr. budgetafsnit vedrørende 2013.

17.

Ifølge agenturets oprettelsesforordning (9) bidrager de lande, der er associeret i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne og foranstaltninger vedrørende Eurodac, til agenturets budget. Selv om de associerede Schengenlande brugte de systemer, der blev forvaltet af agenturet i 2013, var Kommissionens forhandlinger endnu ikke afsluttede.

ANDRE BEMÆRKNINGER

18.

Agenturet har hovedsæde i Tallinn (med 46 besatte stillinger), men de operationelle aktiviteter gennemføres i Strasbourg (med 79 besatte stillinger) (10). Forvaltningen ville sandsynligvis blive mere effektiv, og administrationsomkostningerne lavere, hvis alle ansatte var samlet på ét sted.

19.

Der er endnu ikke undertegnet en hjemstedsaftale med værtsmedlemsstaten, Estland, der ville kunne klarlægge betingelserne for agenturets og dets ansattes funktion, og der fandt stadig forhandlinger sted på tidspunktet for revisionen.

Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Pietro RUSSO, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 16. september 2014.

På Revisionsrettens vegne

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Formand

(1)  EUT L 286 af 1.11.2011, s. 1.

(2)  En oversigt over agenturets beføjelser og aktiviteter vises i bilaget til orientering.

(3)  Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger.

(4)  Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen.

(5)  Artikel 39 og 50 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 (EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42).

(6)  De regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og, når det er relevant, på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 i forordning (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Artikel 32 i forordning (EU) nr. 1077/2011.

(9)  Artikel 32 i forordning (EU) nr. 1077/2011.

(10)  Agenturets backupsystemer befinder sig i Sankt Johann im Pongau, hvor det ikke har nogen ansatte.

BILAG

Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (Tallinn)

Beføjelser og aktiviteter

Unionens kompetenceområde i henhold til traktaten

(Artikel 74, artikel 77, stk. 2, litra a) og b), artikel 78, stk. 2, litra e), artikel 79, stk. 2, litra c), artikel 82, stk. 1, litra d), artikel 85, stk. 1, artikel 87, stk. 2, litra a), og artikel 88, stk.2, i traktaten om den Europæiske Unions funktionsmåde)

Bidrage til oprettelsen af et område med fri bevægelighed for personer ved at øge samarbejdet om grænseoverskridende spørgsmål, f.eks. asyl, immigration, grænsekontrol samt politisamarbejde og strafferetligt samarbejde.

Agenturets beføjelser

(Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1077/2006)

I medfør af forordning (EU) nr. 1077/2011 om oprettelse af agenturet og med forbehold af Kommissionens og medlemsstaternes respektive beføjelser i henhold til lovgivningsmæssige retsakter gældende for store IT-systemer sørger agenturet for:

a)

en effektiv, sikker og løbende drift af store IT-systemer (på nuværende tidspunkt anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II), visuminformationssystemet (VIS) og en stor database til sammenligning af fingeraftryk med henblik på en effektiv anvendelse af Dublinkonventionen (Eurodac)

b)

en effektiv og økonomisk ansvarlig forvaltning af store IT-systemer

c)

et passende højt serviceniveau for brugerne af store IT-systemer

d)

kontinuitet og uafbrudt service

e)

et højt databeskyttelsesniveau i overensstemmelse med de gældende regler, herunder specifikke bestemmelser for hvert stort IT-system

f)

et passende niveau for databeskyttelse og fysisk sikkerhed i overensstemmelse med de gældende regler, herunder specifikke bestemmelser for hvert stort IT-system, og

g)

anvendelse af en passende projektstyringsstruktur til effektiv udvikling af store IT-systemer.

Forvaltning

1.

 Bestyrelsen

Eu-LISA's bestyrelse består af én repræsentant for hver medlemsstat og to repræsentanter for Kommissionen samt et medlem fra hvert af de lande, der er associeret i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne og foranstaltninger vedrørende Eurodac. Bestyrelsen har til opgave at sikre, at agenturet udfører sine opgaver, og herunder at udnævne og i givet fald afskedige den administrerende direktør.

2.

 Den administrerende direktør

Den administrerende direktør udnævnes af bestyrelsen fra en liste over valgbare kandidater, der er identificeret ved en almindelig udvælgelsesprøve organiseret af Kommissionen. Det er den administrerende direktørs opgave at lede og repræsentere agenturet. Den administrerende direktør påtager sig det fulde ansvar for de opgaver, som agenturet har fået pålagt, og er underlagt proceduren for årlig decharge fra Europa-Parlamentet for gennemførelsen af budgettet.

3.

 Rådgivende grupper: Den rådgivende gruppe for SIS II, den rådgivende gruppe for VIS og den rådgivende gruppe for Eurodac.

Eu-LISA's rådgivende grupper består af én repræsentant for hver medlemsstat og to repræsentanter for Kommissionen samt et medlem fra hvert af de lande, der er associeret i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne og foranstaltninger vedrørende Eurodac. De har til opgave at yde bestyrelsen ekspertise vedrørende store IT-systemer og navnlig i forbindelse med udarbejdelsen af det årlige arbejdsprogram og den årlige aktivitetsrapport:

Agenturets disponible ressourcer i 2013

Endeligt budget  (1)

61,35 millioner euro (forpligtelsesbevillinger)

34,38 millioner euro (betalingsbevillinger)

Ansatte pr. 31. december 2013

Godkendte stillinger:

—

120 midlertidigt ansatte

—

6 kontraktansatte

—

6 udstationerede nationale eksperter.

Besatte stillinger:

—

120 midlertidigt ansatte

—

5 kontraktansatte

—

3 udstationerede nationale eksperter.

Produkter og tjenesteydelser i 2013

h) Produkter og tjenesteydelser i 2013 (2010)

—

Operationel forvaltning og udvikling af SIS II, VIS og Eurodac.

—

Helpdesk: ydede støttetjenester på første niveau til brugere af alle de systemer, der er under eu-LISA's forvaltning.

—

Overvågning og udvikling af passende serviceleverandørtjenester til de systemer, som agenturet forvalter.

—

Koordinering, sikkerhed og tilsyn med hensyn til forbindelserne mellem medlemsstaterne og udbyder af kommunikationsnet for kommunikationsinfrastrukturen for SIS II, Eurodac og VIS (sTESTA-netværk)

—

Deltagelse i forberedelsen med henblik på at udforme, udvikle og iværksætte nye systemer.

—

Statistikker: levering af rettidige og nøjagtige statistikker og oplysninger om systemernes funktion som fastsat i det relevante retsgrundlag.

—

Rapportering: opfyldelse af alle rapportmæssige forpligtelser fastsat i oprettelsesforordningen og i retsgrundlaget for de IT-systemer, der forvaltes af agenturet.

—

Overvågning af nye teknologier og løsninger, der er relevante for den operationelle forvaltning og udvikling af SIS II, VIS, Eurodac og andre store IT-systemer.

—

Uddannelse: levering af skræddersyede kursusplaner vedrørende de IT-systemer, som agenturet forvalter, med henblik på nationale myndigheder.

(1)  For perioden fra 22. maj 2013, hvor agenturet opnåede finansiel uafhængighed, til 31. december 2013.

Kilde: Agenturet.

AGENTURETS SVAR

11.

Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning, idet der tages hensyn hertil i kommentarerne til balancens punkt 6.3.1 vedrørende ikkeløbende fordringer, afsnittet om fysisk overførsel af materielle og immaterielle anlægsaktiver modtaget fra andre konsoliderede enheder.

13.

Agenturet tager Rettens bemærkning til efterretning og fortsætter videreudviklingen af de grundige processer og procedurer, der allerede er indført, således at de krav, der er omfattet af standarderne for intern kontrol, overholdes fuldstændigt.

14.

De tekniske specifikationer er ved at blive udarbejdet, udbuddet er planlagt til anden halvdel af året, og kontraktudførelsen forventes at starte i fjerde kvartal af 2014.

15.

Som led i Europa-Kommissionens overdragelse til agenturet af den operationelle forvaltning af systemerne blev der i vid udstrækning udvekslet arbejdsrelaterede oplysninger. Kommissionen informerede agenturet om, at:

—

migrationen fulgte en standardprocedure, der tidligere var brugt ved selvstændiggørelsen af andre agenturer

—

en uafhængig tredjepart udførte overensstemmelseskontroller for at sikre en komplet og sikker overdragelse.

Til støtte for migrationen fik eu-LISA tilsendt en lang række dokumenter i elektronisk format eller papirudgave vedrørende teknisk dokumentation eller indgåede kontrakter. Kommissionen tilbageholdt enkelte originale dokumenter med henblik på kontrol og revision.

I erkendelse af at afstemningen er kompleks og tidskrævende, er det lykkedes agenturet i fuldt omfang at afstemme budgetdataene og fremlægge en fuldstændig oversigt — dvs. en kombination af GD HOME’s og agenturets gennemførelse — over budgettet for 2013. Da der i forbindelse med finansiel uafhængighed kun overdrages bevillinger én gang, forventes indberetning af budgetgennemførelse fremover at udgøre grundlaget for fyldestgørende analyse.

17.

Proceduren for vedtagelse i Rådet vil blive iværksat, så snart de af Kommissionen førte forhandlinger er afsluttet. Ifølge Rådets afgørelse skal de associerede lande ratificere aftalen i henhold til deres nationale lovgivning. Det bør bemærkes, at teksten i aftalerne i øjeblikket indeholder en bestemmelse, der fra december 2012 medfører betaling af bidrag til agenturet med tilbagevirkende kraft.

18.

Agenturets organisatoriske struktur er underlagt oprettelsesforordningen. Agenturet er ikke i stand til at fremsætte yderligere kommentarer til denne bemærkning.

19.

Agenturet tager bemærkningen til efterretning. Det eneste udestående punkt, som skal forhandles med den estiske regering, er momsforholdene omkring agenturets personale.