13.12.2013   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 365/251

BERETNING

om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved Medlemsstaternes Ydre Grænser for regnskabsåret 2012 med agenturets svar

2013/C 365/35

INDLEDNING

1.

Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved Medlemsstaternes Ydre Grænser (herefter »agenturet« eller »Frontex«), som ligger i Warszawa, blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 (1). Agenturets opgave er at samordne medlemsstaternes aktiviteter hvad angår forvaltning af de ydre grænser (støtte til operativt samarbejde, teknisk og operativ bistand samt risikoanalyse) (2).

OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN

2.

Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i agenturets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser.

REVISIONSERKLÆRING

3.

I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten:

a)

revideret agenturets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen (3) og beretningen om budgetgennemførelsen (4) for det regnskabsår, som afsluttedes den 31. december 2012, og

b)

efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

Ledelsens ansvar

4.

Ifølge artikel 33 og 43 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (5) har ledelsen ansvaret for at udarbejde et årsregnskab for agenturet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige:

a)

Ledelsens ansvar med hensyn til agenturets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastsat (6), og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Direktøren godkender agenturets årsregnskab, efter at agenturets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af agenturets finansielle stilling.

b)

Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forebygge uregelmæssigheder og besvigelser, samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler.

Revisors ansvar

5.

Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet (7) om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer. Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om agenturets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

6.

Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder en vurdering af risikoen for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet.

7.

Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring.

Erklæring om regnskabernes rigtighed

8.

Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning og de regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastsat.

Grundlag for manglende erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

9.

I 2012 beløb udgifterne til tilskud sig til 56 millioner euro, hvilket svarer til 63 % af de samlede aktionsudgifter. Agenturet udfører rimelighedskontrol forud for betalingen for at kontrollere de udgifter, som modtagerne har anmeldt, men det anmoder normalt ikke modtagerne om dokumentation.

10.

Agenturets strategi for efterfølgende revision blev vedtaget i 2012 og er en central kontrol i forbindelse med vurderingen af de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Der blev gennemført tre revisioner i 2012 med henblik på kontrol af de udgifter, der var godtgjort i 2011. 2012-udgifterne er imidlertid endnu ikke blevet kontrolleret.

11.

Uden en effektiv forudgående og efterfølgende kontrol er der ingen sikkerhed for, at de transaktioner vedrørende tilskud, der blev gennemført i 2012, er lovlige og formelt rigtige. Retten kunne ikke opnå tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis for, at de reviderede tilskudstransaktioner i 2012, var lovlige og formelt rigtige.

Manglende erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

12.

Det forhold, der beskrives i grundlaget for manglende erklæring (punkt 9 til 11), er så betydeligt og gennemgribende, at Retten ikke har været i stand til at opnå tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis, der kan danne grundlag for en revisionserklæring, hvorfor Retten ikke afgiver en erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

13.

Bemærkningerne i det følgende drager ikke tvivl om Rettens erklæring om regnskabernes rigtighed eller den manglende erklæring om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

BEMÆRKNINGER OM DEN INTERNE KONTROL

14.

Opgørelsen over den faktiske beholdning var ufuldstændig og omfattede ikke alle de aktiver, agenturet ejer. Aktiver under opførelse og aktiver, der var indkøbt tæt ved regnskabsårets udgang, var ikke medtaget.

15.

Der er ingen procedurer for afhændelse af anlægsaktiver. Anlægsaktiver, som ikke længere er i brug, slettes fra registeret over anlægsaktiver, selv om de ikke er blevet afhændet fysisk. Det er intet register over sådanne aktiver.

16.

Retten konstaterede, at der fortsat var svagheder i forbindelse med afstemningen af leverandørernes angivelser med de tilsvarende registreringer i agenturet.

BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN

17.

Agenturets budget for 2012 beløb sig til 89,6 millioner euro, hvoraf 21,8 millioner euro (25 % af de forpligtede bevillinger) blev fremført til 2013. Fremførslerne vedrørende afsnit III (aktionsudgifter) androg 19,6 millioner euro. Der blev fremført alt for mange bevillinger, hvilket er i strid med princippet om budgettets etårighed, selv om fremførslerne til dels skyldtes, at agenturets operationelle aktiviteter er flerårige. Ved udgangen af februar 2013 var 1,1 million euro af disse fremførte bevillinger bortfaldet.

18.

I 2012 foretog agenturet 39 budgetoverførsler til et samlet beløb af 11,5 millioner euro med indvirkning på 70 af de 79 budgetposter. Det skyldes delvist, at den anden budgetændring i 2012 først blev vedtaget i oktober 2012, og de midler, som skulle bruges til aktioner, var i mellemtiden blevet overført fra andre budgetposter.

ANDRE BEMÆRKNINGER

19.

De ansættelsesprocedurer, som Retten gennemgik, afslørede en række væsentlige mangler med hensyn til gennemsigtighed og ligebehandling af ansøgere: spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne blev fastlagt, efter at udvælgelseskomitéen havde gennemgået ansøgningerne, det var ikke fastsat, hvor mange point der mindst skulle til for at få adgang til de skriftlige prøver, komme til en samtale og blive opført på listen over egnede ansøgere, og udvælgelseskomitéen dokumenterede ikke alle sine møder og beslutninger.

OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS BEMÆRKNINGER

20.

En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på de bemærkninger, Retten fremsatte sidste år, vises i bilag I.

Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Louis GALEA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 9. juli 2013.

På Revisionsrettens vegne

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Formand

(1)  EUT L 349 af 25.11.2004, s. 1.

(2)  En oversigt over agenturets beføjelser og aktiviteter vises i bilag II til orientering.

(3)  Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger.

(4)  Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen.

(5)  EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.

(6)  De regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastsat, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og, når det er relevant, på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1).

BILAG I

Opfølgning på sidste års bemærkninger

År

Rettens bemærkninger

Korrigerende foranstaltning

(Afsluttet/I gang/Ikke igangsat/Ikke relevant)

2011

Som året før er overførslerne for store og ikke i overensstemmelse med princippet om budgettets etårighed.

Ikke igangsat

2011

Inden for det fremførte beløb fremførte Agenturet samlede forpligtelser på 5,1 million euro. Agenturets finansielle bestemmelser indeholder imidlertid ikke et klart grundlag for en sådan fremførsel (1).

Ikke relevant

2011

I 2011 finansierede agenturet tilskud til fælles aktioner med i alt 74 millioner euro. Agenturet udfører rimelighedskontrol, men det anmoder normalt ikke modtagerne (medlemsstater og associerede Schengenlande) om dokumentation, så det kan kontrollere udgifterne og afhjælpe risikoen for, at der anmeldes udgifter, som ikke er støtteberettigede.

I gang

2011

I lighed med sidste år har regnskabsføreren endnu ikke godkendt agenturets regnskabssystem.

Afsluttet

2011

Retten konstaterede svagheder ved den interne kontrol med hensyn til forvaltningen af anlægsaktiver. Der er ikke fastlagt nogen procedure for afhændelse af anlægsaktiver, og opgørelsen over den faktiske beholdning er ufuldstændig.

I gang

(1)  I henhold til artikel 62, stk. 2, i agenturets finansielle bestemmelser skal de samlede budgetmæssige forpligtelser dække alle omkostninger, som følger af de tilsvarende retlige enkeltforpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år N+1. Såvel EU's finansforordning som agenturets finansielle bestemmelser er imidlertid uklare med hensyn til anvendelse af samlede forpligtelser i forbindelse med ikke-opdelte bevillinger. Agenturet anvendte samlede forpligtelser som begrundelse for automatisk at fremføre ikke-opdelte bevillinger.

BILAG II

Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved de Ydre Grænser (Warszawa)

Beføjelser og aktiviteter

Unionens kompetenceområder i henhold til traktaten

(Artikel 74 og artikel 77, stk. 2, litra b) og d), i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde)

Artikel 74: »Rådet vedtager foranstaltninger med henblik på at sikre administrativt samarbejde mellem de kompetente myndigheder i medlemsstaterne på de områder, der er omfattet af dette afsnit, og mellem disse myndigheder og Kommissionen. (…)«

Artikel 77, stk. 2: »(…) Europa-Parlamentet og Rådet vedtager efter den almindelige lovgivningsprocedure foranstaltninger på følgende områder:

(…) b)

personkontrol ved passage af de ydre grænser

(…) d)

nødvendige tiltag til den gradvise udvikling af et integreret system for forvaltningen af de ydre grænser«.

Agenturets beføjelser

(Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004, ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 863/2007 og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1168/2011)

Den seneste ændring trådte i kraft den 12.12.2011. Denne tabel afspejler forholdene efter denne seneste ændring.

Mål

Frontex blev oprettet med henblik på at forbedre den integrerede forvaltning af EU-medlemsstaternes ydre grænser.

Væsentligste opgaver

a)

At samordne det operative samarbejde mellem medlemsstaterne hvad angår forvaltning af de ydre grænser

b)

at bistå medlemsstaterne med uddannelse af nationale grænsevagter, herunder indføre fælles uddannelsesstandarder

c)

at foretage risikoanalyser, herunder vurderinger af medlemsstaternes kapacitet med hensyn til at imødegå trusler og pres ved de ydre grænser

d)

at deltage i udviklingen af forskning, der er relevant for kontrol og overvågning af ydre grænser

e)

at bistå medlemsstaterne i situationer, der kræver øget teknisk og operativ bistand, navnlig de medlemsstater, der er udsat for et særligt og uforholdsmæssigt stort pres

f)

at yde medlemsstaterne den nødvendige støtte, herunder, når agenturet anmodes herom, til koordinering eller tilrettelæggelse af fælles tilbagesendelsesaktioner

g)

at oprette europæiske grænsevagthold til indsættelse under fælles operationer, pilotprojekter og hurtige indsatser

h)

at udvikle og drive informationssystemer til udveksling af oplysninger, herunder ICONet

i)

at yde den nødvendige bistand til udvikling og drift af et europæisk grænseovervågningssystem (Eurosur).

Ledelse

Bestyrelsen

Sammensætning

En repræsentant for hver medlemsstat, to repræsentanter for Kommissionen og en repræsentant pr. associeret Schengenland.

Opgaver

a)

At udnævne den administrerende direktør

b)

at vedtage agenturets almindelige beretning

c)

at vedtage agenturets arbejdsprogram

d)

at opstille procedurer for beslutningstagningen vedrørende agenturets operative opgaver

e)

at udføre sine opgaver i forbindelse med agenturets budget

f)

at udøve disciplinærmyndighed over (vice)direktøren

g)

at fastsætte sin forretningsorden

h)

at fastlægge agenturets organisationsplan og vedtage agenturets personalepolitik

i)

at godkende agenturets flerårige plan.

Den administrerende direktør

Udnævnes af bestyrelsen efter forslag fra Kommissionen.

Ekstern revision

Den Europæiske Revisionsret

Dechargemyndighed

Europa-Parlamentet efter henstilling fra Rådet.

Agenturets disponible ressourcer i 2012 (2011)

Endeligt budget

89,6 (118,2) millioner euro

Tilskud fra Unionen 84 (111) millioner euro

Ansatte pr. 31. december 2012

I henhold til stillingsfortegnelsen

Midlertidigt ansatte, planlagte stillinger: 143 (143) — Midlertidigt ansatte, besatte stillinger: 137 (141)

Andre stillinger

Kontraktansatte, planlagte stillinger: 87 (88) — Kontraktansatte, besatte stillinger: 84 (85)

Udstationerede nationale eksperter, planlagte stillinger: 83 (83) — Udstationerede nationale eksperter, besatte stillinger: 82 (78)

Ansatte i alt: 313 (314) — heraf besatte: 303 (304)

Fordelt på følgende opgaver: Operationelle 216 (214) — administrative 87 (90)

Produkter og tjenesteydelser i 2012 (2011)

Risikoanalyseenheden udarbejdede 80 (20) strategiske rapporter, inklusive tre almindelige årsrapporter, to årsrapporter af en ny type, seks skræddersyede rapporter, ni kvartalsrapporter med situationsopdateringer og analyser i medlemsstater og i udvalgte regioner, der støder op til EU, 60 strategiske overvågningsrapporter, 482 (469) analytiske produkter til støtte for planlægningen, gennemførelsen og evalueringen af fælles aktioner; 54 (112) rapporter af andre typer, herunder briefinger til agenturets ledelse, Europa-Kommissionen og andre, og offentliggjorde syv (seks) strategiske rapporter til offentligheden på agenturets websted.

Lanceringen af den opdaterede version af den fælles integrerede model for risikoanalyse (Common Integrated Risk Analysis Model (CIRAM v 2.0)) blev påbegyndt med oversættelse til udvalgte EU-sprog. Fire (fire) ordinære møder i Frontex' risikoanalysenetværk (Risk Analysis Network), fem møder i det nye specialiserede netværk med medlemsstater om EU-dokumentforfalskning (EU Document Fraud), to (to) møder om taktisk risikoanalyse, seks (fem) regionale ekspertmøder/konferencer, og der blev arrangeret tre regionale tekniske workshopper.

I overensstemmelse med risikoanalyseenhedens opgaver i EUROSUR blev der i 2012 gennemført følgende tiltag, der blev meddelt medlemsstaterne, som, hvis det var relevant, blev hørt inden for rammerne af Analysis Layer User Group: Inden for CPIP/ESP analyselag: levering af indholdet (281 produkter i 2012), forberedende arbejde for basale ydelser og analyseredskaber; udvikling af metoden for fastsættelse af risikoniveau.

Den fælles operationelle enhed organiserede 17 (19) fællesaktioner, 12 (14) pilotprojekter, 10 (15) konferencer og 25 møder. Herudover blev 2 110 (2 059) personer tilbagesendt under de 39 (42) fælles tilbagesendelsesaktioner, som agenturet koordinerede. Det samlede antal operationelle dage akkumuleret i samtlige fællesaktioner var i alt 3 503 dage (7 754); mens det kumulerede antal manddage var på 117 114 (105 038).

Frontex' Situationscenter leverede 2 169 (1 900) situationsrapporter, 31 rapporter om alvorlige hændelser, 27 »flash news«-rapporter og 13 (11) »mission awareness«-rapporter, samtidig med, at der blev oploadet 145 »document alerts« i FOSS-portalen og 2 130 produkter til EUROSUR. Daglige nyhedsbreve blev leveret til 241 (400) konti; 308 mediebidrag til daglige situationsrapporter og operationelle briefinger. FSC forvaltede som ét enkelt kontaktpunkt mere end 24 000 (24 000) korrespondancer og konsoliderede Frontex-One-Stop-Shop (FOSS) som den vigtigste platform for udveksling af oplysninger mellem Frontex og eksterne partnere, med 6 000 oploadede dokumenter. FSC modtog oplysninger om ca. 30 000 hændelser via Joint Operations Reporting Application (JORA) og leverede JORA-undervisning til 500 ansatte fra Frontex og medlemsstater/SAC.

Uddannelsesenheden organiserede 207 (223) uddannelsesaktiviteter med deltagelse af 2 980 (3 490) personer (uddannelseseksperter, praktikanter etc.) inden for rammerne af 3 programmer, der omfattede 19 (20) projekter. Interessenterne brugte i alt 13 300 (12 947) manddage på uddannelsesaktiviteter. Inden for rammerne af undervisning i karriereforløb for grænsevagter afsluttede Frontex udviklingen af en sektorspecifik kvalifikationsramme (Sectoral Qualifications Framework (SQF)) for grænsevagter. Det er en overordnet ramme for uddannelse af grænsevagter med særlig fokus på integration af principperne om grundlæggende rettigheder. SQF følger de uddannelsesstandarder, der er fastsat på EU-niveau i Københavnprocessen og Bolognaprocessen.

Enheden Pooled Resources — reaktionskapaciteten blev væsentligt styrket ved oprettelsen og forvaltningen af nyetablerede grupper af europæiske grænsevagthold og teknisk udstyr, der skal anvendes under fællesaktioner, pilotprojekter og hurtige indsatser. Enheden gennemførte syv (seks) projekter, der skal forbedre den generelle effektivitet af Frontex' operationer. Inden for rammerne af sine projekter organiserede enheden 11 arrangementer med 295 deltagere fra medlemsstaterne. Interessenterne brugte i alt ca. 551 manddage på enhedens aktiviteter.

Forsknings & udviklingsenheden afholdt 39 (34) møder for 1 020 deltagere fra medlemsstater, SAC, EU-institutioner, mellemstatslige og internationale organisationer, uddannelsesinstitutioner, forskningsinstitutter og erhvervslivet. Enhedens personale deltog ca. i 100 (130) interne og eksterne arrangementer. Enheden udarbejdede forskellige dokumenter, rapporter og undersøgelser: to om god praksis, tre vejledninger, en undersøgelse, en cost-benefit-analyse og en teknisk rapport og leverede dem til interessenterne.

Partnerskab og samarbejde med tredjelande: I 2012 blev der indgået to (to) samarbejdsaftaler med Nigerias indvandringsmyndigheder og med Armeniens nationale sikkerhedsråd, hvormed det samlede antal kom op på 18 (16). Der blev indgået et aftalememorandum med Republikken Tyrkiets udenrigsministerium. Inden for rammerne af de respektive samarbejdsaftaler blev det operationelle samarbejde om grænsesikkerheds-/-forvaltningsspørgsmål mellem agenturet og tredjelandspartnerne yderligere styrket med henblik på en gradvis udvikling af bæredygtige partnerskaber til gensidig fordel. Der er opnået konkrete resultater, navnlig med hensyn til udveksling af informationer, uddannelse og fælles operationelle aktiviteter.

Samarbejde med EU-organer og internationale organisationer: I 2012 blev der underskrevet to samarbejdsaftaler med De Forenede Nationers Kontor for Bekæmpelse af Narkotika og Kriminalitet (UNODC) og Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO), hvormed det samlede antal nåede op på 12 (10). For så vidt angår samarbejde mellem agenturerne varetog Frontex i 2012 formandskabet for kontaktgruppen for EU's RIA-agenturer, der har til formål at fremme samarbejde og skabe synergi blandt de forskellige RIA-agenturer. Frontex afholdt i den forbindelse flere klyngemøder, en ekspertkonference om databeskyttelse og det årlige møde for lederne af RIA-agenturerne. Der blev også iværksat forskellige aktiviteter til gennemførelse af agenturernes fælles erklæring om bekæmpelse af menneskehandel.

Kilde: Agenturet.

AGENTURETS SVAR

Agenturet noterer sig Rettens manglende erklæring om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.

Eftersom Frontex’ modtagere er medlemsstaternes og de Schengenassocierede landes nationale grænsemyndigheder, skal de ved enhver anmodning om refundering skrive under på, at samtlige fremlagte oplysninger er fuldstændige, pålidelige og korrekte. Modtagerne skal desuden bekræfte, at deres betalingsanmodning er underbygget af passende støttedokumentation. Det er derfor ikke agenturets opfattelse, at der mangler effektive forudgående kontroller, men at disse bygger på erklæringer fremlagt af offentlige myndigheder og sandsynlighedskontroller. Agenturet har imidlertid truffet foranstaltninger til at styrke rammerne for forudgående kontrol og har siden juni 2013 indført et risikobaseret system til forudgående kontrol.

14.

Opgørelsen over den faktiske beholdning var ufuldstændig og omfattede ikke alle de aktiver, agenturet ejer. Aktiver under opførelse og aktiver, der var indkøbt tæt ved regnskabsårets udgang, var ikke medtaget.

De anførte mangler hvad angår opgørelsesrapporten vil blive forbedret i forbindelse med den årlige opgørelse for 2013. Et revideret dokument for opgørelsespolitikken forventes vedtaget i løbet sommeren 2013.

15.

Der er ingen procedurer for afhændelse af anlægsaktiver. Anlægsaktiver, som ikke længere er i brug, slettes fra registeret over anlægsaktiver, selv om de ikke er blevet afhændet fysisk. Der er intet register over sådanne aktiver.

Den nuværende politik for afhændelse af ikt-aktiver vil blive ajourført og omlagt til at omfatte alle Frontex’ aktiver. Dette forventes gennemført i august 2013. Så snart politikken for afhændelse af ikt-aktiver er vedtaget, vil afskrevne aktiver fysisk blive afhændet i andet halvår af 2013.

16.

Retten konstaterede, at der fortsat var svagheder i forbindelse med afstemningen af leverandørernes angivelser med de tilsvarende registreringer i agenturet.

Som allerede nævnt i de foregående år har de fleste af de offentlige myndigheder, som agenturet samarbejder med, ikke noget centraliseret regnskabssystem, der gør det muligt for dem at afstemme saldoerne. Afstemningen er derfor meget tidskrævende, eftersom det er nødvendigt at konsultere forskellige registre hos forskellige myndigheder.

17.

Agenturets budget for 2012 beløb sig til 89,6 mio. euro, hvoraf 21,8 mio. euro (25 % af de forpligtede bevillinger) blev fremført til 2013. Fremførslerne vedrørende afsnit III (aktionsudgifter) androg 19,6 mio. euro. Der blev fremført alt for mange bevillinger, hvilket er i strid med princippet om budgettets etårighed, selv om fremførslerne til dels skyldtes, at agenturets operationelle aktiviteter er flerårige. Ved udgangen af februar 2013 var 1,1 mio. euro af disse fremførte bevillinger bortfaldet.

Agenturet værdsætter Rettens erkendelse af, at dets operationelle aktiviteter er flerårige, samt at de finansielle midler fra budgetændringen først blev fremført meget sent i 2012.

Forpligtelserne for de aktiviteter, som skulle finansieres over budgettet for 2012, blev derfor indgået meget sent på året og vil delvist først blive gennemført i 2013.

18.

I 2012 foretog agenturet 39 budgetoverførsler til et samlet beløb af 11,5 mio. euro med indvirkning på 70 af de 79 budgetposter. Det skyldes delvist, at den anden budgetændring i 2012 først blev vedtaget i oktober 2012, og at de midler, som skulle bruges til aktioner, i mellemtiden var blevet overført fra andre budgetposter.

De finansielle midler fra budgetændringen blev først fremført meget sent i 2012. Agenturet måtte foretage fremførsler fra en række budgetposter, hvor der umiddelbart ikke var behov for finansielle midler, eller hvor iværksættelsen af aktiviteterne/udbuddene stadig kunne udskydes, for på denne måde at kunne imødekomme de umiddelbare behov til medfinansiering af fælles aktioner.

19.

De ansættelsesprocedurer, som Retten gennemgik, afslørede en række væsentlige mangler med hensyn til gennemsigtighed og ligebehandling af ansøgere: Spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne blev fastlagt, efter at udvælgelseskomitéen havde gennemgået ansøgningerne, det var ikke fastsat, hvor mange point der mindst skulle til for at få adgang til de skriftlige prøver, komme til en samtale og blive opført på listen over egnede ansøgere, og udvælgelseskomitéen dokumenterede ikke alle sine møder og beslutninger.

Personaleafdelingen vil i 2013 foretage en nøjere overvågning af proceduren og træffe foranstaltninger til at gøre udvælgelseskomitéens medlemmer opmærksomme på dette særlige punkt. Personaleafdelingen vil ligeledes anvende en strengere tilgang for så vidt angår dokumentationen af samtlige stadier i udvælgelsesprocedurerne.